Spis treści. Summaries. Wstęp... 9

Transkrypt

1 Spis treści Wstęp... 9 Joanna Urban, System SAP w zarządzaniu przepływem opakowaniami zwrotnymi w przedsiębiorstwie produkcyjnym Agnieszka Wrzesińska, Anna Marciszewska, SAP jako system informatyczny wspomagający zarządzanie logistyczne Magdalena Woźniak, Zastosowanie technologii SAP xrpm w rozwiązywaniu problemów zarządzania multiprojektowego Agnieszka Wilk, Grzegorz Jokiel, Ocena funkcjonalności narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie projektami Katarzyna Bujan, Ewidencja środków trwałych krytyczna ocena systemów klasy ERP na przykładzie systemu IFS Maciej Bujan, Integracja przepływu informacji wykorzystanie raz wprowadzonej informacji w wielu modułach w Microsoft Dynamics Nav Ewelina Krawczyk, Aleksandra Jarocińska, Renata Brajer-Marczak, System Adonis w usprawnianiu procesu udzielania odpowiedzi na reklamację klienta Summaries Joanna Urban, SAP system in returnable containers management in a manufacturing company Agnieszka Wrzesińska, Anna Marciszewska, SAP as information system supporting logistics management Magdalena Woźniak, SAP xrpm technology as an answer for solving problems with multiproject management Agnieszka Wilk, Grzegorz Jokiel, Evaluation of software functionality supporting project management Katarzyna Bujan, Fixed asset inventory critical evaluation of ERP systems on the example of IFS system Maciej Bujan, Integrated information flow appliance once implemented information in multiple modules in Microsoft Dynamics Nav Ewelina Krawczyk, Aleksandra Jarocińska, Renata Brajer-Marczak, The use of the Adonis system in improving the process of responding on complaints based on a trade company in the fashion industry

2 Wstęp Zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP (Enterprise Resource Management) są w dzisiejszych czasach coraz bardziej rozpowszechnione jako narzędzia zarządzania średnimi i dużymi przedsiębiorstwami. Pojawiają się one również w innych instytucjach, takich jak: urzędy samorządowe, uczelnie, szpitale itd. Rośnie więc zapotrzebowanie na pracowników, którzy znają działanie takich systemów, a przynajmniej orientują się w podstawowej ich funkcjonalności. Pomocne jest również pewne oswojenie z rozwiązaniami, jakie stosowane są w takich narzędziach w obszarze nawigacji, obsługi podstawowych dokumentów, raportowania itp. Większość z obecnie wykorzystywanych systemów klasy ERP nie jest zaprojektowana idealnie, zwłaszcza pod względem intuicyjnego interfejsu użytkownika. Wynika to z różnych przyczyn, z których istotne znaczenie ma zapewne historia rozwoju informatyki biznesowej. Należy zdać sobie sprawę, że systemy ERP, takie jak SAP, IFS, BAAN, ORACLE i in., powstały w latach 80. ubiegłego wieku. Oczywiście od tego czasu były wielokrotnie udoskonalane, jednak ich kolejne wersje najczęściej przejmowały wcześniej skonfigurowane moduły z dobrodziejstwem inwentarza. Oznacza to, że systemy te są konglomeratem modułów i transakcji (aplikacji) pisanych w różnym czasie, przez wiele zespołów informatyków na całym świecie. Taki ewolucyjny model rozwoju powoduje, że w ramach tego samego systemu informatycznego panować mogą różnorodne sposoby obsługi takich samych transakcji (stara i nowa wersja zwykle w SAP oznaczana symbolem n na końcu nazwy technicznej, np. vl01 i vl01n dwie wersje transakcji dostawy wychodzącej). Ponadto występują różne ikony w dokumentach obsługiwanych przez system, a menu w kolejnych modułach, a nawet w rodzajach dokumentów z tego samego modułu ma czasami inną strukturę. To wszystko powoduje, że poznanie systemu nie jest sprawą łatwą dla początkujących adeptów. Drugim problemem opanowania systemu klasy ERP jest jego kompleksowość. Aby móc zrozumieć działanie systemu zintegrowanego, należy opanować podstawy działalności przedsiębiorstwa jako całości (systemu). Jest to trudne nie tylko z punktu widzenia studenta, ale również z punktu widzenia wykładowców, wdrożeniowców czy informatyków. Wynika stąd wąska specjalizacja wdrożeniowców w określonych modułach systemu, które i tak docelowo mają być oczywiście ze sobą zintegrowane. Przyczyny scharakteryzowane powyżej powodują duże trudności przy opanowaniu systemów klasy ERP. Ze względu na to większość uczelni ekonomicznych w naszym kraju nie jest w stanie wpleść w swój proces dydaktyczny zajęć z wykorzystaniem tych systemów. Przede wszystkim brakuje im wykwalifikowanej kadry dydaktycznej i szczególnego potraktowania tych zajęć w formie laboratoriów komputerowych skierowanych do grup liczących około 10 studentów. Zapewne z tego powodu zajęcia z wykorzystaniem systemu SAP prowadzone są w wąskim zakresie,

3 10 Wstęp w ramach wybranych przedmiotów, albo w formie kół naukowych, przy znacznym wsparciu wolontariuszy w postaci wdrożeniowców z zewnętrznych firm oraz absolwentów. Na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu system SAP użytkowany jest od 2002 r. Wysiłkiem zaangażowanych osób z Katedry Ekonomiki i Organizacji Przedsiębiorstwa udało się pozyskać darmową licencję na system SAP IDES, a następnie zainstalować i uruchomić go na serwerze zakupionym przez uczelnię specjalnie dla realizacji tego zadania. Z wykorzystaniem tego serwera i systemu były i są prowadzone takie zajęcia, jak: programowanie aplikacji biznesowych w systemie SAP R/3, systemy informatyczne w logistyce system R3, informatyzacja procesów w organizacjach, a na wielu innych przedmiotach SAP był demonstrowany w ramach tematów poszczególnych zajęć. W 2009 r. przy Katedrze Zarządzania Procesami Gospodarczymi 1 powstało Koło Naukowe SAPer 2. Przy silnym wsparciu ze strony wdrożeniowców SAP absolwentów UE we Wrocławiu, udało się wyszkolić grupę zainteresowanych studentów, którzy obecnie też merytorycznie wspierają działania koła. Obecnie zajęcia prowadzone są w trzech głównych obszarach: logistyka (moduły SD, MM, PP, WM), finanse (moduły CO, FI, TR, AM), kadry (moduł HR). Przy wsparciu partnerów zewnętrznych prowadzone są regularne zajęcia dla członków koła, jak również otwarte warsztaty, spotkania i wykłady. Jednym z osiągnięć KN SAPer jest skonfigurowanie własnej jednostki gospodarczej w systemie o nazwie Saperek. Niestety, ze względu na nową formułę współpracy firmy SAP z uczelniami wyższymi zakres uprawnień konfiguracyjnych dla użytkowników w ramach koła zostanie ograniczony. Na nowych warunkach nie przewiduje się udostępniania bezpłatnej licencji na system postawiony na uczelnianym serwerze, a jedynie odpłatne udostępnienie zdalnych serwerów. Nie powinno to zagrozić istnieniu KN SAPer, jednak uszczupli możliwości nauki systemu, zwłaszcza w obszarze konfiguracji (spro). Opisane wyżej osiągnięcia dotyczą wykorzystania systemu SAP w dydaktyce. Wynikiem działalności naukowej koła są dwa spośród przedstawionych tutaj artykułów. Opracowania przygotowane zostały przez studentów i doktorantów Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, którzy mieli do czynienia z systemami informatycznymi oraz KN SAPer. W trzech spośród prezentowanych ośmiu artykułów w roli współautorów występują adiunkci Katedry Zarządzania Procesami Gospodarczymi, czyli jednostki, przy której funkcjonuje KN SAPer. 1 Strona domowa Katedry ZPG: 2 Więcej informacji na temat KN SAPer na stronie koła: oraz na Facebooku:

4 Wstęp 11 Artykuły dotyczą różnych obszarów wykorzystania zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP. Wynika to przede wszystkim z faktu, że tematyka poszczególnych artykułów jest związana najczęściej z miejscem pracy autora, a poprzez to opisane zostały funkcjonalności odpowiednich modułów systemu informatycznego klasy ERP. Nie wszystkie artykuły dotyczą systemu SAP, gdyż autorzy obecnie pracują na innych systemach, takich jak: IFS czy Microsoft Dynamics Nav. Warto również zaznaczyć, że artykuły zamieszczone w opracowaniu dla autorów i współautorów artykułów stanowią najczęściej pierwszą próbę publikacji. Dlatego życzliwym okiem należy spojrzeć na niektóre niedociągnięcia, jak na przykład nazbyt mocne koncentrowanie się na opisie funkcjonalności omawianego narzędzia czy rozproszenie tematyczne. Jednak z pewnością podstawowa myśl przewodnia wykorzystanie systemów informatycznych do zarządzania organizacją łączy wszystkie zebrane artykuły. Pierwszy z prezentowanych artykułów pt. System SAP w zarządzaniu przepływem opakowań zwrotnych w przedsiębiorstwie produkcyjnym opisuje niezwykle ważny i zawsze aktualny w Polsce temat. Logistyka takich opakowań to dość rzadko podejmowane w literaturze zagadnienie. Zapewne skomplikowanie jak i trudność zarządzania opakowaniami zwrotnymi powoduje, że w naszym kraju temat ten od lat należy do kategorii nierozwiązywalnych. Ponieważ liczba opakowań zwrotnych maleje ze względu na naturalne ich zużycie, konieczna wydaje się ich dokładna ewidencja. Autorka pracująca w przedsiębiorstwie produkcyjnym wykorzystującym SAP wskazuje na zasadność, a wręcz konieczność wykorzystania systemu informatycznego do zarządzania tego typu opakowaniami. Ciekawym spostrzeżeniem jest fakt możliwości generowania dodatkowej renty dla właściciela opakowań zwrotnych przez obciążenie kontrahenta opłatą za nieoddane pojemniki (mechanizm podobny do kaucji). Drugi artykuł pt. SAP jako system informatyczny wspomagający zarządzanie logistyczne przedstawia działanie kilku solidnych transakcji do analizy i sterowania zapasami zwłaszcza pod kątem MRP (Material Requirements Planning). Jest to interesujące zagadnienie, zwłaszcza że można zobaczyć takie transakcje, jak: ZPP_ SBED, ME38, MB51 i MB52, VA32, MF50 działające bezpośrednio w badanym przedsiębiorstwie. Dane te są rzeczywiste i ustrukturalizowane, w odróżnieniu od systemu szkolnego IDES, w którym zazwyczaj wywołane transakcje pokazują pozostałości scenariuszy różnych ćwiczeń, czyli dane niespójne (często po prostu śmieci). Dla zainteresowanych obszarem planowania materiałów artykuł może być przydatnym przewodnikiem po tych transakcjach. Jednak najciekawszym elementem artykułu są propozycje dotyczące rozszerzenia funkcjonalności systemu SAP na identyfikację kodów kreskowych, obsługę magazynową materiałów i MRP. Trzeci artykuł pt. Zastosowanie technologii SAP xrpm w rozwiązywaniu problemów zarządzania multiprojektowego przedstawia zastosowanie systemu SAP do zarządzania portfelem projektów. W zarządzaniu multiprojektowym współużytkowanie zasobów, zwłaszcza rzadkich i cennych, od zawsze sprawiało najwięcej

5 12 Wstęp problemów. Już w latach 70. ubiegłego wieku E. Goldratt postulował uwzględnienie podstawowych ograniczeń projektu nie tylko ze względu na czas (ścieżka krytyczna), ale również na kluczowe zasoby (łańcuch krytyczny) 3. Nadmierna alokacja zasobów była zawsze ogromnym wyzwaniem dla kierowników projektów. Poradziły sobie z nią dopiero zintegrowane bazy danych używane do planowania projektów. Opisane w artykule rozwiązanie SAP xrpm jest przykładem narzędzia, które potrafi zarządzać portfelem projektów. Czwarty artykuł pt. Ocena funkcjonalności narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie projektami prezentuje różne narzędzia wspierające ten obszar, jak również moduł projektowy SAP PS (Project System). Ocenie poddane są różne aplikacje: Ganttproject, Gantter, OpenProj, MSProject, SAP PS. Oprócz omówienia podstawowych funkcjonalności tych narzędzi, jak: wykres Gantta, analiza sieciowa CPM (Critical Path Method), kosztorysowanie zasobów, ich przydział do zadań oraz rozwiązywanie problemów nadmiernej alokacji, sprawdzono działanie zaawansowanych analiz PERT (Program Evaluation and Review Technique) oraz EV (Earned Value analiza wartości wypracowanej). Spośród narzędzi, jakie poddano badaniu, jedynie MSProject posiadał możliwości wykonania obu tych analiz, przy czym analiza PERT wykonywana była w bardzo uproszczony sposób i tylko w wersji MSProject W OpenProj dostępna była jedynie analiza EV. W artykule poddano też krytyce omawiane narzędzia informatyczne ze względu na brak rozwiązań dedykowanych wykorzystaniu teorii ograniczeń TOC (Theory of Constraints) w zarządzaniu projektami. Piąty artykuł pt. Ewidencja środków trwałych krytyczna ocena systemów klasy ERP na przykładzie systemu IFS przedstawia działanie innego systemu klasy ERP, jakim jest szwedzki IFS. Omówiono podstawową funkcjonalność oraz procesy w tym module. Najbardziej ciekawe są jednak wskazania na ułomności i ograniczenia systemu IFS, które to również dotyczyć będą pozostałych systemów klasy ERP. Szósty artykuł pt. Integracja przepływu informacji wykorzystanie raz wprowadzonej informacji w wielu modułach w Microsoft Dynamics Nav również przedstawia konkurencyjny w stosunku do SAP system klasy ERP. W treści przedstawione zostały możliwości systemu, jak również główne zalety i wady związane ze zintegrowanym przepływem informacji. Poddano analizie kilka typowych procesów gospodarczych przedsiębiorstw produkcyjnych, których realizacja jest wspierana przez Microsoft Dynamics Nav, takich jak: zamówienie wydanie towaru księgowanie, oferta zakupu akceptacja zamówienie dostawa księgowanie, generowanie zamówienia zakupu na podstawie zamówienia sprzedaży. Zestawienie w jednej publikacji kilku systemów klasy ERP uwidacznia i podkreśla podobieństwa i różnice pomiędzy tymi rozwiązaniami. Siódmy artykuł pt. System Adonis w usprawnianiu procesu udzielania odpowiedzi na reklamację klienta przedstawia narzędzie, w którym można modelować 3 E. Goldratt, Łańcuch krytyczny. Projekty na czas, Mint Books, Warszawa 2009.

6 Wstęp 13 i optymalizować procesy gospodarcze (odpowiednikami, konkurentami są: Aris, igrafx, IBM BPM itd.). Programy te nie są ze swojej natury systemami ERP, jednak warto stosować je przed wdrożeniem i w trakcie wdrożeń zintegrowanych systemów zarządzania. To właśnie na etapie projektowania i implementacji procesów biznesowych można uzyskać największe efekty w ich usprawnieniu czy wręcz reinżynierii. Jest to jedyna droga do osiągnięcia skokowego wzrostu efektywności organizacji, jak podkreślali M. Hammer i J. Champy 4. Przygotowana publikacja jest pierwszą z zamierzonego cyklu kilku opracowań w formie Debiutów Studenckich. Oprócz wartości poznawczych, jakie niosą przedstawiane przez autorów tematy, warto również wskazać na walory związane z kształtowaniem umiejętności przygotowania prac naukowych przez młodych adeptów nauki właśnie w formie artykułów. Ponadto publikacja stanowi trwały dorobek naukowy, na który można będzie powoływać się w pracach magisterskich, doktorskich itd. Oprócz tego stanowi ona dobry sposób promocji działalności koła naukowego SAPer działającego przy Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu a poprzez to również promuje uczelnię. Wydaje się, że Debiuty Studenckie są doskonałym poligonem dla publikacji przyszłych adeptów nauki. Dla większości autorów były to pierwsze w ich życiu publikacje naukowe, a to zawsze coś więcej niż standardowa praca dyplomowa czy magisterska, która najczęściej ląduje w przepastnych czeluściach uczelnianego archiwum. Drugim ważnym aspektem tej publikacji jest na pewno propagowanie wiedzy o zintegrowanych systemach zarządzania wśród czytelników. Do nich zaliczyć na pewno należy: pokaźne grono rodzin i znajomych samych autorów, członków i sympatyków koła naukowego SAPer, partnerów KN SAPer (Roman Consulting, BPX, ROC, Gavdi, Jeronimo Martins), przyszłych interlokutorów na spotkaniach czy konferencjach, wszystkich, którzy z różnych przyczyn sięgną po tę pozycję literaturową. Oprócz upowszechnienia wiedzy o systemach ERP publikacja ta stanowić może formę promocji dla koła naukowego SAPer, jak również Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu jako jego alma mater. Mamy ponadto nadzieję, że aktywność w sferze naukowej i dydaktycznej pozwoli nam zacieśnić i rozszerzyć kontakty z firmą SAP, tak aby dalej mieć możliwość kształcenia kadr informatyków biznesowych na najwyższym możliwym poziomie. Grzegorz Jokiel Opiekun KN SAPer 4 M. Hammer, J. Champy, Reengineering w przedsiębiorstwie, Neumann Management Institute, Warszawa 1996.