Podstawy obiegu dokumentów I

Transkrypt

1 dr inż. Paweł Kużdowicz Zakład Controllingu i Informatyki Ekonomicznej Wydział Ekonomii i Zarządzania, Uniwersytet Zielonogórski Instrukcja do laboratorium z przedmiotu Informatyka w zarządzaniu na bazie systemu proalpha Cześć I Podstawy obiegu dokumentów I Stan na dzień Spis treści 1 Wprowadzenie Cel ćwiczenia Wymagania Logowanie Dane podstawowe Procesy (transakcje) Zlecenie klienta Zamówienie do dostawcy Przyjęcie towaru Dokument dostawy - wydanie towaru (WZ) Księgowanie faktury zakupu kontrola rachunku Podsumowanie... 9 Zielona Góra 2013

2 2 1 Wprowadzenie 1.1 Cel ćwiczenia Nabycie umiejętności rejestrowania dokumentów w systemie proalpha ; w szczególności zlecenia klienta, zamówienia, przyjęcia towaru (PZ) oraz dowodu dostawy (WZ) ze szczególnym uwzględnieniem powiązania dokumentów oraz przepływów ilościowych i wartościowych. 1.2 Wymagania Zaliczenie kursu nt. podstaw obsługi systemu proalpha. 1.3 Logowanie Logowanie do komputera (stacji roboczej) w laboratorium nazwa: student hasło:. Logowanie do systemu proalpha Grupa laboratoryjna podzielona jest na fabryki. Każda fabryka otrzymuje osobny identyfikator (np.: 0001, 0002,, 0007, ). Logowanie do systemu następuje poprzez podanie nazwy użytkownika; np. student0007. Uwaga: podczas pierwszego logowania nie podajemy hasła: Wpisz nazwę i kliknij ok. wówczas pojawi się okno do wpisania hasła. Wpisz dwukrotnie takie samo hasło zawierające przynajmniej 6 znaków i/lub cyfr. Zaakceptuj klawiszem ok.

3 3 2 Dane podstawowe Utwórz nowy artykuł szablon xxxx-tow1, Utwórz nowego klienta szablon , Utwórz nowego dostawcę szablon , Odpowiednio w miejsce xxxx oraz 9999 wpisz identyfikator swojej firmy (np Tow1, , ). Nowe dane podstawowe tworzy się poprzez skopiowanie szablonu w następującej kolejności: a) wyszukaj szablon (ustaw kursor w pozycji Klucz; wpisz xxxx i naciśnij Ctrl+A); b) kliknij na (wtedy znak zmieni się na, co oznacza tryb kopiowania); c) wpisz nowy numer (np. w miejsce xxxx-tow1 wpisujemy 0007-Tow1), naciśnij Enter; d) w pozycji Klucz wpisz nowy klucz (np. 0007), który posłuży do późniejszego wyszukiwania; e) na koniec koniecznie kliknij na (znak zmieni się na ), aby deaktywować tryb kopiowania. f) w celu utworzenia nowego artykułu przejdź do punktu a) i wyszukaj kolejny szablon do skopiowania. Przyporządkuj Dostawcę do artykułu 0007-Tow1. Uwaga: Dostawcę wyszukujemy poprzez kombinację klawiszy Ctrl+Y!

4 4 Wprowadź Cenę zakupu dla artykułu 0007-Tow1. Uwaga: cena zakupu wymaga uprzedniego przyporządkowania dostawcy do artykułu! Gdzie są dostępne dane o powiązaniu artykułu z dostawcą? proalpha / Zakupy / Info / Artykuł / Zakupy / Dostawcy proalpha / Zakupy / Info / Dostawca / Artykuły / Przegląd artykułów

5 5 3 Procesy (transakcje) 3.1 Zlecenie (zamówienie) klienta Utwórz Zlecenie dla klienta na 2 szt. artykułu 0007-Tow1 z terminem za trzy tygodnie. Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja/ Zlecenie / Zlecenie Funkcja / Szybka rejestracja Gdzie są dostępne dane o tym Zleceniu? proalpha / Sprzedaż i dystrybucja/ Info Sprzedaż/ Artykuł / Sprzedaż / Zlecenia

6 6 proalpha / Sprzedaż i dystrybucja/ Info Sprzedaż/ Klient / Dokum. / Zlecenia proalpha / MIS - System informacyjny /Info Firma / Dokumenty sprzedażowe / Zlecenia 3.2 Zamówienie do dostawcy Wygeneruj Zamówienie bezpośrednio z pozycji Zlecenia. Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja/ Zlecenie / Zlecenie / Funkcja / Szybka rejestracja Sprawdź powiązanie dokumentu: Co oznacza powyższy zapis? Gdzie są dostępne dane o tym zamówieniu? Dane o pozycji Zlecenia / Info / Dok powiązane - Sprzedaż proalpha / Zakupy / Realizacja zamówienia / Zamówienie

7 7 3.3 Przyjęcie towaru Dokonaj rejestracji Przyjęcia towaru zgodnie z Zamówieniem. Dokument Przyjęcia towaru (PZ) sporządzamy przejmując dane z Zamówienia. W tym celu w polu Nr dokumentu wciskamy Ctrl+A i wyszukujemy odpowiedni dokument Zamówienia w przykładzie nr Ścieżka dostępu: proalpha / Zakupy / Realizacja zamówienia / Przyjęcie towaru Gdzie są dostępne dane o tej transakcji? np. w oknie transakcji magazynowych proalpha / Gospodarka magazynowa / Info / Artykuł / GM/ Transakcje proalpha / Sprzedaż i dystrybucja/ Info Sprzedaż/ Artykuł / GM / Zapas ogółem proalpha / MIS System informacyjny / Info Firma / Dokumenty zakupowe / Przyjęcia towarów Dokonaj przeksięgowania artykułu 0007-Tow1 z magazynu przyjęcia towarów (MPT) 0 do magazynu docelowego 30. Ścieżka dostępu: proalpha / Gospodarka materiałowa / Magazyn/Przeksięgowanie przyjęcia towaru

8 8 3.4 Dokument dostawy - wydanie towaru (WZ) Dokonaj rejestracji Dokumentu dostawy (klient , 2 szt. artykułu 0007-Tow1) przejmując dane ze Zlecenia (por. rozdział 3.1). Ścieżka dostępu: proalpha / Sprzedaż i dystrybucja/ Dostawa/ Dowód dostawy Gdzie są dostępne dane o tej transakcji? np. w oknie Dowodu dostawy / Info / Dok powiązane - sprzedaż; Zlecenie / Info / Dok powiązane - sprzedaży lub w oknie transakcji magazynowych proalpha / Sprzedaż i dystrybucja/ Info / Artykuł / GM / Transakcje proalpha / Zakupy / Info / Artykuł / GM / Transakcje proalpha / Gospodarka materiałowa / Info / Artykuł / GM / Transakcje

9 9 Legenda: A (Angebot) Oferta, LS (Lieferschein) Dowód dostawy, LUM (Lagerumbuchung) Przeksięgowanie magazynowe, PPA (Produktionsauftrag) zlecenie produkcyjne, RE (Rechnung) Faktura sprzedaży, RK (Rechnungskontrolle) Kontrola rachunku, U (Auftrag) zlecenie,. WE (Wareneingang) Przyjęcie towaru. 3.5 Księgowanie faktury zakupu kontrola rachunków Dokonaj rejestracji dokumentu Kontrola rachunków na podstawie danych z Przyjęcia towaru z pkt. 3.3 Dokument Kontroli rachunku sporządzamy przejmując dane z Przyjęcia towaru. W tym celu w polu Nr dokumentu wciskamy Ctrl+A i wyszukujemy odpowiedni dokument Przyjęcia towaru w przykładzie nr W polu Nr rachunku należy wpisać numer faktury zakupu. Ścieżka dostępu: proalpha / Zakupy / Kontrola rachunków / Kontrola rachunków Gdzie są dostępne dane o tej transakcji? proalpha / MIS System informacyjny /Info Firma/ Dokumenty zakupowe / Kontrole rachunków 4 Podsumowanie Powyższy opis zawiera przykład rejestracji podstawowych dokumentów w systemie proalpha. Jego kontynuacją jest przykład pt. Podstawy obiegu dokumentu II, który został wzbogacony o nowe transakcje oraz przykłady ich ewidencji w obszarze finansów i księgowości.