Pozyskiwanie funduszy na działalność drużyny harcerskiej

Transkrypt

1 Praca podharcmistrzowska Pozyskiwanie funduszy na działalność drużyny harcerskiej pwd. Przemysław Kot Kotecki 733 Morska Drużyna Harcerska Panta Rhei 07 czerwca 2010r.

2 Pozyskiwanie funduszy na działalność drużyny harcerskiej Spis treści 1. Wstęp Na dobry początek Dlaczego? Na jaki cel Zabieramy się za projekt Cel raz jeszcze Nazwa Logo Opis projektu Zespół Harmonogram Budżet Zagadnienia promocyjne Podsumowując początek Skąd uzyskać wsparcie Sponsorzy Kim może być sponsor? Jak się zabrać za sponsora Piszemy list sponsorski Dzwonimy do sponsora Wyprawa w nieznane Utrzymywanie relacji % Krąg Przyjaciół Harcerstwa / Praca z rodzicami Granty i dofinansowania Finanse harcerskie Akcje zarobkowe Materiały dodatkowe Podsumowanie

3 1. Wstęp W początkach naukowej kariery Alberta Einsteina pewien dziennikarz spytał panią Einstein, co myśli o swoim mężu. - Mój mąż to geniusz! On umie robić absolutnie wszystko, z wyjątkiem pieniędzy. Witam serdecznie :) Pozyskiwanie finansów na działalność drużynyy harcerskiej to jedno z regularnie powracających zagadnień w pracy drużynowego oraz jego instruktorów. Z mojej obserwacji wynika jednak, żee bardzo mały odsetek drużyn podchodzi do tego tematu z wiarą ientuzjazmem. Często wręcz instruktorzy zaniechują działań jeszcze przed ich podjęciem. Jest to związane z brakiem wiary w możliwość pozyskania wsparcia oraz ogólnym przeświadczeniem, że jego pozyskanie wiąże się z ogromnym nakładem pracy, nikłymi efektami oraz co najprawdopodobniej jest największą blokadą, jest niezmiernie trudne. Nic bardziej mylnego! Oczywiście początek pracy wymagać będzie pracowitości oraz nakładów pracy, jednak w miaręę rozwoju wydarzeń proces ten staje się naturalnym działaniem, opierającym się przede wszystkim na podtrzymywaniu relacji z partnerami oraz spokojnąą próbą poszerzenia grona współpracowników. Niniejszą pracę napisałem w oparciu o doświadczeniaa własne, zaprzyjaźnionych instruktorów oraz materiały szeroko dostępne w literaturze oraz Internecie. Do każdego zagadnienia starałem się podawać przykłady i propozycje w oparciu o konkretne działania faktycznie zrealizowane w życiu mojej drużyny harcerskiej (733 Morska Drużyna Harcerska Panta Rhei ) oraz zaprzyjaźnionych środowisk. Często odnoszę się również do innych organizacjii (fundacji, stowarzyszeń), których działalność w tej materii jest bardzo zbliżona. Na zachętę do zapoznania się z materiałem (dalej postaram się już o harcerską skromność:)) mogę podać, że największy jednorazowy sponsoringowy sukces jaki uzyskała organizacja studencka, której miałemm przyjemność być przewodniczącym, wynosi złł (serdeczne pozdrowienia dla Maćka Brzozowskiego oraz całego SSPG)! W założeniu pracęę można czytać w dowolnym układzie, w zależności od tego na jakie działania chcielibyście w danym momencie położyć nacisk. Zwracam też uwagę, że najważniejsze jest każdorazowo dopasowanie formy działań do konkretnej sytuacji - przede wszystkim zdroworozsądkowe podejście! Życzę miłej lektury pwd. Przemysław Kotecki

4 2. Na dobry początek 2.1 Dlaczego? Bogaty - to nie ten, kto ma dużo pieniędzy, lecz ten, kto może sobie pozwolić na życie wśród uroków, jakie roztacza wczesna wiosna. Antoni Czechow Właśnie, na dobry początek trzeba sobie zadać bardo ważne pytanie. Po co nam tak właściwie środki finansowe? Czy są nam w ogóle potrzebne? Odpowiedź na te dwa pytania jest bardziej skomplikowana niż mogłoby się pierwotnie wydawać. Rozpocznę od drugiego, bo wydaje mi się prostsze (przy czym nie będę zagłębiał się w filozoficzne ani etyczne zagadnienia związane z tym tematem) :) Czy naszej drużynie harcerskiej są potrzebne środki finansowe? I tak i nie. Do realizacji podstawowych zadań stojących przed harcerzami na poziomie drużyny nie potrzeba wiele. Entuzjazm i zaangażowanie kadry, zbiórki w zaprzyjaźnionym domu parafialnym, ksero realizowane przez tatę Maćka, transport na biwak w szkole cioci Magdy przez brata Tomka, a wyżywienie i ubezpieczenie we własnym zakresie i właściwie żywej gotówki nie potrzeba. Ale przecież te rzeczy kosztują. Nie nas to kogoś innego. Tak więc w uproszczonym rozumieniu przyjmę, że TAK środki finansowe w normalnym świecie są nam potrzebne dopiero gdyby żadne z tego typu działań nie występowały, moglibyśmy mówić o bezkosztowym prowadzeniu naszych działań. Po co nam środki finansowe oraz inne wsparcie? To jest fundamentalne pytanie, a odpowiedź na nie jest związana jednoznacznie z naszymi działaniami statutowymi. Nie chodzi o gromadzenie pieniędzy ani o zbieranie sprzętu. To są tylko narzędzia. Chodzi o naszych podopiecznych Misją Związku Harcerstwa Polskiego jest wychowanie młodego człowieka, czyli wspieranie go we wszechstronnym rozwoju i kształtowaniu charakteru przez stawianie wyzwań. A w obecnych czasach, aby sprostać temu zadaniu trzeba stosować różnorodne formy, często związane z wysokimi kosztami. Istotne jest tutaj podkreślenie, że bynajmniej nie chodzi tylko o ekstrawaganckie działania specjalnościowe. W wielu środowiskach harcerskich zwykły przejazd autobusem (bilet przykładowo 1,5 zł) jest często barierą powstrzymującą młodego człowieka przed dotarciem na przygotowane z myślą specjalnie o nim zajęcia. Drużynowy musi więc myśleć kompleksowo, nie tylko o przygotowaniu kolejnych zajęć czy też całościowego programu pracy rocznej, ale również o realnym udostępnieniu swoich zajęć i propozycji podopiecznym. A jak już będą mogli uczestniczyć to droga prosta do wszechstronnego rozwoju i kształtowania charakteru :)

5 2.2. Na jaki cel "Jeśli ktoś nie wie, do którego portu chce przypłynąć - żaden wiatr mu nie sprzyja" Seneka Samo określenie, że przydałoby się trochę kasy to najczęściej jeszcze za mało, żeby ją pozyskać. Ale oczywiście świadomość potrzeb też jest istotna. Na dobry początek ważne jest jednak, żeby odpowiednio określić co tak właściwie chcemy osiągnąć. Często myślenie podświadomie zaczyna się od drugiej strony, czyli: Skoro mam dostępne 2500zł to co jestem za tę kwotę w stanie zorganizować? Oczywiście często mamy mniej więcej określone założenie chcielibyśmy zrealizować biwak z nawiązaniem do specjalności jeździeckiej, ale wtedy nagle, przy przeliczeniu kosztów na 27 członków naszej drużyny, przyjmujemy założenie, że mamy za mało środków i zmieniamy koncepcję na realizację biwaku z oglądaniem filmu Redforda Zaklinacz koni. Zawsze należy mieć świadomość dostępnych obecnie środków finansowych, jednak przynajmniej na etapie tworzenia planów i koncepcji, brak wystarczającej ilości zer na koncie nie powinien nas zrażać. W momencie, w którym będziemy dokładnie wiedzieć co chcemy zrealizować rozpoczyna się nasza praca jeżeli chodzi o pozyskiwanie funduszy tak aby nasze założone przedsięwzięcie zrealizować z pełnym sukcesem. Jakie więc mogą być nasze cele? Co może być naszym projektem? Wydzieliłem 4 główne grupy zagadnień: 1. Stałe projekty drużyny 2. Niecykliczne przedsięwzięcia 3. Działalność operacyjna 4. Motywacja Ad. 1 Stałe projekty drużyny W większości przypadków jest to HAL (Harcerska Akcja Letnia czyli obóz) oraz HAZ (Harcerska Akcja Zimowa - zimowisko), ale nie tylko. Wiele drużyn realizuje cyklicznie rajdy imienia swojego patrona, współorganizuje duże biwaki czy też zloty zrzeszające wiele różnych środowisk harcerskich, wreszcie przygotowuje ogólnopolskie mistrzostwa sportowe czy też medyczne. Pozyskanie środków finansowych na takie przedsięwzięcia jest relatywnie proste, opiera się to głównie na fakcie, że mają one już sprawdzoną formułę, a drużyna ma spore

6 doświadczenie w jej realizacji. Co się z tym wiąże potencjalny sponsor po pierwsze może zobaczyć efekty poprzednich edycji jak również zapoznać się z ogólnym przebiegiem poszczególnych działań w przeszłości, a po drugie posiada solidne podstawy do założenia, że kolejna edycja również się odbędzie i będzie co najmniej tak dobra jak poprzednia. Zagrożeniem w tego typu projektach może być brak jego unikalności. W szczególności może to dotyczyć HAZ oraz HAL przedsięwzięć realizowanych przez wiele różnorodnych środowisk harcerskich i nie tylko. W takim przypadku należy jednak zwrócić uwagę na te elementy, które w sposób szczególny wyróżniają naszą propozycję. Nasze kreatywne podejście programowe oraz zastosowanie się do podanych w dalszej części pracy zaleceń dotyczących kontaktu ze sponsorami daje doskonały punkt wyjścia do sfinansowania tych działań. Ad. 2 Niecykliczne przedsięwzięcia Czyli te, które właśnie pojawiły się w naszej głowie i nie mieliśmy jeszcze okazji ich wprowadzić w życie. W tym przypadku sprawa z doświadczeniem oraz kontynuowaniem dobrych tradycji w danej dziedzinie przestaje być naszym atutem. Możemy jednak pochwalić się wykwalifikowaną kadrą oraz doświadczeniem w skutecznej realizacji innych przedsięwzięć (w tym stałych projektów). Dodatkowo na naszą korzyść działa to, że ludzie z natury, a więc i wiele osób, które mogłoby nas potencjalnie chcieć wspomóc, lubią nowe, twórcze pomysły oraz zadania noszące znamiona wyzwań. Oczywiście istotne jest, aby całą koncepcję przedstawić im w świetle realnych działań, a nie mrzonek. Ad 3. Działalność operacyjna Pod tym hasłem kryje się nasza bieżąca działalność. Utrzymanie harcówki, zapewnienie materiałów biurowych do pracy drużyny, materiałów programowych do normalnej organizacji zbiórek oraz wyjazdów, potencjalne koszty komunikacyjne (zwrot kosztów telefonicznych dla osób, które realizują dla nas działania) czy też transportowe (regularne dojazdy dzieciaków na zbiórki, itd.). Jest to prawdopodobnie najtrudniejszy temat jeżeli chodzi o stawianie pierwszych kroków w pozyskiwaniu wsparcia. Warto jednak pamiętać, ze istnieje wiele sposobów na realizację tego typu działalności. W szczególności z pomocą przyjść tutaj może odpowiednie określenie jakie koszty z tym związane ponosimy w przeciągu całego roku. Ich kalkulacja jest oczywiście przybliżona, dla przykładu przeprowadzę symulację. Określam rodzaje przykładowych kosztów jakie występują w ciągu roku (z wyłączeniem HAL oraz HAZ): a. Koszty wynajmu sali na harcówkę (z wszystkimi kosztami dodatkowymi prąd, woda, itp.) [podaję specjalnie jako przykład, gdyż większość

7 środowisk harcerskich zakłada, że jeżeli nie jest w stanie pozyskać nigdzie bezpłatnej lokalizacji na harcówkę, to należy z harcówki zrezygnować a przecież może okazać się, że możliwe jest pozyskanie chętnego do pokrycia tych kosztów] 400 zł/m-c x 12 m-c = 4800zł/rok b. Zbiórki harcerskie przyjmuję wariant zbiórek przeprowadzanych przez 10 miesięcy w roku 2 zbiórki drużyny oraz 2 zbiórki zastępów (załóżmy 4-ch po 6 osób) w każdym miesiącu. Uśredniając przyjmuję, że na każdą zbiórkę drużyny potrzeba 50zł a na każdą zbiórkę zastępu 10zł na pokrycie materiałów programowych. 20 zbiórek drużyny x 50 zł = 1000zł/rok 20 zbiórek zastępów x 4 zastępy x 10 zł = 800zł/rok c. Materiały biurowe do wszelkiego rodzaju działań związanych z naszą drużyną. Wysyłanie listów i zaproszeń, wypełnianie dokumentacji na potrzeby hufca, pisanie wniosków, itd. Przyjmuję 220zł/rok d. Komunikacja w szczególności chodzi o koszty kadry, która często musi realizować wiele połączeń telefonicznych związanych z normalnym funkcjonowaniem drużyny. W przypadku telefonowania przed obozem będą to już koszty HAL, tutaj chodzi jedynie o te naturalne w ciągu roku, a nie wchodzące na pozostałe kategorie. 3 osoby kadry x 100zł karta prepaid/rok = 300zł/rok e. Koszty transportowe powiedzmy, że 9 członków naszej drużyny potrzebuje finansowania kosztów dojazdów do i z zbiórki do domu, jeżeli nie odbywa się ona w harcówce a jest gdzieś dalej w terenie. Załóżmy, że taka zbiórka zdarza się raz na 2 miesiące. Można by się spierać o zasadność takich dofinansowań oraz jasność kryteriów wyboru komu takiego wsparcia udzielić, jednak na potrzeby niniejszego opracowania przyjmę, że każdy drużynowy wie najlepiej jak się ma sytuacja jego podopiecznych. Dodamy do tego koszty dojazdu instruktorów (wprawdzie to się prawie nigdy nie zdarza tj. żeby instruktorzy dostawali zwrot pieniędzy za dojazd na zbiórkę (co innego biwaki itp.), jednak de facto można by założyć, że jako wolontariusze nie powinni dokładać do interesu ). Tak więc mamy 12 osób, przyjmijmy, że wszyscy mają bilety ulgowe po 1,50 zł w każdą stronę czyli: 1,5 zł x 2 strony x 12 osób x 5 zbiórek = 180 zł/rok f. Utrzymanie sprzętu drużyny dbanie o namioty, materace i dowolny inny sprzęt będący pod opieką drużyny. Nie biorę tutaj pod uwagę drużyn specjalnościowych, dla których utrzymanie sprzętu często stanowi

8 znaczący koszt rocznego budżetu (np. środowiska wodne mające na utrzymaniu jachty). Przyjmuję 700 zł/rok Tak więc suma naszych kosztów rocznych to: Cel Koszty wynajmu sali na harcówkę Zbiórki harcerskie Materiały biurowe Komunikacja Transport Utrzymanie sprzętu SUMA Koszt w PLN 4 800,00 zł 1 800,00 zł 220,00 zł 300,00 zł 180,00 zł 700,00 zł 8 000,00 zł Wszystkie podane powyżej kwoty, jak również pojawiające się w terminie późniejszym, są, o ile nie zaznaczono inaczej, kwotami brutto (czyli jest w nie wliczony podatek VAT). Z pewnością można wydzielić dodatkowe kategorie wydatków, jak również mogą one stanowić inny procent całości kosztów to jest jedynie przykładowe zestawienie, zachęcam natomiast gorąco do przygotowania własnego takiego, które najbardziej oddaje realia Twojej drużyny. Jeżeli będziesz to robić po raz pierwszy to zdziwisz się jak bardzo pozwala to uporządkować świadomość o wydatkach własnego środowiska oraz wspomoże szersze spojrzenie na sprawę. Ad. 4 Motywacja Specjalnie wydzieliłem dodatkową grupę na takie działania. Chodzi mi przede wszystkim o zwrócenie uwagi na dużą wagę tego tematu. Klasyfikuję tutaj nie tylko działania mające na celu być atrakcyjne dla członków naszej drużyny na poziomie zastępów, ale przede wszystkim dla naszych instruktorów. W ich skład wchodzić będą zarówno wyjazdy integracyjne jak i szkolenie i podnoszenie kwalifikacji własnej kadry.

9 2.3 Zabieramy się za projekt Budować przyszłość trzeba jednocześnie z dwóch stron: od szczegółu do ogółu i od ogółu do szczegół. Władysław Grzeszczyk Dlaczego teraz kilka słów o projektach? Harcerstwo to działanie z pasją, wspieranie rozwoju innych jak i swojego, zmienianie świata na lepsze. Wielu to rozumie i chce wspierać samą ideę. Wielu więcej jednak rozumie to mniej więcej i chce (lub też potencjalnie chce) wspierać konkrety. I tutaj z pomocą przychodzi nam klarowne przedstawienie naszej inicjatywy. Jeżeli mieliście już okazję pisać kiedyś biznesplan, to jest to bardzo podobne zadanie. Oczywiście nie należy przesadzić tutaj z formą, w szczególności, że większość pracy wykonujemy sami dla siebie, jednak odpowiednie ustrukturalizowanie naszych zamierzeń nigdy nie zaszkodzi. Chciałbym podkreślić, że każde nasze działanie jest projektem. Nieważne czy organizujemy obóz, chcemy pomalować harcówkę, wybrać się na Mont Blanc czy ogólnie prowadzić drużynę. Prowadzenie drużyny to de facto prowadzenie serii powiązanych ze sobą projektów. Co więc będzie nam potrzebne? - Cel - Nazwa - Logo - Opis - Zespół - Harmonogram - Budżet - Zagadnienia promocyjne Jeżeli powyższe brzmią zbyt poważnie, nie przejmuj się. Jak pisałem nie chodzi o przerost formy nad treścią, a jedynie świadomość istnienia poszczególnych zagadnień. Na potrzeby tego opracowania opiszę każdy z powyższych punktów w sposób skrótowy, będący podstawowymi informacjami z dziedziny zarządzania projektami. Jeżeli uznasz, że potrafisz określić dla swoich działań powyższe zagadnienia śmiało pomiń poniższe opisy :)

10 2.3.1 Cel raz jeszcze Cel to marzenie z datą realizacji Tym razem jednak już dla konkretnego działania. Poniżej przytoczę wycinek z popełnionego swego czasu artykułu odnośnie ustalania celów dla projektów, starając się podać przykłady z życia harcerskiego Jak doskonale takie zdanie oddaje główną ideę i założenie "celowości". Ale dla efektywnego zarządzania projektami, gdy już znajdujemy się w fazie inicjacji projektu, warto się bardziej pochylić nad tym zagadnieniem. Czym jest cel? PMBoK (książka zawierająca standardy zarządzania projektami) mówi o ukierunkowanym wyniku działań, strategicznej pozycji, która ma zostać osiągnięta, skutku lub rezultacie, wyprodukowanym produkcie lub też zrealizowanej usłudze. Trochę bardziej obrazowo można przyjąć że: Cel to koło napędowe każdego projektu. Oczywiście każdy projekt ma cel ogólny oraz szereg celów szczegółowych. Odpowiednie ich określenie oraz, co bardzo ważne, ustalenie właściwych powiązań między nimi, jest jednym z najważniejszych zadań stojących przed kierownikiem projektu (w tym przypadku naszym dzielnym drużynowym) tworzącym/przyjmującym do realizacji projekt. Ostatecznie to na podstawie zaledwie jednego pytania możliwa będzie ocena realizacji projektu - "czy cele projektu zostały zrealizowane?". Tak/Nie... i kropka. Ale aby móc stwierdzić czy cele zostały osiągnięte, powinny one zostać rozpisane w sposób możliwy do analizy. Ważna jest świadomość, że aby dobrze sformułować cele, niezbędna jest znajomość potrzeb, jak również życzeń oraz systemów wartości osób mających wpływ na ten etap. Nie wchodząc szczegółowo w definicję słowa potrzeba przyjmę, że jest to odczuwalny brak czegoś, który powoduje, że podejmuje się działania zmierzające do zapełnienia tego braku, zmiany istniejącego stanu rzeczy. Dlaczego znajomość potrzeb jest taka istotna? Jeżeli nie będziemy wiedzieć, czego chcą interesariusze projektu, nie będziemy w stanie określić, co tak właściwie mamy osiągnąć, a więc jakie działania podjąć. Potrzeby mogą przyjmować różnorodny charakter: potrzeba dostępności większej ilości pieniędzy potrzeba zwiększenia liczebności swojej drużyny harcerskiej potrzeba skrócenia czasu poświęconego na organizację poszczególnych zbiórek... Ważne jest, że każda z tych potrzeb może być zaadresowana przez pewien cel ogólny, jak również przez szereg celów szczegółowych (poniżej po jednym przykładowym). I tak:

11 Potrzeba: dostępności większej ilości pieniędzy Cel ogólny: zwiększenia swojego standardu życia Cel szczegółowy: zwiększenie wpływów finansowych o 2000 zł netto miesięcznie w przeciągu 4 miesięcy Potrzeba: zwiększenia liczebności swojej drużyny harcerskiej Cel ogólny: rozwój drużyny Cel szczegółowy: zwiększenie ilości członków drużyny o 5 osób stale uczęszczających na zbiórki w przeciągu 6 miesięcy Potrzeba: skrócenia czasu poświęconego na organizację poszczególnych zbiórek Cel ogólny: lepsze zarządzanie sobą w czasie Cel szczegółowy: skrócenia czasu poświęconego na organizację poszczególnych zbiórek o 15% w przeciągu 2 miesięcy I wracając do możliwości analizy celów - tutaj z pomocą przychodzi nam popularna koncepcja SMART, czyli skrócony opis jaki cel powinien być. SMART (ang.) - sprytny - czyli w sposób skuteczny, pozytywnie radzący sobie z przeciwnościami. Rozwijając poszczególne litery natrafiamy na następujące cechy celu: Specific - Sprecyzowany Measurable - Mierzalny Agreed to/acceptable - Aprobowany/Akceptowany Realistic/Relevant - Rzeczywisty/Realistyczny Timed/Time framed - Terminowy Poszczególne elementy są ze sobą ściśle związane i regularnie się przeplatają. Cel Sprecyzowany musi być konkrety, a zatem jednoznaczny, a jego zrozumienie nie powinno stanowić dla nikogo problemu. Cele "rozmywające się", mgliste nie są dobrą podstawą do efektywnego działania oraz co ważniejsze na ich podstawie ciężko podejmować ważne decyzje w trakcie realizacji projektu. Oczywiście konkretny cel łatwiej osiągnąć niż cel ogólny. W naszym przypadku konkretne są cele projektowe/szczegółowe - "zwiększenie wpływów finansowych o 2000 zł netto miesięcznie w przeciągu 4 miesięcy", bo cel ogólny "zwiększenie standardu swojego życia" zdecydowanie nie jest wystarczająco uściślony, aby móc podjąć odpowiednie działania.

12 Mierzalność celu jest bardzo istotna. Określenie ilościowe jest tutaj naturalnie nasuwającą się propozycją. 300 pączków, 500 zł, 80 długopisów, 60 ankiet... Dokładnie wiadomo jaki jest próg wynikowy. Niestety czasami nie jest aż tak prosto - wtedy konieczne jest jak najbardziej szczegółowe oraz jednoznaczne określenie wymagań jakościowych. Ważnym jest, aby dobrać odpowiednie mierniki/wskaźniki. Muszą one odpowiadać charakterowi projektu, być łatwo dostępne oraz zrozumiałe dla odbiorców, wiarygodne w danej realizacji, a wynikać wprost z kwantyfikalności pożądanych rezultatów. Jeżeli cel nie będzie Aprobowany, to szanse na jego realizację są znikome. Brak zaangażowania się zespołu projektowego lub kłody rzucane ze strony otoczenia zewnętrznego nie pozwoliły już na pozytywne zakończenie niejednego projektu. Wypracowanie wspólnej strategii działania oraz utożsamianie się grupy projektowej z celami projektu są kluczowymi elementami, od których zależy sukces. Realistyczny cel, to taki, który możliwy jest do osiągnięcia. Cel zbyt ambitny, może się wydawać niemożliwy do realizacji, a zatem spada entuzjazm i zapał do pracy zespołu projektowego jak również kierownika projektu. Cel o zbyt niskiej poprzeczce z kolei nie motywuje do działania, co często doprowadza do tego samego wyniku. Bez Terminowości nie można w ogóle mówić o projekcie. Ramy czasowe, konkretne terminy i daty realizacji są kwintesencją dobrze dobranego celu. Bo dla przykładu cel mówiący - "schudnę 5 kilogramów" jest wprawdzie konkretny, mierzalny, zapewne spotyka się z entuzjazmem i akceptacją partnera życiowego oraz wydaje się możliwy do osiągnięcia dla przeciętnego człowieka, a jednak... bez określenia do kiedy zostanie zrealizowany, nie jest ani konkretny, ani nie można określić czy aby na pewno jest realny (np. termin - do jutra) czy też realistyczny. Określenie zbyt odległego terminu z kolei tworzy z tego cel zbyt mało wyrazisty lub niewystarczająco ambitny. Słowem - właściwe określenie terminu i zgranie go z pozostałymi założeniami celu projektu jest niezbędne. Część osób rozwija jeszcze koncepcje SMART w SMARTER, dodając: Excited - Ekscytujący Recorded - (zapisany)/ Rozpowszechniony Oczywiście cel Ekscytujący w połączeniu z odpowiednim jego poziomem trudności motywuje do wytężonej pracy. Zapisanie celu czy też jego Rozpowszechnienie (informacji o nim) prowadzi do utwierdzenia w świadomości o jego ważności, daje możliwość regularnego powrotu do założeń, jak również utrudnia wycofanie się z chęci jego osiągnięcia (kolejny motywator). We właściwym określaniu celów (do wykorzystania wraz ze SMARTem) można się dodatkowo posłużyć metodą 6W: 1. Who - Kto jest związany z celem? 2. What - Co chcemy osiągnąć? 3. Where - Gdzie odbędzie się realizacja? 4. When - Jaki jest horyzont czasu na realizację celu?

13 5. Which - Jakie są wymagania i ograniczenia związane z realizacją celu? 6. Why - Dlaczego chcemy zrealizować dany cel oraz jakie korzyści będą płynąć z jego osiągnięcia? Powyższe pozwalają na wytyczenie oraz określenie celów w czterech głównych wymiarach - ilościowym, jakościowym, przedmiotowym oraz podmiotowym. Jak pisałem wcześniej wszystkie te aspekty wzajemnie się przenikają i każdy jest niezbędny do odpowiedniego określenia celu. Powyższe zasady są oczywiście pewnymi wskazaniami do tego jak ustalać cele, które mogą nam pomóc w osiągnięciu sukcesu. Oczywiście można, a nawet dobrze jest, stosować je na różnych płaszczyznach swojego życia, nie tylko harcerskiej. Cel nad którym właśnie pracujemy w naszym środowisku (Zespół Pilota Gdańskiej Chorągwi ZHP) to: Zorganizować dwuetapowy rejs do St. Petersburga w terminie r. na 10 osobowym jachcie w cenie poniżej 1000zł na osobę. I na pewno nam się uda! ;)

14 2.3.2 Nazwa "Dopiero imię sprawia że coś istnieje naprawdę." Odpowiednia nazwa potrafi wykonać za nas połowę pracy. Podejść jest kilka. Najbardziej popularne jest nazywanie danego przedsięwzięcia w sposób opisowy. Przykładowo mógłby to być: Obóz 145 Gdańskiej Drużyny Harcerskiej Winiec Często jednak, i do tego zachęcam, nadaje się osobną nazwę związaną w sposób bardziej wyrafinowany z naszym działaniem. Przykładowo mógłby to być obóz, w którym szczególny nacisk będziemy chcieli położyć na zagadnienia związane z czasem. Moglibyśmy wtedy nadać mu nazwę Tempus creator lub Na czas. Dowolną nazwę, która związana jest z tematyka i gdzie można (bardzo ważne!) znaleźć odpowiednie powiązanie. Oczywiście połączenie powyższych dwóch w jedną nazwę również może się doskonale sprawdzić. Tempus creator obóz 145 Gdańskiej Drużyny Harcerskiej Winiec 2010 W takim przypadku dla jasności sytuacji w początkowej fazie używałoby się pełnej nazwy obozu, natomiast w późniejszym już samej nazwy skróconej Tempus kreator. Zachęcam do kreatywności w tej dziedzinie. Potencjalni sponsorzy lubią pomysłowość!

15 2.3.3 Logo Jeden obraz wart więcej niż tysiąc słów. Przysłowie chińskie Tworzenie loga jest częścią działań wizualizacyjnych i wchodzi w działkę zagadnienia promocyjne, jednak jest to jedna z pierwszych rzeczy, na którą sponsor zwraca uwagę, więc napiszę o niej już tutaj. Moim zdaniem do każdego działania, na które chcemy uzyskać wsparcie, należy stworzyć logo. Nie musi, a nawet nie powinno być ono jakoś strasznie wymyślne. Schematycznie oddanie głównej idei, estetyka wykonania oraz jasność przekazu pozwolą na utrwalenie inicjatywy w pamięci sponsora. W takim przypadku będzie on miał oprócz nazwy dodatkowy element, po którym będzie w stanie przypomnieć sobie, o który projekt chodzi, gdy zgłosimy się z zapytaniem czy pozytywnie rozpatrzył nasze zapytanie (część instytucji dostaje dziesiątki próśb tygodniowo). Co mogłoby być wizualizacją obozu związanego z czasem? Klepsydra? Rzeka (Panta rhei wszystko płynie)? Zegar słoneczny? A gdyby miał to być obóz językowy? Logo mogłoby wyglądać na przykład jak powyżej. Od razu zwrócę uwagę, że czasami warto zadać sobie trochę trudu i od razu zastanowić się jak dane logo będzie wyglądało jako czarno-białe. Czasem można w ramach dłuższej perspektywy tworzyć loga w podobnej konwencji. Np. gdyby dodatkowo zrobić jeszcze zimowisko w klimacie angielskim Pozostaje jeszcze sprawa wizualizacji drużyny jako całej. Jeżeli posiadacie papier firmowy lub własne logo to warto je wykorzystać jako Wasz znak rozpoznawczy. Logo 733 Morskiej Drużyny Harcrskiej Panta Rhei, której miałem przyjemność być drużynowym jest przedstawione na rysunku. Podsumowując: Warto poświęcić chwilę czasu na nadanie bardziej indywidualnej nuty naszemu przedsięwzięciu. Nawet temu rutynowemu czy też szablonowemu.

16 2.3.4 Opis projektu Można bez zbytniego polotu tak pisać, że trzeba by bardzo wiele polotu, aby to zrozumieć. Georg Christoph Lichtenberg Tutaj spisujemy główne założenia naszego projektu. Opisujemy co chcielibyśmy zrobić, z wszystkimi założeniami i potencjalnymi efektami. Krótko, przejrzyście i treściwie. A jak wyjdzie za długo to należy napisać streszczenie i przy kontakcie ze sponsorem je właśnie wykorzystać, a w odwodzie mieć elaborat :)

17 2.3.5 Zespół "Całość to więcej niż suma jej składników." Arystoteles Podpunkt typowo dla przypomnienia. Zawsze należy się zastanowić nad tym z kim będziemy realizować nasze przedsięwzięcie. Czy będzie to nasza kadra, nasi zastępowi, nasi uczestnicy Istotne jest aby wiedzieć jakie kompetencje (umiejętności) mamy do dyspozycji. Kto jest w czym dobry i jak można z tego w sposób pozytywny skorzystać. Pomoże to nam w określeniu jakie mamy jeszcze braki, kto by mógł jeszcze wspomóc nasze działanie. Poszukiwanie partnerów i wspólników w realizacji przedsięwzięcia i wciągnięcie ich w nasz projekt może się okazać dużo bardziej skuteczne i efektywne niż realizowanie go w pojedynkę lub siłami tylko naszej kadry. W szczególności jeżeli mamy dużo innych zadań oraz znacząco obciążonych czasowo instruktorów. Często w takim przypadku może się okazać, że pozyskana osoba, w zamierzeniu do jednego projektu, pozostaje z nami na dłużej i de facto staje się stałym członkiem wspierającym naszą organizację. Taką metodę polecam szczególnie w przypadku specjalistów, którzy nie mieli wcześniej specjalnego kontaktu z młodzieżą, a którzy dzięki pozytywnej atmosferze oraz serdecznemu przyjęciu bardzo często chcą się dalej angażować.

18 2.3.6 Harmonogram Czas robi swoje. A ty człowieku? Stanisław Jerzy Lec Grafik, harmonogram, agenda plan działania, czyli co i kiedy chcielibyśmy zrobić. Przydatne z jednej strony jako narzędzie dla nas, w szczególności do obserwowania naszej skuteczności w realizacji poszczególnych zadań, ale również jako jasny wskaźnik terminów dla naszego sponsora. Dzięki dobremu określeniu kiedy co się zdarzy (w szczególności dotyczy głównych zadań kamieni milowych), możemy umówić się na różne działania, w szczególności promocyjne z potencjalnym sponsorem. W harmonogramie warto zaznaczyć, kto z naszego zespołu projektowego jest odpowiedzialny za poszczególne zadania oraz jakie środki (materiały, finanse) będą wstępnie potrzebne do jego realizacji. Jest kilka metod przygotowania harmonogramu. W małych projektach wystarczy rozpisanie w Excelu kilkunastu zadań i przypisanie im terminów realizacji. W tych bardziej rozbudowanych można wykorzystać sprawdzone metody projektowe lub oprogramowanie komputerowe. Na kolejnej stronie przedstawiam prosty przykładowy schemat harmonogramu. Jego wypełnienie jest bardzo intuicyjne, nie będę więc go opisywał. Zachęcam jednak do rozpisania sobie przykładowo najbliższego biwaku z wykorzystaniem takiej tabelki, a następnie spotkanie kadrowe w celu stworzenia diagramu sieciowego. Jest to jedna z metoda ustalania kolejnych zadań i działań przez zespół. Co będzie nam potrzebne: Trochę wolnej przestrzeni Kartki flipchartowe Mazaki Karteczki samoprzylepne w kilku kolorach Na początku każdy członek zespołu wypisuje na karteczkach wszystkie zadania jakie jego zdaniem są niezbędne do realizacji biwaku. Następnie przyczepiamy wszystkie kartki w jedno miejsce, np. na kartkę flipchartową. Czytamy każdą kartkę, grupując te same zadania (gdy kilka osób napisało to samo). Następnie przeklejamy te kartki starając się zachować kolejność logiczną tj. od lewej do prawej wg czasu występowania. Jednocześnie dopisujemy termin realizacji jako datę lub odległość od rozpoczęcia projektu (np. 5 dzień,