Procedura dotycząca szczegółowych zasad zarządzania dokumentacją w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 107/13 Wojewody Pomorskiego z dnia w sprawie ustanowienia systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw i wykonywania czynności kancelaryjnych, zasad użytkowania systemu EZD oraz powołania Zespołu ds. obsługi systemu EZD w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku Procedura dotycząca szczegółowych zasad zarządzania dokumentacją w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. Rozdział 1 Zasady ogólne 1. Określenia użyte w załączniku oznaczają: 1) system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych; 2) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania; 3) kierownik komórki organizacyjnej - dyrektor wydziału, biura oraz kierujący zespołem wchodzącym w skład Urzędu; 4) kod techniczny numer identyfikacyjny generowany w systemie EZD, nadawany dokumentowi w postaci papierowej zarejestrowanemu w składzie chronologicznym, umożliwiający zarządzanie nim; 5) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie; 6) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; 7) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy; 8) przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 235);

2 9) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD; 10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości; 11) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci; 12) Urząd Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku. 2. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie jest teleinformatyczny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją system EZD. 3. Podstawowym sposobem wymiany korespondencji wewnętrznej między komórkami organizacyjnymi Urzędu jest system EZD, z zastrzeżeniem załącznika nr 4 do zarządzenia. 4. Podstawowym sposobem dekretowania dokumentacji przez kierowników komórek organizacyjnych jest dekretacja za pośrednictwem systemu EZD, z zastrzeżeniem załącznika nr 6 do zarządzenia. 5. Dekretacja dokumentów papierowych, dokonana w systemie EZD, jest przenoszona na dokument w formie dekretacji zastępczej, z zastrzeżeniem załącznika nr 6 do zarządzenia. 6. Obowiązującym sposobem akceptacji dokumentów w Urzędzie jest akceptacja wielostopniowa, polegająca na uzyskaniu przez pracownika merytorycznego wymaganych niniejszymi procedurami akceptacji i podpisu elektronicznego Zapisy zarządzenia Wojewody Pomorskiego w sprawie ustanowienia systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw i wykonywania czynności kancelaryjnych, zasad użytkowania systemu EZD oraz powołania Zespołu ds. obsługi systemu EZD w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, weryfikowane są raz na kwartał. 2. Weryfikację, o której mowa w ust. 1 wszczyna Przewodniczący Zespołu. 8. Wszelkie propozycje zmian zapisów zarządzenia, o których mowa w 7 ust. 1, wymagają szczegółowego uzasadnienia i zaakceptowania ich przez Zespół. 9. Podteczki w systemie EZD zakłada koordynator wydziałowy lub inny pracownik wskazany przez kierownika komórki organizacyjnej. 10. Ustala się obowiązek rejestrowania w systemie EZD spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, z zastrzeżeniem załącznika nr 5 zarządzenia. 11. Kancelaria Ogólna rozdziela dokumentację, nie biorąc udziału w dekretacji. 12. Pracownik merytoryczny zgłasza się do sekretariatu Wydziału po korespondencję, na podstawie koszulek elektronicznych otrzymanych w systemie EZD od dekretującego.

3 13. Przed założeniem sprawy w EZD, komplet dokumentacji wpływającej do Urzędu, należy złożyć do składu chronologicznego. 14. Korespondencja zarejestrowana do wysyłki w danym dniu w systemie EZD przez pracownika merytorycznego, wysyłana jest przez Kancelarię Ogólną w dniu następnym W Urzędzie przyjmuje się możliwość testowania systemu elektronicznego, prowadząc daną teczkę JRWA w sposób tradycyjny. 2. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, sprawy z testowanej teczki JRWA prowadzone są równocześnie w sposób tradycyjny i elektroniczny. 3. O zamiarze testowania elektronicznego sposobu prowadzenia danej teczki JRWA, kierownik komórki organizacyjnej, pismem elektronicznym informuje Przewodniczącego Zespołu, w sytuacji gdy: 1) w sprawach z danej teczki JRWA udział bierze więcej niż jedna komórka organizacyjna (poprzez np. wkład własny, składanie wniosków wszczynających procedurę/postępowanie); 2) sprawy z danej teczki JRWA prowadzi więcej niż jedna komórka organizacyjna. 4. W sytuacji, o której mowa w ust. 3 pkt 2 na rozpoczęcie testowania wymagana jest zgoda wszystkich zainteresowanych komórek. 5. Zamiar testowania elektronicznego sposobu prowadzenia teczki JRWA zgłasza tylko komórka organizacyjna prowadząca sprawy z danej teczki JRWA. 6. Okres trwania testu, o którym mowa w ust. 1 wynosi minimalnie 5 dni roboczych. 7. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 i 5 Dyrektor Generalny Urzędu informuje o rozpoczęciu testowania wszystkich pracowników zainteresowanych komórek organizacyjnych za pośrednictwem kierowników komórek organizacyjnych Urzędu. 8. Informacja, o której mowa w ust. 7 publikowana jest na stronie intranetowej Urzędu Aktualności. 9. O zakończeniu testu i jego efektach, kierownik komórki organizacyjnej zgłaszającej teczkę JRWA do testu, informuje pismem elektronicznym Przewodniczącego Zespołu ds. obsługi systemu EZD. Rozdział 2 Obowiązki pracowników Urzędu wynikające z elektronicznego zarządzania dokumentacją 16. Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do: 1) dbania o kompletność odzwierciedlania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw elektronicznych w systemie EZD; 2) dbania o kompletność akt spraw elektronicznych; 3) pomocniczego zakładania w systemie EZD spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym i odzwierciedlania przebiegu ich załatwiania, co najmniej w zakresie określonym w rozdziale 7; 4) sumiennego i rzetelnego wypełniania metadanych wszystkich dokumentów w systemie EZD; 5) dbania o uzyskanie akceptacji i podpisów zgodnie z niniejszymi procedurami; 6) sumiennego i bieżącego oznaczania jako zakończone w systemie EZD spraw faktycznie zakończonych, znajdujących się w folderze W realizacji ; 7) nadawania nazw koszulek i dokumentów umożliwiających ich szybką identyfikację, zarówno przez pracownika merytorycznego, jego zastępcę, jak i innych współpracowników; 8) weryfikacji z systemem EZD kompletności otrzymanych dokumentów w postaci papierowej;

4 9) zgłaszania koordynatorom wszelkich propozycji, pomysłów i projektów zmierzających do usprawnienia systemu EZD; 10) zgłaszania koordynatorom wszelkich innych istotnych informacji (awarie, usterki) o systemie EZD. Rozdział 3 Zasady prowadzenia spraw elektronicznych 17. Sprawę zakłada tylko pracownik ją prowadzący. 18. Prowadzący sprawę udostępnia całość lub określoną przez siebie część dokumentacji tej sprawy do wiadomości innej komórce organizacyjnej, lub celem uzyskania stanowiska (tzw. wkład własny) tej komórki w zakresie niezbędnym do załatwienia sprawy. 19. Pracownik merytoryczny, prowadzący sprawę, przekazuje koszulkę z dokumentami lub aktami sprawy, celem uzyskania wymaganych akceptacji i podpisów na dokumentach. 20. Pracownik merytoryczny udostępniając lub przekazując dokument w systemie EZD, zamieszcza bezpośrednio w treści tego dokumentu lub w polu "uwagi" jasne, niebudzące wątpliwości, czytelne informacje, wyjaśniające pracownikowi otrzymującemu dokument cel udostępnienia go lub przekazania. Rozdział 4 Zasady akceptowania i podpisywania dokumentów elektronicznych Pracownik merytoryczny zobowiązany jest do zaakceptowania wytworzonego przez siebie dokumentu, a następnie przekazania go bezpośredniemu przełożonemu celem akceptacji lub podpisania. Po uzyskaniu akceptacji, pracownik zobowiązany jest pamiętać zadbać o uzyskaniu podpisu elektronicznego. 2. Zasady akceptacji, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej może rozszerzać o kolejne akceptacje. 3. Zasady akceptacji, o których mowa w ust. 1, kierownik komórki organizacyjnej może ograniczyć do uzyskania wyłącznie akceptacji pracownika merytorycznego i podpisu elektronicznego tylko w sytuacji, gdy kierownik komórki organizacyjnej jest bezpośrednim przełożonym pracownika merytorycznego. 4. Kierownik komórki organizacyjnej, wykonujący czynności merytoryczne, zatwierdza dokument za pomocą podpisu elektronicznego, co stanowi jego równoczesną akceptację Kierownik komórki organizacyjnej lub osoba upoważniona, podpisuje podpisem elektronicznym tylko zaakceptowane wcześniej dokumenty. 2. Pisma w sprawach prowadzonych w systemie EZD, przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej, tworzy się poprzez wydrukowanie przez pracownika merytorycznego ostatecznie podpisanego podpisem elektronicznym pisma oraz podpisanie odręcznie wydruku przez osobę, która podpisała je w systemie EZD podpisem elektronicznym.

5 23. Każdy dokument elektroniczny, udostępniany lub przekazywany do innych komórek organizacyjnych, winien być podpisany podpisem elektronicznym, z zastrzeżeniem Podpisany dokument elektroniczny udostępnia się lub przekazuje innym komórkom organizacyjnym za pośrednictwem sekretariatów. 2. Podpisany dokument elektroniczny w zakresie spraw pracowniczych lub kadrowych może być udostępniany lub przekazywany pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu z pominięciem sekretariatów. 3. Dokument, o którym mowa w ust. 1, podlega w systemie EZD dekretacji kierownika komórki organizacyjnej, której dokument został udostępniony lub przekazany, w celu wyznaczenia pracownika właściwego do jego załatwienia, z zastrzeżeniem Dopuszcza się udostępnianie nie podpisanych dokumentów elektronicznych bezpośrednio na stanowisko właściwego pracownika innej komórki organizacyjnej w przypadku współpracy między komórkami, polegającej na tworzeniu wspólnie ostatecznego kształtu dokumentu (tzw. dokumenty robocze). 2. Dopuszcza się przekazywanie nie podpisanych dokumentów elektronicznych bezpośrednio na stanowisko właściwego pracownika innej komórki organizacyjnej celem uzyskania, zgodnie z odrębnymi procedurami, podpisu elektronicznego, mając na uwadze Dokumentacja systemu ISO przebiega zgodnie z procedurami systemowymi W przypadku otrzymania dokumentu z innej komórki organizacyjnej, pracownik merytoryczny zobowiązany jest do zweryfikowania, czy dokument jest podpisany podpisem elektronicznym. 2. W przypadku braku podpisu elektronicznego, pracownik merytoryczny zobowiązany jest zwrócić dokument osobie, od której go otrzymał (dekretującemu) W przypadku wnioskowania, za pośrednictwem systemu EZD, o wszczęcie procedury wewnętrznej, wynikającej z odrębnych procedur obowiązujących w Urzędzie w Gdańsku (np. zapotrzebowanie na samochód służbowy), pracownik zobowiązany jest uzyskać akceptację i podpis elektroniczny, zgodnie z 21 ust. 1. Rozdział 5 Zasady dotyczące dekretacji Wojewoda, Wicewojewoda, Dyrektor Generalny oraz kierownicy komórek organizacyjnych dokonują dekretacji wyłącznie w systemie EZD. 2. Dokumentację do dekretacji przekazują pracownicy sekretariatów. 3. Treść dekretacji, dekretujący umieszcza w polu uwagi. 4. Zadekretowane dokumenty, dekretujący zwraca do sekretariatu, celem przekazania na stanowisko pracy wskazane w dekretacji lub przekazuje bezpośrednio właściwemu pracownikowi. 5. Pracownik sekretariatu, sprawdza w systemie EZD dekretację naniesioną przez dekretującego i dołączoną do dokumentu elektronicznego oraz przenosi jej treść na właściwy dokument w postaci papierowej, jako dekretację zastępczą, z zastrzeżeniem załącznika nr 6 do zarządzenia.

6 6. Dekretacja zastępcza, wynikająca z kolejnych etapów dekretacji, nanoszona jest przez dekretujących. 7. Za treść dekretacji przyjmuje się imię i nazwisko osoby, na którą została dokonana dekretacja. 8. Dekretacja zastępcza zawiera, oprócz treści dekretacji z systemu EZD, własnoręczny podpis pracownika dokonującego dekretacji zastępczej. 9. Za kompletność treści dekretacji zastępczej odpowiada ostatecznie pracownik prowadzący sprawę. 10. Pracownik sekretariatu, po otrzymaniu koszulek z odwzorowaniem cyfrowym dokumentów w postaci papierowej, zarejestrowanych w Rejestrze przesyłek wpływających w systemie EZD przez Kancelarię Ogólną, edytuje nazwę koszulki i nazwę pliku z odwzorowaniem cyfrowym przed przekazaniem do dekretacji oraz zapisuje metadane. 11. Nazwy, o których mowa w ust. 10, powinny informować dekretującego o tym, czego dokument dotyczy. 12. Dekretacji w systemie EZD podlegają również koszulki, do których nie zostało dołączone odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej, zawierające jedynie informacje o zarejestrowaniu tego dokumentu w Rejestrze przesyłek wpływających. 13. W przypadku, o którym mowa w ust. 12, dekretacja odbywa się na podstawie dokumentu w postaci papierowej, przedłożonego dekretującemu do zapoznania przez pracownika sekretariatu. 14. Po dokonaniu dekretacji dokumentacji nie podlegającej skanowaniu i stanowiącej wyjątek zgodnie z załącznikiem nr 2, dekretujący kierownik komórki organizacyjnej zwraca dokument w postaci papierowej pracownikowi sekretariatu, w celu dokonania dekretacji zastępczej. 15. W przypadku udostępnienia lub przekazania dokumentu elektronicznego innej komórce organizacyjnej, pracownik wykonujący te czynności w systemie EZD jest odpowiedzialna o właściwe nazwanie koszulek i plików podlegających udostępnieniu lub przekazaniu W przypadku nieobecności osoby właściwej do dokonania dekretacji lub podpisywania dokumentów w systemie EZD, pracownik sekretariatu przekazuje dokumentację na konto tej osoby. 2. Pracownik zastępujący osobę, o której mowa w ust. 1 dekretuje i podpisuje swoim podpisem elektronicznym dokumenty w systemie EZD, działając w zastępstwie osoby nieobecnej. Rozdział 6 Zasady postępowania w przypadku błędnej dekretacji 30. Pracownik, który otrzymał dokumenty błędnie zadekretowane zobowiązany jest do ich zwrotu w systemie EZD na konto osoby, od której je otrzymał, z informacją o błędnej dekretacji. Rozdział 7 Zasady prowadzenia spraw w systemie tradycyjnym 31. Pracownik merytoryczny zobowiązany jest zachować w postaci papierowej kompletną dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym.

7 Przed zakończeniem sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, pracownik merytoryczny dokonuje wydruku wszystkich dokumentów elektronicznych oraz ich uwierzytelnienia, w celu dołączenia do akt zgromadzonych w teczce aktowej. 2. Uwierzytelnienia dokonuje się za pomocą pieczęci lub wydruku uwierzytelnienia z systemu EZD i potwierdza się własnoręcznym podpisem pracownika dokonującego uwierzytelnienia. 3. W sytuacji uwierzytelniania dokumentu pieczęcią, pracownik merytoryczny wypełnia wszystkie pola pieczęci przeznaczone do ręcznego wypełnienia. 4. Dokument wydrukowany z systemu EZD, a następnie uwierzytelniony pieczęcią lub wydrukiem, o których mowa w ust. 2, stanowi papierową kopię dokumentu elektronicznego. 33. Pracownik merytoryczny, po otrzymaniu z innej komórki organizacyjnej elektronicznej dokumentacji stanowiącej akta sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, dokonuje jej wydruku, a następnie uwierzytelnia wydrukowany dokument i dołącza do akt sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym, z zastrzeżeniem załącznika nr W przypadku otrzymania w systemie EZD dokumentacji wyłączonej z elektronicznej korespondencji wewnętrznej, pracownik sekretariatu (jeżeli rozpozna dokument jako wyłączony) lub pracownik merytoryczny, zwraca ją na konto osoby, od której ją otrzymał z informacją o wyłączeniu dokumentacji z elektronicznej korespondencji oraz o konieczności przekazania mu dokumentu w postaci papierowej. 35. W sytuacji gdy sekretariat otrzymuje w postaci papierowej dokumentację wewnętrzną, niewyłączoną z elektronicznej korespondencji wewnętrznej, pracownik sekretariatu zobowiązany jest do nie przyjmowania takiej dokumentacji. 36. W sytuacji omyłkowego przyjęcia w postaci papierowej dokumentu, niewyłączonego z elektronicznej korespondencji wewnętrznej, pracownik sekretariatu niezwłocznie zwraca dokument pracownikowi, od którego go otrzymał. Rozdział 8 Zasady postępowania w Kancelarii Ogólnej oraz w Zespole Obsługi Klienta 37. Godziny otwarcia Kancelarii Ogólnej dla pracowników sekretariatów Urzędu ustala się na: 1) 7:45 9:00, w celu odebrania korespondencji wpływającej oraz incydentalnego przekazania korespondencji przeznaczonej do wysłania, a zarejestrowanej w systemie EZD po godzinie 14:00 w dniu poprzedzającym; 2) 13:00 14:00, w celu odebrania korespondencji wpływającej, przekazywanej w systemie EZD przez cały dzień na poszczególnych pracowników sekretariatów, odebrania/zwrotu dokumentacji wypożyczonej ze składu chronologicznego, przekazania dokumentacji celem zarejestrowania w składzie chronologicznym lub wyrejestrowania dokumentacji ze składu chronologicznego i przekazania korespondencji przeznaczonej do wysyłki, która została zarejestrowana w danym dniu do godziny 13:00.

8 38. Dokumentację, wypożyczoną przez pracownika merytorycznego ze składu chronologicznego, odbiera wyłącznie pracownik sekretariatu lub osoba wyznaczona w przypadku komórek organizacyjnych nieposiadających sekretariatów. 39. Korespondencję przeznaczoną do wysłania, pracownik sekretariatu otrzymuje od pracowników merytorycznych do godziny 13:00, po czym przekazuje ją do Kancelarii Ogólnej zgodnie z Pracownicy Kancelarii Ogólnej dokonują rozdziału przesyłek do właściwych komórek organizacyjnych lub na właściwe stanowiska pracy, z zastrzeżeniem ust Przesyłki wpływające, co do których pracownicy Kancelarii Ogólnej nie są w stanie określić prowadzącej komórki organizacyjnej oraz takie, które dotyczą zakresu kilku wydziałów, przekazywane są do dekretacji Wojewody Pomorskiego. 3. Przesyłki sądowe adresowane imiennie (także do radców prawnych oraz z dopiskiem do rąk własnych ) do osób zatrudnionych w Urzędzie odbierane są przez Kancelarię Ogólną i rejestrowane w systemie EZD w dniu wpływu Wszystkie przesyłki wpływające w postaci papierowej są rejestrowane w systemie EZD i otrzymują unikatowy identyfikator (RPW). Na dokument lub kopertę nanoszony jest kod kreskowy z właściwym numerem (z zastrzeżeniem ust. 6). W przypadku wpływu do Urzędu przesyłki zawierającej więcej niż jeden komplet dokumentów, każdy z nich podlega odrębnej rejestracji. 2. Nie skanuje się przesyłek wpływających: 1) wymienionych w załączniku nr 3; 2) korespondencji pomiędzy siedzibą Urzędu i Delegaturą Urzędu w Słupsku, 3) zwrotów korespondencji wysłanej z Urzędu. 4) innych przesyłek ze względu na: a) rozmiar strony większy niż A4, b) nieczytelną treść, c) postać inną niż papierowa (np. płyta CD, przedmiot), d) postać lub formę niemożliwą do skanowania (np. książka), e) liczbę stron większą niż 50; 3. Przesyłki nieprzeznaczone do otwierania, o których mowa w 44 podlegają wyłącznie wstępnej rejestracji w systemie EZD tj. nadaniu unikatowego numeru RPW, oraz umieszczeniu kodu kreskowego na kopercie. 4. Nie skanuje się na żadnym etapie w Kancelarii Ogólnej oraz Zespole Obsługi Klienta dokumentacji wymienionej w załączniku nr Miejscem skanowania i rejestrowania w systemie EZD przesyłek wpływających do Urzędu są następujące punkty kancelaryjne: 1) Kancelaria Ogólna; 2) sekretariaty wydziałów, biur oraz innych komórek organizacyjnych Urzędu; 3) sekretariat Delegatury Urzędu w Słupsku; 4) stanowisko pracy, na którym pracownik jest uprawniony do przyjmowania przesyłek. 6. Punkty kancelaryjne wymienione w ust. 5 pkt 2 i 4 dokonują rejestracji w systemie EZD korespondencji wpływającej, poprzez odręczne naniesienie na dokument papierowy unikatowego identyfikatora (RPW). 42. Dokumenty zawierające informacje niejawne są przetwarzane i przekazywane zgodnie z odrębnymi przepisami.

9 43. Wszelka korespondencja wychodząca z Urzędu podlega rejestracji w rejestrze korespondencji wychodzącej. Kancelaria Ogólna przyjmuje do wysyłki jedynie korespondencję oznaczoną wygenerowanym przez system EZD kodem kreskowym. 44. Określa się listę przesyłek wpływających, które nie są otwierane w punktach kancelaryjnych: 1) przesyłki z adnotacją do rąk własnych ; 2) przesyłki, które stanowią oferty składane w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych; 3) przesyłki będące ofertami zatrudnienia na wyższe stanowisko w służbie cywilnej w Urzędzie lub oferty konkursowe na inne stanowiska; 4) przesyłki oznaczone klauzulą poufne, zastrzeżone, tajemnica skarbowa lub adresowanych na Zespół do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych; 5) przesyłki zawierające na kopercie dopisek DORADCA ETYCZNY Po zarejestrowaniu i zeskanowaniu pracownicy punktów kancelaryjnych dokonują walidacji korespondencji w celu weryfikacji prawidłowości, kompletności i czytelności odwzorowania, a następnie uzupełniają podstawowe metadane: 1) nazwa lub imię i nazwisko; 2) miejscowość. 2. W przypadku, gdy przesyłka nie zawiera powyższych metadanych, we właściwym polu należy wpisać: brak. Rozdział 9 Zasady postępowania w składzie chronologicznym 46. W celu przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, stanowiącej akta spraw prowadzonych w systemie EZD, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD, tworzy się właściwe składy chronologiczne: 1) w Kancelarii Ogólnej w siedzibie Urzędu w Gdańsku; 2) w sekretariacie Delegatury Urzędu w Słupsku. 47. Do składu chronologicznego nie przekazuje się wydruków dokumentacji, która wpłynęła w postaci elektronicznej do spraw prowadzonych w systemie EZD W celu przechowywania dokumentacji w pełni odwzorowywanej w systemie EZD, tworzy się skład pism z pełnym odwzorowaniem. 2. W celu przechowywania dokumentacji niepełnie odwzorowanej, tworzy się skład pism z niepełnym odwzorowaniem. 3. W celu przechowywania drugiego egzemplarza pisma wychodzącego oraz elementów akt sprawy, tworzy się skład chronologiczny wewnętrzny. 4. W celu przechowywania informatycznych nośników danych, tworzy się skład informatycznych nośników danych. 5. W celu przechowywania Pocztowych Książek Nadawczych, tworzy się skład PKN.

10 49. Dokumenty rejestruje się w składzie chronologicznym poprzez naniesienie kodu technicznego, który zawiera informacje dotyczące przyporządkowania dokumentu do właściwego składu chronologicznego. 50. Wszystkie informacje o operacjach dokonywanych na dokumentach znajdujących się w składzie, umieszczane są w raporcie składu chronologicznego Celem złożenia dokumentów w składzie chronologicznym, pracownik merytoryczny zobowiązany jest do dostarczenia do sekretariatu wydziału oryginalnego, kompletnego dokumentu w postaci nieelektronicznej, wraz z kopertą (jeśli taką otrzymał) i wszystkimi załącznikami. 2. Pracownik składu chronologicznego na jego stan przyjmuje jedynie komplet dokumentów odwzorowany w systemie EZD pod danym nr RPW, z zastrzeżeniem Dokumenty wpływające do Urzędu należy złożyć w składzie chronologicznym Wycofania ze składu chronologicznego dokumentu stanowiącego element akt sprawy prowadzonej w systemie EZD, dokonać może pracownik merytoryczny po założeniu sprawy w systemie EZD. 2. Dokumentacje wycofuje się ze składu chronologicznego poprzez przesłanie e maila o treści: wycofuję dokumentację o numerze: RPW/xxxx/xxxx na adres: wycofanie@gdansk.uw.gov.pl. 54. Pracownik składu chronologicznego wypożycza komplet dokumentów zarejestrowanych pod tym samym kodem technicznym. 55. W przypadku przekazywania dokumentacji wg właściwości poza Urząd, wyrejestrowuje się dokument, a następnie rejestruje się ponownie ten sam nr RPW z przykładową adnotacją: do składu przyjęto jedynie pismo przewodnie w związku z przesłaniem sprawy zgodnie z właściwością. 56. Dokumentację w składzie chronologicznym układa się w sposób chronologiczny na podstawie numeru RPW w systemie EZD. 57. W przypadku, gdy istnieje konieczność przechowywania w Urzędzie dokumentu elektronicznego w postaci papierowej, stanowiącego korespondencję wychodzącą, dokumentację taką przekazuje się do składu chronologicznego wewnętrznego. Dokumentację układa się w sposób chronologiczny na podstawie numeru kodu technicznego. 58. Dokumentacja przechowywana jest w oznakowanych kartonach, na których umieszczone są w widocznym miejscu skrajne numery RPW. Dokumentacja chroniona jest przed uszkodzeniem, zniszczeniem, zdekompletowaniem, bądź utratą. 59. W przypadku wypożyczenia dokumentów znajdujących się na stanie składu chronologicznego, pracownik obsługujący skład chronologiczny jest zobowiązany: 1) zaktualizować elektroniczny rejestr składu chronologicznego w systemie EZD poprzez odznaczenie imienia i nazwiska osoby wypożyczającej dokumentację; 2) niezwłocznie potwierdzić w systemie EZD zwrot dokumentacji poprzez zeskanowanie czytnikiem kodów kreskowych RPW umieszczonych na dokumentach wpływających; 3) umieścić zwróconą dokumentację we właściwym kartonie, zgodnie z zasadami przechowywania dokumentacji.