Przewodnik obniż koszty w TrUdnYCH CzASACH

Transkrypt

1 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ 23 LUTEGO 2009 Przewodnik obniż koszty w TrUdnYCH CzASACH outsourcing, usługi doradcze, rozwiązania IT Co czeka polskie firmy w 2009 roku? str. 3 Jak wykorzystać recesję, by rozprawić się z konkurencją str. 4 Obniż koszty - outsourcing back-office, sprzedaży i IT str. 5-8 Systemy ERP - połącz informacje w jeden system str

2 2 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ Recesji nie można wykluczyć Skąd tak dramatyczne osłabienie złotego, przecież nasza gospodarka jest w lepszej kondycji niż amerykańska czy niemiecka? To prawda. Nie mamy załamania w sektorze finansowym, problemem jest głównie załamanie eksportu. Ale gospodarki rozwinięte: amerykańska, japońska, szwajcarska czy strefa euro są traktowane jako kraje do których można mieć długoterminowe zaufanie, a to w czasie kryzysu jest dla inwestorów najważniejsze. W tych krajach koszt obsługi długi zmalał, rentowności obligacji są niskie, więc te kraje mają możliwość zwiększania deficytu. Czy w tej sytuacji opłaca się wejść do strefy euro? Powinniśmy być tam, bo przedsiębiorcom zależy na stabilności kursów. Ryzyko kursowe przeszkadza im w planowaniu inwestycyjnych przedsięwzięć oraz w międzynarodowym handlu. Stabilizacja kursu pobudza więc wzrost, szczególnie takiego kraju, jak Polska. Pamiętajmy, że w latach zbyt silny złoty doprowadził do recesji w przemyśle i budownictwie. W takim razie, kiedy powinniśmy się tam znaleźć? Rynki finansowe oceniły propozycję rządu datę 2012 za mało realną, w przeciwnym razie złoty nie osłabiłby się tak bardzo. Kryteria wejścia łatwiej spełniać w okresie szybkiego wzrostu, czyli być może dopiero w okresie Czy polski rząd słusznie robi oszczędzając, zamiast stymulować gospodarkę? USA planują bardzo duży wzrost deficytu, nawet do ponad 10 proc. PKB. Ale Polska nie może się zadłużać tak szybko, bo płaci wysokie oprocentowanie od pożyczek. Mimo to po ci- chu zwiększamy zadłużenie sektora finansów publicznych. KE ocenia, że już w 2009 roku zamiast planowanych 2 proc. PKB deficyt ten wyniesie 3,6 proc. Przedsiębiorcy planują inwestycje w oparciu o podstawowe prognozy makroekonomiczne. Tymczasem w ciągu ostatnich miesięcy podlegają one ciągłej korekcie w dół. Czy w tej sytuacji wskaźniki te pozostają wiarygodne? Regułą jest, że gdy gospodarka wchodzi w recesję, pojawia się szereg coraz bardziej pesymistycznych prognoz. Za to w okresie wychodzenia z recesji prognozy są weryfikowane w górę. Stabilizacja prognoz nastąpi dopiero w drugim kwartale tego roku. Sądząc po danych o spadku produkcji przemysłowej w styczniu 2009, już w pierwszym kwartale br możemy mieć do czynienia ze spadkiem PKB w relacji rok do roku. Eksport liczony w euro zmniejszył się o około 20 proc. Dane GUS pokazują bardzo zróżnicowany stopień spadku produkcji. Największe spadki mają miejsce w branżach pracujących głównie na eksport. Produkcja w przemyśle metalowym spadła aż o 40 proc. a w samochodowym o około 36 proc. W skali roku może nie doświadczyć w Polsce spadku PKB, raczej wzrost na poziomie od 0 do 2 proc. Wzrost w okolicach 2 proc. byłby dużym sukcesem. Niewielkiej recesji nie można jednak wykluczyć. Gospodarki USA i UE będą się zapewne kurczyć się w ciągu następnych dwóch lat w tempie od 0 do 5 proc. rocznie. Nie byłaby to więc recesja na skalę tej z lat 30., kiedy spadki PKB w USA sięgały 30 proc. A bezrobocie? W ciągu 3 lat może sięgnąć proc. W latach depresja w Polsce spowodowała wzrost bezrobocia z oko- ło 10 do około 20 proc. Obecnie wzrost bezrobocia będzie spowodowany nie tylko zwolnieniami, ale też powrotem Polaków z emigracji. Oczywiście odbije się to na konsumpcji,ale raczej nie spodziewałbym się jej spadku. Dochody realne emerytów i rencistów będą bowiem rosły, płace realne też. Ale zamiast jak dotąd w tempie 4-5 proc. rocznie, konsumpcja wzrośnie może 1-2 proc. Gorzej z inwestycjami. Te mogą skurczyć się nawet o proc. Stanisław Gomułka, były wiceminister finansów, główny ekonomista Business Centre Club Spis treści Recesji nie można wykluczyć 2 Najważniejszy okres w życiu firmy 2 Kryzys to zarówno zagrożenie jak i ogromna szansa 3 Jak przetrwać i wzmocnić swoją przewagę nad konkurentami 4 Zleć innym swoją pracę i zapłać mniej niż płacisz sobie 5 Dlaczego firmy decydują się na outsourcing sprzedaży? 6 Jak efektywnie realizować procesy back-office? 7 Pozbądź się kosztów utrzymania działu IT 8 Twoje dane w rękach inżynierów z zewnątrz 9 Połącz informacje w jeden system 10 Najważniejszy okres w życiu firmy ERP może okazać się kluczową inwestycją 11 Zarządzanie wierzytelnościami 11 Kryzys gospodarczy stwarza dużo większe możliwości wzmocnienia pozycji konkurencyjnej firm niż okres prosperity. Z naszych badań wynika, że podczas kryzysu wymianie ulega ok. 30 proc. czołowych firm w branży, a w okresie dobrej koniunktury rotacja wynosi jedynie ok. 15 proc. Co wię- cej jedynie nieliczne firmy, które straciły pozycję podczas kryzysu potrafią ją później odbudować. Kryzys to zatem najważniejszy okres w życiu firmy, może ją zupełnie zrujnować albo wynieść na wyżyny. Kryzysy są szczególnie dotkliwe w branży usług finansowych. Ostatnie okresy dekoniunktury na początku obecnej dekady doprowadziły do wymiany połowy liderów w branży ubezpieczeniowej. Bieżący kryzys finansowy już doprowadził do gwałtownych przetasowań w rankingach banków. Do grona 30 największych banków awansowało 6 zupełnie nowych instytucji, a niektórzy liderzy, np. Citibank (nr 2 na świecie) wypadli zupełnie z czołówki. Grzegorz W. Cimochowski, menedżer w warszawskim biurze BCG Patronem publikacji jest: Project Manager: Redakcja: Opracowanie graficzne: Zdjęcia: Marek Kłopotowski, marek.klopotowski@mediaplanet.com Bartosz Ciszewski Robert Chwałowski istockphoto.com Mediaplanet jest wiodącym domem wydawniczym na rynku europejskim. Specjalizujemy się w tworzeniu wysokiej jakości publikacji tematycznych w prasie codziennej, online oraz broadcast.

3 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ 3 Kryzys to zarówno zagrożenie jak i ogromna szansa Mamy do czynienia ze zmianami otoczenia gospodarczego na niespotykaną skalę. Zahamowanie wydatków inwestycyjnych i konsumpcji tworzy ogromną zewnętrzną presję na zmiany w przedsiębiorstwach. Chociaż spowolnienie lub recesja stanowią poważny problem dla wszystkich firm, stwarzają też bezprecedensową szansę, którą można wykorzystać do poprawy pozycji rynkowej. Kryzys można wykorzystać do przeprowadzenia korzystnych zmian trudnych do zrealizowania w czasach prosperity, uważają eksperci The Boston Consulting Group. Urzędy statystyczne, rządy i banki inwestycyjne z tygodnia na tydzień publikują coraz gorsze prognozy. Jeszcze w listopadzie analitycy Merill Lynch przewidywali, że polska gospodarka urośnie w tym roku o 3,3 proc., w grudniu ścięli prognozę do 1,8 proc, dwa tygodnie temu do 0,8 proc. Polskie banki, GUS, rząd czy Komisja Europejska wciąż wydają się bardziej optymistyczne i spodziewają się wzrostu od 1,4 do 3,8 proc., ale nie ulega wątpliwości, że spowolnienie będzie bardzo bolesne. Wystarczy przypomnieć, że nasza gospodarka w latach rosła w tempie ponad 6 proc. rocznie. Długotrwała recesja zmusi firmy do transformacji Kryzys finansowy i wynikająca z niego niechęć do ryzyka wstrzymały akcję kredytową banków. W rezultacie inwestycje stanęły w miejscu. Jednocześnie spadła ekonomiczna pewność siebie Polaków. Publikowany przez instytut Pentor wskaźnik klimatu konsumenckiego PENKON runął w ciągu niespełna roku z 13,7 do poziomu -25,4 punktów, nienotowanego od sierpnia 2004 roku. Ze względu na załamanie się kursu złotówki począwszy od sierpnia zeszłego roku, rośnie również zadłużenie wielu Polaków i ceny artykułów spożywczych. W rezultacie jeszcze bardziej obniży to pewność konsumentów. Z badań historycznych The Boston Consulting Group wynika, że recesje wywołane bezpośrednio krachem finansowym, a z taką mamy do czynienia, są prawie dwukrotnie bardziej dotkliwe niż te wywołane innymi czynnikami. Aktualny kryzys jest przy tym największy pod względem wartości całkowitych strat przedsiębiorstw. BCG szacuje, że straty w globalnej produkcji w czasie tego kryzysu wyniosą ok. 5 proc. Kryzys jest bolesny dla wielu sektorów. Według tych szacunków, najbardziej ucierpiały branże: metalurgiczna, finansowa, nieruchomości, elektroniczna, usługowa, motoryzacyjna i IT. Zwrot z inwestycji w tych grupach przedsiębiorstw spadł w zeszłym roku o od 53 do 43 procent. Podobnych skutków można spodziewać się i w Polsce. Firmy, które zignorowały zagrożenie walczą o przetrwanie Objawy kryzysu są widoczne w większości sektorów a silne połączenia pomiędzy nimi wzmacniają negatywne skutki. Wiele firm nie zareagowało szybko na radykalną zmianę otoczenia i dziś odczuwają dotkliwe straty lub nawet walczą o przetrwanie. Ekonomiści, tacy jak Ryszard Petru (SGH) czy Marcin Mrowiec (Pekao SA), szacują, że ok firm zgłosi swoją upadłość w 2009, co stanowi dwukrotny wzrost w stosunku do ubiegłego roku. Polskie firmy transportowe (TSL) cierpią z powodu niskich marży. Dlatego spadek liczby zamówień spowodował ogromne problemy z ich płynnością, a także z płynnością firm, które je zaopatrywały. Niektórzy gracze próbują ratować innych przez akwizycje. PKP Cargo, największy przewoźnik towarowy w Polsce, od kilku miesięcy nie ogłaszał przetargów na remonty. W rezultacie przejęło w zeszłym tygodniu od PKP S.A udziały spółek naprawy wagonów Gorzów Wagony i Wagrem. Banki będą musiały zmierzyć się z niższymi przychodami odsetkowymi i większymi rezerwami na niewypłacalnych klientów. Wywoła to presję na zwiększenie rentowności produktów oraz racjonalizację kosztów. Kredyt Bank już ogłosił zwolnienie w tym roku 300 osób oraz ograniczenie zatrudnienia o kolejne 200 osób. W zeszłym roku Bank Handlowy zwolnił 490 pracowników. Nagłe zmniejszenie globalnego popytu wywołało też silną presję na ograniczenie produkcji w przemyśle metalowym i maszynowym. W krótkim okresie firmy decydują się na ograniczenie mocy produkcyjnych poprzez wstrzymanie prac w części zakładów, pracę na mniejszą liczbę zmian albo redukcję wynagrodzenia załogi. Pracownicy Huty ISD Częstochowa musieli zgodzić się na dużo niższe pensje (obniżka o 40 proc.), aby uniknąć zwolnień. W styczniu polskie fabryki wyprodukowały aż o 34 proc. mniej samochodów osobowych i dostawczych niż przed rokiem. Prognozuje się, że w tym roku popyt na samochody osobowe spadnie o 10 procent, a produkcja autobusów od 20 do 30 proc. Kryzys stwarza jednak również szansę dla polskich zakładów. Ze względu na niskie koszty produkcji może mieć miejsce częściowe przesunięcie produkcji z Europy Zachodniej do tańszych lokalizacji, np. Polski. Jeśli rzeczywiście Polskę czeka recesja lub istotne spowolnienie, to przedsiębiorstwa powinny działać natychmiast Kryzys może być szansą Nadchodząca recesja niesie ze sobą siły transformujące, którym można się opierać lub je wykorzystać. Wiele firm wybierze łatwą pierwszą drogę i zapłaci za to wysoką cenę. Ci, którzy zdecydują się wykorzystać dźwignie zmian mają szanse na wyjście z kryzysu ze znacznie silniejszą pozycją rynkową. W anglosaskiej kulturze utarło się, szczególnie w środowisku biznesowych trenerów motywacji, przypisywanie chińskiemu słowu określającemu kryzys weiji podwójne znaczenie: niebezpieczeństwo oraz szansa. Potwierdzają to analizy BCG, z których wynika, że prawie w każdej branży jest to najlepszy moment na przeprowadzanie korzystnych zmian. Kryzys to często najlepszy moment, aby poprawić swoją pozycję konkurencyjną. Podczas spowolnienia co najmniej dwóch spośród 10 rynkowych liderów wypada z czołówki (podczas prosperity jedynie zwykle tylko jeden). Co więcej, tylko 7 proc. firm, które straciły swoją pozycję na szczycie, udaje się powrócić do grona liderów. Listopadowe badanie BCG wyników spółek notowanych na indeksie S&P 500 wskazuje, że prawie wszystkie branże znalazły się pod wodą, czyli tracą wartość dla udziałowców. Oznacza to, że żadna z nich nie była w stanie dostosować się do kryzysowych warunków. Jednak w 15 z 22 badanych branży znajduje się co najmniej jedna spółka, która mimo wszystko była w stanie zwiększyć swoją wartość. Szansa na wyprzedzenie liderów Ponieważ kryzys zmienia reguły gry na rynku, dotychczasowi liderzy mogą utracić swoją pozycję konkurencyjną. Prawdziwymi zwycięzcami mogą stać się gracze, którzy szybko nauczyli się i przystosowali do nowych zasad. Przykłady z rynków zagranicznych pokazują, że szybkie i zdecydowane działania na początku kryzysu umożliwiają wykorzystanie szansy umocnienia pozycji rynkowej. Przyjrzyjmy się jednemu z japońskiego rynku motoryzacyjnego. Podczas ostatniej recesji z początku XXI wieku Nissan był znacznie lepiej przygotowany do spowolnienia niż jego więksi konkurenci Toyota i Honda. A to dlatego, że jako słabszy konkurent rozpoczął restrukturyzację już pod koniec lat Dzięki temu w czasie chudych lat mógł zwiększyć wydatki na badania i rozwój o 25 procent. Podczas gdy konkurenci byli zmuszeni zwalniać nawet wartościowych pracowników, Nissan zwiększył nabór inżynierów o 10 procent. Jednocześnie w latach zmniejszył koszty zaopatrzenia o 20 procent oraz zwiększył wydajność fabryk o około 25 proc. W efekcie zyski koncernu wzrosły, mimo spadku przychodów. Analizy BCG przeprowadzone na przykładzie zachowania brytyjskich firm podczas recesji z 1992 roku wskazują, że przedsiębiorstwa, które szybko zdecydowały się na odpowiedź i zredukowały koszty, mniej na niej ucierpiały i szybko opanowały sytuację. Natomiast gracze rynkowi, którzy przespali odpowiedni moment na transformacje, zmuszeni byli w późniejszym czasie do bardziej głębokich cięć kosztów. Co gorsza, robiły to często w sposób niezorganizowany. W rezultacie odbudowa wyników sprzed recesji była w ich przypadku bardziej kosztowna.

4 4 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ Jak przetrwać i wzmocnić swoją przewagę nad konkurentami Najskuteczniejszą poprawę efektywności operacyjnej firm osiąga się w czasach kryzysu przy kreatywnych strategiach cenowych, redukcji kosztów zakupów i ogólnego zarządu, a także optymalizacji kapitału obrotowego netto, mówią eksperci z The Boston Consulting Group. Kryzys zagląda w oczy polskim przedsiębiorstwom. Dotychczas nie podejmowali oni istotnych działań dostosowawczych, dopiero załamanie rynku zmusiło ich do wprowadzenia zmian. Będą musiały być bardzo głębokie, gdyż polskie firmy zabrały się do nich zbyt późno. Cięcia na ślepo Obecnie na rynku obserwuje się coraz więcej gorączkowych inicjatyw natychmiastowej poprawy rentowności i zabezpieczenia płynności. Wiele firm tnie koszty tam, gdzie można to zrobić w sposób łatwy i nie wymagający zmiany modelu działania. Ogłoszono już pierwsze masowe zwolnienia, a w następnych miesiącach ich natężenie prawdopodobnie się zwiększy. Redukuje się wszystkie wydatki marketingowe nie myśląc o tym, że odbudowanie obecnego poziomu świadomości konsumentów będzie dużo droższe po zakończeniu kryzysu. Może warto więc rozważyć mniej oczywiste i często o wiele skuteczniejsze sposoby poprawy wartości przez przedsiębiorstwa w okresie dekoniunktury? Na czym skoncentrować działania Na wartość przedsiębiorstwa można wpływać w trzech obszarach: efektywności operacyjnej, zarządzania finansami przedsiębiorstwa oraz poprzez komunikację z rynkami kapitałowymi. Według analiz The Boston Consulting Group, w okresie recesji bądź spowolnienia gospodarczego najskuteczniejsze są narzędzia poprawy efektywności operacyjnej, tj. zwiększenia przychodów, zmniejszenia kosztów i poprawy wykorzystania aktywów. W ramach tego obszaru warto się szczególnie skoncentrować na czterech kluczowych działaniach: strategiach cenowych, redukcji kosztów zakupów, obniżeniu kosztów ogólnego zarządu oraz optymalizacji kapitału obrotowego netto. W drugiej kolejności warto rozpatrzyć reorganizację służb sprzedażowych, selektywną redukcję kosztów marketingowych, badań i rozwoju, kosztów produkcji, a także rozważyć zmianę struktury kapitałowej. Oto przykłady skutecznych działań Pricing: zostań innowatorem cenowym Zaoferuj wersje popularnych produktów o niższych cenach. Tak zrobił Danone wprowadzając serię Eco, gdzie w opakowaniu zamiast 8, znalazło się 6 mniejszych kubków z jogurtem. Cena produktu, czyli opakowania zbiorczego, spadała w oczach klienta z aż 2,9 do 1 euro. Ale Danone zachował marżę. Inną strategią utrzymania marży jest tzw. downsizing. Wprowadzając mniejsze opakowania można sprawić, że konsumenci nie widzą wyższych cen za litry czy kilogram, za to doceniają mniejszą cenę jednostkową. Coca-Cola wprowadziła w sieci Biedronka butelki pojemności 1,75 w miejsce dwulitrowych za tę samą cenę. Warto też zidentyfikować te produkty, za które konsumenci są gotowi zapłacić pełną cenę, gdyż na nich będzie można utrzymać obecny poziom marży. Inne skuteczne strategie to rozbicie ofert łączonych, tak by bardziej wrażliwi cenowo klienci mogli kupić poszczególne elementy, oraz opłata za sukces bądź subskrypcja. Zakupy: Kupuj taniej Spowolnienie gospodarcze pozwala na agresywne negocjacje z dostawcami, tak by w pełni wykorzystać spadające ceny surowców. W Polsce supermarkety prowadzą obecnie renegocjacje umów z dostawcami, przerzucając preferencje konsumentów co do niskich cen na dostawców. W przemyśle ciężkim (np. chemicznym) odchodzi się od umów długoterminowych na dostawy mediów energetycznych, przez co będzie można negocjować niższe ceny. Polskie rozwiązania systemowe już na to pozwalają, jednak rezygnacja z umow długoterminowych następuje powoli. Oprócz zbijania cen, należy też umiejętnie zarządzać zwiększonym ryzykiem dostawców. Wielu z nich może mieć problemy z płynnością. PKP Cargo, największy przewoźnik towarowy w Polsce,od kilku miesięcy nie ogłaszał przetargów na remonty. W rezultacie zmuszone było przejąć w zeszłym tygodniu od PKP SA udziały spółek naprawy wagonów Gorzów Wagony i Wagrem. Koszty ogólne: Odchudź i uelastycznij swoją organizację Koszty ogólne można ograniczyć przez upraszczanie organizacji i procesów. Firmy powinny wyeliminować duplikujące się działania, spłaszczyć organizację, starać się optymalizować i standaryzować procesy. Może okazać się, że część organizacji mocno przytyła w czasach prosperity i jej aktualna wydajność jest bardzo niska. Dobrym sposobem może być częściowy outsourcing usług. W ramach oszczędności warto przeprowadzić analizę, czy z niektórych z nich można zrezygnować. Kapitał obrotowy netto: Zabezpiecz swoją płynność To istotny element zarządzania w czasach recesji, kiedy Cash is king. Dlatego kapitał obrotowy netto wymagający przecież finansowania powinien być jak najmniejszy, a aktywa obrotowe o dużym stopniu płynności. Pomoże w tym optymalizacja zapasów, redukcja należności i wydłużanie zobowiązań W najgorszej sytuacji są spółki, które nie zdążyły się przygotować do agresywnego zarządzania płynnością. W takim przypadku mała sprzedaż przy planach ekspansji i utrzymywaniu kosztów na wysokim poziomie, a w rezultacie wysoki poziom zadłużenia uniemożliwił w styczniu spółce Sfinks spłatę rat kapitałowych. 9 rad dla liderów Prognozuj i monitoruj cash flow Zaprezentuj wizję firmy na następne lata, nie tylko na najbliższe 3 miesiące Wykorzystaj kryzys do przeprowadzenia niepopularnych lub trudnych zmian Załóż, że zyski spadną niżej niż zwykle i zaprezentuj realistyczny plan finansowy Przygotuj plan B na najgorszy scenariusz Dbaj o najcenniejszych klientów jak za dobrych czasów Doceń gwiazdy, tj. najlepszych pracowników Chroń i rozwijaj kulturę firmy Wykorzystuj możliwości stwarzane przez niesteabilny rynek Na podstawie publikacji OfA Leading out of a downturn BCG Czy wszystkie przedsiębiorstwa mają postępować tak samo? Wszystko zależy od aktualnej i prognozowanej sytuacji finansowej firmy. Z serii wywiadów, które BCG przeprowadziło z prezesami dużych spółek europejskich, wynika, że ambicją części firm jest przetrwanie zawirowań na rynku, nie zważając na swoją pozycję konkurencyjną. Z kolei druga grupa firm o stabilniejszej kondycji finansowej myśli o kryzysie jako o szansie. Dla tych dwóch grup BCG rekomenduje różne rodzaje działań: Firmy pragnące przetrwać powinny rygorystyczne zarządzać gotówką, zmniejszać długi i decydować się na głębokie redukcje kosztów. Firmy pragnące znacząco wzmocnić swoją pozycję konkurencyjną mogą się zdecydować na zmianę strategii cenowych, fuzje i przejęcia osłabionych konkurentów, intensyfikacja sprzedaży, ale przy ścisłym monitorowaniu kosztów i poziomu kapitału obrotowego. Bez względu na to, jaką strategię przyjmie przedsiębiorstwo, wobec dynamicznych zmian otoczenia, działać trzeba natychmiast.

5 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ 5 Zleć innym swoją pracę i zapłać mniej niż płacisz sobie Nadchodząca recesja może okazać się szansą dla rynku outsourcingu. Dla wielu firm szzzukających oszczędności zlecenie procesów biznesowych na zewnątrz może być sposobem na szybką restrukturyzację. Czym jest outsourcing? Chociaż we współczesnych modelach biznesowych rozróżniamy bardzo wiele jego form, można powiedzieć ogólnie, że jest to wydzielenie ze struktury przedsiębiorstwa pewnych jej części niezwiązanych z tzw. core business (działalnością podstawową) i przekazanie ich realizacji zewnętrznym wyspecjalizowanym firmom. Outsourcing jest często stawiany na równi z tzw. offshoringiem, który jest w rzeczywistości tylko jednym z jego podkategorii i występuje, gdy produkcja lub usługi zlecane są zagranicą. Zwykle tam, gdzie koszty pracy są niższe. Offshoring jest jednym z największych propagandowych wrogów związków zawodowych i polityków, którzy utożsamiają go z okradaniem miejscowych z pracy. Nie da się ukryć, że zlecania procesów na zewnątrz często wiążą się ze zwolnieniami pracowników, którzy do tej pory wykonywali te zadania. Ale to właśnie potrzeba ograniczenia kosztów jest jedną z głównych motywacji, dla której przedsiębiorstwa Po co outsourcować? Osiemdziesiąt sześć lat temu Henry Ford, przedsiębiorca i wizjoner, który stworzył podwaliny dla współczesnej organizacji przedsiębiorstwa, stwierdził: Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my. Ford był mistrzem optymalizacji produkcji. Jako pierwszy w swoich fabrykach rozpoczął montaż samochodów na masową skalę. Jak słusznie zauważył, często zlecając wykonanie danej czynności innym, możemy jej efekt otrzymać, szybciej i skuteczniej. Dlaczego outsourcing jest tańszy? Oszczędności finansowe są najczęściej głównym motywem dla korzystania z outsourcingu. Dlaczego zewnętrzni wykonawcy mogą świadczyć usługę często tej samej albo i wyższej jakości za niższą cenę? Po pierwsze, mogą prowadzić działalność na obszarze, gdzie koszty pracy są mniejsze. Nie zawsze musi to oznaczać wyprowadzkę do innego kraju. Przykładowo Warszawska firma chętnie skorzysta z usługi inżynierów z Olsztyna. Po drugie, specjalizując się w danej czynności i wykonując ją dla wielu klientów, outsourserzy mogą odnosić znaczne korzyści skali. Wielkie centrum rachunkowe może taniej świadczyć usługi wielu podmiotom niż wewnętrzne działy księgowości. Po trzecie, pracownicy firmy outsourcingowej wykonują daną czynność na żądanie, gdy jest zapotrzebowanie na ich usługi. Jednak korzyści z outsourcingu nie ograniczają się tylko do kosztów. Często wyspecjalizowane firmy mają większe kompetencje na obszarze swojej działalności niż wewnętrzni pracownicy. Jakie procesy opłaca się outsourcować? W pierwszej kolejności, najlepiej jest wykazać takie obszary działalności, do których funkcjonowania wymagane się zaawansowane i stale aktualizowane kompetencje, a zadania w tym zakresie wykonywane przez pracowników zajmują im jedynie kilka procent czasu. Przykładem może być utrzymywanie w niewielkiej firmie wykwalifikowanego prawnika, który przydatny jest tylko od czasu do czasu, gdy trzeba sporządzić umowę. W takim przypadku bardziej efektywne zarówno finansowo, jak i jakościowo jest przekazanie tych kompetencji zewnętrznemu wykonawcy. Bardzo istotne, szczególnie w obecnym otoczeniu biznesowym, jest zabezpieczenie się na wypadek nagłych zmian na rynku. Biorąc pod uwagę, że w większości cywilizowanych krajów, a w szczególności w Polsce, sztywne prawo pracy znacznie ogranicza przedsiębiorstwom możliwości zatrudniania i zwalniania pracowników w zależności od potrzeby, wielu firmom opłaca się zlecać na zewnątrz czynności, które nie wymagają szczególnych kompetencji. Z biegiem czasu firmy zaczęły outsourcować coraz więcej procesów: sprzedaż, produkcję, marketing, rachunkowość, usługi prawne, HR, itp. Interesujące rozwiązanie proponuje na przykład Contract Administration Sp. z o.o., której klienci korzystający z usługi administracji płac otrzymują możliwość użytkowania systemu SAP HR na swoje wewnętrzne potrzeby. Firmy outsourcingowe dysponują dużymi zasobami. Firma Work Service, lider na polskim rynku usług pracoserwisu, dysponuje bazą 170 tys. pracowników. Klienci mogą ich zatrudnić za pośrednictwem firm z tej branży znaleźć pracowników tymczasowych albo stałych. Jak wybrać odpowiednią firmę outsourcingową? Najważniejsze jest odpowiednie zdefiniowanie swoich potrzeb. Zarząd firmy powinien zdawać sobie sprawę, że żaden outsourcer nie będzie idealnie spełniał potrzeb organizacji. Dlatego warto odpowiedzieć sobie na pytania: Zalety outsourcingu Ograniczenie kosztów: korzyści skali i labour arbitrage Restrukturyzacja kosztów: zamiana kosztów stałych na zmienne Zwiększenie jakości: większa specjalizacja wykonawcy;umowa prawna: jakość usług kontrolowana jest przez kontrakt Sprawność organizacyjna: dostęp do najlepszych praktyk Dostęp do talentu: szczególnie istotny w przypadku nauki i usług inżynierskich Katalizator zmian: outsourcing bodźcem dla restrukturyzacji Zwiększenie zdolności do innowacji Komodyfikacja: standaryzacja procesów biznesowych Co jest core business twojej firmy, czyli które procesy możesz i powinieneś zlecić na zewnątrz, a które powinny zostać wewnątrz organizacji? Czy decydujesz się na outsourcing ze względu na redukcję kosztów czy dlatego, że dana funkcja biznesowa nie działa dobrze? W tym drugim przypadku, zastanów się: czy nie lepiej jest ulepszyć związane z nią procesy przed zleceniem jej na zewnątrz? Co jest ważniejsze dla twojej firmy: finansowe oszczędności czy czas? Czy w ramach kontraktu chcesz płacić stałe kwoty czy zmienne? Jak decyzja o wydzieleniu funkcji biznesowych na zewnątrz wpłynie na twoich pracowników? Decyzja o outsourcingu nie powinna być podejmowana pochopnie, bo wiąże się ze znacznymi zmianami w strukturze organizacji, a proces wsteczny (backsourcing) jest bardzo skomplikowany. Firmy, które zdecydowały się na ten ruch w poszukiwaniu szybkich oszczędności mogą ponieść znaczne straty. Outsourcing powinien być przemyślaną decyzją o charakterze strategicznym, a outsourcer powinien być traktowany jako partner, a nie jedynie sprzedawca usługi.

6 6 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ Dlaczego firmy decydują się na outsourcing sprzedaży? Małe przedsiębiorstwa szukają dostępu do sieci hurtowych i detalicznych, podczas gdy więksi gracze z doświadczeniem starają się ograniczyć koszty związane ze sprzedażą swoich usługi i produktów. Jedni i drudzy mogą zyskać na zleceniu tych procesów zewnętrznym wykonawcom. języku polskim często myli się W pojęcie outsourcingu sił sprzedaży z tzw. leasingiem pracowniczym. Tymczasem ta pierwsza forma współpracy jest znacznie bardziej rozbudowana. O ile w obu przypadkach firma zewnętrzna przeprowadza rekrutację oraz zapewnia podstawową obsługę związaną z prawem pracy (np. organizację badań lekarskich, szkolenia BHP), to zewnętrzny outsourcer całego procesu zajmuje się też zarządzaniem danym kanałem sprzedaży, szkoleniami biznesowymi i kontrolą pracy zespołu. Jest przez to odpowiedzialny nie tylko za dostarczenie wykwalifikowanych pracowników, ale za wyniki sprzedażowe. W Polsce outsourcing sprzedaży jest najbardziej popularny w branżach FMCG, a także farmaceutycznej, telekomunikacyjnej oraz finansowo-ubezpieczeniowej. Najczęstszym są oczywiście finanse. Jednak wiele firm wciąż podchodzi do takich rozwiązań niechętnie. Dlaczego? Zdaniem dostawców usług outsourcingu sprzedaży wielu klientów stosuje zbytnie uproszczenie i porównuje całkowity koszt przedstawiciela handlowego zatrudnionego we własnej firmie z kosztem przedstawionym przez partnera outsourcingowego. Często po przedstawieniu tej bardzo prostej kalkulacji klienci dziwią, że koszt jednostkowy wychodzi podobny. Tymczasem istnieje wiele innych, ukrytych obciążeń. Jednym z nich jest ryzyko i konieczność dalekowzrocznego planowania zatrudnienia ze względu na sztywny rynek pracy: O rzeczywistych kosztach i ryzyku ponoszonym przez firmę zatrudniającą pracowników, osoby na co dzień nie zajmujące się kadrami, human resources czy zagadnieniami finansowo-prawnymi dowiadują się dopiero od nas mówi Artur Wojtaszek, prezes zarządu Cursor. Outsourcing sprzedaży pozwala firmom szybko zrestrukturyzować kluczowy dla ich wyników finansowych dział. Dlatego to rozwiązanie może być korzystne dla firm, które szukają szybkich oszczędności i wzrostu albo, w czasach spowolnienia gospodarczego, przynajmniej utrzymania poziomu przychodów. Małe firmy, które nie posiadają rozbudowanej struktury, mogą skorzystać z know-how doświadczonego sprzedawcy. Ta grupa klientów często dopiero zaczyna dystrybucję swoich produktów lub usług. Dlatego sięga po zewnętrznych partnerów specjalizujących się w outsourcingu sił sprzedaży, aby zyskać dostęp do hurtowni i detalistów. Często klienci ci nie mają nawet pewności, jaką część budżetu przeznaczyć na sprzedaż: Nie operują na spotkaniu kwotami unikając tematu kosztu przedstawiciela handlowego. Chętnie jednak rozmawiają o liczbie handlowców, pokryciu terenu, bazie obsługiwanych punktów sprowadzając rozmowę do procentu od sprzedaży mówi Wojtaszek. Duże firmy, które posiadają własną sieć, chętnie korzystają z usług zewnętrznych, aby szukać oszczędności lub też często, aby obsłużyć mniej atrakcyjne lokalizacje oraz kanały sprzedaży Z kolei duże firmy, które posiadają własną sieć, chętnie korzystają z usług zewnętrznych, aby szukać oszczędności lub też często, aby obsłużyć mniej atrakcyjne lokalizacje oraz kanały sprzedaży. Tańsi i bardziej elastyczni sprzedawcy mogą się zająć np. sprzedażą bezpośrednią. Z informacji dostawców wynika, że to właśnie duże, dojrzałe przedsiębiorstwa najchętniej podejmują współpracę: Grupa firm, z którą najchętniej rozmawiamy, to firmy dojrzałe, wierzą- ce w siłę i unikalność swoich produktów oraz skupiające się na ich produkcji i rozwoju. Takie firmy nie mają obaw przed oddaniem sprzedaży w ręce doświadczonej firmy outsourcingowej zauważa Wojtaszek. Tacy klienci nie traktują firmy zewnętrznej jak jednorazowego zleceniobiorcy. Widzą korzyści w budowaniu relacji partnerskich: Uważnie słuchają na spotkaniach, podejmują konstruktywne rozmowy na temat rozwoju dystrybucji, wykorzystania nowych technologii czy też rozwijania nowych kanałów sprzedaży mówi Wojtaszek. Chociaż outsourcing sprzedaży może się wydawać tanim szybkim sposobem na polepszenie wyników i ograniczenie kosztów podczas kryzysu, to dostawcy tych usług przekonują, że najbardziej owocna jest długotrwałe strategiczne partnerstwo. Tak czy inaczej spowolnienie gospodarcze może być dobrą okazją, by spróbować współpracy.

7 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ 7 Jak efektywnie realizować procesy back-office? Polskie przedsiębiorstwa muszą zmierzyć się z problemem zarządzania ogromną liczbą dokumentów. Z jednej strony uporządkować trzeba własne, wewnętrzne procedury, z drugiej stawić czoła rozbudowanej państwowej biurokracji. Dobra organizacja tych, niewidocznych z zewnątrz procesów, może usprawnić działanie firmy, a także przynieść znaczne oszczędności finansowe. Problemy wynikające ze złej organizacji zarządzania dokumentami Rozbudowane przedsiębiorstwa, które obsługują dużą liczbę klientów albo utrzymują wiele oddziałów w różnych częściach kraju, często napotykają problem nieefektywnego obiegu informacji. Nieuporządkowane procedury przepływu dokumentów i utrudniony, przeciągający się w czasie dostęp do danych może być źródłem opóźnień i prowadzić do zaburzeń pracy firmy. Często problemy narastają do tego stopnia, że są mogą stać się widoczne z zewnątrz i odbić się na jakości obsługi klienta. Przyczyną wyżej wymienionych problemów najczęściej jest brak wystarczających zasobów oraz wiedzy pozwalającej na optymalizację zarządzania dokumentami. Najtańszym i najmniej skomplikowanym sposobem na pozyskanie tych dwóch brakujących elementów może być przekazanie obsługi procesów back-office do firmy zewnętrznej. Oferta usług back-office w modelu outsourcingowym Outsourcer, jako firma specjalizująca się w danym obszarze, dysponuje odpowiednią wiedzą (know-how), profesjonalnymi rozwiązaniami technologicznymi i zapleczem logistycznym, a także przeszkolonymi w realizacji takich procesów pracownikami. Dostawcy usług outsourcingowych z zakresu back-office przetwarzają dokumenty na postać elektroniczną, udostępniają je klientowi oraz rejestrują dane z dokumentów w systemach informatycznych zleceniodawcy. Coraz częściej oferują także zaawansowane rozwiązania automatyzujące obieg dokumentacji i przyśpieszające załatwianie poszczególnych spraw. Kompleksowa obsługa back-office umożliwia połączenie wielu procesów zleceniodawcy w jednym systemie informatycznym. Firma korzystająca z takiego rozwiązania może zwiększać efektywność kluczowych procesów i skoncentrować się na usprawnianiu obsługi klientów, dzięki czemu umacnia swoją pozycję na rynku. Przewaga modelu outsourcingowego Firmy outsourcingowe w ramach usługi oferują nie tylko swoją wiedzę i doświadczenie, ale także dostęp do zasobów niezbędnych do realizacji danego procesu. Oferowane rozwiązania najczęściej spełniają wymogi bezpieczeństwa w szerszym zakresie niż jest to możliwe w ramach struktur wewnętrznych danej firmy. Przyjęcie modelu outsourcingowego w zarządzaniu procesami back-office powinno być poprzedzone głęboką analizą struktury i oczekiwań danej firmy. Z badań przeprowadzonych przez IPSOS na zlecenie firmy ArchiDoc wynika, że największą korzyścią dla przedsiębiorstw wynikającą z możliwości przekazania części prac zewnętrznemu wykonawcy jest koncentracja na podstawowej działalności firmy (39 proc.) oraz oszczędność czasu (39 proc.) i redukcja kosztów (38 proc.). Współpraca z partnerem zewnętrznym, oprócz oczywistych korzyści finansowych, pozwala efektywniej realizować kluczowe zadania firmy, a także eliminuje konieczność szkolenia pracowników lub zatrudnienia nowych osób. Dodatkowymi korzyściami są: Często problemy narastają do tego stopnia, że są mogą stać się widoczne z zewnątrz i odbić się na jakości obsługi klienta Eliminacja prac manualnych i automatyzacja procesów; Dostępność zróżnicowanych usług dopasowanych do profilu klienta; Optymalizacja wykorzystania zasobów; Dostęp do nowoczesnych technologii i innowacyjnych rozwiązań; Stabilność prowadzonego biznesu terminy i efekty określone są kontraktami w ramach umów SLA (Service Level Agrement); Gwarancja jakości prowadzonych działań; Terminowe realizowanie zadań. Należy podkreślić fakt, że celem outsourcingu nie jest samo dostarczanie usług, ale ich usprawnienie. Wprowadzenie nowych funkcjonalności wpływających na wzrost efektywności działania przedsiębiorstwa pozwala podnieść jakość obsługi klienta końcowego, korzystnie wpływa na wizerunek organizacji w otoczeniu, a co równie istotne pozwala także obniżyć koszty. Piotr Cholewa, Prezes Zarządu ArchiDoc Sp. z o.o. Negatywne efekty niewłaściwej organizacji zarządzania dokumentami Obniżenie efektywności pracy całej organizacji Spowolnienie tempa realizacji poszczególnych zadań Dezorganizacja funkcji związanych z obsługą klienta w rozproszonych strukturach organizacji Komplikacja i wydłużenie procesu podejmowania decyzji biznesowych Nieterminowa realizacja zobowiązań Obraz firmy mało innowacyjnej Spadek konkurencyjności Dlaczego firmy mają trudności z zarządzaniem dokumentami? Najczęściej przyczyną jest brak wystarczających zasobów oraz wiedzy pozwalającej na optymalizację tego procesu.

8 8 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ Pozbądź się kosztów utrzymania działu IT Jakub Pysz, Comarch Infrastructure Consulting Dla jakich przedsiębiorstw wskazany jest outsourcing usług IT? Czy częściej korzystają z niego duże czy małe firmy? Outsourcing IT zalecać można we wszystkich tych przypadkach, gdzie uzasadnione jest to kosztowo. Oszczędność wynika z możliwości pozbycia się obciążenia w postaci kosztów pracowniczych, ale nie tylko. Trzeba mieć świadomość, że sfera obsługi działu IT to koszty w postaci szkoleń, trudności ze znalezieniem wykwalifikowanej kadry czy obsługą procesów. Z perspektywy Comarch widać, że klientowi może zależeć na zrzuceniu brzemienia posiadania całego działu IT, w zamian zatrudniając jedną lub kilka osób odpowiedzialnych jedynie za koordynowanie prac i kontrolowanie parametrów SLA zastrzeżonych w umowie. Sfera obsługi działu IT to koszty w postaci szkoleń, trudności ze znalezieniem wykwalifikowanej kadry czy obsługą procesów Trzeba nadmienić, że sprawnie działająca komórka IT to nie tylko koszt związany z utrzymaniem pracowników, ale także nakłady czasu, energii i pracy, zwykle nie powiązanych z rdzennym biznesem firmy. Jakie konkretnie usługi zapewnia się w ramach outsourcingu IT? Lista usług, jakie mogą być świadczone w modelu outsourcingowym, jest nieograniczona. Są one odpowiedzią na potrzebę biznesową. To zależy zwykle od obszaru, którego obsługa pochłania najwięcej kosztów. Firma decydując się na outsourcing IT przekazuje zewnętrznej firmie pełną odpowiedzialność za działanie całości infrastruktury IT lub wydzielonego jej procesu, oszczędzając dzięki wykorzystaniu zasobów kadrowych, know-how, a często i infrastruktury doświadczonego usługodawcy takiego jak Comarch. W outsourcingu IT rozróżniamy dwa podejścia: Outsourcing obszarów/zadań, który jest skupiony wokół poszczególnych obszarów IT. Przykładowe usługi to: administracja serwerami, zarządzanie bazami danych, utrzymanie systemów backupu, etc. Częściowy lub całościowy outsourcing procesów, który obejmuje wybrane procesy IT, np.: obsługa procesu bezpieczeństwa i ochrony danych, kompleksowa obsługa telekomunikacji, usługi business countinuity czy obsługa infrastruktury typu end-user Oszczędności, ograniczenie ryzyka i koncentracja na podstawowej działalności to kwintesencja zalet wypływających z outsourcingu, pod warunkiem umiejętnego wdrożenia usługi. Jedną z kluczowych kwestii jest podejście usługowo-procesowe, zgodne z biblioteką ITIL. Takie spojrzenie na systemy informatyczne pozwala oszczędzać i dokładnie dopasować je do potrzeb biznesu, równocześnie podnosząc jakość. Na co należy zwracać szczególną uwagę w momencie podpisywania umowy z outsourcerem. Co można zagwarantować sobie w umowie? Najważniejsze aspekty umowy outsourcingowej to jej elastyczność, parametry SLA odpowiadające potrzebom biznesu oraz kary umowne za niedotrzymanie warunków SLA. Dodatkowe usługi integracyjne i wdrożeniowe nie objęte kontraktem realizowane w cenach preferencyjnych to również oszczędność. Stworzenie dobrej umowy wymaga dogłębnego zrozumienia przez outsourcera wymagań biznesowych Klienta, a to jest silnie skorelowane z doświadczeniem usługodawcy w obszarze usług outsourcingu. Kto jako pierwszy wprowadził takie usługi? Niemal każdy artykuł nt. outsourcingu zawiera słynne zdanie Henry Forda z 1923 r.: Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my. Rozkwit usług outsourcingu na świecie to jednak lata 80. Z technologicznego punktu widzenia najbardziej liczyły się wtedy korporacyjne usługi świadczone przez światowych potentatów. W Polsce przełom nastąpił dopiero po przemianach roku 1989, a jego dynamiczny rozwój miał miejsce w latach 90. i trwa do teraz. Coraz więcej firm o polskich korzeniach, takich jak Comarch, świadczy usługi outsourcingu IT na globalną skalę, oferując swoje best practices międzynarodowym korporacjom.

9 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ 9 Twoje dane w rękach inżynierów z zewnątrz Polska jest światowym zagłębiem outsourcingu IT. Jak na dostawców tych usług wpłynie spowolnienie gospodarcze? Wszystko zależy od tego, jak zachowają się potencjalni klienci. Szacuje się, że wartość outsourcingu w regionie Europy Środkowej i Wschodniej wzrosła w zeszłym roku o jedną czwartą. Rynek ten jest wart już i wynosi już prawie 3 miliardy euro. Firma badawcza PMR Research przewiduje, że w ciągu następnych dwóch lat, mimo kryzysu będzie nadal rosła w zawrotnym jak na ciężkie czasy tempie 20 proc. Optymistyczne prognozy co do rynku outsourcingu potwierdzają też badania z największych gospodarek UE: Wielkiej Brytanii i Niemiec. Jak wynika z danych BITKOM, niemieckiego związku firm telekomunikacyjnych i nowych mediów, przychody generowane przez outsourcing procesów biznesowych IT wzrosną w Niemczech w tym roku o 7,2 procent do 14,6 miliardów euro. W obecnej trudnej sytuacji gospodarczej, nawet te przedsiębiorstwa, które do tej pory były sceptyczne wobec outsourcingu, zaczynają z niego korzystać przekonuje Martin Jetter, członek zarządu BITKOM-u. Jego zdaniem przedsiębiorstwa koncentrują się obecnie na swojej głównej działalności. Outsourcing zwiększa produktywność gospodarki dodaje. Wyjaśnia, że klienci outsourcerów są w stanie podejmować szybsze decyzje w sprawie projektów. Rok temu czasami podpisanie kontraktu na usługę outsour- Korzyści z outsourcingu IT redukcja kosztów i koncentracja na core-business pełna kontrola nad wydatkami impuls do restrukturyzacji standaryzacja i wzrost wydajności natychmiastowy dostęp do doświadczonego zespołu transfer know-how profesjonalne standardy bezpieczeństwa nowa jakość w kulturze organizacji cingową zajmowało nawet 12 miesięcy. Trend potwierdza brytyjska firma doradcza EquaTerra. Według najnowszej ankiety aż 63 przedsiębiorców planuje zwiększyć zakres outsourcingowanych projektów. Rok wcześniej taką deklarację składało jedynie 54 proc. firm. Wyniki badań PMR są bardzo optymistyczne. Zagraniczne firmy badawcze takie jak Gartner czy Forrester wciąż redukują prognozy wzrostu wydatków na IT. Ostatnio obniżyły przewidywania dla globalnego rynku odpowiednio z 5,8 do 3 proc. i z 9 do 4 proc. Jednak dostawcy zaawansowanych informatycznych systemów zarządzania ERP zauważają, że coraz większą część ich przychodów stanowią opłaty za utrzymanie i rozwój wdrożonych rozwiązań u obecnych klientów a pozy- skanie nowych jest coraz trudniejsze. Nie oznacza to, że branża musi ucierpieć: Po pęknięciu bańki internetowej, dostawcy oprogramowania zauważyli, że mogą się utrzymywać z pozyskanych już klientów. I za każdym razem, gdy pojawi się spowolnienie gospodarcze, producenci oprogramowania sobie o tym przypomną ocenił w rozmowie z Pulsem Biznesu Andrzej Dyżewski, właściciel biura analitycznego DiS, badającego ten rynek Dyżewskiego, właściciela biura analitycznego DiS. W obecnej trudnej sytuacji gospodarczej, nawet te przedsiębiorstwa, które do tej pory były sceptyczne wobec outsourcingu, zaczynają z niego korzystać

10 10 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ Połącz informacje w jeden system Inwestycja w ERP może przynieść bardzo wysoką stopę zwrotu. Główne zalety systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa to: spójność i porządek w przepływach fianansowych, odpowiedni podział obowiązków, pełna kontrola nad działalnością przedsiębiorstwa na każdym szczeblu. Oczywiście mają też wady i zagrożenia: wymagają odpowiedniego szkolenia dla pracowników, odpowiedniej dokumentacji i ujednoliconych praktyk. Czy warto? Oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning), czyli systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa jest najczęściej eksportowaną usługą IT do krajów Europy Środkowej i Wschodniej, wynika z badań firmy badawczej DiS, która od 14 lat bada rynek IT. Kto sprzedaje te usługi? Znaczącym dostawcą jest Polska. Nasze firmy sprzedały w zeszłym roku aż 105 takich projektów. Od momentu przystąpienia Polski do UE coraz więcej firm z Białorusi, Bośni i Hercegowiny, Bułgarii, Chorwacji, Czech, Estonii, Litwy, Łotwy, Rosji, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii, Ukrainy, Węgier importuje produkty i usługi IT z Polski. Potężne lecz skomplikowane narzędzie Rozwiązania ERP w wielu przypadkach są skutecznym narzędziem pomagającym przeprowadzić bezbolesną redukcję kosztów przedsiębiorstwa w długim okresie. Są to rozbudowane systemy informatyczne, obejmujące często całe przedsiębiorstwo. Ich zadaniem jest koordynacja wszystkich zasobów, przepływu danych oraz procesów niezbędnych np. do realizacji zamówienia lub fakturowania. Docelowo mogą zarządzać wszystkimi procesami począwszy od produkcji, logistyki, finansów, projektów, zasobów ludzkich aż po obsługę klienta. Pozwalają wszystkim działom firmy korzystać z jednej zintegrowanej bazy danych, do której systemy poszczególnych departamentów podłączone są na zasadzie modułów. Dzięki temu każdy pracownik posiadając odpowiednie uprawnienia, może mieć na bieżąco dostęp do zgromadzonych w mniej informacji. Dzięki ERP firma może wykorzystać najnowocześniejsze aplikacje informatyczne, aby usprawnić wytwarzanie oraz dystrybucję produktów i usług. Przedsiębiorstwa, którym uda się je umiejętnie wdrożyć, mogą liczyć na szybki przepływ informacji i dostosować na bieżąco podaż do tak zmiennego w dzisiejszych czasach popytu. ERP pozwalają też lepiej zsynchronizować pracę zespołu, usprawnić pracę nad projektami i dzięki temu sprawić, że praca w firmie stanie się wydajniejsza, a koszty ogólne spadną. Duże przedsięwzięcie Współczesne aplikacje informatyczne pozwalają zintegrować pracę wszystkich działów przedsiębiorstwa w jednym programie. Już na pierwszy rzut oka widać, że budowa i implementacja takiego systemu to ogromne wyzwanie. Dlatego ERP dostarczają firmom zwykle wyspecjalizowane firmy konsultingowe dysponujące odpowiednim know-how i ogromnymi zasobami IT. Zwykle wdrożenie systemu ERP wiąże się z dużymi nakładami, jednak jeśli zostanie wykonane należycie, zwróci się klientowi z nawiązką. Zintegrowany system informatyczny pozwala połączyć w jednej aplikacji przestarzałe programy, które w wielu firmach funkcjonują osobno w działach finansów, sprzedaży, zasobów ludzkich czy produkcji. Dzięki temu pracownik magazynu może natychmiast przystąpić do realizacji zamówienia albo sprawdzić, czy opłata za dany produkt wpłynęła już na konto spółki. Dobre rozwiązanie ERP jest elastyczne, dlatego nie musi oznaczać rezygnacji poszczególnych działów firmy z oprogramowania, do którego zdążyli już się przyzwyczaić pracownicy. Co więcej, w ramach systemu można dostosowywać do zmian poszczególne jego elementy. Nowy trend Nowoczesne systemy zarządzania wciąż są dla wielu firm nowością. Nic dziwnego, ich historia nie jest długa ma około 30 lat. Rozwój dużych korporacji, współczesnego marketingu oraz globalizacja rynków sprawiły, że firmy musiały dostosować produkcję i dystrybucję do ciągłych zmian w prognozach sprzedaży czy też zmierzyć się z koordynacją coraz bardziej skomplikowanych procesów. Doprowadziło to do rozwoju poszczególnych technik zarządzania procesem produkcji takich jak: MRP (Material Requirement Planning), czyli planowanie zapotrzebowania materiałowego, MRPII (Manufacturing Requirement Planning), czyli planowanie zapotrzebowania produkcyjnego oraz MR3 (Manufacturing Resource Planning), czyli planowanie zasobów produkcyjnych. Jednocześnie wraz z rozwojem informatyki powstawały pierwsze procesy wytwarzania wspomagane przez komputer, takie jak CIM (Computer Integrated Manufacturing). Ostatnim ogniwem w łańcuchu tej korporacyjnej ewolucji jest właśnie ERP, który powstał w wyniku syntezy tych elementów. Aby dane rozwiązanie zyskało szczytne miano ERP, musi łączyć ze sobą zarządzanie co najmniej dwoma procesami np. produkcją i dostawami. Jednak najbardziej rozbudowane rozwiązania oferowane przez duże firmy konsultingowe mogą zintegrować praktycznie wszystkie funkcje przedsiębiorstwa. Rozwiązania ERP stały się popularne w Stanach Zjednoczonych w latach Co oznacza to dla firmy W dużych organizacjach, które nie korzystają z rozwiązań ERP, każdy z działów posiada własne systemy zarządzania nie komunikujące się ze sobą. Tworzy to sieć niepowiązanych baz danych np. działu finansowego, HR czy sprzedaży. Przez to, jeśli pojawi się w nich błąd, chociażby ludzki albo niekompatybilność formatów, ani zarząd, ani inne komórki organizacji nie są w stanie ich szybko wychwycić. Pierwsze systemy ERP pobierały dane z oddzielnych, niewspółpracujących ze sobą aplikacji. Z czasem rozwiązania te zaczęto wdrażać kompleksowo. Nad dostosowaniem struktur ERP i organizacji, którą wspomaga, mogą pracować zarówno outsourcer (zwykle firma konsultingowa), jak i klient. Ze względu na złożoność usługi ERP oraz na znaczną ingerencję w strukturę organizacji, podczas wdrażania i kontroli projektu, obie strony współpracują na zasadzie wymiany najlepszych praktyk (Best Practices). Wmontowanie w przedsiębiorstwo skutecznego ERP może trwać nawet ponad 12 miesięcy. Z uwagi na rozmiar zmiany, jaką wywołuje zwykle w organizacji wprowadzenie ujednoliconego systemu wymiany informacji, specjaliści od zarządzania zwracają uwagę na istotne zagrożenie. Przed przystąpieniem do projektu zarząd firmy powinien dokładnie zbadać, czy w wyniku restrukturyzacji nie straci ona istotnych elementów przewagi konkurencyjnej. Niebezpieczeństwo to zmniejsza się w czasach gospodarczego spowolnienia, kiedy przedsiębiorstwa muszą wprowadzać istotne zmiany. Z uwagi na ich technologiczny charakter rozwiązania ERP są często standaryzowane. Firmy konsultingowe zaczynają tworzyć ofertę dla klienta w oparciu o schematy sprawdzonych rozwiązań dla poszczególnych działów. Najbardziej uniwersalne są moduły przepływów finansowych i ich księgowania. Systemy ERP pomagają skutecznie przechodzić kontrole audytowe ze względu na to, że cała dokumentacja jest w jednym miejscu i praktycznie kierownictwo organizacji ma nieprzerwany dostęp do danych o procesach i przepływach finansowych w spółce. W ten sposób łatwo jest się uchronić przed nieświadomymi błędami. Jednak krytycy ERP wskazują, że w branżach, które podlegają ścisłym regulacjom prawnym, takich jak energetyczna czy farmaceutyczna, bardziej przydatne może okazać się skuteczne wdrożenie strategii zarządzania, kontroli ryzyka i zgodności z przepisami (GRC). Gdy firma zmuszona jest dostosować się do wielu przepisów Zalety ERP integracja poszczególnych działów, zwiększenie komunikacji nieporównywalnie lepsza kontrola przepływów finansowych i księgowości możliwość śledzenia na bieżąco procesów biznesowych możliwość śledzenia zamówień zarówno w relacjach front jak i back office dużo większa szybkość logistyki; zwiększenie prędkości przepływów finansowych redukcja kosztów w dłuższym okresie (inwestycja w ERP nie jest tania) Wady ERP ograniczona adaptacja do własnych potrzeb standaryzacja, która może zaszkodzić ekskluzywnym zaletom firmy wysokie koszty wdrożenia prawnych, system ERP, który świetnie sprawdza się na nieregulowanych rynkach, może okazać się kulą u nogi. Różnica jest taka, że podczas, gdy utrzymaniem systemów ERP zajmują się inżynierowie z działów IT, GRC wymaga do obsługi zespołu wyspecjalizowanych fachowców, którzy znacznie bardziej niż tylko od strony technicznej ingerują w system. ERM w kryzysie Niestety czasy spowolnienia odbiły się negatywnie na rozwoju systemów ERM. Z ankiety przeprowadzonej przez Puls Biznesu wynika, że dostawcy tych rozwiązań podpisali w zeszłym roku znacznie mniej umów z nowymi klientami niż kontraktów na rozbudowę systemów w firmach, które już wdrożyły ich rozwiązania. QAD Polska pozyskało np. siedmiu nowych klientów i 29 zamówień na rozbudowę instalacji. Exact Software Poland zdobył np. 20 nowych klientów i zakontraktował sprzedaż nowych licencji dla 93 dotychczasowych użytkowników. Dla spółki Macrologic liczby te wyniosły odpowiednio 81 i Największy polski dostawca ERP Comarch ma 8,6 proc. udziałów w rynku, jednak liderem na polskim rynku jest niemiecka spółka SAP. O prężności polskiego rynku dostawców ERP może świadczyć zeszłoroczna akwizycja przez Comarch wiodącego niemieckiego producenta ERP firmy SoftM. Jak zauważa Andrzej Dyżewski z DiS, rynek na te usługi w Polsce jest już w znacznym stopniu nasycony. Znaczna część większych firm zatrudniających powyżej 50 pracowników już jest wyposażona w systemy ERP odpowiedniej jakości. Są na rynku wciąż potencjalni klienci zatrudniający powyżej 250 pracowników, jednak zdaniem Dyżewskiego, są to głównie przedsiębiorstwa państwowe bardzo niechętnie podchodzące do zmian.

11 NIEZALEŻNA PUBLIKACJA MEDIAPLANET DYSTRYBUOWANA WRAZ Z GAZETĄ PRAWNĄ 11 ERP może okazać się kluczową inwestycją W sytuacji, w której zaostrza się walka o utrzymanie obecnych i zdobycie nowych klientów praktycznie w każdej branży, wiedza oraz narzędzia informatyczne wspomagające pracę menadżerów decydują nie tylko o tym, że firma przetrwa, ale (o dziwo!) w niektórych przypadkach rozwinie swoją działalność w miejscu, które zwolni się po upadającej konkurencji. tego powodu rośnie rola narzędzi Z informatycznych, w szczególności oprogramowania klasy ERP, która jest reprezentowana w ofercie Comarch przez system CDN XL od lat najczęściej wybierany system ERP w Polsce (tylko w ciągu ostatnich 2 lat wybrało go ponad 840 średnich i dużych przedsiębiorstw). Dobrze wdrożony system ERP pomaga skutecznie planować wszelkiego rodzaju zarządzanie zasobami, począwszy od stanu zapasów magazynowych, na polityce rabatowej wobec kontra- hentów aż po kontrolę cash-flow i płatności kończąc. Dzięki temu firma otrzymuje w praktyce system wspomagania decyzji biznesowych i jednocześnie system wczesnego ostrzegania. Można z całą pewnością powiedzieć, że współczesne przedsiębiorstwo, aby poprawnie funkcjonować na rynku musi się wyposażyć w taki system. Dobrze wdrożony system ERP pomaga skutecznie planować wszelkiego rodzaju zarządzanie zasobami, począwszy od stanu zapasów magazynowych, na polityce rabatowej wobec kontrahentów aż po kontrolę cash-flow i płatności kończąc. Nasze hasło ERP zwiększa efektywność dotyczy każdego przedsiębiorstwa. Rozmiar korzyści zależy od stopnia obecnego zaawansowania biznesu Klienta oraz niewątpliwie od wielkości przedsiębiorstwa. Jak wskazują badania naukowe London School of Economics zmiany organizacyjne połączone z wdrożeniem systemu ERP pozwalają na 2,5-krotne zwiększenie wydajności przedsiębiorstwa w porównaniu do stanu sprzed podjęcia zmian. Oznacza to, że inwestycja może się zwrócić już po roku. Natomiast w niektórych przypadkach zaniechanie zmian w przedsiębiorstwie, zwłaszcza w przypadku nienajlepszej koniunktury w danej branży, powoduje wręcz bankructwo podmiotu. Najnowsze trendy w ERP, koncentrują się na paru kluczowych obszarach jakimi są m.in.: Business Inteligence, systemy kontrollingowe i Data Mining oraz wykorzystanie Internetu do pracy zdalnej z kontrahentami jak również z własnymi pracownikami (mobilność). Mówimy zatem o systemie który pozwoli zdalnie kontrahentowi złożyć zamówienie poprzez Internet bezpośrednio w naszym systemie, a także mobilnym urządzeniu w ręku mena- Ryszard Stawarz, Dyrektor Konsultingu MSP dżera który będąc poza firmą otrzymuje na bieżąco pełną informację o stanie firmy na dziś i wiele innych. Zarządzanie wierzytelnościami Wzrost gospodarczy w Europie jest zagrożony ogromnym wzrostem opóźnień w płatnościach. Ich koszty sięgają 250 miliardów euro, czyli więcej niż PKB Belgii! Stwarza to pilną potrzebę zarządzania wierzytelnościami w oparciu o najlepszą praktykę. Europejski Indeks Płatniczy opracowany przez Intrum Justitia po przebadaniu tysięcy firm w 25 krajach europejskich pokazał również, że Europa Południowa wiedzie prym w uchylaniu się od płacenia w terminie. Kraje skandynawskie okazały się najlepszymi płatnikami faktur, podczas gdy kraje takie, jak Holandia uplasowały się gdzieś pośrodku. Rzeczywistość współczesnego świata biznesu jest taka, że przedsiębiorstwa, władze publiczne i osoby prywatne zwlekają jak jeszcze nigdy dotąd z regulowaniem zaległych faktur. Najgorzej wśród nich wypadają ci, którzy powinni świecić dla innych przykładem władze publiczne. Podmiotom w europejskim sektorze publicznym, takim jak samorządy miejskie, opłacenie faktury zajęło przeciętnie 65 dni w porównaniu do 55 dni dla środowiska biznesowego i 40 dni dla konsumentów. Istnieje pilna potrzeba rozszerzenia działań związanych z zarządzaniem wierzytelnościami w celu zwalczenia efektu kryzysu kredytowego i zmiennych cen ropy naftowej i żywności. Kwestia ta jest paląca zwłaszcza w sektorach usług profesjonalnych i biznesowych. Aby było to możliwe trzeba większego ujednolicenia regulacji odnoszących się do warunków umów jak płatności oraz procedur w zarządzaniu wierzytelnościami. Jak dotąd rozporządzenia UE, w szczególności dyrektywa o opóźnieniach płatności, miały bardzo ograniczony wpływ na warunki umów itp. Sektory, w których odsetek odpisów jest najwyższy to: Sektor usług profesjonalnych Sektor budowlany Sektor oświaty Sektor mediów Usługi biznesowe Sektor hurtowy i detaliczny Jak zwalczać opóźnienia w płatnościach Wykonaj analizę punktową przed nabyciem, aby zwiększyć rentowność swojej sprzedaży i działań marketingowych Przeanalizuj portfolio ryzyka Regularnie śledź zdolność kredytową swojego przyszłego/klienta Przeglądaj często bazę swoich klientów Nawiąż osobisty, jeśli to możliwe to twarzą w twarz, kontakt jeszcze przed terminem wymagalności faktury, przedyskutuj dostawę, fakturę i płatność Ścigaj bezpośrednio po upływie daty płatności faktury Korzystaj z usług profesjonalnych pośredników w ściąganiu należności

12