RAPORT PODSUMOWUJĄCY

Transkrypt

1 PRZEPROWADZENIE BADANIA I OPRACOWANIE RAPORTU WRAZ Z REKOMENDACJAMI: ANALIZA OBCIĄŻENIA PRACĄ I OPRACOWANIE STANDARDÓW PRACY DLA WSZYSTKICH GRUP ZAWODOWYCH W SĄDOWNICTWIE. RAPORT PODSUMOWUJĄCY 1

2 2

3 SPIS TREŚCI 1. WSTĘP PRZESŁANKI I CELE BADANIA GRUPY ZAWODOWE OBJĘTE BADANIEM ETAPY PRAC BADAWCZYCH PRZEBIEG BADANIA BADANIE PILOTAŻOWE CELE BADANIA PILOTAŻOWEGO SĄDY WYBRANE DO BADANIA PILOTAŻOWEGO WYDZIAŁY OBJĘTE BADANIEM PILOTAŻOWYM METODY BADANIA PILOTAŻOWEGO PRZEBIEG BADANIA PILOTAŻOWEGO ETAPY PRAC BADAWCZYCH ETAP I - SPORZĄDZENIE I WERYFIKACJA LISTY ZADAŃ ETAP II - MAPOWANIE I STANDARYZACJA PROCESÓW ETAP III ZBIERANIE DANYCH ETAP IV PODSUMOWANIE WYNIKÓW NAJWAŻENIEJSZE WYDARZENIA BADANIA PILOTAŻOWEGO ORGANIZACJA ZESPOŁÓW BADAWCZYCH PODCZAS BADANIA PILOTAŻOWEGO REKOMENDACJE DO BADANIA WŁASCIWEGO

4 REKOMENDACJE DOTYCZĄCE SPOSOBU I DOKŁADNOŚCI POMIARU REKOMEDNACJE DOTYCZĄCE PRÓBY BADAWCZEJ I ORGANIZACJA WDROŻENIA BADANIE WŁAŚCIWE CELE BADANIA WŁAŚCIWEGO SĄDY WYBRANE DO BADANIA WŁAŚCIWEGO WYDZIAŁY OBJĘTE BADANIEM WŁAŚCIWYM METODY BADANIA WŁAŚCIWEGO PRZEBIEG BADANIA WŁAŚCIWEGO ETAPY PRAC BADAWCZYCH ETAP I - STANDARYZACJA PROCESÓW ETAP II ZBIERANIE DANYCH ETAP IV PODSUMOWANIE WYNIKÓW NAJWAŻENIEJSZE WYDARZENIA BADANIA WŁAŚCIWEGO ORGANIZACJA ZESPOŁÓW BADAWCZYCH PODCZAS BADANIA WŁAŚCIWEGO REKOMENDACJE DO BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO BADANIE UZUPEŁNIAJĄCE CELE BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO SĄDY WYBRANE DO BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO WYDZIAŁY OBJĘTE BADANIEM UZUPEŁNIAJĄCYM PRZEBIEG BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO NAJWAŻENIEJSZE WYDARZENIA BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO ORGANIZACJA ZESPOŁÓW BADAWCZYCH PODCZAS BDANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO 105 4

5 5.4 WIZYTY MONITORUJĄCE ZLECENIODAWCY SĄDY BIORĄCE UDZIAŁ W BADANIU WYDZIAŁY OBJĘTE BADANIEM ZIDENTYFIKOWANE ZADANIA MAPY PROCESÓW ŚCIEŻKA DOJŚCIA DO WYNIKÓW KOŃCOWYCH PARAMETRY (DANE) WYMAGANE DO POMIARU OBCIĄŻENIA PRACĄ ANALIZA I PRZENTACJA WYNIKÓW OBCIĄŻENIA PRACĄ ZBIORCZE WYNIKI OBCIĄŻENIA PRACĄ WYNIKI OBCIĄŻENIA PRACĄ SĄDÓW BIORĄCYCH UDZIAŁW W BADANIU UNIWERSALNE NARZĘDZIE DO POMIARU OBCIĄŻENIA PRACĄ PRZEZNACZENIE I ZAKRES AKTUALIZACJA DANYCH APLIKACJA SYSTEM ZARZĄDZANIA OBCIĄŻENIEM PRACĄ NARZĘDZIE ZARZĄDCZE POZWALAJĄCE EFEKTYWNIEJ WYKORZYSTAĆ ZASOBY KADROWE NARZĘDZIE SŁUŻĄCE DO ANALIZ I PROGNOZ DOTYCZĄCYCH OBCIĄŻENIA PRACĄ PODSUMOWANIE

6 1. WSTĘP Raport ten jest podsumowaniem zawierającym zbiorcze wyniki badania obciążenia pracą i opracowania standardów pracy dla wszystkich grup zawodowych w sądownictwie. Rozpoczyna się od opisania przesłanek i celów badania, następnie grup zawodowych objętych badaniem, najważniejszych etapów prac, przebiegu badania, sądów wybranych jako próba reprezentatywna, badanych wydziałów i pracowników, zidentyfikowanych zadań i sposobu ich opisania w postaci map procesów, algorytmu obliczenia wyników końcowych oraz zbierania parametrów decydujących o obciążeniu pracą. W raporcie tym przedstawiono zbiorcze wyniki dotyczące obciążenia pracą (a w szczególności 29 sądów biorących udział w badaniu). Raport kończy się opisem uniwersalnego narzędzia do pomiaru obciążenia pracą, sposobem i zakresem jego wykorzystania (w tym wykorzystanie aplikacji System Zarządzenia Obciążeniem Pracą) oraz warunkami jego użytkowania i utrzymania w jak najlepszym stanie. Szczegółowe wyniki badań zawarte są w kolejnych raportach badania (od II do XVIII). 2. PRZESŁANKI I CELE BADANIA Sądownictwo powszechne nie dysponuje jednolitym i ogólnokrajowym systemem zarządzania zasobami etatowymi, który umożliwiałby racjonalne i efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich stosownie do potrzeb, wynikających z rzeczywistych warunków funkcjonowania poszczególnych sądów. Celem badania było pozyskanie informacji i opracowanie narzędzi zarządczych, pozwalających na zwiększenie efektywności wykorzystania kadr sądownictwa. 6

7 3. GRUPY ZAWODOWE OBJĘTE BADANIEM Badaniem objęto wszystkie grupy zawodowe w sądownictwie powszechnym: Referendarze sądowi 3. Asystenci sędziów 4. sądowi 5. Kadra zarządzająca w sądownictwie 6. Kuratorzy zawodowi Łącznie w całym badaniu udział wzięło pracowników, w tym w sądach: sędziów, 297 referendarzy sądowych, 438 asystentów sędziów, urzędników sądowych i 437 kuratorów zawodowych oraz dodatkowo 23 ekspertów wskazanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości. 7

8 4. ETAPY PRAC BADAWCZYCH Prace badawcze w sądach rozpoczęły się z początkiem maja 2012 roku i zakończyły w połowie marca 2013 roku. Badanie podzielone zostało na trzy główne etapy: pierwszy to badanie pilotażowe, które trwało od maja do sierpnia 2012 roku, drugi to badanie właściwe, które trwało od września 2012 roku do marca 2013 roku, trzeci to badanie uzupełniające, które trwało od lutego do marca 2013 roku. Harmonogram ogólny przebiegu prac badawczych przedstawia schemat 1. Schemat 1, Harmonogram ogólny przebiegu prac badawczych w sądach wybranych do badania Etapy badania V 2012 VI 2012 VII 2012 VIII 2012 IX 2012 X 2012 XI 2012 XII 2012 I 2013 II 2013 III 2013 Badanie pilotażowe Badanie właściwe Badanie uzupełniające Zakres prac badawczych obejmował zbieranie i przetwarzanie informacji dotyczących zadań realizowanych w sądach powszechnych. Czynności, jakie podjęto, to przede wszystkim wywiady i konsultacje z przedstawicielami poszczególnych grup zawodowych, dokumentowanie zadań w formie graficznej i opisowej, zbieranie danych statystycznych, stosowanie metod pomiarowych określonych metodologią. Badanie nie było oceną funkcjonowania sądów, nie weryfikowało kompetencji pracowniczych, nie sięgało po dane osobowe, nie przetwarzało informacji o podmiotach prawnych, nie weryfikowało orzeczeń, decyzji, postanowień itp. 8

9 5. PRZEBIEG BADANIA Rozdział ten opisuje w jaki sposób przeprowadzono badania, a w szczególności: podział badania na trzy główne etapy (pilotaż, badanie właściwe i uzupełniające), cele poszczególnych etapów, wybranie reprezentacji sądów, wydziały i pracownicy objęci badaniem, zastosowane metody badawcze, przebieg badania, organizację praz zespołów badawczych oraz wyniki i rekomendacje jakie powstawały po zakończeniu poszczególnych etapów. Wyniki badania są podstawą uniwersalnego narzędzia służącego do pomiaru obciążenia prac wszystkich grup zawodowych w sądownictwie powszechnym. Warto zatem opisać jak otrzymano te wyniki, aby mieć pewność, że postępowano zgodne z przyjętą metodologią. 5.1 BADANIE PILOTAŻOWE CELE BADANIA PILOTAŻOWEGO Celem badania pilotażowego było pozyskanie informacji i opracowanie prototypu narzędzia służącego do zarządzania zasobami etatowymi. Istotnym, z tego punktu widzenia, było upewnienie się, że zakres badania, zastosowane metody, narzędzia, dostęp do danych, parametry, standaryzacja zadań, dokładność pomiaru, komunikacja dotycząca projektu, organizacja prac i wiele innych pozwolą osiągnąć zamierzone wyniki całego badania. Podczas badania właściwego powielono rozwiązania sprawdzone w badaniu pilotażowym, w miarę konieczności wprowadzając odpowiednie modyfikacje, wynikające z podsumowania pilotażu. Upraszczając, można powiedzieć, że badanie pilotażowe testuje rozwiązania w pełnym zakresie, a badanie właściwe dostarcza pełnych danych statystycznych. Zrealizowanie celów całego badania, to wyciągnięcie wniosków z doświadczeń i wyników badania pilotażowego, a następnie sformułowanie i wdrożenie rekomendacji dotyczących zakresu, metod i organizacji prac w badaniu właściwym. Skala i zakres badania pilotażowego rodzi wiele kwestii wymagających rozstrzygnięć przed rozpoczęciem badania właściwego. Spośród wielu z nich z pewnością można wymienić kwestie dotyczące: Jakie efekty dały wskazane metody badawcze w przypadku poszczególnych grup zawodowych - potwierdzić czy zmienić dobór metod badawczych dla poszczególnych grup zawodowych. 9

10 Czy zidentyfikowano wszystkie zadania wykonywane przez poszczególne grupy zawodowe uzgodnić, a w razie konieczności skorygować bądź uzupełnić zbiór o sprawy bądź zadania występujące w sądach badania właściwego (nie występujące w sądach badania pilotażowego) istotne dla pomiaru wszystkich sądów powszechnych. Czy sposób w jaki sądy badania pilotażowego realizują swoje zadania jest podobny w innych sądach - sprawdzić, jakie są różnice między sposobem wykonywania zadań w sądach badania pilotażowego a właściwego i dokonać dalszej standaryzacji. Jakie pomiary otrzymano na próbie badania pilotażowego - które z nich mają największe znaczenia dla całości wyniku, gdzie wystąpiły największe różnice, gdzie jest największe ryzyko błędnego pomiaru, zapewnić, aby pomiar danych o największym ryzyku popełnienia błędu o największym znaczeniu dla całości wyniku były przeprowadzony na maksymalnie najliczniejsze próbie Czy wybrane parametry są wystarczające do pełnego pomiaru prac zidentyfikować dodatkowe parametry główne kluczowe z punktu widzenia poprawności wyniku (liczba nakazów, akt, świadków, opinii, uzasadnień itp.). Czy w pomiarach uwzględniono wagę poszczególnych spraw, (ze względu na tryb rozpatrzenia, liczbę zarzutów, złożoność zagadnienia, liczbę akt, świadków, dowodów itp.) Jaki ma to wpływ na wynik końcowy, Czy jest to krytyczny warunek badania - uwzględnić w badaniach istotne różnice między sprawami danego rodzaju, potwierdzić wyniki analizami wrażliwości Czy pracownicy wiedzą jaki są intencje badania, jak zostaną wykorzystane informacje pozyskane od nich, jakie znaczenie ma udzielanie przez nich wiarygodnych informacji - upewnić się, że kadra kierownicza i pracownicy sądów wybranych do badania właściwego znają cele badania ich swoją w nich rolę Czy prace badania pilotażowego przebiegały zgodnie z harmonogramem, które etapy prac były najbardziej czasochłonne, czy harmonogram prac badania właściwego jest do zrealizowania na większej próbie badawczej - wprowadzić korekty do harmonogramu prac badawczych w sądach badania właściwego, w razie konieczności dokonać reorganizacji prac W jaki sposób pozyskano dane o liczbie wykonywanych zadań i czynności, które z nich najtrudniej było zdobyć - ustalić zakres i źródła danych z jakich należy pozyskać dane o liczbie wykonywanych zadań i czynności w sądach badania właściwego 10

11 Czy zastosowane narzędzia pozwalały na sprawne przeprowadzenie badań, jakiego nakładu prac wymagały one od pracowników uczestniczących w badaniu, czy były zrozumiałe - wprowadzić zmiany w arkuszach pomiarowych usprawniające przeprowadzanie wywiadów Które procesy zmienią się w trakcie lub tuż po zakończeniu prac badawczy sposób aktualizacji wyników badania. 11

12 5.1.2 SĄDY WYBRANE DO BADANIA PILOTAŻOWEGO Sądy wybrane do badania pilotażowego, reprezentują (zgodnie z metodologią badania) jak najliczniejszą populację jednostek porównywalnych pod względem struktury organizacyjnej i rodzaju realizowanych zadań. Badaniem pilotażowym objęto następujące sądy: 1. Sąd Apelacyjny w Warszawie 2. Sąd Okręgowy w Sieradzu 3. Sąd Okręgowy w Warszawie 4. Sąd Rejonowy w Gliwicach 5. Sąd Rejonowy w Jarocinie 6. Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Wybór poszczególnych sądów do badania pilotażowego zależał przed wszystkim od ich wielkości: liczby wydziałów, limitu etatów (w tym głównie sędziowskich). Reprezentacje grup i kryteria wyboru pokazuje na następnej stronie tabela 1. 12

13 Tabela 1, Kryteria wyboru sądów do badania pilotażowego ze względu na reprezentację grup Sądy wybrane do badania pilotażowego Grupa Kryteria wyboru Liczba wydziałów Limit etatów w tym etatów sędziowskich Sąd Apelacyjny w Warszawie (bez podziału) (bez kryteriów podziału) Sąd Okręgowy w Warszawie podgrupa 1 liczba wydziałów Sąd Okręgowy w Sieradzu podgrupa 2 liczba wydziałów Sąd Rejonowy w Gliwicach wielkomiejskie liczba wydziałów 8 i liczba etatów sędziowskich Sąd Rejonowy w Zielonej Górze średnie 5 < liczba wydziałów < 8 lub 15 < liczba etatów sędziowskich < Sąd Rejonowy w Jarocinie małe liczba wydziałów 5 i liczba etatów sędziowskich

14 5.1.3 WYDZIAŁY OBJĘTE BADANIEM PILOTAŻOWYM Sądy wybrane do badania pilotażowego pokrywają wszystkie obszary działania sądów wybranych do badania właściwego. Dotyczy to zarówno podstawowych zadań sądownictwa (orzekanie i wykonywanie orzeczeń w sprawach cywilnych, karnych, rodzinnych, gospodarczych, pracy, ubezpieczeń społecznych, dokonywanie wpisów w księgach wieczystych, Krajowym, Rejestrze Sądowym, nadzór bądź dozór nad wykonywaniem orzeczeń przez zespoły kuratorskiej służby sądowej), jak i zapewniających ich funkcjonowanie: (administrowanie, prowadzenie: kadr, księgowości, inwestycji, gospodarki własnej, zarządzanie systemami informatycznymi, bezpieczeństwo, ochrona informacji wizytacje, lustracje, inspekcje i inne). Wyjątek stanowi specjalistyczny VI Wydział Cywilny (esąd) Sądu Rejonowego Lublin Zachód oraz wydziały rejestru zastawów, które objęte zostały badaniem właściwym. Struktura organizacyjna sądów nie jest jednorodna. Liczba wydziałów w sądzie jest uzależniona od liczby i rodzaju spraw należnych do właściwości sądu oraz limitu etatów sędziów i referendarzy sądowych. Podobnie jest w przypadku oddziałów zajmujących się administracją sądową. Już tylko na przykładzie Sądu Rejonowego w Gliwicach i Sądu Rejonowego w Jarocinie widać różne i ich wpływ na strukturę organizacyjną. W pierwszym z nich mamy limit 9 etatów sędziowskich i 4 wydziały, w drugim limit 63 etatów sędziowskich i 12 wydziałów. W raporcie przedstawiono wyniki sądów badania pilotażowego stosując (niezależnie od struktury organizacyjnej) jednolity wzorzec podziału organizacyjnego. Nie jest to wzorzec, który można bez wyjątków zastosować w przypadku każdego sądu. Wzorzec ten daje wspólny mianownik dla całego systemu raportowania chociaż utrudnia analizę wyników na poziomie pojedynczych sądów (zwłaszcza tych o nietypowej strukturze organizacyjnej). Ostatecznie przyjęto następujący podział: Dla sądów apelacyjnych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny II instancja (wydziały cywilne) Pion Karny II instancja (wydziały karne) Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Wizytacyjny (wydziały wizytacyjne) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy) 14

15 Dla sądów okręgowych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny I instancja (wydziały cywilne lub część wydziału zajmująca się I instancją) Pion Cywilny II instancja (wydziały cywilne odwoławcze lub część wydziału cywilnego zajmująca się II instancją) Pion Karny I instancja (wydziały karne lub część wydziału karnego zajmującego się I instancją) Pion Karny II instancja (wydziały karne odwoławcze lub część wydziału karnego zajmującego się II instancją) Pion Penitencjarny (wydziały penitencjarne lub część wydziału karnego zajmującego się sprawami penitencjarnymi) Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I i II instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Gospodarczy I instancja (wydziały gospodarcze lub część wydziału gospodarczego zajmująca się I instancją) Pion Gospodarczy II instancja (wydziały gospodarcze odwoławcze lub część wydziału gospodarczego zajmująca się II instancją) Pion Wizytacyjny (wydziały i referaty wizytacyjne) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy, informatyczny) Dla sądów rejonowych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny I instancja (wydziały cywilne) Pion Karny I instancja (wydziały karne) Pion Rodzinny i ds. Nieletnich Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Gospodarczy I instancja (wydziały gospodarcze) Pion Gospodarczy - Upadłościowy i Naprawczy (wydziały gospodarcze upadłościowe i naprawcze) Pion Ksiąg Wieczystych (wydziały ksiąg wieczystych) 15

16 Pion Gospodarczy - Krajowego Rejestru Sądowego (wydziały gospodarcze KRS) Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej (ZKSS do spraw orzeczeń w sprawach karnych i rodzinnych i ds. nieletnich) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy) Szczegółowy wykaz wydziałów i oddziałów sądów badania pilotażowego uporządkowanych zgodnie z podziałem, według którego prezentowane są w raporcie podsumowującym wyniki badania pilotażowego przedstawia na następnej stronie tabela 2. 16

17 Pion Cywilny I instancja Pion Cywilny II instancja Pion Karny I instancja Pion Karny II instancja Pion Penitencjarny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy II instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Wizytacyjny Oddziały pozaorzecznicze Tabela 2, Wydziały i oddziały sądów badania pilotażowego Sąd Apelacyjny w Warszawie TOMY RAPORTU II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII I VI II III IV Sąd Okręgowy w Sieradzu I II III IV O Sąd Okręgowy w Warszawie Sąd Rejonowy w Gliwicach I II III IV XXIV XXV I II V VI VIII XII XV XVIII III IX XIII IX X XI XIII XIV XXI VI VI IV V XVI XX XXVI XXIII O XIX VII XII VIII X Administracyjny Finansowo-Księgowy Gospodarczy Kadr Inwestycyjny Ochrony Informacji Niejawnych Administracyjny Finansowy Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Informatyczny Inwestycji i Remontów Ochrony Informacji Niejawnych Administracyjny Finansowy Gospodarczy Informatyczny Sąd Rejonowy w Jarocinie I II III V I Administracyjny Sąd Rejonowy w Zielonej Górze I IX II VII IV III V VI VIII I II III I II III Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr RAZEM

18 Referendarze sądowi Asystenci sędziów sądowi pracujący w wydziałach orzeczniczych pracujący w pozostałych działa administracji sądowej Kuratorzy zawodowi RAZEM [%] etatów w całym sądownictwie [%] etatów odpowiednio w sądach apelacyjnych, okręgowych lub rejonowych Jednym z kryteriów wyboru sądów do badania pilotażowego było zróżnicowanie w wielkości zatrudnienia (aby zgodnie z metodologią zapewnić pełną reprezentację). Różnice te, ze względu na zatrudnienie (limit etatów) obrazuje tabela 3. Łączny limit etatów w sądach wybranych do badania pilotażowego wynosi Stanowi to, 4,2% wszystkich etatów w sądownictwie powszechnym. Tabela 3, Etatyzacja w sądach wybranych do badania pilotażowego (wg staniu na koniec 2011 roku) w tym Sąd Apelacyjny w Warszawie ,5% 16,1% Sąd Okręgowy w Warszawie ,3% 9,9% Sąd Okręgowy w Sieradzu ,2% 0,7% Sąd Rejonowy w Gliwicach ,6% 0,9% Sąd Rejonowy w Jarocinie ,1% 0,1% Sąd Rejonowy w Zielonej Górze ,5% 0,7% Razem ,2% [%] etatów w całej grupie zawodowej 4,8% 3,7% 6,0% 4,4% 3,7% 6,2% 1,4% Przeprowadzenie badań w sądach badania pilotażowego miało charakter obserwacji i wywiadów przeprowadzanych bezpośrednio na stanowiskach pracy. Wywiady przeprowadzono z obecnymi i wyrażającymi zgodę na badanie pracownikami. W badaniu pilotażowym wzięło udział pracowników, w tym 232 sędziów, 38 referendarzy sądowych, 165 asystentów sędziów, 45 kuratorów zawodowych i 779 urzędników sądowych. Wszyscy z nich brali udział w czynnościach związanych z pomiarem zadań (pomiar czasochłonności czynności lub zbieranie danych ilościowych), a wcześniej 523 z nich pomagało sporządzić listy zadań, 380 zweryfikować listy zadań z innych sądów i 548 sporządzić mapy procesów. Łącznie badanie objęło niemalże dwie trzecie pracowników, tj. 62,4% (do ilości etatów na koniec 2011 roku). Patrz tabela 4. 18

19 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Tabela 4, pracownicy biorący udział w badaniu pilotażowym Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Apelacyjny w Warszawie Sąd Okręgowy w Warszawie Sąd Okręgowy w Sieradzu Sąd Rejonowy w Gliwicach ,5% 7 8,2% 24 28,2% 24 28,2% Referendarze sądowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Asystenci sędziów ,0% 3 8,6% 13 37,1% 20 57,1% Kuratorzy zawodowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd sądowi ,3% 12 8,6% 42 30,2% 61 43,9% Razem ,4% 22 8,5% 79 30,5% ,5% ,7% 31 11,2% 45 16,2% ,3% Referendarze sądowi ,4% 0 0,0% 3 13,6% 1 4,5% Asystenci sędziów ,2% 15 12,8% 28 23,9% ,9% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 3 100,0% 3 100,0% sądowi ,3% 75 11,0% ,0% ,6% Razem ,0% ,0% ,6% ,6% ,6% 5 23,8% 11 52,4% 15 71,4% Referendarze sądowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Asystenci sędziów ,0% 4 50,0% 3 37,5% 5 62,5% Kuratorzy zawodowi 1 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% sądowi ,1% 29 64,4% 9 20,0% 41 91,1% Razem ,0% 38 50,7% 23 30,7% 61 81,3% ,8% 17 27,0% 18 28,6% 38 60,3% Referendarze sądowi ,1% 7 30,4% 8 34,8% 20 87,0% Asystenci sędziów ,3% 4 22,2% 7 38,9% 12 66,7% Kuratorzy zawodowi ,0% 10 32,3% 0 0,0% 18 58,1% 19

20 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy w Jarocinie Sąd Rejonowy w Zielonej Górze RAZEM SĄDY BADANIA PILOTAŻOWEGO sądowi ,6% 51 29,7% 49 28,5% ,6% Razem ,2% 89 29,0% 82 26,7% ,0% ,9% 8 88,9% 5 55,6% 5 55,6% Referendarze sądowi ,0% 2 100,0% 2 100,0% 2 100,0% Asystenci sędziów ,0% 1 100,0% 1 100,0% 1 100,0% Kuratorzy zawodowi ,3% 0 0,0% 0 0,0% 5 83,3% sądowi ,7% ,7% 22 84,6% 22 84,6% Razem ,8% 39 88,6% 30 68,2% 35 79,5% ,2% 16 36,4% 7 15,9% 38 86,4% Referendarze sądowi ,0% 7 33,3% 4 19,0% 15 71,4% Asystenci sędziów ,9% 3 42,9% 0 0,0% 9 128,6% Kuratorzy zawodowi ,8% 0 0,0% 0 0,0% 19 61,3% sądowi ,4% 45 35,2% 19 14,8% ,1% Razem ,0% 71 30,7% 30 13,0% ,3% ,2% 84 16,8% ,0% ,4% Referendarze sądowi ,4% 16 23,5% 17 25,0% 38 55,9% Asystenci sędziów ,6% 30 16,1% 52 28,0% ,7% Kuratorzy zawodowi ,4% 10 13,9% 3 4,2% 45 62,5% sądowi ,0% ,1% ,7% ,4% Razem ,9% ,8% ,2% ,4% 20

21 5.1.4 METODY BADANIA PILOTAŻOWEGO Badanie pilotażowe przeprowadzone zostało z zastosowaniem dwóch metod badawczych: 1. Zarządzanie Zasobami (Resource Management) model a posteriori 2. Metoda analizy czasochłonności zadań Celem obu metod jest wzbogacenie obecnego systemu oceny efektywności pracy wszystkich grup zawodowych o nowy parametr czasochłonność oraz weryfikacja dotychczasowego parametru ilościowego. Etapem pośrednim jest standaryzacja zadań. Stosując pierwszą metodę oddolnie rozpoznano problem badawczy poprzez ścisłą współpracę z przedstawicielami wszystkich grup w zakresie: ustalenia listy zadań, mapowania zadań, standaryzacji i parametryzacji. Stosując drugą metodę odgórnie, zweryfikowano centralne statystyki i na tej podstawie wytypowano zadania do szczegółowej analizy. Obie metody połączyły się w trakcie prowadzenia badania pilotażowego. Metodą wspólną dla badania w grupach zawodowych: sędziów, asystentów, referendarzy i urzędników jest Zarządzanie Zasobami model a posteriori. Tą metodę należy uznać za obligatoryjną w trakcie realizacji kolejnego etapu badania, polegającego na przeprowadzeniu badania i opracowaniu raportu końcowego w ramach projektu. W grupie zawodowej kuratorów metodą obligatoryjną powinna być METODA 1 pomiar czasochłonności zadań na stanowisku pracy. Pozostałe metody mogą być realizowane opcjonalnie, jednak ich realizacja jest wskazana ze względu na weryfikację wyników badania podstawowego. Zastosowanie metod przedstawia tabela 5. 21

22 Tabela 5, Stosowane metody podczas badania poszczególnych grup zawodowych Grupa zawodowa Metoda obligatoryjna Metoda opcjonalna (empiryczna) (empiryczna) (wskaźnikowa) Metoda analizy czasochłonności zadań Asystenci sędziów Referendarze Zarządzanie Zasobami model a posteriori Metoda odchyleń od średniej Pion Orzeczniczy Pozostałe Działy Administracji Kuratorzy zawodowi METODA 1 pomiar czasochłonności zadań na stanowisku pracy METODA 2 szacowanie czasochłonności zadań Metoda odchyleń od średniej Metoda równania prostej korelacji lub Metoda równania regresji Sposób, w jaki stosuje się metody badawcze ma istotne znaczenie dla ostatecznych wyników badania. Podstawowe założenia, którymi kierowano się podczas badania pilotażowego to: brak jakichkolwiek wstępnych założeń, tzn. analitycy od podstaw rozpoznawali przedmiot badania w sądach grupy pilotażowej badania prowadzono z udziałem pracowników poszczególnych grup zawodowych - główne źródło informacji na temat rodzaju wykonywanych zadań, ich przebiegu i złożoności, parametryzacji, itp. Zidentyfikowane zadania sądów powszechnych można liczyć w setkach. Szczegółowy opis i pomiar każdego z nich jest trudny lub wręcz niemożliwy do zrealizowania. Łącząc obie metody zidentyfikowano wszystkie, które mają największy (istotny) wpływ na obciążenie pracą. Pozostałe zadania (które mają mniejszy wpływ) oszacowano bez obawy znaczącego błędu wyniku końcowego.. 22

23 5.1.5 PRZEBIEG BADANIA PILOTAŻOWEGO ETAPY PRAC BADAWCZYCH Prace badawcze w sądach badania pilotażowego rozpoczęły się z początkiem maja, a zakończyły z końcem sierpnia 2012 roku. Harmonogram ogólny przebiegu prac przedstawia schemat 2. Schemat 2, Harmonogram ogólny przebiegu prac badawczych w sądach wybranych do badania pilotażowego Etapy badania V 2012 VI 2012 VII 2012 VIII 2012 Przygotowanie Sporządzenie listy zadań Mapowanie procesów Standaryzacja procesów Zbieranie danych Podsumowanie wyników Zakres prac badawczych obejmował zbieranie i przetwarzanie informacji dotyczących zadań realizowanych w sądach powszechnych. Czynności, jakie podjęto, to przede wszystkim wywiady i konsultacje z przedstawicielami poszczególnych grup zawodowych, dokumentowanie zadań w formie graficznej i opisowej, zbieranie danych statystycznych, stosowanie metod pomiarowych określonych metodologią. Przebieg badania pilotażowego przedstawia schemat 3. 23

24 Schemat 3, Przebieg badania pilotażowego Szczegóły dotyczące przeprowadzonych wywiadów na poszczególnych etapach badania pilotażowego przedstawia tabela 4. 24

25 ETAP I - SPORZĄDZENIE I WERYFIKACJA LISTY ZADAŃ Listę podstawowych zadań sądów powszechnych (orzekanie i wykonywanie orzeczeń) sporządzono wykorzystując sprawozdawczość w tym zakresie. Przygotowując metodologię badania wykorzystano sprawozdania z I półrocza 2009 roku, które zawierały spraw. W badaniu pilotażowym skorzystano z rozbudowanej sprawozdawczości z 2012, która zawierała już spraw. Ostatecznie wybrano 929 z nich, które ilościowo stanowią 99% spraw. 1. orzekanie i wykonanie orzeczeń (podstawowy), Następnie sporządzono trzy kolejne listy zadań tak, aby w swoim zakresie objąć wszystkie zadania realizowane w sądach powszechnych. 2. zadania sekretariatów wydziałów orzeczniczych 3. zadania administracji sądowej 4. zadania wydziałów wizytacyjnych Całość uzupełniono bądź uszczegółowiono poprzez bezpośrednie wywiady z przedstawicielami wszystkich grup zawodowych pracujących w sądach wybranych do badania pilotażowego. Analitycy, pracujący w wybranym do badania pilotażowego sądzie, sporządzili listy zadań dla tych pionów i wydziałów, które zostały im na wstępie przydzielone, a następnie przekazali je do weryfikacji analitykom pracującym w pozostałych sądach wybranych do pilotażu. Sporządzanie i weryfikacja zadań przeprowadzona została z udziałem 25,9% pracowników sądów wybranych do badania pilotażowego. Zidentyfikowano 237grup spraw (w wydziałach orzeczniczych) bądź zadań (w oddziałach pozaorzeczniczych) i 1.325spraw bądź zadań szczegółowych. Dane ze sprawozdań statystycznych z I kwartału 2012 służyły wyłącznie do zidentyfikowania podstawowych zadań sądu. Dalsze analizy tychże zdań wymagają danych z co najmniej rocznego okresu. 25

26 ETAP II - MAPOWANIE I STANDARYZACJA PROCESÓW Sposób, w jaki realizowane są zadania i podzadania przedstawiano w formie graficznej (mapa procesu), która przedstawia: przebieg procesów i podprocesów czynności procesów i podprocesów połączenia między procesami i podprocesami decyzje wpływające na przebieg procesów i podprocesów zaangażowane stanowiska Zastosowano metodę mapowania zadań jaką jest BPM Business Process Management. BPM wykorzystuje BPMN Business ProcessModelingNotation (notację modelowania procesów biznesowych). BPMN jest to znormalizowany zestaw symboli opisujących przebieg procesów. Sporządzono dwa rodzaje map: mapy procesów mapy podprocesów Mapy procesów pokazują etapy oraz najważniejsze czynności i decyzje dotyczące zadania. Mapy podprocesówopisują fragmenty procesów ze szczegółami dotyczącymi pojedynczych czynności. Połączenie map procesów i podprocesów daje pełen obraz potrzebny do uporządkowania i opisu zadań. Mapy procesów i podprocesów sporządzono współpracując z przedstawicielami wszystkich grup zawodowych pracujących w sądach wybranych do badania pilotażowego. Podobnie jak podczas uzgadniania zbioru zadań, sporządzanie Map procesów i podprocesów rozpoczęto od wybranych wydziałów, a zakończono na ich zweryfikowaniu w pozostałych sądach badania pilotażowego. Ujednolicono mapy procesów i podprocesów. Sporządzanie i weryfikacja map procesów przeprowadzona została z udziałem 27,1% pracowników sądów wybranych do badania pilotażowego. Sporządzono 113 map procesów i map podprocesów. Szczegóły dotyczące mapowania zadań przedstawia rozdział

27 ETAP III ZBIERANIE DANYCH Każde zadanie, to zbiór czynności o różnym czasie trwania, realizowanych w różnych wariantach i z różną częstotliwością. Chcąc zatem uzyskać dokładny pomiar policzono (sparametryzowano) poszczególne czynności wchodzące w jego skład. Pierwszym parametrem charakteryzującym zadanie i każdą czynność wchodzącą w jego skład jest ilość wystąpień, która policzona została: dla każdego zadania (parametr główny) i dla wszystkich jego czynności osobno (parametr pomocniczy) Parametry główne zostały uwzględnione w modelu raportowania. Parametry pomocnicze zostały wykorzystane w analizach pośrednich i nie weszły do modelu raportowania. Dane ilościowe dotyczące sądów badania pilotażowego ze: sprawozdań za 2011 rok, centralnych i lokalnych baz danych systemów informatycznych, rejestrów i dzienników oraz obliczeń na bazie próbek statystycznych. Drugim parametrem charakteryzującym zadanie i każdą czynność wchodzącą w jego skład jest czas ich trwania, który został policzony lub oszacowany: osobno dla wszystkich czynności zadania (parametr pomocniczy) i jako wynik dla całego zadania (parametr główny). Zastosowano następujące techniki pomiaru czasochłonności: metoda szacunkowa analityczne metody oparte na normatywach czasu Oszacowano czas potrzebny na realizację poszczególnych czynności na podstawie wywiadów z pracownikami sądów badania pilotażowego. Drugą z zastosowanych technik pomiaru czasochłonności były analityczne metody oparte na normatywach czasu pracy. W metodzie tej wybrane czynności rozpisano na elementarne składniki, którym przypisano się czas realizacji wynikający z norm czasu pracy. Normy czasu pracy są tak skonstruowane, aby wykwalifikowany pracownik mógł wykonać określoną pracę w standardowym rytmie. Dotyczyło to głównie rutynowych i powtarzalnych czynności. Sposób, w jaki zbierano dane na podstawie wywiadów z pracownikami, baz danych, rejestrów, próbek statystycznych itp. przedstawia schemat 4. 27

28 Schemat 4, Sposób zbierania danych na podstawie wywiadów z pracownikami, baz danych, rejestrów, próbek statystycznych itp. 28

29 ETAP IV PODSUMOWANIE WYNIKÓW Zestawiono parametry główne opisujące wszystkie zidentyfikowane zadania i wyznaczono dla nich czasy jednostkowe. Obliczono całkowitą zmierzoną pracę zestawiając dane ilościowe parametrów głównych za okres podlegający analizie z wyznaczonym czasem jednostkowym. Następnie obliczono czas pracowników jakim dysponują wydziały i oddziały sądów wybranych do badania pilotażowego. Dostępny czas pracy to liczba godzin wynikająca z zatrudnienia pomniejszona o absencję w analizowanym okresie. Ostatecznie, obliczono wskaźniki efektywności dla poszczególnych wydziałów i oddziałów sądów badania pilotażowego zgodnie ze wzorem: gdzie: E efektywność pracy ZP zapotrzebowanie czasu pracy DCP dostępny czas pracy Szczegóły dotyczę sposobu prezentowania wyników przedstawiają rozdziały 14 i

30 5.1.6 NAJWAŻENIEJSZE WYDARZENIA BADANIA PILOTAŻOWEGO Terminem, od którego można uznać, że rozpoczęło się badanie pilotażowego było spotkanie w dniu 4 kwietnia 2012 przedstawicieli zleceniodawcy i wykonawcy w sprawie organizacji prac i potwierdzenia wyboru sądów do badania pilotażowego. Terminem zakończenia prac badania pilotażowego był 4 października 2012 roku - dzień podpisania protokołu odbioru prac badania pilotażowego. Poniższe kalendarium przedstawia (chronologicznie) najważniejsze wydarzenia tego okresu. 4 KWIETNIA 2012 spotkanie z przedstawicielem zleceniodawcy w sprawie organizacji prac projektowych, potwierdzenie wyboru sądów do badania pilotażowego, 13 KWIETNIA 2012 spotkanie w przedstawicielem zleceniodawcy w sprawie rozpoczęcia badań w sądach wybranych do badania pilotażowego (spotkania z prezesami, pisma informacyjne, prezentacje itp.), 19 KWIETNIA 2012 prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania pilotażowego prezesowi Sądu Apelacyjnego w Warszawie, prezesowi Sądu Okręgowego w Warszawie i Prezesowi Sądu Okręgowego w Sieradzu, 20 KWIETNIA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania pilotażowego w Sądzie Rejonowym w Gliwicach jego prezesowi oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 23 KWIETNIA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania pilotażowego w Sądzie Okręgowy w Sieradzu przewodniczącym jego wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 25 KWIETNIA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania pilotażowego w Sądzie Apelacyjnym w Warszawie i Sądzie Okręgowym w Warszawie przewodniczącym ich wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 27 KWIETNIA 2012 prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania pilotażowego prezesowi Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, Prezesowi Sądu Rejonowego w Zielonej Górze, przedstawicielowi Sądu Rejonowego w Jarocinie, 7 MAJA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania pilotażowego w Sądzie Rejonowym z Zielonej Górze i Sądzie Rejonowym w Jarocinie przewodniczącym ich wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 30

31 7 MAJA2012 rozpoczęcie badań w sądach wybranych do badania pilotażowego, 7 19 MAJA 2012 prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badań wszystkim pracownikom sądów wybranych do badania pilotażowego, 14 MAJA 2012 rozpoczęcie prac związanych ze sporządzeniem list zadań realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, 21 MAJA2012 rozpoczęcie prac związanych z weryfikacją list zadań realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, 22 MAJA 2012 spotkanie z przedstawicielami zleceniodawcy w celu omówienia postępu prac, wykorzystania danych statystycznych na potrzeby badania i innych bieżących kwestii związanych z realizacją projektu, 25 MAJA2012 rozpoczęcie prac związanych z mapowaniem procesów realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, 29 MAJA2012 zakończenie prac związanych ze sporządzeniem list zadań realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, 29 MAJA 2012 spotkanie z przedstawicielami zleceniodawcy w celu omówienia postępu prac, przeglądu sporządzonych list zadań i innych bieżących kwestii związanych z realizacją projektu, 29 MAJA 2012 rozpoczęcia prac związanych ze zbieraniem danych statystycznych dotyczących ilości i czasochłonności zadań i czynności realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, 5 CZERWCA 2012 zakończenie prac związanych ze sporządzeniem list zadań realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, 14 CZERWCA 2012 rozpoczęcie prac związanych ze standaryzacją i parametryzacją map procesów realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, CZERWCA 2012 warsztaty z analitykami podsumowujące listę zadań realizowanych w sądach badania pilotażowego, przygotowanie do mapowania zadań, 28 CZERWCA2012 zakończenie prac związanych z mapowaniem procesów realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, 6 LIPCA 2012 spotkanie w przedstawicielem zleceniodawcy w sprawie ustalenia ostatecznego zakresu i poziomu szczegółowości sporządzanych map procesów, 31

32 9-10 LIPCA 2012 warsztaty z analitykami ustalające zakres i poziom szczegółowości sporządzanych map procesów, przygotowanie do zbierania danych statystycznych, 18 LIPCA 2012 zakończenie prac związanych ze standaryzacją i parametryzacją map procesów realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, 8 SIERPNIA 2012 spotkanie z przedstawicielami zleceniodawcy w celu omówienia postępu prac, standaryzacji map procesów (we współpracy z 23 ekspertami wskazanymi przez zleceniodawcę) i innych bieżących kwestii związanych z realizacją projektu, 9 SIERPNIA 2012 rozpoczęcie prac podsumowujących wyniki badania pilotażowego, 20 SIERPNIA 2012 zakończenie prac związanych ze zbieraniem danych statystycznych dotyczących ilości i czasochłonności zadań i czynności realizowanych w sądach wybranych do badania pilotażowego, 27 SIERPNIA 2012 zakończenie prac podsumowujących wyniki badania pilotażowego, SIERPNIA 2012 spotkania z przedstawicielami zleceniodawcy podsumowujące przebieg badania pilotażowego oraz określające zakres raportu prezentującego wyniki, 31 SIERPNIA 2012 przekazanie zleceniodawcy raportu, w którym podsumowano przebieg badania pilotażowego, przedstawiono otrzymane wyniki i sformułowano rekomendacje dotyczące badania właściwego, dodatkowo przekazano karty konsultacji i inne wymagane umową dokumenty, 4, 7, 11, 14, 21, 24, 25, 26, 27 WRZEŚNIA 2012 spotkania z przedstawicielami zleceniodawcy w celu uwzględnienia uwag, jaki zgłosił do raportu i rekomendacji dotyczących badania właściwego, 28 WRZEŚNIA 2012 przekazanie raportu uwzględniającego uwagi zleceniodawcy, w którym podsumowano przebieg badania pilotażowego, przedstawiono otrzymane wyniki i sformułowano rekomendacje dotyczące badania właściwego, 4 PAŹDZIERNIKA 2012 podpisanie protokołu odbioru prac badania pilotażowego. 32

33 5.1.7 ORGANIZACJA ZESPOŁÓW BADAWCZYCH PODCZAS BADANIA PILOTAŻOWEGO W badaniu pilotażowym udział wzięło 15 analityków. Kluczem podziału analityków do pracy w poszczególnych sądach badania pilotażowego była liczba pracowników tychże sądów przekładająca się wprost na liczbę wywiadów i konsultacji. Przeszło połowa analityków skierowana została do Sądu Apelacyjnego i Sądu Okręgowe w Warszawie. 1. Sąd Apelacyjny w Warszawie 2 analityków 2. Sąd Okręgowy w Sieradzu 1 analityk 3. Sąd Okręgowy w Warszawie 6 analityków 4. Sąd Rejonowy w Gliwicach 3 analityków 5. Sąd Rejonowy w Jarocinie 1 analityk 6. Sąd Rejonowy w Zielonej Górze 2 analityków RAZEM 15 analityków 33

34 5.1.8 REKOMENDACJE DO BADANIA WŁASCIWEGO REKOMENDACJE DOTYCZĄCE SPOSOBU I DOKŁADNOŚCI POMIARU W wyniku przedstawionej w niniejszym raporcie analizy wyników badania pilotażowego sformułowano następujące wytyczne do badania właściwego: 1. Rozdzielić badanie spraw w I instancji dla sądów rejonowych i okręgowych oraz II instancji odrębnie dla sądów okręgowych i apelacyjnych. W badaniu pilotażowym, ze względu na małą reprezentację pracowników badanie przeprowadzono łącznie, co skutkowało znacznymi przeszacowaniami w sądach rejonowych i niedoszacowaniem w sądach okręgowych. Sprawy wpływające do sądów rejonowych i sądów okręgowych mimo tej samej instancji i sygnatury różnią się złożonością i należy to usankcjonować odrębną parametryzacją; 2. Skierować do badania właściwego w pierwszej kolejności te sprawy, które najbardziej obciążające poszczególne grupy zawodowe licząc czas ogółem oraz te rodzaje spraw, które mogą występować mniej licznie ale istotnie wpływają na obciążenie pracą ze względu na długi czas jednostkowy ich trwania (złożoność postępowania). Patrz tabela 6. 34

35 Referendarze Tabela 6, Sprawy cywilne najbardziej obciążające poszczególne grupy zawodowe Grupa zawodowa Parametr Liczba wystąpień Czas ogółem Etatyzacja (wg pomiaru) Etatyzacja rzeczywista (wg stanu na koniec 2011) Różnica etatyzacji Wartość struktura wartość struktura etaty struktura Etaty Struktura etaty odchylenie [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11]=[9]-[7] [12]=[11]/[9] Sprawy z Rep. Nc ,9% :35:44 29,4% Sprawy z Rep. Co ,4% :54:44 25,8% Sprawy z Rep. Ns ,0% :56:11 23,7% Sprawy z Rep. C ,2% :15:57 12,5% Sprawy z Rep. C-upr ,8% :02:38 8,3% Sprawy z Rep. Cps ,7% 21116:03:00 0,3% RAZEM % :48:14 100% Sprawy z Rep. Nc ,2% :01:36 75,4% Sprawy z Rep. Co ,6% :26:46 13,2% Sprawy z Rep. Ns ,5% :10:57 6,0% Sprawy z Rep. C ,0% 77971:38:51 3,3% Sprawy z Rep. C-upr ,7% 52079:41:54 2,2% RAZEM % :00:04 100% Sprawy z Rep. Nc ,8% :45:02 31,9% Sprawy z Rep. Ns ,5% :09:46 26,0% Sprawy z Rep. Co ,6% :29:00 20,3% Sprawy z Rep. C ,4% :58:18 10,0% Sprawy z Rep. C-upr ,9% :26:52 6,7% Przyjęcie koresp.do Wydziału ,7% :57:04 4,5% Sprawy z Rep. Cps ,1% 37284:09:50 0,5% RAZEM % :55:52 100% 3 517,12 38% 2 121,44 35% -1395,69-66% 1 368,69 15% 382,59 6% -986,10-258% 4 356,73 47% 3 509,80 58% -846,93-24% RAZEM 9 242,54 100% 6 013,82 100% ,72-54% 35

36 3. Skierować do badania właściwego w pierwszej kolejności czynności mające najistotniejszy wpływ na czasochłonność całego zadania, np. te które w sumie stanowią 95% ogólnej czasochłonności, tak jak to zostało zilustrowane powyżej. Takie podejście pozwoli przeprowadzić dokładniejsze badanie na mniejszej liczbie czynności. Patrz tabela 7. Tabela 7, Najbardziej czasochłonne czynności w sprawach cywilnych rozpoznawanych w procesie [C] Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas ogółem % czasu ogółem % czasu ogółem narastająco 1 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 1. Merytoryczna analiza akt :57:49 20% 20% 2 Pp H - Wydanie orzeczenia 1. Merytoryczna ocena sprawy :30:00 15% 36% 3 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 3. Analiza wniosku/ pisma :47:25 13% 49% 4 PROCES GŁÓWNY - ROZPRAWA :50:30 11% 59% 5 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 3. Przygotowanie się do rozprawy :15:00 6% 66% 6 Pp H - Wydanie orzeczenia 3. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia :50:04 6% 72% 7 Pp H - Wydanie orzeczenia 2. Wydanie orzeczenia wraz z postanowieniami technicznymi :36:09 5% 76% 8 Pp A - Przyjęcie sprawy 6. Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych :10:54 5% 81% 9 Pp H - Wydanie orzeczenia 7. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia :33:49 4% 85% 10 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 2. Wyznaczenie terminu rozprawy :26:15 2% 87% 11 Pp M - Zażalenie 10. Uzupełnienie braków formalnych :44:30 2% 89% 12 Pp A - Przyjęcie sprawy 1. Sprawdzenie właściwości wydziałowej :09:00 2% 90% 13 Pp A - Przyjęcie sprawy 4. Dekretacja :23:00 1% 92% 14 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 9. Zapoznanie z opinią biegłego :46:17 1% 93% 15 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 18. Przyznanie wynagrodzenia biegłemu :54:51 1% 93% 16 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 1. Postanowienie o dopuszczeniu / uzupełnieniu dowodu z opinii biegłego :30:21 1% 94% 17 Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO 2. Zapoznanie się z orzeczeniem SO 98 40:29:13 1% 95% 1 2 Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Łączny czas realizacji wszystkich czynności przypisanych do danej grupy zawodowej w ramach zadania 5864:48:50 5. Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione Referendarze :34:28 24% 24% 1. Sporządzenie zarządzenia wzywającego do usunięcia braków Referendarze :51:33 24% 47% 36

37 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas ogółem % czasu ogółem % czasu ogółem narastająco 3 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 9. Wydanie postanowienia o nadaniu klauzuli wykonalności Referendarze :42:20 11% 58% 4 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 3. Weryfikacja akt przed stwierdzeniem prawomocności Referendarze :38:41 9% 67% 5 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 4. Stwierdzenie prawomocności Referendarze :23:06 9% 76% 6 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 1. Badanie formalne wniosku Referendarze :12:41 6% 82% 7 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 4. Zapoznanie z aktami sprawy. Sprawdzenie sytuacji majątkowej wnioskodawcy Referendarze 83 19:27:02 4% 86% 8 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 2. Badanie wstępne Referendarze 83 11:59:20 2% 88% 9 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 5. Oddalenie wniosku Referendarze 26 10:54:20 2% 90% 10 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 13. Wydanie postanowienia o zwolnieniu od kosztów Referendarze 58 9:32:58 2% 92% 11 Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego 3. Badanie wstępne Referendarze 18 7:00:00 1% 93% 12 Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych 6. Zarządzenie o zwrocie pozwu Referendarze 38 5:59:57 1% 94% 13 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 2. Wydanie zarządzenia o zwrocie wniosku Referendarze 73 5:50:48 1% 95% Łączny czas realizacji wszystkich czynności przypisanych do danej grupy zawodowej w ramach zadania 543:57:14 1 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 4. Przygotowanie wezwań na rozprawę :37:07 11% 11% 2 PROCES GŁÓWNY - ROZPRAWA :50:30 11% 22% 3 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 2. Dołączenie wniosku/pisma do akt :49:55 10% 32% 4 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 5. Proces SK - Wysłanie korespondencji :12:45 6% 38% 5 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 4. Przekazanie wniosku referentowi :01:58 5% 44% 6 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 6. Sporządzenie protokołów i projektów postanowień na wokandę :49:02 5% 49% 7 Pp H - Wydanie orzeczenia 5. Sporządzenie odpisów postanowień wraz z uzasadnieniem :36:17 5% 53% 8 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 7. Kompletowanie akt :52:00 5% 58% 9 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 1. Odnotowanie wpływu wniosku/pisma :06:56 4% 62% 10 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 8. Proces SK - Przygotowanie sali do rozprawy :08:06 4% 66% 11 Pp A - Przyjęcie sprawy 5. Zarejestrowanie sprawy :31:13 3% 69% 12 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 11. Proces SK - Rozliczenie kosztów :02:30 3% 72% 13 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 9. Ponowne rozpisanie odroczonych terminów :33:36 3% 75% 14 Pp H - Wydanie orzeczenia 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji :50:40 2% 77% 37

38 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas ogółem % czasu ogółem % czasu ogółem narastająco 15 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 2. Kompletowanie akt :01:34 2% 78% 16 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 12. Proces SK - Archiwizowanie :47:30 2% 80% 17 Pp H - Wydanie orzeczenia 4. Odnotowanie orzeczenia :23:18 2% 82% 18 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 6. Proces SK - Archiwizowanie :30:50 1% 83% 19 Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub 3. Sporządzenie wezwania do usunięcia braków przez fiskalnych powoda :43:11 1% 84% 20 Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji :20:10 1% 86% 21 Pp D - Powołanie świadka 1. Wydanie zarządzenia o wezwaniu świadka :12:16 1% 87% 22 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 1. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw :40:50 1% 88% 23 Pp D - Powołanie świadka 3. Przygotowanie wezwania świadka :55:45 1% 89% 24 Podproces I - Apelacja 13. Sporządzenie druku przekazania sprawy do SO 57 47:30:00 1% 90% 25 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 11. Przygotowanie odpisu nakazu zapłaty/ wyroku dla wierzyciela :34:22 1% 90% 26 Pp D - Powołanie świadka 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji :25:33 1% 91% 27 PROCES GŁÓWNY - POSIEDZENIE :05:40 1% 92% 28 Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych 2. Odnotowanie zarządzenia :05:41 1% 92% 29 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 4. Sporządzenie zlecenia dla biegłego :44:30 1% 93% 30 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 5. Odnotowanie prawomocności :13:29 0% 93% 31 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 3. Założnie akt zastępczych :35:30 0% 94% 32 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 7. Proces SK - Kontrola terminowości sporządzenia opinii przez biegłego :52:30 0% 94% 33 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji :48:50 0% 94% 34 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 12. Proces SK - Wysłanie korespondencji :55:42 0% 95% Łączny czas realizacji wszystkich czynności przypisanych do danej grupy zawodowej w ramach zadania 5854:59:35 38

39 4. Zastosować w badaniu właściwym do pomiaru czasochłonności czynności wytypowanych zgodnie z zapisem pkt. 3 inne, oprócz szacowania, techniki analityczne wskazane w raportach metodologicznych: Pomiar czasochłonności zadań oparty na normach pracy biurowej (system: Simplified Office Standards) ze szczególnym zastosowanie do standardowych i powtarzalnych czynności takich jak: przetwarzanie danych, wprowadzanie danych, redagowanie prostych tekstów, przepisywanie, liczenie, stemplowanie, krótkie rozmowy telefoniczne, zszywanie, sortownie dokumentów, drukowanie, kopiowanie, odczytywanie tekstów, kopertowanie, inne. Dzienne rejestry czasu pracy - na specjalnie przygotowanych arkuszach odnotowuje się czynność jaką w danej chwili się wykonuje, w ramach jakiego zadania, czas rozpoczęcia i czas zakończenia. 5. W badaniu pilotażowym nie rozpoczęto badania metodą szacowania czasochłonności zadań. W pierwszej kolejności sporządzono i zweryfikowano listę zadań, opisano i zweryfikowano mapy procesów, a następnie przygotowano arkusze do szacowania czasochłonności zadań i rozpoczęto pomiary metodą aposteriori. Był to ściśle określony cykl, który należało zrealizować od początku do końca. W metodzie aposteriori nie można przeprowadzić pomiaru bez mapowania procesów. W metodzie pomiaru czasochłonności zadań nie jest to konieczne. Ze względu na krótki czas badania pilotażowego i ograniczoną dostępność pracowników objętych badaniem ze względu na okres urlopowy zdecydowano, że w pierwszej kolejności należy zakończyć badanie metodą aposteriori, a następnie przejść do metody czasochłonności zadań. W razie przerwania bądź niedokończenia cyklu związanego z zastosowaniem metody aposteriori nie można przejść do badania właściwego. W przypadku metody analizy czasochłonności zadań badanie można przesunąć i uzupełnić bez zagrożenia dla badania właściwego. Rozpoczęcie badania metodą czasochłonności zadań po zakończeniu badania metodą aposteriori, jest o tyle korzystniejsze, że pozwala wykorzystać wyniki tej pierwszej, a w szczególności: zaktualizować ankiety o czynności najbardziej obciążające pracą, uwzględnić paramenty korygujące (patrz punkt 7), uściślić słowniki i definicje tych czynności, w których wystąpiły największe odchylenia w szacowaniu czasu itp. 39

40 6. W przypadku ankietowania, w celu szacowania wyników zapewnić grupę badawczą reprezentującą co najmniej 5% etatyzacji w poszczególnych grupach zawodowych, w szczególności sędziów, wśród których występuje największe zróżnicowanie, jeżeli idzie o czasochłonność nawet tych samych czynności w ramach tej samej sygnatury akt. Dlatego, w celu uwiarygodnienia wyników badana populacja musi być wystarczająco liczna jeżeli będzie to konieczne zwiększenie grupy sądów w badaniu właściwym do poziomu 5% dla każdej grupy zawodowej; 7. Wyodrębnienie dla zadań najbardziej obciążających pracą dodatkowych parametrów korygujących (tzw. kalibrujących), które zróżnicują czas sprawy w danej sygnaturze: w zależności od biegu sprawy na przykład czas przygotowania i przeprowadzenia pierwszej i kolejnych rozpraw został uśredniony (alokowany) do czasu trwania pojedynczej sprawy niezależnie od trybu jej rozpoznania (i w ogóle konieczności przeprowadzenia rozprawy). w zależności od wagi sprawy na przykład czas trwania poszczególnych czynności oszacowany został z założeniem, że skład sędziowski rozpoznający sprawy w danego rodzaju jest stały, że liczba tomów z jakimi zapoznaje się sędzia jest w każdym przypadku podobna itp. Powyższe uśrednienia bądź założenia nie są błędami, pod warunkiem, że struktura spraw ze względu na tryb rozpoznania, skład sędziowski, liczbę tomów i inne będzie stała w czasie i będzie miała tę samą wartość (proporcje) w każdym badanym sądzie. Nie mając tej pewności, należy przygotować narzędzie pomiaru obciążenia pracą (tak, aby było wrażliwe) i zasilić w potrzebne dane zebrane w badaniu właściwym. Oczywiście, można stworzyć narzędzie (system) niemalże doskonale wrażliwy na wszelkie warianty ale w tak skomplikowanej materii bieżące zasilanie systemu w tysiące, a może dziesiątki tysięcy danych obniży jego wydajność, ergonomię i zwiększy koszty nieproporcjonalnie do oczekiwanych korzyści. 40

41 Należy wybrać kluczowe parametr. Problemem jest ich trafny wybór i zweryfikowanie (już na początku badania właściwego) tak, aby pozyskać potrzebne dane w badaniu właściwym (jest tylko jedna szansa). Istnieją trzy sposoby doboru i weryfikacji tychże parametrów, które można i warto zastosować łącznie: Sporządzenie ankiet potrzebnych do szacowania czynności zawierających (propozycje) parametrów korygujących i testowanie ich na mniejszej próbie badanych. Podczas testowania badani wskazują, które z nich są kluczowe (według ich zawodowego doświadczenia), następnie waży się otrzymane wyniki, koryguje się ankietę i rozpoczyna właściwe badanie na całej próbie. Szczególnie dokładnie przeanalizować te czynności, które mają najistotniejszy wpływ na czasochłonność całego zadania. Na przykład merytoryczna analiza akt (patrz tabela 7). Trafny wybór parametru korygującego w czynnościach najbardziej obciążających pracą daje największy efekt kalibracji. Niestety, pominięcie takiego parametru istotnie obniża precyzję pomiaru. Szczególnie dokładnie przeanalizować te czynności, których oszacowany czas trwania (przeprowadzony na próbie badania pilotażowego) charakteryzują znaczne odchylenia. Rozważmy dwa przykłady: czas przygotowania do pierwszej rozprawy w sprawach karnych oszacowano od (minimum) 15 minut i 50 sekund do (maksimum) 17 minut i 30 sekund otrzymując średnią 16 minut i 23 sekundy i nieduże odchylenia 3% (do minimum) i 7% (do maksimum), ale już w przypadku analizy akt przed pierwszym terminem rozprawy oszacowano czas trwania tej czynności od 15 minut i 50 sekund (minimum) do 1 godziny 20 minut i 50 sekund (maksimum) otrzymując średnią 32 minuty i 15 sekund i znaczne odchylenie 51% (do minimum) i 151% (do maksimum). W pierwszym przypadku nie warto analizować (bez znaczenia dla całości pomiaru) co wpłynęło na różnicę między minimalnym i maksymalnym czasem, która wyniosła jedynie 2 minuty i 40 sekund. W drugim przypadku różnica ta wynosi już 1 godzinę i 5 minut. Co zatem było przyczyną i jaki parametr korygujący zastosować (może liczbę tomów, a może inny czynnik)? Szczegóły dotyczące sposobu szacowania czynności dokładanie opisano w rozdziałach 1.5 i 1.6). 41

42 + Tabela 8, Obciążenie pracą sędziów w sprawach karnych [K] Sprawy karne [K] Czas jednostkowy Wystąpienia Czas ogółem hh:mm:ss liczba hh:mm:ss Obciążenie pracą sędziów w związku z przyjęciem spraw do wydziału 0:30: :00:00 Obciążenie pracą sędziów w związku z rozpoznaniem spraw w trybie zwyczajnym 1:00: :00:00 sprawy powyżej 5 tomów 0:30: :00:00 w tym sprawy powyżej 20 tomów 0:30: :00:00 sprawy rozpoznawane w trzyosobowym składzie sędziowskim - art.28 3KPK 0:30: :00:00 sprawy rozpoznawane na więcej niż 3 terminach rozpraw 0:30: :00:00 sporządzono uzasadnienia orzeczeń 0:30: :00:00 wydano wyrok nakazowy 0:30: :00:00 wydano wyrok w trybie z art.335 1KPK 0:30: :00:00 - wydano wyrok w trybie - art.387kpk (art.747akpk) 0:30: :00:00 sprawy karno-skarbowe z dobrowolnym poddaniem się karze 0:30: :00:00 wyroki łączne 0:30: :00:00 Obciążenie pracą sędziów łącznie 140:00:00 42

43 8. Sprawdzić, czy czynności wyodrębnione do szacowania nie stwarzają ryzyka podwójnego szacowania, co będzie skutkowało zawyżeniem czasu całego zadania. Przykładem mogą być dwie czynności najbardziej obciążające asystenta sędziego w ramach zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C), a mianowicie: Merytoryczna analiza akt w ramach podprocesu przygotowanie rozprawy/posiedzenia, Merytoryczna ocena sprawy w ramach podprocesu wydanie orzeczenia, Dla asystenta analiza akt powinna być czynnością jednorazową, jednak tak wyodrębnione czynności mogą prowokować do podwójnego jej szacowania. Przed ankietowaniem wymagane jest, aby tak dublujące się czynności były zastępowane jedną pozycją. Stworzyć i umieścić w ankietach i innych narzędziach pomiarowych słowniki czynności. 9. W chwili obecnej nie ma rejestru który pozwoliłby wyodrębnić spośród wszystkich spraw te w które zaangażowani są łącznie sędzia i asystent. Niemniej jednak w grupie zawodowej asystentów sędziów należy przeprowadzić analogiczne badanie jako w przypadku pozostałych grup zawodowych. Należy pozyskać informacje na temat szacowanego czasu czynności, które mogą być wykonywane przez asystentów sędziów. Ponadto od sędziów należy pozyskać informację ile czasu poświęcają na poszczególne czynności w sytuacji gdy współpracuje z nimi asystent. W ten sposób należy zbadać wszystkie czynności, które może realizować sędzia samodzielnie lub z pomocą asystenta. Patrz tabela 9. 43

44 Tabela 9, Współpraca sędziego z asystentem na przykładzie spraw cywilnych rozpoznawanych w procesie. Podproces / proces główny Krok procesu Liczba wystąpień Samodzielnie Sędzia (czas) Sędzia wspólnie z Asystentem Sędzia (czas) Asystent (czas) Razem jednost. ogółem jednost. ogółem jednost. ogółem jednost. ogółem Pp A - Przyjęcie sprawy 6A. Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych :12:26 269:10:54 0:08:02 174:06:07 0:19:18 417:39:52 0:27:20 591:46:00 Pp A - Przyjęcie sprawy 7A. Wydanie postanowienia o przekazaniu sprawy 26 0:16:25 7:06:40 0:12:10 5:16:20 0:16:53 7:19:07 0:29:03 12:35:27 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 1A. Merytoryczna analiza akt :45: :57:49 0:38: :41:40 1:14: :34:00 1:52: :15:40 Pp H - Wydanie orzeczenia 1A. Merytoryczna ocena sprawy 777 1:10:00 906:30:00 0:40:27 523:49:39 2:02: :32:00 2:43: :21:39 Pp H - Wydanie orzeczenia 2A. Wydanie orzeczenia wraz z postanowieniami technicznymi 777 0:21:17 275:36:09 0:16:20 211:31:00 0:48:37 629:35:09 1:04:57 841:06:09 Pp H - Wydanie orzeczenia 3A. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia 197 1:48:41 356:50:04 1:05:00 213:25:00 4:12:55 830:24:35 5:17: :49:35 Pp M Zażalenie 3A. Badanie wstępne 58 0:17:41 17:05:52 0:10:25 10:04:10 0:24:10 23:21:40 0:34:35 33:25:50 Pp M Zażalenie 4A. Wydanie postanowienia o odrzuceniu zażalenia wraz z 11 0:17:38 3:14:02 0:14:35 2:40:25 0:35:17 6:28:03 0:49:52 9:08:28 uzasadnieniem Pp M Zażalenie 10A. Uzupełnienie braków formalnych 842 0:07:15 101:44:30 0:05:30 77:11:00 0:22:42 318:40:25 0:28:12 395:51:25 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 5A. Udzielenie odpowiedzi na pismo 53 0:16:13 14:19:02 0:03:10 2:47:50 0:31:46 28:03:14 0:34:56 30:51:04 Czas ogółem 3136:35: :33: :38: :11:17 Czas na pojedynczą sprawę 2:24:53 1:42:45 4:27:20 6:10:05 44

45 W powyższej tabeli czas na pojedynczą sprawę wyliczony został przez podzielenie czasu ogółem przez liczbę wpływających spraw (1322). Wyliczona wartość uwzględnia statystykę wystąpień pozostałych parametrów. Z powyższych danych wynika, że zaangażowanie w realizację sprawy asystenta uwalnia około 42 minut pracy sędziego: 2:24:53 Czas na pojedynczą sprawę (czas pracy sędziego samodzielnie realizującego zadanie) 1:42:45 Czas na pojedynczą sprawę (czas pracy sędziego, gdy korzysta z pomocy asystenta) Różnica 0:42:08 To uwolnienie odbywa się kosztem przeciętnego zaangażowania w sprawę asystenta w wymiarze 4:27:20 (h:mm:ss). Mając tak obliczone parametry dla poszczególnych spraw można przeprowadzić korektę obciążenia pracą w powyższych tabelach, w sądach w których występuje etatyzacja asystentów w danym pionie. Na podstawie powyższej tabeli można przeprowadzić analizę czynności najbardziej obciążających asystentów celem poddania ich dalszej analizie mającej na celu doprecyzowanie wyników. Patrz tabela 10 na następnej stronie. 45

46 Tabela 10, Czynności najbardziej obciążające asystentów sędziów w sprawach cywilnych rozpoznawanych w procesie w I instancji na przykładzie sądu rejonowego Podproces / proces główny Krok procesu Liczba wystąpień Asystent czas Wartość Struktura Jednost. Ogółem Struktura Narastająco Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 1A. Merytoryczna analiza akt ,0% 01:14: :34:00 33,5% 33,5% Pp H - Wydanie orzeczenia 1A. Merytoryczna ocena sprawy ,8% 02:02: :32:00 27,4% 60,9% Pp H - Wydanie orzeczenia 3A. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia 197 3,5% 04:12:55 830:24:35 14,3% 75,3% Pp H - Wydanie orzeczenia 2A. Wydanie orzeczenia wraz z postanowieniami technicznymi ,8% 00:48:37 629:35:09 10,9% 86,2% Pp A - Przyjęcie sprawy 6A. Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych ,2% 00:19:18 417:39:52 7,2% 93,4% Pp M Zażalenie 10A. Uzupełnienie braków formalnych ,0% 00:22:42 318:40:25 5,5% 98,9% Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 5A. Udzielenie odpowiedzi na pismo 53 0,9% 00:31:46 28:03:14 0,5% 99,4% Pp M Zażalenie 3A. Badanie wstępne 58 1,0% 00:24:10 23:21:40 0,4% 99,8% Pp A - Przyjęcie sprawy 7A. Wydanie postanowienia o przekazaniu sprawy 26 0,5% 00:16:53 7:19:07 0,1% 99,9% Pp M Zażalenie 4A. Wydanie postanowienia o odrzuceniu zażalenia wraz z uzasadnieniem 11 0,2% 00:35:17 6:28:03 0,1% 100,0% Łączna liczba wystąpień 5611 Łączny czas 5787:38:06 46

47 Z powyższych danych można wyliczyć również Wskaźnik efektywności pracy asystenta (EPA), który będzie relacją zaoszczędzonego czasu sędziego do czasu poświęconego przez asystenta: Obliczona w ten sposób efektywność będzie tym lepsza im wyższa będzie wartość wskaźnika, co będzie oznaczało, że osiągamy większą oszczędność czasu pracy sędziego kosztem mniejszego nakładu pracy asystenta. Dla opisywanego wyżej przypadku Postępowania cywilnego rozpatrywanego w procesie (Sygn. C) wartość wskaźnika wynosi: Wyliczone w powyższy sposób parametry sędziów i asystentów dla poszczególnych zadań pionu cywilnego I instancji wyglądają następująco: Patrz tabela 11. Tabela 11, Wskaźnik efektywności pracy asystenta w pionie cywilnym na przykładzie sądu rejonowego Parametr Liczba wystąpień Sędziego (samodzielnie) Czas jednostkowy Sędziego (z pomocą Asystenta Asystenta) Razem: Sędzia + Asystent Oszczędność czasu sędziego Efektywność pracy Asystenta sprawy z Rep. C :24:53 1:42:45 4:27:20 6:10:05 0:42:08 16% sprawy z Rep. Ns :44:17 0:47:38 1:48:19 2:35:57 0:56:39 52% sprawy z Rep. Nc :42:18 0:32:22 1:39:38 2:12:00 0:09:56 10% sprawy z Rep. Co :12:15 0:49:06 3:46:41 4:35:47 0:23:09 10% 47

48 Podobne analizy pozwolą wskazać sprawy do których w pierwszej kolejności powinni być dedykowani asystenci sprawy z najwyższym wskaźnikiem efektywności. W tym przypadku są to sprawy z Rep. Ns. Na podstawie powyższych danych można również obliczyć na ile etatyzacja asystentów pokrywa ewentualny niedobór etatów sędziów, w zależności od rodzaju spraw do jakich zostaną dedykowani. Na podstawie danych przedstawionych w powyższej tabeli można wyliczyć wartość wskaźnika korygującego etatyzację sędziów w zależności od etatyzacji asystentów. W tym celu należy obliczyć: średni ważony czas zaangażowania asystentów (w podsumowaniu kol. [3]) jest to suma łącznego czasu pracy asystentów (suma kol. [4]) podzielona przez sumę łączną liczbę wystąpień (suma kol. [2]) średni ważony czas uwolnionej pracy sędziów (w podsumowaniu kol. [5]) jest to suma łącznej oszczędności czasu pracy sędziego (suma kol. [6]) podzielona przez sumę łączną liczbę wystąpień (suma kol. [2]) Tabela 12, Wartość wskaźnika korygującego etatyzację sędziów w pionie cywilnym na przykładzie sądu rejonowego Parametr Liczba wystąpień Czas pracy asystenta Oszczędność pracy sędziego jednostkowo łącznie jednostkowo łącznie [1] [2] [3] [4] [5] [6] sprawy z Rep. C :27: :14:40 00:42:08 928:20:16 sprawy z Rep. Ns :48: :28:45 00:56: :33:45 sprawy z Rep. Nc :39: :55:44 00:09:56 670:10:08 sprawy z Rep. Co :46: :34:41 00:23: :35:09 RAZEM :55: :13:50 0:26: :39:18 48

49 Wartość wskaźnika otrzymamy dzieląc średni ważony czas uwolnionej pracy sędziów przez średni ważony czas zaangażowania asystentów: Wartość wskaźnika oznacza, że 1 etat asystenta uwalnia przeciętnie 0,15 etatu sędziego. Parametr ten zostanie użyty w dalszej części raportu, w tabelach prezentujących obciążenie pracą, do skorygowania etatyzacji sędziów w zależności od etatyzacji asystentów zgodnie ze wzorem: zmniejszenie wymaganej etatyzacji sędziów w Pionie Cywilnym I instancji = 0,15 x etatyzacja asystentów Uwaga: Takie podejście zakłada, że asystenci pracują z efektywnością 100%. Prezentacja danych analogicznie jak dla pozostałych grup zawodowych wymagałaby zbierania danych na temat liczby spraw w których brał udział asystent. W chwili obecnej sprawozdania statystyczne nie zawierają takiej informacji. Wymagane byłoby na przykład dodanie w ramach poszczególnych sygnatur kolumn z informacją sprawy rozpatrzone z udziałem asystenta, analogicznie jak to jest w chwili obecnej z referendarzami, którym można przypisać szczegółową liczbę spraw dzięki kolumnie Sprawy załatwione przez referendarzy. Badanie pilotażowe pozwoliło zebrać i opracować dla grupy zawodowej asystentów materiał analityczny analogiczny, jak w przypadku pozostałych grup zawodowych. Zidentyfikowany w trakcie pilotażu brak jakiejkolwiek ewidencji spraw prowadzonych z udziałem asystentów (centralnej na poziomie Ministerstwa Sprawiedliwości i lokalnej na poziomie pojedynczych sądów) nie pozwala jednak w chwili obecnej na prezentację danych o obciążeniu pracą tej grupy zawodowej w analogiczny sposób jak w przypadku pozostałych grup zawodowych. Wykonawca przewiduje pozyskać dane na temat liczby i rodzaju spraw w które zaangażowani są asystenci wraz z rozpoczęciem badania głównego, poprzez prowadzone przez analityków i na bieżąco aktualizowane rejestry. W wyniku tego działania opracowany zostanie wskaźnik spraw w których biorą udział asystenci do ogółu spraw wpływających do wydziałów, co pozwoli w konsekwencji przeprowadzić symulację obciążenia pracą asystentów na bazie dostępnych danych statystycznych. W celu włączenia asystentów sędziów w system stałego monitorowania obciążenia pracą, Wykonawca rekomenduje Zamawiającemu wzbogacenie cyklicznej sprawozdawczości (półrocznej i rocznej) o informację na temat spraw rozpatrywanych z udziałem asystentów. 10. W raporcie metodologicznym wskazane jest aby do przeprowadzenia metody wskaźnikowej wziąć etatyzację sędziów, referendarzy i asystentów sędziów. Jednakże badanie pilotażowe metodą Zarządzania Zasobami model a posteriori wykazało, że dedykowanie asystenta do pomocy sędziemu jest bez znaczącego wpływu na zwiększenie obciążenia pracą urzędników. Urzędnik nie wykonuje żadnych czynności jednocześnie na rzecz obu osób 49

50 tj. sędziego i asystenta, a jedynie te same czynności co wobec sędziego, gdy ten sam prowadzi sprawę, wykonuje wobec sędziego lub asystenta gdy sprawę prowadzą wspólnie. Nieznaczny wzrost obciążenia pracą urzędników może być jedynie konsekwencją większej liczby spraw załatwianych przez sędziego w wyniku uwolnienia czasu przez asystenta. Wskaźnik ten w pionie cywilnym I instancji wynosi 15% (1 etat asystenta uwalnia 0,15 etatu sędziego), wobec powyższego mniejszym błędem dla metody będzie zrezygnowanie z wliczania do etatyzacji pionu asystentów, niż ich wliczanie. 11. Wyniki badania pilotażowego opracowano na podstawie danych ze sprawozdań za cały rok 2011 i danych dotyczących etatyzacji na koniec tegoż roku. Przygotowując wyniki badania właściwego warto wykorzystać najbardziej aktualne dane najlepiej za cały 2012 roku (przynajmniej za I półrocze tegoż roku). Oprócz aktualnych danych ważna jest również kwestia ich zakresu i szczegółowości. Przygotowując raport metodologiczny wykorzystano dane ze sprawozdań z I półrocza 2009 roku. Wtedy zidentyfikowano rodzajów spraw. Przeprowadzając badanie pilotażowe wykorzystano sprawozdania z I kwartału 2012 roku identyfikując już rodzajów spraw. Na przykład w sprawach cywilnych rozpoznawanych w procesie wprowadzenie do sprawozdań MS-S1r dodatkowych rodzajów spraw dotyczących roszczeń z umów (numery spraw od 88 do 100) pozwoliło zidentyfikować 21% wpływających spraw, które wcześniej zapisywano w pozycji inne bez określonego symbolu. Jak widać, zmiany w kolejnych wersjach sprawozdań mają znaczenie z punktu widzenia pozyskiwania dokładniejszych danych na potrzeby badania. 12. Przeprowadzając badanie właściwe należy uwzględnić wpływ zmian organizacyjnych i zmian w zakresie organizacji pracy sekretariatów, które mogą mieć wpływ na wynik pomiaru. Dotyczy to przede wszystkim przypadków przekazywania spraw, ponownej rejestracji itp. 50

51 Asystenci Asystenci Asystenci Asystenci REKOMEDNACJE DOTYCZĄCE PRÓBY BADAWCZEJ I ORGANIZACJA WDROŻENIA Celem badania właściwego jest zebranie możliwe największej liczby danych z reprezentacji sądów. Im większy zostanie przeprowadzona liczba wywiadów i konsultacji, tym pewniejszy ostateczny wynik. Odsetek etatów poszczególnych grup zawodowych w sądach wybranych do badania właściwego do etatów w we wszystkich sądach kształtuje się w poszczególnych pionach od 4% (na przykład sędziowie wydziałów cywilnych sądów rejonowych) do 18% (asystentów sędziów w wydziałach pracy i ubezpieczeń społecznych sądów rejonowych). Chcąc zachować reprezentatywność nie tylko na poziomie wybranych sądów ale również na poziomie ich wydziałów przyjęto, że minimalny odsetek poszczególnych grup zawodowych w każdym z pionów powinien wynosić 5% lub więcej. Prościej można to wyrazić stwierdzeniem, że w każdej grupie zawodowej w każdym pionie obejmujemy badaniem co najmniej 5% pracowników wszystkich sądów. W Sądzie Apelacyjnym w Krakowie wybranym do badania właściwego odsetek ten kształtuje się wysoko od 6% (w przypadku asystentów sędziów Wydziału Karnego) do 13% (w przypadku asystentów sędziów Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Patrz tabela 13. Tabela 13, Sąd apelacyjny wybrany do badania właściwego - odsetek pracowników poszczególnych grup zawodowych objętych badaniem Sąd apelacyjny wybrany do badania właściwego Sąd Wydział Cywilny Wydział Karny Wydziały Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Pozostałe działy administracji SA w Krakowie Razem sądy apelacyjne % objętych badaniem 9% 9% 10% 8% 8% 7% 9% 6% 8% 11% 13% 12% 11% 51

52 Referendarze Asystenci Referendarze Asystenci Asystenci Asystenci Referendarze Asystenci Referendarze Asystenci W Sądach Okręgowych wybranych do badania właściwego odsetek ten kształtuje się również wysoko od 7% (na przykład w przypadku sędziów pionów cywilnych) do 20% (w przypadku referendarzy w tymże samym pionie) sędziów Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Patrz tabela 14. Tabela 14, Sądy okręgowe wybrane do badania właściwego - odsetek pracowników poszczególnych grup zawodowych objętych badaniem Sąd Pion Cywilny Pion Karny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Pion Gospodarczy Inne Orzecznicze Pozostałe działy administracji Sądy okręgowe wybrane do badania właściwego SO w Elblągu SO w Gdańsku SO w Legnicy Razem wybrane sądy Razem sądy okręgowe % objętych badaniem 8% 13% 8% 7% 7% 20% 7% 7% 7% 9% 7% 7% 6% 7% 12% 0% 14% 11% 19% 12% 0% 0% 7% W przypadku sądów rejonowych wybranych do badania pilotażowego nie można stwierdzić, że w każdej grupie zawodowej w każdym pionie obejmujemy badaniem co najmniej 5% pracowników wszystkich sądów. Odsetek ten kształtuje się od 4% (na przykład sędziowie wydziałów cywilnych sądów rejonowych) do 18% (asystentów sędziów w wydziałach pracy i ubezpieczeń społecznych sądów rejonowych). Kierując się minimalnym poziomem reprezentacji wynoszącym 5% obliczono dodatkową liczbę etatów jaka powinna zostać objęta badaniem właściwym. Wynosi ona odpowiednio o 41 więcej w przypadku sędziów, 5 w przypadku referendarzy sądowych, 1 asystenta sędziego i 119 urzędników (ostatni wiersz kolumny zaznaczony bladoniebieskim kolorem). Podobne obliczenia przeprowadzono dla kuratorów zawodowych. Patrz tabela

53 Referendarze Asystenci Referendarze Asystenci Asystenci Referendarze Asystenci Referendarze Asystenci Referendarze Asystenci Referendarze Asystenci Referendarze Asystenci Referendarze Tabela 15, Sądy rejonowe wybrane do badania właściwego - odsetek pracowników poszczególnych grup zawodowych objętych badaniem Sądy rejonowe wybrane do badania właściwego Sąd Pion Cywilny Pion Karny Pion Rodzinny i ds. Nieletnich Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Pion Wieczysto- Księgowy Pion Gospodarczy Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) Rejestr Zastawów (RZ) ADM SR w Inowrocławiu SR w Kartuzach SR w Rybniku SR w Tychach SR Lublin-Wschód SR Lublin-Zachód SR w Puławach SR w Kozienicach SR w Kole SR Poznań-Grunwald i Jeżyce SR Poznań-Nowe Miasto i Wilda SR Poznań-Stare Miasto SR w Nowej Soli SR w Mielcu SR w Złotoryi Razem wybrane sądy Razem sądy rejonowe % objętych badaniem 5% 7% 7% 6% 4% 4% 5% 4% 4% 6% 4% 4% 0% 6% 4% 10% 0% 18% 9% 5% 5% 12% 5% 12% 13% 14% 13% 7% 13% 33% 13% 7% 20% 68% 7% Liczba objętych badaniem jeżeli w każdym pionie ich odsetek = min 5% Zwiększono

54 Tabela 16, Zespoły kuratorskiej Służby Sądowej Wybrane do badania właściwego - odsetek kuratorów zawodowych objętych badaniem Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej wybrane do badania właściwego Kuratorzy zawodowi SR w Inowrocławiu 24 SR w Kartuzach 10 SR w Rybniku 25 SR w Tychach 20 SR Lublin-Wschód 42 SR w Puławach 17 SR w Kozienicach 9 SR w Kole 11 SR Poznań-Stare Miasto 26 SR w Nowej Soli 22 SR w Mielcu 13 SR w Złotoryi 12 Razem wybrane ZKSS 231 Razem ZKSS 5118 % objętych badaniem 4,5% Liczba objętych badaniem jeżeli ich odsetek = min 5% 256 Zwiększono 25 Ostatecznie, po uwzględnieniu rekomendacji zwiększające reprezentację do minimum 5%. Badaniem powinno zostać objętych pracowników stanowiących 6,63% wszystkim pracowników sądów powszechnych. Zwiększenie próby badawczej o 191 pracowników można zrealizować poprzez dobranie do grupy sądów pilotażowych 2 średniej wielkości sądów rejonowych (zgodnie z kryteriami wyboru grupy pilotażowej), na przykład Sąd Rejowy w Lesznie i Sąd Rejonowy w Oświęcimiu, których łączny limit etatów wynosi 196 (sędziowie 44, referendarze 7, asystenci 11, urzędnicy 108, kuratorzy zawodowi 26). 54

55 Referendarze Asystenci wydziałów orzeczniczych w pozostałych działach administracji Kuratorzy zawodowi RAZEM Tabela 17, Odsetek pracowników sądów wybranych do badania właściwego (po zwiększeniu próby). Grupy zawodowe objęte badaniem Objęci badaniem Sądy razem % objętych badaniem 6,38% 7,65% 7,37% 6,57% 7,53% 5,00% 6,62% Badanie pilotażowe pozwoliło również zweryfikować założenia w metodologii badawczej dotyczące czasu przeprowadzenia pojedynczego wywiadu. Założenia mówiły o 4 wywiadach dziennie prowadzonych przez jednego analityka. Czas potrzebny na weryfikację powstałych map procesów, szacowanie czynności zazwyczaj był dłuższy od zakładanej 1,5 godziny na pojedynczy wywiad. Analitycy przeprowadzali średnio 1,7 wywiadów dziennie. Całkowity czas potrzebny na przeprowadzenie badania właściwego, w którym zakłada się objęcie wszystkich pracowników wybranych sądów, oraz pełne wdrożenie co najmniej dwóch metod badawczy, zwiększenie próby badawczej o 191 pracowników wyniesie około 6 miesięcy i 9 dni roboczych. Szczegóły patrz tabela

56 Tabela 18, Czas badania właściwego Czas badania właściwego Weryfikacja map procesów h 1,0 Szacowanie czasochłonności zadań metodą a'posteriori h 1,5 Szacowanie czasochłonności zadań metodą czasochłonności zadań h 1,5 Wprowadzanie danych do systemu h 0,5 Czas potrzebny na przeprowadzenie pojedynczego wywiadu h 4,5 Liczba pracowników objętych badaniem liczba 3178,0 Cza potrzebny na przeprowadzenie wszystkich wywiadów h 14301,0 Dostępny czas analityka dziennie h 8,0 Dostępny czas analityka dziennie pomniejszony o absencję (15%) h 6,8 Liczba analityków liczba 15,0 Dostępny czas zespołu analityków dziennie h 102,0 Liczba dni roboczych potrzebnych na przeprowadzenie badania liczba 140,2 Liczba dni roboczych w miesiącu liczba 22,0 Liczba miesięcy potrzebnych na przeprowadzenie badania liczba 6,4 6 miesięcy i 9 dni Realizacja projektu z większą próbą badawczą (co najmniej 5% pracowników w każdej grupie zawodowej w każdym pionie) wpłynie na wydłużenie badania w sądach do 8 marca 2013 roku. Obliczenia nie obejmują czasu potrzebnego na prezentacje dla pracowników w dobranych sądach oraz reorganizację prac zespołu analityków: dedykowanie 2 analityków pozwoli zakończyć badanie 16 maja, dedykowanie 4 analityków 4 kwietnia Decyzja o zwiększeniu próby badawczej wymagała będzie przedłużenia terminu całości badania do końca maja 2013 roku. W razie pozostawienie prób badawczej bez zmian harmonogram badania właściwego nie ulegnie zmianie. 56

57 5.2 BADANIE WŁAŚCIWE CELE BADANIA WŁAŚCIWEGO Celem badania właściwego jest zebranie danych statystycznych (z reprezentatywnej grupy sądów) w ilości wymaganej do otrzymania wiarygodnych wyników. Osiągnięcie tego celu umożliwia stworzenie narzędzia zarządczego, pozwalającego na zwiększenie efektywności wykorzystania kadr sądownictwa. Podczas badania właściwego powielono rozwiązania sprawdzone w badaniu pilotażowym, w miarę konieczności wprowadzając odpowiednie modyfikacje, wynikające z podsumowania pilotażu. Upraszczając, można powiedzieć, że badanie pilotażowe testuje rozwiązania w pełnym zakresie, a badanie właściwe dostarcza pełnych danych statystycznych. Badanie właściwe dodatkowo pozwoliło: upewnić się, że zidentyfikowano wszystkie zadania wykonywane przez poszczególne grupy zawodowe, dokonać dalszej standaryzacji zadań (odwoływać się do powszechnego rozwiązania). 57

58 5.2.2 SĄDY WYBRANE DO BADANIA WŁAŚCIWEGO Sądy wybrane do badania właściwego, reprezentują (zgodnie z metodologią badania) jak najliczniejszą populację jednostek porównywalnych pod względem struktury organizacyjnej i rodzaju realizowanych zadań. Badaniem właściwym objęto następujące sądy: 1. Sąd Apelacyjny w Krakowie 2. Sąd Okręgowy w Elblągu 3. Sąd Okręgowy w Gdańsku 4. Sąd Okręgowy w Legnicy 5. Sąd Rejonowy w Inowrocławiu 6. Sąd Rejonowy w Kartuzach 7. Sąd Rejonowy w Kole 8. Sąd Rejonowy w Kozienicach 9. Sąd Rejonowy Lublin-Wschód 10. Sąd Rejonowy Lublin-Zachód (dotyczy: VI Wydział Cywilny (e-sąd), VII Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych) 11. Sąd Rejonowy w Mielcu 12. Sąd Rejonowy w Nowej Soli 13. Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce (dotyczy: V Wydział Pracy i VI Wydział Ubezpieczeń Społecznych) 14. Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda (dotyczy: VIII Wydział Gospodarczy - KRS, IX Wydział Gospodarczy - KRS) 15. Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto 16. Sąd Rejonowy w Puławach 58

59 17. Sąd Rejonowy w Rybniku 18. Sąd Rejonowy w Tychach 19. Sąd Rejonowy w Złotoryi Wybór poszczególnych sądów do badania właściwego zależał przed wszystkim od ich wielkości: liczby wydziałów, limitu etatów (w tym głównie sędziowskich). Reprezentacje grup i kryteria wyboru pokazuje na następnej stronie tabela

60 Tabela 19, Kryteria wyboru sądów do badania właściwego ze względu na reprezentację grup Sądy wybrane do badania właściwego Grupa Kryteria wyboru Liczba wydziałów Limit etatów w tym etatów sędziowskich Sąd Apelacyjny w Krakowie (bez podziału) (bez kryteriów podziału) Sąd Okręgowy w Gdańsku podgrupa 1 liczba wydziałów Sąd Okręgowy w Legnicy Sąd Okręgowy w Elblągu podgrupa 2 liczba wydziałów Sąd Rejonowy Lublin-Zachód Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda wielkomiejskie liczba wydziałów 8 i liczba etatów sędziowskich Sąd Rejonowy Lublin-Wschód Sąd Rejonowy w Tychach Sąd Rejonowy w Rybniku Sąd Rejonowy w Inowrocławiu Sąd Rejonowy w Puławach Średnie 5 < liczba wydziałów < 8 lub 15 < liczba etatów sędziowskich < Sąd Rejonowy w Nowej Soli Sąd Rejonowy w Kartuzach Sąd Rejonowy w Mielcu Sąd Rejonowy w Złotoryi Sąd Rejonowy w Kole małe liczba wydziałów 5 i liczba etatów sędziowskich Sąd Rejonowy w Kozienicach

61 5.2.3 WYDZIAŁY OBJĘTE BADANIEM WŁAŚCIWYM Sądy wybrane do badania właściwego pokrywają wszystkie obszary działania sądów. Dotyczy to zarówno podstawowych zadań sądownictwa (orzekanie i wykonywanie orzeczeń w sprawach cywilnych, karnych, rodzinnych, gospodarczych, pracy, ubezpieczeń społecznych, dokonywanie wpisów w księgach wieczystych, Krajowym, Rejestrze Sądowym, nadzór bądź dozór nad wykonywaniem orzeczeń przez zespoły kuratorskiej służby sądowej), jak i zapewniających ich funkcjonowanie: (administrowanie, prowadzenie: kadr, księgowości, inwestycji, gospodarki własnej, zarządzanie systemami informatycznymi, bezpieczeństwo, ochrona informacji wizytacje, lustracje, inspekcje i inne). Dodatkowo uwzględniono w badaniu VI Wydział Cywilny (e-sąd) Sądu Rejonowego Lublin Zachód oraz wydziały rejestru zastawów. Struktura organizacyjna sądów nie jest jednorodna. Liczba wydziałów w sądzie jest uzależniona od liczby i rodzaju spraw należnych do właściwości sądu oraz limitu etatów sędziów i referendarzy sądowych. Podobnie jest w przypadku oddziałów zajmujących się administracją sądową. W raporcie przedstawiono wyniki sądów badania właściwego stosując (niezależnie od struktury organizacyjnej) jednolity wzorzec podziału organizacyjnego. Nie jest to wzorzec, który można bez wyjątków zastosować w przypadku każdego sądu. Wzorzec ten daje wspólny mianownik dla całego systemu raportowania chociaż utrudnia analizę wyników na poziomie pojedynczych sądów (zwłaszcza tych o nietypowej strukturze organizacyjnej). Ostatecznie przyjęto następujący podział: Dla sądów apelacyjnych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny II instancja (wydziały cywilne) Pion Karny II instancja (wydziały karne) Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Wizytacyjny (wydziały wizytacyjne) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy) 61

62 Dla sądów okręgowych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny I instancja (wydziały cywilne lub część wydziału zajmująca się I instancją) Pion Cywilny II instancja (wydziały cywilne odwoławcze lub część wydziału cywilnego zajmująca się II instancją) Pion Karny I instancja (wydziały karne lub część wydziału karnego zajmującego się I instancją) Pion Karny II instancja (wydziały karne odwoławcze lub część wydziału karnego zajmującego się II instancją) Pion Penitencjarny (wydziały penitencjarne lub część wydziału karnego zajmującego się sprawami penitencjarnymi) Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I i II instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Gospodarczy I instancja (wydziały gospodarcze lub część wydziału gospodarczego zajmująca się I instancją) Pion Gospodarczy II instancja (wydziały gospodarcze odwoławcze lub część wydziału gospodarczego zajmująca się II instancją) Pion Wizytacyjny (wydziały i referaty wizytacyjne) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy, informatyczny) Dla sądów rejonowych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny I instancja (wydziały cywilne) E-sąd (VI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego Lublin-Zachód) Pion Karny I instancja (wydziały karne) Pion Rodzinny i ds. Nieletnich Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Gospodarczy I instancja (wydziały gospodarcze) Pion Gospodarczy - Upadłościowy i Naprawczy (wydziały gospodarcze upadłościowe i naprawcze) 62

63 Pion Cywilny I instancja Pion Cywilny II instancja Pion Karny I instancja Pion Karny II instancja Pion Penitencjarny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy II instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Wizytacyjny Oddziały pozaorzecznicze Pion Ksiąg Wieczystych (wydziały ksiąg wieczystych) Pion Gospodarczy - Krajowego Rejestru Sądowego (wydziały gospodarcze KRS) Pion Rejestru Zastawów (wydziały rejestru zastawów) Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej (ZKSS do spraw orzeczeń w sprawach karnych i rodzinnych i ds. nieletnich) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy) Szczegółowy wykaz wydziałów i oddziałów sądów badania właściwego uporządkowanych przedstawia tabela 20. Tabela 20, Wydziały i oddziały sądów badania właściwego TOMY RAPORTU II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVII Sąd Apelacyjny w Krakowie I II III IV Sąd Okręgowy w Elblągu Sąd Okręgowy w Gdańsku I II I V III II VI III IV O IV XI V XIII VI VII VIII IX XII O X Administracyjny Finansowo-Kontrolny Gospodarczy Kadr Szkoleń Informatyczny Inwestycji Administracyjny Finansowy Gospodarczy Samodzielna Sekcja Kadr Samodzielna Sekcja Informatyczna Inwestycyjny Administracyjny Finansowy 63

64 Pion Cywilny I instancja Pion Cywilny II instancja Pion Karny I instancja Pion Karny II instancja Pion Penitencjarny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy II instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Wizytacyjny Oddziały pozaorzecznicze TOMY RAPORTU II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVII XIV Sąd Okręgowy w Legnicy I II III IV V VI VII Sąd Rejonowy w Inowrocławiu I II VI III V Sąd Rejonowy w Kartuzach I II III V Sąd Rejonowy w Kole I II I Sąd Rejonowy w Kozienicach I II V I Administracyjny Sąd Rejonowy Lublin-Wschód I II III IV VIII IX V VI VII Sąd Rejonowy Lublin-Zachód VI e-sąd VII Sąd Rejonowy w Mielcu I II III V Sąd Rejonowy w Nowej Soli I II IV III V I II I II I II I II I II Kadr Gospodarczy Inwestycji i Remontów Informatyczny Sekcji Ochrony Inf. Niejawnych Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Informatyczny Administracyjny Finansowy Administracyjny Księgowość Administracyjny Samodzielna Sekcja Finansowa Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Informatyczny Administracyjny Księgowość Administracyjny Finansowy 64

65 Pion Cywilny I instancja Pion Cywilny II instancja Pion Karny I instancja Pion Karny II instancja Pion Penitencjarny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy II instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Wizytacyjny Oddziały pozaorzecznicze TOMY RAPORTU II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVII Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto I II VII XII III VIII V VI IV Sąd Rejonowy w Puławach I II IV III V Sąd Rejonowy w Rybniku Sąd Rejonowy w Tychach I I II III IX II VII VIII IX X XI V VI VIII IX V IV VI VII IV III VI V Sąd Rejowy w Złotoryi I II III I I II III I II I II Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Informatyczny Kancelarii Tajnej Administracyjny Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Administracyjny Finansowy RAZEM

66 Referendarze sądowi Asystenci sędziów sądowi pracujący w wydziałach orzeczniczych pracujący w pozostałych działa administracji sądowej Kuratorzy zawodowi RAZEM [%] etatów w całym sądownictwie [%] etatów odpowiednio w sądach apelacyjnych, okręgowych lub rejonowych Jednym z kryteriów wyboru sądów do badania właściwego (podobnie jak w badaniu pilotażowym) było zróżnicowanie w wielkości zatrudnienia (aby zgodnie z metodologią zapewnić pełną reprezentację). Różnice te, ze względu na zatrudnienie (limit etatów) obrazuje tabela 21Tabela 9. Łączny limit etatów w sądach wybranych do badania właściwego wynosi Stanowi to, 5,9% wszystkich etatów w sądownictwie powszechnym. Uwaga: większość wydziałów Sądu Rejonowego Lublin-Zachód oraz Sądu Rejonowego Poznań-Grunwald i Jeżyce zostało objęte badaniem uzupełniającym. Dla zapewnienie spójności danych wszystkie wartości dotyczące etatów i liczby pracowników biorących w badaniu właściwym i uzupełniającym uwzględniono w tym ostatnim. Tabela 21, Etatyzacja w sądach wybranych do badania właściwego (wg staniu na koniec 2011 roku) w tym Sąd Apelacyjny w Krakowie ,4% 11,2% Sąd Okręgowy w Elblągu ,4% 1,8% Sąd Okręgowy w Gdańsku ,0% 4,4% Sąd Okręgowy w Legnicy ,3% 1,4% Sąd Rejonowy w Inowrocławiu ,3% 0,3% Sąd Rejonowy w Kartuzach ,2% 0,2% Sąd Rejonowy w Kole ,1% 0,2% Sąd Rejonowy w Kozienicach ,1% 0,2% Sąd Rejonowy Lublin-Wschód ,7% 0,9% Sąd Rejonowy w Mielcu ,2% 0,2% Sąd Rejonowy w Nowej Soli ,2% 0,3% Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda* ,2% 0,3% Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto ,8% 1,1% Sąd Rejonowy w Puławach ,2% 0,3% Sąd Rejonowy w Rybniku ,4% 0,5% Sąd Rejonowy w Tychach ,3% 0,5% Sąd Rejonowy w Złotoryi ,1% 0,2% Razem ,9% [%] etatów w całej grupie zawodowej 5,8% 7,4% 7,0% 6,0% 5,7% 6,8% 4,6% *dotyczy VII i IX Wydziałów Gospodarczych Krajowego Rejestru Sądowego 66

67 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Przeprowadzenie badań w sądach badania właściwego miało charakter obserwacji i wywiadów przeprowadzanych bezpośrednio na stanowiskach pracy. Wywiady przeprowadzono z obecnymi i wyrażającymi zgodę na badanie pracownikami. W badaniu właściwym wzięło udział pracowników, w tym 531 sędziów, 102 referendarzy sądowych, 195 asystentów sędziów, 245 kuratorów zawodowych i 723 urzędników sądowych. Wszyscy z nich brali udział w czynnościach związanych z pomiarem zadań (pomiar czasochłonności czynności lub zbieranie danych ilościowych), a dodatkowo 99 z nich pomagało zweryfikować mapy sporządzone podczas badania pilotażowego. Łącznie badanie objęło dwie trzecie pracowników, tj. 63,8% (do ilości etatów na koniec 2011 roku). Patrz tabela 22. Tabela 22, Pracownicy biorący udział w badaniu właściwym Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % ,0% 0 0,0% 0 0,0% 41 89,1% Referendarze sądowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Sąd Apelacyjny w Krakowie Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 16 88,9% Kuratorzy zawodowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd sądowi ,0% 0 0,0% 14 12,1% 35 30,2% Razem ,0% 0 0,0% 14 7,8% 92 51,1% ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,9% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Sąd Okręgowy w Elblągu Asystenci sędziów 9 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% ,1% Kuratorzy zawodowi 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% sądowi ,0% 0 0,0% 6 4,5% 30 22,6% Razem ,0% 0 0,0% 6 3,1% 81 41,3% Sąd Okręgowy w Gdańsku ,0% 0 0,0% 11 8,3% ,1% 67

68 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Okręgowy w Legnicy Sąd Rejonowy w Inowrocławiu Sąd Rejonowy w Kartuzach Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 100,0% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 1 1,3% 74 98,7% Kuratorzy zawodowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% sądowi ,0% 0 0,0% 16 5,8% 98 35,4% Razem ,0% 0 0,0% 28 5,7% ,2% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 38 82,6% Referendarze sądowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Asystenci sędziów 9 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% ,4% Kuratorzy zawodowi 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 100,0% sądowi ,0% 0 0,0% 11 11,6% 55 57,9% Razem ,0% 0 0,0% 11 7,2% ,1% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 19 82,6% Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 1 33,3% Asystenci sędziów 5 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 40,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,2% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 29 44,6% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 76 63,3% ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 100,0% Asystenci sędziów 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 6 150,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% sądowi ,0% 0 0,0% 7 17,1% 26 63,4% Razem ,0% 0 0,0% 7 9,6% 63 86,3% 68

69 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy w Kole Sąd Rejonowy w Kozienicach Sąd Rejonowy Lublin-Wschód Sąd Rejonowy w Mielcu ,0% 0 0,0% 0 0,0% 5 45,5% Referendarze sądowi 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Asystenci sędziów 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 100,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 27,3% sądowi ,0% 0 0,0% 1 2,7% 1 2,7% Razem ,0% 0 0,0% 1 1,6% 11 17,5% 9 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 9 100,0% Referendarze sądowi 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 100,0% Asystenci sędziów 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 1 50,0% Kuratorzy zawodowi 9 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% ,1% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 19 61,3% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 41 77,4% ,0% 0 0,0% 5 9,3% 52 96,3% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 1 4,3% 22 95,7% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 2 9,5% 14 66,7% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,6% sądowi ,0% 0 0,0% 5 2,9% 90 52,0% Razem ,0% 0 0,0% 13 4,2% ,1% ,0% 0 0,0% 2 13,3% ,3% Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 66,7% Asystenci sędziów 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 75,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 11 84,6% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 8 20,0% 69

70 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy w Nowej Soli Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda* Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto Sąd Rejonowy w Puławach Razem ,0% 0 0,0% 2 2,7% 41 54,7% ,0% 0 0,0% 7 41,2% ,5% Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 100,0% Asystenci sędziów 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 5 166,7% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 2 9,1% ,3% sądowi ,0% 0 0,0% 6 12,5% 45 93,8% Razem ,0% 0 0,0% 15 16,1% ,7% 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 4 100,0% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 1 2,9% 27 77,1% Asystenci sędziów 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Kuratorzy zawodowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd sądowi ,0% 0 0,0% 1 1,5% 49 75,4% Razem ,0% 0 0,0% 2 1,9% 80 76,9% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 64 80,0% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 22 88,0% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 29 85,3% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 25 96,2% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,3% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,6% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 14 77,8% Referendarze sądowi 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 75,0% Asystenci sędziów 8 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 37,5% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% 70

71 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy w Rybniku Sąd Rejonowy w Tychach Sąd Rejonowy w Złotoryi RAZEM SĄDY BADANIA WŁAŚCIWEGO sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 7 12,3% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 44 42,3% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 32 86,5% Referendarze sądowi 7 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 7 100,0% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 8 72,7% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 23 92,0% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 55 57,9% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,4% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 34 89,5% Referendarze sądowi 5 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 6 120,0% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 9 69,2% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 18 90,0% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 46 51,1% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,1% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 10 76,9% Referendarze sądowi 1 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 1 100,0% Asystenci sędziów 1 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,3% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 30 83,3% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 57 90,5% ,0% 0 0,0% 25 4,2% ,4% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 2 1,5% ,6% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 3 1,4% ,0% 71

72 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 2 0,8% ,9% sądowi ,0% 0 0,0% 67 4,1% ,4% Razem ,0% 0 0,0% 99 3,5% ,8% *dotyczy VII i IX Wydziałów Gospodarczych Krajowego Rejestru Sądowego Podczas badania właściwego przeprowadzono następujące rodzaje wywiadów: ankiety dotyczące czasochłonności zadań, dzienne rejestry czasu pracy, szczegółowy opis rutynowych zadań z zastosowaniem uproszczonych norm pracy biurowej, zbieranie danych ilościowych, standaryzacja procesów, ankiety dotyczące zadań kadry kierowniczej i inne. Podstawowym założeniem badania właściwego było przeprowadzenie ankiet dotyczących czasochłonności zadań ze wszystkimi (dostępnymi) sędziami, ich asystentami i kuratorami zawodowymi oraz wypełnienie dziennych rejestrów czasy pracy przez połowę (dostępnych) sędziów, ich asystentów, referendarzy sądowych, urzędników pracujących w sekretariatach wydziałów orzeczniczych i kuratorów zawodowych. Pozostałe wywiady przeprowadzane były z wybranymi pracownikami sądów. 72

73 5.2.4 METODY BADANIA WŁAŚCIWEGO Badanie właściwe przeprowadzone zostało (podobnie jak badanie pilotażowe) z zastosowaniem tych samych metod badawczych:, 1. Zarządzanie Zasobami (Resource Management) model a posteriori 2. Metoda analizy czasochłonności zadań Podczas badania pilotażowego stosując pierwszą metodę oddolnie rozpoznano problem badawczy poprzez ścisłą współpracę z przedstawicielami wszystkich grup w zakresie: ustalenia listy zadań, mapowania zadań, standaryzacji i parametryzacji. Stosując drugą metodę odgórnie, zweryfikowano centralne statystyki i na tej podstawie wytypowano zadania do szczegółowej analizy. Obie metody połączyły się w trakcie prowadzenia badania pilotażowego. Istotna różnica wystąpiła w zakresie, w jakim je wykorzystano podczas badania właściwego. Warunkiem koniecznym, aby obie metody mogły mieć zastosowanie było wcześniejsze: sporządzenie listy wszystkich zadań realizowanych przez sądy powszechne, opis realizowanych zadań w graficznej formie map procesów i podprocesów, oraz ich standaryzacja. Zadnia te zrealizowano podczas padania pilotażowego, a w sądach badania właściwego dokonano jedynie dalszej weryfikacji (standaryzacji) map procesów. Metodę wspólną dla badania w grupach zawodowych: sędziów, asystentów, referendarzy i urzędników Zarządzanie Zasobami model a posteriori zastosowano bez istotnych zmian w porównaniu do badania pilotażowego, jednakże w większym stopniu (dokładniej) pomierzono te zadania i czynności, które w największym stopniu (co najmniej 95%) obciążały sądownictwo powszechne (na podstawie badań pilotażowych). Metodę analizy czasochłonności zadań (stosowaną głównie do grup zawodowych sędziów, asystentów sędziów i kuratorów zawodowych) uzupełniono i rozbudowano o dwa narzędzia pomiarowe, tj.: ankiety do szacowania czasochłonności zadań, oraz dzienne rejestry czasu pracy. 73

74 Zastosowanie tychże narzędzi, to jedna z najważniejszych rekomendacji dotyczących właściwych prac badawczych sformułowanych na podstawie wyników badania pilotażowego. Patrz rozdział 6. Podobnie jak w pierwszej metodzie największy nacisk położono na te zadania i czynności, które w największym stopniu (co najmniej 95%) obciążały sądownictwo powszechne. Dodatkowo dzienne rejestry czasu pracy wykorzystano (niezależnie do pierwszej metody) do pomiaru czasochłonności czynności wykonywanych przez referendarzy sądowych i urzędników pracujących w sekretariatach wydziałów orzeczniczych. W dalszym ciągu pierwsza metoda uznawana jest za obligatoryjną (z wyjątkiem kuratorów zawodowych), natomiast druga metoda zrealizowano ze względu na weryfikację wyników badania podstawowego. Zastosowanie metod przedstawia tabela 23. Tabela 23, Stosowane metody podczas badania poszczególnych grup zawodowych Grupa zawodowa Metoda obligatoryjna Metoda opcjonalna (empiryczna) (empiryczna) (wskaźnikowa) Asystenci sędziów Metoda analizy czasochłonności zadań, w tym: ankiety do szacowania czasochłonności zadań dzienne rejestry czasu pracy Referendarze Zarządzanie Zasobami model a posteriori Metoda analizy czasochłonności zadań, w tym: dzienne rejestry czasu pracy Metoda odchyleń od średniej Pion Orzeczniczy Metoda analizy czasochłonności zadań, w tym: dzienne rejestry czasu pracy Metoda odchyleń od średniej Pozostałe Administracji Działy Metoda równania prostej korelacji lub Metoda równania regresji Kuratorzy zawodowi METODA 1 pomiar czasochłonności zadań na stanowisku pracy, w tym: dzienne rejestry czasu pracy METODA 2 szacowanie czasochłonności zadań, w tym: ankiety do szacowania czasochłonności zadań 74

75 Sposób, w jaki stosuje się metody badawcze ma istotne znaczenie dla ostatecznych wyników badania. Podstawowe założenia, którymi kierowano się podczas badania właściwego to: brak jakichkolwiek wstępnych założeń, tzn. analitycy od podstaw rozpoznawali przedmiot badania w sądach grupy właściwej, badania prowadzono z udziałem pracowników poszczególnych grup zawodowych - główne źródło informacji na temat rodzaju wykonywanych zadań, ich przebiegu i złożoności, parametryzacji, itp. Zidentyfikowane zadania sądów powszechnych można liczyć w setkach. Szczegółowy opis i pomiar każdego z nich jest trudny lub wręcz niemożliwy do zrealizowania. Łącząc obie metody zidentyfikowano wszystkie, które mają największy (istotny) wpływ na obciążenie pracą. Pozostałe zadania (które mają mniejszy wpływ) oszacowano bez obawy znaczącego błędu wyniku końcowego. 75

76 5.2.5 PRZEBIEG BADANIA WŁAŚCIWEGO ETAPY PRAC BADAWCZYCH Prace badawcze w sądach badania właściwego rozpoczęły się z końcem sierpnia 2012 roku, a zakończyły w połowie lutego 2013 roku. Harmonogram badania pilotażowego stanowiły kolejne etapy prac związane z określenie zakresu prac, opisem procesów a następnie wdrożeniem narzędzi pomiarowych. W badania właściwym należało jedynie wdrożyć przygotowane narzędzia, stąd zamiast kolejnych etapów prac badawczych włączone do badań (jednocześnie we wszystkich sądach) kolejne piony i wydziały. Harmonogram ogólny tych badań przedstawia schemat 5. Schemat 5, Harmonogram ogólny przebiegu prac badawczych w sądach wybranych do badania pilotażowego Piony i wydziały objęte badaniem VIII 2012 IX 2012 X 2012 XI 2012 XII 2012 I 2013 II 2013 III 2013 Pozostałe działy administracji Pion Cywilny Pion Karny Pion Pracy i Ubezpieczeń społecznych Pion Rodzinny i ds. Nieletnich + Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Gospodarczy + Krajowy Rejestr Sądowy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Rejestru Zastawów Badania uzupełniające (do 5% próby) Podsumowanie badania właściwego 76

77 Zakres prac badawczych obejmował zbieranie i przetwarzanie informacji dotyczących czasochłonności i ilości zadań realizowanych w sądach powszechnych. Czynności, jakie podjęto, to przede wszystkim wywiady i konsultacje z przedstawicielami poszczególnych grup zawodowych, zbieranie danych statystycznych, stosowanie metod pomiarowych określonych metodologią. Przebieg badania pilotażowego przedstawia schemat 5. Schemat 6, Przebieg badania właściwego Szczegóły dotyczące liczby przeprowadzonych wywiadów na poszczególnych etapach badania właściwego przedstawia tabela

78 ETAP I - STANDARYZACJA PROCESÓW Sposób, w jaki realizowane są zadania i podzadania przedstawiano w formie graficznej (mapa procesu), która przedstawia: przebieg procesów i podprocesów, czynności procesów i podprocesów, połączenia między procesami i podprocesami, decyzje wpływające na przebieg procesów i podprocesów, zaangażowane stanowiska. Mapy procesów sporządzono, zweryfikowano i wybrano ich powszechne (standardowe) wersje jeszcze na etapie badania pilotażowego. Zastosowane narzędzia służące do graficznego przedstawiania przebiegu zadań opisano w rozdziale 13. Mapy procesów i podprocesów sporządzono współpracując z przedstawicielami wszystkich grup zawodowych pracujących w sądach wybranych do badania pilotażowego. Sporządzanie i weryfikacja map procesów przeprowadzona została z udziałem 27,1% pracowników sądów wybranych do badania pilotażowego. Sporządzono 113 map procesów i map podprocesów. Postanowiono jednak powrócić do kwestii standaryzacji map procesów również w sądach badana właściwego. Większa próba sądów (19 biorących udział w badaniu właściwym zamiast 6 biorących udział w badaniu pilotażowym) pozwala upewnić się, że mapy procesów przyjęte jako standardowe są powszechną praktyką. Przebieg czynności opisany w formie map procesów omówiono z przewodniczącymi wydziałów bądź wskazanymi przez nich pracownikami. Przeprowadzono w tej sprawie wywiady z 99 pracownikami. W razie konieczności wprowadzono stosowne zmiany. 78

79 ETAP II ZBIERANIE DANYCH Każde zadanie, to zbiór czynności o różnym czasie trwania, realizowanych w różnych wariantach i z różną częstotliwością. Chcąc zatem uzyskać dokładny pomiar policzono (sparametryzowano) poszczególne czynności wchodzące w jego skład. Pierwszym parametrem charakteryzującym zadanie i każdą czynność wchodzącą w jego skład jest ilość wystąpień, która policzona została: dla każdego zadania (parametr główny) i dla wszystkich jego czynności osobno (parametr pomocniczy) Parametry główne zostały uwzględnione w modelu raportowania. Parametry pomocnicze zostały wykorzystane w analizach pośrednich i nie weszły do modelu raportowania. Dane ilościowe dotyczące sądów badania właściwego ze: sprawozdań za 2012 rok, centralnych i lokalnych baz danych systemów informatycznych, rejestrów i dzienników oraz obliczeń na bazie próbek statystycznych. Drugim parametrem charakteryzującym zadanie i każdą czynność wchodzącą w jego skład jest czas ich trwania, który został policzony lub oszacowany: osobno dla wszystkich czynności zadania (parametr pomocniczy) i jako wynik dla całego zadania (parametr główny). Zastosowano następujące techniki pomiaru czasochłonności: metoda szacunkowa analityczne metody oparte na normatywach czasu Czas potrzebny zmierzono na realizację poszczególnych czynności na podstawie wywiadów z pracownikami sądów badania właściwego. Drugą z zastosowanych technik pomiaru czasochłonności były analityczne metody oparte na normatywach czasu pracy. W metodzie tej wybrane czynności rozpisano na elementarne składniki, którym przypisano czas realizacji wynikający z norm czasu pracy. Normy czasu pracy są tak skonstruowane, aby wykwalifikowany pracownik mógł wykonać określoną pracę w standardowym rytmie. Dotyczyło to głównie rutynowych i powtarzalnych czynności. Sposób, w jaki zbierano dane na podstawie wywiadów z pracownikami, baz danych, rejestrów, próbek statystycznych itp. przedstawia schemat 7. 79

80 Schemat 7, Sposób zbierania danych na podstawie wywiadów z pracownikami, baz danych, rejestrów, próbek statystycznych itp. 80

81 5.2.6 ETAP IV PODSUMOWANIE WYNIKÓW Zestawiono parametry główne opisujące wszystkie zidentyfikowane zadania i wyznaczono dla nich czasy jednostkowe. Obliczono całkowitą zmierzoną pracę zestawiając dane ilościowe parametrów głównych za okres podlegający analizie z wyznaczonym czasem jednostkowym. Następnie obliczono czas pracowników jakim dysponują wydziały i oddziały sądów wybranych do badania właściwego. Dostępny czas pracy to liczba godzin wynikająca z zatrudnienia pomniejszona o absencję w analizowanym okresie. Ostatecznie, obliczono wskaźniki efektywności dla poszczególnych wydziałów i oddziałów sądów badania właściwego zgodnie ze wzorem: gdzie: E efektywność pracy ZP zapotrzebowanie czasu pracy DCP dostępny czas pracy 81

82 5.2.7 NAJWAŻENIEJSZE WYDARZENIA BADANIA WŁAŚCIWEGO Jeszcze w trakcie trwania prac padania pilotażowego odbyło się 13 lipca 2012 roku spotkanie przedstawicieli zleceniodawcy i wykonawcy w sprawie organizacji prac w sądach wybranych do badania właściwego. Terminem zakończenia prac badania właściwego był 29 marca 2013 roku dzień przekazania zleceniodawcy raportu, w którym podsumowano przebieg badania, przedstawiono otrzymane wyniki, dodatkowo przekazano karty konsultacji i inne wymagane umową dokumenty. Poniższe kalendarium przedstawia (chronologicznie) najważniejsze wydarzenia tego okresu. 13 LIPCA 2012 spotkanie w przedstawicielem zleceniodawcy w sprawie organizacji prac w sądach wybranych do badania właściwego, 16 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Rejonowym w Mielcu i Sądzie Rejonowym Lublin- Wschód (i wybrane wydziały Sądu Rejonowego Lublin-Zachód) ich prezesom oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 17 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Rejonowym w Kozienicach i Sądzie Rejonowym w Puławach ich prezesom oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 19 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Okręgowym w Elblągu jego prezesowi oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 20 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Okręgowym w Gdańsku i Sądzie Rejonowym w Kartuzach ich prezesom oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 23 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Rejonowym w Kole jego prezesowi oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 24 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Rejonowym w Inowrocławiu i Sądzie Rejonowym Poznań-Stare Miasto (i wybrane wydziały Sądu Rejonowego Poznań-Grunwald i Jeżyce i Sądu Rejonowego Poznań-Nowe Miasto i Wilda) ich prezesom oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 82

83 26 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Apelacyjnym w Krakowie jego prezesowi oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 27 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Rejonowym w Tychach i Sądzie Rejonowym w Rybniku ich prezesom oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 30 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Rejonowym w Nowej Soli jego prezesowi oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 31 LIPCA prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badania właściwego w Sądzie Okręgowym w Legnicy i Sądzie Rejonowym w Złotoryi ich prezesom oraz przewodniczącym wydziałów i kierownictwu pozostałych działów administracji, 27SIERPNIA 2012 rozpoczęcie prac w sądach wybranych do badania właściwego, 27 SIERPNIA 7 WRZEŚNIA2012 prezentacja założeń dotyczących przeprowadzenia badań wszystkim pracownikom sądów wybranych do badania właściwego, 10 WRZEŚNIA 2012 rozpoczęcie prac badawczych w pozostałych działach administracji w sądach wybranych do badania właściwego, 9-10 PAŹDZIERNIKA 2012 warsztaty z analitykami w sprawie organizacji prac badania właściwego (z uwzględnieniem rekomendacji sformułowanych po zakończeniu badania pilotażowego). 19 PAŹDZIERNIKA 2012 zakończenie prac badawczych w sądach badania właściwego w pozostałych oddziałach administracji sądowej, 19 PAŹDZIERNIKA 2012 spotkanie w przedstawicielem zleceniodawcy w sprawie wdrożenia w badaniu właściwym rekomendacji sformułowanych po zakończeniu badania pilotażowego, w tym zmian do harmonogramu badań, 22 PAŹDZIERNIKA 2012 rozpoczęcie prac badawczych w pionie cywilnym w sądach badania właściwego, 26 PAŹDZIERNIKA 2012 spotkanie w przedstawicielem zleceniodawcy w sprawie dodatkowych narzędzi do pomiaru obciążenia pracą wdrażanych w badaniu właściwym, 9 LISTOPADA 2012 spotkanie w przedstawicielem zleceniodawcy w celu omówienia wyników cząstkowych badania właściwego w pionie cywilnym, 83

84 16 LISTOPADA 2012 zakończenie prac badawczych w pionie cywilnym w sądach badania właściwego, 19 LISTOPADA 2012 rozpoczęcie prac badawczych w pionie karnym w sądach badania właściwego, 14 GRUDNIA 2012 zakończenie prac badawczych w pionie karnym w sądach badania właściwego, 17 GRUDNIA 2012 rozpoczęcie prac badawczych w pionie pracy i ubezpieczeń społecznych w sądach badania właściwego, 20 GRUDNIA 2012 spotkanie w przedstawicielem zleceniodawcy w celu ustalenia sądów wybranych do badania uzupełaniającego (umożliwiającego osiągnięcie próby badawczej 5% - rekomendacja po zakończeniu badania pilotażowego), 28 GRUDNIA 2012 zakończenie prac badawczych w pionie pracy i ubezpieczeń społecznych w sądach badania właściwego, 31 GRUDNIA 2012 rozpoczęcie prac badawczych w pionie rodzinnym i ds. nieletnich oraz w Zespołach Kuratorskiej Służby Sądowej, 11 STYCZNIA 2013 zakończenie prac badawczych w pionie rodzinnym i ds. nieletnich oraz w Zespołach Kuratorskiej Służby Sądowej, 14 STYCZNIA 2013 rozpoczęcie prac badawczych w pionie gospodarczym, w tym w wydziałach Krajowego Rejestru Sądowego, 25 STYCZNIA 2013 zakończenie prac badawczych w pionie gospodarczym, w tym w wydziałach Krajowego Rejestru Sądowego, 28 STYCZNIA 2013 rozpoczęcie prac badawczych w pionach: ksiąg wieczystych i rejestru zastawów, 8 LUTEGO 2013 zakończenie prac badawczych w pionach: ksiąg wieczystych i rejestru zastawów, 15 LUTEGO 2013 spotkanie wykonawcy z przedstawicielami zleceniodawcy, Prezesem Sądu Okręgowego w Poznaniu, Prezesem Sądu Rejonowego Poznań-Stare Miasto, Prezesem Sądu Rejonowego Poznań-Grunwald i Jeżyce oraz Prezesem Sądu Rejonowego Poznań-Nowe Miasto i Wilda w celu omówienia postępu prac projektowych w tychże sądach, 19 LUTEGO 2013 spotkanie wykonawcy z przedstawicielami zleceniodawcy oraz Prezesem Sądu Apelacyjnego w Krakowie w celu omówienia postępu prac projektowych w tymże sądzie, 21 LUTEGO 2013 spotkanie wykonawcy z przedstawicielami zleceniodawcy, Prezesem Sądu Okręgowego w Lublinie, Prezesem Sądu Rejonowego Lublin-Wschód, Prezesem Sądu Rejonowego Lublin-Zachód oraz Prezesem Sądu Rejonowego w Puławach w celu omówienia postępu prac projektowych w tychże sądach, 84

85 22 LUTEGO 2013 spotkanie wykonawcy z przedstawicielami zleceniodawcy oraz Prezesem Sądu Rejonowego w Kozienicach w celu omówienia postępu prac projektowych w tymże sądzie, 29 MARCA 2013 przekazanie zleceniodawcy raportu, w którym podsumowano przebieg badania, przedstawiono otrzymane wyniki. Dodatkowo przekazano karty konsultacji i inne wymagane umową dokumenty. 85

86 5.2.8 ORGANIZACJA ZESPOŁÓW BADAWCZYCH PODCZAS BADANIA WŁAŚCIWEGO W badaniu właściwym wzięło udział 15 analityków. Kluczem podziału analityków do pracy w poszczególnych sądach badania właściwego (podobnie jak w badaniu pilotażowym) była liczba pracowników tychże sądów przekładająca się wprost na liczbę wywiadów i konsultacji. Powstało 5 dwuosobowych zespołów i 5 analityków pracujących samodzielnie. 1. Sąd Apelacyjny w Krakowie 1 analityk 2. Sąd Okręgowy w Elblągu, Sąd Okręgowy w Gdańsku, Sąd Rejonowy w Kartuzach 2 analityków 3. Sąd Okręgowy w Legnicy, Sąd Rejonowy w Złotoryi 1 analityk 4. Sąd Rejonowy w Inowrocławiu, Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce (dotyczy: V Wydział Pracy i VI Wydział Ubezpieczeń Społecznych), Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda (dotyczy: VIII Wydział Gospodarczy - KRS, IX Wydział Gospodarczy - KRS), Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto, Sąd Rejonowy w Kole 2 analityków 5. Sąd Rejonowy w Kozienicach, Sąd Rejonowy Lublin-Wschód 2 analityków 6. Sąd Rejonowy Lublin-Zachód (dotyczy: VI Wydział Cywilny (e-sąd), VII Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych) 2 analityków 7. Sąd Rejonowy w Mielcu, Sąd Rejonowy w Puławach 1 analityk 8. Sąd Rejonowy w Nowej Soli (oraz uzupełnienie badania w Sądzie Rejonowym w Zielonej Górze) 1 analityk 9. Sąd Rejonowy w Rybniku, Sąd Rejonowy w Tychach 1 analityk 10. (uzupełnienie badania w Sądzie Okręgowym w Warszawie) 2 analityków RAZEM 15 analityków 86

87 5.2.9 REKOMENDACJE DO BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO Jedynym celem przeprowadzenia badań uzupełniających jest zapewnienie grupy badawczej reprezentującej co najmniej 5% etatyzacji w poszczególnych grupach zawodowych w poszczególnych pionach. Dotyczy to w szczególności sędziów, wśród których występuje największe zróżnicowanie wyników czasu trwania nawet tych samych czynności w ramach tej samej sygnatury akt. Dlatego, w celu uwiarygodnienia wyników, zdecydowano o zwiększeniu grupy sądów w badaniu właściwym (uzupełnienie), tak aby zapewnić (a najlepiej przekroczyć) osiągniecie 5% progu dla każdej grupy zawodowej. Odsetek ten kalkulowano na podstawie etatyzacji w sądach powszechnych według danych na koniec 2011 roku. Podczas prowadzenia badań właściwych ustalono jaka jest rzeczywista liczba pracowników mogących brać udział w badaniu biorąc pod uwagę rzeczywiste zatrudnienie, absencję w związku z długotrwałymi zwolnieniami lekarskimi bądź urlopami, delegacjami do innych sądów bądź Ministerstwa Sprawiedliwości, oraz przypadki odmówienia udziału w badaniach (według stanu na dzień 18 stycznia 2013 roku). Różnica między planowaną a rzeczywistą liczbą sędziów objętych badaniem właściwym, zadecydowała o liczbie i wielkości sądów wybranych do badania uzupełniającego. Szczegółowy sposób kalkulowania liczby sędziów i ich asystentów, oraz kuratorów zawodowych którzy powinni wziąć udział w badaniu uzupełniającym przedstawiają na następnych stronach tabele od 24 do

88 Tabela 24, Planowana liczba sędziów i asystentów sędziów objętych badaniem właściwym w pionie cywilnym wg stanu na dzień 18 stycznia 2013 roku. Sąd Stanowisko Plan Zbadano w sądach badania właściwego Pozostali do zbadania w sądach badania właściwego Różnica do planu po zakończeniu badań właściwych Etatyzacja we wszystkich sądach Odsetek populacji stan obecny Odsetek populacji po badaniu właściwym A B C D E F=(D+E)-C G H=(D/G)*100% I=((D+E)/G)*100% Sąd apelacyjny Sądy okręgowe Sądy rejonowe RAZEM Sędzia ,8% 7,8% asystent sędziego ,1% 9,1% Sędzia ,4% 8,0% asystent sędziego ,0% 10,3% Sędzia ,9% 4,0% asystent sędziego ,4% 4,4% Sędzia ,9% 5,5% asystent sędziego ,8% 6,9% Próg 5% nie zostanie osiągnięty dla sędziów i ich asystentów pracujących w pionie cywilnym sądów rejonowych. Wyniesie on odpowiedni 4,0% i 4,4%. Warunkiem osiągnięcia progu 5% jest objęcie badaniem dodatkowo co najmniej 22 sędziów i 3 asystentów sędziów. W sądach apelacyjnych i okręgowych próg 5% zostanie osiągnięty. 88

89 Tabela 25, Planowana liczba sędziów i asystentów sędziów objętych badaniem właściwym w pionie karnym wg stanu na dzień 18 stycznia 2013 roku. Sąd Stanowisko Plan Zbadano w sądach badania właściwego Pozostali do zbadania w sądach badania właściwego Różnica do planu po zakończeniu badań właściwych Etatyzacja we wszystkich sądach Odsetek populacji stan obecny Odsetek populacji po badaniu właściwym A B C D E F=(D+E)-C G H=(D/G)*100% I=((D+E)/G)*100% Sąd apelacyjny Sądy okręgowe Sądy rejonowe RAZEM Sędzia ,4% 7,4% asystent sędziego ,3% 6,3% Sędzia ,7% 6,9% asystent sędziego ,2% 9,9% Sędzia ,9% 4,1% asystent sędziego ,9% 3,9% Sędzia ,8% 5,0% asystent sędziego ,9% 6,1% Próg 5% nie zostanie osiągnięty dla sędziów i ich asystentów pracujących w pionie karnym sądów rejonowych. Wyniesie on odpowiedni 4,1% i 3,9%. Warunkiem osiągnięcia progu 5% jest objęcie badaniem dodatkowo co najmniej 25 sędziów i 12 asystentów sędziów. W sądach apelacyjnych i okręgowych próg 5% zostanie osiągnięty. 89

90 Tabela 26, Planowana liczba sędziów i asystentów sędziów objętych badaniem właściwym w pionie pracy i ubezpieczeń społecznych wg stanu na dzień 18 stycznia 2013 roku. Sąd Stanowisko Plan Zbadano w sądach badania właściwego Pozostali do zbadania w sądach badania właściwego Różnica do planu po zakończeniu badań właściwych Etatyzacja we wszystkich sądach Odsetek populacji stan obecny Odsetek populacji po badaniu właściwym A B C D E F=(D+E)-C G H=(D/G)*100% I=((D+E)/G)*100% Sąd apelacyjny Sądy okręgowe Sądy rejonowe RAZEM Sędzia ,0% 7,8% asystent sędziego ,1% 7,1% Sędzia ,9% 5,7% asystent sędziego ,0% 9,7% Sędzia ,5% 8,4% asystent sędziego ,9% 17,7% Sędzia ,7% 7,0% asystent sędziego ,9% 10,9% Próg 5% zostanie osiągnięty dla sędziów i ich asystentów pracujących w pionie pracy i ubezpieczeń społecznych w sądach apelacyjnych, okręgowych i rejonowych. Tabela 27, Planowana liczba sędziów i asystentów sędziów objętych badaniem właściwym w rodzinnym i ds. nieletnich wg stanu na dzień 18 stycznia 2013 roku. Sąd Stanowisko Plan Zbadano w sądach badania właściwego Pozostali do zbadania w sądach badania właściwego Różnica do planu po zakończeniu badań właściwych Etatyzacja we wszystkich sądach Odsetek populacji stan obecny Odsetek populacji po badaniu właściwym A B C D E F=(D+E)-C G H=(D/G)*100% I=((D+E)/G)*100% Sądy rejonowe Sędzia ,1% 4,4% asystent sędziego ,6% 3,8% Próg 5% nie zostanie osiągnięty dla sędziów i ich asystentów pracujących w pionie rodzinnym i ds. nieletnich. Wyniesie on odpowiedni 4,4% i 3,8%. Warunkiem osiągnięcia progu 5% jest objęcie badaniem dodatkowo co najmniej 6 sędziów i 3 asystentów sędziów. 90

91 Tabela 28, Planowana liczba kuratorów zawodowych objętych badaniem właściwym wg stanu na dzień 18 stycznia 2013 roku. Sąd Stanowisko Plan Zbadano w sądach badania właściwego Pozostali do zbadania w sądach badania właściwego Różnica do planu po zakończeniu badań właściwych Etatyzacja we wszystkich sądach Odsetek populacji stan obecny Odsetek populacji po badaniu właściwym A B C D E F=(D+E)-C G H=(D/G)*100% I=((D+E)/G)*100% Sądy rejonowe kurator zawodowy ,2% 4,6% Próg 5% nie zostanie osiągnięty dla kuratorów zawodowych. Wyniesie on 4,6% Warunkiem osiągnięcia progu 5% jest objęcie badaniem dodatkowo co najmniej 20 kuratorów zawodowych. Liczbę brakujących pracowników (do progu 5%) w poszczególnych sądach, pionach i grupach zawodowych obliczono wstępnie już po zakończeniu badania pilotażowego na podstawie etatyzacji na koniec 2011 roku. Braki te dotyczyły wyłącznie sądów rejonowych i pionów cywilnych, karnych, rodzinnych i ds. nieletnich oraz kuratorów zawodowych. Patrz tabele 25, 27 i 28. Rozpoczęcie badania właściwego pozwoliło ustalić w tychże pionach faktyczne braki. Ostatecznie, kończąc badania w pionach, w których spodziewano się braków (cywilny, karny, rodzinny i ds. nieletnich, zespoły kuratorskiej służby sądowej), ale nie czekając na zakończenie prac w pozostałych pionach (gospodarczych i ksiąg wieczystych), oraz mając na uwadze czas potrzebny na zorganizowanie dalszych prac, sfomułowano (z dniem 18 stycznia) rekomendacje dotyczące badania uzupełniającego. 91

92 Rekomendacje do badania uzupełniającego: 1. Wybrać jako priorytet braki w grupie zawodowej sędziów sądów rejonowych. Badanie tej grupy zawodowej i ich zadań determinuje zakres prac asystentów sędziów, referendarzy sądowych oraz urzędników pracujących w sekretariatach. Ostatecznie należy upewnić się, że zwiększenie liczby sędziów biorących udział w badaniu zwiększa liczbę referendarzy sądowych i asystentów sędziów (pracujących w tych sądach i wydziałach) co najmniej do progu 5%. 2. Włączyć do badania uzupełniającego sądy rejonowe, w których pracuję (łącznie) co najmniej: 22 sędziów orzekających w pionie cywilnym, 25 sędziów pracujących w pionie karnym, 6 sędziów pracujących w pionach rodzinnych i ds. nieletnich, 20 kuratorów zawodowych, 3. Kierując się ustaleniem co najmniej nie ograniczać się do wyboru sądów zapewniających osiągnięcie progu 5%, ale dobrać tyle z nich na ile pozwolą warunki organizacyjne, w tym czas jaki pozostał do zakończenia prac i dostępność analityków pracy. Analitycy pracy pracują w 6 zespołach (Gdańsk, Kraków, Lublin, Poznań, Warszawa, Zielona Góra). Daje to możliwość (bez konieczności większej reorganizacji prac) przeprowadzenia badań dodatkowo w 6 sądach. Biorąc pod uwagę rzeczywiste zatrudnienie i dostępność pracowników uczestniczących w badaniu należy poszukiwać takich, sądów, w których etatyzacja stanowisk sędziowskich w pionach cywilnych i karnych wynosi co najmniej 6 dla każdego z nich. 92

93 5.3 BADANIE UZUPEŁNIAJĄCE CELE BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO Celem badań uzupełniających było uzyskanie dokładniejszych wyników dotyczących czasochłonności zadań, poprzez zwiększenie liczby pracowników biorących udział w badaniu. Zdecydowano zatem o zwiększeniu grupy sądów w badaniu właściwym (uzupełnienie), tak aby zapewnić (a najlepiej przekroczyć) osiągniecie 5% progu dla każdej grupy zawodowej w każdym pionie. 93

94 5.3.2 SĄDY WYBRANE DO BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO Zgodnie z rekomendacjami dotyczącymi do badaniu uzupełniającego wybrano sądy, w których pracuję (łącznie) co najmniej: 22 sędziów orzekających w pionie cywilnym, 25 sędziów pracujących w pionie karnym, 6 sędziów pracujących w pionach rodzinnych i ds. nieletnich, 20 kuratorów zawodowych, Kierując się wyborem sądów do badania uzupełniającego starano się w jak największym stopniu wykorzystać dotychczasową organizację prac zespołów badawczych (pracujących w sześciu lokalizacjach: Gdańsk, Kraków, Lublin, Poznań, Warszawa, Zielona Góra) tak, aby w krótkim czasie jaki pozostał do końca badania jak najefektywniej wykorzystać dostępność analityków pracy i objąć badaniem możliwe jak najwięcej pracowników. Stąd wybór sądów przede wszystkim wielkomiejskich i średnich. W dalszej kolejności starano się, aby wybrane sądy rejonowe, reprezentowały (zgodnie z metodologią badania) jak najliczniejszą populację jednostek porównywalnych pod względem struktury organizacyjnej i rodzaju realizowanych zadań. Reprezentacje grup i kryteria wyboru pokazuje tabela 29. Badaniem uzupełniającym objęto następujące sądy: 1. Sąd Rejonowy w Legnicy 2. Sąd Rejonowy Lublin-Zachód (rozszerzenie badań na pozostałe wydziały) 3. Sąd Rejonowy w Oświęcimiu 4. Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce (rozszerzenie badań na pozostałe wydziały) 5. Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów 6. Sąd Rejonowy w Wejherowie 94

95 Tabela 29, Kryteria wyboru sądów do badania uzupełniającego ze względu na reprezentację grup Sądy wybrane do badania uzupełniającego Grupa Kryteria wyboru Liczba wydziałów Limit etatów w tym etatów sędziowskich Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów Sąd Rejonowy Lublin-Zachód Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce Wielkomiejskie liczba wydziałów 8 i liczba etatów sędziowskich Sąd Rejonowy w Legnicy Sąd Rejonowy w Wejherowie Sąd Rejonowy w Oświęcimiu Średnie 5 < liczba wydziałów < 8 lub 15 < liczba etatów sędziowskich < Małe liczba wydziałów 5 i liczba etatów sędziowskich *uzupełnione badaniami w wybranych wydziałach Sądu Rejonowego Poznań-Grunwald i Jeżyce oraz Sądu Rejonowego Poznań-Nowe Miasto i Wilda **uzupełnione badaniami w wybranych wydziałach Sądu Rejonowego Lublin-Zachód 95

96 5.3.3 WYDZIAŁY OBJĘTE BADANIEM UZUPEŁNIAJĄCYM Sądy wybrane do badania uzupełniającego pokrywają większość obszarów działania sądów rejonowych. Dotyczy to zarówno podstawowych zadań sądownictwa, jak i zapewniających ich funkcjonowanie. Wyjątek stanowią sprawy upadłościowe i naprawcze oraz dokonywanie wpisów w rejestrach zastawów. Struktura organizacyjna sądów rejonowych nie jest jednorodna. Liczba wydziałów w sądzie jest uzależniona od liczby i rodzaju spraw należnych do właściwości sądu oraz limitu etatów sędziów i referendarzy sądowych. Podobnie jest w przypadku oddziałów zajmujących się administracją sądową. W raporcie przedstawiono wyniki sądów badania właściwego stosując (niezależnie od struktury organizacyjnej) jednolity wzorzec podziału organizacyjnego. Nie jest to wzorzec, który można bez wyjątków zastosować w przypadku każdego sądu. Wzorzec ten daje wspólny mianownik dla całego systemu raportowania chociaż utrudnia analizę wyników na poziomie pojedynczych sądów (zwłaszcza tych o nietypowej strukturze organizacyjnej). Ostatecznie przyjęto następujący podział: Dla sądów rejonowych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny I instancja (wydziały cywilne) Pion Karny I instancja (wydziały karne) Pion Rodzinny i ds. Nieletnich Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Gospodarczy I instancja (wydziały gospodarcze) Pion Ksiąg Wieczystych (wydziały ksiąg wieczystych) Pion Gospodarczy - Krajowego Rejestru Sądowego (wydziały gospodarcze KRS) Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej (ZKSS do spraw orzeczeń w sprawach karnych i rodzinnych i ds. nieletnich) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy) 96

97 Pion Cywilny I instancja Pion Karny I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Oddziały pozaorzecznicze Piony: Gospodarczy - Upadłościowy i Naprawczy oraz Rejestru Zastawów nie występują w sądach wybranych do badania uzupełniającego. Szczegółowy wykaz wydziałów i oddziałów sądów badania uzupełniającego uporządkowanych zgodnie z podziałem, według którego prezentowane są w raporcie podsumowującym wyniki badania pilotażowego przedstawia tabela 30. Tabela 30, Wydziały i oddziały sądów badania uzupełniającego Sąd Rejonowy w Legnicy Sąd Rejonowy Lublin-Zachód TOMY RAPORTU II IV VII IX X XII XIII XIV XV XVI XVII I VII I II VIII II VIII III IV IX IV III V VI Sąd Rejonowy w Oświęcimiu I II III Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów I II IX I II XVI III VIII III VIII XII XIV V X V VI I II I II I IV IV V VI VII IX X XIII XV I II III I II Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Informatyczny Administracyjny Finansowy Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Informatyczny Kancelarii Tajnej Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Informatyczny 97

98 Pion Cywilny I instancja Pion Karny I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Oddziały pozaorzecznicze TOMY RAPORTU II IV VII IX X XII XIII XIV XV XVI XVII Sąd Rejonowy w Wejherowie I II III IV I II Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr RAZEM Głównym kryterium wyboru sądów do badania uzupełniającego była wielkość zatrudniania zwłaszcza w grupie zawodowej sędziów (aby zgodnie z metodologią zapewnić reprezentację co najmniej 5%). Wielkość zatrudnienia (limit etatów) pokazuje tabela 31. Łączny limit etatów w sądach wybranych do badania uzupełniającego wynosi Stanowi to, 3,7% wszystkich etatów w sądownictwie powszechnym. Uwaga: większość wydziałów Sąd Rejonowy Lublin-Zachód oraz Sądu Rejonowego Poznań-Grunwald i Jeżyce zostało objęte badaniem uzupełniającym. Dla zapewnienie spójności danych wszystkie wartości dotyczące etatów i liczby pracowników biorących w badaniu właściwym i uzupełniającym uwzględniono w tym ostatnim. 98

99 Referendarze sądowi Asystenci sędziów sądowi pracujący w wydziałach orzeczniczych pracujący w pozostałych działa administracji sądowej Kuratorzy zawodowi RAZEM [%] etatów w całym sądownictwie [%] etatów odpowiednio w sądach apelacyjnych, okręgowych lub rejonowych Tabela 31, Etatyzacja w sądach wybranych do badania uzupełniającego (wg staniu na koniec 2011 roku) w tym Sąd Rejonowy w Legnicy ,4% 0,5% Sąd Rejonowy Lublin-Zachód ,1% 1,5% Sąd Rejonowy w Oświęcimiu ,2% 0,3% Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce ,6% 0,8% Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów ,1% 1,5% Sąd Rejonowy w Wejherowie ,4% 0,5% Razem ,7% [%] etatów w całej grupie zawodowej 3,2% 8,7% 3,6% 3,6% 3,9% 2,7% 3,3% Przeprowadzenie badań w sądach badania uzupełniającego miało charakter obserwacji i wywiadów przeprowadzanych bezpośrednio na stanowiskach pracy. Wywiady przeprowadzono z obecnymi i wyrażającymi zgodę na badanie pracownikami. W badaniu pilotażowym wzięło udział 937 pracowników, w tym 239 sędziów, 157 referendarzy sądowych, 78 asystentów sędziów, 147 kuratorów zawodowych i 316 urzędników sądowych. Wszyscy z nich brali udział w czynnościach związanych z pomiarem zadań (pomiar czasochłonności czynności lub zbieranie danych ilościowych), a dodatkowo 32 z nich pomagało zweryfikować mapy sporządzone podczas badania pilotażowego. Łącznie badanie objęło przeszło połowę pracowników, tj. 53,1% porównując jednakże do ilości etatów na koniec 2011 roku. Patrz na następnej stronie tabela

100 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Tabela 32, Pracownicy biorący udział w badaniu uzupełniającym Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy w Legnicy Sąd Rejonowy Lublin-Zachód Sąd Rejonowy w Oświęcimiu Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce ,0% 0 0,0% 0 0,0% 36 94,7% Referendarze sądowi 5 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 60,0% Asystenci sędziów 5 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 5 100,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 19 95,0% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 40 38,8% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,2% ,0% 0 0,0% 2 2,4% 67 81,7% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 2 3,3% ,7% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 1 2,6% 28 71,8% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 41 91,1% sądowi ,0% 0 0,0% 27 9,4% ,2% Razem ,0% 0 0,0% 32 6,2% ,1% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 19 95,0% Referendarze sądowi 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 75,0% Asystenci sędziów 6 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 6 100,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 11 91,7% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 20 37,0% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 59 61,5% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 49 73,1% Referendarze sądowi 7 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 42,9% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% 100

101 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów Sąd Rejonowy w Wejherowie RAZEM SĄDY BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 44 30,8% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,3% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 33 36,3% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 4 13,8% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 14 41,2% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 51 9,7% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 35 94,6% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 30,0% Asystenci sędziów 7 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 9 128,6% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 28 96,6% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 25 26,6% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,5% ,0% 0 0,0% 2 0,6% ,3% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 2 1,3% ,1% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 1 0,9% 78 69,6% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,5% sądowi ,0% 0 0,0% 27 2,7% ,2% Razem ,0% 0 0,0% 32 1,8% ,1% 101

102 Podczas badania uzupełniającego przeprowadzono następujące rodzaje wywiadów: ankiety dotyczące czasochłonności zadań, dzienne rejestry czasu pracy, Podstawowym założeniem badania uzupełniającego było przeprowadzenie ankiet dotyczących czasochłonności zadań ze wszystkimi (dostępnymi) sędziami, ich asystentami i kuratorami zawodowymi oraz wypełnienie dziennych rejestrów czasy pracy przez połowę (dostępnych) sędziów, ich asystentów, referendarzy sądowych, urzędników pracujących w sekretariatach wydziałów orzeczniczych i kuratorów zawodowych. Szczegółowe dane dotyczące przeprowadzonych wywiadów według rodzaju przedstawia tabela

103 5.3.4 PRZEBIEG BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO Badanie to jest jedynie uzupełnieniem badania właściwego. Jego przeprowadzenie nie wymagało tworzenia oddzielnego harmonogramu z wyróżnieniem poszczególnych etapów. Prace badawcze w sądach badania uzupełniającego rozpoczęły się z dniem 18 lutego i zakończyły z dniem 8 marca 2013 roku. Prace prowadzone były równolegle we wszystkich wybranych sądach. Prace badawcze to wyłącznie wywiady z przedstawicielami poszczególnych grup zawodowych (z wyjątkiem urzędników pracujących w pozostałych działach administracji) podczas których wypełniano ankiety bądź przekazywano do wypełnienia dzienne rejestry służące do szacowania czasochłonności zadań i czynności (patrz schemat 8). Szczegóły dotyczące przeprowadzonych wywiadów na poszczególnych etapach badania pilotażowego przedstawia tabela 32. Schemat 8, Sposób zbierania danych na podstawie wywiadów z pracownikami, baz danych, rejestrów, próbek statystycznych itp. 103

104 5.3.5 NAJWAŻENIEJSZE WYDARZENIA BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO Badanie uzupełniające przeprowadzone zostało od 18 lutego do 8 marca Krótki okres badania poprzedzony został dużo wcześniejszym wyborem sądów, zaplanowaniem prac i spotkaniami organizacyjnymi tak, aby w krótkim czasie przeprowadzić maksymalnie dużo wywiadów. Poniżej opisano najważniejsze wydarzenia z tym związane. 20 grudnia 2012 spotkanie w przedstawicielem zleceniodawcy w celu ustalenia sądów wybranych do badania uzupełniającego (umożliwiającego osiągnięcie próby badawczej 5% - rekomendacja po zakończeniu badania pilotażowego), 28 stycznia 2013 wysłanie przez zleceniodawcę pisma w sprawie Badania w zakresie obciążenia pracą i standardów pracy dla wszystkich grup zawodowych w sądownictwie powszechnym informującego wybrane sądy rejonowe (i stosownie prezesów sądów okręgowych) o zamiarze przeprowadzenia w tychże sądach badań uzupełniających, 31 stycznia 2013 spotkanie wykonawcy z Prezesem Sądu Rejonowego Lublin-Zachód w sprawie rozpoczęcia w tymże sądzie badań uzupełniających, 5 lutego 2013 spotkanie wykonawcy z Wiceprezesem Sądu Rejonowego Poznań-Grunwald i Jeżyce w sprawie rozpoczęcia w tymże sądzie badań uzupełniających, 7 lutego 2013 spotkanie wykonawcy z Prezesem Sądu Rejonowego w Oświęcimiu w sprawie rozpoczęcia w tymże sądzie badań uzupełniających, 8 lutego 2013 spotkanie wykonawcy z Prezesem Sądu Rejonowego w Legnicy w sprawie rozpoczęcia w tymże sądzie badań uzupełniających, 11 lutego 2013 spotkanie wykonawcy z Prezesem Sądu Rejonowego w Wejherowie w sprawie rozpoczęcia w tymże sądzie badań uzupełniających, 12 lutego 2013 spotkanie wykonawcy z Prezesem Sądu Rejonowego Warszawa-Mokotów w sprawie rozpoczęcia w tymże sądzie badań uzupełniających, 18 lutego 2013 rozpoczęcie prac badawczych w sądach badania uzupełniającego, 8 marca 2013 zakończenie prac badawczych w sądach badania uzupełniającego. 104

105 5.3.6 ORGANIZACJA ZESPOŁÓW BADAWCZYCH PODCZAS BDANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO W badaniu uzupełniającym wzięło 15 analityków. Kluczem podziału analityków do pracy w poszczególnych sądach badania uzupełniającego (podobnie jak w badaniu pilotażowym i właściwym) była liczba wywiadów i konsultacji do przeprowadzenia. Ze względu na krótki czas badania kluczowym było jednoczesne wykorzystanie wszystkich analityków. Prowadzono wywiady równolegle we wszystkich wydziałach. Powstało 5 dwuosobowych zespołów i 1 pięcioosobowy zespół. 1. Sąd Rejonowy w Legnicy 2 analityków 2. Sąd Rejonowy Lublin-Zachód (rozszerzenie badań na pozostałe wydziały) 5 analityków 3. Sąd Rejonowy w Oświęcimiu 2 analityków 4. Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce (rozszerzenie badań na pozostałe wydziały) 2 analityków 5. Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów 2 analityków 6. Sąd Rejonowy w Wejherowie 2 analityków RAZEM 15 analityków 105

106 5.4 WIZYTY MONITORUJĄCE ZLECENIODAWCY W dniach od 15 do 22 lutego 2013 roku zleceniodawca dokonał wizytacji wybranych sądów biorących udział w badaniu właściwym. Celem wizytacji było sprawdzenie, czy badania przeprowadzano zgodnie z założeniami metodologicznymi, upewnienie się, ż postęp prac umożliwi terminowe zakończenie prac badawczych oraz zebranie uwag i opinii pracowników w tym zakresie. W spotkaniach uczestniczyli: przedstawiciele zleceniodawcy, prezesi wizytowanych sądów (i inne osoby przez nich wskazane), prezesi sądów okręgowych (w okręgu którego znajduje się wizytowany sąd), oraz przedstawiciele Wykonawcy. Wizyty monitorujące odbyły się w następujących terminach: 15 lutego 2013 roku, spotkanie w Sądzie Okręgowym w Poznaniu, dotyczyło biorących udział w badaniu właściwym: Sądu Rejonowego Poznań- Stare Miasto, Sądu Rejonowego Poznań-Grunwald i Jeżyce, Sądu Rejonowego Poznań-Nowe Miasto i Wilda, 19 lutego 2013 roku, spotkanie w Sądzie Apelacyjnym w Krakowie dotyczące jego udziału w badaniu właściwym, 21 lutego 2013 roku, w Sądzie Okręgowym w Lublinie, dotyczyło biorących udział w badaniu właściwym: Sądu Rejonowego Lublin-Wschód, Sądu Rejonowego Lublin-Zachód, Sądu Rejonowego w Puławach, 22 lutego 2013 roku, spotkanie w Sądzie Rejonowym w Kozienicach, dotyczyło jego udziału w badaniu właściwym. Wizytacje sądów biorących udział w badaniu potwierdziły realizacje przez wykonawcę prac projektowych zgodnie z zakres i w przewidzianym terminie. 106

107 6. SĄDY BIORĄCE UDZIAŁ W BADANIU Sądy wybrane do badania, reprezentują (zgodnie z metodologią badania) jak najliczniejszą populację jednostek porównywalnych pod względem struktury organizacyjnej i rodzaju realizowanych zadań. Badaniem objęto następujące sądy (uporządkowane wg rodzaju sądu, a następnie alfabetycznie): 1. Sąd Apelacyjny w Krakowie 2. Sąd Apelacyjny w Warszawie 3. Sąd Okręgowy w Elblągu 4. Sąd Okręgowy w Gdańsku 5. Sąd Okręgowy w Legnicy 6. Sąd Okręgowy w Warszawie 7. Sąd Okręgowy w Sieradzu 8. Sąd Rejonowy w Gliwicach 9. Sąd Rejonowy w Inowrocławiu 10. Sąd Rejonowy w Jarocinie 11. Sąd Rejonowy w Kartuzach 12. Sąd Rejonowy w Kole 13. Sąd Rejonowy w Kozienicach 14. Sąd Rejonowy w Legnicy 107

108 15. Sąd Rejonowy Lublin-Wschód 16. Sąd Rejonowy Lublin-Zachód 17. Sąd Rejonowy w Mielcu 18. Sąd Rejonowy w Nowej Soli 19. Sąd Rejonowy w Oświęcimiu 20. Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce 21. Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda 22. Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto 23. Sąd Rejonowy w Puławach 24. Sąd Rejonowy w Rybniku 25. Sąd Rejonowy w Tychach 26. Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów 27. Sąd Rejonowy w Wejherowie 28. Sąd Rejonowy w Zielonej Górze 29. Sąd Rejonowy w Złotoryi 108

109 Wybór poszczególnych sądów do badania zależał przed wszystkim od ich wielkości: liczby wydziałów, limitu etatów (w tym głównie sędziowskich). Reprezentacje grup i kryteria wyboru pokazuje tabela 33 (uporządkowane malejąco wg etatów sędziowskich. Tabela 33, Kryteria wyboru sądów do badania ze względu na reprezentację grup Sądy wybrane do badania Grupa Kryteria wyboru Liczba wydziałów Limit etatów w tym etatów sędziowskich Sąd Apelacyjny w Warszawie Sąd Apelacyjny w Krakowie (bez podziału) (bez kryteriów podziału) Sąd Okręgowy w Warszawie Sąd Okręgowy w Gdańsku podgrupa 1 liczba wydziałów Sąd Okręgowy w Legnicy Sąd Okręgowy w Elblągu Sąd Okręgowy w Sieradzu Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów Sąd Rejonowy Lublin-Zachód Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce Sąd Rejonowy w Gliwicach Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda Sąd Rejonowy Lublin-Wschód Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Sąd Rejonowy w Legnicy Sąd Rejonowy w Tychach Sąd Rejonowy w Rybniku Sąd Rejonowy w Wejherowie Sąd Rejonowy w Inowrocławiu Sąd Rejonowy w Oświęcimiu Sąd Rejonowy w Puławach Sąd Rejonowy w Nowej Soli Sąd Rejonowy w Kartuzach Sąd Rejonowy w Mielcu Sąd Rejonowy z Złotoryi Sąd Rejonowy w Kole Sąd Rejonowy w Jarocinie Sąd Rejonowy w Kozienicach podgrupa 2 liczba wydziałów 7 wielkomiejskie średnie małe liczba wydziałów 8 i liczba etatów sędziowskich 50 5 < liczba wydziałów < 8 lub 15 < liczba etatów sędziowskich < 50 liczba wydziałów 5 i liczba etatów sędziowskich

110 7. WYDZIAŁY OBJĘTE BADANIEM Sądy wybrane do badania pokrywają wszystkie obszary działania sądów wybranych do badania właściwego. Dotyczy to zarówno podstawowych zadań sądownictwa (orzekanie i wykonywanie orzeczeń w sprawach cywilnych, karnych, rodzinnych, gospodarczych, pracy, ubezpieczeń społecznych, dokonywanie wpisów w księgach wieczystych, Krajowym, Rejestrze Sądowym, nadzór bądź dozór nad wykonywaniem orzeczeń przez zespoły kuratorskiej służby sądowej), jak i zapewniających ich funkcjonowanie: (administrowanie, prowadzenie: kadr, księgowości, inwestycji, gospodarki własnej, zarządzanie systemami informatycznymi, bezpieczeństwo, ochrona informacji wizytacje, lustracje, inspekcje i inne). W badaniu uwzględniono również specjalistyczny VI Wydział Cywilny (e-sąd) Sądu Rejonowego Lublin-Zachód. Struktura organizacyjna sądów nie jest jednorodna. Liczba wydziałów w sądzie jest uzależniona od liczby i rodzaju spraw należnych do właściwości sądu oraz limitu etatów sędziów i referendarzy sądowych. Podobnie jest w przypadku oddziałów zajmujących się administracją sądową. Już tylko na przykładzie Sądu Rejonowego w Gliwicach i Sądu Rejonowego w Jarocinie widać różne i ich wpływ na strukturę organizacyjną. W pierwszym z nich mamy limit 9 etatów sędziowskich i 4 wydziały, w drugim limit 63 etatów sędziowskich i 12 wydziałów. W raporcie przedstawiono wyniki sądów stosując (niezależnie od struktury organizacyjnej) jednolity wzorzec podziału organizacyjnego. Nie jest to wzorzec, który można bez wyjątków zastosować w przypadku każdego sądu. Wzorzec ten daje wspólny mianownik dla całego systemu raportowania chociaż utrudnia analizę wyników na poziomie pojedynczych sądów (zwłaszcza tych o nietypowej strukturze organizacyjnej). Ostatecznie przyjęto następujący podział: Dla sądów apelacyjnych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny II instancja (wydziały cywilne) Pion Karny II instancja (wydziały karne) Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Wizytacyjny (wydziały wizytacyjne) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy) 110

111 Dla sądów okręgowych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny I instancja (wydziały cywilne lub część wydziału zajmująca się I instancją) Pion Cywilny II instancja (wydziały cywilne odwoławcze lub część wydziału cywilnego zajmująca się II instancją) Pion Karny I instancja (wydziały karne lub część wydziału karnego zajmującego się I instancją) Pion Karny II instancja (wydziały karne odwoławcze lub część wydziału karnego zajmującego się II instancją) Pion Penitencjarny (wydziały penitencjarne lub część wydziału karnego zajmującego się sprawami penitencjarnymi) Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I i II instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Gospodarczy I instancja (wydziały gospodarcze lub część wydziału gospodarczego zajmująca się I instancją) Pion Gospodarczy II instancja (wydziały gospodarcze odwoławcze lub część wydziału gospodarczego zajmująca się II instancją) Pion Wizytacyjny (wydziały i referaty wizytacyjne) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy, informatyczny) Dla sądów rejonowych przyjęto następujący podział: Pion Cywilny I instancja (wydziały cywilne) E-sąd (VI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego Lublin-Zachód) Pion Karny I instancja (wydziały karne) Pion Rodzinny i ds. Nieletnich Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja (wydziały pracy i ubezpieczeń społecznych) Pion Gospodarczy I instancja (wydziały gospodarcze) 111

112 Pion Gospodarczy - Upadłościowy i Naprawczy (wydziały gospodarcze upadłościowe i naprawcze) Pion Ksiąg Wieczystych (wydziały ksiąg wieczystych) Pion Gospodarczy - Krajowego Rejestru Sądowego (wydziały gospodarcze KRS) Pion Rejestru Zastawów (wydziały rejestru zastawów) Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej (ZKSS do spraw orzeczeń w sprawach karnych i rodzinnych i ds. nieletnich) Oddziały pozaorzecznicze (administracyjny, kadr, finansowy, gospodarczy) Podsumowując, badaniem objęto 6 pionów sądów apelacyjnych, 10 pionów sądów okręgowych oraz 12 pionów sądów rejonowych. Szczegółowy wykaz wydziałów i oddziałów sądów biorących udział w badaniu(uporządkowane wg rodzaju sądu, a następnie alfabetycznie) przedstawia tabela

113 Pion Cywilny I instancja Pion Cywilny II instancja Pion Karny I instancja Pion Karny II instancja Pion Penitencjarny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy II instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Wizytacyjny Oddziały pozaorzecznicze Tabela 34, Wydziały i oddziały sądów biorące udział w badaniu TOMY RAPORTU II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII Sąd Apelacyjny w Krakowie I II III IV Sąd Apelacyjny w Warszawie Sąd Okręgowy w Elblągu Sąd Okręgowy w Gdańsku I II I V I VI III II III IV II VI III IV O IV XI XIV V XIII VI VII VIII IX XII O X Sąd Okręgowy w Legnicy I II III IV V VI VII Administracyjny Administracyjny Finansowo-Kontrolny Gospodarczy Kadr Szkoleń Informatyczny Inwestycji Administracyjny Finansowo-Księgowy Gospodarczy Kadr Inwestycyjny Ochrony Informacji Niejawnych Administracyjny Finansowy Gospodarczy Samodzielna Sekcja Kadr Samodzielna Sekcja Informatyczna Inwestycyjny Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Inwestycji i Remontów Informatyczny Sekcji Ochrony Inf. Niejawnych 113

114 Pion Cywilny I instancja Pion Cywilny II instancja Pion Karny I instancja Pion Karny II instancja Pion Penitencjarny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy II instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Wizytacyjny Oddziały pozaorzecznicze TOMY RAPORTU II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII Sąd Okręgowy w Sieradzu I II III IV O Sąd Okręgowy w Warszawie Sąd Rejonowy w Gliwicach I II III IV XXIV XXV Sąd Rejonowy w Inowrocławiu I I II V VI VIII XII XV XVIII III IX XIII II VI IX X XI XIII XIV XXI VI VI IV V XVI XX XXVI XXIII O XIX VII XII VIII X III V I II III I II Finansowy Kadr Gospodarczy Informatyczny Administracyjny Finansowy Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Informatyczny Inwestycji i Remontów Ochrony Informacji Niejawnych Administracyjny Finansowy Gospodarczy Informatyczny Administracyjny Finansowy Sąd Rejonowy w Jarocinie I II III V I Administracyjny Sąd Rejonowy w Kartuzach I II III V Sąd Rejonowy w Kole I II I Sąd Rejonowy w Kozienicach I II V I Administracyjny Sąd Rejonowy w Legnicy I VII II VIII IV III V VI I II I II Administracyjny Księgowość Administracyjny Samodzielna Sekcja Finansowa Administracyjny Finansowy Kadr 114

115 Pion Cywilny I instancja Pion Cywilny II instancja Pion Karny I instancja Pion Karny II instancja Pion Penitencjarny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy II instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Wizytacyjny Oddziały pozaorzecznicze TOMY RAPORTU II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII Sąd Rejonowy Lublin-Wschód I Sąd Rejonowy Lublin-Zachód I II VI e-sąd VIII II III III IV IX IV VIII IX V VI VII VII V X Sąd Rejonowy w Mielcu I II III V Sąd Rejonowy w Nowej Soli I II IV III V Sąd Rejonowy w Oświęcimiu I II III Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce I II IX III VIII V VI V VI IV Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto I II VII XII III VIII IV IX X XI V VI I II I II I II I II I VIII IX I II III I II III Gospodarczy Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Informatyczny Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Informatyczny Administracyjny Księgowość Administracyjny Finansowy Administracyjny Finansowy Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Informatyczny Kancelarii Tajnej Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr 115

116 Pion Cywilny I instancja Pion Cywilny II instancja Pion Karny I instancja Pion Karny II instancja Pion Penitencjarny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy II instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Wizytacyjny Oddziały pozaorzecznicze TOMY RAPORTU II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII Sąd Rejonowy w Puławach I II IV III V Sąd Rejonowy w Rybniku Sąd Rejonowy w Tychach I Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów I II I II XVI III IX II VII VIII III VIII XII XIV V IV VI VII IV III VI V IV V Sąd Rejonowy w Wejherowie I II III IV Sąd Rejonowy w Zielonej Górze I IX II VII VI VII IX X XIII XV IV III V VI VIII Sąd Rejowy w Złotoryi I II III I I II I II I II I II III Informatyczny Kancelarii Tajnej Administracyjny Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Informatyczny Administracyjny Finansowy Kadr Gospodarczy Administracyjny Finansowy Gospodarczy Kadr Administracyjny Finansowy 116

117 Pion Cywilny I instancja Pion Cywilny II instancja Pion Karny I instancja Pion Karny II instancja Pion Penitencjarny Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I instancja Pion Pracy i Ubezpieczeń Społecznych II instancja Pion Rodzinny i ds. nieletnich Pion Gospodarczy I instancja Pion Gospodarczy II instancja Pion Gospodarczy Upadłościowy i Naprawczy Pion Ksiąg Wieczystych Pion Gospodarczy KRS Pion Gospodarczy Rejestr Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pion Wizytacyjny Oddziały pozaorzecznicze TOMY RAPORTU II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII RAZEM Jednym z kryteriów wyboru sądów do badania było zróżnicowanie w wielkości zatrudnienia (aby zgodnie z metodologią zapewnić pełną reprezentację). Różnice te, ze względu na zatrudnienie (limit etatów) obrazuje na następnej stronie tabela 35. Łączny limit etatów w sądach wybranych do badania wynosi Stanowi to, 13,8% wszystkich etatów w sądownictwie powszechnym. 117

118 Referendarze sądowi Asystenci sędziów sądowi pracujący w wydziałach orzeczniczych pracujący w pozostałych działa administracji sądowej Kuratorzy zawodowi RAZEM [%] etatów w całym sądownictwie [%] etatów odpowiednio w sądach apelacyjnych, okręgowych lub rejonowych Tabela 35, Etatyzacja w sądach wybranych do badania (wg staniu na koniec 2011 roku) w tym Sąd Apelacyjny w Krakowie ,4% 11,2% Sąd Apelacyjny w Warszawie ,5% 16,1% Sąd Okręgowy w Elblągu ,4% 1,8% Sąd Okręgowy w Gdańsku ,0% 4,4% Sąd Okręgowy w Legnicy ,3% 1,4% Sąd Okręgowy w Warszawie ,3% 9,9% Sąd Okręgowy w Sieradzu ,2% 0,7% Sąd Rejonowy w Gliwicach ,6% 0,9% Sąd Rejonowy w Inowrocławiu ,3% 0,3% Sąd Rejonowy w Jarocinie ,1% 0,1% Sąd Rejonowy w Kartuzach ,2% 0,2% Sąd Rejonowy w Kole ,1% 0,2% Sąd Rejonowy w Kozienicach ,1% 0,2% Sąd Rejonowy w Legnicy ,4% 0,5% Sąd Rejonowy Lublin-Wschód ,7% 0,9% Sąd Rejonowy Lublin-Zachód ,1% 1,5% Sąd Rejonowy w Mielcu ,2% 0,2% Sąd Rejonowy w Nowej Soli ,2% 0,3% Sąd Rejonowy w Oświęcimiu ,2% 0,3% Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce ,6% 0,8% Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda* ,2% 0,3% Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto ,8% 1,1% Sąd Rejonowy w Puławach ,2% 0,3% Sąd Rejonowy w Rybniku ,4% 0,5% Sąd Rejonowy w Tychach ,3% 0,5% Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów ,1% 1,5% Sąd Rejonowy w Wejherowie ,4% 0,5% Sąd Rejonowy w Zielonej Górze ,5% 0,7% Sąd Rejonowy w Złotoryi ,1% 0,2% Razem ,8% [%] etatów w całej grupie zawodowej 13,8% 19,8% 16,6% 13,9% 13,3% 15,6% 9,3% *dotyczy VII i IX Wydziałów Gospodarczych Krajowego Rejestru Sądowego 118

119 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Przeprowadzenie badań miało charakter obserwacji i wywiadów realizowanych bezpośrednio na stanowiskach pracy. Wywiady przeprowadzono z obecnymi i wyrażającymi zgodę na badanie pracownikami. W badaniu wzięło udział pracowników, w tym w sądach: sędziów, 297 referendarzy sądowych, 438 asystentów sędziów, 437 kuratorów zawodowych i urzędników sądowych oraz dodatkowo 23 ekspertów wskazanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Wszyscy z nich brali udział w czynnościach związanych z pomiarem zadań (pomiar czasochłonności czynności lub zbieranie danych ilościowych), a wcześniej 523 z nich pomagało sporządzić listy zadań, 380 zweryfikować listy zadań z innych sądów i 702 (679 w sądach i 23 ekspertów MS) sporządzić i zweryfikować mapy procesów. Łącznie badanie objęło blisko dwie trzecie pracowników, tj. 60,5% (do ilości etatów na koniec 2011 roku). Przeprowadzono wywiadów i konsultacji. Patrz tabela 36. Tabela 36, Pracownicy biorący udział w badaniu Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % ,0% 0 0,0% 0 0,0% 41 89,1% Referendarze sądowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Sąd Apelacyjny w Krakowie Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 16 88,9% Kuratorzy zawodowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd sądowi ,0% 0 0,0% 14 12,1% 35 30,2% Razem ,0% 0 0,0% 14 7,8% 92 51,1% ,5% 7 8,2% 24 28,2% 24 28,2% Referendarze sądowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Sąd Apelacyjny w Warszawie Asystenci sędziów ,0% 3 8,6% 13 37,1% 20 57,1% Kuratorzy zawodowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd sądowi ,3% 12 8,6% 42 30,2% 61 43,9% Razem ,4% 22 8,5% 79 30,5% ,5% Sąd Okręgowy w Elblągu ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,9% 119

120 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Okręgowy w Gdańsku Sąd Okręgowy w Legnicy Sąd Okręgowy w Warszawie Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Asystenci sędziów 9 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% ,1% Kuratorzy zawodowi 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% sądowi ,0% 0 0,0% 6 4,5% 30 22,6% Razem ,0% 0 0,0% 6 3,1% 81 41,3% ,0% 0 0,0% 11 8,3% ,1% Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 100,0% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 1 1,3% 74 98,7% Kuratorzy zawodowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% sądowi ,0% 0 0,0% 16 5,8% 98 35,4% Razem ,0% 0 0,0% 28 5,7% ,2% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 38 82,6% Referendarze sądowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Asystenci sędziów 9 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% ,4% Kuratorzy zawodowi 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 100,0% sądowi ,0% 0 0,0% 11 11,6% 55 57,9% Razem ,0% 0 0,0% 11 7,2% ,1% ,7% 31 11,2% 45 16,2% ,3% Referendarze sądowi ,4% 0 0,0% 3 13,6% 1 4,5% Asystenci sędziów ,2% 15 12,8% 28 23,9% ,9% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 3 100,0% 3 100,0% sądowi ,3% 75 11,0% ,0% ,6% Razem ,0% ,0% ,6% ,6% 120

121 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Okręgowy w Sieradzu Sąd Rejonowy w Gliwicach Sąd Rejonowy w Inowrocławiu Sąd Rejonowy w Jarocinie ,6% 5 23,8% 11 52,4% 15 71,4% Referendarze sądowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Asystenci sędziów ,0% 4 50,0% 3 37,5% 5 62,5% Kuratorzy zawodowi 1 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% sądowi ,1% 29 64,4% 9 20,0% 41 91,1% Razem ,0% 38 50,7% 23 30,7% 61 81,3% ,8% 17 27,0% 18 28,6% 38 60,3% Referendarze sądowi ,1% 7 30,4% 8 34,8% 20 87,0% Asystenci sędziów ,3% 4 22,2% 7 38,9% 12 66,7% Kuratorzy zawodowi ,0% 10 32,3% 0 0,0% 18 58,1% sądowi ,6% 51 29,7% 49 28,5% ,6% Razem ,2% 89 29,0% 82 26,7% ,0% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 19 82,6% Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 1 33,3% Asystenci sędziów 5 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 40,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,2% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 29 44,6% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 76 63,3% ,9% 8 88,9% 5 55,6% 5 55,6% Referendarze sądowi ,0% 2 100,0% 2 100,0% 2 100,0% Asystenci sędziów ,0% 1 100,0% 1 100,0% 1 100,0% Kuratorzy zawodowi ,3% 0 0,0% 0 0,0% 5 83,3% sądowi ,7% ,7% 22 84,6% 22 84,6% 121

122 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy w Kartuzach Sąd Rejonowy w Kole Sąd Rejonowy w Kozienicach Sąd Rejonowy w Legnicy Razem ,8% 39 88,6% 30 68,2% 35 79,5% ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 100,0% Asystenci sędziów 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 6 150,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% sądowi ,0% 0 0,0% 7 17,1% 26 63,4% Razem ,0% 0 0,0% 7 9,6% 63 86,3% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 5 45,5% Referendarze sądowi 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Asystenci sędziów 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 100,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 27,3% sądowi ,0% 0 0,0% 1 2,7% 1 2,7% Razem ,0% 0 0,0% 1 1,6% 11 17,5% 9 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 9 100,0% Referendarze sądowi 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 100,0% Asystenci sędziów 2 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 1 50,0% Kuratorzy zawodowi 9 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% ,1% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 19 61,3% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 41 77,4% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 36 94,7% Referendarze sądowi 5 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 60,0% Asystenci sędziów 5 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 5 100,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 19 95,0% 122

123 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy Lublin-Wschód Sąd Rejonowy Lublin-Zachód Sąd Rejonowy w Mielcu Sąd Rejonowy w Nowej Soli sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 40 38,8% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,2% ,0% 0 0,0% 5 9,3% 52 96,3% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 1 4,3% 22 95,7% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 2 9,5% 14 66,7% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,6% sądowi ,0% 0 0,0% 5 2,9% 90 52,0% Razem ,0% 0 0,0% 13 4,2% ,1% ,0% 0 0,0% 2 2,4% 67 81,7% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 2 3,3% ,7% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 1 2,6% 28 71,8% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 41 91,1% sądowi ,0% 0 0,0% 27 9,4% ,2% Razem ,0% 0 0,0% 32 6,2% ,1% ,0% 0 0,0% 2 13,3% ,3% Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 2 66,7% Asystenci sędziów 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 75,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 11 84,6% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 8 20,0% Razem ,0% 0 0,0% 2 2,7% 41 54,7% ,0% 0 0,0% 7 41,2% ,5% Referendarze sądowi 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 100,0% Asystenci sędziów 3 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 5 166,7% 123

124 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy w Oświęcimiu Sąd Rejonowy Poznań-Grunwald i Jeżyce Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 2 9,1% ,3% sądowi ,0% 0 0,0% 6 12,5% 45 93,8% Razem ,0% 0 0,0% 15 16,1% ,7% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 19 95,0% Referendarze sądowi 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 75,0% Asystenci sędziów 6 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 6 100,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 11 91,7% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 20 37,0% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 59 61,5% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 49 73,1% Referendarze sądowi 7 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 42,9% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 44 30,8% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,3% 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 4 100,0% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 1 2,9% 27 77,1% Asystenci sędziów 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Kuratorzy zawodowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd sądowi ,0% 0 0,0% 1 1,5% 49 75,4% Razem ,0% 0 0,0% 2 1,9% 80 76,9% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 64 80,0% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 22 88,0% 124

125 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 29 85,3% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 25 96,2% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,3% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,6% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 14 77,8% Referendarze sądowi 4 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 75,0% Sąd Rejonowy w Puławach Asystenci sędziów 8 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 37,5% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,0% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 7 12,3% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 44 42,3% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 32 86,5% Referendarze sądowi 7 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 7 100,0% Sąd Rejonowy w Rybniku Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 8 72,7% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 23 92,0% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 55 57,9% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,4% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 34 89,5% Referendarze sądowi 5 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 6 120,0% Sąd Rejonowy w Tychach Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 9 69,2% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 18 90,0% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 46 51,1% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,1% Sąd Rejonowy Warszawa-Mokotów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 33 36,3% 125

126 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % Sąd Rejonowy w Wejherowie Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Sąd Rejonowy w Złotoryi Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 0 0,0% 4 13,8% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 14 41,2% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 51 9,7% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 35 94,6% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 3 30,0% Asystenci sędziów 7 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 9 128,6% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 28 96,6% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 25 26,6% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,5% ,2% 16 36,4% 7 15,9% 38 86,4% Referendarze sądowi ,0% 7 33,3% 4 19,0% 15 71,4% Asystenci sędziów ,9% 3 42,9% 0 0,0% 9 128,6% Kuratorzy zawodowi ,8% 0 0,0% 0 0,0% 19 61,3% sądowi ,4% 45 35,2% 19 14,8% ,1% Razem ,0% 71 30,7% 30 13,0% ,3% ,0% 0 0,0% 0 0,0% 10 76,9% Referendarze sądowi 1 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 1 100,0% Asystenci sędziów 1 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,3% sądowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% 30 83,3% Razem ,0% 0 0,0% 0 0,0% 57 90,5% 126

127 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % RAZEM SĄDY BADANIA PILOTAŻOWEGO RAZEM SĄDY BADANIA WŁAŚCIWEGO RAZEM SĄDY BADANIA UZUPEŁNIAJĄCEGO RAZEM SĄDY APELACYJNE BIORĄCE UDZIAŁ W BADANIU ,2% 84 16,8% ,0% ,4% Referendarze sądowi ,4% 16 23,5% 17 25,0% 38 55,9% Asystenci sędziów ,6% 30 16,1% 52 28,0% ,7% Kuratorzy zawodowi ,4% 10 13,9% 3 4,2% 45 62,5% sądowi ,0% ,1% ,7% ,4% Razem ,9% ,8% ,2% ,4% ,0% 0 0,0% 25 4,2% ,4% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 2 1,5% ,6% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 3 1,4% ,0% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 2 0,8% ,9% sądowi ,0% 0 0,0% 67 4,1% ,4% Razem ,0% 0 0,0% 99 3,5% ,8% ,0% 0 0,0% 2 0,6% ,3% Referendarze sądowi ,0% 0 0,0% 2 1,3% ,1% Asystenci sędziów ,0% 0 0,0% 1 0,9% 78 69,6% Kuratorzy zawodowi ,0% 0 0,0% 0 0,0% ,5% sądowi ,0% 0 0,0% 27 2,7% ,2% Razem ,0% 0 0,0% 32 1,8% ,1% ,7% 7 5,3% 24 18,3% 65 49,6% Referendarze sądowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd Asystenci sędziów ,2% 3 5,7% 13 24,5% 36 67,9% Kuratorzy zawodowi 0 0 nd 0 nd 0 nd 0 nd sądowi ,4% 12 4,7% 56 22,0% 96 37,6% 127

128 Etaty ( ) Badani Badani Badani Badani Identyfikacja zadań Weryfikacja zadań Mapowanie zadań Pomiar zadań Sąd Grupa zawodowa % % % % RAZEM SĄDY OKRĘGOWE BIORĄCE UDZIAŁ W BADANIU RAZEM SĄDY REJONOWE BIORĄCE UDZIAŁ W BADANIU RAZEM WSZYSTKIE SĄDY BIORĄCE UDZIAŁ W BADANIU Razem ,3% 22 5,0% 93 21,2% ,9% ,9% 36 7,0% 67 13,1% ,6% Referendarze sądowi ,5% 0 0,0% 3 7,3% 4 9,8% Asystenci sędziów ,5% 19 8,7% 32 14,7% ,9% Kuratorzy zawodowi ,3% 0 0,0% 3 27,3% 5 45,5% sądowi ,6% 104 8,4% ,7% ,9% Razem ,3% 159 7,9% ,5% ,2% ,9% 41 5,2% 46 5,9% ,5% Referendarze sądowi ,7% 16 5,0% 18 5,6% ,0% Asystenci sędziów ,1% 8 3,3% 11 4,5% ,0% Kuratorzy zawodowi ,4% 10 2,1% 2 0,4% ,3% sądowi ,5% 124 5,4% 137 5,9% ,3% Razem ,6% 199 4,8% 214 5,2% ,8% ,7% 84 5,9% 137 9,6% ,1% Referendarze sądowi ,5% 16 4,4% 21 5,8% ,8% Asystenci sędziów ,1% 30 5,8% 56 10,8% ,7% Kuratorzy zawodowi ,9% 10 2,1% 5 1,0% ,3% sądowi ,1% 240 6,3% ,1% ,8% Razem ,9% 380 5,8% ,3% ,5% 128

129 Wielkość próby badawczej ma wpływ na jakość badania im większa próba tym dokładniejszy wynik. Podstawowym założeniem dotyczącym zakresu prac badawczych, było objęcie badaniem co najmniej 5% populacji pracowników sądów powszechnych oddzielnie dla każdej grupy zawodowej w poszczególnych pionach z podziałem na sądy apelacyjne, okręgowe i rejonowe. Założenie to było powtórzone i silnie zaakcentowane po wyciągnięciu wniosków badania pilotażowego. Jego skutkiem było wdrożenie rekomendacji, w wyniku której rozszerzono badania (uzupełniające) o 6 dodatkowych sądów. Ostatecznie, badaniem objęto 8,3% pracowników sądów powszechnych, w tym 9,7% sędziów, 16,2% referendarzy sądowych, 14,1%, 6,6% urzędników sądowych i 8,4% kuratorów zawodowych. Największy odsetek badanych, to referendarze sądowi, pracujący w pionie cywilnym, w sądach rejonowych 46,0%. Nie bez znaczenia było tu badanie w VI Wydziale Cywilnym Sądu Rejonowego Lublin-Zachód (e-sąd). Najmniejszy odsetek badanych, to urzędnicy pozostałych działów administracji pracujących w sądach rejonowych - 2,5%. Nie jest to wynik zaniechania, a jedynie skutek zastosowania dla tej grupy zawodowej odmiennych metod badawczych, w tym norm pracy biurowej, które pozwalają zmierzyć obciążenie pracą bez konieczności przeprowadzania ankiet bądź wypełniania dziennych rejestrów czasu pracy im bardziej rutynowe zadania realizowane w większej skali, tym do ich opisu i pomiaru angażuje się proporcjonalnie mniejszą liczbę pracowników. Szczegóły przedstawia na następnej stronie tabela

130 Asystenci sędziów sądowi Razem Referendarze sądowi Asystenci sędziów sądowi Kuratorzy zawodowi Razem Referendarze sądowi Asystenci sędziów sądowi Kuratorzy zawodowi Razem Referendarze sądowi Asystenci sędziów sądowi Kuratorzy zawodowi Razem Tabela 37, odsetek badanych pracowników ze względu na grupę zawodową, pion oraz podział na sądy apelacyjne, okręgowe i rejonowe Sądy Apelacyjne Sądy Okręgowe Sądy Rejonowe RAZEM SĄDY Piony Cywilny Karny Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Rodzinny i ds. Nieletnich Gospodarczy Ksiąg Wieczystych Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Zastawów Inne orzecznicze Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Pozostałe działy administracji Razem Etaty ( ) Badani % badanych do populacji 11,9% 18,3% 9,4% 12,2% 11,1% 26,7% 18,7% 10,2% nd 11,8% 9,2% 46,0% 9,7% 8,3% nd 10,9% 10,0% 45,3% 13,7% 8,8% nd 11,2% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji 13,6% 17,3% 10,6% 13,2% 11,3% nd 16,7% 9,1% nd 11,0% 8,3% nd 9,4% 5,5% nd 6,6% 9,3% nd 12,4% 6,3% nd 7,8% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji 13,2% 16,2% 11,1% 12,9% 8,2% nd 20,6% 10,3% nd 10,9% 12,4% 0,0% 22,6% 7,9% nd 10,5% 10,5% 0,0% 20,2% 9,4% nd 11,0% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji nd nd nd nd nd nd nd nd nd nd 7,7% 0,0% 10,8% 5,0% nd 6,2% 7,7% 0,0% 10,8% 5,0% nd 6,2% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji nd nd nd nd 20,3% 0,0% 35,1% 13,7% nd 19,6% 11,8% 12,6% 11,5% 8,2% nd 10,1% 14,4% 12,3% 20,2% 9,8% nd 12,8% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji nd nd nd nd nd nd nd nd nd nd 5,2% 6,9% 5,9% 5,1% nd 5,5% 5,2% 6,9% 5,9% 5,1% nd 5,5% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji nd nd nd nd nd nd nd nd nd nd 11,4% 13,4% 0,0% 11,0% nd 11,7% 11,4% 13,4% 0,0% 11,0% nd 11,7% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji nd nd nd nd nd nd nd nd nd nd 0,0% 15,0% nd 13,1% nd 13,0% 0,0% 15,0% nd 13,1% nd 13,0% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji nd 0,0% nd 0,0% 4,9% 0,0% 14,3% 84,6% nd 7,4% nd nd nd nd nd nd 4,9% 0,0% 13,3% 84,6% nd 7,4% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji nd nd nd nd nd nd nd nd 5,4% 5,4% nd nd nd nd 8,4% 8,5% nd nd nd nd 8,4% 8,4% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji nd nd 11,2% 11,2% nd nd nd 6,7% nd 6,7% nd nd nd 2,5% nd 2,5% nd nd nd 4,8% nd 4,8% Etaty ( ) Badani % badanych do populacji 12,7% 17,4% 10,8% 12,2% 11,3% 2,6% 19,6% 8,7% 5,4% 10,4% 8,8% 17,5% 10,2% 5,7% 8,4% 7,5% 9,7% 16,2% 14,1% 6,6% 8,4% 8,3% 130

131 8. ZIDENTYFIKOWANE ZADANIA Otrzymanie poprawnego wyniku obciążenia pracą zależy od prawidłowo zdefiniowanego zakresu ze względu na przedmiot badania. Zidentyfikowane, opisane, zmierzone i policzone zadania wpływają wprost na wynik obciążenia pracą poszczególnych sądów, wydziałów, grup zawodowych. Niepełny zbiór zidentyfikowanych zadań skutkuje niepełnym pomiarem obciążenia pracą. Uporządkowanie zbioru zadań ze względu na właściwości sądów, wydziałów, postępowanie instancyjne, strukturę organizacyjną umożliwi prezentację danych w określonej (uporządkowanej) strukturze. Metoda analizy czasochłonności zadań, opiera się na założeniu, że wybrane sprawy, zadania, czynności wykonywane w danej organizacji determinują jej obciążenie pracą. Jeżeli zadania te można zidentyfikować, zmierzyć to tym samym można obliczyć obciążenie i efektywność pracy. W każdej złożonej organizacji można zidentyfikować kilkaset, a nawet kilka tysięcy wykonywanych zadań. Ich szczegółowy opis i pomiar jest trudny lub wręcz niemożliwy do zrealizowania. Nie ma również takiej potrzeby. Wystarczy zidentyfikować, te z nich które mają największy wpływ na obciążenie pracą. Stosując regułę Pareto można postawić tezę, że 20% zadań decyduje o 80% obciążenia pracą. Pozostałe zadania (które mają mniejszy wpływ) można oszacować bez obawy znaczącego błędu wyniku końcowego. Analizując przykład 1 - sprawy cywilne rozpatrywane w postępowaniu nieprocesowym w pierwszej instancji w sądach rejonowych [Ns] - widać, że ograniczając się wyłącznie do 6 (na pomarańczowo) z 42 rodzajów spraw (14%) obejmujemy 81,75% wszystkich spraw jakie wpłynęły. W badaniu nie ograniczono się wyłącznie do 80% liczby wpływających spraw. Próg ten - chcąc otrzymać dokładniejszy wynik - ustawiono na poziomie około 95%. Wracają do przykładu, lista wybranych rodzajów spaw zwiększyła się do 11 (na żółto) i objęła 94,28% wszystkich spraw jakie wpłynęły. Nie był to jeszcze koniec weryfikacji. Sprawdzono, czy rodzaje spraw wybrane w I instancji znajdują się na listach spraw wybranych w II instancji i odwrotnie. W razie różnić dokonywano sumy zbiorów dodawano brakujące rodzaje spraw do listy. W tym przypadku okazało się, że należy dodać sprawy o ustanowienie drogi koniecznej (zaznaczone szarym kolorem). Ostatecznie wybrano 12 rodzajów spraw (29%), które obejmują 94,77% wszystkich spraw jakie wpłynęły. 131

132 Przykład 1, Zastosowanie reguły Pareto na przykładzie spraw cywilnych rozpatrywanych w postępowaniu nieprocesowym jakie wpłynęły do sądów rejonowych w I kwartale 2012 roku Sąd Rejonowy, sprawy cywilne rozpatrywane w postępowaniu nieprocesowym [Ns] Wpłynęło w I kwartale 2012 do wszystkich sądów rejonowych [%] wszystkich spraw [%] wszystkich spraw narastająco 1 Stwierdzenie nabycia spadku rolnego lub innego ,74% 37,74% 2 Przepadek rzeczy na podstawie przepisów prawa celnego (art kpc) ,84% 54,58% 3 Protokoły oświadczeń o przyjęciu/odrzuceniu spadku przesłane przez inne sądy lub notariuszy ,92% 63,50% 4 Sprawy o odebranie oświadczenia w przedmiocie przyjęcia lub odrzucenia spadku ,44% 71,94% 5 Pozostałe ,71% 77,66% 6 Dział spadku rolnego lub innego ,10% 81,75% 7 Zasiedzenie ,42% 85,18% 8 Sprawy o otwarcie i ogłoszenie testamentu ,32% 88,50% 9 Podział majątku wspólnego rolnego lub innego ,54% 91,04% 10 Zniesienie współwłasności rolnej lub innej ,85% 92,89% 11 Złożenie depozytu ,39% 94,28% 12 Stwierdzenie nabycia własności nieruchomości innych niż zasiedzenie ,86% 95,14% 13 Sprawy o sporządzenie spisu inwentarza 909 0,76% 95,90% 14 Sprawy o ustanowienie służebności przesyłu 696 0,58% 96,48% 15 Rozstrzygnięcie co do aktów stanu cywilnego 628 0,52% 97,00% 16 Ustanowienie drogi koniecznej 598 0,50% 97,50% 17 Sprawy o wydanie depozytu sądowego (art KPC) 502 0,42% 97,92% 18 Sprawy o zatwierdzenie uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku 452 0,38% 98,29% 19 Sprawy o uchylenie lub zmianę stwierdzenia nabycia spadku (art. 679 KPC) 348 0,29% 98,58% 20 Rozgraniczenie 269 0,22% 98,81% 21 Sprawy o rozstrzygnięcie w przedmiocie czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu rzeczy wspólnej (art. 199 KC) 257 0,21% 99,02% 22 Uznanie za zmarłego 202 0,17% 99,19% 23 Sprawy o ustanowienie kuratora spadku 198 0,17% 99,36% Sprawy o zobowiązanie sprawcy przemocy w rodzinie do opuszczenia mieszkania zajmowanego wspólnie z innym członkiem ,13% 99,48% rodziny dotkniętym przemocą 25 Sprawy o zwrot depozytu sądowego (art KPC) 122 0,10% 99,58% 26 Sprawy o uchylenie postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku lub aktu poświadczenia dziedziczenia (art. 678 KPC) 118 0,10% 99,68% 27 Sprawy o zabezpieczenie spadku 109 0,09% 99,77% 132

133 Sąd Rejonowy, sprawy cywilne rozpatrywane w postępowaniu nieprocesowym [Ns] Wpłynęło w I kwartale 2012 do wszystkich sądów rejonowych [%] wszystkich spraw [%] wszystkich spraw narastająco 28 Sprawy o wyznaczenie zarządcy rzeczą wspólną 102 0,09% 99,86% 29 Stwierdzenie zgonu 42 0,04% 99,89% 30 Przyznanie kompensaty (ustawa z r.) 35 0,03% 99,92% 31 Sprawy o rozstrzygnięcie w przedmiocie prawidłowości zarządu rzeczą wspólną (art. 202 KC) 23 0,02% 99,94% 32 Sprawy o upoważnienie do dokonania czynności zwykłego zarządu (art. 201 KC) 19 0,02% 99,96% 33 Sprawy o nakazanie wyjawienia przedmiotów spadkowych 14 0,01% 99,97% 34 Sprawy o przesłuchanie świadków testamentu ustnego 12 0,01% 99,98% 35 Sprawy o nakazanie złożenia oświadczenia w celu stwierdzenia, czy istnieje testament i gdzie się znajduje 7 0,01% 99,99% 36 Sprawy o uchylenie zarządu związanego ze współwłasnością i użytkowaniem 6 0,01% 99,99% 37 Sprawy o uchylenie postanowienia orzekającego uznanie zmarłego lub stwierdzenie zgonu 5 0,00% 99,99% 38 Sprawy o odebranie oświadczenia o odmowie przyjęcia obowiązków wykonawcy testamentu 4 0,00% 100,00% 39 Sprawy o zwolnienie z obowiązków wykonawcy testamentu 1 0,00% 100,00% 40 Sprawy w trybie wyborczym (wybory samorządowe) 1 0,00% 100,00% 41 Sprawy w trybie wyborczym (wybory prezydenckie) 0 0,00% 100,00% 42 Sprawy w trybie wyborczym (wybory parlamentarne) 0 0,00% 100,00% RAZEM ,00% 100,00% Podobnie w przykładzie 2. Analizując nadzór w postępowaniu przygotowawczym w sądach okręgowych [Kp] widać, że ograniczając się wyłącznie do 3 (na pomarańczowo) z 14 rodzajów spraw (21%) obejmujemy 85,72% wszystkich spraw jakie wpłynęły. W badaniu nie ograniczono się wyłącznie do 80% liczby wpływających spraw. Próg ten - chcąc otrzymać dokładniejszy wynik - ustawiono na poziomie około 95%. Wracają do przykładu, lista wybranych rodzajów spaw zwiększyła się do 5 (na żółto) i objęła 96,38% wszystkich spraw jakie wpłynęły. Nie był to jeszcze koniec weryfikacji. Sprawdzono, czy rodzaje spraw wybrane w I instancji znajdują się na listach spraw wybranych w II instancji i odwrotnie. W razie różnić dokonywano sumy zbiorów dodawano brakujące rodzaje spraw do listy. W tym przypadku okazało się, że należy dodać sprawy o rozpoznawanie wniosków prokuratora o przesłuchanie osoby poniżej 15 lat w trybie art. 185a KPK., rozpoznawanie wniosków prokuratora o orzeczenie przepadku przedmiotów tytułem środka zabezpieczającego po prawomocnym 133

134 umorzeniu dochodzenia lub śledztwa (art KPK) (zaznaczone szarym kolorem). Ostatecznie wybrano 7 rodzajów spraw (50%), które obejmują 96,96% wszystkich spraw jakie wpłynęły. Przykład 2, Zastosowanie reguły Pareto na przykładzie spraw dotyczących nadzoru w postępowaniu przygotowawczymjakie wpłynęły do sądów okręgowych w I kwartale 2012 roku Sąd Okręgowy, nadzór w postępowaniu przygotowawczym [Kp] Wpłynęło w I kwartale 2012 do wszystkich sądów rejonowych [%] wszystkich spraw [%] wszystkich spraw narastająco 1 Rozpoznawanie wniosków prokuratora o udzielenie informacji stanowiących tajemnicę bankową [art. 106b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz.U. Nr 72, poz. 359, z późn. zm.)] ,02% 62,02% 2 Przedłużenie tymczasowego aresztowania w toku śledztwa lub dochodzenia (art. 250 KPK) ,12% 76,15% 3 Rozpoznawanie zażaleń na odmowę wszczęcia dochodzenia lub śledztwa oraz na umorzenie postępowania przygotowawczego (art i 2 KPK) 682 9,57% 85,72% 4 Rozpoznawanie wniosków prokuratora i podejrzanego o wyznaczenie obrońcy z urzędu oraz wniosków stron i innych osób uprawnionych o wyznaczenie pełnomocnika z urzędu (art.78 1 i art.88 1 KPK) 502 7,05% 92,77% 5 Pozostałe 257 3,61% 96,38% 6 Rozpoznawanie wniosków prokuratora o skierowanie podejrzanego na badanie psychiatryczne połączone z obserwacją psychiatryczną w zakładzie zamkniętym oraz o przedłużenie tej obserwacji (art. 203 KPK) 90 1,26% 97,64% 7 Zarządzenia, na wniosek prokuratora, kontroli i utrwalenia treści rozmów telefonicznych (art KPK) oraz zatwierdzenia postanowień prokuratora w tym przedmiocie, wydanych w sytuacjach niecierpiących zwłoki (art KPK) 60 0,84% 98,48% 8 Rozpoznawanie wniosków o wydanie listu żelaznego 52 0,73% 99,21% 9 Rozpoznawanie wniosków prokuratora o przesłuchanie osoby poniżej 15 lat w trybie art. 185a KPK. 21 0,29% 99,51% 10 Rozpoznawanie wniosków prokuratora o orzeczenie przepadku przedmiotów tytułem środka zabezpieczającego po prawomocnym umorzeniu dochodzenia lub śledztwa (art KPK) 20 0,28% 99,79% 11 Przesłuchania na żądanie strony, prokuratora lub innego organu prowadzącego postępowanie, świadka w sytuacji, gdy zachodzi obawa niemożności przesłuchania go na rozprawie (art KPK) 8 0,11% 99,90% 12 Zastosowanie aresztowania jako kary porządkowej w toku postępowania przygotowawczego ( do 30 dni) na wniosek prokuratora wobec osób uporczywie uchylających się od złożenia zeznania, wykonania czynności biegłego, tłumacza oraz 4 0,06% 99,96% wydania przedmiotów (art. 287 KPK) 13 Rozpoznawanie zażalenia oskarżonego na postanowienie prokuratora w sprawie zachowania w tajemnicy danych osobowych świadka (art KPK) 2 0,03% 99,99% 14 Rozpoznawanie wniosków prokuratora dotyczących orzeczenia o przepadku przedmiotu poręczenia majątkowego (art KPK) 1 0,01% 100,00% RAZEM ,00% 100,00% 134

135 Zbiór podstawowych zadań sądów powszechnych (orzekanie i wykonywanie orzeczeń) sporządzono wykorzystując sprawozdania statystyczne. Zbiór tych zadań (spraw) zawiera pozycje w rozbiciu na 21 wydziałów sądów rejonowych, okręgowych i apelacyjnych. Wskazanym było (zgodnie z metodologią) ograniczenie tak licznego zbioru. W tym celu przeanalizowano liczbę ich wystąpień. Wykorzystując dane z I kwartału 2012 roku, z zadań (pogrupowanych według, sądów, wydziałów i rodzaju) wybrano 929 z nich, które ilościowo stanowią 99% spraw. Pozostałe z nich wystąpiły jednostkowo, można odłożyć je w dalszych badaniach i oszacować zbiorczo na etapie raportowania. Szczegółowe wyniki przedstawiana następnej stronie tabela

136 Tabela 38, Wybór spraw najliczniej obciążających sądownictwo powszechne w I kwartale 2012 roku 136

137 Dane ze sprawozdań statystycznych z I kwartału 2012 służyły wyłącznie do zidentyfikowania podstawowych zadań sądu. Ostateczna lista spraw sporządzono zastała po weryfikacji list spraw z sędziami uczestniczącymi w badaniu pilotażowym. Na przykład w sprawach karnych rozpatrywanych w sądach rejonowych listę 99 zadań zwiększono do 102 dodając: odpowiedzialność podmiotów zbiorowych, sprawy z oskarżenia publicznego, dyżur aresztowy). Nie są to wszystkie zadania realizowane w sądach. Pełen zbiór powinien obejmować zarówno zadania wynikające z podstawowej działalności sądów jak i z zakresu administracji sądowej, która zapewnia ich realizację. Do zbioru tego dodano trzy kolejne tak, aby w swoim zakresie objąć wszystkie zadania realizowane w sądach. Otrzymano cztery obszary: 1. orzekanie i wykonanie orzeczeń 2. zadania sekretariatów wydziałów orzeczniczych 3. zadania administracji sądowej 4. zadania wydziałów wizytacyjnych Zidentyfikowanie zadań: (części) orzeczniczych, sekretariatów, zespołów kuratorskiej służby sądowej, oddziałów administracyjnych, gospodarczych, finansowych, bezpieczeństwa, informatyki, oddziałów wizytacyjnych wymagało sięgnięcia do innych źródeł, a w szczególności: Ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku Prawo o ustroju sądów powszechnych Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej Ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o kuratorach sądowych Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 czerwca 2003 roku w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania uprawnień i obowiązków kuratorów sądowych Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 listopada 2002 roku w sprawie szczegółowego zakresu i sposobu wykonywania czynności przez asystentów sędziów 137

138 Otrzymano zbiór zadań, który uzupełniono bądź uszczegółowiono poprzez bezpośrednie wywiady z przedstawicielami wszystkich grup zawodowych pracujących w sądach wybranych do badania pilotażowego. Rozpoczęto od wybranych wydziałów. Patrz tabela 39. Tabela 39, Wydziały wzorcowe badania pilotażowego Wydziały wzorcowe Wydziały weryfikujące Sąd Apelacyjny w Warszawie Wszystkie wydziały i oddziały - - Sąd Okręgowy w Warszawie Sąd Okręgowy w Sieradzu Sąd Rejonowy z Zielonej Górze Sąd Rejonowy w Gliwicach Sąd Rejonowy w Jarocinie Wydziały Cywilny (I, II, III, IV, V, VI, VII, XXIV, XXV) Wydziały Cywilny (I) Wydziały Gospodarcze (XVI, XVII, XX, XXII, XXIII) - Sąd Okręgowy w Sieradzu Wydział Wizytacyjny (XIX) - Pozostali pracownicy administracji Pozostali pracownicy administracji Wydziały Karny (II, III) Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych (IV) Sąd Okręgowy w Warszawie Wydziały Karne (VIII, IX, X, XI, XII, XV, XVIII) Wydziały Pracy i Ubezpieczeń społecznych (XII, XIV, XXI) Sąd Rejonowy w Gliwicach Wydziały Cywilne (I, II) Wydziały Cywilny (I, IX) Sąd Rejonowy w Jarocinie Wydział Cywilny (I) Wydział Gospodarczy (V) Sąd Rejonowy w Gliwicach Wydział Gospodarczy (VII) Sąd Rejonowy w Gliwicach Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej (I, II, III) Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej (I, II) Sąd Rejonowy w Jarocinie Zespół Kuratorskiej Służby Sądowej (I) Wydziały Karny (III, IX, XIII) Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Wydziały Karne (II, VII) Sąd Rejonowy w Jarocinie Wydział Karny (II) Wydział Wieczysto-Księgowy (VIII) Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Wydział Ksiąg Wieczystych (VI) Sąd Rejonowy w Jarocinie Wydział Ksiąg Wieczystych (V) Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych (VI) Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych (IV) Wydział KRS (X) Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Wydział KRS (VIII) Wydział G. ds. Upadłościowych i Naprawczych (XII) - - Wydział Rodzinny i Nieletnich (III) Pozostali pracownicy administracji Sąd Rejonowy w Gliwicach Wydziały Rodzinne i ds. Nieletnich (IV, V) Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Wydział Rodzinny i ds. Nieletnich (III) Sąd Rejonowy w Gliwicach Pozostali pracownicy administracji Sąd Rejonowy w Zielonej Górze Pozostali pracownicy administracji 138

139 Listy zadań sporządzone w wybranych wydziałach przekazano do ich odpowiedników w pozostałych sądach badania pilotażowego. Analitycy, pracujący w wybranym do badania pilotażowego sądzie, sporządzili listy zadań dla tych wydziałów, które zostały im na wstępie przydzielone, a następnie przekazali je do weryfikacji analitykom pracującym w pozostałych sądach wybranych do pilotażu. Na przykład analitycy z Sądu Rejonowego w Zielonej Górze przekazali listy zadań Wydziału Cywilnego, Wydziału Gospodarczego (nie dotyczy SR w Jarocinie, w którym nie występuje) i Kuratorskiej Służby Sądowej do Sądów Rejonowych w Gliwicach i Jarocinie. Sami natomiast otrzymali do weryfikacji listy zadań Wydziału Karnego, Wydziału Wieczysto-Księgowego, Wydziału KRS i Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z Sądu Rejonowego w Gliwicach oraz Wydziału Rodzinnego i Nieletnich i pozostałych pracowników administracji z Sądu Rejonowego w Jarocinie. Zadania VI Wydziału Cywilnego w Sądu Rejonowego Lublin-Zachód (e-sąd) oraz zadania Wydziałów Rejestru Zastawów uzupełniono podczas badania właściwego. Ten sposób dał pewność, że ostateczny zbiór zadań jest kompletny i poprawny. Sporządzanie i weryfikacja zadań przeprowadzona została z udziałem 25,9% pracowników sądów wybranych do badania pilotażowego. Liczbę zidentyfikowanych zadań (i podzadań) w poszczególnych sądach wydział i oddziałach przedstawia tabela 40. Przykład 3, Zadania i ich podzadania GŁÓWNY RODZAJ SPRAW: Rozpatrywanie spraw cywilnych w procesie SPRAWY SZCZEGÓŁOWE 1: Rozpatrywanie spraw o opróżnienie lokalu mieszkalnego lub użytkowego SPRZWY SZCZEGÓŁOWE 2: Rozpatrywanie spraw z tytuły wypadków komunikacyjnych SPRAWY SZCZEGÓŁOWE 3: Rozpatrywanie spraw o naruszenie posiadania (art. 344 kc) SPRAWY SZCZEGÓŁOWE 30: Rozpatrywanie pozostałych spraw 139

140 Tabela 40, Liczba zidentyfikowanych zadań i podzadań w poszczególnych wydziałach bądź oddziałach sądów powszechnych Sąd Wydział / Oddział Grupy spraw [liczba pozycji] Szczegółowy podział spraw [liczba pozycji] Początkowa liczba spraw [liczba pozycji] [%] wybranych spraw wg rodzaju [%] wybranych spraw wg wpływu w I kwartale 2012 Rejonowy Cywilny ,78% 98,58% Rejonowy Cywilny (e-sąd) ,0% 100,0% Rejonowy Karny ,45% 98,08% Rejonowy Rodzinny i ds. Nieletnich ,57% 97,81% Rejonowy Pracy i Ubezpieczeń Społecznych ,15% 95,70% Rejonowy Gospodarczy ,56% 98,93% Rejonowy Upadłościowy i Naprawczy ,00% 98,27% Rejonowy Ksiąg Wieczystych ,11% 100,00% Rejonowy Krajowego Rejestru Sądowego ,78% 96,82% Rejonowy Rejestr Zastawów ,0% 100,0% Rejonowy Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej ,00% - Okręgowy Cywilny ,86% 94,41% Okręgowy Cywilny Odwoławczy ,54% 95,51% Okręgowy Karny ,29% 97,92% Okręgowy Penitencjarny ,07% 98,97% Okręgowy Karny Odwoławczy ,56% 98,30% Okręgowy Ubezpieczeń Społecznych ,06% 95,03% Okręgowy Pracy ,75% 95,79% Okręgowy Gospodarczy ,10% 98,24% Okręgowy Gospodarczy Odwoławczy ,83% 96,61% Okręgowy Wizytacyjny ,00% - Apelacyjny Cywilny ,15% 97,47% Apelacyjny Karny ,04% 97,71% Apelacyjny Pracy i Ubezpieczeń Społecznych ,28% 97,29% Apelacyjny Wizytacyjny ,00% - Wszystkie Administracja ,00% - Wszystkie Gospodarka ,00% - Wszystkie Finanse ,00% - Wszystkie Bezpieczeństwo ,00% - Wszystkie Informatyka ,00% - RAZEM ,8% 140

141 9. MAPY PROCESÓW Określenie zbioru zadań realizowanych przez sądy powszechne było punktem wyjścia dla kolejnego kroku badania - odwzorowania realizacji zadań w przystępnej formie graficznej (mapa procesu). Przewaga graficznej formy opisu nad tekstową nie ogranicza się wyłącznie do łatwości odczytu - jedynie ona daje możliwość opisania, uporządkowania i przeanalizowania tysięcy zadań i dziesiątek tysięcy czynności. Graficzna forma opisu procesów przedstawia: przebieg procesów i podprocesów czynności procesów i podprocesów połączenia między procesami i podprocesami decyzje wpływające na przebieg procesów i podprocesów zaangażowane stanowiska Opis przebiegu procesu pozwala zrozumieć jego sens. Zidentyfikowane czynności będzie można dokładnie zmierzyć i policzyć na kolejnych etapach badania. Połączenia pokazują w jaki sposób procesy i podprocesy wpływają na siebie. Widać różne warianty przebiegu procesów. Określenie stanowisk pozwoli obliczyć w jakim stopniu dane zadania obciąża poszczególne grupy zawodowe. Zastosowaną rozpowszechnioną metodę mapowania zadań jaką jest BPM Business Process Management. Jest to uniwersalna metoda obrazowania przepływu czynności w ramach dowolnego zadania i zarządzania nim (modelowania, optymalizacji, itp.). BPM wykorzystuje BPMN Business Process Modeling Notation (notację modelowania procesów biznesowych). BPMN jest to znormalizowany zestaw symboli ułatwiających komunikację autora mapy z odbiorcą. Podstawowa notacja BPMN obejmuje kilka prostych symboli. Patrz tabela

142 Tabela 41, Podstawowe symbole notacji BPMN Symbol Znaczenie Start procesu Koniec procesu Zdarzenie element procesu realizowany przez podmiot zewnętrzny, Bramka decyzyjna - dalej proces realizowany jest według jednej ze ścieżek zależnej od spełnienia kryterium Zadanie w procesie Kierunek przepływu czynności 142

143 Mapowanie procesów w taki sposób, aby ująć cały przebieg zadania ze wszystkimi czynnościami i wariantami jest trudny do zrealizowania. Sprawia to poziom złożoności zadań realizowanych w sądach, a w szczególności licznie występujące: czynności, stanowiska, warianty przebiegu, decyzje, czynniki zewnętrzne, powiązania między zadaniami i inne. Sporządzono zatem dwa rodzaje map: mapy procesów mapy podprocesów Mapy procesów pokazują etapy oraz najważniejsze czynności i decyzje dotyczące zadania. Mapy podprocesów opisują fragmenty procesów ze szczegółami dotyczącymi pojedynczych czynności, decyzji, stanowisk. W uproszczeniu można stwierdzić, że mapy podprocesów składają się na procesy główne. Mapa procesu pozwala zrozumieć jak przebiega zadanie ale nie daje szczegółowych informacji o sposobie jego wykonania. Mapy podprocesów szczegółowo opisują zadanie, ale pojedynczo stanowią jedynie niezrozumiały fragment całości. Połączenie map procesów i podprocesów daje pełen obraz potrzebny do uporządkowania i opisu zadań. W opisie map zaznaczono w jaki sposób poszczególne procesy i podprocesy łączą się ze sobą (symbole wejścia i wyjścia). Jeżeli jakiś podproces może wystąpić na dowolnym etapie zadania (na przykład zażalenia), to oznaczonego go jako proces powiązany (tabelka w prawym dolnym rogu mapy). Budowę map procesów i podprocesów oraz powiązania między nimi na wybranych przykładach przedstawiają schematy od 9 do

144 Schemat 9, Budowa map procesów i podprocesów oraz powiązania między nimi PROCES: Sprawy cywilne rozpoznawane w procesie (C) PODPROCES A: Przyjęcie sprawy KLUCZOWE ETAPY ORAZ NAJWAŻNIEJSZE CZYNNOŚCI I DECYZJE SZCZEGÓŁOWE CZYNNOŚCI, DECYZJE I STANOWISKA 144

145 Schemat 10, Budowa map procesów i podprocesów oraz powiązania między nimi PROCES: Sprawy cywilne przedstawione z apelacjami od orzeczeń sądów rejonowych (Ca) PODPROCES: Usuwanie braków formalnych lub fiskalnych 145

146 Schemat 11, Budowa map procesów i podprocesów oraz powiązania między nimi PROCES: Postępowanie w sprawach karnych (K) PODPROCES: Postępowanie przygotowawcze (Kp) 146

147 Schemat 12, Budowa map procesów i podprocesów oraz powiązania między nimi PROCES: Sprawy karne, w których wniesiono apelacje od wyroków sądów rejonowych (Ka) PODPROCES: Przygotowanie posiedzenia 147

148 Schemat 13, Budowa map procesów i podprocesów oraz powiązania między nimi PROCES: Sprawy z zakresu prawa pracy przedstawione z apelacjami od orzeczeń sądów okręgowych (Apa) PODPROCES: zwrócenie akt sprawy do sądu okręgowego celem wykonania orzeczenia 148

149 I INSTANCJA SPRAWY CYWILNE PROCES Przyjęcie sprawy Usuwanie braków Przygotowanie rozprawy (posiedzenia) Wezwanie świadka Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Zwolnienie od kosztów sądowych Wydanie orzeczenia Apelacja Uprawomocnienie orzeczenia Klauzula wykonalności na wniosek Skarga na czynności referendarza Zażalenie Wnioski lub pisma Zapoznanie się z orzeczeniem WI Wykonanie orzeczenia Zmiana trybu postępowania Zarzuty lub sprzeciw Wydanie orzeczenia w trybie NC Przyjęcie odezwy Wykonanie zwróconej odezwy Podjęcie postępowania egzekucyjnego Kontrola akt komorniczych Przygotowanie licytacji przybicie na rzecz nabywcy przyrządzenie na własność Plan podziału Wykonanie orzeczenia plan podziału Umorzenie postępowania Uprawomocnienie orzeczenia RAZEM PODPROCESÓW Sposób połączenia map procesów i map podprocesów na przykładach spraw cywilnych rozpatrywanych w I instancji oraz nakazów zapłaty i innych procesów realizowanych w VI Wydziale Cywilnym (e-sąd) Sądu Rejonowego Lublin Zachów przedstawiają tabele 42 i 43. Tabela 42, Połączenie map procesów i map podprocesów spraw cywilnych rozpatrywanych w I instancji PODPORCES A B C D E F G H I J K L M N O P R S T U W X Y Z ZA ZB ZC ZD ZE ZF 78 w procesie C 16 Nieprocesowe Ns 16 nakazowe i upominawcze inne (bez ) egzekucji z nieruchomości ( ) Nc 10 Co 15 Co 16 Pomoc sądowa Cps 5 RAZEM PROCESÓW 6 149

150 Wysyłanie listów Ręczne rejestrowanie listów wychodzących Sprawdzanie korespondencji niedoręczonej Sporządzanie sprawozdań dotyczących ilości wysłanej korespondencji Sprawdzenie faktury Kopertowanie Obsługa kopertownicy Skanowanie pełnych kopert Skanowanie zwrotek Skanowanie zwrotek bez kodu (wypisywane ręcznie) Skanowanie sprzeciwów i skarg Skanowanie notatek urzędowych, pism sądowych, pism komorniczych, wniosków i reklamacji Skanowanie zwrotów opłat Kserowanie dokumentów dotyczących więcej niż jednej sygnatury Drukowanie kodów etykiet oraz kodów separujących pisma Sporządzanie zbiorów zwrotów opłat ze złymi sygnaturami Obsługa sprzętu Analizowanie pozwu pod względem formalno-prawnym Analizowanie pozwu pod względem merytorycznym wysyłanie nakazów zapłaty Obsługa korespondencji niedoręczonej Obsługa zwrotnych potwierdzeń odbioru Rozpatrywanie sprzeciwu Rozpatrzenie skargi Postępowanie międzyinstancyjne Wydawanie zarządzeń o zwrocie opłaty Wydawanie zarządzeń o wysłaniu pomocniczego zbioru Wydawanie zarządzeń o zwrocie pisma Wydawanie zarządzeń o reasumpcji Wydawanie zarządzeń o wysłaniu akt do innego wydziału/sądu Wzywanie do wskazania adresu Rozpatrzenie wniosku o przyspieszenie decyzji Rozpatrywanie wniosków o cofnięcie pozwu z całkowitym umorzeniem Rozpatrywanie wniosków o częściowe umorzenie powództwa Wydawanie zarządzeń o doręczeniu za pomocą zakładu karnego Wydawanie zarządzeń sprawdzeniu w Bazie PESEL adresu pozwanego Wzywanie do wskazania sygnatury sprawy Wydawanie zarządzeń o dołączeniu pisma Tabela 43, Połączenie map procesów i map podprocesów spraw nakazów zapłaty i innych procesów realizowanych w VI Wydziale Cywilnym (e-sąd) Sądu Rejonowego Lublin-Zachód PROCESY PODPROCESY Wydawanie nakazów zapłaty [Nc-e] 21 Skanowanie, kserowanie i drukowanie dokumentów 10 Ekspedycja korespondencji 7 150

151 Reklamowanie przesyłek Odbieranie odpowiedzi na reklamacje Bieżące wyjaśnianie wątpliwości z pracownikami poczty dotyczące wysyłanej korespondencji Ponaglanie poczty w sprawach wysłanej korespondencji Księgowanie należności Zestawianie należności Zestawienie należności RBN Doręczanie pism Odbieranie pism i wniosków z innych instytucji Przygotowywanie pism i wniosków do innych instytucji Przekazywanie pisma do Przewodniczącego Wydziału Segregowanie korespondencji niedoręczonej lub zwrotek Przyjmowanie i wysyłanie poczty wewnętrznej wydziału Przyjmowanie korespondencji przychodzącej Przyjmowanie korespondencji dostarczanej przez kuriera Odpowiadanie na pytania przysłane drogą elektroniczną Wydawanie zarządzeń dotyczących pism wpływających do wydziału Odpowiadanie na zapytania Prezesa Zamawianie dokumentów z archiwum Wydawanie dokumentów z archiwum Oddawanie dokumentów do archiwum Archiwizowanie dokumentów Naprawianie i wymiana kartonów PROCESY PODPROCESY Archiwizowanie dokumentacji 5 Przygotowywanie korespondencji wydziału 11 Rozliczanie należności 3 Rozpatrywanie reklamacji 4 151

152 Telefoniczna bądź osobista obsługa interesantów Nadawanie kodów dostępów do EPU Występowanie o zgodę na przetwarzanie danych do ABI Blokowanie kont pracowników Rozpatrywanie skarg administracyjnych Wdrażanie nowych pracowników Spotkania organizacyjne wydziału Narady problemowe Wideokonferencje i telekonferencje z referendarzami oddziałów zamiejscowych Przedekretowywanie spraw sędziów i referendarzy Rejestrowanie użytkowników Wprowadzanie zmian na kontach użytkowników Przekazywanie haseł i odblokowywanie kont Dekretacja spraw PROCESY PODPROCESY Administrowanie kontami użytkowników 5 Organizowanie pracy wydziału 7 Obsługa interesantów 2 152

153 Tuszowanie pieczątki (prezentaty) Zamawianie materiałów biurowych Zakreślanie zarządzeń referendarzy sądowych Udzielanie informacji o pracy wydziału Zapoznawanie się z orzeczeniami sądów odwoławczych Zapoznawanie się ze zmianami w stanie prawnym Obsługa drukarek Spotkania z wykonawcą w sprawach funkcjonowania systemu teleinformatycznego Opiniowanie dokumentów dotyczących funkcjonowania systemu teleinformatycznego Nadzorowanie sprawności działania systemu teleinformatycznego EPU Sporządzanie sprawozdań okresowych Sporządzanie sprawozdań dotyczących absencji Sporządzanie sprawozdań dotyczących ryzyka Raportowanie Prezesowi dotyczące pracy wydziału Raportowanie do Ministerstwa Sprawiedliwości (DIRS) dotyczące pracy wydziału Nadzorowanie przebiegu spraw Analizowanie statystyk dotyczących ilości wpływających i załatwianych spraw Kontrolowanie pracy referendarzy zamiejscowych Kontrolowanie jednolitości orzecznictwa wydziału PROCESY PODPROCESY Kontrola wydziału 4 Sprawozdawczość wydziału 5 Nadzorowanie systemu teleinformatycznego 3 Inne procesy pomocnicze 7 153

154 PROCESY PODPROCESY RAZEM PROCESÓW 14 RAZEM PODPROCESÓW 94 Sporządzono mapy procesów i podprocesów współpracując z przedstawicielami wszystkich grup zawodowych pracujących w sądach wybranych do badania pilotażowego i właściwego. Podobnie jak podczas uzgadniania zbioru zadań, sporządzanie map procesów i podprocesów rozpoczęto od wybranych wydziałów, a zakończono na ich zweryfikowaniu w pozostałych sądach badania pilotażowego, a następnie właściwego. W ten sposób zidentyfikowano różnice między przebiegiem zadań w poszczególnych sądach badania pilotażowego ze względu na strukturę organizacyjną i przyjęte praktyki. Ostatecznie, ujednolicono mapy procesów i podprocesów, tak aby ich przebieg w największym stopniu odpowiadał przyjętym praktykom. Poprawność ujednoliconych map sprawdzona została dodatkowo przez wskazanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości 23 ekspertów. Podczas badania właściwego ponownie sprawdzono mapy procesów. Sporządzanie i weryfikacja map procesów przeprowadzona została z udziałem 679 pracowników, tj. 17,0% biorących udział w całym badaniu. Liczbę sporządzonych map procesów i podprocesów w poszczególnych sądach, wydziałach i oddziałach przedstawia tabela

155 Tabela 44, Liczba sporządzonych map procesów dotyczących poszczególnych wydziałach bądź oddziałach sądów powszechnych Instancja Wydziały / Oddział Liczba map procesów Liczba map podprocesów I Cywilny 6 78 I Cywilny (e-sąd) 1 94 I Karny I Rodzinny i ds. Nieletnich I Pracy i Ubezpieczeń Społecznych 4 36 I Gospodarczy Gospodarczy - Upadłościowy i Naprawczy Gospodarczy - Ksiąg Wieczystych Gospodarczy - Krajowy Rejestr Sądowy Rejestru Zastawów Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej II Cywilny 6 76 II Karny Penitencjarny 3 21 II Pracy i Ubezpieczeń Społecznych 8 85 II Gospodarczy Wizytacyjny Administracja Gospodarka Finanse Bezpieczeństwo Informatyka 0 4 RAZEM Ostatecznie powstało map szczegółowo opisujących zadania realizowane w sądach powszechnych. Daje to zbiór około dwudziestu kliku tysięcy pojedynczych czynności, których czasochłonność zmierzono i policzono. 155

156 10. ŚCIEŻKA DOJŚCIA DO WYNIKÓW KOŃCOWYCH Wyznaczenie parametrów służących do cyklicznego monitorowania obciążenia pracą w poszczególnych sądach i ich wewnętrznych jednostkach organizacyjnych odbywało się w każdym przypadku według tego samego schematu, który poniżej zostanie dokładnie opisany i zilustrowany przykładem Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) jednym z zadań zidentyfikowanych w Pionie Cywilnym Sądów Rejonowych. Jak już wcześniej zostało wspomniane, na etapie pilotażu, każde zadanie zilustrowane zostało mapą procesu głównego i podprocesów. Poniższe schematy (schematy 14 i 15) prezentują mapę główną dla naszego przykładowego zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) oraz jeden z szczegółowych podprocesów Przyjęcie sprawy. W każdym z tomów poświęconych jednostkom organizacyjnym znajduje się komplet map ilustrujących przebieg poszczególnych zadań. Wszystkie czynności zilustrowane na mapach procesu i podprocesu przełożone zostały na schemat arkusza kalkulacyjnego do szczegółowych wyliczeń parametrów głównych dla każdej grupy zawodowej. Arkusz kalkulacyjny, oprócz przebiegu zadania, zawierał takie informacje jak: a) grupa zawodowa realizująca daną czynność w ramach zadania; b) nazwa parametru liczbowego określającego częstotliwość realizacji danej czynności; c) wartość parametru liczbowego określonego w punkcie b; d) czas pojedynczej realizacji danej czynności. Ostatnie dwie informacje, czyli częstotliwość realizacji czynności i czas jej pojedynczej realizacji, pozwoliły obliczyć całkowity czas potrzebny na realizację danej czynności w analizowanym okresie czasu. Suma czasów poszczególnych czynności złożyła się na całkowity czas trwania zadania. Tabele 45 i 46 prezentują arkusz kalkulacyjny dla zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C). Dla większej czytelności jeden arkusz został rozbity na dwie tabele, tabela 45 prezentuje dane liczbowe przypisane poszczególnym czynnościom, a tabela 46 obrazuje szczegółowe wyliczenia czasu ogółem poszczególnych czynności oraz czasu ogółem zadania. 156

157 Schemat 14, Proces główny: sprawy cywilne rozpoznawane w procesie 157

158 Schemat 15, Proces główny: sprawy cywilne rozpoznawane w procesie, podproces: przyjęcie sprawy 158

159 Tabela 45, Określenie parametrów ilościowych dla poszczególnych czynności składających się na zadanie Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C). Dane liczbowe zebrane zostały w pilotażu, w Sądzie Rejonowym w Zielonej Górze, za okres 2011 roku. Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg. modelu Wartość parametru Nazwa parametru 1 Pp A - Przyjęcie sprawy 1. Sprawdzenie właściwości wydziałowej Prz. Wyd (1) liczba wpływających pozwów 2 Pp A - Przyjęcie sprawy 2. Wydanie zarządzenia o przekazaniu pozwu do innego wydziału Prz. Wyd. 23 (2) liczba pozwów przekazanych do innego wydziału 3 Pp A - Przyjęcie sprawy 3. Fizyczne przekazanie pozwu Pr. Sek. 23 (2) liczba pozwów przekazanych do innego wydziału 4 Pp A - Przyjęcie sprawy 4. Dekretacja Prz. Wyd (3) Liczba pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej 5 Pp A - Przyjęcie sprawy 5. Zarejestrowanie sprawy Kier. Sek (3) Liczba pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej 6 Pp A - Przyjęcie sprawy 7 Pp A - Przyjęcie sprawy 6. Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych 7. Wydanie postanowienia o przekazaniu sprawy Sędzia Sędzia (3) Liczba pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej 26 (4) Liczba pozwów o błędnej właściwości wyłącznej 8 Pp A - Przyjęcie sprawy 8. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 26 (4) Liczba pozwów o błędnej właściwości wyłącznej 9 Pp A - Przyjęcie sprawy 9. Przygotowanie druku przekazania sprawy Pr. Sek. 26 (4) Liczba pozwów o błędnej właściwości wyłącznej 10 Pp A - Przyjęcie sprawy 10. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 26 (4) Liczba pozwów o błędnej właściwości wyłącznej 11 Pp A - Przyjęcie sprawy 11.. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 26 (4) Liczba pozwów o błędnej właściwości wyłącznej 12 Pp A - Przyjęcie sprawy 12. Stwierdzenie prawomocnosci Sędzia 26 (4) Liczba pozwów o błędnej właściwości wyłącznej 13 Pp A - Przyjęcie sprawy 13. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 26 (4) Liczba pozwów o błędnej właściwości wyłącznej 14 Pp A - Przyjęcie sprawy 14. Fizyczne przekazanie akt sprawy Pr. Sek. 26 (4) Liczba pozwów o błędnej właściwości wyłącznej Pp B - Usuwanie braków 15 formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków 16 formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków 17 formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków 18 formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków 19 formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków 20 formalnych i/lub fiskalnych 1. Sporządzenie zarządzenia wzywającego do usunięcia braków Ref. Sąd. 842 (5) Liczba pozwów z brakami 2. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 842 (5) Liczba pozwów z brakami 3. Sporządzenie wezwania do usunięcia braków przez powoda Pr. Sek. 842 (5) Liczba pozwów z brakami 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 842 (5) Liczba pozwów z brakami 5. Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione Ref. Sąd. 842 (5) Liczba pozwów z brakami 6. Zarządzenie o zwrocie pozwu Ref. Sąd. 38 (6) Liczba pozwów w których nie usunięto braków 159

160 Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg. modelu Wartość parametru Nazwa parametru Pp B - Usuwanie braków 21 formalnych i/lub fiskalnych 7. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 38 (6) Liczba pozwów w których nie usunięto braków Pp B - Usuwanie braków 22 formalnych i/lub fiskalnych 8. Proces SK - Wyslanie korespondencji Pr. Sek. 38 (6) Liczba pozwów w których nie usunięto braków Pp B - Usuwanie braków 9. Proces SK - Kontrola sprawności 23 formalnych i/lub fiskalnych przebiegu spraw Pr. Sek. 38 (6) Liczba pozwów w których nie usunięto braków Pp B - Usuwanie braków 24 formalnych i/lub fiskalnych 10. Stwierdzenie prawomocności Ref. Sąd. 38 (6) Liczba pozwów w których nie usunięto braków Pp B - Usuwanie braków 25 formalnych i/lub fiskalnych 11. Proces SK - Archiwizowanie Pr. Sek. 38 (6) Liczba pozwów w których nie usunięto braków Pp C - Przygotowanie rozprawy 26 / posiedzenia 1. Merytoryczna analiza akt Sędzia (7) Liczba posiedzeń jawnych, posiedzeń niejawnych i rozpraw Pp C - Przygotowanie rozprawy 27 / posiedzenia 2. Wyznaczenie terminu rozprawy Sędzia (8) Liczba rozpraw Pp C - Przygotowanie rozprawy 28 / posiedzenia 3. Przygotowanie się do rozprawy Sędzia (8) Liczba rozpraw Pp C - Przygotowanie rozprawy 29 / posiedzenia 4. Przygotowanie wezwań na rozprawę Pr. Sek (9) Liczba wezwań stron na rozprawę Pp C - Przygotowanie rozprawy 30 / posiedzenia 5. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek (9) Liczba wezwań stron na rozprawę Pp C - Przygotowanie rozprawy 6. Sporządzenie protokołów i projektów 31 / posiedzenia postanowień na wokandę Pr. Sek (8) Liczba rozpraw Pp C - Przygotowanie rozprawy 32 / posiedzenia 7. Kompletowanie akt Pr. Sek (8) Liczba rozpraw Pp C - Przygotowanie rozprawy 8. Proces SK - Przygotowanie sali do 33 / posiedzenia rozprawy Pr. Sek (8) Liczba rozpraw Pp C - Przygotowanie rozprawy 9. Ponowne rozpisanie odroczonych 34 / posiedzenia terminów Pr. Sek. 658 (10)Liczba odroczonych rozpraw PROCES GŁÓWNY - 35 POSIEDZENIE Sędzia 161 (11) Liczba posiedzeń jawnych PROCES GŁÓWNY - 36 POSIEDZENIE Pr. Sek. 161 (11) Liczba posiedzeń jawnych PROCES GŁÓWNY - 37 ROZPRAWA Sędzia (8) Liczba rozpraw PROCES GŁÓWNY - 38 ROZPRAWA Pr. Sek (8) Liczba rozpraw 39 Pp D - Powołanie świadka 1. Wydanie zarządzenia o wezwaniu świadka Pr. Sek. 557 (12) Liczba wzywanych świadków 160

161 Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg. modelu Wartość parametru Nazwa parametru 40 Pp D - Powołanie świadka 2. Odnotowanie zarządzenia Sędzia 557 (12) Liczba wzywanych świadków 41 Pp D - Powołanie świadka 3. Przygotowanie wezwania świadka Kier. Sek. 557 (12) Liczba wzywanych świadków 42 Pp D - Powołanie świadka 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 557 (12) Liczba wzywanych świadków Pp E - Dopuszczenie dowodu 43 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 44 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 45 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 46 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 47 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 48 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 49 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 50 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 51 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 52 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 53 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 54 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 55 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 56 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 57 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 58 z opinii biegłego 1. Postanowienie o dopuszczeniu / (13) Liczba dowodów z opinii biegłego (suma nowych i do Sędzia 129 uzupełnieniu dowodu z opinii biegłego uzupełnienia) 2. Odnotowanie postanowienia lub (13) Liczba dowodów z opinii biegłego (suma nowych i do Kier. Sek. 129 zarządzenia uzupełnienia) 3. Założnie akt zastępczych Pr. Sek. (13) Liczba dowodów z opinii biegłego (suma nowych i do 129 uzupełnienia) 4. Sporządzenie zlecenia dla biegłego Pr. Sek. (13) Liczba dowodów z opinii biegłego (suma nowych i do 129 uzupełnienia) 5. Wybranie biegłego z listy Sędzia (13) Liczba dowodów z opinii biegłego (suma nowych i do 129 uzupełnienia) 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. (13) Liczba dowodów z opinii biegłego (suma nowych i do 129 uzupełnienia) 7. Proces SK - Kontrola terminowości (13) Liczba dowodów z opinii biegłego (suma nowych i do Pr. Sek. 129 sporządzenia opinii przez biegłego uzupełnienia) 8. Odnotowanie wpływu opinii Kier. Sek. 110 (14) Liczba dowodów z opinii biegłego (tylko nowe) 9. Zapoznanie z opinią biegłego Sędzia 110 (14) Liczba dowodów z opinii biegłego (tylko nowe) 10. Zarządzenie o wysłaniu opinii stronom Sędzia 110 (14) Liczba dowodów z opinii biegłego (tylko nowe) 11. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 110 (14) Liczba dowodów z opinii biegłego (tylko nowe) 12. Przygotowanie opinii do wysłania Pr. Sek. 110 (14) Liczba dowodów z opinii biegłego (tylko nowe) 13. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 110 (14) Liczba dowodów z opinii biegłego (tylko nowe) 14. Zarządzenie o wezwaniu biegłego na rozprawę Sędzia 13 (15) Liczba wezwań biegłego na rozprawę 15. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 13 (15) Liczba wezwań biegłego na rozprawę 16. Sporządzenie wezwania biegłego Pr. Sek. 13 (15) Liczba wezwań biegłego na rozprawę 161

162 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Pp E - Dopuszczenie dowodu 59 z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu 60 z opinii biegłego Pp F - Ustanowienie 61 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 62 pełnomocnika z urzędu 63 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 64 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 65 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 66 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 67 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 68 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 69 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 70 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 71 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 72 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 73 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 74 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 75 pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie 76 pełnomocnika z urzędu Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Stanowisko wg. modelu Wartość parametru Nazwa parametru 17. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 13 (15) Liczba wezwań biegłego na rozprawę 18. Przyznanie wynagrodzenia biegłemu Sędzia Decyzja o rozpoznaniu wniosku lub przekazaniu referendarzowi sądowemu Sędzia (13) Liczba dowodów z opinii biegłego (suma nowych i do uzupełnienia) 19 (16) Liczba wniosków o ustanowienie pełnomocnika z urzędu 2. Badanie wstępne Sędzia 19 (16) Liczba wniosków o ustanowienie pełnomocnika z urzędu 4. Zapoznanie z aktami sprawy. Sprawdzenie sytuacji majątkowej wnioskodawcy Ref. Sąd. 19 (16) Liczba wniosków o ustanowienie pełnomocnika z urzędu 5. Oddalenie wniosku Ref. Sąd. 9 (17) Liczba odmów ustalenia pełnomocnika z urzędu 6. Odnotowanie postanowienia Ref. Sąd. 9 (17) Liczba odmów ustalenia pełnomocnika z urzędu 7. Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy Kier. Sek. 9 (17) Liczba odmów ustalenia pełnomocnika z urzędu 8. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 9 (17) Liczba odmów ustalenia pełnomocnika z urzędu 9. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 9 (17) Liczba odmów ustalenia pełnomocnika z urzędu 10. Stwierdzenie prawomocnści Ref. Sąd. 9 (17) Liczba odmów ustalenia pełnomocnika z urzędu 11. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 9 (17) Liczba odmów ustalenia pełnomocnika z urzędu 12. Wydanie postanowienia o ustanowieniu pełnomocnika z urzędu Ref. Sąd. 10 (18) Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu 13. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 10 (18) Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu 14. Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy Pr. Sek. 10 (18) Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu 15. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 10 (18) Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu 16. Sporządzenie pisma przewodniego Pr. Sek. 10 (18) Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu 17. Zatwierdzenie pisma przewodniego Ref. Sąd. 10 (18) Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu 162

163 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Stanowisko wg. modelu Wartość parametru Nazwa parametru 18. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 10 (18) Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu 19. Odnotowanie ustanowienia pełnomocnika przez ORA / OIRP Kier. Sek. 10 (18) Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu 20. Zapoznanie z odpowiedzią ORA / OIRP Ref. Sąd. 10 (18) Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu 1. Decyzja o rozpoznaniu wniosku lub przekazaniu referendarzowi sądowemu Sędzia 83 (19) Liczba wniosków o zwolnienie od kosztów 2. Badanie wstępne Ref. Sąd. 83 (19) Liczba wniosków o zwolnienie od kosztów 4. Zapoznanie z aktami sprawy. Sprawdzenie sytuacji majątkowej wnioskodawcy Ref. Sąd. 83 (19) Liczba wniosków o zwolnienie od kosztów 5. Oddalenie wniosku Ref. Sąd. (20) Liczba (procent) decyzji odmownych dotyczących zwolnienia 26 od kosztów 6. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. (20) Liczba (procent) decyzji odmownych dotyczących zwolnienia 26 od kosztów 7. Przygotowanie postanowienia dla (20) Liczba (procent) decyzji odmownych dotyczących zwolnienia Pr. Sek. 26 wnioskodawcy od kosztów 8. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. (20) Liczba (procent) decyzji odmownych dotyczących zwolnienia 26 od kosztów 9. Proces SK - Kontrola sprawności (20) Liczba (procent) decyzji odmownych dotyczących zwolnienia Pr. Sek. 26 przebiegu spraw od kosztów 10. Stwierdzenie prawomocnści Ref. Sąd. (20) Liczba (procent) decyzji odmownych dotyczących zwolnienia 26 od kosztów 11. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. (20) Liczba (procent) decyzji odmownych dotyczących zwolnienia 26 od kosztów 13. Wydanie postanowienia o zwolnieniu od kosztów Ref. Sąd. 58 (21) Liczba zwolnień od kosztów 14. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 58 (21) Liczba zwolnień od kosztów 15. Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy Pr. Sek. 58 (21) Liczba zwolnień od kosztów 16. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 58 (21) Liczba zwolnień od kosztów 94 Pp H - Wydanie orzeczenia 1. Merytoryczna ocena sprawy Sędzia 777 (22) Liczba rozpoznanych pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej i wyłącznej 163

164 Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg. modelu Wartość parametru Nazwa parametru 95 Pp H - Wydanie orzeczenia 2. Wydanie orzeczenia wraz z postanowieniami technicznymi Sędzia 777 (22) Liczba rozpoznanych pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej i wyłącznej 96 Pp H - Wydanie orzeczenia 3. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia Sędzia 197 (23) Liczba uzasadnień orzeczenia (z posiedzeń niejawnych) 97 Pp H - Wydanie orzeczenia 4. Odnotowanie orzeczenia Kier. Sek (3) Liczba pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej 98 Pp H - Wydanie orzeczenia 5. Sporządzenie odpisów postanowień wraz z uzasadnieniem Pr. Sek (3) Liczba pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej 99 Pp H - Wydanie orzeczenia 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek (3) Liczba pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej 100 Pp H - Wydanie orzeczenia 7. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia Sędzia 61 (24) Liczba wniosków o uzasadnienie lub uzasadnień z urzędu 101 Pp H - Wydanie orzeczenia 8. Odnotowanie orzeczenia Kier. Sek. 61 (24) Liczba wniosków o uzasadnienie lub uzasadnień z urzędu 102 Pp H - Wydanie orzeczenia 9. Sporządzenie odpisów postanowień wraz z uzasadnieniem Pr. Sek. 61 (24) Liczba wniosków o uzasadnienie lub uzasadnień z urzędu 103 Pp H - Wydanie orzeczenia 10. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 61 (24) Liczba wniosków o uzasadnienie lub uzasadnień z urzędu 104 Podproces I - Apelacja 1. Odnotowanie wpływu apelacji Pr. Sek. 65 (25) Liczba złożonych apelacji 105 Podproces I - Apelacja 2. Kompletowanie akt Kier. Sek. 65 (25) Liczba złożonych apelacji 106 Podproces I - Apelacja 3. Badanie wstępne Pr. Sek. 65 (25) Liczba złożonych apelacji 107 Podproces I - Apelacja 4. Wydanie postanowienia o odrzuceniu apelacji Sędzia 8 (26) Liczba apelacji nie złożonych w terminie 108 Podproces I - Apelacja 5. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 8 (26) Liczba apelacji nie złożonych w terminie 109 Podproces I - Apelacja 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 8 (26) Liczba apelacji nie złożonych w terminie 110 Podproces I - Apelacja 7. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 8 (26) Liczba apelacji nie złożonych w terminie 111 Podproces I - Apelacja 8. Stwierdzenie prawomocności Sędzia 8 (26) Liczba apelacji nie złożonych w terminie 112 Podproces I - Apelacja 9. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 8 (26) Liczba apelacji nie złożonych w terminie 113 Podproces I - Apelacja 10. Uzupełnienie braków formalnych Sędzia 57 (27) Liczba apelacji złożonych w terminie 114 Podproces I - Apelacja 11. Wydanie zarządzenia o przekazaniu do SO Sędzia 57 (27) Liczba apelacji złożonych w terminie 115 Podproces I - Apelacja 12. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 57 (27) Liczba apelacji złożonych w terminie 116 Podproces I - Apelacja 13. Sporządzenie druku przekazania sprawy do SO Pr. Sek. 57 (27) Liczba apelacji złożonych w terminie 117 Podproces I - Apelacja 14. Zatwierdzenie druku przekazania akt Sędzia 57 (27) Liczba apelacji złożonych w terminie 118 Podproces I - Apelacja 15. Przygotowanie akt do wysyłki Pr. Sek. 57 (27) Liczba apelacji złożonych w terminie 164

165 Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg. modelu Wartość parametru Nazwa parametru 119 Podproces I - Apelacja 16. Założenie akt zastępczych Pr. Sek. 57 (27) Liczba apelacji złożonych w terminie 120 Podproces I - Apelacja 17. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 57 (27) Liczba apelacji złożonych w terminie Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 1. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 655 (28) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji / zażalenia 2. Kompletowanie akt Pr. Sek. 655 (28) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji / zażalenia 3. Weryfikacja akt przed stwierdzeniem prawomocności Ref. Sąd. 655 (28) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji / zażalenia 4. Stwierdzenie prawomocności Ref. Sąd. 655 (28) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji / zażalenia 5. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. (29) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji (bez klauzuli 655 wykonalności z urzędu) 6. Proces SK - Archiwizowanie Pr. Sek. (29) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji (bez klauzuli 655 wykonalności z urzędu) 7. Wydanie postanowienia o nadaniu (30) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji (z klauzulą Ref. Sąd. 0 klauzuli wykonalności wykonalności z urzędu) 8. Odnotowanie prawomocności oraz (30) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji (z klauzulą Kier. Sek. 0 postanowienia wykonalności z urzędu) 9. Przygotowanie odpisu nakazu zapłaty dla wierzyciela Pr. Sek. 0 (31) Liczba odpisów nakazu zapłaty dla wierzyciela 10. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 0 (31) Liczba odpisów nakazu zapłaty dla wierzyciela 11. Proces SK - Rozliczenie kosztów Pr. Sek. 655 (28) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji / zażalenia 12. Proces SK - Archiwizowanie Pr. Sek. 655 (28) Liczba pozwów w których nie złożono apelacji / zażalenia 1. Badanie formalne wniosku Ref. Sąd. 221 (32) Liczba wniosków o nadanie klauzuli wykonalności 2. Wydanie zarządzenia o zwrocie wniosku Ref. Sąd. 73 (33) Liczba wniosków nieopłaconych 3. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 73 (33) Liczba wniosków nieopłaconych 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 73 (33) Liczba wniosków nieopłaconych 5. Wydania zarządzenia do uzupełnienia opłaty Ref. Sąd. 73 (34) Liczba wniosków nieopłaconych (ale nie pełnomocnika) 165

166 Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Stanowisko wg. modelu Wartość parametru Nazwa parametru 6. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 73 (34) Liczba wniosków nieopłaconych (ale nie pełnomocnika) 7. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 73 (34) Liczba wniosków nieopłaconych (ale nie pełnomocnika) 8. Adnotacja dotycząca opłaty Pr. Sek. 73 (34) Liczba wniosków nieopłaconych (ale nie pełnomocnika) 9. Wydanie postanowienia o nadaniu klauzuli wykonalności Ref. Sąd. 221 (35) Liczba wniosków opłaconych (w tym po wezwaniu) 10. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 221 (35) Liczba wniosków opłaconych (w tym po wezwaniu) 11. Przygotowanie odpisu nakazu zapłaty/ wyroku dla wierzyciela Pr. Sek. 221 (35) Liczba wniosków opłaconych (w tym po wezwaniu) 12. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 221 (35) Liczba wniosków opłaconych (w tym po wezwaniu) 1. Odnotowanie wpływu skargi Pr. Sek. 18 (36) Liczba złożonych skarg 2. Kompletowanie akt dla referenta Kier. Sek. 18 (36) Liczba złożonych skarg 3. Badanie wstępne Ref. Sąd. 18 (36) Liczba złożonych skarg 4. Sporządzenie projektu postanowienia o odrzuceniu skargi 5. Wydanie postanowienia o odrzuceniu skargi Ref. Sąd. Sędzia 1 (37) Liczba skarg nie złożonych w terminie 1 (37) Liczba skarg nie złożonych w terminie 6. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 1 (37) Liczba skarg nie złożonych w terminie 7. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 1 (37) Liczba skarg nie złożonych w terminie 8. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 1 (37) Liczba skarg nie złożonych w terminie 9. Stwierdzenie prawomocnosci Ref. Sąd. 1 (37) Liczba skarg nie złożonych w terminie 10. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 1 (37) Liczba skarg nie złożonych w terminie 11. Uzupełnienie braków formalnych Ref. Sąd. 17 (38) Liczba skarg złożonych w terminie 12. Merytoryczne rozpoznanie skargi na posiedzeniu niejawnym Sędzia 17 (38) Liczba skarg złożonych w terminie 166

167 Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego 13. Wydanie postanowienia rozstrzygającego zasadność skargi wraz z uzasadnieniem Stanowisko wg. modelu Sędzia Wartość parametru Nazwa parametru 17 (38) Liczba skarg złożonych w terminie 14. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 17 (38) Liczba skarg złożonych w terminie 15. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 17 (38) Liczba skarg złożonych w terminie 16. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 17 (38) Liczba skarg złożonych w terminie 17. Stwierdzenie prawomocności Sędzia 17 (38) Liczba skarg złożonych w terminie 18. Odnotowanie prawomocności Pr. Sek. 17 (38) Liczba skarg złożonych w terminie 163 Pp M - Zażalenie 1. Odnotowanie wpływu zażalenia Kier. Sek. 58 (39) Liczba złożonych zażaleń 164 Pp M - Zażalenie 2. Kompletowanie akt Pr. Sek. 58 (39) Liczba złożonych zażaleń 165 Pp M - Zażalenie 3. Badanie wstępne Sędzia 58 (39) Liczba złożonych zażaleń 166 Pp M - Zażalenie 4. Wydanie postanowienia o odrzuceniu zażalenia wraz z uzasadnieniem Sędzia 11 (40) Liczba zażaleń nie złożonych w terminie 167 Pp M - Zażalenie 5. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 11 (40) Liczba zażaleń nie złożonych w terminie 168 Pp M - Zażalenie 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 11 (40) Liczba zażaleń nie złożonych w terminie 169 Pp M - Zażalenie 7. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 11 (40) Liczba zażaleń nie złożonych w terminie 170 Pp M - Zażalenie 8. Stwierdzenie prawomocności Sędzia 11 (40) Liczba zażaleń nie złożonych w terminie 171 Pp M - Zażalenie 9. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 11 (40) Liczba zażaleń nie złożonych w terminie 172 Pp M - Zażalenie 10. Uzupełnienie braków formalnych Sędzia 842 (5) Liczba pozwów z brakami 173 Pp M - Zażalenie 11. Merytoryczna analiza zażalenia Sędzia 47 (41) Liczba (lub procent)zażaleń złożonych w terminie 174 Pp M - Zażalenie 12. Uchylenie / zmiana zaskarżonego postanowienia lub zarządzenia Sędzia 6 (42) Liczba zażaleń uznanych przez referenta 175 Pp M - Zażalenie 13. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 6 (42) Liczba zażaleń uznanych przez referenta 176 Pp M - Zażalenie 14. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 6 (42) Liczba zażaleń uznanych przez referenta 177 Pp M - Zażalenie 15. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 6 (42) Liczba zażaleń uznanych przez referenta 178 Pp M - Zażalenie 16. Stwierdzenie prawomocności Sędzia 6 (42) Liczba zażaleń uznanych przez referenta 167

168 Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg. modelu Wartość parametru Nazwa parametru 179 Pp M - Zażalenie 17. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 6 (42) Liczba zażaleń uznanych przez referenta 180 Pp M - Zażalenie 18. Wydanie zarządzenia o przekazaniu do SO Sędzia 41 (43) Liczba zażaleń nie uznanych przez referenta 181 Pp M - Zażalenie 19. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 41 (43) Liczba zażaleń nie uznanych przez referenta 182 Pp M - Zażalenie 20. Przygotowanie druku przekazania sprawy do SO Pr. Sek. 41 (43) Liczba zażaleń nie uznanych przez referenta 183 Pp M - Zażalenie 21. Zatwierdzenie druku przekazania akt Sędzia 41 (43) Liczba zażaleń nie uznanych przez referenta 184 Pp M - Zażalenie 22. Przygotowanie akt do wysyłki Pr. Sek. 41 (43) Liczba zażaleń nie uznanych przez referenta 185 Pp M - Zażalenie 23. Założenie akt zastępczych Pr. Sek. 41 (43) Liczba zażaleń nie uznanych przez referenta Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO 1. Odnotowanie wpływu wniosku/pisma Kier. Sek (44) liczba wniosków/pism wpływających do wydziału 2. Dołączenie wniosku/pisma do akt Pr. Sek (44) liczba wniosków/pism wpływających do wydziału 3. Analiza wniosku/ pisma Prz. Wyd (44) liczba wniosków/pism wpływających do wydziału 4. Przekazanie wniosku referentowi Pr. Sek (45) liczba wniosków procesowych 5. Udzielenie odpowiedzi na pismo Prz. Wyd. 53 (46) liczba pism wymagających odpowiedzi 6. Odnotowanie daty i treści odpowiedzi Kier. Sek. 53 (46) liczba pism wymagających odpowiedzi 7. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 53 (46) liczba pism wymagających odpowiedzi 1. Rejestracja daty wpływu oraz orzeczenia (47) Liczba apelacji i zażaleń złożonych w terminie i nie uznanych Kier. Sek. 98 w sprawie przez referenta 2. Zapoznanie się z orzeczeniem SO Prz. Wyd. (47) Liczba apelacji i zażaleń złożonych w terminie i nie uznanych 98 przez referenta 3. Zarządzenie o przekazaniu sędziemu prowadzącemu Prz. Wyd. 69 (48) Liczba apelacji i zażaleń oddalonych 4. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 69 (48) Liczba apelacji i zażaleń oddalonych 5. Przekazanie sprawy sędziemu prowadzącemu Pr. Sek. 69 (48) Liczba apelacji i zażaleń oddalonych 6. Stwierdzenie prawomocności orzeczenia Sędzia 29 (49) Liczba zażaleń oddalonych 168

169 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Zadanie: Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Stanowisko wg. modelu Wartość parametru 7. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 29 (49) Liczba zażaleń oddalonych 8. Zarządzenie o przekazaniu sędziemu prowadzącemu oraz wyznaczenie sędziego referenta do prowadzenia sprawy pod nową sygnaturą Prz. Wyd. Nazwa parametru 29 (50) Liczba apelacji i zażaleń uznanych 9. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek. 29 (50) Liczba apelacji i zażaleń uznanych 10. Przekazanie orzeczenia sędziemu prowadzącemu Pr. Sek. 29 (50) Liczba apelacji i zażaleń uznanych 11. Zapoznanie się z orzeczeniem SO Sędzia 29 (50) Liczba apelacji i zażaleń uznanych Tabela 46. Tabela prezentuje wyliczenie czasu ogółem dla poszczególnych czynności i podsumowanie czasu realizacji całego zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) przez pracowników poszczególnych grup zawodowych. Dane liczbowe w kolumnie 4 ( Liczba wystąpień ) zebrane zostały w pilotażu, w Sądzie Rejonowym w Zielonej Górze za rok 2011.Dane dotyczące czasu jednostkowego w kolumnie 6, to średnie szacowane czasy czynności, zebrane podczas wywiadów z pracownikami Pionu Cywilnego I Instancji we wszystkich sądach (rejonowych i okręgowych) z grupy pilotażowej. 169

170 Tabela 46, Czas ogółem dla poszczególnych czynności i podsumowanie czasu realizacji całego zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) przez pracowników poszczególnych grup zawodowych, dane liczbowe za rok 2011 zebrane podczas pilotażu w Sądzie Rejonowym w Zielonej Górze Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp A - Przyjęcie sprawy 1. Sprawdzenie właściwości wydziałowej Prz. Wyd :04:30 99:09:00 2 Pp A - Przyjęcie sprawy 2. Wydanie zarządzenia o przekazaniu pozwu do innego wydziału Prz. Wyd :02:37 1:00:03 3 Pp A - Przyjęcie sprawy 3. Fizyczne przekazanie pozwu Pr. Sek :10:13 3:54:56 4 Pp A - Przyjęcie sprawy 4. Dekretacja Prz. Wyd :03:40 79:23:00 5 Pp A - Przyjęcie sprawy 5. Zarejestrowanie sprawy Kier. Sek :09:16 200:31:13 6 Pp A - Przyjęcie sprawy 6. Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych Sędzia :12:26 269:10:54 7 Pp A - Przyjęcie sprawy 7. Wydanie postanowienia o przekazaniu sprawy Sędzia 26 00:16:25 7:06:40 8 Pp A - Przyjęcie sprawy 8. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek :03:10 1:22:20 9 Pp A - Przyjęcie sprawy 9. Przygotowanie druku przekazania sprawy Pr. Sek :06:32 2:49:56 10 Pp A - Przyjęcie sprawy 10. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:13 2:15:47 11 Pp A - Przyjęcie sprawy 11.. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek :05:50 2:31:40 12 Pp A - Przyjęcie sprawy 12. Stwierdzenie prawomocności Sędzia 26 00:05:34 2:24:40 13 Pp A - Przyjęcie sprawy 13. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek :01:58 0:51:17 14 Pp A - Przyjęcie sprawy 14. Fizyczne przekazanie akt sprawy Pr. Sek :06:44 2:54: Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych 1. Sporządzenie zarządzenia wzywającego do usunięcia braków Ref. Sąd :09:07 127:51:33 2. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :02:17 32:05:41 3. Sporządzenie wezwania do usunięcia braków przez powoda Pr. Sek :06:02 84:43:11 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:05 71:20:10 5. Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione Ref. Sąd :09:14 129:34:28 170

171 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 6. Zarządzenie o zwrocie pozwu Ref. Sąd :09:28 5:59:57 7. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :02:36 1:38:34 8. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:32 3:30:35 9. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek :05:50 3:41: Stwierdzenie prawomocności Ref. Sąd :06:00 3:48: Proces SK - Archiwizowanie Pr. Sek :08:40 5:29:20 1. Merytoryczna analiza akt Sędzia :45: :57:49 2. Wyznaczenie terminu rozprawy Sędzia :07:23 136:26:15 3. Przygotowanie się do rozprawy Sędzia :20:30 379:15:00 4. Przygotowanie wezwań na rozprawę Pr. Sek :09:19 659:37:07 5. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :04:57 350:12:45 6. Sporządzenie protokołów i projektów postanowień na wokandę Pr. Sek :15:50 292:49:02 7. Kompletowanie akt Pr. Sek :14:32 268:52:00 8. Proces SK - Przygotowanie sali do rozprawy Pr. Sek :11:25 211:08:06 9. Ponowne rozpisanie odroczonych terminów Pr. Sek :13:38 149:33:36 35 PROCES GŁÓWNY - POSIEDZENIE Sędzia :12:20 33:05:40 36 PROCES GŁÓWNY - POSIEDZENIE Pr. Sek :12:20 33:05:40 37 PROCES GŁÓWNY - ROZPRAWA Sędzia :33:53 626:50:30 38 PROCES GŁÓWNY - ROZPRAWA Pr. Sek :33:53 626:50:30 171

172 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp D - Powołanie świadka 1. Wydanie zarządzenia o wezwaniu świadka Pr. Sek :07:01 65:12:16 40 Pp D - Powołanie świadka 2. Odnotowanie zarządzenia Sędzia :02:38 24:28:45 41 Pp D - Powołanie świadka 3. Przygotowanie wezwania świadka Kier. Sek :06:27 59:55:45 42 Pp D - Powołanie świadka 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :03:43 34:25: Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 1. Postanowienie o dopuszczeniu / uzupełnieniu dowodu z opinii biegłego Sędzia :20:14 43:30:21 2. Odnotowanie postanowienia lub zarządzenia Kier. Sek :06:16 13:27:47 3. Założenie akt zastępczych Pr. Sek :12:50 27:35:30 4. Sporządzenie zlecenia dla biegłego Pr. Sek :13:50 29:44:30 5. Wybranie biegłego z listy Sędzia :14:25 30:59:45 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :10:37 22:48:50 7. Proces SK - Kontrola terminowości sporządzenia opinii przez biegłego Pr. Sek :12:30 26:52:30 8. Odnotowanie wpływu opinii Kier. Sek :05:41 10:25:38 9. Zapoznanie z opinią biegłego Sędzia :26:36 48:46: Zarządzenie o wysłaniu opinii stronom Sędzia :05:11 9:29: Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :02:40 4:54: Przygotowanie opinii do wysłania Pr. Sek :08:18 15:13: Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:03 9:14: Zarządzenie o wezwaniu biegłego na rozprawę Sędzia 13 00:04:12 0:54: Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :02:06 0:27:15 172

173 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 16. Sporządzenie wezwania biegłego Pr. Sek :05:22 1:09: Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :04:26 0:57: Przyznanie wynagrodzenia biegłemu Sędzia :22:17 47:54:51 1. Decyzja o rozpoznaniu wniosku lub przekazaniu referendarzowi sądowemu Sędzia 19 00:11:27 3:37:36 2. Badanie wstępne Sędzia 19 00:08:15 2:36:45 4. Zapoznanie z aktami sprawy. Sprawdzenie sytuacji majątkowej wnioskodawcy Ref. Sąd :14:29 4:35:11 5. Oddalenie wniosku Ref. Sąd. 9 00:23:20 3:30:00 6. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 9 00:02:53 0:25:52 7. Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy Pr. Sek. 9 00:06:55 1:02:18 8. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 9 00:04:50 0:43:30 9. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 9 00:05:33 0:50: Stwierdzenie prawomocności Ref. Sąd. 9 00:04:36 0:41: Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 9 00:02:04 0:18: Wydanie postanowienia o ustanowieniu pełnomocnika z urzędu Ref. Sąd :09:58 1:39: Odnotowanie postanowienia Kier. Sek :02:22 0:23: Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy Pr. Sek :06:31 1:05: Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:15 0:52: Sporządzenie pisma przewodniego Pr. Sek :06:00 0:59:58 173

174 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 17. Zatwierdzenie pisma przewodniego Ref. Sąd :10:00 1:40: Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:15 0:52: Odnotowanie ustanowienia pełnomocnika przez ORA / OIRP Kier. Sek :03:44 0:37:22 1. Decyzja o rozpoznaniu wniosku lub przekazaniu referendarzowi sądowemu Sędzia 83 00:11:12 15:29:36 2. Badanie wstępne Ref. Sąd :08:40 11:59:20 4. Zapoznanie z aktami sprawy. Sprawdzenie sytuacji majątkowej wnioskodawcy Ref. Sąd :14:04 19:27:02 5. Oddalenie wniosku Ref. Sąd :25:10 10:54:20 6. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek :02:13 0:57:43 7. Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy Pr. Sek :06:49 2:57:19 8. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:03 2:11:05 9. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek :05:25 2:20: Stwierdzenie prawomocności Ref. Sąd :04:48 2:04: Odnotowanie prawomocności Kier. Sek :02:19 1:00: Wydanie postanowienia o zwolnieniu od kosztów Ref. Sąd :09:53 9:32: Odnotowanie postanowienia Kier. Sek :02:08 2:03: Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy Pr. Sek :07:10 6:55: Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :04:26 4:17:08 93 Pp H - Wydanie orzeczenia 1. Merytoryczna ocena sprawy Sędzia :10:00 906:30:00 174

175 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp H - Wydanie orzeczenia 2. Wydanie orzeczenia wraz z postanowieniami technicznymi Sędzia :21:17 275:36:09 95 Pp H - Wydanie orzeczenia 3. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia Sędzia :48:41 356:50:04 96 Pp H - Wydanie orzeczenia 4. Odnotowanie orzeczenia Kier. Sek :04:08 89:23:18 97 Pp H - Wydanie orzeczenia 5. Sporządzenie odpisów postanowień wraz z uzasadnieniem Pr. Sek :13:14 286:36:17 98 Pp H - Wydanie orzeczenia 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :04:53 105:50:40 99 Pp H - Wydanie orzeczenia 7. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia Sędzia 61 03:28:06 211:33: Pp H - Wydanie orzeczenia 8. Odnotowanie orzeczenia Kier. Sek :03:02 3:05: Pp H - Wydanie orzeczenia 9. Sporządzenie odpisów postanowień wraz z uzasadnieniem Pr. Sek :13:17 13:30: Pp H - Wydanie orzeczenia 10. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:13 5:17: Podproces I - Apelacja 1. Odnotowanie wpływu apelacji Pr. Sek :03:28 3:45: Podproces I - Apelacja 2. Kompletowanie akt Kier. Sek :10:35 11:27: Podproces I - Apelacja 3. Badanie wstępne Sędzia 65 00:26:13 28:23: Podproces I - Apelacja 4. Wydanie postanowienia o odrzuceniu apelacji Sędzia 8 00:15:40 2:05: Podproces I - Apelacja 5. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 8 00:02:28 0:19: Podproces I - Apelacja 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 8 00:05:13 0:41: Podproces I - Apelacja 7. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 8 00:05:50 0:46: Podproces I - Apelacja 8. Stwierdzenie prawomocności Sędzia 8 00:08:34 1:08: Podproces I - Apelacja 9. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 8 00:02:31 0:20: Podproces I - Apelacja 10. Uzupełnienie braków formalnych Sędzia 57 00:10:40 10:08: Podproces I - Apelacja 11. Wydanie zarządzenia o przekazaniu do SO Sędzia 57 00:07:20 6:58: Podproces I - Apelacja 12. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :03:08 2:58: Podproces I - Apelacja 13. Sporządzenie druku przekazania sprawy do SO Pr. Sek :50:00 47:30: Podproces I - Apelacja 14. Zatwierdzenie druku przekazania akt Sędzia 57 00:04:18 4:05: Podproces I - Apelacja 15. Przygotowanie akt do wysyłki Pr. Sek :10:11 9:40: Podproces I - Apelacja 16. Założenie akt zastępczych Pr. Sek :08:25 7:59: Podproces I - Apelacja 17. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:50 5:32:30 175

176 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 1. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek :05:50 63:40: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 2. Kompletowanie akt Pr. Sek :08:48 96:01: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 3. Weryfikacja akt przed stwierdzeniem prawomocności Ref. Sąd :04:33 49:38: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 4. Stwierdzenie prawomocności Ref. Sąd :04:31 49:23: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 5. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek :02:41 29:13: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 6. Proces SK - Archiwizowanie Pr. Sek :07:50 85:30: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 7. Wydanie postanowienia o nadaniu klauzuli wykonalności Ref. Sąd. 0 00:08:43 0:00: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 8. Odnotowanie prawomocności oraz postanowienia Kier. Sek. 0 00:03:26 0:00: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 9. Przygotowanie odpisu nakazu zapłaty dla wierzyciela Pr. Sek. 0 00:07:14 0:00: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 10. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 0 00:05:20 0:00: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 11. Proces SK - Rozliczenie kosztów Pr. Sek :17:30 191:02: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 12. Proces SK - Archiwizowanie Pr. Sek :08:30 92:47: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 1. Badanie formalne wniosku Ref. Sąd :09:01 33:12:41 2. Wydanie zarządzenia o zwrocie wniosku Ref. Sąd :04:48 5:50:48 3. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :02:24 2:55:24 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :07:10 8:43:10 5. Wydania zarządzenia do uzupełnienia opłaty Ref. Sąd :03:02 3:41:02 6. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :03:11 3:52:11 7. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:28 6:38:27 8. Adnotacja dotycząca opłaty Pr. Sek :05:05 6:11:05 9. Wydanie postanowienia o nadaniu klauzuli wykonalności Ref. Sąd :15:40 57:42:20 176

177 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego 10. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :02:57 10:51: Przygotowanie odpisu nakazu zapłaty/ wyroku dla wierzyciela Pr. Sek :10:28 38:34: Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:08 18:55:42 1. Odnotowanie wpływu skargi Pr. Sek :02:31 0:45:23 2. Kompletowanie akt dla referenta Kier. Sek :07:30 2:15:00 3. Badanie wstępne Ref. Sąd :23:20 7:00:00 4. Sporządzenie projektu postanowienia o odrzuceniu skargi Ref. Sąd. 1 00:22:55 0:22:55 5. Wydanie postanowienia o odrzuceniu skargi Sędzia 1 00:15:22 0:15:22 6. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 1 00:01:52 0:01:52 7. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 1 00:06:13 0:06:13 8. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 1 00:05:50 0:05:50 9. Stwierdzenie prawomocności Ref. Sąd. 1 00:18:50 0:18: Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 1 00:02:00 0:02: Uzupełnienie braków formalnych Ref. Sąd :12:15 3:28: Merytoryczne rozpoznanie skargi na posiedzeniu niejawnym Sędzia 17 00:47:55 13:34: Wydanie postanowienia rozstrzygającego zasadność skargi wraz z uzasadnieniem Sędzia 17 00:58:26 16:33: Odnotowanie postanowienia Kier. Sek :02:02 0:34: Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:37 1:35:23 177

178 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego 16. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek :05:50 1:39: Stwierdzenie prawomocności Sędzia 17 00:07:40 2:10: Odnotowanie prawomocności Pr. Sek :02:01 0:34: Pp M - Zażalenie 1. Odnotowanie wpływu zażalenia Kier. Sek :03:01 2:54: Pp M - Zażalenie 2. Kompletowanie akt Pr. Sek :10:45 10:23: Pp M - Zażalenie 3. Badanie wstępne Sędzia 58 00:17:41 17:05: Pp M - Zażalenie 4. Wydanie postanowienia o odrzuceniu zażalenia wraz z uzasadnieniem Sędzia 11 00:17:38 3:14: Pp M - Zażalenie 5. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek :02:43 0:29: Pp M - Zażalenie 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :05:13 0:57: Pp M - Zażalenie 7. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek :05:25 0:59: Pp M - Zażalenie 8. Stwierdzenie prawomocności Sędzia 11 00:06:35 1:12: Pp M - Zażalenie 9. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek :03:04 0:33: Pp M - Zażalenie 10. Uzupełnienie braków formalnych Sędzia :07:15 101:44: Pp M - Zażalenie 11. Merytoryczna analiza zażalenia Sędzia 47 00:28:16 22:08: Pp M - Zażalenie 12. Uchylenie / zmiana zaskarżonego postanowienia lub zarządzenia Sędzia 6 00:19:19 1:55: Pp M - Zażalenie 13. Odnotowanie postanowienia Kier. Sek. 6 00:02:44 0:16: Pp M - Zażalenie 14. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek. 6 00:05:00 0:30: Pp M - Zażalenie 15. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw Pr. Sek. 6 00:05:50 0:35: Pp M - Zażalenie 16. Stwierdzenie prawomocności Sędzia 6 00:05:26 0:32: Pp M - Zażalenie 17. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek. 6 00:02:41 0:16: Pp M - Zażalenie 18. Wydanie zarządzenia o przekazaniu do SO Sędzia 41 00:07:06 4:51: Pp M - Zażalenie 19. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :02:17 1:33: Pp M - Zażalenie 20. Przygotowanie druku przekazania sprawy do SO Pr. Sek :13:58 9:32: Pp M - Zażalenie 21. Zatwierdzenie druku przekazania akt Sędzia 41 00:03:43 2:32:14 178

179 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp M - Zażalenie 22. Przygotowanie akt do wysyłki Pr. Sek :08:44 5:58: Pp M - Zażalenie 23. Założenie akt zastępczych Pr. Sek :08:25 5:45: Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO 1. Odnotowanie wpływu wniosku/pisma Kier. Sek :03:58 238:06:56 2. Dołączenie wniosku/pisma do akt Pr. Sek :10:05 604:49:55 3. Analiza wniosku/ pisma Prz. Wyd :12:35 754:47:25 4. Przekazanie wniosku referentowi Pr. Sek :05:16 311:01:58 5. Udzielenie odpowiedzi na pismo Prz. Wyd :16:13 14:19:02 6. Odnotowanie daty i treści odpowiedzi Kier. Sek :05:20 4:42:22 7. Proces SK - Wysłanie korespondencji Pr. Sek :08:32 7:32:16 1. Rejestracja daty wpływu oraz orzeczenia w sprawie Kier. Sek :08:10 13:20:20 2. Zapoznanie się z orzeczeniem SO Prz. Wyd :24:47 40:29:13 3. Zarządzenie o przekazaniu sędziemu prowadzącemu Prz. Wyd :02:30 2:52:30 4. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :01:39 1:53:51 5. Przekazanie sprawy sędziemu prowadzącemu Pr. Sek :05:01 5:46:39 6. Stwierdzenie prawomocności orzeczenia Sędzia 29 00:06:56 3:20:51 7. Odnotowanie prawomocności Kier. Sek :02:31 1:13:06 8. Zarządzenie o przekazaniu sędziemu prowadzącemu oraz wyznaczenie sędziego referenta do prowadzenia sprawy pod nową sygnaturą Prz. Wyd :03:03 1:28:37 9. Odnotowanie zarządzenia Kier. Sek :02:02 0:59:13 179

180 Zadanie : Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Stanowisko wg modelu Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO 10. Przekazanie orzeczenia sędziemu prowadzącemu Pr. Sek :04:36 2:13: Zapoznanie się z orzeczeniem SO Sędzia 29 00:20:07 9:43:23 Łączny czas dla Przewodniczącego wydziału 993:27:04 Łączny czas dla Sędziego 4335:58:34 Łączny czas dla Referendarza 543:17:25 Łączny czas dla Kierownika sekretariatu 754:54:41 Łączny czas dla Pracownika sekretariatu 4563:12:48 Łączny czas zadania 11190:50:32 Na etapie badania pilotażowego zwymiarowane zostały wszystkie czynności składające się na poszczególne zadania. Dane dotyczące czasu trwania poszczególnych czynności zebrane zostały podczas wywiadów z pracownikami. Na etapie pilotażu badanie czasochłonności przeprowadzone zostało metodą szacunkową we wszystkich grupach zawodowych. Metoda ta była jedyną możliwą do wykorzystania na etapie pilotażu, biorąc pod uwagę zakres prac i czas przewidziany dla tego etapu. Mając świadomość niedokładności jaka może wiązać się z wynikami pozyskanymi tą metodą, wyniki otrzymane na jej podstawie posłużyły jedynie do wytypowania czynności mających największy wpływ na obciążenie pracą i skierowanie ich do dalszych prac analitycznych, z wykorzystaniem bardziej zaawansowanych metod, w kolejnym etapie badania. Badanie metodą szacunkową zostało przeprowadzone w następujący sposób: na podstawie map analitycy przygotowali ankiety zawierające wszystkie czynności realizowane przez poszczególne grupy zawodowe, służące do rejestracji przeciętnego, minimalnego i maksymalnego czasu ich trwania (to działanie łączy obie metody badania grup zawodowych sędziów i asystentów opisane w raportach metodologicznych); 180

181 analitycy odbyli szereg spotkań z pracownikami reprezentującymi poszczególne grupy zawodowe w ramach analizowanego pionu, w ramach których notowali szacowany przez pracownika przeciętny, minimalny i maksymalny czas realizacji poszczególnych czynności, którymi dany pracownik się zajmuje; wyniki pozyskane z powyższych wywiadów przeliczone zostały w oparciu o wzór szacunkowy prezentowany w raportach metodologicznych: wyniki z poszczególnych wywiadów zostały zebrane w arkusz zbiorczy i obliczone zostały średnie wartości dla poszczególnych czynności z uwzględnieniem eliminacji wartości skrajnych najmniejszej i największej zgodnie z wytycznymi raportu metodologicznego. Poniższy przykład ilustruje szczegółowo sposób wyliczenia średniego czasu poszczególnych czynności zgodnie z metodą opisaną w raportach metodologicznych. Przykład 4, Wyliczenie średniego czasu czynności Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych realizowanej przez Sędziego w ramach zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) pozycja 6 z tabeli w przykładzie 5. Analitycy odbyli między innymi cykl spotkań z Sędziami (niezależne spotkania z 16 sędziami), w ramach których szacowali oni czas poszczególnych czynności składających się na zadanie Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C ), w tym czynność Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych. W każdym przypadku Sędzia proszony był o podanie przeciętnego czasu realizacji czynności oraz czasów minimalnego i maksymalnego, które okazjonalnie się zdarzają w danym przypadku. Na podstawie pozyskanych informacji obliczony został średni szacowany czas czynności dla pojedynczego wywiadu wg podanego wcześniej wzoru (kol. 6). Ostateczny średni czas trwania czynności (kol. 7) obliczony został jako średnia arytmetyczna z 14-tu średnich szacowanych czasów poszczególnych sędziów, po odrzuceniu skrajnych wartości minimalnej i maksymalnej. Powyższe działania zostały przeprowadzone zgodnie z opisem zawartym w raportach metodologicznych (patrz np. Raport metodologiczny, część 1 Analiza obciążenia i standardy pracy sędziów str ).Dane ankietowe dot. szacowanego czasu zebrane zostały we wszystkich sądach grupy pilotażowej, w których występuje pion cywilny I instancji. 181

182 Tabela 47, Dane ankietowe dotyczące szacowania czasu zebrane w sądach grupy pilotażowej Lp. Szacujący Szacowany czas minimalny przeciętny maksymalny Średni czas szacunkowy (wg wzoru) Całkowity średni czas czynności z pominięciem wartości minimalnej i maksymalnej Sędzia 1 0:15:00 0:15:00 0:30:00 0:17:30 0:17:30 2 Sędzia 2 0:03:00 0:05:00 0:08:00 0:05:10 0:05:10 min 3 Sędzia 3 0:03:00 0:05:00 0:08:00 0:05:10 0:05:10 4 Sędzia 4 0:05:00 0:07:00 0:10:00 0:07:10 0:07:10 5 Sędzia 5 0:03:00 0:05:00 0:10:00 0:05:30 0:05:30 6 Sędzia 6 0:05:00 0:15:00 0:30:00 0:15:50 0:15:50 7 Sędzia 7 0:15:00 0:15:00 0:20:00 0:15:50 0:15:50 8 Sędzia 8 0:05:00 0:10:00 0:15:00 0:10:00 0:10:00 9 Sędzia 9 0:10:00 0:15:00 0:40:00 0:18:20 0:18:20 10 Sędzia 10 0:10:00 0:10:00 0:30:00 0:13:20 0:13:20 11 Sędzia 11 0:10:00 0:20:00 1:00:00 0:25:00 0:25:00 max 12 Sędzia 12 0:07:00 0:10:00 0:20:00 0:11:10 0:11:10 13 Sędzia 13 0:05:00 0:15:00 0:20:00 0:14:10 0:14:10 14 Sędzia 14 0:10:00 0:10:00 0:20:00 0:11:40 0:11:40 15 Sędzia 15 0:05:00 0:15:00 0:20:00 0:14:10 0:14:10 16 Sędzia 16 0:10:00 0:15:00 0:15:00 0:14:10 0:14:10 Całkowity średni czas czynności 0:12:26 Działaniem kończącym fazę pilotażu była analiza Pareto czyli wytypowanie czynności, które łącznie stanowią 95% czasochłonności wszystkich czynności realizowanych przez poszczególne grupy zawodowe. Takie działanie miało na celu ograniczenie bardzo dużego zbioru czynności do tych, które mają najistotniejszy wpływ na obciążenie pracą i szczegółową ich analizę w badaniu właściwym. Przykład 2 obrazuje analizę Pareto przeprowadzoną dla zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C ). 182

183 Przykład 5, Analiza czasochłonności poszczególnych czynności składających się na zadanie Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) Dla większej czytelności danych tabela 48 prezentuje najbardziej obciążające czynności dla każdej grupy zawodowej, które łącznie absorbują około 95% czasu ogółem jaki dana grupa zawodowa poświęca na realizację całego zadania. Dane liczbowe zebrane zostały w Sądzie Rejonowym w Zielonej Górze, dane dot. czasu ogółem wyprowadzone zostały na podstawie danych szacunkowych z ankiet przeprowadzonych we wszystkich sądach grupy pilotażowej w których występuje pion cywilny I instancji. Tabela 48, Najbardziej obciążające pracą czynności (w 95%) Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas ogółem % czasu ogółem % czasu ogółem narastająco 1 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 1. Merytoryczna analiza akt :57:49 20% 20% 2 Pp H - Wydanie orzeczenia 1. Merytoryczna ocena sprawy :30:00 15% 36% 3 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 3. Analiza wniosku/ pisma :47:25 13% 49% 4 PROCES GŁÓWNY - ROZPRAWA :50:30 11% 59% 5 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 3. Przygotowanie się do rozprawy :15:00 6% 66% 6 Pp H - Wydanie orzeczenia 3. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia :50:04 6% 72% 7 Pp H - Wydanie orzeczenia 8 Pp A - Przyjęcie sprawy 2. Wydanie orzeczenia wraz z postanowieniami technicznymi 6. Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych :36:09 5% 76% :10:54 5% 81% 9 Pp H - Wydanie orzeczenia 7. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia :33:49 4% 85% 10 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 2. Wyznaczenie terminu rozprawy :26:15 2% 87% 11 Pp M - Zażalenie 10. Uzupełnienie braków formalnych :44:30 2% 89% 12 Pp A - Przyjęcie sprawy 1. Sprawdzenie właściwości wydziałowej :09:00 2% 90% 13 Pp A - Przyjęcie sprawy 4. Dekretacja :23:00 1% 92% 14 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 9. Zapoznanie z opinią biegłego :46:17 1% 93% 15 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 18. Przyznanie wynagrodzenia biegłemu :54:51 1% 93% 16 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 1. Postanowienie o dopuszczeniu / uzupełnieniu dowodu z opinii biegłego :30:21 1% 94% 17 Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem SO 2. Zapoznanie się z orzeczeniem SO 98 40:29:13 1% 95% Łączny czas realizacji wszystkich czynności przypisanych do danej grupy zawodowej w ramach zadania 5864:48:50 183

184 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu 1 2 Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych 3 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 4 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas ogółem % czasu ogółem % czasu ogółem narastająco 5. Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione Referendarze :34:28 24% 24% 1. Sporządzenie zarządzenia wzywającego do usunięcia braków 9. Wydanie postanowienia o nadaniu klauzuli wykonalności 3. Weryfikacja akt przed stwierdzeniem prawomocności Referendarze :51:33 24% 47% Referendarze :42:20 11% 58% Referendarze :38:41 9% 67% 5 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 4. Stwierdzenie prawomocności Referendarze :23:06 9% 76% 6 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 1. Badanie formalne wniosku Referendarze :12:41 6% 82% 7 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 4. Zapoznanie z aktami sprawy. Sprawdzenie sytuacji majątkowej wnioskodawcy Referendarze 83 19:27:02 4% 86% 8 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 2. Badanie wstępne Referendarze 83 11:59:20 2% 88% 9 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 5. Oddalenie wniosku Referendarze 26 10:54:20 2% 90% 10 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 13. Wydanie postanowienia o zwolnieniu od kosztów Referendarze 58 9:32:58 2% 92% Pp L - Skarga na czynności referendarza sądowego Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych 3. Badanie wstępne Referendarze 18 7:00:00 1% 93% 6. Zarządzenie o zwrocie pozwu Referendarze 38 5:59:57 1% 94% 13 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 2. Wydanie zarządzenia o zwrocie wniosku Referendarze 73 5:50:48 1% 95% Łączny czas realizacji wszystkich czynności przypisanych do danej grupy zawodowej w ramach zadania 543:57:14 1 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 4. Przygotowanie wezwań na rozprawę :37:07 11% 11% 2 PROCES GŁÓWNY - ROZPRAWA :50:30 11% 22% 3 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 2. Dołączenie wniosku/pisma do akt :49:55 10% 32% 4 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 5. Proces SK - Wysłanie korespondencji :12:45 6% 38% 5 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 6 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 7 Pp H - Wydanie orzeczenia 4. Przekazanie wniosku referentowi :01:58 5% 44% 6. Sporządzenie protokołów i projektów postanowień na wokandę 5. Sporządzenie odpisów postanowień wraz z uzasadnieniem :49:02 5% 49% :36:17 5% 53% 8 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 7. Kompletowanie akt :52:00 5% 58% 9 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie postępowania 1. Odnotowanie wpływu wniosku/pisma :06:56 4% 62% 184

185 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas ogółem % czasu ogółem % czasu ogółem narastająco 10 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 8. Proces SK - Przygotowanie sali do rozprawy :08:06 4% 66% 11 Pp A - Przyjęcie sprawy 5. Zarejestrowanie sprawy :31:13 3% 69% 12 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 11. Proces SK - Rozliczenie kosztów :02:30 3% 72% 13 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 9. Ponowne rozpisanie odroczonych terminów :33:36 3% 75% 14 Pp H - Wydanie orzeczenia 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji :50:40 2% 77% 15 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 2. Kompletowanie akt :01:34 2% 78% 16 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 12. Proces SK - Archiwizowanie :47:30 2% 80% 17 Pp H - Wydanie orzeczenia 4. Odnotowanie orzeczenia :23:18 2% 82% 18 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 6. Proces SK - Archiwizowanie :30:50 1% 83% Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych 3. Sporządzenie wezwania do usunięcia braków przez powoda :43:11 1% 84% 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji :20:10 1% 86% 21 Pp D - Powołanie świadka 1. Wydanie zarządzenia o wezwaniu świadka :12:16 1% 87% 22 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 1. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw :40:50 1% 88% 23 Pp D - Powołanie świadka 3. Przygotowanie wezwania świadka :55:45 1% 89% 24 Podproces I - Apelacja 13. Sporządzenie druku przekazania sprawy do SO 57 47:30:00 1% 90% 25 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 11. Przygotowanie odpisu nakazu zapłaty/ wyroku dla wierzyciela :34:22 1% 90% 26 Pp D - Powołanie świadka 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji :25:33 1% 91% 27 PROCES GŁÓWNY - POSIEDZENIE :05:40 1% 92% 28 Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych 2. Odnotowanie zarządzenia :05:41 1% 92% 29 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 4. Sporządzenie zlecenia dla biegłego :44:30 1% 93% 30 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 5. Odnotowanie prawomocności :13:29 0% 93% 31 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 3. Założenie akt zastępczych :35:30 0% 94% 32 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 7. Proces SK - Kontrola terminowości sporządzenia opinii przez biegłego :52:30 0% 94% 33 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji :48:50 0% 94% 34 Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 12. Proces SK - Wysłanie korespondencji :55:42 0% 95% Łączny czas realizacji wszystkich czynności przypisanych do danej grupy zawodowej w ramach zadania 5854:59:35 185

186 Powyższa analiza ograniczyła liczbę czynności, które należałoby poddać szczegółowej analizie do 64 łącznie (17 sędziowie, 13 - referendarze, 34 urzędnicy). W badaniu właściwym czynności, które zgodnie z analizą Pareto nie przeszły do szczegółowej analizy na etapie badania właściwego, przeniesione zostały do analiz końcowych z czasem wyznaczonym w pilotażu nie zostały one pominięte. W badaniu właściwym ponownie zebrano dane liczbowe we wszystkich sądach objętych badaniem. Dane zbierano w oparciu o dostępne systemy ewidencyjne, jak również poprzez próbkowanie. Tabela 49 prezentuje zestawienie parametrów liczbowych dla zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) ze wskazaniem źródła ich pozyskania. Tabela 49, Źródła pozyskiwania parametrów Lp. Nazwa parametru Źródło pozyskania 1 liczba wpływających pozwów SPRAWOZDAWCZOŚĆ 2 liczba pozwów przekazanych do innego wydziału SPRAWOZDAWCZOŚĆ 3 Liczba pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej PRÓBKOWANIE 4 Liczba pozwów o błędnej właściwości wyłącznej SPRAWOZDAWCZOŚĆ 5 Liczba pozwów z brakami SYSTEM / PRÓBKOWANIE 6 Liczba pozwów w których nie usunięto braków SPRAWOZDAWCZOŚĆ 7 Liczba posiedzeń jawnych, posiedzeń niejawnych i rozpraw SPRAWOZDAWCZOŚĆ 8 Liczba rozpraw SPRAWOZDAWCZOŚĆ 9 Liczba wezwań stron oraz pełnomocników na rozprawę SYSTEM / DRUKI WOKAND 10 Liczba odroczonych rozpraw SPRAWOZDAWCZOŚĆ 11 Liczba posiedzeń jawnych SPRAWOZDAWCZOŚĆ 12 Liczba wzywanych świadków SYSTEM / DRUKI WOKAND 13 Liczba dowodów z opinii biegłego (suma nowych i do uzupełnienia) SYSTEM / KONTROLKA WAB 14 Liczba dowodów z opinii biegłego (tylko nowe) SYSTEM / KONTROLKA WAB 15 Liczba wezwań biegłego na rozprawę SYSTEM / DRUKI WOKAND 16 Liczba wniosków o ustanowienie pełnomocnika z urzędu SPRAWOZDAWCZOŚĆ 17 Liczba (procent) decyzji odmownych dotyczących ustalenia pełnomocnika z urzędu SYSTEM / PRÓBKOWANIE 18 Liczba ustalonych pełnomocników z urzędu SYSTEM / PRÓBKOWANIE 186

187 Lp. Nazwa parametru Źródło pozyskania 19 Liczba wniosków o zwolnienie od kosztów SPRAWOZDAWCZOŚĆ 20 Liczba (procent) decyzji odmownych dotyczących zwolnienia od kosztów SYSTEM / PRÓBKOWANIE 21 Liczba zwolnień od kosztów SYSTEM / PRÓBKOWANIE 22 Liczba rozpoznanych pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej i wyłącznej SPRAWOZDAWCZOŚĆ 23 Liczba rozpoznanych pozwów o odpowiedniej właściwości wydziałowej i wyłącznej PRÓBKOWANIE 24 Liczba uzasadnień orzeczenia (z posiedzeń niejawnych) SYSTEM / SPRAWOZDAWCZOŚĆ 25 Liczba wniosków o uzasadnienie lub uzasadnień z urzędu KONTROLKA UZASADNIEŃ 26 Liczba złożonych apelacji KONTROLKA UZASADNIEŃ 27 Liczba apelacji nie złożonych w terminie SYSTEM / PRÓBKOWANIE 28 Liczba apelacji złożonych w terminie PRÓBKOWANIE 29 Liczba pozwów w których nie złożono apelacji (z klauzulą wykonalności z urzędu) SYSTEM / PRÓBKOWANIE 30 Liczba odpisów nakazu zapłaty dla wierzyciela SYSTEM / PRÓBKOWANIE 31 Liczba wniosków o nadanie klauzuli wykonalności SYSTEM / PRÓBKOWANIE 32 Liczba wniosków nieopłaconych SYSTEM / PRÓBKOWANIE 33 Liczba wniosków nieopłaconych (ale nie pełnomocnika) SYSTEM / PRÓBKOWANIE 34 Liczba wniosków opłaconych (w tym po wezwaniu) SYSTEM / PRÓBKOWANIE 35 Liczba złożonych skarg SPRAWOZDAWCZOŚĆ 36 Liczba skarg nie złożonych w terminie SPRAWOZDAWCZOŚĆ 37 Liczba skarg złożonych w terminie PRÓBKOWANIE 38 Liczba złożonych zażaleń SPRAWOZDAWCZOŚĆ 39 Liczba zażaleń nie złożonych w terminie SPRAWOZDAWCZOŚĆ 40 Liczba zażaleń uznanych przez referenta PRÓBKOWANIE 41 Liczba wniosków/pism wpływających do wydziału WPŁYW KORESPONDENCJI 42 Liczba pism wymagających odpowiedzi DZIENNIK KORESPONDENCJI OGÓLNEJ 43 Liczba apelacji i zażaleń złożonych w terminie i nie uznanych przez referenta KONTROLKA UZASADNIEŃ 44 Liczba apelacji i zażaleń oddalonych SYSTEM / PRÓBKOWANIE 45 Liczba zażaleń oddalonych PRÓBKOWANIE 46 Liczba apelacji i zażaleń uznanych SYSTEM / PRÓBKOWANIE 187

188 Ponownie również przeprowadzono badanie czasochłonności poszczególnych czynności. W badaniu właściwym zastosowano następujące metody badania czasochłonności: badanie ankietowe wśród sędziów i asystentów; w badaniu wykorzystano ankiety z raportów metodologicznych, zweryfikowane przed badaniem pod kątem ich aktualności. Wyniki badania ankietowego poddane zostały analizie zgodnie z opisem zawartym w raportach metodologicznych (wyniki średnie z odrzuceniem wartości skrajnych maksymalnej i minimalnej). Tabela 50 prezentuje analizę wyników sędziów dla zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C). 188

189 Tabela 50, Dane ankietowe dotyczące szacowania czasu zebrane w sądach grupy pilotażowej Czynności max - odrzucone min - odrzucone Liczba badanych Średnia SPRAWY CYWILNE ROZPOZNAWANE W PROCESIE [C] PW Sprawdzenie właściwości wydziałowej i dekretacja sprawy 1 4:13:30 0:00: :07:56 PW Zarządzenie o przekazaniu pozwu do innego wydziału 4:00:50 0:01: :06:58 SD Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych 5:02:30 0:02: :16:21 SD Postanowienie o przekazaniu sprawy zgodnie z właściwością 5:03:20 0:04: :19:11 SD Zarządzenie wzywające do usunięcia braków 4:21:40 0:01: :12:33 SD Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione 4:42:30 0:01: :09:51 SD Zarządzenie o zwrocie pozwu 5:03:20 0:01: :15:37 SD Merytoryczna analiza akt 8:10:00 0:05: :05:45 SD Wyznaczenie terminu rozprawy 4:21:40 0:01: :12:32 SD Przygotowanie się do rozprawy 9:30:00 0:13: :05:36 SD Rozprawa 6:00:00 0:32: :20:58 SD Merytoryczna ocena sprawy i wydanie orzeczenia 11:00:00 0:20: :56:33 SD Postanowienie o dopuszczeniu (uzupełnieniu) dowodu z opinii biegłego 2 6:10:00 0:04: :32:39 SD Zapoznanie się z opinią biegłego 5:27:30 0:10: :51:34 SD Uzasadnienie orzeczenia 24:00:00 1:00: :19:17 SD Stwierdzenie prawomocności 12:15:00 0:00: :08:38 SD Postanowienie o oddaleniu wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych 2 12:45:00 0:03: :33:25 SD Postanowienie o zwolnieniu od kosztów sądowych 2 4:10:50 0:01: :12:18 SD Postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem 4:11:40 0:02: :17:11 SD Postanowienie o odmowie nadania klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem 4:21:40 0:05: :23:04 SD Postanowienie o odrzuceniu zażalenia złożonego po terminie wraz z uzasadnieniem 5:03:20 0:05: :19:08 SD Rozpatrzenie zażalenia i wydanie stosownego postanowienia bądź zarządzenia 3 5:02:30 0:05: :24:26 SD Odpowiedzi na inne pisma i wnioski w trakcie postępowania 2:22:30 0:04: :20:11 189

190 dzienne rejestry czasu pracy dla każdej grupy zawodowej; dla czynności powtarzalnych, o krótkim okresie realizacji opracowano dzienne rejestry czasu pracy. Arkusze pozwalały rejestrować rzeczywisty czas realizacji poszczególnych zadań. W raportach poświęconych poszczególnym jednostkom organizacyjnym znajdują się zarówno wzory arkuszy jak i analiza wyników. prezentuje analizę wyników sędziów dla zadania Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C). Tabela 51, Dane ankietowe dotyczące szacowania czasu zebrane w sądach grupy pilotażowej po obliczeniu średnich wartości SĘDZIOWIE; SPRAWY CYWILNE (sygn. C); I INSTANCJA; SĄD REJONOWY Stanowisko Średnia Sprawdzenie właściwości i dekretacja sprawy wraz z postanowieniami i zarządzeniami PW 0:17:09 Sprawdzenie braków formalnych wraz z zarządzeniem wzywającym do usunięcia braków SD 0:09:02 Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione SD 0:07:02 Zarządzenie o zwrocie pozwu SD 0:41:49 Merytoryczna analiza akt SD 0:40:55 Wyznaczenie terminu rozprawy SD 0:11:53 Przygotowanie się do rozprawy SD 1:24:48 Rozprawa SD 0:48:01 Merytoryczna ocena sprawy i wydanie orzeczenia SD 0:49:01 Postanowienie o dopuszczeniu (uzupełnieniu) dowodu z opinii biegłego SD 0:24:04 Zapoznanie się z opinią biegłego SD 0:29:35 Uzasadnienie orzeczenia (do orzeczeń wydanych na posiedzeniu niejawnym) SD 0:40:50 Uzasadnienie orzeczenia (na wniosek lub z urzędu) SD 3:21:05 Stwierdzenie prawomocności SD 0:05:26 Postanowienie o oddaleniu wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych SD 0:21:15 Postanowienie o zwolnieniu od kosztów sądowych SD 0:15:00 Postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD 0:10:54 Postanowienie o odmowie nadania klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD 0:15:00 Postanowienie o odrzuceniu zażalenia złożonego po terminie wraz z uzasadnieniem SD 0:19:29 Rozpatrzenie zażalenia i wydanie stosownego postanowienia bądź zarządzenia SD 0:19:21 Odpowiedzi na inne pisma i wnioski w trakcie postępowania SD 0:13:23 190

191 analityczne metody pomiaru czasochłonności oparte na uproszczonych normach biurowych czynności wykonywane przez referendarzy i urzędników; Jest to najbardziej szczegółowa metoda pomiaru czasochłonności. Zastosowana została do czynności występujących w dużej liczbie i mających znaczący wpływ na ogólne obciążenie pracą danej grupy zawodowej. Poniżej przedstawiona została analiza czynności sporządzenie wokandy realizowanej przez urzędników sekretariatów wydziałów. Tabela 52, Analiza czynności dotyczących sporządzenia wokandy realizowanych przez urzędników sekretariatów wydziałów ORGANIZACJA PRACY WYDZIAŁU SPORZĄDZANIE WOKANDY Description : Code : I Number Unit Time Control Modifier Frequency Extension OperationNumber :1 : Sporządzenie wokandy zgodnie z wymogami obowiązującego regulaminu Wziąć myszkę PCMR(1) 1 30,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 0,17550 Wejście w system informatyczny DSM(1) 1 347,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 2,02995 Wejście w kalendarz DSAN(1) 1 153,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 0,89505 Wybór daty w menu PCMSI(1) 1 38,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 0,22230 Czas reakcji systemu ESTS(2) 2 64,8 e64 585,0 1 1,0 585,0 0,37917 Wybór generowania wokandy PCM(1) 1 18,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 0,10530 Czas reakcji systemu ESTS(3) 3 97,2 e64 585,0 1 1,0 585,0 0,56875 Przejrzenie wokandy FF(12) ,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 1,40400 Wybór opcji drukowania PCM(2) 2 24,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 0,14040 Wstać i usiąść MS(1) 1 195,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 1,14075 Podejść do drukarki MP(6) i46 120,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 0,70200 Oczekiwanie na wydruk ESTS(10) ,1 e64 585,0 1 1,0 585,0 1,89583 Wzięcie wydruku HG(1) 1 55,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 0,32175 Powrót do biurka MP(6) i46 120,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 0, ,68275 OperationNumber :2 : Zamieszczenie wokandy przed salą rozpraw Zwieszenie wokandy na drzwiach ESTS(270) ,0 e64 585,0 1 1,0 585,0 51, ,

192 ORGANIZACJA PRACY WYDZIAŁU SPORZĄDZANIE WOKANDY Description : Code : I Number Unit Time Control Modifier Frequency Extension OperationNumber :3 : Zdjęcie wokandy Zdjęcie wokandy ESTS(150) ,1 e64 585,0 1 1,0 585,0 28, ,43750 Czas ogółem 90,30775 Czas jednostkowy 0,15437 Uwaga: w powyższej tabeli czas prezentowany jest w układzie dziesiętnym (np. 1:30 hh:mm w układzie dziesiętnym to 1,5 h) Wyznaczone powyższymi metodami czasy poszczególnych czynności oraz zebrane ponownie dane liczbowe wprowadzone zostały do opracowanych w pilotażu arkuszy kalkulacyjnych w celu ponownego wyznaczenia parametrów głównych, które będą stanowiły trzon systemu raportowania o obciążeniu pracą. Tabela 53 przedstawia komplet danych do wyznaczenia parametru sprawy z rep. C opisującego zadanie Postępowanie cywilne rozpatrywane w procesie (Sygn. C) dla każdej z grup zawodowych. 192

193 Tabela 53, Zestawienie danych do wyznaczenia parametru głównego sprawy z rep. C Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem 1 Pp A - Przyjęcie sprawy 1. Proces SK - Przyjęcie korespondencji :07:36 915:55:36 2 Pp A - Przyjęcie sprawy 1A. Proces SK - Założenie akt sprawy :08: :51:19 3 Pp A - Przyjęcie sprawy 1B. Sprawdzenie właściwości wydziałowej :17: :51:39 4 Pp A - Przyjęcie sprawy 3. Fizyczne przekazanie pozwu 150 0:05:57 14:51:40 5 Pp A - Przyjęcie sprawy 4. Dekretacja :03:00 354:03:00 6 Pp A - Przyjęcie sprawy 5. Zarejestrowanie sprawy :06:12 731:42:12 7 Pp A - Przyjęcie sprawy 6. Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych :10: :24:23 8 Pp A - Przyjęcie sprawy 8. Odnotowanie postanowienia :02:09 41:45:00 9 Pp A - Przyjęcie sprawy 9. Przygotowanie druku przekazania sprawy :05:13 101:35:30 10 Pp A - Przyjęcie sprawy 10. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 156:50:27 11 Pp A - Przyjęcie sprawy 11. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw :08:58 174:42:02 12 Pp A - Przyjęcie sprawy 12. Stwierdzenie prawomocności :03:46 73:23:14 13 Pp A - Przyjęcie sprawy 13. Odnotowanie prawomocności :01:38 31:49:22 14 Pp A - Przyjęcie sprawy 14. Fizyczne przekazanie akt sprawy :04:38 90:22: Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych 1. Sporządzenie zarządzenia wzywającego do usunięcia braków Referendarze :12:12 783:38:48 2. Odnotowanie zarządzenia :02:18 147:44:12 3. Sporządzenie wezwania do usunięcia braków przez powoda :06:07 392:53:38 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 517:04:42 4B. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw :08:58 575:57:32 4C. Proces SK - Przyjęcie korespondencji :07:36 438:16:00 4D. Dołączenie dokumentów do akt głównych :03:10 182:36:40 5. Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione Referendarze :11:52 762:14:08 23 Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub 6. Zarządzenie o zwrocie wniosku Referendarze 394 0:14:25 94:40:10 193

194 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Pp B - Usuwanie braków formalnych i/lub fiskalnych Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem 7. Odnotowanie zarządzenia 394 0:01:57 12:49:14 8. Realizacja zarządzenia o zwrocie wniosku 394 0:06:06 40:03:24 8B. Proces SK - Wysłanie korespondencji 394 0:08:03 52:51:42 9. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 394 0:08:58 58:52: Stwierdzenie prawomocności Referendarze 394 0:06:05 39:56: Proces SK - Archiwizowanie 394 0:14:31 95:19:34 30 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 1. Merytoryczna analiza akt :24: :20:00 31 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 4. Przygotowanie wezwań na rozprawę :03: :34:37 32 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 5. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08: :56:57 33 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 6. Sporządzenie protokołów i projektów postanowień na wokandę :03: :48:45 34 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 8. Proces SK - Sporządzenie wokandy :09:16 261:28:28 35 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 8. Proces SK - Przygotowanie sali :30:00 846:30:00 36 Pp C - Przygotowanie rozprawy / posiedzenia 9. Ponowne rozpisanie odroczonych terminów :24: :45:12 37 PROCES GŁÓWNY - POSIEDZENIE :12:20 575:35:03 38 PROCES GŁÓWNY - POSIEDZENIE :12:20 575:35:03 39 PROCES GŁÓWNY - ROZPRAWA :48: :55:25 40 PROCES GŁÓWNY - ROZPRAWA :48: :55:25 41 Pp D - Powołanie świadka 1. Wydanie zarządzenia o wezwaniu świadka :07:01 331:07:50 42 Pp D - Powołanie świadka 2. Odnotowanie zarządzenia :02:38 124:18:51 43 Pp D - Powołanie świadka 3. Przygotowanie wezwania świadka :03:43 175:13:07 44 Pp D - Powołanie świadka 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 379:30:33 45 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 1. Postanowienie o dopuszczeniu / uzupełnieniu dowodu z opinii biegłego :25:17 426:45:01 46 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 2. Odnotowanie postanowienia lub zarządzenia :06:16 105:41:35 47 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 3. Założnie akt zastępczych :12:50 216:36:37 48 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 4. Sporządzenie zlecenia dla biegłego :20:37 347:58:58 194

195 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem 49 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 5. Wybranie biegłego z listy :14:25 243:20:05 50 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 135:52:25 51 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 7. Proces SK - Kontrola terminowości sporządzenia opinii przez biegłego :18:41 315:21:02 52 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 8. Odnotowanie wpływu opinii :05:41 73:33:30 53 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 9. Zapoznanie z opinią biegłego :38:20 495:46:40 54 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 10. Zarządzenie o wysłaniu opinii stronom :05:11 66:59:17 55 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 11. Odnotowanie zarządzenia :02:18 29:43:15 56 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 12. Przygotowanie opinii do wysłania :08:18 107:22:02 57 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 13. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 104:06:48 58 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 14. Zarządzenie o wezwaniu biegłego na rozprawę :04:12 34:39:01 59 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 15. Odnotowanie zarządzenia :02:18 18:59:02 60 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 16. Sporządzenie wezwania biegłego :05:22 44:21:29 61 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 17. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 66:30:04 62 Pp E - Dopuszczenie dowodu z opinii biegłego 18. Przyznanie wynagrodzenia biegłemu Referendarze :29:30 497:55:20 63 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 1. Proces SK - Przyjęcie korespondencji 202 0:07:36 25:35:12 64 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 1. Decyzja o rozpoznaniu wniosku lub przekazaniu referendarzowi sądowemu 202 0:09:40 32:32:40 65 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 2. Badanie wstępne Referendarze 202 0:23:20 78:33:20 66 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 4. Zapoznanie z aktami sprawy. Sprawdzenie sytuacji majątkowej wnioskodawcy Referendarze 202 1:10:00 235:40:00 67 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 5. Oddalenie wniosku Referendarze 113 0:31:21 59:02:33 68 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 6. Odnotowanie postanowienia 113 0:03:23 6:22:19 69 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 7. Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy 113 0:03:02 5:42:46 70 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 8. Proces SK - Wysłanie korespondencji 113 0:08:03 15:09:39 71 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 9. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 113 0:08:58 16:53:14 72 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 10. Stwierdzenie prawomocności Referendarze 113 0:05:12 9:48:32 73 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 11. Odnotowanie prawomocności 113 0:00:35 1:05:55 74 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 12. Wydanie postanowienia o ustanowieniu pełnomocnika z urzędu Referendarze 65 0:20:00 21:40:00 75 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 13. Odnotowanie postanowienia 65 0:03:23 3:39:55 76 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 14. Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy 65 0:03:02 3:17:10 195

196 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem 77 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 15. Proces SK - Wysłanie korespondencji 65 0:08:03 8:43:15 78 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 16. Sporządzenie pisma przewodniego 65 0:05:42 6:10:25 79 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 17. Zatwierdzenie pisma przewodniego Referendarze 65 0:10:00 10:50:00 80 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 18. Proces SK - Wysłanie korespondencji 65 0:08:03 8:43:15 81 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 18B. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 65 0:08:58 9:42:50 82 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 19. Odnotowanie ustanowienia pełnomocnika przez ORA / OIRP 65 0:03:58 4:17:36 83 Pp F - Ustanowienie pełnomocnika z urzędu 20. Zapoznanie z odpowiedzią ORA / OIRP Referendarze 65 0:03:16 3:32:20 84 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 1. Proces SK - Przyjęcie korespondencji 796 0:07:36 100:49:36 85 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 1B. Decyzja o rozpoznaniu wniosku lub przekazaniu referendarzowi sądowemu 796 0:14:18 189:42:48 86 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 2. Badanie wstępne Referendarze 796 0:23:20 309:33:20 87 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 4. Zapoznanie z aktami sprawy. Sprawdzenie sytuacji majątkowej wnioskodawcy Referendarze 796 0:52:30 696:30:00 88 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 5. Oddalenie wniosku Referendarze 401 0:29:30 197:09:30 89 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 6. Odnotowanie postanowienia 401 0:01:50 12:15:10 90 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 7. Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy 401 0:03:02 20:16:22 91 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 8. Proces SK - Wysłanie korespondencji 401 0:08:03 53:48:03 92 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 9. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 401 0:08:58 59:55:38 93 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 10. Stwierdzenie prawomocności Referendarze 401 0:05:12 34:48:32 94 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 11. Odnotowanie prawomocności 401 0:00:35 3:53:55 95 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 13. Wydanie postanowienia o zwolnieniu od kosztów Referendarze 315 0:27:01 141:50:15 96 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 14. Odnotowanie postanowienia 315 0:01:50 9:37:30 97 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 15. Przygotowanie postanowienia dla wnioskodawcy 315 0:06:33 34:21:49 98 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 16. Proces SK - Wysłanie korespondencji 315 0:08:03 42:15:45 99 Pp G - Zwolnienie od kosztów sądowych 16B. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 315 0:08:58 47:04: Pp H - Wydanie orzeczenia 1. Merytoryczna ocena sprawy :49: :48: Pp H - Wydanie orzeczenia 2. Wydanie orzeczenia wraz z postanowieniami technicznymi :00:00 0:00: Pp H - Wydanie orzeczenia 3. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia :30:40 670:04: Pp H - Wydanie orzeczenia 4. Odnotowanie orzeczenia :03:23 395:34: Pp H - Wydanie orzeczenia 5. Sporządzenie odpisów postanowień wraz z uzasadnieniem :03:02 354:38:50 196

197 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem 105 Pp H - Wydanie orzeczenia 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 941:10: Pp H - Wydanie orzeczenia 6B. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw :08: :21: Pp H - Wydanie orzeczenia 7. Sporządzenie uzasadnienia orzeczenia :30: :17: Pp H - Wydanie orzeczenia 8. Odnotowanie sporządzenia uzasadnienia :03:23 63:02: Pp H - Wydanie orzeczenia 9. Sporządzenie odpisów postanowień wraz z uzasadnieniem :03:02 56:31: Pp H - Wydanie orzeczenia 10. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 149:59: Pp H - Wydanie orzeczenia 10B. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw :08:58 167:04: Podproces I - Apelacja 1. Proces SK - Przyjęcie korespondencji :07:36 56:29: Podproces I - Apelacja 1B. Odnotowanie wpływu apelacji :03:28 25:48: Podproces I - Apelacja 2. Kompletowanie akt :10:35 78:40: Podproces I - Apelacja 3. Badanie wstępne :26:13 194:51: Podproces I - Apelacja 4. Wydanie postanowienia o odrzuceniu apelacji 42 00:15:40 10:58: Podproces I - Apelacja 5. Odnotowanie postanowienia 42 00:02:18 1:36: Podproces I - Apelacja 5B. Przygotowanie dokumentów do wysyłki 42 00:03:43 2:36: Podproces I - Apelacja 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji 42 00:08:03 5:38: Podproces I - Apelacja 7. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 42 00:08:58 6:16: Podproces I - Apelacja 8. Stwierdzenie prawomocności 42 00:08:34 6:00: Podproces I - Apelacja 9. Odnotowanie prawomocności 42 00:00:35 0:24: Podproces I - Apelacja 11. Wydanie zarządzenia o przekazaniu do SO :07:20 48:36: Podproces I - Apelacja 12. Odnotowanie zarządzenia :02:18 15:13: Podproces I - Apelacja 13. Sporządzenie druku przekazania sprawy do SO :06:36 43:44: Podproces I - Apelacja 14. Zatwierdzenie druku przekazania akt :04:18 28:32: Podproces I - Apelacja 15. Przygotowanie akt do wysyłki :10:11 67:31: Podproces I - Apelacja 16. Założenie akt zastępczych :12:12 80:51: Podproces I - Apelacja 17. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 53:21: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 2. Kompletowanie akt :07:08 644:59: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 3. Weryfikacja akt przed stwierdzeniem prawomocności Referendarze :06:05 549:37: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 4. Stwierdzenie prawomocności Referendarze :05:08 463:47: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 5. Odnotowanie prawomocności :02:35 233:24:15 197

198 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem 134 Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 6. Proces SK Archiwizowanie :14: :34: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 7. Wydanie postanowienia o nadaniu klauzuli wykonalności Referendarze 719 0:05:23 64:30: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 8. Odnotowanie prawomocności oraz postanowienia 719 0:00:00 0:00: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 9. Przygotowanie odpisu do wysyłki :06:06 551:08: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 10. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 727:19: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 11. Proces SK - Rozliczenie kosztów :30: :35: Pp J - Uprawomocnienie orzeczenia 12. Proces SK - Archiwizowanie :14: :34: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 1. Badanie formalne wniosku Referendarze :00:41 23:12: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 2. Wydanie zarządzenia o zwrocie wniosku Referendarze 6 0:14:24 1:26: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 3. Odnotowanie zarządzenia 6 0:02:13 0:13: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 4. Proces SK - Wysłanie korespondencji 6 0:08:03 0:48: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 4B. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 6 0:08:58 0:53: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 5. Wydania zarządzenia do uzupełnienia opłaty Referendarze :04:30 100:12: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 6. Odnotowanie zarządzenia :02:01 44:54: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 7. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 179:14: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 7B. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw :08:58 199:39: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 8. Proces SK - Przyjęcie korespondencji :07:36 169:13: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 8B. Adnotacja dotycząca opłaty :13:50 308:01: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 9. Wydanie postanowienia o nadaniu klauzuli wykonalności Referendarze :10:59 371:58: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 10. Odnotowanie zarządzenia :01:49 61:31: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 11. Przygotowanie odpisu nakazu zapłaty/ wyroku dla wierzyciela :06:06 206:35: Pp K - Klauzula wykonalności na wniosek 12. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08:03 272:37:36 Pp L - Skarga na czynności referendarza 156 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 157 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 158 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 159 sądowego 1. Proces SK - Przyjęcie korespondencji 59 0:07:36 7:28:24 1B. Odnotowanie wpływu skargi 59 0:01:04 1:02:56 2. Kompletowanie akt dla referenta 59 0:03:10 3:06:50 3. Badanie wstępne 59 0:14:35 14:20: Pp L - Skarga na czynności referendarza 5. Wydanie postanowienia o odrzuceniu skargi 5 0:16:10 1:20:50 198

199 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 161 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 162 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 163 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 164 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 165 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 166 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 167 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 168 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 169 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 170 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 171 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 172 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 173 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 174 sądowego Pp L - Skarga na czynności referendarza 175 sądowego Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem 6. Odnotowanie postanowienia 5 0:03:23 0:16:55 6B. Przygotowanie dokumentów do wysyłki 5 0:03:43 0:18:35 7. Proces SK - Wysłanie korespondencji 5 0:08:03 0:40:15 8. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 5 0:08:58 0:44:50 9. Stwierdzenie prawomocności 5 0:01:00 0:05: Odnotowanie prawomocności 5 0:01:26 0:07: Uzupełnienie braków formalnych 54 0:00:00 0:00: Merytoryczne rozpoznanie skargi na posiedzeniu niejawnym 54 0:30:50 27:45: Wydanie postanowienia rozstrzygającego zasadność skargi wraz z uzasadnieniem 54 0:24:35 22:07: Odnotowanie postanowienia 54 0:02:03 1:50:34 14B. Przygotowanie dokumentów do wysyłki 54 0:03:43 3:20: Proces SK - Wysłanie korespondencji 54 0:08:03 7:14: Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 54 0:08:58 8:04: Stwierdzenie prawomocności Referendarze 54 0:05:30 4:57: Odnotowanie prawomocności 54 0:01:46 1:35: Pp M - Zażalenie 1. Proces SK - Przyjęcie korespondencji 438 0:07:36 55:28: Pp M - Zażalenie 1B. Odnotowanie wpływu zażalenia 438 0:01:04 7:47: Pp M - Zażalenie 2. Kompletowanie akt 438 0:03:10 23:07: Pp M - Zażalenie 3. Badanie wstępne 438 0:17:50 130:11: Pp M - Zażalenie 4. Wydanie postanowienia o odrzuceniu zażalenia wraz z uzasadnieniem 41 0:21:15 14:31: Pp M - Zażalenie 5. Odnotowanie postanowienia 41 0:01:40 1:08:20 199

200 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem 182 Pp M - Zażalenie 5B. Przygotowanie dokumentów do wysyłki 41 0:03:43 2:32: Pp M - Zażalenie 6. Proces SK - Wysłanie korespondencji 41 0:08:03 5:30: Pp M - Zażalenie 7. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 41 0:08:58 6:07: Pp M - Zażalenie 8. Stwierdzenie prawomocności 41 0:03:10 2:09: Pp M - Zażalenie 9. Odnotowanie prawomocności 41 0:01:40 1:08: Pp M - Zażalenie 11. Merytoryczna analiza zażalenia 397 0:19:25 128:28: Pp M - Zażalenie 12. Uchylenie / zmiana zaskarżonego postanowienia lub zarządzenia 69 0:18:03 20:45: Pp M - Zażalenie 13. Odnotowanie postanowienia 69 0:03:23 3:53: Pp M - Zażalenie 14. Proces SK - Wysłanie korespondencji 69 0:08:03 9:15: Pp M - Zażalenie 15. Proces SK - Kontrola sprawności przebiegu spraw 69 0:08:58 10:18: Pp M - Zażalenie 16. Stwierdzenie prawomocności 69 0:05:58 6:51: Pp M - Zażalenie 17. Odnotowanie prawomocności 69 0:01:40 1:55: Pp M - Zażalenie 18. Wydanie zarządzenia o przekazaniu do SO 240 0:05:22 21:28: Pp M - Zażalenie 19. Odnotowanie zarządzenia 240 0:01:40 6:40: Pp M - Zażalenie 20. Przygotowanie druku przekazania sprawy do SO 240 0:10:30 42:00: Pp M - Zażalenie 21. Zatwierdzenie druku przekazania akt 240 0:02:30 10:00: Pp M - Zażalenie 22. Przygotowanie akt do wysyłki 240 0:06:23 25:33: Pp M - Zażalenie 23. Założenie akt zastępczych 240 0:20:00 80:00:00 Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 200 postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 201 postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 202 postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 203 postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 204 postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 205 postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 206 postępowania 1. Proces SK - Przyjęcie korespondencji :07: :09:12 1B. Odnotowanie wpływu wniosku/pisma :01:04 208:18:08 2. Dołączenie wniosku/pisma do akt :03:10 618:23:50 3. Analiza wniosku/ pisma :09: :13:12 4. Proces SK - Przyjęcie korespondencji :07:36 991:25:12 5. Odnotowanie wpływu pisma :01:04 139:08:48 6. Przekazanie wniosku referentowi :01:02 134:47: Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 7. Udzielenie odpowiedzi na pismo :09: :18:51 200

201 Lp. Podproces / proces główny Krok procesu postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 208 postępowania Pp N - Wnioski lub pisma na każdym etapie 209 postępowania Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 210 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 211 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 212 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 213 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 214 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 215 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 216 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 217 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 218 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 219 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 220 instancji Pp O - Zapoznanie się z orzeczeniem sądu II 221 instancji Grupa zawodowa Liczba wystąpień Czas jednostkowy Czas ogółem 8. Odnotowanie daty i treści odpowiedzi :01:04 139:08:48 8B. Proces SK - Wysłanie korespondencji :08: :07:21 1. Proces SK - Przyjęcie korespondencji 376 0:07:36 47:37:36 1B. Rejestracja daty wpływu oraz orzeczenia w sprawie 376 0:01:04 6:41:04 2. Zapoznanie się z orzeczeniem SO 376 0:20:43 129:49:28 3. Zarządzenie o przekazaniu sędziemu prowadzącemu 122 0:01:00 2:02:00 4. Odnotowanie zarządzenia 122 0:02:18 4:40:36 5. Przekazanie sprawy sędziemu prowadzącemu 122 0:02:03 4:10:06 6. Stwierdzenie prawomocności orzeczenia 57 0:06:27 6:07:20 7. Odnotowanie prawomocności 57 0:02:38 2:30:06 8. Zarządzenie o przekazaniu sędziemu prowadzącemu oraz wyznaczenie sędziego referenta do prowadzenia sprawy pod nową sygnaturą 130 0:05:30 11:55:00 9. Odnotowanie zarządzenia 130 0:02:18 4:59: Przekazanie orzeczenia sędziemu prowadzącemu 130 0:02:03 4:26: Zapoznanie się z orzeczeniem SO 130 0:20:43 44:53: :57: :08:16 Referendarze :46: :05: :43: :56:10 W badaniu właściwym oprócz parametrów głównych wyznaczono parametry korygujące tzw. kalibrujące. Parametry te w momencie wystąpienia mogą spowodować istotny wzrost pracochłonności lub jej spadek. Takimi czynnikami są między innymi: sprawy wielotomowe, sprawy realizowane z pomocą asystenta, itp. W badaniu ankietowym sędziowie szacowali o ile zwiększy się ich czas pracy w momencie wystąpienia czynnika korygującego. Wyniki te 201

202 poddano analizie i posłużyły one do wyznaczenia dodatkowych parametrów uszczegółowiających pomiar obciążenia pracą. Poniższy przykład prezentuje wyprowadzenie parametru korygującego dla sprawy powyżej 5 tomów (do 20 tomów) w sprawach cywilnych rozpoznawanych w procesie w sądach rejonowych. SPRAWY POW. 5 TOMÓW (DO 20) W ramach badania ankietowego sędziowie podawali czas realizacji czynności w standardowym przebiegu sprawy, wskazywali również o ile zmieni się czas czynności w sytuacji, gdy wystąpi jeden z czynników kalibrujących. Przemnożenie czasu podstawowego przez wskazany wskaźnik korekty pozwoliło obliczyć czas realizacji czynności w momencie wystąpienia czynnika kalibrującego. Zestawienie czasów podstawowych (kol. 3), wskaźników korekty (kol. 5) i czasu po korekcie (kol. 6) dla I instancji sądów rejonowych prezentuje poniższa tabela. Tabela zawiera wyciąg tych czynności (kroków procesu) przy których wskazano różnice w realizacji, w zależności od wystąpienia czynnika kalibrującego. W kolejnym kroku przemnożono czasy jednostkowe poszczególnych czynności przez liczbę wystąpień, aby otrzymać czas ogółem potrzebny na realizację standardowego kroku procesu (kol. 4) i kroku procesu dla czynnika kalibrującego (kol. 7). Ostateczne wyznaczenie wartości parametru kalibrującego przebiegło według następującego schematu: 1) wyznaczono łączny czas potrzebny na realizację wszystkich kroków procesu, których realizacja różni się w zależności od wystąpienia czynnika kalibrującego podsumowanie kolumn 4 i 7; 2) Obie sumy podzielono przez liczbę wystąpień czyli liczbę wpływających spraw, w celu wyznaczenia czasu jednostkowego realizacji wybranych kroków procesu w przebiegu standardowym (czas jednostkowy w kol. 4) i w przebiegu dla czynnika kalibrującego (czas jednostkowy w kol. 7); 3) Wartość czynnika kalibrującego wyznaczono odejmując od czasu jednostkowego z kol 7 czas jednostkowy z kol. 4. Interpretacja wskaźnika kalibracji: Wskaźnik kalibracji mówi o ile zwiększy się (wartość dodatnia) lub zmniejszy się (liczba ujemna) czasochłonność realizacji sprawy w zależności od wystąpienia czynnika kalibrującego. W celu monitorowania wpływu czynnika kalibrującego na obciążenie pracą wymagane jest zbieranie informacji na temat liczby wystąpień czynnika kalibrującego w analizowanym okresie. 202

203 Tabela 54, Parametr korygujący sprawy powyżej 5 tomów dla spraw cywilnych rozpoznawanych w procesie (C) w sądach rejonowych powyżej 5 tomów Liczba wystąpień Przebieg podstawowy Czas średni podstawowy Czas podstawowy ogółem mnożnik Przebieg sprawy powyżej 5 tomów Czas jednostkowy po kalibracji Czas ogółem po kalibracji PW Sprawdzenie właściwości wydziałowej i dekretacja sprawy :17: :51:39 1,00 0:17: :51:39 SD Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych :10: :24:23 2,00 0:20: :48:46 SD Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione :11:52 762:14:08 1,85 0:21: :08:09 SD Zarządzenie o zwrocie pozwu 394 0:14:25 94:40:10 1,65 0:23:47 156:12:16 SD Merytoryczna analiza akt :24: :20:00 1,75 2:28: :50:00 SD Rozprawa :48: :55:25 1,67 1:20: :07:36 SD Merytoryczna ocena sprawy i wydanie orzeczenia :49: :48:51 2,66 2:11: :20:52 SD Postanowienie o dopuszczeniu (uzupełnieniu) dowodu z opinii biegłego :25:17 426:52:01 1,73 0:43:49 739:54:10 SD Zapoznanie się z opinią biegłego 776 0:38:20 495:46:40 1,57 1:00:03 776:43:07 SD Uzasadnienie orzeczenia :30: :17:08 2,21 12:09: :06:26 SD Stwierdzenie prawomocności :05:08 463:47:48 1,30 0:06:40 602:56:08 SD Postanowienie o oddaleniu wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych :29:30 197:09:30 1,25 0:36:52 246:26:52 SD Postanowienie o zwolnieniu od kosztów sądowych :27:01 141:50:15 1,20 0:32:25 170:12:18 SD SD Postanowienie o odrzuceniu zażalenia złożonego po terminie wraz z uzasadnieniem Rozpatrzenie zażalenia i wydanie stosownego postanowienia bądź zarządzenia :21:15 14:31:15 2,90 1:01:38 42:06: :19:25 128:28:25 1,83 0:35:36 235:32:06 SD Odpowiedzi na inne pisma i wnioski w trakcie postępowania :09: :18:51 1,75 0:16: :02:59 Czas ogółem 32611:16: :20:02 l. wystąpień Czas jedn. 4:30:36 8:29:06 Wsk. Korekty 3:58:30 Wyznaczony w ten sposób parametr wprowadzony został do modelu raportowania o obciążeniu pracą i w sytuacji wystąpienia sprawy powyżej 5 tomów o obliczoną wartość zwiększy się obciążenie pracą sędziego. 203

204 11. PARAMETRY (DANE) WYMAGANE DO POMIARU OBCIĄŻENIA PRACĄ Główną przesłanką badania jest takie wykorzystanie informacji o obciążeniu pracą, które umożliwiałoby racjonalne i efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich stosownie do potrzeb, wynikających z rzeczywistych warunków funkcjonowania poszczególnych sądów. Wymaga to odpowiedzi na dwa pytania: jakie jest obciążenie pracą? jaka jest efektywność pracy? Najpierw należało policzyć obciążenie pracą. Wcześniej określono zbiór zadań objętych badaniem, szczegółowo je opisano sięgając do poziomu pojedynczych czynności i stanowisk. Kolejny krok, to obliczenie czasu (pracy) potrzebnego na ich wykonanie. W tym celu należało odpowiedzieć na kolejne dwa pytania: ile razy zadanie te wystąpiły? jaki jest czas trwania poszczególnych zadań? Zadanie, to zbiór czynności o różnym czasie trwania, realizowanych w różnych wariantach i z różną częstotliwością. Chcąc zatem uzyskać dokładny pomiar należało policzyć (sparametryzować) poszczególne czynności wchodzące w jego skład. W ten sposób uwzględniona zostanie wielowariantowość realizacji poszczególnych zadań. Pierwszym parametrem charakteryzującym zadanie i każdą czynność wchodzącą w jego skład jest ilość wystąpień, która policzona została: dla każdego zadania (parametr główny) i dla wszystkich jego czynności osobno (parametr pomocniczy) Parametry główne są podstawą systemu raportowania. Dodatkowo wartość parametrów głównych korygowana jest przez czynniki kalibrujące (różnicujące zadanie tego samego typu). Cykliczne raportowanie wyników (kwartał, półrocze, rok) wymaga każdorazowego (ponownego) zbierania parametrów głównych i czynników kalibrujących w rozbiciu na pojedyncze sądy, a w niektórych przypadkach z dodatkowym podziałem na poszczególne grupy zawodowe. Przez 204

205 zbieranie parametrów rozumie się liczenie ich wystąpień w kresie (częstotliwość) ale bez ponownego przeliczania ich czasochłonności (wartość). Listę parametrów głównych i czynników kalibrujących przedstawia tabela 55. Parametry pomocnicze zostały wykorzystane w analizach pośrednich i nie są podstawą systemu raportowania. Nie mają wpływu na cykliczne raportowanie wyników (kwartał, półrocze, rok) i nie muszą być ponownie zbierane. Jednakże istotne zmiany w sposobach wykonywania zadań, wynikające ze zmian ustawowych, postępu technologicznego, zmiany struktury ich czynności itp. wymagają przeprowadzenia ponownych analiz (tylko tam gdzie zamiana), to znaczy ponownego policzenia ich wystąpień, przeliczenia czasochłonności zadań i aktualizacji systemu raportowania. Zbiór wszystkich parametrów załączono w raportach dotyczących poszczególnych pionów (tomy od II do XVIII). 205

206 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Tabela 55, Liczba parametrów głównych i czynników kalibrujących Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US wpływ spraw z Rep. C I R C 4 wpływ spraw z Rep. Ns wpływ spraw z Rep. Nc wpływ spraw z Rep. Co I R e-sąd 1 wydane nakazy zapłaty Nc-e wpływ spraw z Rep. K I R K 4 wpływ spraw z Rep. Kp wpływ spraw z Rep. Ko wpływ spraw z Rep. W wpływ spraw z Rep. RC wpływ spraw z Rep. RNs wpływ spraw z Rep. Nsm wpływ spraw z Rep. Nmo I R RN 12 wpływ spraw z Rep. Npw wpływ spraw z Rep. Now czynności z Rep. Nk czynności z Rep. Nw czynności z Rep. Zr czynności z Rep. Opm

207 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US czynności z Rep. Op czynności z Rep. Alk wpływ spraw z Rep. U I R PUS 3 wpływ spraw z Rep. P wpływ spraw z Rep. Np wpływ spraw z Rep. GC I R G 3 wpływ spraw z Rep. GNc wpływ spraw z Rep. GCo wpływ spraw z Rep. GU wpływ spraw z Rep. GUp I R UN 6 wpływ spraw z Rep. Gzd wpływ spraw z Rep. GUo wpływ spraw z Rep. Guz wpływ spraw z Rep. GUk wpływ spraw z Rep. Dziennik KW R KW 4 wpływ spraw z Rep. Dziennik zbioru dokumentów wpływ spraw z Rep. dziennik odpisów wpływ spraw z Rep. wniesienie środka zaskarżenia R KRS 1 wpływ spraw z Rep. wpis do rejestru KRS R RZ 1 wpływ spraw z Rep wpis do rejestru zastawów

208 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US nadzór (nowy) wywiad środowiskowy udział kuratora w kontaktach rodziców z dzieckiem opieka prawna osoby małoletniej lub dorosłej nadzór kuratora nad kontaktami rodziców z dzieckiem umieszczenia dziecka w środowisku zastępczym sprawy placówek opiekuńczo wychowawczych R ZKSS 16 dozór (nowy) dozór elektroniczny wywiad środowiskowy kara ograniczenia wolności lub praca społecznie użyteczna kontrola zachowania skazanego i realizacja obowiązków w okresie próby przerwa w odbywaniu kary pozbawienia wolności przygotowanie skazanego do życia na wolności po zwolnieniu z ZK pomoc postpenitencjarna sprawy zawieszone wpływ spraw z Rep. C I O C 4 wpływ spraw z Rep. Ns wpływ spraw z Rep. Nc wpływ spraw z Rep. Co I O K 3 wpływ spraw z Rep. K

209 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US wpływ spraw z Rep. Kp wpływ spraw z Rep. Ko O Pen 2 I O PUS 2 wpływ spraw z Rep. Pen wpływ spraw z Rep. Kow wpływ spraw z Rep. U wpływ spraw z Rep. P wpływ spraw z Rep. GC I O G 3 wpływ spraw z Rep. GNc wpływ spraw z Rep. GCo wpływ spraw z Rep. Ca wpływ spraw z Rep. Cz II O C 5 wpływ spraw z Rep. Co (II instancja) wpływ spraw z Rep. WSC skargi na postępowanie sądowe (Wykaz S) wpływ spraw z Rep. Ka (bez wykroczeń) wpływ spraw z Rep. Ka - wykroczenia II O K 6 wpływ spraw z Rep. Kz wpływ spraw z Rep. Kzw wpływ spraw WKK skargi - Wykaz S

210 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US wpływ spraw z Rep. Ua II O PUS 4 wpływ spraw z Rep. Uz wpływ spraw z Rep. Pa wpływ spraw z Rep. Pz wpływ spraw z Rep. GCa wpływ spraw z Rep. Gz II O G 5 wpływ spraw z Rep. GCo wpływ spraw z Rep. WSC skargi na postępowanie sądowe (Wykaz S) II A C 2 wpływ spraw z Rep. ACa wpływ spraw z Rep Cz wpływ spraw z Rep. AKa wpływ spraw z Rep. AKz II A K 5 wpływ spraw z Rep. AKzw wpływ spraw z Rep. AKp wpływ spraw z Rep. AKo wpływ spraw z Rep. APa II A PUS 4 wpływ spraw z Rep. APz wpływ spraw z Rep. AUa wpływ spraw z Rep. AUz

211 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US liczba lustracji liczba wizytacji liczba nadzorów O WZ 8 liczba procesów nominacyjny kandydatów na st. sędziowskie liczba spotkań z interesantami liczba skarg na przewlekłość postępowania w SR liczba skarg na przewlekłość postępowania w SO liczba pozostałych skarg i wniosków liczba lustracji liczba wizytacji liczba nadzorów A WZ 8 liczba procesów nominacyjny kandydatów na st. sędziowskie liczba spotkań z interesantami liczba skarg na przewlekłość postępowania w S liczba skarg na przewlekłość postępowania w SA liczba pozostałych skarg i wniosków liczba zatrudnionych pracowników (stan na koniec okresu) wpływ spraw ze wszystkich repertoriów (w okresie) W AD 25 liczba wydziałów i oddziałów (stan na koniec okresu) liczba terminów rozpraw (w okresie) liczba zorganizowanych wideokonferencji (w okresie)

212 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US liczba wpływającej korespondencji (w okresie) liczba wychodzącej korespondencji (w okresie) liczba kierownictwa sądu (prezes, wiceprezesi, dyrektor finansowy) liczba zarządzeń prezesa (w okresie) liczba ławników (stan na koniec okresu) liczba adwokatów i radców prawnych (stan na koniec okresu) liczba kuratorów społecznych (stan na koniec okresu) liczba biegłych (stan na koniec okresu) liczba tłumaczy przysięgłych (stan na koniec okresu) liczba lekarzy sądowych (stan na koniec okresu) liczba syndyków upadłości (stan na koniec okresu) liczba mediatorów (stan na koniec okresu) liczba komorników (stan na koniec okresu) liczba notariuszy (stan na koniec okresu) wpływ skarg (w okresie) wydane zaświadczenie z Krajowego Rejestru Sądowego (w okresie) liczba miesięcy w roku (wartość stała = 12) liczba kwartałów w roku (wartość stała = 4) liczba półrocza w roku (wartość stała = 2) stała roczna (wartość stała = 1) W KD 15 liczba zatrudnionych pracowników (stan na koniec okresu)

213 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US liczba zatrudnionych sędziów (stan na koniec okresu) liczba pracowników zatrudnionych w apelacji (dotyczy SA) liczba zatrudnionych pracowników w okręgu (dotyczy SO) liczba umów o dzieło, zlecenia i innych (w okresie) liczba nowych pracowników (w okresie) liczba zwolnionych pracowników (w okresie) liczba byłych pracowników będących na rencie lub emeryturze liczba pracowników biorących udział w szkoleniach (w okresie) liczba praktykantów i stażystów (w okresie) liczba studentów studiów podyplomowych (stan na koniec okresu) liczba miesięcy w roku (wartość stała = 12) liczba kwartałów w roku (wartość stała = 4) liczba półrocza w roku (wartość stała = 2) stała roczna (wartość stała = 1) liczba zatrudnionych pracowników (stan na koniec okresu) liczba nieruchomości (stan na koniec okresu) liczba wynajmowanych powierzchni (stan na koniec okresu wg liczby umów) W GS 15 liczba planowanych inwestycji (w okresie) liczba realizowanych inwestycji (w okresie) liczba planowanych remontów (w okresie) liczba realizowanych remontów (w okresie)

214 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US liczba środków transportu (stan na koniec okresu) liczba środków stałych (stan na koniec okresu) liczba przyjętych środków trwałych (w okresie) liczba zlikwidowanych środków trwałych (w okresie) liczba miesięcy w roku (wartość stała = 12) liczba kwartałów w roku (wartość stała = 4) liczba półrocza w roku (wartość stała = 2) stała roczna (wartość stała = 1) liczba zatrudnionych pracowników (stan na koniec okresu) liczba zatrudnionych sędziów (stan na koniec okresu) liczba zatrudnionych pracowników (w okresie) liczba umów o dzieło, zlecenia i innych liczba podległych sądów w apelacji (dotyczy SA) liczba podległych sądów w okręgu (dotyczy SO) W FN 22 liczba zaksięgowanych faktur (w okresie) liczba zaksięgowanych wyciągów (w okresie) liczba zaksięgowanych środków trwałych (w okresie) liczba zrealizowanych przekazów pocztowych (w okresie) liczba sprzedanych znaków opłaty skarbowej (w okresie) liczba wypłaconych poręczeń majątkowych, kosztów sądowych, grzywien itp liczba wypłat z list socjalnych (w okresie)

215 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US liczba wypłat dla biegłych, tłumaczy, świadków i innych (w okresie) liczba wypłat odszkodowań (w okresie) liczba zrealizowanych zamówień do 3,5 tysiąca złotych (w okresie) liczba zrealizowanych zamówień dotyczących umów zleceń itp. (w okresie) liczba przetargów (w okresie) liczba miesięcy w roku (wartość stała = 12) liczba kwartałów w roku (wartość stała = 4) liczba półrocza w roku (wartość stała = 2) stała roczna (wartość stała = 1) liczba zatrudnionych pracowników (stan na koniec okresu) liczba zatrudnionych sędziów (w okresie) liczba szkoleń (w okresie) liczba przesłuchań świadków niejawnych (w okresie) W BP 10 liczba podległych sądów w apelacji (dotyczy SA) liczba podległych sądów w okręgu (dotyczy SO) liczba miesięcy w roku (wartość stała = 12) liczba kwartałów w roku (wartość stała = 4) liczba półrocza w roku (wartość stała = 2) stała roczna (wartość stała = 1) W IF 14 Liczba zatrudnionych pracowników (stan na koniec okresu) Liczba nowych pracowników (w okresie)

216 Instancja Sąd Pion Parametry główne Czynności wykonywane z pomocą asystenta Sprawy powyżej 5 tomów Sprawy powyżej 20 tomów Sprawa rozpoznawana na więcej niż 3 terminach rozpraw Powód masowy Skład 3 sędziów (art.28 3KPK) Sprawy rozpoznawane w jednoosobowym składzie sędziowskim Wyrok nakazowy Wyrok w trybie z art.335 1KPK/58 1 3KPW Wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym. poddaniem się odpowiedzialności Wyroki łączne Sprawy z apelacją jedynie co do kary Sprawy z apelacją w przedmiocie wyroku łącznego Wykonywane z pomocą kuratora społecznego Sprawy powyżej 2 tomów (dotyczy GU) Z wniosku wierzyciela Z wniosku wierzyciela i dłużnika Liczba wierzycieli powyżej 10 Liczba wierzycieli powyżej 50 Liczba wierzycieli powyżej 250 Wartość masy upadłościowej powyżej 1 mln zł Wartość masy upadłościowej powyżej 10 mln zł W wydziale pracuje więcej niż 5 sędziów W wydziale pracuje więcej niż 20 sędziów Czynniki kalibrujące - Nazwa parametru głównego Grupa zawodowa SD RS AS KZ US Liczba zwolnionych pracowników (w okresie) Liczba posiadanego sprzętu (stan na koniec okresu) Liczba zakupionego sprzętu (w okresie) Liczba zlikwidowanego sprzętu (w okresie) Liczba posiadanego oprogramowania (stan na koniec okresu) Liczba zakupionego oprogramowania (w okresie) Liczba nagranych dowodów (w okresie) Liczba zorganizowanych wideokonferencji (w okresie) liczba miesięcy w roku (wartość stała = 12) liczba kwartałów w roku (wartość stała = 4) liczba półrocza w roku (wartość stała = 2) stała roczna (wartość stała = 1) Ʃ 217 I pierwsza instancja, II druga instancja, R sąd rejonowy, O sąd okręgowy, A sąd apelacyjny, W dotyczy wszystkich sądów, C- cywilny, e-sąd VI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego Lublin-Zachód, K- karny, RN rodzinny i ds. nieletnich, PUS pracy i ubezpieczeń społecznych, G gospodarczy, UN upadłościowy i naprawczy, KW ksiąg wieczystych, KRS Krajowego Rejestru Sądowego, RZ rejestru zastawów, ZKSS zespoły kuratorskiej służby sądowej, Pen penitencjarny, WZ wizytacyjny, AD administracja, KD kadry, GS gospodarka, FN finanse, BP bezpieczeństwo, IF informatyka, SD sędzia, RS referendarz sądowy, AS asystent sędziego, KZ kurator zawodowy, US urzędnik sądowy, parametr liczony osobno dla poszczególnych grup zawodowych (np. wpływ spraw z Rep. Nc realizowanych przez referendarzy sądowych), parametr liczony łącznie (np. dla urzędników sądowych nie ma znaczenia, czy sprawa z Rep. Nc zrealizowana została przez sędziego czy referendarza sądowego), parametr stały wprowadzany jednorazowo (np. nie ma potrzeby ponownego liczenia ile jest miesięcy w roku), parametr nie występuje, czynnik kalibrujący występuje, - czynnik kalibrujący nie występuje 216

217 Parametry główne i pomocnicze pozyskano z następujących, źródeł: sprawozdania centralne i lokalne bazy danych systemów informatycznych lokalne rejestry papierowe; obliczenia na bazie próbki statystycznej. (Na przykład: dane z systemu Sędzia2, sprawozdawczość za 2011 rok, dzienniki korespondencji ogólnej, rejestry korespondencji wpływającej do wydziału, kontrolki: uzasadnień, WAB, licytacji, zbiór wokand za rok 2011, akta spraw, w których złożono zażalenie (skargę) na czynności referendarza sądowego, liczba rozstrzygnięć sporządzonych przez referendarzy sądowych na podstawie dokumentacji itp.) Im dłuższy okres, za który zebrano dane, tym pewniejsze wyniki pomiaru. Dane ilościowe zebrane w badaniu pilotażowym obejmowały pełen 2011 rok. Drugim parametrem charakteryzującym zadanie i każdą czynność wchodzącą w jego skład jest czas ich trwania, który został policzony lub oszacowany: osobno dla wszystkich czynności zadania (parametr pomocniczy) i jako wynik dla całego zadania (parametr główny). Właściwe wyznaczenie tego parametru było kluczowe dla całego badania. Wyznaczone parametry są przybliżeniem rzeczywistego czasu pojedynczego zadania. Istotnym było wykorzystanie technik pomiaru tak, aby zminimalizować błąd i uzyskać najlepsze przybliżenie dla populacji ogólnej. Zastosowano następujące techniki pomiaru czasochłonności: ankiety do szacowania czasochłonności zadań i czynności (patrz przykłady 6 i 7), dzienne rejestry czasu pracy (patrz przykłady 8 i 9), analityczne metody oparte na normatywach czasu. Dobór technik ze względu na przyjętą metodologię badania w poszczególnych grupach zawodowych przedstawia tabela

218 Tabela 56, Zastosowanie poszczególnych technik pomiaru czasochłonność zadań i czynności ze względu na badaną grupę zawodową i przyjętą dla niej metodologię badania Grupa zawodowa Ankiety do szacowania czasochłonności zadań i czynności Dzienne rejestry czasu pracy Analityczne metody oparte na normatywach czasu wszyscy dostępni pracownicy Asystenci sędziów wszyscy dostępni pracownicy co najmniej 50% dostępnych pracowników co najmniej 50% dostępnych pracowników wybrani pracownicy wybrani pracownicy Referendarze sądowi nie dotyczy wszyscy dostępni pracownicy wybrani pracownicy Kuratorzy zawodowi wszyscy dostępni pracownicy sądowi nie dotyczy co najmniej 50% dostępnych pracowników wszyscy dostępni pracownicy sekretariatów wybrani pracownicy wybrani pracownicy 218

219 Stanowisko Priorytet Przykład 6, Ankieta służąca do szacowania czasu trwania czynności wykonywanych przez sędziów w sprawach cywilnych rozpoznawanych w procesie w pierwszej instancji w sądach rejonowych CAŁKOWITE OBCIĄŻENIE PRACĄ SĘDZIOWIE SPRAWY CYWILNE I INSTANCJA SĄD REJONOWY Całkowite obciążenie pracą w miesiącu [h] W tym obciążenie pracą w sprawach [%] C Ns Nc Co pozostałe OBCIĄŻENIE PRACĄ W POSZCZEGÓLNYCH SPRAWACH Korekta czasu jeżeli sprawa SĘDZIOWIE SPRAWY CYWILNE I INSTANCJA SĄD REJONOWY Szacunkowy czas trwania czynności min [hh:mm] prz. [hh:mm] max [hh:mm] wykonywana z pomocą asystenta powyżej 5 tomów powyższej 20 tomów rozpoznana na więcej niż 3 terminach rozpraw inne SPRAWY CYWILNE ROZPOZNAWANE W PROCESIE [C] Sprawdzenie właściwości wydziałowej i dekretacja sprawy 1 PW Zarządzenie o przekazaniu pozwu do innego wydziału PW Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych SD Postanowienie o przekazaniu sprawy zgodnie z właściwością SD Zarządzenie wzywające do usunięcia braków SD Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione SD 219

220 Zarządzenie o zwrocie pozwu SD Merytoryczna analiza akt SD Wyznaczenie terminu rozprawy SD Przygotowanie się do rozprawy SD Rozprawa SD Merytoryczna ocena sprawy i wydanie orzeczenia SD Postanowienie o dopuszczeniu (uzupełnieniu) dowodu z opinii biegłego 2 SD Zapoznanie się z opinią biegłego SD Uzasadnienie orzeczenia SD Stwierdzenie prawomocności SD Postanowienie o oddaleniu wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych 2 SD Postanowienie o zwolnieniu od kosztów sądowych 2 SD Postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD Postanowienie o odmowie nadania klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD Postanowienie o odrzuceniu zażalenia złożonego po terminie wraz z uzasadnieniem SD 220

221 Rozpatrzenie zażalenia i wydanie stosownego postanowienia bądź zarządzenia 3 SD Odpowiedzi na inne pisma i wnioski w trakcie postępowania SD Inne SPRAWY CYWILNE ROZPATRYWANE W POSTĘPOWANIU NIEPROCESOWYM [Ns] Sprawdzenie właściwości wydziałowej i dekretacja sprawy 1 PW Zarządzenie o przekazaniu pozwu do innego wydziału PW Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych SD Postanowienie o przekazaniu sprawy zgodnie z właściwością SD Zarządzenie wzywające do usunięcia braków SD Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione SD Zarządzenie o zwrocie pozwu SD Merytoryczna analiza akt SD Wyznaczenie terminu rozprawy SD Przygotowanie się do rozprawy SD Rozprawa SD 221

222 Merytoryczna ocena sprawy i wydanie orzeczenia SD Postanowienie o dopuszczeniu (uzupełnieniu) dowodu z opinii biegłego 2 SD Zapoznanie się z opinią biegłego SD Uzasadnienie orzeczenia SD Stwierdzenie prawomocności SD Postanowienie o oddaleniu wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych 2 SD Postanowienie o zwolnieniu od kosztów sądowych 2 PW Postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD Postanowienie o odmowie nadania klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD Postanowienie o odrzuceniu zażalenia złożonego po terminie wraz z uzasadnieniem SD Rozpatrzenie zażalenia i wydanie stosownego postanowienia bądź zarządzenia 3 SD Odpowiedzi na inne pisma i wnioski w trakcie postępowania SD Inne SPRAWY CYWILNE ROZPATRYWANE W POSTĘPOWANIU NAKAZOWYM I UPOMINAWCZYM [Nc] Sprawdzenie właściwości wydziałowej i dekretacja sprawy 1 PW 222

223 Zarządzenie o przekazaniu pozwu do innego wydziału PW Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych SD Postanowienie o przekazaniu sprawy zgodnie z właściwością SD Zarządzenie wzywające do usunięcia braków SD Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione SD Zarządzenie o zwrocie pozwu SD Posiedzenie niejawne i wydanie orzeczenia w trybie nakazowym lub upominawczym SD Stwierdzenie prawomocności SD Postanowienie o oddaleniu wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych SD Postanowienie o zwolnieniu od kosztów sądowych SD Postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD Postanowienie o odmowie nadania klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD Postanowienie o odrzuceniu zarzutów (sprzeciwu) złożonych po terminie albo mających braki formalne SD Zarządzenie o przekazaniu sprawy do trybu zwyczajnego SD Inne 223

224 POSTĘPOWANIE W INNYCH SPRAWACH CYWILNYCH [Co] Sprawdzenie właściwości wydziałowej i dekretacja sprawy 1 PW Zarządzenie o przekazaniu wniosku do innego wydziału PW Sprawdzenie właściwości wyłącznej i braków formalnych SD Postanowienie o przekazaniu sprawy zgodnie z właściwością SD Zarządzenie wzywające do usunięcia braków SD Sprawdzenie czy braki zostały uzupełnione SD Zarządzenie o zwrocie wniosku SD Merytoryczna analiza akt SD Wyznaczenie terminu rozprawy SD Przygotowanie się do rozprawy SD Rozprawa SD Merytoryczna ocena sprawy i wydanie orzeczenia SD Postanowienie o dopuszczeniu (uzupełnieniu) dowodu z opinii biegłego 2 SD Zapoznanie się z opinią biegłego SD 224

225 Uzasadnienie orzeczenia SD Stwierdzenie prawomocności SD Postanowienie o oddaleniu wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych 2 SD Postanowienie o zwolnieniu od kosztów sądowych 2 SD Postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD Postanowienie o odmowie nadania klauzuli wykonalności na wniosek wraz z uzasadnieniem SD Postanowienie o odrzuceniu zażalenia złożonego po terminie wraz z uzasadnieniem SD Rozpatrzenie zażalenia i wydanie stosownego postanowienia bądź zarządzenia 3 SD Odpowiedzi na inne pisma i wnioski w trakcie postępowania SD Inne WYJAŚNIENIA PW - przewodniczący wydziału SD - sędzia orzekający w sprawie 1 jeżeli sędzia prowadzący sprawę ponownie sprawdza właściwość wydziałową to czas temu poświęcony zawiera się w merytorycznej analizie akt 2 nie dotyczy wniosków zgłoszonych na rozprawie (których czas trwania już wliczono w czas trwania rozprawy) 3 postanowienie o uchyleniu bądź zmianie wcześniejszych postanowień lub zarządzeń w sprawie albo zarządzenie o przekazaniu zażalenia do sądu wyższej instancji 225

226 Stanowisko Priorytet Przykład 7, Ankieta służąca do szacowania czasu trwania czynności wykonywanych przez sędziów w sprawach karnych rozpoznawanych w pierwszej instancji w sądach rejonowych CAŁKOWITE OBCIĄŻENIE PRACĄ SĘDZIOWIE SPRAWY KARNE I INSTANCJA SĄD REJONOWY Całkowite obciążenie pracą w miesiącu [h] W tym obciążenie pracą w sprawach [%] K Ko Kp W pozostałe OBCIĄŻENIE PRACĄ W POSZCZEGÓLNYCH SPRAWACH Korekta czasu jeżeli sprawa SĘDZIOWIE SPRAWY KARNE I INSTANCJA SĄD REJONOWY Szacunkowy czas trwania czynności min [hh:mm] prz. [hh:mm] max [hh:mm] wykonywana z pomocą asystenta powyżej 5 tomów powyższej 20 tomów skład 3 sędziów (art.28 3KPK) rozpoznana na więcej niż 3 terminach rozpraw wyrok nakazowy wyrok w trybie z art.335 1KPK / KPW wyrok w trybie z art.387 1KPK / 73KPW KS z dobrowolnym poddaniem się odpow. wyroki łączne inne POSTĘPOWANIE W SPRAWACH KARNYCH [K] Badanie wstępne 1 i dekretacja sprawy PW Badanie wstępne 1 sprawy SD Posiedzenie i wydanie wyroku w trybie nakazowym SD Analiza akt i przygotowanie się do rozprawy 2 SD Postanowienie o dopuszczeniu dowodu z opinii biegłego 3 SD Zapoznanie się z opinią biegłego SD Rozprawa SD 226

227 Ocena sprawy i wydanie wyroku 4 SD Uzasadnienie orzeczenia SD Zarządzenie o uprawomocnieniu wyroku SD Postanowienie o odmowie przyjęcia zażalenia złożonego po terminie wraz z uzasadnieniem SD Rozpatrzenie zażalenia i wydanie stosownego postanowienia bądź zarządzenia SD Odpowiedzi na inne pisma i wnioski w trakcie postępowania SD Analiza formalna złożonego środka odwoławczego PW Zarządzenie o odmowie przyjęcia środka odwoławczego (art.429kpk) PW Postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności na wniosek SD Inne PISMA I WNIOSKI W SPRAWACH KARNYCH LUB WYKROCZENIOWYCH [Ko] Badanie wstępne 1 i dekretacja sprawy PW Badanie wstępne 1 sprawy SD Posiedzenie i wydanie postanowienia wraz z uzasadnieniem SD Inne 227

228 NADZÓR W POSTĘPOWANIU PRZYGOTOWAWCZYM [Kp] Badanie wstępne 1 i dekretacja sprawy PW Badanie wstępne sprawy 1 SD Posiedzenie i wydanie postanowienia wraz z uzasadnieniem SD Zarządzenie o uprawomocnieniu postanowienia (jeżeli jest wymagane) SD Odpowiedzi na inne pisma i wnioski w trakcie postępowania SD Analiza formalna złożonego środka odwoławczego (jeżeli przysługuje) PW Zarządzenie o odmowie przyjęcia środka odwoławczego (art.429kpk) (jeżeli przysługuje) PW Inne POSTĘPOWANIE W SPRAWACH O WYKROCZENIA [W] Badanie wstępne 1 i dekretacja sprawy PW Badanie wstępne 1 sprawy SD Posiedzenie i wydanie wyroku w trybie nakazowym SD Analiza akt i przygotowanie się do rozprawy 2 SD Postanowienie o dopuszczeniu dowodu z opinii biegłego 3 SD 228

229 Zapoznanie się z opinią biegłego SD Rozprawa SD Ocena sprawy i wydanie wyroku 4 SD Uzasadnienie orzeczenia SD Zarządzenie o uprawomocnieniu wyroku SD Postanowienie o odmowie przyjęcia zażalenia złożonego po terminie wraz z uzasadnieniem SD Rozpatrzenie zażalenia i wydanie stosownego postanowienia bądź zarządzenia SD Odpowiedzi na inne pisma i wnioski w trakcie postępowania SD Analiza formalna złożonego środka odwoławczego PW Zarządzenie o odmowie przyjęcia środka odwoławczego (art.429kpk) PW Postanowienie o nadaniu klauzuli wykonalności na wniosek SD Inne WYJAŚNIENIA PW - przewodniczący wydziału SD - sędzia orzekający w sprawie 229

230 1 w tym ewentualne zarządzenia wzywające do uzupełnienia braków, przekazujące sprawy zgodnie z właściwością, zwracające akty oskarżenia (wnioski o ukaranie bądź inne) 2 zapoznanie się z dokumentami zgromadzonymi w aktach oraz czynności w związku z wezwaniem na rozprawę lub zawiadomienia o jej terminie stron i innych osób, doprowadzeniem na rozprawę oskarżonego (obwinionego), dopuszczeniem dowodów i inne konieczne do przeprowadzenia rozprawy 3 nie dotyczy wniosków zgłoszonych na rozprawie (których czas trwania już wliczono w czas trwania rozprawy) 4 w tym rozstrzygnięcia co do przepadku, zaliczenia tymczasowego aresztowania, zatrzymania lub środków zapobiegawczych wymienionych w art.276kpk 230

231 Stanowisko Przykład 8, Dzienny rejestr czasu pracy służący do szacowania czasu trwania czynności wykonywanych przez sędziów w sprawach cywilnych rozpoznawanych w pierwszej instancji w sądach rejonowych OBCIĄŻENIE PRACĄ W POSZCZEGÓLNYCH SPRAWACH SĘDZIOWIE SPRAWY CYWILNE I INSTANCJA SĄD REJONOWY Czas wykonywania poszczególnych czynności 7:00-8:00 8:00-9:00 9:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15: Ilość spraw w podanym czasie C Ns Nc Co inne Spraw dzenie w łaściw ości i dekretacja spraw y w raz z postanow ieniami i zarządzeniami 1 Spraw dzenie braków formalnych w raz z zarządzeniem w zyw ającym do usunięcia braków Spraw dzenie czy braki zostały uzupełnione Zarządzenie o zw rocie pozw u Merytoryczna analiza akt Wyznaczenie terminu rozpraw y Przygotow anie się do rozpraw y Rozpraw a Merytoryczna ocena spraw y i w ydanie orzeczenia Postanow ienie o dopuszczeniu (uzupełnieniu) dow odu z opinii biegłego Zapoznanie się z opinią biegłego Uzasadnienie orzeczenia (do orzeczeń w ydanych na posiedzeniu niejaw nym) Uzasadnienie orzeczenia (na w niosek lub z urzędu) Stw ierdzenie praw omocności Postanow ienie o oddaleniu w niosku o zw olnienie od kosztów sądow ych 2 Postanow ienie o zw olnieniu od kosztów sądow ych 2 Postanow ienie o nadaniu klauzuli w ykonalności na w niosek w raz z uzasadnieniem Postanow ienie o odmow ie nadania klauzuli w ykonalności na w niosek w raz z uzasadnieniem Postanow ienie o odrzuceniu zażalenia złożonego po terminie w raz z uzasadnieniem Rozpatrzenie zażalenia i w ydanie stosow nego postanow ienia bądź zarządzenia 3 PW SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD 231

232 Stanowisko Przykład 9, Dzienny rejestr czasu pracy służący do szacowania czasu trwania czynności wykonywanych przez sędziów w sprawach karnych rozpoznawanych w pierwszej instancji w sądach rejonowych OBCIĄŻENIE PRACĄ W POSZCZEGÓLNYCH SPRAWACH SĘDZIOWIE SPRAWY KARNE I INSTANCJA SĄD REJONOWY Badanie w stępne 1 i dekretacja spraw y Badanie w stępne 1 spraw y Posiedzenie i w ydanie w yroku w trybie nakazow ym Posiedzenie i w ydanie postanow ienia w raz z uzasadnieniem Analiza akt i przygotow anie się do rozpraw y 2 Postanow ienie o dopuszczeniu dow odu z opinii biegłego 3 Zapoznanie się z opinią biegłego Rozpraw a Posiedzenie Ocena spraw y i w ydanie w yroku 4 Uzasadnienie orzeczenia Zarządzenie o upraw omocnieniu w yroku Zarządzenie o upraw omocnieniu postanow ienia Postanow ienie o odmow ie przyjęcia zażalenia złożonego po terminie w raz z uzasadnieniem Rozpatrzenie zażalenia i w ydanie stosow nego postanow ienia bądź zarządzenia Odpow iedzi na inne pisma i w nioski w trakcie postępow ania Analiza formalna złożonego środka odw oław czego Zarządzenie o odmow ie przyjęcia środka odw oław czego (art.429kpk) Postanow ienie o nadaniu klauzuli w ykonalności na w niosek Czynności podejmow ane w spraw ach należności sądow ych Czynności podejmow ane w zw iązku z w ykonaniem kary ograniczenia w olności lub prac społecznie użytecznych Czynności podejmow ane w zw iązku z w ykonaniem kary pozbaw ienia w olności Czynności zw iązane z w ykonaniem kary w arunkow o zaw ieszonej Czynności zw iązane z podjęciem w arunkow o umorzonego postępow ania Czynności zw iązane z w ykonyw aniem kary zastępczej pozbaw ienia w olności Czynności zw iązane ze spraw dzeniem środków zabezpieczających 5 Inne PW SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD SD PW PW SD SD SD SD SD SD SD SD SD 7:00-8:00 8:00-9:00 Czas wykonywania poszczególnych czynności 9:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15: Ilość spraw w podanym czasie K Ko Kp W inne 232

233 Poniższe tabele prezentują zbiorcze listy parametrów obliczonych według metody przedstawionej w rozdziale 10, dla poszczególnych rodzajów sądów z podziałem na instancję (w sądach okręgowych), pion i grupę zawodową. Osobno prezentowane są parametry pozostałych działów administracji wspólne dla wszystkich rodzajów sądów. PARAMETRY SĄDÓW APELACYJNYCH Tabela 57, Wartość parametrów dla sądów apelacyjnych, ich pionów i grup zawodowych RODZAJ SĄDU PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SA Sprawy z Rep. ACa 18:17:34 SA Sprawy z Rep. ACz 9:26:29 SA Sprawy z Rep. ACo 1:40:49 SA Sprawy WSC 2:04:33 SA Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 4:02:41 SA Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 8:04:39 SA Cywilny Sprawy pow. 20 tomów 13:39:34 SA Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 48:59:30 SA Sprawy z Rep. ACa 7:42:55 SA Sprawy z Rep. Acz 7:09:33 SA Sprawy z Rep. ACo 2:11:18 SA Sprawy WSC 6:03:10 SA Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 6:54:21 SA Sprawy z Rep. AKa (bez wyroku łącznego) 20:06:41 SA Sprawy z Rep. AKa - wyrok łączny 14:15:42 SA Sprawy z Rep. AKz 6:24:57 SA Sprawy z Rep. AKzw 5:13:27 SA Karny Sprawy WKK 2:25:36 SA Wykaz S skargi 6:41:57 SA Sprawy pow. 20 tomów 9:36:14 SA Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 27:13:08 SA Sprawy z Rep. AKa (bez wyroku łącznego) 10:50:18 233

234 RODZAJ SĄDU PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SA Sprawy z Rep. AKa - wyrok łączny 9:46:39 SA Sprawy z Rep. AKz 6:11:19 SA Sprawy z Rep. AKzw 2:46:59 SA Sprawy WKK 3:00:40 SA Wykaz S - skargi 6:25:24 SA Sprawy z Rep. AUa 9:01:07 SA Sprawy z Rep. AUz 4:34:40 SA Sprawy z Rep. APa 37:59:46 SA Sprawy z Rep. APz 7:14:10 SA Sprawy WSC 2:04:33 SA Wykaz S - skargi 4:02:41 SA Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 33:45:39 SA Sprawy z Rep. AUa 4:22:39 SA Sprawy z Rep. AUz 3:15:26 SA Sprawy z Rep. APa 12:28:21 SA Sprawy z Rep. APz 3:24:10 SA Sprawy WSC 6:03:10 SA Wykaz S - skargi 6:54:21 SA Wizytacje 228:23:11 SA Lustracje 67:04:57 SA Nadzór 3:38:09 SA Opiniowanie aktów prawnych 3:54:38 SA Obrót prawy z zagranicą 57:05:06 Wizytacyjny SA Proces nominacyjny kandydatów na st. sędziowskie 24:36:06 SA Spotkania z interesantami 2:18:44 SA Skargi na przewlekłość postępowania w SR 0:31:49 SA Skargi na przewlekłość postępowania w SO 4:50:28 SA Pozostałe Skargi i Wnioski 5:27:57 234

235 RODZAJ SĄDU PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SA Wizytacje 1:39:01 SA Lustracje 8:32:06 SA Nadzór 1:37:08 SA Opiniowanie aktów prawnych 1:29:19 SA Obrót prawy z zagranicą 13:34:40 SA Proces nominacyjny kandydatów na st. sędziowskie 3:59:05 SA Spotkania z interesantami 8:32:06 SA Skargi na przewlekłość postępowania w SR 0:20:01 SA Skargi na przewlekłość postępowania w SO 0:48:07 SA Pozostałe Skargi i Wnioski 1:44:44 235

236 PARAMETRY SĄDÓW OKRĘGOWYCH Tabela 58, Wartość parametrów dla sądów okręgowych, ich pionów i grup zawodowych RODZAJ SĄDU INSTANCJA PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SO I Sprawy z Rep. C 11:32:35 SO I Sprawy z Rep. Ns 6:52:00 SO I Sprawy z Rep. Nc 2:01:14 SO I Sprawy z Rep. Co 3:22:44 SO I Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 10:44:49 SO I Cywilny Sprawy pow. 20 tomów 11:59:23 SO I Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 46:18:50 SO I Sprawy z Rep. C 8:44:54 SO I Sprawy z Rep. Ns 5:06:16 SO I Sprawy z Rep. Nc 2:46:01 SO I Sprawy z Rep. Co 2:54:21 SO II Sprawy z Rep. Ca 18:32:46 SO II Sprawy z Rep. Cz 7:26:24 SO II Sprawy z Rep. Co (II instancja) 1:40:49 SO II Sprawy WSC 2:04:33 SO II Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 4:02:41 SO II Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 11:21:50 SO II Cywilny Sprawy pow. 20 tomów 18:17:19 SO II Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 48:59:30 SO II Sprawy z Rep. Ca 7:04:55 SO II Sprawy z Rep. Cz 7:52:17 SO II Sprawy z Rep. Co (II instancja) 1:11:18 SO II Sprawy WSC 4:03:10 SO II Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 4:54:21 SO I Sprawy z Rep. K, w tym: 102:04:32 SO I Karny Rep. K - wyrok w trybie z art. 335KPK 8:11:40 SO I Rep. K - wyrok w trybie z art. 387KPK 6:39:27 236

237 RODZAJ SĄDU INSTANCJA PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SO I Sprawy z Rep. K - wyrok łączny 26:20:24 SO I Sprawy z Rep. Kp 4:43:59 SO I Sprawy z Rep. Ko 1:05:24 SO I Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 21:59:22 SO I Sprawy pow. 20 tomów 72:09:47 SO I Sprawy rozpatrywane w składzie 3 sędziów 2:24:49 SO I Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 70:41:21 SO I Sprawy z Rep. K (bez wyroku łącznego) 52:52:13 SO I Sprawy z Rep. K - wyrok łączny 10:16:12 SO I Sprawy z Rep. Kp 4:40:46 SO I Sprawy z Rep. Ko 5:45:32 SO II Sprawy z Rep. Ka (bez wykroczeń) 14:59:00 SO II Sprawy z Rep. Ka - wykroczenia 9:48:06 SO II Sprawy z Rep. Kz 12:21:28 SO II Sprawy z Rep. Kzw 4:48:31 SO II Sprawy WKK 2:25:36 SO II Wykaz S - skargi 6:41:57 SO II Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 28:27:03 SO II Karny Sprawy pow. 20 tomów 138:32:20 SO II Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 27:13:08 SO II Sprawy z Rep. Ka (bez wykroczeń) 6:42:00 SO II Sprawy z Rep. Ka - wykroczenia 7:11:50 SO II Sprawy z Rep. Kz 7:39:04 SO II Sprawy z Rep. Kzw 5:43:37 SO II Sprawy WKK 4:00:40 SO II Wykaz S - skargi 6:25:24 SO Sprawy z Rep. Kow 2:27:59 SO Penitencjarny Sprawy z Rep. Pen 1:19:24 SO Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 27:13:08 237

238 RODZAJ SĄDU INSTANCJA PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SO Sprawy z Rep. Kow 6:15:20 SO Sprawy z Rep. Pen 2:24:52 SO I Sprawy z Rep. U 8:42:38 SO I Sprawy z Rep. Uo 1:00:32 SO I Sprawy z Rep. P 16:48:18 SO I Sprawy z Rep. Np. 1:50:29 SO I Sprawy z Rep. Po 1:00:32 Pracy i Ubezpieczeń Społecznych SO I Sprawy z Rep. U 6:12:40 SO I Sprawy z Rep. Uo 3:14:55 SO I Sprawy z Rep. P 12:59:41 SO I Sprawy z Rep. Np. 2:45:50 SO I Sprawy z Rep. Po 2:14:55 SO II Sprawy z Rep. Ua 16:40:12 SO II Sprawy z Rep. Uz 5:27:47 SO II Sprawy z Rep. Pa 23:43:52 SO II Sprawy z Rep. Pz 11:07:59 SO II Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 33:45:39 SO II Sprawy z Rep. Ua 15:34:59 SO II Sprawy z Rep. Uz 2:25:20 SO II Sprawy z Rep. Pa 5:48:46 SO II Sprawy z Rep. Pz 3:20:53 SO I Sprawy z Rep. GC 9:06:29 SO I Sprawy z Rep. Gnc 1:27:58 SO I Sprawy z Rep. GCo 2:24:55 SO I Gospodarczy Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 46:06:04 SO I Sprawy z Rep. GC 7:37:03 SO I Sprawy z Rep. Gnc 1:47:50 SO I Sprawy z Rep. GCo 3:17:55 SO II Gospodarczy Sprawy z Rep. Ga 13:59:48 238

239 RODZAJ SĄDU INSTANCJA PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SO II Sprawy z Rep. Gz 5:26:54 SO II Sprawy z Rep. GCo 1:40:49 SO II Sprawy WSC 2:04:33 SO II Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 4:02:41 SO II Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 68:23:50 SO II Sprawy z Rep. Ga 5:47:32 SO II Sprawy z Rep. Gz 3:48:31 SO II Sprawy z Rep. GCo 2:11:18 SO II Sprawy WSC 4:03:10 SO II Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 4:54:21 SO Wizytacje 228:23:11 SO Lustracje 67:04:57 SO Nadzór 3:38:09 SO Opiniowanie aktów prawnych 3:54:38 SO Obrót prawy z zagranicą 57:05:06 SO Proces nominacyjny kandydatów na st. sędziowskie 24:36:06 SO Spotkania z interesantami 2:18:44 SO Skargi na przewlekłość postępowania w SR 0:31:49 SO Skargi na przewlekłość postępowania w SO 4:50:28 SO Wizytacyjny Pozostałe Skargi i Wnioski 5:27:57 SO Wizytacje 1:39:01 SO Lustracje 8:32:06 SO Nadzór 1:37:08 SO Opiniowanie aktów prawnych 1:29:19 SO Obrót prawy z zagranicą 13:34:40 SO Proces nominacyjny kandydatów na st. sędziowskie 3:59:05 SO Spotkania z interesantami 8:32:06 SO Skargi na przewlekłość postępowania w SR 0:20:01 SO Skargi na przewlekłość postępowania w SO 0:48:07 239

240 RODZAJ SĄDU INSTANCJA PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SO Pozostałe Skargi i Wnioski 1:44:44 240

241 PARAMETRY SĄDÓW REJONOWYCH Tabela 59, Wartość parametrów dla sądów rejonowych, ich pionów i grup zawodowych RODZAJ SĄDU PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SR Sprawy z Rep. C 4:57:40 SR Sprawy z Rep. Ns 5:42:01 SR Sprawy z Rep. Nc 0:29:36 SR Sprawy z Rep. Co 1:38:20 SR Sprawy z Rep. Cps 1:04:38 SR Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 3:58:30 SR Sprawy pow. 20 tomów 11:58:51 SR Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 44:30:52 SR Cywilny Sprawy z Rep. C 0:46:07 SR Sprawy z Rep. Ns 0:35:04 Referendarze SR Sprawy z Rep. Nc 0:35:49 SR Sprawy z Rep. Co 0:20:15 SR Sprawy z Rep. C 6:43:16 SR Sprawy z Rep. Ns 7:34:28 SR Sprawy z Rep. Nc 2:34:01 SR Sprawy z Rep. Co 2:25:29 SR Sprawy z Rep. Cps 1:54:08 SR Wydane nakazy zapłaty NC-e 0:00:04 SR E-SĄD Referendarze Wydane nakazy zapłaty NC-e 0:09:18 SR Wydane nakazy zapłaty NC-e 0:02:43 SR Sprawy z Rep. K, w tym: 10:05:57 SR Rep. K - wyrok w trybie z art. 335KPK 3:26:24 SR Rep. K - wyrok w trybie z art. 387KPK 1:52:10 Karny SR Rep. K - KKS z dobrowolnym poddaniem się odpowiedzialności 3:37:01 SR Sprawy z Rep. K - wyrok nakazowy 3:43:20 SR Sprawy z Rep. K - wyrok łączny 8:28:23 241

242 RODZAJ SĄDU PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SR Sprawy z Rep. W, w tym: 3:42:05 SR Rep. W - wyrok nakazowy 0:24:43 SR Rep. W - KKS z dobrowolnym poddaniem się odpowiedzialności 0:23:14 SR Sprawy z Rep. Kp 3:50:55 SR Sprawy z Rep. Ko 1:08:42 SR Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 15:43:43 SR Sprawy pow. 20 tomów 41:14:05 SR Sprawy rozpatrywane w składzie 3 sędziów 13:59:11 SR Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 55:46:34 SR Sprawy z Rep. K 10:38:45 SR Sprawy z Rep. K - wyrok nakazowy 4:30:55 SR Sprawy z Rep. K - wyrok łączny 8:32:54 SR Sprawy z Rep. Kp 5:31:13 SR Sprawy z Rep. Ko 5:48:02 SR Sprawy z Rep. W 5:33:46 SR Sprawy z Rep. RC 7:00:09 SR Sprawy z Rep. RNs 3:22:08 SR Sprawy z Rep. Nsm 4:21:49 SR Sprawy z Rep. RCo 2:29:00 SR Sprawy Nmo 2:00:22 SR Sprawy z Rep. Npw 2:36:10 SR Sprawy z Rep. Now 2:40:56 Rodzinny i Nieletnich SR Sprawy pomocy sądowej 1:39:43 SR Wykonawcze - stan (OPM, ALK) 0:09:51 SR Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 35:53:35 SR Sprawy z Rep. RC 9:43:45 SR Sprawy z Rep. RNs 6:10:21 SR Sprawy z Rep. Nsm 7:33:53 SR Sprawy z Rep. RCo 5:18:06 242

243 RODZAJ SĄDU PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SR Sprawy Nmo 4:31:59 SR Sprawy z Rep. Npw 8:40:50 SR Sprawy z Rep. Now 6:29:04 SR Sprawy pomocy sądowej 1:41:20 SR Wykonawcze - stan (OPM, ALK) 0:13:22 SR Sprawy z Rep. U 7:59:45 SR Sprawy z Rep. Uo 1:00:32 SR Sprawy z Rep. P 6:26:50 SR Sprawy z Rep. Np. 2:03:04 SR Sprawy z Rep. Po 1:00:32 SR Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 33:45:39 SR Sprawy z Rep. U 8:04:17 SR Sprawy z Rep. Uo 2:29:50 SR Sprawy z Rep. P 7:41:55 SR Sprawy z Rep. Np. 3:21:10 SR Sprawy z Rep. Po 2:28:55 SR Sprawy z Rep. GC 7:39:43 SR Sprawy z Rep. Gnc 0:51:21 SR Sprawy z Rep. GCo 2:45:46 SR Wykaz GCps 0:22:05 SR Sprawy pow. 5 tomów 12:03:46 SR Sprawy wykonywane z pomocą asystenta 60:32:33 Gospodarczy SR Sprawy z Rep. GC 0:17:14 SR Referendarze Sprawy z Rep. Gnc 0:11:04 SR Sprawy z Rep. GCo 0:07:53 SR Sprawy z Rep. GC 5:33:18 SR Sprawy z Rep. Gnc 2:05:25 SR Sprawy z Rep. GCo 2:29:21 243

244 RODZAJ SĄDU PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SR Wykaz GCps 1:11:54 SR Dziennik KW 0:00:22 SR Dziennik zbioru dokumentów 0:00:00 SR Dziennik odpisów 0:02:28 SR Wniesione środki zaskarżenia 0:47:51 SR Dziennik KW 0:50:26 SR Dziennik zbioru dokumentów 0:24:55 Ksiąg Wieczystych Referendarze SR Dziennik odpisów 0:00:00 SR Wniesione środki zaskarżenia 0:10:26 SR Dziennik KW 1:08:56 SR Dziennik zbioru dokumentów 0:33:11 SR Dziennik odpisów 3:22:09 SR Wniesione środki zaskarżenia 0:42:40 SR Wpis do rejestru KRS 0:00:56 SR Krajowego Rejestru Sądowego Referendarze Wpis do rejestru KRS 1:22:32 SR Wpis do rejestru KRS 2:03:25 SR Wniesione środki zaskarżenia 3:32:28 SR Rejestru Zastawów Referendarze Wpis do rejestru RZ 1:06:23 SR Wpis do rejestru RZ 2:18:47 SR Sprawy z Rep. GU 10:15:30 SR Sprawy z Rep. GUp 124:09:59 SR Sprawy z Rep. Gzd 10:20:24 SR Sprawy z Rep. Guo 4:01:53 SR Upadłościowy i Naprawczy Sprawy z Rep. Guz 6:24:19 SR Sprawy z Rep. Guk 15:46:21 SR Sprawy z Rep. GU 24:41:06 SR Sprawy z Rep. GUp 34:50:12 SR Sprawy z Rep. Gzd 6:34:22 244

245 RODZAJ SĄDU PION GRUPA ZAWODOWA NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU SR Sprawy z Rep. GUo 8:01:22 SR Sprawy z Rep. Guz 4:49:32 SR Sprawy z Rep. Guk 9:59:50 SR Nadzór (nowy) 1:34:05 SR Wywiad środowiskowy 1:15:23 SR Udział kuratora w kontaktach rodziców z dzieckiem 1:52:18 SR Opieka prawna osoby małoletniej lub dorosłej 0:25:58 SR Nadzór kuratora nad kontaktami rodziców z dzieckiem 0:52:40 Zespoły Kuratorskiej Służby Sądowej Kuratorzy Sądowi SR Dozór (nowy) 3:34:47 SR Kara ograniczenia wolności lub praca społecznie użyteczna 2:39:26 SR Kontrola zachowania skazanego i realizacja obowiązków w okresie próby 2:11:43 SR Pomoc postpenitencjarna 1:39:21 SR Wywiad środowiskowy 1:34:43 245

246 PARAMETRY POZOSTAŁYCH DZIAŁÓW ADMINISTRACJI Tabela 60, Wartość parametrów pozostałych działów administracji OBSZAR NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU Administracja Kadry Informatyka Obsługa telefoniczna interesanta 0:06:40 Udzielanie informacji ustnych 0:06:40 Rozdzielanie korespondencji 0:05:23 Wydawanie zaświadczeń 0:13:10 Udostępnianie akt 0:43:57 Wydawanie dokumentów 0:18:23 Wydawanie odpowiednich akt i dokumentów na wniosek 0:35:40 Obsługa korespondencji przychodzącej 0:14:33 Udzielanie informacji drogą mailową itp.. 0:17:57 Uwierzytelnianie dokumentów 0:17:10 Obsługa interesantów 0:06:40 Wypożyczanie i przyjmowanie zwrotów 0:29:20 Prowadzenie korespondencji Prezesa Sądu 0:21:47 Czynności związane z obsługą interesanta 0:07:30 Rozliczanie czasu pracy 0:38:30 Wydawanie zaświadczeń dla pracowników 0:23:52 Organizowanie praktyk i staży 2:06:05 Prowadzenie ZFŚS 2:20:43 Ubezpieczenia pracowników i ich rodzin 0:33:00 Zakładanie i prowadzenie akt osobowych 1:34:00 Zabezpieczanie systemu informatycznego przed zagrożeniami zewnętrznymi 1:34:52 Wykonywanie kopii zapasowych 1:06:08 Monitorowanie działania systemu informatycznego 2:40:54 Usuwanie awarii 3:13:30 Pomoc użytkownikom 0:47:10 Rozdysponowanie sprzętu 5:16:58 246

247 OBSZAR NAZWA PARAMETRU WARTOŚĆ PARAMETRU Finanse Gospodarka Sprzedaż znaków opłaty sądowej 0:03:20 Konsultacje telefoniczne 0:05:42 Wyliczanie wynagrodzeń 0:00:42 Sporządzanie i realizacja przelewów 0:43:28 Sporządzanie list płac dla biegłych, tłumaczy itp.. 0:00:09 Dekretowanie i opisywanie faktur 0:19:10 Zapytania wydziałów o wpłatę 0:19:50 Udzielanie odpowiedzi interesantom 1:12:33 Sporządzanie pitów 0:32:28 Dekretowanie faktur gospodarczych 0:33:15 Uzgadnianie sald 18:07:05 Wpłaty poręczeń majątkowych, kosztów sądowych, grzywien itp.. 0:04:56 Wypłaty dla biegłych, kuratorów, świadków, pracowników sądu (delegacje)itp. 0:03:33 Księgowanie wyciągów bankowych 11:20:35 Rozliczenie kasy 0:58:08 Księgowanie środków trwałych 0:33:22 Wypłaty z list socjalnych 0:02:35 Wypłaty wynagrodzeń z list płac 0:00:43 Księgowanie listy płac pracowników 0:01:20 Naliczanie i wypłata wynagrodzeń z pozostałych umów 0:04:21 Ewidencja majątku/wyposażenia 1:54:38 Planowanie (grafiki) wykorzystania środków transportowych 3:14:05 Usuwanie awarii w budynkach i urządzeniach sądu 5:12:30 Organizacja wewnętrznego transportu 7:07:30 Prowadzenie Ksiąg Obiektów Budowlanych 1:22:30 247

248 12. ANALIZA I PRZENTACJA WYNIKÓW OBCIĄŻENIA PRACĄ Parametryzacja zakończona zestawieniem parametrów głównych opisujących wszystkie zidentyfikowane zadania i wyznaczonych dla nich czasów jednostkowych była podstawą analizy efektywności pracy na określonych poziomach szczegółowości. Pierwszym krokiem analizy było obliczenie całkowitej zmierzonej pracy. W tym celu zebrano dane ilościowe parametrów głównych za okres podlegający analizie i zestawiono je z wyznaczonym czasem jednostkowym, patrz tabela 61. Pomiar obejmował pełen 2012 rok. Tabela 61, Wyznaczanie całkowitej zmierzonej pracy Lista zadań Czas jednostkowy Liczba wystąpień Czas ogółem Zadanie 1 TJ (1) P (1) TO (1) = TJ (1) x P (1) Zadanie 2 TJ (2) P (2) TO (2) = TJ (2) x P (2) Zadanie N TJ (n) P (n) TO (n) = TJ (n) x P (n) Całkowita Zmierzona Praca (CZP) Suma(TO (1):TO (n)) Oprócz dotychczas opisywanych zadań mierzalnych istnieją również zadania niemierzalne związane głównie z szeroko rozumianym nadzorem tzw. zadania ogólnego zarządu. W związku z tym, że zadań tych nie można było wprost zwymiarować przeznaczono na nie narzut czasu doliczany do Całkowitej Zmierzonej Pracy. W niniejszym przykładzie wielkość wskaźnika ustalono na poziomie 10% z Całkowitej Zmierzonej Pracy. Ostateczne wskaźniki wyliczono, na podstawie ankiet dotyczących struktury czasu pracy kadry zarządzającej, oddzielnie dla każdego rodzaju stanowisk kierowniczych (przewodniczący 248

249 wydziałów, kierownicy sekretariatów itd.). W przypadku grupy zawodowej sędziów narzut ten został policzony również w oparciu o zmierzony czas pracy referendarzy sądowych, asystentów i sekretarzy, nad którymi sędziowie, w szczególności przewodniczący wydziału, sprawują nadzór. Ogólne zapotrzebowanie czasu pracy obliczone zostało zgodnie ze wzorem: gdzie: ZP zapotrzebowanie czasu pracy CZP całkowita zmierzona praca NC narzut czasu pracy (jako procent CZP) Następnie obliczono czas pracowników jakim dysponują wydziały i oddziały sądów wybranych do badania pilotażowego. Dostępny czas pracy to liczba godzin wynikająca z zatrudnienia pomniejszona o absencję w analizowanym okresie. Zatrudnienie rozumiane jako rzeczywista obsada etatów wyraża się wzorem: gdzie: Z zatrudnienie (w godzinach) LE liczba obsadzonych etatów w analizowanej jednostce WE dzienny wymiar etatu (w godzinach) LDR liczba dni roboczych w analizowanym okresie Dostępny czas pracy obliczono zgodnie ze wzorem: 249

250 gdzie: DCP dostępny czas pracy Z zatrudnienie AB absencja (wyrażona w godzinach) obejmująca niemożność świadczenia pracy wynikającą z urlopów, szkoleń, zwolnień lekarskich, itp. Pozyskując powyższe dane obliczono wskaźniki efektywności dla poszczególnych wydziałów i oddziałów sądów biorących udział w badaniu zgodnie ze wzorem: gdzie: E efektywność pracy ZP zapotrzebowanie czasu pracy DCP dostępny czas pracy Patrz przykład

251 Przykład 10, Analiza efektywności pracy Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Gliwicach w 2011 roku. JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA ABSENCJA EFEKTYWNOŚĆ PRACY SĄD REJONOWY W GLIWICACH WYDZIAŁY CYWILNY 44660:37:31 18,00 2,88 142% Sprawy z Rep. C :01: :57:27 Sprawy z Rep. C-upr :01: :17:23 Sprawy z Rep. Ns :03: :01:59 Sprawy z Rep. Nc :06: :40:43 Sprawy z Rep. Co :21: :51:17 Sprawy z Rep. Cps 114 1:04:38 122:48:42 Referendarze 7227:09:44 4,50 0,72 92% Sprawy z Rep. C :24:39 706:13:21 Sprawy z Rep. C-upr :24:39 579:41:09 Sprawy z Rep. Ns :18:10 890:14:44 Sprawy z Rep. Nc :17: :38:35 Sprawy z Rep. Co :16: :21: :29:08 29,00 4,64 96% Sprawy z Rep. C :01: :09:18 Sprawy z Rep. C-upr :01: :08:22 Sprawy z Rep. Ns :10: :20:41 Sprawy z Rep. Nc :56: :17:27 Sprawy z Rep. Co :19: :29:00 Sprawy z Rep. Cps 114 1:54:08 216:50:45 Przyjęcie korespondencji do Wydziału :02: :13:36 251

252 Zmierzono efektywność pracy w ujęciu 2011 roku. W interpretacji tego wskaźnika przyjmuje się, że im jest bliższy 100% tym lepiej. Nie powinien on jednak przekraczać 100%, gdyż oznacza to, że normą może być praca w nadgodzinach. Każda organizacja indywidualnie podejmuje decyzję co do satysfakcjonującego poziomu wielkości wskaźnika. Z reguły jest to przedział od 80% do 100%. Należy mieć świadomość, że przed podjęciem jakichkolwiek działań mających na celu poprawę efektywności pracy wartość tego wskaźnika może przyjmować wartość 60% lub niższą i może to być normą. 252

253 13. ZBIORCZE WYNIKI OBCIĄŻENIA PRACĄ Poniższe tabele prezentują końcowe wyniki pomiaru obciążenia pracą, obliczone w oparciu o parametry przedstawione w rozdziale 11, zbiorczo dla sądów całej Polski z podziałem na sądy apelacyjne, okręgowe i rejonowe. Tabela 62, Końcowe wyniki pomiaru obciążenia pracą sądów apelacyjnych JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) CAŁA POLSKA - SĄDY APELACYJNE PION CYWILNY - II INSTANCJA :11:57 222,50 64% 142,85 79,65 Sprawy z Rep. ACa :17: :59:50 89,46 Sprawy z Rep. ACz :26: :18:26 63,41 Sprawy z Rep. ACo 408 1:40:49 685:36:26 0,39 Sprawy WSC :04: :26:56 1,37 Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 688 4:02: :42:42 1,59 Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 320 8:04: :47:48 1,48 Sprawy pow. 20 tomów 3 13:39:34 40:58:42 0,02 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :59: :38:53 14, :16:07 168,25 55% 93,04 75,21 Sprawy z Rep. ACa :42: :54:25 37,73 Sprawy z Rep. ACz :09: :27:20 48,08 Sprawy z Rep. ACo 408 2:11:18 892:50:24 0,51 Sprawy WSC :03: :51:10 3,99 Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 688 6:54: :12:48 2,72 PION KARNY - II INSTANCJA :38:45 164,00 39% 64,31 99,69 Sprawy z Rep. AKa (bez wyroku łącznego) :06: :32:05 23,42 Sprawy z Rep. AKa - wyrok łączny :15: :25:59 2,57 253

254 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) Sprawy z Rep. AKz :24: :35:45 13,60 Sprawy z Rep. AKzw :13: :21:57 28,25 Sprawy WKK 297 2:25:36 720:41:33 0,41 Wykaz S - skargi 234 6:41: :37:16 0,90 Sprawy pow. 20 tomów 189 9:36: :09:20 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :13: :45: :54:22 120,00 37% 43,93 76,07 Sprawy z Rep. AKa (bez wyroku łącznego) :50: :55:24 12,62 Sprawy z Rep. AKa - wyrok łączny 315 9:46: :53:10 1,76 Sprawy z Rep. AKz :11: :15:29 13,12 Sprawy z Rep. AKzw :46: :28:42 15,05 Sprawy WKK 297 3:00:40 894:18:00 0,51 Wykaz S - skargi 234 6:25: :03:36 0,86 PION PRACY I UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH II INSTANCJA :17:30 123,50 59% 73,40 50,10 Sprawy z Rep. AUa :01: :20:45 56,73 Sprawy z Rep. AUz :34: :55:57 3,51 Sprawy z Rep. APa :59: :13:50 4,20 Sprawy z Rep. APz 201 7:14: :28:04 0,83 Sprawy WSC 854 2:04: :46:17 1,01 Wykaz S - skargi 296 4:02: :12:47 0,69 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :45: :19:50 6, :46:14 112,00 32% 35,93 76,07 Sprawy z Rep. AUa :22: :05:38 27,54 Sprawy z Rep. AUz :15: :19:22 2,49 Sprawy z Rep. APa :28: :11:08 1,38 Sprawy z Rep. APz 201 3:24:10 683:58:09 0,39 Sprawy WSC 854 6:03: :04:20 2,96 254

255 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) Wykaz S - skargi 296 6:54: :07:36 1,17 Tabela 63, Wartość parametrów dla sądów okręgowych, ich pionów i grup zawodowych JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) CAŁA POLSKA - SĄDY OKRĘGOWE PION CYWILNY - I INSTANCJA :59:37 664,13 71% 468,48 195,64 Sprawy z Rep. C :32: :16:34 458,24 Sprawy z Rep. Ns :52: :12:59 31,89 Sprawy z Rep. Nc :01: :35:57 6,75 Sprawy z Rep. Co :22: :12:16 12,19 Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 89 10:44:49 956:28:47 0,55 Sprawy pow. 20 tomów 7 11:59:23 83:55:44 0,05 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :18: :42:41 41, :06: ,64 35% 390,73 719,91 Sprawy z Rep. C :44: :56:48 347,29 Sprawy z Rep. Ns :06: :55:42 23,71 Sprawy z Rep. Nc :46: :20:55 9,24 Sprawy z Rep. Co :54: :53:05 10,48 PION CYWILNY - II INSTANCJA :06:19 481,24 87% 417,17 64,07 Sprawy z Rep. Ca :32: :52:12 304,29 Sprawy z Rep. Cz :26: :06:10 136,09 Sprawy z Rep. Co (II instancja) 309 1:40:49 519:14:48 0,30 Sprawy WSC 714 2:04: :09:11 0,85 Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) :02: :33:19 4,23 255

256 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) Sprawy pow. 5 tomów (do 20) :21: :03:55 1,65 Sprawy pow. 20 tomów 4 18:17:19 73:09:14 0,04 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :59: :02:30 30, :31:29 355,11 75% 267,18 87,94 Sprawy z Rep. Ca :04: :35:38 116,20 Sprawy z Rep. Cz :52: :02:16 143,98 Sprawy z Rep. Co (II instancja) 309 1:11:18 367:14:05 0,21 Sprawy WSC 714 4:03: :35:09 1,66 Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) :54: :04:22 5,13 PION KARNY - I INSTANCJA :15:09 438,18 81% 354,83 83,35 Sprawy z Rep. K, w tym: :04: :53:35 296,55 Rep. K - wyrok w trybie z art. 335KPK 216-8:11: :59:46 1,01 Rep. K - wyrok w trybie z art. 387KPK 181-6:39: :01:40 0,69 Sprawy z Rep. K - wyrok łączny :20: :41:21 32,85 Sprawy z Rep. Kp :43: :25:47 37,80 Sprawy z Rep. Ko :05: :58:31 10,83 Sprawy pow. 5 tomów (do 20) :59: :17:32 0,00 Sprawy pow. 20 tomów :09: :42:40 0,00 Sprawy rozpatrywane w składzie 3 sędziów 0 2:24:49 0:00:00 0,00 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :41: :42:52 0, :50:04 747,48 35% 261,00 486,48 Sprawy z Rep. K (bez wyroku łącznego) :52: :07:09 153,60 Sprawy z Rep. K - wyrok łączny :16: :27:01 12,81 Sprawy z Rep. Kp :40: :23:50 37,37 Sprawy z Rep. Ko :45: :52:04 57,21 PION KARNY - II INSTANCJA :05:48 472,95 94% 443,36 29,59 256

257 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) Sprawy z Rep. Ka (bez wykroczeń) :59: :25:29 208,88 Sprawy z Rep. Ka - wykroczenia :48: :37:04 25,37 Sprawy z Rep. Kz :21: :29:38 126,63 Sprawy z Rep. Kzw :48: :58:59 55,01 Sprawy WKK 622 2:25: :19:45 0,86 Wykaz S - skargi 833 6:41: :27:48 3,19 Sprawy pow. 5 tomów (do 20) :27: :07:13 0,00 Sprawy pow. 20 tomów :32: :17:47 0,00 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :13: :37:54 15, :10:16 451,92 58% 260,45 191,47 Sprawy z Rep. Ka (bez wykroczeń) :42: :35:57 93,40 Sprawy z Rep. Ka - wykroczenia :11: :39:04 18,63 Sprawy z Rep. Kz :39: :36:35 78,40 Sprawy z Rep. Kzw :43: :45:48 65,52 Sprawy WKK 622 4:00: :54:40 1,43 Wykaz S - skargi 833 6:25: :38:12 3,06 PION PENITENCJARNY :55:07 154,46 73% 113,19 41,27 Sprawy z Rep. Kow :27: :19:30 106,02 Sprawy z Rep. Pen :19: :29:41 12,36 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :13: :54:03 5, :14:56 315,40 92% 291,44 23,96 Sprawy z Rep. Kow :15: :42:16 268,89 Sprawy z Rep. Pen :24: :32:40 22,55 PION PRACY I UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH :34:10 430,94 104% 449,00-18,06 Zadania z zakresu Ubezpieczeń - I Instancja :40:53 374,95 Sprawy z Rep. U :42: :47:17 373,18 257

258 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) Sprawy z Rep. Uo :00: :53:37 1,77 Zadania z zakresu Pracy - I Instancja 21328:39:46 12,21 Sprawy z Rep. P :48: :48:29 12,00 Sprawy z Rep. Np. 30 1:50:29 55:14:30 0,03 Sprawy z Rep. Po 298 1:00:32 300:36:47 0,17 Zadania z zakresu Ubezpieczeń - II Instancja 19401:37:46 11,10 Sprawy z Rep. Ua :40: :31:42 10,48 Sprawy z Rep. Uz 201 5:27: :06:04 0,63 Zadania z zakresu Pracy - II Instancja :00:05 71,19 Sprawy z Rep. Pa :43: :21:48 61,28 Sprawy z Rep. Pz :07: :38:18 9,90 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :45: :24:21 20, :05:13 694,50 45% 309,57 384,93 Zadania z zakresu Ubezpieczeń - I Instancja :39:53 271,79 Sprawy z Rep. U :12: :10:28 266,09 Sprawy z Rep. Uo :14: :29:25 5,70 Zadania z zakresu Pracy - I Instancja 16970:20:02 9,71 Sprawy z Rep. P :59: :19:37 9,28 Sprawy z Rep. Np. 30 2:45:50 82:55:15 0,05 Sprawy z Rep. Po 298 2:14:55 670:05:10 0,38 Zadania z zakresu Ubezpieczeń - II Instancja 17597:05:31 10,07 Sprawy z Rep. Ua :34: :14:54 9,79 Sprawy z Rep. Uz 201 2:25:20 486:50:36 0,28 Zadania z zakresu Pracy - II Instancja 31429:59:47 17,99 Sprawy z Rep. Pa :48: :13:45 15,01 Sprawy z Rep. Pz :20: :46:01 2,98 PION GOSPODARCZY - I INSTANCJA 58306:28:20 59,00 57% 33,37 25,63 258

259 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) Sprawy z Rep. GC :06: :31:59 29,81 Sprawy z Rep. Gnc :27: :56:21 6,70 Sprawy z Rep. GCo :24: :07:51 2,73 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :06: :07:51 5, :42:16 96,50 38% 36,88 59,62 Sprawy z Rep. GC :37: :40:09 24,93 Sprawy z Rep. Gnc :47: :14:45 8,22 Sprawy z Rep. GCo :17: :47:22 3,73 PION GOSPODARCZY - II INSTANCJA 83790:17:21 46,00 104% 47,96-1,96 Sprawy z Rep. Ga :59: :27:18 38,90 Sprawy z Rep. Gz :26: :46:21 13,82 Sprawy z Rep. GCo 25 1:40:49 42:00:37 0,02 Sprawy WSC 77 2:04:33 159:50:24 0,09 Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 85 4:02:41 343:47:39 0,20 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :23: :34:58 5, :53:05 33,00 79% 26,21 6,79 Sprawy z Rep. Ga :47: :24:11 16,10 Sprawy z Rep. Gz :48: :42:30 9,66 Sprawy z Rep. GCo 25 2:11:18 54:42:30 0,03 Sprawy WSC 77 4:03:10 312:03:50 0,18 Skarga na postępowanie sądowe (Wykaz S) 85 4:54:21 417:00:04 0,24 259

260 Tabela 64, Wartość parametrów dla sądów rejonowych, ich pionów i grup zawodowych JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) CAŁA POLSKA - SĄDY REJONOWE PION CYWILNY :16: ,38 80% 5 821,83 291, :09: ,81 93% 1 991,88 157,93 Sprawy z Rep. C :57: :06:51 706,40 Sprawy z Rep. Ns :42: :04:21 801,52 Sprawy z Rep. Nc :29: :00:17 132,90 Sprawy z Rep. Co :38: :06:15 446,11 Sprawy z Rep. Cps :04: :10:02 6,92 Sprawy pow. 5 tomów (do 20) 110 3:58:30 437:15:46 0,25 Sprawy pow. 20 tomów 3 11:58:51 35:56:32 0,02 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :30: :30:12 102,24 Referendarze :24:55 396,42 112% 444,25-47,83 Sprawy z Rep. C :46: :30:46 109,43 Sprawy z Rep. Ns :35: :00:43 82,18 Sprawy z Rep. Nc :35: :09:22 160,81 Sprawy z Rep. Co :20: :44:04 91, :41: ,15 95% 3 385,70 181,45 Sprawy z Rep. C :43: :35:14 957,01 Sprawy z Rep. Ns :34: :20: ,04 Sprawy z Rep. Nc :34: :11:55 691,49 Sprawy z Rep. Co :25: :16:18 659,96 Sprawy z Rep. Cps :54: :17:26 12,21 E-SĄD 2413:50:00 13,00 11% 1,38 11,62 Wydane nakazy zapłaty NC-e :00: :50:00 1,38 Referendarze :04:12 123,00 158% 194,35-71,35 Wydane nakazy zapłaty NC-e :09: :04:12 194,35 260

261 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) 99100:04:23 81,00 70% 56,72 24,28 Wydane nakazy zapłaty NC-e :02: :04:23 56,72 PION KARNY :17: ,95 84% 2 236,91 432,04 Sprawy z Rep. K, w tym: :05: :25: ,01 Rep. K - wyrok w trybie z art. 335KPK :26: :41:12 157,90 Rep. K - wyrok w trybie z art. 387KPK :52: :01:23 20,98 Rep. K - KKS z dobrowolnym poddaniem się odpowiedzialności :37: :37:07 6,45 Sprawy z Rep. K - wyrok nakazowy :43: :45:53 50,24 Sprawy z Rep. K - wyrok łączny :28: :59:54 68,62 Sprawy z Rep. W, w tym: :42: :29:44 545,64 Rep. W - wyrok nakazowy :24: :05:01 37,51 Rep. W - KKS z dobrowolnym poddaniem się odpowiedzialności :23: :47:02 1,02 Sprawy z Rep. Kp :50: :17:54 241,83 Sprawy z Rep. Ko :08: :26:45 336,72 Sprawy pow. 5 tomów (do 20) :43: :09:07 0,99 Sprawy pow. 20 tomów 3 41:14:05 123:42:16 0,07 Sprawy rozpatrywane w składzie 3 sędziów 0 13:59:11 0:00:00 0,00 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :46: :47:46 128, :15: ,90 76% 4 420, ,13 Sprawy z Rep. K :38: :52: ,82 Sprawy z Rep. K - wyrok nakazowy :30: :41:39 60,94 Sprawy z Rep. K - wyrok łączny :32: :27:19 69,23 Sprawy z Rep. Kp :31: :27:40 346,87 Sprawy z Rep. Ko :48: :11: ,90 Sprawy z Rep. W :33: :34:20 820,02 PION RODZINNY I NIELETNICH 261

262 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) :01: ,70 85% 887,25 154,45 Sprawy z Rep. RC :00: :17:58 340,96 Sprawy z Rep. RNs :22: :43:56 136,86 Sprawy z Rep. Nsm :21: :45:56 228,54 Sprawy z Rep. RCo :29: :11:59 8,19 Sprawy Nmo :00: :26:00 38,86 Sprawy z Rep. Npw :36: :39:24 66,96 Sprawy z Rep. Now :40: :39:28 45,33 Sprawy pomocy sądowej :39: :21:43 20,04 Wykonawcze - stan (OPM, ALK) :09: :06:09 0,00 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :53: :11:27 23, :23: ,93 85% 1 613,09 286,84 Sprawy z Rep. RC :43: :25:30 473,72 Sprawy z Rep. RNs :10: :07:16 250,76 Sprawy z Rep. Nsm :33: :27:04 396,20 Sprawy z Rep. RCo :18: :12:47 17,49 Sprawy Nmo :31: :05:07 87,81 Sprawy z Rep. Npw :40: :50:08 223,33 Sprawy z Rep. Now :29: :25:26 109,58 Sprawy pomocy sądowej :41: :45:20 20,36 Wykonawcze - stan (OPM, ALK) :13: :05:18 33,83 PION PRACY I UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH :43:03 349,19 60% 209,69 139,50 Zadania z zakresu Ubezpieczeń :49:46 61,37 Sprawy z Rep. U :59: :31:36 60,62 Sprawy z Rep. Uo :00: :18:10 0,74 Zadania z zakresu Pracy :08:44 170,35 Sprawy z Rep. P :26: :35:18 156,45 262

263 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) Sprawy z Rep. Np :03: :17:47 11,91 Sprawy z Rep. Po :00: :15:38 1,99 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :45: :15:27 22, :04:14 502,81 55% 274,23 228,59 Zadania z zakresu Ubezpieczeń :03:19 63,04 Sprawy z Rep. U :04: :08:09 61,20 Sprawy z Rep. Uo :29: :55:10 1,84 Zadania z zakresu Pracy :00:55 211,19 Sprawy z Rep. P :41: :38:39 186,82 Sprawy z Rep. Np :21: :10:50 19,47 Sprawy z Rep. Po :28: :11:25 4,90 PION GOSPODARCZY :58:59 396,84 79% 312,62 84,22 Sprawy z Rep. GC :39: :43:33 189,96 Sprawy z Rep. Gnc :51: :36:06 128,65 Sprawy z Rep. GCo :45: :27:05 19,35 Wykaz GCps :22:05 599:46:47 0,34 Sprawy pow. 5 tomów 15 12:03:46 180:56:36 0,00 Sprawy wykonywane z pomocą asystenta :32: :31:08 25,78 Referendarze 62455:01:41 70,25 51% 35,75 34,50 Sprawy z Rep. GC :17: :18:30 7,12 Sprawy z Rep. Gnc :11: :36:59 27,71 Sprawy z Rep. GCo :07: :06:13 0, :34:32 581,95 81% 470,49 111,46 Sprawy z Rep. GC :33: :09:31 137,72 Sprawy z Rep. Gnc :05: :49:36 314,22 Sprawy z Rep. GCo :29: :18:25 17,43 Wykaz GCps :11: :17:00 1,12 263

264 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) PION KSIĄG WIECZYSTYCH 20461:30:53 224,38 5% 11,71 212,67 Dziennik KW :00: :05:15 5,42 Dziennik zbioru dokumentów :00:00 0:00:00 0,00 Dziennik odpisów :02: :11:03 2,52 Wniesione środki zaskarżenia :47: :14:36 3,77 Referendarze :48:33 843,34 90% 761,36 81,97 Dziennik KW :50: :53:27 760,30 Dziennik zbioru dokumentów :24:55 417:18:05 0,24 Dziennik odpisów :00:00 0:00:00 0,00 Wniesione środki zaskarżenia :10: :37:01 0, :28: ,71 48% 1 250, ,37 Dziennik KW :08: :12: ,32 Dziennik zbioru dokumentów :33:11 555:51:23 0,32 Dziennik odpisów :22: :21:01 207,34 Wniesione środki zaskarżenia :42: :04:11 3,36 PION KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO 4129:14:54 60,10 4% 2,36 57,74 Wpis do rejestru KRS :00: :14:54 2,36 Referendarze :19:04 321,50 65% 207,54 113,96 Wpis do rejestru KRS :22: :19:04 207, :02:01 652,05 48% 310,35 341,70 Wpis do rejestru KRS :03: :02:01 310,35 PION REJESTRU ZASTAWÓW 0:00:00 0,25 0% 0,00 0,25 Wniesione środki zaskarżenia 3:32:28 0:00:00 0,00 Referendarze 51607:30:35 40,80 72% 29,54 11,26 Wpis do rejestru RZ :06: :30:35 29,54 264

265 JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA / ZADANIA LICZBA WYSTĄPIEŃ CZAS JEDNOSTKOWY CZAS OGÓŁEM ETATYZACJA (obecnie) OBCIĄŻENIE PRACĄ ETATYZACJA (wg. Pomiaru) Nadwyżka (+) Niedobór (-) :28:35 115,00 54% 61,75 53,25 Wpis do rejestru RZ :18: :28:35 61,75 PION UPADŁOŚCIOWY I NAPRAWCZY :55:12 77,95 74% 57,59 20,36 Sprawy z Rep. GU :15: :29:52 13,04 Sprawy z Rep. GUp :09: :32:13 31,41 Sprawy z Rep. Gzd :20: :59:40 3,88 Sprawy z Rep. Guo 285 4:01: :56:45 0,66 Sprawy z Rep. Guz 473 6:24: :45:09 1,73 Sprawy z Rep. Guk :46: :11:32 6, :48:08 103,00 48% 49,62 53,38 Sprawy z Rep. GU :41: :23:06 31,38 Sprawy z Rep. GUp :50: :48:24 8,81 Sprawy z Rep. Gzd 656 6:34: :44:32 2,47 Sprawy z Rep. GUo 285 8:01: :29:30 1,31 Sprawy z Rep. Guz 473 4:49: :29:16 1,31 Sprawy z Rep. Guk 760 9:59: :53:20 4,35 265

266 14. WYNIKI OBCIĄŻENIA PRACĄ SĄDÓW BIORĄCYCH UDZIAŁW W BADANIU Materiał prezentujący wyniki poszczególnych sądów biorących udział w badaniu (ze względu na ich obszerność 166 str.) umieszczony została na końcu raportu. Patrz załączniki. 266

267 15. UNIWERSALNE NARZĘDZIE DO POMIARU OBCIĄŻENIA PRACĄ 15.1 PRZEZNACZENIE I ZAKRES Uniwersalne narządzie służące do pomiaru obciążenia pracą dla wszystkich grup zawodowych w sądownictwie powszechnym (dalej narzędzie do pomiaru obciążenia pracą) umożliwia: pomiar obciążenia pracą wszystkich sądów powszechnych, pomiar obciążenia pracą wszystkich grup zawodowych, analizę efektywności pracy apelacji, okręgów, sądów i ich pionów, alokację zasobów pracowniczych zwiększających efektywność pracy, pomiar czasochłonności pracy poszczególnych zadań i czynności, analizę czasochłonności czynności ze względu na ich rodzaj (procedura, dowody, analiza prawna, uzasadnienie, narady i orzeczenia), symulację dotyczące obciążenia pracą w związku z planowanymi zmianami w sposobie realizowania poszczególnych zadań i czynności, prognozowanie zmian obciążenie pracą na podstawie trendów dotyczących ilości zadań realizowanych przez sądownictwo powszechne, Narzędzie do pomiaru obciążenia pracą ma wszechstronne zastosowanie (uniwersalne) biorąc po uwagę, zakres pomiaru (sądy, pracowniczy, zadania), jego wykorzystanie (pomiary, analizy, prognozy, symulacje) oraz docelowych użytkowników (ścisła kadra kierownicza MS, prezesi i dyrektorzy i sądów, zespoły odpowiedzialne za etaty, koszty zmiany proceduralne i legislacyjne). Narzędzie do pomiaru obciążenia pracą to zbiór: 217 parametrów głównych i 25 czynników kalibrujących potrzebnych do pomiaru obciążenia pracą, arkusze kalkulacyjne umożliwiające szczegółową analizę danych dotycząc czasu trwania zadań, czynności, czynników kalibrujących i sposobu ich alokacji, 125 map procesów głównych i mapy podprocesów przedstawiających standardowy sposób wykonywania zadań oraz aplikację System Zarządzenia Obciążeniem Pracą (dalej SZOP) prezentującą wyniki obciążenia pracą. Sposób korzystania z narzędziach opisano w raportach i instrukcjach. 267

268 Narzędzie do pomiaru i obciążenia pracą działa poprawnie, w pełnym zakresie i z właściwym przeznaczeniem jeżeli jest systematycznie zasilane porwanymi danymi, uruchamiane są formuły obliczeniowe zgodnie z procedurą i instrukcjami, dokonuje się aktualizacji danych dotyczących czasochłonności zadań i czynności, odpowiednie zespoły wykorzystując wyniki do pomiarów, analiz, prognoz i symulacji, wszyscy upoważnieni mają dostęp do wyników w aplikacji System Zarządzania Obciążeniem Pracą (SZOP). Patrz schemat

269 Schemat 16, Narzędzie do pomiaru obciążenia pracą jego zakres i zastosowanie FUNKCJE UŻYTKOWNICY ADMINSTRATORZY PREZENTOWANIE WYNIKÓW wyniki zbiorcze prezentowane przez aplikację SZOP Ścisła kadra kierownicza MS, prezesi i dyrektorzy sądów, upoważnione zespoły odpowiedzialne za etatyzację, koszty, zmiany proceduralne lub legislacyjne ANALIZOWANIE WYNIKÓW wyniki zbiorcze prezentowane przez aplikację SZOP, arkusze kalkulacyjne zawierające dane szczegółowe dotycząc czasu trwania zadań, czynności, czynników kalibrujących i sposobu ich alokacji oraz opisy procesów (mapy) zawarte w raportach szczegółowych (i na płycie) zespół odpowiedzialny za obsługę narzędzia (właściciel), upoważnione zespoły odpowiedzialne za etatyzację, koszty, zmiany proceduralne lub legislacyjne, ścisła kadra kierownicza (specjalistyczne analizy i opracowania) PRZELICZANIE DANYCH pliki wystąpień w formacie xls importowane półrocznie i rocznie do aplikacji SZOP zespół odpowiedzialny za obsługę narzędzia (właściciel), zespół odpowiedzialny za etatyzację, administrator aplikacji SZOP ZBIERANIE DANYCH parametry główne i czynniki kalibrujące zbierane z półrocznych i rocznych sprawozdań zespół sporządzający sprawozdania zbiorcze dla wszystkich sądów powszechnych 269

270 Zbieranie danych. Narzędzie do pomiaru obciążenia pracą działa, jeżeli jest regularnie zasilane danym dotyczącymi liczby zdarzeń mających wpływ na wyniki obciążenia pracą. Zdarzenia te nazwano parametrami głównymi lub czynnikami kalibrującymi. Zidentyfikowano 217 parametrów głównych i 25 czynników kalibrujących, na przykład parametr główny: Sprawy z rep. C, i jego czynnik kalibrujący wykonywane z pomocą asystenta. Liczbę ich wystąpień w analizowanym okresie można pozyskać (w większości) z obecnie sporządzanych sprawozdań (MS-). Błędy w sprawozdaniach dotyczące liczby wystąpień mają bezpośredni wpływ na wyniki obciążenie pracą. Zakładając 5% odchylenie od poprawnego wyniku (za 2012 rok) liczby spraw z rep. Nc możemy spodziewać się skutku w postaci nadwyżki lub niedoboru niemalże 16 etatów referendarzy sądowych. W przypadku spraw z rep. Ko skutek ten to już niemalże 53 etatów sędziowskich sądów rejonowych. Jak widać, błędy na poziomie kliku procent przekładają się na znikanie lub pojawianie kilkunastu małych sądów. Wszelkie systemy zliczające parametry automatycznie zmniejszają ryzyko błędu i odwrotnie, wszelkie sposoby ręcznego zbierania i przetwarzania danych zwiększają ryzyko. Kluczowym zatem jest weryfikacja poprawności danych zawartych w sprawozdaniach (MS-). Przeliczanie danych. System Zarządzania Obciążenia Pracą umożliwia import danych dotyczących liczby wystąpień parametrów głównych i czynników kalibrujących (zebranych na podstawie sprawozdań) w postaci plików w formacie xls. Parametry główne liczone są dla poszczególnych sądów, pionów i grup zawodowych (łącznie około rekordów). Wprowadzenie do aplikacji danych ilościowych umożliwia (automatyczne) przeliczenie łącznego czasu trwania poszczególnych zadań i zaprezentowania wyników obciążenia pracą z podziałem na sądy, piony i grupy zawodowe. W przypadku znacznych odchyleń od średniej wyników w danych sądach należy ponownie sprawdzić, czy dane w sprawozdaniach zostały wprowadzone poprawnie. Weryfikację danych wykonuje zespół odpowiedzialny za obsługę narzędzia (właściciel) oraz zespół odpowiedzialny za etatyzację. Danych nie prezentuje się pozostałym użytkownikom przed zakończeniem weryfikacji. Importem danych powinien zajmować wyznaczony administrator. Analiza wyników. Narzędzie do pomiaru obciążenia pracą jest środkiem pozwalających na zwiększenie efektywności wykorzystania kadr sądownictwa. Podstawowym wynikiem jest pomiar czasochłonności zadań i liczba etatów potrzebna do jej wykonania w określonym czasie. Na tej podstawie można podejmować decyzje umożliwiające racjonalne i efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich stosownie do potrzeb wynikających z rzeczywistych warunków funkcjonowania poszczególnych sądów. Wszelkie analizy podejmowane w tym zakresie odnoszą się do skutków obecnego sposobu funkcjonowania sądownictwa powszechnego. Jednakże, materiał zgromadzony w wyniku badania pozwala na analizowanie przyczyn takiego właśnie obciążenia pracą, wprowadzanie stosownych zmian legislacyjnych lub proceduralnych i zmiany standardów pracy, ponownego pomiaru skutków tych zmian i podjęcia decyzji etatowych w tym zakresie. Wykorzystując narzędzie do pomiaru obciążania pracą w szerszym zakresie można 270

271 nie tylko planować zasoby do obecnych potrzeb, ale świadomie wprowadzać zmiany zwiększające efektywność pracy sądownictwa powszechnego. Szczególne przydatne są w tym zakresie arkusze kalkulacyjne zawierające dane szczegółowe dotyczące czasu trwania zadań, czynności, czynników kalibrujących i sposobu ich alokacji oraz szczegółowe opisy procesów (mapy). Sądownictwo powszechne dysponuje szczegółowymi informacjami dotyczącymi ich procesów pracy. Narzędzia do pomiaru obciążenia pracą powinny być zatem udostępnione wszystkim zespołom realizującym zadania w tym zakresie. Prezentowanie wyników. Aplikacja SZOP przedstawia zbiorcze wyniki (zagregowane co najmniej do pionu) obciążenia pracą. Głównymi odbiorcami tych wyników powinni być prezesi sądów apelacyjnych, okręgowych i rejonowych i dyrektorzy finansowi. Dostęp do wyników powinien być zgodny z zakresem kierowania. Prezes sądu apelacyjnego ma dostęp do wyników swojego sądu apelacyjnego, podległej mu apelacji, okręgom i poszczególnym ich sądom. Prezes sądu okręgowego ma dostęp do wyników swojego sądu okręgowego, podległemu mu okręgowi i poszczególnym jego sądom. Prezes sądu rejonowego ma dostęp wyników swojego sądu. Na tej podstawie można formułować wnioski umożliwiające racjonalne i efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich stosownie do potrzeb wynikających z rzeczywistych warunków funkcjonowania podległych sądów 271

272 15.2 AKTUALIZACJA DANYCH Narzędzie do pomiaru obciążenia jest skomplikowanym produktem składającym się z wielu powiązanych ze sobą elementów takich jak: standardowe zadania i czynności czasy trwania zadań i czynności liczba wystąpień zadań i czynności parametry główne, pomocnicze i czynniki kalibrujące liczba wystąpień paramentów głównych i czynników kalibrujących algorytmy alokacji czasów zadań i czynności do parametrów głównych listy sądów struktura zatrudnienia formuły obliczeniowe. Zmiana któregokolwiek z tych elementów ma bezpośredni wpływ na dokładność pomiaru obciążenia pracą. Narzędzie zbudowane jest na danych z przeszłości wykorzystywanych do teraźniejszych pomiarów. Na przykład obliczony w czasie badania ( ) średni czas trwania pojedynczej sprawy z rep. C posłuży do obliczenia obciążenia pracą w roku 2014 i następnych. Sposób, w jaki wykonywane są zadania ciągle się zmienia. Jest to skutek przede wszystkim zmian legislacyjnych, proceduralnych i technologicznych. Może zmienić się również skala działania sądów powszechnych (wzrost lub spadek liczby spraw) lub proporcje miedzy poszczególnymi rodzajami zadań (na przykład więcej dozorów elektronicznych zamiast kar pozbawienia wolności). Narzędzia do pomiaru obciążenia pracą z czasem będzie coraz mniej dokładne (będzie się tępić ). Koniecznym zatem będzie aktualizowanie danych w nim zawartych (trzeba będzie je naostrzyć ). Aktualizację należy przeprowadzać okresowo (na przykład rocznie) lub częściej w przypadku radykalnych zmian. 272

273 Rozważmy przykłady 11 i 12. Przykład 11, Zmiana czasu trwania spraw ze względu na zmianę sposobu wykonywania poszczególnych czynności Zmienił się sposób rozpoznawania w sądach rejonowych spraw cywilnych rozpoznawanych w procesie. Obliczono, że nagrywanie skróciło czas trwania rozprawy średnio o 10min. Obliczono w badaniu, że średni czas potrzebny sędziemu na rozpoznanie wpływających spraw wynosi 4h 57min 30s. Można zatem policzyć w prosty sposób jak zmieni się czas jednostkowy tego zadania: Należy pamiętać jednak, że liczba rozpraw nie jest równa liczbie spraw rozpoznawanych w procesie. Nie możemy zatem od czasu 4h 57min i 30s po prostu odjąć 10min.Obliczono w badaniu, że na 100 wpływających spraw cywilnych rozpoznawanych w procesie odbywa się 96 rozpraw. Prawidłowo obliczenie powinno zatem wyglądać następująco: Różnica 9min i 36s, zdaje się nie być znacząca, ale biorąc pod uwagę liczbę takich spraw, które wpłynęły w 2012 roku otrzymujemy wynik przekładający się na nadwyżkę 45 etatów sędziowskich. 273

274 Przykład 12, Zmiana czasu trwania spraw ze względu na zmianę liczby poszczególnych czynności Nie tylko zmiana sposobu wykonywania poszczególnych czynności może mieć wpływ na ostateczny wynik. Ważne są również proporcje w jakich występują. Obliczono w badaniu, że średni czas jaki sędzia potrzebuje na rozpoznanie wpływającej sprawy o wykroczenie wynosi 3h 42min i 5s, w tym średni czas trwania pojedynczej rozprawy wynosi 1h 18min 49s, na 100 wpływających spraw odbywa się średnio 19 rozpraw, a zatem: w tym Zmiany legislacyjne lub proceduralne lub nieznane sprawiły, że na 100 wpływających spraw o wykroczenia przeprowadza się już średnio 50 rozpraw. Pozostałe czynności występują w tych samych proporcjach. W takim razie: A zatem średni czas potrzebny na rozpoznanie wpływającej sprawy o wykroczenie wydłużył się: Różnica 24min i 26s, zdaje się nie być znacząca, ale biorąc pod uwagę liczbę takich spraw, które wpłynęły w 2012 roku otrzymujemy wynik przekładający się na niedobór 124 etatów sędziowskich. 274

275 Powyższe przykłady obrazują, jak narzędzie do pomiaru obciążenia pracą jest wrażliwe na zmianę parametrów wejściowych. Kluczowym jest zatem sposób zbierania danych. Im więcej wykonanych czynności pozostawi w systemach informatycznych ślad, tym łatwiej będzie je poprawnie liczyć i aktualizować (automatycznie) czasy jednostkowe parametrów głównych (przykład 12). Jeżeli sposób w jaki zadanie jest wykonywane się zmienił, to trzeba je ponownie opisać (zmapować), pomierzyć (wykorzystując ankiety, dziennie rejestry czasu pracy, uproszczone normy pracy biurowej) i zaktualizować czasy jednostkowe poszczególnych czynności. Formuły obliczeniowe pozostają bez zmian, po uzupełnieniu brakujących danych czasy jednostkowe parametrów głównych przeliczą się ponownie (przykład 11). Zmiany w narzędziu służącym do pomiaru obciążenia pracą powinny wprowadzać wyłącznie upoważnione i przeszkolone w tym zakresie osoby lub zewnętrzni wykonawcy dysponujący wiedzą, narzędziami i doświadczeniem w tym zakresie. Powyższe obliczenia przedstawiono w uproszczonej formie. Szczegóły alokacji czasu trwania zadań i czynności do parametrów głównych przedstawiają raporty do II do XVIII. 275

276 15.3 APLIKACJA SYSTEM ZARZĄDZANIA OBCIĄŻENIEM PRACĄ Aplikacja System Zarządzania Obciążeniem Pracą przedstawia zbiorze wyniki dotyczące poszczególnych sądów, pionów i grup zawodowych uporządkowane zgodnie ze strukturą organizacyjną sądów. Aplikacja ta przeznaczona jest do użytku ścisłej kadry kierowniczej Ministerstwa Sprawiedliwości, zespołów upoważnionych do zarządzania etatami w sądownictwie powszechnym, a przede wszystkim dla prezesów i dyrektorów sądów. Aplikacja została zainstalowana (wraz z instrukcjami użytkowania) na serwerze wskazanym przez zleceniodawcę. Poniższej przedstawiono przykładowe ekrany logowania, wyboru i wyników zbiorczo i dla wybranego pionu. Przykład 13, Aplikacja System Zarządzania Obciążeniem Pracy ekran logowania 276

277 Przykład 14, Aplikacja System Zarządzania Obciążeniem Pracy ekran wyboru 277

278 Przykład 15, Aplikacja System Zarządzania Obciążeniem Pracy ekran zbiorczych wyników 278

279 Przykład 16, Aplikacja System Zarządzania Obciążeniem Pracy ekran wyników wybranego pionu 279

280 15.4 NARZĘDZIE ZARZĄDCZE POZWALAJĄCE EFEKTYWNIEJ WYKORZYSTAĆ ZASOBY KADROWE Podstawowym zadaniem narzędzia jest pomiar obciążenia pracą (ile godzin należy poświęcić na wykonanie określonych zadań), a następnie wyliczenie potrzeb etatowych w tym zakresie (ilu pracowników potrzebujemy, aby wykonać te zadania w określonym czasie). Porównanie rzeczywistej liczby etatów do potrzeb pozwala stwierdzić, czy w danym przypadku mówimy o niedoborze, czy też nadwyżce etatów. Wyniki przedstawiane są na poziomie całego sądownictwa powszechnego, apelacji, okręgów, poszczególnych sądów z dalszym podziałem na grupy zawodowe. Informacje te przedstawia aplikacja System Zarządzania Obciążenia Pracą. Spełnia to podstawowy cel, jakim jest pozyskanie informacji pozwalających na zwiększenie efektywności wykorzystania kadr sądownictwa. Etaty można alokować w ramach obszarów apelacji i okręgów (pozioma) lub w pojedynczych sądach (pionowa). Alokować można również pracę ale jedynie w ramach właściwości pojedynczego sądu. Zapotrzebowanie na etaty obliczone zostało zgodnie ze wzorem: gdzie: ZE zapotrzebowanie na etaty ZP zapotrzebowanie czasu pracy WE dzienny wymiar etatu (w godzinach) LDR liczba dni roboczych w analizowanym okresie W AB wskaźnik absencji (uwzględniający absencję związaną z urlopami, szkoleniami, zwolnieniami lekarskimi, itp.) = 0,84 280

281 Zapotrzebowanie czasu pracy obliczono wcześniej zgodnie ze wzorem gdzie: ZP zapotrzebowanie czasu pracy CZP całkowita zmierzona praca NC narzut czasu pracy (jako procent CZP poświęcony na zarządzanie) Nadwyżkę lub niedobór etatów oblicza się zatem zgodnie ze wzorem: gdzie: NE nadwyżka albo niedobór etatów ZE zapotrzebowanie na etaty LE liczba dostępnych etatów 281

282 Rozważmy przykład 17. Pokazuje on, jak można alokować zasoby pomiędzy poszczególnymi grupami zawodowymi (alokacja pionowa) w poszczególnych sądach wykorzystują wyniki obciążenia pracą. W sądzie Rejonowym w Kaliszu w pionie cywilnym jest niedobór etatów referendarzy i urzędników oraz nadwyżka etatów sędziów. Przejęcie przez sędziów od referendarzy spraw z rep. C, to dla nich 1057:36:35 godzin pracy więcej i wzrost zapotrzebowania o 0,60 etatu. Efektywność pracy po zmianie poprawi się i wyniesie odpowiednio dla sędziów 82,15% i dla referendarzy 91,00%. Przykład 17, Alokacja pracy (pionowa) między grupami zawodowymi pojedynczego sądu 82,15% 1057:36:32 0,60 0,60 91,00% 282

283 Rozważmy przykład 18. W Sądzie Rejonowym w Kwidzynie występują niedobory etatów sędziowskich w pionach cywilnych (-1,42) i karnych sędziów w (- 0,14). W sądzie tym trudno jest (nie licząc sędziów w Pionie Ksiąg Wieczystych) zbilansować niedobory etatów sędziów. W okręgu do którego należy Sąd Rejonowy w Kwidzynie należy również Sąd Rejonowy Gdańsk-Południe, w którym występują w tych samych pionach nadwyżki etatów sędziowskich (odpowiednio 8,11 i 7,07 etatu). Można zatem dokonać przesunięcia etatów w ramach całego okręgu, zwiększając odpowiednio liczbę etatów w jednych i zmniejszając w innych sądach. W tym przypadku będą to 2 etaty. Rozważając przesunięcia mówimy o etatach, nie o poszczególnych sędziach. Przykład 18, Alokacja etatów (pozioma) między sądami 2 etaty 1,5 etatu 0,5 etatu 283

284 Rozważmy przykład 18. W Sądzie Rejonowym w Malborku istnieją niedobory etatów urzędniczych w pionie cywilnym (-1,05) i jednocześnie nadwyżki etatów urzędniczych w pozostałych pionach orzeczniczych. Bez wielkiego ryzyka, że zakłócona zostanie ciągłość pracy sekretariatów można alokować 1 etat urzędniczy z któregoś pionu (najlepiej o największej liczbie i nadwyżce etatów) do pionu cywilnego. Na przykład 1 etat urzędniczy z pionu karnego. Przykład 19, Alokacja etatów (pionowa) pojedynczego sądu 1,00 284

285 Drugim sposobem prezentowania wyników jest obliczanie efektywności pracy. Podobnie jak w przypadku niedoborów albo nadwyżek etatów, wyniki te można przedstawiać na poziomie całego sądownictwa powszechnego, apelacji, okręgów, poszczególnych sądów z dalszym podziałem na grupy zawodowe. Efektywność pracy nie wskazuje wprost ile etatów należy realokować, ale pokazuje te sądy i piony, w których potrzeby realokacji są największe. Wyniki efektywności pracy liczone przed i po realokacji etatów pokazują (w dłuższej perspektywie) słuszność podjętych w tym zakresie decyzji. W jakim stopniu efektywniej zarządzamy zasobami etatowymi. Rozważając pojęcie efektywności pracy mamy na myśli jej ekonomiczną definicję: efektywność ekonomiczna, rezultat działalności gospodarczej określany przez relację uzyskanego efektu do nakładu danego czynnika produkcji lub zespołu tych czynników 1. W naszym przypadku nie odnosimy się dosłownie do rezultatu działalności gospodarczej, ale do podstawowych zadań sądów powszechnych, a branym po uwagę czynnikiem produkcji są zasoby ludzkie. Efektywność pracy obliczamy zgodnie ze wzorem: gdzie: E efektywność pracy ZP zapotrzebowanie czasu pracy DCP dostępny czas pracy Zapotrzebowanie czasu pracy obliczono wcześniej zgodnie ze wzorem 1 Encyklopedia PWN, E

286 gdzie: ZP zapotrzebowanie czasu pracy CZP całkowita zmierzona praca NC narzut czasu pracy (jako procent CZP poświęcony na zarządzanie) Dostępny czas pracy obliczono wcześniej zgodnie ze wzorem gdzie: DCP dostępny czas pracy Z zatrudnienie AB absencja obejmująca niemożność świadczenia pracy wynikającą z urlopów, szkoleń, zwolnień lekarskich, itp. Zatrudnienie obliczono wcześniej zgodnie ze wzorem gdzie: Z zatrudnienie LE liczba dostępnych etatów WE dzienny wymiar etatu LDR liczba dni roboczych w analizowanym okresie 286

287 Efektywność pracy można najprościej zdefiniować zdaniem: pracujemy efektywnie jeżeli na wykonanie zadań poświęcamy dokładnie tyle zasobów ile potrzeba. Efektywność poniżej 100% oznacza, że marnujemy część zasobów. Efektywność równa 100% oznacza, że wykorzystujemy je optymalnie. Najciekawszym przypadkiem jest wynik efektywności powyżej 100%. Może to oznaczyć, że brakuje nam zasobów i w związku z tym prawidłowe wykonanie zadań skutkuje opóźnieniami lub brakuje nam zasobów, w związku z tym zadania wykonywane są terminowo, ale nieprawidłowo lub w rzeczywistości nie brakuje nam zasobów ale sposób wykonywania zadań jest odmienny (lepszy od standardu). Ocena tego wyniku nie jest zatem zawsze jednoznaczna. Skoro sposób wykonywania zadań przekłada się wprost na czasochłonność pracy, a ta następnie na wynik efektywności pracy, to warto zastanowić się jaki sposób wykonywania zadań uznać za prawidłowy. Stworzenie uniwersalnego narzędzia pomiaru pracy wymagało odwołania się do standardów powszechnie obowiązujących, gwarantujących osiągnięcie zamierzonych rezultatów, zgodnych z obowiązującymi regulacjami, przedstawiających optymalny sposób wykonywania zadań. Opisujące to mapy procesów i podprocesów stworzone zostały z udziałem 679 pracowników sądów powszechnych reprezentujących wszystkie grupy zawodowe oraz 23 ekspertów wskazanych przez Ministerstwa Sprawiedliwości. Podsumowując, pracujemy efektywnie jeżeli zadania przez nas wykonywane dają oczekiwane rezultaty, wykonujemy je w sposób możliwie najprostszy, ale zgodny z regulacjami i poświęcamy na to dokładnie tyle zasobów, ile potrzeba NARZĘDZIE SŁUŻĄCE DO ANALIZ I PROGNOZ DOTYCZĄCYCH OBCIĄŻENIA PRACĄ Uniwersalne narzędzie do pomiaru obciążenia pracą pozwala zmierzyć nakłady pracy potrzebne do wykonania zadań sądownictwa powszechnego, obliczyć efektywność jego pracy, wskazać miejsce, gdzie brakuje zasobów lub gdzie nie są w pełni wykorzystane, zaplanować realokację zasobów i ostatecznie sprawdzić, jak podjęte decyzje poprawiły efektowność pracy. Tym celom służy głownie aplikacja System Zarządzania Obciążeniem Pracą. Narzędzie to jest zbiorem dużej ilości szczegółowych danych, które mogą zostać wykorzystane do przeprowadzenia złożonych analiz, takich jak: pomiar czasochłonności pracy poszczególnych zadań i czynności, analizę czasochłonności czynności ze względu na ich rodzaj (procedura, dowody, analiza prawna, uzasadnienie, narady i orzeczenia), symulacje dotyczące obciążenia pracą w związku z planowanymi zmianami w sposobie realizowania poszczególnych zadań i czynności, prognozowanie zmian obciążenie pracą na podstawie trendów dotyczących ilości zadań realizowanych przez sądownictwo powszechne. 287

288 Poniższe przykłady 20 i 21, to jedynie proste próby takich analiz. Narzędzie do pomiaru obciążenia pracy pozwala na przeprowadzanie różnorodnych analiz służących różnym celom, o różnym zakresie i stopniu złożoności. Wszystko dzięki podstawie tego narzędzia, jakim jest zbiór bardzo szczegółowych danych dotyczących zadań realizowanych przez sądownictwo powszechne. Rozważmy przykład 20. Jak zmieni się zapotrzebowanie na etaty sędziów, jeżeli w porównaniu do 2012 roku zmieni się wpływ spraw z rep. C w sądach rejonowych i odsetek tych, w których uzasadniono orzeczenia. W 2012 roku wpłynęło do sądów rejonowych spraw z rep. C. Badanie wykazały, że w przypadku 15,5% z nich sporządza się uzasadnienie orzeczenie na wniosek lub z urzędu. Jeżeli na wpływ tych spraw wzrośnie o 10%, a odsetek tych, w których uzasadniono orzeczenia do 25%, to zapotrzebowanie na etaty sędziowskie wzrośnie o 196. Jest to nadwyżka jaką obecnie (zgodnie z wynikami badań 195 etatów) dysponują sądy rejonowe w pionach cywilnych. Powyżej tych wartości piony te zaczną odczuwać niedobory. W I pierwszym półroczu 2009 roku spraw tych wpłynęło , w I półroczu 2012 roku już Podobne analizy pozwalają prognozować zapotrzebowanie na etaty biorąc pod uwagę trendy dotyczące liczby wpływających spraw, ale również przewidywać skutki zmian legislacyjnych, proceduralnych innych. 288

289 jeżeli spadnie do 5% jeżeli spadnie do10% W 15% UZASADNIONO ORZECZENIE jeżeli wzrośnie do 20% jeżeli wzrośnie do 25% jeżeli wzrośnie do 30% jeżeli wzrośnie do 35% jeżeli wzrośnie do 40% jeżeli wzrośnie do 45% jeżeli wzrośnie do 50% Przykład 20, Zmiana zapotrzebowania na etaty sędziów w pionie cywilnym sądów rejonowych wynikająca ze zmiany liczby wpływających spraw i odsetek przypadków, w których sporządzane są uzasadnienia orzeczeń. JAK ZMIENI SIĘ ZAPOTRZEBOWANIE NA ETATY SĘDZIÓW, JEŻELI W PORÓWNANIU DO 2012 ROKU ZMIENI SIĘ WPŁYW SPRAW Z REP. C I ODSETEK TYCH, W KTÓRYCH UZASADNIONO ORZECZENIA jeżeli spadnie o 50% jeżeli spadnie o 40% jeżeli spadnie o 30% jeżeli spadnie o 20% jeżeli spadnie o 10% WPŁYW SPRAW W 2012 ROKU jeżeli wzrośnie o 10% jeżeli wzrośnie o 20% jeżeli wzrośnie o 30% jeżeli wzrośnie o 40% jeżeli wzrośnie o 50%

290 Rozważmy kolejny przykład 21. Jaka część pracy sędziów pionów karnych sądów rejonowych poświęcona jest na czynności proceduralne, czynności związane ze środkami zapobiegawczymi, czynności związanie z rozpoznaniem sprawy i orzekaniem oraz czynności związane z analizą formalną złożonych środków zaskarżenia i sporządzaniem uzasadnień orzeczeń. Przykład dotyczy postępowania w sprawach karnych rozpoznawanych w trybie zwyczajnym oraz postępowań w sprawach o wykroczenia. Skoro w wyniku badań zidentyfikowano i pomierzono wszystkie czynności, to można je pogrupować wg określonego rodzaju (różnie przekroje), a następnie zbadać ich strukturę (proporcje). Dzięki temu możną identyfikować te rodzaje czynności, które w największym stopniu konsumują czas pracy sędziów. Zarówno w postępowaniu w sprawach karnych jak i w sprawach o wykroczenia widać, że czynności proceduralne (głównie analiza formalna, wezwania świadków, poszukiwania biegłych, rozpoznawanie zażaleń i skarg, korespondencja w sprawie i itp.) pochłaniają blisko połowę czasu sędziów (K 41%, W 47%). Bez wątpienia można stwierdzić, że wszelkie zmiany proceduralne będą miały istotny wpływ na czas trwania postępowań w tych sprawach. Natomiast zmiany dotyczące środków zapobiegawczych (1%) nie będą miały już znaczącego wpływu. Przykład 21, Czasochłonność czynności wg ich rodzaju wykonywanych przez sędziów w postepowaniu w sprawach karnych i w sprawach w wykroczenia 290