Informatyzacja wydawnictwa - model systemu

Transkrypt

1 Rozdział monografii: 'Bazy Danych: Nowe Technologie', Kozielski S., Małysiak B., Kasprowski P., Mrozek D. (red.), WKŁ 2007 Rozdział 23 Informatyzacja wydawnictwa - model systemu Streszczenie. Technologie informatyczne w gospodarce opartej na wiedzy stanowią kluczowy czynnik rozwoju. Skuteczne prowadzenie działalności i konkurowanie na wolnym rynku stało się niemal niemożliwe bez wsparcia ze strony sprawnego i wydajnego systemu informatycznego. W niniejszym rozdziale przedstawiono propozycję modelu systemu informatycznego wspierającego wybrane procesy biznesowe Wydawnictwa Uniwersytetu Gdańskiego. Model został wykonany zgodnie z zaleceniami metodologii strukturalnej. 1 Wprowadzenie Globalizacja, oraz burzliwe otoczenie, w jakim przyszło funkcjonować współczesnym organizacjom wymusza dostosowywanie się do reguł tzw. nowej ekonomii. W dobie nowej ekonomii tradycyjne czynniki produkcji takie jak kapitał, ziemia i surowce naturalne ustąpiły miejsca informacji i wiedzy. Posiadanie dokładnej, kompletnej i łatwo dostępnej informacji przesądza o biznesowym sukcesie lub porażce organizacji. Wraz z rozwojem technologii informatycznych, środki do efektywnego gromadzenia i przetwarzania informacji, stały się powszechnie dostępne. Przedmiotem niniejszej pracy jest modelu systemu informatycznego (SI) wspierającego wybrane procesy biznesowe Wydawnictwa Uniwersytetu Gdańskiego. Model SI poprzedzono analizą procesów biznesowych wydawnictwa, ich udokumentowaniem, a następnie wskazaniem, dla których z nich można poprawić efektywność poprzez ich komputeryzację. Struktura niniejszego rozdziału jest następująca. W punkcie drugim wymieniono obszary działalności Wydawnictwa Uniwersytetu Gdańskiego. W punkcie trzecim wskazano obszary, które mogłyby być wykonywane efektywniej poprzez zastosowanie technologii informatycznych. Następnie zdefiniowano szczegółowe wymagania względem SI wspierającego wskazane obszary. Kolejne dwa podpunkty przedstawiają model systemu wykonany zgodnie z zaleceniami metodologii strukturalnej. Za pomocą diagramów przepływu danych dokonano dekompozycji funkcjonalnej procesów realizowanych przez system, a za pomocą diagramu związków encji przedstawiono konceptualny model danych. Ostatni punkt stanowi podsumowanie pracy oraz uzasadnienie wyboru technik projektowych. Adam Przybyłek, Marta Fiedoruk, Maciej Krajewski Uniwersytet Gdański, Katedra Informatyki Ekonomicznej, ul. Piaskowa 9, Sopot, Polska adam@univ.gda.pl, ma.f@interia.pl, maciejkmk@interia.pl

2 A. Przybyłek, M. Fiedoruk, M. Krajewski 2 Obszary działalności Wydawnictwa Uniwersytetu Gdańskiego W roku 1970 z u Wydawniczego Wyższej Szkoły Pedagogicznej w Gdańsku powstało Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego i obecnie jest najstarszą i największą oficyną wydawniczą działającą w Polsce Północnej. Swoją działalnością obejmuje publikację podręczników akademickich, prac habilitacyjnych, monografii, zeszytów naukowych i wydawnictw informacyjnych. Na podstawie niezbędnej dokumentacji zebranej ze wszystkich wydziałów, specjalny organ powołany do podejmowania decyzji wydawniczych, zwany Kolegium Redakcyjnym, ustala roczny plan wydawniczy. Wszystkie zaakceptowane maszynopisy trafiają następnie do opinii recenzentów. Recenzje wykonywane są na potrzeby wydawnictwa, aby mogło ono zdecydować ostatecznie, czy daną pozycję wydać. Jeśli praca zostanie przyjęta, sporządza się umowę wydawniczą oraz ustala wysokość honorariów autorskich. Są one rozliczane, podobnie jak wynagrodzenia za recenzję, na podstawie poleceń wypłaty przekazywanych do kwestury. Wszelkie niezbędne poprawki niemerytoryczne ustalane są między wydawcą a autorem. Tak przygotowana wydawnicza wraz z wersją elektroniczną jest ponownie składana do wydawnictwa. Kolejny etap polega na opracowaniu redakcyjnym, czyli ustaleniu m.in. sposobu wydania, rodzaju oprawy, papieru, rozkładu. W pełni gotowa do druku praca trafia do zakładów poligraficznych, z którymi wydawnictwo w drodze przetargu podpisuje umowy. Jakość prac wykonanych przez zakłady poligraficzne jest sprawdzana przez wydawnictwo, które następnie wylicza ostateczną cenę książki. Weryfikacji merytorycznej podlegają również dowody rozliczeń i faktury. W zakresie działalności wydawnictwa znajduje się też prowadzenie magazynu wydawnictw własnych. Ponadto wydawnictwo zajmuje się dystrybucją egzemplarzy bezpłatnych, autorskich, okazowych i obowiązkowych do bibliotek. W celu poinformowania potencjalnych klientów o ofercie wydawnictwa, dwa razy do roku wiosną i jesienią wydawana jest w nakładzie ok. tysiąca sztuk tzw. dysponenda zawierająca zapowiedzi. Jest ona dostępna na wszelkich targach książki, w których Wydawnictwo bierze udział. Dołączana jest także do wysyłanych zamówień. Ponadto informacje o przyszłych publikacjach można znaleźć na witrynie internetowej wydawnictwa. Odbiorcami wydawnictwa są głównie hurtownicy, bibliotekarze oraz księgarze, ale także osoby prywatne. Zakupu można dokonać zarówno w księgarni jak i bezpośrednio w wydawnictwie. Alternatywną formą nabycia książki jest złożenie zlecenia telefonicznie, faxem, pocztą tradycyjną lub elektroniczną. 3 Definicja wymagań funkcjonalnych Brak SI, który w sposób kompleksowy wspomagałby pracę wydawnictwa jest coraz bardziej odczuwalny. Obecne wsparcie informatyczne wydawnictwa sprowadza się jedynie do informacyjnego serwisu WWW. Mnóstwo formularzy i wniosków papierowych wędrujących "z biurka do biurka" ogranicza wydajność wydawnictwa. Brak łatwo dostępnej informacji o ch historycznych oraz klientach ogranicza także funkcjonowanie działu marketingu. Zarządzanie relacjami z klientem jest obecnie niemożliwe. Wykorzystywany serwis WWW ma charakter statyczny, a zatem musi być przebudowywany za każdym razem, kiedy wykonywana jest aktualizacja katalogu 2

3 publikacji. Wiąże się to z dużym nakładem pracy. Ponadto brak możliwości składania zamówień przez formularz WWW przekłada się na niski poziom wysyłkowej. Obserwując serwisy czołowych uczelni publicznych nietrudno zauważyć, że konkurencja jest daleko z przodu. W wyniku przeprowadzenia szczegółowej analizy biznesowej oraz konsultacji z kierownictwem wydawnictwa postanowiono wykonać model SI wspierającego funkcjonowanie wydawnictwa. Zdecydowano, że informatyzacją zostaną objęte następujące obszary działalności: promocja i marketing, sprzedaż, zarządzanie planem wydawniczym, gospodarka magazynowa. Na podstawie oczekiwań przyszłych użytkowników systemu zdefiniowano następujące wymagania. Projekt informatyzacji wydawnictwa stawia sobie dwa cele: zwiększenie udziału w rynku oraz usprawnienie organizacji zarówno na szczeblu operacyjnym jak i taktycznostrategicznym. Usprawnienie na poziomie operacyjnym osiągnięte zostanie poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. W proponowanym systemie zgłoszenie propozycji j odbywać się będzie drogą elektroniczną. W tym celu potencjalny autor otrzyma specjalne konto, poprzez które będzie mógł wypełnić stosowny formularz. Założone konto będzie w przyszłości służyć do śledzenia własnych książek. Konta w systemie otrzymają także członkowie Kolegium Redakcyjnego. Poprzez te konta będą mieli wgląd do zgłoszonych propozycji w celu ustalenia planu go. Decyzja o akceptacji lub odrzuceniu zgłoszenia go zostanie przez system automatycznie przekazana do autorów. Również informacje o stanie magazynu będą dostępne poprzez system. W celu zapewnienia ich aktualności pracownik magazynu będzie odnotowywał każdą dostawę oraz wydanie książek. Dodatkowo, co miesiąc przeprowadzana będzie inwentaryzacja, aby dane zawarte w systemie były jak najbardziej wiarygodne, co zmniejsza ryzyko przyjęcia, którego zaakceptowanie nie będzie poparte rzeczywistym stanem magazynu. Z kolei usprawnienie na szczeblu taktyczno-strategicznym osiągnięte zostanie poprzez wdrożenie podsystemu wspierania kierownictwa (ESS - ang. Executive Support System). Na podstawie zebranych danych (sprzedaż, opinie klientów) ESS będzie dostarczać w postaci raportów informacje dotyczące wydanych publikacji. Informacje te znacząco ułatwią budowę planu go dostosowanego do potrzeb rynku, posłużą przy wyborze recenzentów oraz będą cennym zasobem dla działu marketingu. Generowane przez ESS raporty będą zawierały zestawienia: za dany okres, najlepiej sprzedające się książki w danym okresie, zakupy dokonane przez danego klienta, TOP 10 pozycje najwyżej ocenione przez klientów, autorów, których książki sprzedają się w największych nakładach. Na podstawie zestawień kierownictwo wnioskuje o jakości wydawanych publikacji, a pośrednio także o trafności recenzji. Ponadto raporty umożliwią poznać gusta i preferencje klientów oraz wskazać dziedziny, które są dostatecznie rozwinięte, a w których trzeba poszerzyć ofertę. Wybrane informacje z raportów będą również udostępnione klientom, aby ułatwić im wybór odpowiedniej dla siebie publikacji. Zwiększenie udziału w rynku zrealizowane będzie poprzez usprawnienie promocji oraz własnych publikacji za pośrednictwem Internetu. Za prowadzenie serwisu internetowego wydawnictwa odpowiedzialny jest Marketingu. ten odpowiada za aktualizacje tematycznego katalogu publikacji, które zostały wydane, a także do konstruowania specjalnego katalogu zapowiedzi wydawniczych. Każda pozycja zawarta 3

4 A. Przybyłek, M. Fiedoruk, M. Krajewski w katalogu posiada zdjęcie okładki, spis treści, krótki opis, cenę oraz oceny i komentarze klientów, którzy wcześniej zakupili daną pozycję. Każdy klient indywidualny czy reprezentujący podmiot gospodarczy może bez uprzedniego zarejestrowania się przeglądać oba katalogi. Aby zamówić książki należy się zarejestrować. Zainteresowany podaje swoje dane osobowe, NIP, oraz adres na jaki zostanie wysłane zamówienie. Przedstawiciele firm dodatkowo podają dane firmy. Po każdym zaktualizowaniu katalogu, system stosownie do preferencji klienta może wysłać powiadomienie o dostępnych nowościach. Dzięki temu klient na bieżąco informowany jest o publikacjach z dziedzin, które potencjalnie go interesują. Przygotowanie indywidualnej oferty umożliwi lepsze zaspokojenie potrzeb klienta, co przyczyni się do pozyskania stałych i lojalnych klientów. Opisana funkcjonalność dostarczana jest w ramach uproszczonego modułu zarządzania relacjami z klientem (CRM ang. Customer Relationship Management). Należy jednak podkreślić, że moduł CRM ma umożliwiać jedynie prostą analizę preferencji i zachowań klientów. Bardziej zaawansowana analiza danych w postaci odkrywania znaczących związków, wzorców i trendów będzie możliwa poprzez zewnętrzne narzędzia eksploracji danych. Klient przeglądając katalog może dodać pożądane pozycje do koszyka. Zamówienie składane jest na podstawie stworzonego koszyka, przy czym wymaga się, aby zamawiający był zalogowany. W momencie złożenia system sprawdza dostępność zamówionych pozycji. Jeżeli nie ma możliwości zrealizowania w całości system proponuje odpowiednio zawęzić składane zamówienie. Złożenie powoduje równoczesne zarezerwowanie odpowiednich pozycji w magazynie oraz wysłanie do klienta prośby o potwierdzenie. Nowo złożone zamówienie otrzymuje "do weryfikacji". Zamówienie, które w ciągu 3 dni nie zostanie potwierdzone zostaje usunięte, a odpowiednie pozycje zostają zwolnione z rezerwacji. Potwierdzone zamówienie otrzymuje "w trakcie realizacji" oraz informowany o nim jest Sprzedaży, gdzie książki są pakowane i wysyłane do klientów. System wspiera gospodarkę magazynową poprzez możliwość generowania kwitów magazynowych, dokumentujących zmiany stanu magazynu. Zmiany stanu rejestrowane są na podstawie dokumentów wydania zewnętrznego (WZ) i przesunięcia międzymagazynowego (MM), za których drukowanie oraz przechowywanie odpowiedzialny jest magazynier. W momencie wysłania książek Sprzedaży zmienia na "wysłane". Jeśli klient nie odbierze zamówionej przesyłki i przesyłka zostanie zwrócona, Sprzedaży zmienia na "nieodebrane". Odebrane i opłacone zostają odnotowane w systemie jako "zamknięte". Wówczas klient otrzymuje prawo do wystawienia oceny oraz komentarza do zakupionych pozycji. 4 Model systemu Model to uproszczony obraz fragmentu rzeczywistości zwanego dziedziną przedmiotową, pomijający detale nieistotne w rozpatrywanym aspekcie. Analiza to metoda badań polegająca na wyodrębnieniu z dziedziny przedmiotowej elementów, z których każdy jest poznawany oddzielnie a jednocześnie jako część określonej całości. Do wykonania modelu SI wspomagającego funkcjonowanie wydawnictwa wykorzystano techniki analizy strukturalnej. Cechą charakterystyczną analizy strukturalnej jest oddzielne modelowanie danych i funkcji [5], [6], [9], [10]. 4

5 4.1 Model procesów Koncepcją leżącą u podstaw analizy procesów jest dekompozycja funkcjonalna. Podejście to polega na rozbijaniu procesów realizowanych przez system na podprocesy i analizowaniu ich na coraz niższym poziomie abstrakcji, aż do momentu uzyskania wystarczającego poziomu szczegółowości. Wystarczający poziom szczegółowości zwykle oznacza osiągnięcie poziomu procesów elementarnych [6], [8], [10]. Proces elementarny to taki, który po wywołaniu musi być albo zakończony powodzeniem, albo jeśli z jakiegoś powodu nie jest możliwe jego wykonanie, musi anulować wszystkie spowodowane przez siebie zmiany. Ponadto proces elementarny musi być wykonany w jednym miejscu bez przestojów czasowych. Notacją używaną do reprezentacji kolejnych etapów dekompozycji funkcjonalnej są diagramy przepływu danych (DFDs ang. Data Flow Diagrams). DFDs zostały zaproponowane przez Ch. Gane i T. Sarson w 1977 r., a następnie rozpowszechnione przez E. Yourdon i T. DeMarco. DFDs prezentują, jakie dane oraz w jaki sposób przepływają i są przetwarzane w systemie [6], [9], [10]. Model procesów rozpoczyna się od stworzenia diagramu kontekstowego (rys. 1), na którym system reprezentowany jest jako jeden proces. Diagram kontekstowy poprzez lokalizację system w środowisku współpracujących z nim obiektów zewnętrznych, wyznacza granice systemu [5], [9], [10]. Część komunikatów występujących na tym diagramie ma formę zagregowaną (np. zamówienie, oferta, dokumenty magazynowe) i zostanie rozbita na kilka przepływów na kolejnych poziomach hierarchii. Kolegium Redakcyjne Autor marketingu Magazyn raport ESS publikacji recenzja zasady i reguły promocji spis księgowy decyzja kolegium decyzja kolegium raport analizy zrecenzowana dokumenty magazynowe Zarządzanie wydawnictwem zamówienie tradycyjne faktura recenzja wydawnicza formularz oceny i komentarza raport dla klienta informacje związane z zamówieniem przez Internet oferta Recenzent formularz rejestracyjny Klient Rys. 1. Diagram kontekstowy (poziom 0) 5

6 A. Przybyłek, M. Fiedoruk, M. Krajewski Następnym etapem jest dekompozycja procesu z diagramu kontekstowego na podstawowe funkcje systemu: układanie planu go, promocja i marketing, sprzedaż, gospodarka magazynowa oraz raportowanie. W ten sposób powstaje diagram systemowy (rys. 2). Ponieważ proces raportowanie "przecina w poprzek" (ang. crosscut) wszystkie pozostałe procesy, został przedstawiony na osobnym diagramie (rys. 3). Recenzent wydawnicza recenzja Autor recenzja decyzja kolegium publikacji Kolegium Redakcyjne zrecenzowana ustalanie planu go decyzja kolegium zasady i reguły promocji marketingu Plan wydawniczy promocja i marketing formularz rejestracyjny formularz oceny i komentarza oferta Pozycje Klienci Zamówienia Klient informacje związane z zamówieniem przez Internet Stan magazynu sprzedaż faktura WZ wydanie zewnętrzne zamówienie tradycyjne gospodarka magazynowa spis księgowy Magazynier MM przesunięcie międzymagazynowe Rys. 2. Diagram systemowy (poziom 1) 6

7 Klient Dane klientów Raporty publikacji marketingu Raporty analizy raportowanie Pozycje Kolegium Redakcyjne Raporty ESS Zamówienia Rys. 3. Raportowanie Ponieważ procesy z diagramu systemowego są bardzo ogólne, każdy z nich musi być dalej analizowany na bardziej szczegółowym poziomie abstrakcji, tworząc tym samym kolejny poziom dekompozycji. Diagram z rys. 4 przedstawia proces ustalania planu go. Autor za pośrednictwem Internetu zgłasza propozycję wydania własnej publikacji. Do zgłoszonych propozycji wydawniczych dostęp mają recenzenci w celu ich oceny. Na podstawie wystawionych recenzji, ewentualnych opinii klientów odnośnie danego autora, analizy innych publikacji danego autora oraz przewidzianego na dany rok budżetu Kolegium Redakcyjne podejmuje decyzję o przyjęciu do druku lub odrzuceniu zrecenzowanych publikacji. W oparciu o zaakceptowane propozycje uzupełniany jest plan wydawniczy. Autor publikacji Rejestracja propozycji wydawniczych Recenzowanie publikacji recenzja Recenzent recenzja publikacja wdawnicza decyzja kolegium Przegląd recenzji Propozycje Pobieranie zgłoszeń Plan Wydawnczy zrecenzowana Uzupełnianie planu go decyzja kolegium Kolegium Redakcyjne Rys. 4. Diagram przepływu danych (poziom 2) Ustalanie planu go Wydrukowane publikacje trafiają do magazynu, gdzie są składowane do momentu (rys. 5). W momencie przyjęcia dostawy magazynier drukuje w dwóch kopiach i podpisuje dokument MM oraz wprowadza do systemu zmianę stanu posiadanych 7

8 A. Przybyłek, M. Fiedoruk, M. Krajewski publikacji. Jeden egzemplarz dokumentu MM służy do pokwitowania odbioru, a drugi przechowywany jest w magazynie. Analogicznie, w momencie wydania publikacji z magazynu drukowany jest w dwóch egzemplarzach dokument WZ. Podczas inwentaryzacji rzeczywisty stan magazynu porównywany jest z spisem księgowym, generowanym na podstawie informacji przechowywanych w systemie. Pozycje przyjęcie publikacji liczba przyjętych publikacji dokument MM dokument WZ Stan magazynu wydanie publikacji liczba wydanych publikacji Magazynier generowanie spisu księgowego spis księgowy Rys. 5. Diagram przepływu danych (poziom 2) gospodarka magazynowa Kolejny diagram poziomu 2 (rys. 6) powstał w wyniku dekompozycji procesu promocja i marketing. Dodanie nowej pozycji do planu go powoduje automatyczną aktualizację składnicy Pozycje, na podstawie której generowany jest elektroniczny katalog wydawniczy, dostępny w serwisie WWW. Ponadto zarejestrowani klienci mogą otrzymywać ofertę indywidualną, informującą o promocji lub wydaniu nowej pozycji. Zasady i reguły promocji ustala Marketingu. Wbudowany moduł CRM wspomaga przygotowywanie ofert indywidualnych analizując dotychczasowe zakupy klientów oraz uwzględniając podane przy rejestracji obszary zainteresowań. Plan wydawniczy Aktualizacja oferty j Pozycje Generowanie oferty w serwisie WWW oferta zbiorowa Zamówienia Tworzenie oferty zindywidualizowanej oferta indywidualna Klient marketingu zasady i reguły promocji Klienci Rejestrowanie klientów formularz rejestracyjny Rys. 6. Diagram przepływu danych (poziom 2) promocja i marketing 8

9 Procesy powstałe w wyniku dekompozycji procesu sprzedaż przedstawiono na rys. 7. rejestrowanie opinii klientów formularz oceny i komentarza Klient zamówienie przez Internet Pozycje potwierdzenie weryfikowanie informowanie o zmianie u zatwierdzanie prośba o potwierdzenie Stan magazynu Zamówienia zamówienie zweryfikowane rejestrowanie rejestrowanie zmian u Klienci przekazywanie do realizacji faktura zamówienie tradycyjne Rys. 7. Diagram przepływu danych (poziom 2) sprzedaż Chcąc dokonać zakupu można złożyć zamówienie poprzez Internet lub przyjść osobiście do sklepu. W sklepie zamówienie wprowadza do systemu osoba z u Sprzedaży. W momencie złożenia przez Internet sprawdzany jest stan magazynu i jeśli realizacja jest możliwa rezerwowane są odpowiednie pozycje. Jeśli stan magazynu uniemożliwia realizację w całości system proponuje klientowi ograniczenie. Zamówienie złożone przez Internet zanim zostanie przekazane do realizacji wymaga potwierdzenia klienta. do każdego zatwierdzonego drukuje fakturę i wysyła paczkę do klienta (poza systemem). Kolejne etapy realizacji odnotowywane są w systemie, a klient jest o nich informowany. Klient po opłaceniu przesyłki może wystawić komentarz do kupionych publikacji. Ponieważ procesy przedstawione na drugim poziomie hierarchii dostarczają wystarczająco dużo informacji do implementacji systemu dalsza dekompozycja nie jest konieczna. 4.2 Model danych Model danych oznacza zintegrowany, niezależny od implementacji zbiór wymagań dotyczący danych przechowywanych w SI. Modelowanie danych jest techniką organizowania danych w struktury umożliwiające ich efektywne przechowywanie 9

10 A. Przybyłek, M. Fiedoruk, M. Krajewski i manipulowanie [1], [7], [9]. Do najbardziej popularnych, uzupełniających się formalizmów modelowania danych na poziomie koncepcyjnym należą normalizacja i modelowania związków encji [1], [9], [10]. Normalizacja jest podejściem typu "od dołu do góry" (ang. bottom-up). Polega na zebraniu wszystkich danych, które muszą być przechowywane w systemie, a następnie grupowaniu ich zgodnie z zasadami normalizacji przedstawionymi w pracy E. Codda z 1970 r. [1], [3], [4], [7]. Z kolei model związków encji (ERD - ang. Entity Relationship Diagram) został zaproponowania w 1976 r. przez P. Chena jako metoda projektowania "z góry na dół" (ang. top-down). ERD umożliwia identyfikację encji i związków między nimi oraz przedstawienie ich w postaci graficznej [1], [2], [4], [6], [7], [8], [9], [10]. Diagram przedstawiony na rys 4. został wykonany poprzez zastosowanie modelowania związków encji przy jednoczesnym uwzględnieniu zasad normalizacji. Aby ułatwić transformację modelu ERD w schemat relacyjnej bazy danych nie używano związków "wiele do wielu". Poniższe informacje stanowią niezbędne dla fazy implementacji uzupełnienie diagramu: 1) Atrybuty takie jak typ_zaplaty, typ_przesylki, typ_rachunku oraz w modelu fizycznym zostaną przeniesione do tabel słownikowych. 2) Atrybut id_adresu w encji Zamowienie wskazuje adres, pod który ma zostać dostarczona przesyłka. 3) Funkcje, jakie konkretna osoba może pełnić w systemie określone są przez listę przyznanych jej uprawnień, np. klient, autor, recenzent, redaktor (redaktor to autor odpowiedzialny za redakcję). 4) Instancję Zgloszenia_go tworzy redaktor. Instancję Decyzji_j i Recenzji tworzy osoba reprezentująca Kolegium Redakcyjne. Wartość atrybutu data i opinia dla konkretnej recenzji w momencie tworzenia jest pusta, natomiast id_recenzenta wskazuje osobę, która może opinię wystawić. 5) Komentarz do danej publikacji może wystawić tylko osoba, która daną publikację kupiła. 6) Każda publikacja może być oferowana do w różnych okresach po różnych cenach. Oferta aktualnie obowiązująca ma wartości NULL dla atrybutu oferta_do. Brak dostępnych egzemplarzy danej publikacji w magazynie powoduje wyświetlenie stosownej informacji w katalogu ofertowym. 7) Atrybut zamowione w encji Publikacja_w_magazynie zwiększany jest w momencie złożenia przez klienta. W momencie wydania publikacji z magazynu w ramach jednej transakcji wartość atrybutu zamowione ulega inkrementacji, a wartość atrybutu dostepne dekrementacji. 8) Publikacje, które w ogóle nie zostały zgłoszone do magazynu pojawiają się w księgarni w dziale zapowiedzi. 9) Ponieważ zamówienie może być dostarczone pod inny adres niż adres klienta, w tabeli Zamowienie umieszczono klucz obcy id_adresu wskazujący miejsce dostawy. Pusta wartość tego atrybutu oznacza, że adres klienta pokrywa się z adresem dostawy. 10)Atrybut koszt w encji Zamowienie jest całkowitym kosztem brutto uwzględniającym koszt przesyłki oraz ewentualny rabat dla stałych klientów. 11)Klient może złożyć zamówienie w imieniu podmiotu gospodarczego. W tym celu najpierw musi zdefiniować instancję encji Organizacja. Następnie dokonując klient może wskazać organizację, na którą ma zostać wystawiona faktura. 10

11 12)W przypadku, gdy klient indywidualny chce otrzymać fakturę wartość atrybutu id_organizacji w encji Faktura pozostaje pusta. 13)W przypadku, gdy klientowi wystarczy rachunek uproszczony instancja encji Faktura w ogóle nie jest tworzona. Planowane_ publikacje id_propozycji id_planu miesiac koszt Dziedzina id_dziedziny nazwa Poddziedzina id_poddziedziny id_dziedziny nazwa Publikacja id_publikacji id_subdziedziny id_typu id_redaktora tytuł data_wydania ISBN spis_tresci opis okładka Pozycja_ wydawnicza id_pozycji id_publikacji cena oferta_od oferta_do Plan_ wydawniczy id_planu rok Zgloszenie_ id_propozycji id_redaktora id_typu_publikacji id_poddziedziny tytuł data_zgłoszenia dokument Autorstwo id_autora id_publikacji Publikacja_w_ magazynie id_publikacji dostepne zamowione Pozycja_ zamowienia id_pozycji id_zamowienia ilosc Decyzja_ wydawnicza id_decyzji id_propozycji Uprawnienie id_uprawnienia nazwa Lista_uprawnien id_osoby id_uprawnienia Komentarz id_klienta id_publikacji opis Zamowienie id_zamowienia id_osoby id_adresu data koszt typ_zaplaty typ_przesylki typ_rachunku Faktura id_faktury id_zamowienia id_organizacji numer Recenzja id_recenzji id_decyzji id_recenzenta data opinia Osoba id_osoby login haslo imie nazwisko telefon NIP id_adresu Adres id_adresu ulica numer miasto kod Organizacja id_organizacji id_osoby nazwa id_adresu regon NIP Rys. 4. Diagram związków encji 5 Podsumowanie Model systemu został wykonany za pomocą narzędzi i technik metodologii strukturalnej. 11

12 A. Przybyłek, M. Fiedoruk, M. Krajewski O wyborze tej metodologii przesądziły następujące czynniki: niewielka złożoność systemu (główna część systemu to front-end do bazy danych), dobre dopasowanie dekompozycji funkcjonalnej do modularności aplikacji webowej, płynne przejście od modelu strukturalnego do implementacji aplikacji webowej. Zaproponowany system usprawni procesy biznesowe, w wyniku czego poprawi się konkurencyjność wydawnictwa na arenie akademickiej. Dzięki zastosowaniu elektronicznej wymiany dokumentów można wyeliminować niektóre typy dokumentów papierowych oraz zredukować niektóre czynności wykonywane przez pracowników, np.: fizyczne przenoszenie dokumentów, powiadomienia telefonicznie, uzyskanie podpisu. Łatwy dostęp do informacji usprawnia także podejmowanie decyzji na szczeblu taktyczno-decyzyjnym. Ponadto zgromadzenie danych w jednym miejscu ułatwia tworzenie raportów oraz oszczędza czas osobom przygotowującym raporty. System wykorzystuje potencjał Internetu. Serwis e-commerce kształtuje obraz wydawnictwa nowoczesnego oraz przynosi wymierne korzyści ekonomiczne. Zniesienie ograniczeń czasu i przestrzeni umożliwia zwiększenie udziału w rynku, a co za tym idzie dotarcie do szerszego grona klientów. Literatura 1. Beynon-Davies P.: Systemy baz danych. WNT, Warszawa Chen P.P.S.: The Entity-Relationship Model - Toward a Unified View of Data. ACM Transactions on Database Systems, Vol. 1, No. 1, March 1976, pp Codd E.F.: A Relational Model of Data for Large Shared Data Banks. Communications of the ACM, Vol. 13, No. 6, June 1970, pp Date C.J.: An Introduction to Database Systems. Addison Wesley, Boston Davis W.S., Yen D.C.: The Information System Consultant's Handbook - System Analysis and Design. CRC Press, New York Jaszkiewicz A. : Inżynieria oprogramowania. Helion, Gliwice Ullman J.D., Widom J.: Podstawowy wykład z systemów baz danych. WNT, Warszawa Wieringa R.J., Design Methods for Reactive Systems: Yourdon, Statemate, and the UML. Morgan Kaufmann Publishers, San Francisco Wrycza S.: Analiza i projektowanie systemów informatycznych zarządzania. Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa Yourdon E.: Współczesna analiza strukturalna. WNT, Warszawa 1996 Paper title: A model of information system for a publisher Abstract. Information Technology in a knowledge-based economy is a critical factor of development. Running a business and competing in the free market has become almost impossible without support from a reliable and efficient information system. The aim of this study is to propose a model of an information system supporting selected business processes in the Publishing House of the Gdańsk University. Structured analysis and design techniques were used to develop the model. Słowa kluczowe: diagramy przepływu danych, diagramy związków encji, dekompozycja funkcjonalna, metodologia strukturalna, DFD, ERD 12