Martech Service Manager 1.1

Transkrypt

1 Martech Service Manager 1.1

2 1. Czym jest Martech Service Manager 2. Rejestracja i logowanie 2.1 Rejestracja 2.2 Logowanie 3. Podstawowe ustawienia serwisów 3.1 Szczegóły serwisu 3.2 Urządzenia 3.3 Ustawienia serwisu Używaj telefonów z BT Ustawienia języka Ustawienia wyświetlania Ustawienia drukowania Ustawienia drukowania etykiet 4. Panel administracyjny 4.1 Lista Dodawanie nowego zlecenia Zaawansowane wyszukiwanie zleceń Edycja zleceń Zmiana statusu zlecenia Historia zlecenia Wykaz części użytych do naprawy 4.2 Urządzenia 4.3 Naklejki 4.4 Typy 4.5 Stany zleceń 4.6 Sprawdzanie stanu zlecenia przez klienta 5. Magazyn 5.1 Kategorie i pozycje 5.2 Zakupy 5.3 Lista zakupów 6. Narzędzia 6.1 Użytkownicy 6.2 Klienci 7. Części 7.1 Kody produktów 7.2 Nokia Parts

3 1. Czym jest Martech Service Manager Martech Service Manager - zaawansowana aplikacja online do zarządzania serwisem Gubisz się już czasem w tym, które naprawy miały być zrobione na jutro? MSM umożliwi Ci prowadzenie rejestru urządzeń przyjętych do serwisu, wydrukuje profesjonalne potwierdzenia przyjęcia do naprawy oraz ekspertyzy / historii naprawy. Jeśli tylko chcesz klient będzie mógł nawet śledzić on-line status naprawy. Chciałbyś mieć dostęp do swojej bazy z każdego miejsca bez konieczności noszenia ze sobą zawsze programu? Dostęp do Maretch Service Manager masz 24/7 z dowolnego miejsca na świecie, wystarczy przeglądarka internetowa. Zacznij korzystać z aplikacji w kilka minut bez konieczności posiadania własnego serwera. Gwarancję najwyższej jakości obsługi oraz bezpieczeństwa danych gwarantuje wszystkim doskonale znany i od wielu lat na rynku Martech Team. Aplikacja Maretch Service Manager powstała jako ewolucja działającej od 2007 roku Polsko języcznej aplikacji WGSM.pl która zyskała wielu zadowolonych klientów. Po doświadczeniach jakie zdobyliśmy przy tworzeniu WGSM doszliśmy do wniosku że pora wprowadzić wersję wielu-językową czego efektem jest Martech Service Manager. Martech Service Manager możliwości: Ewidencjonowanie usług serwisowych Support dla serwsów: Phones / Radio / Navi / xbox / PSP / Pda / TV / Laptops 100% Online do działania wymagana tylko przeglądarka www Przyjazny dla użytkownika interfejs, który jest w pełni konfigurowalny Prowadzenie wielu punktów serwisowych na raz Indywidualne loginy dla każdego pracownika Zróżnicowane poziomy dostępu dla użytkowników Przenoszenie zleceń pomiędzy serwisami System wiadomości pomiędzy użytkownikami serwisu Strona dla klienta gdzie może sprawdzić status naprawy Magazyn z możliwością przenoszenia pomiędzy serwisami Automatyczne generowanie "listy zakupów" - brakujących częsci Drukowanie potwierdzeń przyjęcia z możliwością pełnej edycji wyglądu Drukowanie historii naprawy oraz ekspertyz Obsługa czytników kodów kreskowych Generator etykiet naklejki serwisowe do znakowania urządzania(bateria, klapka, itd.) Obsługa wielu języków ENG i PL, wkrótce DE/RU/ES/IN/EL/FR

4 Edytowalna baza urządzeń / modeli, jakie będą pojawiały się na listach Możliwość importu modeli telefonów z (około 8400 gotowych modeli oraz kilka tysięcy modeli Car Radio) Baza klientów z szybką wyszukiwarką Edycja i dodawanie dowolnych nazw stanów serwisowych Ustawiania szybkich formularzy przejęć serwisowych Zaawansowane możliwości sortowania i wyszukiwania zleceń Pełne bezpieczeństwo danych gwarantuje Martech Team Planowane bezpłatne aktualizacje Prosta instalacja = rejestracja, nic nie trzeba instalować Nokia produkt codes finder ponad wpisów Nokia parts finder wyszukiwarka części Rozwiązanie hosted, nie musisz się matrwić o utrzymanie serwerów, backupy, admina, itp, Automatyczne i ciągłe aktualizacje baz danych oraz sktyptów Wkrótce: Czekamy na wszystkie sugestie od użytkowników Statystyki usług / dochodów Ewidencja urządzeń serwisowych i statystyki ich rentowności Dodawanie zdjęć do zleceń z możliwością prezentowania ich klientom na www Oraz wiele innych udogodnień

5 2. Rejestracja i logowanie 2.1 Rejestracja Kolejne etapy procesu rejestracji: zakup aktywacji u jednego z resellerów - trzeba podać Reseller aktywuje usługę na serwerze na adres podany przy rejestracji przyjdzie wiadomość wraz z unikalnym linkiem do rejestracji po wejściu na stronę należy uzupełnić wszystkie dane bardzo ważny jest adres w Informacjach Ogólnych! Ten adres będzie używany w przyszłości przy zamawianiu kredytów lub aktywacji kolejnych serwisów. w formularzu "Konto użytkownika" należy podać dane głównego użytkownika MSM (tylko ta osoba będzie mogła zakładać konta dla pozostałych użytkowników) Serwisy WAŻNE: Podczas procesu rejestracji należy utworzyć co najmniej jeden serwis. Oferujemy utworzenie dwóch dodatkowych serwisów na okres jednego roku bez żadnych dodatkowych kosztów. Jeśli podczas rejestracji zrezygnujesz z utworzenia dodatkowych serwisów później nie będzie takiej możliwości bez dodatkowych opłat. zaloguj się na wykorzystując login i hasło wprowadzone w ramce Konto użytkownika życzymy miłego użytkowania.

6 2.2 Logowanie do systemu Do pierwszego zalogowania używasz loginu i hasła dostarczonych podczas procesu rejestracji. (Wielkość LITER w nazwie użytkownika i haśle ma znaczenie)

7 3. Podstawowe ustawienia serwisów Po zalogowaniu wyświetla się panel administracyjny oraz lista serwisów do których logujący się użytkownik ma dostęp.(o uprawnieniach dostępu przeczytasz w pkt. 6.1.) Przy każdym serwisie widoczne są trzy ikony: kolejno: Szczegóły serwisu, Urządzenia, Ustawienia serwisu. 3.1 Szczegóły serwisu Dane adresowe serwisu wprowadzone w tym formularzu będą widoczne na wydruku potwierdzenia dla klienta oraz na stronie do sprawdzania statusu naprawy.

8 3.2 Urządzenia Tu możemy stworzyć własną listę najczęściej serwisowanych urządzeń, przez co przyspieszymy w przyszłości proces dodawania nowych zleceń. (wpisane urządzenia będą wyświetlać się na rozwijalnej liście Model urządzenia przy dodawaniu nowego zlecenia. Jeśli np. często przyjmujemy do serwisu urządzenie o nazwie Radio Sony X3245 wystarczy, że dodamy je raz, potem przy wypełnianiu formularza nowego zlecenia możemy wpisać np. X32 a program podpowie nam pełną nazwę). Urządzenia dodaje się indywidualnie dla każdego punktu serwisowego. 3.3 Ustawienia serwisu Główne ustawienia naszego serwisu:

9 3.3.1 Używaj telefonów z BT Jeśli zaznaczymy tą opcje program zaimportuje wszystkie modele telefonów dostępne na stronie (na chwilę obecną dostępnych jest 8400 modeli a baza jest stale aktualizowana). Podczas wypełniania formularza zlecenia, nazwę przyjmowanego do serwisu telefonu będziemy mogli wybierać z rozwijalnej listy co znacznie przyśpiesza przygotowanie zlecania gdy klient czeka Ustawienia języka Wybieramy, który język ma być domyślanym po zalogowaniu, na dolnym pasku dostępna jest tez zmiana języka ale po wylogowaniu się i ponownym zalogowaniu domyślnie ustawi się język taki jaki mamy tu wybrany. Zmiana języka powoduje zmianę języka w aplikacji na potwierdzeniach oraz stronie logowania Ustawienia wyświetlania Rozmiar listy zleceń, czyli ilość zleceń, które mają wyświetlać się na jednej stronie. Checkbox Ukryj zamknięte zlecenia. Zaznaczenie tej opcji skutkuje tym, że zlecenia posiadające status "zamknięte" nie będą wyświetlane na liście zleceń. (co to jest "zlecenie zamknięte" przeczytasz w punkcie 4.5). Rozmiar strony list części (rekordów): ustawienie dotyczy liczby wyświetlanych wierszy w dziale "Części".

10 3.3.4 Ustawienia drukowania Znajdują się tu pola tekstowe gdzie umieszczamy teksty, które będą drukowane na potwierdzeniu przyjęcia sprzętu do naprawy. Standardowo mamy do wyboru 2 wzory kwitów serwisowych (DoubleTicket i DoubleTicket2) oraz jeden szablon historii zlecenia. Dodatkowo możemy dodać własne szablony kwitów oraz historii zlecenia w formacie HTML.

11 Poniższe obrazki prezentują (dla obu szablonów kwitu serwisowego) w którym miejscu na kwicie serwisowym będą umieszczane dodatkowe informacje jeśli uzupełnimy pola tekstowe: "Pierwszy tekst kwitu klienta", "Drugi tekst kwitu klienta", "Pierwszy tekst kwitu serwisowego", "Drugi tekst kwitu serwisowego". DobleTicket2

12 DoubleTicket Ustawienia drukowania etykiet: Zagadnienie przedstawione w punkcie 4.3

13 4. Panel administracyjny Panel administracyjny posiada cztery główne zakładki składające się z podkategorii. Zlecenia Lista Urządzenia Naklejki Typy Status Sprawdzanie Magazyn Kategorie Zakupy Lista zakupów Narzędzia Użytkownicy Klienci Szczegóły serwisu Części Kody produktów Nokia Parts

14 4.1 Lista Wykaz wszystkich urządzeń znajdujących się obecnie w serwisie. Ilość wierszy oraz jakie statusy są wyświetlanie można skonfigurować w ustawieniach wyświetlania (3.3.3). Listę można sortować rosnąco i malejąco wg.: Daty zakończenia naprawy / Numeru naprawy / Numeru seryjnego / Statusu naprawy / Opis uszkodzenia.

15 4.1.1 Dodawanie nowego zlecenia Podczas dodawania nowego zlecenia najpierw wybieramy serwis, do którego chcemy przyjąć urządzenie. Następnie z zakładce Zlecenia wybieramy pozycję Lista. Po najechaniu na znak "+" wyświetli się lista różnych typów zleceń (opis tworzenia typów zleceń w punkcie 4.4). Po wybraniu odpowiadającego typu pozostaje wypełnić formularz zlecenia i dodać. Po wypełnieniu podstawowych danych, urządzenie przyjmowane do serwisu oznaczamy naklejką (więcej o naklejkach przeczytasz w punkcie 4.3) a jej numer wprowadzamy w odpowiednie pole (Numer naklejki). Numer naklejki możemy prowadzić ręcznie lub przy użyciu czytnika kodów kreskowych. Korzystając z czytnika należy ustawić kursor w polu Numer naklejki i zeskanować kod. Odczytany kod zostanie wstawiony automatycznie.

16 4.1.2 Wyszukiwanie zaawansowane. Podstawowa funkcja wyszukiwania pozawala na znajdowanie zleceń z uwzględnieniem takich atrybutów jak np.: numer, model urządzenia, numer seryjny czy imię, nazwisko klienta. Wygodną i szybką metodą odszukania zlecenia jest zeskanowanie naklejki czytnikiem kodów kreskowych. (kursor należy ustawić w polu wyszukiwania i wtedy zeskanować kod) Klikając na symbol lupy ze znakiem "+" przechodzimy do zaawansowanego wyszukiwania zleceń. Wybierając poszczególne parametry możemy wyodrębnić interesujące nas zlecenia. Funkcja zaawansowanego wyszukiwania uwzględnia takie atrybuty jak: stan zlecenia, data utworzenia oraz planowana data naprawy).

17 Edycja zleceń Zmiana statusu Po wyszukaniu interesującego nas zlecenia, klikając na nie przechodzimy to trybu edycji. Status zlecenia zmieniamy wybierając z rozwijalnej listy odpowiedni stan zlecenia Każda zmiana statusu zlecenia zapisywana jest w Historii zlecenia. Stany zleceń tworzymy samodzielnie dostosowując je do indywidualnych potrzeb. Ilość stanów zleceń jest nieograniczona. (Sposób tworzenia stanów zleceń opisany jest w punkcie 4.5)

18 Historia zlecenia Historia zawiera informacje o tym kto, kiedy i jakiej zmiany dokonał Wykaz części użytych do naprawy Na końcu formularza edycji zlecenia znajduje się wykaz części użytych do naprawy. Wprowadzamy tu wszystkie części użyte podczas naprawy oraz ich ilość. Po uzupełnieniu tego wykazu i zapisaniu edytowanego zlecenia wyszczególnione w nim części zostają odjęte ze stanu magazynowego. Jeśli naprawa danego urządzenia niesie ze sobą dodatkowe koszty (np. zużyte logi lub koszt wygenerowania kodu do simlock via IMEI) możemy uwzględnić je wypełniając pole Koszt wymagany do wykonania usługi. Kwota wpisana w tym miejscu będzie uwzględniona w statystykach dochodów. W niedalekiej przyszłości program będzie rozbudowany m.in. o funkcję statystyk. Pozwoli to np. na obliczenie faktycznego dochodu dla każdego zlecenia (cena za usługę - cena części = dochód). Oczywiście wszystkie dane potrzebne do statystyk gromadzone są już w chwili obecnej i wprowadzane nowe funkcjonalności programu będą obejmowały wszystkie operacje (również te wykonane przed dodaniem nowych opcji programu).

19 4.2.Urządzenia Tu możemy stworzyć własną listę najczęściej serwisowanych urządzeń, przez co przyspieszymy w przyszłości proces dodawania nowych zleceń. (wpisane urządzenia będą wyświetlać się na rozwijalnej liście Model urządzenia przy dodawaniu nowego zlecenia. Jeśli np. często przyjmujemy do serwisu urządzenie o nazwie Radio Sony X3245 wystarczy, że dodamy je raz, potem przy wypełnianiu formularza nowego zlecenia możemy wpisać np. X32 a program podpowie nam pełną nazwę). Urządzenia dodaje się indywidualnie dla każdego punktu serwisowego. 4.3 Naklejki Funkcja drukowania naklejek w postaci kodów kreskowych została stworzona w celu ułatwienia pracy i utrzymania porządku w punkcie serwisowym. Każde urządzenie możemy znakować naklejką w momencie przyjęcia do serwisu. Oczywiście możemy drukować po kilka naklejek o tym samym numerze aby oznaczyć poszczególne części tego samego urządzenia (przyjmujemy do serwisu np. 10 jednakowych modeli telefonów, na każdym telefonie oraz akcesoriach przyklejamy naklejki. Identyczna naklejka na telefonie, baterii i klapce od niego eliminuje możliwość pomyłek przy składaniu i wydawaniu naprawionego sprzętu). Podczas wypełniania formularza nowego zlecenia kody z naklejek możemy wpisywać ręcznie lub przy użyciu czytnika kodów kreskowych.

20 Wszystkie parametry wydruku etykiet dopasowujemy do indywidualnych potrzeb (w zależności od formatu papieru i stosowanej drukarki). Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól generujemy wydruk. W razie konieczności zmieniany ustawień resetujemy formularz i wprowadzamy nowe parametry. Bo kliknięciu generuj licznik zacznij od automatycznie zmienia się o liczbę wydrukowanych już etykiet tak aby nie drukowały niekontrolowanie dublujące się numery.

21 Przykładowe powyższe parametry dają układ wydruku jak na obrazku.

22 4.4 Typy zleceń Tworzenie nowych typów ma na celu dostosowanie MSM do indywidualnych potrzeb użytkownika oraz przyśpieszenie dodawania zleceń. Klikając na znak "+" możemy dodać dowolną ilość typów zleceń. W zależności od potrzeb wybieramy, które pozycje mają być widoczne przy wypełnianiu danego typu zlecenia. Pewne pola są ustawione standardowo jako wymagane np: Stan zlecenia, Model urządzenia, Numer seryjny urządzenia, Opis uszkodzenia, Komentarz (dla serwisu i dla klienta), Klient, Planowana data naprawy, Rezygnacja. 4.5 Stany zleceń W tym miejscu możemy dowolnie dodawać oraz edytować stany zleceń. Nie ma tu standardowych typów zleceń, każdy status dodajemy wedle potrzeby klikając +. W polu Status zlecenia wpisujemy nazwę tego statusu. Pod spodem dostępny jest checkbox Zamknięte. Zlecenia, którym zostanie nadany status z zaznaczoną opcją "zamknięte" zostają przeniesione do grupy zamkniętych i się są widoczne na liście zleceń, pod warunkiem, że wcześniej zaznaczyliśmy taką opcję w ustawieniach wyświetlania (Ukryj zamknięte zlecenia 3.3.3).

23 4.6 Sprawdzanie stanu zlecenia przez klienta. Maretch Service Manager dla każdego klienta oferuje opcję sprawdzania stanu jego zlecenia. Stan zlecenia można sprawdzić po zalogowaniu się na stronie Dane niezbędne do logowania (generowane są automatycznie) klient otrzymuje na kwicie serwisowym. Najbliższa aktualizacja MSM przyniesie funkcje automatycznego powiadamianie klienta o zmianie statusu jego zlecenia poprzez oraz wyświetlanie zdjęć dokumentujących naprawę, np. unieważnienie gwarancji z powodu zalania.

24 5. Magazyn 5.1 Kategorie i pozycje Zakładka służąca do katalogowania części znajdujących się w magazynie. Przy pomocy "+" znajdującego się po lewej stronie tworzymy nowe kategorie.

25 Następnie po wybraniu kategorii możemy dodawać do niej części. (przy pomocy "+" znajdującego się po prawej stronie.) Po kliknięciu na dowolną dodaną już część wyświetli się okno w którym możemy ustalić minimalną ilość tej części jaka powinna znajdować się w magazynie. Jeśli stan magazynowy będzie mniejszy niż ustawiona ilość minimalna dana część zostanie automatycznie dodana do listy zakupów. Oczywiście struktura, nazewnictwo oraz ilość katalogów i podkatalogów jest dowolna, przez co każdy użytkownik może w indywidualny sposób prowadzić swój magazyn.

26 5.2 Zakupy W tym miejscu dodajmy części/przedmioty kupowane do serwisu. Najpierw wybieramy serwis do którego chcemy dodać produkty. Po kliknięciu na znak "+" a następnie Dodaj, wyświetla się formularz w którym wybieramy kategorię do której chcemy przyporządkować kupowaną część,cenę oraz ilość. W zakładce "Zakupy", poza dodawaniem części możemy je również przenosić pomiędzy serwisami. W tym celu przesuwamy kursor na ikonę obok znaku "+" i wybieramy serwis do którego chcemy przenieść cześć. (część przenosi się z serwisu w którym się znajdujemy do tego który wybierzemy z listy).

27 5.3 Lista zakupów Informacje o częściach, które kończą się w magazynie. Informacja o tym, które pozycje trafiają na listę zakupów zawarta jest w punkcie 5.1.

28 6. Narzędzia 6.1 Użytkownicy Lista wszystkich osób mających dostęp do Martech Service Managera. Nowego użytkownika dodajemy naciskając "+". Po wprowadzeniu wszystkich danych nowego użytkownika ustawiamy jego uprawnienia. Zaznaczając poszczególne pozycje ustalamy jakich operacji w serwisie będzie mógł dokonywać. Ustawienia dostępu są indywidualne dla każdego użytkownika. W każdej chwili możemy je dowolnie edytować. UWAGA: Zaleca się tworzyć indywidualne konto dla każdej osoby mającej dostęp do Martech Service Managera. Czynność ta zajmuje bardzo niewiele czasu a skutecznie eliminuje lub pozwala łatwo wyjaśnić ewentualne nieporozumienia. (w przypadku kilku pracowników mamy wgląd w to kiedy, kto i jakich zmian dokonał w panelu administracyjnym). Jeśli podczas dodawania nowego użytkownika zaznaczymy opcję "administrator" osoba taka będzie miała nieograniczony dostęp do wszystkich funkcji dla każdego serwisu.

29 6.2 Klienci Lista wszystkich klientów. Nowe pozycje dodajemy naciskając znak "+". Nowych klientów można dodawać do tej listy, także podczas wypełniania formularzu zlecenia. (w formularzu zlecenia obok pola "Klient" również znajduje się znak "+") Najbliższe uaktualnienie programu przyniesie ze sobą możliwość wysyłania wiadomości do wszystkich osób znajdujących się na liście klientów oraz automatyczne powiadomienie klienta o zmianie w statusie jego zlecenia. Gromadzenie adresów mailowych klientów zawsze może się przydać przy promowaniu serwisu lub np. do poinformowania o zmianach godzin pracy. Wprowadzone dane edytujemy po kliknięciu na dowolny wpis.

30 7. Części 7.1 Product Codes (opis wkrótce) 7.2 Nokia Parst (opis wkrótce)