SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na

Transkrypt

1 Znak sprawy: TZ/370/58/13 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na Opracowanie i wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w obszarze front office tj. bezpośredniej obsługi klientów, realizowanej w salach obsługi klientów (SOK) wraz z niezbędnymi obszarami back-office, w tym wybrane zadania realizowane w ramach Programu Obsługi Płatnika Strategicznego, opracowanie lub optymalizacja istniejących procedur określających standardy obsługi klientów ZUS, wykonanie i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników objętych SZJ oraz przeprowadzenie auditu przedcertyfikacyjnego. Wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty EURO Warszawa, 2014 r.

2 ROZDZIAŁ I INFORMACJE OGÓLNE SPIS TREŚCI I. INFORMACJA O ZAMAWIAJĄCYM II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA I WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA III. OFERTY CZĘŚCIOWE, WARIANTOWE IV. FORMA PRZEKAZYWANIA INFORMACJI, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW W POSTĘPOWANIU V. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI VI. ZAMÓWIENIE UZUPEŁNIAJĄCE VII. INFORMACJE DODATKOWE ROZDZIAŁ II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I TERMIN WYKONANIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA II TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA ROZDZIAŁ III WYSOKOŚĆ I ZASADY WNIESIENIA WADIUM I.. WYSOKOŚĆ WADIUM II. FORMA WADIUM III. TERMIN I MIEJSCE WNIESIENIA WADIUM IV. ZWROT WADIUM V. ZATRZYMANIE WADIUM ROZDZIAŁ IV OFERTA ORAZ DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCY I. WYMOGI FORMALNE OFERTY II. WYMAGANE DOKUMENTY III. ZASADY UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU WYKONAWCÓW WYSTĘPUJĄCYCH IV. FORMA DOKUMENTÓW V. OPAKOWANIE OFERTY ROZDZIAŁ V OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY WSPÓLNIE ROZDZIAŁ VI INFORMACJE O MIEJSCU I TERMINIE SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT I. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT II. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT III. PUBLICZNE OTWARCIE OFERT IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ V. ZMIANA I WYCOFANIE OFERTY ROZDZIAŁ VII KRYTERIA I ZASADY OCENY OFERT I. TRYB OCENY OFERT II. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY III. ZASADY OCENY OFERT WEDŁUG USTALONYCH KRYTERIÓW ROZDZIAŁ VIII ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY ROZDZIAŁ IX WZÓR UMOWY ROZDZIAŁ X POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ ROZDZIAŁ XI FORMALNOŚCI PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY I. INFORMACJA O WYBORZE OFERTY II. WARUNKI ZAWARCIA UMOWY ROZDZIAŁ XII ZMIANA UMOWY 2

3 Rozdział I INFORMACJE OGÓLNE I. INFORMACJA O ZAMAWIAJĄCYM Zamawiającym jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych z siedzibą w Warszawie ul. Szamocka 3, 5, Warszawa, tel lub 05, fax lub 36. II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA I WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą. Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy. III. OFERTY CZĘŚCIOWE, WARIANTOWE 1. Każdy Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta musi obejmować całość przedmiotu zamówienia, wskazanego w Rozdziale II Specyfikacji. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy. IV. FORMA PRZEKAZYWANIA INFORMACJI, OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW W POSTĘPOWANIU ORAZ KOPII ODWOŁAŃ 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują faksem lub mailem w postaci skanu dokumentu z podpisem, z uwzględnieniem pkt. 2. Adres Zamawiającego, na który Wykonawcy przekazują dokumenty: SekretariatDZP@zus.pl. 2. Forma pisemna zastrzeżona jest dla złożenia oferty wraz z załącznikami (dotyczy również uzupełnienia oferty art. 26 ust. 3 ustawy), w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie przez oferowany przedmiot zamówienia wymagań określonych przez Zamawiającego, a także zmiany lub wycofania oferty. 3. Wykonawca potwierdza niezwłocznie fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia lub informacji poprzez podpisanie pierwszej strony dokumentu i jej odesłanie na faks lub mail Zamawiającego. 4. Dokument uważa się za złożony w terminie jeżeli jego treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu, z zastrzeżeniem ust W przypadku wniesienia odwołania, odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu za pomocą faksu - wyłącznie na numer (22) /36 lub drogą elektroniczną - wyłącznie na adres SekretariatDZP@zus.pl. V. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami jest: imię i nazwisko: Marianna Śledziewska stanowisko służbowe: główny specjalista tel , fax lub 36 godziny urzędowania:

4 VI. ZAMÓWIENIE UZUPEŁNIAJĄCE Zamawiający nie przewiduje udzielenie zamówienia uzupełniającego na przedmiot zamówienia określony w Rozdziale II niniejszej Specyfikacji. VII. INFORMACJE DODATKOWE 1. Postępowanie, którego dotyczy niniejszy dokument oznaczone jest znakiem: TZ/370/58/13. Wskazane jest aby Wykonawcy we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływali się na ten znak. 2. Istnieje możliwość uzyskania formularza oferty w wersji elektronicznej (do edycji), pod warunkiem przekazania Zamawiającemu prośby wraz z podaniem adresu poczty elektronicznej ( ) Wykonawcy. 3. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu Poprawa jakości usług świadczonych przez ZUS na rzecz przedsiębiorców, Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zadanie 5 Opracowanie i optymalizacja procedur określających standardy obsługi klientów w ZUS, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytet V Dobre rządzenie; Działanie 5.1 Wzmocnienie potencjału administracji rządowej; Poddziałanie Modernizacja systemów zarządzania i podnoszenie kompetencji kadr. Rozdział II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I TERMIN WYKONANIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w obszarze front office tj. bezpośredniej obsługi klientów, realizowanej w salach obsługi klientów (SOK) wraz z niezbędnymi obszarami back-office, w tym wybrane zadania realizowane w ramach Programu Obsługi Płatnika Strategicznego, opracowanie lub optymalizacja istniejących procedur określających standardy obsługi klientów ZUS, wykonanie i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników objętych SZJ oraz przeprowadzenie auditu przedcertyfikacyjnego. W ramach zamówienia Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla pracowników Front Office (świadczących usługi realizowane w SOK) oraz Back Office objętych zakresem SZJ. Łącznie dla maksymalnie 792 pracowników. Szczegółowe warunki realizacji szkoleń zostały zawarte we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ. 1. Pojęcia, skróty i definicje norma norma PN-EN ISO 9001:2009 systemy zarządzania jakością wymagania; Back Office strefa działalności instytucji bez bezpośredniego kontaktu z klientami realizowana przez komórki właściwe; BIP Biuletyn Informacji Publicznej; Front Office - działalność dedykowana do realizacji procesów operacyjnych, w których następuje bezpośrednia obsługa klientów; Klient osoba fizyczna, prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, na rzecz której ZUS świadczy usługi. SOK Sala Obsługi Klientów. Bezpośrednia obsługa klientów odbywa się również w pomieszczeniach wyznaczonych. 4

5 SZJ system zarządzania jakością zgodny z normą; TJO terenowe jednostki organizacyjne ZUS; ZUS Zakład Ubezpieczeń Społecznych; Model Systemu Zarządzania Jakością koncepcja opracowania i wdrożenia SZJ w ZUS Front office, zawierająca niezbędną dokumentację spełniającą wymogi normy oraz dokumentację wskazaną przez Zamawiającego z uwzględnieniem opracowania i przeprowadzenia szkoleń. Model zapewni kompatybilność z innymi systemami zarządzania w ZUS a jednocześnie umożliwić wdrożenie w ZUS zaakceptowanych rozwiązań przez Zamawiającego. Metodyka realizacji projektu zbiór reguł dotyczących wdrożenia SZJ zawierający, co najmniej: strukturę organizacyjną realizującą projekt po stronie Wykonawcy oraz propozycje struktury po stronie ZUS, zasady i procedury zapewniające prawidłowe zrealizowanie projektu, w tym m.in. również organizację kontroli jakości, zarządzanie ryzykiem, komunikację w projekcie. Najwyższe Kierownictwo Zarząd ZUS; OPS Opiekun Płatnika Strategicznego. 2. Etapy przedmiotu zamówienia: Etap Zadania Produkty (Dokumentacja) Etap I Opracowanie szczegółowych rozwiązań SZJ Etap II Wdrożenie SZJ Opracowanie Metodyki realizacji projektu Opracowanie Modelu SZJ Audit wstępny, pozwalający na stwierdzenie jaki jest stopień spełnienia wymagań normy przez planowany SZJ Zorganizowanie i prowadzenie repozytorium dokumentacji Zaplanowanie i przeprowadzenie pilotażu w oparciu o zatwierdzony Model Systemu Zarządzania Jakością Zaplanowanie i zaimplementowanie zoptymalizowanych rozwiązań o zweryfikowany oraz zatwierdzony po pilotażu Model Systemu Zarządzania Jakością w całej organizacji 1. Metodyka realizacji projektu 2. Model Systemu Zarządzania Jakością 3. Raport z auditu wstępnego - zawierający analizę, ocenę stopnia spełnienia wymagania normy oraz rekomendacje niezbędnych zmian zapewniających zgodność z normą oraz opracowanie dokumentacji spełniającej wymogi normy oraz dokumentacji wskazanej przez Zamawiającego; 4. Szczegółowy Harmonogram realizacji Etapów 2, 3, 4; 5. Szczegółowy Harmonogram realizacji szkoleń 6. Repozytorium dokumentacji 1. Harmonogram wdrożenia pilotażowego 2. Raport po pilotażowy (zawierający opis aktualnego stanu wdrożenia SZJ wraz z wnioskami optymalizującymi) 3. Zweryfikowany oraz zatwierdzony Model Systemu Zarządzania Jakością przez Zamawiającego 1. Harmonogram wdrożenia SZJ w ZUS, 2. Raport z wdrożenia SZJ (Raport szczegółowy dot. postępów wdrożenia SZJ w ZUS) 5

6 Etap III Stosowanie i doskonalenie SZJ Weryfikacja zaimplementowanych rozwiązań Zaplanowanie oraz przeprowadzenie Przeglądu SZJ przez Najwyższe Kierownictwo 1. Propozycja działań optymalizujących w oparciu o politykę jakości, cele dot. jakości, wyniki auditów, analizę danych, działania korygujące i zapobiegawcze wraz z zaimplementowaniem odpowiednich rozwiązań 2. Propozycja danych wejściowych na przegląd SZJ przez Najwyższe Kierownictwo oraz danych wyjściowych będących wynikiem przeprowadzenia przeglądu zarządzania wraz z ewentualnymi propozycjami optymalizującymi wraz z propozycją zaimplementowania odpowiednich rozwiązań 3. Raport z Przeglądu SZJ przez Najwyższe Kierownictwo Etap IV Audit przedcertyfikacyj ny Zaplanowanie i przeprowadzenie auditu przedcertyfikacyjnego 1. Program i szczegółowy Harmonogram auditu przedcertyfikacyjny 2. Raport z auditu przedcertyfikacyjnego, zawierający co najmniej analizę istniejącego systemu zarządzania w organizacji wraz z oceną w odniesieniu do wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009, pozwalający na ocenę uruchomienia działań mających na celu poddanie ZUS procesowi Certyfikacji oraz wskazanie tych obszarów, które wymagają doskonalenia wraz z zaimplementowaniem odpowiednich rozwiązań W ramach realizacji każdego z Etapów prac Wykonawca zrealizuje zadania w Etapach oraz zrealizuje szkolenia stacjonarne w zakresie i na warunkach określonych w Załączniku nr 2 do SIWZ (Wzór umowy). Wykonawca opracuje także szkolenia e-learningowe w zakresie i na warunkach określonych w Załączniku nr 2 do SIWZ (Wzór umowy). 3. Zakres systemu zarządzania jakością. 1) SZJ objęta będzie działalność Front Office realizowana przez pracowników świadczących usługi realizowane w SOK oraz niezbędne obszary Back Office, które uczestniczą w obsłudze klienta. Dotyczy to obsługi klienta w sprawach skomplikowanych, w których konieczne jest zaangażowanie pracowników komórek merytorycznych w obsługę na SOK. 2) Prace związane z opracowaniem i wdrażaniem SZJ będą odbywały się w ramach pilotażu w następujących lokalizacjach: Warszawa II, Białystok, Opole, Chrzanów, Słupsk, Łódź I wraz z podległymi jednostkami terytorialnymi. 6

7 Według stanu na dzień roku, pilotaż obejmie 6 Oddziałów, 34 Inspektoraty, 6 Biur terenowych. 3) Wypracowane oraz wdrożone pilotażowo rozwiązania będą zaimplementowane we wszystkich jednostkach organizacyjnych ZUS z wyłączeniem oddziałów wraz z podległymi TJO objętych pilotażem. Na dzień opracowania niniejszych założeń: 43 Oddziały, 212 Inspektoratów, 70 Biur terenowych. 4) Opracowanie i przeprowadzenie szkoleń zgodnie z załącznikiem nr 8 do wzoru Umowy. Szkolenia odbywać się będą w ośrodkach szkoleniowych Zamawiającego. 5) W Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych obowiązują Zasady Obsługi Klientów, które zostały wprowadzone Zarządzeniem Nr 65 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 28 grudnia 2011r. z późniejszymi zmianami. Obsługa klientów we wszystkich terenowych jednostkach organizacyjnych Zakładu odbywa się w jednolity sposób, zgodnie z obowiązującymi procedurami, przy wykorzystaniu aplikacji, w tym dostępnych w KSI ZUS, określonych w Profilu Obsługi Klientów w terenowych jednostkach organizacyjnych ZUS. Profil został wprowadzony Pismem okólnym nr 8 Dyrektora DOK z dnia 23 stycznia 2012 r. zawiera Katalog zadań i spraw realizowanych na stanowiskach obsługi klientów w TJO i Punktach Informacyjnych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z podziałem na poszczególne stanowiska, a także wymagania w zakresie kwalifikacji merytorycznych stawiane pracownikom poszczególnych stanowisk obsługi klientów. Podstawowy podział i zakres zadań na poszczególnych stanowiskach SOK przedstawia się następująco: Informacja ogólna Wydawanie druków, formularzy oraz materiałów informacyjnych, w tym dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Kierowanie klientów na stanowiska właściwe dla załatwiania spraw w ramach SOK, w wyjątkowych przypadkach organizowania kontaktów z pracownikami spoza SOK, a także organizowanie spotkań w ramach stanowiska wyodrębnionego. Udzielanie ogólnych informacji w ramach przepisów obowiązujących w ZUS. Dziennik podawczy Przyjmowanie otrzymanej dokumentacji, przeznaczonej do realizacji przez Back Office w sytuacjach, gdy korespondencja dostarczana jest przez osoby trzecie lub gdy nie jest zastrzeżona do obsługi na innych stanowiskach SOK, w tym weryfikacja minimum identyfikacyjnego. Rejestracja złożonej dokumentacji. Przekazanie jej do właściwych komórek merytorycznych. Emerytury i renty, Zasiłki, Druki zaświadczeń lekarskich ZUS ZLA, Wnioski i zaświadczenia, Ubezpieczenia i składki Przyjęcie i kontrola formalna składanych wniosków wraz z załączoną dokumentacją (weryfikacja kompletności wymaganych załączników do danego wniosku). Wprowadzanie danych do systemu. Przekazywanie spraw do komórek merytorycznych. Udzielanie informacji w ramach zakresu spraw zdefiniowanych do obsługi na danym stanowisku. Udzielanie pomocy i instruktażu w wypełnianiu formularzy i wniosków. Opracowywanie i wydawanie zaświadczeń od ręki w ramach zdefiniowanego katalogu spraw w tym zakresie. Ponadto w Zakładzie został opracowany Instruktaż dla pracowników Sali Obsługi Klientów, w formie instruktażu przystanowiskowego dedykowanego pracownikom Sali Obsługi Klientów. Instruktaż zawiera m.in. zestawienie zadań, których realizacja powinna być wykonywana na SOK od ręki. 7

8 6) Systemem Zarządzania Jakością objęte zostaną zadania realizowane przez stanowisko Opiekuna Płatnika Strategicznego w ramach katalogu spraw realizowanych od ręki (określonych w Załączniku nr 1 do Wytycznych dotyczących obsługi programu Płatnika Strategicznego). Rolą Opiekuna Płatnika Strategicznego jest szybsza i efektywniejsza obsługa Płatników Strategicznych, ograniczenie liczby błędów w dokumentach i wyjaśnienia zaległych postępowań wyjaśniających oraz realizacja maksymalnej liczby zadań od ręki. Stanowisko opiekuna zgodnie z założeniami Programu Obsługi Płatnika Strategicznego jest naturalnym kontaktem dla Płatników Strategicznych. Stanowisko OPS jest w strukturze Wydziału, OKK lecz nie jest umiejscowione w SOK. Opiekun Płatnika Strategicznego wykonuje swoje zadania na zapleczu. 7) Rozpatrywanie skarg i wniosków dotyczących jakości realizowanych zadań w SOK niezależnie od form ich złożenia; 8) Zagadnienia związane z informacją dotyczącą zakresu objętego SZJ m.in.: organizacji ZUS, sposobów przyjmowania i załatwiania spraw w ZUS, stanu przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych; 9) Zagadnienia związane z przekazywaniem informacji klientom, dotyczących spraw załatwianych na SOK. 10) Dla uniknięcia wątpliwości dotyczących zakresu SZJ określono poniżej zagadnienia związane z obsługą klientów, które nie będą objęte SZJ: Obsługa korespondencji, która wpływa drogą pocztową, natomiast jej realizacja nie odbywa się w ramach zadań zdefiniowanych na SOK; Obsługa informacji przesyłanych przez klientów w dedykowanych aplikacjach (kanałem elektronicznym) oraz korespondencji owej, z wyłączeniem skarg i wniosków dotyczących jakości realizowanych zadań w SOK; Obsługa telefoniczna (COT); Obsługa sprawy z zakresu umów międzynarodowych; Obsługa spraw z zakresu udostępniania danych na wnioski komorników sądowych; Obsługa spraw związanych z wydawaniem pisemnych interpretacji. 4. Zakres SZJ w ujęciu procesowym W ZUS dokonano identyfikacji i klasyfikacji procesów. Oprócz procesów operacyjnych ukierunkowanych na realizacje podstawowych celów i zadań ZUS zidentyfikowano również procesy wspomagające i procesy zarządzania. W ramach podejścia procesowego m.in. ustalono założenia oraz architekturę procesów, jak również przygotowano opisy procesów. Ponadto, w ramach powyższych prac wdrażane są zasady odpowiedzialności za grupy usług i procesów, zgodnie z: Zarządzeniem Nr 135 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie wprowadzenia Zasad odpowiedzialności w zarządzaniu procesowym w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych ; Pismem okólnym Nr 8 Dyrektora Departamentu Obsługi Klientów z dnia 2 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia Procedury Zarządzanie zmianą w architekturze zarządczej procesów oraz w procesach ; Pismem okólnym Nr 9 Dyrektora Departamentu Obsługi Klientów z dnia 2 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia Standardów mapowania procesów w ZUS Według stanu na dzień r., w ZUS liczba zidentyfikowanych procesów wynosiła 498, w tym 261 procesów operacyjnych, 54 procesy zarządzania, oraz 183 procesów wspomagających. Zakłada się, że liczby te mogą ulec zmianie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian w architekturze procesów zarówno na etapie przed i po podpisaniu umowy, jak i w trakcie realizacji projektu. Zakłada się, że szczegółowa struktura procesów zostanie udostępniona po podpisaniu umowy. Informacje zostaną udostępnione na specjalnej stronie internetowej opatrzonej odpowiednimi zabezpieczeniami na cały czas trwania projektu. 8

9 5. Klienci w rozumieniu SZJ Zgodnie z kluczową ideą systemów zarządzania jakością działania każdej firmy posiadającej SZJ powinny być ukierunkowane na spełnienie wymagań i oczekiwań klientów. W działalności ZUS można wyróżnić klientów indywidualnych jak i zbiorowych. Specyfika działalności ZUS powoduje, że przy planowaniu usług i ich jakości oprócz klientów pod uwagę powinny być brane także strony zainteresowane działalnością ZUS. Podstawowe grupy klientów w planowanym SZJ to: Świadczeniobiorcy; Ubezpieczeni; Płatnicy składek, w tym płatnicy strategiczni; Lekarze i komornicy. 6. Wymagania normy a dokumentacja ZUS a) Zakłada się, że jeżeli będzie to niezbędne ze względu na zapewnienie zgodności rozwiązań SZJ z normą możliwe będzie wprowadzenie zmian do obowiązujących dokumentów wewnętrznych ZUS, w tym do przepisów prawa wewnętrznego. b) W celu zapewnienia sprawnego przeprowadzenia projektu, jak również dla wskazania przybliżonych danych dla oszacowania przybliżonego zakresu prac przez potencjalnych wykonawców projektu, przygotowano poniższą tabelę prezentującą m. in. wybrane dokumenty ZUS pozostające w ścisłym związku z zakresem SZJ i wymaganiami normy. Lp. Dokument ZUS Wymagania normy 1. Regulamin organizacyjny Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Zarządzenie Nr 92 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 20 grudnia 2010r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu organizacyjnego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z późn. zm.). 4.1, 5.5.1, relacja z Departamentem Audytu 2. Profil obsługi klientów w terenowych jednostkach organizacyjnych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Pismo okólne nr 8 Dyrektora Departamentu 6.2.1, , 6.3 Obsługi Klientów z dnia 23 stycznia 2012 r.). 3. Konsola pracownika TJO Podręcznik użytkownika Dokumentacja powykonawcza dokumentacja dla użytkowników 7.1 (pracowników ZUS) dot. Platformy Usług Elektronicznych. 5. Zasady obsługi klientów w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych wprowadzone Zarządzeniem Nr 65 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia , 7.2.3, 6.3, 6.2.1, grudnia 2011 r z późn. zm. 6. Kodeks postępowania pracowników ZUS wprowadzony 2 kwietnia 2010 r Zarządzenie Nr 85 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia czerwca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Zasad dokonywania oceny zadań podstawowych realizowanych przez oddziały oraz prowadzenia monitoringu zadań dodatkowych realizowanych przez wyznaczone oddziały Zakładu Ubezpieczeń Społecznych 8. Tryb postępowania w zakresie obsługi płatników strategicznych 7.1 (prezentacja). Wytyczne dotyczące wdrożenia Programu Obsługi Płatnika Strategicznego. 9. Zarządzenie Nr 107 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 2 października 2013 r. w sprawie wprowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych Zasady tworzenia wewnętrznych aktów prawnych i wybranych innych dokumentów wydawanych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (Zarządzenie Nr 22 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 1 kwietnia 2011 r. z późn. zm.). 11. Procedura Wydawanie wewnętrznych aktów prawnych (Pismo okólne nr

10 Dyrektora Gabinetu Prezesa z dnia 20 grudnia 2011 r.). 12. Instrukcja kancelaryjna (Zarządzenie nr 36 w sprawie sposobu postępowania z dokumentacją wytworzoną w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, z dnia 29 listopada 2006 r. z późn. zm.). 13. Polityka bezpieczeństwa informacji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (Zarządzenia Nr 55 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 17 kwietnia 2013 r.). 14. Procedura - Adaptacja nowo zatrudnionych pracowników w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (Pisma okólnego Nr 3 Dyrektora Departamentu Spraw Pracowniczych z dnia 14 września 2012 r.) , 4.2.4, 7.5.3, i Narzędzia wykorzystywane przy opisie procesów. Zakład Ubezpieczeń Społecznych stosuje następujące narzędzia informatyczne: Lp. Nazwa narzędzi Zastosowanie 1. ARIS Business Designer Zarządzanie procesami by IDS Scheer (zgodne z notacją Aris) 2. Przeglądarki internetowe Dostęp do repozytorium Dostęp do dokumentacji ZUS (intranet) 3. Poczta elektroniczna Komunikacja z wykonawcą Komunikacja wewnętrzna Komunikacja z klientem (w zakresie obsługi skarg i udzielania informacji klasyfikowanej jako informacja publiczna dot. zakresu SZJ) 4. MS Word Opracowanie i nadzorowanie dokumentów 5. Platforma e-learningowa Przeprowadzenie szkoleń 8. Założenia do opracowania i wdrożenia Model Systemu Zarządzania Jakością: W ramach Modelu Systemu Zarządzania Jakością Zamawiający proponuje, aby Wykonawca przygotował: 1) propozycję szczegółowych zadań, odpowiedzialności i uprawnień ról SZJ. Proponowane role przedstawicieli najwyższego kierownictwa w planowanym SZJ. W przypadku ZUS zakłada się, że Najwyższe Kierownictwo to Zarząd ZUS. Pod pojęciem kierownictwo należy rozumieć szeroko rozumianą kadrę kierowniczą ZUS. Ze względu na konieczność wsparcia operacyjnego przedstawiciela kierownictwa niezbędne jest również wskazanie osoby albo osób z poziomu kierownictwa, które w wymiarze operacyjnym będą zapewniały prawidłowe wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie SZJ. Biorąc pod uwagę złożoność i rozległość struktury organizacyjnej ZUS oraz skuteczne zarządzanie SZJ należy przewidzieć i zaproponować optymalne rozwiązanie. Zamawiający proponuje uwzględnić role: Pełnomocnik ds. jakości usług oraz Pełnomocnik ds. SZJ. Pełnomocnik ds. jakości usług byłby odpowiedzialny za koordynację SZJ na poziomie operacyjnym we wszystkich TJO, natomiast Pełnomocnik ds. SZJ byłby odpowiedzialny za koordynację i funkcjonowanie SZJ jako całości. Role Pełnomocnika ds. jakości usług pełniłby dyrektor Departamentu Obsługi Klientów lub z-ca dyrektora tego departamentu, Rolę Pełnomocnik ds. SZJ pełniłby dyrektor Gabinetu Prezesa lub Wicedyrektor Gabinetu Prezesa. 10

11 Ponadto niezbędne jest wyznaczenie ról w TJO, które posiadałyby uprawnienia i odpowiedzialności w zakresie jakości usług oraz SZJ. Zamawiający proponuje uwzględnić role: Koordynator jakości oddziału na poziomie oddziałów, Specjalista ds. jakości na poziomie inspektoratu i biura terenowego, Wewnętrzni auditorzy jakości - na poziomie TJO jak i Centrali ZUS. Koordynator jakości oddziału byłby odpowiedzialny za funkcjonowanie SZJ w oddziale oraz wsparcie specjalistów ds. jakości odpowiedzialnych za SZJ w inspektoratach i biurach terenowych Specjalista ds. jakości byłby odpowiedzialny za SZJ w inspektoratach i biurach terenowych Wewnętrzni auditorzy jakości w ramach wdrożenia SZJ zostaną przeszkoleni i powołani wewnętrzni auditorzy jakości. Wszystkie role określone powyżej, będą pełnione przez osoby dotychczas zatrudnione w ZUS i przypisanie ról do osób nie będzie powodowało tworzenia nowych etatów. 2) propozycję optymalnego modelu wewnętrznych auditów jakości z uwzględnieniem poszczególnych etapów przedmiotu zamówienia wraz z przedstawieniem Programu i Harmonogramu auditów wewnętrznych. Zaplanowanie i przeprowadzenie Pilotażu w oparciu o zatwierdzony Model Systemu Zarządzania Jakością, jak również Programu i Harmonogramu auditów wewnętrznych ZUS na rok 2014 r, przy uwzględnieniu prawidłowości, skuteczności, efektywności i oszczędności ich prowadzenia jak również fizyczne przeprowadzenie instruktażowych auditów i bezpośrednie wsparcie i doskonalenie technik auditowych i umiejętności auditorów, poprawne formułowanie dokonywanych niezgodności i spostrzeżeń, 3) propozycję optymalnego modelu przygotowania, przeprowadzania i komunikacji dotyczącej przeglądu zarządzania, 4) propozycję optymalnego modelu komunikacji wewnętrznej w zakresie SZJ, 5) Słownik wyjaśniający terminologię stosowaną w ZUS i jej znaczenie w kontekście normy, 6) Projekty dokumentów: Polityka jakości Księga jakości Procedura nadzoru nad dokumentami Procedura nadzoru nad zapisami Procedura przeprowadzania przeglądu zarządzania Procedura określania celów jakości Procedura postepowania z wyrobem niezgodnym, Procedura wewnętrznych auditów jakości Procedura działań korygujących Procedura działań zapobiegawczych Cele jakości (katalog dokumentów może ulec zmianie wg bieżących uzgodnień Zamawiającego i Wykonawcy) Zamawiający proponuje również, aby Wykonawca wykorzystał założenia w zakresie: komunikacji zewnętrznej, monitorowania satysfakcji klienta, bezpieczeństwa informacji a) Założenia w zakresie komunikacji zewnętrznej Komunikacja zewnętrzna w zakresie objętym SZJ planowana będzie z zastosowaniem m.in. rozwiązań: w zakresie udzielania informacji publicznej, umieszczanie informacji w BIP; prowadzenie strony rozwiązań multimedialnych. b) Założenia w zakresie monitorowania satysfakcji klienta ZUS w okresie od IV kwartału 2010 r. do IV kwartału 2013 r. ZUS prowadzi regularne badania ilościowe: metodą bezpośrednią CAPI; telefoniczną CATI oraz przeprowadził 2 badanie jakościowe FGI w grupa fokusowych. Prowadzone przez ZUS badania mogą zostać udostępnione przyszłemu Wykonawcy na jego pisemny wniosek. c) Założenia dotyczące bezpieczeństwa informacji 11

12 Dla zapewnienia skuteczności i sprawności realizacji projektu pracownicy ZUS będą korzystali z zasobów informacyjnych prowadzonych przez Wykonawcę repozytorium dokumentacji. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia bezpieczeństwa informacji zgormadzonych w repozytorium dokumentacji. Wykonawca otrzyma dostęp do niezbędnej dokumentacji ZUS dotyczącej zakresu SZJ w formie elektronicznej Wykonawca zostanie zobowiązany stosownym zapisem w umowie do zachowania poufności informacji. 9. Zadania ZUS Wszystkie opisane poniżej zadania będą zapewnione przez ZUS. Utworzenie i praca zespołu wdrożeniowego, powołanie ról związanych z SZJ, udostępnienie dokumentacji obowiązującej w ZUS, udzielanie niezbędnych informacji i wyjaśnień wykonawcy, podejmowanie decyzji w stosunku do rozwiązań proponowanych przez Wykonawcę, stosowanie rozwiązań określonych w dokumentacji SZJ. 10. Dodatkowe Informacje: 1. Wykonawca przekaże Zamawiającemu autorskie prawa majątkowe do utworów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w tym do szkoleń e-learningowych, materiałów szkoleniowych oraz Dokumentacji, które powstały w wyniku realizacji przedmiotu Umowy. 2. Wykonawca zobowiązany będzie do stosowania zasad informacji i promocji na wszystkich opracowanych przez siebie materiałach i dokumentach związanych z realizowanymi szkoleniami zgodnie z wymogami dla projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych, w szczególności z obowiązującymi wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki opracowanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Zamawiający na życzenie Wykonawcy może wskazać miejsce publikacji obowiązujących wytycznych. 3. Wykonawca zobowiązuje się do współpracy z osobami przeprowadzającymi kontrolę i audit w zakresie prawidłowości realizacji przedmiotu umowy, w szczególności poprzez: a. umożliwienie przeprowadzenia kontroli merytorycznej i finansowej oraz auditu Instytucji Wdrażającej (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) oraz innym podmiotom do tego uprawnionym, b. umożliwienie przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji umowy Instytucji Wdrażającej (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) oraz innym podmiotom do tego uprawnionym, 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentów Wykonawcy związanych z realizowanym przedmiotem zamówienia, w tym do dokumentów finansowych. 5. Przedmiot zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień: usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania usługi e-learningowe usługi szkoleniowe. 12

13 II. TERMIN I WARUNKI WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin realizacji zamówienia: l.p. Przedmiot Termin realizacji 1. Etap I Opracowanie szczegółowych rozwiązań SZJ do 31 marca 2014 r. 2. Etap II Wdrożenie SZJ do 30 czerwca 2014 r. 3. Etap III Stosowanie i doskonalenie SZJ do 31 lipca 2014 r. 4. Etap IV Audit przedcertyfikacyjny do 30 września 2014 r. 2. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia zostały zawarte we wzorze Umowy, stanowiącym Załącznik nr 2 do Specyfikacji. Rozdział III WYSOKOŚĆ I ZASADY WNIESIENIA WADIUM I. WYSOKOŚĆ WADIUM Wykonawca składający ofertę jest zobowiązany wnieść wadium w wysokości: ,00 zł (słownie: dwanaście tysięcy złotych). II. FORMA WADIUM Wadium może być wniesione w jednej lub kilku z poniższych form: 1. pieniądzu; 2. poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym; 3. gwarancjach bankowych; 4. gwarancjach ubezpieczeniowych; 5. poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 ze zm.). III. TERMIN I MIEJSCE WNIESIENIA WADIUM 1. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert określonego w Rozdziale VI, podrozdział I pkt W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu ustaloną kwotę należy wpłacić na rachunek bankowy Zamawiającego w banku PKO BP S.A. nr: Zaleca się aby na przelewie umieścić informację: dotyczy postępowania TZ/370/58/13 wdrożenie SZJ. 3. W przypadku wnoszenia wadium w pozostałych dopuszczalnych formach określonych w podrozdziale II kserokopię dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium zaleca się dołączyć do oferty, a oryginał należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie ul. Szamocka 3, 5 skrzydło C, piętro I, pok. 104, Departament Zamówień Publicznych. 13

14 4. Z dokumentu wadium wniesionego w formie gwarancji bankowej/ubezpieczeniowej powinno wynikać jednoznacznie gwarantowanie wypłat należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie o okolicznościach stanowiących podstawę do żądania wypłaty należności. Wadium takie powinno obejmować cały okres związania ofertą, poczynając od daty składania ofert. 5. Nie wniesienie wadium w wymaganym terminie (także na przedłużony okres związania ofertą), wysokości lub formie skutkuje wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. IV. ZWROT WADIUM 1. Zamawiający zwróci wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem ust. 2 działu V Zatrzymanie Wadium. 2. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano. 3. Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie na pisemny wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert. 4. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek Wykonawcy. V. ZATRZYMANIE WADIUM 1. Wykonawca, którego oferta została wybrana traci wadium wraz z odsetkami na rzecz Zamawiającego w sytuacjach, gdy: a) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, c) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 2. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie. Rozdział IV WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, OFERTA ORAZ DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCY I. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2. Opisane poniżej: 14

15 2.1. wykonali w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: a) co najmniej 3 (trzy) projekty doradcze dotyczące opracowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009, z czego przynajmniej 2 (dwa) były realizowane na rzecz podmiotów z sektora administracji publicznej a co najmniej 1 (jeden) na rzecz podmiotu z sektora administracji publicznej zatrudniającego nie mniej niż 400 osób. Przez podmioty z sektora administracji publicznej rozumie się instytucje i organizacje z sektora administracji rządowej i samorządowej, b) co najmniej 1 (jedną) usługę szkoleniową z zakresu zarządzania jakością, w tym w szczególności szkolenia przedstawicieli kierownictwa i wewnętrznych auditorów jakości, o wartości minimum złotych brutto, c) co najmniej 5 szkoleń e-learningowych dysponują osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadającymi doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia w zakresie wdrażania systemu zarządzania jakością: a) co najmniej 1 (jedną) osobą sprawującą funkcję kierownika zespołu, koordynującą i zarządzającą pracami Wykonawcy w zakresie objętym zamówieniem, która posiada doświadczenie w kierowaniu co najmniej 1 (jednym) projektem doradczym dotyczącym opracowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009 w organizacjach administracji publicznej zatrudniającej nie mniej niż 400 osób, b) co najmniej 3 (trzema) osobami wchodzącymi w skład zespołu projektowego posiadającymi co najmniej trzyletnie doświadczenie w zakresie opracowania i wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009, w tym wdrożenia tego systemu w przynajmniej 3 (trzech) jednostkach z sektora administracji publicznej oraz ukończone szkolenia auditorów wiodących z zakresu normy ISO Zamawiający dopuszcza, aby kierownik zespołu był jednocześnie jednym z członków zespołu projektowego dysponują minimum 7 (siedmioma) trenerami/wykładowcami, którzy będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, posiadającymi wiedzę i doświadczenie w realizacji szkoleń stacjonarnych w zakresie Normy PN EN ISO 9001:2009. Trenerzy/wykładowcy prowadzący szkolenia: a) posiadają wykształcenie wyższe oraz ukończone szkolenia/kurs/studia Train the Trainers b) posiadają doświadczenie trenerskie w prowadzeniu szkoleń lub warsztatów lub wykładów dotyczących zarządzania jakością w administracji, każdy z trenerów w wymiarze minimum 50 dni szkoleniowych w okresie ostatnich 3 lat przed terminem złożenia oferty, przy czym każdy dzień szkolenia wynosił co najmniej 7 godzin (rozumiemy 1godzina dydaktyczna to 45 min) c) posiadają ukończone szkolenie auditorów wiodących z zakresu normy ISO Zamawiający dopuszcza, aby trenerzy byli jednocześnie członkami zespołu projektowego dysponują osobami, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, posiadającymi doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia w zakresie szkoleń e-learningowych a) minimum jednym kierownikiem projektu, który ma wystarczającą wiedzę i doświadczenie w zakresie zarządzania projektami i koordynowania pracą zespołu odpowiedzialnego za opracowywanie i wytwarzanie szkoleń e-learningowych, tj. w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert był odpowiedzialny za co najmniej 3 projekty, w których wytworzono, w każdym co najmniej 2 szkolenia e-learningowe, b) minimum jednym metodykiem, który ma wystarczającą wiedzę i doświadczenie w zakresie opracowywania koncepcji metodycznych szkoleń e-learningowych, tj.: w okresie ostatnich 3 lat wytworzył minimum 4 scenariusze szkoleń e-learningowych, 15

16 c) minimum jednym developerem (grafik/programista), który ma wystarczającą wiedzę i doświadczenie w zakresie technicznego opracowywania treści szkolenioworozwojowych w szkoleniach e-learningowych, w zakresie biegłej obsługi narzędzia autorskiego, w tym tworzenia grafik i animacji. 3. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. 4. Wykonawcy mogą polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. II. WYMOGI FORMALNE OFERTY 1. Oferta musi spełniać następujące wymogi: a) treść oferty musi odpowiadać treści Specyfikacji, b) oferta musi zostać sporządzona w języku polskim w formie pisemnej, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką, c) oferta i załączone do niej oświadczenia i dokumenty, wymagane przez Zamawiającego, sporządzone przez Wykonawcę muszą być podpisane; za podpisanie uznaje się własnoręczny podpis złożony (w sposób umożliwiający identyfikację osoby) przez osobę(-y) upoważnioną(-e) do reprezentowania Wykonawcy, d) poprawki lub zmiany w ofercie, muszą być dokonane w sposób czytelny, parafowane własnoręcznie przez osobę (-y) podpisującą (-e) ofertę. 2. Zaleca się, aby: a) każda strona oferty była parafowana przez osobę podpisującą ofertę, b) wszystkie strony oferty wraz z załącznikami były ponumerowane oraz połączone w sposób trwały, c) materiały nie wymagane przez Zamawiającego, tj. nie stanowiące oferty (druki i foldery reklamowe) były wyraźnie oznaczone i oddzielone od oferty, d) osoba podpisująca ofertę opatrzyła swój podpis pieczątką imienną. 3. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153 poz z późn. zm.), Wykonawca powinien to wyraźnie zastrzec w ofercie i odpowiednio oznaczyć zastrzeżone informacje. Wskazane jest wyodrębnienie dokumentów zawierających zastrzeżone informacje. Nie podlegają zastrzeżeniu informacje obejmujące: nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy, cenę oferty, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności. III. WYMAGANE DOKUMENTY 1. Wykonawca składa wraz z ofertą następujące dokumenty i oświadczenia: 1.1. oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu: 1) oświadczenie potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy, sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej Specyfikacji; 2) wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy w tym okresie na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdz. IV podrozdz. I ust. 2.1 lit. a), b) i c) z podaniem wartości, przedmiotu, dat wykonania, odbiorców, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane należycie, sporządzony wg zał. nr 5 do SIWZ; 16

17 3) wykaz osób które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdz. IV podrozdz. I ust. 2.2., 2.3. i 2.4. wraz informacją o podstawie do dysponowania w/w osobami, sporządzony wg załącznika nr 6 do SIWZ; 4) jeżeli Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie takich podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia oświadczenia i dokumenty o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia: 1) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszej SIWZ; 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2) ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; 4) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; 5) lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy lub informacja o tym, że nie należy do grupy kapitałowej Inne wymagane oświadczenia i dokumenty: 1. w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy; 2. w przypadku, gdy ofertę składają wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia wymagane jest załączenie dokumentu pełnomocnictwa określającego zakres umocowania pełnomocnika ustanowionego do reprezentowania ich w postępowaniu, stosownie do art. 23 ust. 2 ustawy; 3. dokument potwierdzający wniesienie wadium, jeżeli zostało wniesione w innej formie niż w pieniądzu (zaleca się dołączyć). 2. Wykonawcy zagraniczni 2.1. Wykonawca zagraniczny (mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej) zamiast dokumentów wskazanych w pkt 1.2. ppkt 2), 3), 4) - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 17

18 b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert; 2.2. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów wskazanych w pkt 2.1. zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub notariuszem wystawione odpowiednio w terminach określonych w pkt 2.1. IV. ZASADY UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU WYKONAWCÓW WYSTĘPUJĄCYCH WSPÓLNIE 1. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 2. Wykonawcy, o których mowa w pkt l, składają jedną ofertę, przy czym: a) wymagane oświadczenia i dokumenty wskazane w podrozdziale III pkt 1.2 ppkt 1-5 niniejszego Rozdziału składa każdy z Wykonawców, b) oświadczenie potwierdzające spełnianie warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy - wszyscy Wykonawcy wspólnie, c) pozostałe dokumenty składają wszyscy Wykonawcy wspólnie. V. FORMA DOKUMENTÓW 1. Wymagane dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku zaistnienia sytuacji, o której mowa w podrozdziale I ust. 4 Wykonawca zobowiązany jest przedstawić pisemne zobowiązanie w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie. Za osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania firmy, wskazane we właściwym rejestrze bądź w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyć do oferty w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę udzielającą pełnomocnictwa lub poświadczone notarialnie. 2. W przypadku, gdy załączone do oferty dokumenty zostały sporządzone w języku obcym (w tym dokumenty składane przez Wykonawcę zagranicznego) niezbędne jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski. 3. Jeżeli złożone kserokopie dokumentów będą nieczytelne lub będą budzić wątpliwości co do ich prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. 4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku innych podmiotów, na zasobach których wykonawca polega na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczone za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub te podmioty. VI. OPAKOWANIE OFERTY Ofertę należy złożyć w dwóch zamkniętych kopertach. Kopertę zewnętrzną należy oznaczyć w następujący sposób: Zakład Ubezpieczeń Społecznych 18

19 Departament Zamówień Publicznych Warszawa ul. Szamocka 3, 5 Oferta przetargowa Opracowanie i wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w obszarze front office Koperta wewnętrzna musi być oznakowana w następujący sposób: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oferta przetargowa i zaadresowana na adres Wykonawcy. Rozdział V OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY 1. Wykonawca poda cenę oferty w sposób określony w Formularzu ofertowym w części V Formularz cenowy. 2. Stawka podatku VAT jest określana zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U Nr 177 poz. 1054). 3. Wszystkie wartości powinny być podane w złotych polskich. Cena oferty powinna być wyrażona cyfrowo i słownie oraz podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Ceny podane w ofercie powinny zawierać wszystkie koszty Wykonawcy wynikające z realizacji umowy oraz uwzględniać inne opłaty i podatki, a także ewentualne upusty i rabaty. Rozdział VI INFORMACJE O MIEJSCU I TERMINIE SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT I. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, ul. Szamocka 3, 5, piętro I, skrzydło C, pok. Nr 104 Departament Zamówień Publicznych, do dnia r., do godziny 9:00 2. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone. 3. Każdy Wykonawca składający ofertę otrzyma od Zamawiającego potwierdzenie z numerem wpływu odnotowanym także na kopercie oferty. 4. Oferty przesłane faxem nie będą rozpatrywane. II. MIEJSCE I TERMIN OTWARCIA OFERT Otwarcie ofert nastąpi w dniu upływu terminu składania ofert w siedzibie Zamawiającego w Warszawie, ul. Szamocka 3, 5, piętro I, skrzydło C, sala narad 135, o godzinie 9:15. III. PUBLICZNE OTWARCIE OFERT 1. Otwarcie ofert jest jawne. 19

20 2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 3. Dokonując otwarcia ofert Zamawiający poda imię i nazwisko, nazwę (firmę) i adres (siedzibę) Wykonawcy, cenę oferty, a także termin wykonania, okres gwarancji oraz warunki płatności, jeżeli ich podanie w ofercie było wymagane. IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. V. ZMIANA I WYCOFANIE OFERTY 1. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia przed upływem wyznaczonego terminu składania ofert. Powiadomienie musi być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. 2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian winno zostać złożone w sposób i formie przewidzianych w niniejszej Specyfikacji dla złożenia oferty, z zastrzeżeniem, że koperta zewnętrzna będzie zawierała dodatkowe oznaczenie ZMIANA i zostanie podany numer wpływu z potwierdzenia, o którym mowa w podrozdziale I pkt 3 niniejszego Rozdziału. Rozdział VII KRYTERIA I ZASADY OCENY OFERT I. TRYB OCENY OFERT 1. Zamawiający poprawia w ofercie: a) oczywiste omyłki pisarskie, b) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, c) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty, - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 2. Oferta Wykonawcy, który w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w ust. 1 lit. c), będzie podlegała odrzuceniu. II. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium: Kryterium wyboru znaczenie Cena oferty 100% III. ZASADY OCENY OFERT WEDŁUG USTALONYCH KRYTERIÓW: 1. Ocena ofert dokonywana będzie wg kryterium: cena oferty (C) za realizację całego zamówienia według następującego wzoru: 20