PROGRAM WSPARCIE INFORMATYCZNE DLA WAKCYNOLOGÓW. Wakcymed Sp. z o. o. Sokolska 60/ Katowice NIP REGON KRS

Transkrypt

1 PROGRAM WSPARCIE INFORMATYCZNE DLA WAKCYNOLOGÓW INSTRUKCJA OBSŁUGI Wakcymed Sp. z o. o. Sokolska 60/6 Tel Tel./Fax: NIP REGON KRS

2 Spis treści 1. Instalacja Pierwsze uruchomienie Logowanie Panel startowy Panel magazynu... 8 a. Stan magazynu... 8 b. Przychody magazynu... 9 c. Rozchody magazynu d. Logi przychodów i rozchodów e. Słownik szczepionek Panel szczepieo a. Dodanie pacjenta b. Edycja danych pacjenta c. Terminowośd szczepieo d. Import i eksport pacjenta e. Karta szczepieo f. Rejestracja szczepieo g. Szczepienie historyczne h. Niepożądane odczyny i. Przeciwwskazania do szczepieo j. Pacjent tymczasowy Panel raportów a. NOP b. Zestawienia własne Ustawienia programu a. Dodawanie i edycja danych pracowników b. Import/Eksport bazy danych c. Słowniki d. Nieaktywni pacjenci e. Kody eksportu f. Import pacjentów z programów g. Znajdź po serii Wyjście z programu

3 1. Instalacja Wymagania sprzętowe i systemowe: Procesor Intel Pentium III 1GHz lub szybszy; dla systemów operacyjnych nowszej generacji Intel Pentium 4 2GHz lub szybszy; odpowiednio AMD Athlon 64 1,6 GHz lub szybszy Microsoft Windows XP Home, Professional, lub Tablet PC Edition z dodatkiem Service Pack 2 lub 3 (wliczając edycje 64-bitowe); Windows Server 2003 lub 2008; Windows Vista Home Premium, Business, Ultimate, lub Enterprise (wliczając edycje 64-bitowe) z dodatkiem Service Pack 2; lub Windows 7 (wliczając edycje 64-bitowe) 512MB RAM (zalecane 1GB) monitor o rozdzielczości nie mniejszej niż 800x600 (mimo to, zaleca się korzystanie z wysokich rozdzielczości) oprogramowanie Adobe AIR (dostępne pod adresem: program działa również pod systemami Linux oraz na komputerach Mac 2. Pierwsze uruchomienie Po zainstalowaniu programu eszczepionka klikamy dwa razy w umieszczoną na pulpicie ikonę jego skrótu. W odpowiedzi wyświetlone zostanie okno Panelu weryfikacji jednostki medycznej. Wymaga ono podania loginu oraz hasła otrzymanych przez jednostkę medyczną drogą mail/sms, oraz wpisania numeru REGON jednostki. Po uzupełnieniu formularzy klikamy przycisk Weryfikuj. 3

4 UWAGA! Weryfikacja jednostki medycznej wymaga by system operacyjny komputera, korzystał z podłączenia do Internetu. Po pomyślnym przejściu weryfikacji, program eszczepionka wymusi wprowadzenie danych pierwszego użytkownika aplikacji. 4

5 3. Logowanie Każde kolejne uruchomienie programu powodowad będzie wyświetlenie Panelu logowania. W jego formularze wpisujemy indywidualny login oraz hasło użytkownika, pozwalające na wejście do aplikacji i korzystanie z wszystkich jej funkcjonalności. 5

6 Dodatkowym, predefiniowanym użytkownikiem programu eszczepionka jest osoba administratora. Domyślnie loguje się on jako admin, hasłem instalacji, którym posłużono się do celów weryfikacji. Konto administratora służyd powinno jako ostateczna instancja w różnego rodzaju wyjątkowych sytuacjach, np. zapomnienie hasła przez użytkownika. Administrator, oraz każdy aktywowany użytkownik aplikacji posiada prawo i dostęp do nadawania loginów oraz haseł kolejnym pracownikom upoważnionym do korzystania z programu (więcej na ten temat w: 8. Ustawienia programu). Po uzupełnieniu formularzy Panelu logowania, klikamy przycisk Zaloguj. Rezygnując z dalszej pracy i chcąc wyjśd z aplikacji na tym etapie jej działania, klikamy przycisk Wyjście. 4. Panel startowy Zalogowanie się do aplikacji powoduje wyświetlenie Panelu startowego. 6

7 Wywołane zostanie również odpowiednie menu, dające bezpośredni dostęp do kolejnych funkcjonalności programu eszczepionka. Otwarcie i zamknięcie menu umożliwia przycisk Menu znajdujący się na pasku startowym aplikacji. 7

8 5. Panel magazynu Z poziomu menu klikamy w Magazyn. Otworzy się okno panelu, za pomocą którego kontrolujemy stan dostępnych szczepionek. Panel składa się z następujących zakładek: Stan magazynu, Przychody magazynu, Rozchody magazynu, Logi przychodów i rozchodów, Słownik szczepionek. a. Stan magazynu Daje użytkownikowi wgląd w aktualny stan posiadanych preparatów. 8

9 Zakładka wyposażona została w wyszukiwarkę. Po prawej stronie znajdują się dwa przyciski - Edycja ampułek wielodawkowych oraz Pokaż wszystko. Edycja ampułek wielodawkowych daje możliwośd utylizacji otwartych ampułek wielodawkowych, których krótki termin ważności minął. Pokaż wszystko umożliwia wyświetlenie szczepionek dodanych w historii magazynu, bez względu na ich obecny stan i dostępnośd w magazynie. b. Przychody magazynu Pozwala rejestrowad dane o preparatach przyjętych na stan magazynu w punkcie szczepieo. 9

10 Dodawanie wykonujemy w pierwszej kolejności poprzez kliknięcie w przycisk Dodaj dokument przychodu. W nowo otwartym oknie podajemy następnie kilka wymaganych informacji (Nazwa dostawcy preparatu, numer dokumentu, data dostawy). Wybieramy również nazwę dostarczonej szczepionki, termin jej ważności i przyjętą na stan ilośd przycisk Dodaj szczepionkę. Istnieje możliwośd doprecyzowania ile dawek zawiera zadeklarowana ilośd szczepionki, rodzaj dawki, formy opakowania oraz postad. Edycji tak wprowadzonych danych dokonujemy wybierając odpowiedni wpis z listy widocznej w tabeli zakładki Przychody magazynu i klikając w przycisk Edytuj zaznaczony dokument. c. Rozchody magazynu Służy rejestrowaniu danych o wycofaniu z magazynu punktu szczepieo preparatów uprzednio przyjętych na jego stan. Odpowiednie operacje na stanie magazynowym wykonujemy klikając w przycisk Dodaj dokument rozchodu. W nowo otwartym oknie podajemy zbiór wymaganych informacji (Nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data wydania) i wybieramy szczepionkę przycisk Dodaj szczepionkę. Dodając szczepionkę do rozchodu podajemy do jakiej wartości chcemy pomniejszyd jej stan w magazynie formularz Zmniejsz do. 10

11 Każdy dokument rozchodu jesteśmy zawsze w stanie sprawdzid dzięki przyciskowi Pokaż, znajdującemu się pod przyciskiem Dodaj dokument rozchodu. d. Logi przychodów i rozchodów Z poziomu tej zakładki uzyskujemy wgląd w historię zmian stanu magazynowego szczepionek, z możliwością filtracji danych pod kątem wybranych informacji (przyciski) oraz umieszczania notatek przy każdym wpisie. e. Słownik szczepionek Jest narzędziem bazy danych o preparatach, wykorzystywanej przez program, głównie w ramach zarządzania Stanem magazynu. 11

12 Przy pomocy słownika dokonujemy edycji danych bazy, a także rozbudowujemy ją o nowe pozycje. Dodanie pozycji wymaga kliknięcia w przycisk Dodaj Szczepionkę, a następnie uzupełnienia wyświetlonych formularzy. Preparat możemy wprowadzid jako szczepionkę historyczną. Należy jedynie zaznaczyd to przy uzupełnianiu danych. Wszystkie szczepionki historyczne, których dane znajdują się w bazie, możemy zobaczyd po kliknięciu w przycisk Pokaż szczepionki historyczne. Wprowadzone do słownika informacje poddajemy edycji wybierając określoną pozycję z listy szczepionek i klikając w przycisk Edytuj Szczepionkę. Słownik szczepionek został wyposażony w wyszukiwarkę. 6. Panel szczepieo Klikamy w przycisk Menu i wybieramy Szczepienia dokonujemy ewidencji pacjentów i realizowanych zabiegów.. Z poziomu tego panelu 12

13 Panel posiada wbudowaną wyszukiwarkę, filtrującą listę pacjentów pod kątem Imienia, Nazwiska lub numeru PESEL. Aby zobaczyd wszystkich pacjentów należy użyd przycisku Pokaż pacjentów. a. Dodanie pacjenta Klikamy w przycisk Dodaj Pacjenta w prawym, dolnym rogu panelu i podajemy dane statystyczne osoby w nowo otwartym oknie. 13

14 W przypadku pacjentów niepełnoletnich lub ubezwłasnowolnionych wyszukujemy i przypisujemy opiekunów ustawowych przycisk Dodaj opiekuna. Formularze mail i numeru telefonu komórkowego osób niezdolnych do czynności prawnych uzupełniamy poprzez podanie danych opiekuna. Podanie adresu i numeru telefonu komórkowego pacjenta jest wymagane, gdyż dzięki temu otrzyma on na swoją pocztę elektroniczną oraz smsem hasła dostępu do ekalendarza na portalu oraz otrzymywał będzie odpowiednie powiadomienia dotyczące realizacji szczepieo. Pacjenci bez podanego numeru telefonu komórkowego i adresu poczty (zaznaczone Brak) nie będą otrzymywad powiadomieo drogą elektroniczną. UWAGA! Wymagane jest dokładne uzupełnienie danych pacjenta. Częśd z tych informacji program wykorzystuje do generowania pożądanych przez nas raportów, w tym MZ54. Klikając w odpowiednią zakładkę znajdującą się w sąsiedztwie listy opiekunów możemy określid wagę urodzeniową dziecka lub przypisad dodawaną osobę do określonej grupy ryzyka. 14

15 Zaznaczenie pola Tymczasowy, powoduje zarejestrowanie osoby jako pacjenta tymczasowego jednostki. Program weryfikuje poprawnośd numerów Pesel. b. Edycja danych pacjenta Dane każdej osoby z listy pacjentów można na bieżąco edytowad. Okno edycji otwieramy klikając dwukrotnie na wiersz z wybranym wpisem danych pacjenta, bądź wybierając wpis kursorem i klikając przycisk Edycja Pacjenta w prawym, dolnym rogu okna programu. 15

16 c. Terminowośd szczepieo Lista pacjentów umożliwia śledzenie terminowości wykonywania szczepieo. Przy pomocy odpowiednich przycisków użytkownik programu, może wyświetlid pacjentów, którzy w najbliższych dniach powinni się zaszczepid oraz osoby, które nie zrealizowały szczepieo. 16

17 Przy każdym z wyświetlonych wpisów, w pierwszej kolumnie po prawej stronie umieszczono przycisk Pokaż szczegóły. Kliknięcie w symbolizującą go ikonę spowoduje otwarcie okna, w których przedstawione zostaną dokładne informacje o jaki harmonogram i szczepienie pacjenta chodzi. d. Import i eksport pacjenta Z poziomu panelu możemy również importowad i eksportowad dane pacjenta. Służą temu odpowiednie przyciski w prawym górnym rogu panelu. Wyeksportowane przez użytkownika programu dane pacjenta są w pierwszej kolejności zapisywane na pulpicie systemu operacyjnego w postaci pliku XML. Oprócz tego wysyłane są one Internetem do globalnej, zewnętrznej bazy systemu programu eszczepionka gdzie oczekiwad będą na pobranie. Wyeksportowanemu pacjentowi zostanie przydzielony odpowiedni, jednorazowy Kod eksportu, co zostanie odnotowane we właściwym dziale ustawieo programu. Kod ten zostanie również wysłany na mail i sms pacjenta. Program jednostki docelowej wymagał będzie jego podania w celu zaimportowania danych pacjenta z bazy globalnej. 17

18 e. Karta szczepieo Aby przejśd do karty szczepieo, wpisujemy w wyszukiwarkę panelu wybrane dane osoby pacjenta, na znajdującej się poniżej liście pacjentów wybieramy wyświetlony wpis i klikamy przycisk Karta Szczepieo w prawym, dolnym rogu okna. Karta szczepieo oferuje szereg rozwiązao. Pozwala dokonywad ewidencji stanu szczepieo pacjenta, zarówno tych obowiązkowych, jak i zalecanych, a także niepożądanych odczynów czy przeciwwskazao do szczepieo. 18

19 Dokumentacji przeprowadzonego zabiegu bądź przeciwwskazania dokonujemy za pośrednictwem odpowiedniej zakładki. f. Rejestracja szczepieo Z poziomu wybranej zakładki szczepienia klikamy przycisk Dodaj cykl szczepienia. Przy pomocy nowo otwartego pola edycji tworzymy cykl szczepienia w oparciu o cykl obowiązkowego harmonogramu dzieci i młodzieży lub cykl dowolny. Po wybraniu określonych danych, w tym choroby przeciw której wykonywad będziemy cykl oraz określeniu dawek o ich liczbę i planowany termin podania, klikamy w przycisk Dodaj. 19

20 W zakładce szczepienia pojawi się wpis planowanego cyklu. Klikając w czarne trójkątne punktory umieszczone przy kolejnych ikonkach wpisu rozwijamy bądź zwijamy informacje o dawkach cyklu szczepienia. UWAGA! W przypadku osób do 19 roku życia włącznie, które zgodnie z polskim PSO podlegają obowiązkowi szczepieo, program automatycznie rozpisze cykle w zakładce szczepieo obowiązkowych. Istnieje również możliwośd wymuszenia na programie by wygenerował pożądane harmonogramy (m.in. 4 dawkowy wzw typu b po narażeniu dla dzieci z masą urodzeniową poniżej 2000g) przycisk Generuj harmonogramy. 20

21 Chcąc dokonad rejestru wykonanego zabiegu wybieramy z rozwiniętego wpisu o cyklu szczepienia konkretną dawkę i klikamy w przycisk Dodaj szczepienie znajdujący się na dole zakładki. Szczepienie zostanie zrealizowane. W tym miejscu należy jeszcze tylko uzupełnid dane wymagane w każdej z kolumn tabeli szczepienia podad datę szczepienia, nazwę i nr. szczepionki, miejsce podania, podpis lekarza kwalifikującego oraz podpis wykonującego zabieg. 21

22 Po wykonaniu szczepienia i odnotowaniu tego faktu w programie a także po każdej deklaracji cyklu szczepienia, należy dokonywad zapisu wprowadzonych zmian. W tym celu klikamy w przycisk Zapisz zmiany. Oprócz zaktualizowania i zabezpieczenia danych w bazie programu, pozwoli to na automatyczne naniesienie zmian w osobistym ekalendarzu szczepieo pacjenta. 22

23 UWAGA! W przypadku szczepienia preparatem skojarzonym należy w pierwszej kolejności sprawdzid w programie, czy automatycznie wygenerowane daty szczepieo dla wszystkich chorób, przeciw którym szczepimy pacjenta, pokrywają się ze sobą. W przypadku bowiem części chorób, daty wygenerowane przez program nie pokrywają się ze sobą, a to oznacza, że umieszczenie naszej szczepionki przy wpisie cyklu szczepienia jednej z chorób, niekoniecznie przełoży się na automatyczne uzupełnienie cykli szczepieo odpowiednich dla pozostałych komponent preparatu. g. Szczepienie historyczne Program dopuszcza możliwośd szczepienia bezampułkowego/historycznego. Jest to ważne zarówno z punktu widzenia informatyzacji pracy i archiwizacji danych, gdyż pozwala na przeniesienie do programu danych z już istniejących papierowych kart szczepieo, jak i z punktu widzenia raportowania, gdyż bez uzupełnienia bazy programu o bieżące, ale nadal papierowo rejestrowane szczepienia, program nie będzie posiadał kompletnych danych na potrzeby MZ54. Jeśli na stan magazynu wprowadziliśmy już jakieś szczepionki, wtenczas chcąc wykonad wpis historyczny należy dokonad zmiany trybu szczepienia z magazynowego na szczepienie historyczne jeśli nie, tryb szczepienia historycznego włączy się domyślnie. Chcąc zmienid 23

24 tryb szczepienia klikamy w odpowiedni aktywny przycisk widoczny pod nagłówkiem okna wyboru szczepionki. Po wybraniu trybu szczepienia historycznego, pojawi się lista wszystkich zarejestrowanych szczepionek przeciw chorobie, przeciw której wykonujemy szczepienie. Wybieramy interesujący nas preparat, a w polu formularza pod tabelą po prawej stronie okna wpisujemy numer serii. Klikamy następnie w przycisk Dodaj szczepionkę historyczną. UWAGA! Wykonując szczepienie magazynowe należy pamiętad o uprzednim uzupełnieniu listy Stanu magazynu o posiadane na stanie rzeczywistym preparaty. W przypadku szczepienia historycznego nie jest to konieczne. Ten tryb szczepienia spowoduje jednak, że wybrany preparat i jego seria zostaną dodane do słownika szczepionek programu i ujęte w nim jako szczepionka historyczna. h. Niepożądane odczyny Wystąpienie NOP u pacjenta rejestrujemy za pomocą przycisku Generuj NOP. Po kliknięciu w przycisk program prosi nas o wybranie konkretnego szczepienia i uzupełnienie danych dla opisania odczynu. Funkcja generowania raportu o wystąpieniu NOP jest również dostępna z 24

25 poziomu odpowiedniego okna panelu raportów (o czym za chwilę). Zakładka pozwala generowad raport NOP do pliku dokumentu o rozszerzeniu PDF. i. Przeciwwskazania do szczepieo Wystąpienie przeciwwskazao rejestrujemy przy pomocy przycisku Dodaj przeciwwskazanie. Następnie, klikając w kolejne komórki wpisu w każdej z kolumn tabeli wprowadzamy wymagane informacje. Wykonanie rejestru potwierdzamy przyciskiem Zapisz przeciwwskazanie. j. Pacjent tymczasowy Kategoria pacjenta tymczasowego została wprowadzona dla celów rejestracji i raportowania szczepieo osób nie będących pacjentami podległymi jednostce, a jedynie korzystającymi doraźnie z jej usług np. szczepienia poekspozycyjne przeciw wściekliźnie, czy szczepienia realizowane tylko przez wyznaczone punkty w ramach programów samorządowych. Aby zarejestrowad pacjenta tymczasowego, należy zaznaczyd odpowiednie pole wyboru znajdujące się pod formularzami danych demograficznych w oknie dodawania pacjenta. Wybór tej kategorii zostanie odpowiednio przedstawiony na liście pacjentów w kolumnie Tymczasowy. 7. Panel raportów Raporty to ostatnia z zasadniczych funkcjonalności programu. Przy pomocy tego panelu użytkownik aplikacji może w łatwy i intuicyjny sposób wygenerowad interesujące go w danej chwili zestawienie. 25

26 Program oferuje generowanie: karty uodpornienia, MZ-54, raportów z nadzoru nad kartami uodpornienia oraz NOP. 26

27 W zależności od rodzaju raportu, pożądane zestawienie uzyskuje się, określając rozpiętośd czasową raportowanego okresu przy pomocy odpowiednich kontrolek, bądź poprzez wybranie konkretnego wpisu na aktualnie wyświetlonej liście, a następnie kliknięcie we właściwy dla raportu przycisk Generuj. 27

28 Wygenerowane dane zapisywane są zgodnie z obowiązującymi szablonami do pliku w formacie PDF. Daje to szerokie spektrum możliwości w ich magazynowaniu i przekazywaniu innym uprawnionym jednostkom. Raporty w formacie PDF oferują bezpośrednią gotowośd do druku. a. NOP Okno raportowania niepożądanego odczynu poszczepiennego jest jednocześnie narzędziem rejestru wystąpienia NOP do karty szczepieo pacjenta. Raport wykonujemy klikając w przycisk Generuj NOP, po czym w kolejno otwieranych oknach wybierając szczepienie, którego odczyn dotyczy i podając wymagane informacje. b. Zestawienia własne Zestawienia własne to narzędzie tworzenia predefiniowanych przez użytkownika list raportowych. Listę tworzymy poprzez uzupełnienie wyłącznie wybranych formularzy i kliknięcie w przycisk Szukaj. Przedstawiony rezultat możemy następnie wygenerowad do pliku PDF i wydrukowad. 28

29 8. Ustawienia programu Obok wymienionych funkcjonalności, menu startowe programu eszczepionka daje dostęp do ustawieo aplikacji, w zakresie których w ręce użytkownika zostają oddane w pierwszej kolejności formularze sekcji Dane jednostki medycznej. Uzupełnienie ich jest o tyle ważne, gdyż dane tu podane będą automatycznie umieszczane na generowanych w programie dokumentach. Brak tych informacji w sposób zasadniczy utrudniad będzie identyfikację sprawozdao generowanych i przesyłanych przez jednostkę. Następny element ustawieo programu stanowi sekcja Pracownicy. Daje ona dostęp do listy pracowników punktu szczepieo, a także służy do nadawania loginów oraz haseł kolejnym użytkownikom programu. 29

30 a. Dodawanie i edycja danych pracowników Z poziomu sekcji Pracownicy klikamy w przycisk Dodaj Pracownika. W nowo otwartym oknie wypełniamy następnie wymagane formularze. Uzupełnienie pól obowiązkowych (oznaczonych gwiazdką *) spowoduje wyłącznie wprowadzenie pracownika do systemu, w tym wysłanie mu na mail oraz smsem haseł dostępu do ekalendarza na portalu Jedynie po wypełnieniu nieobowiązkowych formularzy loginu oraz hasła, pracownikowi zostanie przypisane indywidualne konto dostępu do programu i jego funkcjonalności. 30

31 Wszystkie formularze danych pracownika mogą byd na bieżąco aktualizowane sekcja Pracownicy, przycisk Edytuj Pracownika. Panel ustawieo posiada więcej zastosowao. Za jego pomocą użytkownik może zaimportowad i wyeksportowad bazę danych programu oraz przywrócid do rejestru tych pacjentów, którzy zostali pozbawieni aktywnego statusu. Ponadto, z poziomu panelu uzyskuje się dostęp do narzędzia słowników stosowanych na każdym etapie pracy z programem. Możliwośd ich rozbudowy jest kolejnym elementem stanowiących o potencjale korzystania z aplikacji. UWAGA! Z poziomu panelu ustawieo można dokonad importu danych listy pacjentów z innych programów medycznych. Wszystkim zainteresowanym polecamy zapoznanie się z instrukcjami importu danych listy pacjentów z wybranych programów medycznych (m.in. DrEryk, KS-SOMED) do programu eszczepionka. Instrukcje pobrad można w strefie lekarza portalu b. Import/Eksport bazy danych Sekcja ta daje możliwośd wyeksportowania bazy danych programu do pliku, który zostanie zapisany na naszym komputerze lub importu danych z takiego samego pliku 31

32 c. Słowniki Słowniki to miejsce, w którym znajdują się wszystkie dane dotyczące szczepionek. Można zapoznad się z ich zawartościami, pojemnościami dawek, postaciami leków, opakowaniami, producentami, listą chorób, szczepionek oraz nazwiska dostawców. Wszystkie te dane można modyfikowad, dodając własne pola do każdej kategorii. d. Nieaktywni pacjenci Sekcja zawiera listę nieaktywnych pacjentów, czyli tych usuniętych z bazy z powodu zgonu lub emigracji. Przycisk Aktywuj pacjenta pozwala na przywrócenie ich do bazy danych. e. Kody eksportu W tej sekcji znajduje się lista kodów pacjentów wyeksportowanych do globalnej bazy danych. Z pomocą wyszukiwarki łatwo odnaleźd kod pacjenta, którego potrzebujemy. f. Import pacjentów z programów Sekcja służy do importu danych pacjentów z innych programów medycznych. Instrukcja obsługi importu znajduje się na naszej stronie internetowej. g. Znajdź po serii Sekcja pozwala na znalezienie wszystkich pacjentów zaszczepionych daną serią szczepionki przez wpisanie numeru serii lub jej fragmentu do wyszukiwarki. 9. Wyjście z programu Aby wyjśd z programu, wystarczy kliknąd w przycisk Menu na pasku startowym aplikacji i z rozwiniętego menu wybrad opcję Zamknij program, opcjonalnie w krzyżyk x w prawym, górnym rogu okna programu. 32

33 UWAGA! Pamiętaj aby przed każdym wyjściem z programu dokonad zapisania wprowadzonych przez siebie zmian. 33