Office 365 prosty przepis na nowoczesną firmę. Podręcznik użytkownika.

Transkrypt

1 Office 365 prosty przepis na nowoczesną firmę. Podręcznik użytkownika. KATHERINE MURRAY

2 Spis treści Wstęp 7 Katherine Murray autorka książek o Microsoft Office 7 Microsoft Office 365 dla kogo został stworzony 8 Co to jest cloud computing...9 Office 365 wprowadzenie Co dla Ciebie oznacza chmurowe przetwarzanie danych 11 Wersje Office Praca z usługą Microsoft Office 365 krok po kroku 13 CZĘŚĆ I ZNAJDŹ SWOJE MIEJSCE W CHMURZE 15 Rozdział 1. Co słychać w świecie pracy? 15 Zespoły, zespoły, zespoły w biurze i poza nim 15 Współpraca na globalną skalę...16 Kierunek ekologia (z grupami każdej wielkości) 17 Z głową w chmurze (obliczeniowej)...17 Bliższe spojrzenie na Office Co dalej?...23 Rozdział 2. Pierwsze kroki z Office Tworzenie konta Office Strona główna Office Konfigurowanie profilu Jak to wszystko działa? Jaki masz plan? Różne konfiguracje, różne usługi 29 Przygotowanie do korzystania z Office Jak Office 365 spełnia potrzeby małych firm? 35 Co dalej?...39 Rozdział 3. Zarządzanie kontem Office Czy jesteś administratorem?...39 Przegląd zadań administracyjnych...40 Najpierw najważniejsze: kluczowe zadania do wykonania 41 SPIS TREŚCI 2

3 Spis treści Dodawanie kont użytkowników Office 365 i zarządzanie nimi 41 Oglądanie właściwości domeny...47 Konfigurowanie programów Outlook oraz Exchange i zarządzanie nimi Konfigurowanie SharePoint Online...51 Konfigurowanie programu Lync Online...54 Zarządzanie subskrypcjami Uzyskiwanie pomocy na temat usługi Office Co dalej?...59 CZĘŚĆ II PRACA ZESPOŁOWA W CHMURZE 60 Rozdział 1. Co Twój zespół może zrobić za pomocą usługi Office 365? 60 Zacznij z myślą o finiszu Tworzenie wspólnej przestrzeni...61 Bezpieczne udostępnianie kalendarzy...64 Tłumaczenie treści w locie Nawiązywanie natychmiastowego kontaktu z członkami zespołu 66 Organizowanie spotkań online...67 Emisja prezentacji przez sieć...67 Tworzenie i modyfikowanie witryny sieci Web 68 Co dalej?...69 Rozdział 2. Tworzenie witryny zespołu za pomocą SharePoint Online 69 Planowanie witryny zespołu...70 Szybkie tworzenie prostej witryny zespołu...70 Projektowanie przemyślanej witryny zespołu 71 Wybieranie motywu witryny...72 Zmiana układu tekstu na stronie...73 Dodawanie wpisów Dodawanie i formatowanie obrazów...76 Edycja obrazu SPIS TREŚCI 3

4 Spis treści Dodawanie nowej strony Wprowadzanie i edytowanie treści...79 Kodowanie pod kątem języka...81 Dodawanie składników Web Part...81 Udostępnianie witryny Co dalej?...83 Rozdział 3. Publikowanie, udostępnianie i organizowanie plików 83 Co to jest biblioteka dokumentów i gdzie się znajduje? 84 Tworzenie biblioteki dokumentów...84 Organizowanie bibliotek dokumentów...87 Praca z plikami w bibliotece dokumentów...92 Rozpoczynanie nowego dokumentu...93 Co dalej?...96 Rozdział 4. Dodawanie przepływów pracy i zarządzanie nimi 96 Przepływy pracy w Office 365 wprowadzenie 96 Tworzenie nowego przepływu pracy...97 Używanie przepływu pracy w projekcie Zarządzanie przepływami pracy Co dalej? Rozdział 5. Praca z aplikacjami Office 2010 Web Apps 104 Pierwsze spojrzenie na aplikacje Office Web Apps 105 Tworzenie, zapisywanie i zamykanie nowego pliku 108 Praca z istniejącym plikiem Wybieranie narzędzi Poziomy edycji w aplikacjach Office Web Apps 110 Współtworzenie dokumentów w aplikacjach Office Web Apps 114 Recenzowanie i edytowanie arkuszy kalkulacyjnych programu Excel 117 Praca z notatnikami OneNote Co dalej? SPIS TREŚCI 4

5 Spis treści Rozdział 6. Praca mobilna w Office Jak używać telefonu w połączeniu z usługą Office 365? 120 Odbieranie i wysyłanie poczty w telefonie 120 Korzystanie z Centrum Office w telefonie Windows Phone Proste edytowanie dokumentów programu Word w urządzeniu mobilnym Zapisywanie i wysyłanie zmodyfikowanego dokumentu 131 Przeglądanie i aktualizowanie danych programu Excel 132 Poprawianie prezentacji programu PowerPoit w telefonie 135 Co dalej? CZĘŚĆ III ŁĄCZNOŚĆ W CZASIE RZECZYWISTYM 139 Rozdział 1. Poczta i organizacja w Office Outlook Web App wprowadzenie Sprawdzanie i organizowanie poczty Sprawdzanie i czytanie poczty oraz odpowiadanie na wiadomości 140 Praca z kalendarzem Importowanie i organizowanie kontaktów Dodawanie i realizowanie zadań Co dalej? Rozdział 2. Przedyskutujmy to przez Microsoft Lync 156 Microsoft Lync wprowadzenie Praca z kontaktami w programie Lync Komunikacja błyskawiczna z zespołem Rozmowa przez Lync Udostępnianie programów i plików Co dalej? Rozdział 3. Projektowanie publicznej witryny internetowej 173 Publiczna witryna internetowa pierwsze kroki 173 Wybieranie motywu i stylu nagłówków SPIS TREŚCI 5

6 Spis treści Wybieranie schematu kolorów Dodawanie i formatowanie tekstu Wstawianie, formatowanie i wyrównywanie obrazów 181 Dodawanie i organizowanie stron Wybieranie układu nawigacyjnego Dodawanie gadżetów do witryny Optymalizowanie witryny pod kątem wyszukiwarek internetowych 187 Podgląd i publikowanie witryny Co dalej? Rozdział 4. Integracja Office Łączenie dostępnych narzędzi w sieci i poza siecią 189 Wydajna praca w Office Tworzenie raportu rocznego Monitorowanie promocji sprzedaży Przygotowywanie szkolenia online DODATEK 197 Wskazówki dla zgranych zespołów Rozważanie procesu pracy zespołowej Lista kontaktowa zespołu Arkusz kalkulacyjny programu Excel z licencjami i uprawnieniami 198 Szablon planu spotkania Wskazówki dotyczące witryny zespołu Lista ofertowa Lista marketingowa Podziękowania 200 Errata, pomoc, opinie 201 SPIS TREŚCI 6

7 Wstęp O autorce Katherine Murray pisze artykuły i bestsellerowe książki o Microsoft Office we wszystkich jego odmianach od czasu, kiedy na rynku ukazała się pierwsza wersja pakietu. W książkach Microsoft Word 2010 Inside Out, Microsoft Office 2010 Plain & Simple oraz Microsoft Word 2010 Plain & Simple, a także w wielu artykułach publikowanych w CNET TechRepublic oraz w Windows Secrets, nauczyła setki tysięcy użytkowników Office, jak pracować produktywnie i kreatywnie. Katherine jest również członkinią Society of Environmental Journalists i często pisze na tematy związane z ochroną środowiska. Jej książka Green Home Computing for Dummies została opublikowana przez wydawnictwo Wiley w 2009 roku. Blog i witryna Katherine, BlogOffice, inspiruje i uczy użytkowników Office od 2002 roku. Jej nowa witryna poświęcona usłudze Office 365, Connect & Collaborate, stanowi źródło poradników, wskazówek i strategicznych studiów wdrożeń dla użytkowników Office i specjalistów IT, którzy chcą wydajnie i skutecznie pracować w chmurze. Katherine skupia się na podstawowych technikach, które pomagają członkom wirtualnych zespołów w opracowywaniu strategii przepływu pracy i zarządzaniu projektami, a także osobom, których zadaniem jest doprowadzenie tych projektów prostych lub skomplikowanych do szczęśliwego końca. Czytelnicy książki elektronicznej Microsoft Office 365: Łącz się i współpracuj praktycznie wszędzie i o każdej porze mogą zaprenumerować comiesięczny, bezpłatny biuletyn Katherine poświęcony usłudze Office 365, Connect & Collaborate, klikając tutaj, oraz otrzymywać Wskazówkę Wideo Miesiąca, klikając tutaj. wstęp 7

8 Wstęp Microsoft Office 365 dla kogo został stworzony Wznieśmy toast za wolność. Wolność od biurka. Wolność od nudnych zebrań kierownictwa. Wolność i możliwość pracy w każdym miejscu, z każdą osobą, o każdej porze, na niemal każdym urządzeniu. Brzmi nieźle, prawda? Office 365 to inteligentna i prosta odpowiedź Microsoftu na cloud computing przetwarzanie danych w chmurze. Za pomocą różnych programów usługi Office 365 możesz realizować wszystkie zadania, które dotychczas wykonywałeś w ulubionych aplikacjach Office pisać dokumenty, tworzyć prezentacje, sprawdzać pocztę , zarządzać kalendarzem, przetwarzać raporty i znacznie więcej a później udostępnić wyniki w czasie rzeczywistym na witrynie zespołu, zaprojektować i opublikować witrynę internetową, a nawet zorganizować i poprowadzić internetowe spotkanie na żywo, kiedy podróżujesz pociągiem, siedzisz w kawiarni albo łączysz się z siecią za pomocą telefonu. Ta książka pokaże Ci, jak wykorzystać chmurowe przetwarzanie danych a konkretnie Office 365 aby robić więcej, współpracować łatwiej i działać elastyczniej niż kiedykolwiek przedtem. Zaczynając od tworzenia konta Office 365 i zarządzania nim oraz pracy z różnymi programami Office 365, a kończąc na udostępnianiu plików zespołowi, tworzeniu witryny zespołu, używaniu Office Web Apps oraz organizowaniu spotkań internetowych, dowiesz się, jak łatwo jest pracować w trybach online i offline, uzyskiwać dostęp do plików i udostępniać je, kiedy zajdzie taka potrzeba. Kiedy poznasz każdy z podstawowych programów, będziesz mógł wypróbować strategie budowania skutecznych zespołów i dowiesz się, jak wykorzystać w praktyce całą moc chmury. Książka Microsoft Office 365: Łącz się i współpracuj praktycznie wszędzie i o każdej porze opisuje rozwiązania chmurowe dla małych firm, skupiając się na podstawowych usługach (Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online, Office Web Apps oraz Microsoft Lync) i demonstrując sposoby efektywnego tworzenia, zarządzania i kierowania zespołami za pomocą sieciowych narzędzi do komunikacji i pracy zespołowej. wstęp 8

9 Wstęp Znajdziesz tu przydatne pomysły i rozwiązania, jeśli: jesteś właścicielem lub pracownikiem małej firmy i chcesz mieć większą swobodę wyboru miejsca i czasu pracy, musisz współpracować z innymi osobami, przebywającymi blisko lub daleko, chcesz przechowywać pliki w sieci i pracować z nimi w każdym miejscu, w którym masz dostęp do internetu, kierujesz zespołem w sieci lub w rzeczywistym świecie. Co to jest cloud computing? Fraza cloud computing przetwarzanie danych w chmurze przywodzi mi na myśl wylegiwanie się na wzgórzu w letni dzień, podczas gdy moi synowie pokazują zwierzęta i kształty, które zobaczyli w chmurach. Przetwarzanie danych w chmurze ma z tym trochę wspólnego technologia może przybierać taki kształt, jakiego potrzebujesz do realizacji danego projektu. Chcesz zorganizować zespół projektowy? Możesz zrobić to w chmurze, aby członkowie zespołu rozsiani po całym świecie mogli łatwo porozumiewać się i współpracować. Musisz stworzyć miejsce spotkań dla regionalnych przedstawicieli handlowych? Możesz utworzyć witrynę zespołu w chmurze, wykorzystując serwery sieci Web i dodatkowe oprogramowanie, oraz pozwolić każdemu członkowi na logowanie się z dowolnego miejsca, w którym jest dostęp do internetu. Gdzie zatem znajduje się owa chmura? Przetwarzanie danych w chmurze to po prostu możliwość korzystania z plików i aplikacji przez sieć za pośrednictwem różnych urządzeń komputera, przeglądarki lub telefonu. Microsoft już wcześniej oferował wiele różnych usług chmurowych: Windows Live SkyDrive to jedna z usług Windows Live, bezpłatna aplikacja przeglądarkowa, która pozwala łatwo zapisywać, przechowywać, organizować i udostępniać pliki. Internetowe aplikacje Microsoft Office Web Apps, w tym Word 2010, PowerPoint 2010, Excel 2010 i OneNote 2010, pozwalają zapisywać pliki Office online i współpracować z innymi autorami. Aplikacje Office 2010 Web Apps są dostępne bezpłatnie dla zarejestrowanych użytkowników Office Microsoft Office Live Small Business to pakiet usług internetowych, które pomagają stworzyć i rozreklamować witrynę internetową, kontaktować się wstęp 9

10 Wstęp z innymi za pośrednictwem poczty i komunikatorów oraz przechowywać i udostępniać pliki w sieci. Podstawowe usługi są bezpłatne, a dostęp do specjalnych funkcji można uzyskać za miesięczną opłatą. Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS) to pakiet programów komunikacyjnych, które zapewniają wsparcie dla pracy zespołowej, jakiego oczekują firmy. BPOS oferuje dostęp do programów Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Office Communications Online oraz Office Live Meeting za miesięczną opłatą od użytkownika. Największą zaletą chmurowego przetwarzania danych z perspektywy użytkownika jest wyższa elastyczność, jaką zapewniają nowe usługi, bez potrzeby inwestowania w dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie. Możesz po prostu użyć swojej przeglądarki która i tak jest otwarta, prawda? aby uzyskać dostęp do plików, z którymi musisz pracować, wprowadzić zmiany oraz zapisać lub udostępnić pliki, według uznania. Jeśli chodzi o firmy, chmura pozwala im rozszerzyć usługi oferowane pracownikom i klientom bez rozbudowywania infrastruktury sprzętowej. Usługi sieci Web pozwalają firmom na łączenie personelu oraz wspieranie pracy zespołowej w skali globalnej bez dodawania serwerów, budowania centrów danych i innych nakładów. Środowisko jest bezpieczne, elastyczne i pozwala na obsługę takiej liczby użytkowników, jakiej potrzebuje firma. Office 365 wprowadzenie Microsoft Office 365 to najnowsze chmurowe przedsięwzięcie Microsoftu, łączące sprawdzone programy, które pozwalają na naturalną komunikację i współpracę przez sieć. Office 365 obejmuje Microsoft Exchange Online do obsługi poczty i harmonogramowania. Microsoft SharePoint do udostępniania plików i tworzenia witryn zespołów, a także Microsoft Lync Online do przesyłania wiadomości błyskawicznych oraz organizowania spotkań online. Office 365 łączy możliwości tych aplikacji z chmurowymi wersjami programów Office Professional Plus. wstęp 10

11 Wstęp Co dla Ciebie oznacza chmurowe przetwarzanie danych? Office 365 sprawia, że używanie pakietu Office w chmurze staje się prostym, naturalnym i ekonomicznym sposobem na korzystanie z usług, które już znasz, oraz łatwe rozszerzanie technologii, których prawdopodobnie już używasz. Zbyt piękne, żeby było prawdziwe? Otóż nie. Office 365 pozwala łatwo i naturalnie: współpracować z osobami z całego świata w czasie rzeczywistym, używać programów, które już znasz, stworzyć wirtualne biuro, w którym możesz bezpiecznie pracować, kiedy jesteś poza firmą, używać zamiennie komputera, przeglądarki lub telefonu, zabezpieczyć informacje, kontrolować koszty sprzętu, używać wielu urządzeń do pracy z plikami, stworzyć współdzieloną witrynę zespołu, zwiększyć produktywność poprzez ułatwienie pracy zespołowej, zapewnić użytkownikom natychmiastowy dostęp do siebie nawzajem dzięki technologii obecności oraz wiadomościom błyskawicznym, wykorzystać sieci społecznościowe do komunikacji między członkami zespołu. Wersje Office 365 Ponieważ różne typy organizacji i firm mają różne potrzeby, dostępne są trzy wersje Office 365 dla użytkowników końcowych: Office 365 dla specjalistów i małych firm. Małe firmy i specjaliści, którzy nie mają wysokich wymagań informatycznych, znajdą w tej wersji Office 365 dokładnie taki zbiór narzędzi, jakiego potrzebują. Można ją łatwo wypróbować (jest bezpłatna przez 30 dni), a ponadto jest tania (5,25 euro na użytkownika na miesiąc w momencie publikacji) i oferuje firmom Office Web Apps, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Exchange Online oraz Microsoft Lync do przesyłania wiadomości błyskawicznych i spotkań online. Office 365 dla średnich firm i dużych przedsiębiorstw. Przedsiębiorstwa mają wyższe wymagania informatyczne, niż małe firmy lub użytkownicy wstęp 11

12 Wstęp indywidualni, więc potrzebują oprogramowania, które obsługuje dużą liczbę kont , wiadomości i załączników, zapewnia gwarantowany czas bezawaryjnej pracy, oferuje opcje raportowania i pomocy technicznej, wreszcie zawiera funkcje Active Directory, które pozwalają użytkownikom na pojedyncze logowanie. Office 365 dla przedsiębiorstw oferuje wszystkie te funkcje i rozszerza standardowe usługi BPOS, zwiększając możliwości współpracy i spotkań online. Office 365 oferuje też elastyczne plany, aby firmy różnej wielkości mogły dobrać funkcje i uzyskać dokładnie taki poziom wsparcia, jakiego potrzebują. Office 365 dla instytucji edukacyjnych. Użytkownicy z sektora edukacyjnego stoją przed unikatowym wyzwaniem: muszą zapewnić uczniom dostęp do najnowszego oprogramowania, dysponując ograniczonym (i często kurczącym się) budżetem. Usługi chmurowe mogą pomóc im w oszczędzeniu pieniędzy i zapewnieniu uczniom narzędzi do tworzenia projektów, współpracy w czasie rzeczywistym oraz nauki korzystania z oprogramowania w chmurze. Co Office 365 dodaje do BPOS Pakiet Microsoft Business Productivity Online Standard Suite, znany też jako BPOS, ma 40 milionów użytkowników na całym świecie. Ten niezwykle popularny pakiet oprogramowania oferuje funkcje komunikacyjne, które ułatwiają łączenie się w czasie rzeczywistym i współpracę nad dużymi lub małymi projektami. Office 365 dla przedsiębiorstw rozszerza możliwości BPOS, dodając Microsoft Lync do obsługi wiadomości błyskawicznych i spotkań online, Outlook Web App do zarządzania pocztą i harmonogramowania, Office Web Apps oraz możliwość tworzenia raportów i zarządzania kontem przez przeglądarkowy pulpit nawigacyjny. Edukacyjna wersja Office 365 zawiera też najnowsze wydanie oprogramowania Microsoft Live@Edu, które oferuje rozwiązania chmurowe tysiącom szkół i milionom uczniów z całego świata. wstęp 12

13 Wstęp Praca z usługą Microsoft Office 365 krok po kroku Książka Microsoft Office 365: Łącz się i współpracuj praktycznie wszędzie i o każdej porze dzieli się na trzy części, które dotyczą różnych aspektów konfiguracji i pracy z usługą Office 365. Część I, Znajdź swoje miejsce w chmurze, opisuje sposób, w jaki dziś ludzie pracują w chmurze, i przybliża Ci usługę Office 365. W rozdziale 1. przyjrzymy się zespołom, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz środowiska biurowego, i wyjaśnimy, dlaczego Office 365 stanowi bardziej ekologiczną alternatywę dla małych firm. W rozdziale 2. pokażemy, jak stworzyć konto Office 365 i skonfigurować profil oraz przedstawimy ogólną panoramę usługi Office 365, abyś zaczął planować, co właściwie chcesz zrobić z dostępnymi narzędziami. Rozdział 3. jest przeznaczony dla kierownika zespołu lub osoby, która będzie zarządzać witryną Office 365; dowiesz się, jak dostosować witrynę, dodać urządzenia mobilne oraz zarządzać przez sieć programami Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint i Microsoft Lync. Część II, Praca zespołowa w chmurze, to przewodnik po konfigurowaniu, organizowaniu, zarządzaniu oraz pomaganiu zespołowi w odniesieniu sukcesu za sprawą Office 365. Rozdział 1. przedstawia wszystkie funkcje, za pomocą których możesz koordynować pracę członków zespołu; dowiesz się też, jak udostępniać pliki, organizować spotkania online, wysyłać wiadomości błyskawiczne i transmitować prezentacje. Rozdział 2. oprowadzi Cię po tworzeniu, edytowaniu i udostępnianiu witryny zespołu. W rozdziale 3. dowiesz się, jak tworzyć biblioteki dokumentów, współdzielić pliki z członkami zespołu oraz zarządzać plikami w SharePoint Online. Nauczysz się też pracować z wersjami plików, śledzić zmiany oraz porównywać i scalać pliki. Rozdział 4. pokazuje, jak tworzyć i wykorzystywać przepływy pracy, aby zespół podążał właściwym torem, a rozdział 5. traktuje o aplikacjach Web App wyjaśnia możliwości różnych narzędzi i informuje, jak pracować z plikami online, wspólnie tworzyć dokumenty, edytować arkusze kalkulacyjne, transmitować prezentacje oraz współdzielić notatniki. Rozdział 6. podsumowuje tę część usługi Office 365, skupiając się na technologiach mobilnych; dowiesz się, jak używać różnych aplikacji Office Mobile do przeglądania, edytowania i udostępniania plików przygotowanych wspólnie z zespołem. wstęp 13

14 Wstęp Część III, Łączność w czasie rzeczywistym, pokazuje, jak używać opcji komunikacyjnych oraz wiadomości błyskawicznych w pakiecie Office 365, aby pozostać w bieżącym kontakcie z zespołem. W rozdziale 1., Poczta i organizacja w Office 365, nauczysz się importować kontakty, ustawiać preferencje poczty, organizować foldery pocztowe, pracować z kalendarzem i zadaniami oraz wykonywać inne czynności w Outlook Web App. Rozdział 2., Przedyskutujmy to przez Microsoft Lync, wyjaśnia, jak kontaktować się w czasie rzeczywistym z innymi użytkownikami za pomocą wiadomości błyskawicznych, połączeń głosowych i czatów internetowych. Dowiesz się, jak zarządzać transkrypcjami, zapraszać innych do konwersacji i prowadzić spotkania online. Rozdział 3., Projektowanie publicznej witryny internetowej, pokazuje, jak za pomocą narzędzi Office 365 stworzyć witrynę prezentującą produkty i usługi oraz zasygnalizować klientom, kim jesteś i co oferujesz. Rozdział 4., Integracja Office 365, zawiera zbiór przykładów ilustrujących wykorzystanie różnych narzędzi Office 365 do tworzenia i udostępniania projektów biznesowych. Skoro już z grubsza wiesz, co Cię czeka, zacznijmy używać usługi Office 365. W części I dowiesz się, jak małe firmy korzystają z chmurowego przetwarzania danych, aby w elastyczny sposób osiągać kluczowe cele. Następnie przez chwilę pomarzysz o kształtach, jakie będzie przybierał Office 365 w miarę, jak zaczniesz korzystać z tego potężnego pakietu narzędzi chmurowych. wstęp 14

15 Znajdź swoje miejsce w chmurze Bez względu na to, czy po raz pierwszy słyszysz o chmurowym przetwarzaniu danych, czy też od dawna zapisujesz i udostępniasz dane w sieci, z pewnością domyślasz się, że komponent online to sprytny sposób na zagwarantowanie, że Twoje pliki będą dostępne zawsze i wszędzie. Ta część książki zaczyna się od krótkiego opisu zmian w świecie pracy przygotowując grunt pod przetwarzanie danych w chmurze a następnie pokazuje, jak założyć konto Office 365 i wstępnie skonfigurować role oraz uprawnienia. Rozdział 1. Co słychać w świecie pracy? W tym rozdziale: Zespoły, zespoły, zespoły w biurze i poza nim Współpraca na globalną skalę Kierunek ekologia (z grupami każdej wielkości) Z głową w chmurze (obliczeniowej) Bliższe spojrzenie na Office 365 To nie tajemnica, że komputery, internet i media społecznościowe radykalnie zmieniły sposób, w jaki pracujemy. To, co kiedyś wymagało pisania na maszynie (pamiętasz je jeszcze?) albo przeszukiwania brzęczących, metalowych szafek na akta, teraz załatwiamy elektronicznie, kilkoma naciśnięciami klawisza albo kliknięciem myszki. Kiedyś trzeba było wydrukować list, złożyć go, wsadzić do koperty, nakleić znaczek i zanieść na pocztę. Teraz wystarczy kliknąć przycisk Wyślij, żeby wiadomość niemal natychmiast dotarła do adresata. Do niedawna spędzałeś długie godziny przy stole w sali konferencyjnej, bazgrząc w notatniku, kiedy ktoś prowadził warsztaty nie do końca związane z Twoją pracą. Dziś możesz zalogować się i obejrzeć transmisję internetową, aby wyłapać szczegóły, które mają bezpośredni wpływ na Twoje bieżące zadania. Możesz też w locie zakładać zespoły, aby osiągnąć konkretne cele projektu, a następnie rozwiązywać je i wracać do codziennych zadań. Technologia pozwala pracować szybciej, produktywniej i bardziej elastycznie niż kiedykolwiek przedtem. Można łatwo zgromadzić potrzebne zasoby, a następnie zwolnić je, kiedy przestaną być potrzebne. Inteligentniejsze i bardziej ekologiczne wykorzystanie zasobów oznacza mniejsze koszty dla firmy. Nie trzeba dodawać systemów komputerowych i zatrudniać pracowników, aby zrealizować części projektu, które wymagają dodatkowej pomocy. Wystarczy skorzystać z możliwości, jakie oferuje chmura. Zespoły, zespoły, zespoły w biurze i poza nim Wydaje się, że żyjemy w czasach sztormu idealnego wywołanego przez postęp technologiczny i ewolucję siły roboczej, w którym łączy się kilka ważnych aspektów sposobu, w jaki pracujemy. Od lat sześćdziesiątych zespoły robocze zyskują na popularności. W firmach z listy Fortune 500 jest ich pełno. Większość przedsiębiorstw średniej wielkości uświadomiło sobie, że zespoły robocze mogą zwiększyć produktywność, ułatwić kierownikom zarządzanie i zapewnić grupom większe poczucie własności wykonywanej pracy. Zespoły pozwalają poszczególnym pracownikom dążyć do wspólnego celu takiego jak przygotowanie raportu rocznego z udziałem indywidualnych talentów. Zespół roboczy do spraw raportu rocznego może się składać z autora, redaktora, projektanta graficznego, osoby odpowiedzialnej za produkcję i skład, specjalisty od komunikacji korporacyjnej i kogoś, kto może podać szczegóły finansowe. A teraz dobra wiadomość dane dowodzą, że praca w spójnych zespołach zwiększa kreatywność i wydajność, a jeśli zespół działa skutecznie, ludzie czerpią z niej więcej satysfakcji. Jak dotąd znakomicie. Dodajmy jednak nowy składnik do tej mieszanki. Obecnie pracownicy często są w rozjazdach, podróżują między regionami, stacjonują za morzem albo uzyskują dostęp do sieci korporacyjnej z innego kontynentu. Nowe opcje sprzętowe szybsze CZĘŚĆ 1 15

16 i tańsze laptopy, netbooki i smartfony, a także ulepszone narzędzia wideokonferencyjne sprawiają, że staje się to coraz łatwiejsze. Jak Twój zespół może osiągnąć swoje cele w obliczu globalizacji i mobilności? Czy redaktor dowie się, że autor ukończył szkic? Co będzie z terminami? Wszechobecna, zawsze dostępna sieć w połączeniu z eksplozją technologii społecznościowych ułatwiła pozostawanie w kontakcie ze wszystkimi członkami zespołu, bez względu na to, gdzie podróżują i kiedy się pojawiają. Twoi koledzy mogą komunikować się z Tobą z każdego miejsca na świecie, w którym jest dostęp do internetu. Praca wirtualna zapewnia też większe korzyści kiedy zespół skutecznie współpracuje na odległość, można ograniczyć scentralizowaną przestrzeń biurową, co przekłada się na niższe koszty dzierżawy. A codzienne dojazdy do pracy? Możesz o nich zapomnieć, jeśli pracujesz w domu. Oszczędza to paliwo i zmniejsza ilość dwutlenku węgla, jaką samochód wydziela do atmosfery. To tylko kilka przykładów korzyści, które mnożąc się wykładniczo w skali całej planety sprawiają, że świat staje się znacznie zieleńszy. Trzeba jednak wrócić do kluczowego pytania. Jak w erze elastycznego stylu pracy pozostać skupionym na celach zespołu i wykonać pierwotne zadanie? Jak organizować pracę, budować biblioteki potrzebnych plików, spotykać się w tym samym miejscu i czasie oraz śledzić wszystkie części projektu? Facebook w tym nie pomoże. A klient poczty elektronicznej nawet Microsoft Outlook 2010 ma ograniczone funkcje wspierania pracy grupowej. Tu na scenę wkracza Microsoft Office 365. Teraz masz do dyspozycji współdzieloną przestrzeń zespołu, zawsze dostępną w sieci, w której możesz budować biblioteki dokumentów, udostępniać zasoby, przydzielać zadania i współpracować nad wszystkimi rodzajami projektów Office. Office 365 wykorzystuje cztery kluczowe technologie Microsoft Exchange, Microsoft Lync, Microsoft SharePoint i Office Web Apps aby zaoferować wszystkie narzędzia i funkcje, które pozwalają Twojemu zespołowi odnieść sukces, bez względu na to, kiedy i gdzie pracujesz. Współpraca na globalną skalę Zespoły powstają z najróżniejszych powodów i mają najróżniejsze cele. Niektóre zespoły są powoływane do realizacji określonego projektu na przykład przygotowania raportu rocznego. Są też zespoły przywódcze, programowe, wydziałowe, formalne i nieformalne. Praktycznie wszystko, co chciałbyś osiągnąć na krótszą lub dłuższą metę, z kilkoma innymi osobami można zrobić lepiej w ramach zespołu (przyznaję, to opinia redakcji, ale doświadczenie ją potwierdza). Jeśli w skład Twojego zespołu wchodzi jedna lub więcej osób, które nieustannie są w ruchu, potrzebujesz: sposobu na udostępnianie plików zdalnemu pracownikowi, sposobu przydzielania i udostępniania zadań, spotkań, uwag itd., sieciowej przestrzeni spotkań, w której mogą gromadzić się członkowie grupy, współdzielonej witryny, do której można uzyskać dostęp za pomocą różnych technologii laptopów, smartfonów itp., narzędzi translatorskich, jeśli podstawowy język członków zespołu różni się od Twojego lub jeśli pracujecie nad dokumentami wielojęzycznymi. Jeśli stworzysz przestrzeń oferującą wszystkie te narzędzia, Twój globalny zespół będzie się mógł w niej logować, udostępniać informacje, uzyskiwać opinie oraz przyczyniać się do projektu w sposób, który sprawia, że globalizacja przestaje mieć znaczenie. Członkowie równie dobrze mogliby logować się z kawiarni na rogu! Delikatniejsza strona globalnych zespołów W dalszej części książki poznasz wiele pomysłów na skuteczne tworzenie zespołów i zarządzanie nimi. Jest jednak coś, o czym warto pamiętać podczas pracy z globalnymi zespołami: różne kultury mają różne oczekiwania odnośnie relacji i komunikacji, więc jeśli nowy członek zespołu pochodzi z kraju azjatyckiego, budowanie zaufania może trochę potrwać, a Ty będziesz musiał więcej popracować u podstaw, niż wtedy, kiedy zaczynasz pracować z osobą z Kanady. W artykule Tips for Working in Global Teams (wskazówki na temat pracy z globalnych zespołach), który możesz przeczytać w witrynie Melanie Doulton opisuje kraje wysokiego i niskiego kontekstu. W kulturach wysokiego kontekstu indyjskiej, arabskiej, azjatyckiej lub latynoskiej więzi z rodziną i kolegami mają kluczowe znaczenie, cała relacja stanowi kontekst dla komunikacji, protokół jest ceniony i przestrzegany, a decyzje są podejmowane powoli i często w oparciu o relacje. W kulturach niskiego kontekstu, takich jak północnoamerykańska, germańska i skandynawska, komunikacja w mniejszym stopniu opiera się na relacjach, a w większym na faktach. Innymi słowy, wiadomość niesie znaczenie, podczas gdy w kulturach wyższego kontekstu relacje przygotowują grunt pod sposób, w jaki wiadomość zostanie odebrana. Dlatego pamiętaj, że kiedy pracujesz z osobami z innych kręgów kulturowych, mogą oni odbierać to, co mówisz, inaczej, niż Ci CZĘŚĆ 1 16

17 się wydaje. Powoli buduj zaufanie i nawiązuj relacje z członkami globalnego zespołu, a kiedy masz wątpliwości, upewnij się, że rozumiesz sytuację. Kierunek ekologia (z grupami każdej wielkości) Jedną z największych zalet przetwarzania danych w chmurze jest sposób, w jaki wykorzystuje on i oszczędza zasoby. Nie trzeba stawiać na biurkach milionów komputerów połączonych z setkami tysięcy serwerów, które są kupowane, konserwowane i naprawiane przez tysiące indywidualnych firm, ponieważ cloud computing oferuje skalowalną alternatywę. Aplikacje chmurowe działają w przeglądarce, więc liczba używanych serwerów rośnie wraz z popytem na moc obliczeniową. Dodatkowe serwery wracają w stan spoczynku, kiedy nie są już potrzebne. Taka dystrybucja obciążenia w dużej skali oszczędza elektryczność, ogranicza potrzebę rozbudowy komponentów sprzętowych oraz pozwala efektywniej wykorzystać zasoby przeznaczone do świadczenia usług. W ramach ekologicznej strategii firmy mogą wykorzystać chmurowe przetwarzanie danych, aby: zmniejszyć lub podnająć przestrzeń biurową, zwiększyć możliwości pracy globalnej, wesprzeć personel mobilny, ograniczyć zużycie materiałów biurowych (papieru, atramentu, pamięci masowej), zmniejszyć liczbę urządzeń komputerowych (komputerów biurkowych i serwerów). Z głową w chmurze (obliczeniowej) Co zatem firmy obecnie robią w chmurze? W lutym 2009 r. na zlecenie IBM przeprowadzono sondaż ( Dispelling the vapor around cloud computing, dostępny w witrynie w celu zmierzenia tempa, w jakim wdrażane są rozwiązania chmurowe. Okazało się, że wiele grup rozważa różne formy chmurowego przetwarzani danych. W sondażu wzięli udział przedstawiciele takich branż, jak telekomunikacja, usługi finansowe, przemysł i usługi publiczne. Poniższa tabela przedstawia rozkład respondentów według kraju. TABELA 1.1. Uczestnicy sondażu IBM według kraju Kraj Procent Kanada 5 Chiny 10 Francja 10 Niemcy 10 Indie 15 Japonia 11 Wielka Brytania 9 Stany Zjednoczone 30 Wiele firm używa lub zamierza używać chmurowego przetwarzania danych do następujących zastosowań: ciągłość biznesowa i usuwanie skutków awarii, eksploracja danych, magazyny danych, długoterminowa archiwizacja danych, zabezpieczenia, infrastruktura środowiska testowego. Mniejsza część firm stawia na chmury publiczne, które oferują następujące możliwości: konferencje audio, wideo i internetowe, sieci w centrum danych, desktopy, przechowywanie plików, CZĘŚĆ 1 17

18 serwery, pomoc techniczna, infrastruktura środowiska testowego, szkolenia i demonstracje, infrastruktura Voice over Internet (VoIP), sieci rozległe (WAN). Office 365 umożliwia stworzenie środowiska chmurowego, które oferuje dokładnie to, czego potrzebuje Twoja firma. Cztery podstawowe technologie Exchange, SharePoint, Office Web Apps i Lync pozwalają łączyć się przez i harmonogramy, utworzyć współdzieloną witrynę zespołu (zarówno w intranetach, jak i w internecie), współpracować nad różnorodnymi projektami za pomocą znajomych aplikacji Office oraz podtrzymywać kontakt poprzez wiadomości błyskawiczne i wideokonferencje. W następnym podrozdziale zapoznasz się z ogólną panoramą funkcji dostępnych w pakiecie Office 365. Bliższe spojrzenie na Office 365 Office 365 pozwala łatwo pracować ze znajomymi aplikacjami i programami w zawsze dostępnym świecie internetu. Możesz wykorzystać Office 365, aby: przygotować współdzieloną witrynę zespołu, w której będziesz tworzył biblioteki danych, przydzielał zadania, koordynował kalendarze itd., sprawdzać dostępność współpracowników i planować zebrania online, łączyć się za pomocą wiadomości błyskawicznych, poczty lub rozmów wideo, zabezpieczyć pliki i konta użytkowników oraz chronić się przed spamem i oszustami, tworzyć dokumenty, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i notatniki oraz udostępniać je innym, zawsze pracować z najnowszymi wersjami programów Office 365, tworzyć blogi i witryny typu wiki na potrzeby zespołu i do użytku publicznego. Wykorzystaj to, co masz Jedną z najważniejszych cech usługi Office 365 jest możliwość jej współdziałania z każdym urządzeniem, jakiego akurat używasz biurkowym komputerem PC lub Mac, laptopem lub netbookiem, telefonem Android, iphone, Windows Phone, Nokia albo BlackBerry. Możesz zalogować się na koncie Office 365, pracować nad plikami, udostępniać dokumenty, aktualizować zadania, publikować wpisy na forum dyskusyjnym, dołączyć do spotkania albo wysłać wiadomość błyskawiczną z każdego miejsca, w którym akurat przebywasz, i każdego urządzenia, jakim się posługujesz. Wspaniała sprawa! Pełne bezpieczeństwo Office 365 wyposażono w najnowocześniejsze technologie zabezpieczeń, niezawodności i usuwania skutków awarii, aby zagwarantować, że pliki i wiadomości będą stale chronione, dane pozostaną bezpieczne, a Ty będziesz mógł zawsze uzyskać dostęp do swoich informacji. Office 365 oferuje: umowę SLA z gwarancją 99,9-procentowego czasu nieprzerwanej pracy (uptime), centra danych z certyfikatami SAS 70 i ISO 27001, redundancję geograficzną, niezawodność klasy korporacyjnej i usuwanie skutków awarii, liczne centra danych i automatyczne przełączanie awaryjne, które gwarantuje ochronę danych, zawsze aktualną ochronę przed wirusami i spamem. Znaczenie nieprzerwanego czasu pracy Jedną z wielkich zalet usługi Office 365 i czymś, na czym polegają jego użytkownicy jest gwarancja 99,9-procentowego czasu nieprzerwanej pracy. Oznacza to, że witryna zespołu, pliki, witryna publiczna i wszystkie narzędzia będą dostępne przez 99,9 proc. czasu. Może to brzmieć jak żargon marketingowy, ale stanowi ważną obietnicę dla zespołów i firm, które większość procesów biznesowych realizują w chmurze. Znaczenie takiej gwarancji było doskonale widoczne podczas niedawnej awarii, jakiej uległy usługi chmurowe Amazon. W kwietniu 2011 r. prosty błąd w jednej strefie dostępności wywołał efekt domina i wpłynął na inne obszary, doprowadzając do sztormu replikacji, który tymczasowo przeciążył chmurę. Zaburzyło to funkcjonowanie kilku witryn na przykład FourSquare, HootSuite, Quora i Reddit i spowodowało tymczasowy przestój. CZĘŚĆ 1 18

19 Microsoft oferuje użytkownikom umowę o poziom usług (SLA) z gwarancjami finansowymi i zaprojektował Office 365 jako kompleksowy system z redundancją geograficzną, w którym dane są replikowane między odległymi geograficznie lokalizacjami. Oznacza to, że jeśli jedna lokalizacja ulegnie awarii, inne lokalizacje rozproszone po całym świecie mogą kontynuować przetwarzanie danych, a użytkownicy Office 365 nie tracą dostępu do usług. Prosta strona główna Office 365 Kiedy po raz pierwszy logujesz się w Office 365, widzisz prostą i klarowną stronę główną, która pokazuje, jak zacząć korzystać z poszczególnych narzędzi. Wszystkie narzędzia Office 365, których będziesz używał, są dostępne na pierwszej stronie, więc możesz łatwo odnaleźć drogę do tego, czego potrzebujesz. Ten klarowny układ ekranu ułatwia też nawigację, bez względu na to, czy oglądasz witrynę na komputerze, w przeglądarce czy w smartfonie. Jak pokazano na rysunku 1.1., pasek nawigacji na górze okna zapewnia łatwy dostęp do podstawowych widoków Office 365. Możesz wrócić do strony głównej z dowolnej innej strony; możesz kliknąć łącze Outlook, aby pracować z pocztą, harmonogramami i zadaniami; możesz też kliknąć łącze Witryna zespołu, aby wyświetlić swoją witrynę SharePoint. Jeśli jesteś administratorem konta Office 365, możesz również kliknąć łącze Administrator na stronie głównej, aby przejść do innego ekranu, na którym konfiguruje się różne programy, dodaje konta użytkowników oraz zakłada domeny. Uwaga Kto to jest administrator? Osoba z uprawnieniami administratora Office 365 może zakładać nowe konta, konfigurować usługi, z których będą korzystać użytkownicy (na przykład Microsoft Exchange, Microsoft Lync lub Microsoft SharePoint), ustawiać uprawnienia i pobierać aktualizacje oprogramowania. Jeśli masz przywileje administracyjne, przeczytaj rozdział 3., Zarządzanie kontem Office 365. Wybierz inne widoki Office 365 Uzyskaj pomoc na temat Office 365 RYSUNEK 1.1. Strona główna Office 365 pozwala łatwo przystąpić do urządzania swojego miejsca w chmurze. CZĘŚĆ 1 19

20 Kontaktuj się przez Outlook Kiedy klikniesz łącze Outlook na górze okna Office 365, przejdziesz do widoku Outlook, w którym możesz sprawdzać pocztę, pisać nowe wiadomości, organizować pocztę, dodawać spotkania do kalendarza, tworzyć notatki i dodawać zadania (zob. rysunek 1.2.). Jeśli w przeszłości używałeś Outlook Web App, Outlook w pakiecie Office 365 będzie wyglądał bardzo znajomo. RYSUNEK 1.2. Widok Outlook, który zawiera narzędzia do organizowania poczty i kontaktowania się ze współpracownikami i przyjaciółmi. Widok folderów po lewej stronie ekranu umożliwia organizowanie wszystkich otrzymywanych wiadomości. W razie potrzeby możesz tworzyć nowe foldery i podfoldery, podobnie jak w tradycyjnej wersji programu Outlook. Kliknij łącza Poczta, Kalendarz, Kontakty lub Zadania w lewym dolnym rogu ekranu, aby dodać, zmodyfikować, sprawdzić lub usunąć któryś z tych typów informacji. Środkowa kolumna okna Outlook pokazuje zawartość wybranego folderu (w tym przypadku Skrzynkę odbiorczą). W panelu po prawej stronie widać treść obecnie wybranej wiadomości. Widok tego rodzaju pozwala szybko przejrzeć pocztę bez otwierania i przewijania każdej wiadomości, a więc oszczędza Ci czasu i wysiłku. Ponadto w widoku Outlook możesz obejrzeć ikonę obecności kontaktu (po lewej stronie nazwiska osoby), aby sprawdzić, czy dana osoba jest dostępna online. Jeśli ikona jest zielona, kontakt jest dostępny. Kiedy klikniesz ikonę, pojawi się lista opcji, z której możesz wybrać żądany sposób nawiązania kontaktu z daną osobą. Możesz wysłać wiadomość , zaplanować spotkanie, zaprosić kontakt do czatu itd. (zob. rysunek 1.3.). Kliknij ikonę kontaktu, aby zobaczyć opcje bezpośredniej komunikacji. RYSUNEK 1.3. Możesz kliknąć ikonę obecności, aby wyświetlić opcje nawiązywania kontaktu. Synchronizuj pracę zespołu za pomocą Microsoft SharePoint Jeśli kierujesz pracą zespołu, prawdopodobnie będziesz spędzał dużo czasu w programie SharePoint. SharePoint umożliwia stworzenie witryny zespołu w której będziesz komunikował się z członkami zespołu, tworzył biblioteki dokumentów itd. oraz witryny publicznej z informacjami, które chcesz pokazać światu. CZĘŚĆ 1 20