ZAPYTANIE OFERTOWE NA WDROŻENIE SYSTEMU B2B

Transkrypt

1 14 lipiec 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NA WDROŻENIE SYSTEMU B2B Dotyczy: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, lata Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Wniosek o dofinansowanie nr: WND-POIG /14 Tytuł projektu: Wdrożenie systemu automatycznej wymiany danych dowodowych pomiędzy Rilcon Polska, a partnerami spółki 1. Nazwa i adres zamawiającego RILCON POLSKA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ NARUTOWICZA WARSZAWA 2. Postanowienia ogólne Znaczenie terminów użytych w niniejszym zapytaniu ofertowym lub w załącznikach: a) specyfikacja istotnych warunków zamówienia (w skrócie: SIWZ) - należy przez to rozumieć niniejsze zapytanie ofertowe obejmujące istotne warunki zamówienia (SIWZ), w którym zawarte są wymagania i warunki na jakich zostanie zawarta umowa zakupowa b) Oferent - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia lub złożyła ofertę. c) Wykonawca - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która wygrała niniejsze postępowanie ofertowe. Załączniki dołączone do specyfikacji stanowią jej integralną część. 2. Tryb udzielania zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, nie podlegającego ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami). 3. Przedmiot zamówienia Dostarczenie i wdrożenie systemu B2B wraz z serwerem sprzętowym 4. Wyszczególnienie składowych elementów przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest system B2B oraz wdrożenie całości systemu B2B do użytkowania w firmie RILCON POLSKA Sp. z o.o. 5. Harmonogram projektu Harmonogram projektu został przedstawiony poniżej i Oferenci składając ofertę akceptują poniższy harmonogram: Etap I Zakup licencji systemu B2B oraz systemu Microsoft Server 2012, wykonanie analizy technicznej Głównym celem tego etapu jest wykonanie analiz technicznych i zakup licencji na system B2B.

2 W etapie tym zostanie również zakupiony system Microsoft Server Etap II Zakup modułów systemu B2B W etapie tym zostaną zaimplementowane i zainstalowane następujące obszary: - moduł Automatyczne pobieranie dokumentów KP/KW oraz przelewów i automatyczne parowanie przelewów z dokumentami, - moduł Automatyczne pobieranie danych dowodowych z systemów partnerów, - moduł Automatyczne skanowania dokumentów, wyszukiwanie niespójności i wizualizacji danych, 6. Obligatoryjne wymagania odnośnie systemu B2B Zamawiający obligatoryjnie wymaga, aby system klasy B2B spełniał w standardowym rozwiązaniu wymienione w tym punkcie wymagania. Nie oznacz to jednak, iż dostarczony system ERP będzie standardowym rozwiązaniem i zakłada się, iż wszystkie wymagania określone podczas analiz zostaną zrealizowane. a) Zakres funkcjonalny aplikacji B2B System B2B musi w podstawowym rozwiązaniu posiadać obsługę następujących obszarów: Moduł Automatyczne pobieranie danych dowodowych z systemów partnerów Moduł będzie automatycznie pobierał przelewy z systemów magazynowych partnerów do systemu B2B i dalej do systemu księgowego pracującego w Rilcon Polska. Za pobieranie danych będzie odpowiedzialna aplikacja pracująca w tle na serwerze bądź stacji roboczej u partnera. Aplikacja ta będzie cyklicznie logowała się do bazy danych partnera, pobierała dane o dokumentach, kontrahentach oraz innych dodatkowych zapisach, które są nowe bądź uległy zmianie od ostatniego pobrania. Dane będą przekazywane do serwera w pliku w formacie EDI, XML bądź formacie wskazanym przez producenta systemu magazynowego pracującego u partnera. Na serwerze pliki z danymi będą przetwarzane do postaci zapisów w bazie danych w systemie Symfonia. W projekcie zakłada się obsłużyć jeden system magazynowy - Symfonię (system pracuje u prawie wszystkich partnerów wnioskodawcy). Kolejne systemy będą obsługiwane po zakończeniu projektu w miarę pojawiania się partnerów z nowymi systemami. Moduł Automatyczne pobieranie dokumentów KP/KW oraz przelewów i automatyczne parowanie przelewów z dokumentami Aplikacja pracująca w tle na serwerze partnera będzie odpowiedzialna również za pobieranie danych odnośnie przelewów bankowych, oraz KP/KW.

3 Nowe/zmodyfikowane dane będą przekazywane do serwera jako plik w formacie XML bądź formacie wskazanym przez producenta. Na serwerze pliki z danymi będą przetwarzane do postaci zapisów w bazie danych w systemie Symfonia. W projekcie zakłada się obsłużyć wyłącznie Symfonię (system pracuje u prawie wszystkich partnerów wnioskodawcy). Kolejne systemy będą obsługiwane po zakończeniu projektu w miarę pojawiania się partnerów z nowymi systemami. System będzie następnie próbował dokonywać parowania przelewów z fakturami wg. numeru faktury oraz kontrahenta. Moduł Automatyczne skanowania dokumentów, wyszukiwanie niespójności i wizualizacji danych System automatycznie będzie pobierał skany dokumentów zeskanowane przez partnerów. Skany te będą automatycznie wprowadzane do bazy danych i następnie będzie można je sparować z dokumentami. W ten sposób będą wyłapywane niespójności pomiędzy dokumentami wprowadzonymi przez partnera, a obrazami tych dokumentów oraz braki. System automatycznie będzie również wyszukiwał dokumenty oraz przelewy których: nie udało się sparować, kwota przelewów nie zgadza się z kwotą z faktury. Błędy będą wizualizowane partnerom za pomocą aplikacji klienckiej. b) Wymagania techniczne odnośnie systemu B2B Skalowalność aplikacji B2B wymagana jest pełna skalowalność systemu B2B co oznacza możliwość zmiany oraz zaimplementowania dowolnej funkcjonalności bezpośrednio na wdrożeniu bez konieczności wprowadzenia takiej zmiany do rozwiązania standardowego przez producenta (pełne rozdzielenie warstwy standardu od warstwy wdrożeniowej). Język programowania wymagane jest, aby aplikacja B2B posiadała wbudowany język programowania, w którym zostały zaimplementowane wszystkie funkcjonalności biznesowe (bądź w całości logika biznesowa była zaimplementowana w T-SQL), Możliwość wprowadzania dowolnych zmian przez pracowników Rilcon Polska wymagane jest, aby przeszkoleni pracownicy Rilcon Polska, bądź wskazane przez Rilcon Polska firmy mieli możliwość wprowadzania dowolnych zmian oraz rozbudowy funkcjonalności (w cenie musi być uwzględniona licencja deweloperska jeśli taka jest konieczna). Pracy na bazie testowej (ramkowość zmian) wymagane jest, aby wprowadzanie zmian można było wykonywać na bazie testowej przygotowując tzw. ramki (paczki ze zmianami kodu), które to dopiero po wytestowaniu zmian będzie można wgrać do bazy produkcyjnej 7. Obligatoryjne wymagania odnośnie oprogramowania serwerowego (poza systemem B2B) Wymagany jest dostarczenie oprogramowania serwerowego Windows Server 2012 Standard Edition. 8. Warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: a) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. b) Posiadają certyfikaty lub inne dokumenty uprawniające do wdrażania i szkolenia w zakresie oferowanego systemu. c) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie usługi.

4 9. Informacja o oświadczeniach i dokumentach jakie mają dostarczyć Oferenci Zamawiający wymaga, aby Oferenci, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu dostarczyli wraz z ofertą: a) W celu potwierdzenia warunku, o których mowa w pkt. 8 a) SIWZ aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku, gdy ofertę w postępowaniu składać będą przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w ramach spółki cywilnej muszą dołączyć zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej każdego ze wspólników; b) W celu potwierdzenia warunku, o których mowa w pkt. 8 b) SIWZ kopię certyfikatów, uprawnień, zezwoleń jeżeli takie są wymagane; c) Formularz ofertowy (zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ). 10. Termin realizacji zamówienia Termin realizacji zamówienia: rozpoczęcie projektu 1 sierpień 2014 zakończenie projektu 31 maja Składanie ofert Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Oferenci zobowiązują się nie wnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta musi być sporządzona w języku polskim. W przypadku nie zawarcia klauzuli o okresie ważności oferty oferent jest związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z terminem składania ofert. W przypadku określenia terminu oferty krótszego niż 60 dni oferty będą automatycznie odrzucane. Oferta oraz wszystkie wymagane załączniki wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym i wymaganiami ustawowymi. Wszystkie strony oferty winne być parafowane, ponumerowane i spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości zdekompletowania zawartości oferty. Ofertę należy przygotować zgodnie z treścią formularza ofertowego (stanowiącym Załącznik nr 1 do SIWZ). Oferent zobowiązany jest dołączyć do oferty dokumenty, o których mowa w pkt. 9 SIWZ. Oferty można składać do dnia 18 lipca 2014 do godz. 14:00. Oferty należy składać osobiście w postaci papierowej, bądź pocztą tradycyjną. W przypadku dostarczenia oferty pocztą tradycyjną za datę doręczenia uznawana jest data stempla pocztowego. Koperta powinna być zaadresowana do Zamawiającego i opatrzona nazwą oraz dokładnym adresem Oferenta i zatytułowana: Odpowiedź na zapytanie ofertowe do projektu Wdrożenie systemu automatycznej wymiany danych dowodowych pomiędzy Rilcon Polska, a partnerami spółki. Osoba do kontaktu: Grzegorz Chechliński info@rilcon.pl Miejsce składania ofert: RILCON Polska Sp. z o. o. ul. Płowiecka Warszawa W przypadku wątpliwości związanych z zawartością oferty Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Oferenta do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków udzielenia zamówienia oraz do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Po wyborze najkorzystniejszej oferty wybrany Oferent zobowiązany jest do zawarcia umowy z Zamawiającym.

5 12. Zamówienia częściowe Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 13. Informacja o ofercie wariantowej Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 14. Miejsce i termin otwarcia ofert Otwarcie ofert nastąpi dnia 18 lipca 2014 r. o godz. 18:00 w Warszawie. Zamawiający nie przewiduje jawnego otwarcia ofert. 15. Cena Oferta musi zawierać ostateczną, sumaryczną cenę obejmującą wszystkie koszty z uwzględnieniem wszystkich opłat oraz ewentualnych upustów i rabatów. Ceny w kwocie netto należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena musi być podana w PLN cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem należnego podatku VAT, jeśli występuje. Zaproponowane ceny pozostają stałe przez cały okres realizacji zamówienia. 16. Kryteria oceny ofert Ustalenie listy rankingowej ofert po uprzednim sprawdzeniu spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz obligatoryjnych wymagań formalnych nastąpi w oparciu o poniższe kryteria: Lp. Nazwa Maksymalna ilość punktów Ilość przyznanych punktów 1 Cena system B2B 100 Razem 100 a) W kryterium 1. Cena systemu B2B" maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają ilość punktów pomniejszone o tyle punktów ile otrzymujemy z wzoru: Pn = ((oferta - oferta_najniższa)/1000 zł) W przypadku, gdyby Pn jest ujemne wartość Pn ustala się na 0. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów w oparciu o ustalone kryteria. W toku badania i oceny ofert Zamawiający zbada czy Oferenci nie podlegają wykluczeniu z postępowania. Zamawiający może wykluczyć z postępowania o udzielenie zamówienia: a) Oferentów, którzy nie złożyli wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań koniecznych dla udziału w postępowaniu określonych przez Zamawiającego, b) Oferentów, których upadłość bądź likwidację ogłoszono, lub w stosunku do których wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne, c) Oferentów, którzy z uwagi na prowadzone przeciwko nim postępowania o popełnienie przestępstwa nie dają rękojmi należytego wykonania zamówienia. W toku badania i oceny ofert Zamawiający zbada czy oferty nie podlegają odrzuceniu. Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli: a) Oferta nie spełnia obligatoryjnych wymogów z pkt. 6 i 7 SIWZ b) Jej treść nie odpowiada wymaganiom określonym w treści specyfikacji, c) Zawiera istotne błędy w obliczeniu ceny, d) Oferent nie zgadza się na poprawienie oczywistej omyłki pisarskiej lub rachunkowej

6 w treści jego oferty, e) Jest nieważna na gruncie obowiązujących przepisów prawa. Zamawiający wybierze ofertę na podstawie kryterium oceny ofert określonej w pkt. 16 SIWZ. Po wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą, Wykonawca, którego oferta została wybrana, zostanie poinformowany o miejscu i czasie podpisania umowy. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza uchyli się od podpisania zamówienia, Zamawiający wybierze kolejną najkorzystniejszą ofertę w rankingu spośród pozostałych ofert. 17. Pozostałe informacje Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków udzielenia zamówienia oraz do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody Zamawiającemu przez składającego ofertę na udostępnianie złożonej oferty uprawnionym organom, instytucjom, urzędom oraz doradcom prawnym, ekonomicznym i inwestycyjnym w ramach projektu dotacyjnego z działania 8.2. Niniejsze postępowanie zostało ogłoszone w dniu 14 lipca 2014 r na stronie internetowej Zamawiającego.