ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2014

Transkrypt

1 Warszawa, 07/01/2014 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2014 W związku z realizacją projektu pt.: Wdrożenie innowacyjnego systemu B2B do elektronicznej wymiany dokumentacji medycznej pomiędzy partnerami oraz CIVILMED przez CIVILMED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ w ramach Działania 8.2, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , zapraszamy Państwa do udziału w konkursie ofert, którego celem jest wybór dostawcy realizującego usługi informatyczne i doradcze w ramach w/w projektu. SPECYFIKACJA ZAPYTANIA OFERTOWEGO Dotyczy projektu: Nr Umowy: Wdrożenie innowacyjnego systemu B2B do elektronicznej wymiany dokumentacji medycznej pomiędzy partnerami oraz CIVILMED UDA-POIG /13-00 Dane Zamawiającego: ul. Mehoffera 103B/ Warszawa (zwany dalej CIVILMED ) Dane kontaktowe: Łukasz Wysieński kontakt@civilmed.pl tel.: Krótki opis projektu: Celem projektu jest stworzenie nowoczesnego, taniego w utrzymaniu i łatwego do rozbudowy rozwiązania, opartego na światowych standardach oraz polskich i europejskich normach dotyczących wykorzystania informatyki w ochronie zdrowia, które kompleksowo wspomagałoby pracę osób wykonujących zawód medyczny, w szczególności w aspekcie związanym z prowadzeniem i wymianą elektronicznej dokumentacji medycznej. W ramach projektu planowane jest wykorzystanie nowoczesnych urządzeń dostępowych, takich jak tablety i smartfony, w celu wymiernego usprawnienia procesów biznesowych związanych ze świadczeniem usług medycznych, w szczególności dla zapewnienia możliwości dostępu do elektronicznej dokumentacji medycznej w terenie (tj. np. podczas wizyt domowych). Planowany do wdrożenia system informatyczny będzie wspomagał zarządzanie placówką świadczącą usługi medyczne (w szczególności w modelu ambulatoryjnym) oraz prowadzenie działalności usługowej przez indywidualne i grupowe praktyki lekarzy, pielęgniarek i położnych. Trzon systemu będzie stanowić moduł do obsługi Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. System będzie też zawierał moduły wspomagające: rozliczenia między Wnioskodawcą a jego klientami (pacjentami), płatnikami, partnerami oraz Narodowym Funduszem Zdrowia; wymaganą przepisami prawa sprawozdawczość oraz organizację pracy placówki (m.in. zarządzanie terminarzami personelu medycznego oraz dostępnością gabinetów i wyposażenia medycznego) Warszawa DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI 1

2 Wdrożony zostanie także moduł (portal pacjenta) umożliwiający bezpieczną komunikację elektroniczną Wnioskodawcy oraz jego partnerów z klientami (pacjentami) z wykorzystaniem nowoczesnych urządzeń dostępowych w tym smartfonów i tabletów. W ramach projektu zostanie wprowadzony elektroniczny obieg danych (EDI) w standardzie HL7, z wykorzystaniem technologii XML (do przesyłania elektronicznych dokumentów medycznych) oraz podpis elektroniczny potwierdzający autentyczność przesyłanych dokumentów medycznych. Przedmiot zapytania ofertowego: Niniejsze Zapytanie Ofertowe dotyczy nabycia: Wartości niematerialnych i prawnych (WNP) Usług doradczych i eksperckich () Usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania (INS) wyspecyfikowanych w poniższej tabeli: Kategoria Nazwa zadania Opis WNP Zakup oprogramowania B2B Prace programistyczne muszą być prowadzone zgodnie z metodyką Agile (Scrum, Kanban) i podzielone na sprinty. Wytworzone w trakcie każdego ze sprintów oprogramowanie będzie podlegało bieżącej ocenie Civilmed oraz jego Partnerów. W projekcie wydzielono też 3 etapy testów zewnętrznych, powiązane z grupami oddawanych do użytku funkcjonalności: testy systemu w wersji podstawowej, po których oprogramowanie trafi do grupy Friendly Users (z grona Partnerów), testy systemu w wersji rozszerzonej oraz testy systemu w wersji pełnej (zintegrowanego z Systemem Informacji Medycznej). Technologie, systemy i standardy informatyczne, które będą wykorzystywane podczas prac programistycznych (co najmniej): Bazy danych : PostgreSQL i MySQL Zarządzanie dostępem: OpenLDAP Serwery aplikacyjne: JBoss/Glassfish Web serwer: Java Server Faces Języki programowania: Java, Java Script, HTML i Ajax. Cloud Computing multi-tennant community cloud Podpis elektroniczny Standardy: HL7 RIM, HL7 CDA R2, Tolven, DICOM, SSL 20/01/ /02/ Warszawa DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI 2

3 Zakup usług eksperckich - opracowanie architektury bezpieczeństwa systemu dostosowanej do wymogów GIODO Opracowanie architektury bezpieczeństwa systemu B2B dostosowanej do polskich wymogów ustawowych z zakresu Ochrony Danych Osobowych oraz przetwarzania elektronicznej dokumentacji medycznej. Zakup usług doradczych i eksperckich - Opracowanie kompletu dokumentów serwisu B2B - regulamin, polityka prywatności, procedury i wniosek GIODO. Zakup usług eksperckich - instrukcja obsługi systemu B2B (wersja podstawowa) w wersji elektronicznej Zakup usług eksperckich - Testy wdrożeniowe systemu B2B (wersja podstawowa) Zakup usług eksperckich - instrukcja obsługi systemu B2B (wersja 20/01/ /02/2014 Opracowania kompletu dokumentów serwisu B2B - regulaminu, polityka prywatności, procedur i wniosku do GIODO, w tym: Utworzenie dokumentacji wymaganej przez Ustawę o Ochronie Danych Osobowych: polityki bezpieczeństwa informacji, instrukcji zarządzania systemem informatycznym wykorzystywanym do przetwarzania danych osobowych, wzoru ewidencji osób upoważnionych, upoważnień do przetwarzania danych osobowych, wzoru oświadczeń użytkowników o zapoznaniu się z obowiązującymi procedurami. Rejestracja zbioru danych osobowych systemu B2B. 01/03/ /05/2014 Przygotowanie instrukcji obsługi systemu B2B w wersji podstawowej (instrukcji użytkownika), FAQ (listy odpowiedzi na często zadawane pytania) w postaci elektronicznej oraz materiałów szkoleniowych w postaci nagrań video tutoriali, które będą dostępne z portalu systemu B2B. 01/03/ /05/2014 Przeprowadzenie testów wdrożeniowych systemu B2B w wersji podstawowej, przed rozpoczęciem etapu Friendly Users (uruchomienia systemu B2B w Civilmed i u jego Partnerów). 01/03/ /05/2014 Przygotowanie instrukcji obsługi systemu B2B w wersji rozszerzonej (instrukcji Warszawa DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI 3

4 rozszerzona) w wersji elektronicznej Zakup usług eksperckich - Testy wdrożeniowe systemu B2B (wersja rozszerzona) użytkownika dotyczącej wymiany elektronicznej dokumentacji medycznej, pracy z regułami biznesowymi, korzystania z aplikacji na tablecie oraz instrukcji użytkownika dotyczącej korzystania z portalu pacjenta), FAQ (listy odpowiedzi na często zadawane pytania) w postaci elektronicznej oraz materiałów szkoleniowych w postaci nagrań video tutoriali, które będą dostępne z portalu systemu B2B. 1/06/ /08/2014 Przeprowadzenie testów wdrożeniowych systemu B2B w wersji rozszerzonej z funkcjonalnościami wymiany elektronicznej dokumentacji medycznej w standardzie XML HL7, podpisanej podpisem elektroniczny oraz z wersją aplikacji dedykowaną na tablety Zakup usług eksperckich - Dokumentacja powdrożeniowa systemu B2B. 1/06/ /08/2014 Przygotowanie dokumentacji powdrożeniowej systemu B2B w wersji elektronicznej na podstawie dokumentacji cząstkowej wytworzonej podczas tworzenia oprogramowania. Dokumentacja powdrożeniowa tworzona jest pod koniec projektu i obejmuje zrewidowane dokumenty projektowe (SAD, wytyczne dot. interfejsu użytkownika jak i dokumentacje dotyczącą wytworzonego kodu programu, integracji z systemami zewnętrznymi i benchmarków wydajnościowych systemu B2B). Zakup usług eksperckich - Testy wdrożeniowe systemu B2B (integracja z SIM) 1/09/ /02/2015 Przeprowadzenie testów wdrożeniowych systemu B2B w wersji pełnej z funkcjonalnościami przesyłania elektronicznej dokumentacji medycznej w standardzie XML HL7 do Systemu Informacji Medycznej (SIM), podpisanej podpisem elektroniczny oraz z modułem PHR/ portalem pacjenta i modułami do obsługi zleceń i ich rozliczeń z generacją e-faktur podpisanych podpisem Warszawa DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI 4

5 INS Nabycie usług informatycznych i technicznych - Wdrożenie i instalacja systemu B2B u partnerów - FU (wersja podstawowa) elektronicznym. 1/09/ /02/2015 Usługi dotyczą wdrożenia i instalacji systemu B2B u partnerów CIVILMED (7-10 placówek, zlokalizowanych w woj. mazowieckim) 1/06/ /08/2014 Szczegółowa specyfikacja wymagań dotyczących ww. pozycji zdefiniowana została w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), udostępnianej Oferentowi po złożeniu przez niego w siedzibie CIVILMED oryginału podpisanej Umowy o Zachowaniu Poufności (NDA - załącznik nr 3). Miejsce realizacji przedmiotu zapytania ofertowego: Warszawa i okolice Z uwagi na konieczność stałej współpracy zespołu programistycznego i ekspertów uczestniczących w realizacji projektu (zgodnie z metodyką Agile) z pracownikami CIVILMED oraz jego Partnerów, Oferent musi zagwarantować możliwość osobistego kontaktu z ekspertami oraz z kierownictwem projektu/ zespołu programistów w siedzibie CIVILMED oraz w siedzibach Partnerów CIVILMED w ciągu maksimum 1 dnia roboczego od zgłoszenia zapotrzebowania na taki kontakt przez CIVILMED i wymiarze minimum 8 godzin/tydzień roboczy projektu Warunki niezbędne do złożenia oferty: W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają następujące kryteria: Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Złożą w siedzibie CIVILMED oryginał podpisanej Umowy o Zachowaniu Poufności (NDA - załącznik nr 3) oraz zapoznają się z udostępnioną przez CIVILMED Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ); Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości; Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne; Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; W przypadku, których wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, Warszawa DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI 5

6 przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; Wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Termin i sposób złożenia oferty: 1. Oferta w języku polskim powinna być złożona do dnia 14 stycznia 2014 roku do godziny 16:00 w siedzibie CIVILMED przy ul. Mehoffera 103B w Warszawie. 2. Oferta powinna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem zamieszczonym w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego, w szczególności: a. Zawierać pełną nazwę i adres oferenta b. Posiadać datę sporządzenia i termin ważności oferty c. Zawierać opis kwalifikacji ekspertów dedykowanych przez Oferenta do wykonania usług (ze szczególnym uwzględnieniem podanych niżej kryteriów oceny kwalifikacji ekspertów) d. Cenę poszczególnych usług e. Wypełnione Oświadczenie o braku powiazań Oferenta z Zamawiającym, które stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego 3. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta zgodnie z reprezentacją określoną w dokumentach rejestrowych Oferenta. Jeżeli z dokumentu lub dokumentów określających status prawny Oferenta wynika, iż do reprezentowania Oferenta upoważnionych jest łącznie kilka osób, to dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby. Oferta musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta lub pełnomocnika, przy czym w tym wypadku wymagane jest także złożenie stosownego pełnomocnictwa. 4. W razie jakichkolwiek nieprawidłowości lub braków formalnych złożonej oferty, Zamawiający taką ofertę odrzuca i informuje o tym fakcie Oferenta. W takim wypadku Oferent ma prawo złożyć poprawioną ofertę jeszcze raz, jednak w terminie zgodnym z Zapytaniem Ofertowym. 5. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta nie zawierająca pełnego zakresu przedmiotu Zapytania Ofertowego zostanie odrzucona. Warunki przeprowadzenia konkursu i wyboru najkorzystniejszej oferty: 1. Rozpatrzenie ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w dniu 15 stycznia 2014 r. do godziny 12: Po rozpatrzeniu ofert powstanie lista rankingowa oferentów w kolejności zgodnej z obranymi kryteriami przedstawionymi poniżej: Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty a. Kwalifikacje eksperta dedykowanego przez Oferenta do wykonania usług doradczych: i. Zakup usług eksperckich - opracowanie architektury bezpieczeństwa systemu dostosowanej do wymogów GIODO ii. Zakup usług doradczych i eksperckich - Opracowanie kompletu dokumentów serwisu B2B - regulamin, polityka prywatności, procedury i wniosek GIODO Opis i punktacja kwalifikacji: Praktyczne doświadczenie związane z nadzorem nad systemami informatycznymi przetwarzającymi dane podlegające Ustawie o Ochronie Warszawa DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI 6

7 Danych Osobowych, w tym dotyczące przygotowywania i wdrażania Polityki Bezpieczeństwa oraz komunikacji z GIODO (max. Ilość punktów do uzyskania = 100) Ocena kryterium A = suma punktów b. Kwalifikacje kierownika zespołu programistycznego dedykowanego przez Oferenta do nadzoru nad tworzeniem oprogramowania B2B: Opis i punktacja kwalifikacji: Wykształcenie wyższe informatyczne; Praktyczne doświadczenie w zarzadzaniu pracami programistycznymi zgodnie z metodyką Agile (max. Ilość punktów do uzyskania = 50) Ocena kryterium B = suma punktów c. Kwalifikacje kierownika projektu dedykowanego przez Oferenta do nadzoru nad realizacją i dostawą całości przedmiotu zapytania ofertowego: Opis i punktacja kwalifikacji: Wykształcenie wyższe informatyczne; Minimum 5-letnie doświadczenie w kierowaniu dużymi projektami informatycznymi (o wartości powyżej PLN); Znajomość standardów HL7, Tolven (max. Ilość punktów do uzyskania = 50) Ocena kryterium C = suma punktów d. Koszt realizacji i dostawy poszczególnych zadań wchodzących w zakres przedmiotu zapytania ofertowego: Punktacja i wagi dla poszczególnych zadań: Kryterium Nazwa zadania Punktacja i waga D1 1) Zakup oprogramowania B2B 2) Zakup usług eksperckich - Dokumentacja powdrożeniowa systemu B2B. Kolejne ceny: (najniższa cena/ kolejna Waga: 0,7 D2 1) Zakup usług eksperckich - opracowanie architektury bezpieczeństwa systemu dostosowanej do wymogów GIODO 2) Zakup usług doradczych i eksperckich - Opracowanie kompletu dokumentów serwisu B2B - regulamin, polityka prywatności, procedury i wniosek GIODO Ocena D1 = liczba punktów x waga Kolejne ceny: (najniższa cena/ kolejna Waga: 0,2 Ocena D2 = liczba punktów x waga Warszawa DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI 7

8 D3 1) Zakup usług eksperckich - instrukcja obsługi systemu B2B (wersja podstawowa) w wersji elektronicznej 2) Zakup usług eksperckich - instrukcja obsługi systemu B2B (wersja rozszerzona) w wersji elektronicznej D4 1) Zakup usług eksperckich - Testy wdrożeniowe systemu B2B (wersja podstawowa) 2) Zakup usług eksperckich - Testy wdrożeniowe systemu B2B (wersja rozszerzona) 3) Zakup usług eksperckich - Testy wdrożeniowe systemu B2B (integracja z SIM) D5 Nabycie usług informatycznych i technicznych - Wdrożenie i instalacja systemu B2B u partnerów - FU (wersja podstawowa) Kolejne ceny= (najniższa cena/ kolejna Waga: 0,05 Ocena D3 = liczba punktów x waga Kolejne ceny= (najniższa cena/ kolejna Waga:0,1 Ocena D4 = liczba punktów x waga Kolejne ceny= (najniższa cena/ kolejna Waga: 0,05 Ocena D5 = liczba punktów x waga Algorytm stosowany do kalkulacji najkorzystniejszej oferty: 1) Sumaryczna ocena = (Ocena D1 * (Ocena B + Ocena C)/100) + (Ocena D2 * Ocena A/100) + Ocena D3 + Ocena D4 + Ocena D5 Maksymalna liczba punktów do uzyskania: (70 * (50+50)/100) + 20 * 100/ = 110 2) Za najkorzystniejszą ofertę uznaję się ofertę, która zdobędzie najwyższą liczbę punktów (sumaryczna ocena) 3. Zamawiający zastrzega możliwość dodatkowych negocjacji w zakresie ceny, warunków płatności oraz terminu realizacji usługi tylko z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę zgodnie z kryteriami wyboru. 4. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia konkursu bez podania przyczyn. Załączniki do zapytania ofertowego nr 1/2014: 1. Załącznik nr 1 Wzór oferty 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań 3. Załącznik nr 3 Wzór NDA Warszawa DLA ROZWOJU INNOWACYJNEJ GOSPODARKI 8