Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Wrocław Sp. z o.o.

Transkrypt

1 WROcomp MS Outlook MATERIAŁ DYDAKTYCZNY

2 Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Spis treści: II. MS OUTLOOK POCZTA ELEKTRONICZNA ( ) ORAZ JEJ ZASTOSOWANIE WYGLĄD I STRUKTURA ADRESU KORZYSTANIE Z I WYSYŁANIE I Otwieranie, zamykanie programu poczty elektronicznej Tworzenie nowego a Wprowadzanie adresu do pól wiadomości Wprowadzanie tematu a Kopiowanie tekstu z innych źródeł do a Załączanie, usuwanie załączników Zapisanie projektu a Sprawdzanie poprawności pisowni Wysyłanie a z wybranym priorytetem OTRZYMYWANIE I Używanie funkcji odpowiedz nadawcy i odpowiedz wszystkim Przesyłanie otrzymanego a do dalszych adresatów Otwieranie i zapisywanie załączników w określonym miejscu na dysku Podgląd wiadomości i jej drukowanie ZWIĘKSZENIE WYDAJNOŚCI PRACY Dodawanie oraz usuwanie nagłówków wiadomości Zarządzanie odpowiedziami Dodawanie flagi do a Identyfikacja i oznaczanie i ZARZĄDZANIE SKRZYNKĄ POCZTOWĄ ORGANIZACJA Odszukiwanie a według wybranych kryteriów Sortowanie i według wybranych kryteriów Zarządzanie folderami do przechowywania poczty Przenoszenie i pomiędzy folderami poczty Usuwanie a Odzyskiwanie usuniętego a Opróżnianie folderu poczty usuniętej KSIĄŻKA ADRESOWA Dodawanie i usuwanie danych z książki adresowej Dodawanie adresu nadawcy a do książki adresowej DODATKI AUTOMATYCZNY PODPIS DO MAILA AUTORESPONDER REZERWACJA SALI ZMIANA HASŁA DO POCZTY (DLA KONTA FIRMOWEGO): Strona 2 z 37

3 II. MS Outlook Strona 3 z Poczta elektroniczna ( ) oraz jej zastosowanie W tym podrozdziale wyjaśnimy sobie pojęcie poczty elektronicznej ( ). Powiemy sobie również jakie jest jej zastosowanie i czemu zawdzięcza tak dużą popularność. Poczta elektroniczna, czyli popularny to najpopularniejszy i najwygodniejszych sposób komunikacji. Poczta elektroniczna to usługa umożliwiająca wysłanie i odbieranie elektronicznych wiadomości (listów, tzw i) dostarczanych do odbiorcy na jego adres mailowy, w dowolne miejsce na świecie i w dodatku praktycznie natychmiastowo. Cała usługa oparta jest o odpowiednie serwery pocztowe, POP3 (poczta przychodząca) oraz SMTP (poczta wychodząca). Użytkownik poczty otrzymuje konto pocztowe opisane adresem mailowym o określonej strukturze (szerzej na ten temat w kolejnym podrozdziale np. testowe@interia.pl). Dostęp do tego konta jest możliwy z dowolnego miejsca na ziemi wyposażonego w urządzenie podłączone do Internetu, najczęściej komputer. Sama obsługa poczty odbywa się przy pomocy specjalnego interfejsu pocztowego (wersja przeglądarkowa) lub programu do obsługi poczty. Użytkownicy mogą wysłać do siebie nieograniczone ilości i (listów), które poza tekstem mogą zawierać załączniki w postaci różnego rodzaju plików. Oczywiście, żeby móc skorzystać z poczty elektronicznej, czyli wysłać popularnego a musimy spełnić kilka warunków: musimy posiadać konto owe (działające, na które możemy się zalogować) musimy znać adres mailowy odbiorcy naszej wiadomości musimy posiadać odpowiedni program, który umożliwi nam wysłanie wiadomości (lub musimy mieć dostęp do usługi pocztowej poprzez interfejs www) Bardzo trudno będzie wymienić wszystkie zastosowania poczty elektronicznej. Najogólniej mówiąc jest to obecnie podstawowe narzędzie wykorzystywane praktycznie w każdej dziedzinie życia. Aktualnie nie można sobie wyobrazić żadnej firmy czy instytucji, która mogłaby sprawnie działać bez wykorzystanie tego sposobu komunikacji. Całą popularność poczta zawdzięcza prostocie oraz szerokiej dostępności. Dzisiaj praktycznie każdy z nas posiada jedno lub kilka kont pocztowych i wysyła dziennie od kilku do kilkudziesięciu i. Mamy dostęp do darmowych kont pocztowych, których pojemność stale rośnie i na dzień dzisiejszy znacznie przekracza wykorzystywane wartości (obecnie średnia wielkość konta pocztowego przekracza 1GB). Tak jak wspomnieliśmy poczta elektroniczna ma wiele zastosowań:

4 Strona 4 z 37 przesyłania wiadomości tekstowych w sposób natychmiastowy do dowolnego wybranego adresata (jedyny warunek musimy znać adres mailowy odbiorcy naszej wiadomości) przysyłanie wiadomości zawierających załączniki pliki, np. zdjęcia, muzyka, filmy, dokumenty, prezentacje, itd. najogólniej rzecz ujmując szybki, uniwersalny środek komunikacji 1.2 Wygląd i struktura adresu W tym momencie omówimy sobie dokładnie wygląd i strukturę adresu . Zwrócimy szczególna uwagę na każdą z jego części. Dowiemy się również na co uważać podczas używania adresów do komunikacji. Adres składa się z kilku części. Można powiedzieć, że jest to taki odpowiednik naszego tradycyjnego adresu pocztowego. Bez znajomości tego adresu nie będziemy w stanie skutecznie dostarczyć do odbiorcy (adresata) wiadomości. Poniżej widzimy przykładowy adres nazwa_konta@domena_pocztowa.pl Poniżej omówimy sobie części składowe adresu: nazwa_konta to część naszego adresu mailowego, przed np. imie.nazwisko@poczta.fm w tym przypadku imie.nazwisko to jest nazwą konta, natomiast poczta.fm jest domeną. Pamiętamy, że w nazwie konta NIE MA POLSKICH LITER ANI SPACJI! Nieważne są też duże i wielkie litery, możemy pisać wszystko małymi literkami lub wszystko wielkimi. Ważne są natomiast kropki jeżeli występują gdzieś w nazwie musimy je - at lub małpa, jest to znak mówiący o tym, że dane ciąg słów jest adresem . Znak ten oddziela nazwę konta od domeny. Domena_pocztowa.pl jest to ostatnia część adresu pocztowego, czyli domena lub nazwa serwera pocztowego. Można ją podzielić na domenę najwyższego poziomu np. PL oraz pod domeny, np. interia, onet, gmail. Bardzo ważne jest właściwe wpisanie pełnego adresu tylko wtedy wysyłana przez nas wiadomość dotrze do adresata. Pamiętać należy, o tym, że tylko poprawnie zaadresowana wiadomość ma szanse dotrzeć do odbiorcy. Dlatego musimy uważać na wszystkie kropki w adresach, znaki podkreślenia. Pamiętajmy również, ze adresy nie mogą zawierać spacji oraz polskich znaków. 2. Korzystanie z i 2.1 Wysyłanie i W pierwszym podrozdziale nauczymy się wysyłać e. Proces ten składa się z szeregu czynności, które będziemy kolejno omawiać. Nauczymy się również korzystać z narzędzi wspomagających pracę z pocztą takich jak sprawdzanie pisowni, pomoc. Wszystkie czynności

5 Strona 5 z 37 będziemy wykonywać w oparciu o program pocztowy MS Outlook 2007 wchodzący w skład pakietu Office W kolejnych rozdziałach mamy nauczyć się wykorzystywać program pocztowy do pracy, nie będziemy się jednak uczyć jego konfiguracji. Sam proces konfiguracji nie jest skomplikowany, sprowadza się do wykonania kilku czynności. Różni się on w zależności od serwera, który obsługuje dane konto pocztowe. Nauczymy się zarządzania książką adresową oraz tworzenia reguł i zakładania folderów na pocztę. Mechanizm reguł pocztowych to szczególnie istotne narzędzie, z którym warto zapoznać się bliżej. Dzięki funkcjonalności, którą oferuje, jesteśmy w stanie zautomatyzować oraz uprościć zarządzanie bazą naszych i Otwieranie, zamykanie programu poczty elektronicznej Na początku omówimy sobie sposoby otwierania oraz zamykania programu pocztowego oraz podstawowe informacje związane z obsługą jego interfejsu. W celi włączenia programu Outlook klikamy na START Wszystkie programy Microsoft Office - Outlook. Inna możliwość to skorzystanie ze skrótu umieszczonego na pulpicie, o ile taki skrót istnieje. Po kliknięciu na powyższą ikonkę włączymy program. Pamiętać należy również, że jeżeli jest to pierwsze uruchomienie programu pocztowego, zobaczymy kreator proszący nas o podanie danych konta pocztowego. Możemy go anulować, oczywiście jest możliwa konfiguracja dowolnej liczby kont pocztowych w późniejszym czasie zajmiemy się tym tematem w kolejnych podrozdziałach.

6 Strona 6 z 37 Zamknięcie programu Outlook wykonujemy w standardowy sposób, czyli klikając w prawym górnym rogu na krzyżyk Zamknij lub wybierając z menu Plik Zamknij Tworzenie nowego a Kolejne podrozdziały będą dotyczyły informacji związanych z tworzeniem nowego a. Jak się okaże za chwilę, cały proces można podzielić na kilka etapów, jednak każdy z tych etapów to czynności proste do wykonania. Zakładamy, że program pocztowy jest skonfigurowany i gotowy do pracy. W celu napisania nowej wiadomości elektronicznej (utworzenia a) wybieramy z menu programu pozycję Nowa wiadomość pocztowa. Ewentualnie możemy skorzystać z menu programu wybierając pozycję Plik Nowy Wiadomość pocztowa. Spowoduje to otwarcie okna nowej wiadomości, które możemy zobaczyć poniżej. Jeżeli po otwarciu okna nowej wiadomości zaczniemy wpisywać dowolny tekst, a następnie będziemy chcieli zamknąć wiadomość (klikając na krzyżyk) zostaniemy zapytani, czy chcemy zapisać wiadomość. Jeżeli zdecydujemy się na zapisanie wiadomości zostanie ona umieszczona w folderze Wersje robocze Wprowadzanie adresu do pól wiadomości Teraz zajmiemy się wprowadzaniem adresu do pól wiadomości. Jak wiemy mamy dostępne trzy pola, które omawialiśmy szczegółowo w poprzednim rozdziale:

7 Strona 7 z 37 Jeżeli w naszym oknie wiadomości nie widać pole UDW, musimy wybrać z menu okna wiadomości pozycję Opcje i zaznaczyć opcję Pokaż pole UDW. Samo wprowadzenie adresu mailowego sprowadza się do wpisania go w odpowiednie pole. Przymnijmy sobie krótko, w jaki sposób należy korzystać z wybranych pól: pole DO w tym miejscu umieszczamy adres odbiorcy naszego a. Jeżeli tych odbiorców będzie kilku oddzielamy poszczególne adresy przecinkiem lub średnikiem (w zależności od programu, który wykorzystujemy do tego celu). pole DW jest to pole do wiadomości, czyli umieszczamy tutaj adresatów lub adresata, którym również chcemy przesłać danego a. Podobnie jak w przypadku pola DO możemy po przecinku lub średniku wpisać więcej niż jeden adres . pole UDW tzw. ukryte pole do wiadomości. Jeżeli wpiszemy adres mailowy w to pole, właściciel tego adresu otrzyma daną wiadomość, jednak pozostali odbiorcy (wpisanie w pola DO oraz DW) nie będą o tym wiedzieć. Oczywiście możliwa jest sytuacja, że wpisujemy różne adresy do każdego z pól. Ilość wykorzystanych pól zależy tylko i wyłącznie od sytuacji. Ważne jest, żeby przynajmniej jedno z tych pól posiadło wpisany adres. Możemy również do wprowadzania adresów wykorzystać książkę adresową, oczywiście wtedy nasza książka musi zawierać adresy Wprowadzanie tematu a Wprowadzanie tematu wiadomości sprowadza się do ustawiania kursora w polu Temat oraz wpisaniu wybranego tematu. O znaczeniu oraz zasadach wprowadzania tematów do wiadomości mówiliśmy w poprzednim rozdziale. Dlatego teraz zajmiemy się kwestiami technicznymi związanymi z tą czynnością: Temat jest dla wiadomości opcjonalny tzn. możemy go nie wpisywać Jeżeli nie wprowadzimy tematu i będziemy chcieli taką wiadomość wysłać zobaczymy komunikat o tym, że próbujemy wysłać maila bez tematu. W tym momencie będziemy mogli potwierdzić nasz zamiar i wysłać wiadomość bez tematu lub dopisać temat Temat wiadomości może być tekstem skopiowanym z dowolnego dokumentu lub miejsca Temat może zawierać dowolne znaki tekstowe, pamiętajmy o tym, że powinien być krótki i konkretny

8 2.1.5 Kopiowanie tekstu z innych źródeł do a Strona 8 z 37 W tym podrozdziale opowiemy sobie o wprowadzaniu tekstu do a. Sprawa jest prosta, tzn. wiadomość e-miał należy traktować identycznie jak dowolny inny dokument tekstowy. Oznacza to, że zawartość a możemy skopiować z dowolnego źródła, np. strony internetowej, pliku tekstowego, pliku arkusza kalkulacyjnego itd. Nie będziemy opisywać szczegółowo procesu kopiowania tekstu, ponieważ wielokrotnie był on już wcześniej omawiany. Musimy pamiętać tylko o tym, że do wykonania tej czynności będziemy potrzebować tekstu źródłowego oraz polecenia kopiuj/wklej (w dowolnej znanej nam formie) Załączanie, usuwanie załączników Teraz zajmiemy się temat załączników, które są dodatkiem do tekstu wiadomości. Jest to bardzo ważny temat, dlatego omówimy go szczegółowo. Zajmiemy się dwiema czynnościami, nauczymy się dodawać załączniki oraz je usuwać. Co może być załącznikiem a, wiemy z poprzednich rozdziałów. Najogólniej mówiąc może to być plik dowolnego typu (pamiętajmy o ograniczeniach nakładanych przez dostawców poczty pliki.exe, itd.). Zobaczymy teraz w jaki sposób można dodać załącznik do wiadomości. Omówimy sobie dwa sposoby: 1. W tym celu wykorzystamy menu wiadomości Wstawianie Dołącz plik wybranie tej opcji powoduje otwarcie okna przeglądania, przy pomocy którego możemy wskazać plik, który chcemy dołączyć do wiadomości. Po wybraniu pliku klikamy na ikonę Wstaw. 2. Wykorzystamy w tym celu ikonę Dołącz znajdującą się na pasku narzędziowym wiadomości. Wybranie tej ikony spowoduje otwarcie identycznego okna przeglądania, opisanego powyżej. Pamiętajmy, że można dodawać kilka plików jednocześnie, w tym celu należy je po prostu zaznaczyć przed wybraniem ikony Wstaw. Ewentualnie czynność dodawania załącznika możemy powtarzać wielokrotnie, za każdym razem dodając pojedynczy plik Zapisanie projektu a W dowolnym momencie tworzenia nowej wiadomości możemy ją zapisać. Taka zapisana wiadomość możemy być wysłana później. Można oczywiście przed wysłaniem tej wiadomości zmienić jej treść. W celu zapisania wiadomości wybieramy z menu okna wiadomości pozycję Plik Zapisz lub Plik Zapisz jako W tym drugim przypadku wiadomość zapisujemy na dysku pod wybraną przez nas nazwą oraz w wybranym miejscu.

9 2.1.8 Sprawdzanie poprawności pisowni Strona 9 z 37 Ostatnią z omawianych czynności, które należy wykonać przed wysłaniem wiadomości jest sprawdzenie poprawności pisowni. Poznaliśmy w poprzednim rozdziale zasady Netykiety, które m.in. mówią o tym, że powinniśmy tworzyć wiadomości bez błędów ortograficznych czy językowych. Nasz program pocztowy jest wyposażone w narzędzie, które nam w tym pomoże. W celu sprawdzenia poprawności pisowni w wiadomości, przed jej wysłaniem, należy z menu wiadomości wybrać pozycję Pisownia. Jeżeli program uzna, że wyraz jest napisany błędnie wyświetli nam propozycje poprawienia pisowni my decydujemy co z tą propozycją zrobić. Możemy zmienić, zignorować lub dodać ją do słownika Wysyłanie a z wybranym priorytetem Ostatnią czynnością, która należy wykonać podczas tworzenia nowego a jest wysyłanie go do wybranego odbiorcy. Okazuje się, że jeszcze dodatkowo możemy wybrać priorytet, z jakim nasza wiadomość zostanie wysłana. Do czego służy priorytet? Jest to taki dodatkowy znacznik mówiący o tym jak ważna jest dane wiadomość, te z wysokim priorytetem podkreślają rangę danej wiadomości. Oczywiście jest to zrealizowane w taki sposób, że dopiero po otrzymaniu danej wiadomości widzimy, że nadawca oznaczył ją jak wiadomość z wysokim lub niskim priorytetem. Sam włączenie tego znacznika nie powoduje przyspieszenia w wysłaniu lub odbieraniu wiadomości. W celu włączenia priorytetu wybieramy z okna tworzonej wiadomości pozycję Wiadomość Opcje wybieramy wysoki, niski. 2.2 Otrzymywanie i W tym podrozdziale zajmiemy się zarządzaniem otrzymywanymi wiadomościami, pod kątem właściwego odpowiadania na nie, przesyłania wiadomości dalej, zarządzania załącznikami oraz drukowania wiadomości. Jest to bardzo istotna wiedza, która pozwoli na sprawne i szybkie wykorzystywanie poczty elektronicznej jako uniwersalnego narzędzia do pracy Używanie funkcji odpowiedz nadawcy i odpowiedz wszystkim W tym podrozdziale nauczymy się korzystać z dwóch funkcji, których działanie jest bardzo zbliżone do siebie: Odpowiedz nadawcy wybierając tą funkcję możemy od razu odpowiedzieć nadawcy wiadomości na jego a. Otworzy nam się okno wiadomości, które będzie już zaadresowane oraz będzie zawierało treść listu na który odpowiadamy.

10 Strona 10 z 37 Odpowiedz wszystkim funkcja ta działa identycznie jak powyżej opisywana, z tą tylko różnicą, że w jej przypadku nasza odpowiedź dotrze do wszystkich adresatów wiadomości którą otrzymaliśmy. W celu wykorzystania tych funkcji w paska narzędziowego programu pocztowego wybieramy pozycję Odpowiedz nadawcy lub Odpowiedz wszystkim W obydwóch przypadkach należy pamiętać, żeby w sposób właściwy odpowiadać na listy. Tutaj są różne szkoły, przyjmujemy jednak, że jeżeli coś cytujemy (np. a na którego odpowiadamy) to robimy to poniżej oryginalnego tekstu. Oczywiście po przygotowaniu odpowiedzi wiadomość wysyłamy, klikając na ikonę wyślij Przesyłanie otrzymanego a do dalszych adresatów Kolejną z omawianych funkcji jest funkcja przesłania otrzymanego a do dalszych adresatów, czyli funkcja prześlij dalej. Funkcja ta pozwala przesłać oryginalną wiadomość do innego odbiorcy, przesyłana wiadomość posiada oryginalną postać oraz zawartość. W celu przesłania wiadomości dalej należy z paska narzędziowego programu pocztowego wybrać ikonę prześlij dalej. Spowoduje to otwarcie okna nowej wiadomości, gdzie wystarczy wpisać nowego adresata oraz wysłać wiadomość Otwieranie i zapisywanie załączników w określonym miejscu na dysku W tym podrozdziale zajmiemy się otwieraniem załączników oraz zapisywaniem ich na dysku, we wskazanym przez nas miejscu. Wiemy, że wiadomości i mogą zawierać załączniki. Dlatego warto wiedzieć jak taki załącznik otworzyć lub zapisać go w celu dalszego wykorzystania. Korzystając z programu Outlook możemy od razu po otrzymaniu nowego a stwierdzić czy posiada on załącznik. Wtedy na liście odebranych wiadomości widać symbol spinacza: Po wybraniu a, którego zawartość będziemy przeglądać robimy to klikając na wybranej pozycji na liście widocznej z prawej strony okna programu, możemy przejść do otwarcia lub zapisania załącznika. W tym celu klikamy na ikonie załącznika:

11 Strona 11 z 37 Teraz klikając prawym przyciskiem myszy na załączniku należy wybrać opcję Zapisz jako Po wykonaniu tej czynności wystarczy wskazać miejsce, w którym załącznik ma zostać zapisany i kliknąć Zapisz Podgląd wiadomości i jej drukowanie Ostatnimi czynnościami, które omówimy w tym rozdziale będzie podgląd wiadomości (tą czynność wykonywaliśmy już wcześniej) oraz jej drukowanie. W celu podglądnięcia wiadomości, czyli wyświetlenia jej zawartości należy po prostu wybrać z listy dostępnych wiadomości tą, która chcemy przejrzeć i kliknąć na niej lewym przyciskiem myszki. W skutek naszego działania w dolnej lub prawej (ustawiamy w menu Widok Okienko odczytu ) części okna programu Outlook zobaczymy treść tej wiadomości. Mamy też drugą możliwość na wybranej wiadomości kliknąć dwa razy lewem przyciskiem myszki. Spowoduje to otwarcie nowe okna, w którym będziemy mogli przeczytać naszą wiadomość. W celu wydrukowania wybranej wiadomości, zaznaczamy ją na liście dostępnych wiadomości (omawiana wielokrotnie prawa część okna), następnie mamy dwie możliwości: 1. Klikamy na ikonę Plik - Drukuj 2. Klikamy na wybranej wiadomości prawym przyciskiem myszki i z menu kontekstowego wybieramy opcję Drukuj 2.3 Zwiększenie wydajności pracy Ten podrozdział będzie przeznaczony ustawieniom zwiększającym wydajność oraz komfort pracy z program pocztowym (w naszym przypadku z programem Outlook). Nauczymy się zmieniać istotne parametry programu takie jak nagłówki wiadomości, ustawienia związane z odpowiedziami, flagi, paski narzędziowe.

12 2.3.1 Dodawanie oraz usuwanie nagłówków wiadomości Strona 12 z 37 Na początek zajmiemy się wyglądem okna, w którym przeglądamy wiadomości, czyli głównego okna programu pocztowego Outlook. Wiemy już, że prawa część okna jest podzielona na kolumny takie jak: Od, Temat, Odebrano, Flaga, Załącznik, Priorytet. Jeżeli chcemy wybrać zmienić ilość oraz rodzaj wyświetlanych kolumn musimy kliknąć na pasku prawym przyciskiem myszy i z pojawiającego się menu wybieramy Niestandardowe: Następnie klikamy Pola. Teraz wybieramy pola, które mają być dostępne i potwierdzamy wybór przy pomocy przycisku OK. Jak widać mamy tutaj również możliwość zmiany kolejności wyświetlania tych kolumn Zarządzanie odpowiedziami W tym podrozdziale dowiemy się jak ustawić, żeby program pocztowy automatycznie dołączał lub nie dołączał widomości oryginalnej do wiadomości na która odpowiadamy. Ustawienie takie robimy wybierając z głównego menu programu pozycję Narzędzia Opcje. Następnie przechodzimy na zakładkę Preferencje oraz klikamy na Opcje

13 Strona 13 z 37 Teraz wystarczy wybrać właściwą opcję w części okienka Odpowiadanie i przesyłanie dalej Dodawanie flagi do a Kolejnym elementem pomagającym w wyróżnianiu wiadomości jest flaga. Tutaj w zależności od programu pocztowego, z którego korzystamy, mamy do dyspozycji jeden rodzaj flagi lub klika rodzajów. Program Outlook oferuje jeden rodzaj flagi czerwoną flagę, która może nam pomóc w wyróżnieniu wybranych wiadomości. W celu wstawienia tej flagi do wiadomości musimy w linii odpowiadającej tej wiadomości, w kolumnie oznaczonej flagą, kliknąć lewym przyciskiem myszki Identyfikacja i oznaczanie i Kolejna czynność którą opiszemy to odpowiednie oznaczanie i: jako przeczytane i jako nie przeczytane. Każda nowa wiadomość, po pojawieniu się w skrzynce odbiorczej jest oznaczona jako nieprzeczytana jest to sygnalizowane wytłuszczeniem (pogrubieniem). Po kliknięciu na

14 Strona 14 z 37 wiadomość, w celu przeczytania jej następuje po kilku sekundach oznaczenie jej jako przeczytana. Możemy również zrobić to ręcznie, klikając na wybranej wiadomości prawym przyciskiem i wybierając z menu kontekstowego pozycje: oznacz jako nieprzeczytane lub oznacz jako przeczytane w zależności od sytuacji. 3. Zarządzanie skrzynką pocztową 3.1 Organizacja W tym podrozdziale zajmiemy się tematem organizacji wiadomości , poznamy narzędzia, które pomogą nam je segregować i przeglądać. Dowiemy się również jak utworzyć foldery przy pomocy których będziemy mogli posegregować wiadomości. Nauczymy się również usuwać wiadomości oraz odzyskiwać te usunięte przez przypadek Odszukiwanie a według wybranych kryteriów Pierwszą czynnością, którą omówimy będzie wyszukiwanie wiadomości według wybranych kryteriów takich jak: temat, nadawca, zawartość. Do tego celu wykorzystamy pasek wyszukiwania programu pocztowego. Po kliknięciu na zobaczymy okno: Teraz wystarczy wpisać szukane przez nas słowa w odpowiednie pola i wcisnąć klawisz ENTER lub ikonę lupy Sortowanie i według wybranych kryteriów Kolejną czynnością, którą omówimy będzie sortowanie i według wybranych kryteriów, takich jak: nadawca, data, rozmiar. Sortowanie jest bardzo proste, wykorzystujemy w tym celu kolumny widoczne w prawej części okna programu pocztowego Outlook. Wystarczy kliknąć myszką na nazwie wybranej kolumny

15 Strona 15 z 37 tej według której będziemy sortować. Powtórne kliknięcie spowoduje zmianę kolejności sortowania z rosnącej na malejąca i odwrotnie. Kierunek sortowanie pokazuje mała strzałka (pojawia się tylko na jednej kolumnie, tej według której sortujemy) Zarządzanie folderami do przechowywania poczty W tym podrozdziale zajmiemy się zarządzaniem folderami do przechowywania poczty, czyli tworzeniem ich, usuwaniem, przenoszeniem oraz zmianą nazwy. Foldery pomagają nam utrzymać porządek, dzięki możliwości posegregowanie otrzymywanych wiadomości . Standardowo w programie pocztowym mamy dostępnych kilka folderów: W celu utworzenia nowego folderu lub podfolderu w miejscu, w którym chcemy ten folder utworzyć klikamy prawym przyciskiem myszki i z pojawiającego się menu podręcznego wybieramy pozycję Nowy folder: Następnie podajemy nazwę. Folder pojawi się w strukturze poniżej miejsca, w którym rozpoczęliśmy cały proces. Można to dokładnie zobaczyć na poniższej prezentacji:

16 3.1.4 Przenoszenie i pomiędzy folderami poczty Strona 16 z 37 Teraz nauczymy się przenosić się e pomiędzy folderami poczty. Wiemy już jak utworzyć folder, dlatego warto nauczyć się również przenosić wiadomości pomiędzy wybranymi folderami. Czynność ta jest bardzo prosta, możemy to zrobić na dwa sposoby: 1. Przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszki na wybranej wiadomości (wiadomość z listy) przeciągamy ją do wybranego folderu i następnie zwalniamy przycisk. 2. Klikamy prawym przyciskiem myszki na wybranej wiadomości i z pojawiającego się menu kontekstowego wybieramy pozycję Przenieś do folderu Przenoszenie możemy wykorzystać do archiwizowanie wybranych wiadomości Usuwanie a W tym podrozdziale zajmiemy się usuwaniem wybranych wiadomości . Jest to czynność bardzo prosta, która można wykonać na kilka sposobów. Musimy pamiętać, że usunięcie wybranej wiadomości nie powoduje jej całkowitego usunięcia z systemu. Taka wiadomość zostaje przeniesiona do kosza, z którego dopiero można ją usunąć ostatecznie. W celu usunięcia wybranej wiadomości należy ją zaznaczyć, a następnie: 1. Klikamy przy pomocy myszki na ikonę Usuń znajdującą się na pasku narzędziowym. 2. Klikamy prawym przyciskiem myszki na wybranej wiadomości i wybieramy z pojawiającego się menu pozycję Usuń 3. Zaznaczamy wiadomość która chcemy usunąć, a następnie wciskamy klawisz DELETE Odzyskiwanie usuniętego a Kolejną czynnością, którą omówimy będzie odzyskiwanie usuniętego a. W poprzednim podrozdziale nauczyliśmy się usuwać wiadomości, teraz nauczymy się je odzyskiwać. Tak jak wspomnieliśmy już wcześniej, usuwane wiadomości lądują w folderze Elementy usunięte. Elementy usunięte to specjalny folder poczty, można go porównać do kosza. Wystarczy więc przejść do folderu elementu usunięte i przy pomocy znanych już nam metod przenoszenia wiadomości, przenieś przypadkowo usuniętą wiadomość do wybranego przez nas folderu Opróżnianie folderu poczty usuniętej Ostatnią czynności związaną z zarządzaniem ami będzie opróżnianie poczty usuniętej, czyli mówiąc inaczej czyszczenie folderu elementy usunięte (kosza).

17 Strona 17 z 37 W celu wyczyszczenia folderu elementy usunięte należy kliknąć na tym folderze prawym przyciskiem myszki i wybrać z pojawiającego się menu podręcznego pozycję Opróżnij folder Elementy usunięte. Efektem naszych działań będzie okno pytające nas czy na pewno chcemy trwale usunąć zawartość tego folderu: 3.2 Książka adresowa Ten podrozdział będzie poświęcony książce adresowej, która jest dodatkową funkcjonalnością wybudową w program pocztowy. Nauczymy się dodawać, usuwać wpisy do książki oraz tworzyć listy adresowe Dodawanie i usuwanie danych z książki adresowej W tym podrozdziale zajmiemy się podstawowymi czynnościami związanymi z obsługa książki adresowej, czyli nauczymy się dodawać do niej i usuwać z niej kontakty. Kontakty do książki adresowej możemy dodawać w różny sposób. Na początku nauczymy się to robić ręcznie. W tym celu musimy na początku włączyć naszą książkę, robimy to klikając na ikonę Adresy znajdującą się na głównym pasku narzędziowym. Skutkiem naszego działania będzie okno Książka adresowa:

18 Strona 18 z 37 W celu dodania nowego kontaktu wybieramy ikonę Plik Nowa pozycja Następnie decydujemy czy ma to być nowy kontakt czy nowa lista dystrybucyjna. Wybór potwierdzamy klikając na OK. Musimy teraz wypełnić danymi okno, które się pojawiło. Podstawowe dane, które muszą zostać wpisane to Adres oraz przynajmniej jedno pole opisowe np. Imię lub Nazwisko. Im więcej pól uzupełnimy, tym pełniejsze informacje o danym kontakcie będziemy mieli. Można później takie informacje wyeksportować w celu wykorzystania w innym programie. W celu wyświetlenia kontaktów dostępnych w książce musimy wybrać z listy odpowiednią pozycję: W celu usunięcia wybranego kontaktu zaznaczamy go na liście, a następnie wykorzystujemy jedną z dostępnych możliwości: 1. Klikamy na wybranym kontakcie prawym przyciskiem myszki i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję Usuń 2. Wciskamy klawisz DELETE Każda próba usunięcia kontaktu lub kontaktów (można zaznaczyć ich więcej za jednym razem) kończy się wyświetleniem okna z pytaniem czy na pewno chcemy je trwale usunąć. Dopiero potwierdzenie tego pytania usuwa kontakty Dodawanie adresu nadawcy a do książki adresowej Teraz poznamy najszybszy sposób na dodanie adresu nadawcy a do książki adresowej. Jest to najszybsza metoda na zapełnienie naszej książki adresowej kontaktami. W tym celu należy w wybranej wiadomości kliknąć prawym przyciskiem myszki na polu nadawcy wiadomości i wybrać z menu kontekstowego pozycję Dodaj nadawcę do książki adresowej. Po wykonaniu tej czynności automatycznie w książce pojawia się nowy wpis.

19 Strona 19 z 37 Wadą tego rozwiązania jest to, że wpis jest niepełny, ponieważ wypełnione zostanie tylko pole adres oraz imię (tutaj wstawiana jest automatycznie nazwa konta adresata a). Mimo wszystko warto korzystać z tej metody, ponieważ jest ona szybka i skuteczna. Brakujące dane o wybranym kontakcie zawsze można później uzupełnić edytując poszczególne wpisy.

20 4. Dodatki Strona 20 z Automatyczny podpis do maila Możemy zdefiniować podpis, który będzie automatycznie dodawany do maili wysyłanych z naszego programu. W tym celu wybieramy z menu Narzędzia Opcje zakładka Format poczty, następnie wybieramy przycisk Podpisy Druga metoda: W oknie nowej wiadomości przechodzi na zakładkę Wstawianie następnie w grupie Dołączanie klikamy na pozycji Podpisy Zobaczymy następujące okno: Wybieramy z lewej strony konto które ma dotyczyć podpis lub tworzymy nowe (Nowy), następnie w dolnej części okna tworzymy podpis. Zgodnie z wymogami firmowymi podpis powinien wyglądać następująco: Imię Nazwisko Kierownik Działu Informatyki/IT Manager HS Wrocław sp. z o.o. UTC AEROSPACE SYSTEMS ul. Bierutowska 65-67, Wrocław, Poland

21 Tel: Mobile: Fax: Strona 21 z 37 NIP: ; REGON: ; Sąd Rejonowy dla Wrocławia - Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy, KRS: ; wysokość kapitału zakładowego ,00 PLN; CONFIDENTIALITY WARNING: This message may contain proprietary and/or privileged information of Hamilton Sundstrand Corporation and its affiliated companies. If you are not the intended recipient please 1) do not disclose, copy, distribute or use this message or its contents, 2) advise the sender by return , and 3) delete all copies (including all attachments) from your computer. Your cooperation is greatly appreciated. EXPORT CONTROL WARNING: This message may contain technical data. Do not share or distribute without first ensuring the recipient has authority to view the information under export control regulations. If you have received this in error delete all copies from your computer. INFORMACJA O POUFNOŚCI: Ta wiadomość może zawierać poufne informacje Hamilton Sundstrand Corporation i jej spółek zależnych. Jeśli nie jesteś jej adresatem prosimy: 1) nie ujawniać, nie kopiować, nie rozpowszechniać i nie wykorzystywać w żaden inny sposób tej wiadomość lub jej zawartości, 2) odesłać niniejszego maila do nadawcy z informacją, że nie jesteś jej adresatem, oraz 3) usunąć wszystkie kopie tej wiadomości (w tym wszystkie załączniki) z komputera. Z góry dziękujemy za współpracę OSTRZEŻENIE O KONTROLI EKSPORTU: Niniejsza wiadomość może zawierać dane techniczne. Nie wolno jej pokazywać lub rozsyłać dalej nie upewniając się wcześniej, czy odbiorca jest upoważniony do przeglądania informacji zgodnie z przepisami kontroli exportu. Jeśli otrzymałeś niniejszą wiadomość przez pomyłkę, skasuj wszystkie jej kopie ze swojego komputera. Po wykonaniu podpisu potwierdzamy ustawienia wciskając OK Autoresponder W celu przygotowania wiadomości, która będzie automatycznie wysyłana w formie odpowiedzi, w wybranym przez nas czasie musimy przygotować szablon takiej wiadomości: Tworzymy nową wiadomość. Przechodzimy na zakładkę Opcje, w grupie Formant zmieniamy ustawienia na Zwykły tekst

22 Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 22 z 37 W oknie wiadomości kliknij przycisk Microsoft Office, a następnie kliknij polecenie Zapisz jako. W oknie dialogowym Zapisz jako na liście Zapisz jako typ kliknij pozycję Szablon Outlook (*.oft). Wpisz nazwę szablonu wiadomości w polu Nazwa pliku, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Następnie należy przygotować regułę automatycznej odpowiedzi: W menu Narzędzia kliknij polecenie Reguły i alerty. W oknie dialogowym Reguły i alerty kliknij przycisk Nowa reguła. Poniżej pozycji Rozpoczynanie od pustej reguły kliknij pozycję Sprawdzanie przychodzących wiadomości, a następnie kliknij przycisk Dalej. W sekcji Jakie warunki chcesz zastosowad? zaznacz pole wyboru wysyłanej tylko do mnie oraz inne potrzebne kryteria, a następnie kliknij przycisk Dalej. Gdy zostanie wyświetlone okno dialogowe z informacją, że reguła będzie stosowana do wszystkich otrzymanych wiadomości, kliknij przycisk Tak. W sekcji Co chcesz zrobid z tą wiadomością? zaznacz pole wyboru odpowiedz na nią, wykorzystując szablon *nazwa szablonu+. W obszarze Krok 2: Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartośd) kliknij wybrany szablon.

23 Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS Strona 23 z 37 W oknie dialogowym Wybierz szablon odpowiedzi w polu Szukaj w kliknij pozycję Szablony użytkownika w systemie plików. Wybierz szablon utworzony w poprzedniej sekcji, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Kliknij przycisk Dalej. Można również zaznaczyd pola wyboru odpowiadające wyjątkom od reguły autoodpowiedzi. Kliknij przycisk Dalej. W obszarze Krok 1: Podaj nazwę dla tej reguły wpisz nazwę reguły autoodpowiedzi, a następnie kliknij przycisk Zakoocz. UWAGA: Pamiętaj o wyłączeniu tej reguły, kiedy nie będzie już trzeba wysyład automatycznych odpowiedzi, warto utworzyd zadanie programu Outlook lub przypomnienia o czynności do wykonania 4.3. Rezerwacja Sali Aby dokonać rezerwacji sali planujemy spotkanie w Outlook. Zaczynamy od sprawdzenia i zarezerwowania sali na której chcemy aby odbyło się nasze spotkanie

24 Strona 24 z 37 Klikamy zaproś uczestników Z listy do :

25 Strona 25 z 37 W do wpisujemy : CR HS WROCLAW i klikamy przejdź:

26 Listuja nam się wszystkie dostępne w HS Wrocław sale: Strona 26 z 37 NICK Nazwa outlook lokalizacja GOLD CR HS Wroclaw Admin (Gold) salka A SILVER CR HS Wroclaw Admin (Silver) salka B - bud 12 dół BRONZE CR HS Wroclaw Admin (Bronze) byłe bud 12 góra RED CR HS Wroclaw Volvo (Red) VOLVO salka nr 2. komp. YELLOW CR HS Wroclaw Volvo (Yellow) VOLVO salka nr 1. ORANGE CR HS Wroclaw Volvo (Orange) VOLVO salka nr 3. PINK CR HS Wroclaw Admin (Pink) VOLVO duże GREEN Produkcja hala 10 przy CR HS Wroclaw Volvo (Green) Mariseli BLUE CR HS Wroclaw Engineering (Blue) salka 105 bud 54 WHITE CR HS Wroclaw Admin (White) salka 1 bud 6 GREY CR HS Wroclaw Admin (Grey) salka 2 bud 6 BLACK CR HS Wroclaw Admin (Black) salka HR- bud 12 dół PURPLE CR HS Wroclaw Admin (Purple) Była 205/206 bud 12 góra Wybieramy interesującą nas sale: Wpisując ja w ZASOBY Wybieramy interesujący nas termin:

27 Strona 27 z 37 Następnie sprawdzamy dostępność sali klikając na asystent planowania : Jeżeli termin jest wolny wysyłamy zaproszenie. Dostajemy również maila z informacja ze nasza rezerwacja została przyjęta :

28 Strona 28 z 37 Następnie dodając opis spotkania i wymaganych uczestników przesyłamy dalej nasze zaproszenie. W przypadku konfliktu/zajetosci Sali:

29 4.4. Zmiana hasła do poczty (dla konta firmowego): Strona 29 z 37

30 Strona 30 z 37

31 Strona 31 z 37 W KROKU 6 W POJAWIAJĄCYM SIĘ OKNIE PROSZĘ KLIKNĄĆ OK. Następnie pojawi się okno WINDOWS SERWER 2003 USER NAME wpisujemy login użytkownika poprzedzony hs\ PASSWORD wpisujemy hasło do poczty

32 4.5. Autoresponder asystent podczas nieobecności (wersja druga) Strona 32 z 37 Drugim sposobem automatycznego odpowiadania na otrzymywaną pocztę jest wykorzystanie asystenta nieobecności. Włączamy go klikając na Narzędzia Asystent podczas nieobecności Jeżeli chcemy, żeby Outlook odsyłał informacje o naszej nieobecności musimy zaznaczyć przy pomocy myszki opcję Nie ma mnie w pracy. Następnie w oknie poniżej wpisujemy tekst, który ma się być odsyłany przez program: np. W dniu dzisiejszym jestem poza biurem. Proszę o kontakt pod numerem telefonu: W celu zastosowania zaawansowanych opcji odpowiedzi wybieramy przycisk Dodaj regułę Po powrocie do pracy musimy wyłączyć asystenta nieobecności, robimy to klikając przy pomocy myszki opcję: Jestem w pracy Załączniki do maila w postaci linku do zasobu. W celu przesyłania dużych plików lub dużych ilości plików powinniśmy zamiast fizycznie dołączać pliki do maila przesyłać linki do folderu sieciowego. W firmie pracownicy mają do dyspozycji dyski sieciowe takie jak dysk G. Należy pliki, które chcemy przesłać umiesić w konkretnym folderze na takim dysku i przesłać w mailu link do tego folderu.

33 Strona 33 z 37 W tym celu musimy przy pomocy eksploratora Windows wyświetlić ten katalog. Możemy to zrobić w taki sposób: Klikamy na START -> Computer (Komputer) następnie przechodzi do wybranego dysku sieciowego oraz właściwego folderu, przykład poniżej: Następnie kliknąć lewym przyciskiem myszy jednokrotnie za ostatnim wpisem w pasku adresowym. Spowoduje to wyświetlenie ścieżki dostępu do zasobu (jak powyżej). Teraz kopiujemy zaznaczony link (np. CTRL+C) i wklejamy w treści maila. Gdybyśmy chcieli przesłać link bezpośrednio do pliku, np. do pliku instrukcja.txt musimy wkleić do maila pełną ścieżkę dostępu. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszki na pliku, który chcemy przesłać wybieramy Propertis (właściwości), następnie przechodzimy na zakładkę Security (druga od lewej) i kopiujemy ścieżkę dostępu pierwsza od góry okna pozycja: \\Dell4310\Dane\G1\Instrukcja.txt - dla naszego przykładu. Skopiowaną ścieżkę wklejamy do maila i przesyłamy do odbiorcy. 5. Kalendarz. Drugą funkcjonalnością Outlooka jest kalendarz. Pod tym pojęciem kryje się bardzo zaawansowane narzędzie do planowania czasu, organizowanie spotkań, rezerwowania zasobów. Omówimy podstawowe funkcjonalności takie jak: dodawanie terminów, wysyłanie zaproszeń na spotkania oraz podgląd kalendarzy innych użytkowników Wyświetlanie kalendarza oraz dodawanie terminów W celu wyświetlenie kalendarza wybieramy z dolnego menu okna pozycję Kalendarz:

34 Strona 34 z 37 W prawej części okna zobaczymy kalendarz w widoku: Dzień, Tydzień, Miesiąc do wyboru. W celu dodania nowego terminu wybieramy jeden z dwóch sposobów: 1. Klikamy na przycisk Nowy w lewej górnej części okna: 2. Klikamy na prawym przyciskiem myszki na wybranym z kalendarza dniu, następnie z pojawiającego się menu klikamy na Nowy termin Po wykonaniu opcji 1 lub 2, zobaczymy okno dodawania nowego terminu:

35 Strona 35 z 37 Wpisujemy Temat, Lokalizację, wybieramy czas rozpoczęcia, czas zakończenia - ewentualnie zaznaczamy opcję wydarzenie całodzienne. W oknie poniżej wpisujemy treść przypomnienia. Możemy również wybierając ze wstążki opcję Cykl zadecydować o ilości oraz dniach powtórzeń danego terminu. Jeżeli termin ma być naszym prywatnym przypomnieniem wystarczy wybrać Zapisz i zamknij Wysłanie zaproszenia na spotkanie (dla ustalonego terminu) Różnica pomiędzy wpisaniem zwykłego terminu a wysłaniem zaproszeń na spotkanie pojawia się dopiero w ostatniej części pracy z oknem. Zamiast zapisania terminu musimy jeszcze zaprosić wybranych uczestników na spotkanie, robimy to klikając na ikonę Zaproś uczestników. Po kliknięciu w tą ikonę pojawi się dodatkowe pole Do teraz wystarczy wpisać lub wybrać z książki adresowej osoby, które mają być zaproszone na spotkanie. Po zaadresowaniu zaproszenia klikamy na Wyślij Udostępnianie oraz przeglądanie kalendarzy innych osób Mamy możliwość przeglądania kalendarzy innych osób. Musimy w tym celu wysłać do takiej osoby prośbę o udostępnienie kalendarza. Jeżeli osoba, która o to prosimy, wyrazi zgodę otrzymamy wraz z kalendarzem, który możemy otworzyć (dodać do listy kalendarzy).

36 Strona 36 z 37 W celu wysłania prośby o kalendarz klikamy w dolnej części okna na: Otwórz kalendarz udostępniony Pojawi się okno: Teraz klikamy na Nazwa Spowoduje to otwarcie książki adresowej. Wystarczy wybrać osobę, której kalendarz chcemy przejrzeć. Wybór potwierdzamy wciskająć klawisz OK. Zobaczymy następny komunikat: Klikamy na Tak. Zobaczymy okno jak poniżej:

37 Strona 37 z 37 Klikamy na Wyślij. W tym momencie do wybranej osoby zostanie wysłany z prośbą o zezwolenie na udostępnienie kalendarza. wygląda tak: Jeżeli odbiorca a wyrazi zgodę, otrzymamy zwrotną wiadomość zawierająca kalendarz: Teraz wystarczy kliknąć Otwórz ten obiekt Kalendarz.