1. Procedura uzyskania kodu identyfikacyjnego (loginu) Struktura loginu i potwierdzenie jego nadania... 6

Transkrypt

1 Instrukcja nadania kodu identyfikacyjnego (loginu) i uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych dla celów przesyłania elektronicznych dokumentów do Systemu EMCS PL Projekt realizowany jest w ramach Programu e-cło współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Dotacje na innowacje. 1

2 Spis treści Spis treści... 2 Słownik przyjętych skrótów i terminów... 3 Podstawowe informacje dla uŝytkowników systemu EMCS PL... 4 Wstęp Procedura uzyskania kodu identyfikacyjnego (loginu) Procedura wnioskowania o nadanie kodu identyfikacyjnego (loginu) Struktura loginu i potwierdzenie jego nadania Procedura uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych Ogólne informacje dotyczące klucza do bezpiecznej transmisji danych Tryb postępowania mający na celu uzyskanie klucza do bezpiecznej transmisji danych Wniosek o wydanie klucza do bezpiecznej transmisji danych Okres waŝności klucza do bezpiecznej transmisji danych UniewaŜnienie i dezaktywacja klucza do bezpiecznej transmisji danych Wykorzystanie klucza do bezpiecznej transmisji danych na potrzeby Systemów Celnych Aktualizacja danych Dane teleadresowe Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych Załączniki: Załącznik 1 Wzór wniosku o nadanie kodu identyfikacyjnego (loginu) system EMCS

3 Skrót/termin CBTD dokument elektroniczny; e- AD EMCS PL Instrukcja Klucz (do bezpiecznej transmisji danych) Słownik przyjętych skrótów i terminów Wyjaśnienie Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych z siedzibą w Izbie Celnej w Krakowie Dokument elektroniczny (tzw. e-ad elektroniczny administracyjny dokument) przesyłany do systemu EMCS PL, na podstawie którego dokonuje się przemieszczeń wyrobów akcyzowych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy. System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych - system wykorzystywany do przemieszczania wyrobów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy, w obrocie wewnątrzwspólnotowym pomiędzy Państwami Członkowskimi Unii Europejskiej oraz przemieszczania ww. wyrobów na terytorium Wspólnoty Europejskiej w ramach eksportu i importu. Niniejszy dokument łącznie z jego wszystkimi załącznikami. Dane kryptograficzne do podpisu elektronicznego i jego weryfikacji. Jest to para kluczy w kryptografii asymetrycznej. Klucz prywatny do składania podpisu elektronicznego i klucz publiczny, który słuŝy do weryfikacji tego podpisu. Para ww. kluczy uŝywana jest do stwierdzania toŝsamości osoby w operacjach elektronicznych oraz do stwierdzania integralności podpisanych danych (czy nie zostały one zmienione). Login Kod identyfikacyjny, zarejestrowany w Podsystemie Danych Referencyjnych, w celu przesyłania elektronicznych zgłoszeń i dokumentów do Systemów Celnych lub Systemu EMCS PL, który został nadany osobie fizycznej posiadającej określony numer PESEL albo w przypadku osoby mającej miejsce zamieszkania za granicą - inny numer identyfikacyjny tej osoby (np. nr paszportu). Login stanowi podstawę do uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych. MF Ministerstwo Finansów PDR SEED PL Systemy Celne Podsystem Danych Referencyjnych słuŝący w administracji celnej m.in. do rejestracji kodu identyfikacyjnego (loginu) oraz klucza do bezpiecznej transmisji danych, a takŝe do identyfikacji oraz weryfikacji uprawnień osób i podmiotów przesyłających elektroniczne zgłoszenia i pozostałe dokumenty do Systemów Celnych. System Wymiany Danych Dotyczących Akcyzy - baza danych słuŝąca do gromadzenia i wymiany informacji dotyczących podatku akcyzowego; zawiera wykaz podmiotów uprawnionych do produkcji, magazynowania, przyjmowania oraz dokonywania wysyłki wyrobów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy. W rozumieniu niniejszej Instrukcji oznacza system ECS, system CELINA, system INTRASTAT, system ICS. 3

4 Podstawowe informacje dla uŝytkowników systemu EMCS PL 1. Dokumenty przesyłane do Systemu EMCS PL są opatrywane bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy waŝnego certyfikatu kwalifikowanego albo za pomocą waŝnego klucza do bezpiecznej transmisji danych. 2. W celu zakupu certyfikatu kwalifikowanego podmiot powinien skontaktować się z jednym z autoryzowanych ośrodków certyfikujących, których lista zamieszczona jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji: 3. Klucz do bezpiecznej transmisji danych wydawany jest przez Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych, działające w Izbie Celnej w Krakowie. Warunkiem ubiegania się o klucz jest uzyskanie loginu (kodu identyfikacyjnego). Zarówno login jak i klucz są wydawane osobom fizycznym. 4. Login i klucz do bezpiecznej transmisji danych wykorzystywany do podpisywania dokumentów wysyłanych do systemu EMCS PL moŝe być równocześnie wykorzystywany do podpisywania dokumentów przesyłanych do Systemów Celnych (Celina, ECS, ICS oraz INTRASTAT), przy spełnieniu wymagań przewidzianych dla tych systemów (m.in. konieczność rejestracji w bazie PDR Podsystemie Danych Referencyjnych). Równocześnie login i klucz posiadany dotychczas przez podmioty na potrzeby dostępu do Systemów Celnych moŝe być wykorzystywany przy przesyłaniu danych do systemu EMCS PL, przy wypełnieniu procedury przewidzianej dla tego systemu (m.in. rejestracja w bazie SEED PL). W dalszej części instrukcji opisano procedurę, jaka ma zastosowanie dla uŝytkowników systemu EMCS PL, którzy pragną uzyskać login (kod identyfikacyjny) oraz klucz do bezpiecznej transmisji danych na potrzeby przesyłania zgłoszeń i dokumentów do systemu EMCS PL. 5. Warunkiem przesyłania przez przedsiębiorcę dokumentów do systemu EMCS PL jest rejestracja w bazie SEED PL stosownych danych na potrzeby komunikowania z Systemem. O rejestrację moŝe wnioskować sam przedsiębiorca lub osoby uprawnione do jego reprezentacji według Krajowego Rejestru Sądowego, ewidencji działalności gospodarczej, statutu. Rejestracja danych w bazie SEED PL dokonywana jest na podstawie wniosku rejestracyjnego. Szczegółowa procedura rejestracji opisana jest w dokumencie Instrukcja rejestracji osób i podmiotów gospodarczych w bazie SEED PL dla celów przesyłania elektronicznych dokumentów do systemu EMCS PL zamieszczonym na stronach internetowych Ministerstwa Finansów. Przemieszczenia wyrobów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy muszą być zagwarantowane odpowiednią kwotą zabezpieczenia. Aby podmiot mógł korzystać z zabezpieczenia na potrzeby dokonywanych przemieszczeń w procedurze zawieszenia akcyzy, zabezpieczenie musi być zarejestrowane w systemie OSOZ. 4

5 Wstęp Niniejsza instrukcja zawiera wskazówki związane z uzyskiwaniem loginu i klucza do bezpiecznej transmisji danych, wydawanego przez Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych, działające w Izbie Celnej w Krakowie. Klucz ten moŝe być wykorzystywany na potrzeby podpisywania elektronicznych dokumentów (e-ad) przesyłanych do systemu EMCS PL. Podmioty i osoby chcące przesyłać dokumenty elektroniczne do systemu EMCS PL mogą je takŝe podpisywać podpisem elektronicznym weryfikowanym przez certyfikat kwalifikowany. 1. Procedura uzyskania kodu identyfikacyjnego (loginu) 1.1 Procedura wnioskowania o nadanie kodu identyfikacyjnego (loginu) Osoba fizyczna, zamierzająca przesyłać elektroniczne dokumenty do systemu EMCS PL, składa do dyrektora dowolnej izby celnej pisemny wniosek o nadanie kodu identyfikacyjnego (loginu). Wzór Wniosku o nadanie kodu identyfikacyjnego (loginu) System EMCS PL zawiera załącznik 1 do niniejszej Instrukcji. Wniosek moŝna złoŝyć zarówno w izbie celnej, jak i w kaŝdym oddziale celnym (np. w oddziale najbliŝszym miejscowo dla miejsca zamieszkania osoby). Wniosek moŝna złoŝyć osobiście, ale takŝe z wykorzystaniem poczty, fax-u lub poczty elektronicznej. W przypadku przesłania wniosku faksem lub pocztą elektroniczną jego oryginał naleŝy dostarczyć do organu celnego najpóźniej w chwili odbioru loginu i hasła. Nadany login osoba (wnioskodawca) odbiera osobiście w placówce celnej, w której złoŝyła wniosek W takim przypadku funkcjonariusz celny wydający login powinien potwierdzić toŝsamość osoby odbierającej. Jeśli wnioskodawca wyrazi taką wolę, nadany login moŝe być takŝe wysłany pocztą na adres wskazany przez osobę (wnioskodawcę) we wniosku (wysyłka za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Razem z loginem osoba otrzymuje indywidualne hasło startowe. Po uzyskaniu loginu osoba przechodzi opisaną w Instrukcji (rozdział 2) procedurę uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych. Uzyskany klucz stanowi jeden ze sposobów, obok certyfikatu kwalifikowanego, uwiarygodnienia podpisu elektronicznego składanego przez osobę w dokumentach przesyłanych do systemu EMCS PL. Aby móc przesyłać dokumenty elektroniczne do systemu EMCS PL, podmiot musi złoŝyć odpowiednie dane, które zostaną zarejestrowane w bazie SEED PL. Dokonuje tego składając do właściwego naczelnika urzędu celnego wniosek o rejestrację danych podmiotu na potrzeby komunikowania się z Systemem EMCS PL 5

6 1.2 Struktura loginu i potwierdzenie jego nadania Określenie struktury ciągu znaków loginu pozostawione jest do decyzji dyrektora izby celnej, a jedynymi wymogami na stopniu ogólnokrajowym są: a) określona przez dyrektora izby celnej struktura loginu powinna być jednolita dla całej izby celnej, b) pierwsze 2 znaki loginu to kod izby celnej właściwej dla placówki celnej (oddział, urząd, izba), która wydała login; c) login składa się min. z 4 i max. z 16 znaków alfanumerycznych (bez polskich liter i znaków specjalnych). TakŜe do decyzji dyrektora izby celnej naleŝy kwestia określenia formy i treści, w jakiej następuje przekazanie osobie fizycznej informacji potwierdzającej nadanie loginu i hasła startowego, a takŝe zawierającej ewentualnie inne szczegóły dotyczące posługiwania się loginem. 2. Procedura uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych 2.1. Ogólne informacje dotyczące klucza do bezpiecznej transmisji danych Klucz do bezpiecznej transmisji danych wydawany przez CBTD w Izbie Celnej w Krakowie nie jest certyfikatem kwalifikowanym w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), moŝe jednak być wykorzystywany do weryfikacji podpisu elektronicznego, jakim opatrywane są dokumenty wysyłane do systemu EMCS PL. Opisywana w tej Instrukcji procedura zakłada, Ŝe klucz do bezpiecznej transmisji danych uzyskuje osoba fizyczna, która będzie się nim posługiwała przy sporządzaniu elektronicznych dokumentów przesyłanych do systemu EMCS PL. Warunkiem koniecznym do uzyskania klucza jest posiadanie przez osobę loginu. Procedura ubiegana się o nadanie loginu została przedstawiona w rozdziale 1. Klucz jest przypisany do osoby, której został on wydany. Klucz moŝe być wykorzystywany przez właściciela w kilku miejscach pracy pod warunkiem, Ŝe osoba ta została wskazana przez kilku przedsiębiorców we wniosku rejestracyjnym składanym na potrzeby rejestracji w bazie SEED PL (przy przesyłaniu dokumentów elektronicznych do systemu EMCS PL ) lub w Karcie Rejestracji składanej na potrzeby rejestracji w PDR (przy przesyłaniu zgłoszeń i dokumentów do systemów celnych CELINA, ECS, ICS oraz INTRASTAT). 6

7 2.2. Tryb postępowania mający na celu uzyskanie klucza do bezpiecznej transmisji danych Osoba wnioskująca o klucz do bezpiecznej transmisji danych, który będzie wykorzystywać do podpisywania elektronicznych dokumentów przesyłanych do systemu EMCS PL, powinna postępować zgodnie z opisaną poniŝej procedurą. Klucz do bezpiecznej transmisji danych składa się z dwóch podstawowych elementów: klucza prywatnego klienta oraz z klucza publicznego klienta. Klucz prywatny nie moŝe być udostępniany innym osobom i powinien być przechowywany w sposób zabezpieczający go przed skopiowaniem lub wejściem w jego posiadanie przez osoby trzecie. Zaleca się przechowywanie klucza prywatnego na nośnikach uznanych obecnie za bezpieczne, tj. kartach mikroprocesorowych, posiadających odpowiednie certyfikaty i atesty, zabezpieczających klucz prywatny przed jego wydobyciem lub skopiowaniem. Klucz prywatny słuŝy do deszyfracji danych zakodowanych przy uŝyciu klucza publicznego, a klucz publiczny słuŝy do szyfrowania danych, które odczyta właściciel klucza prywatnego oraz do weryfikacji podpisu, złoŝonego kluczem prywatnym Wniosek o wydanie klucza do bezpiecznej transmisji danych Warunkiem uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych (certyfikatu) jest posiadanie przez osobę loginu. Procedura uzyskania loginu została opisana w Rozdziale 1. Wnioskujący o klucz do bezpiecznej transmisji danych otwiera stronę i wybiera zakładkę "Wniosek o wydanie klucza", a następnie wybiera zakładkę "Wypełnij formularz". Otwiera się kolejne okno z Regulaminem. Po zapoznaniu się z nim Wnioskujący podaje swój login i hasło startowe nadane przez organ celny (w celu weryfikacji, czy ma podstawy ubiegania się o certyfikat), a następnie zatwierdza przyciskiem "Akceptuję regulamin korzystania z elektronicznej obsługi zgłoszeń i innych dokumentów celnych". Po poprawnej weryfikacji uŝytkownik (wnioskujący) wypełnia wniosek następującymi danymi obowiązkowymi: - adres (maksymalnie 35 znaków), - hasło do uniewaŝnienia klucza do bezpiecznej transmisji danych. Wniosek trafia do Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych w IC Kraków ze statusem Oczekujący. Podczas wnioskowania o wydanie klucza do bezpiecznej transmisji danych na komputerze uŝytkownika tworzony jest klucz prywatny. W tym samym momencie na podany we wniosku adres wysyłane są dalsze informacje oraz link do strony internetowej, z której moŝna będzie pobrać poświadczoną przez CBTD drugą część klucza do bezpiecznej transmisji (klucz publiczny). Będzie on miał formę certyfikatu elektronicznego. Odpowiedź generowana jest automatycznie przez serwer, nie naleŝy więc odpisywać na adres 'ucadmin@krakow.uc.gov.pl'. 7

8 Po akceptacji wniosek otrzymuje status jako zweryfikowany. W tym momencie wcześniej wysłany link staje się aktywny i uŝytkownik moŝe pobrać certyfikat. Po pobraniu naleŝy go zainstalować. NaleŜy pamiętać, Ŝe instalowanie certyfikatu naleŝy dokonać na tym samym komputerze, z wykorzystaniem tej samej nazwy uŝytkownika, z którego było wysyłane Ŝądanie. Osoba wnioskująca o klucz będzie mogła go pobrać ze strony podanej w wiadomości w terminie do 10 dni kalendarzowych od dnia otrzymania tej wiadomości Okres waŝności klucza do bezpiecznej transmisji danych WaŜność kluczy wydanych po dniu 16 czerwca 2008 r. - wynosi 3 lata. Przed upływem terminu waŝności klucza naleŝy pobrać nowy klucz. W tym celu naleŝy zawnioskować o wydanie klucza do bezpiecznej transmisji przez CBTD w IC Kraków, zgodnie z procedurą opisaną w pkt UniewaŜnienie i dezaktywacja klucza do bezpiecznej transmisji danych Korzystający z klucza do bezpiecznej transmisji danych (osoba fizyczna, np. pracownik firmy) telefonicznie lub osobiście wnioskuje do CBTD w IC Kraków o uniewaŝnienie klucza. W tym celu naleŝy podać numer seryjny certyfikatu lub adres poczty elektronicznej oraz swoje hasło do uniewaŝnienia klucza, wprowadzone w trakcie wypełniania wniosku o wydanie klucza. NaleŜy pamiętać, Ŝe hasło do uniewaŝnienia klucza zna tylko posiadacz klucza, a administrator w IC Kraków nie ma do niego wglądu. Pozytywna weryfikacja hasła osoby pozwala administratorowi CBTD w IC Kraków na uniewaŝnienie klucza do bezpiecznej transmisji danych. W wyjątkowych sytuacjach klucz moŝe zostać dezaktywowany z urzędu przez centrum certyfikacji (np. gdy centrum otrzyma potwierdzoną urzędowo informację o zgonie posiadacza klucza). Dezaktywacja klucza oznacza, Ŝe nadal jest on waŝny, lecz podpisane nim zgłoszenie zostanie odrzucone przez system w trakcie walidacji systemowej. 8

9 3. Wykorzystanie klucza do bezpiecznej transmisji danych na potrzeby Systemów Celnych Podmioty i osoby, które posiadają juŝ login i klucz do bezpiecznej transmisji danych na potrzeby obsługi zgłoszeń elektronicznych i innych dokumentów celnych przesyłanych do systemów CELINA, ECS, ICS oraz INTRASTAT, mogą wykorzystywać posiadany klucz do podpisywania elektronicznych dokumentów przesyłanych do systemu EMCS PL, wcześniej jednak muszą dokonać rejestracji w bazie SEED PL poprzez złoŝenie stosownego wniosku rejestracyjnego zgodnie z procedurą opisaną w Instrukcji rejestracji osób i podmiotów gospodarczych w bazie SEED PL dla celów przesyłania elektronicznych dokumentów do Systemu EMCS PL. TakŜe nowi uŝytkownicy, którzy dotychczas nie posiadali loginu i klucza, a chcą go wykorzystywać zarówno na potrzeby obsługi systemu EMCS PL jak i systemów celnych (CELINA, ECS, ICS, INTRASTAT) mogą wykorzystywać do tego celu ten sam login i klucz. W celu wykorzystywania przez jedną osobę tego samego loginu i klucza w celu przesyłania zgłoszeń i dokumentów zarówno do Systemów Celnych i Systemu EMCS PL, konieczne jest złoŝenie dwóch wniosków: 1) wniosku o nadanie kodu identyfikacyjnego w Podsystemie Danych Referencyjnych (PDR) dla potrzeb przesyłania elektronicznych zgłoszeń i dokumentów do Systemów Celnych: CELINA, ECS, ICS, INTRASTAT 1 oraz 2) wniosku o nadanie kodu identyfikacyjnego (loginu) w celu przesyłania dokumentów elektronicznych do systemu EMCS PL 2. W przypadku jednoczesnego wystąpienia z wnioskiem o nadanie loginu do Systemów Celnych i z wnioskiem o nadanie loginu do Systemu EMCS PL, wymagane jest ich złoŝenie w tym samym organie rejestrowym. W wyniku rozpatrzenia ww. wniosków organ rejestrowy wydaje wnioskodawcy jeden login, który będzie słuŝył do obsługi zgłoszeń i dokumentów w Systemach Celnych jak i w Systemie EMCS PL. JeŜeli złoŝenie ww. wniosków nie następuje w jednym czasie, to w przypadku gdy w wyniku rozpatrzenia pierwszego wniosku (np. w zakresie systemu EMCS PL) został nadany login, to konieczne jest wpisanie w drugim wniosku (w zakresie Systemów Celnych) juŝ otrzymanego loginu dla Systemu EMCS PL. W wyniku rozpatrzenia drugiego wniosku, do nadanego wcześniej loginu w PDR zostaną dopisane Systemy Celne wskazane przez wnioskodawcę. Analogicznie, jeśli pierwszy był rozpatrzony wniosek o nadanie loginu w Systemach Celnych, to we wniosku o nadanie loginu w Systemie EMCS PL naleŝy wpisać juŝ otrzymany login dla 1 Wzór wniosku przedstawiono w załączniku 1 do Instrukcji nadania kodu identyfikacyjnego (loginu), uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych oraz rejestracji osób i podmiotów gospodarczych w Podsystemie Danych Referencyjnych (PDR) dla celów przesyłania elektronicznych zgłoszeń i pozostałych dokumentów do Systemów Celnych: CELINA, ECS, ICS oraz INTRASTAT, dostępnej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów 2 Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji 9

10 Systemów Celnych. Do nadanego wcześniej loginu dla Systemów Celnych zostanie dopisany w PDR System EMCS PL. Następnie, po przejściu procedury uzyskania klucza, naleŝy złoŝyć wniosek zarówno o rejestrację w bazie SEED PL (na potrzeby systemu EMCS PL) jak i w Podsystemie Danych Referencyjnych - PDR (na potrzeby Systemów Celnych). Procedura rejestracji w Podsystemie Danych Referencyjnych została szczegółowo opisana w Instrukcji nadania kodu identyfikacyjnego (loginu), uzyskania klucza do bezpiecznej transmisji danych oraz rejestracji osób i podmiotów gospodarczych w Podsystemie Danych referencyjnych (PDR) dla celów przesyłania elektronicznych zgłoszeń i pozostałych dokumentów do Systemów Celnych CELINA, ECS, ICS oraz INTRASTAT zamieszczonej na stronie MF. 4. Aktualizacja danych W przypadku zmiany danych osobowych oraz innych elementów pierwotnego wniosku o nadanie loginu, wymagane jest złoŝenie wniosku aktualizacyjnego. W tym celu wnioskodawca powinien odręcznie na wzorze wniosku ( zał. 1) po wyrazie Wniosek" wstawić znak /" i dopisać wyraz Aktualizacja". WNIOSEK/AKTUALIZACJA o nadanie kodu identyfikacyjnego (loginu) - System EMCS PL Jednocześnie w takim wniosku aktualizacyjnym naleŝy wstawić po nr PESEL znak /", a następnie wpisać swój numer login. Numer PESEL**: LLLLLLLLLLL / xxxxxxxxxxxx" nr login 5. Dane teleadresowe Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych Centrum Bezpiecznej Transmisji Danych w Izbie Celnej w Krakowie - CBTD w IC Kraków: adres: Al. Krasińskiego 11B Kraków tel. kontaktowy Help-Desk: adres-mail Help-Desk: celina@helpdesk.mofnet.gov.pl 10

11 Załącznik nr 1 miejscowość i data Dyrektor Izby Celnej w.. WNIOSEK o nadanie kodu identyfikacyjnego (loginu) - System EMCS PL Uprzejmie proszę o nadanie mi kodu identyfikacyjnego umoŝliwiającego uzyskanie klucza do bezpiecznej transmisji danych w celu przesyłania elektronicznych zgłoszeń i dokumentów. do Systemu EMCS PL Imię i nazwisko:... Adres zamieszkania: Numer PESEL*: Tel./Faks: Nadany mi login i hasło startowe proszę mi przesłać pocztą na adres:..... (czytelny podpis wnioskodawcy) 11