WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III Kraków, r. Pan Maciej Ostrowski Burmistrz Miasta i Gminy Myślenice Ul. Rynek 8/ Myślenice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Urzędzie Miasta i Gminy Myślenice kontrolę realizacji Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch edycja 2014, której przedmiotem było rozliczenie pod względem finansowo-księgowym wykorzystania przekazanej dotacji oraz przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Kontrola została przeprowadzona w okresie od 27 lipca do 03 sierpnia 2015 r. przez Bartosza Wojtasa inspektora wojewódzkiego w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie upoważnienia o numerze 99/2015 z dnia r. Kontrolą objęto okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Zakres kontroli obejmował prawidłowość: I. Wykorzystania środków dotacji pod względem finansowym. II. Przestrzegania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W związku z przeprowadzoną kontrolą, ocenia się pozytywnie działalność Gminy w powyższym zakresie. Powyższa ocena wynika z następujących ustaleń dokonanych w czasie kontroli: Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 I. Wykorzystanie dotacji celowych przekazanych z budżetu państwa na realizację zadania finansowanego w ramach Resortowego Programu Maluch edycja Celem kontroli w zakresie prawidłowości wydatkowania przeznaczonych na inwestycję środków finansowych z budżetu państwa w 2014 r. było rozliczenie pod względem finansowo księgowym wykorzystania dotacji przekazanej z budżetu Wojewody Małopolskiego w 2014 r. na realizację zadania finansowanego w ramach Resortowego Programu Maluch. Resortowy program rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH zakładał dofinansowanie środkami z budżetu państwa działań gminy w zakresie: - utworzenia w 2014 r. nowych miejsc w instytucjach opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 oraz zapewnienie ich funkcjonowania (moduł 1) oraz - zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 tworzonych przez gminy do dnia 31 grudnia 2013 r. (moduł 2). W odpowiedzi na ogłoszony konkurs w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi do lat 3 MALUCH edycja 2014 Gmina złożyła ofertę w ramach modułu 2: zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 tworzonych przez gminy do dnia 31 grudnia 2013 r. Oferta konkursowa została złożona pismem z dnia r., znak: EKS , tj. w terminie określonym w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi do lat 3 MALUCH edycja 2014 ( r.). Całkowita wartość zadania zgodnie z przedmiotową ofertą wyniosła ,00 zł, w tym: środki własne gminy ,00 zł, wnioskowana kwota dotacji ,00 zł. Gmina pismem z dnia r., znak: EKS przekazała korektę oferty konkursowej, z godnie z którą całkowita wartość zadania wyniosła ,00 zł, w tym: środki własne gminy ,00 zł, wnioskowana kwota dotacji ,00 zł. Zgodnie z ww. ofertą środki dotacji Gmina przeznaczyć miała na: wynagrodzenia osobowe pracowników (na 10 utworzonych miejsc): kwotę ,00 zł, składki na ubezpieczenia społeczne: kwotę 9.504,00 zł, dodatkowe wynagrodzenie roczne: kwotę 4.146,00 zł, zakup energii: kwotę 5.208,00 zł, 2

3 zakup usług pozostałych: kwotę 1.160,00 zł. Zgodnie z umową Nr 7/M2/2014 zawartą w dniu r. pomiędzy Wojewodą Małopolskim a Gminą Myślenice na dofinansowanie zadania własnego z zakresu opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 przyznana została dotacja celowa w wysokości ,00 zł w ramach działu 853 Pozostałe działania w zakresie polityki społecznej, rozdziału Żłobki, 2030 Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) i w działaniu wynikającym z budżetu zadaniowego Rozwój instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Zgodnie z 1 ust. 3 ww. umowy Gmina zobowiązała się do przeznaczenia na realizację zadania ze środków własnych kwotę ,00 zł, co stanowi 31,97% wartości zadania, wynoszącej ,00 zł. Zgodnie natomiast z 1 ust. 5 dotacja przeznaczona była na wydatki bieżące określone w art. 124 ust. 3 ustawy z dnia r. o finansach publicznych i nie mogła być przeznaczona na wydatki majątkowe, o których mowa w art. 124 ust. 4 tej ustawy. Zgodnie z 8 umowy dotacyjnej Nr 7/M2/2014 zawartej w dniu r. beneficjent zobowiązał się do zapewnienia funkcjonowania miejsc opieki nad dziećmi z udziałem środków z resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH edycja 2014, poprzez minimalny okres od r. do r. W przedmiotowym zakresie Dyrektor Żłobka Samorządowego w Myślenicach złożyła stosowne oświadczenia, z którego wynika, iż miejsca te zostały zapewnione do dnia r., zgodnie z cytowanym wyżej zapisem umowy dotacyjnej. Pismem nr WF-I z dnia r. Wydział Finansów i Budżetu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie poinformował Gminę, że zarządzeniem nr poz. Rej. 155/14 Wojewody Małopolskiego z dnia r. zwiększony został plan dotacji celowej z przeznaczeniem na dofinansowanie zadań własnych w zakresie ustalonym resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH edycja 2014 w dziale 853, rozdziale 85305, 2030, działaniu o kwotę ,00 zł. Zarządzeniem nr OA Burmistrza Miasta i Gminy Myślenice z dnia r. dokonano zmiany w planie finansowym po stronie dochodów w rozdziale w 2030 o kwotę ,00 zł oraz po stronie wydatków w rozdziale w 4010 o kwotę ,00 zł, w ,00 zł, ,00 zł, ,00 zł, ,00 zł. 3

4 Środki dotacji przekazano Gminie w 5 transzach: w dniu r. kwota ,00 zł, w dniu r. kwota 5.950,00 zł, w dniu r. kwota 5.950,00 zł, w dniu r. kwota 5.950,00 zł oraz w dniu r. kwota 5.950,00 zł. Analogicznie w 5 transzach Gmina przekazywała środki dotacji na rachunek bankowy Żłobka Samorządowego w Myślenicach w dniach: r., r., r., r. oraz r. Żłobek Samorządowy w Myślenicach powstał z dniem 1 sierpnia 2011 r. na podstawie uchwały nr 58/VIII/2011 Rady Miejskiej w Myślenicach z dnia r. w sprawie przekształcenia Placówki Opiekuńczo-Profilaktycznej dla Dzieci Zdrowych i Specjalnej Troski w Myślenicach w Żłobek Samorządowy w Myślenicach. Załącznikiem do ww. uchwały jest Statut Żłobka Samorządowego w Myślenicach. Zgodnie z ww. statutem Żłobek jest jednostką organizacyjną (jednostka budżetowa) Gminy powołaną do realizacji zadań Gminy w zakresie opieki nad dziećmi do lat 3. Żłobek jest jednostką budżetowa, której dochody i wydatki są objęte budżetem Gminy. Obsługę prawną Żłobka prowadzi Urząd Miasta i Gminy Myślenice. Obsługę finansowo-księgową Żłobka prowadzi Zespół Ekonomiki Oświaty w Myślenicach. Zespół Ekonomiki Oświaty w Myślenicach utworzony został Uchwałą nr 60/XI/2003 Rady Miejskiej w Myślenicach z dnia r. w sprawie utworzenia Zespołu Ekonomiki Oświaty w Myślenicach, zmienioną Uchwałą nr 354/LIV/2006 Rady Miejskiej w Myślenicach z dnia r. oraz Uchwałą nr 132/XVII/2011 Rady Miejskiej w Myślenicach z dnia r. Załącznikiem do powyższej uchwały jest Statut Zespołu Ekonomiki Oświaty w Myślenicach, który określa szczegółowe zasady organizacji i funkcjonowania tej jednostki. Zgodnie z art. 31 ww. statutu Zespół prowadzi ewidencję księgową m. in. dla Żłobka Samorządowego (rozdział 85305). Realizacja zadania sfinansowanego ze środków dotacji została ujęta w wyodrębnionej ewidencji księgowej (na koncie D Opieka nad dziećmi do 3 lat Maluch ). Ponadto wyodrębnioną ewidencję prowadzono również dla środków własnych przeznaczonych na realizacje zadania (na koncie G Opieka nad dziećmi do 3 lat Maluch ). Wykazane wydatki poniesione ze środków dotacji w łącznej wysokości ,00 zł na realizację zadania w 2014 r. przedstawiały się następująco: - wynagrodzenia osobowe pracowników: ,00 zł, - składki na ubezpieczenia społeczne: 9.504,00 zł, 4

5 - dodatkowe wynagrodzenie roczne: 4.146,00 zł, - zakup energii (prąd, gaz, woda): 5.208,00 zł, - zakup usług pozostałych (ścieki, wywóz nieczystości): 1.053,00 zł. Kontrolą objęto opisaną poniżej dokumentację źródłową, taką jak: faktury, rachunki, listy płac, przelewy, wyciągi bankowe. Szczegółowy spis dowodów księgowych objętych kontrolą stanowi akta kontroli. Objęte kontrolą dowody księgowe sprawdzone zostały pod względem formalnorachunkowym oraz merytorycznym i zatwierdzone do zapłaty przez osoby upoważnione, a ponadto zawierały wszystkie elementy określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) i były zgodne z uregulowaniami wewnętrznymi obowiązującymi w kontrolowanej jednostce. Na dzień r. w Żłobku Samorządowym w Myślenicach zatrudnionych było łącznie 21 osób, z tego: - dyrektor (1 etat), - intendent (1 etat), - opiekunka dziecięca (9 etatów), - kucharka (1 etat), - salowa (1,50 etatu), - pielęgniarka (1 etat), - dietetyczka (1 etat), - kierowca (1,50 etatu), - konserwator (0,50 etatu), - pomoc kuchenna (0,50 etatu), - sprzątaczka (1 etat). Zgodnie z wyjaśnieniami udzielonymi w toku kontroli przez Dyrektora Żłobka Samorządowego w Myślenicach do rozliczenia kosztów kwalifikowanych opieki nad dziećmi z 4010 i 4110 (na 10 utworzonych miejsc zgodnie z ofertą konkursową) rozliczani byli następujący pracownicy: z całego etatu: dyrektor, 5

6 2 opiekunów zatrudnionych w okresie od r. do r., następnie w okresie od r. do r., kucharka, pielęgniarka, dietetyk, intendent, sprzątaczka, konserwator. Kontrola wykazała, że na wynagrodzenia brutto (w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne) pracowników Żłobka Samorządowego wydatkowano łącznie kwotę ,00 zł, w tym ze środków dotacji ,00 zł, natomiast ze środków własnych Gminy ,00 zł. Na składki na ubezpieczenie społeczne wydatkowano łącznie kwotę ,00 zł, w tym ze środków dotacji zł, natomiast ze środków własnych Gminy zł. Analizą w tym zakresie objęto listy plac, przelewy wynagrodzeń na osobiste rachunki bankowe pracowników, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA, przelewy składek do ZUS i przelewy składek do Urzędu Skarbowego. Kontrola wykazała, że wynagrodzenia pracowników netto, przekazowe były w większości przypadków na osobiste rachunki bankowe. Część pracowników wynagrodzenie odbierała w kasie, co każdorazowo potwierdzane było własnoręcznym podpisem na liście plac. Należne składki ZUS od wynagrodzeń były zgodne z kwotami wynikającymi z poszczególnych deklaracji rozliczeniowych oraz z wysokością składek przekazanych w 2014 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Składki za dany miesiąc odprowadzane były w tym samym miesiącu lub do 15. dnia następnego miesiąca (za miesiąc grudzień w dniu r.), tj. z zachowaniem terminu określonego w art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.). Przelewy pobranych zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników odprowadzane były zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. Nr 361 z późn. zm.), tzn. w terminie do 20. dnia miesiąca 6

7 następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (za miesiąc grudzień w dniu r.). Ponadto kontrola wykazała, iż ze środków dotacji wydatkowano na realizację wydatków bieżących łącznie kwotę 6.261,00 zł, w tym: - na zakup energii ( 4260) kwotę 5.208,00 zł oraz - na zakup usług pozostałych ( 4300) kwotę 1.053,00 zł. Kwoty ujęte w ewidencji księgowej dotacji celowych prowadzonej do rozdziału 85305, 2030 są zgodne ze sprawozdaniem Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku Natomiast kwoty ujęte w ewidencji księgowej wydatków prowadzonej do rozdziału 85305, 4010, 4110, 4040, 4260 oraz 4300 są zgodne ze sprawozdaniem Rb-28S z wykonania planów wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku Dotacja w wysokości ,00 zł została wykorzystana w 2014 r. w kwocie ,00 zł, co stanowiło 68,03% kosztów kwalifikowalnych inwestycji. Kontrola wykazała, że Gmina wywiązała się z obowiązku przeznaczenia na realizację zadania środków własnych, wydatkując na ten cel kwotę ,00 zł, co stanowiło 31,97% kosztów kwalifikowalnych, zgodnie z 1 ust. 3 i 6 umowy. Niewykorzystana kwota dotacji w wysokości 107,00 zł została zwrócona na rachunek bankowy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w dniu r. Zgodnie z 7 umowy w dniu 22 stycznia 2015 r. Gmina pismem z dnia r., znak: EKS przekazała do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie sprawozdanie z realizacji zadania objętego kontrolą. Reasumując, środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadania objętego kontrolą zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, a dokumentacja źródłowa potwierdza, że dotacja celowa została wydatkowana w odpowiednim dziale i rozdziale klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 7

8 Dokumenty objęte kontrolą spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Niemniej jednak w toku kontroli stwierdzono, że na dowodach księgowych zamieszczano błędne opisy dotyczące stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp). W przypadku faktur wystawianych przez Miejski Zakład Wodociągów i Kanalizacji sp. z o. o. zawierano zapis o stosowaniu ustawy, podczas gdy zamówienia udzielano bez zastosowania ustawy z uwagi na fakt, iż zlecano je podległym sobie podmiotom (spółkom komunalnym). W przypadku natomiast faktur wystawianych przez PGNiG S.A. (dostarczanie paliwa gazowego) zawierano zapis o zastosowaniu art. 67 ust 1 pkt 1 Pzp, podczas gdy stosowano art. 4 ust. 8 Pzp. Przedmiotową sprawę omówiono w toku kontroli z Dyrektorem Zespołu Ekonomiki Oświaty, w związku z czym odstępuje się od formułowania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie. II. Ustalenia kontroli w zakresie przestrzegania zapisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), dalej: Pzp przedstawiają się następująco: Zgodnie z przedstawionym w toku kontroli wykazem zamówień publicznych udzielonych przez Gminę Myślenice w 2014 r., z wykorzystaniem środków dotacji przekazanych z budżetu Wojewody Małopolskiego (w zakresie zadań objętych kontrolą) w ramach wykorzystania dotacji na realizację Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch edycja 2014 udzielono następujących zamówień publicznych: 1. sprzedaż energii elektrycznej w rozumieniu ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne umowa z TAURON Sprzedaż sp. z o.o. zawarta w dniu r.; 2. kompleksowe dostarczanie paliwa gazowego umowa z PGNiG S.A. zawarta w dniu r.; 3. usługi w zakresie usuwania stałych odpadów komunalnych umowa z Rejonowym Przedsiębiorstwem Gospodarki Komunalnych Sp. z o. o. w Myślenicach zawarta w dniu r.; 8

9 4. dostawa wody i odprowadzanie ścieków do kanalizacji miejskiej umowa z Miejskim Zakładem Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o. o. w Myślenicach zawarta w dniu r., zmieniona aneksem nr 1 z dnia r. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na zakup energii elektrycznej od r. do r. przeprowadził, jako Zamawiający zgodnie z art. 16 ust. 1 Pzp, Powiat Myślenicki na podstawie porozumienia w sprawie wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego na zakup energii elektrycznej w trybie przetargu nieograniczonego zawartego w Myślenicach w dniu r. Sygnatariuszem porozumienia była m.in. Gmina Myślenice. W zakresie pozostałych wymienionych wyżej zamówień publicznych ustalono w toku kontroli, iż zostały one udzielone prawidłowo bez zastosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). W przypadku zamówienia na dostawę wody i odprowadzanie ścieków do kanalizacji miejskiej udzielono tzw. zamówienia wewnętrznego, tj. umowę podpisano z Miejskim Zakładem Wodociągów i Kanalizacji sp. z o. o., który jest spółka komunalną, w której Gmina Myślenice posiada 100% udziałów. Możliwość udzielenia zamówienia publicznego w takim przypadku bez konieczności przeprowadzania procedury wyboru wykonawcy na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych potwierdza ustalone w tym zakresie orzecznictwo, w tym wyrok NSA z dnia r., sygn.. akt: II GSK 105/05 W przypadku natomiast zamówień na kompleksowe dostarczanie paliwa gazowego oraz usługi w zakresie usuwania stałych odpadów komunalnych odstąpiono od stosowania przepisów o zamówieniach publicznych na podstawie art. 4 pkt. 8 Pzp, z uwagi na fakt, iż wartość tych zamówień nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. W przedmiotowym zakresie Dyrektor Zespołu Ekonomiki Oświaty w Myślenicach złożyła następujące wyjaśnienia: Umowę z PGNiG o dostarczenia paliwa podpisano na podstawie umowy z 2013 r., w której deklarowany przez Żłobek Samorządowy roczny pobór paliwa gazowego wynosi m 3. Wartość zużycia gazu w roku 2013 wynosiła ,35. W związku z czym na podstawie Art. 4 ust. 8 do zamówienia tej usługi nie jest stosowana ustawa PZP. Umowę z Rejonowym Przedsiębiorstwem Gospodarki Komunalnej na wywóz odpadów 9

10 komunalnych podpisano bez zastosowania ustawy PZP na podstawie Ustawy art Wartość przedmiotu zamówienia ustalono na podstawie umowy z 2013 r. kwota 4.312,88 zł.. Środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadania objętego kontrolą zostały wydatkowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Z up. Wojewody Małopolskiego Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli 10