system zarządzania TenStep Megaproject Service Pack

Transkrypt

1 system zarządzania MEGAprojektem TenStep Megaproject Service Pack

2

3 Usługi wsparcia dla MEGAprojektów TenStep Megaproject Service Pack Efektywny system zarządzania zapewnia, że organizacja posiada adekwatne narzędzia i mechanizmy działania, które ułatwiają rozpoczęcie i realizację dowolnego projektu o dużej złożoności (megaprojektu). Poprzez mechanizmy i narzędzia rozumiemy: Procedury (w formacie uznanym przez organizację) Wewnętrzne regulacje (np. zasady dokonywania zakupów dla megaprojektu, zasady sprawozdawczości finansowej megaprojektu) Formularze wraz z przykładami uzycia Narzędzia nieinformatyczne Informatyczny system zarządzania megaprojektem ARGENTUM Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 3

4 System zarządzania TenStep Megaproject Service Pack jest: Sprawdzony Rozwiązania TenStep są oparte o standardy Project Management Institute i były sprawdzone i stosowane w ponad osiemdziesięciu krajach i kilkuset dużych projektach. TenStep posiada referencje dotyczące jego stosowania. Zarządzający megaprojektem nie będą posądzeni o brak należytej staranności w zakresie budowy rozwiązań organizacyjnych, gdy będą one oparte o uznany na świecie standard. Potwierdzają to przeprowadzone u Klientów TenStep audyty uznanych firm badawczych oraz Najwyższej Izby Kontroli. Spójny Każda z części system jest tworzona przez jeden zespół autorów, składniki systemu są ze sobą kompatybilne. Bazują na jednym słowniku pojęć, na tych samych kluczowych zasadach organizacyjnych, na tak samo zdefiniowanych typach danych. Ponieważ każde rozwiązanie jest konstruowane podobnie, opanowanie jednego obszaru oznacza dużą łatwość w przygotowaniu się do używania pozostałych rozwiązań. Czy organizacja może opracować taki system samodzielnie? Oczywiście może. Ale nie jest to zalecana praktyka. Na pierwszy rzut oka trudno znaleźć wady źle zaprojektowanego systemu, gdyż formularze, procedury wyglądają na ogół podobnie i różnią się tylko szczegółami. W przyszłości te szczegóły sprawiają, że organizacja przestanie działać sprawnie lub sprawność ta istotnie się obniży. Koszty złego działania systemu, jego przebiurokratyzowania, niespójności i niekompletności nie są zauważane od razu oraz nie można ich odnotować w miejscach organizacji, które zwykle się kontroluje. Problemy związane ze złym zaprojektowaniem systemu pojawiają się najczęściej nie od razu, ale w fazie realizacji projektów, gdy nakłada się bardzo wiele czynników, które utrudniają identyfikację prawdziwych przyczyn nieefektywności. Składowe efektywnego systemu Procedury zarządzania programem wraz z dodatkami Procedury zarządzania projektem System informatyczny ARGENTUM Rozwiązania uzupełniające 4 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

5 Procedury zarządzania megaprojektem (programem) Dla kogo? Głównym użytkownikiem procedur są zarządzający całością programu (Dyrektor Programu, Dyrektor Działu odpowiedzialny za program) oraz Dyrektorzy Projektów Składowych. Procedury pozwalają im sterować programem zarówno jego planową realizacją jak i wprowadzaniem zmian na poziomie projektów składowych programu. Styl pisania Każda procedura zawiera opis kolejności działań, nazwy czynności, opis czynności wraz ze wskazaniem dodatkowych technik i narzędzi, przypisanego wykonawcę czynności. Język stosowany w opisach czynności cechuje się precyzją, ale nie jest zbyt formalny. Zakłada się, że w ten sposób procedura będzie lepiej zrozumiana i stosowana. Procedury często zawierają odwołania do innych procedur, także, jeśli trzeba, uwzględniając związki pomiędzy projektami, programami, biurem programu. Standard Procedury zarządzania programem oparte są o międzynarodowe standardy: ProgramStep, PMI/The Standard for Program Management oraz MSP Program Managemet. Regulują one następujące zagadnienia programowe: Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 5

6 FAZA I Inicjowanie programu Inicjowanie programu Ustalenie ram finansowania programu FAZA II Definiowanie i organizowanie programu Opracowanie planu zarządzania programem Wytworzenie infrastruktury programu Planowanie zakresu programu Zdefiniowanie zamierzeń i celów programu Zdefiniowanie wymagań programu Zdefiniowanie struktury programu FAZA III Planowanie i budżetowanie programu Wytworzenie WBS programu Opracowanie harmonogramu programu Planowanie komunikacji Planowanie zarządzania ryzykiem Zidentyfikowanie ryzyk programu Przeanalizowanie ryzyk programu Planowanie reakcji na ryzyka Zaplanowanie zamówień Opracowanie planu finansowego Oszacowanie kosztów programu Określenie budżetu programu Opracowanie planu zarządzania interesariuszami Zidentyfikowanie interesariuszy programu Zaplanowanie i ustanowienia struktury zarządzania Zaplanowanie audytów Zaplanowanie, jakości programu FAZA V Zamknięcie programu Zamykanie etapu lub programu Zamykanie zamówień programu Zatwierdzanie przekazania komponentów FAZA IV Realizacja i kontrola programu Zarządzanie i kierowania realizacją programu Zarządzanie zasobami programu Monitorowanie i kontrolowanie prac w programie (kontrola) Monitorowanie i kontrolowanie harmonogramu (kontrola) Zarządzanie problemami w programie Zarządzanie strukturą programu Zarządzanie interfejsami komponentów Weryfikacje i kontrolowanie zakresu programu (kontrola) Dostarczanie informacji Przekazywanie raportów z wykonania (kontrola) Monitorowanie i kontrolowanie ryzyk programu (kontrola) Wykonywanie zamówień Administrowanie zamówieniami (kontrola) Monitorowanie i kontrolowanie planu finansowego programu (kontrola) Pozyskanie interesariuszy programu Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy (kontrola) Uruchomienie komponentów programu Przeglądanie i kontrola wykonania zasad ładu korporacyjnego (kontrola) Zarządzanie efektami programu (kontrola) Monitorowanie i kontrolowanie zmian programu (kontrola) 6 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

7 Dokumentacja rozszerzona do procedur zarządzania programem Dodatek ten zawiera zestaw gotowych wzorców dokumentów, które uzupełniają procedury zarządzania programem i projektami. System zarządzania System Zarządzania Projektem - Opis Ogólne zasady oznaczania i zarządzania Dokumentami Systemu Zarządzania Projektem Proces zgłaszania potrzeby zmiany Procesu lub Dokumentu Systemu Zarządzania Projektem Zgłoszenie potrzeby zmiany w systemie Zarządzania Projektem - Wzór Proces tworzenia i zatwierdzania nowego Procesu lub Dokumentu Systemu Zarządzania Projektem Wniosek o powołanie i zatwierdzenie nowego Procesu / Dokumentu Systemu Zarzadzania Projektem - Wzór Proces wprowadzania zmiany w Systemie Zarządzania Projektem Wniosek o zatwierdzenie zmiany w Systemie Zarządzania Projektem - Wzór Słownik Projektu - Definicje w dokumentach Zarządczych Słownik Projektu - Terminy Kontraktowe Wykaz i pierwszeństwo Umów oraz innych dokumentów normatywnych dla Projektu Proces uruchomienia obsługi gwarancyjnej Dokumentacja Ogólne zasady dotyczące opracowania Dokumentacji Standardy wykonania Dokumentacji rysunkowej w systemach CAD Typy, wzory i standardy redakcyjne dla poszczególnych rodzajów Dokumentacji Struktura i zakresy poszczególnych rodzajów Dokumentacji Rozdzielnik ilości egzemplarzy i przeznaczenia każdego rodzaju Dokumentacji Zasady oznaczania Dokumentacji Wzory i instrukcja wypełniania tabliczek rysunkowych Instrukcja stosowania kodu KKS z załączoną Księgą KKS Instrukcja stosowania kodu DCC wg IEC i tablice kodów Zasady zarządzania dostępem i nadzoru nad Dokumentacją Instrukcja obsługi systemu Zarządzania Dokumentacją Opis funkcjonalności narzędzia - przeglądarki dokumentów w systemach CAD i 3D Ogólny proces przepływu Dokumentacji Proces weryfikacji i akceptacji Dokumentacji przez Generalnego Wykonawcę Proces weryfikacji i akceptacji Dokumentacji przez Zamawiającego Protokół przekazania Dokumentacji Wzór oświadczenia wykonawcy Zasady postępowania z dokumentacją Red Correx Harmonogram Instrukcja użytkowania narzędzia do harmonogramowania Primavera Zasady zarządzania Harmonogramem i kontroli prac Typy zadań i jednostki miary postępu Prac w projekcie Obowiązujący kalendarz Projektu Zasady opisywania zadań i wykaz stosowanych skrótów Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 7

8 Zakupy Wykaz elementów składowych Umów Opis zawartości bazy danych Umów Wzór zawartości zgłoszenia potrzeby zakupu, dostawy, prac lub usług Wzór zawartości protokołu z sesji negocjacyjnej Zasady realizacji zakupów wewnętrznych Biura Dyrektora Projektu Zapotrzebowanie zakupu wewnętrznego - wzór Zarządzanie płatnościami Proces rozliczania finansowego Podwykonawcy za zakończony Etap Realizacji Proces wystawiania faktury dla Zamawiającego za zakończony Etap Realizacji Proces monitorowania ubezpieczeń Proces monitorowania gwarancji Zasady realizacji zakupów wewnętrznych Biura Dyrektora Projektu Zapotrzebowanie zakupu wewnętrznego - wzór Jakość Zarządzania zapewnieniem i kontrolą jakości w organizacji Generalnego Wykonawcy Proces weryfikacji i zatwierdzania PKiB dostarczanych przez Podwykonawców Proces weryfikacji i odbioru Dokumentacji Jakościowej Protokół przekazania Dokumentacji Jakościowej Protokół odbioru Dokumentacji Jakościowej Zasady tworzenia i aktualizacji Planu Zapewnienia i Kontroli Jakości Zasady organizacji i przeprowadzania czynności kontrolnych Struktura i zawartość Dokumentacji Jakościowej Wzory i standardy redakcyjne Dokumentacji Jakościowej Wykaz dostarczanej ilości egzemplarzy poszczególnych Dokumentów Jakościowych Zasady współpracy z JN Zasady współpracy ze służbami zapewnienia i kontroli jakości Podwykonawców Zasady monitorowania i oceny jakości pracy Podwykonawców Zarządzanie płatnościami Proces przygotowania planu auditów Zasady przygotowywania i przeprowadzania auditów Kodeks auditora Dobre praktyki auditora Zlecenie Auditu Raport z Auditu - wzór 8 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

9 Zmiany Proces wprowadzania Zmiany do Kontraktu Głównego Wykaz okoliczności uzasadniających Zmianę Kontaktu Głównego Zgłoszenie potrzeby Zmiany Protokół akceptacji Zmiany Proces przygotowania Aneksu do Kontraktu Głównego Dokument Zmiany Kontraktu do Kontraktu Głównego Proces akceptacji i wdrożenia Zmiany niepowodującej konieczności zmiany Kontraktu Głównego Zgłoszenie potrzeby Zmiany Protokół akceptacji Zmiany Proces zgłaszania i obsługi Karty Niezgodności Zasady oznaczania Karty Niezgodności Zawiadomienie o wykrytej Niezgodności Zgłoszenie wykrytej Niezgodności Zamówienie wykonania Prac Naprawczych Dokument Zwolnienia Płatności Komunikacja Ogólne Zasady Prowadzenia Komunikacji w Projekcie Wykaz skrótów i oznaczeń stosowanych w Komunikacji Wykaz interesariuszy i Plan Komunikacji w Projekcie Instrukcja obsługi narzędzia do komunikacji elektronicznej Rodzaje Raportów stosowanych w Projekcie Wzór ogólny Raportu Postępu Prac stosowanego w Projekcie Zasady komunikacji wewnątrz organizacji Generalnego Wykonawcy (Konsorcjum) Zasady komunikacji pomiędzy Generalnym Wykonawcą a Generalnym Projektantem Zasady komunikacji Generalnego Wykonawcy z Podwykonawcami Zasady komunikacji pomiędzy Zamawiającym a Generalnym Wykonawcą Zasady opracowania i wzór zawartości Raportu Stanu Projektu dla Zamawiającego Proces zarządzania komunikacją kryzysową w Projekcie Wzory i zasady tworzenia komunikatów o zdarzeniach awaryjnych i kryzysowych Plan Komunikacji Kryzysowej Dostawy i magazynowanie Proces kompletowania i przygotowania dostaw Zasady przeprowadzania kontroli dostawy przed wysyłką (u dostawcy) Zasady oznaczania dostaw, urządzeń i konstrukcji na czas transportu i magazynowania Wymagania ogólne dotyczące pakowania, przeładowania i zabezpieczenia dostaw przed uszkodzeniami transportowymi Dokument zwolnienia dostawy do wysyłki Proces przyjmowania i kontroli dostawy na Terenie Budowy (do magazynu) Proces planowania kontroli zabezpieczenia i warunków przechowywania Plan kontroli zabezpieczenia i warunków przechowywania Proces wydawania urządzeń, konstrukcji, maszyn z Magazynu Zasady kontroli stanów magazynów Raport stanu magazynowego - wzór Podręczniki używania systemów IT wspierających zarządzanie Magazynami (jeśli są stosowane) Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 9

10 Odbiory Definicje rodzajów, zakresy i ogólne zasady prowadzenia odbiorów Schemat poglądowy odbiorów Proces Odbioru Dokumentacji od Generalnego Projektanta Protokół Odbioru Dokumentacji od Generalnego Projektanta Proces Odbioru Dokumentacji od Generalnego Wykonawcy Protokół Odbioru Dokumentacji od Generalnego Wykonawcy Proces Odbioru Technicznego Prac Protokół Odbioru Technicznego Prac Proces Odbioru zakończonego Etapu Prac od Podwykonawców Protokół Odbioru zakończonego Etapu Prac od Podwykonawców Proces Odbioru zakończonego Etapu Prac od Generalnego Wykonawcy Protokół Odbioru zakończonego Etapu Prac od Generalnego Wykonawcy Protokół Odbioru usuniętych Wad i wykonanych Poprawek Zarządzanie ludźmi Ogólne zasady rekrutacji personelu oraz zarządzania nim przez Dyrektora Projektu. Wzór umowy Plan szkoleń i działań rozwojowych Zarządzanie otoczeniem megaprojektu Dodatek do metodyki zarządzania programem został opracowany na podstawie praktycznych doświadczeń TenStep nabytych podczas wspierania megaprojektów, w tym megaprojektów w Polsce, w latach Na blisko 200 stronach opracowania zawarto najciekawsze opisy przypadków, listy pytań, listy kontrolne, przykłady skutecznych (i nieskutecznych) sposobów powstępowania w programach oraz wskazówki praktyczne z następujących obszarów: Prawo Polityka Interesariusze Społeczność Media Bezpieczeństwo Środowisko Wdrożenie w organizacji TenStep może wykonać następujące usługi: Sprzedaż gotowych procedur zarządzania programem ProgramStep, zgodnych ze standardem PMI wraz z licencją na ich stosowanie Dostosowanie procedur do specyfiki organizacji Uzupełnienie posiadanego przez organizację własnego standardu zarządzania programami o elementy brakujące lub rozwojowe Edukacja praktyczne warsztaty z zarządzania programem z użyciem narzędzi opisanych powyżej. 10 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

11 Procedury zarządzania projektem (projektem składowym w programie) Dla kogo? Głównym użytkownikiem procedur są zarządzający projektem składowym lub towarzyszącym w programie. Procedury pozwalają im sterować projektem zarówno jego planową realizacją jak i wprowadzaniem zmian na poziomie projektów i programu. Styl pisania Każda procedura zawiera opis kolejności działań, nazwy czynności, opis czynności wraz ze wskazaniem dodatkowych technik i narzędzi, przypisanego wykonawcę czynności. Język stosowany w opisach czynności cechuje się precyzją, ale jest zbyt formalny. Zakłada się, że w ten sposób procedura będzie lepiej zrozumiana i stosowana. Procedury zawierają często wzajemne odwołania nie tylko względem innych procedur z danego poziomu, ale także z uwzględnieniem związków pomiędzy projektami, programami, biurem programu. Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 11

12 Standard Procedury zarządzania programem oparte są o międzynarodowe standardy: TenStep Project Management Process oraz PMI/PMBOK Guide. Regulują one następujące zagadnienia programowe: FAZA I Inicjacja Projektem Inicjowanie projektu w programie FAZA II Planowanie projektu Definiowanie projektu w programie Tworzenie harmonogramu projektu w programie Tworzenie budżetu projektu w programie FAZA III Zarządzanie projektem Zarządzanie harmonogramem projektu w programie Zarządzani budżetem projektu w programie Zarządzanie problemem krytycznym projektu w programie Zarządzanie zmianami projektu w programie Zarządzanie komunikacją krytycznym projektu w programie Zarządzanie ryzykami projektu w programie Zarządzanie ludźmi projektu w programie Zarządzanie jakością projektu w programie Zarządzanie miarami projektu w programie Zarządzanie dostawcami projektu w programie Wdrożenie w organizacji TenStep może wykonać następujące typy usług: Sprzedaż gotowych procedur zarządzania projektem w programie TenStep, zgodnych ze standardem PMI wraz z licencją na ich stosowanie Dopasowanie do potrzeb organizacji procedur TenStep Uzupełnienie posiadanego przez organizację własnego standardu zarządzania programami o elementy brakujące lub elementy rozwojowe Edukacja praktyczne warsztaty z zarządzania projektem w programie z użyciem narzędzi opisanych powyże 12 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

13 System informatyczny ARGENTUM Dla kogo? Głównym użytkownikiem informatycznego systemu zarządzania programem jest biuro programu. System pozwala na wprowadzanie danych przez uprawnione osoby, zapewnia ich bezpieczeństwo, pozwala zarządzać całą dokumentacją projektową i na bieżąco śledzić przebieg projektu. Zastosowanie ARGENTUM jest systemem, który służy do: Zarządzania realizacją dużych / strategicznych projektów Zarządzania realizacją wielu projektów równocześnie Zarządzania programami i portfelami projektów Cechy Prostota System został tak zaprojektowany, by użytkownik intuicyjnie realizował zadania, bez konieczności zapoznawania się z obszernymi podręcznikami czy instrukcjami (choć dla dociekliwych Klientów materiały tego rodzaju zostały opracowane) Adekwatność do pełnionej roli System pokazuje projekty z perspektyw pełnionych ról w projektach i organizacji (sponsor, kierownik projektu, wykonawca, dział księgowości, etc.), umożliwia im oglądanie danych i wykonywanie zadań przewidzianych dokładnie dla tych ról. Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 13

14 Konfigurowalność System może być bardzo szeroko modyfikowany samodzielnie (bez konieczności kontaktu z producentem) przez Klienta. Wszelkie widoki, formularze, raporty danych można precyzyjnie dopasować do wyrafinowanych wymagań oraz niemal ad hoc zmieniać, gdy okażą się niewystarczające lub nadmiarowe. Uniwersalność systemu System jest obsługiwany przez przeglądarki internetowe, działa na wielu platformach systemowych także na urządzeniach mobilnych. Integracja System może pobierać oraz przesyłać dane w dowolnych formatach, komunikując się z dowolnymi innymi systemami np. SAP, Primavera, Microsoft. Zgodność z Systemem Zarządzania Programem System w wersji startowej (niemodyfikowanej) jest w pełni zgodny z metodyką TenStep/ ProgramStep. Dzięki temu można od razu wdrażać rozwiązanie metodyczne i informatyczne. Producent ARGENTUM jest rozwiązaniem, które opracowuje i utrzymuje zespół programistów i analityków z firmy Silver Bullet Solutions. Zespół wdrażał kilkadziesiąt rozwiązań informatycznych dla Klientów dużych oraz średnich. Rozwiązania uzupełniające Istnieje możliwość zakupu dodatkowych rozwiązań uzupełniających. Schemat powoływania i budowy biura programu Materiał zawiera zbiór planów, dobrych praktyk, struktur i zasad powoływania biur programów oraz jego rozwoju. Ułatwia uruchomienie biura programu oraz jego rozbudowę, zgodnie z cyklem życia programu. Zawartość: Koncepcja funkcjonowania biura w poszczególnych etapach programu Struktura wewnętrzna biura Narzędzie do szacowania etatyzacji biura Model kompetencji pracowników biura 14 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved

15 Metodyka zarządzania biurem programu Materiał zawiera szereg procesów, formularzy i narzędzi niezbędnych do efektywnego zarządzania biurem programu. Procesy wewnętrzne w obszarze wsparcia metodycznego Proces audytu projektu składowego Proces adaptacji metodyki zarządzania projektami Proces wsparcia metodycznego w definiowaniu projektu wchodzącego w skład programu Proces wsparcia metodycznego w harmonogramowaniu projektu wchodzącego w skład programu Proces wsparcia metodycznego w przeprowadzaniu przeglądu projektu Proces wsparcia metodycznego w obsłudze problemów krytycznych projektu Proces wsparcia metodycznego w obsłudze zmian zakresu projektu Proces wsparcia metodycznego w zakresie komunikacji projektu Proces wsparcia metodycznego w zarządzaniu ryzykami projektu Proces wsparcia w rozwiązywaniu konfliktów w projektach Proces wsparcia metodycznego dla Sponsorów Procesy wewnętrzne obsługi biura programu Proces zarządzania infrastrukturą biura programu Proces zapewnienia jakości usług biura Proces zarządzania kadrami w biurze programu Usługi wsparcia w zarządzaniu megaprojektem Jako nasz Klient, nie musisz być sam! Oferujemy regularne wsparcie doradcze dla Twojego megaprojektu. Możemy przejąć część obowiązków Dyrektora Programu, biura bądź dbać o przepływ komunikacji, kompetencje ludzi, legalność i poprawność działań zarządczych. Szczegółowy opis usługi znajdziesz w oddzielnej broszurze poświęconej usługom wsparcia oraz na stronie USŁUGI WSPARCIA DLA MEGAPROJEKTÓW TENSTEP MEGAPROJECT SERVICE PACK Badania gotowości organizacji do realizacji megaprojektów Możemy wspólnie sprawdzić, czy Twój system zarządzania da radę oraz jakie są szanse na sukces Twojego projektu. TenStep prowadzi audyty i badania zarówno organizacji jak i pojedynczych systemów zarządzania i projektów. Szczegółowy opis usługi znajdziesz w oddzielnej broszurze poświęconej badaniom oraz na stronie BADANIA I AUDYTY MEGAPROJEKTÓW TENSTEP MEGAPROJECT SERVICE PACK Nasze usługi realizujemy w języku polskim, angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, włoskim, holenderskim, rumuńskim, ukraińskim, rosyjskim, chińskim i innych. Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 15

16 Zapraszamy do współpracy Tomasz Andreasik Prezes Zarządu Marcin Guzik Wiceprezes Zarządu / Partner marcin.guzik@tenstep.pl Katarzyna Renn Prokurent / Dyrektor operacyjny katarzyna.renn@tenstep.pl TenStep Polska ul. Beskidzka 23A Warszawa biuro@tenstep.pl