UMOWA Nr PO /15 o powierzenie przetwarzania danych osobowych

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 do zaproszenia - projekt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych UMOWA Nr PO /15 o powierzenie przetwarzania danych osobowych zawarta w dniu 2015 roku pomiędzy: Powiatem Mieleckim - Powiatowym Urzędem Pracy w Mielcu z siedzibą w Mielcu przy ul. Chopina 16A, Mielec, NIP: REGON: zwanym w treści umowy Zamawiającym, reprezentowanym przez: Stanisława Stachowicza Dyrektora Urzędu a., zwanym w treści umowy Wykonawcą. wspólnie zwanymi dalej Stronami Wykonawca oświadcza, iż dysponuje środkami, doświadczeniem, wiedzą i wykwalifikowanym personelem, co umożliwia mu prawidłowe wykonanie czynności objętych niniejszą umową, w tym należytymi zabezpieczeniami umożliwiającymi przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), zwaną dalej ustawą, oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), zwanego dalej rozporządzeniem. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada stosowną dokumentację wymaganą od podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z postanowieniami ustawy oraz rozporządzenia Przedmiotem umowy jest powierzenie przetwarzania danych osobowych uczestników szkolenia pt. Profesjonalny doradca klienta narzędzia, metody i techniki, gromadzonych w zbiorze danych osobowych Powiatowego Urzędu Pracy w Mielcu, zwanych w dalszej części umowy danymi. 2. Powierzone do przetwarzania dane dotyczą zamówienia realizowanego na podstawie umowy z dnia.2015r. nr PO /15, której przedmiotem jest organizacja i przeprowadzenie szkolenia wyjazdowego dla pracowników Powiatowego Urzędu Pracy Mielcu. 3. Powierzone do przetwarzania dane osobowe uczestników szkolenia mogą być przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji ww. umowy w terminie od dnia wejścia jej w życie do dnia zakończenia jej realizacji. 4. Wykonanie przetwarzania danych osobowych odbędzie się w ramach wynagrodzenia określonego w ww. umowie Zamawiający, działając zgodnie art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, w celu realizacji umowy o szkolenie powierza Wykonawcy przetwarzanie danych ze zbioru 25

2 danych tj. imię, drugie imię, nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, PESEL, których administratorem jest Powiatowy Urząd Pracy w Mielcu. 2. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne jeżeli osoba, której dane dotyczą wyrazi zgodę na ich przetwarzanie. Zamawiający oświadcza, że posiada stosowne zgody i przechowuje je w swojej siedzibie. 3. Wykonawca oraz jego pracownicy: 1) nie decydują o celach i środkach przetwarzania danych powierzonych przez Zamawiającego, 2) nie są uprawnieni do zakładania oraz posiadania lub tworzenia jakichkolwiek kopii dokumentów zawierających dane powierzone przez Zamawiającego, w tym formularzy zawierających dane lub baz danych zapisanych w postaci dokumentów papierowych lub elektronicznych, w szczególności w poczcie elektronicznej, na dyskach komputerowych i arkuszach kalkulacyjnych, innych niż określone w umowie na organizację i przeprowadzenie szkolenia. 4. Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania przekazanych danych w celach innych niż związane z realizacją umowy na organizację i przeprowadzenie szkolenia, a także do przechowywania dokumentów zawierających przekazane dane, w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania umowy na organizację i przeprowadzenie szkolenia. 5. Poprzez przetwarzanie danych rozumie się: jakiekolwiek operacje wykonane na danych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, w zakresie niezbędnym do realizacji umowy na organizację i przeprowadzenie szkolenia Wykonawca zobowiązuje się, przed przystąpieniem do przetwarzania danych powierzonych przez Zamawiającego, wdrożyć i utrzymywać przez czas przetwarzania wszelkie środki i zabezpieczenia związane z przetwarzaniem danych, które są wymagane przez obowiązujące przepisy prawa. 2. Do przetwarzania danych powierzonych przez Zamawiającego mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy Wykonawcy oraz osoby świadczące czynności na podstawie stosunku cywilno-prawnego, posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych wystawione przez Wykonawcę. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 1 do umowy. 3. Zamawiający umocowuje Wykonawcę do wydawania osobom, o których mowa w ust. 2, imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. 4. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych powierzonych przez Zamawiającego w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. 5. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania w poufności wszystkich danych powierzonych mu w trakcie obowiązywania umowy na organizację i przeprowadzenie szkolenia oraz do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu w tajemnicy danych przez osoby, o których mowa w ust. 2 zarówno w trakcie zatrudnienia u Wykonawcy, jak i po jego ustaniu. 6. Wykonawca informuje niezwłocznie Zamawiającego o wszelkich: 1) przypadkach naruszenia tajemnicy i bezpieczeństwa danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu, 2) czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem. 26

3 7. Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, na każde żądanie, informacji na temat przetwarzania danych powierzonych przez Zamawiającego, a w szczególności do niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego lub osoby, o których mowa w ust. 2 obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych. 8. Wykonawca zobowiązuje się do poddania kontroli Zamawiającego oraz innych uprawnionych na podstawie przepisów prawa podmiotów w zakresie poprawności przetwarzania danych powierzonych przez Zamawiającego. 9. Wykonawca zobowiązany jest do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych w wyniku przeprowadzonej kontroli, o której mowa w ust Wykonawca odpowiada za wszelkie wyrządzone Zamawiającemu lub osobom trzecim szkody, które powstały w związku z nienależytym przetwarzaniem przez Wykonawcę powierzonych przez Zamawiającego danych. 11. Wykonawca nie może powierzyć wykonania czynności objętych treścią niniejszej umowy osobie trzeciej Zmiany i uzupełnienia postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy oraz rozporządzenia. 3. Umowa została zawarta w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Wykonawcy oraz jeden dla Zamawiającego. Integralną częścią umowy są następujące załączniki: 1) Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, 2) Odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Zamawiający Wykonawca 27

4 Załącznik nr 1 do Umowy UPOWAŻNIENIE Nr DO PRZETWARZANIA POWIERZONYCH DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW SZKOLENIA DLA PRACOWNIKÓW POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W MIELCU pt.. Z dniem.. r., na podstawie art. 37, w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), upoważniam.[imię i nazwisko] do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych uczestników ww. szkolenia. Upoważnienie obowiązuje do dnia odwołania, nie później jednak niż do dnia.. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* zatrudnienia w.... [nazwa podmiotu będącego Wykonawcą].. Czytelny podpis osoby reprezentującej Zleceniobiorcę upoważnionej do wydawania upoważnień 28

5 Załącznik nr 2 do Umowy ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr DO PRZETWARZANIA POWIERZONYCH DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW SZKOLENIA DLA PRACOWNIKÓW POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W MIELCU pt... Z dniem r., na podstawie art. 37, w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), odwołuję upoważnienie..[sygnatura, z dnia] do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych uczestników ww. szkolenia. Czytelny podpis osoby reprezentującej Zleceniobiorcę upoważnionej do odwoływania upoważnień 29