Zarządzenie nr ORo /09 Prezydenta Miasta Piekary Śląskie. z dnia 9 stycznia 2009r.

Transkrypt

1 Zarządzenie nr ORo /09 Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia 9 stycznia 2009r. w sprawie: wprowadzenia Procedury obiegu dokumentów wewnątrz Urzędu Miasta Piekary Śląskie oraz zasad ich rejestracji w Kancelarii Ogólnej Na podstawie art.31 ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U z 2001 roku, nr 142, poz.1591 tj.) oraz 54 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Piekary Śląskie, wprowadzonego Zarządzeniem nr OR /08 Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia 25 września 2008r., z późniejszymi zmianami oraz 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwi ązków międzygminnych (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. Dz.U. Nr 112 poz.1319 z pózn. zm.) zarządza się, co następuje: Wprowadzić Procedurę obiegu dokumentów wewnątrz Urzędu Miasta Piekary Śląskie oraz zasady ich rejestracji w Kancelarii Ogólnej, zgodnie z za łącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia. 1. W Urzędzie Miasta Piekary Śląskie stosuje się elektroniczny obieg dokumentów. 2. Elektroniczny obieg dokumentów Urzędu Miasta Piekary Śląskie odbywa się w systemie FINN w ramach projektu SEKAP (system elektronicznej komunikacji administracji publicznej). 3. Dopuszcza się wyłączenie poszczególnych obszarów z zakładania i prowadzenia spraw w elektronicznym systemie obiegu dokumentów. 4. Decyzję o zatwierdzeniu wyłączenia danego obszaru podejmuje Prezydent Miasta na wniosek kierownika komórki organizacyjnej osoby na samodzielnym stanowisku Urz ędu. 5. Wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub osoby na samodzielnym stanowisku musi uzyskać pozytywną opinię Koordynatora i Zastępcy Koordynatora ds. Technicznych projektu SEKAP. 6. Wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub osoby na samodzielnym stanowisku o którym mowa w ust. 5, zgłasza się Koordynatorowi i Zastępcy Koordynatora ds. Technicznych projektu SEKAP. 7. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Urzędu lub osoby na samodzielnym stanowisku do bieżącej kontroli prawidłowości i kompletności prowadzenia spraw nie wyłączonych z elektronicznego obiegu dokumentów. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4 Prezydent Miasta Piekary Śląskie (-) mgr inż. Stanisław Korfanty

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr ORo /09 Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia 9 stycznia 2009r. Procedura obiegu dokumentów wewnątrz Urzędu Miasta Piekary Śląskie oraz zasady ich rejestracji w Kancelarii Ogólnej 1. Korespondencja wpływająca do Urzędu Miasta oraz składana przez: osoby fizyczne, jednostki organizacyjne oraz instytucje w Punktach Informacji i Obsługi Mieszkańców przy ul. Bytomskiej 84 i ul. Bytomskiej 92, jest rejestrowana w centralnym rejestrze w Kancelarii Ogólnej. 2. Korespondencja wpływająca do Urzędu rejestrowana jest w systemie informatycznym SEKAP i następnie elektronicznie przekazywana do Naczelników Wydzia łów lub Kierowników Biur oraz osób na samodzielnych stanowiskach. 3. Korespondencja adresowana na: Urząd Miasta Piekary Śląskie ul. Bytomska 92, Wydział Bezpieczeństwa Publicznego przy ul. Miarki 14, Straż Miejską przy ul. Kalwaryjskiej 62 oraz na Urząd Stanu Cywilnego w Piekarach Śląskich, przekazywana za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A., przyjmowana jest w Kancelarii Ogólnej przy ul. Bytomskiej Wnioski składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez Wydział Spraw Obywatelskich tj.: zgłoszenie pobytu czasowego zgłoszenie pobytu stałego zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego zgłoszenie emigracji czasowej wniosek o wydanie zaświadczenia na podstawie danych, zgromadzonych w ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wniosek o wydanie dowodu osobistego zgłoszenie utraty dowodu osobistego 5. Wnioski składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez Wydzia ł Komunikacji tj.: wniosek o rejestrację (czasową rejestrację), wyrejestrowanie pojazdu wniosek o czasowe wycofanie pojazdu z ruchu zawiadomienie o zbyciu pojazdu wniosek o wymianę dowodu rejestracyjnego wniosek o wydanie wtórnika tablic rejestracyjnych wniosek o zwrot zatrzymanego dowodu rejestracyjnego wniosek o wydanie wtórnika innych dokumentów rejestracyjnych wniosek o dokonanie zmian w dowodzie rejestracyjnym wniosek o wydanie zgody na nabicie numeru nadwozia lub wykonanie tabliczki znamionowej wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców, prowadzących stację kontroli pojazdów wniosek o wpis do rejestru przedsi ębiorców, prowadzących ośrodki szkolenia kierowców wniosek o wydanie (wymianę) prawa jazdy 6. Dokumenty składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej tj.: zgłoszenia prac geodezyjnych operat pomiarowy (geodezyjny) wniosek o wypis i wyrys wniosek o wydanie informacji z Państwowego Zasobu Geodezyjnego wniosek o sprzedaż map

3 wniosek o uzgodnienie dokumentacji projektowej wniosek o nadanie numeru porządkowego 7. Dokumenty składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez Urząd Stanu Cywilnego tj.: Wniosek o skrócenie miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie związku małżeńskiego Wniosek o zawarcie związku małżeńskiego wyznaniowego ze skutkiem cywilnym (przed duchownym) Wniosek o wydanie zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą Wniosek o sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego w akcie stanu cywilnego Wniosek o uzupełnienie aktu stanu cywilnego Wniosek o wpisanie do polskich ksi ąg aktu stanu cywilnego, sporządzonego za granicą Wniosek o ustalenie, odtworzenie aktu stanu cywilnego Wniosek o wydanie odpisów z ksiąg stanu cywilnego Wniosek o nadanie medali za d ługoletnie pożycie małżeńskie Wniosek o wydanie zaświadczenia o dokonanych w ksi ęgach stanu cywilnego wpisach lub ich braku, zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego Wniosek o zmianie, ustaleniu pisowni imiona i nazwiska Wniosek o organizowanie odwiedzin u mieszka ńców miasta, obchodzących 90, 100 i kolejną rocznicę urodzin 8. Kancelaria Ogólna otwiera wszystkie przesy łki, za wyjątkiem korespondencji: adresowanej imiennie, którą przekazuje adresatom, jeśli nie wyrazili oni zgody na otwieranie w/w przesyłek, adresowanej do Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Pionu Ochrony innej, wynikającej z odrębnych przepisów (m.in. ofert przetargowych, konkursowych) kopert opatrzonych klauzulą zastrzeżone, tajemnica skarbowa, poufne, tajne wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub do właściwego Wydziału za pokwitowaniem 9. Na każdym wpływającym piśmie lub kopercie (niepodlegającej otwarciu), umieszcza się w górnym lewym rogu (lub w innym wolnym miejscu) pieczątkę wpływu zgodnie ze wzorem, zawartym w załączniku nr 1 do niniejszej procedury, określającą datę otrzymania wpływu pisma i numer kancelaryjny, nadawany automatycznie przez system SEKAP. 10. Kancelaria Ogólna nie rejestruje: dokumentacji, znajduj ącej się w aktach osobowych pracowników Urzędu Miasta, ofert kandydatów na wolne stanowiska pracy, ofert wydawniczych, szkoleniowych i innych (nie dotyczy odpowiedzi na konkretne zapytania ofertowe, które podlegają rejestracji), zaproszeń, prasy, książek i innych wydawnictw, ofert przetargowych, (chyba, że w/w przysłano pocztą poleconą lub za pośrednictwem kuriera) Na powyższej korespondencji Kancelaria Ogólna przybija tylko piecz ęć z datą wpływu. 11. Korespondencja, która wymaga dekretacji Prezydenta Miasta przekazywana jest do Biura Prezydenta i Rady Miasta. 12. Pracownik Biura Prezydenta i Rady Miasta przyjmuje korespondencj ę oraz, jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: Prezydentowi Miasta, Zast ępcom Prezydenta Miasta i Sekretarzowi Miasta.

4 13. Poczta zadekretowana przez Prezydenta Miasta, Zast ępców Prezydenta Miasta i Sekretarza Miasta przekazywana jest zgodnie z dyspozycją, właściwym komórkom organizacyjnym. 14. Pokwitowania odbioru korespondencji (dokumentów papierowych) dokonuje si ę na wydrukach tzw. dziennika przekazań. 15. Poczta przejęta SEKAP-em przez komórkę organizacyjną z Kancelarii Ogólnej jest przyporządkowywana do właściwych spraw, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. 16. Poczta przyjęta przez Punkty Informacyjne i Obsługi Mieszkańców przy ul. Bytomskiej 84 oraz ul. Bytomskiej 92 lub przez komórkę organizacyjną, bezpośrednio od klienta zewnętrznego, podlega obowiązkowej rejestracji w Kancelarii Ogólnej w dniu jej przyjęcia, za wyjątkiem wniosków wymienionych w pkt. 4, 5, 6 i W przypadku gdy: mieszkaniec, pracownik jednostki organizacyjnej lub instytucji sk łada osobiście pismo w Punkcie Informacyjnym i Obsługi Mieszkańców przy ul. Bytomskiej 84 lub ul. Bytomskiej 92, i żąda potwierdzenia niniejszego złożenia pisma, pracownicy zobowiązani są do opatrzenia kopii pisma pieczątką wpływu oraz złożenia w jej obrębie parafy. 18. Korespondencję imienną, wpływającą na adres Urzędu Miasta do osób, które nie wyraziły zgody na otwieranie jej w Kancelarii Ogólnej, rejestruje si ę bez otwierania, jako kopertę zamkniętą i przekazuje się ją adresatowi. 19. Korespondencja wpływająca w kopertach zawierających jedynie imię i nazwisko adresata, bez nadawcy, winna być traktowana jako prywatna i nie podlega rejestracji, ale na przedmiotowej kopercie Kancelaria Ogólna umieszcza pieczątkę wpływu. 20. Jeżeli okaże się, że korespondencja wymieniona w pkt 18 i 19 nie miała charakteru prywatnego, adresat niezwłocznie przedkłada ją do zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią i numerem rejestru. 21. Korespondencja przeznaczona do wysyłki na zewnątrz przekazywana jest przez komórki organizacyjne w zamkniętych, zaadresowanych kopertach do Punktu Informacyjnego i Obsługi Mieszkańców przy ul. Bytomskiej Pracownik Kancelarii Ogólnej przy ul. Bytomskiej 84 przyjmuje i rejestruje w nadawczych książkach pocztowych pocztę, przeznaczoną do wysyłki na zewnątrz z komórek organizacyjnych, mieszczących się w budynkach przy: ul. Bytomskiej 84, ul. Bytomskiej 92 oraz przy ul. Miarki 14. i przekazuje ją Kurierowi Poczty Polskiej S.A Pocztę kierowaną do instytucji i osób fizycznych z terenu Piekar Śląskich, pracownik Kancelarii Ogólnej przekazuje gońcom do osobistego dostarczenia korespondencji adresatom. 24. Gońcy doręczają korespondencję w terminie 3 dni roboczych od jej otrzymania. 25. W sytuacji, gdy wymagane jest niezw łoczne dostarczenie korespondencji przez go ńca, wymagana jest stosowna adnotacja na kopercie. 26. Rodzaj przesyłki (np.: polecona, priorytetowa, pilna) określa komórka, opatrując przekazywane koperty do wysłania odpowiednią dyspozycją i umieszcza zwrotne potwierdzenie odbioru (jeżeli jest to konieczne), a jej brak oznacza, i ż list ma być wysłany jako przesyłka zwykła.

5 Załącznik nr 1 do Procedury obiegu dokumentów wewnątrz Urzędu Miasta Piekary Śląskie oraz zasad ich rejestracji w Kancelarii Ogólnej Wzory pieczęci wpływu 1. Wpłynęło Kancelaria Ogólna dd.mm.rrrr Urząd Miasta Piekary Śląskie ilość załączników... podpis Przydzielono Prezydent Miasta 2 Wysyłka dnia: dd.mm.rrrr Podpis