MIEJSKA ENERGETYKA CIEPLNA SPÓŁKA Z O.O. W OSTROWCU ŚWIĘTOKRZYSKIM UL. HENRYKA SIENKIEWICZA OSTROWIEC ŚWIĘTOKRZYSKI

Transkrypt

1 Umowa Nr / ZSI/2014 zawarta dnia r. w Ostrowcu Świętokrzyskim pomiędzy: Miejską Energetyką Cieplną Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Ostrowcu świętokrzyski, ul. Henryka Sienkiewicza 91; Ostrowiec Świętokrzyski, wpisanym do Rejestru Przedsiębiorstw Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym w Kielcach Wydział X Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS ; NIP ; REGON Kapitał zakładowy ,0 PLN zwaną dalej "Zamawiającym '', reprezentowanym przez:. 1. mgr inż. Paweł Urban - Prezes Zarządu 2. mgr Jan Pawliński - Wiceprezes Zarządu a..., zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców pod numerem KRS..., NIP..., REGON...; Kapitał zakładowy... zwanym dalej "Wykonawcą" reprezentowanym przez: o następującej treści : 1. PRZEDMIOT UMOWY 1. W wyniku przeprowadzonego przetargu nieograniczonego Zamawiający zamawia a Wykonawca przyjmuje do wykonania Dostawa wraz z wdrożeniem Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI) wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem oraz usługą serwisu po wdrożeniu 2. Nieodłączną część umowy stanowią:: a) Formularz ofertowy, b) Specyfikacja Istotnych Warunków Umowy, Przedmiot umowy określony w 1 obejmuje : 2. ZAKRES UMOWY 1. Przedmiotem umowy stają się wszystkie roboty podstawowe oraz tymczasowe niezbędne do prawidłowego wykonania zadania a w szczególności: 1) Dostawa i instalacja relacyjnej bazy danych dla 43 użytkowników, niezbędnej do uruchomienia zintegrowanego systemu informatycznego do zarządzania przedsiębiorstwem. 2) Dostawa, instalacja, udzielenie bezterminowej licencji Zintegrowanego Systemu Informatycznego wraz z wdrożeniem (dla 43 użytkowników), obejmującego obszary: Analizy, Finanse i Księgowość, str. 1

2 Biuro Obsługi Klienta, Portal Biura Obsługi Klienta, Windykacja, Należności i Zobowiązania, Ewidencja Środków Trwałych, Sprzedaż, Magazyn, Zlecenia, Remonty, Inwestycje Kadry-Płace, Remonty, Rozliczanie Ciepła i Energii Elektrycznej z Ewidencją Infrastruktury, Obsługa Transportu. 3) Usługa serwisu po wdrożeniu. 4) Opracowanie specyfikacji technicznej w zakresie potrzeb sprzętowych. 5) Nadzór nad wdrażaniem zakupionego systemu obejmujący: - konwersję danych z dotychczasowych programów Zamawiającego do ZSI, - instalację oprogramowania, - parametryzację systemu, - szkolenia pracowników w okresie wdrożenia 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi w zakresie przedmiotu umowy przepisami, normami technicznymi oraz zasadami najlepszej dostępnej wiedzy technicznej. Wdrożenie Wykonawca realizować będzie za pomocą zespołu wdrożeniowego 3. GWARANCJE, SERWIS 1. Gwarancja świadczona przez Wykonawcę udzielana zostaje na czas trwania usługi wsparcia i serwisu. 2. Gwarancja udzielana przez Wykonawcę obejmuje usuwanie wszelkich wad i usterek wykrytych przez użytkowników Zamawiającego uniemożliwiających wykorzystywanie funkcji ZSI, przy czym: a) awaria rozumiana jest jako niepoprawne działanie oprogramowania, które uniemożliwia prawidłową eksploatację systemu i powoduje konieczność wstrzymania eksploatacji systemu, b) usterka to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, niepowodujące jednak konieczności wstrzymania eksploatacji systemu. 3. Usuwanie wszelkich wad i usterek ZSI w okresie objętym gwarancją odbywać się będzie bezpłatnie, chyba że wady lub usterki zostaną spowodowane z winy Zamawiającego. 4. Usługa wsparcia i serwisu świadczona będzie przez okres obowiązywania niniejszej umowy 5. Opieka serwisowa obejmuje: a) konserwację całości oprogramowania, b) aktualizację ZSI - rozumianej jako prawo do bezpłatnego otrzymywania kolejnych (nowych) wersji systemu, uwzględniających zmiany w obowiązującym prawodawstwie, c) bieżącą pomoc dla użytkowników systemu w siedzibie Zamawiającego lub z wykorzystaniem pulpitu zdalnego, lub łączności telefonicznej, mailowej 6. Czas reakcji: str. 2

3 Nazwa Godziny pracy Serwisu Czas reakcji Serwisu Czas usunięcia Awarii Czas usunięcia Wady Aplikacji Czas usunięcia Usterki Programistycznej Czas obsługi Konsultacji Minimalne warunki serwisu Uwagi Okres godzin w ciągu dnia roboczego od poniedziałku do piątku. 4h Czas w godzinach liczony od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego. 48h Zamawiającego w godzinach pracy serwisu. 7 dni Zamawiającego w godzinach pracy serwisu 30 dni 10 dni Zamawiającego w godzinach pracy serwisu. Zamawiającego w godzinach pracy serwisu. 7. Zgłaszanie awarii / usterek ZSI odbywać się będzie: a) pocztą elektroniczną na adres, b) faxem, na adres, przy czym Wykonawca każdorazowo zobowiązany jest do potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia awarii / usterki tą samą drogą. 8. Usuwanie awarii / usterek ZSI odbywać się będzie zdalnie (z wykorzystaniem sesji pulpitu zdalnego, narzędzi przygotowanych przez Wykonawcę) lub też poprzez wizyty przedstawicieli Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego w czasie których dokonają oni usunięcia awarii / usterki. 9. Na 15 dni roboczych przed upływem terminu obowiązywania gwarancji Zamawiający wraz z Wykonawcą dokonają przeglądu funkcjonalności ZSI. Strony sporządzą protokół z przeglądu gwarancyjnego i w wypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub braków funkcjonalnych ZSI Wykonawca zobowiązany jest do przedłużenia okresu obowiązywania gwarancji do momentu usunięcia nieprawidłowości opisanych w protokole. 4 POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH 1. Zamawiający, jako administrator przetwarzający dane osobowe powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych zawartych w bazach (zbiorach) danych przetwarzanych w systemach informatycznych eksploatowanych w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego w celu realizacji przedmiotu umowy i w okresie wykonywania wdrożenia. 2. Wykonawca oświadcza, iż zna przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024) i zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z tymi przepisami oraz gwarantuje, że dostarczony przez niego ZSI spełnia wymagania w/w przepisów. 3. Wykonawca zobowiązany jest zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, kradzieżą przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem. str. 3

4 4. Wykonawca jest obowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały wprowadzone do baz danych po jej przekazaniu przez Zamawiającego oraz komu są przekazywane, zwłaszcza, gdy przekazuje się je za pomocą urządzeń transmisji danych. 5. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby wyznaczone przez Wykonawcę i upoważnione do tego imiennie przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji ze strony Zamawiającego. 6. Strony umowy prowadzą ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, przetwarzanych w związku z wykonywaniem umowy. 7. Najpóźniej w ciągu 7 dni licząc od wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, Wykonawca zobowiązany jest usunąć ze swoich zbiorów danych wszystkie dane osobowe objęte bazami danych, które przetwarzał w związku z wykonywaniem umowy. 5 TERMINY WYKONANIA PRZEDMIOTU UMOWY Strony ustalają następujące terminy: Termin rozpoczęcia wykonywania zamówienia /planowany/ październik 2014 r. Termin zakończenia wykonywania zamówienia - 30 września 2015 r. Przy czym: 1. Dostawa i instalacja bazy danych w terminie do 1 miesiąca od daty zawarcia umowy. 2. Dostawa, instalacja i udzielenie licencji ZSI w terminie do 1 miesiąca od daty zawarcia umowy. 3. Wdrożenie ZSI w terminie 12 miesięcy od daty zawarcia umowy. 4. Usługa serwisu po wdrożeniu. 6 WYNAGRODZENIE WYKONAWCY 1. Szacunkowe wynagrodzenie na podstawie złożonej oferty wynosi... (słownie...) PLN netto plus należny podatek VAT w kwocie..., dalej zwane również Ceną Kontraktową. 2. Ceny jednostkowe poszczególnych rodzajów robót objętych niniejszą Umową ujęto w Ofercie Wykonawcy stanowiącej dokument wiążący niniejszej umowy. Ceny jednostkowe pozostają niezmienne do czasu trwania Umowy. Ceny te obejmują wszystko to, co jest konieczne do zgodnego z Umową wykonania całości zobowiązań określonych Umową 3. Płatności za wykonane roboty dokonywane będą przez Zamawiającego na podstawie faktur VAT wystawionych przez Wykonawcę na podstawie zatwierdzonych przez Zamawiającego lub jego przedstawiciela protokołów odbioru robót. 4. Ustala się następujące terminy płatności za odebrane roboty : a) jako zasadę stosuje się termin 14 dniowy od dnia dostarczenia faktury, b) wyjątkiem jest zapłata za licencję, gdzie 50 % wartości faktury z podatkiem VAT płatne jest w ciągu 14 dni, natomiast pozostałe 50 % należności płatne jest w ciągu str. 4

5 14 dni od daty podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, potwierdzającego dostarczenie wszystkich modułów oprogramowania. 7 OGÓLNE WARUNKI WYKONANIA PRZEDMIOTU UMOWY 1. Wykonawca oświadcza, że posiada umiejętności i kwalifikacje niezbędne do należytego wykonania przedmiotu umowy. 2. Wykonawca zapewnia, że wszelkie prace składające się na przedmiot umowy zostaną wykonane przez wykwalifikowany zespół programistów, wdrożeniowców i inne osoby z ramienia Wykonawcy, niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, której wynikiem będzie projekt wdrożenia i harmonogram wdrożenia przedstawiony w formie pisemnej przed przystąpieniem do wdrożenia ZSI. Harmonogram wdrożenia podlega akceptacji przez Zamawiającego. 4. Wykonawca nie może powierzyć wykonania niniejszej umowy osobom trzecim bez zgody Zamawiającego. 5. Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do wszelkich informacji niezbędnych do realizacji lub mogących mieć wpływ na kształt przedmiotu umowy. 6. Zamawiający zobowiązuje się do: a) zapewnienia Wykonawcy, na czas przeprowadzania szkolenia administratorów i użytkowników, sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem niezbędnym do przeprowadzenia szkolenia, b) wyznaczenia administratorów ZSI oraz użytkowników, którzy będą współuczestniczyć w procesie wdrażania ZSI. 7. Strony zobowiązane są do zachowania tajemnicy handlowej i nie ujawniania wszelkich danych niejawnych zdobytych podczas wykonywania przedmiotu umowy. 1. Przedstawicielami Wykonawcy są: Przedstawicielami Zamawiającego są:'... 8 OBOWIĄZKI STRON 9 KARY 1. W przypadku, gdy na skutek działań lub zaniedbań Wykonawcy wystąpią okoliczności kwalifikujące zaistniałą sytuację, jako odstąpienie od umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu odszkodowanie w wysokości równej udokumentowanym stratom rzeczowym oraz finansowym skalkulowanym przez Zamawiającego a będących skutkiem odstąpienia. 2. Za opóźnienia w wykonywaniu robót Zamawiający naliczy Wykonawcy kary umowne zgodnie z 5 niniejszej umowy. 3. Za opóźnienia w podjęciu działań naprawczych po zgłoszeniu szkody w okresie gwarancyjnym Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,25 % ceny kontraktowej za każdy dzień opóźnienia w przypadku nie podjęcia działania w ciągu 24 godzin od potwierdzonej godziny zgłoszenia, str. 5

6 4. Za straty spowodowane awarią sieci w czasie okresu gwarancyjnego Wykonawca zapłaci odszkodowanie równowarte stratom rzeczowym oraz finansowym poniesionym przez Zamawiającego w skutek awarii. 5. Za opóźnienia w dokonywaniu płatności Wykonawca naliczy kary umowne Zamawiającemu w wysokości WIBOR (1M) +3% w skali rocznej od wartości płatności przeterminowanych. 10 GWARANCJE 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu pełnej ( urządzenia, materiały i robocizna) gwarancji oraz rękojmi na całość zadania stanowiącego przedmiot umowy. 2. Okres gwarancji ustala się na czas trwania usługi wsparcia i serwisu. 3. Jeżeli część robót zostanie odebrana przez Zamawiającego wcześniej to i tak za datę rozpoczęcia okresu gwarancyjnego uznawana będzie data poświadczenia Protokołu końcowego. 4. W razie nie przystąpienia przez Wykonawcę do usuwania awarii w określonym umową terminie, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zlecenia usunięcia awarii innemu podmiotowi. 5. Zamawiający może realizować uprawnienia z tytułu rękojmi za wady fizyczne niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji. 11 ZABEZPIECZENIA 1. Wykonawca wniesie zabezpieczenie należytego wykonania robót w wysokości 5 % ceny umownej brutto w formie gwarancji ubezpieczeniowej najpóźniej w terminie 7 dni od daty podpisania umowy pod rygorem jej nieważności. 2. Wykonawca przekazuje kwotę wniesionego wadium w ramach postępowania przetargowego jako część pokrycia zabezpieczenia należytego wykonania robót, 3. Zwrot zabezpieczenia zgodnie z art. 151 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U z 2007 nr 223 poz.1665): a) 70 % zabezpieczenia zostanie zwrócone lub zwolnione w ciągu 30 dni od dnia ostatecznego odbioru. b) 30 % zabezpieczenia zostanie zwrócone lub zwolnione w ciągu 14 dni po upływie okresu rękojmi za wykonane roboty. 12. USTALENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający przewiduje możliwość zmian umowy w sytuacji, gdy wystąpi jeden z niżej wymienionych przypadków; a) będzie to wynikiem zmiany odpowiednich przepisów, b) dochowanie terminu umownego jest niemożliwe z uwagi na siłę wyższą lub inne okoliczności niezależne od Wykonawcy lub których Wykonawca przy zachowaniu należytej staranności nie był w stanie uniknąć lub przewidzieć, c) zmiany są korzystne dla Zamawiającego, str. 6

7 d) zmiana będzie dotyczyć ograniczenia części robót, e) istnieje potrzeba udzielenia zamówienia uzupełniającego na podstawie odrębnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 2. W przypadku jeżeli Zamawiający rezygnuje z wykonywania zawartego w projekcie fragmentu robót rozliczenie będzie następować poprzez obniżenie wynagrodzenia Wykonawcy na zasadach ustalonych w Warunkach Kontraktowych. 3. Zmiana postanowień niniejszej umowy lub jej rozwiązanie wymaga zgody obu stron wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. 4. W sprawach nieunormowanych niniejszą umową stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego 5. Spory powstające na tle niniejszej umowy rozpatrywać będzie Sąd Rejonowy rzeczowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. 6. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z którego 1 egz. Otrzymuje Wykonawca a 1 egz. Zamawiający. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA str. 7