CDN Asysta o co pytają Twoi Klienci

Transkrypt

1 CDN Asysta o co pytają Twoi Klienci 1. W jaki sposób w systemie CDN OPT!MA wypłacić wyrównania zasiłków z tytułu niezdolności do pracy oraz odsetek od tych kwot, wypłacanych ubezpieczonym w wyniku realizacji wyroku Trybunału Konstytucyjnego, a następnie wykazać je w dokumentach rozliczeniowych? W jaki sposób dokonać eksportu deklaracji do systemu e-deklaracje? Jak w programie CDN OPT!MA przeliczyć podstawę zasiłku chorobowego z uwzględnieniem premii/dodatków, które wcześniej nie były wliczane do podstawy zasiłku, a po ogłoszeniu wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dn r. powinny zostać do niej wliczone? Po wykonaniu reinstalacji systemu CDN OPT!MA do wersji 14.0 i próbie wpisania hasła otrzymuję komunikat, Ŝe hasło jest niepoprawne. Co moŝe być przyczyną? W jaki sposób zastosować stawkę 6% w schematach księgowych? Co naleŝy zrobić, jeśli po wyliczeniu zaliczki na PIT-36, PIT-36L lub CIT-8 koszty i przychody wykazują wartość 0,00 lub nie uwzględniają wszystkich kosztów czy przychodów? Podczas przeliczania zestawienia pojawia się komunikat: Nie znaleziono konta księgowego o symbolu.., co naleŝy zrobić w takim przypadku? Gdzie moŝna określić okres np. miesiąca czy kwartału, za jaki obliczmy zestawienie? 9 9. Jak otworzyć zamknięty okres obrachunkowy? Co zrobić, jeśli w bilansie firmy nie zostało uwzględnione jakieś konto i nie bilansują się aktywa i pasywa? Jakie są ograniczenia prowadzenia rozrachunków na kontach? Bilans otwarcia został wprowadzony ręcznie z poziomu Księgowość/Księgowość/Dokumenty BO ale nie powstała płatność w preliminarzu płatności na kontrahenta, którego zapis BO dotyczył, gdzie naleŝy szukać błędu? Podczas księgowania dokumentu otrzymuję komunikat Błąd pobrania danych dla elementu dekretu księgowego Incorrect syntax near. Co moŝe być przyczyną? Podczas księgowania dokumentu otrzymuję komunikat Waluta dokumentu [PLN] nie zgadza się z walutą konta 204 [EUR]. Co moŝe być przyczyną? W module Kasa i bank rejestr walutowy był załoŝony w wersji wcześniejszej niŝ Jak rozpocząć prace z magazynem walut? Kiedy tworzą się róŝnice kursowe w magazynie walut? W jaki sposób dokonać rozliczania dokumentów w róŝnych walutach?... 12

2 1. W jaki sposób w systemie CDN OPT!MA wypłacić wyrównania zasiłków z tytułu niezdolności do pracy oraz odsetek od tych kwot, wypłacanych ubezpieczonym w wyniku realizacji wyroku Trybunału Konstytucyjnego, a następnie wykazać je w dokumentach rozliczeniowych? Zgodnie z wytycznymi Prezesa ZUS płatnicy składek są zobowiązani do wykazania wypłaconych ubezpieczonym wyrównań oraz odsetek od tych kwot w imiennych raportach ZUS RSA, oddzielnie dla kaŝdego rodzaju świadczenia. Wyrównania zasiłków z tytułu niezdolności do pracy powinny być wykazane w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 0110 XX (lub 3000 XX, jeŝeli wyrównanie jest wypłacane ubezpieczonemu, który w dniu wypłaty wyrównania nie podlega ubezpieczeniom u danego płatnika składek), i odpowiednim kodem świadczenia / przerwy. W systemie CDN OPT!MA istnieją standardowe typy wypłat, będące wyrównaniami zasiłków z tytułu niezdolności do pracy, m.in: - Wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy kod świadczenia / przerwy Wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego kod świadczenia / przerwy Wyrównanie zasiłku opiekuńczego z ubezpieczenia chorobowego kod świadczenia / przerwy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego kod świadczenia / przerwy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego kod świadczenia / przerwy 318 Odsetki z tytułu wypłaty wyrównań zasiłków powinny być wykazane w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 5000 XX oraz kodem świadczenia / przerwy zgodnym z kodem wyrównania zasiłku. Aby w systemie CDN OPT!MA został wygenerowany raport ZUS RSA z tytułu wypłaty odsetek od zasiłków, naleŝy zdefiniować w konfiguracji nowy typ wypłaty rodzaju: umowa, z odpowiedni kodem świadczenia / przerwy wybranym w polu Pozycja na deklaracji ZUS oraz ustawionym sposobem naliczania składek ZUS: nie naliczać. Tak zdefiniowany składnik naleŝy wprowadzić pracownikowi na liście umów cywilnoprawnych, a następnie naliczyć wynagrodzenie do listy płac rodzaju: umowa. Przykład 1. Płatnik składek wypłacił pracownikowi następujące świadczenia: - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego za okres r r., - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego za okres r r., - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego za okres r r., - zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego za okres r r. Po złoŝeniu przez pracownika wniosku o ponowne ustalenie podstawy zasiłku, w miesiącu wrześniu 2008 r. płatnik wypłacił pracownikowi naleŝne wyrównanie w wysokości: - z tytułu zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego w kwocie 435 zł, oraz odsetki w kwocie 75 zł, - z tytułu zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego w kwocie 1650 zł, oraz odsetki w kwocie 280 zł. W programie CDN OPT!MA naleŝy wypłacić: - Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego w kwocie 435 zł, ustawiając w wypłacie, na formularzu elementu wypłaty okres r r. (jest to ostatni okres, za który przysługuje wyrównanie zasiłku chorobowego i taki okres powinien zostać wykazany w raporcie ZUS RSA), - Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego - w kwocie 1650 zł, ustawiając na formularzu elementu wypłaty okres r r. Wyrównania zasiłków mogą zostać wypłacone na liście płac rodzaju Etat lub Inne. Data wypłaty i miesiąc deklaracji powinny mieć wybrany miesiąc - wrzesień 2008 r. 2

3 Następnie z poziomu Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat naleŝy zdefiniować dwa nowe składniki: - Odsetki od zasiłku chorobowego rodzaj: umowa, pozycja na deklaracji ZUS: 317, składki ZUS: nie naliczać, - Odsetki od zasiłku chorob. z ubezp.wypad. - rodzaj: umowa, pozycja na deklaracji ZUS: 318, składki ZUS: nie naliczać. Na liście umów cywilnoprawnych pracownika naleŝy wprowadzić dwie umowy: 1. za okres r r., tytuł umowy Odsetki od zasiłku chorobowego, na zakładce ubezpieczenia naleŝy wybrać kod tytułu ubezpieczeń 5000 XX, 2. za okres r r., tytuł umowy Odsetki od zasiłku chorob.z ubezp.wypad., na zakładce ubezpieczenia naleŝy wybrać kod tytułu ubezpieczeń 5000 XX. Na formularzu umowy, oprócz kodu tytułu ubezpieczeń wymagane jest wybranie rodzaju ubezpieczeń w przeciwnym razie w wypłacie pracownika nie zostanie wykazany kod tytułu ubezpieczeń i dane nie zostaną przeniesione do programu Płatnik. MoŜna pozostawić standardowe ustawienie, tj. zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. W wypłacie umowy składki nie zostaną naliczone poniewaŝ wynika to z definicji typu wypłaty (składki ZUS: nie naliczać). PoniewaŜ obie umowy są tzw. własnymi umowami, definiowanymi przez UŜytkownika, na formularzu umowy nie będzie moŝliwości wprowadzenia kwoty odsetek naleŝy je wprowadzić bezpośrednio w wypłacie. Następnie naleŝy utworzyć listę płac rodzaju: Umowa, obejmującą okres trwania obu umów, tj r r., z datą wypłaty i miesiącem deklaracji wrzesień 2008 r., i do takiej listy naliczyć pracownikowi wypłatę wprowadzając kwoty wypłaconych odsetek bezpośrednio w wypłacie. W deklaracji ZUS za miesiąc wrzesień 2008 r. zostaną wygenerowane następujące raporty imienne dla pracownika: - ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia: 0110 XX, kodem świadczenia / przerwy: 317, okresem , oraz kwotą 435 zł (wypłata wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego), - ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia: 0110 XX, kodem świadczenia / przerwy: 318, okresem , oraz kwotą 1650 zł (wypłata wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego), - ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia: 5000 XX, kodem świadczenia / przerwy: 317, okresem , oraz kwotą 75 zł (wypłata odsetek od wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego), - ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia: 5000 XX, kodem świadczenia / przerwy: 318, okresem , oraz kwotą 280 zł (wypłata odsetek od wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego), - ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 5000 XX, z zerowymi podstawami i składkami taki dodatkowy, zerowy raport naleŝy usunąć. Dodatkowo, w deklaracji ZUS DRA zostaną wykazane kwoty: - w bloku V.01 kwota wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego 510 zł (kwota wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego wraz z odsetkami), - w bloku V.03 kwota wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego 1930 zł (kwota wyrównania zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego wraz z odsetkami), Przykład 2. Płatnik składek wypłacił pracownicy zasiłek macierzyński za okres r r. Po złoŝeniu przez pracownicę wniosku o ponowne ustalenie podstawy zasiłku, w miesiącu wrześniu 2008 r. płatnik wypłacił pracownicy naleŝne wyrównanie z tytułu zasiłku macierzyńskiego w kwocie 3150 zł, oraz odsetki w kwocie 625 zł. 3

4 Dla pracownicy powinny zostać wygenerowane deklaracje imienne: - ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia: 0110 XX, kodem świadczenia / przerwy: 315, okresem , oraz kwotą 3150 zł (wypłata wyrównania zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego), - ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia: 5000 XX, kodem świadczenia / przerwy: 315, okresem , oraz kwotą 625 zł (wypłata odsetek od wyrównania zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego), - ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1240 XX, podstawą składek emerytalno rentowych w wysokości 3150 zł (kwotą wypłaconego wyrównania zasiłku macierzyńskiego) oraz naliczonymi składkami od tej kwoty, - ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia: 1240 XX, kodem świadczenia / przerwy: 350, okresem (w miesiącu wypłaty wyrównania, tj. we wrześniu 2008 r. pracownica nie podlegała ubezpieczeniom emerytalno rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego). W programie CDN OPT!MA naleŝy wypłacić: - Wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego w kwocie 3150 zł, ustawiając w wypłacie, w elemencie wypłaty okres r r. (ostatni okres, za który przysługuje wyrównanie zasiłku macierzyńskiego). Data wypłaty i miesiąc deklaracji listy płac, na której dokonujemy wypłaty, powinny mieć wybrany miesiąc wrzesień 2008 r. Następnie z poziomu Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat naleŝy zdefiniować nowe składniki: - Odsetki od zasiłku macierzyńskiego rodzaj: umowa, pozycja na deklaracji ZUS: 315, składki ZUS: nie naliczać, - Składki ZUS od zasiłku macierzyńskiego rodzaj: umowa, pozycja na deklaracji PIT / pozycja na deklaracji ZUS: nie dotyczy, sposób naliczania składek ZUS: naliczać jak macierzyński, sposób naliczania składek na ubezp. zdrow.: nie naliczać, wpływa na kwotę do wypłaty parametr nie zaznaczony, - Kod przerwy 350 rodzaj: umowa, pozycja na deklaracji ZUS: 350, składki ZUS: nie naliczać. Na liście umów cywilnoprawnych pracownika naleŝy wprowadzić trzy umowy: 1. za okres r r., tytuł umowy Odsetki od zasiłku macierzyńskiego, na zakładce ubezpieczenia naleŝy wybrać kod tytułu ubezpieczeń 5000 XX, 2. za okres r r., tytuł umowy Składki ZUS od zasiłku macierzyńskiego, na zakładce ubezpieczenia naleŝy wybrać kod tytułu ubezpieczeń 1240 XX, wybrać zgłoszenie do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego, 2. za okres r r., tytuł umowy Kod przerwy 350, na zakładce ubezpieczenia naleŝy wybrać kod tytułu ubezpieczeń 1240 XX. Uwaga: Aby na formularzu umowy cywilnoprawnej był dostępny kod tytułu ubezpieczeń 1240 XX naleŝy z poziomu Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry zaznaczyć parametr Pełna lista kodów ubezpieczeń dla umów-zleceń. Następnie naleŝy utworzyć listę płac rodzaju: Umowa, obejmującą okres trwania wszystkich umów, tj r r., z datą wypłaty i miesiącem deklaracji wrzesień 2008 r., i do takiej listy naliczyć pracownikowi wypłatę wprowadzając kwoty bezpośrednio w wypłacie. Wytyczne Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawie wypłaty i wykazywania w dokumentach rozliczeniowych wyrównań zasiłków z tytułu niezdolności do pracy oraz odsetek od tych kwot znajdują się na stronach ZUS pod adresem 2. W jaki sposób dokonać eksportu deklaracji do systemu e-deklaracje? Od wersji 14.1 programu CDN OPT!MA dostępny jest eksport deklaracji: VAT-7, VAT-7K oraz VAT-UE wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT-UE/B do systemu e-deklaracje. Aby wysyłać e-deklaracje 4

5 konieczne jest posiadanie podpisu elektronicznego oraz zgłoszenie do Urzędu Skarbowego zamiaru składania deklaracji w formie elektronicznej Eksport deklaracji Aby wyeksportować deklarację VAT-7, VAT-7K lub VAT-UE (wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT- UE/B) naleŝy: 1. W menu System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/e-Deklaracje, wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki w polu: Katalog przechowywania plików wymiany:. W tym katalogu jest zapisywany: niepodpisany jeszcze plik eksportowany (w nazwie pliku będzie symbol deklaracji, rok i miesiąc deklaracji oraz numer kolejny 0 pierwotna deklaracja, 1 pierwsza korekta itd.) oraz odebrane UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, będzie zawierało w nazwie symbol deklaracji, rok i miesiąc oraz numer referencyjny). 2. Poprawnie wypełnić deklarację przede wszystkim dane i adres podatnika (Konfiguracja/Firma/Dane firmy/vat-7,vat-ue) oraz dane Urzędu Skarbowego (w tym kod Urzędu Skarbowego na karcie US w menu Słowniki/Urzędy). Lista kodów Urzędów Skarbowych dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów: Pola które są obowiązkowe: Dla deklaracji VAT-7: Kod urzędu skarbowego na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: Ogólne, pole: Kod urzędu. Rok i miesiąc złoŝenia deklaracji Cel złoŝenia deklaracji Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: 1. Numer NIP podatnika 2. Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika 3. Data urodzenia 4. Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: 5. Numer NIP podatnika 6. Pełna nazwa podatnika 7. Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Dla korekty deklaracji VAT-7: Uzasadnienie przyczyn złoŝenia korekty Dla deklaracji VAT-UE: Kod urzędu skarbowego Rok i kwartał złoŝenia deklaracji Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: 8. Numer NIP podatnika 9. Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika 10. Data urodzenia 11. Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: 12. Numer NIP podatnika 5

6 13. Pełna nazwa podatnika 14. Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. 3. Zatwierdzić deklarację. 4. Otworzyć zatwierdzony formularz i kliknąć na ikonę Wyślij deklarację do systemu e - Deklaracje. Na liście deklaracji, w kolumnie e-deklaracje, pojawi się status Wysłano/Nie odebrano UPO, a w kolumnie Data wysłania pojawi się data wysłania deklaracji. UWAGA: JeŜeli deklaracja została prawidłowo wysłana nie będzie moŝliwe jej cofnięcie do bufora. Po wysłaniu deklaracji naleŝy odebrać UPO jeŝeli serwer Ministerstwa Finansów podczas odbierania UPO zgłosi błąd w deklaracji wtedy będzie moŝliwe cofnięcie deklaracji do bufora i ponowne jej wysłanie. Odbieranie UPO Po wysłaniu deklaracji naleŝy odebrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania. Aby odebrać UPO naleŝy otworzyć formularz deklaracji i za pomocą ikony Pobierz UPO zainicjować pobranie UPO. Jeśli podczas pobierania UPO pojawi się komunikat np. <Akcja Opis="Pobieranie UPO" Typ="2"> <Akcja Opis="Status deklaracji: Dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minlengthvalid: Wartość '' o długości = '0' nie jest poprawnym aspektem w stosunku do minlength '1' w typie 'TMiejscowosc'.]" Typ="2" /> </Akcja> wówczas naleŝy uzupełnić brakujące dane, przeliczyć deklarację, ponownie wysłać i odebrać UPO. Aby sprawdzić jakie pola nie zostały uzupełnione moŝna plik XML, który zapisał się w katalogu podanym w konfiguracji wczytać na stronie: Urzędowe Poświadczenie Odbioru moŝna wydrukować z poziomu formularza deklaracji. Jeśli podczas odbierania UPO pojawi się komunikat: <Akcja Opis="Pobieranie UPO" Typ="4"> <Akcja Opis="Status deklaracji: Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie" Typ="2" /> <Akcja Opis="Nieprawidłowa wiadomość UPO:" Typ="4" /> a wydruk UPO jest pusty, na liście deklaracji w kolumnie e-deklaracja pojawia się Wysłano/Odebrano UPO i nie ma moŝliwości ponownego pobrania wówczas naleŝy: Wgrać skrypt UPO.sql do pobrania w Systemie Informacji Partnera (SIP) nr zgłoszenia pod linkiem: Podmienić plik OP_deklaracje do pobrania w SIP nr zgłoszenia pod linkiem: Ponownie odebrać UPO Urzędowe poświadczenie odbioru moŝna odebrać ręcznie ze strony Ministerstwa Finansów. Aby pobrać UPO potrzebny jest numer referencyjny, numer taki moŝna odczytać pod bazą danych lub posłuŝyć się przygotowanym wydrukiem. Wydruk Numery referencyjne.tps do pobrania w SIP nr zgłoszenia pod linkiem: Wydruk naleŝy podpiąć na liście deklaracji VAT-7 z poziomu konfiguracji wydruków, prawy klawisz myszy i opcja IMPORTUJ. Po odczytaniu numeru referencyjnego naleŝy się zalogować na stronę: i pobrać UPO ręcznie. 6

7 3. Jak w programie CDN OPT!MA przeliczyć podstawę zasiłku chorobowego z uwzględnieniem premii/dodatków, które wcześniej nie były wliczane do podstawy zasiłku, a po ogłoszeniu wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dn r. powinny zostać do niej wliczone? Problem dotyczy dodatkowych elementów wynagrodzenia, co do których w regulaminie wynagrodzeń ani w umowie o pracę nie ma jednoznacznego zapisu, iŝ nie są pomniejszane za czas nieobecności. Dotychczas ZUS stał na stanowisku, Ŝe nie moŝna ich wliczać do podstawy zasiłku. Obecnie, po wyroku TK, stanowisko ZUS teŝ uległo zmianie, w związku z czym takie dodatkowe składniki naleŝy wliczać do podstawy. Aby policzyć w systemie CDN OPT!MA, ile powinna była wynieść podstawa zasiłku z uwzględnieniem takich dodatkowych składników, moŝna zdefiniować dodatkowy typ wypłaty będący wskaźnikiem, naliczany algorytmem 10 Element liczony jak zasiłek chorobowy. Przykład: Pracownik był na zwolnieniu chorobowym przez 5 dni w kwietniu 08. Podstawa zasiłku została wyliczona z okresu 12 miesięcy poprzedzających ten miesiąc, tj. z okresu kwiecień 07 marzec 08. Następnie w lipcu 08 pracownik miał 3 dni zasiłku opiekuńczego na chore dziecko, a w sierpniu 08 ponownie zachorował. W podstawie zasiłku wyliczonej dla miesiąca kwietnia nie została uwzględniona premia. PoniewaŜ przerwa między kolejnymi nieobecnościami nie przekroczyła 3 miesięcy, podstawa zasiłku została przepisana do zasiłku opiekuńczego w lipcu i do chorobowego w sierpniu. Obecnie firma chce ustalić, ile powinna była wynieść podstawa zasiłku dla miesiąca kwietnia 08 z uwzględnieniem premii dotychczas nie wliczanej do podstawy zasiłku. 1. Z poziomu Konfiguracja > Firma > Płace > Typy wypłat zmieniamy w definicji premii/dodatku sposób wliczania do chorobowego z nie wliczać na wliczać (zakładka 2.Podatki/Nieobecności); 2. Definiujemy nowy typ wypłaty, np. Podst. chor. nowa naliczany algorytmem 10 Element liczony jak zasiłek chorobowy, okres wyliczania podstawy Standardowy, procent bez znaczenia (moŝna wprowadzić 80% lub 100%), na zakładce 3.Szczegółowe zaznaczamy parametr Typ wypłaty będący wskaźnikiem ; 3. Definiujemy dodatkową listę płac (rodzaju Inne ), za miesiąc, dla którego potrzebujemy wyliczyć ponownie podstawę w tym przypadku za miesiąc kwiecień 08; 4. Naliczamy pracownikowi wypłatę do tej listy na zakładce Elementy wypłaty dodajemy zdefiniowany wskaźnik Podst. chor. nowa. W elemencie wypłaty zostanie wyliczona podstawa z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc kwiecień 08, z uwzględnieniem aktualnych ustawień w konfiguracji dotyczących wliczania premii do podstawy chorobowego; 5. Po zapisaniu wypłaty moŝna ponownie do niej wejść i z poziomu Formularza elementu wypłaty wydrukować log Wyliczenie podstawy zasiłku ; 6. W bieŝącej wypłacie (w tym przypadku za okres sierpnia 08) w wyliczonym przez program chorobowym ręcznie wpisujemy nową kwotę podstawy, obliczoną za pomocą wskaźnika dodanego za kwiecień 08. JeŜeli w kolejnych 3 miesiącach u pracownika wystąpi nieobecność zasiłkowa, do jej wyliczenia zostanie uwzględniona (przepisana) zmodyfikowana przez nas podstawa. 7. Jeśli jest potrzeba wypłacenia wyrównań do zasiłków za poprzednie miesiące, naleŝy wyliczyć róŝnicę między kwotą pierwotnie wypłaconą, a kwotą zasiłku od podstawy przeliczonej wg nowych zasad i dodać w bieŝącej wypłacie odpowiedni składnik wyrównanie zasiłku na taką właśnie kwotę. Aby wyliczyć kwotę zasiłku od podstawy przeliczonej wg nowych zasad, moŝna wpisać liczbę dni zasiłkowych i procent we wskaźniku wypłacanym na potrzeby przeliczenia podstawy (w tym przypadku w miesiącu kwietniu 08). 7

8 Jeśli w naszym przykładzie zasiłek opiekuńczy wypłacono w lipcu 08 w kwocie 120,00 zł (od podstawy 1500,00 zł), a po przeliczeniu powinno być 144,00 zł (od podstawy 1800,00 zł), naleŝy wypłacić wyrównanie zasiłku opiekuńczego w wysokości 24,00 zł. W raporcie ZUS RSA wyrównanie zasiłku opiekuńczego zostanie wykazane z kodem 316, z okresem zgodnym z okresem od do wprowadzonym w elemencie wypłaty wyrównanie zasiłku opiekuńczego. 4. Po wykonaniu reinstalacji systemu CDN OPT!MA do wersji 14.0 i próbie wpisania hasła otrzymuję komunikat, Ŝe hasło jest niepoprawne. Co moŝe być przyczyną? W celu zwiększenia bezpieczeństwa danych zgromadzonych w systemie, w wersji 14.0 CDN OPT!MA wprowadzono sprawdzanie złoŝoności hasła. W związku z tą zmianą hasło jest aktualnie wraŝliwe na wielkość liter. Przy pierwszym zalogowaniu do bazy danych po wykonanej konwersji hasło naleŝy wpisać duŝymi literami. Po zalogowaniu hasło moŝna oczywiście zmienić. 5. W jaki sposób zastosować stawkę 6% w schematach księgowych? Księgowanie dokumentów z Rejestru VAT w wersji programu CDN OPT!MA wcześniejszej niŝ 14.0: a) Kwota netto w stawce 6%, w definicji kwoty + (CASE WHEN VaT_Flaga=2 AND VaT_Stawka=6 THEN VaT_Netto ELSE 0 END) b) kwota VAT w stawce 6%, w definicji kwoty WHEN VaT_Flaga=2 AND VaT_Stawka=6 THEN VaT_Vat ELSE 0 END) Księgowanie dokumentów w module Handel w wersji programu CDN OPT!MA wcześniejszej niŝ 14.0: a) Kwota netto w stawce 6%, w definicji kwoty + CDN.fn_TraKwoty(TrN_TrNId,'N',6,2) b) kwota VAT w stawce 6%, w definicji kwoty + CDN.fn_TraKwoty(TrN_TrNId,'V',6,2) Księgowanie dokumentów z Rejestru VAT oraz w module Handel od wersji 14.0 programu CDN OPT!MA: Kwota netto w stawce 6%, w definicji kwoty wystarczy wybrać dostępne Kwota VAT w stawce 6%, w definicji kwoty wystarczy wybrać dostępne 6. Co naleŝy zrobić, jeśli po wyliczeniu zaliczki na PIT-36, PIT-36L lub CIT-8 koszty i przychody wykazują wartość 0,00 lub nie uwzględniają wszystkich kosztów czy przychodów? W takiej sytuacji UŜytkownik powinien sprawdzić czy zostały właściwie zdefiniowane zmienne systemowe, z których pobierane są informacje do wyliczenia zaliczki na PIT-36, PIT-36L i CIT-8. W menu 8

9 Księgowość/Księgowość/Zestawienia księgowe naleŝy przejść na zakładkę Systemowe, podświetlić właściwe zestawienie i otworzyć pozycję tego zestawienia. Następnie UŜytkownik powinien sprawdzić czy zostały przypisane właściwe konta księgowe wraz z definicją kwoty. 7. Podczas przeliczania zestawienia pojawia się komunikat: Nie znaleziono konta księgowego o symbolu.., co naleŝy zrobić w takim przypadku? W takiej sytuacji UŜytkownik powinien podświetlić wybrane zestawienie i otworzyć listę pozycji zestawienia. Następnie powinien odnaleźć pozycję, w której zostało uŝyte konto wskazane w komunikacie i je usunąć lub moŝe zaznaczyć parametr: Nie sprawdzaj istnienia kont. 8. Gdzie moŝna określić okres np. miesiąca czy kwartału, za jaki obliczmy zestawienie? UŜytkownik powinien otworzyć formularz nagłówka wybranego zestawienia a następnie na zakładce Kolumny moŝne określić okres, za jaki mają być liczone pozycje zestawienia poprzez wybór okresu INNY i określenie pól Data od oraz Data do. 9. Jak otworzyć zamknięty okres obrachunkowy? Zamknięty okres obrachunkowy moŝna otworzyć w Konfiguracji/Firma/Księgowość/Okresy obrachunkowe, naleŝy otworzyć formularz okresu obrachunkowego np. 2007, następnie ustawić kursor w polu Symbol i wykonać kombinację klawiszy <Ctrl + Alt + O>. 10. Co zrobić, jeśli w bilansie firmy nie zostało uwzględnione jakieś konto i nie bilansują się aktywa i pasywa? W menu Księgowość/Księgowość/Zestawienia księgowe/zakładka Ogólne, naleŝy podświetlić Bilans i nacisnąć przycisk Pozycje zestawienia. Na liście podświetlić pozycję gdzie dane konto powinno być uwzględnione np. NaleŜności krótkoterminowe i nacisnąć przycisk Formularz pozycji (lupka). Otworzy się okienko Pozycja zestawienia, naleŝy rozwinąć menu obok przycisku Kwota i wybrać Funkcje kont/obroty np. WN konta wówczas pojawi się Po zapisaniu zmian moŝna przeliczyć bilans. 11. Jakie są ograniczenia prowadzenia rozrachunków na kontach? W obecnej chwili funkcja Rozrachunki na kontach obejmuje tylko konta rozrachunkowe, które nie są kontami słownikowymi podmiotów. Pozostałe konta, a w szczególności konta kontrahentów, nie moŝna rozliczyć. Rozrachunki mogą być tworzone tylko dla kont w walucie systemowej jak równieŝ od wersji 14.0 programu CDN OPT!MA istnieje moŝliwość rozliczania dekretów na kontach walutowych. Dzięki rozszerzeniu tej funkcjonalności moŝliwe jest automatyczne tworzenie róŝnic kursowych podczas rozliczania dekretów oraz księgowanie powstałych róŝnic. W kolejnych wersjach funkcjonalność ta będzie rozwijana. 9

10 12. Bilans otwarcia został wprowadzony ręcznie z poziomu Księgowość/Księgowość/Dokumenty BO ale nie powstała płatność w preliminarzu płatności na kontrahenta, którego zapis BO dotyczył, gdzie naleŝy szukać błędu? W pierwszej kolejności naleŝy sprawdzić czy w Konfiguracji firmy/księgowość/księgowość kontowa został zaznaczony parametr Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych. Następnie na zapisie bilansu otwarcia naleŝy sprawdzić czy parametr generuj płatność jest zaznaczony a wybrane konto na zapisie jest określone w planie jako rozrachunkowe. NaleŜy pamiętać, Ŝe płatność powstaje tylko i wyłącznie dla konta rozrachunkowego. Jeśli jest to konto rozrachunkowe i dodatkowo słownikowe to płatność powstaje dla podmiotu przypisanego do tego konta. Jeśli jest to konto rozrachunkowe, ale nie słownikowe to płatność powstaje na podmiot Nieokreślony. 13. Podczas księgowania dokumentu otrzymuję komunikat Błąd pobrania danych dla elementu dekretu księgowego Incorrect syntax near. Co moŝe być przyczyną? Taki komunikat wskazuje, Ŝe schemat został błędnie zdefiniowany. W takiej sytuacji naleŝy sprawdzić poprawność schematu księgowego. Po pojawieniu się okna z informacją naleŝy kliknąć w pole Szczegóły gdyŝ tutaj program wskaŝe, która pozycja schematu została błędnie zdefiniowana. W powyŝszym przypadku błędnie została zdefiniowana pozycja 3 w schemacie księgowym KOSZTY- REJESTRY. Przyczynami takiego komunikatu mogą być np.: a) brak - KategoriaElem ='MAT. PODSTAWOWE' b) podwójny apostrof '' =''MAT. PODSTAWOWE' c) brak spacji po łączniku ='MAT. PODSTAWOWE' AND@KategoriaElem ='MAT. POMOCNICZE' 10

11 14. Podczas księgowania dokumentu otrzymuję komunikat Waluta dokumentu [PLN] nie zgadza się z walutą konta 204 [EUR]. Co moŝe być przyczyną? Taki komunikat wskazuje, Ŝe dokument został wprowadzony w walucie systemowej a w schemacie księgowym zostało wskazane konto, które jest załoŝone w walucie EUR. Aby udało się zaksięgować dokument trzeba wybrać konto w walucie PLN lub dokument wprowadzić w walucie obcej. 15. W module Kasa i bank rejestr walutowy był załoŝony w wersji wcześniejszej niŝ Jak rozpocząć prace z magazynem walut? Obsługa magazynu walut jest dostępna dla UŜytkowników, którzy posiadają licencje na moduł CDN Kasa i bank Plus. JeŜeli rejestr walutowy bankowy lub kasowy był załoŝony w wersji wcześniejszej niŝ 14.0 wówczas na formularzu zaznaczamy parametry: Rejestr obsługuje magazyn walut wpłaty powodują powstanie zasobu na magazynie walut, a wypłaty powoduje, Ŝe po zapisaniu formularza dana wypłata zostaje rozliczona z zasobami magazynu. Kurs historyczny - zaznaczenie parametru pozwoli podczas dodawania wypłaty określić rozliczenie według kursu historycznego i tym samym zainicjować kurs z pierwszego wolnego zasobu magazynu (pierwszej nierozliczonej wpłaty) wg metody FIFO. UŜytkownik musi wskazać, które dokumenty tworzą saldo dostępnych środków na magazynie walut dla rejestru walutowego. MoŜna to zrobić na dwa sposoby: a) wprowadzić bilans otwarcia magazynu walut z poziomu formularza rejestru kasowego/bankowego (2 zakładka BO Magazynu walut). Jeśli zapisy składające się na BO magazynu walut miały taką samą wartość kursów to moŝna wprowadzić je zbiorczo, jeśli jednak saldo rachunku składa się z zapisów o róŝnych kursach, naleŝy wprowadzić operacje z róŝnymi wartościami kursów odrębnie. WaŜna jest przy tym data zapisu BO oraz kolejność wprowadzenia jeśli operacje mają róŝne daty, program pobiera je z magazynu w kolejności wg daty najstarszej, jeśli kilka zapisów będzie miało taką samą datę BO, program z magazynu w pierwszej kolejności pobierze operacje mające niŝsze ID, czyli w przypadku wprowadzania zapisów w obrębie tego samego dnia kolejność jest bardzo waŝna. b) zaznaczyć parametr Magazyn walut na zapisach kasowych/bankowych, które wcześniej zostały wprowadzone. W przypadku, gdy zapisy kasowe/bankowe tylko w części kwalifikują się do rozliczenia zalecane jest wprowadzenie stanu początkowego przez BO, by uniknąć dzielenia pojedynczych zapisów na kwoty juŝ rozliczone i te, które dopiero zostaną rozliczone. 16. Kiedy tworzą się róŝnice kursowe w magazynie walut? JeŜeli w rejestrze walutowym wypłaty są wg kursu historycznego wówczas rozliczone są wg metody FIFO z pierwszym wolnym zasobem na magazynie walut (pierwszą nierozliczoną wpłatą) i róŝnica kursowa nie powstaje. W sytuacji gdy wypłata jest po innym kursie niŝ historyczny np. po kursie bieŝącym wówczas w magazynie walut powstaje róŝnica kursowa. RóŜnica kursowa jest tworzona jako róŝnica wartości wypłaty i wartości wpłaty w przeliczeniu na walutę systemową (KW-KP). Dodatnia róŝnica kursowa powstaje, jeŝeli wypłata była po wyŝszym kursie niŝ wpłata. Ujemna róŝnica powstaje wtedy, gdy wypłata była po niŝszym kursie niŝ wpłata. 11

12 Wyliczona róŝnica kursowa jest wliczana do stanu końcowego raportu oraz do stanu początkowego raportu kolejnego na liście. RóŜnica dodatnia zwiększa stan końcowy raportu kasowego/bankowego, a ujemna wpływa na jego zmniejszenie w walucie PLN. UWAGA: W przypadku rozliczania dokumentów po kursie historycznym, gdzie przy rozliczaniu powstaje grosz róŝnicy wynikający z zaokrągleń zostaje wygenerowany dokument róŝnicy kursowej na kwotę zaokrąglenia. 17. W jaki sposób dokonać rozliczania dokumentów w róŝnych walutach? W programie CDN OPT!MA moŝna rozliczyć ze sobą dokumenty wystawione w róŝnych walutach - przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN (pole Waluta dok.), a drugi w walucie obcej. Dodatkowym wymogiem jest, aby obydwa dokumenty posiadały tą samą walutę rozliczenia (pole Waluta rozl.). Walutę rozliczania moŝna zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN. Ponadto warto wspomnieć, iŝ walutę rozliczenia moŝna zmieniać na zapisach kasowych/bankowych na zakładce Rozliczenia dokumentów w polu Waluta rozl.: oraz na zdarzeniach kasowych/bankowych w preliminarzu płatności na zakładce Rozliczenia w polu Waluta rozl. Przykład 1: dla kontrahenta FAMAX wystawiona została faktura sprzedaŝy FS/000417/2008, na kwotę 500 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, z odroczonym terminem płatności (np ). Do preliminarza płatności kontrahenta FAMAX automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 10 maja spodziewana jest zapłata 500 EUR za fakturę FS/000417/ maja, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, Ŝe kontrahent wpłacił na nasze konto 2000 zł, i Ŝe jest to zapłata za FS/000417/2008. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia tego zapisu ustawiamy walutę rozliczenia na EUR, odszukujemy w preliminarzu kontrahenta FAMAX nierozliczoną płatność za fakturę i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, Ŝe zapis: - dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000417/2008), - zapis dotyczący planowanej płatności za FS/000417/2008 w preliminarzu kontrahenta FAMAX otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego), - faktura FS/000417/2008 otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego). Przykład 2: 10 czerwca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BPHEUR zapis, z którego wynika, Ŝe zapłaciliśmy kontrahentowi COMPAQ 250 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, i Ŝe jest to zapłata za FZ/000201/2008. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia odszukujemy w preliminarzu kontrahenta COMPAQ nierozliczoną płatność za fakturę, zmieniamy jej walutę rozliczenia na EUR i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, Ŝe zapis: - dotyczący dokonanej zapłata w rejestrze BPHEUR otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FZ/000201/2008), - zapis dotyczący planowanej płatności za FZ/000201/2008 w preliminarzu kontrahenta COMPAQ otrzyma status, rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BPHEUR, pochodzącego z wyciągu bankowego) - faktura FZ/000417/2008 otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego). Podczas rozliczania dokumentów jw. róŝnica kursowa jest tworzona automatycznie. Dodatkowo w programie istnieje moŝliwość seryjnej zmiany waluty rozliczenia z poziomu preliminarza płatności. 12

13 Opcja ta jest dostępna poprzez uŝycie Funkcji Zmień walutę rozliczenia z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Seryjna zmiana waluty rozliczenia moŝe być wykorzystana np. do zmiany waluty rozliczenia dla wypłat pracowników. Aby dokonać seryjnej zmiany waluty naleŝy wybrać: a) Walutę z listy rozwijanej, b) Typ kursu z listy rozwijanej, c) Datę kursu domyślnie inicjowaną jako data bieŝąca z menu Narzędzia, d) Przelicznik. UWAGA: Obecnie w programie CDN OPT!MA nie moŝna wprost rozliczyć ze sobą dokumentów posiadających róŝne waluty obce np. EUR i USD w takim przypadku niezbędne jest tworzenie dodatkowych dokumentów. Przykład: Jak w systemie dokonać rozliczenia dwóch dokumentów w róŝnych walutach np. nastąpiła wypłata dla pracownika zaliczka na delegację w walucie CHF, pracownik przedkłada faktury zakupowe w walucie CHF i EUR i naleŝy dokonać rozliczenia zaliczki z fakturami. Wypłata nastąpiła z kasy walutowej. Rozliczenia moŝna dokonać na dwa sposoby: MoŜna ustawić na zapisie kasowym (zaliczce pracownika) Nie podlega rozliczeniu. W momencie jak przyniesie Faktury naleŝy w preliminarzu wprowadzić zapisy techniczne na kwotę płatności faktury w walucie CHF i EUR i skompensować z fakturami oczywiście po odpowiednich kursach tak, aby powstały róŝnice kursowe. MoŜna równieŝ zaliczkę pozostawić ze statusem Nie rozliczono. Jak pracownik przyniesie faktury w walucie CHF to rozliczyć je z zaliczką (powstanie róŝnica kursowa). Pozostanie jeszcze reszta zaliczki w walucie CHF. NaleŜy w tym wypadku wprowadzić zapis techniczny do preliminarza płatności na pozostałą kwotę zaliczki w walucie CHF, po kursie z dnia wypłacenia zaliczki tak, aby zaliczka rozliczyła się do końca i nie powstała róŝnica kursowa. Faktury zaś w EUR naleŝy skompensować z zapisem technicznym wprowadzonym do preliminarza równieŝ w walucie EUR. Przeliczyć pozostałe CHF z zaliczki na EUR i wprowadzić odpowiedni kurs tak, aby naliczyła się róŝnica kursowa dla EUR. 13