FORTECA - moduł główny OPIS SYSTEMU

Transkrypt

1 FORTECA - moduł główny OPIS SYSTEMU

2 SPIS TREŚCI: Rozdział Informacje podstawowe... 3 Wymagania sprzętowe... 3 Licencjonowanie... 3 Prawa autorskie... 4 Rozdział Przed instalacją należy upewnić się, czy system operacyjny spełnia następujące wymagania:... 5 Instalacja... 6 Rozdział Uruchomienie programu... 9 Czynności początkowe Rozdział Kartoteka towarowa Opis listwy z poleceniami: Znaczenie poszczególnych pól: Opis przycisków funkcjonalnych: Rozdział Lista kontrahentów składa się z kilku kategorii: Opis listwy z poleceniami: Znaczenie poszczególnych pól: Kształtowanie warunków handlowych kontrahenta Sprawdzenie wyników sprzedaży kontrahenta Kontakty z kontrahentem Limity sprzedaży Rozdział Lista dokumentów: Sposób tworzenia dokumentów na przykładzie dokumentu ZA Tworzenie nowego dokumentu Zadłużenie: Zakupy Importowe Faktury VAT RR Faktury VAT RR Korekty zakupów Zamówienia Zakupów ZZ Rozdział Zamówienia internetowe Opcje administratora: Wypisanie zamówienia Aktualizacja towarów i pobieranie zamówień Rozdział Wymiana danych pomiędzy filiami Rozdział Dekrety do systemów Finansowo - Księgowych innych producentów CDN Optima RAKS Rozdział Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi Kolektor SCANPAL firmy Metrologic Rozdział Raporty Lista raportów księgowych Raporty księgowe... 90

3 Rozdział 1 Niniejszy rozdział zawiera podstawowe informacje dotyczące systemu FORTECA wraz z opisem wymagań. Informacje podstawowe 1. FORTECA jest kompletnym oprogramowaniem znajdującym zastosowanie w firmach o różnych profilach działalności, a w szczególności: hurtownie, sklepy spożywcze oraz innych branż, sieci handlowe, firmy produkcyjne. 2. FORTECA jest systemem nowoczesnym, opartym o najnowsze technologie informatyczne. 3. FORTECA umożliwia wygodną pracę, przejrzystą prezentację danych, graficzną wizualizację wyników w formie dynamicznych raportów. 4. W skład systemu, w zależności od potrzeb wchodzą następujące moduły: - FORTECA moduł główny: podstawowa baza danych: dokumenty, kontrahenci, towary wraz z systemem raportowania - FORTECA Elzab: obsługa kas fiskalnych firmy ELZAB: Delta, Alfa, Jota, sprawdzarki cen - FORTECA Optimus: obsługa kas fiskalnych firmy Optimus: System - FORTECA Sharp: obsługa kas fiskalnych firmy Sharp: ER-A457P - FORTECA UsBus: obsługa wag elektronicznych firmy Medesa: Cat5,Plus - FORTECA Cat7: obsługa wag pomostowych firmy Medesa: Cat7 - FORTECA DF: system sprzedaży detalicznej w oparciu o terminale komputerowe z wykorzystaniem drukarek fiskalnych: Posnet, Optimus, Emar - FORTECA Rozliczenia: system rejestracji płatności z przeznaczeniem dla działu księgowego - FORTECA Zamówienia: specjalistyczny moduł przeznaczony do szybkiej rejestracji sprzedaży w hurtowniach Wszystkie wymienione aplikacje są w pełni kompatybilne, wykorzystują do pracy tę samą bazę danych. Z uwagi na liczne specjalistyczne udogodnienia, bardzo skutecznie integrują pracę wielu osób, odpowiedzialnych w firmie za różne zadania. 5. FORTECA umożliwia pracę jednoczesną na wielu stanowiskach. 6. Bezpieczeństwo systemu opiera się na definiowalnym systemie haseł i uprawnień dla poszczególnych użytkowników. 7. Bezpieczeństwo bazy danych opiera się na wykorzystaniu serwera bazodanowego Microsoft SQL Serwer. Wraz z oprogramowaniem użytkownik otrzymuje bezpłatną wersję serwera bazodanowego (MSDE). 8. FORTECA tworzy dekrety do znanych systemów Finansowo-Księgowych. Wymagania sprzętowe Do prawidłowego działania systemu FORTECA niezbędne są następujące wymagania sprzętowe: 1. Komputer klasy P4 lub Celeron 2. Pamięć operacyjna min. 512 MB 3. Dysk twardy serwera zawierać powinien ok. 2GB wolnej przestrzeni 4. System operacyjny: Windows XP, Vista Licencjonowanie Użytkownik ma prawo wykorzystywać jedną zakupioną licencję oprogramowania FORTECA na jednym komputerze. Instalacje oprogramowania na kolejnych komputerach wymagają zakupu odpowiedniej ilości dodatkowych licencji.

4 Bezpłatny serwer bazodanowy MSDE może obsłużyć do pięciu jednoczesnych połączeń i pozwala na wykorzystanie bazy danych o maksymalnej wielkości 2GB. Prawa autorskie Program jest chroniony przez prawo autorskie i umowy międzynarodowe. Nieautoryzowane kopiowanie lub dystrybucja jest zabroniona.

5 Rozdział 2 Rozdział zawiera informacje niezbędne do zainstalowania systemu FORTECA Przed instalacją należy upewnić się, czy system operacyjny spełnia następujące wymagania: - Internet Explorer powinien być w wersji 6.01 z dodatkiem SP1 lub wyższej - Aby to sprawdzić uruchom przeglądarkę i sprawdź aktualną wersję wykorzystując polecenia Pomoc- >Internet Explorer Informacje. Okno powinno wyglądać mniej więcej następująco. Aktualizacja przeglądarki internetowej znajduje się na nośniku instalacyjnym w katalogu.. \IE60_SP1. W celu zainstalowania aktualizacji należy uruchomić program IE6SETUP.EXE. - System powinien zawierać zainstalowany Microsoft.NET FrameWork 1.1. Komponent jest dostępny na nośniku instalacyjnym w katalogu głównym w formie samorozpakowującego się programu pod nazwą dotnetfx. - Konieczne jest zainstalowanie komponentu MDAC w wersji co najmniej 6.0. Wskazane jest zainstalowanie najnowszej wersji komponentu. MDAC 8.0 jest dostępny na nośniku instalacyjnym pod nazwą MDAC_TYP. Uwaga: Bez spełnienia powyższych warunków system może zainstalować się niepoprawnie.

6 Instalacja Nośnik instalacyjny należy włożyć do napędu CD. Program Instalatora powinien uruchomić się automatycznie. Ekran powinien wyglądać następująco: Do dyspozycji mamy instalację niezbędnych komponentów omówionych w poprzednim punkcie. Dostępna jest także prezentacja Fortecy.

7 Po zainstalowaniu komponentów przystępujemy do uruchomienia Instalatora Fortecy. Po zaakceptowaniu warunków Umowy Licencyjnej należy wykonać następujące czynności : 1. Na komputerze spełniającym funkcję serwera bazodanowego należy zainstalować MSDE, czyli bezpłatną wersję SQL Serwera. Służy do tego przycisk: Instalacja SQL Serwera. Przycisk jest aktywny w momencie, gdy zaznaczymy opcję Instalacja serwera bazodanowego. 2. Jeśli na danym komputerze jest już zainstalowany SQL Serwer, program poda odpowiedni komunikat. 3. Po instalacji serwera bazodanowego, należy wykonać restart komputera. 4. Po ponownym uruchomieniu Instalatora należy upewnić się, że SQL Serwer jest aktywny. Aby się o tym przekonać należy odszukać w prawym dolnym rogu ekranu ikonę w kształcie szerego komputera z zieloną strzałką na tle białego koła. Jeśli zamiast strzałki jest czerwony kwadrat, to należy aktywować serwis klikając na wspomnianą ikonę. Otrzymamy następujący ekran:

8 Aby aktywować serwis serwera SQL należy kliknąć na symbol zielonej strzałki. Prawidłowy ekran po uruchomieniu serwisu SQL Serwera wygląda następująco: Należy również zadbać o to, aby opcja Auto start service when OS starts była zaznaczona. Decyduje to o tym, że po uruchomieniu komputera SQL Serwer jest zawsze aktywny. Instalator Fortecy tworzy automatycznie instancję SQL serwera o nazwie Forteca, czyli powstanie serwer o nazwie: (local)\forteca. 5. Przy prawidłowo działającym serwisie SQL Serwera, możemy przystąpić do instalacji bazy. Wykorzystujemy do tego przycisk o tej nazwie. 6. Jeśli komputer z zainstalowanym serwerem bazodanowym służy jednocześnie do pracy, przystępujemy do instalacji poszczególnych modułów FORTECY. Jeśli jest to serwer dedykowany, czyli taki na którym się nie pracuje, przystępujemy do instalacji modułów na stacjach roboczych. 7. Instalacja na stacjach roboczych polega tylko na zainstalowaniu poszczególnych modułów. Nie należy tam instalować serwera bazodanowego ani oczywiście bazy. Uwaga: W przypadku zastosowania SQL Serwera w pełnej wersji (np.: dostarczonego w pakiecie Small Business Server) instalujemy go z nośników instalacyjnych firmy Microsoft. Należy pominąć wtedy proces instalacji Serwera z nośnika instalacyjnego Fortecy i ograniczyć się tylko do zainstalowania bazy. 8. Instalacja poszczególnych modułów polega na zaznaczeniu tych, które chcemy zainstalować i uruchomieniu polecenia Instaluj. Komunikaty podawane na ekranie są standardowe i odpowiedzi na nie powinny sprawić żadnej trudności. W zasadzie zawsze należy akceptować propozycje programu instalatora. 9. W przypadku wystąpienia problemów należy zwrócić się do producenta oprogramowania, podając opis problemu.

9 Rozdział 3 Rozdział zawiera informacje o sposobie uruchomienia programu i o czynnościach początkowych. Uruchomienie programu Należy wpisać następujące dane: - nazwa logowania - hasło Pierwsze uruchomienie programu możliwe jest tylko po podaniu nazwy logowania: Administrator i pustego hasła.

10 Czynności początkowe 1.1. Ustanowienie danych i uprawnień użytkowników. Menu Główne Administrator Użytkownicy Przycisk NOWY służy do dopisania nowego użytkownika. Klikając myszką na pozycji, którą chcemy edytować otrzymujemy formularz jak poniżej. Znaczenie pól: Login Imię i Nazwisko Hasło Opis Kod identyfikatora Podgląd nazwa do logowania hasło do logowania UWAGA: hasło w trybie edycji jest widoczne, więc należy zadbać o to, aby dostęp do edycji był dozwolony tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora Informacja o użytkowniku Adres mailowy użytkownika. Ma znaczenie przy wysyłaniu maili do klientów wykorzystując CRM w Menu-Kontrahenci Kod umożliwiający autoryzację użytkownika przy pomocy "Pen Drive" Uprawnienie do przeglądu tabel

11 Dopisywanie Zmiany Kasowanie Ustalanie cen Udzielanie rabatu Sprzedaż bez towaru Wpłata Wypłata Zarządzanie Sprzedaż po przekroczeniu kredytu Sprzedaż przy przeterminowanych płatnościach Ustalanie warunków płatności Widoczna marża przy sprzedaży Anulowanie dokumentów Zatwierdzanie inwentaryzacji Wydruk na drukarce domyślnej jeśli ustawiona Edycja towarów i kontrahentów Ceny A,B,C,D,SRP,Promo Uprawnienie do dopisywania nowych pozycji w tabelach Uprawnienie do edycji tabel Uprawnienie do kasowania pozycji w tabelach Uprawnienie do zmiany cen w trybie edycji towaru oraz w trakcie wystawiania dokumentów sprzedaży Uprawnienie do zmiany rabatu w trakcie wystawiania dokumentów sprzedaży Uprawnienie do wykonywania rozchodów towarów np. w trakcie wystawiania faktury Uprawnienie do rejestracji wpłat do dokumentów sprzedażowych Uprawnienie do rejestracji wypłat do dokumentów zakupowych Uprawnienia do funkcji nadrzędnych Uprawnienia do wystawiania faktur w sytuacji, gdy kontrahent ma wykorzystany maksymalny kredyt Uprawnienia do wystawiania faktur w sytuacji, gdy kontrahent ma przeterminowane płatności Uprawnienie do zmiany formy płatności, terminu dla kontrahentów Umożliwia podgląd na marżę w trakcie sprzedaży towarów Uprawnienie do usuwania dokumentów rozchodowych Uprawnienie do zmiany stanów ilościowych przy zatwierdzaniu inwentaryzacji (należy odznaczyć dla większości użytkowników, aby zapobiec przypadkowym zmianom ilości) Umożliwia wydruk dokumentów bez podglądu (od razu na drukarkę). Aktywne, gdy "drukarka domyślna" jest przypisana do dokumentu w opcji Ustalenia->dokumenty Dostępne są trzy opcje: pełna, odczyt i brak. Pełna umożliwia kazą zmianę w edycji towaru i kontrahenta, jeśli inne uprawnienia nie ograniczają pewnych elementów edycji. Odczyt umożliwia tylko podgląd danych. Brak uniemożliwia otwarcie edycji w/w rejestrów. Uprawnienia do zmian cen. Dostępne są trzy opcje: pełna, odczyt i brak

12 1.2. Ustalenia. Menu Główne Administrator Ustalenia Tworzenie systemu kart rabatowych System jest zaprojektowany dla współpracy z Modułem FortecaDF, w celu udzielania rabatów dodatkowych (poza obowiązującymi standardowo) dla określonych grup klientów. Klienci otrzymuja kartę określonego typu np.: STANDARD, VIP itd. Nazwa tej karty oraz grupa kasowa tworzą rabat dla klienta w trakcie sprzedaży detalicznej. Daje to możliwość promowania określonych działań marketingowych oraz raportowania sprzedaży detalicznej. System kart rabatowych pozwala na: - ustalenie list kart rabatowych w zakładce Płatności Należy uzupełnić tabelę Karty Rabatowe wpisując w pole nazwa, nazwę karty rabatowej i nacisnąć ZAPISZ - przydzielenie rabatów dla konkretnych grup kasowych w zakładce Grupy Towarowe. Aby wprowadzić rabat dla grupy należy wstawić kropkę nad danym typem grupy np. kasowej, wybrać z obiektu wyboru rodzaj karty, wpisać w polu obok wartość rabatu i nacisnąć ZAPISZ. W ten sposób należy wstawić wszystkie kombinacje KARTA-GRUPA KASOWA-RABAT

13 - przypisanie rodzaju karty dla klienta. W tym celu należy dopisać klienta do listy (patrz kolejne punkty dokumentacji), a jeśli już istnieje należy otworzyć okno edycji jego danych. W obiekcie Karta Rabat Typ należy wybrać właściwą i nacisnąć ZAPISZ.

14 Rozdział 4 Menu Główne Towary Edycja Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa jest jedną z podstawowych tabel w systemie. Bez utworzenia listy towarów nie jest możliwe tworzenie dokumentów. Po wybraniu polecenia ekran powinien wyglądać następująco. Użytkownik dysponuje listwą z poleceniami oraz listwą narzędziową. Lista towarowa jest stronicowana. Na jednej stronie znajduje się 100 pozycji. Dostęp do kolejnych stron odbywa się poprzez klawisze strzałek, umieszczonych w listwie narzędziowej. Opis listwy z poleceniami: 1. Dodaj: dopisanie nowej pozycji towarowej 2. Kopiuj: dopisanie nowej pozycji towarowej poprzez kopiowanie podstawowych danych z linii aktywnej 3. Edytuj: dokonywanie edycji

15 4. Synchro: synchronizacja towarów w pozostałych magazynach. Aby funkcja działała należy w Ustaleniach zaznaczyc opcję: synchronizacja towarów oraz wskazać magazyn synchronizujący (główny). Ponadto w opisie magazynów należy zaznaczyć opcję: magazyn synchronizowany. - utworzenie towaru we wszystkich magazynach umożliwia utworzenie towaru w magazynach synchronizowanych - synchronizacja wszystkich towarów - Wyrównanie cen: polecenie służy do uzgodnienia cen sprzedaży tych samych towarów w różnych magazynach. Jako kryterium użyte jest pole Kod Kreskowy. Towary bez kodu nie podlegają przecenie. Opcja ma znaczenie w sytuacji, gdy kolejne magazyny są np.: na stanie akwizytorów dokonujących sprzedaży. Ważne jest wtedy, aby utrzymać jednolite ceny niezależnie od ostatnio wpisanej ceny sprzedaży w różnych magazynach. - Przeniesienie grup i producentów: synchronizacja grup i producentów przypisanych do towarów - Wyrównanie nazw i symboli: ujednolicenie nazewnictwa 5. Etykiety: funkcja służy do druku etykietek. Listę do wydruku tworzymy naciskając na kolejnych towarach przycisk "Etykieta" (na listwie obok wyboru magazynu). W ten sposób tworzymy listę wybranych towarów. Ekran po wybraniu polecenia z menu wygląda jak poniżej. Dodatkowo możemy wszystkie towary skasować (Kasuj) lub skasować pojedynczy towar (DEL i Zapisz). Dostępne są dwa wzory wydruku dostosowane do typowych wymiarów wsuwek na regałach. Możliwy jest także wydruk na drukarce kodów kreskowych (EPL) na etykiecie 5x3 cm. Etykieta dla drukarki kodów kreskowych jest edytowalna. Jest to plik tekstowy "etykieta1.txt". Przy znajomości jezyka programowania EPL możemy zmieniać wygląd etykiety. Przycisk "Wstaw przeceny od" służy do wstawienia do listy towarów, które zostały przecenione w wybranym dniu i od określonej godziny. Ma to zastosowanie w przypadku wprowadzania dostaw w ciągu dnia, kiedy pojawiają się nowe towary i zmieniają ceny. 6. Towary wiązane. Polecenie służy do wiązania towarów w trakcie sprzedaży. Zastosowaniem jest np. sprzedaż towaru głównego i opakowania zwrotnego. Po wybraniu polecenia pokazuje się okno z listą towarów do wyboru.

16 Należy towar znaleźć i kliknąć. Zostanie wtedy dopisany do towaru głównego. Pokazana zostanie wtedy lista towarów związanych. Skutek związania towarów jest taki, że w trakcie wyboru towaru w celu wpisania do dokumentu, automatycznie zostaje dopisany towar dodatkowy. 7. Zapasy. Polecenie pozwala ustalić zapasy danego towaru. Otrzymujemy ekran jak poniżej

17 Podgląd zawiera informację o: zapasach z poszczególnych dokumentów. Istnieje także możliwość przeceny brutto konkretnego zapasu. Ma to znaczenie wtedy, gdy ustawimy tryb rozchodów jako FIFO wg zapasów. Gdy magazyny są synchronizowane możliwe jest także ustalenie nowej ceny w wybranych magazynach. 8. Brak rotacji Praktyczne polecenie w celu wyodrębnienia i przeniesienia towarów, które nie miały żadnej historii w ostatnich 6,12 lub 24-ech miesiącach. Po wybraniu polecenia otrzymujemy listę tych właśnie towarów. Następnie osobnym poleceniem możemy je przenieść do innego magazynu. Możemy także przenosić towary pojedyńczo po naciśnięciu na danym towarze prawego przycisku myszy. ---xxx Opis listwy z narzędziami. 1. Pole szukania oraz wybór opcji szukania. - pole szukanie służy do wpisania tekstu - po określeniu opcji szukania system odnajdzie określony tekst w tabeli towarów - w przypadku szukania wg kodu kreskowego odnajdywany jest tekst dokładnie taki sam. W innych przypadkach wpisany tekst szukany jest na zasadzie zawierania się we wskazanym polu. - Użytkownik ma do dyspozycji dwie opcje szukania: od pierwszego znaku lub dowolnie. W przypadku pierwszej opcji poszukiwanie odbywa się począwszy od pierwszego znaku pola, zaś w drugim dowolna lokalizacja poszukiwanego tekstu daje pozytywny wynik. Po naciśnięciu przycisku Edytuj mamy możliwość dokonywania zmian w opisie towaru. Przykładowy ekran wygląda następująco.

18 Znaczenie poszczególnych pól: 1. Nazwa towaru: określenie nazwy (maks. 40 znaków). W przypadku wykorzystywania systemów kasowych trzeba pamiętać, że tylko pierwszych 18 znaków jest uwzględnianych przy programowaniu kas fiskalnych. W związku z tym najważniejszą część nazwy trzeba umieścić na początku. 2. Symbol towaru: wewnętrzny symbol towarowy. Może również spełniać funkcję grupy towarowej w uproszczonym systemie znakowania towaru. 3. Jm: jednostka miary. Dopuszcza się wpisanie 5 znaków. W przypadku wykorzystania systemów kasowych określenia ma dość istotne znaczenie. - SZT możliwość sprzedaży tylko ilości całkowitych - KG możliwość sprzedaży z trzema cyframi po przecinku - Dowolna inna daje możliwość sprzedaży z dwoma cyframi po przecinku 4. Jednostka dodatkowa wraz z przelicznikiem w stosunku do jednostki podstawowej 5. PKWiU: symbol zgodny z klasyfikacją urzędową 6. Kod kreskowy 7. Kody kreskowe dodatkowe: stosujemy w przypadku towarów produkowanych w różnych odmianach np.: smaki, kolory. Upraszczamy w ten sposób listę towarową. Ma to znaczenie przy inwentaryzacjach, dostawach. W takim rozwiązaniu kontrolujemy tylko łączną ilość takiego produktu, nie mając możliwości określenia stanu czy sprzedaży poszczególnych kodów dodatkowych. Aby dopisać dodatkowy kod kreskowy należy umieścić go w polu edycyjnym, a następnie posługując się prawym przyciskiem myszy wykonać polecenie 'dopisz'. Dostępne jest również polecenie 'usun'. 8. Zawartość: ilość surowca podstawowego w jednostce towaru. Może to być np.: zawartość spirytusu w wyrobach alkoholowych lub po prostu waga jednostki towaru. Pozwala to na wykonanie raportu sprzedaży wg ilości surowca podstawowego jak też innych raportów związanych z tą tematyką. 9. Stan minimalny 10. Stan maksymalny, czyli stan, który nie powinien być przekroczony 11. Stan planowany, czyli stan, który byłby najbardziej pożądany 12. Rodzaj towaru: - towar

19 - usługa - opakowanie 13. Ilość sztuk w opakowaniu: istotne przy wprowadzaniu dokumentów PZ od dostawców wystawiających faktury z ceną za opakowanie 14. Ilość opakowań w palecie: istotne przy tworzeniu zamówień w przypadku sprzedaży hurtowej 15. Producent: oznaczenie producenta. Dostępne są liczne raporty statystyczne zawierające np.: wyniki sprzedaży wg producentów. 16. Symbol producenta: kod towaru określony przez producenta. Istotne przy składaniu zamówień na dostawy oraz przy poszukiwaniu towaru w magazynie. 17. Opis i Info: informacje dodatkowe o towarze. 18. Ceny - dostępne są 4 ceny sprzedaży towaru: A, B, C, D - pomiędzy ceną A i ceną zakupu określona jest marża istotna przy wpisywaniu dokumentu PZ - pomiędzy cenami B,C,D i ceną A określone są dodatkowe marże - dodatkowe ceny to SRP czyli cena sugerowana przez producenta oraz cena promocyjna - każdą z tych cen możemy przypisać do klienta i zautomatyzować proces sprzedaży - przycisk 'przeliczanie' służy do automatycznego przeliczania cen B,C,D w przypadku zmiany ceny A - cena w walucie służy do określenia ceny sprzedaży w obcej walucie - waluta: określenie waluty 19. Grupy: towarowa1, towarowa2, kasowa i wagowa 20. Towar nieaktywny: określenie, czy dany towar jest aktywny w procesie sprzedaży. 21. Towar bez rabatu: ustalenie, że dany towar zawsze jest sprzedawany bez rabatu.

20 Opis przycisków funkcjonalnych: 1. Zapisz: zapisanie danych o towarze. 2. Historia: informacja o transakcjach towarowych (przychody i rozchody wraz z cenami zakupu i sprzedazy) 3. Ceny zakupu: informacja o dotychczasowych zakupach 4. Sprzedaż: całościowa oraz w cyklach: miesięcznym i tygodniowym 5. Promocje: ustalenie czasu trwania promocji danego towaru 6. Cena grupy: ustalenie ceny danego towaru dla określonej grupy klientów

21 7. Analizy: przekazanie pewnych informacji analitycznych takich jak: rotacja, czas funkcjonowania towaru itp. Przykładowy widok okna analitycznego dla towaru: Program przekazuje prognozę sprzedaży, co może ułatwić planowanie zakupów. Ponieważ wykres obejmuje cały okres funkcjonowania towaru, można dzięki temu wyciągać wnioski o możliwej sprzedaży w najbliższym okresie na podstawie analogicznych okresów z lat ubiegłych. Poza tym mamy informacje takie jak: średnia sprzedaż w różnych okresach, ilość dostępna, czas aktywności towaru. Okno analityczne jest dostępne z poziomu tworzenia dokumentu ZZ. Wynik możemy kształtować zmieniając zakres czasowy.

22 Rozdział 5 Menu Główne Kontrahenci Lista kontrahentów składa się z kilku kategorii: 1. Klienci krajowi 2. Dostawcy krajowi 3. Potencjalni klienci 4. Klienci nieaktywni 5. Klienci zagraniczni 6. Dostawcy zagraniczni 7. Odbiorcy wewnętrzni 8. Dostawcy wewnętrzni 9. Inni Wszystkie te kategorie są wykorzystywane w zależności od tworzonego dokumentu. Jeśli jest wystawiana Faktura Vat sprzedaży, użytkownik dokona wyboru z listy kontrahentów krajowych. Przy tworzeniu zakupu, będzie to lista Dostawców krajowych. Po wybraniu polecenia ekran wygląda następująco: Opis listwy z poleceniami: 1. Dodaj: dopisanie nowego kontrahenta 2. Kopiuj warunki: przenoszenie warunków handlowych z jednego do innego kontrahenta

23 3. Edytuj: edycja danych kontrahenta 4. Zamówienia stałe: lista stałych codziennych zamówień Edycja danych o kontrahencie odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku "Edytuj" lub podwójne kliknięcie. Znaczenie poszczególnych pól: 1. Nazwa kontrahenta: określenie nazwy kontrahent (max. 40 znaków) 2. Nazwa cd. : ciąg dalszy nazwy kontrahenta (max. 60 znaków) 3. Dane adresowe 4. Nip 5. ID: porządkowy numer klienta, nadany przez system bez możliwości edycji 6. Nasz numer: wpisanie numeru naszej firmy u anego klienta. Może mieć to znaczenie przy tworzeniu zamówień, w celu szybszej identyfikacji. 7. Identyfikator: symbol handlowca opiekującego się danym klientem 8. Numer FK: numer analityki, istotny przy wykonywaniu dekretów do innych systemów Finansowo- Księgowych 9. Ile kopii FV: umieszczenie liczby większej od 1, powoduje, że wraz z oryginałem drukowana jest odpowiednia ilość kopii. 10. Opis: informacja o kliencie 11. Odbiorca faktur: dane osoby odbierającej faktury 12. Adres korespondencyjny 13. Grupa: przyporządkowanie do określonej grupy 14. Rabat: stały rabat przy transakcjach sprzedaży 15. Kategoria cen: przyporządkowanie kategorii cen przy sprzedaży 16. Rabat producenta: dodatkowy rabat udzielany przy sprzedaży towarów pochodzących od danego producenta 17. Rabat grupy: dodatkowy rabat udzielany przy sprzedaży towarów pochodzących z danej grupy towarowej 18. Kredyt: ustalenie maksymalnego kredytu

24 19. Termin płatności: ustalenie typowego terminu płatności 20. Poślizg: ustalenie tolerowanego przesunięcia w terminie płatności 21. Forma płatności: ustalenie typowej formy płatności Kształtowanie warunków handlowych kontrahenta. Forteca umożliwia bardzo elastyczne tworzenie warunków handlowych dla danego kontrahenta. Kontrahent może otrzymać kategorię cenową. Dodatkowo występuje ogólny rabat i opcjonalne rabaty na towary określonych producentów i z określonych grup. Można również określać ceny indywidualne na towary. Służy do tego przycisk "Towary". Otrzymujemy następujący ekran: Z listy wszystkich towarów możemy wybrać dowolny przez kliknięcie. W dolnej części ekranu pokazują się pola do wpisania indywidualnej ceny i rabatu. Jeśli rabat jest nieistotny należy wpisać zero. Zmiany akceptujemy przyciskiem "dodaj". Chcąc wycofać tak zaprogramowaną cenę indywidualną, musimy wpisać zero i ponownie nacisnąć przycisk "dodaj". Przycisk "Poprawione" powoduje wyświetlenie tylko tych towarów, które mają ceny indywidualne.

25 Istnieje możliwość wydruku Warunków handlowych kontrahenta.

26 Sprawdzenie wyników sprzedaży kontrahenta Sprawdzenie możemy wykonać w zakresie ilościowym w odniesieniu do towarów, jak i wartościowym w odniesieniu do obrotów. Komentarz [S1]: Towarowe podsumowania otrzymujemy po naciśnięciu i rozwinięciu przycisku "Sprzedaż" i obejmują następujące zestawienia: 1. Sprzedaż towarów wg producentów 2. Sprzedaż towarów wg grup 3. Sprzedaż towarów wg producentów i grup 4. Sprzedaż całościowa z marżą i bez Przykładowy raport wg producentów wygląda następująco: Otrzymujemy łączne ilości sprzedanych produktów danego producenta, jak i wartości w cena sprzedaży i zakupu z wyliczoną zyskownością.

27 Dostępne są szczegóły sprzedaży poprzez kliknięcie na interesującej nas pozycji. Przykładowy raport szczegółowy wygląda następująco:

28 Jeśli chcemy uzyskać raport wartościowy z uwagi na obrót, wykorzystujemy przycisk "Transakcje". Otrzymujemy podsumowania miesięczne w zadanym okresie. Możliwy jest raport dla jednego klienta, jak i grupy klientów o tym samym NIP-ie (sieci handlowe) Z uwagi na możliwość tworzenia indywidualnych warunków handlowych, możliwy jest wydruk cennika dla kontrahenta. Cennik uwzględnia wszystkie zależności związane z wyborem kategorii cen, rabatów jak i cen indywidualnych i promocyjnych. Uwzględnia również czasy trwania promocji na poszczególne towary i grupy towarowe.

29 Kontakty z kontrahentem 1. Moduł CRM Moduł CRM daje możliwość ewidencjonowania kontaktów z klientami. Odnosi się do wszystkich typów kontrahentów, w szczególności do klientów potencjalnych. Użytkownik sporządza notatkę zawierającą: datę kontaktu, sposób w jaki ten kontakt nastąpił (telefon, fax, mail, przyjazd), datę następnego kontaktu oraz informację opisową. Istnieje możliwość dopisania nowej pozycji jak i poprawek istniejącej. Poprawki może dokonywać tylko osoba, która notatkę sporządziła. Ekran wygląda jak poniżej: 2. Dane teleadresowe: istnieje możliwość wpisania numerów telefonów, faxów, i a także informacji o pracownikach wraz z indywidualnymi danymi (tel. Komórkowy i )

30 2. Dane dotyczące banku kontrahenta (istotne przy drukowaniu przelewów) 3. Lista przekazanego wyposażenia: - nazwa urządzenia - numer seryjny - rok produkcji - lokalizacja Przekazane wyposażenie to np.: chłodnie przekazane do sklepów, w celu promocji sprzedaży własnych wyrobów. Mogą to być także materiały reklamowe itp. Dzięki temu możemy tworzyc raporty sprzedaży danego klienta w odniesieniu do ilości wypożyczonego sprzętu. Także możemy raportować kontrahentów, którzy mają nasz sprzęt i nie wykazują obrotów.

31 Limity sprzedaży Limity sprzedaży są określane w sytuacji, gdy chcemy ograniczać obroty klienta w zadanym okresie i w odniesieniu do określonego magazynu. Ma to zastosowanie w sklepikach fabrycznych producentów, a klientami są pracownicy. Po otwarciu okna Edycja Kontrahenta w górnym menu wybieramy polecenie INNE i następnie Limity sprzedaży. Otrzymujemy ekran jak poniżej: Pokazana zostaje lista magazynów wraz z limitami i okresem, w którym limit działa. W górnej części okna mamy do dyspozycji: - określenie wartości limitu - określenie okresu trwania limitu - przycisk ZAPISZ w celu zapamiętania informacji - przycisk KOPIUJ W GRUPIE, umożliwiający przeniesienie limitów z danego kontrahenta, do wszystkich innych w ramach danej grupy Możliwe okresy to: miesiąc, kwartał i rok. Po upływie danego okresu limity automatycznie są zerowane i możliwa jest sprzedaż w kolejnym okresie. Dla kontrahentów z określonymi limitami w trakcie sprzedaży jest wyświetlana informacja o ich wykorzystaniu. W przypadku przekroczenia wyświetlany jest znak STOP.

32 Wygląda to jak ponizej. Powyżej opisu kontrahenta jest widoczny: - obrót w limitowanym okresie - dostępny limit w ramach danego magazynu - do wykorzystania - ilość transakcji w miesiącu - znak STOP, gdy limit jest przekroczony

33 W trakcie sprzedaży można obejrzeć dotychczasowe zakupy kontrahenta. Służy do tego przycisk INFO. Pozwala to w trakcie limitowanej sprzedaży ocenić, jakie produkty najczęściej dany kontrahent kupuje.

34 Rozdział 6 Menu Główne Dokumenty są najbardziej rozbudowaną tabelą w całym systemie. Dokument końcowy jest zawsze poprzedzony dokumentem wstępnym. Dokument wstępny nie powoduje żadnych zmian magazynowych, ani też w rozrachunkach. Dokument wstępny po zatwierdzeniu staje się dokumentem końcowym. Dokument końcowy nie podlega już żadnym modyfikacjom. Ze względu jednak na praktyczną stronę funkcjonowania sprzedaży są od ostatniej zasady pewne odstępstwa. Lista dokumentów: 1. Dokument wstępny D1 - zakup krajowy ZA: możliwość utworzenia z D1 jak i bezpośrednio - przyjęcie zewnętrzne PZ: możliwość utworzenia z D1 jak i bezpośrednio. Dokument PZ może zostać skopiowany do ZA 2. Zakup importowy ZI : ze względu na specyfikę wystawiany bezpośrednio, z pominięciem dokumentu wstępnego 3. Faktura VAT RR (rolnicza): wystawiana z PZ 4. Dokument wstępny D3 - korekta zakupu PK 5. Dokument wstępny D2 - przesunięcie międzymagazynowe MM 6. Zamówienie sprzedaży ZS - Faktura VAT - Faktura VAT marketingowa - Faktura VAT wewnętrzna - Paragon: Dokument PA może być skopiowany do faktury - Wydanie zewnętrzne WZ: Dokument WZ może być skopiowany do faktury 7. Dokument wstępny D6 - faktura korygująca VAT FK 8. Zwrot od odbiorców: nie powoduje zmian magazynowych i jest podstawą do utworzenia zbiorczego dokumentu korygującego sprzedaży FK 9. Dokument wstępny D4 - przychód wewnętrzny PW 10. Dokument wstępny D5 - rozchód wewnętrzny RW 11. Inwentaryzacja IN 12. Zamówienie do dostawcy ZZ

35 Sposób tworzenia dokumentów na przykładzie dokumentu ZA. 1. Rozpoczynamy od otwarcia rejestru danego dokumentu - menu główne - dokumenty ZA Otrzymujemy ekran jak poniżej: Znaczenie przycisków: 1. Dodaj: dodanie nowego dokumentu 2. Edytuj: edycja dokumentu już wypisanego lub rozpoczętego. Ten sam efekt uzyskamy przez podwójne klikniecie myszą na danej pozycji 3. Pieniądze: wprowadzenie zapłat za dokument 4. Pole szukania (po lewej stronie pole do wpisania tekstu) służy wraz z opcją wyboru trybu szukania do odnalezienia interesujących nas dokumentów. Istniej możliwość szukania wg: nazwy kontrahenta, miasta,ulicy, nip-u, numeru dokumentu oraz identyfikatora dokumentu (grupy). Aby odnaleźć interesujące nas zapisy należy wpisać właściwy tekst np. fragment nazwy kontrahenta i nacisnąć symbol lornetki. Pamiętać należy, że stosowane jest zawężenie szukania do daty określonej obok. Aby rozszerzyć zakres szukania do całego zakresu czasowego należy odznaczyć opcję "tylko z dnia". W tym przypadku zostaje pokazanych 1000 pierwszych zapisów. 5. Stronicowanie wyświetlanych zapisów odbywa się za pomocą strzałek umieszczonych po prawej stronie. Na jednej stronie mieści się 100 zapisów. W dolnej części ekranu znajdują się szczegóły dotyczące dokumentu: numer oryginalnej faktury, opis i wartość. Podgląd wyświetlanych dokumentów zawiera informację o wartości wg cen brutto oraz wartości zadłużenia.

36 Tworzenie nowego dokumentu 1. Aby utworzyć nowy dokument należy nacisnąć przycisk "Dodaj". Otrzymujemy ekran jak poniżej: 2. Wybieramy kontrahenta naciskając przycisk "Szukaj" - otrzymujemy na ekranie listę kontrahentów odpowiednich do typu dokumentu. Dla zakupów będzie to więc lista dostawców. - Wpisując w pole szukania fragment nazwy kontrahenta dokonujemy jego wyboru przez podwójne klikniecie. - Możemy także dopisać nowego kontrahenta lub edytować istniejącego - Po wybraniu kontrahenta automatycznie aktualizują się dane dotyczące formy płatności i daty płatności. Oczywiście ma to miejsce wtedy, gdy w opisie kontrahenta tego typu dane umieściliśmy. W przeciwnym przypadku zostaje ustawiona typowa forma płatności "Gotówka" i termin płatności dzisiejszy. - Jeśli dane dotyczące dat i płatności zmienimy później należy nacisnąć przycisk "Zatwierdź" 3. Po wybraniu kontrahenta i ustaleniu zasad płatności i dat dokumentu przystępujemy do wpisywania pozycji - dokonujemy wyboru magazynu, jeśli jest ich więcej niż jeden. Automatycznie jest wybierany ten magazyn, z którego korzystał ostatnio dany użytkownik. - W polu szukania wpisujemy fragment nazwy i naciskamy ENTER. Możliwe jest także szukanie wg innych kryteriów: symbol, kod kreskowy, kod producenta lub numer towaru. Dodatkowo wprowadzono możliwość szukania począwszy od pierwszego znaku nazwy i szukanie na bieżąco w trakcie wpisywania nazwy. Służą do tego zaznaczenia poniżej pola szukania. - Jeśli znalezionych towarów spełniających kryterium szukania jest więcej niż jeden, otrzymujemy powyżej ich listę. Ekran wygląda następująco:

37 Aby dokonać wyboru interesującego nas towaru, przesuwamy aktywną linię przy pomocy strzałek klawiatury lub przy pomocy myszy umieszczamy wskaźnik na właściwym miejscu. Po naciśnięciu ENTER lub po podwójnym kliknięciu myszy dana pozycja zostaje wybrana i kursor przenosi się do pola "ilość jm". Tu należy ilość, którą chcemy wpisać do dokumentu. Automatycznie zostają wypełnione pola obok. W przypadku dokumentu ZA, pole "Cena JM" przyjmuje wartość ostatniej ceny zakupu danego towaru. W polu marża zostaje umieszczona wartość marży ogólnej lub przypisanej do danego towaru. Opcjonalnie może to być narzut, jednak wtedy należy taką opcję określić w ustaleniach administratora. Zostają także przeliczone ceny sprzedaży netto i brutto. W przypadku, gdy dokonujemy zakupu w opakowaniach zbiorczych, pomocne stają się pola poniżej, gdzie można wpisywać wartości wg tych jednostek, a program automatycznie przeliczy je do wartości odpowiadających jednostkom stosowanym w naszym magazynie. Ceny magazynowe sprzedaży zmieniają się tylko wtedy, gdy wypełnimy pola "C.Netto" lub "C.Brutto". Możemy do tych pól przenieść wyliczone wartości używając przycisku "strzałka w dół" po prawej stronie. Jeśli pola te pozostaną puste, to po akceptacji nie zmienią się ceny w magazynie. W przypadku, gdy pola obliczonych cen są koloru zielonego, oznacza to, że nie nastąpiła podwyżka i ceny są niższe od magazynowych. Jeśli koler jest czerwony, oznacza to, że wyliczone ceny są wyższe od magazynowych, co sugeruje konieczność przeceny. Akceptacja następuje po naciśnięciu przycisku "zapisz" (symbol dyskietki) po prawej stronie. W przypadku gdy nie zmieniamy cen sprzedaży możemy przez kolejne pola edycji przechodzić, akceptując je klawiszem ENTER i na końcu, gdy przycisk "zapisz" staje się zielony ponownie nacisnąć ENTER, co spowoduje akceptacje pozycji. Po akceptacji pozycji staje się ona widoczna w oknie zawartości dokumentu powyżej. Kursor ponownie ustawia się w polu szukania pozycji. Jeśli jednak chcemy dokonać wyboru z listy wyświetlanych pozycji, naciskamy klawisz ESC i dokonujemy wyboru.

38 Ekran wygląda następująco: Dodatkowe uwagi dotyczące przeliczania cen: 1. W dokumencie wstępnym D1 istniej możliwość poprawiania już wprowadzonych pozycji w zakresie: ilości, ceny zakupu i ceny sprzedaży. Aby to uzyskać należy na danej pozycji nacisnąć prawy przycisk myszy. Otrzymamy wtedy ekran jak poniżej: Po poprawieniu wartości naciskamy klawisz "zapisz". Dzięki tej funkcji nie musimy kasować pozycji w dokumencie w celu dokonania poprawki i uzyskujemy zgodność w zakresie kolejności pozycji z dokumentem oryginalnym, co znacznie ułatwia sprawdzenie poprawności.

39 2. Możliwe jest ustawienie procesu wprowadzania pozycji tak, aby w ogóle nie następowały przeliczenia cen. Służy do tego opcja w ustaleniach jak poniżej: Zaznaczenie opcji "Ustalenie cen magazynowych po akceptacji..." powoduje, że ceny w magazynie zawsze się przeliczają. Cena z dokumentu wpisuje się jako Cena A w magazynie. Pozostałe ceny przeliczają się jeśli są aktywne wg marż wpisanych w ustaleniach. Odznaczenie tej opcji powoduje, że dokument powoduje tylko przychód ilościowy, a ceny w magazynie pozostają niezmienne. Opcja poniżej "Tabelka cenowa po wpisaniu ilości..." umożliwia otwarcie dodatkowego okna z możliwością wpisywania przeliczników cenowych i ich akceptację z natychmiastową zmianą cen w magazynie.

40 Dodatkowe przyciski po prawej stronie (od góry): 1. Kasowanie pozycji, jeśli to możliwe. Należy pamiętać, że możliwe jest usunięcie pozycji tylko w sytuacji, gdy jest to ostatnia transakcja na danym towarze. 2. Wpisanie informacji do dokumentu lub w przypadku korekty, jej przyczyny 3. Wpisanie numerów seryjnych poszczególnych pozycji. Do jednej pozycji można przypisać kilka numerów seryjnych. Dzięki temu uzyskać możemy informację o ruchu konkretnego wyrobu. 4. Powrót do trybu wyświetlania zawartości dokumentu w przypadku, gdy wcześniej wykonaliśmy podgląd wydruku. 5. Edycja pojedynczego towaru, aktualnie podświetlonego w trakcie wpisywania pozycji 6. Dostęp do całego magazynu, np. w celu dopisania nowej pozycji. Należy zauważyć, że wpisywanie dokumentu nie musi być przerywane, aby dopisać nowy towar, poprawić istniejący czy dopisać nowego kontrahenta. Wszystkie te elementy są dostępne z poziomu tworzenia dokumentu. Co więcej mamy dostęp do różnych statystyk.

41 Przykład: Chcemy zobaczyć jak zmieniały się ceny zakupu danego towaru i ocenić, czy cena aktualnej dostawy nie odbiega zbytnio od poprzednich. Po wybraniu towaru, przy pomocy przycisku "edycja pojedynczego towaru" i wybraniu statystyki "ceny zakupu" otrzymujemy pełny raport na ten temat. Oceniamy, który dostawca był najtańszy i widzimy średnią cenę zakupu. Przykładowy raport wygląda następująco:

42 Wpisanie wartości zakupu: Proces tworzenia dokumentu typu ZA, powinien być zakończony wpisaniem wartości wg poszczególnych stawek podatkowych. Służy do tego przycisk "wartość". Należy przepisać podsumowania z oryginalnej faktury, wraz z jej numerem i ew. opisem. Jeśli wartości są zgodne z sumą pozycji można użyć przycisku "przenieś". Wydruk dokumentu ZA uwzględnia różnice pomiędzy wartością wg pozycji, a wartością wpisaną wg podsumowań i drukuje je jako "Różnicę wyceny". Wpisane wartości, po przeliczeniu na kwotę brutto stanowią kwotę zadłużenia dokumentu.

43 Wydruki: W zależności od rodzaju dokumentu dostępne są różne możliwości wydruków dokumentu. W przypadku przyjęcia zewnętrznego mamy cztery możliwości. 1. Ceny zakupu 2. Ceny sprzedaży brutto 3. Ceny zakupu i sprzedaży z marżą kwotową 4. Cena zakupu i sprzedaży z marzą procentową Przykładowe wydruki:

44 Etykiety: Polecenie umożliwia drukowanie etykiet. Znajduje to najczęściej zastosowanie w sklepach, gdzie konieczne jest znakowanie sprzedawanych towarów.

45 Zadłużenie: W wyniku tworzenia dokumentu generowane jest zadłużenie. W przypadku, gdy nie jest wprowadzana wartość jako niezależna kwota, zadłużenie jest wartością brutto wg wprowadzonych pozycji towarowych. Zadłużenie jest redukowane po naciśnięciu przycisku "Pieniądze" w głównym podglądzie danego rejestru. Ekran wygląda następująco: Aby zredukować zadłużenie należy wybrać formę płatności i wpisać kwotę. Jeśli kwota zgadza się z wartością zadłużenia można użyć przycisku "przenieś". Po zaznaczeniu opcji "wpłacono" należy nacisnąć przycisk "Akceptuj". W tym momencie następuje zatwierdzenie wpłaty lub wypłaty. W zależności od sposobu płatności generują się zapisy w odpowiednich rejestrach: kasowym, bankowym itd Jeśli aktywna jest opcja "wydruk" automatycznie generuje się podgląd wydruku. Uwagi: 1. Każdy dokument ma określone zadłużenie i nie ma możliwości automatycznej redukcji zadłużenia 2. Użytkownik może zredukować zadłużenie tylko ręcznie i nie może raz wprowadzonego zapisu wycofać 3. W celu korekty błędnie wpisanej wartości należy dokonać wpłaty lub wypłaty, tak aby bilans był zgodny z rzeczywistością. Należy wpisać w takim przypadku kwotę z odwrotnym znakiem.

46 Zakupy Importowe Sposób wprowadzania zakupów importowych jest podobny do sposobu tworzenia dokumentu ZA i PZ. Różnica polega na tym, że nie rozpoczynamy od dokumentu wstępnego i od razu tworzymy dokument ZI. Dodatkowo należy wpisać walutę i kurs waluty. Te dane wpisujemy w górnej części ekranu i naciskamy przycisk "zatwierdź". W miejscu gdzie wpisuje się w przypadku zakupów krajowych cenę, tu należy wpisać wartość w walucie. Program automatycznie przelicza ceny sprzedaży w złotych z uwzględnieniem wpisanego kursu. Kontrahent znajduje się na liście "dostawcy zagraniczni" i tam należy go wpisać. Ekran wygląda następująco:

47 Faktury VAT RR Faktury VAT RR stosowane są w przypadku zakupu produktów rolnych. Dokument ten jest wystawiany w imieniu rolnika, od którego kupujemy towar. Procedura wystawienia jest następująca: 1. Należy wypisać dokument PZ na towary, które zamierzamy zakupić u rolnika 2. Należy w tym celu stosować stawki VAT takie jak są wpisane w magazynie, a nie 5% jak będzie drukowane na fakturze RR 3. Dokument PZ powoduje przychód magazynowy, więc nie należy już później rejestrować zakupu ponownie W górnej części ekranu mamy dostępny przycisk "kopiuj do RR". Wykorzystujemy go do zamiany utworzonego dokumentu PZ na Fakturę VAT RR. Po akceptacji dokument RR pokazuje się we właściwym rejestrze i stąd możemy go wydrukować. Poniżej pokazany jest podgląd wydruku: Program automatycznie dokonuje przeliczenia do zryczałtowanej stawki podatku 5% i odpowiednie wartości wpisuje do rejestru.

48 Korekty zakupów Wypisanie korekty zakupu rozpoczynamy od dokumentu wstępnego D3. Po wybraniu kontrahenta pokazuje się lista zakupów jakich dokonaliśmy u niego. Dodatkowo widoczny jest numer zakupu i wartości w poszczególnych stawkach podatkowych. Ekran wygląda jak poniżej: Po wybraniu zakupu przez podwójne kliknięcie pokazuje się lista pozycji. Przesuwając się po pozycjach uzupełniają się pola w dolnej części ekranu: Ilość przed, Ilość Po, Cena przed i Cena Po. Mamy możliwość korygowania wartości: Ilość Po i Cena Po. Po wpisaniu należy nacisnąć przycisk "Zapisz". Jeśli nastąpi pomyłka możemy wycofać zapis po naciśnięciu przycisku "wycofaj". Podobnie jak w zakupach ZA należy wpisać wartości w poszczególnych stawkach podatkowych. Po wpisaniu korekt ilości lub ceny powracamy do głównego rejestru dokumentów D3. Dokument można zatwierdzić i wtedy zostaje utworzony dokument PK. Możliwe jest wpisywanie korekt w stosunku do pierwszego zakupu jak i w stosunku do poprzednich korekt tego zakupu. W zależności od wybranego sposobu przygotowane są dwa rodzaje wydruków: od zakupu i od ostatniej korekty. Na tym ostatnim uwidocznione są zmiany cen w stosunku do ostatniej korekty.

49 Zamówienia Zakupów ZZ Obsługa zamówień do dostawców jest dość podobna do obsługi pozostałych dokumentów. Użytkownik ma jednak ciekawą opcję dodatkową w momencie wybierania towaru. Przed akceptacją pola szukania można wybrać okres jaki interesuje nas do planowania zakupów. Dostępne są następujące okresy: - rok - kwartał - miesiąc - dekada Po akceptacji pola szukania program wylicza przewidywaną sprzedaż za zadany okres (rotacja). Wskazany jest także dostępny stan magazynowy. Użytkownik może więc skorzystać z tych wartości wpisując optymalną wartość zamawianej ilości. Dla dokumentu ZZ dostępne są dwa wydruki: ilości i ceny zakupu oraz same ilości. Po ustaleniu zamawianych pozycji możemy skopiować dokument ZZ do D1. Daje to możliwość szybszego wpisania dowodu dostawy już po realizacji zamówienia. Z poziomu tworzenia dokumentu ZZ jest również dostępny przycisk aktywujący statystykę towarową.

50 Oferty Sposób wystawiania oferty jest identyczny jak dla pozostałych dokumentów. Oferta jest dokumentem, który może być drukowany na kilka sposobów. 1. Zwykły wydruk oferty w formie oryginału i kopii 2. Faktura Proforma 3. Duplikat oferty 4. Zamówienie 5. Zwykły wydruk oferty, ale bez kolumny "Rabat" Dokument OF może być kopiowany bezpośrednio do zamówienia ZS. Pozwala to po uzgodnieniu warunków handlowych z klientem na podstawie dokumentu OF, utworzyć natychmiast dokument wstępny do faktury. Sprzyja to szybkiej i bezbłędnej obsłudze klienta. Ofertowanie zaawansowane Opcja została stworzona w celu otrzymywania oferty handlowej w zakresie sprzedaży i wypożyczenia sprzętu. Aby jednak procedura funkcjonowała prawidłowo należy spełnić szereg warunków. 1. Uzupełnienie danych dokumentu - Rodzaj waluty - Kurs waluty 2. Uzupełnienie danych o towarze: - wstawić cenę wypożyczenia w złotych za okres jednego miesiąca w polu NETTO WYP - wstawić cenę w Euro w polu CENA W WALUCIE oraz wybrać nazwę waluty. Cena w walucie jest ceną ewidencyjną zakupu od dostawcy i jest to cena stała. Jej wahania są regulowane poprzez zmianę współczynnika (Wzrost Ceny Zakupu) w Ustaleniach (opis poniżej) - wpisanie wagi jednostkowej - wpisanie zawartości zestawów, jeśli takie są stosowane 3. Uzupełnienie danych o grupie towarowej (Administrator-Ustalenia-Grupy Towarowe) Panel Cechy Grupy - Marża - minimalna marża - współczynnik wzrostu ceny zakupu - ładowność - współczynnik transportu (wpisujemy w Euro) - współczynnik wypożyczenia Algorytm wyliczania ceny sprzedaży jest następujący. Cena zakupu w Euro jest powiększana o współczynnik wzrostu ceny zakupu. Następnie dodawana jest marża i koszt transportu. Cena sprzedaży jest wyliczana w dwóch walutach. Marża jest określana procentowo. Marża minimalna jest wartością nieprzekraczalną przy tworzeniu oferty sprzedaży. W przypadku jej przekroczenia, program uniemożliwia jej zastosowanie. Współczynnik wzrostu ceny zakupu określa zmiany ceny zakupu w Euro u dostawcy. Dzięki temu nie musimy zmieniać każdorazowo cen przy towarach. Cena wpisana przy towarze jest traktowana jako ewidencyjna zakupu, a jej zmiany są realizowane przez zmianę współczynnika.

51 Ładowność określana jest w tych samych jednostkach, w których jest wyrażona waga produktu. Współczynnik transportu wyrażamy w Euro, a kurs jest pobierany z danych aktualnie tworzonego dokumentu. Współczynnik wypożyczenia spełnia podobną rolę, jak współczynnik wzrostu ceny zakupu opisany powyżej. Tyle, ze odnosi się do ceny wypożyczenia za miesiąc. Poniżej ekran obrazujący sposób wpisywania opisanych danych w odniesieniu do grup towarowych.

52 Szczegóły dotyczące tworzenia oferty - Tabela sprzedaż Poniżej ekran odnoszący się do tej opcji. Tabela zawiera następujące dane: 1. Liczbę porządkową 2. Dane o towarze: symbol i nazwa 3. Stan magazynowy 4. Ilość ofertowaną 5. Cena zakupu w Euro po dodaniu współczynnika 6. Cena zakupu w złotych po przeliczeniu wg kursu i dodaniu kosztów transportu 7. Cena sprzedaży w Euro po dodaniu marży 8. Cena sprzedaży w złotych po przeliczeniu wg kursu 9. Marża 10. Waga Dane w tabeli wyliczane się automatycznie po każdej zmianie wykonanej przez użytkownika. W dolnej części ekranu mamy do dyspozycji : 1. Przycisk USUŃ ZEROWE, służy do kasowania pozycji z ilością równą zero. 2. Pole WARTOŚĆ opisuje wartość oferty w złotych wraz z kosztem transportu 3. Pole ZMIANA MARŻY służy do wpisania nowej marży. Automatycznie pojawia się tam marża określona w Ustaleniach do grup towarowych. Jeśli chcemy zmienić marżę dla danej pozycji wpisujemy ją i naciskamy przycisk "Do Pozycji". Jeśli chcemy wprowadzić nową marżę dla całego dokumentu, naciskamy przycisk "Do całości". Zawsze trzeba pamiętać, aby nie przekroczyć marży minimalnej, wyświetlanej w polu poniżej. 4. Pole TRANSPORT pokazuje całkowity koszt transportu w złotych

53 5. Pole WARTOŚĆ ZAK. Pokazuje koszt zakupu w złotych 6. Pole ZYSK pokazuje zysk kwotowy 7. Pole ZYSK % pokazuje zysk procentowy (średnia marża) 8. Przycisk DOPISZ POZYCJĘ pozwala po wpisaniu Ilości dopisać pozycję do dokumentu. Po naciśnięciu pokazuje się okno z magazynem, towar należy znaleźć i wybrać. 9. Przycisk KOPIUJ POZYCJĘ pozwala po wpisaniu Ilości dopisać pozycję do dokumentu, która jest aktualnie wybrana. Szczegóły dotyczące tworzenia oferty - Tabela Wypożyczenie Zakładka Wypożyczenie służy do obsługi zagadnienia związanego z najmem towarów. Ważne jest, że opcja ta działa równolegle z opisaną w poprzednim punkcie Tabelą Sprzedaż. Daje to możliwość porównania warunków i oceny opłacalności jednej opcji w stosunku do drugiej. Tabela zawiera następujące dane: 1. Liczbę porządkową 2. Dane o towarze: symbol i nazwa 3. Stan magazynowy 4. Ilość zadeklarowana do wypożyczenia 5. Cena za wypożyczenie wg stawki za miesiąc 6. Daty: początkowa i końcowa 7. Znacznik określający, czy towar został wydany 8. Ilość opisująca stan wypozyczenia (Zostało u klienta) po ewentualnych zwrotach 9. Znacznik określający, czy towar został zarezerwowany przed wydaniem 10. Numer Umowy. Zero określa brak takiej umowy, kolejne liczby opisują numer umowy i aneksów

54 Ustalanie wzorców umów Do ustalanie wzorców umów służy zakładka "Dokument Związany". Ekran wygląda jak poniżej. Umowa jest częściowo programowana przez użytkownika, ale zawiera także elementy stałe. Szablon składa się z następujących sekcji 1. Nagłówek np. UMOWA NAJMU nr 100/2009. Jego zawartość zależy w całości od użytkownika, można tu wpisać dowolny tekst. Będzie on pogrubiony i wyśrodkowany. 2. Informacje o obu stronach umowy, czyli dane firm wraz z osobami reprezentującymi. Dane tych osób można wpisać w polach znajdujących się w formularzu. Jeśli chcemy wpisać więcej niż jedną osobę należy przenieść tekst do następnej linii 3. Treść zasadnicza umowy. Należy ją wpisać do pola "Treść umowy (góra)". Treść może być wstawiona automatycznie z wzorca wcześniej przygotowanego. Wzorce takie można przygotować w zakładce "Ustalenia". Wcześniej kopiujemy do schowka (CTRL C) interesujący nas tekst. Po otwaciu zakładki z ustaleniami znajdujemy pole wyboru z nazwami wzorców. Początkowo jest ono puste. Wpisujemy naszą nazwę wzorca np. Umowa Podstawowa i naciskamy przycisk "Dodaj". Następnie ustawiamy kursor na polu z treścią poniżej pola wyboru i naciskamy kombinacje klawiszy CTRL V, czyli wklej ze schowka. Powinien pojawić się w nim tekst ze schowka. Jeśli jest prawidłowy naciskamy przycisk "Popraw" w celu utrwalenia danych. Analogicznie postępujemy w przypadku koniecznej zmiany do treści wzorca umowy. Możemy także edytować pole tekstowe 4. Przedmiot umowy pokazuje się automatycznie. Zawarte są następujące dane: - przedmiot umowy - stawka miesięczna najmu netto - ilość - data początkowa i końcowa - wartość sprzętu nowego - wartość sprzętu wg realnej wartości. Kwota pojawia się wtedy, gdy wpiszemy procent zużycia w zakładce "Wypożyczenia"