TourSelectsm

Transkrypt

1 sm TourSelect

2 Table of Content 1 Wstęp Funkcje podstawowe Login Ustawianie dostępu dla użytkowników Dokonywanie rezerwacji Sprawdzanie dostępności Zarządzanie danymi Wyszukiwanie i wyświetlanie... 6

3 Worldspan Tour Select 1 Wstęp Witamy Państwa na szkoleniu dla użytkowników programu TourSelect. Przekazujemy Państwu podręcznik, który będzie pomocny w obsłudze programu Tour Select. Nie zawiera on opisu wszystkich funkcjonalności programu. W przypadku pytań prosimy o kontakt z nami lub naszym help-desk, telefon bezpłatny: Życzymy Państwu udanego szkolenia i satysfakcji w korzystaniu z programu TourSelect. 2 Funkcje podstawowe W podręczniku będziemy odwoływać się do następujących pojęć: navigation bar, form, search result, tool bar, menu bar i travel plan. Niebieskie pola muszą obowiązkowo zostać wypełnione. Mask (Form) Menu Bar Tool Bar Navigation Bar Travel Plan Search result

4 Tour Select Wlrlds;pan 2.1 Login Po podpisaniu kontraktu z Worldspan Poland Sp. Z o.o otrzymują Państwo agencyjny numer ID oraz numer wpisowy dla administratora. Ta informacja jest teraz potrzebna. Pic. 1 Wejdź do Internetu, np. przez Internet Explorer Wpisz adres: Po otwarciu okna dialogowego programu (Pic. 1) wybierz żądany język i kliknij go W polu Agency wpisz agencyjny numer ID W polu User wpisz swój user name W polu Password wpisz swoje hasło Kliknij Login W tej chwili administrator może przystąpić do konfigurowania dostępu dla użytkowników Ustawianie dostępu dla użytkowników Administrator może ustawić lub zmienić dostęp dla dowolnej liczby użytkowników. Program TourSelect jest dostępny za pomocą Internetu. Dlatego też należy bezzwłocznie usunąć dostępy pracowników odchodzących

5 Worldspan Tour Select Pic. 2 Ustawienie dostępu dla użytkownika: Z paska menu wybierz Administration Z paska navigation bar wybierz User Admin Kliknij na user a następnie Wypełnij dolną część formularza w a następnie kliknij na Save W ten sam sposób ustaw dostęp dla wszystkich użytkowników. Pracownik nie będący administratorem może zmienić w formularzu jedynie hasło i adres W celu zmiany lub usunięcia danych pracownika, wybierz edit lub delete w górnej części formularza. Aby wysłać , kliknij na symbol umieszczony obok nazwiska pracownika do którego ma dotrzeć poczta. 2.2 Dokonywanie rezerwacji Przy pomocy programu TourSelect możemy w łatwy sposób dokonać rezerwacji posługując się formularzem z objaśnieniami. Formaty rezerwacji i kody usług nie są już potrzebne. Jeśli Tour Operator publikuje pakiet usług nie jest już potrzebny katalog do dokonania rezerwacji wycieczki. Zobaczmy jak wygląda typowa rezerwacja pakietu usług

6 Tour Select Wlrlds;pan Sprawdzanie dostępności Pic. 3 W polu services kliknij na navigation bar i wybierz usługę którą chcesz zarezerwować, np. set charter + hotel. Kliknij na Set charter + hotel i wpisz kod usługi z katalogu. Wpisz daty podróży lub kliknij na outbound / inbound i wybierz datę z kalendarza. Zamiast daty możesz wpisać w polu inbound czas trwania, np. 7 dla podróży, która będzie trwała 7 dni. Kliknij na ikonę, aby sprawdzić dostępność rejsów i hotelu osobno lub na ikonę, aby sprawdzić dostępność całego pakietu. Odpowiedź systemu tour operatora pojawia się w dolnej części formularza. W przypadku kiedy chcesz dokonać rezerwacji, kliknij na ikonę travel plan., aby dodać rezerwację do pola Plany podróży znajdujące się w polu travel plan są łatwe do odszukania, nawet jeśli nie zostały sprzedane, były zatrzymane jako opcja albo były tylko sprawdzane. Zakończ rezerwację. Najpierw wpisz dane pasażera. W tym celu w polu travel plan kliknij na traveler. Wypełnij formularz. Wpisz billing address. W tym celu w polu travel plan kliknij na billing address i wypełnij formularz. Wszystkie informacje w aktywnym polu travel plan wyświetla się i zmienia klikając na nie W polu navigation bar kliknij na booking. Podróż może być od tej chwili rezerwowana lub zatrzymana jako opcja. System tour operatora potwierdza rezerwację. W tym momencie możliwe jest wydrukowanie potwierdzenia rezerwacji. W tym celu z górnej części pola travel plan, z paska symbol bar wybierz ikonę drukarki. Możesz teraz wydrukować potwierdzenie rezerwacji z paska travel plan lub potwierdzenie otrzymane z systemu tour operatora. W celu zaktualizowania danych w pasku travel plan należy najpierw wyświetlić rezerwację. Dane w potwierdzeniu pochodzącym od tour operatora są zawsze najbardziej aktualne

7 Worldspan Tour Select Anulowanie rezerwacji W celu anulowania danych należy je najpierw wyświetlić, a następnie anulować klikając na cancellation (patrz pic.4) Pic Zarządzanie danymi Dane znajdujące się w polu travel plan można wyświetlać niezależnie od ich statusu (rezerwacja, opcja, anulowanie). Dane mogą być wyszukiwane przy zastosowaniu różnych kryteriów

8 Tour Select Wlrlds;pan Wyszukiwanie i wyświetlanie W pasku navigation bar kliknij na file a następnie na all travel plans. Wypełnij przynajmniej jedno z pól maski i kliknij na ikonę aby rozpocząć wyszukiwanie. Z listy opcji możesz wybrać dane klikając na nie. Pic Praca z rezerwacją Aby pracować z rezerwacją należy ją wyświetlić, następnie w pasku travel plan kliknąć na tę część rezerwacji, którą chcesz zmodyfikować zmienić, np. Traveler, Billing Address albo usługę którą chcesz zmienić. 2.4 Customer Management Opcja Customer Management pozwala na wprowadzanie danych adresowych, bankowych i handlowych klienta. Pic

9 Worldspan Tour Select Wprowadzanie danych o kliencie Pic. 7 Unikaj podwójnego wprowadzania danych. Dlatego przed wprowadzeniem danych, sprawdź klienta uzywając opcji search. Dopiero po sprawdzeniu, wprowadź nowe dane klienta. Wpisz dane klienta w formularzu (pic. 7). Po wprowadzeniu danych adresowych można wprowadzić dane bankowe i handlowe. W tym celu wypełnij odpowiednie formularze. Pic. 8 Po wpisaniu danych o kliencie można wpisać dane bankowe klienta klikając na ikonę

10 Tour Select Wlrlds;pan W celu wprowadzenia danych bankowych należy najpierw wypełnić pole danych adresowych a następnie formę płatności w dodatkowym formularzu adresowym. Pic. 9 Formularz danych bankowych pojawi się automatycznie po wypełnieniu formularza płatności Pic. 10 Pic. 10 Kliknij na ikonę aby wyświetlić dane wybranego klienta. Możesz wyświetlić dowolne dane w historii rezerwacji klikając na nie

11 Worldspan Tour Select Wyszukiwanie danych klienta Dane o kliencie mogą być w każdej chwili pozyskane z paska menu, z opcji Customer Management oraz z opcji travel plan. Korzystając z tej ostatniej, użyj formularza Billing Address w celu znalezienia klienta Modyfikowanie danych klienta Po wyświetleniu danych klienta można je bez trudu modyfikować Wybieranie danych klienta W celu użycia zachowanych danych o kliencie przy pomocy innych aplikacji, została opracowana funkcja wyboru kryteriów. Pic. 11 Wprowadź dane do formularza i kliknij na ikonę aby uruchomić funkcję wybierania. Jeśli wynik wyboru danych jest zadowalający, kliknij go i zachowaj dane. Możesz ich także użyć do innych aplikacji. 3 Funkcje zaawansowane Oprócz uproszczonych funkcji dokonywania rezerwacji, program TourSelect daje możliwość dokonywania rezerwacji bez użycia kodów z katalogu oraz dokonywania rezerwacji lotniczych przez biura NON IATA. Numer IATA biura wystawiającego bilet jest zachowany w TourSelect i rezerwacja jest wysyłana bezpośrednio na queue tego biura

12 Tour Select Wlrlds;pan 3.1 Wyszukiwanie pakietów Rezerwacji usług operatorów oferujących pakiety dokonujemy za pomocą formularza wyszukiwania pakietów. W celu dokonania takiej rezerwacji należy użyć kodów usług z katalogu lub skorzystać z opcji wyszukiwania. W wyszukiwarce pakietów znajdują się oferty last minute oraz oferty zwykłe. W kolejnej wersji TourSelect znajdą się tu również zdjęcia i opisy hoteli Wyświetlanie dostępności Pic 12 Z paska navigation bar wybierz Services, a następnie Package Search Wypełnij formularz. Należy wypełnić przynajmniej nazwę Tour Operatora i miejsce rozpoczęcia podróży. Rozpocznij wyświetlanie dostępności klikając na ikonę Wybierz żądana usługę klikając na jej nazwę. Pic. 13 Sprawdź dostępność klikając na ikonę i dodaj usługę do planu podróży Następnie zarezerwuj w omówiony wcześniej sposób

13 Worldspan Tour Select 3.2 Rozkłady rejsów Przy pomocy programu TourSelect agencje NON IATA mogą dokonywać rezerwacji rejsów. W celu wystawienia biletu wpisz numer IATA i numer queue agencji, która będzie wystawiała bilet. Informacja ta jest archiwizowana w programie TourSelect. Rezerwacje są automatycznie wysyłane na queue agencji wystawiającej bilet, która następnie może na niej pracować przy pomocy systemu Worldspan Go!. W kolejnej wersji będzie istniała funkcja łączenia rezerwacji lotniczej z innymi usługami w celu stworzenia pakietu indywidualnego Sprawdzanie dostępności Pic 14 Z paaska navigation bar wybierz services i scheduled flights Wypełnij formularz. Należy wypełnić przynajmniej kod lotniska lub kod miasta oraz informacje na temat podróży. W przypadku gdy nie znamy kodu miasta, można wpisać pełną nazwę miasta. Wprowadź angielska nazwę miasta, np. Munich, zamiast Műnchen. Wypełnij pole Traveler Type z odpowiednimi skrótami IATA np. ADT w przypadku osób dorosłych, INF w przypadku niemowląt wraz z kwotą dla każdego typu pasażera. W przypadku gdy skrót nie jest znany, użyj opcji poszukiwania. Aby dokonać rezerwacji z portem przesiadkowym, kliknij na Click for Via i wprowadź wybrane miasto. W celu sprawdzenia rejsu powrotnego, kliknij na symbol. Nowy formularz rezerwacji otworzy się automatycznie, informacje na temat podróży można zmieniać poprzez wpisanie nowych. W celu sprawdzenia dostępności kliknij na symbol W odpowiedzi otrzymasz wszystkie dostępne rejsy zgodne z Twoim zapytaniem

14 Tour Select Wlrlds;pan Sprawdzanie informacji W celu dokonania rezerwacji rejsu sprawdź najpierw zasady taryf. W tym celu kliknij na symbol i sprawdź szczegóły rejsu. Pic. 15 W górnej części formularza pojawi się informacja o trasie i kodzie taryfy, w dolnej części umieszczona jest cena, podatki oraz krótki opis zasad taryfy. Pic. 16 Kliknij na symbol aby dodać rejs do planu podróży a następnie zarezerwuj. Aby powrócić do listy, kliknij na symbol

15 Worldspan Tour Select Zasady Taryf Sprawdź zasady taryf w formularzu sprawdzania informacji. W tym celu wybierz Fare Rules