MS Project funkcjonalność i przydatność narzędzia w realizacji zadań w obszarze logistyki

Transkrypt

1 Agnieszka Gaschi-Uciecha 1, Marzena Podgórska Politechnika Śląska 2 MS Project funkcjonalność i przydatność narzędzia w realizacji zadań w obszarze logistyki MS Project a zarządzanie projektami logistycznymi Przedsiębiorstwa, które chcą utrzymać, czy też poprawić swoją konkurencyjność na rynku coraz częściej zmuszone są kłaść nacisk na ciągłe zmiany i przeobrażenia. Zarządzanie projektami, jest w tym przypadku, sposobem na radzenie sobie z problemami i wdrażanie zmian. Także, w obszarze logistyki, w ramach której przedsiębiorstwa zamierzają wprowadzić zmiany związane z udoskonaleniem procesów logistycznych, zarządzanie projektami logistycznymi jest odpowiedzią na ich potrzeby. W projektach logistycznych, szczególną uwagę zwraca się na wzajemne powiązania poszczególnych elementów całego systemu logistycznego przedsiębiorstwa bądź łańcucha dostaw oraz na powiązania pomiędzy elementami systemu a samym projektem. Projekt logistyczny to system, który podlega wszelakim uwarunkowaniom wynikającym z podejścia systemowego w logistyce [4]. Do cech rozróżniających projekt logistyczny od projektów realizowanych w innych obszarach przedsiębiorstwa zalicza się [5]: uwzględnienie konfliktów logistycznych, całkowity koszt logistyki, jako kryterium decyzyjne, zarządzanie adaptacyjne, określenie poziomu obsługi klienta w wyniku realizacji projektu, określenie w strukturze organizacyjnej danego przedsiębiorstwa roli lokalizacji projektu logistycznego. Ze względu na zaakcentowaną powyżej, wzrastającą rolę zarządzania projektami, w tym również projektami logistycznymi, istotnego znaczenia nabiera rozwój oraz poszukiwanie coraz to bardziej zaawansowanych narzędzi informatycznych, które umożliwiają kontrolę, czy też redukcję kosztów [8], a w efekcie wspomagają cały obszar zarządzania projektami. Jednym z dostępnych i często stosowanych oprogramowań wspierających ten obszar działalności jest rozwiązanie firmy Microsoft MS Project. MS Project to aplikacja programu Microsoft Office, która umożliwia planowanie oraz zarządzanie szerokim zakresem projektów. Jego zastosowanie pozwala na uzyskanie lepszych wyników, osiąganie istotnych terminów czy też punktów kontrolnych w projekcie oraz wybór właściwych zasobów [1]. MS Project dostępny jest w kilku wariantach, które pozwalają na różny zakres wsparcia zarządzania projektami, co zaprezentowano w Tabeli 1. Obecnie, najbardziej aktualna wersja programu to MS Project 2013, która w porównaniu do wcześniejszych wersji, z roku 2010 i 2007 posiada przede wszystkim [1]: nowy, bardziej klarowny interfejs, udoskonaloną funkcję raportów i ścieżki zadań, możliwość dotykowej obsługi wprowadzania danych, przerobioną integrację z Backstagem i SkyDrivem. 1 Mgr inż. A. Gaschi-Uciecha, doktorantka, Politechnika Śląska, Wydział Organizacji i Zarządzania, Instytut Zarządzania i Administracji, Zakład Zarządzania Przedsiębiorstwem i Logistyki 2 Mgr inż. M. Podgórska, doktorantka, Politechnika Śląska, Wydział Organizacji i Zarządzania, Instytut Zarządzania i Administracji, Zakład Zarządzania Przedsiębiorstwem i Logistyki 4256

2 Tabela 1 Możliwe warianty programu MS Project oraz ich funkcjonalność Warianty programu Charakterystyka MS Project Standard Pozwala na: opracowanie planów oraz edycję różnorodnych raportów i widoków dotyczących danego projektu, poprzez: tworzenie struktury podziału pracy (widok Arkusz zadań, raporty typu Omówienie, Działania bieżące) tworzenie harmonogramu, zawierającego kamienie milowe oraz termin rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych zadań, a w efekcie projektu (widok Wykres Gantta, raporty typu Omówienie, Działania bieżące) wyznaczenie ścieżki krytycznej (m.in. widoki: Wykres Gantta Śledzenie, Diagram Sieciowy) alokację i bilansowanie zasobów (m.in. widoki: Arkusz Zasobów, Obciążenie pracą, Terminarz zespołu oraz raporty typu Przydziały, np. Kto wykonuje co) opracowanie budżetu projektu (raporty typu Koszty, np. Budżet ) zarządzanie zadaniami, pracą, zasobami i budżetem, bez względu na przyjęty poziom szczegółowości, monitoring i zarządzanie własnym planem w ciągu całego cyklu życia projektu, w tym jego aktualizację (możliwość śledzenia postępów w zadaniach i przydziałach oraz przeglądanie i raportowanie stanu projektu) dzielenie się informacjami z innymi uczestnikami projektu za pomocą dostępnych opcji formatowania widoków i raportów, wykorzystanie informacji o danym projekcie, podczas realizacji kolejnych, a zatem dzielenie się wiedzą projektową. MS Project Professional posiada wszystkie funkcje MS Project Standard oraz kilka dodatkowych funkcji, umożliwiających tworzenie i modyfikację planów, m.in.: integracja z Lync, widok Terminarz zespołu, dezaktywowanie zadań, integracja listy zadań SharePoint Enterprise Project Management (EPM) daje możliwość połączenia z Project Web Access (PWA) umożliwia kompleksowe zarządzanie portfelem projektów w jego skład, prócz MS Project Professional: wchodzi MS Project Server, który pozwala osobom zaangażowanym w proces zarządzania projektami w organizacji na dostęp do informacji o wszystkich realizowanych w danym czasie projektach MS Project Web Access (PWA) strony WWW Project Server, które udostępniają, członkom zespołów projektowych, kierownikom projektów i portfeli oraz zarządom, holistyczne informacje o zasobach, projektach, programach i portfelach Źródło: opracowanie własne na podstawie [1], [8] Funkcjonalności oprogramowania MS Project - opracowanie planu projektu logistycznego Rozpoczęcie fazy planowania projektu logistycznego jest następstwem uzyskania zgody kierownictwa danej organizacji na realizację projektu, które na podstawie podjętej decyzji udostępnia fundusze i umożliwia bardziej precyzyjne zaplanowanie projektu [7]. Tworzenie nowego planu projektu z pomocą MS Project rozpoczyna się od wprowadzenia daty rozpoczęcia bądź zakończenia projektu. W większości wypadków wprowadzana jest data rozpoczęcia, której konsekwencją jest rozpoczynanie wszystkich zadań jak najwcześniej, co daje większą elastyczność użytkownikowi, niż w przypadku wskazania daty końcowej. MS Project posiada także opcję kalendarza, dzięki której istnieje możliwość kontroli terminów, na które zaplanowano poszczególne zadania oraz kontroli wykorzystania zasobów. Kalendarz projektu (Rys.1) pozwala na definiowanie godzin pracy oraz dni wolnych od pracy. 4257

3 Rys. 1. Okno dialogowe Zmienianie czasu pracy programu MS Project 2010 Źródło: Opracowanie własne przy wykorzystaniu programu MS Project 2010 Ustalenie daty rozpoczęcia/zakończenia projektu oraz wyboru kalendarza bazowego dokonuje się za pomocą okna dialogowego dostępnego w zakładce Projekt/Informacja o projekcie. Harmonogram projektu logistycznego Harmonogram realizacji projektu logistycznego, opracowywany w przygotowawczej fazie projektu, stanowi podstawę podjęcia decyzji o terminach rozpoczęcia oraz zakończenia projektu, jak i również o terminach realizacji poszczególnych zadań projektu. Stanowi podstawowy przedmiot zaakceptowania przez inwestora i umieszczany jest w kontrakcie, stanowiącym prawną podstawę realizacji projektu [6]. Opracowanie harmonogramu projektu jest szczególnie istotne, ze względu na fakt, iż jednym z najistotniejszych czynników w logistyce jest czas np. czas dostawy, czas obsługi klienta, czas załadunku itp. MS Project, w tym przypadku, pozwala, m.in. na: oszacowanie, a potem przypisanie czasu trwania do poszczególnych zadań oraz wskazanie relacji, jakie wiążą je z innymi zadaniami projektu [9], definiowanie tzw. kamieni milowych, czyli punktów kontrolnych, których wprowadzenie do harmonogramu realizuje kierownik projektu, a które wymagane mogą być przez sponsora czy klienta projektu [3]. Punkty kontrolne stosowane są w celu kontroli realizacji wydarzeń mających miejsce przed momentem jego wystąpienia w harmonogramie, a ich czas trwania jest równy zero dni. MS Project wyświetla punkt kontrolny na harmonogramie w postaci czarnego rombu, wprowadzenie tzw. czasu zwłoki lub wyprzedzenia do zadania. Czas zwłoki (wartość dodatnia) określa długość przerwy pomiędzy zakończeniem zadania poprzedzającego a rozpoczęciem kolejnego, natomiast czas wyprzedzenia (wartość ujemna) określa, z jakim wyprzedzeniem rozpocznie się realizacja następnego zadania przed zakończeniem poprzednika [10], definiowanie terminu ostatecznego dla zadania, który umożliwia śledzenie daty jego zakończenia bez blokowania harmonogramu za pomocą sztywnego ograniczenia, wprowadzenie ograniczeń do zadań (elastyczne, półelastyczne, sztywne), w celu wyznaczenia ram obliczeń dat ich rozpoczęcia i zakończenia Fragment harmonogramu realizacji dla przykładowego projektu logistycznego dotyczącego zaopatrzenia nowego punktu handlowego, wygenerowanego przy pomocy MS Project 2010, zobrazowano na Rysunku

4 Rys. 2. Fragment harmonogramu realizacji dla wybranego projektu logistycznego Źródło: opracowanie własne przy wykorzystaniu aplikacji programu MS Project 2010 Zasoby projektu W każdym projekcie, także dotyczącym obszaru logistyki, niezbędne jest przydzielenie zasobów do zadań projektu, w celu określenia, kto lub co jest niezbędne do realizacji konkretnego zadania zamieszczonego w harmonogramie. MS Project wskazuje na trzy typy zasobów w projekcie: praca, materiał i koszt. Zasoby typu praca, głównie odnoszą się do ludzi oraz sprzętu i dotyczą zasobów odnawialnych, które można wielokrotnie wykorzystać w trakcie trwania projektu. Zasoby typu materiał to dobra nietrwałe, czyli takie, które zużywają się w trakcie trwania projektu i których niemożna wykorzystać powtórnie, np. kafelki, cement. Z kolei, zasoby typu koszt odnoszą się do tego typu zadań, których koszt bezpośrednio nie jest związany z liczbą zużytych zasobów [10]. Dotyczą one zasobów, które rozliczane są tylko przez wyrażenie wartości kosztu realizacji zadania, np. zakup narzędzi czy przelot samolotem. Prócz typu zasobu MS Project pozwala na określenie takich charakterystyk zasobów jak: etykieta materiału (określa w jakiej jednostce mierzy się zużycie zasobu typu materiał), inicjały (pierwsze litery nazwy zasobu), grupa (umożliwia grupowanie i sortowanie zasobów), maksymalne jednostki (określa, ile jednostek zasobu typu praca jest dostępnych w projekcie) [10]. Ponadto program umożliwia przypisanie stawek do zasobów ludzkich oraz zasobów materiałowych, aby możliwe było precyzyjne zarządzanie kosztami projektu. Stawki mogą przybierać postać: stawek standardowych, stawek za nadgodziny oraz stawek za jednorazowe użycie, wyrażone przez koszt każdego wykonania. Wszystkie te informacje zapisywane są w widoku programu Arkusz zasobów. Widok Arkusza zasobów dla przykładowego projektu logistycznego dotyczącego otwarcia nowego punktu handlowego zaprezentowano na Rysunku 3. Rys. 3. Zrzut widoku Arkusz zasobów dla wybranego projektu logistycznego. Źródło: Opracowanie własne przy wykorzystaniu programu MS Project

5 Po zdefiniowaniu zasobów koniecznych do zrealizowania projektu logistycznego konieczne jest przydzielenie ich do zdefiniowanych wcześniej zadań. Efekty powiązania zadania z zasobem możliwe są do przeglądania w MS Project w widokach: Obciążenie zadaniami lub Obciążenie zasobów. Po zakończeniu procesu przydzielania zasobów poszczególnym zadaniom, jak i sprawdzeniu czy nie doszło do nadmiernego obciążenia pracą pracowników możliwe jest, na podstawie widoku wykres Gantta, odczytanie daty początkowej oraz końcowej, jak i czasu trwania poszczególnych faz pracy nad zaplanowanym projektem [2]. Koszty projektu MS Project daje możliwość wglądu do zaplanowanych kosztów projektu logistycznego. Uwzględnia koszty stałe i zmienne projektu. Koszty zmienne wylicza na podstawie stawek przydzielonych do zasobów, w tym zasobów kosztowych oraz czasu trwania zadań. Koszty stałe, z kolei, muszą zostać przypisane przez kierownika projektu logistycznego do konkretnych zadań. Oba rodzaje wymienionych kosztów mogą być przedstawione w widoku wykres Gantta, bądź za pomocą wygenerowanego przez program, na podstawie wcześniej wprowadzonych danych, raportu Budżet projektu. Raport ten jest jednym z wielu raportów dostępnych w programie, w którym zadania uszeregowane są malejącą wedle kosztu całkowitego. Informacje dotyczące rozkładu kosztów w czasie możliwe są do prześledzenia w widokach: Obciążenie zadaniami lub Obciążenie zasobów [10]. Raport Budżet dla przykładowego projektu logistycznego dotyczącego uruchomienia nowego punktu handlowego zaprezentowano na Rys. 4. Rys. 4. Budżet projektu dla przykładowego projektu logistycznego Źródło: Opracowanie własne przy wykorzystaniu programu MS Project 2010 Monitoring i kontrola realizacji projektu Każdy projekt logistyczny powinien być sukcesywnie monitorowany i kontrolowany od momentu jego realizacji, aż do zamknięcia, gdyż im wcześniej wykryje się nieprawidłowości, tym większe istnieją szanse na poprawę pojawiających się zakłóceń. Przede wszystkim kontroli należy poddawać koszty projektu, wykorzystane zasoby, ilość godzin przepracowanych, jak również postęp realizowanych zadań. Regularne monitorowanie tych parametrów daje szansę na uzyskanie optymalnej skuteczności [2]. Nieprzewidziane wydarzenia dotyczące opóźnień, przekroczenia kosztów, a także zmiany zasobów mogą przyczynić się do pojawienia pewnych problemów w harmonogramie. W przypadku, gdy informacje o projekcie są systematycznie aktualizowane wówczas możliwe jest zobaczenie aktualnego stanu projektu. Na tej podstawie można stosunkowo wcześnie zareagować na pojawiające się problemy, które stanowią zagrożenie dla powodzenia projektu logistycznego. Microsoft Project pomaga w znalezieniu odpowiedniego rozwiązania oferując możliwość śledzenia postępów w zadaniach i przydziałach, poprzez aktualizację wcześniej zapisanego planu bazowego projektu, rejestrowanie rzeczywistej pracy zadań i zasobów oraz ich czasu pracy, możliwość przerwania pracy nad zadaniem i wprowadzenia zmian do harmonogramu pozostałej pracy; przeglądanie i raportowanie stanu projektu, poprzez określenie, które z zadań rozpoczęły się lub zostały zakończone później, przeglądanie kosztów zadań i zasobów oraz analizę ich odchyleń, a także wykorzystanie niestandardowych pól w celu stworzenia widoków sygnalizu- 4260

6 jących odchylenia kosztów każdego zadania i prezentujących najważniejsze wskaźniki kondycji projektu; korektę realizacji projektów, poprzez korektę szczegółów zadania dotyczących jego relacji z innymi zadaniami i zarządzanie zasobami w celu reakcja na przekroczony termin ostateczny, zastępowanie zasobów przydzielonych do zadań w celu zmniejszenie kosztów i nadmiernej alokacji oraz usuwanie lub dezaktywację zadań w celu zmniejszenia zakresu projektu [1]. Streszczenie Celem artykułu jest przedstawienie funkcjonalności oraz przydatności MS Project podczas zarządzania projektem logistycznym. Przeprowadzono syntetyczny przeglądu dostępnej literatury krajowej, na podstawie której dokonano charakterystyki tego oprogramowania oraz przedstawiono jego zastosowanie poprzez zaprezentowanie przykładowych elementów planu projektu dla wybranych przedsięwzięć logistycznych. Słowa kluczowe: MS Project, projekt logistyczny, przedsięwzięcie logistyczne MS PROJECT FUNCTIONALITY AND FITNESS TOOL IN THE IMPLEMENTATION OF TASKS IN THE LOGISTICS Abstract The aim of this article of this article is to present the functionality and usefulness of MS Project during the execution of various logistics tasks in the development project logistics. Conducted a synthetic review of the available literature national under which the characteristics of the software and its use is shown by presenting exemplary elements of the project plan for selected projects logistics. Keywords: MS Project, logistical task, project logistics Literatura [1] Chatfield C., Johnson T.: Microsoft Project Krok po kroku. APN Promise, Warszawa, [2] Jakubiec A., Mirek P.: Komputerowe wspomaganie zarządzania projektami przedsiębiorstwa w opraciu o Ms Project i Ms Project Server. Studia i Materiały. Miscellanea Oeconomicae, Rok 17, Nr 1/2013. [3] Karbownik A.: Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie górniczym - część 13. Zarządzanie czasem w projekcie. Wiadomości Górnicze 2008, nr 4. [4] Kasperek M., Planowanie i organizacja projektów logistycznych, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Katowice 2006 [5] Kasperek M., Szołtysek J., Projekty logistyczne w outsourcingu usług logistycznych (cz.2), Logistyka 1/2009. [6] Łapuńska I., Pisz I., Zastosowanie metody łańcucha krytycznego w harmonogramowaniu projektów logistycznych, Logistyka 5/2012 [7] Podgórska M., Gaschi A.: Narzędzia zarządzania projektami w fazie planowania projektu [w:] Dokonania naukowe doktorantów. Nauki humanistyczne i społeczno-ekonomiczne. Creative Science - Monografia Pod red. M. Kuczera. Creativetime. Kraków

7 [8] Połoński M., Ziółkowska A., Wpływ ustawień opcji programu MS Project na sposób aktualizacji harmonogramu i wyznaczanie wskaźników wartości wypracowanej, Przegląd Naukowy Inżynieria i Kształtowanie Środowiska nr 57, [9] Tchórzewski S. Wykorzystanie narzędzi informatycznych w zarządzaniu projektami w górnictwie. Wiadomości Górnicze nr 1, [10] Wilczewski S., MsProject 2010 i MS Project Server Efektywne zarządzanie projektem i portfelem projektów. Helion, Gliwice,