Transkrypt

1 MS Excel Funkcje I formuły Autor: Mateusz Grabowski info@iexcel.pl

2 Zawartość Formuły... 4 Nadawanie nazw... 8 Funkcje Procedura wstawiania funkcji Wyciąganie fragmentu tekstu z komórki Pierwsze znaki z komórki Łączenie tekstów Zliczanie ilości znaków Pozostałe funkcje tekstowe Przyszła wartość inwestycji Pozostałe funkcje finansowe Aktualna data Pozostałe funkcje daty Potęgowanie SUMA Pozostałe funkcje matematyczne Funkcja Jeżeli Informacja Pozostałe funkcje Zliczanie warunków Pozostałe funkcje statystyczne... 34

3 Nauka MS Excela nigdy nie była taka prosta Dzięki naszej platformie nauczysz się Excela i uzyskasz certyfikat. Na naszej platformie znajdziesz: Ponad 4h filmów instruktażowych Ponad 100 stron instrukcji Niezliczona ilość plików z ćwiczeniami Na forum, pomoc z Excela

4 Formuły Formuły w Excelu pozwalają na przeprowadzenie operacji na komórkach- dodawania, mnożenia oraz łączenia tekstów. Formuły dzielą się na cztery kategorie Operatory arytmetyczne służą dodawaniu, odejmowaniu, etc Operatory porównania sprawdzamy czy coś jest większe, mniejsze bądź równe Operatory tekstu- czyli łączenie tekstów, wyciąganie fragmentów tekstu etc. Operatory odniesienia służą np. do zaznaczenia obszaru komórek Operatory arytmetyczne Symbol Opis Przykład Wynik + Dodawanie = Odejmowanie = * Mnożenie =6*4 24 / Dzielenie =36/9 4 ^ Potęgowanie =4^3 48 % Zamiana na procenty 50 50% Operatory porównania Symbol Opis Przykład Wynik = Równy =9=8 FAŁSZ > Większy =9>8 PRAWDA < Mniejszy =9<8 FAŁSZ >= Większy bądź równy =20>=21 PRAWDA <= Mniejszy bądź równy =4<=4 PRAWDA <> Różny od =9<>10 PRAWDA Operatory tekstu

5 Symbol Opis Przykład Wynik & Łączenie tekstów =A1&B1* JANKOWALSKI & Łączenie tekstów =A1& &B1* JAN KOWALSKI *Gdzie w komórce A1 jest wpisane JAN, a w komórce B1 KOWALSKI. Operatory odniesienia Symbol Opis Przykład Wynik : Zakres komórek A1:C9 Zaznacza wszystko między komórkami A1 i C9, Zaznaczenie wybranych komórek A1,A3,C9 Zaznacza tylko komórki A1 A3 oraz C9 Przy tworzeniu formuł powinieneś pamiętać o kolejności wykonywania działań. Załóżmy, że masz formułę: =2+2*2 Wynik który nam się pojawi to 6 Dlatego ponieważ, najpierw przemnoży a dopiero następnie doda. Gdybyś chciał, żeby najpierw dodał a potem podzielił formułą powinna wyglądać tak: =(2+2)*2 Używanie formuł Wpisanie do komórki wyrażenia 2+2 nie spowoduje obliczenia tego. Żeby to zrobić, trzeba powiedzieć Excelowi, że chcemy używać formuł. Robi się to za pomocą znaku =. Przykład 1: Sumowanie liczb. Zaznacz komórkę C1, następnie rozpocznij od znaku =. Następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na komórkę A1, wpisz znak +, następnie wybierz komórkę B1 i naciśnij ENTER.

6 Wynik: 115 Przykład 2: Procenty i mnożenie liczb Zaznacz komórkę B2, następnie rozpocznij od znaku =. Następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na komórkę A2, wpisz *22%, następnie naciśnij ENTER. Przejdź do komórki C2, zacznij od znaku = a następnie wybierz komórkę A2, wstaw + a następnie wybierz komórkę B2, na koniec naciśnij ENTER. Wynik: 26,4 i 146 Przykład 3: Operatory porównania Zaznacz komórkę C1, następnie rozpocznij od znaku =. Następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na komórkę A1, wpisz znak >=, następnie wybierz komórkę B1 i naciśnij ENTER. Wynik: FAŁSZ Przykład 4: Łączenie tekstów

7 Zaznacz komórkę C1, następnie rozpocznij od znaku =. Następnie kliknij lewym przyciskiem myszy na komórkę A1, wpisz znak & a następnie znak naciśnij spację i znowu wstaw znak, potem znowu wybierz & a na końcu wybierz komórkę B1. Wszystko to zakończ znakiem ENTER. Wynik: Paweł Minor

8 Nadawanie nazw W Excelu można nadawać nazwy poszczególnym komórką czy zakresom. Jakie korzyści daję stosowanie nazw: Łatwiej je zapamiętać niż liczby Prostota w odwoływaniu się do nazw Szybsze wykorzystywanie w funkcjach W celu nadania nazw należy: Z zakładek wybierz Formuły Następnie wybierz Definiuj nazwę Wprowadź nazwę i ustaw zakres do jakiego ma się odnosić Przy nadawaniu nazw pamiętaj aby te nazwy: Nie zawierały spacji ani specjalnych symboli Miały maksymalnie 255 znaków Używaj takich nazw, żebyś w późniejszym czasie pamiętał co znaczą Jeżeli chcesz oddzielić słowa zrób to za pomocą symbolu _. Np. Nowa_zmienna Przykład 1: Wyobraź sobie, że w arkuszu kalkulacyjnym bardzo często musisz używać jakąś stałą. Czasem wpisywanie długiej liczby jest męczące i można się pomylić. Aby usprawnić życie stworzymy nazwę dla komórki w której ta stała się znajduję. Do tego przykładu załóżmy, że przeliczamy temperaturę w stopniach Celsjusza na skalę

9 Kelwina. Dla nie wtajemniczonych: do temperatury w C trzeba dodać liczbę 273,15 i wychodzi temperatura w Kelwinach. Zauważ, że ciągłe wpisywanie liczby 273,15 może być trochę męczące. Stąd w naszym arkuszu możemy zdefiniować nazwę która właśnie będzie miała tą wartość. Nasz przykład wygląda tak: Przeliczanie temperatury podanej w Celsjusza na temperaturę w Kelwinach z wykorzystaniem nazw. Wchodzimy w menadżera Nadawania nazw, tak jak jest to przedstawione powyżej, następnie: Wpisz nazwę stałej, Kelwin =275,15 Wpisz wartość, poprzedzając znakiem =. Teraz aby wywołać ją w formule należy Wpisać formułę, zaczynając od znaku = a następnie wpisać nazwę stałej Kelwin i dodać do niej wartość z komórki A2

10 Funkcje Sercem Excela i jedną z najbardziej pożytecznych rzeczy są funkcje. W Excelu 2007 jest ich ponad 400! Jest to ogromna liczba funkcji i niemal każdy może znaleźć dla nich zastosowanie. Dlaczego warto nauczyć się funkcji: Ułatwiają życie Znacznie przyśpieszają pracę Funkcje są podzielone na kategorie: Ostatnio używane w tej grupie pokazane są 10 ostatnich użytych funkcji. Wszystkie alfabetyczny spis wszystkich funkcji Finansowe Daty i czasu Matematyczne Statystyczne Wyszukiwania i adresu Bazy danych Tekstowe Logiczne Informacyjne Użytkownika Inżynierskie W celu odróżnienia funkcji od pozostałych narzędzi Excela, wszystkie nazwy funkcji zaczynają się od znaku = i są pisanie dużymi literami. Procedura wstawiania funkcji Wybierz komórkę w której ma się pojawić wynik Z paska formuły wybierz fx Znajdź funkcję która Cię interesuje i wybierz OK Podaj jej argumenty, następnie wybierz OK

11

12

13 Wyciąganie fragmentu tekstu z komórki Bardzo często zdarza się, że mamy dane wpisane w komórce i chcemy wyciągnąć z niej fragment tekstu. Funkcja ta jest przydatna w szczególności jak otrzymujemy arkusz Excela od osób które nie za bardzo się na nim znają i wszystko starają się wpisać do jednej komórki. Zasada działania tej funkcji jest bardzo prosta. Podaje się w niej nr znaku od którego chcemy zwrócić tekst i ilość znaków Nazwa funkcji =FRAGMENT.TEKSTU() Opis Zwraca fragment tekstu z komórki. Parametry: Tekst Ciąg znaków albo adres komórki z której ma być wyciągnięty fragment tekstu Liczba_początkowa Numer znaku od którego ma być zwrócony ciąg Liczba_znaków Ilość znaków które mają być zwrócone Przykład 1 Załóżmy że w komórkach mamy następujące Chcemy z tych komórek wyodrębnić numer kierunkowy. Np. w celu sprawdzenia czy rozmowa telefoniczna będzie lokalna czy zamiejscowa.

14 Ustawiamy komórkę w której ma się pojawić wynik, czyli wyciągnięty numer kierunkowy B1. Wybieramy funkcje FRAGMENT.TEKSTU i wpisujemy następujące parametry. Tekstchcemy wyciągnąć dane z komórki A1 więc tak ustawiamy. Liczbę początkową ustawiamy na 6, gdyż numer kierunkowy zaczyna się od 6 znaku. Liczbę znaków ustawiamy na 2, bo numer kierunkowy jest dwucyfrowy. Następnie naciskamy OK

15 Pierwsze znaki z komórki Nazwa funkcji =LEWY() Opis Zwraca określoną ilość znaków z lewej strony Parametry: Tekst Ciąg znaków albo adres komórki z której ma być zwrócona określona liczba znaków z lewej strony Liczba_znaków Ilość znaków która ma być zwrócona Przykład 1: Załóżmy że w komórkach mamy następujące Wszystko to jest wpisane do jednej kolumny. Żeby zwrócić sam kod pocztowy należy użyć funkcji LEWY. Funkcja ta zwraca określoną ilość znaków z lewej strony. Ustawiamy komórkę w której ma się pojawić wynik, czyli kod pocztowy B1. Wybieramy funkcje LEWY(), następnie jako Tekst wybieramy komórkę w której znajduje się kod pocztowy z miastem A1, W liczbie znaków należy wpisać 6 (nie 5 ponieważ liczy się jeszcze znak myślnika )

16 Wynik:

17 Łączenie tekstów Większość baz danych podczas eksportu umieszcza każdą daną w osobnej kolumnie. Jest to oczywiście jest po poprawne zachowanie. Ale co zrobić kiedy w jednej komórce chcemy połączyć dwa lub więcej tekstów. Z tą pomocą przychodzi nam funkcja =ZŁĄCZ.TEKST() Nazwa funkcji Opis Parametry: Tekst1 Tekst2 TekstN =ZŁĄCZ.TEKSTY() Łączy kilka ciągów tekstowych w jednej komórce Pierwszy tekst do złączenia Drugi tekst do złączenia Można łączyć aż do 30 ciągów tekstowych Przykład 1 Najprostszym przykładem jej zastosowania jest połączeni kolumny z Imieniem i Nazwiskiem w jednej komórce. Przykład jest przedstawiony na rysunku obok.

18 Wybierz komórkę w której mają się pokazać połączone teksty Z funkcji wybierz kategorie tekstowe a następnie =ZŁĄCZ.TEKSTY() W polu Tekst 1 podaj pierwszy tekst do łączenia, w naszym przypadku komórka A5, Tekst2 podajemy drugi tekst do łączenia, w naszym przypadku komórka B5

19 Zliczanie ilości znaków Zliczanie długości znaków jest na co dzień bardzo przydatną funkcją, jednak nie do końca docenianą. Można ją użyć w celu np. Sprawdzenia czy numer PESEL ma odpowiednią długość 11 znaków Czy numer konta bankowego ma 26 liczb, czy może coś pominęliśmy Bardzo często pojawia się jako funkcja zagnieżdżona. Nazwa funkcji =DŁ() Opis Zlicza ilość znaków ciągu tekstowego Parametry: Tekst Tekst albo komórka z adresem której długość ma być obliczona Przykład 1 W kolumnie B oblicz z ilu znaków składa się nazwa Wybierz komórkę w której ma się pokazać ilość znaków Z funkcji wybierz kategorie tekstowe a następnie =DŁ() W polu Tekst podaj słowo lub adres komórki, której długość ma być obliczona

20 Pozostałe funkcje tekstowe Nazwa =LITERY.MAŁE() =LITERY.DUŻE() =PRAWY() =LEWY() =USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY() =FRAGMENT.TEKSTU() Opis Konwertuje ciąg znaków na małe litery Konwertuje ciąg znaków na duże litery Zwraca określoną liczbę znaków z prawej strony ciągu tekstowego Zwraca określoną liczbę znaków z lewej strony ciągu tekstowego Usuwa zbędne odstępy. Czy np. znaki tabulacji, podwójne spacje itd. Zwraca fragment tekstu

21 Przyszła wartość inwestycji Excel przychodzi nam w pomocy w momencie kiedy chcemy obliczyć przyszłą wartość inwestycji. Funkcja ta może być wykorzystana w budżecie domowym aby np. sprawdzić czy odkładając miesięcznie określoną kwotę po 3 lata uda nam się uzbierać na motor, albo sprawdzić czy polisy oferowane w ramach III filaru są dla nas atrakcyjne finansowo. Proszę nie mylić FV ze skrótem który mocno wszedł w nasz język czyli Faktura VAT. FV to skrót z ang. future value dosłownie przyszła wartość. Nazwa funkcji =FV() Opis Zwraca przyszłą wartość inwestycji bazując na podstawie częstotliwości płatności i stałej stopy oprocentowania Parametry: Stopa Stopa oprocentowania. Jeżeli jest płatność miesięczna tą stopę należy podzielić przez 12, jeżeli kwartalna to przez 4 itd. Liczba_rat Liczba wszystkich wpłat Rata Wysokość wpłaty Wa Wartość początkowa kapitału Typ Przybiera postać 0 albo 1. Gdzie: 0- płatność na początku okresu rozliczeniowego 1- płatność na końcu okresu rozliczeniowego Tej wartości nie trzeba podawać, domyślnie przybiera wartość 0.

22 Przykład 1: Załóżmy że w komórkach mamy następujące Mamy początkowy kapitał 15tyś złotych. Chcemy miesięcznie odkładać po 100zł przez 5 lat. Funkcja pomoże nam obliczyć jaki kapitał uzbieramy po tym czasie Ustawiamy komórkę w której ma się pojawić wynik, czyli uzbierany kapitał B5. Wybieramy funkcje FV(), następnie jako stopa wybieramy komórkę B3 której wartość trzeba podzielić przez 12. Płatność jest miesięczna czyli liczba rat to będzie ilość lat razy 12 miesięcy. Rata to komórka B2, a Wa to komórka B1. Należy wstawić znak minus przed komórkami B2 i B1 ponieważ na etapie inwestycji te pieniądze musimy wydawać, czyli przelać bankowi. Wynik:

23 Pozostałe funkcje finansowe Nazwa =PMT() =PV() =SLN() =NPER() Opis Oblicza ratę pożyczki, przy założeniu stałych rat i oprocentowania Oblicza teraźniejszą wartość inwestycji Oblicza amortyzację (liniowo) Zwraca ilość rat do spłaty określonej pożyczki

24 Aktualna data Jeżeli chcesz w dokumencie wstawić, aktualną datę, która codziennie się będzie aktualizować to nie ma lepszej funkcji niż =DZIŚ(). Dzięki niej Wstawisz datę codziennie samo aktualizującą się Nazwa funkcji Opis Parametry: =DZIŚ() Zwraca bieżącą datę w formacie rrrr-mm-dd. Data jest aktualizowana za każdym razem kiedy otwieramy dokument. Funkcja nie przyjmuje żadnych parametrów Przykład 1 Załóżmy, że codziennie drukujesz oferty. Żeby nie było problemów kiedy została wydrukowana, możesz użyć funkcję =DZIŚ() aby wyświetlić aktualną datę. Wartość tej funkcji będzie się zmieniała każdego dnia. Wybieramy funkcję =DZIŚ() i wstawiamy. Funkcja ta nie przyjmuje żadnych argumentów.

25 Pozostałe funkcje daty Nazwa =TERAZ() =NETWORKDAYS() =WORKDAY() =WEEKNUM() =DZIEN() Opis Podobne działanie do funkcji =DZIŚ() ale dodatkowo zwraca aktualny czas. Zwraca liczbę dni roboczych pomiędzy dwoma datami odejmując święta. Dni robocze są liczone od poniedziałku do piątku, święta trzeba podać ręcznie. Zwraca datę powiększoną/pomniejszoną o konkretną ilość dni. Zwraca numer tygodnia, licząc od 1 stycznia. Wyświetla dzień tygodnia

26 Potęgowanie Nazwa =POTĘGA() Opis Zwraca liczbę podniesioną do danej potęgi Parametry: Liczba Liczba która ma zostać podniesiona do potęgi Potęga Stopień potęgi Przykład 1 Mając wartości w dwóch komórkach, chcemy ponieść wartość jednej komórki do wartości drugiej komórki Z kategorii matematycznych wybieramy funkcję =POTĘGA(). Następnie w polu Liczba wybieramy komórkę A1 czyli liczbę która ma być podniesiona do potęgi. Jako potęga wybieramy stopień potęgi.

27 SUMA Suma Nazwa =SUMA() Opis Oblicza sumę z zakresu Parametry: Liczba1 Liczby które mają być zsumowane bądź zakres komórek. Przykład 1 Dostajesz słupek z wartościami, twoim zadaniem jest to podsumować. Najlepszym i najszybszym sposobem na wykonanie tego polecenia jest użycie funkcji =SUMA() Wybierz komórkę w której ma być wyliczona suma, w naszym przypadku to jest komórka A8. Z funkcji wybierz kategorie matematyczne a następnie =SUMA() W polu Liczba1 wprowadź zakres komórek. Możesz równie dobrze podać kilka zakresów.

28 Pozostałe funkcje matematyczne Nazwa =ŚREDNIA() =MAX() =MIN() =LICZ.PUSTE() =ILE.LICZB() =PI() Opis Wylicza średnią z zakresu Wyszukuję najwyższą liczbę w zakresie Wyszukuję najniższą liczbę w zakresie Zlicza ilość pustych komórek w zakresie Zlicza ilość liczb w zakresie Wyświetla liczbę PI z dokładnością do 15 miejsc

29 Funkcja Jeżeli Logika, chyba jedna ze starszych dziedzin nauki. Dzięki niej możesz używać komputer, telefon i wszystkie urządzenia wokół które są wyposażone w nawet mały komputerek. Logika większości kojarzy się z zerami i jedynkami, czyli ze sposobem w jaki działa komputer. Funkcja która tu jest omawiana, według mnie jest jedną z najważniejszych. Myślę, oczywiście o funkcji JEŻELI. Jest to tak zwana pętla warunkowa, która pozwala na zbadanie szeregu warunków. W swojej pracy, możesz się spotkać z połączeniem kilku funkcji JEŻELI. Łącznie ich nazywa się zagnieżdżaniem, dzięki właśnie zagnieżdżaniu możesz rozwiązać nawet bardzo skomplikowane problemy w Excelu. Nazwa funkcji =JEŻELI() Opis Zwraca wartość prawda jeżeli jest spełniony warunek, a jeżeli nie to wartość fałsz. Parametry: Test logiczny Wartość lub wyrażenie które sprawdzamy. Zawsze to musi być jakiś test coś większe, mniejsze, równe etc. Wartość_jeżeli_prawda Zwracana wartość jeżeli powyższy warunek jest spełniony Wartość_jeżeli_fałsz Zwracana wartość jeżeli powyższy warunek jest nie spełniony Przykład 1 Dostajesz listę od pracodawcy. Twoim zadaniem jest przyznać dofinansowanie dla osób które zarabiają mniej niż 1000zł. Przy krótkiej liście nie ma problemów, jednak kiedy pojawi się kilka set rekordów ręczna praca odpada. Tak więc jeżeli ktoś zarobi mniej niż 1000zł to w kolumnie E

30 Wysokość dofinansowania ma się pojawić 100zł, w przeciwnym wypadku 0zł Wybierz komórkę w której ma się pokazać dofinansowanie lub jego brak, w naszym przypadku to jest komórka E5. Z funkcji wybierz kategorie logiczne a następnie =JEŻELI() W polu Test_logiczny jak sama nazwa wskazuje trzeba zrobić test. Jest to jednoznaczne z użyciem przynajmniej jednego z operatorów, większe niż, mniejsze niż, równe, różne (>< <> =). W teście sprawdzamy czy Wysokość płacy jest mniejsza od 1000zł. Tak więc w naszym przypadku D2>1000. Teraz, jeżeli warunek zostanie spełniony w komórce pokaże się zawartość pola Wartość_jeżeli_prawda. Czyli do tej komórki należy wpisać 100. Jeżeli warunek nie będzie spełniony, czyli płaca nie będzie mniejsza od 1000zł to pokaże się zawartość pola Wartość_jeżeli_fałsz w naszym przypadku 0. Następnie naciskamy ok.

31 Informacja Nazwa funkcji =INFO() Opis Wyświetla informacje o danym skoroszycie, używanym systemie, ustawień Excela etc. Parametry: Liczba Liczba dziesiętna, która ma być zamieniona na system szesnastkowy Miejsca Ilość znaków z jaką będzie zaprezentowana liczba w kodzie szesnastkowym. Domyślnie jest brana minimalna liczba znaków która pozwoli ją zaprezentować Przykład 1 Z pomocą funkcji Info chcemy wyświetlić informację, na temat aktualnej wersji systemu operacyjnego na której pracujesz Z funkcji wybierz kategorie informacyjne a następnie =INFO() W polu wpisz wersja_systemu W moim przypadku, funkcja zwróciła wartość Windows (32-bit) NT 6.00 ponieważ aktualnie używam taki system

32 Pozostałe funkcje Nazwa =CZY.BŁĄD() =ISEVEN() =ISODD() Opis Sprawdza, czy funkcja zwraca błąd, jeżeli nie to zwraca PRAWDA Sprawdza czy liczba jest parzysta, jeżeli tak zwraca wartość PRAWDA w przeciwnym razie FAŁSZ Sprawdza czy liczba jest nieparzysta, jeżeli tak zwraca wartość PRAWDA w przeciwnym razie FAŁSZ

33 Zliczanie warunków Nazwa funkcji =LICZ.JEŻELI () Opis Zlicza ile razy w zaznaczonym zakresie występuje wyrażenie spełniające kryteria. Parametry: Zakres Przeszukiwany zakres Kryteria Kryteria jakie mają być spełnione, np. nazwa, warunek logiczny itd Przykład 1 Załóżmy, że masz listę w której pojawiają się jakieś rekordy. Chcesz sprawdzić ile razy w tej liście powtarza się jeden rekord. Do tego przykładu użyjemy niewielkiej bazy z imionami. Interesuje nas informacje ile razy w tej liście występuje imię Mateusz. Wybierz komórkę w której ma się pokazać wynik Z funkcji wybierz statystyczne a następnie =LICZ.JEŻELI() W polu Zakres podaj zakres który ma być przeszukiwany, w naszym wypadku to A1 do A8. Następnie w Kryteria wpisujemy imię którego

34 chcemy zliczyć występowanie czyli Mateusz. Następnie naciśnij OK. Pozostałe funkcje statystyczne Nazwa =ILE.NIEPUSTYCH() =LICZ.WARUNKI() =ILE.LICZB() =MAX() =MIN() Opis Zlicza ile komórek niepustych występuje w zaznaczonym zakresie. Zlicza ilość danych spełniających kryteria Zwraca ilość liczb w danym zakresie Zwraca największą liczbę w danym zakresie Zwraca najmniejszą liczbę w danym zakresie