Szybki start instrukcja obsługi SPS Admi

Transkrypt

1 Szybki start instrukcja obsługi SPS Admi Instrukcja zawiera opis następujących funkcjonalności: 1. Logowanie do systemu SPS Admi 2. Konfiguracja OSK 3. Definiowanie szkoleń 4. Definiowanie uprawnień grup użytkowników 5. Utworzenie ewidencji osób szkolonych 6. Wprowadzenie zasobów OSK 7. Dodanie kursanta, zapisanie go na kurs 8. Uruchomienie kursu 9. Obsługa modułu Kalendarz/Grafiki 10. Przygotowanie zgłoszeń koniecznych do wysłania do starostwa powiatowego 11. Wydruk dokumentów wygenerowanych przez system 12. Rozliczenia kursantów 13. Rozliczenia pracowników 14. Uruchomienie i nadzór nad szkoleniami e-learningowymi 15. Panel Kursanta 16. Panel Instruktora/Wykładowcy 17. Przygotowanie wzoru dokumentów obowiązujących w OSK 18. Funkcjonalności Strony Startowej 19. Ustawienie poczty i konfiguracja wysyłania dokumentów zgłoszeniowych em 20. Obsługa profilu PKK 21. Obsługa drukarki fiskalnej 22. Konfiguracja i wysłanie dokumentów zgłoszeniowych za pomocą faxu 1. Logowanie do systemu SPS Admi Przeglądarki rekomendowane, z których należy korzystać użytkując SPSADMI to Mozilla Firefox lub Google Chrome. Żeby zalogować się do systemu, należy w dowolnej przeglądarce otworzyć stronę internetową dedykowaną dla ośrodka, która zostanie podana przez Państwa Opiekuna. W rubryce login i hasło trzeba wprowadzić dane. Przy pierwszym logowaniu należy zmienić hasło. Uwaga! Istnieje możliwość uruchomienia usługi przypomnienia hasła do kont poszczególnych użytkowników. Warunkiem jej włączenia jest wpisanie adresu w czasie dodawania nowej osoby w dziale Kadra lub Kursanci. Adres wpisujemy w zakładce Informacje pozostałe. 2. Konfiguracja OSK Żeby rozpocząć pracę z systemem SPS Admi, należy dokonać konfiguracji danych dotyczących ośrodka szkolenia. Trzeba wybrać moduł Kadra. Wstępna konfiguracja ośrodka zostanie wykonana przez producenta aplikacji. Dlatego w module Kadra, po pierwszym uruchomieniu aplikacji będą znajdować się dane właściciela ośrodka. Żeby je zmienić, należy wybrać moduł Kadra, po czym w zakładce Wszyscy odnaleźć właściciela na liście, na koniec kliknąć w ikonkę Edytuj (symbol notesika z ołówkiem). Po wprowadzeniu potrzebnych zmian trzeba je jeszcze zapisać. Żeby dodać nowego pracownika, wystarczy kliknąć w zakładkę o tej samej nazwie. Następnie trzeba zdefiniować jego dane. Dzieje się to poprzez nadanie loginu oraz hasła. Kolejnym krokiem jest przypisanie nowego pracownika do odpowiedniej grupy w ośrodku oraz uzupełnienie jego podstawowych danych osobowych. Przy wybraniu grupy Wykładowca lub Instruktor niezbędne jest określenie szkoleń, do jakich pracownik będzie miał uprawnienia. Dodatkowo należy wybrać status instruktora/wykładowcy. Jeśli w liście rozwijanej wskażemy status Nieaktywny, to wtedy Instruktor/Wykładowca nie będzie wyświetlał się na listach wyboru, np. w czasie planowania

2 wydarzeń w Kalendarzu. Funkcja ta może być wykorzystana w przypadku, gdy instruktor/ wykładowca zawiesił współpracę z ośrodkiem. Kolejny pracownik zostaje wprowadzony do bazy ośrodka po zapisaniu wszystkich danych. Uwaga! Przy dodawaniu nowego użytkownika wskazane jest podanie adresu . Pozwoli to na automatyczne włączenie przypomnienia hasła użytkownika. Jest to możliwe w zakładce Informacje pozostałe w oknie Edycja danych pracownika. Dodatkowo w tym oknie istnieje także możliwość wpisania danych teleadresowych. W polu ulica nie ma możliwości wpisania nazwy ulicy wraz ze znakami specjalnymi, takimi jak cudzysłów. 3. Definiowanie szkoleń Żeby zdefiniować nowe szkolenie, trzeba wybrać moduł Ustawienia i kliknąć w funkcję Nowe szkolenie. Automatycznie pojawi się okno. Należy wpisać tam nazwę szkolenia, określić jego kategorię, typ oraz ceny. Przycisk Dodaj kończy konfigurację danego szkolenia. 4. Definiowanie uprawnień grup użytkowników Żeby zdefiniować uprawnienia poszczególnych grup użytkowników systemu SPS Admi, trzeba wybrać moduł Ustawienia i kliknąć w zakładkę Użytkownicy, grupy. Znajdziemy w niej listę grup zdefiniowanych w ośrodku. Po kliknięciu w symbol żółtego kluczyka przy wybranym użytkowniku otworzy się okno Definiuj uprawnienia. Możemy w nim wskazać moduły, do których będzie miał dostęp użytkownik i wyłączyć dostęp do tych, gdzie nie powinien go mieć. W zakładce istnieje także możliwość zdefiniowania nowych grup, które nie zostały stworzone przez producenta oprogramowania. Żeby zdefiniować nową grupę, należy kliknąć w zakładkę Definiuj grupy. Po wprowadzeniu danych trzeba wybrać Dodaj. Wszystko po to, żeby zapisać nową grupę użytkowników w ośrodku. W momencie definiowania uprawnień grupa jest nadrzędna wobec osoby, dla której to wykonujemy. 5. Utworzenie ewidencji osób szkolonych Żeby założyć książkę ewidencji osób szkolonych, należy w module Ustawienia wybrać zakładkę Dokumenty. Klikając przycisk Definiuj Ew. Osób szkolonych trzeba wypełnić wszystkie pola oznaczone czerwonym kolorem. Przycisk Dodaj kończy konfigurację. W module Ewidencja został umieszczony także Rejestr Wydanych Zaświadczeń. Możliwe jest tam przeglądanie i drukowanie elektronicznie wydanych zaświadczeń. 6. Wprowadzanie zasobów OSK System SPS Admi umożliwia również definiowanie zasobów, którymi dysponuje dany OSK. Żeby to zrobić, należy wejść do modułu Zasoby, następnie kliknąć funkcję Dodaj zasób. Po pojawieniu się okna Definiuj zasób trzeba podać nazwę oraz określić jego typ. Po utworzeniu zasobu system automatycznie przypisze do niego kolor. Będzie on pomocny w czasie planowania jego wydarzeń (w module Kalendarz /Grafiki). 7. Dodawanie kursanta, zapisywanie go na kurs Żeby zdefiniować w systemie nowego kursanta oraz zarządzać jego szkoleniami, należy przejść do modułu Kursanci. Funkcja Dodaj kursanta otworzy okno, w którym trzeba wprowadzić podstawowe dane kandydata na kierowcę. Dodatkowo należy wybrać status kursanta. Jeśli w liście rozwijanej wskażemy status Nieaktywny to wtedy kursant nie będzie wyświetlał się na listach wyboru, np. w czasie planowania wydarzeń w Kalendarzu. Funkcja ta może zostać wykorzystana w momencie, kiedy kursant zawiesi szkolenie. Po ich zapisaniu, w tym samym oknie, w zakładce Informacje pozostałe można opcjonalnie wprowadzić dodatkowe informacje dotyczące kursanta (np. jego dane teleadresowe). Uwaga! W polu ulica nie ma możliwości wpisania nazwy ulicy wraz ze znakami specjalnymi, taki jak cudzysłów. W module Kursanci w zakładce Informacje pozostałe istnieje także możliwość przypisania kursanta

3 do wybranego Starostwa Powiatowego, którego dane automatycznie pojawią się w wniosku o wydanie prawo jazy, który generowany jest z systemu. W tym celu należy wybrać opcję Zmień dane dostępnej w oknie Informacje pozostałe. Kolejna zakładka w tym samym oknie to Lista szkoleń. Pozwala na przypisanie kursanta do konkretnego szkolenia. Można to zrobić po określeniu kategorii szkolenia i wyborze pozycji ze szkoleń zdefiniowanych (z listy rozwijanej). W tym oknie istnieje także możliwość jednoczesnego zapisania Kursanta na więcej niż jedno szkolenie, np. jeśli jeden Kursant odbywa w Ośrodku więcej niż jeden kurs w jednym czasie. W zakładce Lista szkoleń znajduje się także okno Lista kursów. Po prawej stronie w tym oknie widoczny jest status rozliczeń danego kursu w firmie e-kierowca. Jeśli w zakładce znajduje się informacja TAK oznacza to, że firma e-kierowca wystawiła już FV za dostęp do e-learningu wygenerowany dla tego kursanta. Żeby edytować dane kursanta, należy kliknąć w ikonę Edytuj (znaczek notesika z ołówkiem), przy wierszu, w którym zapisany jest kursant. Żeby zapisać kandydata na kierowcę na kurs, należy wybrać moduł Kursy i kliknąć przycisk Dodaj kurs. W pojawiającym się oknie Definiuj szkolenie, w zakładce Informacje podstawowe należy wprowadzić informacje dotyczące nowego kursu. Po zapisaniu danych (poprzez wciśnięcie przycisku Zapisz) uaktywni się zakładka Lista Kursantów. Zostaną tam wyświetlone dane wszystkich osób oczekujących na kurs danej kategorii. Żeby zapisać kandydatów na kierowców na nowo dodany kurs, należy przeciągnąć kursorem nazwiska (z okna Bez kursu do okna Przypisani) oraz zaktualizować, klikając w przycisk Aktualizuj. Uwaga! Podczas zakładania kursu należy zachować odpowiednią kolejność działań. Pierwszym krokiem jest utworzenie nowego szkolenia w module Ustawienia, drugim - wprowadzenie kandydatów na kierowców do modułu Kursanci. Ostatnim krokiem jest utworzenie kursu i zapisanie na niego kursantów. Jeśli Kursant odbywa w Ośrodku jednocześnie więcej niż jeden kurs (np. jest na kursie na kat. A i kat. B) należy zapisać Kursanta i uruchomić dla niego kurs dla drugiej kategorii w powyżej podany sposób. Przed uruchomieniem kursu można kursanta usunąć. Jednak pomimo tego jego dane nadal będą się znajdować w ewidencji danych OSK. Skutkuje to tym, że będzie się pojawiał np. w kursach. Jeśli kursant jest zapisany na uruchomiony kurs to możemy jedynie zamknąć mu szkolenie. Nie ma także możliwości usunięcia kursanta, gdy w Kasie są już jakieś dotyczące go zobowiązania. 8. Uruchomienie kursu Żeby uruchomić kurs należy wejść do moduł Kursy, wybrać zakładkę Planowane a następnie kliknąć na zieloną strzałkę znajdującą się przy wierszu, w którym zapisany jest kurs. Edycję zapisanych danych wykonuje się poprzez kliknięcie w ikonę Edytuj (znaczek notesika z ołówkiem), przy wierszu, w którym zapisany jest kurs. Uwaga! Po uruchomieniu kursu nie ma możliwości przypisania do niego nowych kursantów. W celu wydrukowania planu zajęć teoretycznych należy zaplanować wydarzenia w Kalendarzu dla wybranego kursu a następnie wejść do modułu Kursy. W module Kursy należy wskazać wybrany kurs i edytować jego dane. W oknie edycja kursu należy wejść do zakładki Plan zajęć wskazać wybrany dokument a następnie wybrać opcję znajdująca się na dole okna Drukuj dokumenty kursu i wybrać Plan kursu. W zależności od tego, jakie wydarzenia będą zaplanowana dla danego kursu w Kalendarzu tak Plan zajęć będzie się automatycznie aktualizował. 9. Obsługa modułu Kalendarz/Grafiki Do planowania jazd, wykładów i Egzaminu Wewnętrznego służy moduł Kalendarz/Grafiki. Żeby zaplanować np. jazdę w Kalendarzu, należy zaznaczyć (kliknąć kursorem) na Kalendarzu

4 odpowiedni zakres czasowy. Wtedy automatycznie pojawi się okno Tworzenie wydarzenia należy wybrać w nim instruktora (Kadra) oraz pojazd (Zasoby), po czym wybrać kursanta do zaplanowanej jazdy. Po zapisaniu, w kalendarzu zostaje zaznaczone wydarzenie. Można je edytować, przenosząc kursorem termin i godzinę lub klikając prawym przyciskiem myszy, wybierać odpowiednią opcję. W optymalnym zaplanowaniu pracy i koordynacji terminów pomocny może okazać się widok na Kalendarz. Można tam wyświetlić i zestawić wszystkie zaplanowane prace. Dodatkowo możemy uzyskać widok na inne zakresy Kalendarza: dzienne, tygodniowe, dwutygodniowe i miesięczne. Taki widok otworzy się nam po wybraniu jednej z opcji na górze Kalendarza (Dzień, Tydzień, 2 Tygodnie, Miesiąc). Kalendarz System umożliwia przeglądanie Kalendarza w zależności od potrzeby. W widoku Mój Kalendarz istnieje możliwość podejrzenia spraw, które dotyczą osoby zalogowanej w danym momencie do aplikacji. Z kolei widok Organizacyjny pozwala na podgląd danych, które znajdują się w systemie i dotyczą spraw planowanych w wewnątrz ośrodka. Praktyczny dotyczy tematu zajęć praktycznych zaplanowanych w OSK, Teoretyczny zawiera informacje na temat zajęć teoretycznych. Bardzo istotne jest to, że w Kalendarzu na czerwono zaznaczone są dni wolne od pracy, które możemy zdefiniować w zakładce Dni wolne, w module Ustawienia. Wykładowca, instruktor, kursant nie ma możliwości ingerencji w grafik. Może tylko w wpisać w nim wydarzenie, które następnie będzie skutkować niedostępnością w grafiku OSK. W module Kursanci istnieje możliwość podglądu szeregu przydatnych informacji na temat kursanta. Chodzi m.in. o ilość godzin, które odbył podczas szkolenia praktycznego i teoretycznego. Planowanie wykładów w OSK zgodnie z układem lekcji w Systemie SPS. W celu zaplanowania Wykładów należy utworzyć okno wydarzenia w Kalendarzu następnie wybrać zakładkę Wykłady SPS. Z poniżej podanych list należy wskazać Kurs, którego dotyczą wykłady a także wybrać Temat zajęć, które w danym dniu będą prowadzone. Poza tym w pojawiającym się oknie należy także wskazać czas prowadzenia zajęć, wykładowcę i salę wykładową. W celu zaplanowania wykładów dla kursów prowadzonych za pomocą e-learningu należy utworzyć okno wydarzenia w Kalendarzu następnie wybrać zakładkę Wykłady w Super OSK. System SPSADMI pozwala na zaplanowanie dla kursów prowadzonych za pomocą e-learningu dwóch rodzajów zajęć Pierwszej Pomocy i CKO. Z list należy wskazać Kurs, którego dotyczą wykłady a także wybrać Temat zajęć, które w danym dniu będą prowadzone. Poza tym w pojawiającym się oknie należy także wskazać czas prowadzenia zajęć, wykładowcę i salę wykładową. 10. Przygotowanie zgłoszeń koniecznych do wysłania do starostwa powiatowego System SPS Admi automatycznie generuje elektronicznie dokumenty konieczne do wysłania do starostwa powiatowego. Dokumenty pojawiają się w module Zgłoszenia, w zakładce Dokumenty do podpisu. Poza tym, w module Strona Startowa wyświetlają się alerty, które będą przypomniały o konieczności wysłania zgłoszenia do starostwa powiatowego w odpowiednim terminie. Zgłoszenie rozpoczęcia kursu dokument zostanie automatycznie wygenerowany po uruchomienie kursu. Zgłoszenie zakończenia kursu dokument zostanie automatycznie wygenerowany po zakończeniu kursu. Zgłoszenie egzaminu wewnętrznego dokument zostanie automatycznie wygenerowany po zaplanowaniu egzaminu wewnętrznego w module Kalendarz/Grafiki. Każda zakładka w module Zgłoszenia zawiera szczegółowy filtr, który pozwala na wygodne wyszukiwanie potrzebnych dokumentów w aplikacji. 11. Wydruk dokumentów wygenerowanych przez system Drukowanie książki ewidencji osób szkolonych jest możliwe w module Ewidencja, w zakładce

5 Książka Ewidencji Osób Szkolonych. Żeby to zrobić, należy z wybieranej listy wskazać numer książki, którą będziemy drukować, następnie kliknąć na funkcję Drukuj książkę. Drukowanie karty przeprowadzonych zajęć wybranego kandydata na kierowcę jest możliwe w module Kursanci. Żeby to zrobić, trzeba wybrać z listy kursanta, następnie kliknąć w ikonę Edytuj. W pojawiającym się oknie Edytuj kursanta należy otworzyć zakładkę Lista szkoleń, po czym rozwinąć listę obok napisu Lista kursów (umieszczona jest na dolnej belce okna) i wybrać z listy rozwijanej dokument Karta przeprowadzonych zajęć - pusta. Karta ta drukuje się z danymi kursanta, pozostałe informacje należy wpisać w sposób tradycyjny. Drugim rodzajem Karty jest Karta przeprowadzonych zajęć wypełniona. Karta ta wypełniana jest automatycznie danymi z systemu. Warunkiem automatycznego wypełnienia Karty jest planowanie zajęć praktycznych i teoretycznych w Kalendarzu. Karta przeprowadzonych zajęć wypełniona w Super OSK wypełniana jest automatycznie przez system SPSADMI. W tym celu należy uruchomić kurs z e-learningiem i w Kalendarzu zaplanować wydarzenie Pierwsza Pomoc i CKO. Po zaliczeniu przez Kursanta wszystkich modułów w e-learningu Karta przeprowadzonych zajęć wypełniona w Super OSK zostanie wypełniony automatycznie. Dziennik zajęć w Super OSK wypełniany jest automatycznie przez system SPSADMI. W tym celu należy uruchomić kurs z e-learningiem po zaliczeniu przez Kursanta wszystkich modułów w e-learningu Dziennik zajęć w Super OSK zostanie wypełniony automatycznie. Drukowanie Indywidualnego Identyfikatora możliwe jest także w module Kursanci, w zakładce Lista szkoleń. Żeby to zrobić, należy rozwinąć listę Drukuj dokumenty kursanta (umieszczona jest na dolnej belce okna) i wybrać plik Indywidualny Identyfikatora Kursanta. Drukowanie dokumentu KP/KW możliwe jest w module Kasa, w zakładce Lista operacji. Żeby wydrukować dokument KP/KW, należy kliknąć w funkcję Dodaj Operację. Następnie wybrać typ operacji (wpłata lub wypłata), wskazać wpłacającego, odniesienie, tytuł operacji i kwotę. Po zapisaniu danych operacja pojawi się na liście. Wydrukowanie jej możliwe jest przez kliknięcie w ikonę symbol Drukuj KP/KW. Korzystając z tej opcji istnieje możliwość zarejestrowania wpłat od kursantów, jak i wypłat, których dokonujemy, np. dla instruktorów lub innych pracowników ośrodka. Drukowanie zaświadczenia o ukończeniu szkolenia możliwe jest w module Ewidencja, w zakładce Rejestr Wydanych Zaświadczeń. Należy pamiętać o tym, że rozpoczynamy kurs, na którym może być zapisanych wiele osób. Jednak kończymy go osobno dla każdego kursanta. Jest to związane z faktem, że różne osoby mogą kończyć kurs w innym czasie. Uwaga! Podane w Indywidualnym Identyfikatorze hasło jest pierwszym, które kursant powinien zmienić w czasie pierwszego logowania. Po jego zmianie ze względów bezpieczeństwa ośrodek nie ma podglądu do nowego hasła kursanta. 12. Rozliczenia kursantów System SPS Admi umożliwia przeprowadzenie rozliczeń za kursy, dodatkowe godziny i inne usługi. Każdy kursant, który zostaje zapisany na kurs automatycznie obciążany jest zobowiązaniem w wysokości naliczonej opłaty. Możliwość sprawdzenia wysokości zobowiązania istnieje w module Kasa, w zakładce Lista zobowiązań. W tym module jest także możliwość dodania kolejnego zobowiązania. Należy wskazać kursanta, rozwinąć listę jego zobowiązań, następnie wybrać opcję Dodaj zobowiązanie. W pojawiającym się oknie Definiuj zobowiązanie należy wskazać odniesienia zobowiązania, np. kursu lub braku odniesienia (np. gdy wpisujemy dodatkowe jazdy lub innego rodzaju zobowiązania). W module Kasa istnieje możliwość zarejestrowania wpłat, które niwelują zobowiązania kursantów. Dodanie nowej operacji (wpłaty, wypłaty) jest możliwe

6 w zakładce Lista operacji. Można to zrobić klikając w funkcję Dodaj operację. Także w swoim panelu kursant ma możliwość podglądania swoich rozliczonych i nierozliczonych zobowiązań. Żeby sprawdzić ilość operacji kasowych przeprowadzonych w danym dniu, należy wskazać oczekiwany Zakres dat, następnie kliknąć w symbol filtru (znajduje się obok zakresu daty). Pojawiająca się lista będzie zawierała wszystkie operacje kasowe (wpłaty i wypłaty), które miały miejsce w wybranym przez nas zakresie czasowym. W zakładkach Lista operacji i Lista zobowiązań istnieje możliwość korzystania z zaawansowanego filtru, który pozwala na wygodne wyszukiwanie potrzebnych informacji. 13. Rozliczania pracowników Za pomocą programu SPS Admi można także rozliczać pracowników. Żeby wykonać rozliczenie, należy rozpocząć od zdefiniowania stawek wynagrodzenia pracownika. Trzeba wybrać moduł Kadra, następnie wskazać pracownika i kliknąć w okno Edytuj. W pojawiającym się oknie Edytuj pracownika, w zakładce Wymiar pracy należy określić stawkę godzinową, określić procent wynagrodzenia od stawki bazowej, w zależności od rodzaju sytuacji. Funkcja ta pozwala na określenie innej stawki dla instruktora, który prowadził jazdę i dla tego przebywającego w czasie jazd w warsztacie lub nie prowadzącego jazdy z powodu absencji kursanta. Rozliczenie godzin następuje w oknie Edytuj pracownika, a dokładniej w zakładce Rozliczenie godzin. Uwaga! Żeby wykonać rozliczenie wykładowcy, należy zaplanować działania w Kalendarzu. Przygotowanie rozliczenia wybranego instruktora odbywa się poprzez kliknięcie w linijkę pod napisem Typ godziny i wybranie z listy rodzaju zdarzenia. Po wybraniu wszystkich godzin do rozliczenia istnieje możliwość wydrukowania ich w postaci dokumentu PDF. 14. Uruchamianie i nadzór nad szkoleniami z e-learningiem Żeby uruchomić szkolenia z e-learningiem, należy w module Ustawienia utworzyć nowe szkolenie. Dzieje się to przez kliknięcie w zakładkę Nowe szkolenie. Trzeba wprowadzić nazwę szkolenia i odznaczyć okno Szkolenie z e-learningiem. Dodatkowo należy wskazać kategorię prawa jazdy, której będzie dotyczyło szkolenie i wprowadzić pozostałe dane. Po kliknięciu w ikonę Dodaj wszystkie dane zostaną zapisane. Kolejnym krokiem w kierunku uruchomienia kursu z e-learningiem jest odznaczenie opcji Szkolenie z e-learningiem w czasie zapisywania kursanta na szkolenie. Jest to możliwe w module Kursanci, w zakładce Dodaj kursanta Lista szkoleń. Po zapisaniu zmian w danych kursanta, w zakładce Informacje podstawowe należy wydrukować Indywidualny Identyfikator Kursanta. Za jego pomocą kandydat na kierowcę może logować się do swojego panelu SPS Admi i uczyć się korzystając z e-learningu. System SPSADMI pozwala także na wydrukowanie postępów w e-learningu Kursanta. Żeby tego dokonać należy wejść do modułu Kursanci, wybrać zakładkę Na kursie i kliknąć w symbol wykresu, który znajduje się po lewej stronie obok nazwiska kursanta. W pojawiającym się oknie Postęp kursanta w zakładce Aktualny postęp możliwe jest zapisanie aktualnego postępu. Następnie należy przejść do zakładki Postęp zapisany wybrać odpowiedni dokument klikając w symbol zielonej strzałki. Dokument zawierający informacje na temat Postępu kursu zostanie wyświetlony w osobnym oknie istnieje możliwość zapisania go na dysku lub wydrukowania. 15. Panel Kursanta Każdy kursant, który zostanie wprowadzony do systemu SPS Admi otrzyma indywidualny identyfikator pozwalający mu na logowanie się do swojego panelu. Żeby zalogować się do systemu, Kursant powinien w rekomendowanej przeglądarce otworzyć stronę internetową dedykowaną dla danego ośrodka, w którym odbywa kurs korzystając z loginu i hasła, który otrzyma wraz z Indywidualnym Identyfikatorem Kursanta. Kandydat na kierowcę w swoim panelu może przeglądać dotyczące go wydarzenia, zaplanowane w module Kalendarz/Grafiki. W module Mój profil, w zakładce Przypisane kursy kursant może obejrzeć swój kurs i korzystać z nauki za pomocą e-learningu (jeśli ośrodek zapisał go na taki kurs). W zakładce Rozliczenia modułu Mój profil kursant może sprawdzać stan swoich rozliczeń z ośrodkiem. W zakładce Rozliczenia istnieje

7 możliwość wylistowania operacji, które miały miejsce w kasie po wskazaniu zakresu czasowego. 16.Panel Instruktora/Wykładowcy Każdy instruktor/wykładowca, który zostanie wprowadzony do systemu SPS Admi otrzyma login i hasło pozwalający mu na logowanie się do swojego panelu. Żeby zalogować się do systemu instruktor/wykładowca powinien w rekomendowanej przeglądarce otworzyć stronę internetową dedykowaną dla danego ośrodka, którego jest pracownikiem korzystając z loginu i hasła, który otrzyma z ośrodka. Instruktor/wykładowca może w swoim panelu przeglądać wydarzenia, zaplanowane w module Kalendarz/Grafiki. W module Kursy może sprawdzić w ilu trwających lub zaplanowanych kursach został wskazany jako instruktor prowadzący. W module Kursanci może podglądać postępy w szkoleniu e-learningowym kursantów, którzy znajdują się na kursach, gdzie jest instruktorem prowadzącym. W Panelu instruktora/wykładowcy możliwe jest także odpowiadanie na pytania, które do e-kursu zadają kursanci. Jest to możliwe w Panelu E-Instruktora, który jest dostępny w module Mój profil instruktor/wykładowcy może podglądać i odpowiadać na pytania, które Kursanci przesyłają w czasie szkolenia za pomocą e-learningu. Panel umożliwia sortowanie pytań wg następujących kryteriów: OD KURSANTÓW, Z ODPOWIEDZIĄ, ZAMKNIĘTE BEZ ODPOWIEDZI, WSZYSTKIE. Po udzieleniu odpowiedzi na pytanie przez instruktora/wykładowcę system automatycznie wysyła odpowiedź do Kursanta. 17. Przygotowanie wzoru dokumentów obowiązujących w OSK W czasie przygotowania nowego wzoru dokumentu istnieje możliwość skorzystania z szablonów przypisanych do takich grup w OSK jak: Kadra, Kursanci, Kursant, Kurs (np. Regulamin Kursanta na Kursie), Zasoby, Kursy. Przed wydrukowaniem dokumentu istnieje możliwość edycji bez ingerencji w jego strukturę. 18. Funkcjonalności Strony Startowej Strona startowa pełni funkcję informacyjną. W oknie Kalendarz aplikacja wyświetla informacje na temat spraw zaplanowanych w Kalendarzu wydarzeń, które dotyczą osoby zalogowanej w aplikacji. Dodatkowe funkcje pozwalają też na podglądanie działań zaplanowanych na kolejne dni lub tych, które się odbyły wcześniej. Okno Zgłoszenia informuje nas o utworzonych przez aplikację zgłoszeniach, datach ich utworzenia, dacie do jakiej powinien zostać wysłany do urzędu. W kolumnie Przeterminowane można sprawdzić, czy czas na przesłanie dokumentów już minął. Okno Kadra, zasoby, alerty informuje użytkownika m.in. o tym kiedy wygasają badania lekarskie instruktorów, kiedy należy wymienić w aucie gaśnice lub wykonać przegląd auta. 19. Ustawienie poczty i konfiguracja wysyłania dokumentów zgłoszeniowych Odpowiednie ustawienie poczty potrzebne jest do elektronicznego przesyłania dokumentów zgłoszeniowych do starostwa. Pierwszy krok to zdefiniowanie serwera poczty. Najpierw trzeba kliknąć na moduł Ustawienia i w zakładce Poczta wybrać opcję Definiuj serwer poczty. W polu Nazwa serwera należy wprowadzić nazwę serwera, na którym znajduje się wybierany przez nas adres . W polu Adres serwera, Szyfrowanie, Port serwera wprowadzamy dane techniczne. Znajdziemy je u dostawcy poczty, z której korzystamy. Poniżej umieszczamy dane techniczne wybranych serwerów pocztowych. Dane niezbędne do skonfigurowania bezpłatnej poczty onet.pl Serwer poczty wychodzącej SMTP: smtp.poczta.onet.pl. Port serwera poczty wychodzącej Zabezpieczenie - SSL. Dane niezbędne do skonfigurowania płatnej poczty onet.pl Serwer poczty wychodzącej SMTP: poczta.onet.pl, Port serwera poczty wychodzącej (SMTP): 465. Zabezpieczenie - SSL.

8 Dane niezbędne do skonfigurowania poczty wp.pl Serwer poczty wychodzącej - smtp.wp.pl. Port serwera poczty wychodzącej 465. Zabezpieczenie SSL.. Dane niezbędne do skonfigurowania poczty gmail.com Serwer poczty wychodzącej SMTP - smtp.gmail.com Port: 465 lub 587 Zabezpieczenie - SSL. Drugim krokiem jest zdefiniowanie konta poczty przez wybranie opcji Definiuj konto poczty. W oknie Serwer poczty, z listy rozwijanej wybieramy nazwę serwera, dla którego chcemy zdefiniować konto poczty. W oknie Adres wpisujemy adres , Nazwa - imię i nazwisko nadawcy poczty lub nazwę OSK. Będzie się ona wyświetlała jako nadawca wiadomości. W oknie Użytkownik wpisujemy nazwę użytkownika poczty, natomiast w oknie Hasło - hasło do podanego powyżej konta pocztowego. Żeby skonfigurować wysyłanie dokumentów zgłoszeniowych, należy wybrać zakładkę Zgłoszenia. Znajduje się ona w module Ustawienia. Trzeba zaznaczyć elektroniczny sposób wysyłki dokumentów zgłoszeniowych. Istnieje także możliwość wskazania sposobu podpisania dokumentów. Możemy zdecydować, czy będziemy korzystać z własnego podpisu albo dostawcy oprogramowania. Trzeba także wybrać adres ( , który konfigurowaliśmy wcześniej lub zgloszenia@spsadmi.pl). W przypadku wyboru zgloszenia@spsadmi.pl, należy wskazać adres zwrotny, gdzie mają zostać przesyłane dokumenty zwrotne. W temacie i treści a należy stworzyć szablon wiadomości, który posłuży do wysłania dokumentów do starostwa. 20. Obsługa profilu PKK Konfiguracja połączenia Aby przygotować system do obsługi PKK, należy wejść do modułu Ustawienia i wybrać zakładkę Dane ośrodka i oddziałów. Przy wierszu z nazwą ośrodka klikamy na opcję Edytuj wiersz. W otwartym oknie Definiuj ośrodki, file, oddziały w części Starostwo/urząd miast komunikacja należy wpisać swoje hasło i login do programu Portal OSK i kliknąć na przycisk Aktualizuj. Zarówno hasło jak i login powinniście Państwo otrzymać od starostwa lub PWPW. Przypisywanie PKK kursanta do ośrodka Aby przypisać PKK kursanta do swojego ośrodka, należy najpierw przypisać go do konkretnego szkolenia (patrz w instrukcji: Dodawanie kursanta, zapisywanie go na kurs). Następnie należy wejść do modułu Kursanci i przy wierszu z imieniem i nazwiskiem kursanta wybrać opcję Edytuj. W otwartym oknie Edytuj kursanta klikamy na przycisk Lista szkoleń. Przy wierszu Lista szkoleń proszę wybrać opcję Edytuj, co uaktywni przycisk Przypisz PKK kursanta. Proszę wpisać PKK kursanta oraz jego PESEL (PESEL, jeżeli jest, pobierze się automatycznie), a następnie kliknąć na przycisk Pobierz. W tym momencie system połączy się z systemem starostwa i wyświetlą się dane kursanta ze zdjęciem do weryfikacji. Następnie potwierdzamy operację przyciskiem Przypisz i system przypisuje PKK do ośrodka. Zwrot PKK kursanta Aby zwrócić PKK kursanta (np. w wypadku jego rezygnacji z kursu), należy wejść do modułu Kursanci i przy wierszu z imieniem i nazwiskiem kursanta wybrać opcję Edytuj. W otwartym oknie Edytuj kursanta klikamy na przycisk Lista szkoleń. Przy wierszu Lista szkoleń proszę wybrać opcję Edytuj, co uaktywni przycisk Zwróć PKK kursanta. Po kliknięciu na ten przycisk, system

9 łączy się z systemem starostwa i wyświetlą się dane kursanta ze zdjęciem do weryfikacji. 21.Obsługa drukarki fiskalnej Konfiguracja drukarki w Systemie SPS Admi Przed rozpoczęciem konfiguracji drukarki w programie, należy ściągnąć ze strony pl/download i zainstalować darmowy komponent Javy. Następnie należy wejść w moduł Ustawienia i wybrać zakładkę Konfiguracja drukarki fiskalnej i kliknąć na przycisk Konfiguruj. W otwartym oknie Testowanie i konfiguracja drukarki proszę wybrać z rozwijanych list odpowiedni typ drukarki i port drukarki. Informacje te uzyskacie Państwo od dostawcy sprzętu. Po prawidłowym wyborze i wydrukowaniu próbnego paragonu o wartości 1gr., proszę zapisać konfigurację. Praca z drukarką fiskalną Aby wydrukować paragon fiskalny, należy wejść w moduł Kasa i wybrać zakładkę Dodaj operację. W otwartym oknie Definiuj operację kasową proszę zaznaczyć Typ operacji, i z rozwijanych list zdefiniować operację oraz wpisać kwotę. Można od razu zapisać i wydrukować paragon bądź tylko zapisać operację w systemie. 22. Konfiguracja i wysłanie dokumentów zgłoszeniowych za pomocą faxu Konfiguracja systemu w celu wysłania dokumentów na numer faxu wybranego starostwa powiatowego Żeby wysyłać dokumenty zgłoszeniowe na numer faxu wybranego starostwa powiatowego należy uruchomić moduł Ustawienia. W tym module należy uruchomić zakładkę Zgłoszenia edytować dane dotyczące konfiguracji wysyłki. W tym celu należy kliknąć w symbol niebieskiej kartki z żółtym długopisem, który znajduje się po lewej stronie obok nazwy ośrodka. W pojawiającym się oknie Konfiguracja wysyłania dokumentów zgłoszeniowych należy wybrać sposób wysyłki dokumentów zgłoszeniowych - elektroniczny (fax). W celu potwierdzenia czynności należy kliknąć w przycisk Aktualizuj. Wysłanie dokumentów zgłoszeniowych Żeby wysłać wygenerowane dokumenty zgłoszeniowe należy uruchomić moduł Zgłoszenia. W tym module należy uruchomić zakładkę Dokumenty do podpisu. Następnie należy zaznaczyć dokumenty do wysyłki i kliknąć w opcję Zaznaczone dokumenty wyślij faxem. W kolejnym kroku należy przejść do zakładki Dokumenty w kolejce podpis/fax. W celu dokończenia wysyłki dokumentów należy kliknąć w opcję Odśwież, która znajduje się po lewej stronie bezpośrednio pod Filtrem szczegółowym. Po dokonaniu tej czynności dokumenty zostaną wysłane na numer faxu wybranego starostwa. Wybór starostwa powiatowego Żeby wskazać starostwo powiatowe, do którego będą przesyłane dokumenty należy uruchomić moduł Ustawienia. Następnie należy kliknąć w zakładkę Dane ośrodka i oddziałów i edytować dane ośrodka. W tym celu należy kliknąć w symbol niebieskiej kartki z żółtym długopisem, który znajduje się po lewej stronie obok nazwy ośrodka. W pojawiającym się oknie Definiuj ośrodki, filie, oddziały należy wybrać odpowiednie starostwo. Jest to możliwe po kliknięciu w funkcję Zmień dane. Wybór starostwa możliwy jest z listy rozwijanej lub poprzez wpisanie nazwy miejscowości w pasku, który znajduje się obok napisu Starostwo.