Instrukcja Obsługi Programu

Transkrypt

1 Instrukcja Obsługi Programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna Producent programu - Syriusz Sp. z o.o. ppm@syriusz.eu Rzeszów luty 2011r.

2 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 2 Spis treści O PROGRAMIE 5 PRZEZNACZENIE 5 WARUNKI LICENCJI 5 OGRANICZENIA W WERSJI DEMO 5 IDENTYFIKACJA WERSJI PROGRAMU I NUMERU SERYJNEGO 5 REJESTRACJA PROGRAMU 6 PIERWSZE KROKI Z PROGRAMEM 7 KROK 1 - REJESTRACJA PROGRAMU 7 KROK 2 - DANE LEKARZA PROWADZĄCEGO GABINET 8 KROK 3 USTAWIENIE PARAMETRÓW RECEPTY 9 KROK 4 KONFIGURACJA OGÓLNA 10 PERSONEL MEDYCZNY 11 AKTUALIZACJA LISTY 11 OGRANICZENIA DLA WERSJI TERMINARZ 13 PRZEZNACZENIE TERMINARZA 13 TRYB PRZEGLĄDANIA (MIESIĄC, TYDZIEŃ, 3 DNI, DZIEŃ) 13 OPIS STOSOWANYCH OZNACZEŃ 14 NAWIGACJA 14 REJESTRACJA DANYCH W TERMINARZU, PRACA 15 REJESTRACJA WIZYTY 15 ZMIANA DANYCH WIZYTY 15 OZNACZANIE WIZYT ODBYTYCH 15 KASOWANIE WIZYTY 16 PRZENOSZENIE WIZYT 16 REJESTRACJA DANYCH W TERMINARZU, WOLNE 18 CEL EWIDENCJI CZASU WOLNEGO. 18 ZAZNACZANIE CZASU WOLNEGO 18 POWIELANIE SCHEMATÓW DNIA LUB TYGODNIA 19 PRZERWY W PRACY 19 ZMIANA DŁUGOŚCI PLANOWANEGO CZASU WOLNEGO 20 KASOWANIE PLANOWANYCH OKRESÓW WOLNYCH 20 PACJENCI 20 EDYCJA LISTY 20 PRZYCISK WYBIERZ 20 PRZESZUKIWANIE LISTY 21

3 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 3 ZMIANA UKŁADU TABELI: KOLEJNOŚĆ I SZEROKOŚĆ KOLUMN 21 POSZUKIWANIE MIEJSCA REJESTRACJI W TERMINARZU 21 WYSZUKIWANIE WOLNEGO TERMINU WIZYTY 21 PRACA Z PROGRAMEM STANDARDOWE FUNKCJE 22 WYBIERZ, DOPISZ, POPRAW, USUŃ 22 PORUSZANIE SIĘ PO TABELI 22 PRZESZUKIWANIE TABELI 22 ZMIANA UKŁADU TABELI: KOLEJNOŚĆ I SZEROKOŚĆ KOLUMN 25 KARTOTEKA 25 ORGANIZACJA KARTOTEKI 25 WPROWADZANIE DANYCH OPISOWYCH 27 ORGANIZACJA DANYCH OPISOWYCH 27 WYPEŁNIANIE KARTOTEKI Z UŻYCIEM SŁOWNIKÓW 28 ZASILANIE SŁOWNIKÓW NOWYMI DANYMI: PRZYCISK DO SŁOWNIKA 28 POBIERANIE GOTOWYCH SCHEMATÓW: PRZYCISK ZE SŁOWNIKA. 30 DRUK RECEPT 31 WYPEŁNIANIE RECEPTY 31 REALIZACJA WYDRUKU 34 USTAWIENIA SPOSOBU DRUKU RECEPTY 35 WYDRUK KARTOTEKI 36 WYDRUK PEŁNY 36 WYDRUK CZĘŚCIOWY, ZALECENIA DLA PACJENTA 37 SPRAWY 38 PRZEZNACZENIE EWIDENCJI 38 ORGANIZACJA TERMINARZA SPRAW 38 EDYCJA TERMINARZA SPRAW 39 ZNACZNIKI 40 PRZESZUKIWANIE EWIDENCJI 41 ZMIANA UKŁADU TABEL 41 ODWZOROWANIE NIEZAŁATWIONYCH SPRAW W TERMINARZU 41 RAPORTY 41 WYBÓR PRZEDMIOTU RAPORTU 41 ZADAWANIE PARAMETRÓW WYJŚCIOWYCH RECEPT 42 ZMIANA WCZEŚNIEJ ZADANYCH PARAMETRÓW 42 PRZESZUKIWANIE TABELI 43 ZMIANA UKŁADU TABEL 43 PODSUMOWANIE TABELI 43 KONFIGURACJA WYDRUKU I WYDRUK RAPORTU 44

4 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 4 USTAWIENIA 46 DANE SŁOWNIKOWE DLA KARTOTEK PACJENTÓW 46 EDYCJA SŁOWNIKA, WYRÓŻNIENIA W TEKŚCIE - WYKORZYSTANIE EDYTORA 46 PRZESZUKIWANIE TABELI, OGRANICZENIE W WYSZUKIWANIU DLA POLA "OPIS", ZNACZENIE POLA "KLUCZ" 47 PARAMETRY RECEPTY 47 KONFIGURACJA OGÓLNA 48 WYŚWIETLANIE TERMINARZA, OGRANICZENIA SPOSOBU PODZIAŁU GODZINY ZWIĄZANE Z DŁUGOŚCIĄ WYŚWIETLANEGO ZAKRESU 49 PRZECIĘTNE WYNAGRODZENIE ZA WIZYTĘ 49 PREFEROWANA CZCIONKA DLA KARTOTEKI PACJENTA 49 LOKALIZACJA BAZY DANYCH 50 KOPIA DANYCH 50 WARUNKI LICENCJI 52

5 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 5 O programie Przeznaczenie Program przeznaczony jest dla specjalistów prowadzących prywatną praktykę medyczną. Przy jego pomocy można: Prowadzić terminarz zaplanowanych wizyt Zapisywać dane osobowe pacjentów Ewidencjonować kartoteki medyczne pacjentów Drukować zalecenia i recepty Rejestrować sprawy i zadania do wykonania Sporządzać zestawienia dotyczące wykonanej pracy Warunki licencji Licencja na użytkowanie programu dotyczy jego określonej, dostarczonej wraz z niniejszą instrukcją wersji. Jest ona udzielana bezterminowo po zaakceptowaniu przez licencjobiorcę załączonych warunków licencji. Warunkiem koniecznym uzyskania licencji jest także zarejestrowanie faktu użytkowania programu u jego producenta. Rejestracja ta odbywa bezpośrednio w programie, wg dalej opisanej procedury. Komputer z zainstalowanym programem, w chwili wykonywania rejestracji musi posiadać dostęp do Internetu. Każda instalacja programu otrzymuje automatycznie nadawany w trakcie instalacji indywidualny numer seryjny, stanowiący podstawę identyfikacji licencjobiorcy. Licencjobiorcy wolno wykonywać kopie programu z nadanym numerem seryjnym pomiędzy wykorzystywanymi na własne potrzeby komputerami. Licencjobiorcy nie wolno przekazywać kopii programu z nadanym numerem seryjnym innym podmiotom. Ograniczenia w wersji demo Do czasu otrzymania licencji na użytkowanie programu, posiada on ograniczenia w ilości zapisywanych danych: liczba pacjentów nie może przekroczyć 10 a ilość wizyt 20. Identyfikacja wersji programu i numeru seryjnego Aby uzyskać informację o programie, numerze seryjnym i licencji, należy kliknąć napis Prywatna Praktyka Medyczna W oknie, jakie zostanie wyświetlone, można odczytać numer wersji programu, jego numer seryjny i, o ile wcześniej już wpisano, numer otrzymanej licencji.

6 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 6 Numer licencji, podobnie jak numer seryjny składa się z 13 cyfr. Prawidłowe wprowadzenie kodu licencji zostanie potwierdzone zmianą koloru rubryki - z czerwonego na biały. Aby otrzymać numer licencji należy kliknąć napis wskazany strzałką. Rejestracja programu Rejestracja programu polega na podaniu danych licencjobiorcy, zaznaczeniu koniecznej zgody na przetwarzanie danych osobowych a następnie, kliknięciu przycisku Ok. W przypadku pominięcia potrzebnych danych, rubryki wymagające wypełnienia zostaną zaznaczone na czerwono. Po ich uzupełnieniu i ponownym kliknięciu Ok, w ciągu kilkunastu sekund w/w dane zostaną zapisane na serwerze producenta a rubryka z numerem licencji automatycznie wypełniona. Od tej pory można bezterminowo i bez żadnych ograniczeń korzystać z dostarczonej wersji programu.

7 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 7 Pierwsze kroki z programem Po zakończonej instalacji należy wykonać kilka czynności związanych z rejestracją programu i ogólną konfiguracją: Krok 1 - rejestracja programu Pierwszą czynnością jest rejestracja programu, w wyniku której otrzymamy kod licencji dla użytkownika programu. Do czasu otrzymania licencji na użytkowanie programu, posiada on ograniczenia w ilości zapisywanych danych: liczba pacjentów nie może przekroczyć 10, a ilość wizyt 20. Aby zarejestrować program należy: kliknąć napis Prywatna Praktyka Medyczna, a następnie napis Brak podświetlony na czerwono przy Numerze licencji Aby zarejestrować program należy kliknąć najpierw napis Prywatna Praktyka Medyczna Następnie należy kliknąć napis wskazany strzałką. W wyniku tych operacji wyświetli się okno dialogowe Rejestracja programu, w którym należy podać dane licencjobiorcy (użytkownika), zaznaczyć konieczną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, a następnie kliknąć przycisk Ok. W przypadku pominięcia potrzebnych danych, rubryki wymagające wypełnienia zostaną zaznaczone na czerwono. Po ich uzupełnieniu i ponownym kliknięciu Ok, w ciągu kilkunastu sekund w/w dane zostaną zapisane na serwerze producenta, a rubryka z numerem licencji automatycznie wypełniona. Od tej pory można bezterminowo i bez żadnych ograniczeń korzystać z dostarczonej wersji programu.

8 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 8 Krok 2 - dane lekarza prowadzącego gabinet Następnym krokiem przed rozpoczęciem pracy z programem jest wprowadzenie danych lekarza prowadzącego gabinet. W tym celu należy kliknąć napis <Kliknij i wpisz swoje dane>. Spowoduje to otwarcie okna zatytułowanego Nowe dane, w którym należy wpisać imię i nazwisko osoby prowadzącej gabinet medyczny. Tu należy kliknąć aby wpisać dane lekarza prowadzącego gabinet

9 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 9 Krok 3 ustawienie parametrów recepty Warunkiem koniecznym do wykorzystania funkcji druku recept jest ustawienie szablonu recept czyli: Wprowadzanie danych świadczeniodawcy Ustalenie części stałych i części zmiennej numeru recepty Wprowadzenie zakresu puli numerów recept Określenie rodzaju papieru, na jakim będzie sporządzany wydruk Aby ustawić szablon recepty należy przejść do zakładki Recepta w funkcji Ustawienia. Wymagane dane świadczeniodawcy należy wypełnić w odpowiednim miejscu recepty wpisując je z klawiatury. Do wyróżnienia fragmentu tekstu mamy do dyspozycji edytor tekstu znajdujący się na dole ekranu. Część stałą i zmienną numeru recepty ustalamy przy pomocy dwóch suwaków znajdujących się poniżej pierwszego numeru recepty: Recepty od numeru. Część stała na początku i na końcu numeru recepty wyróżniona jest w ustawieniach dodatkowo różowym tłem. Stałe cyfry numeru recepty wpisujemy wprost z klawiatury. Cyfra kontrolna na końcu numeru recepty wyróżniona jest szarym tłem. Cyfra kontrolna uzupełniana jest automatycznie przez program. Zakres puli numerów recept wpisujemy w następujący sposób: pierwszy numer z puli wpisujemy na białym polu: Recepty od numeru, ostatni numer z puli wpisujemy w polu: Do numeru. Aby ustawić sposób druku recepty czyli określić rodzaj papieru, na jakim będzie sporządzony wydruk należy: rozwinąć listę Sposób druku, zaznaczyć wybrany sposób wydruku (kliknąć lewym przyciskiem myszy w jeden z trzech sposobów druku).

10 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 10 Na białym tle wpisujemy pierwszy numer z puli przyznanych numerów Cyfra kontrolna Miejsce na uzupełnienie danych świadczenio dawcy Suwaki do oznaczania części stałej i zmiennej numeru recepty Tu wpisujemy ostatni z puli przyznanych ó Krok 4 konfiguracja ogólna W Ustawieniach w zakładce Konfiguracja określić należy: podział godziny w terminarzu, godzinę początkową i końcową w terminarzu, przeciętne wynagrodzenie za wizytę, oraz standardowy rozmiar i rodzaj czcionki w kartotece, a następnie nacisnąć przycisk Zatwierdź.

11 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 11 Wyświetlanie terminarza, ograniczenia sposobu podziału godziny związane z długością wyświetlanego zakresu Przyjęty podział godziny w terminarzu oraz godzina początkowa i końcowa w terminarzu powiązane są czytelnością terminarza ponieważ jest to zakres terminarza, który wyświetlany jest na ekranie. Jeżeli przyjmiemy krótką jednostkę czasową wizyty i długi zakres przyjmowania pacjentów, który ma być wyświetlony w terminarzu to terminarz nie będzie czytelny. Program posiada mechanizm zapobiegający takiej sytuacji. Pole podziału godziny bądź godzina początkowa lub końcowa mruga wtedy na czerwono po czym program zmniejsza lub zwiększa wpisane przez nas wartości. Jeżeli propozycja programu nam nie odpowiada należy samemu zmniejszyć zakres godzinowy przyjmowania pacjentów wyświetlany w terminarzu lub zwiększyć jednostkę długości wizyty. Ustawiony zakres godzinowy będzie widoczny na ekranie po wejściu do terminarza. Do przewijania terminarza do wcześniejszych lub późniejszych terminów służą odpowiednie przyciski. Najkrótsza jednostka wizyty dopuszczana przez program to 5 min. Zalecane długości wizyt to 10, 15, 20 lub 30 min. Przeciętne wynagrodzenie za wizytę Wpisanie przeciętnego wynagrodzenia za wizytę w ustawieniach powoduje, że ta wartość jest podpowiadana przez program kiedy wizytę rozliczamy. Wartość tą przy rozliczeniu konkretnej wizyty możemy oczywiście edytować. Preferowana czcionka dla kartoteki pacjenta W konfiguracji ustawiamy również preferowaną przez nas czcionkę oraz jej rozmiar dla kartoteki pacjenta. Ustawienia te decydują o tym jaką wielkością i rodzajem czcionki piszemy po otwarciu kartoteki pacjenta. Podczas edycji kartoteki te ustawienia można zmienić za pomocą dostępnego u dołu ekranu edytora tekstu. Edytor tekstu posiada przycisk powrotu do predefinowanych czyli określonych w konfiguracji ustawień czcionki. Personel medyczny Aktualizacja listy Aby prawidłowo ewidencjonować dane w terminarzu wizyt oraz w kartotekach pacjentów, wcześniej należy zdefiniować listę personelu medycznego.

12 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 12 Ograniczenia dla wersji Kliknięcie napisu <Kliknij i wpisz swoje dane> spowoduje otwarcie okna zatytułowanego Nowe dane, w którym należy wpisać imię i nazwisko osoby prowadzącej gabinet medyczny. Dopisywanie kolejnych osób wymaga użycia przycisku Dopisz. Klawiszem Wybierz wskazujemy osobę personelu, której będą dotyczyły wszystkie później rejestrowane zapisy, np. w terminarzu, kartotece pacjenta, wystawiane recepty itd. Jeżeli na liście jest tylko jedna osoba, korzystanie z klawisza Wybierz nie jest konieczne. W wymienionej odmianie programu pominięto możliwość autoryzacji dokonywanych zapisów. W dostarczanych komercyjnie wersjach programu odbywa się ona na podstawie hasła lub PIN-u.

13 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 13 Terminarz Przeznaczenie terminarza Terminarz służy do rejestracji planowanych lub odbywających się na bieżąco wizyt pacjentów. W terminarzu można również zaznaczać przewidywane przerwy w pracy lub dni i godziny w trakcie których gabinet z zasady jest nieczynny. Użycie przycisku Praca lub Wolne decyduje o rodzaju danych jakie będą nanoszone w terminarzu. Jeżeli zatem planujemy wprowadzenie terminu wizyty, wcześniej należy kliknąć klawisz Praca. Tryb przeglądania (miesiąc, tydzień, 3 dni, dzień) Dane w terminarzu można przeglądać w jednym z czterech trybów: miesięcznym, tygodniowym, trzydniowym, dziennym, stosownie do wyboru dokonanego przy pomocy klawiszy w menu u góry ekranu. Im węższa kolumna dotycząca danego dnia, tym widoczna informacja opisowa dotycząca wizyty bardziej lakoniczna. W przypadku przeglądania w trybie miesiąc widoczna jest tylko litera M lub K wskazująca płeć pacjenta oraz cyfry określające jego wiek. Ustawienie kursora na prostokącie wyznaczającym czas wizyty, powoduje wyświetlenie w dodatkowym, żółtym oknie, pełnych danych osobowych pacjenta. Przyciski przewijania godzin Przyciski przewijania dni

14 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 14 Opis stosowanych oznaczeń Pola w terminarzu mogą być oznaczone następującymi kolorami: zielony: planowana lub trwająca wizyta niebieski: wizyta odbyta czerwony: wolne, tj. gabinet nieczynny Żółta kropka obok zielonego pola, wskazuje, że w ewidencji spraw do załatwienia znajdują się zapisy dotyczące pacjenta, którego oczekujemy. Pionowy, czerwony pasek obok pól oznaczających zaplanowane wizyty ma ułatwić dostrzeżenie wizyt pacjenta wcześniej wskazanego w funkcji Pacjenci. Nawigacja Dane w terminarzu mogą być przewijane w pionie (godziny) lub w poziomie (dni) przy pomocy widocznych przycisków przewijania. Aby ustawić terminarz na zadany dzień, bez, czasem żmudnego przewijania, można wpisać pożądaną datę w rubryce u dołu ekranu a następnie kliknąć przycisk Na dzień: Użycie przycisku Na dziś zawsze ustawia terminarz na dzień bieżący, tj. zgodny z datą systemową komputera. W trakcie przeglądania terminarza można posługiwać się zakładkami, w celu łatwego powrotu do określonych jego części. Aby ustawić zakładkę należy kliknąć dany dzień prawym klawiszem myszki. Powtórne kliknięcie prawym klawiszem powoduje wyłączenie zakładki. Zakładka składa się z pionowej linii, wskazującej dzień i suwaka identyfikującego godzinę. Można ustawić do 5 zakładek, każda otrzymuje inny kolor. Otwarcie terminarza na wybranej zakładce następuje po kliknięciu klawisza zakładki w prawym, dolnym rogu ekranu. Suwak zakładki wskazuje godzinę Klawisz zakładki. Kliknięcie powoduje otwarcie terminarza na zadanym dniu i godzinie

15 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 15 Rejestracja danych w terminarzu, praca Rejestracja wizyty Aby zarejestrować planowaną lub właśnie rozpoczynaną wizytę należy kliknąć kwadratowe pole, którego położenie odpowiada terminowi wizyty. Jego kolor zmieni się na żółty, a obok zostanie wyświetlone okno danych. Jeżeli przewidywany czas, jaki zostanie poświęcony pacjentowi jest dłuższy, należy kliknąć sąsiadujące pola, ich kolor również ulegnie zmianie na żółty. Łączny czas wizyty, to: (ilość zaznaczonych na żółto pól) * (czas przypisany do pola). Na załączonym rysunku godzina zegarowa została podzielona na 4 pola, zatem każde z nich odpowiada 15 minutom. O sposobie podziału godziny należy zadecydować wcześniej, wpisując właściwą wartość w funkcji Ustawienia. Podstawowa informacja wprowadzana w oknie danych, to wybór pacjenta. Jeżeli wcześniej został on wskazany w funkcji Pacjenci, pola: imię, nazwisko w oknie danych będą już wypełnione. Jeżeli nie, można kliknąć przycisk Pacjenci, odszukać lub dopisać właściwą osobę i powrócić do terminarza. Pola: imię, nazwisko w otwartym już wcześniej oknie danych zostaną zaktualizowane. Okno danych. Dane pacjenta (imię, nazwisko) można wpisać wprost, jeżeli już wcześniej korzystał on z usług gabinetu. W przeciwnym razie, należy uzupełnić listę pacjentów, funkcja: Pacjenci. Kliknięto pole odpowiadające godz Ponieważ przewidywany czas wizyty to 30 min., zaznaczono również drugi, sąsiadujący kwadrat. Zapamiętanie wizyty następuje po wciśnięciu przycisku Ok w prawym, dolnym rogu okna danych. Kolor wcześniej wybranych, żółtych pól zmieni się na zielony. Jeżeli od zamiaru zapisania wizyty zechcemy odstąpić, należy kliknąć czerwony przycisk X w prawym, górnym rogu okna danych. Zmiana danych wizyty Okno danych wizyty może być otwarte ponownie. W tym celu należy dwukrotnie kliknąć odpowiadające jej zielone pole. Po wprowadzeniu wymaganych modyfikacji należy wcisnąć przycisk Ok. Oznaczanie wizyt odbytych Aby wskazać, że wizyta doszła do skutku, należy dwukrotnie kliknąć odpowiadające jej zielone pole a następnie w otwartym oknie danych zaznaczyć pole Wizyta załatwiona. Przy tej sposobności można

16 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 16 wypełnić rubrykę: Wynagrodzenie. Dane te mogą być później wykorzystane w sporządzanych na użytek gabinetu raportach. Wizyta oznaczona jako odbyta, jest pokazywana w terminarzu na niebiesko. Kasowanie wizyty Aby skasować zaplanowaną wizytę należy dwukrotnie kliknąć odpowiadające jej zielone pole a następnie w wyświetlonym oknie danych wcisnąć przycisk Usuń. Przenoszenie wizyt Zaplanowany termin wizyty można zmienić, korzystając z jednego z wymienionych sposobów: o Przeciąganie o Na zadany termin o Na zakładkę o Wyszukiwanie wolnych terminów Aby zmienić termin wizyty w obrębie widocznej części terminarza należy najechać kursorem myszki na odpowiadające wizycie pole, wcisnąć jej lewy klawisz i trzymając przeciągnąć w żądane miejsce (termin). W trakcie przeciągania prostokąt identyfikujący wizytę zmienia kolor na niebieski.

17 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 17 Aby przenieść wizytę na zadany termin należy dwukrotnie kliknąć na zielone, odpowiadające jej pole. Jego kolor zmieni się na żółty. Następnie w oknie danych trzeba kliknąć przycisk Na zadany termin, wypełnić rubryki z datą i godziną i zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem Ok. Przesunięcie wizyty na ustawioną wcześniej zakładkę przebiega podobnie, jak w przypadku na zadany termin. Po wciśnięciu w oknie danych przycisku Na zakładkę następuje wyświetlenie listy ustawionych zakładek, z której należy wybrać, klikając myszką, pożądany termin. Wyszukanie wolnych terminów, w celu przeniesienia wizyty, rozpoczynamy, podobnie, jak w poprzednio omówionych przypadkach od dwukrotnego kliknięcia zielonego pola wizyty a następnie wybieramy przycisk: Na wolny termin. W wyświetlanym oknie określamy limit czasu, w obrębie którego należy odszukać wolny termin wizyty.

18 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 18 Po wciśnięciu przycisku Ok otrzymamy tabelę zawierającą pierwszych 10 wolnych terminów. Wybrawszy myszką jeden z nich należy kliknąć przycisk Ok. Dostępny czas pomiędzy a Jeżeli wizyta ma odbyć się w tym przedziale ale jej rozpoczęcie to np należy kliknąć wiersz w tabeli. Wizyta zostanie wstępnie ustawiona na 12.15, po czym skorygujemy czas jej rozpoczęcia, przeciągając myszką zielone pole wizyty. Rejestracja danych w terminarzu, wolne Cel ewidencji czasu wolnego. W terminarzu można zaznaczyć czas, kiedy gabinet z różnych powodów pozostaje nieczynny. W dalszej części instrukcji będzie on określany jako Wolne. Wolne w terminarzu należy zaznaczyć w celu uniknięcia pomyłek polegających na umawianiu wizyt w czasie gdy nie będą one mogły dojść do skutku. Zaznaczenie wolnego jest też konieczne, w przypadku, gdy chcemy w przyszłości korzystać z omówionego wyżej automatycznego wyszukiwania wolnych terminów. Zaznaczanie czasu wolnego Aby wprowadzić do terminarza czas wolny należy kliknąć przycisk u góry ekranu Wolne. Terminarz zostanie przełączony z trybu rejestracji wizyt na tryb rejestracji wolnego. Aby zarejestrować czas wolny, należy kliknąć odpowiednie, ze względu na datę i godzinę pole. Podobnie jak w przypadku rejestracji wizyt zostanie wyświetlone okno danych, za pośrednictwem którego uzyskujemy dostęp do dodatkowych funkcji, przyśpieszających wprowadzanie danych. Żółte pole. Możemy klikać sąsiadujące kwadraty wydłużając czas wolny. Możemy klikać myszką kolejne, sąsiadujące z żółtym polem kwadraty, wydłużając w ten sposób czas wolny.

19 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 19 Możemy również korzystając z jednego z trzech pierwszych klawiszy zadysponować czas wolny na: o cały dzień o do godziny wskazywanej przez żółty kwadrat o od godziny wskazywanej przez żółty kwadrat Powielanie schematów dnia lub tygodnia Funkcje powielania schematów są przydatne do szybszego zdefiniowania godzin pracy gabinetu. Ich wykorzystanie zostanie omówione na przykładzie. Załóżmy, że jest on czynny w środy, czwartki i piątki od do 17.00, z przerwą: , w pozostałe dni pozostaje zamknięty. W terminarzu, w pierwszym tygodniu roku zaznaczamy poniedziałek, wtorek, sobotę i niedzielę jako wolne: W środę zaznaczamy wolne wg opisanego schematu i po zatwierdzeniu, ponownie otwieramy okno danych aby użyć funkcji powtórz jutro. W ten sposób, już mniejszym nakładem pracy, powielamy dane na czwartek i piątek. Jeżeli powyższy schemat będzie obowiązywał prawdopodobnie przez cały rok, klikamy dowolne czerwone pole w poniedziałek i wywołujemy funkcję powtórz schemat tygodnia. Zdefiniowany układ zostanie powielony do końca roku. Jeżeli później ulegnie on faktycznej zmianie, modyfikacja terminarza nie powinna być kłopotliwa: określamy schemat pierwszego tygodnia, poczynając od dnia, w którym nastąpiła zmiana godzin otwarcia gabinetu i replikujemy go wg poznanych już zasad na pozostałą część roku. Przerwy w pracy Jeżeli gabinet jest zamykany ze względu na planowany urlop lub np. przerwę chorobową, należy kliknąć dowolne pole w pierwszym dniu wolnego. Następnie wpisać ilość dni przerwy w wyświetlonym oknie danych i wcisnąć przycisk dni wolnego. Jeżeli we wskazanym okresie były już zaplanowane wizyty, należy je wcześniej przenieść.

20 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 20 Zmiana długości planowanego czasu wolnego Poprawa zdefiniowanego czasu wolnego odbywa się podobnie, jak czasu wizyty. Należy kliknąć wybrane czerwone pole identyfikujące czas wolny i po otwarciu okna danych, klikając pola odpowiadające poszczególnym godzinom, zmieniać ich status. Kasowanie planowanych okresów wolnych Aby skasować zaplanowane wolne należy dwukrotnie kliknąć odpowiadające mu czerwone pole a następnie w wyświetlonym oknie danych wcisnąć przycisk Usuń. Pacjenci Edycja listy Dopisanie nowego pacjenta, poprawa istniejących danych lub usunięcie wskazanej osoby z listy odbywa się po wciśnięciu odpowiedniego przycisku w menu u góry ekranu. Po wprowadzeniu danych pacjenta należy zatwierdzić je przyciskiem Ok u dołu ekranu. Przycisk Wybierz Użycie przycisku Wybierz powoduje powrót do poprzednio używanej funkcji. Przykład: Korzystając z funkcji Kartoteka zamierzamy zobaczyć dane innego, niż w danej chwili wyświetlane, pacjenta. W tym celu przechodzimy do funkcji Pacjenci (klawiatura z lewej strony ekranu), wyszukujemy żądaną osobę a następnie klikamy Wybierz. Program powraca do funkcji Kartoteka zmieniając wyświetlaną treść na dane wybranej osoby.

21 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 21 Przeszukiwanie listy Przeszukiwanie listy odnosi się do kolumny wskazywanej przez kursor (granatowy prostokąt). Zasady przeszukiwania tabel zostały omówione w rozdziale Praca z programem. Zmiana układu tabeli: kolejność i szerokość kolumn Układ tabeli: szerokość i kolejność kolumn może ulec zmianie. Sposób modyfikowania układu tabeli został omówiony w rozdziale Praca z programem. Poszukiwanie miejsca rejestracji w terminarzu Aby szybko sprawdzić na jaki termin wizyty jest umówiony dany pacjent można wybrać przycisk Gdzie zapisany w terminarzu. Program przejdzie do funkcji Terminarz, ustawiając się na pierwszej zaplanowanej, nie załatwionej wizycie wskazanego wcześniej pacjenta. Wszystkie wizyty wybranej osoby są dodatkowo oznaczone pionowym, czerwonym paskiem. Aby najszybciej przejrzeć listę wszystkich terminów pacjenta można zamiast terminarza zajrzeć do funkcji Kartoteka : tam każda wizyta jest reprezentowana jako oddzielna zakładka. Wyszukiwanie wolnego terminu wizyty Jeżeli umawianie wizyty rozpoczęto od przeszukiwania lub uzupełniania listy pacjentów, do ustalenia terminu wizyty wygodnie jest skorzystać z funkcji Szukaj wolnych terminów. Działa ona na podobnej zasadzie, jak omówione wcześniej wyszukiwanie wolnych terminów w terminarzu.

22 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 22 Praca z programem standardowe funkcje W programie użyte są jednolite konwencje pracy dla wszystkich funkcji. Wybierz, dopisz, popraw, usuń Wybór, dodawanie, edycja i kasowanie zapisów odbywa się za pomocą przycisków Wybierz, Dopisz, Popraw, Usuń lub klawiszy klawiatury Enter, Insert, Back Space, Delete. Wybór, edycja i kasowanie dotyczy podświetlonego w tabeli rekordu. Poruszanie się po tabeli Do poruszania się po aktualnie przeglądanej tabeli służą następujące klawisze: PageUp przejście o jedną stronę w górę PageDown przejście o jedną stronę w dół Home przejście do pierwszej kolumny tabeli End przejście do ostatniej kolumny tabeli Ctrl Home skok na początek tabeli Ctrl End skok na koniec tabeli Przeszukiwanie tabeli Program PPM umożliwia przeszukiwanie danych w tabelach na trzy sposoby. Poprzez: pozycjonowanie zawężanie szukanie słowa Aby znaleźć w tabelce określony rekord ustawiamy kursor na dowolnej pozycji w kolumnie, wg której chcemy przeszukiwać i naciskamy klawisz z pierwszą literą bądź cyfrą. Automatycznie uruchomi się okno dialogowe Szukaj w kolumnie z ostatnio używanym sposobem szukania. W polu Wyszukaj należy wpisać szukany łańcuch znaków, a następnie zatwierdzić przyciskiem Ok.

23 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 23 W wyniku szukania pozycjonowaniem kursor ustawi się na pierwszej pozycji w kolumnie, która zawiera zadany ciąg znaków. W trakcie szukania, można zmienić tryb przeszukiwania poprzez rozwinięcie listy Sposób szukania i wybranie np. Zawężania. Tym przyciskiem rozwijamy listę ze sposobami przeszukiwania tabel Szukanie za pomocą zawężania polega na wyselekcjonowaniu z tabeli wszystkich pozycji w kolumnie zaczynających się od zadanego ciągu znaków do odrębnej, zawężonej tabeli. Aby przeszukać tabelę poprzez zawężanie, ustaw się kursorem na odpowiedniej kolumnie i zacznij wpisywać ciąg znaków, od którego zaczyna się szukany element. Pojawi się wówczas okno edycyjne Szukaj w kolumnie, w którym możesz wybrać opcję wyszukiwania poprzez zawężanie i wpisać łańcuch znaków, rozpoczynający szukany element. Jednocześnie w tle (jeżeli zaznaczona jest opcja Szukaj po każdym naciśnięciu klawiszy ) program rozpocznie już zawężanie tabeli do pozycji rozpoczynających się od zadanego ciągu znaków. Po

24 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 24 zatwierdzeniu klawiszem Enter lub przyciskiem Ok, możesz wybrać jedną pozycję bądź ponownie przeszukać zawężoną tabelę. Aby powrócić z tabeli zawężonej do pełnej listy danych należy kliknąć w zielony pasek powyżej tabelki lub wcisnąć klawisz Tab. Kliknij w zielony pasek aby powrócić do pełnej listy danych Odznaczenie tego ptaszka powoduje, że wynik wyszukiwania pojawia nam się dopiero po naciśnięciu przycisku Ok. UWAGA! Szukając metodą pozycjonowania oraz zawężania musisz podać ciąg znaków, od którego szukany element się rozpoczyna. W przeciwnym wypadku program go nie odnajdzie, kursor ustawi się na końcu tabeli, a pole Wyszukaj w oknie dialogowym podświetlane będzie na czerwono. Przy metodzie Szukanie słowa można podać ciąg znaków znajdujący się w dowolnym miejscu szukanego elementu. Poza tym Szukanie słowa działa analogicznie do zawężania czyli polega na wyselekcjonowaniu z tabeli wszystkich pozycji w kolumnie zawierających w dowolnym miejscu zadany ciągu znaków do odrębnej, zawężonej tabeli.

25 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 25 Zmiana układu tabeli: kolejność i szerokość kolumn Program umożliwia ustawianie przez użytkownika szerokości i kolejności kolumn w tabelach. Aby zmienić kolejność kolumny w tabeli, kliknij na tytuł kolumny i przytrzymując lewy klawisz myszki, przesuń kolumnę na wybrane miejsce. Aby zmienić szerokość kolumny, wskaż i kliknij na linię rozdzielającą kolumny. Przytrzymując lewy klawisz myszki, przesuń linię rozdzielająca kolumny do żądanej szerokości kolumny. Zmiana położenia i szerokości kolumn zostanie automatycznie zapamiętana po zamknięciu okna. Po ponownym wejściu do okna, w którym dokonano zmiany szerokość i położenie kolumn zostanie automatycznie odczytane. Kartoteka Kartoteka jest systemem przyjmowania opartym na kartach pacjentów. Pozwala w sposób uporządkowany lub dowolny zapisać przebieg wizyty, wykonane zabiegi, zalecone leki oraz wystawić receptę. Kartoteka posiada system słowników, który znacznie przyśpiesza zapisywanie informacji na kartach pacjentów. Kartoteka posiada również opcję wydruku. Organizacja kartoteki Klikając lewym przyciskiem myszki w przycisk Kartoteka przechodzimy do kartoteki pacjenta, który aktualnie zaznaczony jest na liście pacjentów. Kartoteka otwiera się dokładnie w tym miejscu, w którym poprzednio skończyliśmy pracę.

26 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 26 Aby otworzyć kartotekę innego pacjenta należy wybrać go najpierw z listy pacjentów. Klikając w przycisk Kartoteka otwieramy kartotekę pacjenta aktualnie wybranego na liście pacjentów. Aby przejść do kartoteki innego pacjenta należy: wybrać opcję Pacjenci z menu bocznego, na liście pacjentów, która nam się pokaże zaznaczyć, klikając lewym przyciskiem myszki w dowolną kolumnę wybranego pacjenta, a następnie wcisnąć Enter lub przycisk Wybierz. Program przeniesie nas automatycznie do kartoteki tego pacjenta, w miejsce gdzie ostatnio skończyliśmy pracę. Kartoteka pacjenta składa się z zakładek. Pierwsza zakładka z imieniem i nazwiskiem pacjenta przeznaczona jest do wpisania ogólnych informacji z wywiadu: przebytych chorób, stałych dolegliwości, zażywanych leków itp. Kolejne zakładki opatrzone datami przeznaczone są do zapisywania przebiegu zarejestrowanych w terminarzu wizyt. Każda wizyta opatrzona jest informacją z nazwiskiem lekarza, który wizytę obsługuje. Nazwisko lekarza pojawia się automatycznie przenosząc informacje z terminarza. Aby przejść do kolejnych zakładek niewidocznych w danym momencie na ekranie należy nacisnąć strzałkę w prawo. Powrót do poprzednich zakładek to strzałka w lewo. Nazwisko lekarza, który obsługiwał tą wizytę.

27 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 27 Wprowadzanie danych opisowych Rejestracja danych opisowych w kartotece odbywa się na zasadzie prostego edytora tekstu (zapis dowolny, usuwanie BackSpace, Del). Menu edycyjne znajdujące się u dołu ekranu umożliwia: zmianę rozmiaru czcionki, zmianę koloru czcionki, zmianę kroju czcionki, podkreślenie tekstu, pogrubienie tekstu, pochylenie tekstu, automatyczny powrót do typowych ustawień (predefiniowanych dla kartoteki w funkcji Ustawienia ), kopiowanie (lub klawisze Ctrl-C) i wklejenie (lub klawisze Ctrl-V) fragmentu tekstu Powrót do typowych ustawień Zmiana rozmiaru czcionki Organizacja danych opisowych Program PPM umożliwia uporządkowanie danych opisowych kartoteki za pomocą przycisków organizacyjnych znajdujących się po prawej stronie ekranu: Dane ogólne, Wywiad, Badanie, Rozpoznanie, Leki, Zalecenia, Diagnostyka. Po naciśnięciu przycisku organizacyjnego dane hasło pojawia nam się na karcie wizyty pacjenta. Informacje dotyczące tego hasła możemy uzupełnić poprzez zapis dowolny lub korzystając z przygotowanych wcześniej zapisów słownikowych (patrz rozdział poniżej Wypełnianie kartoteki z użyciem słowników ). Zmiana kroju czcionki

28 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 28 Uzupełnianie informacji w kartotece według kolejnych przycisków organizacyjnych pozwala na zachowanie jednolitego schematu zapisu przy każdej wizycie. Wypełnianie kartoteki z użyciem słowników Program PPM w znacznym stopniu usprawnia pracę lekarza prowadzącego ewidencję wizyt / zabiegów etc. pacjenta. Istotnym narzędziem do tego jest system słowników programu PPM. Słowniki umożliwiają automatyczne powielanie powtarzających się zaleceń, zastawów leków, wywiadów, wyników badania itd. Lekarz zamiast pracowicie wpisywać w kartotekę po raz kolejny taki sam wynik badania kolejnego pacjenta czy zestaw takich samych leków wstawia go automatycznie ze słownika. System słowników powiązany jest z przyciskami organizacyjnymi kartoteki. Słowniki dzielą się na: : Dane ogólne, Wywiad, Badanie, Rozpoznanie, Leki, Zalecenia, Diagnostyka. Zasilanie słowników nowymi danymi: przycisk Do słownika Dla szybkiej pracy z programem właściwe jest sukcesywne uzupełnianie słowników. Informacje w słownikach można uzupełniać w dowolnym momencie. W programie są dwa sposoby uzupełniania słowników: przenoszenie danych do słownika wpisanych już w kartotece pacjenta za pomocą przycisku Do słownika, dopisywanie informacji bezpośrednio w bazie słowników (ten sposób omówiony jest w funkcji Ustawienia )

29 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 29 Aby przenieść do słownika dane wpisane już w kartotece pacjenta za pomocą przycisku Do słownika należy: zaznaczyć lewym przyciskiem myszy wybrany fragment zapisu w kartotece pacjenta, a następnie nacisnąć przycisk Do słownika w menu znajdującym się po prawej stronie. WAŻNE: Ponieważ system słowników podzielony jest na kategorie wg przycisków organizacyjnych, należy wpisać przed zaznaczonym do przeniesienia do słownika tekstem kategorię np.: Badanie. Wpisać kategorię można w kartotece w dwojaki sposób: pisząc dane słowo np. Badanie na klawiaturze lub naciskając przycisk organizacyjny np. Badanie w menu po prawej stronie ekranu. Zaznaczony fragment tekstu, który chcemy przenieść do słownika pod kategorią Badanie Kategorię opisu możemy wybrać z menu lub wpisać słowo kategorii z klawiatury. Po zaznaczeniu fragmentu tekstu w kartotece naciskamy przycisk Do słownika. Po naciśnięciu przycisku Do słownika program przenosi nas do bazy słowników do kategorii, której dotyczy znaczony w kartotece fragment tekstu, na przykładzie ta kategoria to Badanie. Uzupełnić należy Klucz dotyczący przeniesionego do słownika opisu, a następnie nacisnąć Ok.. Program automatycznie zapisze zmiany w słowniku i przeniesie nas z powrotem do kartoteki pacjenta. Opis przeniesiony do słownika z kartoteki możemy dowolnie edytować, zmieniać, rozszerzać, skracać. Mamy do dyspozycji również standardowy w PPM panel edycyjny pozwalający na zmianę czcionki, rozmiaru, koloru, pogrubienie, pochylenie i podkreślenie tekstu.

30 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 30 Uzupełnić należy pole Klucz Do edycji opisu mamy standardowy panel edycyjny. Po naciśnięciu Ok program przeniesie nas z powrotem do kartoteki pacjenta. Pobieranie gotowych schematów: przycisk Ze słownika. Wypełniając kartotekę pacjenta, dla przyśpieszenia pracy zalecamy korzystać z przygotowanych wcześniej opisów zapisanych w słowniku. Do tego celu służy przycisk Ze słownika znajdujący się w menu kartoteki po prawej stronie. Chcąc skorzystać z gotowych opisów/schematów zapisanych w słowniku należy: najpierw wpisać kategorię, której dotyczy opis lub wcisnąć przycisk organizacyjny z menu po prawej stronie np. Badanie, a następnie wcisnąć przycisk Ze słownika. Program przenosi nas do bazy słowników do wybranej kategorii gdzie należy: wybrać (podświetlić dowolną kolumnę) interesującą nas pozycję, a następnie nacisnąć Enter lub nacisnąć przycisk Wybierz z menu po prawej stronie ekranu.

31 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 31 Druk recept Program umożliwia szybie przygotowanie i wydruk recept. Przygotowanie recepty dostępne jest z poziomu kartoteki pacjenta. W kartotece w menu po prawej stronie znajduje się przycisk Recepta. Wypełnianie recepty Receptę wypełnić można na trzy różne sposoby: wpisując leki bezpośrednio na receptę kopiując leki wpisane już w kartotece robiąc kopię poprzednio wystawionej recepty Wpisanie leku bezpośrednio na receptę Aby wpisać leki bezpośrednio na receptę należy nacisnąć przycisk Recepta w menu bocznym kartoteki pacjenta. Program otworzy szablon recepty gdzie uzupełniamy treść lekami. Dane pacjenta uzupełniają się automatycznie na podstawie danych z kartoteki. Jeżeli nie są kompletne lub wymagają zmiany możemy je dowolnie edytować bezpośrednio na recepcie. Uprawnienia i choroby przewlekłe wybieramy z rozwijanych list.

32 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 32 Kopiowanie leku z kartoteki na receptę Jeżeli w kartotece wpisaliśmy już leki, które chcemy zapisać pacjentowi na receptę należy: zaznaczyć pożądany tekst na kartotece, a następnie nacisnąć przycisk Recepta w menu bocznym. Zaznaczony w kartotece tekst pojawi nam się na szablonie recepty. Tekst ten możemy dowolnie edytować na recepcie.

33 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 33 Powielanie poprzednio wystawionej recepty Jeżeli danemu pacjentowi wystawiamy cyklicznie receptę na ten sam lek/leki zalecamy skorzystać z przycisku Kopiuj na nową receptę, co spowoduje automatyczne wystawienie analogicznej recepty. W tym celu należy: w kartotece pacjenta nacisnąć przycisk Recepta, z Historii zapisanych pacjentowi recept wybrać odpowiednią pozycję i nacisnąć przycisk Kopiuj na nową receptę.

34 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 34 Realizacja wydruku Przygotowaną receptę możemy Tylko zapisać lub Zapisać i wydrukować. Program umożliwia trzy sposoby druku recepty: na kartce A4 poziomo, maksymalnie 3 recepty na kartce A4, na formacie odpowiadającym wymiarom recepty (1/3 kartki A4) poziomo, na formacie odpowiadającym wymiarom recepty (1/3 kartki A4) pionowo. Na formacie odpowiadającym wymiarom recepty, recepty drukujemy pojedynczo (przycisk Zapisz i wydrukuj ). Optymalizacja wydruku (najpierw zapisz, potem zaznacz kilka i drukuj razem na jednej kartce) Jeżeli recepty drukujemy na kartce A4 i do wydrukowania mamy więcej niż jedną receptę (dwie lub trzy) to możemy wydrukować je na jednej kartce. W tym celu: po przygotowaniu każdej z dwóch lub trzech recept należy użyć przycisku Tylko zapisz w wyniku tej operacji kolejne pozycje z zapisanymi receptami pojawią się w Historii, następnie zapisane w Historii recepty, które chcemy wydrukować należy zaznaczyć przy użyciu klawisza Ctrl (wciskamy klawisz Ctrl i trzymając klikamy lewym klawiszem myszki w kolejne pozycje recept zapisanych w Historii ) gdy zaznaczymy wszystkie recepty do wydrukowania puszczamy klawisz Ctrl, program automatycznie wyświetli zapytanie czy chcemy wydrukować określoną ilość pozycji naciśnięcie klawisza Tak spowoduje wydruk zaznaczonych pozycji,

35 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 35 przycisk Nie to rezygnacja z wydruku (jeżeli np. pomyliliśmy się w zaznaczaniu pozycji z receptami w Historii ). Ustawienia sposobu druku recepty Aby ustawić lub zmienić sposób druku recepty należy: wejść w Ustawienia w zakładkę Recepta, rozwinąć listę Sposób druku, zaznaczyć wybrany sposób wydruku (kliknąć lewym przyciskiem myszy w jeden z trzech sposobów druku).

36 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 36 Wydruk kartoteki Program umożliwia systematyczny podgląd i wydruk zapisanych w kartotece wizyt i porad. Do dyspozycji mam dwa tryby wydruku kartoteki: wydruk pełny wydruk częściowy np. tylko zalecenia dla pacjenta Wydruk pełny Aby wydrukować całą kartotekę pacjenta należy: otworzyć kartotekę danego pacjenta, a następnie wcisnąć przycisk Wydruk kartoteki.

37 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 37 Wydruk częściowy, zalecenia dla pacjenta Program umożliwia również wydruk części zapisów z kartoteki np. zaleceń dla pacjenta. W tym celu należy: najpierw zaznaczyć tekst, który chcemy wydrukować, a następnie wcisnąć przycisk Wydruk kartoteki.

38 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 38 Sprawy Przeznaczenie ewidencji Funkcja Sprawy przeznaczona jest do ewidencji spraw, które mamy załatwić. Jest to terminarz wyposażony w szereg funkcji ułatwiających organizację pracy lekarza i personelu medycznego. Sprawy zapisywane są w formie tabelki, po której możemy się łatwo poruszać. Aby uruchomić funkcję sprawy należy kliknąć lewym klawiszem myszki w przycisk Sprawy w menu po lewej stronie ekranu. Organizacja terminarza spraw Terminarz spraw podzielony jest na cztery podstawowe zakładki: Ogółem, Pacjent, Do załatwienia, Wszystkie. Dwie pierwsze dotyczą podziału na sprawy powiązane z konkretnym pacjentem oraz sprawy ogólne. Dwie kolejne umożliwiają wybór zakresu przeglądania spraw: tylko sprawy do załatwienia oraz wszystkie sprawy. Ogółem klikając w tą zakładkę otrzymujemy listę wszystkich spraw, przypisanych do konkretnych pacjentów, jak i spraw które są ogólne czyli niepowiązane z żadnym z pacjentów. Pacjent klikając w zakładkę z nazwiskiem pacjenta otrzymujemy listę spraw powiązanych z konkretnym pacjentem (aby przeglądnąć sprawy innego pacjenta należy wybrać pacjenta z listy pacjentów funkcja Pacjenci ). Do załatwienia lista spraw oczekujących na załatwienie, powiązanych z konkretnym pacjentem (zakładka z nazwiskiem pacjenta) lub lista wszystkich spraw oczekujących na załatwienie (zakładka Ogółem ). Wszystkie lista wszystkich spraw, powiązanych z konkretnym pacjentem (zakładka z nazwiskiem pacjenta) lub wszystkich spraw ogólnych, jak i powiązanych z konkretny pacjentem

39 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 39 Edycja terminarza spraw Do listy spraw w terminarzu możemy: dopisać kolejna pozycję, poprawić już istniejący zapis lub usunąć istniejący zapis. Dopisanie kolejnej pozycji dopisanie sprawy ogólnej: należy kliknąć zakładkę Ogółem, a następnie przycisk Dopisz w menu po prawej stronie ekranu lub klawisz Ins. dopisanie sprawy powiązanej z konkretnym pacjentem: należy kliknąć zakładkę z nazwiskiem pacjenta, a następnie przycisk Dopisz w menu po prawej stronie ekranu lub klawisz Ins. W oknie dialogowym, które pokaże się po tej czynności należy: z rozwijanej listy wybrać Status sprawy : Ogólna (sprawa do załatwienia ogólna), Pacjent (sprawa do załatwienia związana z konkretnym pacjentem) lub Załatwiona, wpisać Klucz czyli słowo/ słowa pomocne w szybkim zidentyfikowaniu o jaką sprawę chodzi, określić termin realizacji sprawy (do dyspozycji kalendarz), wprowadzić krótki opis sprawy i nacisnąć przycisk Ok. Poprawa istniejącego zapisu Aby poprawić istniejący na liście spraw zapis wystarczy kliknąć w dowolną kolumnę zapisu, który chcemy zmienić, a następnie nacisnąć przycisk w menu Popraw lub klawisz BkSp. Pokaże się okno dialogowe Zmiana danych, gdzie możemy dowolnie edytować zapisane informacje. Wprowadzone zmiany zapisujemy przyciskiem Ok.

40 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 40 Usuwanie istniejącego zapisu Aby usunąć istniejący na liście spraw zapis wystarczy kliknąć w dowolną kolumnę zapisu, który chcemy usunąć, a następnie nacisnąć przycisk w menu Usuń lub klawisz Del. Przed ostatecznym usunięciem zapisu program wyświetli okno dialogowe zapytaniem czy chcemy usunąć dany zapis z listy. Znaczniki Program posiada następujące znaczniki ułatwiające szybką orientację na liście spraw: kolor czerwony oznacza sprawy do załatwienia, kropka z wykrzyknikiem przy ID sprawy to alert dotyczący upływającego terminu sprawy (wstawiana automatycznie przez program gdy termin realizacji jest krótszy niż dwa dni), oznaczenie cyfrowe Statusu sprawy : 0 sprawa do załatwienia związana z konkretnym pacjentem, 1- sprawa do załatwienia ogólna, 2 sprawa załatwiona.

41 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 41 Przeszukiwanie ewidencji Patrz rozdział Praca z programem Zmiana układu tabel Patrz rozdział Praca z programem Odwzorowanie niezałatwionych spraw w terminarzu Niezałatwione sprawy z listy spraw powiązane z konkretnym pacjentem mają swoje odwzorowanie w terminarzu. Jeżeli w ewidencji spraw do załatwienia znajdują się zapisy dotyczące pacjenta, którego oczekujemy to w terminarzu obok zielonego pola wyznaczonej wizyty pojawia się żółta kropka. To oznaczenie w terminarzu podpowiada nam, że powinniśmy przed wizytą danego pacjenta sprawdzić jaką mamy sprawę do załatwienia związaną z tym pacjentem. Raporty Program PPM po wybraniu przedziału czasu i przedmiotu raportu generuje odpowiednie zestawienia/raporty. Raporty ułatwiają analizę prowadzonej działalności. Opcja raportów dostępna jest po naciśnięciu przycisku Raporty w bocznym menu po lewej stronie ekranu. Wybór przedmiotu raportu Program umożliwia wygenerowanie dwóch różnych raportów: Wizyty i Recepty. Przedmiot raportu wybieramy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w odpowiednią zakładkę.

42 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 42 Raport wizyt to tabelaryczne zestawienie zarejestrowanych w terminarzu wizyt w wybranym przedziale czasu. Informacje jakie zawiera ten raport to: data wizyty, numer wizyty, czas trwania wizyty, początek i koniec wizyty, wynagrodzenie za wizytę, dane pacjenta, dane lekarza obsługującego wizytę oraz status wizyty (T wizyta zrealizowana, N wizyta niezrealizowana) Raport recept to tabelaryczne zestawienie wszystkich wystawionych w programie recept w wybranym przedziale czasowym. Informacje jakie zawiera ten raport to: data wystawienia recepty, numer recepty, uprawnienia, choroby przewlekłe pacjenta, dane pacjenta, kod NFZ, dane lekarza, który wystawił receptę oraz numer wizyty, podczas której recepta została wystawiona. Zadawanie parametrów wyjściowych recept Aby wygenerować raport należy podać przedział czasu w jakim chcemy analizować dane. W tym celu wypełnić należy okno dialogowe Parametry. Datę w formacie rrrr.mm.dd wpisujemy z klawiatury lub korzystamy z kalendarza. Zmiana wcześniej zadanych parametrów W celu zmiany zadanych wcześniej parametrów (przedział czasu, przedmiot raportu) należy: zmieniając przedział czasu dla danego raportu, kliknąć lewym klawiszem myszy w zakładkę tego raportu, zmieniając przedmiot raportu, kliknąć lewym klawiszem myszy w zakładkę raportu, który chcemy wygenerować.

43 Aby zmienić rodzaj raportu należy Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 43 kliknąć w zakładkę raportu, który chcemy wygenerować, np. raport Aby zmienić przedział czasu dla danego Wizyty. raportu należy kliknąć w zakładkę tego raportu. Przeszukiwanie tabeli Patrz rozdział Praca z programem Zmiana układu tabel Patrz rozdział Praca z programem Podsumowanie tabeli W celu uzyskania podsumowania dla danego zestawienia należy nacisnąć lewym klawiszem muszki przycisk Suma z menu po prawej stronie ekranu lub klawisze Alt +T.

44 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 44 Podsumowanie tabeli wizyt w zadanym terminie zawiera następujące dane: Podsumowanie tabeli recept wykazuje ilość wystawionych w zadanym terminie recept. Konfiguracja wydruku i wydruk raportu Raport w formie tabeli można wydrukować. Do tego celu służy przycisk Druk w menu po prawej stronie ekranu lub kombinacja klawiszy Ctrl+P Jeżeli chcemy ograniczyć dane, które mają ukazać się na wydruku należy skorzystać z konfiguracji wydruku (przycisk Druk konfig. ) w menu po prawej stronie ekranu. Po naciśnięciu przycisku Druk konfig. ukaże nam się następująca tabelka: W górnej części tabelki hasłem Drukować zamieszczone są wszystkie nagłówki danego zestawienia. Jeżeli chcemy zrezygnować z wydrukowania części danych np. telefonu komórkowego i domowego pacjenta oraz daty urodzenia to należy: przenieść te nagłówki z górnej części tabeli do części dolnej zatytułowanej Nie drukować na zasadzie kliknij i przeciągnij (kliknąć lewym klawiszem w dany nagłówek i przeciągnąć trzymając przyciśnięty klawisz w dowolne miejsce w dolnej części tabeli), zamknąć okno konfiguracji krzyżykiem, a następnie nacisnąć przycisk Druk lub klawisze Ctrl+P.

45 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 45

46 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 46 Ustawienia Funkcja Ustawienia w programie PPM służy do: tworzenia bazy słowników dla kartotek pacjentów, ustawienia parametrów recept, ogólnej konfiguracji programu, tworzenia kopii programu. Funkcję Ustawienia uruchamiamy poprzez naciśnięcie lewym klawiszem myszy przycisku Ustawienia z menu po lewej stronie ekranu. Dane słownikowe dla kartotek pacjentów Dla szybkiej pracy z programem właściwe jest sukcesywne uzupełnianie słowników. Informacje w słownikach można uzupełniać w dowolnym momencie. W programie są dwa sposoby uzupełniania słowników: przenoszenie do słownika danych wpisanych w kartotece pacjenta za pomocą przycisku Do słownika (ta funkcja opisana jest w rozdziale Kartoteka. Zasilanie słowników nowymi danymi: przycisk Do słownika ), dopisywanie informacji bezpośrednio w bazie słowników funkcja Ustawienia. Edycja słownika, wyróżnienia w tekście - wykorzystanie edytora Edycja słowika odbywa się na analogicznych zasadach, co edycja listy spraw. Do słownika możemy: dopisać kolejną pozycję, poprawić już istniejący zapis lub usunąć istniejący zapis. Aby wykonać którąś z powyższych operacji należy: wybrać w funkcji Ustawienia odpowiednią zakładkę: Dane ogólne, Wywiad, Badanie, Rozpoznanie, Leki, Zalecenia lub Diagnostyka, w celu poprawy lub usunięcia istniejącego zapisu wybrać zapis, który chcemy edytować, a następnie nacisnąć odpowiedni przycisk w menu po prawej stronie (lub klawisze): Dopisz (Ins), Popraw (BkSp), Usuń (Del). Dopisując lub poprawiając daną pozycję mamy do dyspozycji edytor, który umożliwia nam wyróżnienie określonych fragmentów tekstu: Za pomocą edytora możemy: zmienić rozmiar czcionki, zmienić kolor czcionki, zmienić krój czcionki, podkreślić tekst, pogrubić tekst, pochylić tekst, automatycznie powrócić do typowych ustawień (predefiniowanych dla kartoteki w funkcji Ustawienia), kopiować po zaznaczeniu (klawisze Ctrl-C) i wklejać (klawisze Ctrl-V) fragment tekstu. Poprawa istniejącego zapisu w zakładce Dane ogólne

47 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 47 Zmiana rozmiaru czcionki: w górę powiększenie w dół pomniejszenie Przeszukiwanie tabeli, ograniczenie w wyszukiwaniu dla pola "Opis", znaczenie pola "Klucz" Bazy słowników przedstawione w formie tabelarycznej przeszukujemy na standardowych zasadach zastosowanych w programie czyli poprzez: pozycjonowanie, zawężanie lub szukanie słowa. Dokładny opis sposobów przeszukiwania tabeli znajduje się w rozdziale: Praca z programem standardowe funkcje. Przeszukiwanie tabeli. Tabele z bazami słowników przeszukujemy po ID oraz Kluczu. W kolumnie z opisem standardowy mechanizm przeszukiwania nie działa. Pole Klucz umożliwia nam szybką identyfikację zapisu, który chcemy wykorzystać w kartotece pacjenta, poprawić lub usunąć. Jest to pole po którym najszybciej odnajdziemy interesujący nas opis korzystając z mechanizmów przeszukiwania. Parametry recepty Program PPM umożliwia automatyczne drukowanie recept. Warunkiem koniecznym do wykorzystania tej funkcji jest ustawienie szablonu recept czyli: Wprowadzanie danych świadczeniodawcy Ustalenie części stałych i części zmiennej numeru recepty Wprowadzenie zakresu puli numerów recept Określenie rodzaju papieru, na jakim będzie sporządzany wydruk Aby ustawić szablon recepty należy przejść do zakładki Recepta w funkcji Ustawienia. Wymagane dane świadczeniodawcy należy wypełnić w odpowiednim miejscu recepty wpisując je z klawiatury. Do wyróżnienia fragmentu tekstu mamy do dyspozycji edytor tekstu znajdujący się na dole ekranu. Możliwości i działanie edytora zostało opisane wcześniej. Część stałą i zmienną numeru recepty ustalamy przy pomocy dwóch suwaków znajdujących się poniżej pierwszego numeru recepty: Recepty od numeru. Część stała na początku i na końcu numeru recepty wyróżniona jest w ustawieniach dodatkowo różowym tłem. Stałe cyfry numeru recepty

48 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 48 wpisujemy wprost z klawiatury. Cyfra kontrolna na końcu numeru recepty wyróżniona jest szarym tłem. Cyfra kontrolna uzupełniana jest automatycznie przez program. Zakres puli numerów recept wpisujemy w następujący sposób: pierwszy numer z puli wpisujemy na białym polu: Recepty od numeru, ostatni numer z puli wpisujemy w polu: Do numeru. Aby ustawić lub zmienić sposób druku recepty czyli określić rodzaj papieru, na jakim będzie sporządzony wydruk należy: rozwinąć listę Sposób druku, zaznaczyć wybrany sposób wydruku (kliknąć lewym przyciskiem myszy w jeden z trzech sposobów druku). Na białym tle wpisujemy pierwszy numer z puli przyznanych numerów Cyfra kontrolna Miejsce na uzupełnienie danych świadczenioda wcy Suwaki do oznaczania części stałej i zmiennej numeru recepty Tu wpisujemy ostatni z puli przyznanych numerów Standardowy w programie edytor tekstu Konfiguracja ogólna

49 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 49 W Ustawieniach w zakładce Konfiguracja określić należy: podział godziny w terminarzu, godzinę początkową i końcową w terminarzu, przeciętne wynagrodzenie za wizytę, oraz standardowy rozmiar i rodzaj czcionki w kartotece, a następnie nacisnąć przycisk Zatwierdź. Wyświetlanie terminarza, ograniczenia sposobu podziału godziny związane z długością wyświetlanego zakresu Przyjęty podział godziny w terminarzu oraz godzina początkowa i końcowa w terminarzu powiązane są czytelnością terminarza ponieważ jest to zakres terminarza, który wyświetlany jest na ekranie. Jeżeli przyjmiemy krótką jednostkę czasową wizyty i długi zakres przyjmowania pacjentów, który ma być wyświetlony w terminarzu to terminarz nie będzie czytelny. Program posiada mechanizm zapobiegający takiej sytuacji. Pole podziału godziny bądź godzina początkowa lub końcowa mruga wtedy na czerwono po czym program zmniejsza lub zwiększa wpisane przez nas wartości. Jeżeli propozycja programu nam nie odpowiada należy samemu zmniejszyć zakres godzinowy przyjmowania pacjentów wyświetlany w terminarzu lub zwiększyć jednostkę długości wizyty. Ustawiony zakres godzinowy będzie widoczny na ekranie po wejściu do terminarza. Do przewijania terminarza do wcześniejszych lub późniejszych terminów służą odpowiednie przyciski. Najkrótsza jednostka wizyty dopuszczana przez program to 5 min. Zalecane długości wizyt to 10, 15, 20 lub 30 min. Przeciętne wynagrodzenie za wizytę Wpisanie przeciętnego wynagrodzenia za wizytę w ustawieniach powoduje, że ta wartość jest podpowiadana przez program kiedy wizytę rozliczamy. Wartość tą przy rozliczeniu konkretnej wizyty możemy oczywiście edytować. Preferowana czcionka dla kartoteki pacjenta W konfiguracji ustawiamy również preferowaną przez nas czcionkę oraz jej rozmiar dla kartoteki pacjenta. Ustawienia te decydują o tym jaką wielkością i rodzajem czcionki piszemy po otwarciu

50 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 50 kartoteki pacjenta. Podczas edycji kartoteki te ustawienia można zmienić za pomocą dostępnego u dołu ekranu edytora tekstu. Edytor tekstu posiada przycisk powrotu do predefinowanych czyli określonych w konfiguracji ustawień czcionki. Lokalizacja bazy danych Adres bazy danych uzupełniany jest automatycznie przy instalacji programu. Powrót do domyślnego ustawienia adresu bazy danych umożliwia przycisk Ustaw domyślny. Adres ten jest potrzebny przy instalacji sieciowej programu. W tym celu zwróć się do dostawcy lub producenta programu. Kopia danych Systematyczne wykonywanie kopii zapasowych ma kluczowe znaczenie dla zabezpieczenia się przed utratą danych. Może zdarzyć się, że posiadanie kopii zapasowej będzie jedyną drogą do odzyskania zgromadzonej informacji. Aby wykonać kopię danych należy: w funkcji Ustawienia przejść do zakładki Kopia danych, a następnie wcisnąć zielony przycisk Wykonaj kopię danych W wyświetlonym następnie oknie należy wskazać miejsce sporządzania pliku kopii. W tym celu należy wypełnić rubrykę Plik kopii.

51 Instrukcja obsługi programu PPM Prywatna Praktyka Medyczna 51 Tych danych NIE NALEŻY zmieniać w standardowych instalacjach programu. Sugerowaną automatycznie przez program ścieżkę należy zmodyfikować, jeżeli plik kopii ma znaleźć się w innym, niż miejsce instalacji programu, folderze, np. na pendrive. W takim wypadku, zamiast: C:\ARCHIWUM\PPM\PPM_# gbk zapiszemy: E:\PPM_# gbk, oczywiście w przypadku, gdy pendrive jest identyfikowany w systemie jako E: W przypadku konieczności odtworzenia danych z kopii zapasowej należy wcisnąć czerwony przycisk Odtwórz dane z kopii. Odtworzenie danych polega na zastąpieniu posiadanej bazy danych wskazanym plikiem. Przy odtwarzaniu danych należy zachować daleko posuniętą ostrożność. Przykład: Jeżeli w bazie danych posiadamy zapisy do np. 31 marca a dane odtworzymy z kopii pochodzącej z 15 marca, tym samym przywrócimy stan ewidencji z tego dnia. Dane zarejestrowane w okresie marca przepadną bezpowrotnie. Mechanizm zapisz kopię / odtwórz z kopii można wykorzystać do przenoszenia danych pomiędzy komputerami. Przykład: PPM był zainstalowany i używany na starym komputerze. Zakupiono nowy sprzęt. Aby przenieść program należy: Wykonać standardową instalację, korzystając z instalatora ze strony producenta. Na starym komputerze wykonać kopię danych W nowym komputerze wykonać odtworzenie z kopii