Prawne aspekty sponsoringu str. 12

Transkrypt

1 INSPIRACJA DLA EVENT MANAGERA NR 6 LISTOPAD 2013 OKIEM MARKETINGOWCA ROI w event marketingu str. 8 OKIEM PRAWNIKA Prawne aspekty sponsoringu str. 12 INSPIRACJE... Branding namiotów sferycznych str. 18

2

3 Szukam SPONSORA 3 NR 6 LISTOPAD mail: redakcja@eventmanagernews.pl tel.: (+48) tel. kom.: (+48) ADRES KORESPONDENCYJNY: Kasprowicza 95, Warszawa Event Manager Training Group EMTG NIP: REGON: Adam Piwek Mind Progress Group Mind Progress Group Karina Adaszak Fat ROI Voda Naturalna Firma prawnicza LSW ZNAJDZ NAS NA: facebook.com/eventmanagernews twitter.com/eventmanagernew pinterest.com/eventmanagernew REDAKCJA EVENT MANAGER NEWS Mocno sugestywny tytuł listopadowego numeru Event Manager News może rodzić wiele skojarzeń i emocji. I o to chodzi! Największą bowiem korzyścią, jaką może odnieść sponsor, jest dotarcie do serc konsumentów, pojawienie się w ich myślach i wreszcie, zaszczepienie w nich potrzeby nabycia produktów czy usług danej firmy. Sponsorowanie kultury, sztuki czy sportu ma na celu osiągnięcie różnego rodzaju profitów, które mają ostatecznie doprowadzić do lepszych wyników ekonomicznych głównego zainteresowanego. Co zatem zrobić, by uzyskać przychylność partnerów i środki na realizację przedsięwzięć? Nie podamy gotowej recepty, ponieważ każde wydarzenie ma inną charakterystykę, a każdy sponsor inne założenia, jakimi kieruje się przy wyborze ofert, od których ugina się jego biurko. Pokażemy jednak, na co zwrócić uwagę, co może nas zdyskwalifikować, a co pomóc osiągnąć cel i wybić się z tłumu. Jak w każdym numerze, i tym razem, przeanalizujemy także prawne aspekty dotyczące tego zagadnienia. Życzę miłej lektury. W TYM NUMERZE: OKIEM EVENT MANAGERA Szukasz sponsorów? Znajduj Partnerów... str. 4 OKIEM MARKETINGOWCA Zagrajmy w skojarzenia... str. 7 ROI w event marketingu akcje sponsoringowe... str. 8 OKIEM EVENT MANAGERA OKIEM PRAWNIKA Prawne aspekty reklamy i sponsoringu w ramach eventów... str. 12 CASE STUDY Generali Deyna Cup... str. 16 INSPIRACJE... Branding namiotów sferycznych... str. 18 Patronat honorowy... str. 10

4 4 Szukam SPONSORA OKIEM EVENT MANAGERA Szukasz sponsorów? Sponsoring to jedna z najbardziej newralgicznych kwestii przy realizacji koncertów, spotkań, konferencji czy kongresów. Dla wielu, sponsor to wciąż kura znosząca złote jajka, jednak w dzisiejszych czasach, efektywne kontakty powinny opierać się na partnerstwie. Dzięki temu możemy zyskać nie tylko w kontekście jednorazowego projektu, ale także dłuższej współpracy. Zanim zapukasz do drzwi Decyzja o zaangażowaniu się w projekty eventowe to bardzo często efekt przemyślanej strategii marketingowej firmy bądź instytucji. Trafne określenie grupy docelowej w działaniach komunikacyjnych stanowi bardzo często jeden z kluczowych czynników przy podejmowaniu przez sponsora decyzji o zaangażowaniu się w danych projekt. Już na etapie wyboru potencjalnego partnera warto się zastanowić, co może wnieść do jego aktywności udział w naszym przedsięwzięciu. Istotnym krokiem jest przenalizowanie historii związanej z aktywnością potencjalnego sponsora w różnego rodzaju projektach. Inaczej będziemy przecież pracować z partnerem, który ma już spore doświadczenie w działaniach eventowych, inaczej z firmą, która stawia na tym polu dopiero pierwsze kroki, a jeszcze inaczej z biznesem, który nigdy wcześniej nie współpracował przy tego rodzaju działaniach. Doświadczony sponsor zapyta nas o bardzo konkretne wskaźniki, istotne dla niego z punktu widzenia realizacji planu marketingowego. Będzie chciał poznać bardzo szczegółowo naszą grupę docelową, specyfikę działań komunikacyjnych i wpływ projektu na zachowania konsumenckie odbiorców. Tutaj skuteczny event manager i sales manger muszą odnaleźć złoty środek podczas przygotowywania oferty. Oczywiście obecność logotypów i nazwy partnera jest istotna, ale nie powinna emanować zbyt znacząco. Najważniejsza jest efektywność. Nie ma chyba na evencie nic gorszego, niż produkt naszego partnera, który wzbudza niechęć uczestników wydarzenia (jednym ze słynnych przykładów jest bankiet, na którym w zastępstwie wody niegazowanej umieszczono słodzony napój głównego sponsora). Druga grupa partnerów to Juniorzy firmy czy instytucje, które mają za sobą pierwsze doświadczenia przy realizacji współpracy eventowej. Tak naprawdę ich doświadczenie bardzo często stanowi znaczące kryterium przy podejmowaniu z nami współpracy. O czym warto pamiętać, angażując takiego partnera? Jeżeli robisz konferencję dla rynku dealerów samochodów nie zapraszaj firmy technologicznej z aplikacją car-poolingową. Choć grupa docelowa wydaje się potencjalnie interesująca, to z perspektywy Juniora jest kompletnie nietrafiona. Juniora przekonuje działanie dopasowane do jego grupy docelowej i przede wszystkim rozsądna oferta, która jest możliwa do realizacji nie tylko pod kątem finansowym, ale także barterowym. Już na etapie wyboru potencjalnego partnera warto się zastanowić, co może wnieść do jego aktywności udział w naszym przedsięwzięciu. Zielony. To grupa, o którą najbardziej zabiegają osoby odpowiedzialne za poszukiwanie partnerów w projektach eventowych. Niestety, pierwszy kontakt dla marketing managera czy właściciela firmy z firmą przygotowującą kongres czy seminarium zwykle nie należy do udanych. Dlaczego? Firma na dzień dobry dostaje ofertę, która

5 Szukam SPONSORA 5 straszy wysokimi kwotami, krótkim terminem na podjęcie decyzji i skąpą ilością informacji o samym projekcie. Bardzo często to wystarcza, aby zrazić potencjalnego sponsora do współpracy przy evencie. Powód jest bardzo prosty: wysokie kwoty, brak wyjaśnienia ich pochodzenia i odnalezienia grupy docelowej klienta i co ciekawe, wrażenie traktowania z góry. Tak naprawdę, skuteczny kontakt z Zielonym to edukowanie - pokazanie korzyści, pracowanie z nim, dbanie także o jakość dostarczanych przez niego materiałów i wspólne kreowanie pomysłów na efektywną współpracę. Tu liczy się również rozsądek. Zielony i profil jego działalności powinny wprost łączyć się ze specyfiką naszego projektu. Wtedy wszyscy będą zwycięzcami. Standard, czy może wspólny sukces? Czy odbierałeś kiedyś telefon od project managera projektu eventowego? Jeśli nie, musisz przekonać się, jak to jest. Najczęściej masz wrażenie, że dzwoni się do Ciebie jak z call-center i Twój rozmówca nie ma pojęcia o tym, czym się zajmujesz. Oczywiście znacząca liczba tych rozmów kończy się wysłaniem a z ofertą. I tu kończy się sukces z pozyskaniem tego partnera, czy leadu sprzedażowego w kontekście eventu. Potem są głuche telefony, maile bez odpowiedzi, przesuwanie deadline u informacji zwrotnej. Czasem wynika to ze specyfiki organizacyjnej firmy, ale bardzo często ze słabości naszych propozycji. Dlaczego? Jednym z głównych problemów ofert sponsoringowych jest ekwiwalent jakościowy, który oferujemy naszym partnerom. W standardowej ofercie, którą otrzymujemy, tak naprawdę, z perspektywy firmy czy obsługującej ją agencji, nie ma podstawowych odpowiedzi na najważniejsze pytania związane z aktywnością eventową sponsora. Oferta najczęściej jest przeraźliwie długa, pełna komunałów i nic nieznaczących stwierdzeń. Podczas jej przeglądania marketing managera interesuje odpowiedź na pytania ile? i za co?. Rozwiązanie tej zagadki albo nie jest takie proste (nie piszemy o oczekiwaniach finansowych), albo jest wręcz przeraźliwe w swojej wysokości i często niezrozumiałe dla potencjalnego odbiorcy. Jednym z głównych problemów ofert sponsoringowych jest też ekwiwalent jakościowy, który oferujemy naszym partnerom. Tutaj nie ma w zasadzie niczego dedykowanego, tylko konferencyjne standardy stoisko, umieszczenie logotypu, prelekcja, ekspozycja produktu Niestety, marketing nie lubi standardów. Tak, jak w programie naszego wydarzenia dbamy o atrakcje i ciekawe rozwiązania, które zaskoczą

6 6 Szukam SPONSORA OKIEM EVENT MANAGERA uczestników, warto zadbać o nie także w ofercie dla naszego partnera. Wczytując się w jego specyfikę biznesową możemy mu zaproponować ciekawą akcję skierowaną do uczestników, czy działania, które pozostaną w pamięci naszych gości. Bądźmy partnerami. Może brzmi to nieco naiwnie, ale to podstawa wzajemnej i skutecznej strategii współpracy ze sponsorem. Nie jest dla nas tylko pozycją fakturującą organizację przedsięwzięcia, ale rzeczywistym jej partycypantem, często bardzo zaangażowanym. To właśnie wspólnie z nim możemy także barterowo wykorzystać jego potencjał technologiczny czy posiadane leady partnerskie. Coraz częściej projekty eventowe i współpracę partnerską prowadzi się także na zasadzie wzajemnej wygranej. Klient płaci organizatorowi projektu w wypadku sukcesu samego projetu. Takie rozwiązanie, choć nieco ryzykowne dla agencji, dla klienta jest podstawą zabezpieczania marketingowych wskaźników i określonego w umowie success fee. Dla organizatora to także dodatkowy czynnik mobilizacyjny. Bycie partnerami angażuje obie strony. Bardzo często udany sukces przy jednym projekcie może zaprocentować udanymi rozwiązaniami przy kolejnych działaniach. A przecież o to chodzi, aby realizowany przez nas event okazał się skuteczny i interesujący nie tylko dla jego odbiorców, ale także wszystkich partnerów biorących udział w jego realizacji. Business Development Director w Mind Progress Group. Na swoim koncie ADAM PIWEK - - Mind Progress Group, pod patronatem medialnym Event Manager News i przy współpracy z Hotelem Event Zdrój oraz agencją Endorfina Events, organizują od 14 do 15 listopada we Wrocławiu konferencję Marketing Progress: skuteczny event management,

7 Szukam SPONSORA 7 Zagrajmy w skojarzenia Rozpoczynając działania sponsoringowe należy pamiętać, że obie strony powinny czerpać z tej współpracy korzyści. Sponsorowany ma możliwość realizacji założonego projektu, a sponsor otrzymuje określoną formę reklamy oraz korzyści wizerunkowe tzw. transfer wizerunkowy. OKIEM MARKETINGOWCA Poza konkretną powierzchnią reklamową, którą można zaoferować potencjalnemu sponsorowi, powinniśmy mocniej skupić się właśnie na wartościach wizerunkowych, bo to jest główna przewaga tego narzędzia promocji nad klasyczną reklamą. Korzyści wizerunkowe uzależnione są od dziedziny sponsorowania i skojarzeń, jakie się z nią wiążą. Dokładna analiza tych skojarzeń i emocji pozwoli na znalezienie dodatkowych argumentów dla sponsora do zaangażowania się w projekt. Na początek przeanalizujmy najpopularniejszą dziedzinę sponsoringową, jaką jest sport. Skojarzenia związane ze sportem to emocje - konsument przeżywający sportowe uniesienia, podczas których towarzyszy mu dana marka, podświadomie zaczyna ją utożsamiać z czymś pozytywnym. Elitarność, która poprzez zaangażowanie w sporty prestiżowe jak golf, tenis czy jeździectwo pokazuje segment rynku i pozycjonowanie danej marki również jest ważnym kryterium wyboru tej dziedziny. Do tego dochodzi ponadto zaufanie - w świadomości przeciętnego konsumenta wytwarzany jest obraz ikon sportowych, drużyn, które wspiera dana firma pozwalając im się rozwijać (dlaczego ja mam nie zaufać marce X, skoro ufa jej moja ulubiona drużyna czy sportowiec?). Takie właśnie zjawisko nazywane jest transferem wizerunkowym bądź emocjonalnym. Drugą, niezwykle ważną dziedziną sponsoringu, w Polsce jeszcze stosunkowo mało eksploatowaną, jest kultura i sztuka. Dzięki zaangażowaniu w te sektory sponsor ma możliwość zbudowania wizerunku marki tradycyjnej (nawiązując do dziedzictwa kultury) czy marki prestiżowej (nawiązując do postrzegania sztuki, jako tzw. kultury wyższej). Możemy mówić również o budowaniu wizerunku firmy w kontekście pewnej wrażliwości na otaczającą artystyczną rzeczywistość poprzez działanie w roli mecenata sztuki, dzięki któremu dane przedsięwzięcie ma szansę ujrzeć światło dzienne. Oczywiście w zależności od dziedziny, wizerunek może dotyczyć awangardy, ekstrawagancji, nowoczesności czy klasyki lub elegancji. Gdybyśmy mieli rozpatrywać powody zaangażowania w dziedzinę nauki, to głównym skojarzeniem będzie tu prezentowanie wiarygodności czy profesjonalizmu, a także potencjału innowacyjnego. Jeżeli sponsor chce być postrzegany jako marka ekspercka to inwestowanie w rozwój i edukację zdecydowanie pomogą mu budować taki wizerunek w świadomości konsumenta. Zdarzają się sytuacje, w których zaangażowanie w daną dziedzinę sponsoringu ma być swego rodzaju zasłoną dymną do prowadzonej działalności. Niektóre z firm, których działalność może mieć negatywny wpływ na otaczające nas środowisko, chcąc złagodzić swój wizerunek, angażują się w akcje społeczne czy ekologiczne. Wspieranie obu tych dziedzin buduje zaufanie i podświadomie odbieraną przez odbiorców wiarygodność firmy. W przypadku ekologii możemy dodatkowo zyskać na panującej obecnie modzie na bycie eko. Istnieje jeszcze jedna dziedzina, o której warto wspomnieć, a mianowicie ochrona zdrowia. Inwestowanie w tego typu działania mocno wpisuje się w politykę CSR, która komunikacyjne pozwala na zbudowanie wizerunku marki bezinteresownej i wspierającej. Planując taki projekt, warto zastanowić się nad powiązaniem marketingowo-sprzedażowym sponsora z akcją, bo to może być klucz do sukcesu w pozyskaniu jego wsparcia. Każda dziedzina, która może być sponsorowana to mozaika skojarzeń i tylko od osoby szukającej sponsora zależy, w jaki sposób wykorzysta daną konotację oraz jakich argumentów użyje, aby przekonać sponsora, że jest to właśnie dziedzina odpowiednia dla niego. Zanim zaczniemy poszukiwania sponsora powinniśmy bardzo dobrze przeanalizować dotychczasowe pozycjonowanie wizerunkowe i skojarzenia, na których firma się opiera. Dopiero po takiej analizie jesteśmy w stanie dopasować propozycję sponsoringową tak, aby nie była ona sztampową ofertą wymiany świadczeń, ale przemyślaną strategią działania, która wpłynie pozytywnie na postrzeganie wizerunku sponsora. Voda Naturalna

8 8 Szukam SPONSORA OKIEM MARKETINGOWCA ROI W EVENT MARKETINGU efektywne akcje sponsoringowe Dla firm profesjonalnie oferujących kampanie event marketingowe zaproponowanie klientowi najlepszej formuły działań sponsoringowych to bardzo odpowiedzialne zadanie. Odpowiedzialne, z uwagi na fakt, iż na koniec dnia nasz klient będzie chciał zobaczyć jak najlepszy zwrot z poniesionej inwestycji (ROI). Jeśli będzie on odpowiednio wysoki, istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie będzie to jego ostatnie zlecenie. 1 ROI podstawą do analizy Aby zaproponować klientowi taki rodzaj sponsoringu czy też organizację własnego wydarzenia, które przyniesie jak największy ROI, tj. zwrot z poniesionych nakładów finansowych na działania eventowe niezbędne jest przenalizowanie następujących danych: Grupa docelowa Wybór optymalnej formuły eventu jest podyktowany tym, jakiej grupie docelowej go dedykujemy. Inny rodzaj wydarzenia dobierzemy do aktywnych zawodowo i prywatnie singli, a inny do kobiet zarządzających budżetem wieloosobowej rodziny. Znając dokładnie grupę docelową klienta, pod względem demografii, stylu życia, czy zasobności portfela agencja eventowa jest w stanie zaproponować najlepiej dobrane do niej wydarzenie. Działania konkurencji Bardzo ważnym jest, by mieć rozeznanie, co robi konkurencja naszego klienta. Po pierwsze w kontekście tego, żeby nie zaproponować mu analogicznych działań i być narażonym na zarzut braku kreatywności oraz odtwórstwo. Po drugie, by zyskać pole do popisu i przygotować ofertę na coś całkiem odmiennego, na co nie wpadła jeszcze konkurencja naszego klienta. Cele By zrozumieć filozofię klienta, agencja powinna znać jego cele biznesowe (zarówno te krótko- jak i długoterminowe), po to by zaproponować dopasowane do nich działania. Chodzi tu zarówno o agencję PR, social media czy eventową. Choć często się zdarza, że jedna łączy w sobie kompetencje wszystkich wymienionych. W każdym razie, niezależnie od zakresu swoich kompetencji, agencja powinna znać doskonale cele swojego klienta. Cele te są formułowane na podstawie świadomości marki, jej produktów bądź usług. Należą do nich przykładowo: zwiększenie liczby klientów, a co za tym idzie samej sprzedaży, zwiększenie lojalności wobec marki, niższy koszt pozyskania klienta etc. By wyliczać ROI, każdy cel powinien być mierzalny. Organizując event, czy proponując klientowi włączenie się w działania sponsorskie znajomość wymienionych powyżej, podstawowych informacji jest kluczowa. Należy jednak pamiętać, że eventy nie funkcjonują w oderwaniu od pozostałych działań firmy. Najczęściej zostają wpisane w przemyślaną koncepcję komunikacji i są jej dopełnieniem, bądź w zależności od założeń istotnym elementem, osią komunikacji, wokół której toczą się działania PR. Jeśli mamy w ramach agencji skupione kompetencje PRowe oraz eventowe i planujemy event jako dopełnienie lub główną oś komunikacji - skupiamy się wtedy również na innych parametrach. Tworząc całościową strategię komunikacji, uzupełniamy ją o wszystkie niezbędne informacje oraz analizy. Potwierdzeniem tezy, że event jest częścią działań PRowoych jest fakt, że relacje z wydarzenia są często zawarte w informacjach prasowych, bądź RTV emitowanych przez media.

9 Szukam SPONSORA 9 2 Program sponsoringowy Znając powyżej wymienione informacje i poddając je odpowiedniej analizie, która doprowadzi do konstruktywnych wniosków, jesteśmy na koniec w stanie przedstawić atrakcyjny, a przede wszystkim skuteczny pomysł na event. Skuteczny, to znaczy jaki? Podstawą angażowania się firmy w jakiekolwiek działania eventowe są konkretne i wymierne korzyści, jakie jest ona w stanie osiągnąć w zamian za działania sponsoringowe. Umieszczenie firmy klienta w odpowiednim kontekście odbywającego się eventu może mieć istotne skutki. Najbardziej pożądanymi są: budowanie pozytywnego wizerunku samej firmy, bądź oferowanych przez nią produktów i usług, wzrost rozpoznawalności marki, zbudowanie pożądanych skojarzeń, ale także liczba wejść na stronę, leady i konwersja, obniżenie kosztu pozyskania klienta etc. Dla każdej branży mogą to być nieco inne parametry, gdyż wzrost jest rozumiany nieco inaczej dla każdego marketera - w zależności od jego charakterystyki. Jednak na koniec działania powinny się przełożyć na pozytywny wizerunek oraz rozwój biznesu. 3 Raport ROI z działań eventowych Mierniki, o których mowa, są policzalne. Po zestawieniu ich z pozostałymi danymi jak np. poniesione koszty, jesteśmy w stanie wyliczyć ROI z działań sponsoringowych i wylegitymować się wynikami przed klientem. Świadomość marketerów coraz bardziej rośnie, informacje o zwrocie z nakładów na inwestycję eventową są wymagane coraz częściej i niebawem żadna szanująca się agencja nie zaproponuje klientowi działań eventowych, bez możliwości zweryfikowania ich raportem ROI. Tym bardziej, że na jego podstawie można zaobserwować stopień zadowolenia grupy docelowej i wyciągnąć przyszłościowe wnioski odnośnie kierunku dalszych działań, a także efektywnie zaplanować wydatki, z punktu widzenia ich późniejszego zwrotu. Rob Davidson, ekspert w dziedzinie meetings industry z Univercity of Westminster powiedział: Kierownictwo wyższego szczebla coraz częściej ocenia wartość imprez, pytając czy czas oraz zainwestowane pieniądze rzeczywiście przyniosą wymierne efekty, które pomogą odnieś firmie sukces. W związku z tym, planiści konferencji muszą nie tylko przeznaczać środki na prowadzenie badań dotyczących korzyści z wydatkowanych przez nich pieniędzy, ale znaleźć sposób, by ciągle te wydatki uzasadniać. Trudno się nie zgodzić z prawdziwością tych argumentów. 4 Skuteczne ROI Wiedza na temat wyliczania ROI teoretycznie jest wiedzą książkową. Rodzi się zatem kilka pytań. Dlaczego tak mało firm eventowych oferuje raporty ROI swoim klientom? Czy jest to spowodowane faktem, że nie będąc praktykiem w tym temacie można łatwo popełnić błędy przy jego wyliczaniu? Jak zatem podnieść kwalifikacje w tym obszarze? Odpowiedź przynosi potwierdzenie, iż dla kogoś kto nie jest ekspertem może pojawić się niejaka trudność w wyliczaniu ROI. Na szczęście firmy eventowe nie muszą się z tym tematem zmagać same. Eksperci od ROI, działający na rynku, z pewnością pomogą przy podnoszeniu kwalifikacji, podpowiadając jakie stosować metody pomiaru, by wynik ROI był najbardziej efektywny. Pomiar efektywności działań eventowych umożliwia naszemu klientowi rozeznanie się, które inicjatywy marketingowe w obszarze sponsoringu osiągnęły dobre wyniki. Wnioski te mogą być szczególnie przydatne do planowania działań w przyszłości. A gdy celem jest osiągnięcie konkretnych założeń marketingowych - pomiar jest koniecznością. Dzięki niemu działalność sponsoringową czy patronacką można wykorzystać do budowania biznesu klienta w krótkim i długim okresie. Ważnym aspektem jest to, że używane przez nas wskaźniki ROI muszą być walutą, którą klient rozumie. Mówienie więc, na przykład tylko o liczbie publikacji informacji o evencie nie wystarczy. Powinniśmy być w stanie rozmawiać o tym, jak sponsorowanie poprawiło rozpoznawalność marki lub wpłynęło na zwiększenie sprzedaży, gdyż zaangażowanie w eventy ma generować klientowi podstawowy cel - zwrot z inwestycji. Skuteczne praktyki wyliczania ROI z inwestycji sponsoringowych powinny zatem obejmować wpajanie systemu pomiarowego (poprzedzonego zebraniem oraz właściwą analizą danych), będącego standardem dla branży. -

10 10 Szukam SPONSORA Patronat honorowy OKIEM REDAKCJI Organizacja dużego wydarzenia to bardzo skomplikowana logistyczna układanka. Jednym z jej istotnych elementów jest pozyskanie sponsorów na realizację naszego wydarzenia, dzięki którym uzyskamy świadczenia finansowe lub rzeczowe. Warto jednak pamiętać, że równie ważni są patroni (medialni, branżowi czy honorowi), którzy wspierają nas siłą swojej marki lub prestiżem znanej osoby lub instytucji. Jednym z największych wyróżnień jest objęcie patronatu nad wydarzeniem przez Prezydenta, Ministra bądź Wojewodę. Poniżej krok po kroku przedstawimy procedurę uzyskiwania patronatu honorowego na przykładzie Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, który tylko w tym roku objął swym patronatem ponad 180 wydarzeń, w tym m.in.: Światowym Dniem Ziemi impreza plenerowa Jarmark Floriański - 8. edycja III Rajd Polski Kobiet Wheelchair Rugby Metro Cup 2013 Ursynów Maraton Warszawski IV edycja konkursu grantowego Fundusz Naturalnej Energii Ogólnopolski Konkurs Gastronomiczny Kuchnia Polska na Mazowszu XVI Świąteczna Zbiórka Żywności Aby ubiegać się o patronat honorowy lub zgodę na udział Wojewody w komitecie honorowym należy: 1 Czytelnie wypełnić wniosek do Wojewody Mazowieckiego z prośbą o patronat honorowy lub udział w komitecie honorowym wydarzenia. Informacje, jakie należy zawrzeć we wniosku: Dane wnioskodawcy (nazwa, adres, mail, telefon kontaktowy) Wybór rodzaju wniosku (objęcie wydarzenia patronatem honorowym lub udział w komitecie honorowym) Pełna nazwa przedsięwzięcia Miejsce i termin przedsięwzięcia oraz czas trwania Zasięg przedsięwzięcia (międzynarodowy, ogólnopolski, ponadregionalny, regionalny, lokalny) Cele przedsięwzięcia Do kogo kierowane jest przedsięwzięcie i planowana liczba uczestników Planowane źródła finansowania przedsięwzięcia Czy udział uczestników w przedsięwzięciu jest odpłatny i, jeśli tak, to jaki to koszt? Czy wnioskodawca planuje osiągnięcie zysku finansowego z przedsięwzięcia? Partnerzy i/lub współorganizatorzy przedsięwzięcia

11 Szukam SPONSORA 11 Czy przedsięwzięcie ma charakter cykliczny i, jeśli tak, to czy poprzednie edycje były objęte honorowym patronatem lub czy Wojewoda uczestniczył w komitecie honorowym? Lista innych podmiotów, do których wysłano lub planuje się wysłać prośbę o patronat honorowy lub o udział w komitecie honorowym Uzasadnienie wniosku Dodatkowe istotne informacje Imię i nazwisko osoby wskazanej do kontaktu oraz jej telefon, fax i Załączenie informacji o szczegółowym programie / regulaminie przedsięwzięcia (nieobligatoryjne) 2 Dostarczyć kompletny wniosek do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego przynajmniej na 30 dni przed planowanym rozpoczęciem przedsięwzięcia. Wnioski złożone po tym terminie mogą zostać nierozpatrzone. Wniosek można dostarczyć w jeden z następujących sposobów: wysłać listownie na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie pl. Bankowy 3/5, Warszawa przesłać pocztą elektroniczną na adres: wojewoda@mazowieckie.pl; złożyć osobiście w kancelarii Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego - pl. Bankowy 3/5, wejście B, pok.9 Ogólne warunki udzielania patronatu lub udziału Wojewody w komitecie honorowym: Złożenie kompletnego wniosku nie jest równoznaczne z przyznaniem patronatu, ani zgodą Wojewody na udział w komitecie honorowym. Organizator, w odpowiedzi na złożony wniosek, otrzyma pisemną odpowiedź zawierającą zgodę lub też odmowę udzielenia patronatu honorowego lub udziału Wojewody w komitecie honorowym. Objęcie patronatu nad przedsięwzięciem lub zgoda Wojewody na udział w komitecie honorowym nie oznacza deklaracji wsparcia finansowego, rzeczowego lub organizacyjnego dla wnioskodawcy, ani osobistego udziału Wojewody w imprezie. O patronat honorowy lub udział Wojewody w komitecie honorowym mogą się ubiegać główni organizatorzy przedsięwzięć. Organizator, który otrzymał zgodę na patronat honorowy lub na udział Wojewody w komitecie honorowym, jest zobowiązany do: dostarczenia dla Wojewody zaproszenia na to wydarzenie zamieszczenia logo Wojewody (do pobrania: oraz informacji o patronacie honorowym lub udziale Wojewody w komitecie honorowym danego wydarzenia we wszystkich oficjalnych materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących tego przedsięwzięcia umieszczenia na stronie internetowej organizatora linku do strony Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego przesłania informacji o planowanym przebiegu przedsięwzięcia, na adres rzecznik@mazowieckie.pl, minimum na 7 dni przed jego rozpoczęciem, w celu ewentualnego wykorzystania na stronie internetowej Odebranie patronatu honorowego lub rezygnacja Wojewody z udziału w komitecie honorowym może nastąpić w przypadku: prowadzenia przez organizatora lub uczestnika imprezy działań o charakterze promocyjnym, dotyczących konkretnych produktów, usług czy firm, w szczególności w takiej formie, która mogłaby sugerować poparcie dla nich Wojewody lobbingowego charakteru przedsięwzięcia Udzielenie honorowego patronatu wydarzeniu ma wymiar symboliczny i jest wyrazem uznania dla inicjatyw interesujących i cennych w wymiarze regionalnym, krajowym i międzynarodowym. Pamiętajmy przy tym, że uzyskanie takiego poparcia nie zwalnia organizatora z obowiązku ubiegania się o wymagane zezwolenia na realizację przedsięwzięcia oraz nie stanowi argumentu na drodze do ich uzyskania. w Warszawie

12 12 Szukam SPONSORA OKIEM PRAWNIKA reklamy i sponsoringu w ramach eventów Eventy prawie zawsze w większym lub mniejszym stopniu służą celom reklamowym. Nawet jeśli dane wydarzenie nie jest imprezą o charakterze stricte promocyjnym, to i tak zazwyczaj w jego organizację są zaangażowani sponsorzy czy patroni medialni. Kwestia reklamy i sponsoringu dotyczy więc niemal każdego event managera stąd warto znać ją także od strony prawnej. Na wstępie zauważmy, iż każda relacja organizatora imprezy ze sponsorem jest inna i tak samo, za każdym razem, nieco inne aspekty prawne będą miały dla niej znaczenie. Omówienie zatem wszystkich potencjalnych zagadnień związanych ze sponsoringiem w branży eventowej w krótkim artykule nie jest możliwe. Przedstawione poniżej zagadnienia to kwestie najistotniejsze dla prawidłowej współpracy stron w tym zakresie. Pojęcia reklamy i sponsorowania są definiowane rozmaicie. Uogólniając można powiedzieć, że reklamą jest prezentowanie komunikatów promujących określone towary, usługi czy marki, zaś sponsorowanie zachodzi wówczas, gdy reklamodawca wspiera konkretne wydarzenie w zamian za świadczenia o charakterze reklamowym. Przy organizacji imprez może mieć miejsce zarówno reklama, jak i sponsorowanie. Czego nie wolno reklamować? I reklama, i sponsorowanie są w polskim prawie generalnie dozwolone. Istnieją jednak kategorie towarów i usług, wobec których prawo reklamę i sponsoring ogranicza, a niekiedy wręcz jej całkowicie zabrania - są to tzw. towary sensytywne. Różne ograniczenia w tym zakresie dotyczą m.in. sektora finansowego, medycznego czy hazardu. Szczegółowe omówienie wszelkich aspektów reklamy i promocji różnych rodzajów towarów sensytywnych to kwestia zbyt obszerna na niniejsze, krótkie opracowanie. Poniżej, jako pewien przykład, przedstawiono bliżej zasady odnoszące się do branż, które występują w kontekście masowych eventów stosunkowo często, tj. dystrybutorów alkoholu i wyrobów tytoniowych. Samo sponsorowanie eventów przez producentów alkoholi (rozumiane jako wsparcie finansowe czy rzeczowe dla organizatora) nie jest zabronione. Istnieją jednak ograniczenia co do tego, w jaki sposób o takim sponsorowaniu można informować (np. na plakacie imprezy). Restrykcyjność przepisów zależy tu od profilu działalności sponsora - im mocniejsze alkohole produkuje (dystrybuuje), tym większe obostrzenia w tym zakresie. Zabronione jest informowanie o sponsorowaniu przez producentów i dystrybutorów alkoholi mocnych (powyżej 18% alkoholu). Stąd logo takiego sponsora nie może np. znaleźć się w materiałach promocyjnych wydarzenia. W przypadku producentów alkoholi o mocy między 8 a 18% (głównie win) zakres dopuszczalnego informowania o sponsorowaniu został ściśle określony w przepisach. Po pierwsze, informowanie takie jest dopuszczalne tylko wobec imprez sportowych, koncertów muzycznych i innych imprez masowych. Po drugie, informować o sponsorowaniu można jedynie w określony sposób - na biletach, zaproszeniach dotyczących imprezy, wewnątrz (a więc nie na okładce) dzienników

13 Szukam SPONSORA 13 I reklama, i sponsorowanie są w polskim prawie generalnie dozwolone. Istnieją jednak kategorie towarów i usług, wobec których prawo reklamę i sponsoring ogranicza, a niekiedy wręcz jej całkowicie zabrania i czasopism oraz w radiu i telewizji, i zawsze tylko poprzez podanie nazwy i znaku towarowego producenta alkoholu. Dodatkowo, w telewizji, informacji o sponsorowaniu nie można prezentować wraz z przedstawieniem na ekranie postaci ludzkiej. Najmniej restrykcyjnie przepisy traktują informowanie o sponsorowaniu przez producentów i dystrybutorów napojów do 8% alkoholu, głównie piw. Informowanie o sponsorowaniu jest tu generalnie dopuszczalne, należy tylko mieć na uwadze ogólniejsze przepisy regulujące reklamę i promocję piwa - bowiem w wielu przypadkach informowanie o sponsorowaniu będzie mogło być traktowane jako właśnie reklama. Reklama piwa musi być prowadzona w radiu i telewizji po godzinie 20, z wyjątkiem transmisji profesjonalnych zawodów sportowych zawierających reklamy piwa pochodzące od organizatora zawodów. Dopuszczalne jest także reklamowanie piwa na tablicach czy plakatach np. billboardach promocyjnych eventu, jednak wówczas takie nośniki powinny zawierać ostrzeżenie o szkodliwości spożywania alkoholu na co najmniej 20% ich powierzchni. Istnieją także przepisy regulujące samą treść reklamy piwa - nie może ona np. przedstawiać dzieci. Przepisy mówiące o reklamie piwa mają też oczywiście zastosowanie do jego reklam, jakie mogą znaleźć się na terenie samego eventu. Reklamowanie mocniejszych niż 8% alkoholi jest zabronione. Warto jednak wiedzieć, że restrykcje dotyczące reklamy i promocji alkoholu dotyczą ich form publicznych, tzn. skierowanych do nieoznaczonej grupy adresatów. Działalność reklamową i promocyjną o charakterze niepublicznym, tzn. skierowaną do ściśle określonego kręgu osób (np. na imprezie o charakterze zamkniętym - co należy rozumieć wąsko, np. gdy wstęp na nią mają tylko zaproszeni goście) wielu prawników traktuje jako dozwoloną, nawet wobec mocnych alkoholi. Reklama i promocja wyrobów tytoniowych podlega jeszcze większym restrykcjom. Ich reklama jest całkowicie zabroniona. Ponadto zakazane jest także sponsorowanie przez firmy tytoniowe określonych typów działalności, w tym działalności sportowej, kulturalnej czy społeczno-politycznej, co obejmuje szeroki zakres imprez. Należy zwrócić uwagę, że zabroniony jest sam fakt sponsorowania przez firmy tytoniowe nawet, jeśli organizator o takim sponsorowaniu w żaden sposób nie informuje na zewnątrz. Zabroniona - zarówno na eventach, jak i poza nimi - jest także promocja wyrobów tytoniowych, rozumiana jako m.in. publiczne organizowanie konkursów czy sprzedaży premiowej papierosów, sprzedawanie ich po obniżonej cenie, a także inne formy ich publicznej promocji. Podobnie jak w przypadku reklamy i promocji alkoholu, kluczowe znaczenie ma tu termin publiczny. Kiedy działania promocyjne dotyczące tytoniu nie są komunikowane publicznie, a indywidualnie do konkretnych adresatów, według popularnej interpretacji zabroniona promocja może nie zachodzić. Przestrzeganie opisanych zasad jest istotne, gdyż kary za naruszenie zakazów reklamy mogą być surowe. W przypadku napojów alkoholowych grzywna może sięgać zł, a wobec wyrobów tytoniowych zł. Prowadzenie zabronionej reklamy podczas jednej imprezy można uznać za tzw. czyn ciągły (stanowiący jedno, a nie wiele przestępstw jednego sprawcy, przez co jeden sprawca podlega tylko jednej karze), choć nie można z góry założyć, jak w danej sprawie będą postępować organy ścigania. Umowy dotyczące sponsorowania eventów Dla organizatora eventu ważne jest nie tylko, czy i w jaki sposób może promować sponsora zgodnie z prawem. Co najmniej tak samo istotne jest też ustalenie prawidłowych zasad współpracy ze sponsorem, co następuje w drodze umowy. Treścią umowy jest określenie wzajemnych świadczeń stron. Przy negocjowaniu umowy przede wszystkim warto zadbać o dokładne określenie, na czym te obowiązki mają polegać, np. w jaki dokładnie sposób ma być promowany sponsor (liczba, rozmiar i lokalizacja reklam, sposób ukazania logo na plakatach itp.). Precyzja podczas negocjacji pozwala uniknąć konfliktów przy wykonywaniu umowy. W umowach sponsorskich zdarzają się postanowienia warunkujące wypłatę wynagrodzenia od stopnia wykonania obowiązków wobec sponsora, dlatego z perspektywy organizatora najlepiej wpisywać do umowy tylko takie świadczenia, jakim można z pewnością sprostać - procentuje to na etapie podsumowania (raportu) z realizacji tych obowiązków. Istotne znaczenie w umowach ze sponsorami mają też zapisy określające zasady rozliczeń, gdy event nie dojdzie do skutku (np. przy nieuzyskaniu zezwolenia na organizację imprezy masowej) - warto zwrócić na nie szczególną uwagę. Ważnym elementem umów reklamowych i sponsorskich jest zazwyczaj udzielenie przez sponsora wobec organizatora licencji, zezwalającej na rozpowszechnianie logo, znaków towarowych, haseł reklamowych czy innych oznaczeń sponsora. Organizator może także udzielić takiej licencji sponsorowi,