Instrukcja obsługi systemu EObiekt

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi systemu EObiekt 2011 TTSoft

2 2

3 Spis treści 1. Uruchomienie programu Klawisze funkcyjne i standardowa obsługa ekranów Okno główne programu Podstawowe definicje i klwisze funkcyjne Operacje Obsługa sprzedaży usług z naliczaniem czasu pobytu na obiekcie - Dodanie nowego rachunku Sprzedaż /wydanie paska klientowi Sprzedaż/wydanie paska klientowi posiadającemu kartę stałego klienta e-kartę Poruszanie się klienta po strefach/ręczne przenoszenie pska na strefy Osługa wypożyczalni Zamknięcie rachunku/rozliczenie paska Zwrot paska rezygnacja klienta z wejścia Uzupełnianie salda na koncie podczas rozliczenia klienta z kartą stałego klienta Operacje kasowe Dokumenty KP i KW Sprzedaż ręczna Sprzedaż barowa Wpłata gotówki na konto i wypłata gotówki z konta Wpłaty kaucji za karnet i wypłaty kaucji za karnet Przesunięcie salda między dwoma kontami Wejście na strefę zerową Ustaw ilość wejść Wejście specjalne Rezerwacja sauny Faktury VAT Wystawianie faktury Wystawianie faktury do rachunku Edycja faktury Import danych do faktury Wystawianie korekty faktury Wystawianie duplikatu Otwarte rachunki Pokaż paski będące w użyciu Rachunki Pokaż szczegóły rozliczenia Wydruk rachunku Storno rachunku Wprowadź dane jednorazowego kontrahenta Wyślij pargon na drukarkę fiskalną Obsługa zapłat Drukowane paragony

4 3.20. Pokaż niewydrukowane paragony Sprzedaż karnetów Przetwarzanie danych Pokaż ilość osób na obiekcie Pokaż kwotę depozytów klienckich Pokaż kwotę kaucji za karty klienckie Konta klienckie Sprawdź stan konta Historia obrotów konta klienckiego Historia zakupów konta klienckiego Stan rozrachunków z klientami Bieżący stan rozrachunków Raport wpłat na konta klienckie Usługi zrealizowane z kont klienckich Stan rozrachunków na kontach klienckich Zestawienie zerowań stanów kont Zestawienie odwróceń zerowań stanów kont Raport obrotów na kontach klienckich Karty klienckie Zestawienie ruchu kaucji na kartach Historia karty klienckiej Zestawienie ilościowo-wartościowe z kart klienckich Zestawienie operacji na kartach Karnety klienckie Ogólny raport dla klientów z karnetami Raport pobytu klientów na obiekcie Raport umów, których ważność kończy się w okresie Raport ważnych umów na dzień Raport karnetów, których ważność kończy się w okresie Raport ważnych karnetów na dzień Statystyka/Raporty kontrolne Pokaż dzisiejszą statystykę Dzienna statystyka Godzinowa statystyka Statystyka typów klienta, form płatności i wejść Raport sprzedaży wg kontrahenta Raport sprzedaży wg konta Godzinowy raport sprzedaży Raport sprzedaży z podziałem na typy klientów Raport sprzedaży z podziałem na dni i typy klientów Raport czasów pobytu z podziałem na typy klientów

5 Raport pobytu z podziałem na strefy Raport spójności Raport niewydrukowanych paragonów Raport spójności zapisów na kontach Rozliczenie kasjerów Dzienne podsumowanie kasjerów Raport kasowy z dokumentów sprzedaży Dzienny utarg gotówkowy z wejść Rozliczenie gotówki Rozliczenie zaliczek na pobyt Wydruki raportów kasowych Zamknięte rachunki Raporty VAT Raport sprzedaży VAT Rejestr sprzedaży od brutto Raport sprzedaży dla operatora Raport sprzedaży grupowany wg formy płatności dla operatora Rejestr sprzedaży z faktur VAT Zestawienie dokumentów sprzedaży za okres Raport przejść Generator raportów Raporty/Eksporty/Importy dedykowane Tabele danych Paski transponderowe Karty transponderowe Zamki do szafek Gniazda sterownicze Przypisania szafek do transponderów Stanowiska Szybka sprzedaż Szybkie wejścia Konta klienckie Dodanie nowego klienta Przypisanie fotografi do konta Przypisanie fotografii do karty Edycja dnych konta i kart klienta Wpłata na konto klienckie Obsługa zapłat Historia konta klienckiego Usuwanie operacji z historii konta Poczta elektroniczna Analiza aktywności kont i zerowanie Odwracanie zerowania sald kont i usuwanie odwracania zerowania

6 Szacowanie wartości sald Kalendarz System lojalnościowy Operatorzy systemu Wyróżniki dokumentów Kontrahenci Osoby Użytkownicy internetowi Obsługa magazynów Nowy dokument magazynowy Dokumenty magazynowe Historia asortymentu Stany magazynowe Kontrola obrotu Ruchy towarów Kontrola zapasów towarów Walidatory Typy klientów Typy dni Dni tygodnia Strefy Punkty zdarzeń Czytniki Drukarki fiskalne Formy płatności Jednostki miary Równoważne jednostki miary Stawki VAT Grupy zajęć Plan zajęć Oddziały Magazyny Grupy towarowe Symbole dokumentów Kolory Kształty Cenniki Asortyment Dane podstawowe Magazyn Karnety Wypożyczalnia Przeszukiwanie tabeli z asortymentem Historia asortymentu Przypisywanie kodów kreskowych Przypisanie asortymentu do kasy Bar system POS

7 8.2. Cennik pobytowy Cennik zdarzeń Przedpłaty Definicja wpłat na konta Narzędzia Konfigurator systemowy AppConfig Drukarki Drukarki fiskalne i wagi Naliczanie opłat Baza danych Karnety Czytnik lokalny Faktury Kasa Serwer czasu Sterownik urządzeń Dane adresowe ing Potwierdzenia i wydruki Synchronizacja czasu Import danych ze skryptu SQL Sposób obliczania podatku VAT Instalacja Firebird i konfiguracja Sterownika urządzeń szeregowych Sterownik urządzeń szeregowych dla wersji starszych od Sterownik urządzeń szeregowych dla wersji Programowanie szafek - Lokers Menager Serwer wydruku fiskalnego Konfiguracja Inter Base Konfiguracja drukarki POSNET

8 1. Uruchomienie programu Program EObiekt uruchamia się klikając dwukrotnie na ikonce z nazwą programu, znajdującej się na pulpicie. Aby czytniki mogły działać, wcześniej należy uruchomić: program Java Console (jeśli nie uruchamia się automatycznie), gdy na czytniku zacznie świecić kontrolna dioda (jedna dioda świeci oznaczając, że jest zasilanie, druga zaczyna świecić w momencie uruchomienia konsoli), należy dwa razy kliknąć na ikonce programu GateKeeper. następnie dopiero uruchomić program EObiekt, klikając na ikonę: Do programu mogą się zalogować tylko osoby uprawnione tzn. takie, które są zarejestrowane w systemie, a więc znają nazwę oraz hasło logowania. Po podwójnym kliknięciu na ikonie, najpierw pojawia się logo TTSoft z informacją o elementach uruchamianej aplikacji, (w przypadku problemów z uruchomieniem w tej linii wyświetli się stosowny komunikat): Następnie pojawi się okno logowania do systemu: 8

9 W polu "Wybierz operatora systemu" wpisuje się nazwę logowania, bądź też wybiera się z listy. Listę można rozwinąć klikając myszką na strzałkę, znajdującą się w prawym boku pola. Po wybraniu lub wpisaniu za pomocą klawiatury operatora, należy wpisać hasło w polu o nazwie Wpisz hasło dostępu. Jest także alternatywna możliwość zalogowania się do systemu EObiekt poprzez transponder wydany dla osób uprawnionych. Odbywa się to w ten sposób, że po pojawieniu się okienka logowania, należy przyłożyć transponder (kartę operatorską, która wcześniej musi być przypisana do danego operatora systemu w Tabele danych Operatorzy systemu ) do czytnika. Musi być to jednak czytnik zdefiniowany jako lokalny, czyli najczęściej znajdujący się w kasie. Po zrealizowaniu jednej z tych czynności, pojawi się okno główne programu EObiekt. 2. Klawisze funkcyjne i standardowa obsługa ekranów 2.1. Okno główne programu System EObiekt został zaprojektowany w taki sposób, aby z okna głównego wykonać maksymalnie dużo operacji i uzyskać jak najwięcej informacji, (Okno - podstawowy, widoczny obiekt służący do komunikacji programu z użytkownikiem). Większość przydatnych funkcji, dostępna jest pod przyciskami z krótką podpowiedzią. Po zalogowaniu widok okna ustawiony jest na konta klienckie. Opis w dalszej części. 9

10 Nagłówek okna jak pokazano na przykładzie poniżej: Nagłówek okna pełni rolę informacyjną. Dzięki temu użytkownik może się zorientować, w jakim miejscu programu się właśnie znajduje i jakiej funkcji aktualnie używa. W górnej części okna jest usytuowane menu główne systemu EObiekt: Menu służy do uruchamiania funkcji programu. Funkcje te można wywoływać używając myszki, bądź poprzez skróty klawiszy Np. aby rozwinąć podmenu Operacje wystarczy przytrzymać klawisz lewy Alt, a następnie wcisnąć klawisz o. Podkreślenie decyduje, jaki klawisz w połączeniu z klawiszem Alt jest dla danej pozycji aktywny. Dokładny opis funkcji, jakie pojawiają się na liście rozwinięcia zawarty jest w kolejnych rozdziałach instrukcji, (patrz spis treści). Poniżej jest pasek narzędzi z przyciskami najczęściej używanych funkcji (są one dostępne także z poziomu głównego menu, opis ich działania zawierają rozdziały Operacje Tabele danych ). 10 Przełącz okienka : funkcja ta służy do uaktywnienia okna, które należy wybrać, w przypadku, gdy jest otwartych wiele okien. Zakończ program : ikona ta umożliwia wyjście z programu. Dodaj nowy rachunek - opcja dostępna również w menu Operacje.

11 Zamknij rachunek - opcja dostępna również w menu Operacje. Wejście na strefę zerową - opcja dostępna również w menu Operacje. Wejście specjalne - opcja dostępna również w menu Operacje. Ustaw ilość wejść - opcja dostępna również w menu Operacje. Rezerwacja sauny - opcja dostępna również w menu Operacje. Sprzedaż barowa - opcja dostępna również w menu Operacje. Sprzedaż dla grup zorganizowanych i stałych klientów, sprzedaż barowa - opcja dostępna również w menu Operacje. Wystaw fakturę do rachunku - opcja dostępna tylko z poziomu okna głównego, natomiast w menu Operacje znajduje się funkcja umożliwiająca wystawianie faktur nie powiązanych z rachunkiem. Sprzedaż karnetów - opcja dostępna również w menu Operacje. Paski transponderowe - opcja dostępna również w menu Tabele danych. Karty transponderowe - opcja dostępna również w menu Tabele danych. Konta klienckie - opcja dostępna również w menu Tabele danych. Sprawdź stan konta - opcja dostępna również w menu Przetwarzanie danych. Sprzedaż automatyczna - opcja dostępna również w menu Operacje. Wpłata gotówki na konto - opcja dostępna również w menu Operacje. Wpłaty i wypłaty kaucji za karnet opcja ta jest dostępna również w menu Operacje. Dzienne rozliczenie gotówki - opcja dostępna również w menu Przetwarzanie danych. Pokaż wypożyczony asortyment - opcja ta umożliwia potwierdzenie zwrotu wypożyczonego asortymentu. Nowy dokument KP, Nowy dokument KW : są to operacje wewnętrzne kasowe, nie rejestrowane w raportach VAT. Operacje kasowe : są tu rejestrowane operacje KP i KW. Otwórz szufladę lokalnej drukarki fiskalnej : za pomocą tej funkcji można otworzyć szufladę w kasecie na pieniądze sterowanej z drukarki fiskalnej. a) W każdej chwili można otworzyć szufladę, gdy operator kliknie na przycisk z ikoną. b) Szuflada otwiera się automatycznie podczas wydawania paska, jeżeli program wykryje, że jest do pobrania kwota przy płatności na gotówkę. c) Szuflada otwiera się automatycznie podczas drukowania paragonu fiskalnego. 11

12 Pokaż konsolę multiserwera : tu można uzyskać informacje z multiserwera, na przykład o stanie czytników, lub innych urządzeń współdziałających z EObiektem. Pokaż ustawienia : funkcja ta informuje o konfiguracji, ustawieniach EObiektu. Ostatnia linia podpowiada plik konfiguracyjny, jego położenie, oraz ścieżkę do pliku tłumaczeń, język bazy danych. Trzecia linia od góry, to pasek informacyjny, który wyświetla dane o aktualnie zalogowanej do systemu osobie i przypisanej jej kasie. Lewa strona okna zawiera następujące funkcje, które po zaznaczeniu przełącznikiem wyświetlają w centralnej części okna odpowiednie informacje: Kasa: zawiera informacje dotyczące wpływów gotówkowych oraz liczbę operacji (wystawionych rachunków) kasjera, który jest aktualnie zalogowany. Wejścia: pokazuje aktualny stan osób znajdujących się na basenie oraz: numer rachunku klienta, logo paska, typ klienta i czas pobytu. Konta klientów: zawierają informacje o kontach klientów (takie, jak w edycji kont). Kliknięcie prawym klawiszem myszki na zaznaczonym rekordzie (kliencie), powoduje otwarcie menu z opcjami: Pokaż historię operacji na koncie, Dokonaj 12

13 wpłaty na konto - gdzie można dodać wpłaty bez konieczności przykładania karty do czytnika. Zajętość stref: pokazuje numer, nazwę strefy i ilość osób na tej strefie. W lewym, dolnym rogu okna wyświetlana jest liczba osób na obiekcie (tych, które mają wydane paski), a w oknie widać, gdzie się te osoby znajdują. Zajętość szczegółowa: pokazuje aktualny stan osób, numer i nazwę strefy, logo paska. UWAGA: ekran główny ustawiony na tym widoku umożliwia ręczne przenoszenie pasków/kart na wybrana strefę. Karnety: funkcja ta dotyczy sprzedaży karnetów z kontrolą dostępu. Opis zawiera rozdział Operacje. Na oknie, przy włączonej opcji Strefy KD, pod prawym klawiszem myszki dostępne jest menu z opcjami: Otwórz na 5 sekund oraz Otwórz na 40 sekund. Umożliwiają one otwarcie przejścia z pominięciem czytnika, (jeżeli, np. drzwi się nie otworzyły). Wystarczy kliknąć w linii nazwy strefy, którą się chce otworzyć i użyć wybranej opcji. Szybka sprzedaż: funkcja ta jest związana z asortymentem. Znajdują się tu najczęściej sprzedawane usługi, związane z asortymentem (wybrane z asortymentu). W oknie głównym widoczne są te informacje, które w Tabelach danych > Szybka sprzedaż (opis w rozdz. 6.6.) zostały wprowadzone. Za pomocą tej funkcji można w prosty sposób dokonać szybkiej sprzedaży, używając klawiszy 1, 2, 3, (zgodnie z numerem towaru, czy usługi). Przy numerach powyżej 10 należy użyć klawiszy: Alt + 0 = 10, Alt + 1 = 11, itd. Carl + 0 = 20, Carl + 1 = 21, itd. Shift + 0 = 30, Shift + 1 = 31, itd. Szybkie wejścia: funkcja ta związana z dodaniem nowego rachunku i rozliczaniem klienta. Widać tu listę "Szybkich wejść" tak, jak zostały zdefiniowane w Tabelach danych (opis w rozdz. 4.7.). Aby użyć tej funkcji, wystarczy nacisnąć na klawiaturze klawisz z odpowiednim numerem szybkiego wejścia (użycie numerów klawiszy analogicznie, jak przy Szybkiej sprzedaży ). Wpłaty na konto: pokazuje wszystkie zdefiniowane w Tabelach danych wpłaty na konto. Po kliknięciu na rekord z wybraną wpłatą, pokazuje się okno do wczytania karnetu w celu dokonania wpłaty. Opis w rozdziale Tabele danych - Walidatory. Wypożyczalnia: pokazuje cały asortyment wprowadzony w Tabelach danych - Cenniki - Asortyment, jaki jest przeznaczony do wypożyczania. Ilość jaka jest tu widoczna, wraz z wypożyczaniem odpowiednio się zmniejsza. 13

14 Zajętość obiektu: istnieje tu możliwość wyboru daty i strefy. Dla Szatnia okno wyświetla zajętość szafek, dla pozostałych stref pokazuje plan zajęć na dany dzień. Pole Znajdź : umożliwia przeszukiwanie tabeli okna głównego według zaznaczonej w nagłówku kolumny. Należy wpisać szukaną nazwę lub wartość i kliknąć na przycisk Znajdź. Ilość osób na obiekcie: w dolnym lewym rogu program pokazuje aktualną ilość osób (wpuszczonych z naliczaniem czasu) na obiekcie i adekwatnie do tej ilości wypełnia się zielonym kolorem widoczny pod spodem pasek. Jeżeli jego kolor zmieni barwę na czerwoną oznacza to, że dopuszczalna liczba została przekroczona Podstawowe definicje i klwisze funkcyjne Ponieważ program EObiekt został stworzony w środowisku Windows i pracuje po kontrolą tego systemu operacyjnego, (jego obsługa, działanie, a także dostępne funkcje są konsekwencją tego faktu). Aby lepiej zrozumieć instrukcję i sposób posługiwania się programem, należy zapoznać się z kilkoma podstawowymi pojęciami. Tabela jak pokazano na przykładzie poniżej: 14

15 Tabela służy do pokazania zawartości baz danych. Standardowa obsługa tabeli umożliwia dodawanie pozycji, modyfikacje pozycji, usuwanie pozycji, dowolne sortowanie i przeszukiwanie informacji. Dostęp do wymienionych funkcji odbywa się przez menu, przyciski lub klawisze funkcyjne. Każdą listę można przeglądać na wiele sposobów, kliknięcie na nagłówku kolumny powoduje posortowanie listy wg kolejności. Jeśli użytkownik chce posortować tabele wg więcej niż jednej kolumny, należy podczas zaznaczania kolumn trzymać klawisz SHIFT. Np. tabela ta jest posortowana wg kolumny Numer karnetu (od najmniejszego do największego). Sort wg kolumny Imię i nazwisko spowoduje ułożenie danych w kolejności alfabetycznej. Każde okno w systemie można powiększyć lub pomniejszyć (poziomo i pionowo) za pomocą strzałek, które pojawiają się przy ustawieniu myszki na ramce okna. Należy przeciągnąć myszką linię tabeli w żądane miejsce. Klikając prawym klawiszem myszy na jednym z rekordów (na linii) dowolnej tabeli, wyświetla się lista funkcji, które są w pasku narzędzi tej tabeli. Rekordy w tabeli zaznaczone na kolor czerwony zwracają uwagę na wystąpienie inne niż normalne, (np. przy minusowym koncie, wystawieniu korekty, itp.). Przyciski jak pokazano na przykładzie poniżej: Przyciski służą do uruchamiania dostępnych funkcji programu bezpośrednio na wskutek naciśnięcia lewego klawisza myszki lub klawisza <Enter>, gdy przycisk jest aktywny. 15

16 Przycisk Znajdź - powoduje przeszukanie całej (wcześniej podświetlonej) kolumny. Wpisanie w pole tekstowe ciągu znaków i kliknięcie na Znajdź (ikona z lupą), spowoduje wyświetlenie danego rekordu. W przeciwnym przypadku pojawia się komunikat, Nie ma takiego rekordu w tabeli, który spełnia zadany warunek. Przycisk Usuń - umożliwia usunięcie danych zaznaczonego rekordu. Przycisk Zmień umożliwia edycję danych zaznaczonego rekordu. Istnieje druga możliwość edycji danych z dowolnej linii tabeli danych (wszystkich), wystarczy podwójnie kliknąć lewym klawiszem myszki na zaznaczonym rekordzie (linii) tabeli. Przycisk Zapisz do pliku - służy do eksportu posortowanej i przefiltrowanej tabeli do pliku tekstowego, czytanego przez arkusze kalkulacyjne. Przycisk Widoczność pól - Opcja ta jest dostępna pod ikona z młoteczkiem na każdym oknie zawierającym dane w postaci tabel, jak również z menu Operacje i menu opadającego pod prawym klawiszem myszki. Po użyciu tej funkcji pojawia się okno, jak pokazano poniżej: 16

17 Okno Widoczność pól pokazuje wszystkie nagłówki kolumn z tabeli. System podpowiada, że są widoczne wszystkie, dlatego każda pozycja jest zaznaczona. Można tu dowolnie wyłączać i włączać widoczność pól na oknie z danymi tablicowymi, klikając myszką obok nazwy. Każda odznaczona pozycja nie będzie widoczna w tabeli, a tym samym na wydruku, jeżeli jest on wykonany. Uwaga: Opcja ta nie jest dostępna w oknie Operatorzy systemu, ze względu na tajność haseł operatorów. Przycisk Podgląd danych do wydruku Opcja ta jest dostępna z poziomu menu głównego okna Operacje, z poziomu menu opadającego (pod prawym klawiszem myszki) oraz po kliknięciu na ikonkę, jak pokazano poniżej. 17

18 Po najechaniu kursorem myszy na ikonkę z drukarką atramentową i lupą pojawia się chmurka (hint) z informacją Podgląd danych do wydruku. Po kliknięciu na tą ikonkę pojawia się okno jak poniżej. Z tego okna można wydrukować raport oraz dokonać ustawień. Przycisk Odśwież F5 kliknięcie na tej ikonie lub użycie klawisz F5 umożliwia powrót do podstawowego wyglądu okna, np. po przeszukiwaniu tabeli. Kliknięcie na mały trójkącik obok, wyświetli listę statusów pozycji, jakie zawiera dana tabela. Przykład poniżej. Wybranie jednego statusu, np. Aktywne, spowoduje, że w tabeli pokażą się jedynie pozycje mające status aktywnych, a w miejscu zielonych strzałek pojawi się odpowiednie oznaczenie, np. A, w przypadku wybrania Pokaż aktywne. UWAGA: W programie w niektórych oknach, np. Konta klienckie, Operatorzy systemu jest dostępna funkcja przywrócenia statusu Aktywny pozycjom, które są usunięte, bądź nieaktywne. Służy do tego ikona, dostępna w pasku narzędzi danego okna. Aby ponownie uaktywnić usuniętą pozycję, należy odszukać ją w tabeli, wybierając status Pokaż usunięte, następnie zaznaczyć i kliknąć na ikonę z podpowiedzią Zmień status na aktywny. 18

19 Przycisk Eksport do pliku tekstowego dostępny jest najczęściej w oknach raportów. Jego użycie wywołuje okno, gdzie podpowiada się domyślne miejsce zapisu pliku. Za pomoąa ikony z dykietką można zmienić miejsce zapisu pliku. Po zaakceptowaniu plik zostanie zapisany w określonym miejscu. Po jego uruchomieniu pojawi się dokument tekstowy, jak dla przykładu pokzano poniżej: Przycisk Zapisz do pliku pozwala na zapisanie danych do pliku. Po uruchomieniu okna, należy ustawić ścieżkę do zapisania pliku (jak opisano powyżej). 19

20 Poniżej przykład zapisanego pliku z raportem po uruchomieniu: - używa się do wydruku na drukarkach laserowych i atramentowych. - używa się do wydruku na drukarkach igłowych. Forma jak pokazano na przykładzie poniżej: 20

21 Formy najczęściej używa się do wprowadzenia informacji lub do podjęcia decyzji przez użytkownika. Użytkownik potwierdza swoją decyzję naciśnięciem odpowiedniego przycisku. Każdy obiekt jeżeli jest widoczny, może mieć stan aktywny lub nieaktywny. Niniejsza instrukcja opisuje zachowanie się obiektów tylko w stanach aktywnych. Pasek stanu jak pokazano na przykładzie poniżej. Pasek stanu najczęściej pojawia się na formie i informuje użytkownika o tym, jaką operacje w danej chwili wykonuje czy to jest np. Usuwanie, czy Dodawanie, czy może Edycja pozycji. Zakładka jak pokazano na przykładzie poniżej, aktywna jest zakładka Dane kontrahenta Zakładki występują na formach i służą najczęściej do szybkiego przełączania między ekranami. Znacznik jak pokazano na przykładzie poniżej: Znacznik służy do zaznaczenia danej wartości w sensie logicznym. Obiekt ten jest często stosowany do parametryzacji i ustawień systemu. Przełącznik jak pokazano na przykładzie poniżej. Przełączniki działają podobnie jak znaczniki, czyli też ustawiają wartość logiczną z tym, że występują w grupie i zaznaczenie jednego powoduje, że pozostałe są odznaczone. Selektor jak pokazano na przykładzie poniżej. 21

22 Stosuje się dla ułatwienia wyboru, po naciśnięciu na przycisk z ikoną trójkąta po prawej stronie pola Stawka VAT: rozwija się lista z dostępnymi pozycjami. Pole jak pokazano na przykładzie poniżej: Pola mogą wyglądać różnie i mieć różne typy np.: tekst, data, czas, waluta itp. Służą do wprowadzania konkretnych wartości. Klawisze funkcyjne: F1 klawisz zarezerwowany dla pomocy, F2 klawisz podpowiedzi (wyboru z listy) jest dostępny na polu posiadającym możliwość wyboru, F4 klawisz aktywacji, wyboru pola szukania, jest dostępny na tabeli, F5 klawisz odświeżenia widoku, jest dostępny na tabeli. F7 klawisz ten otwiera okno nowego rachunku i umożliwia wpuszczenie klientów na obiekt, F8 klawisz ten otwiera okno zamykające rachunek i umożliwia jego rozliczenie (naciśnięcie tych klawiszy podczas wykonywania różnych operacji umożliwia otwieranie i zamykanie rachunku bez konieczności zamykania wcześniej otwartego okna. Przykład poniżej: Insert Klawisz dodawania nowej pozycji (dostępny na tabeli), przełącza pomiędzy trybami wstawiani i nadpisywania (dostępny na polu), 22

23 Delete klawisz usuwania pozycji (dostępny na tabeli), usuwa znam za kursorem (dostępny na polu), Enter Klawisz edycji pozycji (dostępny na tabeli), akceptuje zawartość pola, uaktywnia następny obiekt lub uruchamia wybraną funkcję programu (dostępny na formie). Tab przechodzi do następnego pola. 3. Operacje Poniższe rozdziały zawierają opis poszczególnych operacji w kolejności pokazanej na rozwiniętej liście wyboru Obsługa sprzedaży usług z naliczaniem czasu pobytu na obiekcie - Dodanie nowego rachunku Sprzedaż /wydanie paska klientowi 23

24 Wprowadzenie klienta do systemu (wydanie klientowi paska) służy przycisk znajdujący się na ekranie głównym systemu, lub z menu "Operacje", należy wybrać "Dodaj nowy rachunek". Można też użyć klawisza F7 (Drugim sposobem otwarcia rachunku i wydania paska są Szybkie wejścia, opis tej opcji znajduje się w rozdziale Tabele danych ). Po naciśnięciu tego przycisku zostanie otwarte okno Dodawanie nowego rachunku : Numer rachunku, Taryfa (typ dnia Powszedni, Świąteczny lub inny) wypełnione są automatycznie. W pasku Forma płatności należy wybrać formę płatności: Gotówka podpowiada się domyślnie, e-karta opis w następnym podrozdziale Przelew, Umowa, Bon, Karta płatnicza. Następnie należy wybrać Typ klienta (domyślnie podpowiada się ostatnio używany). Przycisk Automat jest aktywny (kolor zielony), co oznacza, że można wydawać paski przykładając je do czytnika lokalnego. UWAGA: Drugi sposób wydawania paska: Kliknięcie na przycisku Wydaj pasek klientowi uaktywni go, a zablokuje przycisk Automat, wówczas przypisywanie paska klientowi odbywa się po uprzednim kliknięciu na przycisk Wydaj pasek klientowi, który wywołuje okno Odczyt transpondera. 24

25 W tym momencie należy przyłożyć pasek transponderowy do czytnika znajdującego się w kasie. W takim stanie okno to zachęca do przyłożenia transpondera (lub innego nośnika informacji) do czytnika, a po poprawnym odczycie znika. Klikając natomiast na czerwony napis lub naciskając klawisz F4, okno to zmienia się i wygląda jak poniżej: Kursor jest aktywny i znajduje się w polu tekstowym, umożliwia to wpisanie kodu z klawiatury (oczywiście jeżeli jest znany). W wielu miejscach w programie w pole to można wpisywać zamiennie kod transpondera i numer paska (np. 62M) i wówczas efekt szukania jest w obu przypadkach identyczny. Oczywiście łatwiej jest zapamiętać 62M niż 12:34:EA:78:21. To udogodnienie można wykorzystać w przypadku zgubienia transpondera, w przypadku stosowania karnetów tylko z numeracją rzymską, w przypadku uszkodzenia czytnika itp. Naciśnięcie klawisza Enter nie powoduje zamknięcia formy lecz uaktywnienie klawisza "Akceptuj", klawisz Esc zamyka formę - jest to równoważne z naciśnięciem klawisza "Anuluj". Na jednym rachunku można wydawać paski dla różnych typów klienta, które należy wybrać z listy a następnie przyłożyć do czytnika. W polu Paski przypisane do rachunku pojawia się liczba wydanych pasków oraz nazwa typu klienta i logo paska. Na przykładzie poniżej zaznaczona strzałką. UWAGA: Zmieniając formę płatności, lista wydanych pasków zostaje wyczyszczona i można przypisywać je na nowo. 25

26 Po wprowadzeniu pasków, na dole okna w polu Wymagana zaliczka na pobyt, jest wyświetlana kwota do zapłaty przez klienta, (jeżeli są ustawione przedpłaty w cenniku przedpłat). Przycisk Kalkulator reszty (lub użycie klawisza ctrl + C, ctrl + K) umożliwia szybkie wyliczenie kwoty do wydania. Uruchamia się okno, jak pokazano poniżej: Na oknie otwartego rachunku dostępna jest również opcja Wejście na strefę specjalną, jeśli zostanie zaznaczona, to paski zdefiniowane w tym rachunku będą miały uprawnienie do tego, aby wejść na wybraną strefę, która ma przypisany algorytm Special entry w Tabelach danych => Walidatory => Czytniki Aby zakończyć transakcję, należy nacisnąć przycisk Akceptuj lub Następny rachunek. Akceptuj powoduje zakończenie transakcji i zamknięcie okna. Następny rachunek powoduje zakończenie transakcji i otworzenie nowego okna Dodawanie nowego rachunku Sprzedaż/wydanie paska klientowi posiadającemu kartę stałego klienta e-kartę Aby klient mógł skorzystać z karnetu, który wcześniej wykupił, należy wybrać ikonę Dodaj nowy rachunek. Drugim sposobem wejścia na e-kartę są Szybkie wejścia opis w rozdziale Tabele danych. Po wybraniu tej ikony ukaże się okno Dodawanie nowego rachunku. W polu Forma płatności należy wybierać opcję e-karta, pojawi się okno Odczyt transpondera. Należy przyłożyć do czytnika kasowego kartę klienta. Po przyłożeniu tej karty zostaną wyświetlone informacje o kliencie i salda na poszczególnych stawkach VAT. 26

27 Następnym krokiem jest wybranie Typu klienta i wydanie paska/pasków (analogicznie jak podczas rachunku na gotówkę). W polu Wymagana zaliczka za pobyt, nie pojawi się żadna wartość, gdyż nie jest tu pobierana przedpłata, ale UWAGA w przypadku skonfigurowania programu w ten sposób, że ma być kontrolowane minimalne saldo na koncie, aby klient z takim karnetem mógł skorzystać z usługi, będzie w tym miejscu podpowiadać się minimalna kwota (nie zaliczka), jaka jest wymagana, aby rachunek mógł być zaakceptowany. Przykładowe okno poniżej. Widać tu, że jest to wejście na e-kartę z ustawionym minimalnym saldem 5 zł na jeden bilet Normalny. Minimalne saldo konfiguruje się w cenniku przedpłat dostępnym w menu głównym programu Cenniki. Rozliczanie rachunku odbywa się identycznie jak rozliczanie dla gotówki. Jedyna różnica polega na tym, że dopłatę za usługę nie pobiera się od klienta bezpośrednio, tylko kwota zostaje odliczana z konta. System sam rozpoznaje, z której stawki VAT ma pobierać daną kwotę za usługę. UWAGA: Jeżeli klient posiada karnet, (ale nie ma go przy sobie) a jest pewność, że to jest właściwa osoba, to wyboru konta można dokonać na dwa dodatkowe sposoby, (bo identyfikacja konta z karnetu jest znana) podczas wpuszczania klienta na obiekt: 1) na oknie dialogowym odczytu transpondera można wprowadzić numer konta, 2) na oknie dialogowym odczytu transpondera można wprowadzić nazwę karty, jak pokazano na poniższym rzucie ekranu: 27

28 Zanim system ściągnie właściwe konto, pokaże jeszcze dodatkowe okno informacyjne, gdzie widać pozycje mające konto bądź nazwę karty o wpisanym numerze/nazwie. Przykład poniżej. W oknie tym widać tylko jedno konto o wpisanym numerze, więc wystarczy zaakceptować, jeżeli pokaże się więcej pozycji, to należy zaznaczyć tę wybraną. W efekcie zostanie ściągnięte właściwe konto. Program wyszukuje w ten sposób wyłącznie konta założone na danym obiekcie! Poruszanie się klienta po strefach/ręczne przenoszenie pska na strefy Klient który otrzymał pasek/kartę transponderową znajduje się na strefie zerowej najczęściej niepłatnej (zależy to od konfiguracji cennika), następnie udaje się do bramki, gdzie po przyłożeniu transpondera do czytnika zbliżeniowego, ramiona bramki otwierają się a system przenosi pasek na strefę płatną (strefa 1). Od tego momentu liczy się czas, za który zostaną naliczone kwoty według cennika. Klient przebywający na strefie płatnej może następnie wejść na kolejną strefę, np. sauna, gdzie naliczanie będzie według odrębnego cennika. Tu są dwie możliwości konfiguracyjne w systemie: - Czas na strefie basenowej może być zatrzymany w momencie przyłożenia paska do czytnika, a zacznie się naliczanie na strefie sauna. - Czas jest naliczany równocześnie na obu strefach. Jeżeli klient nie wejdzie na strefę płatną lub uda mu się przejść na strefę płatną bez przyłożenia paska do czytnika, to teoretycznie cały czas będzie on przebywał na strefie zerowej i podczas rozliczenia nie pojawi się kwota do zapłaty, a w przypadku pobierania zaliczki będzie ona do zwrotu. Przykład takiego okna poniżej: 28

29 W takim przypadku można zaakceptować rozliczenie, a rachunek w rezultacie będzie miał kwotę zerową, gdyż zaliczka w przychodach równa się kwocie zwrotu zaliczki w rozchodach. Można tez zamknąć okno i przenieść pasek na strefę płatną przykładając transponder do czytnika bramki lub przenosząc go ręcznie z poziomu programu, opis poniżej. A następnie rozliczyć pasek zaliczka będzie już przyjęta jako opłata za pobyt na strefie płatnej. UWAGA: W programie z poziomu ekranu głównego, ustawionego na zajętości szczegółowej, jest możliwość ręcznego przeniesienia pasków na inna strefę. Funkcja ta znajduje się pod prawym klawiszem myszki, widok poniżej: 29

30 Po kliknięciu na napis Przenieś na strefę pokaże się okno wyboru strefy: Zaakceptowanie wybranej strefy sprawi, że wszystkie paski, jakie są na liście zostaną na nią przeniesione. Dlatego w sytuacji, kiedy jest potrzeba przeniesienia jednego paska, lub tych co są na strefie zero, należy listę przefiltrować, tak, aby zostały tylko te pozycje, które mają być przeniesione. Na przykładowym oknie poniżej jest jeden pasek na strefie zerowej. 30

31 Należy zaznaczyć kolumnę, w której będzie wyszukiwana nazwa pozycji, w tym wypadku będzie filtrowanie po nazwie strefy, następnie w polu Znajdź należy wpisać nazwę, np. zero. Po użyciu przycisku Znajdź na liście zostaną tylko te pozycje, które zawierają wpisaną nazwę. Widok okna po przeszukaniu poniżej: W tym wypadku, użycie funkcji przenoszenia na strefę, wykona te operację, tylko dla tej wybranej pozycji. 31

32 3.2. Osługa wypożyczalni Wprowadzanie danych Aby korzystać w systemie z funkcji wypożyczanie sprzętu, należy w AppConfig w zakładce Naliczanie opłat zaznaczyć Wypożyczalnię. Następnie należy wprowadzić cały asortyment, który będzie wypożyczany na obiekcie. Aby dokonać tej operacji, należy z ekranu głównego wejść w Cenniki > Asortyment. Okno to zawiera cztery zakładki. Na zakładce Dane podstawowe należy wypełnić pola: Nazwa wpisać nazwę wypożyczanego sprzętu, np. Łyżwy nr 38, Łyżwy nr 39, Cena pozostawić wartość zerową. Jednostka miary wybrać z tabeli (która pokaże się po przyciśnięciu F2 lub podwójnym kliknięciu) jednostkę, np. sztuka. Na zakładce Wypożyczalnia wypełnić pola: Zastosuj w wypożyczalni tu należy zaznaczyć, (w przeciwnym razie pozycja ta nie będzie widoczna w tabeli, która uruchamiać się będzie przy wypożyczaniu sprzętu). Kaucja należy wpisać wartość kaucji, która w przypadku wejścia na gotówkę, będzie doliczona do zaliczki. Zaakceptować. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji, należy do systemu wprowadzić ilość towaru do wypożyczenia za pomocą dokumentów PZ w opcji Obsługa magazynów, następnie można przystąpić do wypożyczania sprzętu. UWAGA: W funkcji Asortyment pozycje wypożyczalni są obok pozycji asortymentu do sprzedaży ręcznej, w których to nie należy zaznaczać Zastosuj w wypożyczalni. 32

33 Obsługa wejścia na obiekt z wypożyczeniem sprzętu Obsługując wejścia z wypożyczaniem sprzętu najlepiej ustawić podgląd ekranu głównego programu na wypożyczalni, jak pokazano poniżej: Widać tu wszystkie wprowadzone pozycje asortymentu wraz z jego dostępną ilością. Ilość ta będzie się zmniejszać wraz z wypożyczaniem sprzętu, dlatego należy sprawdzać, czy jest jeszcze na stanie pozycja, która ma być wypożyczona. Wpuszczenie klienta na obiekt odbywa się w tradycyjny sposób poprzez przycisk Dodaj. Należy wybrać formę płatności, typ klienta i wydać pasek, dopiero wtedy można dokonać wypożyczenia sprzętu, (można też wpuścić klienta na obiekt bez wypożyczania sprzętu). Wymagana zaliczka za pobyt, to kwota za wejście i wypożyczenie sprzętu. Kwota za wypożyczenie przy rozliczeniu rachunku będzie do zwrotu lub pokryje ewentualna dopłatę za pobyt. 33

34 Do wypożyczania sprzętu służy przycisk: Wypożycz asortyment. Po jego użyciu pokaże się okno z asortymentem wypożyczalni. Kryterium szukania pozwala na szybkie znalezienie pozycji; należy wpisać z klawiatury np. 35 i pokaże się pozycja ŁYŻWY NR 35. Klawisz backspace kasuje wpisane cyfry i przywraca tabelę do poprzedniego stanu. Klikając podwójnie na wybranej pozycji pojawi się okno, gdzie należy wpisać ilość: Za pomocą klawisza Enter (lub kliknięcie na czerwony x), wprowadzi pozycję na okno rachunku. Na jednym rachunku można wydać wiele pasków i wypożyczyć dowolną ilość sprzętu z różnych pozycji, używając ponownie przycisku Wypożycz asortyment. 34

35 Po zaakceptowaniu, wydrukuje się specjalne potwierdzenie, potrzebne klientowi do wydania sprzętu. Istnieje na nim możliwość podpisu osoby, która wydała potwierdzenie oraz osoby, która wydała i przyjęła wypożyczany sprzęt. Poniżej przykład takiego potwierdzenia (Ilość oznacza liczbę wypożyczonych sztuk do wydania, towar to nazwa sprzętu). Następnie klient z potwierdzeniem i wydanym paskiem udaje się po sprzęt. W momencie przyłożenia paska do czytnika w wypożyczalni, na wyświetlaczu pokaże się na dwie sekundy napis Wydano i od tej chwili następuje naliczanie czasu dla wypożyczonego sprzętu. UWAGA: Jest to jedna z propozycji rozwiązań funkcjonowania wypożyczalni. Zwrot wypożyczonego sprzętu i rozliczenie rachunku 35

36 Przed rozliczeniem rachunku (oddaniem paska) klient musi zwrócić sprzęt. Wówczas zostaje przyłożony pasek do czytnika Zwrot (wyświetli się napis Zwrot ) i w tym momencie zostaje zatrzymane naliczanie czasu za wypożyczenie. Następnie klient udaje się do kasy w celu rozliczenia. Jeżeli sprzęt nie został zwrócony, to podczas rozliczania pokaże się komunikat: Jeżeli sprzęt został zwrócony, to na rachunku pokaże się dopłata za wypożyczenie. Sprawdzenie wypożyczonego sprzętu Z poziomu głównego ekranu dostępna jest funkcja Pokaż wypożyczony asortyment. Funkcja ta umożliwia wydruk oraz kontrolę ilości i stanu wypożyczonego sprzętu (akcesoriów) dla danego rachunku (klienta), a także zmiany wcześniej zadeklarowanego do wypożyczenia przez klienta asortymentu. Po wybraniu ikony pojawia się okno Odczyt transpondera : Po przyłożeniu paska do czytnika (można też wprowadzić ręcznie logo paska) pokaże się okno ze stanem wypożyczonego asortymentu: 36

37 Tutaj jest możliwość sprawdzenia stanu oraz zmiany wcześniej zadeklarowanego do wypożyczenia przez klienta asortymentu. Zmiany w stanie wypożyczonego asortymentu możliwe są poprzez usunięcie oraz dodanie wybranej pozycji asortymentu. Znajduje się tu również przycisk, umożliwiający potwierdzenie zwrotu wypożyczonego asortymentu Potwierdź zwrot asortymentu. Aby usunąć wybrany asortyment należy najpierw zaznaczyć odpowiednią pozycję i wybrać przycisk Usuń pozycję asortymentu z rachunku. 37

38 Pojawi się okno z pytaniem: Po zaakceptowaniu pozycja zostanie usunięta z listy wypożyczonego asortymentu dla danego rachunku (klienta). UWAGA: Jeżeli na jednym rachunku kilka razy zostanie wypożyczona ta sama pozycja asortymentu, to podczas usuwania, mimo, że jest zaznaczona jedna pozycja, zostaną usunięte wszystkie o tej samej nazwie i mające tę samą ilość. W celu dodania pozycji wypożyczonego asortymentu należy wybierać przycisk Dodaj pozycję asortymentu do rachunku. W tym momencie pojawia się lista dostępnego do wypożyczenia asortymentu. Dalej postępuje się tak samo jak podczas wypożyczania przy wydawaniu paska. 38

39 3.3. Zamknięcie rachunku/rozliczenie paska Opcja ta pozwala na rozliczanie klienta. Po użyciu przycisku Zamknij rachunek lub z menu Operacje - Zamknij rachunek, albo też klawisza F8, zostanie otwarte okno Odczyt transpondera, należy przyłożyć pasek klienta do czytnika kasowego. Po przyłożeniu paska zostanie wyświetlone okno Zamknięcie rachunku. Widać tu numer rachunku oraz formę płatności. Jest aktywny przycisk Rozlicz. Po jego użyciu, w oknie pokażą się wszystkie szczegóły rozliczenia. 39

40 Uwaga: Przed naciśnięciem przycisku Rozlicz, można skorygować czas wyjścia z ostatniej strefy dla wszystkich pasków znajdujących się na tym rachunku, naciskając przycisk Rozlicz korygując czas. Poszczególne pola oznaczają: Rachunek: unikalny numer rachunku nadany podczas tworzenia rachunku. Rozliczenie pieniężne: w tym miejscu system wyświetla wartość rachunku podaną w netto, VAT i brutto. Pobrana kaucja: pole to zawiera kwotę, która została pobrana podczas tworzenia rachunku. Pozostaje do zapłaty: kwota wyświetlona w tym polu informuje o tym, że klient ma dopłatę za przekroczenie czasu (umożliwia to ikona Wylicz resztę ), jest to kwota do pobrania. Forma płatności: pojawi się w tym miejscu rodzaj płatności, jaki został zdefiniowany podczas tworzenia rachunku. Klient w tym polu będzie widoczny numer karty, wtedy, gdy Formą płatności będzie e-karta. Saldo początkowe to pole też będzie wypełnione wtedy, gdy Forma płatności będzie e-karta i będzie informowało o stanie konta przed otworzeniem rachunku. Saldo końcowe jeżeli forma płatności będzie E-karta, wtedy system wyświetli stan konta po rozliczeniu tego rachunku. Rozliczenie rachunku: zawiera szczegółowe informacje na temat poszczególnych pasków, czyli: - po jakich strefach poruszał się dany pasek, - czas wejścia na strefę (WE), - czas wyjścia ze strefy (WY), 40

41 - czas pobytu na strefie (CP), - ostatni czas na wcześniejszej tej samej strefie (AE), - suma czasu na tych samych strefach (AC), - typ klienta, który posiada pasek. Wejście na strefę 0 jest to przycisk, który powoduje, że wszystkie paski są wpuszczane na strefę zerową, przycisk aktywuje się po użyciu Rozlicz. Anuluj cały rachunek ten przycisk sprawia, że kaucja tego rachunku jest rozliczana na ujemną kwotę, co powoduje wyzerowanie rachunku i nie wydrukowanie paragonu. Można sprawdzić, jakie rachunki zostały anulowane w menu Operacje, Rachunki i wybierając z ikony U opcje Pokaż anulowane. Po pobraniu dopłaty (o ile dopłata jest) należy nacisnąć przycisk Zaakceptuj rozliczenie zatwierdza rozliczenie klienta i zapisuje do bazy danych, drukuje się paragon. Zaakceptuj rozliczenie i rozlicz kolejny rachunek - zatwierdza rozliczenie klienta, zapisuje do bazy danych i otwiera okno do rozliczenia następnego paska. Funkcja ta umożliwia sumowanie kwot rozliczonych kolejno pasków, np. gdy klient chce zapłacić za rozliczenie kilku rachunków (pasków wydanych na oddzielnych rachunkach). Numery rachunków wraz z kwotami są kolejno zamieszczane i sumowane w prawym dolnym rogu okna w polu Rozliczane rachunki. UWAGA: Każdy paragon wychodzący z drukarki fiskalnej zawiera dwa numery: pierwszy numer to numer paragonu, nadawany przez drukarkę fiskalną, a drugi numer mieszczący się na dole paragonu to Numer systemowy jest to numer rachunku w systemie EObiekt, na podstawie którego drukarka fiskalna wydrukowała paragon. Drukuj drukuje zawartość okna Rozliczenie rachunku. Przycisk wyliczania reszty lub naciśnięcie klawisza k lub klawisza c na formie rozliczenia rachunku, gdy jest on aktywny powoduje automatyczną aktywację tej funkcji. Reszta jest wyliczana na bieżąco podczas wprowadzania w pole Wpłata kwoty pobranej od klienta. Okienko to można też zamknąć używając klawisza Esc. 41

42 Zwrot paska rezygnacja klienta z wejścia Funkcja ta dostępna jest z poziomu okna rozliczenia rachunku, jak pokazano poniżej: 42

43 Zwrotu paska należy używać wówczas, jeżeli zaistnieje sytuacja, że klient wszedł na strefę płatną, ale z jakichś powodów chce zrezygnować z wejścia. Oczywiście nie skorzystał jeszcze z dodatkowych usług, typu zjeżdżalnia, sauna i nie dokonał zakupu towaru, np. w barze mokrym. Operacja ta pozwala na usunięcie paska transponderowego z rachunku i wycofanie kaucji. Jest możliwa wtedy, gdy na rachunku jest więcej niż jeden pasek. Aby usunąć pasek należy otworzyć okno Zamknij rachunek, gdzie znajduje się przycisk Zwróć pasek. Po jego użyciu pojawi się okno do wczytania usuwanego paska, a następnie okno zawierające logo paska oraz kwotę pobranej kaucji (program dopuszcza modyfikację zwracanej kwoty). Jeżeli rachunek jest na e-kartę, program nie pobiera z konta kwoty za usuwany pasek, a w polu kaucji zwracanej jest wartość zerowa. Po zaakceptowaniu tego okna, pasek ten zostanie usunięty z aktywnego rachunku, a kaucja (jeżeli była pobrana na wejście) wycofana, (w operacjach kasowych kwota kaucji pojawi się w rozchodach pod nazwą Zwrot kaucji do rachunku ). Na oknie rozliczenia rachunku pasek znika z listy pasków. Następnie można zamknąć okno lub rozliczyć rachunek, klikając na przycisk Rozlicz. UWAGA: W przypadku, gdy na rachunku jest tylko jeden pasek, program nie pozwoli go zwrócić, wyświetlając stosowny komunikat: Uzupełnianie salda na koncie podczas rozliczenia klienta z kartą stałego klienta 43

44 Funkcja dotyczy rozliczenia rachunku z wejścia na e-kartę w przypadku, gdy klient nie posiada na koncie wystarczającej ilości pieniędzy. W takim przypadku po naciśnięciu przycisku Rozlicz, pokazuje się informacja: Po zaakceptowaniu, aktywuje się przycisk Uzupełnij salda, na oknie poniżej zaznaczone strzałką. Tu operator może podjąć decyzję o uzupełnieniu salda na koncie klienta lub zaakceptować rachunek pozostawiając saldo minusowe. Chcąc dokonać uzupełnienia salda/sald należy kliknąć na przycisk Uzupełnij salda. Pojawia się okno jak pokazano poniżej. 44

45 Operator wybiera na nim formę płatności. jaką klient chce uregulować należności, najczęściej będzie to Gotówka, bądź Karta Płatnicza. W celu wyliczenia reszty wpisuje w pole wpłata kwotę wpłacaną przez klienta, reszta wylicza się automatycznie. Po zaakceptowaniu, program zmyka okno i automatycznie dobiera numer konta i uzupełnia brakujące kwoty. UWAGA: Program podpowiada do wpłacenia kwoty, jeżeli są ujemne, dla wszystkich trzech sald. Po zaakceptowaniu operacji ekran rozliczenia wygląda, jak poniżej: 45

46 Jak widać program dokonał wpłaty na konto, odświeżył salda i wyliczył wartości końcowe. Po zaakceptowaniu rozliczenia, na koncie klienta (w tej stawce, która była uzupełniana) pozostaną wartości zerowe. W Operacjach kasowych pojawi się automatycznie dokonana wpłata gotówkowa, a w Rachunkach - rozliczenie tego rachunku i dokonana wpłata na konto Operacje kasowe Opcja Operacje kasowe dostępna jest z poziomu ekranu głównego lub w menu Operacje> Operacje kasowe. Jest to tzw. raport kasowy, pokazuje stan początkowy, operacje kasowe i stan gotówki na koniec dnia (zmiany czy też okresu) dla danej osoby (operatora systemu). Operator systemu aby mógł wykonywać operacje kasowe musi mieć przypisane stanowisko ( kasę ). Parametry te ustawia się w menu Tabele danych> Wyróżniki dokumentów. 46

47 Okno to przedstawia, jakie operacje kasowe zostały przeprowadzone w czasie, określonym w nagłówku okna: Od dnia do dnia. W Raporcie Kasowym widoczne są dokumenty KP i KW automatycznie generowane przez system (podczas operacji wpuszczania klienta na obiekt i rozliczania rachunku, sprzedaży asortymentu z poziomu sprzedaży grupowej czy też wpłat na konta klienckie). Mogą być to też dokumenty wprowadzone przez kasjera, najczęściej nie związane ze sprzedażą np. KW dotyczące przekazania gotówki do kasy głównej, wpłaty do banku, czy też opłaty za fakturę zakupu lub KP np. dotyczące przyjęcia należności za fakturę sprzedaży z odroczonym terminem płatności. Dokumenty te dostępne są z poziomu okna głównego: i. UWAGA: Do ograniczenia ilości wystawianych dokumentów KP służy opcja Grupuj dokumenty KP... (Konfiguracja znajduje się ona w programie konfiguracyjnym AppConfig w zakładce Kasa ). Przy jej pomocy można wymusić takie działanie programu, aby wszystkie wpłaty gotówkowe grupował w ramach jednej zmiany i jednej kasjerki na jednym dokumencie KP. Poniżej przykład raportu z zaznaczonym grupowaniem wydawania i rozliczania pasków. 47

48 Do sprawdzania zbiorczego dokumentu KP z wejść służy raport pomocniczy Dzienny utarg gotówkowy z wejść, w którym jest przedstawiony czas wejścia i wyjścia oraz kwota pobrana przez kasjera za pobyt na strefach płatnych. Nie pokazuje on sprzedaży asortymentu ani wpłat na konto. Znajduje się on w menu Przetwarzanie danych > Rozliczenie kasjerów > Dzienny utarg gotówkowy z wejść 48

49 Aby wydrukować poszczególne pozycje raportu należy zaznaczyć odpowiednie KP lub KW i kliknąć myszką na ikonę, następnie otworzy się okno z podglądem wydruku wybranego dokumentu, jak widać to na poniższym przykładzie. Wybranie przycisku Drukuj powoduje wysłanie na drukarkę i wydruk dokumentu. Do wydruku całego raportu służy przycisku Drukuj raport znajdujący się z prawej strony okna Operacji kasowych. Poniżej przykład: 49

50 Wybranie przycisku Drukuj lub Wydruk tekstowy ( w przypadku gdy wydruk ma być na drukarce igłowej) powoduje wysłanie danych do wydruku i wydruk dokumentu Dokumenty KP i KW Nowy dokument KP, Nowy dokument KW : są to operacje kasowe, nie rejestrowane w raportach VAT. Dokumenty te dostępne są z poziomu okna głównego. Mogą to być dokumenty wprowadzone przez kasjera, najczęściej nie związane ze sprzedażą np. KW dotyczące przekazania gotówki do kasy głównej, wpłaty do banku, czy też opłaty za fakturę zakupu lub KP np. dotyczące przyjęcia należności za fakturę sprzedaży z odroczonym terminem płatności. Dane kontrahenta wprowadzane są jednorazowo lub też można wybrać dane kontrahenta z listy kont klienckich. Osobę, czy instytucję wpłacającą można wprowadzić w pola na trzy sposoby: 50 - za pomocą klawisza F2 wówczas pojawi się okno Konta klienckie, należy wybrać z listy, (którą można dowolnie sortować i przeszukiwać).

51 - za pomocą karty klikając na przycisk Przyłóż kartę, po wczytaniu jej zostaną ściągnięte dane z konta klienckiego. - można wpisać ręcznie, pod warunkiem, że w polu Konto będzie 0, gdyż w przeciwnym razie dostęp do pól Nazwa i Adres będzie zablokowany. Numeracja dokumentów jest automatyczna tzn. że, numery kolejne dokumentów nadawane są przez system, składają się z numeru dokumentu (oddzielna numeracja dla KP i KW) / na rodzaj dokumentu ( KP lub KW) / wyróżnik operatora / dzień wystawienia dokumentu Sprzedaż ręczna Jest to funkcja umożliwiająca dokonywanie sprzedaży towarów i usług (bez wydania paska/naliczania czasu pobytu). Okno pokazane poniżej można wywołać poprzez kliknięcie na ikonie na ekranie głównym, opisanej jako Sprzedaż ręczna, lub wybierając pozycję z menu głównego Operacje. Pola Rachunek nr i Data wystawiania wypełniają się automatycznie, bez możliwości zmiany zapisanych w nich informacji. 51

52 Następne pole Numer(F2) dotyczy sprzedaży powiązanej z kontem klienckim. Jest to pole umożliwiające wprowadzenie z klawiatury (lub poprzez wybór) numeru konta klienckiego, zarejestrowanego w systemie. Jeżeli sprzedaż jest po raz pierwszy, istnieje możliwość zarejestrowania nowego konta z tego poziomu. Uaktywnienie listy wyboru konta odbywa się poprzez podwójne kliknięcie na omawianym polu, bądź poprzez naciśnięcie klawisza F2, (jest to standard w tym oprogramowaniu). Po wybraniu konta klienckiego, program dokonuje jego weryfikacji. W przypadku wpisania błędnego numeru, program informuje o tym poprzez wyświetlenie napisu Zła wartość. Po poprawnym wpisaniu numeru konta, system podpowie jego nazwę i wyświetli saldo. UWAGA: Jeżeli w polu Forma płatności wybrana zostanie E-KARTA, to pojawi się okno do przyłożenia karty do czytnika (można też klikając na napis lub używając klawisz F4 wpisać z klawiatury napis na karcie), wówczas system ściągnie dane konta i zostaną wpisane w okno rachunku. Pola Jednorazowa nazwa na rachunku i Jednorazowy adres na rachunku: są to dodatkowe linie na rachunku z informacjami, zawarte też w opcji Rachunki - pod przyciskiem Wprowadź dane jednorazowego kontrahenta. Następnie koniecznie należy wybrać formę płatności. W polu Forma płatności: podpowiada się Gotówka, można ją zmienić wybierając z listy, która się rozwija po użyciu małego trójkącika. Można tez wypełnić pola Przedpłata: oraz Upust:. Następnie aby sprzedać towar należy w tabeli okna w podświetlonej pozycji Kod kliknąć dwa razy myszką (można też nacisnąć klawisz F2), po czym rozwinie się lista pozycji do wyboru (okno z asortymentem, przykład poniżej). Wyboru pozycji dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza <Enter> lub podwójne kliknięcie myszką. Jeżeli nie ma takiej pozycji, którą się chce sprzedać, wówczas można ją dodać za pomocą przycisku. Po wybraniu pozycji do sprzedaży program automatycznie ściąga na rachunek opis, cenę, stawkę VAT i PKWiU. Do zadań operatora należy wprowadzić ilość, a następnie ją zaakceptować. Po kliknięciu w pozycji Wartość, program automatycznie wyliczy brakujące wielkości. W dolnej części okna pojawi się łączna kwota w kolejności: netto, podatek, brutto. Jest to kwota do pobrania. Tuż obok mieści się przycisk Kalkulator reszty, umożliwiający szybkie wyliczenie reszty. Widok poniżej. 52

53 Wstawienie kolejnej pozycji na listę odbywa się przy pomocy klawisza Insert, usuwanie pozycji odbywa się przy pomocy klawisza Delete. Po zaakceptowaniu rachunku program zapisze odpowiednie dane, wydrukuje paragon i zapyta (w zależności od ustawionej konfiguracji program AppConfig) o wystawienie faktury VAT. Można to zrobić w tym momencie, lub poczekać i wystawić zbiorczo jedną fakturę dla wielu wejść grupowych dla tego samego konta. Program posiada automatyczną konfigurację kartotek kontrahentów, w której można wskazać, które konta odpowiadają danemu kontrahentowi. Obowiązuje tutaj zasada, że jeden kontrahent może mieć zdefiniowanych więcej niż jedno konto, a konto może mieć tylko jednego kontrahenta Sprzedaż barowa Funkcja ta działa wówczas, kiedy na basenie jest bar mokry z dodatkowym komputerem. Umożliwia sprzedaż na podstawie paska transponderowego, opłata za towar jest zarejestrowana, a dokonywana jest przy wyjściu podczas rozliczenia paska. Sprzedaż barowa jest dostępna z okna głównego pod przyciskiem oraz z menu głównego Operacje. Wybierając te funkcję pojawia się okno do przyłożenia paska powiązanego z rachunkiem klienta, który jest na przykład na basenie. 53

54 Pojawi się okno: Należy wybrać towar z tabeli asortymentu, która pojawia się po użyciu przycisku Ręczny wybór towaru : Szybkie szukanie odbywa się tu poprzez wpisywanie z klawiatury nazwy towaru. Wybraną pozycję akceptuje się za pomocą klawisza Enter lub poprzez dwukrotne kliknięcie. Pojawi się tabelka w której należy wprowadzić ilość, ewentualnie cenę, następnie wpisać ilość i zaakceptować. 54

55 Po zamknięciu towar pojawi się na oknie sprzedaży barowej. Do okna sprzedaży barowej można wprowadzić wiele pozycji. UWAGA: Aby Sprzedaż barowa mogła działać, należy w Narzędziach, zakładka Naliczanie opłat, zaznaczyć opcje Rozliczaj bar mokry Wpłata gotówki na konto i wypłata gotówki z konta Opcja ta służy do rejestrowania wpłat pieniężnych na konta klienckie, w celu późniejszego wykorzystania ich, jako zapłaty za towary lub usługi. UWAGA: Wypłata z konta jest dostępna w oknie Konta klienckie na liście pod prawym klawiszem myszki. Wypłaty można dokonać w szczególnych przypadkach, pamiętając o tym, że jest to operacja rejestrowana tylko w programie, natomiast nie jest możliwa w drukarce fiskalnej. Wpłaty na konto klienckie można dokonać z kilku poziomów programu: Klikając na ikonie Wpłata gotówki na konto, która znajduje się na głównym oknie programu (lub z głównego menu Operacje ), po naciśnięciu tej ikony pojawi się okno do przyłożenia karty do czytnika. Operacja ta jest o tyle wygodniejsza, że nie musi się wyszukiwać konta klienckiego, tylko wystarczy przyłożyć kartę do czytnika i system sam wie, na jakie konto należy dokonać wpłaty. Klikając na ikonie Konta klienckie a następnie odnaleźć konto, do którego należy wykonać wpłatę. Po zaznaczeniu go należy kliknąć na ikonę Wpłata na konto, pojawia się okno Wpłata na konto klienckie. Klikając prawym klawiszem myszki zaznaczonym rekordzie w tabeli kont klienckich zarówno na ekranie głównym programu jak i w tabeli edycji kont klienckich. Wyświetli się wówczas lista dostępnych operacji, a wśród nich wpłata na konto. Istnieje jeszcze jedna możliwość wpłacania na konto bez konieczności wpisywania kwoty. Jeżeli w systemie są zdefiniowane wszystkie rodzaje wpłat, to z poziomu okna głównego można z nich korzystać. Dokładny opis tej funkcji znajduje się w rozdziale Cenniki > Definicja wpłat na konta. 55

56 Dane klienta i bieżące saldo klienta wyświetlą się automatycznie w tabeli, natomiast należy wprowadzić: Kwotę wpłacaną przez klienta - w odpowiednie okna z różną stawką podatku VAT. Program nie zatwierdzi danych o wartości zerowej, wysyłając komunikat: Formę płatności. Zaznaczyć także należy, czy mają być drukowane potwierdzenia (znacznikiem Wydrukuj potwierdzenie) bądź nie. Zatwierdzić dane lub nie. Funkcja Wypłata gotówki z konta jest dostępna w oknie Konta klienckie pod prawym klawiszem myszki zaznaczonej pozycji w tabeli. Umożliwia w razie potrzeby wypłatę środków z konta. Po jej uruchomieniu pojawia się okno z danymi konta. 56

57 Należy wpisać kwotę wypłacaną w pole z odpowiednią stawką VAT, wybrać formę płatności i zaakceptować, bądź nie. UWAGA: W wypadku posiadania drukarki fiskalnej operacja wypłaty z konta klienckiego będzie zarejestrowana jedynie w programie, nie jest to możliwe na drukarce fiskalnej. Jeżeli jest jednak konieczność dokonania wypłaty, należy powiadomić o tej operacji księgowość Wpłaty kaucji za karnet i wypłaty kaucji za karnet Funkcja ta umożliwia pobieranie kaucji za karet. Kaucja nie jest sprzedażą, ale jest też możliwość w programie, aby była zaliczana jako sprzedaż (wówczas należy to ustawić w programie konfiguracyjnym AppConfig. Dostęp jest możliwy w dwojaki sposób: Z poziomu menu głównego Operacje i z poziomu okna głównego pod przyciskiem z ikoną. Kartę należy przyłożyć do czytnika, aby pojawiło się okno dialogowe. Z poziomu okna Konta klienckie, w opcji Pokaż e-karty klienta. Widok poniżej: 57

58 Wybierając tę opcję pojawi się okno dialogowe do odczytu transpondera (karty), a następnie, po poprawnym odczycie, okno do wprowadzania danych, jak pokazano poniżej: Poszczególne pola oznaczają: Bieżąca wartość kaucji - informuje, jaka kwota kaucji jest już przyjęta dla tej karty. Kwota operacji - jest to kwota, jaka zostanie wydana klientowi lub pobrana od niego podczas przeprowadzonej operacji wpłaty/wypłaty. Typ operacji należy określić, czy chodzi tu o wpłatę, czy o wypłatę i odpowiednio zaznaczyć. Operacja gotówkowa należy zaznaczyć, jeżeli jest to operacja gotówkowa, wówczas program dopisze kwotę do raportu kasowego w formie KP lub KW. Drukuj potwierdzenie należy zaznaczyć, czy ma być drukowane potwierdzenie, czy nie. Kliknięcie na przycisk "Akceptuj" spowoduje zapis danych do bazy Przesunięcie salda między dwoma kontami Opcja "Przesunięcie sald miedzy dwoma kontami" jest dostępna tylko z głównego menu "Operacje" i służy do przeniesienia całego salda lub części salda z jednego konta do drugiego. 58

59 Po wybraniu opcji pojawi się okno dialogowe, jak pokazano poniżej: Kursor będzie znajdował się w polu Konto z którego będą wypłacane pieniądze. Należy wybrać z listy, lub wpisać z klawiatury numer konta, z którego będą przelewane środki.. Po zaakceptowaniu wprowadzonych wartości, program odczyta nazwę konta i dostępne salda. To samo dotyczy Konta na które będą wpłacane pieniądze, tzn. wybrać je należy z listy lub wpisać właściwe z klawiatury, (lista z dostępnymi kontami pokazuje się po naciśnięciu klawisza F2 na polu z numerem konta, bądź z numerem obiektu lub po podwójnym naciśnięciu lewego klawisza myszki na tych polach). Po wybraniu odpowiednich i sprawdzeniu ich poprawności można wpisać kwoty operacji w odpowiednich stawkach VAT, które zostaną przesunięte z konta wejściowego do konta wyjściowego. Następnie należy zaakceptować operację, klikając na przycisk OK, po czym program sprawdzi, czy jest wystarczająca ilość środków na wykonanie tej operacji na koncie wejściowym. Jeżeli ich nie ma, to pojawi się stosowny komunikat i uniemożliwi dalszą edycję okna. Gdy ilość środków jest wystarczająca do przeprowadzenia operacji, program ściągnie z konta wejściowego wprowadzone kwoty w odpowiednich stawkach i dopisze je do odpowiednich sald na koncie, na które były przesuwane środki. Przesuwanie środków może odbywać się tylko w zakresie tej samej stawki VAT. Operacja ta zapisuje się w historii operacji na koncie. 59

60 3.11. Wejście na strefę zerową Funkcja ta dostępna jest z okna głównego i z menu Operacje. Umożliwia wprowadzenie paska na strefę zerową, która zwykle jest strefą niepłatną, (można klienta wypuścić poza bramkę i klient nie płaci za czas pobytu na tej strefie). Po jej użyciu pojawia się okno: Po przyłożeniu paska do czytnika lokalnego, pasek będzie znajdzie się na strefie zerowej. Następnie, jeżeli klient przyłoży pasek do czytnika przy bramce przejdzie on ponownie na strefę płatną Ustaw ilość wejść okno: Funkcja ta dostępna jest z okna głównego lub z menu Operacje. Pojawia się Po odczytaniu transpondera, wyświetli się okno, jak poniżej: Funkcja ta umożliwia przypisanie do paska transponderowego ilości obrotów bramek, (czy ilości wejść na daną strefę). 60

61 W pole: Ilość wejść należy wpisać liczbę, która ustawi na danym pasku ilość obrotów bramki. Aby usunąć ustawioną ilość wejść, należy w pole wpisać liczbę Wejście specjalne Funkcja ta dostępna jest z okna głównego i z menu Operacje. Wybierając ją pojawia się okno do przyłożenia paska do czytnika UWAGA: Aby funkcja ta mogła spełniać swoją rolę, trzeba skonfigurować strefę specjalną, (opis w rozdz. Walidatory, Czytniki Specjalne wejście, Algorytm 8). Podczas wydawania paska za pomocą funkcji Dodanie nowego rachunku można dołożyć wejście specjalne, jako dodatkową strefę, która jest kontrolowana Rezerwacja sauny Funkcja ta dostępna jest z okna głównego i z menu Operacje. Aby dokonać rezerwacji, należy przyłożyć pasek transponderowy do czytnika. Wówczas wyświetli się okno, pokazane poniżej, gdzie należy zdefiniować godziny i czas rezerwacji. 61

62 3.15. Faktury VAT Funkcja ta dostępna w menu Operacje, pokazuje okno, jak widać poniżej. Widać w nim wszystkie dane wystawionych faktury wraz z imieniem i nazwiskiem użytkownika systemu, który dokonał tej operacji. Poniżej znajduje się opis dostępnych funkcji związanych z fakturami VAT Wystawianie faktury Do wystawienia faktury nie powiązanej z rachunkiem służy okno, które można wywołać klikając na przycisk. 62

63 Przy wprowadzaniu nowej faktury numer i daty (zmiana daty jest dostępna jedynie dla osoby posiadającej prawa administratora) wypełniają się automatycznie. Należy wypełnić pole Kontrahent(F2), które umożliwia wprowadzenie numeru kontrahenta, lub jego wybór z listy, która się uaktywnia po naciśnięciu klawisza F2, lub po podwójnym kliknięciu lewym klawiszem myszki na omawianym polu. Szukać kontrahenta na liście podpowiedzi można wg wielu kolumn bez żadnych ograniczeń. Akceptacja dokonanego wyboru odbywa się poprzez naciśnięcie klawisza Enter lub przez 63

64 podwójne kliknięcie lewym klawiszem myszki. Jeżeli zostanie wprowadzona niepoprawna wartość do danego pola, program w polu opisowym wyświetli informację Zła wartość. W przypadku dokonania właściwego wyboru kontrahenta, program wypełni automatycznie pola opisowe oraz Typ płatności(f2) i Termin płatności. Pole Upust umożliwia wpisanie wartości rabatu, który będzie widoczny na wydruku faktury. Jeżeli klikniemy w tabeli w miejscu, gdzie jest wartość, to upust ten zostanie odliczony od tej wartości. W przeciwnym razie będzie on tylko zapiany na wydruku, a nie odliczony. Wyboru pozycji towaru bądź usługi dokonuje się poprzez naciśnięcie klawisza F2 w polu Kod (podświetlone na niebiesko), lub poprzez podwójne kliknięcie. Pokaże się tabela z dostępnym asortymentem. Należy odszukać towar/usługę (bądź dodać nową) i zaakceptować jej wybór poprzez klawisz Enter na liście lub podwójne kliknięcie myszką. Wówczas nastąpi ściągnięcie danych opisowych pozycji. Użytkownikowi pozostaje wówczas tylko wpisać w oknie wystawianej faktury Ilość, aby faktura została przeliczona. Aby dodać nową pozycję w tabeli, należy nacisnąć klawisz Insert, aby ją usunąć, należy wcisnąć klawisz Delete. Po pozycjach listy można poruszać się wszystkimi klawiszami kursora (strzałki) oraz klawiszami Tab i Enter. Można też wstawić uwagi na fakturze, które program podpowiada (jeżeli są wpisane w programie konfiguracyjnym AppConfig w liniach uwag), lub je zmienić w poniższych liniach. Uwagi zostaną wstawione do faktury i zapisane do bazy danych wówczas, gdy zaznaczony jest tekst Zapisz uwagi w bazie. Jeżeli wszystkie pozycje zostały wprowadzone poprawnie, akceptacja dokumentu następuje poprzez kliknięcie na klawiszu Akceptuj. Program zapyta, czy wszystkie dane są wprowadzone poprawnie i jeżeli odpowiedź jest twierdząca, zapisze dokument do bazy danych i zapyta o wydruk faktury. Odpowiedź twierdząca spowoduje, że program wyświetli 64

65 podgląd zapisanej ostatnio faktury. Wówczas można skorzystać z opcji drukowania i wydrukować fakturę. Przykładowy widok wydruku poniżej: Wystawianie faktury do rachunku W programie istnieje możliwość wystawiania faktury do rachunku. Opcja ta jest dostępna tylko z poziomu okna głównego programu (nie ma jej na oknie pokazanym powyżej, pod ikoną z podpowiedzią Wystaw fakturę do rachunku. Pokaże się następujące okno: W polu podpowiada się ostatni numer zamkniętego rachunku. Aby wybrać inny rachunek, wystarczy użyć klawisza F2, lub podwójnie kliknąć w polu z numerem. Pokaże się wtedy tabela z wszystkimi rachunkami, gdzie można odnaleźć potrzebny rachunek i za pomocą klawisza Enter, lub podwójnie klikając wprowadzić numer rachunku, do którego ma być wystawiona faktura. Następnie po zaakceptowaniu pokaże się okno z fakturą, gdzie są wprowadzone dane z rachunku. Należy jedynie uzupełnić je wprowadzając kontrahenta. (w przypadku rachunku powiązanego z kontem klienckim, dane kontrahenta również zostaną zaimportowane). 65

66 Edycja faktury W oknie faktur istnieje możliwość edytowania pozycji i dokonywania ewentualnych zmian (operacja dostępna dla osób z prawami administratora). Należy ją zaznaczyć i kliknąć dwa razy albo też użyć przycisku Zmień. Pojawi się okno z danymi, w którym można wprowadzać wszelkie zmiany, a następnie wydrukować zmienioną pozycję. Po zaakceptowaniu edytowanej faktury w tabeli faktur w polu Edytował będzie imię i nazwisko użytkownika, który dokonywał edycji Import danych do faktury W oknie Faktury istnieje opcja importu danych do faktury. Po naciśnięciu ikony opisanej jako Importuj dane do faktury od konta do konta dialogowe jak poniżej:, pojawi się nowe okienko 66

67 Na tym oknie należy wprowadzić poprawnie numer konta w pola: Od konta numer (F2) Do konta numer (F2), dla których ma się dokonać eksportu danych na fakturę zbiorczą oraz określić okres eksportu Od daty Do daty. Użytkownik ma za zadanie tylko zaakceptować tak utworzony dokument. Wygląd okna faktury po imporcie danych wygląda następująco. Po zaakceptowaniu istnieje możliwość wydrukowania faktury VAT. Importuj dane do faktury wg kontrahenta Opcja ta służy do importowania na jedną fakturę zbiorczą danych z kilku kont dla jednego kontrahenta, sumuje wszystkie faktury za określony okres. Należy wprowadzić kontrahenta i ustawić daty. Po zatwierdzeniu program automatycznie wyszukuje dane kontrahenta 67

68 powiązanego z kontami (łącznie ze sposobem zapłaty i terminem płatności), wypełnia wszystkie pozycje na dokumencie oraz oblicza wartości Wystawianie korekty faktury Opcja Wystaw korektę umożliwia, w razie pomyłki związanej z fakturą, wystawienie korekty. Aby dokonać tej operacji, należy odszukać i zaznaczyć błędną fakturę, a następnie użyć przycisku, pokaże się okno, jak poniżej: Widać tu stan: Było, Będzie, Różnica. Korekty należy dokonać w pozycji Będzie, wpisując zmienioną ilość, cenę. Wymagane jest też uzupełnienie pola Powód korekty, w przeciwnym razie system wyśle stosowny komunikat. 68

69 UWAGA: Można tu dokonać korekty ilości i ceny, natomiast nie ma możliwości korekty stawki VAT. Jeżeli zaistnieje konieczność zmiany stawki VAT, to należy wówczas dokonać korekty faktury na wartość zero i wystawić nową fakturę z prawidłową stawką. Poniżej przykładowe okno z wydrukiem korekty: Wystawianie duplikatu Funkcja ta umożliwia duplikowanie faktury. Należy wybrać z listy żądaną fakturę i nacisnąć ikonę. Pojawi się pytanie: Jeśli zostanie użyty przycisk Tak, to wystawiony zostanie duplikat zaznaczonej faktury, przycisk Nie powoduje anulowanie operacji. Duplikat można wydrukować. 69

70 UWAGA: Jeśli ta operacje zostanie zaakceptowana, to będzie ona zarejestrowana w systemie bez możliwości odwrotu. W tabeli faktur, w polu Duplikat, pokaże się data wystawienia duplikatu Otwarte rachunki Okno to przedstawia aktualne rachunki (wydane paski) na obiekcie, które są otwarte (jeszcze nie rozliczone). Przyciski w pasku narzędzi umożliwiają: Zamknięcie rachunku można rozliczyć rachunek z pominięciem czytnika (paska), np. w wypadku uszkodzenia, zagubienia paska. Zapisanie do pliku. 70

71 3.17. Pokaż paski będące w użyciu Funkcja ta wyświetla listę pasków będących na obiekcie, które z tego poziomu można rozliczyć. Przycisk Zamknij powiązany rachunek umożliwia rozliczenie rachunku po logo (numerze paska). Przycisk z dyskietką pozwala zapisać paski do pliku Rachunki W oknie Rachunki są przedstawione wszystkie rachunki z ostatnich 30 dni od ustawionej daty. Chcąc przeglądać pozycje wcześniejsze, należy wybrać z menu pole w daty ustalającej górną granicę przedziału czasowego przeglądania rachunków. Wystarczy wybrać inną (wcześniejszą) datę, a lista sama zapełni się odpowiednimi danymi. Tabela zwiera następujące kolumny: Numer jest to numer systemowy rachunku, widoczny również na paragonie oraz w operacjach kasowych Dokument informuje o rodzaju dokumentu jaką jest dana pozycja, i tak: RA rachunek sprzedaży, PZ, WZ, - są to dokumenty magazynowe. Sposób płatności zawiera formę płatności danej pozycji. Dzień tu pojawiają się dane przy pozycjach rachunków z naliczaniem czasu, gdzie do naliczania wartości brany jest pod uwagę typ dnia, i tak np. 1 oznacza powszedni, 2 oznacza świąteczny. 71

72 Kaucja tu pojawia się kwota zaliczki pobieranej na pobyt przy wejściu z naliczaniem czasu. Wartość wartość rachunku. Numer konta pojawia się w przypadku rachunku powiązanego z kontem klienckim. Obiekt konta pojawia się numer obiektu w przypadku konfiguracji wieloobiektowej. Otwarto data i czas otwarcia rachunku Zamknięto data i czas zamknięcia rachunku. Czasy otwarcia i zamknięcia są różne w przypadku rachunków z naliczaniem czasu pobytu. Status - okno standardowo wyświetla rachunki o statusie Wszystkie. Można też ustawić widok okna na inny status, za pomocą ikony: Wszystkie pokazuje wszystkie rachunki. Anulowane pokazuje rachunki, które zostały anulowane podczas rozliczania. Otwarte wyświetla rachunki, które jeszcze nie zostały rozliczone. Zamknięte pokazuje rachunki, które już zostały rozliczone. Zapłacone, Niezapłacone, Nadpłacone - te terminy odnoszą się do rachunków z formą płatności Przelew i Umowa. Opis poniżej w podrozdziale Obsługa zapłat. Status płatności dokumenty z formą płatności Gotówka, E-Karta, Bon, Karta płatnicza mają automatycznie status zapłacone P, natomiast dokumenty na Przelew i Umowę mają status niezapłaconych U, dopóki nie dokona się potwierdzenia zapłaty. Opis poniżej w podrozdziale Obsługa zapłat. 72

73 Poniższe podrozdziały opisują funkcje jakie dostępne są w oknie Rachunki Pokaż szczegóły rozliczenia Funkcja ta umożliwia wgląd w szczegóły rozliczenia rachunku z wejścia klienta z naliczaniem czasu, (z wydaniem paska). Należy odszukać odpowiedni rachunek, wybrać tą funkcję naciskając przycisk, lub wybrać z menu. Można spodziewać się dwóch reakcji programu: 1) Pokazuje się okno, jak poniżej: ( np. ze sprzedaży ręcznej bez naliczania czasu) 2) Pokazuje się okno ze szczegółami rozliczenia - uwaga: aby ta funkcja mogła działać, należy w konfiguracji AppConfig, w zakładce Potwierdzenia i wydruki zaznaczyć opcję Zapisuj czas wejść w dodatkowej tabeli. 73

74 Można tu sprawdzić dokładny czas wszystkich pasków na danym rachunku: wejścia WE, wyjścia WY, wyliczony czas pobytu od wejścia do wyjścia CP, AE to czas z poprzednich pobytów na danej strefie w przypadku, gdy klient więcej niż jeden raz był na tej samej strefie, jest on dodany do czasu całkowitego pobytu na strefie łączny czas pobytu na danej strefie AC. Ponadto znajdują się tu dane dotyczące opłat za pobyt na strefach oraz rozliczenia baru mokrego i zdarzeń oraz wypożyczalni Wydruk rachunku Na oknie rachunków dostępny jest przycisk Przykład poniżej:, umożliwiający wydruk dokumentu. 74

75 Storno rachunku Jeżeli dowolny rachunek został z jakiegoś powodu źle lub błędnie wystawiony, można wykonać storno tego rachunku. UWAGA: storno rachunku jest wykonywane tylko w programie, nie ma możliwości wykonania storna w drukarce fiskalnej. Dlatego w przypadku rachunku na gotówkę należy rozważyć decyzję o wykonaniu storna. Storno rachunku polega na tym, że zostaje wystawiony nowy rachunek (z bieżącą datą) prawie identyczny jak rachunek stornowany, poza tym, że wszystkie kwoty wstawiane do tego nowego rachunku są kwotami ujemnymi. Aby wystornować wybrany rachunek, należy go odszukać w liście rachunków, podświetlić na niebiesko i nacisnąć ikonę Program zapyta o pewność dokonania tej operacji, wysyłając komunikat: Storno. 75

76 Dla pewności czy wybrany rachunek jest odpowiedni, można nacisnąć na ikonie Drukuj, gdzie zostanie wyświetlone okno z wszystkimi danymi tego rachunku. Można te dane wydrukować Wprowadź dane jednorazowego kontrahenta Przycisk ten umożliwia wstawienie na rachunku jednorazowego napisu, który pojawi się na wydruku dokumentu. W przykładowym oknie zostały wpisane dane, które można zobaczyć na wydruku dokumentu poniżej: 76

77 Wyślij pargon na drukarkę fiskalną Funkcja ta daje możliwość ponownego wydrukowania paragonu na drukarce fiskalnej, jeżeli z jakichkolwiek przyczyn nie został on wydrukowany. Paragon zostanie wysłany na drukarkę fiskalną tylko wtedy, gdy nie został wydrukowany, w przeciwnym przypadku program zgłosi błąd. Aby dokonać tej operacji, należy wyszukać rachunek, który ma być wysłany na drukarkę fiskalną i kliknąć na ikonę. Pojawi się pytanie jak pokazano poniżej: 77

78 Jako domyślnie podpowiadany jest przycisk "Nie", przypadkowe naciśnięcie klawisza "Enter" nie spowoduje wykonania tej operacji Obsługa zapłat Funkcja ta dostępna pod ikoną (dostępna również z poziomu okna Konta klienckie ) umożliwia kontrolę realizacji zapłat związanych z wystawionymi dokumentami sprzedaży - Rachunkami i Dokumentami magazynowymi. Program automatycznie uzupełnia potwierdzenie zapłaty dla rachunków wystawionych na formy płatności takie jak: Gotówka, E- Karta, Bon, Karta Kredytowa. UWAGA: Program automatycznie uzupełnia potwierdzenie zapłaty dla wszystkich rachunków o wartości zerowej, dla wszystkich form płatności. Jako nie zapłacone, wymagające potwierdzenia zapłaty - system traktuje Rachunki i Dokumenty magazynowe, których wartość jest różna od zero, wystawione na następujące formy płatności: Przelew, Umowa, Inna forma płatności. Aby dokonać potwierdzenia zapłaty, należy wybrać dokument, dla którego ma być dokonana analiza zapłat i nacisnąć ikonę Zapłaty. Wyświetli się okno Obsługa zapłat które oprócz tej nazwy zawiera także w nagłówku numer rachunku dla którego przeprowadzana jest operacja zapłaty. 78

79 Po naciśnięciu ikony Dodaj na oknie Obsługa zapłat pojawia się formularz umożliwiający obsługę zapłat. Pola formularza takie jak: Numer wpisu, Forma zapłaty, Kwota zapłaty, Data zapłaty, Data rejestracji - są wypełnione automatycznie. Pola: Data zapłaty, Data rejestracji to pola z możliwością modyfikacji. Operator powinien tylko wypełnić pole Opis operacji - wpisując np. numer przelewu z Wyciągu Bankowego dla formy płatności Przelew lub wpisać inne dane. Po zaakceptowaniu okna Zapłata - rachunek, dla którego wprowadzana była zapłata, będzie od tej chwili w systemie miał status rachunku zapłaconego Drukowane paragony Na załączonych przykładowych paragonach są następujące pola: BP01 - to numer kasy, Bielarski Jacek - to nazwa kasjera, ( uwaga: dokonano zmiany w tej kwestii zamiast imienia i nazwiska są drukowane wyróżniki, ustawione w opcji: Definicje kas. Są to najczęściej inicjały) to numer rachunku w programie Na paragonach drukują się również różne formy płatności, zdefiniowane w drukarce POSNET, czyli: Gotówka, Karta płatnicza, Czek, Bon, Inna, Kredyt. Poniżej pokazane są przykłady paragonów z różnymi formami płatności: 79

80 80

81 3.20. Pokaż niewydrukowane paragony Jeżeli w systemie są ustawione, a nie wydrukowane paragony, (z jakichś powodów, np. awarii), to ta funkcja wyświetla je. Jest tu możliwość wznowienia wydruku poprzez przycisk Usuń blokadę paragonu Sprzedaż karnetów Funkcja dostępna z poziomu okna głównego w menu Operacje oraz pod przyciskiem z ikoną. Uruchamia on okno: 81

82 Należy wprowadzić dane konta klienckiego, które wcześniej trzeba założyć i przypisać kartę kliencką (Tabele danych => Konta klienckie). Można to zrobić poprzez przycisk Odczytaj dane konta z karty przykładając kartę do czytnika, lub poprzez wybór z listy kont, jaka wyświetli się po użyciu klawisza F2 w polu Numer (lub podwójnie kliknąć w tym polu). Powiązanie sprzedaży karnetu z kontem klienckim umożliwia później kontrolowanie go. Następnie należy wybrać pozycję z listy karnetów, jaka rozwinie się po kliknięciu na czarny trójkącik obok przyciski Opis karnetu. (Konfiguracja karnetów znajduje się w opcji dostępnej z menu głównego Cenniki => Asortyment). Cena pojawi się automatycznie, ważność karnetu również oraz ilość 1, którą można zmienić. W polu Wartość brutto pojawi się kwota do pobrania. Po zatwierdzeniu operacji drukuje się paragon a system tworzy kolejny rachunek i zapisuje do bazy danych. Sprawdzanie karnetu Stan karnetu oraz jego ważność można kontrolować. Służy do tego przycisk dostępny z poziomu okna głównego programu, pod ikoną. Po jego użyciu pojawi się okno Zbliż kartę do czytnika, po jej przyłożeniu, wyświetli się okno z danymi konta klienta. Okno to posiada dwie zakładki: 1) Dane podstawowe: 82

83 2) Karnety: Okno to oprócz funkcji informacyjnej dodatkowo umożliwia z tego poziomu wydanie paska na e-kartę. Z prawej strony widoczne są przyciski ze zdefiniowanymi w systemie typami klienta, jakie dostępne są w opcji Szybkie wejścia. Po kliknięcia na jeden z nich pojawi się okno do wczytania karty, a następnie do wydania paska. 4. Przetwarzanie danych Moduł Przetwarzanie danych pozwala na wykonanie poszczególnych zestawień i analiz takich jak: 83

84 Pierwsze trzy pozycje: pokaż ilość osób na obiekcie, pokaż kwotę depozytów klienckich i pokaż kwotę kaucji za karty klienckie - pełnią funkcję informacyjną, pozostałe to zestawienia danych. Każde zestawienie posiada swój własny zbiór parametrów, dzięki którym użytkownik może określić zakres prezentowanych danych. UWAGA: Aby zestawienie zostało wyliczone należy użyć klawisza. W przypadku zmiany wybranych parametrów zestawienia, należy ponownie użyć klawisza Wykonaj w celu ponownego przeliczenia zestawienia Pokaż ilość osób na obiekcie Okno spełnia funkcję informacyjną Pokaż kwotę depozytów klienckich Funkcja ta umożliwia sprawdzenie, ile wynoszą depozyty klienckie ogółem oraz z podziałem na różne stawki VAT. Są to wartości do wykorzystania, wpłacone przez klientów na konta klienckie. 84

85 4.3. Pokaż kwotę kaucji za karty klienckie Funkcja ta umożliwia sprawdzenie aktualnej wysokości kaucji za karty klienckie Konta klienckie Tutaj dostępne są zestawienia dotyczące kont klienckich m.in. dotyczące obrotu i stanu rozrachunków. 85

86 Sprawdź stan konta Funkcja ta umożliwia szybkie sprawdzenie danych dotyczących konta klienckiego tj. nazwa ( imię i nazwisko), kwoty pozostałe do wykorzystania w poszczególnych stawkach VAT, % upustu oraz termin ważności. W zakładce karnety znajduje się informacja o karnetach jakie zostały przypisane do danego konta klienckiego. Opcja ta dostępna jest również z okna głównego. Aby szybko sprawdzić stan konta danego klienta, należy przyłożyć do czytnika kasowego kartę klienta. Zostaną wtedy wyświetlone poniższe najważniejsze informacje o koncie klienta. 86

87 UWAGA: Z poziomu tego okna istnieje możliwość wydania paska klientowi na e-kartę. Z prawej strony są dostępne przyciski z typami klienta te które zostały skonfigurowane jako szybkie wejścia Historia obrotów konta klienckiego Funkcja ta umożliwia wgląd w historię konta klienckiego. Po jej wybraniu z menu Przetwarzanie danych, pojawi się okno Odczyt transpondera, należy wówczas przyłożyć kartę klienta do czytnika, po czym wyświetli się okno Historia obrotów konta klienckiego. Funkcja ta dostępna jest też z ekranu głównego (kiedy widok jest ustawiony na konta klientów, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybranym koncie) oraz z poziomu okna Konta klienckie, (dodatkowy opis w rozdziale Konta klienckie ) 87

88 Po naciśnięciu przycisku Wykonaj zostaną pokazane wszystkie operacje, wykonywane na tym koncie, np. wpłaty, wypłaty z konta, sprzedaż, ujęte w poszczególnych stawkach VAT w wybranym okresie czasu. W oknie tym w prawym górnym rogu znajduje się też informacja o aktualnym stanie (saldo) danego konta klienckiego Historia zakupów konta klienckiego 88

89 Funkcja ta jest dostępna podobnie jak Historia obrotów konta klienckiego z menu Przetwarzanie danych i z poziomu okna Konta klienckie oraz z ekranu głównego. Zestawienie to wygląda jak pokazano poniżej: Dane ogranicza się poprzez wybranie konta oraz wprowadzenie wybranego okresu. Program pokazuje wszystkie rachunki wystawione na właściciela konta. Kolejne kolumny zawierają kolejno: numer rachunku łamany przez obiekt, datę i czas otwarcia rachunku, datę i czas zamknięcia rachunku, nazwę (pozycja na rachunku - jeżeli będzie więcej pozycji na jednym rachunku, to pojawi się więcej linii z tym samym numerem), ilość sprzedanej usługi lub asortymentu, cenę brutto Stan rozrachunków z klientami Dane zawarte w tym raporcie przedstawiają stan rozrachunków dotyczących kont klienckich w wybranym okresie czasu z podziałem na stawki VAT. Strona Wn to wartości usług zrealizowanych przez posiadaczy kont klienckich a strona Ma to kwoty wpłacone przez klientów na konta. Saldo to różnica pomiędzy kwotami wpłaconymi a wartością zrealizowanych usług z kont klienckich. 89

90 Bieżący stan rozrachunków Opcja ta umożliwia wykonanie sumy sald na kontach klienckich oraz kaucji za karnety. Znajdują się tu wszystkie wpłaty na konta klienckie, podzielone na stawki VAT Raport wpłat na konta klienckie W tym raporcie są rejestrowane wszystkie wpłaty na konta klienckie (gotówkowe i przelewowe), z podziałem na stawki VAT. 90

91 Usługi zrealizowane z kont klienckich Raport ten przedstawia wartości usług, zrealizowanych z kont klienckich z podziałem na stawki VAT. 91

92 Stan rozrachunków na kontach klienckich Raport ten umożliwia kontrolę rozrachunków w wybranym okresie czasu z uwzględnieniem różnych stawek VAT. W zależności od kryterium wyboru, można wykonać go również oddzielnie dla każdej stawki VAT Zestawienie zerowań stanów kont W raporcie tym można sprawdzić, kiedy i jakie konto zostało wyzerowane oraz jaka kwota została z tego konta usunięta. 92

93 Zestawienie odwróceń zerowań stanów kont Raport ten pokazuje odwrócenia operacji, które były zerowaniem kont. 93

94 Raport obrotów na kontach klienckich Na zestawieniu tym znajdują się dodatkowe pola, umożliwiające wprowadzenie warunków filtrujących, a mianowicie: "Dla opisu jak:", "Dla wyróżnika konta:" oraz "Dla typu operacji" Poniżej dwa przykłady ich wykorzystania. 1. Raport dla wszystkich typów operacji, czyli dla wpłat i dla wypłat: 2. Raport tylko dla wypłat: 94

95 4.5. Karty klienckie Do przeglądania historii kart transponderowych służą przedstawione poniżej zestawienia. Funkcje te dostępne są z menu okna głównego Przetwarzanie danych Karty klienckie Zestawienie ruchu kaucji na kartach Zestawienie to służy do przedstawienia wpłat i wypłat depozytów (kaucji) na karnetach. Kaucja jest to kwota pobrana od klienta, jako zabezpieczenie zużycia karty. W przypadku, gdy klient zniszczy, zgubi kartę lub w inny sposób straci ją, wówczas kwota kaucji pokrywa stratę. Kaucja podlega zwrotowi w przypadku, gdy klient zwraca sprawny, nieuszkodzony karnet. UWAGA: Pobranie kaucji nie powinno być sprzedażą! Po wybraniu zaznaczonej pozycji w menu pokazuje się okno, jak pokazano poniżej: 95

96 Powyższe okno przedstawia dane szczegółowe dla płatności gotówka. Widać na nim, że nie uwzględniając zmiany dat, można wykonać dziewięć różnych zestawień, zaznaczając odpowiednie opcje z pozycji "Rodzaj raportu" i "Forma płatności". 96

97 Powyższe okno przedstawia dane podsumowane dla wszystkich form płatności (w praktyce wykorzystywana jest gotówka i przelew). Powyższe okno przedstawia dane podsumowane dla operatora dla formy płatności gotówka. Powyższe okno przedstawia dane szczegółowe dla formy płatności gotówka. 97

98 Historia karty klienckiej Funkcja ta umożliwia wgląd w historię karty klienckiej. Można tu sprawdzić, jakie opercje były wykonywane na tej karcie, a więc: aktywacja kary, modyfikacja karty (jeśli w edycji dokonywano jakichś zmian, np. wpsanie ceny), usunięcie karty (czyli zmiana jej statusu na nieaktywną), wpłaty i wypłaty kaucji za kartę. Po wywołaniu tej funkcji pokaże się okno: Po zbliżeniu karty do czytnika, pokaże się okno Historia karty klienckiej. Po przyciśnięciu Wykonaj w tabeli będą przedstawione wszystkie operacje, jakie były dokonane w zaznaczonym okresie, a więc: aktywacja kary, modyfikacja karty (jeśli w edycji dokonywano jakichś zmian, np. wpsanie ceny), usunięcie karty (czyli zmiana jej statusu na nieaktywną), wpłaty i wypłaty kaucji za kartę. łącznie z datą, kwotą operacji w przypadku kaucji, oraz nazwą operatora. UWAGA: Funkcja ta jest również dostępna w oknie Karty transponderowe, gdzie można ją wywołać mając zaznaczony odpowiedni rekord, następnie klikając na ikonę Pokaż historię karty. 98

99 Zestawienie ilościowo-wartościowe z kart klienckich Funkcja ta umożliwia sprawdzenie stanu ilościowo-wartościowego kart zarejestrowanych w systemie. Można tu wykonać dwa rodzaje zestawienia: Podsumowanie, gdzie jest przedstawiona zsumowana ilość kart z podziałem na status, a więc ilość kart aktywnych przypisanych do kont klienckich, ilość nieaktywnych nie majacych jeszcze przypisania do konta, oraz ilość kart usuniętych z kont klienckich (ale nie usunietych z systemu). Zsumowane są tutaj kwoty pobrane jako kaucja i kwoty zakupu kart. Raport szczegółowy, gdzie wdoczne są dokładne informacje dotyczące każdej karty: dziesiecioznakowy kod trnsponderowy, nazwa- jeśli karta ją posiada, pobrana kaucja, cena zakupu i status karty. 99

100 Zestawienie operacji na kartach Funkcja ta pozwala na przeglądanie operacji, jakie były wykonywane na kartach klienckich w zaznaczonym przedziale czasowym. Można tu wykonać dwa rodzaje zestawienia: Podsumowanie, gdzie dla każdego typu operacji są podane zsumowane ilości oraz wartości kaucji i zakupu kart. Można więc odczytać informacje, ile w danym dniu, czy okresie zarejestrowano kart w systemie, ile przypisano do kont klienckich - aktywowano, ile dezaktywowano czyli usunięto z kont klienckich. 100

101 Raport szczegółowy, gdzie przedstawione są poszczególne operacje wykonywane na kartch z opisem: data, rodzaj operacji, nazwa i kod karty, pobrana kaucja, cena zakupu Karnety klienckie Do przeglądania danych związanych z wykupionymi przez klienta karnetami oraz podpisanymi umowami służą przedstawione poniżej zestawienia. Funkcje te dostępne są z menu okna głównego Przetwarzanie danych Karnety klienckie. 101

102 Ogólny raport dla klientów z karnetami Raport pobytu klientów na obiekcie Raport umów, których ważność kończy się w okresie Raport ten przetwarza dane dotyczące wprowadzonych do systemu umów, powiązanych z klientami. Jest niezależny od wykupionych karnetów. Znajdują się w nim umowy klientów, których ważność minęła w zadanym okresie i nie została podpisana umowa kolejna. W przypadku gdy klient regularnie podpisuje kolejne umowy, nie będą one ujęte w tym zestawieniu. System kontroluje najpóźniejszą datę ważności, po której nie ma kontynuacji umowy. Czas objęty analizą może być dowolny np. dzień, tydzień, miesiąc czy rok, może obejmować czas wstecz i w przyszłość, a to umożliwia wykorzystanie tych danych w celach marketingowych. Każdy graficzny raport można eksportować w wielu formatach i później je przetwarzać pod konkretne potrzeby. Dostępne formaty to XLS ( arkusz kalkulacyjny Excel), PDF, HTML, XML, RTF, TXT i inne... Czas objęty analizą może być dowolny, w oknie należy ustawić pola: od daty. do daty w godzinach od.. do 102 Przykładowy raport przedstawiono poniżej.

103 Po zaakceptowaniu, pokaże się podgląd wydruku. Dane przedstawione są w kolejności alfabetycznej. Kolejne linie zawierają najpierw dane kontrahenta (jeśli taki był przypisany do konta), później nazwę konta, imię i nazwisko klienta, numer konta, i pozostałe dane konta klienckiego. Następnie rodzaj umowy z datę ważności Raport ważnych umów na dzień Raport ten jest analogiczny do poprzedniego z tą różnicą, że przedstawia zestawienie umów, które są ważne w bieżącym dniu Raport karnetów, których ważność kończy się w okresie Raport ten przetwarza dane związane ze sprzedanymi karnetami, jest niezależny od umów. Znajdują się w nim karnety, których ważność minęła w zadanym okresie i nie został wykupiony następny. W przypadku, gdy klient regularnie wykupuje kolejne karnety, nie znajdą się one w zestawieniu. System kontroluje najpóźniejszą datę ważności karnetu. Czas objęty analizą może być dowolny np. 1 dzień, tydzień, miesiąc czy rok itd., może obejmować czas wstecz i w przyszłość, a to umożliwia wykorzystanie tych danych w celach marketingowych. Czas objęty analizą może być dowolny, w oknie należy ustawić pola: od daty. do daty w godzinach od.. do 103

104 Przykładowy raport przedstawiono poniżej. Dane przedstawione są w kolejności alfabetycznej. Kolejne linie zawierają najpierw dane kontrahenta (jeśli taki był przypisany do konta), później nazwę konta, imię i nazwisko klienta, numer konta, i pozostałe dane konta klienckiego. Następnie rodzaj umowy z datę ważności Raport ważnych karnetów na dzień Raport ten jest analogiczny do poprzedniego z tą różnicą, że przedstawia zestawienie karnetów, które są ważne w bieżącym dniu Statystyka/Raporty kontrolne 104

105 Pokaż dzisiejszą statystykę Pokaż dzisiejszą statystykę to informacja o ilości osób jaka korzystała w bieżącym dniu z usług obiektu bez względu na typ klienta i formę płatności Dzienna statystyka 105

106 Do statystyki jest rejestrowana ilość osób, jaka została wpuszczona na obiekt zarówno poprzez otwarcie rachunku przyciskiem Dodaj, jak i przez szybkie wejścia. Jest tu również określony dzień tygodnia oraz wartość wpływów ze wszystkich wejść, gdzie naliczana jest kwota pieniężna, a więc płatne gotówką oraz kwoty pobrane z kont klienckich. Do wartości nie wchodzą wpływy z wpłat na konto oraz sprzedaży grupowej Godzinowa statystyka Raport ten pokazuje ile osób weszło na obiekt w poszczególnych godzinach,(np. Godzina 9- trwa od 9:00 do 9:59) danego dnia. Istnieje możliwość wygaszenia kolumn za pomocą ikony z młotkiem, tabele można dowolnie sortować i przeszukiwać po zaznaczeniu nagłówka kolumny oraz wpisaniu np. daty. Tabele można również wydrukować. 106

107 Statystyka typów klienta, form płatności i wejść W raporcie tym parametry jakie można ustawić to obiekt (ma zastosowanie w konfiguracji wielo-obiektowej) oraz przedział czasowy, dla jakiego mają być wyświetlone dane. UWAGA: Raport ten ma zastosowanie w przypadku wpuszczania klientów przez Szybkie wejścia. Po zaakceptowaniu pokaże się zestawienie dla wszystkich używanych w zaznaczonym okresie typów klienta z podziałem na formy płatności: gotówka, e-karta, inna (inna - dotyczy umowy, przelewu, bonu, karty płatniczej). Dla każdej pozycji jest wyliczona wartość netto, brutto, ilość osób oraz średni czas pobytu. Przykładowe okno poniżej: 107

108 UWAGI OGÓLNE dotyczące poniżej opisanych raportów: W opisanych poniżej raportach nazwy dotyczące wpłat na konta na poszczególne stawki VAT są ustawiane przez obiekt indywidualnie i to one są ukazywane w raportach. Przedpłata w raportach widnieje jako Zaliczka strefa basen. Nazwy towarów są definiowane w Tabelach danych -> Cenniki -> Asortyment. Istnieje możliwość wydruku każdego z raportów. W oknach, gdzie istnieje wybór, (jak na przykład przy formie płatności: gotówka, e- karta, przelew, umowa, bon) jeżeli są odznaczone wszystkie możliwości, to program traktuje, jakby były zaznaczone i wyliczy dla wszystkich. Jeżeli natomiast zaznaczona jest jedna, to wyliczy tylko dla tej zaznaczonej. Dodatkowym parametrem umożliwiającym uszczegółowienie danych jest: Dla pozycji zawierających i Dla pozycji nie zawierających. Kiedy kursor jest aktywny w polu, używając klawisza F2 lub klikając podwójnie myszką pojawi się lista pozycji, jakie w zadanym okresie były używane. Można wybrać jedną z nich i dla tej pozycji będzie wykonany raport lub w przypadku pozycji nie zawierających raport wykona się z pominięciem tej pozycji. Widok poniżej: 108

109 Dla pozycji równych kliknięcie w tym miejscu sprawi, ze w polu obok pokaże się lista wyboru pozycji, które można zaznaczyć i wówczas raport wykona się tylko dla nich. Fragment przykładowego okna poniżej: Raport sprzedaży wg kontrahenta Raport ten przedstawia rodzaj i wartość usług dla wybranego kontrahenta, w wybranym okresie czasu. Istnieje możliwość wyboru danych dla różnych rodzajów płatności jak też rodzajów usług. Dla kontrahenta, który ma przypisane wiele kont klienckich, dane zawarte w tym raporcie będą dotyczyły wszystkich tych kont razem. 109

110 Raport sprzedaży wg konta Raport ten jest analogiczny do raportu sprzedaży wg kontrahenta, z tą różnicą, że dotyczy operacji wykonanych dla jednego konta klienckiego (w przypadku nie wybrania z listy konkretnego numeru konta raport zostanie wykonany dla danych ze wszystkich kont klienckich w zaznaczonym okresie). 110

111 Godzinowy raport sprzedaży W raporcie tym jest możliwość wyboru nie tylko okresu jakiego ma dotyczyć raport,ale także przedziału godzinowego. W raporcie można wybrać dane z podziałem na: formy płatności, obiekt, typ klienta, grupę towarową oraz typ dnia. W przypadku nie zaznaczenia żadnych parametrów raport zostanie zrobiony dla wszystkich danych z wyznaczonego przedziału czasowego. Dla pozycji zawierających/niezawierających, jak też Dla pozycji równych kliknięcie w tym miejscu wywoła listę pozycji z rachunków w zaznaczonym przedziale czasowym. Można tu wybrać jedną pozycję dla której zostanie wykonany raport. Dokładny opis ustawień dodatkowych parametrów w uwagach ogólnych dotyczących raportów na stronie

112 Raport sprzedaży z podziałem na typy klientów Raport ten zawiera oprócz asortymentu, szczegółowy podział na typy klientów, pokazuje on ile operacji zostało wykonanych dla danego typu klienta. Nazwy typów klienta są wprowadzone w Tabelach danych -> Walidatory -> Typy klientów. W przypadku nie wybrania z listy typu klienta raport zostanie zrobiony dla wszystkich. 112

113 Raport sprzedaży z podziałem na dni i typy klientów Raport jest podobny do raportu sprzedaży z podziałem na typy klientów. Dane w tym raporcie dodatkowo są przedstawione z podziałem na poszczególne dni wybranego okresu. 113

114 Raport czasów pobytu z podziałem na typy klientów W raporcie możliwe jest wybranie przedziału czasowego, formy płatności oraz typu klienta. W raporcie czas minimalny oznacza najkrótszy czas, przez który klient był na basenie, czas maksymalny najdłuższy czas. Ilość pokazuje liczbę osób jaka weszła na dany typ klienta.

115 Raport pobytu z podziałem na strefy Raport ten zawiera informacje dotyczące liczby osób oraz czasu pobytu na obiekcie, bądź na wybranej strefie. Parametry według których można wykonać raport, to: przedział czasowy, forma płatności, dla pozycji zwierających, strefa. Jeżeli zostanie zaznaczone Raport szczegółowy, to zostaną wyświetlone dane dla ilości wydanych pasków oraz czasów pobytu dla każdego rachunku oddzielnie. Wówczas poszczególne kolumny tabeli dla ustawionych parametrów zwierają: Ilość liczba pasków wydanych na jednym rachunku, Czas pobytu czas od otwarcia do zamknięcia rachunku, Łączny czas czas pomnożony przez ilość pasków na danym rachunku. Przykładowe okno ze szczegółami poniżej: 115

116 Jeżeli opcja Raport szczegółowy zostanie odznaczona, zostanie wykonany raport z podsumowanymi danymi. Przykładowe okno poniżej. 116

117 Raport spójności Raport ten sprawdza zgodność kwoty jaka pojawiła się na rachunku z kwotą zapisaną w operacjach kasowych. Jest to raport pozwalający na wykrycie ewentualnych nieścisłości, jakie mogły się pojawić w programie. Jeżeli program je wykryje, to będą one tu widoczne, w przeciwnym razie tabela jest pusta. 117

118 Raport niewydrukowanych paragonów W raporcie tym pokazane są: nr rachunku, czas utworzenie i operator wystawiający rachunek, do którego został niewydrukowany paragon. Raport niewydrukowanych paragonów robiony każdego dnia pozwala na powtórne wysłanie paragonu na drukarkę i wydrukowanie go, co zapobiega niezgodnościom raportu kasowego z raportem fiskalnym Raport spójności zapisów na kontach Raport pokazuje rozbieżności jakie mogą się pojawić między saldem na koncie, a historią tego konta. W raporcie tym kolumny Saldo ZW, 7%, 22% oznaczają kwoty jakie znajdują się na danym saldzie ( są one pokazywane podczas sprawdzania stanu konta), natomiast w kolumnach Suma ZW, 7%, 22% widnieją kwoty znajdujące się w Historii konta klienckiego. 118

119 4.8. Rozliczenie kasjerów Dzienne podsumowanie kasjerów W raporcie tym pokazane są wpływy gotówkowe z wszystkich operacji kasowych dla poszczególnych kasjerów oraz podsumowanie. W polu Zaliczka ujęte są jedynie przedpłaty na basen, w polu Dopłata ujęte są wszystkie sprzedaże asortymentu oraz dopłaty po przekroczeniu czasu basenowego wynikające z cennika Raport kasowy z dokumentów sprzedaży Raport kasowy z dokumentów sprzedaży zawiera numery rachunków jakie zostały otworzone przez danego kasjera, kaucję(przedpłatę), dopłaty do rachunków oraz podsumowanie. 119

120 Dzienny utarg gotówkowy z wejść W raporcie Dzienny utarg gotówkowy jest przedstawiony czas wejścia i wyjścia oraz kwota pobrana przez kasjera za pobyt na basenie. Nie pokazuje on sprzedaży asortymentu ani wpłat na konto. Jest to raport pomocniczy, może służyć do sprawdzania zbiorczego dokumentu KP. Można to sprawdzić, który operator i w jakiej godzinie otworzył rachunek i pobrał kaucję i kto go rozliczył Rozliczenie gotówki 120

121 Opcja ta dostępna jest również z okna głównego. Raport ten przedstawia szczegółowy utarg kasjera, zawiera on: - pobrane kaucje przed wejściem na basen i dopłaty za przekroczony czas na basenie, - wpłaty na konta klienckie, - sprzedaż ręczną. Można wyświetlać te raporty według podstawowych parametrów: - Rozlicz z uwzględnieniem podziału kasjerów raport będzie zawierał podsumowane kwoty dla każdego operatora. - Uszczegółowienie do pojedynczego dokumentu każda pozycja zawiera: numer dokumentu, wartość, opis operacji wraz z numerem rachunku oraz numerem konta, jeśli rachunek jest powiązany z kontem klienckim. - Rozliczaj z uwzględnieniem kaucji raport będzie zwierał pobrane kaucje za karnet. 121

122 Rozliczenie zaliczek na pobyt Raport poniższy przedstawia rozliczenie kaucji za wyznaczony przedziałem czasowym okres. Można go wyświetlić według parametrów: Rozliczaj z uwzględnieniem podziału kasjerów, Uszczegółowienie do pojedynczego dokumentu. Jeżeli opcje te będą odznaczone, to program wyliczy dla wszystkich. 122

123 Wydruki raportów kasowych W raporcie Wydruki raportów kasowych, przedstawiono przychody i rozchody danego kasjera z opisem danej operacji. Raport ten można wykonać również z poziomu okna Operacje kasowe, używając przycisku Przygotuj raport do wydruku. 123

124 4.9. Zamknięte rachunki Po wpisaniu dat i kliknięciu na przycisk Wykonaj, program wyświetli kwoty w odpowiednich polach płatności. 124

125 4.10. Raporty VAT Do raportów VAT wchodzą wszystkie operacje sprzedaży. Wszystkie dane zawarte w raportach można eksportować do pliku tekstowego naciskając ikonę. Utworzony w taki sposób plik można dalej obrabiać, np. w arkuszu kalkulacyjnym po jego zaimportowaniu. Więcej o imporcie i eksporcie danych można przeczytać w rozdziale opisującym podstawowe funkcje i właściwości systemu. Aby wykonać zestawienie, należy w menu głównym wybrać pozycję Przetwarzanie danych a następnie pozycję Raporty VAT. Wówczas pojawi się menu z wszystkimi dostępnymi w systemie EObiekt zestawieniami VAT Raport sprzedaży VAT Raport ten umożliwia wykonanie zestawienia ze wszystkich dokumentów sprzedaży w określonym przedziale czasu pola: od dnia:, do dnia: i dla wszystkich bądź wybranych form płatności. Należy wybrać obiekt w polu Dla obiektu(f2). 125

126 W raporcie tym jest też możliwość wyboru pozycji, dla których raport ten może być wykonany. Służą do tego pola: Dla pozycji (nie)zawierających (F2): Używając klawisza F2 lub podwójnie klikając stojąc na omawianym polu, wyświetli się lista wyboru pozycji. Po poprawnym wyborze parametrów zestawienia należy kliknąć lub nacisnąć klawisz Akceptuj. System wówczas wyświetli podgląd raportu: zawiera on zsumowane pozycje rachunków sprzedaży, gdzie dla każdego z nich jest naliczony VAT i Netto, które następnie są sumowane. 126

127 Z tego poziomu można wydrukować raport bezposrednio wysyłając na drukarkę, można też dokonać ustawienia drukarki, pzeglądać wybrane strony oraz zapisać raport w wybranym formacie, widok poniżej: Rejestr sprzedaży od brutto Raport Rejestr sprzedaży zawiera rejestr sprzedaży podzielony na dni i na stawki VAT. Jest tu dodatkowa linia, gdzie wartości Netto i VAT naliczone od łącznej kwoty brutto. Parametry jakie można ustawić są analogiczne jak w powyższym raporcie. 127

128 atramentowych. - używa się do wydruku na drukarkach laserowych i - używa się do wydruku na drukarkach igłowych Raport sprzedaży dla operatora W raporcie Raport sprzedaży dla operatora... istnieje możliwość wyboru danego operatora przez wybór z listy rozsuwanej. Ustawienie parametrów opisano powyżej w Raporcie sprzedaży VAT. Można tu wykonać zestawienie sprzedaży z rachunków, które zostały zamknięte, (w przypadku wejść - rozliczone paski). W odróżnieniu od raportów kasowych, gdzie ujęta jest kwota zaliczki pobrana na wejście. 128

129 Raport sprzedaży grupowany wg formy płatności dla operatora Raport ten ma dodatkowo możliwość ustawienia przedziału godzinowego. Może być wykonany dla wybranego operatora lub dla wszystkich. Zawiera zestawienie netto i brutto pozycji sprzedaży dla wszystkich używanych form płatności. 129

130 Podgląd przykładowego rportu poniżej Rejestr sprzedaży z faktur VAT Opcja ta umożliwia wykonanie raportu z wystawionych faktur za dany okres. Parametry, jakie należy ustawić to: Dla obiektu (F2) - wybrać z listy. Od daty, do daty ustawić dowolny okres. Płatność domyślnie zaznaczone są wszystkie formy płatności, należy zaznaczyć te, dla których ma być wykonane zestawienie. Kontrahent (F2) - zestawienie można również wykonać tylko dla wybranego kontrahenta - należy wybrać z listy, która pokaże się po użyciu klawisza F2 lub podwójnym kliknięciu w ty miejscu. Dla statusów faktur tu istnieje możliwość wykonania zestawienia dla wszystkich pozycji, lub ograniczyć listę do: Aktywne, Anulowane, Korekty, Aktywne bez Korekt. 130

131 Powiązane z rachunkami w systemie jest możliwość wystawienia faktury do rachunku jak też faktury nie powiązanej z konkretnym rachunkiem. W tym miejscu można wybrać, dla jakich faktur zestawienie ma być wykonane.. Jeżeli się nie ustawi się powyższych parametrów, to program wyświetli raport dla wszystkich Zestawienie dokumentów sprzedaży za okres 131

132 Po ustawieniu przedziału czasowego można wyświetlić oraz wydrukować zestawienie wszystkich dokumentów sprzedaży. Kolejne kolumny rportu zawierają: Numer rachunku, Konrahenta jeżeli sprzedaz jest powiązana z kontem klienckiem, Datę, Nazwę sprzedawanego towaru lub usługi, Ilość, Wartości netto, VAT i Brutto Na końcu zestawienia jest dodatkowe posumowanie ilości wg asortymentu. 132

133 4.12. Raport przejść Po wybraniu odpowiedniego portu z adresem czytnika program wyświetli informacje o ilości przejść danej karty na określoną strefę Generator raportów Funkcja ta umożliwia wykonanie dowolnego raportu na podstawie zapytania SQL do relacyjnej bazy danych. Polecenie SQL może być wpisane z klawiatury bądź wczytane z pliku o rozszerzeniu sql. Polecenie SQL jest wykonywane po naciśnięciu przycisku Wylicz raport. Tak otrzymany wynik można wydrukować na drukarce domyślnej (wydruk graficzny), lub igłowej (wydruk tekstowy). Jest dostępna również opcja eksportu danych wynikowych do pliku CSV. 133

134 4.14. Raporty/Eksporty/Importy dedykowane Funkcja ta umożliwia export faktur do zewnętrznego programu księgowego CDR. Należy wpisać kod i nazwę, (jeśli nie ma klienta, to wpisuje się Klient anonimowy ) i zatwierdzić. Po czym program przeniesie dane do CDR. 134

135 5. Tabele danych 135

136 5.1. Paski transponderowe Ponieważ system pracuje w oparciu o paski transponderowe, pierwszą operacją, jaką należy wykonać, jest wprowadzenie do systemu wszystkich pasków transponderowych. Pasek transponderowy zawiera unikalny numer, który jest na stałe zapisany w transponderze. Otworzenie okna, za pomocą którego można konfigurować paski transponderowe, wykonuje się przez naciśnięcie przycisku lub należy wybierać z menu Tabele danych. Po naciśnięciu tego przycisku pojawi się okno, jak pokazano poniżej. Widać tu listę pasków wszystkich pasków. Używając ikony można wyświetlać listę pasków według ich statusu: A Aktywne, W Wszystkie, E Pracownicze, I Nieaktywne, U Używane. W tabeli znajduje się dziesięcioznakowy unikalny kod paska, jego logo, aktualny status i ostatnia ilość wejść. Nawigacja w tym oknie jest standardowa. Dokładny opis znajduje się w rozdziale Podstawowe definicje i klawisze funkcyjne. Wprowadzenie paska do systemu wykonuje się przez wciśnięcie przycisku, po czym pojawi się okno: 136

137 Krok 1 W tym miejscu należy przyłożyć pasek transponderowy do czytnika lokalnego (czytnik ten najczęściej znajduje się w kasie), wtedy zostanie wczytany unikalny kod transponderowy, który jednocześnie identyfikuje dany transponder. Po przyłożeniu paska do czytnika automatycznie program przejdzie do kroku 2. Krok 2 W miejscu Udało się odczytać pasek o numerze: jest wstawiony unikalny kod transponderowy (np. 0F01EBBA2B). W miejscu Wpisz poniżej unikalną nazwę paska: należy wpisać nazwę (logo) paska, pod jaką pasek transponderowy będzie zapamiętany w bazie danych. Nazwa ta powinna mieć jakieś odniesienie do rzeczywistości. Można np. nadać paskowi nazwę odpowiadającej mu szafki. Jeśli zostanie zaznaczona Karta pracownicza, to ten transponder będzie otwierał wszystkie drzwi i obracał bramkami bez rejestrowania tego transpondera w systemie (ten transponder powinien być wykorzystywany przez personel. Każde jego przyłożenie do czytnika będzie rejestrowane w bazie danych). Po wpisaniu nazwy należy nacisnąć przycisk Dalej, aby przejść do kroku

138 Krok 3 Są tu wyświetlone informacje o numerze i nazwie paska transponderowego, który zostanie zapisany do bazy danych po naciśnięciu przycisku Zakończ. Można tu wycofać się jeszcze i dokonać poprawek we wprowadzonych danych, naciskając przycisk Wstecz. W oknie Paski transponderowe pojawi się wprowadzony do bazy danych pasek. Jeżeli została wprowadzona nieprawidłowa nazwa paska, można ją zmienić, naciskając na przycisk, albo kliknąć dwa razy na danym pasku. Wówczas pojawi się okno Edycja danych paska transponderowego w polu Opis transpondera można zmienić nazwę. Znajduje się tu również przycisk do zmiany transpondera. Ta sama funkcja jest dostępna pod ikoną. Opis poniżej. Jeżeli pasek transponderowy zostaje uszkodzony, w takim wypadku należy usunąć pasek tansponderowy z bazy danych przez naciśnięcie przycisku, lub z menu Operacje - Usuń pasek transponderowy. Pojawi się następujące okno: Domyślnie aktywny jest przycisk Anuluj, aby usunąć pasek, należy potwierdzić Akceptuj. 138

139 Jeżeli zostanie zniszczony transponder w pasku, to aby zostały zachowane dotychczasowe ustawienia, należy użyć przycisku Zmiana transpondera, który umożliwia zmianę samego kodu transpondera na pasku. Należy wyszukać pasek, kliknąć na przycisk, wówczas pojawi się okno do przyłożenia nowego transpondera. Po przyłożeniu, automatycznie następuje zmiana kodu. Zmieniony pasek trzeba zaprogramować w opcji Przypisania transponderów (dostęp Tabele danych ). szafek do Na oknie Paski transponderowe są dwie ikony (z prawej strony), które umożliwiają dezaktywację, jak i aktywację zaznaczonego paska. UWAGA: Jeżeli pasek ma status nieaktywny, to aby móc go używać, nie należy go ponownie wprowadzać lecz odszukać w tabeli pod statusem I, następnie go aktywować Karty transponderowe Funkcja ta umożliwia rejestrowanie w systemie kart transponderowych oraz ich ewidencję. W programie dostępna jest z dwóch miejsc: z menu Tabele danych, z okna głównego pod ikoną z podpowiedzią Karty transponderowe. Po jej wywołaniu pokazuje się okno, jak poniżej: 139

140 Tabela zawiera nastepujące informacje: numer, który przypisuje kartę do obiektu (identyfikator), nazwę karty jest to numer bądź inna nazwa, która będzie umożliwiać ręczną identyfikację konta klienckiego. numer obiektu i numer konta, do którego jest przypisana, (jeżeli karta nie została przypisana do konta, to w tej rubryce dane nie pojawią się), kwotę pobranej kaucji za kartę, cenę nabycia karty przez obiekt, dziesięcioznkowy kod transpondera karty, status karty, a więc, czy jest ona: - aktywna A, czyli przypisana do konta, - usunięta U, czyli usunięta z konta, - niektywna I, czyli wprowadzona do tabeli, ale nie przypisana jeszcze do konta. Na oknie tym można wykonywać następujące operacje: Przeglądanie kart według ich statusu, poprzez użycie przycisku ( z prawej strony), według następujacych kategorii: - Pokaż wszystkie W - pokaże wszystkikie karty w systemie, - Pokaż aktywne A pokaże te, które sa przypisane do kont, - Pokaż usunięte U pokaże karty, które zostały usunięte z kont, - Pokaż nieaktywne I pokaże karty zarejestrowane w systemie, które jeszcze nie są przypisane do kont klienckich. Wprowadzanie kart transponderowych do systemu a) Kartę do systemu można wprowadzić poprzez przycisk Dodaj, który wywołuje okno do zbliżenia karty do czytnika. 140

141 Wówczas pojawi się okno Dodanie nowej pozycji (jak pokazano poniżej), w którym automatycznie jest nadany numer identyfikacyjny karty i numer obiektu, oraz zostaje odczytany jej kod. Widać też status tej kary. Pola aktywne to Cena zakupu oraz Nazwa karty tu należy koniecznie wpisać nazwę (np. numer nadrukowany na karnecie). Po zaakceptowaniu system zrejestruje kartę, co będzie widoczne w tabeli kart. Będzie to karta nieaktywna. Jeżeli zostanie ona następnie przypisana do konta klienckiego, zmieni ona status na aktywną. b) Karta do systemu może być też rejestrowana (bez używania przycisku Dodaj ) poprzez przyłożenie jej do czytnika w momencie, kiedy jest otwarte okno Karty transponderowe. Wówczas pojawi się okno Dodanie nowej pozycji. c) UWAGA: Karty przypiane do kont klienckich, a nie zarejestrowane wcześniej w tabeli Karty transponderowe, automatycznie są rejestrowane w tej tabeli i mają status Aktywna. Edycja danych karty transponderowej Edycję danych karty można wywołać na dwa sposoby: 141

142 a) Poprzez przycisk Zmień, zaznaczając wcześniej odpowiednią pozycję w tabeli. b) Porzez przyłożenie karty do czytnika, w momencie jak jest otwarte okno Karty transponderowe. Pojawi się okno Aktualizacja istniejacej pozycji, jak pokazano poniżej. Można tu zmodyfikować cenę zakupu i nazwę karty. Usuwanie kart - zmiana statusu kary na usunietą Usuwanie kart transponerowych nie powoduje usuwania ich z bazy danych, lecz zmianę ich statusu na usunietą. Operacja ta jest więc operacją usuwania przypisania karty i możliwa jest w dwóch miejscach programu: a) W omawianej funkcji Karty transponderowe poprzez użycie przycisku Usuń dane, który wywołuje okno Usuwanie istniejącej pozycji, jak pokazano poniżej. Usunięcie przypisania karty zmiani jej status na usuniętą oraz usunie ją z konta, jeśli była do niego przypisana. 142

143 b) W kontach klienckich, gdzie usunięcie karty z konta spowoduje w tabeli kart transponderowych zmianę statusu tej kary z aktywnej na usunietą. Karta usunięta może być ponownie przypisana do konta klienckiego i wówczas automatycznie zmienia się status tej kary na aktywną. UWAGA: Nie można usunąć przypisania karty, jeżeli ma ona wpłaconą kaucję. W takim wypadku pojawi się komunikat, jak poniżej: 5.3. Zamki do szafek Funkcja ta uruchamia okno, w którym znajdują się przypisania Zamka (przekaźnika w wybranym sterowniku) do Szafki (czyli numeru znajdującego się na drzwiczkach): 143

144 Przycisk Dodaj umożliwia przypisanie pojedynczej pozycji: Należy wypełnić pola: Urządzenie: jest to sterownik, który obsługuje daną partie szafek, (klikając dwa razy myszką pokaże się okno z grupą sterowników, należy wybrać numer - kliknąć dwa razy na wybranym rekordzie). Kanał sterownika: zawiera numer przekaźnika w sterowniku, (od 1 do 32, gdyż jeden sterownik może obsłużyć 32 szafki) Logo: jest to numer szafki, ( znajdujący się na drzwiczkach), odpowiadający numerowi paska. Przycisk Generuj szafki przypisuje większą ilość zapisów. 144

145 Należy wypełnić pola: Urządzenie(F2): wybrać sterownik, który obsługuje daną partię szafek. Od kanału sterownika, Do kanału sterownika: wpisać numery przekaźników w sterowniku, (np. 1-20). Od logo: numer znajdujący się na drzwiczkach, od którego zacznie się numeracja, (jeżeli jest to np. druga partia szafek obsługiwana przez sterownik, to wpisuje się następny numer szafki, np.21, w przypadku, gdy pierwsza partia szafek ma 20 numerów). Po takim przykładowym uzupełnieniu, system wstawi do bazy szafki ponumerowane od 21 do 40, przypisując je do przekaźników w wybranym sterowniku od 1 do 20, czyli przekaźnik o nr 1 będzie przypisany do szafki o nr 21, przekaźnik numer 2 do szafki 22, itd Gniazda sterownicze Gniazda sterownicze są to sterowniki szafkowe. Jest ich kilka, każdy z nich obsługuje około 32 szafek. Aby dodać nową grupę sterowników, należy użyć przycisku Dodaj wyświetli się okno:, po czym 145

146 Należy wypełnić pola: Adres sterownika nadrzędnego: wpisać adres, który jest na sterowniku, (liczby od 1 do 255 ). Adres 1-go, (2-go, 3-go, 4-go) podsterownika: jeżeli są podsterowniki, należy wprowadzić ich adres, w przeciwnym razie wpisuje się 0. Adres 1-go, (2-go) czytnika RFID: każdy sterownik może obsłużyć dwa czytniki. Jeżeli jest jeden, to należy wpisać 0, jeżeli dwa, to wpisuje się adresy odpowiednich czytników. Magistrala: należy wpisać, na którym porcie obsługiwany jest ten sterownik (pod który jest podłączony, np. COM1: ). Ta magistrala jest dla wszystkich sterowników. Opis grupy sterowników: tu należy zamieścić dodatkowy opis, np. szatnia męska, itp Przypisania szafek do transponderów W oknie tym widać przypisane transpondery do szafek. 146

147 Dodanie nowej pozycji umożliwia przycisk Dodaj, pojawia się okno, jak pokazano poniżej. Należy wypełnić pola: Szafka(F2): należy kliknąć dwa razy myszką (lub nacisnąć F2) i wybrać szafkę, której numer ma się zgadzać z logo paska. Na przykład szafka o numerze 1. Transponder(F2): analogicznie wybrać transponder, który ma odpowiadać logo szafki (np. o numerze 001, jak na przykładowym oknie poniżej. Pasek o numerze 001 będzie otwierał szafkę o numerze 1). W pasku narzędzi, znajdują są dwa przyciski służące do obsługi programowania szafek: Zaprogramuj jedną szafkę służy do programowania jednej, wybranej szafki Zaprogramuj wszystkie szafki służy do programowania wielu szafek, po kolei w dół tak, jak są wyświetlone na liście. Programując sterowniki najlepiej je najpierw posortować według nagłówka Opis sterownika, wpisując w pole Znajdź odpowiedni wyraz czy cyfrę, po której ma szukać, wówczas zaprogramować te, które są wybrane na liście Stanowiska Stanowiska będą wykorzystywane wtedy, gdy zostaną ustawione na komputerach odpowiednie stanowiska w AppConfig, na zakładce Naliczanie opłat w miejscu 147

148 Domyślne stanowisko. Jeśli w konfiguracji będzie ustawiona wartość 0, to stanowiska będą nieaktywne. Wchodząc do menu Tabele danych > Stanowiska, pokazuje się następujące okno: Ikona Dodaj powoduje dodanie nowego stanowiska do systemu, w którym należy wpisać: - Nazwę i Opis stanowiska - Magazyn wybrać magazyn (nazwa magazynu pojawi się po podwójnym kliknięciu lub użyciu klawisza F2). - Drukarka fiskalna wprowadzić rodzaj drukarki fiskalnej, która będzie obsługiwać stanowisko. - Czytnik kodów kreskowych wpisać port na jakim podpięty jest czytnik kodów kreskowych. Po stworzeniu stanowisk, można przystąpić do przypisywania odpowiedniego asortymentu dla danego stanowiska. Wówczas należy zaznaczyć pozycję w tabeli i kliknąć na ikonę Przypisany asortyment, pojawi się okno Przypisanie asortymentu do stanowiska : 148

149 W oknie tym należy dodać odpowiedni asortyment do wybranego stanowiska. W górnej części okna są informacje, jakie stanowisko jest konfigurowane. Okno Przypisanie asortymentu do stanowiska jest podzielone na dwa mniejsze. Lewe okno zawiera cały asortyment zapisany w bazie danych, a prawe okno asortyment już przypisany, który będzie widoczny na wybranym stanowisku. Przypisywanie asortymentu umożliwiają przyciski: - przypisania jednego asortymentu do stanowiska przypisania całego asortymentu do stanowiska - usunięcia pojedynczego asortymentu ze stanowiska - usunięcia całego asortymentu ze stanowiska Podświetlenie na lewym oknie odpowiedniego asortymentu i naciśnięcie przycisku Przypisz lub też podwójne klęknięcie na tym asortymencie, powoduje przeniesienie wybranego asortymentu na prawe okno i co za tym idzie przypisanie tego asortymentu do tego stanowiska. Natomiast podświetlenie asortymentu na prawym oknie i naciśnięcie przycisku Usuń przypisanie lub też podwójne klęknięcie na tym asortymencie, powoduje zniknięcie asortymentu z okna prawego i co za tym idzie wycofanie tego asortymentu z tego stanowiska. Po ustaleniu, które pozycje asortymentu mają się znajdować na tym stanowisku, należy zamknąć to okno, wówczas system zapisze te ustawienia w bazie danych. 149

150 5.7. Szybka sprzedaż Funkcja ta umożliwia ustawienie, jakie usługi bądź towary będą sprzedawane za pomocą funkcji Szybka sprzedaż z poziomu ekranu głównego. W przykładowym oknie widać zdefiniowane towary (usługi). Okno przedstawione poniżej służy do wprowadzania, edycji, bądź usuwania asortymentu szybkiej sprzedaży. Podczas wprowadzania nowej pozycji należy wypełnić: Identyfikator: pojawia się automatycznie, Typ płatności: należy wybrać z listy wyboru (trójkącik z prawej strony), Kod towaru: należy wybrać z listy asortymentu (umożliwia to klawisz F2l lub podwójne kliknięcie), Ilość: należy wpisać ilość towaru, lub np. czas trwania usługi (ilość ta będzie się podpowiadać podczas sprzedaży, można ją zmienić). Drukuj potwierdzenie: zaznaczyć w przypadku, jeśli do każdej sprzedaży ma się automatycznie drukować potwierdzenie. 150

151 Przyjazna nazwa: należy wpisać krótki opis, np. Aerobik Gotówka. Po zdefiniowaniu listy "Szybka sprzedaż" można jej używać. W tym celu na głównym ekranie EObiekt należy ustawić "Szybka sprzedaż, wówczas pojawi się widok, jak poniżej: Za pomocą tej funkcji można w prosty sposób dokonać szybkiej sprzedaży, klikając na wybrana pozycję lub używając klawiszy 1, 2, 3, (zgodnie z numerem towaru, czy usługi). Przy numerach powyżej 10 należy użyć klawiszy: Alt + 0 = 10, Alt + 1 = 11, itd. Carl + 0 = 20, Carl + 1 = 21, itd. Shift + 0 = 30, Shift + 1 = 31, itd. Aby sprzedać na przykład pozycję AEROBIC 40, wystarczy przycisnąć klawisz 4 z klawiatury lub nacisnąć lewym klawiszem myszki na tę pozycję, wówczas pojawi się okno z pytaniem o akceptację wykonywanej operacji: 151

152 Na tym oknie istnieje możliwość wprowadzania ilości sprzedawanego towaru. Po zaakceptowaniu operacji, zostanie ona zapisana na stałe w bazie danych i zostanie wydrukowany paragon (dla gotówki i ewentualnych form płatności, w przypadku gdy są zaznaczone w konfiguracji, jako te dla których paragon ma być drukowany) Szybkie wejścia Obsługa szybkiego wpuszczania osób na obiekt jest funkcją bardzo podobną do szybkiej sprzedaży. Aby móc z niej korzystać, trzeba zdefiniować wszystkie najczęściej wykorzystywane kombinacje parametrów wpływających na naliczanie opłat w bazie danych. Te parametry to: typ klienta, rodzaj płatności, mnożnik wejść ( poniżej opisane). Po wybraniu tej funkcji, pojawia się okno, jak poniżej: Widać tu wszystkie zdefiniowane "szybkie wejścia". Listę "szybkich wejść" można sortować, przeszukiwać, modyfikować, usuwać i dodawać do niej nowe pozycje na zasadach ogólnych. Okno do wprowadzania, edycji bądź usuwania "szybkiego wejścia" wygląda, jak poniżej: 152

153 Mnożnik wejść: służy do wprowadzenia ilości osób, jaka wejdzie na jeden pasek. Przy rozliczeniu program wszystkie sprzedane usługi (zdarzenia) oraz opłaty za pobyt na strefach, mnoży przez tę właśnie liczbę. W ten sposób łatwo wpuścić na obiekt grupę osób używając małej ilości operacji (na jeden pasek). Mnożnik wejść można zmieniać podczas sprzedaży. Przyjazna nazwa: w to pole należy wpisać np.: Gotówka, ulgowy, gdyż ta informacja opisuje wszystkie parametry (typ dnia jest wyliczany automatycznie). Po zdefiniowaniu listy "szybkich wejść" można jej używać. W tym celu w głównym ekranie EObiekt należy zaznaczyć opcję "Szybkie wejścia, wówczas pojawi się widok, jak poniżej: Widać na nim listę "Szybkich wejść" tak, jak została zdefiniowana. Aby wpuścić jedną osobę na gotówkę z typem klienta Ulgowy, wystarczy nacisnąć na klawisz "5" na klawiaturze (lub przycisnąć myszka na tym rekordzie) i wtedy pojawi się automatycznie okno z prośbą o zbliżenie paska do czytnika. Po jego zbliżeniu, jeżeli ten pasek nie został wydany i jest zarejestrowany w systemie, pojawi się automatycznie okno z pytaniem o akceptację wykonywanej operacji.: 153

154 Program upewnia się, wyświetlając to okno i w przypadku, gdy operator naciśnie na przycisk "Akceptuj", transakcja zostanie zapisana na stałe w bazie, w przeciwnym przypadku, nic się nie zmieni. Istotną informacją jest kwota pieniędzy, jaką należy pobrać od wchodzącej osoby. Program wystawi automatycznie KP na tę kwotę i przypisze do kasy aktualnie zalogowanego operatora. Po akceptacji modyfikowana jest tabela statystyk, blokowany jest pasek (nie można go ponownie wydać), zapisywane jest wejście na strefę "0" oraz inne niezbędne informacje, jak w przypadku tradycyjnej obsługi klienta. Rozliczenie tak zarejestrowanego wejścia odbywa się w sposób tradycyjny. UWAGA: Przez szybkie wejścia można też wpuszczać osoby na inne formy płatności. W przypadku wpuszczania na karnet, po wybraniu pozycji, np. 5, pojawi się najpierw okno do wczytania karty i jeżeli jest ona uprawniona do wejścia, automatycznie pojawia się drugie okno, tym razem już do wczytania paska transponderowego. Wtedy pojawia się okno z danymi konta klienckiego i z pozycja do wybranej sprzedaży. Przykład poniżej: 154

155 5.9. Konta klienckie Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, aby móc dokonywać sprzedaży na e-kartę jest utworzenie konta klienckiego, na którym będą ewidencjonowane wszystkie operacje. Klikając na ikonę (dostępną z okna głównego programu oraz z menu Tabele danych) Konta klienckie otworzy się okno Konta klienckie. W tym oknie są wyświetlane wszystkie stworzone wcześniej konta. Istniejące konta klienckie można zmodyfikować wskazując podczas edycji na konkretnego klienta. Przyciski w pasku zadań (funkcje dostępne również w menu Operacje, jak i pod prawym klawiszem myszki) umożliwiają: Dodanie nowego klienta Po naciśnięciu ikony zostanie otwarte okno Nowe konto klienckie. Operacja ta umożliwia wprowadzenie nowego klienta do systemu oraz przypisanie mu karty transponderowej. Podczas wprowadzania nowego konta pokazuje się okno, jak pokazano poniżej. Okno to posiada dwie zakładki: Dane podstawowe i Zdjęcie. 155

156 Na zakładce "Dane podstawowe" należy ustawić następujące parametry: Numer konta nadawany jest automatycznie przez system, nie można go zmienić. Nazwa konta wpisać dodatkową nazwę umożliwiającą identyfikację konta (może to być numer karnetu, logo, pseudonim, jak też imię i nazwisko). UWAGA: Numer karnetu w nowej wersji nie istnieje. W jego miejsce wprowadzono pojęcie Nazwa karty, której w tym oknie nie wprowadza się. Pojawi się ona w tabeli konta po przypisaniu karty, która wcześniej musi być wprowadzona do tabeli Karty transponderowe, gdzie wymagane jest wpisanie nazwy (numeru) karty. W przypadku przypisania do konta karty bez nazwy jest możliwość uzupełnienia jej w opcji Pokaż e-karty klienta. Imię i nazwisko wpisać imię i nazwisko lub nazwę firmy. Adres ( ) Wyróżnik karnetu - dodatkowa informacja związana z karnetem. Numer telefonu Rabat można wpisać procentowy rabat, indywidualny dla klienta lub nie. Jeżeli rabat będzie ustawiony w konfiguracji lub Definicji wpłat na konto, to system będzie go w tym miejscu podpowiadał. Ważny od: i Ważny do: pola te wypełnione są automatycznie. Jeżeli w konfiguracji AppConfig, na zakładce Karnety będzie ustawiony standardowy czas ważności konta licząc od ostatniej wpłaty, to data ważności będzie wyświetlona według tego 156

157 ustawienia. Jeżeli nie, to będzie pokazana data bieżąca i należy wprowadzić odpowiednie daty. Jeżeli będą ustawione definicje wpłat na konta, to data ważności będzie się ustawiać na koncie automatycznie po dokonaniu wpłaty na konto. Opis poniżej w podrozdziale Wpłata na konto. Kontrahent (F2) - wpisać należy numer kontrahenta z tabeli Kontrahenci, któremu wprowadzany klient jest podporządkowany (klikając podwójnie lub przyciskając F2 wyświetla się tabela Kontrahenci ). Typ klienta (F2) - wprowadzenie tu typu klienta sprawi, że ten klient będzie mógł korzystać jedynie z tego wejścia, pozostałe będą zablokowane. Jeżeli pole to zostanie puste, to klient będzie mógł korzystać z wszystkich rodzajów wejść (typów klienta). Zezwalaj na wejście z zerowym i ujemnym saldem zaznaczenie tej opcji spowoduje, że ten klient będzie mógł być wpuszczony na obiekt niezależnie od ogólnych ustawień systemu, czyli jeżeli na obiekcie obowiązują zasady, że klienci nie mogą być wpuszczani z ujemnym lub zerowym saldem, to ten klient będzie miał do tego prawo. Funkcja ta może być wykorzystywana do obsługi kont szkół. Gdy już cała forma jest wypełniona można wykonać operacje: Kliknąć na przycisk Akceptuj po czym pojawi się okno do przypisania karty do założonego w tym momencie konta. Po przyłożeniu karty pojawi się komunikat informacyjny: Jeżeli zostanie przyłożona karta, która jest już przypisana do jakiegoś konta, to system nie pozwoli jej ponownie przypisać wysyłając stosowny komunikat: 157

158 Kliknąć na przycisk Akceptuj i otwórz ponownie przycisk ten powoduje te same reakcje programu, co powyżej opisane, z ta różnicą, że okno do wprowadzenia nowego klienta podpowie się z wypełnionymi danymi. Funkcjonalność ta usprawnia zakładanie kont o takich samych, czy podobnych parametrach. W przypadku korzystania z opcji fotografowania klienta, należy kliknąć na zakładkę "Zdjęcia", wówczas pojawi się okno jak poniżej: Dla lepszej identyfikacji osoby, (gdy to jest ważne lub wymagane) kupującej towar lub usługę wprowadzono obsługę plików graficznych w formacie jpg. Zdjęcie cyfrowe można przypisać do konta i do karty. Opis zawierają poniższe dwa podrozdziały. 158

159 Przypisanie fotografi do konta Na tej zakładce Zdjęcie są dostępne takie funkcje jak: Wyczyść zdjęcie - kasuje zawartość wprowadzonego zdjęcia na ekran. Wprowadź ze schowka - klikając na ten przycisk, zdjęcie jest wprowadzane na ekran ze schowka windows, Wprowadź z pliku - po wybraniu tej opcji, pojawia się okno dialogowe, w którym można wskazać plik w formacie jpg, zawierający właściwe zdjęcie (osoby, samochodu itp.) Poniżej przykład z wprowadzonym zdjęciem z pliku. Użyj kamery internetowej - Funkcja ta umożliwia szybkie zrobienie zdjęcia przy pomocy kamerki internetowej na wszystkich oknach, gdzie jest możliwość wczytania zdjęć. Kliknięcie na ten przycisk powoduje otwarcie okna Zrób zdjęcie i po nakierowaniu na osobę, ustawieniu ostrości zdjęcia można kliknąć na przycisk Pstryk. Wówczas 159

160 zdjęcie z kamery zostaje przeniesione na formę, a tu można już to zdjęcie zapisać do bazy danych. Na tym oknie działają klawisze Esc - zamyka okno bez reakcji, Enter działa jak kliknięcie na przycisk "Pstryk". To samo i w taki sam sposób działa na kartach opis znajduje się w następnym podrozdziale Przypisanie fotografii do karty Ponieważ jedno konto może mieć przypisanych wiele kart, a każda z kart może należeć do innej osoby, została opracowana dodatkowo funkcja, pamiętająca zdjęcie, odpowiadające dokładnie jednej karcie przypisanej do danego konta. Aby przypisać zdjęcie do karty, bądź usunąć wprowadzone przypisanie, należy użyć opcji na oknie pokazującym wszystkie przypisane karty do danego konta "e-karty przypisane do konta". Pod prawym klawiszem myszki rozwija się lista funkcji, a wśród nich Zdjęcie na karcie, jak pokazano poniżej. Przyciskając na napis Zdjęcie na karcie, pojawia się okno. Jeżeli karta nie ma przypisanego zdjęcia, pojawia się okno, jak pokazano poniżej: 160

161 Używając dostępnych klawiszy, można zaimportować zdjęcie z pliku lub ze schowka windows i zapisać w bazie danych, albo też zrobić zdjęcie przy użyciu kamery internetowej. Jeżeli karta posiada już zdjęcie, po wybraniu opcji "Zdjęcie na karcie", pojawi się okno jak poniżej: Wprowadzone zdjęcie można usunąć, czyszcząc ekran i zapisując dane. Z poziomu okna głównego programu, używając opcji Sprawdź stan konta okno z danymi konta wraz ze zdjęciem na koncie i karcie., pojawi się 161

162 Powyższe okno przedstawia sytuację, w której to samo zdjęcie przypisane jest do konta i do karty. W przypadku, gdy jest brak przypisania, miejsca na zdjęcia są puste Edycja dnych konta i kart klienta Edycja konta umożliwia modyfikację danych klienta, (na przykład konto nieużywane można wykorzystać dla nowego klienta. Wówczas po usunięciu historii operacji na koncie oraz karty poprzedniego klienta, wystarczy zmienić dane i przypisać kartę nowemu klientowi). Edycji można dokonać używając przycisku Edytuj lub klikając podwójnie na zaznaczonej na liście pozycji. Przykładowe okno poniżej. 162

163 Są tu dostępne przyciski: Przypisz kartę do konta umożliwia przypisanie karty klientowi. Ta sama operacja dostępna jest z okna Kont klienckich pod ikoną, gdzie po zaznaczeniu konta na liście należy użyć tej ikony. Pokaże się wówczas okno umożliwiające przypisanie karty nowej/kolejnej klientowi. UWAGA: po przypisaniu kolejnej karty do tego samego konta na liście kont pojawi się kolejny raz pozycja konta nie jest to nowe konto lecz to samo, z tym samym numerem konta i wszystkimi danymi, z tą różnicą tylko, że ma inną kartę, wiec będzie się różnić nazwą karty. Po usunięciu karty z konta pozycja na liście znika. Wszelkie operacje są jednocześnie rejestrowane i widoczne w obu pozycjach, ponieważ jest to jedno konto. Przykład poniżej: Pokaż e-karty klienta wywołuje okno z listą kart przypisanych do konta. Ta sama operacja dostępna jest również pod ikoną. Funkcja ta umożliwia szybkie sprawdzenie, jakie karty i ile jest przypisanych do danego konta klienckiego. Przykładowe okno poniżej: 163

164 Przyciski na oknie umożliwiają następujące operacje: Pobranie i zwrot kaucji - operacja ta jest również dostępna z poziomu okna głównego programu pod ikoną i z menu głównego Operacje. Usunięcie przypisanej karty z konta w tym celu należy zaznaczyć kartę i po użyciu przycisku do usuwania zastanie ona usunięta. Wcześniej pojawi się jeszcze komunikat informacyjny, gdzie jest jeszcze możliwość wycofania się z tej operacji. Zmianę nazwy karty - każda karta zanim będzie przypisana do konta, powinna wcześniej być wprowadzona do tabeli Karty transponderowe i tam ma wprowadzona nazwę, która jest widoczna w tabeli kont i w opisywanym oknie Pokaż e-karty klienta. W tym miejscu jest możliwość zmiany nazwy, jak tez jej wprowadzenia, jeżeli jej nie posiada. Po użyciu tego przycisku, pojawi się okno: Jeżeli do tego konta zostało wcześniej przypisane zdjęcie, to po kliknięciu na zakładkę "Zdjęcie", pojawi się ekran jak poniżej: 164

165 Aby zmienić zdjęcie na inne wystarczy wyczyścić ekran i na zasadach opisanych powyżej zaimportować na ekran inne, a następnie kliknąć na przycisk Akceptuj. Aby usunąć zdjęcie, należy wyczyścić ekran i zapisać konto Wpłata na konto klienckie Wpłaty na konto klienckie można dokonać z kilku poziomów programu: Klikając na ikonie Wpłata gotówki na konto, która znajduje się na głównym oknie programu, po naciśnięciu tej ikony pojawi się okno do przyłożenia karty do czytnika. Sposób ten jest najszybszy, ponieważ nie wymaga wyszukiwania konta klienckiego, tylko wystarczy przyłożyć kartę do czytnika i system sam wie, na jakie konto należy dokonać wpłaty. Klikając na ikonie Konta klienckie a następnie odnaleźć konto, do którego należy wykonać wpłatę. Po zaznaczeniu go należy kliknąć na ikonę Dodaj gotówkę, pojawia się okno Wpłata na konto klienckie. Klikając prawym klawiszem myszki zaznaczonym rekordzie w tabeli kont klienckich zarówno na ekranie głównym programu jak i w tabeli edycji kont klienckich. Wyświetli się wówczas lista dostępnych operacji, a wśród nich wpłata na konto. 165

166 Istnieje jeszcze jedna możliwość wpłacania na konto bez konieczności wpisywania kwoty. Jeżeli w systemie są zdefiniowane wszystkie rodzaje wpłat, to z poziomu okna głównego można z nich korzystać. Dokładny opis tej funkcji znajduje się w rozdziale Tabele danych => Walidatory => Definicja wpłat na konta. Poniżej przykładowe okno do wpłaty na konto: Dane klienta i bieżące saldo klienta wyświetlą się automatycznie, natomiast należy wprowadzić: Kwotę wpłacaną przez klienta - w odpowiednie okna z różną stawką podatku VAT. Program nie zatwierdzi danych o wartości zerowej, wysyłając komunikat: Formę płatności domyślnie ustawiona jest Gotówka. Zaznaczyć także należy, czy mają być drukowane potwierdzenia (znacznikiem Wydrukuj potwierdzenie) bądź nie. Zatwierdzić dane lub nie Obsługa zapłat Funkcja ta dostępna pod ikoną umożliwia kontrolę realizacji zapłat związanych z wystawionymi dokumentami sprzedaży - Rachunkami i Dokumentami magazynowymi. Program automatycznie uzupełnia potwierdzenie zapłaty dla rachunków wystawionych na formy płatności takie jak: Gotówka, E- Karta, Bon, Karta Kredytowa. 166

167 UWAGA; Program automatycznie uzupełnia potwierdzenie zapłaty dla wszystkich rachunków o wartości zerowej, dla wszystkich form płatności. Jako nie zapłacone, wymagające potwierdzenia zapłaty - system traktuje Rachunki i Dokumenty magazynowe, których wartość jest różna od zero, wystawione na następujące formy płatności: Przelew, Umowa, Inna forma płatności. Aby dokonać potwierdzenia zapłaty, należy na liście kont zaznaczyć konto, z którym powiązany jest rachunek wymagający potwierdzenia zapłaty i nacisnąć ikonę Zapłaty. Wyświetli sie okno kartotekowe Rachunki za okres jest to fragment okna Rachunki, w którym wyświetlone są rachunki związane z wybranym kontem i wymagające potwierdzenia zapłaty. Następnie należy wybrać dokument, dla którego ma być dokonana analiza zapłat i nacisnąć ikonę Zapłaty. Wyświetli się okno Obsługa zapłat które oprócz tej nazwy zawiera także w nagłówku numer rachunku dla którego przeprowadzana jest operacja zapłaty. Po naciśnięciu ikony Dodaj na oknie Obsługa zapłat pojawia się formularz umożliwiający obsługę zapłat. 167

168 Pola formularza takie jak: Numer wpisu, Forma zapłaty, Kwota zapłaty, Data zapłaty, Data rejestracji - są wypełnione automatycznie. Pola: Data zapłaty, Data rejestracji to pola z możliwością modyfikacji. Operator powinien tylko wypełnić pole Opis operacji - wpisując np. numer przelewu z Wyciągu Bankowego dla formy płatności Przelew lub wpisać inne dane. Po zaakceptowaniu okna Zapłata - rachunek, dla którego wprowadzana była zapłata, będzie od tej chwili w systemie miał status rachunku zapłaconego Historia konta klienckiego Historia obrotów oraz zakupów konta klienckiego umożliwia prześledzenie wszystkich transakcji, jakie były wykonywane przez klienta w danym okresie. Dostępna jest z dwóch miejsc w programie: z tabeli kont klienckich pod prawym klawiszem myszki na zaznaczonej pozycji wyświetli się lista operacji, jakie można wykonać na koncie, a wśród nich Historia obrotów i Historia zakupów. z memu Przetwarzanie danych => Konta klienckie => Historia obrotów konta klienckiego i Historia zakupów konta klienckiego. Widoczne są tu parametry: 168 Kod klienta - jest to numer konta klienckiego, Nazwa nazwa konta pojawia się automatycznie, Saldo - pojawia się automatycznie. Historia konta klienckiego za okres od daty - do daty - służy do określania okresu, z jakiego ma być wystawiony raport. Domyślnie ustawiają się od dnia założenia konta do końca bieżącego miesiąca. Można je zmienić. System samoczynnie wyświetli wszystkie transakcje, jakie były dokonywane w zaznaczonym okresie. W tabeli znajdują się następujące kolumny:

169 Data i czas - jest to czas zamknięcia rachunku, Kwoty związane z podatkiem VAT - jakiej stawki VAT dotyczy operacja, Operator - imię i nazwisko operatora, który wykonał operację, Opis - zawiera krótki opis przeprowadzonej operacji i numer rachunku w przypadku gdy opis operacji i numer rachunku przekraczają liczbę znaków mieszczących sie w tym polu, część opisu operacji może być niewyświetlona, priorytetem jest numer rachunku Usuwanie operacji z historii konta Funkcja ta dostępna pod ikoną, z menu, jak również pod prawym klawiszem myszki, umożliwia wyczyszczenie operacji w historii konta. Usunięcie operacji jest nieodwracalne i można je zrealizować wtedy, gdy wszystkie salda na koncie są zerowe. Funkcji tej używa się wtedy, gdy osoba odda karnet i zadeklaruje, że nie będzie już chciała korzystać z usług basenowych. Wówczas można użyć tej funkcji do wyzerowania operacji i zmodyfikować to konto tak, aby opisywało inną osobę. Można też wykorzystać tę opcję do skrócenia historii, gdy wydruki zajmują dużo miejsca, ale tylko wtedy, gdy każde saldo jest zerowe. Po wywołaniu funkcji program pyta o pewność, co do chęci jej zrealizowania, domyślnie ustawiając się na przycisk "Nie". W przypadku naciśnięcia na klawisza "Enter" funkcja nie zostanie zrealizowana. Program sprawdza, czy konto ma zerowe salda, jeżeli nie, to pojawi się odpowiedni komunikat, jak poniżej: W przeciwnym przypadku, gdy funkcja zakończy się powodzeniem, program wyświetli komunikat jak poniżej: 169

170 Poczta elektroniczna Funkcja ta umożliwia wysyłanie ważnych wiadomości, reklam, informacji o promocjach drogą elektroniczną klientom posiadającym adresy internetowe. Pocztę można wysłać wybierając odpowiednią pozycję z menu Operacje, można również wybrać odpowiednią opcję z menu opadającego (pojawia się po naciśnięciu prawego klawisza myszki) lub też kliknąć na ikonę z kopertą. Po użyciu ikony "Poczta elektroniczna" pokazuje się okno, jak pokazano poniżej: W pole opisane jako "Temat" należy wpisać temat korespondencji, a w pole "Treść wiadomości"- jej treść. Po naciśnięciu przycisku OK, program automatycznie przeszukuje listę na ekranie w poszukiwaniu adresów internetowych, jeżeli je napotka, to dodaje do listy wysyłkowej. Po sprawdzeniu wszystkich pozycji na liście program przystępuje do wysyłania maila. Jeżeli wystąpi błąd, zostanie wyświetlony komunikat. 170

171 Korespondencja może dotyczyć różnych spraw, np. utraty ważności konta, lub nadchodzących promocji, czy nowych usług świadczonych przez obiekt, dlatego ważną sprawą jest przefiltrowanie listy kont wg określonego kryterium. Można również skorzystać z wyboru kont o określonym stanie, np. "Do zerowania", "Usunięte" itp. lub ustawienie daty ważności na miesiąc bieżący i wysłanie tym wszystkim klientom informacji, np. że ich konta w tym miesiącu kończą ważność. Pisząc o możliwościach filtrowania, sortowania i wybierania kont o danym statusie, zachęca się do używania tych wszystkich opcji, gdyż są przydatne i pomagają w zarządzaniu obiektem Analiza aktywności kont i zerowanie Okno Konta klienckie może być wyświetlone w kilku trybach w zależności od statusu konta, który można ustawić w miejscu, jak pokazano poniżej: W zależności od statusu jest możliwy dostęp do różnych operacji, jakie mogą być wykonywane na kontach. Pierwsze trzy umożliwiają przełączanie na odpowiednie konta według podpowiadanej nazwy, czyli aktywne, wszystkie bądź usunięte: Pokaż aktywne: A - dostęp do wszystkich opcji oprócz zerowania, Pokaż usunięte: U nie ma dostępu do: edycji, wpłaty, przypisania karty, zerowania, szacowania wartości sald. Jest natomiast możliwość aktywowania usuniętego konta za pomocą ikony. Pokaż wszystkie: W Pozostałe cztery statusy odnoszą się do zerowań kont. Zerowanie odbywa się dla sald dodatnich, nie da się wyzerować ujemnego stanu, ponieważ to oznacza stratę dla obiektu. Pokaż do zerowania Z : wybranie tej opcji pokaże te konta, których data zamknięcia jest wcześniejsza niż bieżąca i posiadają dodatnie kwoty na saldzie ZW, 7% lub 22%. Istnieje tu możliwość schodzenia z salda do zera tych kont, które mają stan dodatni, a termin ważności konta minął. W przypadku, gdy system jest tak skonfigurowany, że nie kontroluje daty ważności konta, (nie można sprawdzić listy kont do zerowania). Pokaż nieużywane od daty N : jeżeli na obiekcie nie ma kontrolowanej daty ważności kont klienckich - zakupione przez klientów karnety są ważne bezterminowo - można wyzerować konta, które od miesięcy są "martwe", tzn. nie ma na nich ani 171

172 przychodów ani rozchodów. Aby wykonać tę operację, należy ustawić datę i wybrać tę opcję. Zostaną wybrane z całego zbioru konta tylko te, które nie miały żadnych obrotów do daty ustawionej na oknie. Każda zmiana daty przy tym ustawieniu widoku automatycznie odfiltrowuje konta tak, aby spełniały powyżej opisany warunek. Po wybraniu tej opcji ekran będzie wyglądał, jak poniżej: Aby wrócić do normalnego stanu przeglądania kont, wystarczy kliknąć na strzałkę przy ikonie "N" i wybrać odpowiedni sposób przeszukiwania danych. Pokaż bez przychodu od daty P : funkcja ta pokaże konta, które nie miały przychodu od daty ustawionej w polu na oknie Konta klienckie. Pokaż bez rozchodu od daty R : funkcja ta pokaże konta, które nie miały rozchodu od daty ustawionej. Do czterech ostatnich opcji opisanych powyżej (oznaczonych Z, N, P, R) są dostępne dwie funkcje, umożliwiające zerowanie kont: zeruj salda kont - zeruje wszystkie konta wyświetlone w tabeli. zeruj saldo jednego konta zeruje saldo jednego wybranego konta Odwracanie zerowania sald kont i usuwanie odwracania zerowania Funkcje te dostępne są w menu Operacje okna kont klienckich oraz na liście pod prawym klawiszem myszki: Odwrócenie zerowania sald kont użycie tej funkcji wyświetli okno: 172

173 Należy ustawić daty, w jakim okresie ma być dokonana operacja odwrócenia zerowania sald, oraz wpisać w pola z odpowiednimi stawkami kwotę na jaką ma być dokonane odwrócenie zerowania. Po zaakceptowaniu system przeanalizuje wszystkie konta w zaznaczonym okresie i tam, gdzie były dokonane operacje zerowania na wpisane kwoty, dokona ich odwrócenia, czyli zerowanie zostanie cofnięte. Operacje te zostaną zapisane w historii obrotów konta i w zestawieniach zerowań i odwróceń zerowań stanów kont. Usuń operacje odwracania zerowania salda na koncie - funkcja ta umożliwia usunięcie odwrócenia zerowania na wybranym koncie. Należy odszukać w tabeli konto, zaznaczyć je i kliknąć na ikonę, wyświetli się okno: Aby operacja została dokonana, wystarczy zaakceptować Szacowanie wartości sald Funkcja ta umożliwia dokonywanie różnorakich przeszacowań, które są przydatne wówczas, gdy zaistnieje potrzeba, aby zmienić stany na kontach, (dostęp: przez kliknięcie na 173

174 ikonie, wybraniu pozycji z menu głównego lub wybranie pozycji z menu opadającego pod prawym klawiszem myszki) Funkcja ta dostępna jest tylko dla kont mających status Aktywne Po uruchomieniu tej opcji, pojawia się okno, Przykład wypełnionego okna pokazano poniżej: Należy wybrać typ przeszacowania, następnie wartości procentowe lub kwotowe i zaakceptować. Wówczas pojawi się komunikat z zapytaniem, jak pokazano poniżej: Jeżeli zostanie podana odpowiedź twierdząca, wówczas program wykona przeszacowanie. UWAGA: Przeszacowanie może być również na minus! Przeszacowanie odbywa się dla wszystkich pozycji na liście kont klienckich listę można ograniczyć stosując odpowiednie litery w pole Znajdź Kalendarz Program jest wyposażony w automatyczne śledzenie dni powszednich i świątecznych. W oknie tym znajdują się wszystkie zdefiniowane typy dni na cały rok. Typ dnia decyduje o

175 sposobie naliczania opłat za pobyt klienta. Poniżej przykład okna z ustawionym 2010 rokiem, gdzie dni robocze są ustawione jako typ Powszedni, a soboty i niedziele jako Świąteczny : UWAGA: Na koniec roku należy pamiętać o sprawdzeniu, czy kalendarz zawiera wygenerowany następny rok, jeśli nie, to należy go wygenerować. Aby wygenerować nowy rok, należy nacisnąć na przycisku, lub wybrać menu Operacje - Dopisz nowy rok. Pojawi się na okno Dopisz Nowy Rok : 175

176 W polu Wybierz rok do dodania: ustawić należy rok, który ma być wygenerowany. Kolejne dni tygodnia podpowiadają się standardowo można to zmienić według potrzeb i wcisnąć przycisk Akceptuj. Symbol 1 oznacza dzień powszedni, a 2 dzień świąteczny. Oznaczenia te można sprawdzić w oknie dostępnym z menu Walidatory > Typy dni. Po wygenerowaniu kalendarza na dany rok, jest możliwość zmiany typu danego dnia z powszedniego na świąteczny i na odwrót. Można tez ponownie wygenerować ten sam rok. Zmiany typu dnia w tym oknie dokonuje się przez naciśnięcie na przycisk opisany jako Zmień lub wybierając z menu pozycję Operacje, po uprzednim odszukaniu i zaznaczeniu rekordu z dniem do zmiany. Spowoduje to wyświetlenie okienka jak poniżej. Pole Zmieniany dzień jest ustawione automatycznie. Nowy typ dnia: wyświetla ustawiony dotąd dzień, można go zmienić - listę wyboru wywołuje się poprzez kliknięcie przycisku ze strzałką, znajdujący się w prawym boku. Po poprawnym dokonaniu wyboru, w celu zatwierdzenia dokonanej zmiany, należy kliknąć lub nacisnąć klawisz <Enter> na przycisku Zmień. Spowoduje to zapis nowych danych w bazie. Kliknięcie lub naciśnięcie klawisza <Enter> na przycisku Anuluj powoduje, że żadna zmiana nie zostanie zapisana w systemie. UWAGA: Po dokonaniu wszelkich zmian w kalendarzu, będą one obowiązywać po ponownym uruchomieniu programu EObiekt System lojalnościowy System lojalnościowy dotyczy klientów korzystających z karty stałego klienta e-karta. Umożliwia on konfigurację promocji (upust procentowy) dla osób, które wykazują duży obrót na koncie w określonym okresie. Aby ta funkcja mogła działać, należy ją zaznaczyć w programie konfiguracyjnym AppConfig, na zakładce Naliczanie opłat. Poniżej przykład okna z wprowadzonymi trzema promocjami: 176

177 Dodanie nowej pozycji odbywa się poprzez wybranie przycisku Dodaj pojawia się okno:, po czym W oknie tym należy ustawić: Nazwa promocji: jest to nazwa, która będzie wyświetlana podczas informowania kasjera o rodzaju upustu. Obrót: w tym miejscu należy wpisać kwotę w złotówkach, jeśli ta kwota zostanie osiągnięta w danym okresie, to zostanie naliczony podany upust. Okres: pole to należy uzupełnić liczbą dni, która informuje system, za jaki okres ma być sprawdzany Obrót. Jeśli w ciągu tego okresu dany klient osiągnie podany obrót, to podczas wydawania paska temu klientowi, pojawi się informacja o osiągniętym upuście. Upust: w tym polu należy wpisać, jaki upust ma być przyznany danemu klientowi, który spełni powyższe warunki. 177

178 5.12. Operatorzy systemu Funkcja ta pozwala definiować i zarządzać użytkownikami systemu. Każdy operator systemu musi mieć przypisany określony poziom uprawnień. W systemie występują cztery poziomy uprawnień, które mają wpływ na dostęp użytkownika do danych zarejestrowanych w programie EObiekt: Tylko Sprzedaż najniższy poziom uprawnień, osoba taka może dokonywać tylko sprzedaży, nie może wprowadzać i modyfikować danych, niektórych nie może nawet przeglądać. Nie ma też dostępu do większości zestawień. Operator ma dodaną możliwość przeglądania i wprowadzania niektórych danych. Nadzorca ten poziom ma już dostęp do wprowadzania danych, nie ma jednak dostępu do konfiguracji systemu. Administrator - najwyższy poziom uprawnień. Tylko ten poziom uprawnień ma dostęp do wszystkich funkcji w programie i pozwala na konfigurację i modyfikację ustawień. Procedura rejestrowania operatora Należy kliknąć na ikonę Dodaj, pojawia się okno: 178

179 Należy wpisać: Imię i nazwisko operatora. Zaznaczyć poziom uprawnień (ograniczenie dostępu domyślnie jest ustawiony na Operatorze ) z lewej strony przy nazwach poziomu uprawnień: Tylko sprzedaż, Operator, Nadzorca, Administrator. UWAGA: Aby móc dokonywać sprzedaży operator musi mieć przypisaną kasę w oknie Wyróżniki dokumentów. Przypisanie karty transponderowej operatorowi Każdemu użytkownikowi systemu można przypisać kartę, która służy do logowania do systemu. W tym celu należy kliknąć na przycisk Przypisz kartę operatora pojawia się okno:, po czym Należy przyłożyć kartę do czytnika, komputer samoczynnie wczyta numer karty, zarejestruje ją i przypisze operatorowi. Kod karty pojawi się w tabeli w kolumnie Transponder. Zmiana hasła operatora systemu Wprowadzenie hasła, bądź jego zmiana jest dostępna tylko dla operatora aktualnie zalogowanego. Wówczas należy w tabeli zaznaczyć pozycję i kliknąć na przycisk Zmiana hasła, pojawia się okno Zmiana danych operatora. Pojawi się okno: 179

180 Identyfikator i Imię i nazwisko operatora: pojawi się automatycznie. Wpisz stare hasło: wpisać, jeśli jest to zmiana, jeśli operator nie miał hasła, to należy to pole zostawić puste. Nowe hasło: wpisać hasło (zapamiętać). Weryfikacja nowego hasła: wpisać hasło. Wprowadzona zmiana będzie od chwili jej akceptacji obowiązująca. Aktywowanie operatora Z poziomu okna Operatorzy systemu istnieje możliwość zmiany statusu operatora z usuniętego lub nieaktywnego na aktywny. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję w tabeli i użyć ikony Zmień status na aktywny Wyróżniki dokumentów Operatorzy zarejestrowani w systemie, aby mogli dokonywać sprzedaży muszą mieć przypisaną kasę. Poniższe okno przedstawia, które kasy są przypisane poszczególnym operatorom, zarejestrowanym w systemie. 180

181 Wprowadzając kolejne stanowisko kasowe, należy kliknąć przycisk Dodaj i wprowadzić dane: Identyfikator wyświetla się automatycznie, jest to kolejny numer kasy, Nazwa wpisać należy nazwę kasy, która będzie przypisana do operatora. Wyróżnik wpisać należy wyróżnik operatora, obsługującego kasę,(najczęściej są to inicjały). Nie może się powtórzyć. Kod osoby (F2) należy wprowadzić kod operatora, któremu jest przypisywana kasa (użycie F2 lub podwójne kliknięcie wyświetli okno z operatorami systemu) Kontrahenci Okno to przedstawia zarejestrowanych w systemie kontrahentów. 181

182 Dodanie nowego kontrahenta umożliwia przycisk Dodaj. W wyświetlonym oknie należy wprowadzić dane kontrahenta, oraz sposób rozliczania się z nim wybrać formę płatności. 182

183 UWAGA: W miejscu zaznaczonym czerwoną strzałką jest znacznik czy jest to podmiot zwolniony z VAT czy nie. Odnosi się on tylko do jednostek organizacyjnych posiadających odpowiednie uprawnienia, (nie może przyjść osoba i powiedzieć, że jest z instytucji publicznej i żądać dokumentu ze stawką ZW, musi przedstawić dokument uprawniający podmiot). Każda sprzedaż na kartę powoduje, że naliczanie jest zgodne z cennikiem, a tuż przed zamknięciem rachunku program sprawdzi uprawnienia kontrahenta i jeżeli ma zaznaczone pole "VAT ZW", to wówczas wyliczoną kwotę brutto traktuje jako kwotę brutto w ZW lub netto w zależności od konfiguracji. W AppConfig w zakładce Naliczanie opłat jest możliwość ustawienia kwot naliczanych dla klientów budżetowych na dwa wykluczające się wzajemnie sposoby: użyj ceny brutto z cennika lub oblicz cenę netto z cennika. Opis zawiera rozdział dotyczący konfiguracji systemu. Opcja ta dotyczy sprzedaży grupowej, wpłaty na konta, rozliczeń za wejścia. Po zapisaniu takiego rachunku jest drukowany paragon fiskalny również dla ZW. Cechy kontrahenta ikona ta wyświetla okno, pokazujące obiekt kontrahenta, numer konta, logo, oraz numer, nazwę i wartość cechy. Przypisane konta klienckie do jednego kontrahenta można przypisać wiele kont klienckich. 183

184 W oknie tym wyświetlają się wszystkie konta przypisane do tego kontrahenta z poziomu kont klienckich oraz można tu za pomocą ikony kontrahenta: przypisać konta do W pole Numer konta należy wprowadzić konto klienckie (Używając klawisza F2 lub podwójnie klikając wywoła się tabelę z kontami klienckimi. Obroty z kontrahentem okno informacyjne, pokazujące obroty danego klienta Osoby Funkcja dostępna z poziomu okna głównego programu Tabele danych > Osoby. W przykładowym oknie widać wprowadzone dwie pozycje. 184

185 Dodanie nowej pozycji umożliwia przycisk z podpowiedzią Dodaj. Pojawi się okno, w którym należy wprowadzić wszystkie potrzebne dane osoby: Klikając na zakładkę Zdjęcie, okno zmieni wygląd i pokażą się przyciski umożliwiające przypisanie osobie zdjęcia, poprzez wykonanie go za pomocą kamery lub wprowadzenie z pliku, bądź ze schowka. 185

186 Każdą pozycję w tabeli można edytować w celu dokonania zamian, używając ikony lub podwójnie klikając na zaznaczonej linii. Za pomocą ikony można usuwać pozycje. Ikona pozwala zmienić status pozycji usuniętej na aktywną. Okno może wyświetlać pozycje w zaznaczonym statusie: Aktywne, Usunięte, Wszystkie. Służy do tego przycisk opisany jako Odśwież się lista wyboru statusu.. Klikając na czarny trójkącik pokaże Tabelę można dowolnie sortować, klikając na napis w nagłówku, np. Nazwa grupy, Imię i Nazwisko, Logo. Wówczas kolumna zostanie podświetlona i posortowna alfabetycznie lub rosnąco, jeśli chodzi o cyfry. Aby odnaleźć jedną, konkretną pozycję należy w pole opisane jako Znajdź wpisać nazwę, np. nazwisko, imię i kliknąć na lupę. Jeżeli kolumna, wg której system ma szukać była podświtlona, to zostanie ona przeszukana i jeżeli taka nazwa się w niej zanjduje, zostanie wyświetlona. W przeciwnym razie pokaże się komunikat: 186

187 Po prawej stronie okna Osoby znajdują się kolejne ikony umożliwiające, dokonywanie operacji na wprowadzonych osobach: Przypisz karty osoby - użycie tego przycisku wywoła okno do przyłożenia karty do czytnika. Po czym pokaże się komunikat: Po zaakceptowaniu kod karty będzie widoczny w tabeli. Pokaż przypisane karty osoby - użycie tego przycisku, pokaże odpowiedni komunikat: Usuń przypisanie karty - użycie tego przycisku wywoła komunikat sprawdzający: 187

188 5.16. Użytkownicy internetowi Funkcja ta dostępna jest z menu okna głównego Tabele danych > Użytkownicy Internetowi, wyświetla okno, jak na przykładzie poniżej: Za pomocą przycisków można wprowadzać, modyfikować lub też usuwać kolejne pozycje. Dodanie nowej pozycji wyświetla okno, widok poniżej, gdzie należy wpisać adres mailowy i zaakceptować. Następnie użytkownikowi należy przyporządkować klienta, (może być jeden lub wielu). Służy do tego przycisk po prawej stronie okna, pod ikoną z podpowiedzią Przypisania użytkownika internetowego. Po zaznaczeniu użytkownika i kliknięciu na tę ikonę pokaże się 188

189 okno, które umożliwia przypisanie klientów. Poniżej pokazane jest okno, gdzie do jednego użytkownika są już przypisane dwa konta. Każde nowe przypisanie w powyższym oknie odbywa się za pomocą okna, jakie wyświetla się po użyciu ikony z plusem: Pierwsze dwa pola są wypełnione automatycznie, należy wprowadzić konto lub kontrahenta poprzez podwójne kliknięcie w polu lub użycie klawisza F2. 6. Obsługa magazynów Moduł ten przeznaczony jest do obsługi magazynów oraz zarządzania ruchem towarów w magazynach (usługi - jako specyficzny rodzaj asortymentu - nie mają ewidencjonowanego stanu magazynowego). Zawiera on odpowiedni zestaw funkcji pozwalających na utrzymanie kontroli nad bieżącym stanem magazynu oraz działaniami, które na ten stan wpływają. System EObiekt prowadzi ewidencję magazynową w oparciu o zasadę FIFO pierwsze weszło pierwsze wyszło. Stany magazynowe ewidencjonowane są w cenach sprzedaży brutto. Podstawowa funkcje modułu to: zarządzanie kartoteką towarów, przyjęcie i dystrybucja towarów, 189

190 wystawianie i drukowanie różnego rodzaju dokumentów magazynowych, sporządzanie podstawowych zestawień magazynowych jak historia asortymentu, stany magazynowe, zestawienia dokumentów magazynowych, ruchy towarów, kontrola zapasów towarów Nowy dokument magazynowy Moduł magazynowy zapewnia obsługę wszystkich podstawowych dokumentów. Umożliwia prowadzenie ewidencji zdarzeń zachodzących w codziennej pracy magazynu, takich jak: przyjęcie towarów na magazyn, wydanie towarów z magazynu, przesunięcia międzymagazynowe, rozchody wewnętrzne, przychody wewnętrzne, oraz korekty i zwroty magazynowe. Dokumenty magazynowe wystawiane podczas rejestracji dokumentów sprzedaży i zakupów zapisywane są w ewidencji dokumentów magazynowych Obsługa magazynów => Dokumenty magazynowe. Dostępne są następujące typy dokumentów: PZ - Przyjęcie z Zewnątrz, pozwala wprowadzić do magazynu zakupione towary asortyment, wcześniej zdefiniowany w systemie. WZ - Wydanie na Zewnątrz - zmniejszenie ilości towaru na stanie, pozwala wydać z magazynu zakupiony towar asortyment. RW Rozchód Wewnętrzny- wydanie towaru z magazynu na wewnętrzne potrzeby firmy. ZZ Zwrot z Zewnątrz (do WZ) - ponowne przyjęcie do magazynu części lub wszystkich towarów wydanych do sprzedaży. MM - Przesunięcie między Magazynowe - przesunięcie towaru z jednego magazynu do innego. Nie wpływa na sumaryczną ilość towaru we wszystkich magazynach. 190

191 RA rachunek sprzedaży, zmniejszenie stanu towaru w magazynie będące wynikiem sprzedaży towaru dowolnemu kontrahentowi (dokument ten może też być utworzony poprzez sprzedaż ręczną). Dokumenty mogą być drukowane w trybie tekstowym i graficznym z poziomu Dokumenty magazynowe. Oprócz części informacyjnej tj. typu dokumentu, daty wystawienia, daty dokumentu źródłowego, numeru dokumentu źródłowego, magazynu, kontrahenta, formy płatności (gotówka, e-karta, przelew, umowa, bon, karta płatnicza), informacji o przedpłacie i upuście, na dokumencie znajduje się lista asortymentu wprowadzonego na dokument przez operatora systemu. Nie ma ograniczenia wprowadzanych pozycji. Każda pozycja zawiera informacje o: kodzie towaru, nazwie towaru, cenie, jednostce miary, ilości, stawce podatku VAT na dany asortyment, numer PKWiU, precyzję ceny, typ asortymentu. Podczas wystawiania dokumentów magazynowych użytkownik korzysta z gotowych kartotek kontrahentów i asortymentu. Poniżej opisane są pola występujące w dokumentach magazynowych: Dokument: jest to pole wyboru, należy w nim wybrać dokument magazynowy, który ma być wystawiony. Dostępne są dokumenty: PZ, WZ, RW, MM, ZZ. Data wystawienia: przedstawiona w formacie rr/mm/dd (rok/miesiąc/dzień). System podpowiada datę bieżącą, można ją jednak modyfikować wg własnych potrzeb. Magazyn: Pole to określa numer magazynu, którego dotyczy operacja. Numer magazynu może być ściągnięty z relacyjnej listy magazynów po naciśnięciu klawisza F2, lub podwójnym kliknięciu na polu. Automatycznie po wpisaniu numeru magazynu, jego nazwa pojawia się obok. Pełni ona funkcję informacyjną w celu zapobiegania pomyłkom. 191

192 Kontrahent: Określa kod kontrahenta, dostawcy lub odbiorcy towaru. Kod może być wpisany z klawiatury lub wybrany z listy relacyjnej po naciśnięciu klawisza F2. System pozwala na wprowadzenie nieograniczonej liczby kontrahentów, wprowadzenie odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku Dodaj na oknie Kontrahenci - po wypełnieniu wszystkich pól z danymi kontrahenta i po zaakceptowaniu, system automatycznie wprowadza go do swojej bazy danych i do dokumentu magazynowego. System nie zaakceptuje dokumentu bez wprowadzonego kontrahenta, upomni się poniższym komunikatem: Data dokumentu źródłowego: data wystawienia dokumentu źródłowego, na podstawie którego wprowadzany jest dokument magazynowy. Numer dokumentu źródłowego: Oznacza numer dokumentu źródłowego, na podstawie którego wprowadzany jest dokument magazynowy. Forma płatności: system obsługuje następujące formy płatności: Gotówka, E karta, Przelew, Umowa, Bon, Karta Płatnicza. Przedpłata: kwota wpłacanej przedpłaty. Upust: Wyrażony w %. Asortyment: tutaj należy wprowadzić asortyment wydawany lub przyjmowany do magazynu ( nie ma ograniczenia wprowadzanych pozycji). Należy dwukrotnie kliknąć na pole Kod (podświetlone na niebiesko), wyświetla się okno Asortyment. Po wyszukaniu pozycji z asortymentem i akceptacji rekordu Enterem lub poprzez dwukrotne kliknięcie, pole Nazwa wypełnia się automatycznie wybraną nazwą asortymentu, należy tylko wpisać liczbę określającą ilość zakupionego asortymentu, ponieważ pola Cena, J.m., % VAT, Wartość itd.. również wypełnią się automatycznie w oparciu o kartotekę asortymentu. 192

193 Po wypełnieniu pól dokumentu magazynowego na dole formularza (okna) znajdują się następujące przyciski: Akceptuj: następuje zaakceptowanie dokumentu i zapis do bazy danych. Akceptuj i otwórz ponownie: następuje zaakceptowanie dokumentu i zapis do bazy danych, po czym system automatycznie otwiera identyczne okno do wprowadzenia kolejnego dokument magazynowego. Anuluj: następuje zamknięcie dokumentu, przed zapisaniem go do bazy danych. Dokument PZ służy do wprowadzania do wybranego magazynu jednej lub więcej pozycji asortymentu. Wprowadzany dokumentem PZ musi mieć założoną kartotekę asortymentu. Jeżeli nie ma, można to zrobić na bieżąco szczegółowy opis znajduje się w rozdziale Asortyment. Poniższe okno przedstawia przykładowy dokument PZ: Dokument WZ służy do zarejestrowania wydania z magazynu jednego lub kilku towarów, na potrzeby odbiorców zewnętrznych. Z reguły WZ potwierdza transakcję sprzedaży i stanowi podstawę do wystawienia FA lub rachunku sprzedaży. 193

194 Sposób wprowadzania danych w poszczególne pola formularza jest analogiczny do wcześniej opisanego, z tą różnicą, że pozycje asortymentu muszą pochodzić z kartotek magazynowych, gdzie wydawana ilość musi znajdować się na stanie asortymentu. Sprawdzania stanu asortymentu, który ma być wydany można dokonać m.in. w kartotece Asortymentu poprzez edycję wybranej pozycji, w zakładce Magazyn, widok poniżej: 194

195 W analogiczny sposób wystawia się kolejne dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe W ewidencji dokumentów magazynowych znajdują się również dokumenty wystawiane podczas rejestracji dokumentów sprzedaży. Poniżej przedstawione jest okno z utworzonymi dokumentami magazynowymi: Operator może wyselekcjonować z listy dokumentów tylko te, które w danej chwili go interesują. Do wyboru jednego typu dokumentów służy ikona : Odśwież. Naciskając na czarny trójkącik rozwija się lista wyboru z rodzajami dokumentów. Po wybraniu odpowiedniej pozycji listy wyświetli się wybrany przez operatora typ dokumentów magazynowych. 195

196 Przycisk Znajdź służy do wyszukiwania konkretnych pozycji. Po zaznaczeniu odpowiedniej kolumny w tabeli, wg której program ma szukać i wpisaniu w okno Znajdź szukanej pozycji, należy nacisnąć na przycisk z lupą. System po przeszukaniu listy wyświetla tylko te rekordy, które spełniają zadany warunek. Mogą to być np. numer dokumentu, sposób zapłaty, itp.. Pole z datą służy do ograniczenia listy wyświetlanych dokumentów. Po wypełnieniu tego pola (domyślnie podpowiada się bieżący dzień), na liście zostaną pokazane wszystkie dokumenty z ostatnich 30 dni przed wpisaną datą. Wszystkie wystawione dokumenty mogą być wydrukowane. Możliwy jest wydruk listy dokumentów przy użyciu ikony Aby wydrukować pojedynczy wybrany z listy dokument, należy podświetlić pozycję z wybranym dokumentem a następnie wybrać ikonę. 196

197 Nie ma możliwości edycji (zmiany) oraz usuwania zamkniętych dokumentów. Możliwe jest wykonanie storna dokumentu za pomocą ikony Historia asortymentu Funkcja historii towaru ułatwia planowanie dostaw poszczególnych asortymentów. Dla dowolnego asortymentu można zobaczyć wszystkie działania, które były na nim wykonane. Wyświetlane są daty, numery dokumentów, a także liczba i wartość danego towaru w wybranym okresie czasu. Dzięki temu w łatwy sposób, można uzyskać informacje, jak zmieniała się ilość towaru w magazynie w przeciągu ostatnich tygodni czy miesięcy. Są to informacje przydatne, szczególnie przy robieniu zamówień towarów, ułatwiają ustalenie kiedy i ile towaru ma być dostarczone. Dostęp do tej funkcji jest możliwy z dwóch miejsc: 197

198 1. Z menu głównego programu Obsługa magazynu > Historia asortymentu. Po wybraniu tej opcji pojawia się puste okno historii asortymentu, konieczne jest wybranie towaru oraz przedziału czasowego (domyślnie podpowiada się bieżący miesiąc), którego informacja ma dotyczyć. Dopiero po wprowadzeniu asortymentu w pole Asortyment (poprzez podwójne kliknięcie lub klawiszem F2 pokaże się lista z asortymentem) uaktywni się przycisk Wykonaj, który umożliwia wykonanie zestawienia. 2. Z menu Cenniki > Asortyment : 198

199 Aby sprawdzić historię danego asortymentu, należy ją zaznaczyć, a następnie użyć ikony, po czym wyświetli się okno wypełnione danymi. Można tu zmienić ustawienie przedziału czasowego, dla którego ma być wykonane zestawienie. Zestawienie zawiera dokumenty magazynowe oraz rachunki związane ze sprzedażą asortymentu Stany magazynowe Raport Stany magazynowe informuje o stanach magazynowych dla wszystkich towarów. Jest to lista pozwalająca na szybkie uzyskanie informacji o stanach podczas pracy magazynu pokazująca zawsze aktualne dane. Należy pamiętać, że stan magazynowy jest modyfikowany tylko przez wystawienie dokumentów magazynowych w danym magazynie. Usługi - jako specyficzny rodzaj asortymentu - nie mają ewidencjonowanego stanu magazynowego. 199

200 6.5. Kontrola obrotu Główną zaletą narzędzi do raportowania magazynów jest uzyskanie w każdej chwili kompletnej informacji dotyczącej wszystkich przychodów i rozchodów magazynowych, również w sytuacji, gdy towaru już w magazynie nie ma. Pełna historia operacji pozwala na dokładne kontrolowanie wszystkich zdarzeń oraz precyzyjne prowadzenie gospodarki magazynowej w każdej Firmie Ruchy towarów Ruchy towarów to zestawienie asortymentów w oparciu o rodzaj dokumentu ruchu magazynowego. Można utworzyć zestawienie dla wybranego okresu, zawierające listę towarów, z ilościami i wartościami dla każdego z ruchów magazynowych. Użytkownik widzi dzięki temu, jak przedstawiały się sprzedaż, dostawy, zwroty itd. w danym okresie. Funkcja ta umożliwia raportowanie wszystkich dokumentów magazynowych zarejestrowanych w systemie w różnych przekrojach, w oparciu o różne kryteria: wg dat, typów dokumentów i kontrahentów. Jest to bardzo ważna funkcja, która pokazuje pełną historię wszystkich dokumentów oraz towarów zarejestrowanych w systemie. Poniżej okna pokazujące raport o ruchu towarów dla wybranego kontrahenta oraz dla wszystkich kontrahentów. 200

201 201

202 6.7. Kontrola zapasów towarów Wykorzystanie danych o towarze oraz możliwości raportowania zapasów towarów pozwalają na sprawne zarządzanie stanami minimalnymi oraz maksymalnymi magazynu, tak aby nie zabrakło towarów do sprzedaży, ale również aby uniknąć niepotrzebnego zalegania towarów w magazynie. Poniżej przykład raportu kontroli zapasów: 202

203 7. Walidatory Po użyciu tej opcji rozwija się lista: 203

204 7.1. Typy klientów Po użyciu tej funkcji pokazuje się okno, przykład poniżej. Widać tu wprowadzone typy klienta. Są to rodzaje biletów wejściowych z wydaniem paska i naliczaniem czasu pobytu. Przycisk Dodaj wywołuje okno umożliwiające dodanie, usunięcie, edycję pozycji: Dodając nową pozycję, należy w pole Nazwa: wpisać nową nazwę, dla której należy skonfigurować cennik pobytowy. Pole Pozycja aktywna oznacza, że można ten typ klienta odznaczyć - zablokować na jakiś czas. Aby go aktywować, należy wyświetlić listę Pokaż nieaktywne, odszukać pozycję i użyć przycisku z podpowiedzią Zmień status na aktywny. Z prawej strony znajduje się lista form płatności dla których dany typ klienta ma być dostępny w sprzedaży. Domyślnie zaznaczone są wszystkie, należy odznaczyć te, które nie 204

205 będą miały zastosowania na obiekcie, wówczas cennik jest konfigurowany tylko dla form płatności, jakie są przypisane do każdego typu klienta Typy dni Funkcja ta umożliwia wprowadzanie typów dni. W przykładowym oknie widać dwa podstawowe: Powszedni, Świąteczny. Dni te następnie należy ustawić podczas generowania kalendarza (znajduje się on w Tabele danych > Kalendarz ). Dla każdego typu dnia musi byś wprowadzony cennik pobytowy, w przeciwnym wypadku nie będzie można rozliczyć rachunku (paska). Można tu dodawać, modyfikować, usuwać zawarte tu dane. Dodając nową pozycję należy wpisać nową nazwę typu dnia, którą trzeba skonfigurować w opcji Kalendarz Dni tygodnia Opcja ta umożliwia wygenerowanie dni tygodnia, które to są widoczne w Dziennej statystyce. Służy do tego przycisk Dodaj dni z ikoną 205

206 7.4. Strefy Opcja ta umożliwia zdefiniowanie, usunięcie lub edycję strefy. Przycisk Dodaj uruchamia okno do wprowadzenia nowej pozycji: 206

207 Należy wpisać: nazwę strefy, jej stawkę VAT i PKWiU, które to dane będą umieszczane na fakturze VAT. Wybrać jednostkę miary z okna, które uruchamia się po podwójnym kliknięciu lub użyciu klawisza F2. Stawki są zdefiniowane jako: A-22%, B-7%, C-12%, D-3%, E -0%. F-0%, G-ZW. Dla każdej strefy musi być zdefiniowany czytnik, jak również cennik pobytowy Punkty zdarzeń Funkcja ta umożliwia definiowanie zdarzeń. Zdefiniowane jednostki są widoczne na liście zdarzeń i stref. Istnieje tu możliwość wskazania na jednostkę miary dla danej strefy, czy danego zdarzenia. Można je dodać lub modyfikować jak pokazano poniżej: 207

208 Należy wpisać pozycje, które mają być rozliczane jako zdarzenia, (zdarzenie musi być aktywne). Są one konfigurowane w Cenniku zdarzeń Czytniki W opcji tej wprowadza się konfigurację bramkarza. Po jej wybraniu pojawia się ekran ze wszystkimi czytnikami zdefiniowanymi w systemie. Można tutaj (mając do tego uprawnienia) czytniki usuwać, modyfikować i dodawać nowe, jak też aktywować już usunięte pozycje. Ekran do konfiguracji jednego czytnika wygląda, jak pokazano poniżej: 208

209 Jest tu szereg ustawień, które zapisują się w bazie danych, (przy wymianie komputera, Reinstalacji systemu, nie ma konieczności ustawiania tych parametrów na nowo). Identyfikator: nadawany jest automatycznie przez system Adres sprzętowy: należy wpisać Port i adres czytnika, którego używamy (np. COM3:1). Lokalizacja: należy wpisać odpowiednią nazwę (np. Bramka wyjściowa, Sauna ). Funkcja czytnika: należy wpisać literę I, O lub B w zależności od rodzaju czytnika. Użyj algorytmu dla czytnika: należy wybierać odpowiedni algorytm, jaki będzie wykonywany po przyłożeniu karty transponderowej do definiowanego czytnika. Algorytmy są dostępne z prawej strony tego pola, gdzie po kliknięciu na trójkącik rozwija się lista. Strefa za czytnikiem: należy wybrać jedną ze stref, które dostępne są pod przyciskiem F2, (jest to strefa na którą klient będzie wchodził). System będzie naliczał kwotę zdefiniowaną w cenniku dla tej strefy, po przyłożeniu paska do tego czytnika. Alternatywna strefa za czytnikiem: jest to strefa tak zwana wyjściowa, (ta na której klient stoi prze wejściem) Zdarzenie (F2): pole to należy wypełnić w przypadku stosowania dwóch algorytmów: 209

210 3 Obsługa zdarzeń : w tym przypadku należy wprowadzić zdefiniowane wcześniej zdarzenie ( do którego należy wprowadzić cennik zdarzeń, aby system wiedział, jakie kwoty ma pobierać), np. Zjeżdżalnia, Masaże. Jeżeli w polu Czas otwarcia przekaźnika zostanie wpisane np. 20 sekund to przez ten "czas czytnik nie wpuści kolejnej osoby (jest nieaktywny) lub nie uruchomi urządzenia. 13 Sprzedaż automatyczna na kartę : w tym przypadku wprowadza się zdarzenie, którym jest przyłożenie karnetu do czytnika w celu jednorazowego automatycznego ściągnięcia kwoty za usługę, (bez obsługi kasjera). Dokładne działanie tej funkcji zawiera opis algorytmu numer 13 poniżej. Czas otwarcia przekaźnika [sek]: należy wpisać w sekundach, na jak długi czas ma być otwarty przekaźnik w czytniku. Adres urządzenia GADULA-2: jest to adres np. dodatkowego modułu głosowego, który ma zapisane komunikaty np. proszę wejść, zakaz wejścia itp. Adres ten wpisujemy w postaci np. COM 1-2. Ilość osób na strefie: należy określić ilość osób np. na trefi Sauna. Czas aktywności czytnika STOP: istnieje tu możliwość ustawienia czasu aktywności Czytnika Stop. Po przekroczeniu tego czasu "ulga" przysługująca klientowi będzie kasowana. Można na przykład ustawić czas na 10 minut, co będzie oznaczało czas przebywania w kolejce. W omawianym rozwiązaniu funkcjonalności (w granicach rozsądku) można łączyć. Ponadto na czytniku bardziej oddalonym od kasy, można ustawić dłuższy czas, niż na czytniku znajdującym się bliżej kasy. Nowa funkcjonalność odwołuje się do czasu pierwszego przyłożenia paska do czytnika. Nic nie da klientowi wielokrotne przykładanie paska, które tylko spowoduje, że będzie się pojawiać kolejne zdarzenie podczas rozliczenia. Poniżej pokazano, jak to wygląda podczas rozliczenia: 210

211 Typ czytnika (F2): używając klawisz F2 wyświetli się lista, której należy wybrać typ czytnika. Czas nieaktywności czytnika: umożliwi wpisanie ilości sekund, przez które konfigurowany czytnik nie będzie reagował. Adres urządzenia PO: należy wpisać port (COM) oraz adres wyświetlacza, gdzie pokazywana jest ilość osób, która znajduje sie na strefie za czytnikiem (opcja ta najczęściej wykorzystywana jest na strefach, gdzie może przebywać niewielka ilość osób, np. w saunie) Adres urządzenia ZEGAR: należy wpisać port i adres wyświetlacza (typu zegar), który będzie pokazywał ilość osób na obiekcie (maksymalnie 250), jakie zostały zarejestrowane przez czytnik wejściowy. Liczba na wyświetlaczu zmniejsza się z chwilą rozliczenia paska ( w przeciągu 7 sekund należy zaakceptować rozliczany rachunek) Drukarki fiskalne W oknie tym należy wprowadzić drukarki fiskalne wraz z portem, na który są podpięte. Poniżej przykładowe okno. 211

212 Dodanie nowej pozycji umożliwia przycisk Dodaj, pokaże się okno: Identyfikator: nadawany jest automatycznie. Opis drukarki: wpisać nazwę kasy, np. Kasa 1 Typ drukarki: wybrać z listy rozsuwanej typ drukarki. Port drukarki: wpisać port COM, do którego podpięta jest drukarka. Symbol drukarki: wpisać symbol drukarki, który oznacza, na którą drukarkę ma być wysyłany paragon. Jeśli jest jedna drukarka fiskalna, a w kasie znajdują się dwa komputery, to należy ustawić na jednym komputerze w AppConfig BP01, na drugim też BP01. Wtedy z jednego i drugiego komputera będą drukowane paragony na tej samej drukarce. Jeśli natomiast jest dwie lub więcej drukarek fiskalnych, to na jednym należy ustawić BP01, a na drugim BP02 itd., wtedy każdy komputer będzie drukował paragony na swojej drukarce. 212

213 7.8. Formy płatności Okno to przedstawia, jakie sposoby płatności są obowiązujące na danym obiekcie i odpowiadające im numery. Okno to jest standardowo zrobione w systemie, nie powinno być zmieniane. Jeśli jednak pojawi się konieczność wprowadzenia nowego sposobu płatności, wówczas umożliwia to przycisk Dodaj, po czym pojawia się okno: Należy wpisać nazwę płatności i zaakceptować ją. UWAGA: nie powinno się wprowadzać zmian bez konsultacji z firmą TTSoft Jednostki miary Funkcja ta pozwala ustalić, do jakiej wartości po przecinku ma być drukowana ilość oraz jaka ma być wartość po przecinku drukowanych cen netto i cen brutto na fakturach. 213

214 Wprowadzenie nowych jednostek umożliwia przycisk Dodaj,pojawia się okno; Wypełnić należy: Symbol jednostki: należy zdefiniować skróty, (np. szt sztuka), w których będzie sprzedawany towar. Nazwa jednostki : należy wpisać pełną nazwę jednostki, opis (np. sztuka), w których będzie sprzedawany towar. Precyzja jednostki: określa do jakiego miejsca po przecinku, ma być zaokrąglana jednostka miary i tak: cyfra 0 oznacza, że nie ma miejsca po przecinku, cyfra 1 oznacza jedno miejsce po przecinku, cyfra 2 oznacza dwa miejsca, itd. Precyzja ceny - określa do jakiego miejsca po przecinku, ma być zaokrąglana cena na wydruku faktury lub rachunku. Zatwierdzić lub nie. W powyższym przykładzie towar sprzedawany w jednostce miary litr, będzie sprzedawany z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (20,23 litra), a cena będzie podawana z dokładnością do 4 miejsc po przecinku (1,2340 zł) 214

215 7.10. Równoważne jednostki miary System posiada możliwość przeliczania jednostek, np. m3 na kilogramy. Ustawienia tej funkcji pozwalają na przeliczenie jednostek podstawowych na równoważne w zestawieniach. Klikając na przycisk Dodaj, pojawia się okno: Należy wypełnić: Jednostka równoważna - należy wpisać numer jednostki miary, na którą będzie przeliczana jednostka podstawowa, np. kg. Jednostka podstawowa - należy wpisać numer jednostki miary, która będzie przeliczana. 215

216 7.11. Stawki VAT W oknie tym znajdują się dostępne w programie stawki VAT. Znajdują się tu pozycje używane przed rokiem 2011, jak również obecnie obowiązujące. Jest tu możliwość wprowadzania nowych pozycji, bądź edycji już istniejących. Nie zaleca się jednak dokonywania zmian bez porozumienia z serwisem TTSoft Grupy zajęć W systemie istnieje możliwość tworzenia grup zajęciowych. Każda grupa zajęć to zbiór osób klientów, którzy będą mieli opracowany harmonogram zajęć tylko do tej grupy przypisany. Wprowadzone grupy zajęć gromadzone są w oknie Grupy zajęć, dostępnym z menu głównego Walidatory. Wprowadzenie nowej pozycji umożliwia przycisk, pokaże się okno: 216

217 Identyfikator: system nadaje automatycznie kolejny numer grupy. Nazwa grupy: należy wprowadzić nazwę grupy, ( na przykładzie do nazwy grupy w postaci numeru jest dołożone nazwisko opiekuna, trenera grupy) Kolor grupy: należy wprowadzić kolor, który będzie identyfikowany z grupą i wyświetlany w grafiku w oknie głównym programu. Klikając dwa razy na pasku z kolorem zielonym pojawia się okno z całą gamą barw proponowaną przez system, należy wybrać kolor i przyciskiem OK zaakceptować go, a tym samym przypisać do grupy. Następnie zaakceptować okno Plan zajęć Funkcja ta (dostępna z menu okna głównego Walidatory ) umożliwia konfigurowanie długoterminowego planu zajęć dla poszczególnych grup zajęć. Poniżej przykładowe okno z planem zajęć do końca 2010 roku. W oknie tym dostępne są następujące sposoby wprowadzania danych: 217

218 Dodanie pojedynczej pozycji jednego zajęcia. Przykładowe okno poniżej: Numer: system nadaje automatycznie. Nazwa: należy wpisać nazwę zajęć, którymi objęta będzie grupa. Data zajęć: należy wybrać datę odbywania się zajęć. Pojemność: liczba osób jaka może uczestniczyć w zajęciach. Zarezerwowano: Czas rozpoczęcia: należy ustawić czas rozpoczęcia zajęć. Czas zakończenia: należy ustawić czas zakończenia zajęć. Strefa: należy wprowadzić numer strefy, w której zajęcia będą się odbywać (podwójne kliknięcie myszką lub użycie klawisza F2 otwiera okno wyboru strefy). Grupa zajęć: należy wprowadzić numer grupy, dla której planowane są zajęcia. Po zaakceptowaniu okna pozycja zostanie dopisana do planu zajęć. Dodanie nowej pozycji z zainicjowanymi wartościami pól - funkcja ta w znacznym stopniu usprawnia i przyspiesza wprowadzanie nowych pozycji. Po zaznaczeniu na liście pozycji i użyciu tej funkcji pokaże się okno z wypełnionymi polami. Wystarczy zweryfikować dane, wprowadzić ewentualne zmiany i po zaakceptowaniu pozycja zostanie dopisana do listy. Na przykładowym oknie poniżej została zmieniona tylko data. 218

219 Powielanie danych generowanie danych już wprowadzonego zajęcia dla większej ilości dni. Funkcja ta umożliwia powielenie wprowadzonej pozycji do określonej daty dla wszystkich dni, bądź dnia tygodnia. Na przykładowym oknie poniżej została zaznaczona opcja powielania dla dnia tygodnia (zostanie dopisane zajęcie dla wszystkich poniedziałków do ustawionej daty). 219

220 Wszystkie pola są wypełnione automatycznie, dostępne są jedynie parametry powielania danych: Dla wszystkich dni zaznaczyć, jeśli zajecie ma być powielone dla wszystkich dni. Dla dnia tygodnia zaznaczyć jeśli zajęcie ma być powielone dla tego dnia tygodnia. Data końca operacji powielania ustawić datę, do której mają być wygenerowane zajęcia. Plan ten wyświetlany jest na ekranie głównym programu w Zajętości obiektu. Widok poniżej: 220

221 7.14. Oddziały Funkcja ta ma zastosowanie w konfiguracji wielo-oddziałowej obiektu, gdzie każdy z obiektów posiada odrębny numer identyfikacyjny w ramach grupy. Służy ona do wprowadzenia informacji, jakiemu numerowi odpowiada numer w tej konfiguracji. Okno to pozwala na wprowadzenie nowych pozycji, ich edycję oraz usuwanie istniejących. Służą do tego przyciski na pasku narzędzi lub menu Operacje. Przycisk Dodaj uruchamia okno do wprowadzenia nowej pozycji, jak pokazano poniżej. Należy wprowadzić dane i zaakceptować. 221

222 7.15. Magazyny Funkcja ta umożliwia wprowadzenie magazynów. Magazyn jest potrzebny do wystawiania dokumentów magazynowych. Po wprowadzeniu pozycji, należy w konfiguratorze AppConfig (dostęp - C:\Program Files\TT Soft\bin lub z poziomu ekranu głównego Narzędzia > Ustawienia aplikacji ) ustawić magazyn domyślny na zakładce Naliczanie opłat. Poniżej przykład okna z wprowadzonymi pozycjami magazynów. Przycisk Dodaj umożliwia wprowadzenie nowej pozycji. 222

223 Numer oddziału podwójne kliknięcie myszką na tym polu lub użycie klawisza F2 wywołuje okno z oddziałami. Jeżeli jest jeden obiekt, to pojawi się tabela z jedną pozycją. Należy ją wprowadzić poprzez podwójne kliknięcie lub użycie przycisku Enter na zaznaczonej pozycji. Nazwa magazynu należy wpisać nazwę, Adres magazynu, Miasto magazynu, Telefon i Fax wpisać dane. Te pola nie są wymagane. Osoba odpowiedzialna należy wpisać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej Grupy towarowe Funkcja ta umożliwia konfigurację grup towarów, wówczas w opcji Asortyment przypisuje się towar do danej grupy, (należy kliknąć na linię Aktualna grupa i wybrać daną grupę). Poniższe okno umożliwia dodanie, usunięcie oraz edycję grupy. Dodając nową pozycję, należy wpisać nazwę i zaakceptować ją. 223

224 7.17. Symbole dokumentów Okno to dotyczy symboli dokumentów własnych, które obowiązują tylko na danych obiektach Kolory Funkcja ta umożliwia wprowadzenie kolorów jako jednej z cech towaru, które można przypisać w Asortymencie. 224

225 Dodawanie nowych pozycji odbywa się poprzez przycisk : Kształty Funkcja ta umożliwia wprowadzenie kształtów jako jednej z cech towaru, które można przypisać w Asortymencie. 225

226 Dodawanie nowych pozycji odbywa się poprzez przycisk : 8. Cenniki W programie jest kilka cenników, które umożliwiają: sprzedaż usług i towarów, karnetów Asortyment, sprzedaż usług z naliczaniem czasu, uwzględniając takie parametry jak: typ dnia, typ klienta, strefy, przedziały czasowe i rodzaj naliczania kwot Cennik pobytowy, pobieranie zaliczki przy wejściu na obiekt Przedpłaty, rozliczanie zdarzeń Cennik zdarzeń, konfiguracja wpłat na konto Definicje wpłat na konto Asortyment Funkcja ta służy do wprowadzania pozycji towarów, usług a także karnetówabonamentów. W przykładowym oknie poniżej widać wszystkie wprowadzone dotąd pozycje. W programie można wprowadzić następujące typy asortymentu: Typ asortymentu - usługa S Typ asortymentu - towar G Typ asortymentu - karnet B Za pomocą przycisku Odśwież dane można wyświetlić w następujących trybach: 226

227 Okno Asortyment może zostać otworzone w trzech trybach: wprowadzania nowej pozycji (Dodaj) danych nowego asortymentu. - Otwiera okno umożliwiające wpsanie aktualizacji istniejącej pozycji ( Edytuj) - Po naciśnięciu ikony pojawia się okno z zaznaczonym wcześniej w tabeli zbiorczej Asortyment asortymentem. Jest to okno w którym można zmienić dane asortymentu np.: cenę asortymentu, nazwę asortymentu, typ asortymentu, itd..., nie można jednak zmienić numeru asortymentu, który nadał system. usuwania istniejącej pozycji (Usuń) - Operacja usunięcia asortymentu jest bardzo rzadka, jednak może występować. Wprowadzony asortyment można usunąć tylko wtedy, jeśli jeszcze nie został on sprzedany w żadnym rachunku, ponieważ po nawet jednorazowej sprzedaży asortymentu musi zostać dla celów rozliczeniowych. W praktyce tylko wtedy można usunąć asortyment jeśli po zaakceptowaniu wprowadzonego asortymentu operator zorientował się, że niepotrzebnie go wprowadził. 227

228 Informacja o tym, w jakim trybie zostało otworzone okno Kartoteka asortymentu jest wyświetlana w dolnym lewym rogu, jak widać na przykładowym oknie powyżej Okno Asortyment posiada 4 zakładki: Wypożyczalnia. Dane podstawowe, Magazyn, Karnety, Dane podstawowe Znajdują się tu pola: Unikalny Numer kartoteki, nadawany automatycznie przez system. Operator nie może zmienić wartości wprowadzonego numeru kartoteki. Nazwa - jego długość wynosi 20 znaków, wpisać należy nazwę asortymentu. Cena brutto - określa cenę jednostkową asortymentu z VAT. Stawkę VAT dla danego asortymentu, można wybrać przez wpisanie litery A, B, C, D, E, F, G lub poprzez wybór z listy. Lista wyboru uaktywniana jest przez naciśnięcie lewego przycisku myszy, gdy jej wskaźnik znajduje się na ikonie trójkąta w prawym boku pola. W przypadku stawki VAT innej niż 22% należy wprowadzić informację o symbolu PKWiU do tego celu służy pole "PKWiU - dopuszczalna maksymalna długość wynosi 15 znaków. 228

229 W polu Typ asortymentu - należy koniecznie wybrać jedną z pozycji: Towar - jeśli wprowadzany asortyment będzie sprzedawany jako towar. Karnet - jeśli wprowadzany asortyment będzie sprzedawany jako karnet. Usługa - jeśli wprowadzany asortyment będzie sprzedawany jako usługa. Jednostka miary należy wpisać lub wybrać z relacyjnej tabeli właściwy kod jednostki miary, (jest to pole wymagane). Grupa asortymentu analogicznie, należy wprowadzić numer grupy asortymentu, (nie jest to pole wymagane). Opcja ta umożliwia później wykonywanie raportów i wyświetlenie okna asortymentu dal wybranej grupy. Kolor i kształt umożliwiają wprowadzenie dodatkowych cech Magazyn Zakładka ta dotyczy asortymentu, który jest towarem. Pozwala sprawdzić ilość na stanie, która pojawia się (zmienia) tu poprzez wystawianie dokumentów magazynowych. Minimalna ilość na stanie: pole określa minimalny zapas towaru, gwarantujący ciągłość jego sprzedaży. Maksymalna ilość na stanie: pole określa maksymalny zapas towaru, jaki może być przechowywany w magazynie gwarantując operatywność jego sprzedaży. 229

230 Karnety Zakładka ta jest używana wówczas, jeśli dana pozycja jest karnetem W oknie tym z lewej strony wyświetlają się nazwy stref zdefiniowanych w systemie. Operator musi wpisać w pole Ważność w dniach liczbę dni ważności sprzedawanego karnetu (np. 30, 60, 90,..., ). System wyliczy i wyznaczy datę ważności karnetu podczas jego sprzedaży i sprawdzania ważności pod przyciskiem edytowalna, można ją zmienić.. Liczba dni wpisana w tym miejscu jest Wypożyczalnia Zakładka ta ma zastosowanie wówczas, jeżeli na obiekcie jest obsługiwana wypożyczalnia (Opis tej funkcji znajduje się w rozdziale Operacje ): 230

231 Zastosuj w wypożyczalni jeżeli ta opcja będzie zaznaczona, to towar ten będzie również dostępny w wypożyczalni. Kaucja jeżeli kwota jest pobierana jako kaucja, to należy tu ją wpisać, wówczas system doliczy ją do kwoty zaliczki na pobyt podczas otwierania rachunku. Przy rozliczeniu kwota ta będzie do zwrotu. Uwaga: jeżeli w danych podstawowych wypożyczanego towaru będzie wpisana cena, a będzie ona równa zaliczce za wypożyczenie, to pokryje ona cenę i nie będzie do zwrotu Przeszukiwanie tabeli z asortymentem W programie istnieją następujące możliwości: Wpisując w pole Znajdź nazwę asortymentu (rubryka nazwa musi być zaznaczona) szukanej nazwie. następnie klikając na lupę, w tabeli pojawią się pozycje o Lina Aktualna grupa umożliwia podział towarów na grupy. Należy kliknąć na tej linii i pokaże się okno z grupami, które należy wcześniej skonfigurować w opcji Grupy towarowe. Wówczas tabela pokaże towar przypisany tylko do wybranej grupy. 231

232 Linia Kryterium szukania umożliwia wyszukanie asortymentu po wpisaniu z klawiatury początkowych liter nazwy lub całej nazwy (będą się one pojawić w linii, aby wrócić do stanu wyjściowego, należy usunąć te litery). System będzie automatycznie szukał asortymentu i wyświetlał według wpisywanych znaków. Ten sposób wyszukiwania nie potrzebuje specjalnego ustawiania myszki może ona być w dowolnym miejscu na ekranie programu (oprócz pola Znajdź ). Przykład poniżej: Historia asortymentu Przycisk Historia asortymentu pozwala wyświetlić okno z historią danego asortymentu: typu towaru (pozycję, którą chce się obejrzeć należy podświetlić na niebiesko). Znajdują się tam dokumenty magazynowe oraz rachunki związane ze sprzedażą asortymentu. Dokładny opis tej funkcji znajduje się w rozdziale Obsługa magazynu Przypisywanie kodów kreskowych Pod przyciskiem Przypisz kody kreskowe dostępna jest funkcja umożliwiająca przypisanie kodu kreskowego do danego asortymentu, który w sprzedaży barowej można szybko odczytać, jeżeli oczywiście system posiada czytnik kodów kreskowych. 232

233 Przypisanie asortymentu do kasy Bar system POS Aby system POS mógł obsługiwać sprzedaż towarów musi byś w systemie skonfigurowane stanowisko (stanowiska) i przypisany im potrzebny towar. Opis w rozdziale Tabele danych => Stanowiska. Aplikacja POS służy do prowadzenia "szybkiej" obsługi sprzedaży w takich miejscach jak bary czy stoiska. Moduł POS może współpracować z dowolnym modułem z modułów ESystemu. Aplikacja POS wykonana jest w technologii thin client, co umożliwia uruchamianie POS na różnego rodzaju końcówkach - poczynając od low-end'owych komputerów, a kończąc na specjalizowanych terminalach wyposażonych w ekrany dotykowe i czytniki kart zbliżeniowych (płatność przez PayPass, elektroniczna portmonetka, karty lojalnościowe i klubowe). Aplikacja POS może być również uruchomiona w przeglądarce internetowej. Technologicznie rozwiązanie sprzedaży z użyciem POS realizowane jest w ramach sieci komputerowej (przewodowej lub WiFi). Centralną rolę pełni serwer aplikacyjny, który odpowiada za realizację polityki sprzedaży oraz zapis transakcji w bazie danych. Terminale POS pod koordynacją serwera aplikacyjnego realizują zlecenia sprzedażowe osób obsługujących POS. 233

234 Do zadań serwera należy: walidacja procesu sprzedaży. zatwierdzanie sprzedaży. aktywne aplikowanie strategii sprzedaży (np. naliczanie rabatów). autoryzację płatności kartami. autoryzację kart klubowych i identyfikacyjnych. zapisywanie transakcji sprzedaży w bazie danych (obsługa ruchu magazynowego, księgowanie ruchu aktywów pieniężnych, zapisywanie kopii paragonów fiskalnych). Do zadań POS należy: Przyjmowanie zleceń obsługi co do sprzedawanej ilości i asortymentu. Drukowanie paragonów fiskalnych. Prezentacja obsługującemu operatorowi informacji o stanie jego rozliczeń (np. stan kasy) Cennik pobytowy Poniżej przedstawiono (dla lepszego zrozumienia struktury cennika) przykładowy schemat obiektu z podziałem na strefy: 234

235 W tej funkcji programu znajduje się cała struktura cennika dotyczącego sprzedaży usług z naliczaniem czasu.. Cennik musi zawierać pozycje dla wszystkich parametrów, jak: Typ dnia, Typ klienta, Strefa, Forma zapłaty, Ważne po, Ważne od Ważne do, Cena wejścia, Cena za pobyt, Jednostka, Rozdzielczość. Okno, jakie pojawia się po uruchomieniu tej funkcji wygląda następująco, jak poniżej. Widać tu wszystkie pozycje cennika dla typu klienta Normalny : w dni powszednie i świąteczne, dla form płatności A umowa tu są wartości zerowe, C gotówka, E- e-karta, dla pozostałych form płatności T przelew, V bon R karta płatnicza, których okno powyższe nie pokazuje a są wprowadzone z wartościami zerowymi, to znaczy, że system nie naliczy kwoty podczas wejścia klienta na taką formę płatności. dla strefy zero niepłatnej, więc są wartości zerowe, dla strefy basen płatnej i tu są pozycje wprowadzone z kwotami dla wejść ważnych zaraz po wejściu, (ważne po 00:00:00) to znaczy w momencie przekroczenia bramki, dla wejść po upływie pierwszej godziny i 5 minut (ważne po 01:05:00). Dla każdego przedziału czasowego w ciągu doby. 235

236 Wstawianie nowej pozycji umożliwia przycisk z menu Operacje, pojawia się okno, jak poniżej: Dodaj. Po jego użyciu, lub wybraniu Należy wypełnić wszystkie pola: 236

237 Typ dnia należy wpisać numer typu dnia wybrać z listy, która uruchomi się po użyciu w tym polu klawisza F2, Typ klienta wybrać analogicznie jak typ dnia, Typ zapłaty wybrać formę zapłaty dla jakiej ta pozycja jest robiona, za pomocą trójkąta z prawej strony pola rozwinie się lista wyboru, Numer strefy wybrać za pomocą F2 lub wpisać numer strefy, Ważne po należy wpisać godzinę, po jakiej ta pozycja ma być naliczana, (np. jeżeli wpisze się 00:00:00 to cena z tego okna będzie naliczona zaraz po wejściu, a jeżeli to będzie naliczane po godzinie), Ważne od należy wpisać, od której godziny jest ważna ta pozycja, (np. od czy 10:00:00), Ważne do należy wpisać, do której godziny ważna jest ta pozycja, (np ) Cena wejścia należy wpisać cenę wejścia jest to kwota, jaka będzie naliczona tuż po wejściu na strefę w zależności od ustawienia jednostki czasu i rozdzielczości, Cena za pobyt należy wpisać cenę za pobyt, ( na przykład po godzinie, jaka ma być naliczana) jest to kwota, jaka jest naliczana za czas pobytu na strefie i również zależy od ustawienia jednostki czasu i rozdzielczości, Jednostka czasu należy wpisać minuty, za jakie ma być naliczona opłata, (na przykład 60), Rozdzielczość należy wpisać liczbę, która oznacza, co ile ma być taktowane naliczanie. Należy pamiętać, że dla każdego typu dnia, typu klienta, strefy, formy płatności muszą być zdefiniowane ceny. Poniżej przykład tabeli z cennikiem i jego opis: Lp Typ dnia Typ klienta Strefa Forma zapłaty * Ważne po Ważne od Ważne do Cena wejścia Cena za pobyt Jednos tka Rozdziel czość 1. Powszedni Normalny S. zerowa C 00:00:00 00:00:00 23:59: Powszedni Normalny S. basen C 00:00:00 00:00:00 23:59: Powszedni Normalny S. basen C 01:00:00 00:00:00 23:59: * C Gotówka, E e-karta, T Przelew, A Umowa, V Bon, R Karta płatnicza Zawiera on tylko ceny na dzień powszedni, typ klienta - normalny i formę zapłaty - gotówka. Jest tu jedna cena na całą dobę, czyli: Ważne od 00:00:00 Ważne do 23:59:59. W pierwszej pozycji w tabeli cena jest zdefiniowana na strefę zerową (strefa niepłatna), ta strefa znajduje się przed bramką kołowrotkową. Kwotę w tej strefie należy wpisać jako 0 zł w kolumnach Cena wejścia i Cena za pobyt. W drugiej pozycji jest zdefiniowana cena na strefie basen (strefa płatna), w kolumnie Cenna wejścia jest wpisana kwota 5 zł, ( Cena za pobyt zostaje wartość zerowa) - system wie, że ma pobrać 5 zł za 60 min. Rozdzielczość jest 60, 237

238 więc klient zapłaci za całą godzinę. Pozycja Ważne po 00:00:00, czyli zaraz po wejściu W trzeciej pozycji jest zdefiniowana cena po pierwszej godzinie na strefie basen, dlatego w kolumnie Ważne po jest wpisana godzina 01:00:00, w kolumnie Cena za pobyt jest wpisana cena 5 zł, która ma być naliczana za 60 min i taktowana co 5 min. ( Cena wejścia zostaje wartość zerowa). Inny sposób: jeżeli po godzinie naliczanie ma być przykładowo 2 zł. za każde następne 5 minut, w kolumnie Cena za pobyt należy wpisać 2 zł. w kolumnie Jednostka - liczbę 5 i w kolumnie Rozdzielczość - liczbę 5 wówczas za każde rozpoczęte 5 minut będzie naliczane 2 zł. Tak samo należy zrobić dla dni świątecznych, dla klientów ulgowych i dla e-karty, Przelewu, Umowy, Muszą być wpisane wszystkie możliwe kombinacje. Po skończeniu należy dokładnie cennik sprawdzić i zastanowić się, czy wszystkie możliwe sposoby zostały wpisane do cennika. Aby cennik mógł działać, należy ponownie uruchomić program EObiekt. UWAGA: Należy pamiętać o tym, aby wpisać do cennika wszystkie pozycje nawet te, które nie będą używane, w przeciwnym przypadku mogą wystąpić błędy związane z tym, że program np. nie będzie mógł rozliczyć paska. Okno Pozycja cennikowa może być otworzone w następujących trybach, z podpowiedzią w lewym dolnym rogu. I tak: Dodanie nowej pozycji Dodaj (okno powyżej), Usunięcie istniejącej pozycji Usuń (okno poniżej), Aktualizacja istniejącej pozycji (Edycja) Zmień - funkcja ta umożliwia wprowadzenie zmian dotyczących tylko ceny, jednostki czasu i rozdzielczości. Dodaj z - ikona ta umożliwia wprowadzanie nowych pozycji na bazie okna z wypełnieniem pól. Korzystając z już wprowadzonej pozycji, wystarczy zmienić potrzebne dane Cennik zdarzeń Chcąc korzystać z cennika zdarzeń, należy w konfiguracji systemu AppConfig zaznaczyć na zakładce Sposób naliczania opłat - Rozliczaj zdarzenia. Wybierając tę funkcję z menu Cenniki, pojawia się okno. Poniżej przykład z wprowadzonymi danymi dla formy płatności C Gotówka. Należy tu wprowadzić pozycje dla wszystkich form płatności, dla wszystkich typów klienta, typów dni i przedziałów czasowych. 238

239 Przycisk Dodaj umożliwia dodanie nowej pozycji, pojawia się okno: Należy wypełnić: Typ dnia(f2): użycie klawisza F2 wyświetla okno z typami dni. Typ klienta(f2): użycie klawisza F2 wyświetla okno z typami klientów. Typ zapłaty: wybrać z listy. Numer zdarzenia: użycie F2 wyświetli ono Punkty zdarzeń. 239

240 Ważne od:, Ważne do: należy wpisać przedziały czasowe. W ciągu doby w jakich maja obowiązywać wprowadzone kwoty. Cena wejścia: wpisać kwotę za zdarzenie. Przycisk Dodaj z - ikona ta umożliwia wprowadzanie nowych pozycji na bazie okna z wypełnieniem pól. Korzystając z już wprowadzonej pozycji, wystarczy zmienić potrzebne dane Przedpłaty Przedpłaty dotyczą sprzedaży na gotówkę. Jeżeli w tym oknie są wprowadzone pozycje zaliczki dla każdego typu klienta z uwzględnieniem poszczególnych typów dni i godzin, będą się one podpowiadać w momencie wydawania paska podczas wpuszczania klienta w oknie Dodanie nowego rachunku w polu Wymagana zaliczka (na dole okna), jak również na oknie Szybkich wejść Wartość do pobrania. Poniżej widać przykładowe okno z wprowadzonymi pozycjami przedpłat dla biletu ulgowego w dni powszednie i świąteczne. Dodanie nowej pozycji umożliwia przycisk Dodaj, w oknie należy wypełnić: 240

241 Typ dnia(f2): wybrać z tabeli, która pojawia się po użyciu klawisza F2 lub po podwójnym kliknięciu myszką. Typ klienta(f2): wybrać w sposób analogiczny, jak powyżej. Ważne od do: należy zdefiniować godziny. Przedpłata: należy wpisać kwotę (dotyczy tylko gotówki), którą kasjer pobiera w trakcie wydawania paska. Minimalne saldo: opcja ta dotyczy obsługi karnetów i pozwala kontrolować wejścia w sytuacji, gdy na karnecie jest niewystarczająca ilość środków. W takim razie w pole należy wpisać minimalną wartość pieniężną, jaka musi być dostępna na koncie klienckim, aby osoba z takim karnetem mogła zostać wpuszczona na obiekt. Minimalne saldo dla biletu ulgowego w przykładowo przedstawionym powyższym oknie wynosi tyle, ile zaliczka za godzinę pobytu. Tak więc, jeżeli na koncie jest minimalna kwota, to może być wydany jeden pasek. Natomiast system nie pozwoli wpuścić na taki karnet więcej osób. Komputer zlicza sobie sumę minimalnych sald dla wszystkich pasków na rachunku i porównuje z rzeczywistym saldem na koncie klienckim i jeżeli kwota jest niewystarczająca, nie pozwoli zaakceptować otwartego okna rachunku. Oczywiście system będzie działał w ten sposób przy ustawieniu w konfiguracji AppConfig, że nie mogą być wpuszczane na obiekt karnety z zerowym i ujemnym saldem na koncie. Jeżeli pole to pozostanie puste, program nie będzie kontrolował minimalnej wartości pieniężnej na koncie podczas otwierania rachunku przy sprzedaży na e-kartę. UWAGA: Podczas wpuszczania klienta na e-kartę, przy zdefiniowanym w Przedpłatach minimalnym saldzie, na oknie otwartego rachunku będzie się pokazywać w polu Zaliczka kwota minimalnego salda. Nie oznacza to w tym wypadku zaliczki, jest to jedynie informacja dla kasjera, jaka jest potrzebna minimalna kwota na tym koncie. Przycisk Dodaj z - umożliwia wprowadzanie nowych pozycji na bazie okna z wypełnieniem pól. Korzystając z już wprowadzonej pozycji, wystarczy zmienić potrzebne dane. 241

242 8.5. Definicja wpłat na konta W programie EObiekt istnieje możliwość wpłacania na konta klienckie zefiniowanych kwot w różnych stawkach VAT. Definicji wpłat dokonuje się za pomocą funkcji, dostępnej w menu: Cenniki - Definicja wpłat na konta. Po jej wywołaniu pokazuje się okno, jak pokazano ponizej. Widać tu dwa rodzaje wpłat. Dodawanie nowych pozycji dokonuje się poprzez przycisk Dodaj, wówczas pokaże się okno do zdefinowania wpłaty. Poniżej przykład, gdzie już sa wpisane dane. Należy wypełnić pola: Nazwa definicji należy wpisać nazwę, na przykład Karnet na basen. Wpłata VAT,ZW, 7%, 22% - należy wybrać odpowiednią stawkę (stawki) i wpisać kwotę (kwoty), która będzie się automatycznie pojawiać podczas dokonywania wpłaty). 242

243 Okres ważności należy wpisać liczbę dni, o jaką przedłużony ma być okres ważności karnetu po wprowdzonej tu wpłacie.. (Jeżeli w konfiguracji systemu jest ustawiony okes ważnośći karnetu, to będzie się tu podpowiadać, można go zmienić). Uwaga: jeśeli są wpisane kwoty w wiecej niż jednej stawce VAT, to ich suma decyduje o przedłużeniu ważnosci karnetu. Upust istnieje tu możliwość wprowadzwnia prcentowej wartości upustu. Aby te dwa powyzsze ustawienia zadziałały, należy zaznaczyć opcje Zmieniaj ważność karnetu i Zmieniaj ważność upustu. Typ klienta jeżeli w tym miejscu zostanie wprowadzony (poprzez podwóne kliknięcie myszką pokaże się lista typów klienta) typ klienta, to karnet z tą wpłatą będzie mógł wchodzić tylko na jeden typ klienta. Po zdefinowaniu wszyskich rodzajów wpłat, można korzystać z tej funkcji z poziomu okna głównego, gdzie po włączeniu na panelu bocznym Wpłat na konto, widać wszystkie pozycje wpłat. Aby dokonać wpłaty, wystarczy kliknąć na wybrany rekord (rodzaj wpłaty), pokaże się okno do przyłożenia karty do czytnika, 243

244 a następnie okno z danymi konta i automatycznie wypełnionymi polami wpłaty i terminu ważności. Z tego poziomu nie można zmieniać wartości wpłat ani terminu ważności, można jedynie wybrać formę płatności. Po zaakceptowaniu na koncie klienta pojwi się wpłacana kwota i ustawi się termin ważności oraz zdefinoiowany do tej wpłaty rabat. UWAGA: Oprócz wpłat zdefiniowanych, można również dokonywać wpłat z innych (dotychczas używanych) miejsc w programie wpisując dowolną kwotę. Data ważności karnetu wówczas ustawi się według wpisanej kwoty zgodnie z tym, jak zostało zdefiniowane przedłużanie ważności karnetu w Definicji wpłat. Czyli, program sprawdza, jaka kwota jest wpłacana, sumując kwoty w stawkach ZW, 7% i 22% i jak jest odpowiednia wartość, przyjmuje odpowiedni termin ważności (ustawiony w definicji wpłat). Przykład: Jeżeli jest zdefiniowane, że po wpłacie 50 zł. okres ważności będzie 30 dni, a po wpłacie 100 zł dni, to wpłacane kwoty w przedziale od 50 do 100 zł. przedłużą ważność o 30 dni, a kwoty od 100 zł. wzwyż - będą przedłużać ważność karnetu o 90 dni. 9. Narzędzia Konfigurator systemowy AppConfig Aby uruchomić program konfiguracyjny systemu EObiekt należy kliknąć na pokazanej poniżej ikonie o nazwie AppConfig, jeżeli znajduje się na pulpicie lub uruchomić program o nazwie AppConfig.exe. Program ten najczęściej znajduje się w katalogu C:\Program Files\TT Soft\bin. Funkcje te dostępne są też z menu okna głównego programu EObiekt: Narzędzia > Ustawienia aplikacji. 244

245 Po uruchomieniu programu konfiguracyjnego AppConfig.exe pojawi się okno pokazane poniżej, na którym jest dostępnych szereg zakładek takich jak: Drukarka, Drukarka fiskalna, Naliczanie opłat, Baza danych, Karnety, Czytniki lokalne, Faktury, Kasa, Serwer czasu, Sterownik urządzeń szeregowych, Dane adresowe. UWAGA: Zabezpieczono dostęp do modyfikacji danych z poziomu programu konfiguracyjnego. Operator, który nie posiada praw administratora, może jedynie przeglądać ustawienia. Tylko administrator po zalogowaniu może zmienić wszystkie ustawienia. Poniżej przedstawiono przykładowe okna. Przykład uruchomienia pliku konfiguracyjnego bez parametrów: 245

246 Przykład uruchomienia pliku konfiguracyjnego z prawami Administratora: 246

247 UWAGA: Zalogować się można do programu konfiguracyjnego nie tylko przez podanie odpowiednich parametrów podczas uruchomienia systemu, ale także klikając na napis Operator oraz wywołując program konfiguracyjny z poziomu systemu nadrzędnego. Poniżej znajduje się opis wszystkich funkcji konfiguracyjnych. 247

248 9.1. Drukarki Zakładka ta służy do ustawienia podstawowych parametrów drukarek, które mogą być skonfigurowane do pracy w systemie. Okno to jest podzielone poziomymi liniami na III części. I część służy do definiowania drukarki igłowej. Aby móc z niej korzystać, należy zainstalować sterownik drukarki w panelu sterowania Windows zakładka drukarki i faksy. Nazwa drukarki Generic / Text Only producenta Rodzajowe. Jeśli w sieci jest jedna drukarka igłowa przeznaczona do wydruków z kilku komputerów, to należy na komputerze, do którego jest podpięta drukarka, udostępnić ją w sieci i na pozostałych komputerach. Nazwa drukarki igłowej zdefiniowana w Windows, należy wpisać nazwę komputera lub jego adres IP i nazwę drukarki udostępnionej (np. \\ \ Generic / Text Only lub \\Kasa1\Generic / Text Only ) Ilość pustych linii przed wydrukiem; umożliwia wprowadzenie liczby o wartości od 0 do 20, która jest interpretowana przez system jako ilość pustych linii, jakie komputer wysyła na drukarkę przed właściwym wydrukiem. Ta opcja jest przydatna, gdy chcemy drukować na papierze firmowym, gdy w górnej jego części jest logo. UWAGA: Opcja ta daje efekt w przypadku wydruków tekstowych. W przypadku wydruków graficznych nie jest ten parametr brany pod uwagę, a wydruk na papierze firmowym realizuje 248

249 się w inny sposób, np. przez wprowadzenie logo firmy na wszystkich wydrukach w programie. Ilość pustych linii po wydruku: spełnia podobną rolę jak pole opisane powyżej, lecz różnica polega na tym, że puste linie są drukowane po, a nie przed wydrukiem tekstowym. Kod 10 CPI - z podpowiadaną domyślną wartością w nawiasach: jest kodem sterującym drukarki, który ustawia tryb drukowania 10 znaków na cal. Można ten parametr zmienić, ale tylko wówczas, gdy ma się pewność, co do jego poprawności. Kod 14 CPI Kod nowej linii - z podpowiadaną domyślną wartością w nawiasach: jest kodem sterującym drukarki, który powoduje przejście drukarki igłowej do nowej linii. Można ten parametr zmienić, ale tylko wówczas, gdy ma się pewność, co do jego poprawności. Ilość linii na stronie: przyjmuje wartość od 0 do 70 i określa ilość linii na jednej stronie przy wydruku igłowym. Po przekroczeniu ilości linii program wymusza przejście drukarki do następnej strony. Standard polskich znaków : należy wybrać jeden ze standardów umożliwiających drukarce wykorzystanie polskich znaków, najczęściej jest to: Mazowia lub CP852 II część dotyczy konfiguracji drukarek laserowych i atramentowych rodzaj dowolny. Nazwa czcionki graficznej i i Rozmiar czcionki graficznej(od 8 do 24) ustawienia te będą działały tylko podczas zaznaczenia przycisku Drukuj. W pole Nazwa czcionki graficznej możemy wpisać dowolną czcionkę, którą mamy zainstalowaną w systemie Windows. III część dotyczy konfiguracji drukarki wąskiej. Nazwa drukarki wąskiej zdefiniowana w Windows powinna zawierać nazwę drukarki wąskich wydruków. Jest to specjalna drukarka, na której można drukować wszelkiego rodzaju potwierdzenia. Drukuj potwierdzenia na tej drukarce: jeśli zostanie postawiony przy którymś z rodzajów drukarek znaczek, to system będzie wiedział, że na tej drukarce chcemy drukować wszystkie potwierdzenia. UWAGA: Nie zaleca się wprowadzania zmian w pola na zakładce Drukarki bez uzgodnienia z serwisem TTSoft. 249

250 9.2. Drukarki fiskalne i wagi Zakładka Drukarki fiskalne i wagi służy do ustawienia kodu drukarki fiskalnej, na której mają być drukowane paragony. Wybrany Kod drukarki fiskalnej ma być zgodny z kodem zaznaczonym w serwerze wydruku fiskalnego. Jeśli jest jedna drukarka fiskalna, a w kasie znajdują się dwa komputery, to należy ustawić na jednym komputerze BP01, na drugim też BP01. Wtedy z jednego i drugiego komputera będą drukowane paragony na tej samej drukarce. Jeśli natomiast jest dwie lub więcej drukarek fiskalnych, to na jednym należy ustawić BP01, a na drugim BP02 itd., wtedy każdy komputer będzie drukował paragony na swojej drukarce. Drukuj paragony dla następujących form płatności: na tej zakładce można też zdefiniować, przy jakich formach płatności ma być drukowany paragon, zaznaczając odpowiednio Gotówka, e-karta, Przelew, Umowa, Bon - system będzie wiedział, czy ma drukować paragon. Jeśli zostanie zaznaczona jedna z form płatności, to będzie drukowany paragon. Obsługa wagi elektronicznej: aby używać tej funkcji, należy wybrać port COM wagi. Program podpowiada dostępne porty COM. Do sprawdzenia czy są one wolne (w senesie nie zajęte przez inne programy) służy przycisk Otwórz port. Aby sprawdzić czy waga działa, należy kliknąć na przycisk Odczytaj wagę. Program sam 250

251 otworzy port wagi, zada pytanie do niej, poczeka na odpowiedź i wyświetli informację w oknie. Jeżeli waga na wadze zgadza się z wartością w okienku to oznacza, że wszystko działa poprawnie. UWAGA: Aby waga mogła przesłać dane do komputera, należy ją poprawnie skonfigurować używając instrukcji. Koniecznie trzeba ustawić protokół komunikacji pomiędzy komputerem a wagą na PS100. W programie EObiekt proces obsługi wagi wygląda następująco. Waga waży tylko w dwóch miejscach w programie: przy sprzedaży grupowej i sprzedaży barowej. Nie został wykonany żaden przycisk do pobrania masy asortymentu z wagi. Program robi to automatycznie w momencie wyboru asortymentu z listy. W związku z powyższym proces ważenia powinien wyglądać następująco. Należy położyć towar na wadze, odmierzyć odpowiednią ilość, taką jaką chce klient. Następnie wybrać w programie sprzedawany towar z listy asortymentu. Jego zważenie następuje w momencie pojawienia się towaru na rachunku. Jego ilość na rachunku jest zgodna z tym, co waga zważyła. Jeżeli pojawia się 0, oznacza to, że są problemy z komunikacją i trzeba sprawdzić konfigurację w programie AppConfig. 251

252 9.3. Naliczanie opłat Zakładka Naliczanie opłat konfiguruje program podczas naliczania opłat oraz rozliczania klienta. Aktywne taryfikacje: można tu uaktywnić (włączyć lub wyłączyć) cztery różne taryfikacje, a mianowicie: strefy, zdarzenia, bar mokry oraz wypożyczalnię. Typy płatności dla dopłat, (dla zdarzeń, dla baru mokrego): należy zaznaczyć rodzaj płatności. Sposób akumulacji czasu: to możliwość zdefiniowania sposobu naliczania czasu na strefach.w tym przypadku mamy do wyboru dwie możliwości naliczania czasu: indywidualnie dla każdej ze strefy, lub zbiorowo dla wszystkich stref. Dodatkowo można uaktywnić w programie System lojalnościowy, za pomocą którego można będzie automatycznie kontrolować rabatami na karnetach (dokładny opis tego systemu znajduje się w rozdziale Konta klienckie > System lojalnościowy). Zaokrąglenia: można tu ustawić, aby wyliczane wartości były zaokrąglane do określonego miejsca po przecinku, i tak: 2 oznacza dwa miejsca po przecinku, 1 jedno miejsce po przecinku (czyli zaokrąglenia będą realizowane do dziesiętnych grosza), 0 oznacza zaokrąglenia do pełnych złotych, -1 oznacza zaokrąglenia do dziesiątek złotych, itd. 252

253 W przypadku wprowadzenia innej cyfry niż 2, program pyta, czy jesteśmy pewni konsekwencji takiego ustawienia, wysyłając komunikat: Program sprawdza i stosuje się do tego ustawienia w trzech miejscach: a) pobranie opłaty, kaucji na pobyt przy otwieraniu nowego rachunku (to sprawdzenie najczęściej jest tylko formalnością), b) rozliczenie czasu pobytu przy zamykaniu rachunku, c) rozliczenie wartości zdarzeń przy zamykaniu rachunku. Funkcjonalność ta została wprowadzona tylko po to, aby w przypadku jej zastosowania, nie trzeba było wydawać w kasie grosików. UWAGA: Konsekwencją działania tej funkcji jest zmieniana wartość za wejście, w wyniku czego zmieniany jest cennik krytej pływalni, (a więc podpada się pod art. 5.1 ust. 1 ustawy o naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Poniżej pokazany jest przykład, gdy w konfiguracji będzie ustawione

254 Można zauważyć, że cena przed zaokrągleniem wynosiła 6.40, a po zaokrągleniu 6.00 zł. Należy więc dobrze się zastanowić przed podjęciem decyzji o zmianie sposobu zaokrągleń. Sprzedaż automatyczna: jest to tak zwana szybka sprzedaż, w tym miejscu należy wybrać asortyment, jaki ma być umieszczony pod tą szybką sprzedażą. Wybrać można tylko jedną usługę, jeśli jednak zostanie wpisane w to pole 0, to opcja ta nie będzie używana (dokładny opis tej opcji znajduje się w rozdziale 10. Sprzedaż automatyczna). Domyśle stanowisko: opcja ta w programie powoduje, że można dla danego komputera wybrać, jakie asortymenty mają być widoczne, a jakie nie. W tym miejscu należy ustawić tylko rodzaj stanowiska, jakie będzie posiadał dany komputer, jeśli zostanie wpisane w to miejsce 0, to ta opcja nie będzie używana (cała konfiguracja znajduje się w rozdziale Konfiguracja stanowisk ). Domyślny magazyn: w miejscu tym jest możliwość wybrania magazynu z listy (za pomocą klawisza F2 lub przez podwójne kliknięcie myszką) dla danego komputera. Kwoty naliczane dla klientów budżetowych (stawka VAT ZW): w tym miejscu istnieje możliwość wyboru kwoty, naliczanej dla klientów budżetowych ze stawką zwolnioną z VAT, przy wejściu na e-kartę (taki klient musi mieć do konta przypisanego kontrahenta, który ma zaznaczone VAT ZW/ Przewoźnik - opis w funkcji Kontrahenci Tabele danych ). Znajdują się tu dwa wykluczające się ustawienia: - Użyj ceny brutto z cennika - Oblicz cenę netto z cennika 254

255 W dotychczasowej wersji programu cena za usługę była ubruttowiana (metoda pierwsza), jednak została również przewidziana w konfiguracji inna opcja wyliczenia należności za pobyt i zdarzenia metoda druga. Program przed wyliczeniem należności sprawdza obowiązującą cenę brutto, następnie zostaje ona pomniejszona o podatek VAT(cena netto), cena ta zostaje odliczona z salda na koncie klienta posiadającego zwolnienie z podatku VAT. Brak konfiguracji spowoduje, że program będzie działał tak, jakby została wybrana metoda nr 1. Należy pamiętać, że zasady dotyczące naliczania opłat dla klientów budżetowych powinny być ustalone raz i decyzja w tej sprawie nie powinna być zmieniana. UWAGA: Jako firma wstrzymujemy się od wszelkich sugestii co do tego, jakie ustawienia mają być zastosowane. Jak opisano powyżej są to opcje wykluczające się, a więc nie możliwe do stosowania w tym samym czasie. Program posiada kilka takich ustawień, które się wykluczają nawzajem. To klienci decydują, jak program ma funkcjonować na podstawie sowich zasad i obowiązującego prawa. Obsługa klientów zwolnionych z VAT, jest opisana w funkcji Kontrahenci Tabele danych Baza danych 255

256 Zakładka Baza danych służy do wskazania bazy danych, z jaką ma pracować system EObiekt. Niezbędne parametry, jakie należy podać, aby się zalogować do bazy danych to: Użytkownik: należy wpisać w pole nazwę użytkownika. Hasło: jego hasło. Obiekt: należy wpisać numer komputera, jaki jest używany do replikacji, numer ten powinien się zgadzać z numerem ustawionym w programie do urządzeń szeregowych w miejscu slavied. Test połączenia: służy do sprawdzenia, czy podane parametry zostały właściwie wprowadzone, poprzez naciśnięcie przycisku przy pomocy myszki lub klawisza Enter. System wyświetli wówczas stosowny komunikat o wyniku wykonania operacji otwarcia bazy danych. W przypadku niepowodzenia, należy zmienić ustawienia na poprawne. Położenie bazy danych : należy wpisać pełną ścieżkę dostępu do bazy danych systemu. Dane te podaje administrator systemu. Ikona znajdująca się w prawym boku tego pola, (dyskietka) służy do przeglądania zawartości katalogów i dysków. Jest to ułatwienie, pomagające wybrać nazwę bazy, bez jej wpisywania z klawiatury. Zapisz ścieżkę: gdy wybierając bazę danych, należy kliknąć, aby zachować ścieżkę bazy. Język: istnieje możliwość wyboru języka: j. polski; j. ukraiński, j. niemiecki, j. angielski. 256

257 9.5. Karnety W tym oknie należy skonfigurować ustawienia karnetów, oraz wpisać nazwy, jakie maja się podpowiadać przy wpłacie na poszczególne stawki VAT. Sprzedaż na karnety jest rejestrowana w momencie wpłaty środków na konto klienckie: określa, czy system EObiekt ma w momencie wpłaty na konto klienckie drukować paragon fiskalny i rejestrować sprzedaż. Na każdym koncie klienckim są trzy niezależne salda, każde dla ewidencji wpłat i sprzedaży dla różnej stawki podatku VAT. Następne pola służą odpowiednio do określenia, jaka nazwa ma być na rachunku przy wpłacie i przy wypłacie z konta, jaką stawką VAT jest objęta wpłata i wypłata i jaki jest symbol PKWiU dla tej operacji. Zaliczaj przyjęcie kaucji za karnet do sprzedaży (twórz rachunek i drukuj paragon): należy zdecydować o tym, jak program ma interpretować wpłatę kaucji za karnet. W podobny sposób również definiuje się stawki VAT, nazwę dla wpłaty i wypłaty oraz symbol PKWiU dla wpłaty kaucji na karnet. Kontroluj datę ważności konta: pozwala określić, czy program ma sprawdzać datę ważności karnetu czy nie. Wydłużaj ważność po wpłacie: wpisanie w tym miejscu jakiejś wartości ustawia na karnecie datę do przodu o tę wartość dniową, (przy wpłacaniu kwoty na konto klienckie zwiększy się liczba dni na karnecie). 257

258 Standardowy czas ważności konta w dniach liczony od daty ostatniej wpłaty: umożliwia wprowadzenie ilości dni, o jakie program ma przedłużyć ważność konta w przypadku wydawania nowego karnetu lub wpłaty na konto. Standardowy upust na karnetach w procentach: umożliwia podanie upustu w procentach, jaki będzie się podpowiadał automatycznie przy tworzeniu nowego konta. Jeśli zostanie zaznaczone pole Stosuj upust do innych sprzedaży, to system będzie wiedział, że ma stosować ten upust, także do asortymentu ze sprzedaży ręcznej. Jeśli natomiast zostanie zaznaczone pole Zezwalaj na wejście z zerowym i ujemnym saldem, to system pozwoli na sprzedaż usług, jeśli nawet klient posiada ujemną kwotę na karnecie. Chcąc zablokować tę możliwość, należy odznaczyć to pole i system nie dopuści do możliwości sprzedania usługi, w przypadku gdy na karnecie jest zerowa lub ujemna kwota. Pole Poufność gdy karnet jest nieważny, jeśli jest zaznaczone, to we wszystkich polach, gdzie są wyświetlane kwoty, jakie pozostały na karnecie, będzie system pokazywał 0zł. Nie dotyczy to pól w Edycjach kont klienckich, tam będzie system poprawnie pokazywał kwotę, jaka została na karnecie Czytnik lokalny Na zakładce Czytniki lokalne jest możliwość wprowadzenia czytnika lokalnego: 258

259 Adres czytnika lokalnego: fizyczny adres czytnika lokalnego. Czytnik ten najczęściej znajduję się w kasie, należy podać port COM, do którego jest podłączony czytnik lokalny i jego adres po dwukropku (np. COM6:19). Port programatora lokalnego: jeśli istnieje programator kart transponderowych, to można tu wpisać jego port (np. COM3). Port czytnika kodów kreskowych: jeśli istnieje czytnik kodów kreskowych, to należy go wpisać (np. COM4). Adres dodatkowego czytnika lokalnego: jeśli jest czytnik lokalny (UNICARD, NIT), wpisujemy jego adres Faktury Na zakładce Faktury użytkownik może ustawić konfigurację wystawianych przez system EObiekt faktur. Numer Faktury: pozwala określić, jak numerowane mają być dokumenty sprzedaży. Za pomocą cyfr: od -1 do 6 należy ustalić, w jakiej kolejności na fakturze mają być ustawione po ukośniku: numer, wyróżnik, rok, miesiąc, typ dok., prefiks, obiekt. I tak: wpisując cyfrę: -1, system nie wyświetli na fakturze tej pozycji, wpisując: 0, system wyświetli ją jako pierwszą, 1 jako drugą, itd. Cyfry te należy wpisać w pola z 259

260 prawej strony. Klikając na przycisk Standardowe ustawienie, system sam ustawi numerowanie na fakturze. Numer faktury może być łamany przez numer, Pole zaznaczone na ekranie czerwonym okręgiem stwarza możliwość ustalenia, czy numer faktury rozumiany jako numer kolejny w rejestrze, ma być poprzedzony zerami z przodu i ma mieć stałą długość, czy ma to być zwykła liczba. Jeżeli to pole jest zaznaczone, to wówczas właściwy numer faktury (numer w danym rejestrze) wygląda tak: 00012, a w przeciwnym przypadku tak: 12. Numer faktury może być łamany przez wyróżnik, Numer faktury może być łamany przez rok, W linii Łamany przez rok, po polu określającym pozycję roku w numerze faktury, znajduje się pole określające, na ilu cyfrach ma być drukowany rok w numerze faktury, (w tym konkretnym przypadku 4, a więc gdy rok jest na wydruku będzie widoczne 2007). Numer faktury może być łamany przez miesiąc, Numer faktury może być łamany przez typ dok, Numer faktury może być łamany przez prefiks, Drugie pole znajdujące się w linii Łamany przez prefiks", określa stałą wartość prefiksu w numerze faktury. W polu tym można wpisać tylko jeden znak! Mogą to być cyfry, litery małe i duże. Numer faktury może być łamany przez obiekt. Jest więc siedem członów, które mogą wpływać na numer kolejny faktury i mogą znajdować się w dowolnym miejscu numeru faktury lub mogą być niewidoczne. Natomiast znaczniki z lewej strony służą do określenia czasu (miesiąc, rok) lub innych wyżej wymienionych cech, które mają decydować o ciągłości numerowania i sytuacji, w których ta numeracja ma zaczynać się od początku. Np. jeżeli zostanie zaznaczony miesiąc, to co miesiąc faktury będą numerowane od 1. Można zaznaczyć jedną lub więcej pozycji. Stały wyróżnik na fakturach: wpisanie w to pole dowolnego ciągu znaków spowoduje, że program będzie łamał numer faktury przez ten wyróżnik, niezależnie od indywidualnego wyróżnika, jaki posiada operator. Sposób obliczania podatku VAT: zaznaczając opcję Licz podatek VAT od brutto program dostaje informację, aby VAT liczny był w dół od kwoty brutto, a ceny są traktowane jako ceny brutto. Ponieważ program współpracuje z drukarką fiskalną i liczy tak, jak drukarka fiskalna. 260

261 Wygląd wydruku faktury: umożliwia określenie rodzaju wydruku faktury. Istnieje tu możliwość poinformowania programu konfiguracyjnego o tym, że drukowane faktury mają mieć postać graficzną. Zalecane jest korzystanie z tego ustawienia w odniesieniu do drukarek atramentowych lub laserowych, w przypadku drukarek igłowych wydruk nie jest efektywny. Ilość pustych linii przed wydrukiem faktury: opcja ta umożliwia zdefiniowanie ilości pustych linii przed wydrukiem faktury (działa tylko w przypadku wydruków tekstowych). Automatyczne wystawianie faktur: Jeśli zostanie zaznaczona opcja Pytaj czy wystawić fakturę po sprzedaży ręcznej, to system po sprzedaży ręcznej będzie się pytał, czy wystawić fakturę do tego rachunku. Jeśli nie, to aby ten komunikat się nie podpowiadał, należy odznaczyć to pole. UWAGA: System podpowiada treści do uzupełnienia, które mają być na fakturze. (np. Numer rejestracyjny:) 9.8. Kasa Na zakładce Kasa są dostępne opcje: 261

262 Grupuj dokumenty KP...: Przy jej pomocy można wymusić takie działanie programu, aby wszystkie wpłaty gotówkowe grupował w ramach jednej zmiany i jednej kasjerki na jednym dokumencie KP. Opcja ta jest wykorzystywana w celu ograniczenia ilości wystawianych dokumentów KP. Jeżeli ta opcja nie zostanie zaznaczona, to system będzie wystawiał do każdej operacji kasowej oddzielne dokumenty. Generuj automatycznie KP...: włączenie tej opcji powoduje, że gdy operator wystawi w systemie EObiekt fakturę z formą płatności gotówka i z zerowym terminem płatności i gdy ta faktura nie jest powiązana z dokumentem wydania (rachunkiem), program automatycznie zapisze dokument KP kasa przyjmie na kwotę, na jaką opiewa ta faktura Serwer czasu Zakładka ta umożliwia pobranie czasu z serwera lub komputera, w którym jest baza danych do komputera lokalnego, w celu ujednolicenia go na dokumentach. 262

263 Przycisk Sprawdź synchronizację pozwala sprawdzić, czy połączenie z serwerem przez IP i port są poprawne. Jeżeli nie, to pojawi się odpowiedni komunikat Sterownik urządzeń Zakładka ta umożliwia wpisanie adresu IP komputera. Serwer czytników: należy wpisać adres IP tego komputera, (można je pobrać przyciskając zakładkę Pobierz IP tego komputera ). Jeśli ten komputer nie posiada czytników, to niczego nie należy wpisywać. Natomiast, jeśli komputer ten posiada podpięte czytniki, to należy podać adres IP, w przeciwnym razie, czytniki nie będą działać. Komputer, który nie jest podpięty do sieci, powinien mieć wpisany adres Włącz obsługę serwera JAVA: to pole należy zaznaczyć, aby czytniki mogły zadziałać. Pobierz adres serwera JAVA z bieżącego komputera: to pole należy zaznaczyć, aby program, w przypadku, gdy adres IP komputera będzie się zmieniał, sam sobie automatycznie go zmienił. 263

264 9.11. Dane adresowe Zakładka ta służy do wprowadzenia danych podstawowych sprzedawcy i wystawcy. W zależności od tego, co zostanie zaznaczone, będą one umieszczane na fakturze lub nie. 264

265 ing Zakładka ta umożliwia wysyłanie poczty elektronicznej do klientów. Wszystkie pola są wymagane i należy je wypełnić, aby korespondencja z reklamą, czy innymi informacjami mogła trafić do adresata. UWAGA: Istnieje możliwość wysyłania w przeddzień imienin maila z życzeniami np. do wszystkich Krystyn. Wystarczy posortować listę w tabeli kont klienckich według imienia i nazwiska i polecić przeszukać słowo Krystyna. Pojawią się wszystkie Krystyny i wówczas należy wysłać mail. 265

266 9.13. Potwierdzenia i wydruki Funkcja ta pozwala ustawić cechy dotyczące drukowania potwierdzeń, zapisywania szczegółowych danych rachunków oraz charakteru podpowiedzi. Należy wybrać i zaznaczyć z lewej strony znacznikiem Jeżeli zostanie zaznaczona pozycja: Zapisuj rozliczenia rachunków w bazie danych szczegóły rachunków będą zapisywane do bazy danych, (widoczne w Operacjach ). Drukuj potwierdzenie po rozliczeniu rachunku potwierdzenie wykonania usługi będzie drukowane automatycznie, zaraz po rozliczeniu rachunku (paska). Drukuj potwierdzenie po sprzedaży potwierdzenie będzie drukowane po sprzedaży ręcznej,(np. grupowej, bez korzystania z paska). Drukuj potwierdzenie po sprzedaży KD potwierdzenie będzie drukowane, jeżeli będzie tu sprzedaż. Stosuj bezpieczne podpowiedzi w sytuacjach, kiedy będą pojawiały się okienka z podpowiedziami i nie zostanie wybrana odpowiedź Tak lub Nie, program zastosuje bezpiecznie odpowiedź Nie. 266

267 9.14. Synchronizacja czasu Funkcja ta jest dostępna jak pokazano poniżej. Daje ona możliwość ręcznej synchronizacji czasu serwera ze stacją roboczą. Działa, jeżeli są poprawnie ustawione parametry w programie konfiguracyjnym Import danych ze skryptu SQL Funkcja dostępna jak pokazano poniżej: Umożliwia import danych ze skryptu, np. często używany do zmiany cennika pobytowego. Klikając na ten napis pojawi się okno, w którym należy wprowadzić nazwę pliku używając w tym celu przycisku z dyskietką. 267

268 10. Sposób obliczania podatku VAT Program EObiekt ma możliwość naliczania podatku VAT od kwoty brutto i od kwoty netto. Wyboru metody naliczania podatku VAT dokonuje się w programie konfiguracyjnym AppConfig jak opisano powyżej. Jeżeli wybrano naliczanie VAT od netto, to wówczas wartością bazową przyjmowaną do obliczeń jest kwota netto, a VAT i kwota brutto wyliczane są na podstawie poniższych wzorów i we wskazanej kolejności: NetPrice := RoundToCurr(NetPrice) VATPrice := NetPrice * VATRate VATPrice := RoundToCurr(VATPrice) GrossPrice := NetPrice + VATPrice Gdzie: GrossPrice oznacza cenę brutto, NetPrice oznacza cenę netto, VATPrice oznacza wartość VAT, VATRate oznacza stawkę podatku VAT (odpowiednio 0.22, 0.12, 0.07 itp.), RoundToCurr oznacza funkcję zaokrąglającą do drugiego miejsca po przecinku. Jeżeli wybrano naliczanie VAT od brutto, to wówczas wartością bazową przyjmowaną do obliczeń jest kwota brutto, a kwota netto i VAT wyliczane są na podstawie poniższych wzorów i we wskazanej kolejności: GrossPrice := RoundToCurr(GrossPrice) NetPrice := GrossPrice / (1+ VATRate) NetPrice := RoundToCurr(NetPrice) VATPrice := GrossPrice - NetPrice Gdzie: GrossPrice oznacza cenę brutto, NetPrice oznacza cenę netto, VATPrice oznacza wartość VAT, VATRate oznacza stawkę podatku VAT (odpowiednio 0.22, 0.12, 0.07 itp.), RoundToCurr oznacza funkcję zaokrąglającą do drugiego miejsca po przecinku. UWAGA: We wszystkich instalacjach systemu EObiekt na stałe jest zapisana metoda liczenia VAT od kwoty brutto. Zmiana sposobu naliczania VAT spowoduje powstanie różnic w zaokrągleniach. Funkcje wykonujące zestawienia nie wykorzystują powyższych wzorów, gdyż wartości brutto, netto i VAT są zapisywane w bazie danych podczas rejestrowania sprzedaży. 268

269 11. Instalacja Firebird i konfiguracja Sterownika urządzeń szeregowych Sterownik urządzeń szeregowych dla wersji starszych od 4.0 Program sterownik urządzeń szeregowych ( BPDeviceDriver.exe ) jest serwerem czytników i innych urządzeń elektronicznych napisany w technologii Common Object Model uruchamiany równocześnie podczas uruchamiania głównej aplikacji pozostaje w stanie aktywnym, niezależnie od pozostałych modułów całego systemu. Cechami charakterystycznymi dla serwera są: obsługa dowolnej liczby urządzeń elektronicznych i dowolnej liczby sieci urządzeń elektronicznych, implementacja mechanizmu Plug & Play dla dołączonych urządzeń elektronicznych, zapewnienie izolacji obsługi sprzętowej od logiki aplikacji. Poszczególne elementy menu to: Plik, Test i Konfiguracja. Polecenie plik zawiera jedynie standardowe dwie opcje, które nie wymagają omawiania. Jedna za ważniejszych opcji to Konfiguracja, w której ustawiamy COM-y do których są podpięte urządzenia. 269

270 Po naciśnięciu przycisku Zaawansowana konfiguracja wybieramy sposób podłączenia urządzenia do komputera. Opcja menu Test zawiera natomiast dwie funkcje: pierwsza to Pokaż wykryte urządzenia, a druga to Pozwól na wysyłkę wiadomości przydatna podczas sprawdzania czy dane (np. nowo wykryte urządzenie działa poprawnie). Po zaznaczeniu tej opcji, staje się aktywne pole wysyłanie rozkazów. Po uruchomieniu funkcji Pokaż wykryte urządzenia, pojawia się na ekranie monitora okienko, pokazane poniżej zawierające informacje o ilości znalezionych automatycznie i rozpoznanych przez system urządzeń. 270

271 Naciskając prawym klawiszem myszy na wykrytym urządzeniu, możemy np. otworzyć przekaźnik na odpowiedni czas, włączyć/wyłączyć brzęczek, zapalić/zgasić czerwona i zieloną diodę Sterownik urządzeń szeregowych dla wersji 4.0 Do tego, aby można było stosować tą wersję oprogramowania do urządzeń szeregowych, należy zainstalować program JAVA JDK 1.5, np. jdk-1_5_0-windowsi586.exe. Program sterujący urządzeniami szeregowymi znajduje się w katalogu C:\Protam Files\TT Soft\run. Podstawowymi plikami do konfiguracji i ustawiania urządzeń szeregowych są dwa pliki MultiServer.bat i Configuration.xml. Plik Configuration.xml zawiera ustawiania i konfiguracja wszystkich urządzeń szeregowych wykorzystywanych w systemie EObiekt. Przykładowy wydruk z pliku Configuration.xm: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <configuration version="1.0"> <JarAutoRun startpoint="name.prokop.bart.apps.multiserver.multiserver"/> <MultiServer loopcounter="0"> <BPDriver load="true"> <SerialBus port="com5" type="aaeb" active="true"/> <SerialBus port="com2" type="barcode" active="false"/> <SerialBus port="com3" type="netronix" active="false"/> <SerialBus port="com4" type="unicard" active="true"/> <Broker type="socketserver" active="true"/> <Broker type="console" active="true"/> <Broker type="brokerevent" active="false"/> </BPDriver> <Dozorca load="false" database=" :c\basen.gdb" user="sysdba" pass="masterkey"/> <ESync load="true"> 271

272 <Master load="true" database=" :c:\basen.gdb" user="sysdba" pass="masterkey"/> <Slave load="true" host=" " database=" :d:\bas\basen.gdb" user="sysdba" pass="masterkey" slaveid="1"/> </ESync> <InfoPoint load="false" database=" :d:\bas\basen.gdb" user="sysdba" pass="masterkey" infopointreader="com5:166" displayport="com4"/> </MultiServer> </configuration> <BPDriver load="true"> - w tej linijce możemy włączyć true lub wyłączyć false wyszukiwanie czytników w systemie, jeśli wpiszemy false to wyszukiwanie wszystkich czytników będzie nieaktywne, <SerialBus port="com5" type="aaeb" active="true"/> - tutaj wpisujemy ustawienia czytnika firmy TT Soft w pozycji portu wpisujemy numer portu, do którego są podpięte czytniki, w pozycji active możemy włączyć true lub wyłączyć false te czytniki, <SerialBus port="com2" type="barcode" active="false"/> - tak jak wyżej, tylko czytniki innej firmy, <SerialBus port="com3" type="netronix" active="false"/> - tak jak wyżej, tylko czytniki innej firmy, <SerialBus port="com4" type="unicard" active="true"/> - tak jak wyżej, tylko czytniki innej firmy, <ESync load="true"> - w tym miejscu możemy włączyć true lub wyłączyć false replikację kont klienckich, <Master load="true" database=" :c:\basen.gdb" user="sysdba" pass="masterkey"/> - ustawiamy bazę danych na którą będą wysyłane wszystkie operacje na kontach klineckich, w miejscu load włączamy true jeżeli na tym komputerze będzie baza master (centralna baza do której będą bazy slave wysyłać wszystkie operacje na kontach), database zawiera ścieżkę do bazy danych, user i pass są to parametry do załogowania się do bazy, <Slave load="true" host=" " database=" :d:\bas\basen.gdb" user="sysdba" pass="masterkey" slaveid="1"/> - konfiguracja bazy danych slave, z której będą wysyłane operacje na kontach do bazy master, w miejscu load włączamy true jeżeli na tym komputerze będzie baza slave (jest to baza danych EBasenu), host wpisujemy IP komputera na którym znajduje się baza master, database zawiera ścieżkę do bazy danych, user i pass są to parametry do załogowania się do bazy, slaveid numer komputera z baza danych save (może być jedna baza master i cztery bazy slave), <InfoPoint load="false" database=" :d:\bas\basen.gdb" user="sysdba" pass="masterkey" infopointreader="com5:166" displayport="com4"/> - konfiguracja punktu odzczytu, load włączamy true i wyłączamy false tą opcje (jeśli nie posiadamy modułu punktu odczytu ustawiamy na false), database zawiera ścieżkę do bazy danych, user i pass są to parametry do załogowania się do bazy, infopointreader 272

273 ustawiamy adres i port czytnika który jest zamontowany w punkcie odczytu, displayport wpisujemy port do którego jest podpięty wyświetlacz punktu odczytu. Plik MultiServer.bat zawiera linijkę poleceń do uruchomienia programu sterownik urządzeń szeregowych. Poniższa linijka spowoduje otwarcie okna i pojawienie się informacji na temat urządzeń szeregowych (np. adres, numer czytnika, IP komputera, do którego jest podpięty czytnik), po każdym przyłożeniu transpondera do czytnika zostaną wyświetlone dodatkowe informacje na temat czytnika i transpondera. Po zamknięciu okna, w którym są wyświetlane informacje o czytnikach spowoduje to wyłączenie programu do urządzeń szeregowych. java -cp bart.jar;comm.jar;dom4j jar;firebirdsql-full.jar name.prokop.bart.apps.multiserver.multiserver Jeżeli w powyższej linijce zamiast java wpiszemy javaw to program będzie działał nawet, jeśli zostanie zamknięte okno z informacjami o czytnikach, (czyli program do urządzeń szeregowych będzie pracował w tle) javaw -cp bart.jar;comm.jar;dom4j jar;firebirdsql-full.jar name.prokop.bart.apps.multiserver.multiserver 13. Programowanie szafek - Lokers Menager Lokalizacja programu: Dysk C/Program Files/TT Soft/bin Po wybraniu pozycji Lockers Menager, pojawi się komunikat, należy wybrać podpowiadaną odpowiedź Nie. 273

274 1. Ustaw parametry komunikacji - należy wybrać z listy port szeregowy, do którego jest podłączony sterownik szafkowy, na przykład COM1. Następnie kliknąć na przycisk Otwórz. Jeżeli zaświeci się zielona lampka (obok napisu Port szeregowy), znaczy to, że jest komunikacja. 2. Adres sterownika odpowiedź na porcie w polu Numer sterownika należy wpisać adres sterownika (numer na sterowniku) i kliknąć na przycisk NOP, po czym powinien pojawić się komunikat, że polecenie zostało wykonane prawidłowo, a w polu Odpowiedź odczytana z portu szeregowego pojawi się odpowiedź (np. AA640061). 3. Para adres i numer czytnika funkcja ta umożliwia programowanie czytnika szafkowego W polu należy wpisać adres czytnika (znajdujący się na spodniej stronie czytnika) i numer czytnika cyfry 1 jeżeli jest jeden czytnik przy rzędzie szafek lub 1, 2 w przypadku, gdy są dwa czytniki (każdy z tych czytników ma inny adres przypisany do numeru czytnika, np. adres 55 - numer 1 i adres 56 numer 2). Następnie należy kliknąć na przycisk SetRFDisp, co spowoduje wysłanie do sterownika informacji, że czytnik został przypisany, czego sygnałem jest zaświecenie zielonej diody na czytniku. 274

275 UWAGA: W przypadku wymiany samego czytnika wystarczy użyć tylko tej funkcji. Do usuwania dotychczasowego połączenia służy przycisk DelAIIRFID. 4. Clear Memory przycisk ten służy do wyczyszczenia pamięci sterownika. Użycie tej funkcji powoduje usuniecie wszystkich dotychczasowych danych zapisanych na sterowniku. Po tej operacji należy na nowo wprowadzić wszystkie dane na tym oknie, np. com, adres sterownika,... a także ponownie zaprogramować szafki w programie EObiekt => Tabele danych => Przypisania szafek do transponderów. 14. Serwer wydruku fiskalnego Serwer wydruku fiskalnego jest uruchamiany automatycznie z systemem EObiekt Konfiguracja Inter Base W tym miejscu należy podać ścieżkę do bazy danych, gdzie mają być zapisywane paragony. 275

276 14.2. Konfiguracja drukarki POSNET Tutaj ustawić należy, na którym porcie drukarka fiskalna jest podpięta, w której kasie się znajduje i czy jest wyposażona w szufladę. Można też sprawdzić działanie szuflady naciskając przycisk Otwórz szuflad. 276