Dzięki naszemu narzędziu organizacja i zarządzanie targami i konferencjami stanie się łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej

Transkrypt

1

2 Dzięki naszemu narzędziu organizacja i zarządzanie targami i konferencjami stanie się łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej System ExpoSupport CWK-Opole dla Ciebie Wiemy, jak trudne i czasochłonne jest zorganizowanie wysokiej klasy targów i konferencji. Mamy dla Państwa rozwiązanie system, który ułatwi i zoptymalizuje przygotowanie każdego rodzaju targów i konferencji, dodatkowo umożliwi ich prezentację w świecie wirtualnym (Internet). Dzięki Exposupport możemy rozszerzyć aktywność zwiedzających i wystawców na długi okres zarówno przed rozpoczęciem, jak i po zakończeniu wydarzenia. Główną ideą Systemu EXS jest stworzenie nowej jakości relacji pomiędzy wszystkimi stronami procesu. Jedna z wielu dróg w Systemie wiedzie przez nowoczesny i ergonomiczny meeting system (one to one meeting). Cały System umożliwia wielostronną wymianę informacji, których pozyskanie i porównanie w tradycyjnym modelu byłoby niemożliwe. System pomaga W nawiązaniu i zarządzaniu kontaktami z odwiedzającymi poprzez dedykowany portal informacyjny, w budowaniu trwałej społeczności skupionej wokół targów lub konferencji oraz zwiększenie jej zainteresowania; W zarządzaniu systemem rejestracji lub sprzedażą biletów; W zarządzaniu warunkami współpracy z wystawcami rezerwacją powierzchni, zamawianiem zabudowy i usług dodatkowych; W stworzeniu wirtualnej platformy pozwalającej na wydłużenie czasu trwania wydarzenia w świecie wirtualnym i generowanie dodatkowych przychodów; W nawiązywaniu kontaktów pomiędzy uczestnikami wydarzenia poprzez meeting system (one to one meeting).

3 Alokacja wystawcy na targach: rezerwacja powierzchni, zamawianie zabudowy czy usług dodatkowych łatwe jak nigdy Podstawowe korzyści Znaczna poprawa organizacji i wydajności pracy; Wizerunek organizatora nowoczesnych targów lub konferencji; Dodatkowe przychody wynikające ze sprzedaży usług, które w klasycznym modelu organizacji targów i konferencji nie są dostępne (np. umawianie spotkań, meeting system); Skuteczne narzędzie do budowania relacji z wystawcami, prelegentami i uczestnikami wydarzenia; Silna zachęta dla wystawców poprzez meeting system dajemy informację o odwiedzających oraz, co najcenniejsze, możliwość pełnej identyfikacji klienta oraz nawiązania z nim wartościowych relacji; Zaawansowane narzędzie do monitorowania ruchu odwiedzających podczas wydarzenia; Wyciąganie wniosków opartych na dokładnych raportach i statystykach opisujących całe wydarzenie targowe lub konferencyjne, co pozwala na lepsze przygotowanie kolejnej jego edycji. Koszty inwestycji System ExpoSupport udostępniany jest w trybie SaaS (Software as a Service) dzięki takiemu rozwiązaniu Klient wynajmujący system jest zwolniony z wysokich kosztów inwestycyjnych związanych ze sprzętem i licencją. Oferowany przez nas system nie wymaga sprzętu, licencji ani ryzyka. Zmniejszenie kosztów do minimum oraz możliwość racjonalizacji w zależności od czasu i zakresu korzystania z systemu jest dodatkową korzyścią dla Organizatora targów. Targowy portal społecznościowy: integracja i interakcja wystawcy z odwiedzającymi

4 Dodatkowa promocja wystawcy i organizatora: wideo, WWW, Internet, smartfony Opis systemu ExpoSupport System obsługi targów i konferencji ExpoSupport jest unikalną i nowoczesną platformą wspierającą organizatora w procesach związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem imprezy targowej lub konferencji. Ilekroć piszemy o targach, możemy mieć na myśli również konferencje jako samodzielne wydarzenie lub imprezę towarzyszącą. Informatyczna platforma targowo-konferencyjna daje ogromne możliwości odwiedzającym. Mogą oni uzyskać informacje o targach, zorganizować swój czas podczas wydarzenia oraz korzystać różnych funkcji właściwych dla portali społecznościowych.

5 Facebook, Foursquare, Twitter... System obsługi targów składa się z trzech najważniejszych modułów: I. Moduł organizatora Moduł organizatora oferuje funkcje, które pozwalają łatwo zarządzać imprezą poprzez definiowanie/określanie wszystkich cech charakterystycznych dla tego wydarzenia. Jedną z jego możliwości jest tworzenie wielu ról użytkowników z różnymi uprawnieniami, co pozwala organizatorowi na lepszą alokację obowiązków pośród swego personelu. Więcej informacji o działaniu tego modułu przedstawią niżej wymienione funkcje. Konfiguracja targów. Ta część modułu umożliwia definiowanie następujących parametrów: nazwa imprezy targowej, jej opis, charakter, konwencja graficzna (layout, logo, kolory itp.); godziny otwarcia targów, typy biletów wejściowych wraz z określeniem limitu wolumenu oraz harmonogram ich sprzedaży; ustalenie dodatkowych imprez towarzyszących targom wraz z programem, liczbą miejsc i zasadami ich przydziału; harmonogram działań związany z wystawcami; dodatkowo opcja przypomnienia pozwoli efektywnie zarządzać czasem, a także kontrolować terminy wpłat czy przesłania Definicja struktury organizacyjnej. Funkcja umożliwia organizatorowi: definiowanie użytkowników, ich ról w organizacji; nadawanie uprawnień oraz odpowiedzialności (np. osoby obsługujące wystawców, obsługa techniczna); określanie dostępu do bazy danych, statystyk i raportów; dokumentów; programy rabatowe oraz programy lojalnościowe wraz z zasadami ich prowadzenia; wygląd, rozmiar powierzchni targowej oraz ceny oferowane wystawcom; szablony dokumentów i formularze wykorzystywane podczas targów (np. formularze zamówień dla wystawców); definicje pakietów usług dodatkowych oferowanych wystawcom (wejściówek, materiałów promocyjnych, pakietów statystycznych). filtrowanie bazy według wybranych kryteriów; wybór kanału komunikacji ( , ankieta, newsletter, powiadomienia).

6 Rejestracja prelegentów i konfiguracja relacji z wystawcami Opcja pozwoli na wstępne wpisanie prelegenta do harmonogramu imprezy oraz zdefiniowanie uprawnień dla wystawców. Kompleksowa statystyka Odwiedzający, preferencje, wizyty, trasa Obsługa powierzchni targowej Ta część modułu wspomaga proces rezerwowania i przydzielania powierzchni targowej wystawcom oraz jej zabudowy i odbioru technicznego. Katalog wystawców W tej części modułu tworzony jest katalog targowy z możliwością wykorzystania informacji do prezentacji wystawców w systemie lub do produkcji tradycyjnego katalogu wystawców. Rozliczenia z wystawcami Moduł ten pozwala monitorować rozliczenia płatności prowadzone przez organizatora z wystawcami poprzez kontrolę terminów płatności czy kontrolę stanu należności. System umożliwia również wystawienie odpowiednich dokumentów finansowych, w tym faktur pro forma, zbiorowych, a także dokonanie ich korekty. Ponadto ExpoSupport na bieżąco aktualizuje listę wpłat od wystawców czy listę zakończonych transakcji finansowych. Targowy lub konferencyjny portal informacyjny W tej części modułu organizator może zdefiniować strukturę portalu dla odwiedzających. Portal może składać się z wielu części, takich jak: sekcja z artykułami, informacje o wystawcach, sprzedaż biletów, harmonogram imprez, relacje multimedialne z targów i inne. Ponadto dzięki integracji z portalami społecznościowymi uczestnicy targów są na bieżąco informowani o najnowszych wydarzeniach. Zaawansowany panel administracyjny pozwala na dostosowanie portalu do oczekiwań odwiedzających, co skutkuje wzrostem zainteresowania danym wydarzeniem. Dodatkowym atutem portalu jest możliwość publikowania na nim reklam, co w prosty sposób może przełożyć się na wzrost przychodów po stronie organizatora.

7 Rejestracja odwiedzających i sprzedaż biletów Organizator może prowadzić rejestrację oraz sprzedaż biletów na wydarzenie, jak również na imprezy towarzyszące. Poprzez możliwość stworzenia kategorii biletów organizator może dostosować ofertę do potrzeb rożnych osób odwiedzających targi. Dzięki biletom z kodem kreskowym organizator jest w stanie poznać dokładne preferencje właściciela danego biletu, a zarejestrowane na nim zdarzenia mogą przełożyć się na kompleksową statystykę odwiedzających. Stworzenie identyfikatorów pozwala na nadanie pewnej grupie różnych statusów (np. VIP, goście honorowi, media), dzięki którym może ona przebywać w strefach niedostępnych dla innych uczestników. Monitorowanie przebiegu imprezy. Ta część modułu umożliwia organizatorowi kontrolowanie zarówno w czasie imprezy, jak i po niej takich parametrów, jak: liczba odwiedzających z podziałem na kategorie; średni czas przebywania odwiedzających na argach; liczba sprzedanych biletów; liczba osób zgłoszonych na imprezy towarzyszące; miejsca i wystawcy, którymi interesowali się odwiedzający na targach. Personalizacja identyfikatorów lub kont: indywidualne konta, programy rabatowe, trwałe relacje uczestników wydarzenia Dodatkowo organizator ma możliwość tworzenia skomplikowanych raportów i statystyk podsumowujących imprezę i aktywność odwiedzających. Dane te może następnie prezentować wystawcom. Obsługa konferencji i prelegentów W tej części modułu organizator może zdefiniować wykładowców oraz prowadzone przez nich konferencje lub warsztaty. Dodatkowa funkcjonalność wspomaga prelegenta w przygotowaniu i prowadzeniu wykładów oraz daje możliwość opublikowania na portalu WWW informacji o temacie wykładu, agendzie i terminie Obsługa zabudowy stoisk jego przeprowadzenia. Za pomocą specjalnego interaktywnego mechanizmu głosowania (np. wybór tematów dodatkowych) prelegent ma możliwość ustalenia agendy wystąpienia ze słuchaczami. Dodatkowo wykład prelegenta może odbyć się zdalnie (za pośrednictwem transmisji wideo lub zdalnej prezentacji). ] ] Wspomaga organizatora w procesie zamawiania zabudowy stoisk targowych w firmach zewnętrznych oraz kontroli jej wykonania.

8 II. Moduł wystawcy Moduł ten wspiera komunikację pomiędzy wystawcą i organizatorem. Rejestracja wystawcy i jego zamówienia Przeprowadzenie i zweryfikowanie procesu zamówienia powierzchni targowej oraz usług dodatkowych (zabudowa, media, obecność w katalogu targowym, aktywność reklamowa na targowym portalu informacyjnym); Umożliwia prowadzenie akcji reklamowych i informacyjnych w targowym portalu informacyjnym oraz na interaktywnej mapie targów; Istnieje także możliwość rezerwacji miejsc w hotelu, transportu czy zakupu miejsca parkingowego. Dokładne określenie czasu przyjazdu i wyjazdu pomoże organizatorowi dostosować zamówienie do potrzeb klienta. Rozliczenia z organizatorem Wystawca ma dostęp do harmonogramu płatności, stanu prowadzonych rozliczeń oraz do dokumentów finansowych. Organizacja miejsca wystawowego Ta część modułu wspomaga proces budowy stoiska wystawowego, a w szczególności umożliwia zamówienie mediów, wybór miejsca targowego i jego zabudowy oraz zamówienie wyposażenia dodatkowego. Wystawca ma również możliwość podglądu stanu realizacji swojego zamówienia. Obsługa odwiedzających ] ] Jest to najbardziej rozbudowana część Modułu wystawcy i swoim działaniem przypomina system CRM. Za jego pośrednictwem wystawca ma dostęp do danych i informacji o osobach, które odwiedziły jego stoisko. Tutaj wystawca ma tez dostęp do meeting system. Do każdej wizyty można wykonać lub zaplanować czynności, takie jak umówienie spotkania, prezentacji lub pytania o ofertę. Dane te dostępne są dla wystawcy również w postaci raportu po zakończeniu imprezy. Dostęp do danych jest ograniczony do tych osób, które odwiedziły stoisko wystawcy i poddały się procesowi autoryzacji (np. został zeskanowany ich identyfikator z kodem kreskowym).

9 Niskie koszty inwestycji: bez sprzętu, bez licencji, bez ryzyka III. Moduł dla odwiedzających Moduł ten jest przeznaczony dla osób odwiedzających imprezę i jego działanie jest oparte na zasadzie internetowego serwisu informacyjnego definiowanego i tworzonego przez organizatora na stronach WWW, w naszym systemie. Dzięki modułowi odwiedzający mają możliwość: rejestracji lub zakupu biletów (bilety na targi, wykłady, seminaria i imprezy towarzyszące) wraz z płatnościami on-line; dostępu do opisu imprezy targowej wraz z jej programem, godzinami otwarcia, informacją o wystawcach, mapą targów itp.; stworzenia własnego planu odwiedzin imprezy poprzez wybór interesujących wydarzeń oraz wystawców; poprzez meeting system; umówienia się na spotkania z wybranymi wystawcami; zdalnego uczestnictwa w wykładach (o ile takie wykłady zostaną udostępnione przez organizatora); dostępu do artykułów, grup dyskusyjnych oraz relacji z targów, podstawowej statystyki, raportów; wypełnienia ankiet utworzonych przez organizatora; komentowania artykułów i udzielania się na forum dyskusyjnym; otrzymania po targach spersonalizowanej informacji od wystawców. Dostęp do serwisu WWW dla odwiedzających możliwy jest po wcześniejszym zarejestrowaniu się i przejściu przez system autoryzacji. Serwis jest dostępny przy użyciu komputera i smart- fonów. Wersja serwisu przygotowana dla kanałów mobilnych nie posiada oczywiście wszystkich funkcji wymagających przesyłania dużej ilości danych, jednak pozwala odwiedzającym na dostęp m.in. do danych wystawców, harmonogramu imprezy czy też danych prywatnych zapisanych na własnym koncie (np. prywatny program zwiedzania targów).

10 Niskie koszty inwestycji: bez sprzętu, bez licencji, bez ryzyka IV. Moduł dla prelegenta Moduł ten jest przeznaczony dla prelegentów występujących na imprezie. Dzięki modułowi prelegenci mają możliwość: dostępu do swojego wystąpienia i jego edycji w zakresie udostępnionym przez organizatora. Mogą edytować temat, opis, szczegółową agendę Mogą korzystać z funkcjonalności dostępnych dla odwiedzającego: stworzenia własnego planu odwiedzin imprezy poprzez wybór interesujących wydarzeń oraz umówienia się na spotkania z wybranymi Wystawcami poprzez meeting system; zdalnego uczestnictwa w wykładach (o ile takie wykłady zostaną udostępnione przez organizatora); Dostęp do serwisu WWW dla prelegenta możliwy jest po wcześniejszym zarejestrowaniu prelegenta przez organizatora. V. Moduł dla architekta Moduł ten jest przeznaczony dla architektów zabudowy. Dzięki modułowi architekci mają możliwość: dostępu listy zgłoszeń dla powierzchni zabudowanych, wraz z wszystkimi warunkami zabudowy, elementami wyposażenia oraz zamówionymi usługami. Dostęp do serwisu WWW dla architekta możliwy jest po wcześniejszym zarejestrowaniu architekta przez organizatora.

11 Dzięki naszemu narzędziu organizacja i i zarządzanie targami i konferencjami stanie się łatwiejsze niż niż kiedykolwiek wcześniej Korzystanie z systemu ExpoSupport System do obsługi targów i konferencji jest oferowany w postaci usługi. Czas świadczenia usługi to nie tylko czas trwania samej imprezy. Usługa może być realizowana na wiele tygodni przed samą imprezą, jak też przez wiele tygodni po jej zakończeniu. Najczęściej używana jest w sposób ciągły. Tak długi okres działania umożliwia organizatorowi prowadzenie kampanii informacyjnej skierowanej do potencjalnie zainteresowanej społeczności, co wpływa na budowanie zaangażowania wśród osób korzystających z systemu. Działanie ExpoSupport po imprezie umożliwia przedłużenie kontaktu z odwiedzającymi, a tym samym pozwala organizatorowi i wystawcom na maksymalizację profitów z uczestnictwa w targach lub konferencji. System ExpoSupport jest zbudowany z określonych modułów i funkcjonalności, które są od siebie niezależne. Dzięki takiej budowie systemu klient może zamówić usługę dobraną do swoich potrzeb, opartą na tych funkcjonalnościach, których potrzebuje.

12 Przykładowe Dzięki naszemu ekrany narzędziu wystawca organizacja i zarządzanie targami i konferencjami stanie się łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej

13 Przykładowe Dzięki naszemu ekrany narzędziu organizator organizacja i zarządzanie targami i konferencjami stanie się łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej

14 Przykładowe Dzięki naszemu ekrany narzędziu odwiedzający organizacja i zarządzanie targami i konferencjami stanie się łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej

15 Zaplecze Dzięki naszemu techniczne narzędziu organizacja i zarządzanie targami i konferencjami stanie się łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej Zaplecze techniczne CWK Opole Macierz dyskowa IBM System Storage DS x 450GB, Biblioteka taśmowats3200 Tape Library wyposażona w redundantne zasilanie, 3 serwery IBM System x3550 M4, Platforma wirtualizacji: VMware vsphere 5.x. zapewnia możliwość uruchamiania maszyn wirtualnych w architekturze x86 oraz x64 oraz implementuje zaawansowane mechanizmy odporności na awarie. Zastosowana redundancja 1+1 umożliwiająca utrzymanie pełni funkcjonalności przy awarii serwera. Symantec Backup Exec 2014 V-Ray to zintegrowany produkt, który chroni środowiska wirtualne i fizyczne, upraszcza tworzenie kopii zapasowych i odtwarzanie danych po awarii, a także pozwala odzyskiwać dane lub systemy w dowolnej skali - od pojedynczych elementów po całe serwery. Zapewnienie bezpieczeństwa po przez zastosowanie wielofunkcyjnych zapór sieciowych, zintegrowanych w postaci jednego urządzenia UTM, wspierane dodatkowo przez oprogramowanie antywirusowe i antyspamowe ESET. ] ] Kamera JVC GY-HM650U najnowszej generacji do wszechstronnych zastosowań.

16 Kim jesteśmy Zapraszamy do kontaktu: Centrum Wystawienniczo - Kongresowe w Opolu ul. Wrocławska Opole Tel.: Fax: info@cwkopole.pl