Zamknięcie roku czas rozpocząć przygotowania

Transkrypt

1 RACHUNKOWOŚĆ Marta Cyganik dyrektor Działu Usług Księgowych we Wrocławiu, Baker Tilly Poland Zamknięcie roku czas rozpocząć przygotowania W życiu większości księgowych jesień to nie tylko czas szarlotki i dyniowych przetworów, ale również okres, w którym rozpoczyna się przygotowanie do zamknięcia roku finansowego. Jeśli rok finansowy firmy kończy się 31 grudnia, warto zapoznać się z listą czynności, które należy wykonać w kontekście zamknięcia roku. Po pierwsze inwentaryzacja Od 1 stycznia 2013 r. możesz dokonać zmian polityki rachunkowości. Jak i kiedy należy to zrobić? Dowiedz się zamów prenumeratę na 2013 r. Spółki powinny przeprowadzić na koniec roku inwentaryzację składników majątku: należności, zapasów, środków pieniężnych w kasie oraz środków trwałych.potwierdzenia sald należności są uzyskiwane poprzez wysyłanie pism do dłużników. Mogą one być wysyłane na koniec jednego z trzech ostatnich miesięcy roku obrotowego.potwierdzenie sald wierzycieli nie jest obowiązkowe i zwykle pokrywa się z potwierdzeniami wystosowywanymi przez nich do dłużników. Warto jednak rozważyć wysłanie potwierdzeń do dostawców, z którymi spółka ma największe obroty, aby wyjaśnić ewentualne rozbieżności jeszcze przed końcem roku. W przypadku środków trwałych, towarów, materiałów i wyrobów gotowych przepisy dają możliwość rozpoczęcia inwentaryzacji w trakcie roku, ale nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Aby uniknąć opóźnień w przygotowywaniu sprawozdań finansowych, warto rozważyć możliwość potwierdzenia sald oraz przeprowadzenia inwentaryzacji majątku w terminie poprzedzającym dzień bilansowy. Uwaga Nie ma możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji w terminie innym niż dzień bilansowy w przypadku aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, względem których przyjęto zasadę odpisywania w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia. Po drugie odpisy aktualizujące i rezerwy W ostatnim kwartale roku można również przeprowadzić analizy zmierzające do ustalenia wysokości koniecznych odpisów i rezerw. BGK nr 23 (167) 13

2 BIULETYN Głównego Księgowego Obowiązek dokonywania odpisów aktualizujących wartość posiadanych przez firmę składników majątku wynika z zastosowania w rachunkowości zasady ostrożnej wyceny. Zgodnie z tą zasadą, w sytuacji gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że nastąpiła trwała utrata wartości, czyli składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości przewidywanych korzyści ekonomicznych, należy za pomocą odpisu aktualizującego doprowadzić jego wartość wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto. Zasada ta dotyczy rzeczowych składników majątku, a w przypadku należności i udzielonych pożyczek prowadzi do oceny prawdopodobieństwa nieściągalności tych kwot. Odpisy aktualizujące zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych. Obowiązek tworzenia rezerw wynika z innej zasady rachunkowości zasady współmierności przychodów i kosztów. Zasada ta wyrażona została w ustawie o rachunkowości w następujący sposób: Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Rezerwy tworzy się w głównej mierze na przyszłe zobowiązania, których realizacja jest pewna lub w dużym stopniu prawdopodobna i których kwotę można oszacować w wiarygodny sposób. Podstawą do utworzenia rezerw mogą być udzielone gwarancje i poręczenia. Po trzecie sprawozdanie finansowe Ostateczny termin sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy zakończony 31 grudnia przypada 31 marca następnego roku. Sprawozdanie finansowe składa się z: bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta, obejmuje ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym, dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych. Osobą odpowiedzialną za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego jest kierownik jednostki. Podpisy pod dokumentem składają, podając również datę: kierownik jednostki, a także wszystkie pozostałe osoby wchodzące w skład organu kierującego spółką oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Odmowa złożenia podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia, które jest dołączane do sprawozdania finansowego. Nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego spółki sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez wspólników, akcjonariuszy lub inny organ zatwierdzający. W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdanie wraz z odpisem uchwały zatwierdzającej należy złożyć we właściwym rejestrze sądowym, dołączając opinię biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu. 14

3 RACHUNKOWOŚĆ Po czwarte audyt Osoby zarządzające firmami często zadają pytanie, czy sporządzone przez ich dział finansowy sprawozdania muszą zostać zbadane. Obowiązek badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta wynika z ustawy o rachunkowości. Zgodnie z obecnymi przepisami badaniu podlegają sprawozdania finansowe: n banków, zakładów ubezpieczeń oraz zakładów reasekuracji; n jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych; n jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych; n spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji; n pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków: średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób, suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej euro ( zł), przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej euro ( zł). Po piąte o tym warto pomyśleć przed rozpoczęciem nowego roku obrotowego Koniec roku obrotowego to dobry moment na dokonanie przeglądu i aktualizacji planu kont stosowanego w spółce. Jeśli spółka planuje wprowadzenie w ciągu następnego roku zmian w prowadzonej działalności, które mogą mieć wpływ na plan kont i strukturę controllingową (np. nowe stanowiska kosztowe), warto o takich zmianach pomyśleć jeszcze w starym roku. Jest to również idealny czas, aby dokonać ewentualnych zmian w formacie i zawartości raportów dla zarządu przygotowywanych przez dział finansowy. Przygotowanie kalendarza raportowania obowiązującego w nowym roku obrotowym ułatwi planowanie bieżących prac służb finansowych w każdej firmie, usprawni obieg dokumentów i skróci czas potrzebny do zamknięcia miesiąca czy kwartału. Przepisy o rachunkowości zabraniają dokonywania zmian przyjętych zasad rachunkowości w trakcie roku obrotowego. Wprowadzenie zmian jest możliwe wyłącznie ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji. Koniec roku to dobry moment na przeprowadzenie analizy stosowanych zasad i przygotowanie się do ewentualnego wprowadzenia zmian w nowym roku obrotowym. Pierwszy kwartał roku to trudny czas, ponieważ oprócz zadań bieżących, które muszą zostać wykonane, dochodzą czynności związane z zamknięciem roku i przygotowaniem sprawozdania finansowego. Aby proces ten przebiegał sprawnie i bez zakłóceń, warto dobrze go zaplanować i korzystając z możliwości danych przez obowiązujące przepisy część prac wykonać w ostatnim kwartale roku. Poleć znajomemu - BGK nr 23 (167) 15