Instrukcja składania wniosków w systemie informatycznym OPI PIB. Działanie 4.2 POIR. Konkurs 1/4.2/2015

Transkrypt

1 Strona1 Wersja 3 ( ) Instrukcja składania wniosków w systemie informatycznym OPI PIB Działanie 4.2 POIR Konkurs 1/4.2/2015 Informacje podstawowe System informatyczny OPI PIB (generator wniosków) został opracowany w celu sprawnego i prawidłowego wypełniania i składania wniosków o dofinansowanie w ramach Działania 4.2 Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. Umożliwia on Wnioskodawcom przygotowanie wniosku o dofinansowanie, złożenie go online (wersja elektroniczna wniosku) oraz wydrukowanie wersji papierowej. Złożenie wniosku w wersji elektronicznej w systemie informatycznym oraz w wersji papierowej w siedzibie OPI PIB powinno nastąpić zgodnie zapisami Regulaminu Konkursu w terminie do r. do godziny System informatyczny OPI PIB został przetestowany na regularnie aktualizowanych przeglądarkach Mozilla Firefox, Google Chrome i Opera przy rozdzielczościach , oraz pikseli.

2 Strona2 Rozpoczęcie pracy z generatorem wniosków System informatyczny OPI PIB dostępny jest na stronie Pod tym adresem znajduje się strona startowa systemu. Umożliwia ona rejestrację konta użytkownika, logowanie użytkownika do systemu oraz odzyskiwanie hasła. 1. Rejestracja użytkownika Do rozpoczęcia pracy nad wnioskiem o dofinansowanie niezbędne jest założenie konta użytkownika w systemie. W tym celu należy skorzystać z przycisku Utwórz konto, dostępnego w górnej prawej części ekranu. Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawia się okienko z danymi do wypełnienia. W oknie tym należy uzupełnić następujące dane: imię, nazwisko oraz systemowy, na który przychodzić będzie korespondencja z systemu. Po wybraniu opcji zarejestruj, konto zostanie utworzone, a na podany adres wysłany zostanie aktywacyjny, zawierający informacje dotyczące pierwszego logowania w systemie. W mailu aktywacyjnym podany jest link umożliwiający pierwsze logowanie w systemie. Kliknięcie go przekierowuje użytkownika na stronę, na której należy utworzyć hasło. Po dwukrotnym wpisaniu hasła zgodnego z podanymi na stronie wymaganiami i wybraniu opcji Zmień hasło, nastąpi przekierowanie na stronę startową systemu informatycznego. Strona ta umożliwi zalogowanie się do generatora.

3 Strona3 2. Logowanie do generatora wniosków W celu zalogowania się do generatora wniosków na stronie w okienkach dostępnych w prawym górnym rogu należy podać login (adres podany podczas procesu rejestracji) oraz hasło (utworzone w procesie rejestracji), a następnie kliknąć Zaloguj. 3. Przypominanie hasła W przypadku, gdy użytkownik zapomni, jakie utworzył hasło w systemie, powinien skorzystać z funkcji resetowania hasła, dostępnej na stronie startowej systemu. Aby zmienić hasło, należy podać dane analogiczne, jak w procesie rejestracji konta (imię, nazwisko, adres ) i wybrać Resetuj hasło. Wykonanie tych czynności spowoduje, że na konto użytkownika wysłany zostanie z dalszymi instrukcjami.

4 Strona4 Omówienie ekranu strony głównej systemu Po zalogowaniu się do systemu, pojawia się ekran strony głównej, który jest zbliżony wyglądem do ekranu strony startowej. Od strony startowej odróżnia go ilość dostępnych w prawym górnym rogu funkcjonalności oraz informacja o tym, kto jest zalogowany w systemie oraz ile czasu zostało do końca sesji automatycznego wylogowania z systemu w przypadku braku korzystania z niego. 1. Przycisk Nowy wniosek Umożliwia w czterech krokach, omówionych w kolejnej części instrukcji, utworzenie nowego wniosku o dofinansowanie. 2. Przycisk Zapisane wnioski Umożliwia dostęp do wszystkich utworzonych przez użytkownika wniosków w systemie. 3. Przycisk Edycja konta Umożliwia edycję danych osobowych (imię, nazwisko, adres ) oraz hasła. Po wybraniu opcji Edycja konta, pojawia się okno z danymi osobowymi użytkownika. Jeżeli użytkownik dokonuje aktualizacji swoich danych, po dokonaniu zmian powinien wybrać Zaktualizuj dane. Aby dokonać zmiany hasła, należy najechać wskazówką myszki na pasek Zarządzanie hasłem i kliknąć w niego. Następnie należy podać dotychczasowe hasło, dwukrotnie nowe hasło i zaakceptować zmianę, klikając Zmień hasło. 4. Przycisk Pomoc

5 Strona5 Pod tym przyciskiem dostępne są trzy opcje. Opcja Zgłoszenie przekierowuje na stronę z danymi kontaktowymi do osób obsługujących generator wniosków. Opcja Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie udostępnia dokument Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach POIR Opcja Instrukcja składania wniosków w systemie informatycznym udostępnia ten dokument.

6 Strona6 Tworzenie wniosku w generatorze wniosków W celu utworzenia nowego wniosku w generatorze wniosków, należy zalogować się do systemu i wybrać Nowy wniosek. Po wykonaniu tej czynności pojawi się poniższy ekran: W kolejnych czterech krokach musi wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz podać podstawowe dane dotyczące składanego wniosku o dofinansowanie: 1. Krok 1 wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych we wniosku o dofinansowanie należy kliknąć checkbox po prawej stronie oświadczenia, a następnie wcisnąć Następny. 2. Krok 2 Nazwa wnioskodawcy w tym miejscu należy podać nazwę wnioskodawcy, a następnie wcisnąć Następny. 3. Krok 3 Tytuł projektu po wciśnięciu Wybierz pojawia się okno, w którym należy wybrać z rozwijanej listy tytuł projektu spośród wszystkich projektów z Polskiej Mapy Drogowej Infrastruktury Badawczej. Po odnalezieniu właściwego tytułu na liście rozwijanej, wybór należy potwierdzić, klikając ponownie Wybierz. Następnie należy ponownie wcisnąć Następny. 4. Krok 4 Data początkowa i Data końcowa w tym miejscu należy określić czas realizacji projektu. Po podaniu obu dat i kliknięciu przycisku Rozpocznij pracę nad wnioskiem, utworzony zostaje w systemie formularz wniosku o dofinansowanie i wnioskodawca może przystąpić do uzupełniania kolejnych sekcji wniosku. Utworzony wniosek jest w tym momencie automatycznie zapisywany i po zakończeniu pracy w systemie będzie zawsze dostępny po wybraniu opcji Zapisane wnioski. Uwaga: dane podawane w krokach 2, 3 i 4 tworzenia wniosku o dofinansowanie BĘDZIE MOŻNA edytować podczas dalszej pracy.

7 Strona7 Omówienie ekranu zawierającego formularz wniosku o dofinansowanie Ekran zawierający formularz wniosku o dofinansowanie przedstawiony został na poniższym rysunku i można go podzielić na następujące elementy: 1. W górnej części dostępne są informacje oraz funkcje analogiczne jak na stronie głównej. 2. Po lewej stronie znajduje się lista sekcji, na jakie został podzielony wniosek w celu ułatwienia wprowadzania danych. Dostęp do poszczególnych sekcji możliwy jest po najechaniu kursorem na odpowiednią sekcję i kliknięciu w nią. 3. Środkowa część ekranu zawiera pola, które należy uzupełnić w danej sekcji. 4. W dolnej części znajdują się funkcje związane z zapisem i weryfikacją poszczególnych sekcji oraz całego wniosku. Funkcja Zapisz pozwala w dowolnym momencie pracy nad wnioskiem zapisać zmiany. Co do zasady, system zapisuje zmiany przy każdej zmianie sekcji. Jeżeli użytkownik przerywa pracę w trakcie wypełniania jednej sekcji, powinien użyć funkcji Zapisz, aby nie utracić wprowadzonych danych. Funkcja Zweryfikuj po jej wybraniu pojawiają się dwie możliwości: Zweryfikuj bieżącą sekcję oraz Zweryfikuj cały wniosek. System został tak skonstruowany, że w trakcie uzupełniania danych dotyczących wniosku pozwala wprowadzić dane w sposób zupełnie dowolny nie wyświetla komunikatów o błędach w momencie przechodzenia do

8 Strona8 kolejnych pól. Przy polach, w przypadku których można mieć wątpliwości, w jaki sposób wprowadzić dane albo jakie dane wprowadzić, znajdują się ikonki. Po najechaniu kursorem na taką ikonkę, pojawia się podpowiedź. Weryfikację poprawności danych można przeprowadzić w dowolnym momencie pracy nad wnioskiem o dofinansowanie wybierając opcję Zweryfikuj bieżącą sekcję lub Zweryfikuj cały wniosek. Należy pamiętać, że system weryfikuje poprawność wprowadzonych danych w ograniczonym zakresie. Pojawiająca się na ekranie informacja Nic nie wykryto oznacza, że wszystkie pola zostały wypełnione oraz system sprawdził poprawność danych w zakresie, w jakim to było dla niego możliwe. Za poprawne wypełnienie wniosku o dofinansowanie zgodnie z dokumentacją konkursową odpowiada Wnioskodawca. Funkcja wydruk próbny po wybraniu tej opcji w dowolnym momencie pracy nad wnioskiem system generuje do pliku PDF formularz wniosku, aby umożliwić jego ewentualny wydruk. Funkcja zablokuj i wydrukuj wniosek - umożliwia zablokowanie wniosku do edycji i jego wydruk w momencie, gdy wniosek jest kompletny. W momencie naciśnięcia tego przycisku automatycznie tworzony jest w nowym oknie formularz wniosku wraz z dwoma załącznikami (studium wykonalności i agendą badawczą) gotowy do wydruku a osoba dokonująca tej czynności przenoszona jest na stronę zapisane wnioski. W stopce utworzonego do wydruku dokumentu pojawia się suma kontrolna, która jest tożsama z sumą kontrolną znajdującą się przy danym projekcie w wykazie zapisanych wniosków. Wydrukowany wniosek powinien zostać podpisany przez osoby upoważnione. Jeżeli w zablokowanym wniosku zostaną wykryte błędy, możliwe jest jeszcze powrócenie do edycji wniosku i jego poprawa. Każda choćby najmniejsza zmiana wprowadzona w formularzu wniosku lub w załącznikach powoduje zmianę sumy kontrolnej i konieczność ponownego zablokowania i wydrukowania wniosku. Sumy kontrolnej nie zmienia odblokowanie wniosku i wybranie opcji edytuj, jeżeli żadne zmiany we wniosku nie zostaną wprowadzone. Funkcja zablokuj ostatecznie i wydrukuj wniosek po wybraniu tej opcji nie ma już możliwości edycji wniosku o dofinansowanie. Funkcji tej należy użyć w momencie, gdy wszystkie dokumenty są już podpisane i gotowe do dostarczenia do Instytucji Wdrażającej. Wniosek zablokowany ostatecznie staje się elektroniczną wersją wniosku o dofinansowanie i będzie przedmiotem oceny w ramach Konkursu. W momencie dostarczenie papierowej wersji wniosku (wydruku z generatora) do OPI PIB nastąpi porównanie sum kontrolnych

9 Strona9 obu wersji. W razie braku zgodności sum kontrolnych w systemie i na wydruku, wniosek nie będzie mógł przejść poprawnie oceny formalnej. Dostęp do funkcji zablokuj ostatecznie i wydrukuj wniosek możliwy jest na dwa sposoby. Po pierwsze opcja ta dostępna jest bezpośrednio pod formularzem wniosku. Po drugie zablokować ostatecznie możemy również wniosek, będąc w sekcji Zapisane wnioski, wybierając tę opcję w menu Akcje, jeżeli wcześniej formularz wniosku został już wstępnie zablokowany. Uwagi dotyczące wypełniania niektórych pól we wniosku o dofinansowanie Większość sekcji podzielona jest na podsekcje, aby formularz był bardziej czytelny. Dostęp do pól w ramach podsekcji możliwy jest po najechaniu kursorem na pasek z nazwą podsekcji i kliknięciu go. Większość pól można uzupełnić poprzez ustawienie kursora w odpowiednim miejscu na ekranie, kliknięcie, a następnie wpisanie odpowiedniego tekstu. Po zakończeniu wpisywania danych kursor należy ustawić w kolejnym polu. Przy części pól znajduje się przycisk Wybierz. Aby wprowadzić dane do takich pól, należy wcisnąć Wybierz (1), znaleźć na liście rozwijanej odpowiednią wartość (2) i potwierdzić wybór klikając Wybierz (3) znajdujący się pod listą rozwijaną.

10 Strona10 W przypadku pól o charakterze opisowym np. B.2. Opis projektu lub B.9. Promocja projektu, aby rozpocząć wpisywanie danych, należy kursorem najechać na słowa Kliknij tu, żeby zmienić tekst. Po kliknięciu możliwe jest wprowadzanie danych tekstowych oraz ich edycja. Aby te dane zostały zapisane, konieczne jest kliknięcie ikonki wykonania tej czynności, spowoduje utratę wprowadzonych danych.. Przejście do kolejnego pola bez W przypadku niektórych pól opisowych wprowadzone zostały limity znaków. Informacja o takim limicie znajduje się pod takim polem. W trakcie wpisywania tekstu w takich polach, na bieżąco aktualizowana jest liczba wprowadzonych znaków. Istnieje możliwość wklejenia, przygotowanego wcześniej w edytorze tekstowym, tekstu do pól opisowych. Powinien on być jednak w jak najmniejszym stopniu sformatowany. Prosimy o dokonanie formatowania tekstu po wklejeniu go do generatora, korzystając z dostępnych tam możliwości edycji. Aby upewnić się, czy wklejany tekst nie zawiera formatowania, które uniemożliwi późniejszy wydruk, najlepiej skopiować zaznaczony tekst (Ctrl+C) a następnie wkleić go (Ctrl+V) we wskazane poniżej miejsce w formularzu. Okienko to pojawia się po kliknięciu w ikonkę dostępną na pasku formatowania. Po skopiowaniu tekstu do tego pola należy kliknąć Submit.

11 Strona11 Załączniki przed przystąpieniem do załączania plików do generatora wniosków, należy przygotować je odpowiednio w oparciu o Instrukcję przygotowania załączników dostępną na stronie OPI PIB. Załączniki muszą być przygotowane w odpowiednich formatach zgodnych z instrukcją. Maksymalna wielkość załącznika akceptowana przez serwer to 20 MB, ale używana przeglądarka może ten limit znacznie zmniejszyć. W przypadku gdy załącznik posiada zbyt dużą objętość, należy go podzielić na kilka mniejszych plików. Przeglądarka Mozilla Firefox, podczas dodawania plików utworzonych w programie Microsoft Excel, nie widzi plików innych niż z rozszerzeniem *.xlsx. W przypadku, gdy plik został przygotowany w starszej wersji tego programu i posiada rozszerzenie *.xls, należy w oknie Wysyłanie pliku wybrać opcję Wszystkie pliki, aby ten plik był widoczny dla przeglądarki.

12 Strona12 Kończenie pracy z wnioskiem o dofinansowanie W dowolnym momencie wnioskodawca ma możliwość zakończenia pracy nad nieukończonym jeszcze wnioskiem. W takiej sytuacji należy wcisnąć przycisk Zapisz znajdujący się pod formularzem wniosku a następnie Wyloguj u góry po prawej stronie ekranu. System automatycznie wyloguje również użytkownika z systemu po 90 minutach braku aktywności w nim. Wydruk wniosku Wniosek o dofinansowanie generuje się do wydruku wraz z dwoma załącznikami studium wykonalności oraz agendą badawczą. Tym dwóm załącznikom wydrukowanym z systemu nadawana jest suma kontrolna, która będzie sprawdzana na etapie oceny formalnej. W związku z tym wydrukowane z systemu studium i agendę badawczą należy podpisać zgodnie z wymaganiami i załączyć do wniosku. Wydruk wniosku jest możliwy na kilka sposobów: Wydruk próbny, Zablokuj i wydrukuj wniosek opcja dostępna pod formularzem wniosku, Zablokuj ostateczne i wydrukuj wniosek opcja dostępna pod formularzem wniosku, Powtórz ostatni wydruk opcja dostępna w sekcji Zapisane wnioski Akcje. W przypadku korzystania z przeglądarki Mozilla Firefox, w celu uniknięcia problemów z prawidłowym wydrukiem, wygenerowany wydruk należy zapisać na dysku, otworzyć przy pomocy przeglądarki plików PDF (np. Adobe Readera) i dopiero wtedy wydrukować.

13 Strona13 Współpraca przy tworzeniu wniosku o dofinansowanie System informatyczny OPI PIB umożliwia jednoczesną pracę kilku użytkowników nad tym samym wnioskiem o dofinansowanie. Dodani do pracy nad wnioskiem użytkownicy noszą w systemie nazwę konsorcjantów. Konsorcjantów do pracy nad wnioskiem zaprosić może jedynie użytkownik, który posiada w systemie rolę wnioskodawcy. Taką rolę uzyskuje osoba, która utworzyła wniosek o dofinansowanie w systemie. W systemie istnieją dwa rodzaje ról konsorcjantów: Redaktor pomocniczy użytkownik ten może edytować wniosek o dofinansowanie, przeglądać historię modyfikacji oraz sprawdzić, kto poza nim ma dostęp do wniosku. Czytelnik wniosku użytkownik posiadający tę rolę, może jedynie oglądać wydruk wniosku oraz wszystkie załączniki po ściągnięciu ich na swój komputer. W celu zaproszenia do pracy nad wnioskiem innych osób, użytkownik posiadający rolę wnioskodawcy powinien skorzystać z opcji Zapisane wnioski. Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawia się zestawienie wniosków, do których ma dostęp użytkownik. Spośród dostępnych pod przyciskiem Akcje funkcji należy wybrać opcję Zaproś konsorcjanta. W oknie, które się pojawi, należy uzupełnić następujące dane: imię, nazwisko, adres , wybrać rolę dla konsorcjanta, a na koniec wybrać opcję Zaproś konsorcjanta. Po wykonaniu tych czynności, na podany adres konsorcjanta zostaje wysłany z systemu z dalszymi instrukcjami. W przypadku zapraszania do pracy nad wnioskiem osoby posiadającej już konto w systemie OPI PIB, w oknie służącym do zapraszania konsorcjanta należy podać prawidłowe dane tego użytkownika.

14 Strona14 Jeżeli podane dane nie będą zgadzały się z danymi przechowywanymi w systemie, dodanie konsorcjanta nie będzie możliwe. W menu Akcje można również wybrać opcję Konsorcjanci, aby uzyskać informację, jakie osoby już zostały zaproszone do edycji wniosku. Do czasu ostatecznego zablokowania wniosku, użytkownik w roli wnioskodawcy może swobodnie dodawać i usuwać konsorcjantów. Aby usunąć konsorcjanta, należy wybrać pozycję Konsorcjanci, a następnie wybrać Usuń. Osoba, której zostanie usunięty dostęp do konta, otrzyma informację o tym fakcie drogą ową. W trakcie pracy nad wnioskiem możliwa jest również zmiana roli konsorcjanta. Aby zmienić rolę należy wybrać opcję Konsorcjanci a następnie dokonać zmiany roli zgodnie z przedstawionym rysunkiem.

15 Strona15 Akcje w zakładce Zapisane wnioski W zakładce Zapisane wnioski znajduje się zestawienie wszystkich wniosków o dofinansowanie, które może edytować dany użytkownik. Z tego poziomu możliwe jest przejście do edycji określonego wniosku o dofinansowanie, usunięcie go, a także sprawdzenie, jakie modyfikacje zostały w nim dokonane. Dostęp do określonych w funkcji menu Akcje zależy od roli użytkownika w systemie oraz od statutu wniosku. W przypadku, gdy wniosek jest w trakcie tworzenia, użytkownik w roli wnioskodawcy w zakładce zapisane wnioski może wykonywać akcje omówione wcześniej (edytuj, zaproś konsorcjanta, historia modyfikacji, konsorcjanci) oraz usunąć tworzony wniosek. W momencie zakończenia pracy nad wnioskiem i zablokowania go w celu wydruku, w zakładce Zapisane wnioski zmienia się wygląd wiersza dotyczącego zablokowanego wniosku. Informacje na temat zablokowanego wniosku są w kolorze szarym, po lewej stronie pojawia się znaczek, a wśród dostępnych do wyboru akcji znika możliwość edycji oraz zapraszania konsorcjanta i pojawiają się trzy nowe opcje: 1. Odblokuj wniosek umożliwia ponowną edycję wniosku. Wybranie tej opcji powoduje, że wśród dostępnych akcji pojawia się znów opcja Edytuj. Ponowna edycja wniosku wprowadzenie jakiejkolwiek zmiany w formularzy wniosku lub w załącznikach powoduje zmianę sumy kontrolnej wydruku. Jeżeli więc wniosek został zablokowany do edycji a następnie edytowany w jakimkolwiek zakresie, należy ponownie go zablokować i WYDRUKOWAĆ. 2. Zablokuj ostatecznie powoduje zakończenie pracy nad wnioskiem. Po wybraniu tej opcji możliwe jest jedynie powtarzanie ostatniego wydruku, podgląd modyfikacji oraz podgląd konsorcjantów. Gdy wniosek zostanie zablokowany ostatecznie, w tabeli wniosków w zakładce zapisane wnioski obok tytułu wniosku pojawia się ikonka. 3. Powtórz ostatni wydruk umożliwia wydrukowanie zablokowanego do edycji wniosku bez konieczności odblokowywania go.

16 Strona16 Pomoc dla użytkowników W przypadku problemów z obsługą generatora wniosków prosimy o kontakt mailowy na adres poirwnioski@opi.org.pl. W przesłanym zgłoszeniu prosimy dokładnie opisać problem/błąd oraz w miarę możliwości przesłać obrazujące go print screeny. Zapraszamy również do kontaktu telefonicznego tel w godzinach