SYSTEMY INFORMATYCZNE WSPOMAGAJĄCE CONTROLLING BANKOWY

Transkrypt

1 SYSTEMY INFORMATYCZNE WSPOMAGAJĄCE CONTROLLING BANKOWY Wprowadzenie Jędrzej Wieczorkowski W artykule scharakteryzowano systemy informatyczne wspomagające funkcjonowanie controllingu w bankowości, ze szczególnym uwzględnieniem systemów klasy MIS. Istota controllingu bankowego Controlling, utoŝsamiany często z rachunkowością zarządczą, związany jest z działaniami mającymi na celu poprawę efektywności zarządzania organizacjami róŝnych typów. W duŝych przedsiębiorstwach czynności te realizowane są zazwyczaj przez wyodrębnioną jednostkę będącą swoistym centrum informacji gromadzonych i przetwarzanych na potrzeby zarządzania całą organizacją. W praktyce europejskiej controlling obejmuje przede wszystkim działania związane z gromadzeniem informacji na potrzeby zarządcze, planowaniem średnio i długoterminowym oraz sprawozdawczością wewnętrzną. W podejściu amerykańskim jest rozszerzany m.in. o zagadnienia rachunkowości finansowej, podatków i audytu. Wszystkie wymienione wyŝej cechy dotyczą takŝe controllingu bankowego. Według [Kuli03] naleŝy go rozumieć jako system wspomagający zarządzanie bankiem, który przez koordynację wszystkich subsystemów zarządzania oraz wzajemne ich dostosowanie, jak i zapewnienie

2 informacji niezbędnych do podejmowania optymalnych decyzji, ukierunkowuje działania kierownictwa na wszystkich poziomach zarządzania na realizację głównych celów banku. MoŜna przy tym podejściu wyróŝnić trzy podstawowe elementy controlingu: system planowania obejmujący planowanie w róŝnym horyzoncie czasowym, system rachunkowości obejmujący pozyskiwanie danych z rachunkowości finansowej wraz z rachunkiem kosztów, system informacji i sprawozdawczości obejmujący m.in. konsolidację danych z poszczególnych oddziałów i obszarów działalności. Podstawową funkcją controllingu bankowego jest funkcja informacyjna polegająca na: zdefiniowaniu potrzeb informacyjnych, wyszukaniu danych niezbędnych do spełnienia tych potrzeb, przetworzeniu i opracowaniu tych danych na potrzeby zarządcze. Informacja wynikowa controllingu, mimo Ŝe opiera się na duŝej liczbie szczegółowych danych źródłowych, zazwyczaj powinna mieć charakter syntetyczny. Ponadto, aby być uŝyteczna, musi być sporządzana w odpowiednio krótkim czasie, zawierać elementy nie tylko ilościowe, lecz takŝe jakościowe, a takŝe nie ograniczać się wyłącznie do danych retrospektywnych zawierając takŝe informacje zorientowane na przyszłość. PowyŜsze potrzeby wiąŝą się z koniecznością budowy efektywnego systemu informatycznego controllingu. Metody kalkulacji wykorzystywane w systemach informatycznych W niniejszej pracy skupiono się w szczególności na charakterystyce stosowanych metod, danych oraz systemów informatycznych w zakresie informacji zarządczej dotyczącej efektywności funkcjonowania banku

3 oraz efektywności poszczególnych transakcji. Systemy o takiej funkcjonalności w bankowości zazwyczaj określane są jako MIS. Na potrzeby badania efektywności funkcjonowania konkretnej instytucji naleŝy dobrać metody adekwatne do jej charakteru. Obliczanie dochodowości na potrzeby zarządcze moŝe się znacząco róŝnić od obliczeń na potrzeby sprawozdawczości zewnętrznej w klasycznym układzie pochodzącym z księgi głównej. W zakresie oceny efektywności produktów odsetkowych do tradycyjnych szeroko opisywanych w literaturze (przykładowo [Zale07] [Iwan05]) metod przykładowo naleŝą: metoda poolu i metoda bilansu warstwowego. Obie łączą odpowiednie pozycje aktywów i pasywów. Nadają się do oceny efektywności na ogólnym poziomie, lecz nie dają w praktyce moŝliwości oceny poszczególnych transakcji. Przy projektowaniu systemu MIS wskazane jest przyjęcie załoŝenia, Ŝe wynik obliczany będzie rozdzielnie dla kaŝdej transakcji. Podejście takie daje moŝliwość dalszej dowolnej agregacji danych w róŝnych wymiarach analizy. Przy takim podejściu dla produktów odsetkowych moŝna zastosować metodę odsetek rynkowych, poszerzoną ewentualnie o elementy wyceny transferu. Do rozwiązania pozostaje problem podziału osiągniętego wyniku pomiędzy jednostki organizacyjne. Według autora wskazane jest przyjęcie załoŝenia, Ŝe z całkowitej nadwyŝki odsetkowej jedynie wynik z korzyści wynikających z warunków rynkowych będzie alokowany na klienta i jednostkę organizacyjną odpowiadającą za kontakty z klientem (np. oddział). Wynik pochodzący z transformacji terminów oraz walut (będący efektem przejęcia ryzyka rynkowego) będzie natomiast przy takim rozwiązaniu alokowany na jednostkę, która odpowiada za zarządzanie funduszami całego banku (zazwyczaj departament skarbu). Dla

4 tej drugiej części wyniku, nie ma potrzeby kalkulacji na poziomie poszczególnych transakcji i moŝe być on obliczany dla całego banku jako tzw. wynik niedopasowania (ang. mismatch). Wewnętrzna stopa transferowa dla transakcji pomiędzy departamentem skarbu a oddziałami lub innymi jednostkami moŝe być równa międzybankowym stopom rynkowym, lecz moŝe takŝe uwzględniać dodatkowe przesunięcie odpowiadające kosztom funkcjonowania departamentu skarbu, ryzyku związanemu z dynamiką zachowań rynku oraz obiektywnymi kosztami funkcjonowania banku (np. rezerwa obowiązkowa). Na wysokość stóp transferowych wpływ moŝe mieć polityka banku oraz struktura bilansu w zakresie równowagi aktywów i pasywów dla właściwych bankowych produktów odsetkowych adresowanych do klientów. Podobnie jak dla produktów odsetkowych naleŝy określić metodykę kalkulacji wyniku pozostałych produktów bankowych, przykładowo transakcji wymiany walutowej (FX) typu spot i forward oraz transakcji pochodnych. Alokacja wyniku pomiędzy departament skarbu a pozostałe jednostki powinna być dokonywana na podstawie klucza zaleŝnego od produktu. Przykładowo dla transakcji FX forward moŝna przyjąć metodę wykazywania całego oczekiwanego wyniku na transakcji w okresie jej zawarcia, obliczając wynik w oparciu o marŝę na kursie spot, uznając Ŝe punkty swap są na poziomie rynkowym i nie wpływają na wynik. W informacji zarządczej obok przychodów równie istotna jest kalkulacja kosztów. Na potrzeby MIS wskazane jest wykorzystanie rachunku kosztów standardowych, w szczególności w zakresie rachunku kosztów działań. W [Kuli03] opisano pięć etapów prowadzących do obliczenia

5 jednostkowego kosztu standardowego usługi, który daje moŝliwość korygowania kalkulacji wyników poszczególnych transakcji. NiezaleŜnie od prezentowania informacji zarządczej dotyczącej efektywności produktów bankowych niezbędne są syntetyczne wskaźniki oceny rentowności całego banku. Obok typowych metod takich jak stopa zwrotu z aktywów ROA, stopa zwrotu na kapitale ROE i rentowność obrotu ROS, szczególną wagę w bankowości przypisuje się do wskaźników uwzględniających koszt kapitału własnego, takich jak wartość dodana dla akcjonariuszy SVA i ekonomiczna wartość dodana EVA. Istnieją takŝe wyspecjalizowane wskaźniki biorące pod uwagę ryzyko działalności banku w zakresie płynności, stóp procentowych, kursu, utraty udzielonych kredytów. NaleŜy do nich przykładowo wskaźnik rentowności kapitału skorygowanego o ryzyko RORAC. Szczegółowe zagadnienia zarządzania ryzykiem są podstawą bezpieczeństwa funkcjonowania banków. Temat ten, choć często zaliczany do controllingu bankowego, jest jednak na tyle szeroki, Ŝe nie będzie omawiany w niniejszym opracowaniu. Systemy informatyczne w bankowości wykorzystywane na potrzeby controllingu Bankowość jest branŝą gospodarczą, w której wykorzystuje się złoŝone rozwiązania informatyczne wykorzystujące wiele, w ramach moŝliwości wzajemnie zintegrowanych, aplikacji. Przykładowo kompleksowe rozwiązanie informatyczne moŝe obejmować m.in.: bankowy system transakcyjny zintegrowany z księgą główną, system ewidencji gospodarki własnej, system obsługi dealerskiej (tzw. front-office), system obsługi niestandardowych kanałów dostępu do usług dla klientów i inne. Na zło- Ŝoność stosowanych w bankach rozwiązań informatycznych moŝe mieć

6 dodatkowo wpływ rozproszenie geograficzne organizacji. Celem wymienionych systemów jest wspomaganie operacyjnych procesów biznesowych, w niewielkim tylko stopniu wspomagają one podejmowanie decyzji. Na potrzeby sprawozdawczości wewnętrznej związanej z funkcjonowaniem controllingu bankowego wykorzystuje się zazwyczaj oddzielne systemy informowania kierownictwa klasy MIS, dla których systemy transakcyjne są źródłem zasilania danymi. Z szerszym omówieniem funkcjonalności systemów informatycznych w bankowości moŝna się zapoznać przykładowo w [Ryzn98] [Chmi05] [Gosp02]. Podstawowym celem systemu MIS jest ocena efektywności funkcjonowania organizacji. W duŝym stopniu opiera się ona na badaniu dochodowości poszczególnych transakcji, agregowanej następnie w ramach zdefiniowanych wymiarów analizy. Wymiary te mogą tworzyć złoŝone struktury hierarchiczne oparte na takich elementach jak: produkt, waluta, klient, jednostka organizacyjna lub czas. Opracowywanie w analogicznym układzie budŝetów daje moŝliwość porównywania faktyczne wykonania z wartościami planowanymi i dalszego tworzenia prognoz wyniku. Bankowe systemy transakcyjne ukierunkowane są na ewidencjonowanie zawieranych transakcji, właściwe ich księgowanie w księdze głównej i ewentualnie sporządzanie zewnętrznych sprawozdań finansowych. Na potrzeby MIS bardzo często brakuje w systemach transakcyjnych niezbędnych informacji, w szczególności w zakresie: kosztów finansowania poszczególnych transakcji, struktury produktów, struktury jednostek organizacyjnych banku wraz z przyporządkowywaniem transakcji do poszczególnych jednostek itp. Moduły systemów transakcyjnych ukierunkowane są na prezentowanie aktualnego stanu banku (np. transakcje

7 otwarte na daną chwilę), ewentualnie historii bieŝącego roku obrotowego widzianej z perspektywy księgi głównej. Księga główna zazwyczaj nie wystarcza jednak do potrzeb sprawozdawczości wewnętrznej, natomiast w modułach transakcyjnych brak jest ujęcia historycznego. Wymagania stawiane przed systemami sprawozdawczości wewnętrznej powodują konieczność rozdzielenia transakcyjnego przetwarzania danych w czasie rzeczywistym (OLTP) od przetwarzania analitycznego na potrzeby podejmowania decyzji (OLAP). Wynika to z między innymi z optymalizacji obciąŝeń systemów informatycznych. Systemy klasy MIS wykorzystują bardzo duŝą liczbę danych włącznie z elementarnymi danymi z poziomu poszczególnych transakcji, które agregowane są w układzie kilku - kilkunastu wymiarów. Przetwarzanie analityczne realizowane w systemach, których podstawowym celem jest obsługa bieŝących procesów bankowych mogłoby znacząco spowolnić funkcjonowanie systemu. Dane źródłowe dla MIS zazwyczaj pochodzą z co najmniej kilku systemów, ponadto często występuje potrzeba konsolidacji danych z wielu oddziałów. Na potrzeby analityczne operuje się danymi historycznymi, które ze względu na ulotność często nie są dostępne w systemach źródłowych. Niejednokrotnie występują istotne róŝnice w kalkulacji wyniku na potrzeby MIS i rachunkowości finansowej - przykładowo okres, w którym wynik związany z daną transakcją ma zostać wykazywany. Wszystkie powyŝsze argumenty przemawiają za wyodrębnieniem struktur danych na potrzeby systemów klasy MIS i oparciem ich o technologię hurtowni danych (DW - data warehouse) lub ewentualnie ograniczonych tematycznych hurtowni (DM - data mart). Biorąc pod uwagę ilość danych oraz znaczenie danych zagregowanych rozwaŝyć naleŝy

8 zasadność zastosowania rozwiązań opartych o relacyjne lub wielowymiarowe struktury danych klasy MOLAP, ROLAP, ewentualnie HOLAP. Tabele faktów w hurtowni zaprojektowanej na potrzeby MIS są najczęściej odwzorowaniem grup produktów ze względu na specyfikę atrybutów poszczególnych usług. W praktyce mogą powstać przykładowe modele produktowe: kredyty, depozyty, papiery wartościowe, transfery pienięŝne, operacje wymiany walutowej, derywatywy, factoring. Ponadto mogą być przydatne takŝe tabele faktów niebędące bezpośrednio odzwierciedleniem poszczególnych produktów, takie jak: zapisy księgi głównej, analityka rachunkowości kosztów gospodarki własnej, zabezpieczenia kredytów. Na etapie projektu DW poza wyodrębnieniem tabel faktów istotne jest takŝe właściwe zaplanowanie hierarchii wymiarów. Przykładem takiej hierarchii moŝe być zaleŝność pomiędzy klientem i jednostką organizacyjną typu: klient - opiekun klienta - jednostka organizacyjna - cały bank. Prawidłowe zaprojektowanie struktur danych umoŝliwia przyszłym uŝytkownikom filtrowanie transakcji w ramach posiadanych uprawnień i uzyskiwanie właściwych agregatów. Do istotnych problemów koniecznych do rozwiązania na etapie projektu DW naleŝy zaliczyć kwestie historyczności wymiarów. Model wielowymiarowy z załoŝenia najlepiej sprawdza się, gdy atrybuty opisujące wymiary są niezmienne w czasie, podobnie jak zaleŝności pomiędzy wymiarami w ramach jednej hierarchii. W praktyce często zdarzają się wymiary, dla których mogą występować modyfikacje. W takim przypadku zastosować naleŝy odpowiednie rozwiązania w projekcie struktury danych dla hurtowni. Teoretyczne podstawy takich rozwiązań moŝna znaleźć w [Kimb02] [Todm03].

9 Po wdroŝeniu hurtowni danych moŝliwe jest wykorzystanie zaawansowanych metod Business Intelligence (BI). Stosując techniki data mining do celów zarządczych moŝna badać przykładowo statystyczne zaleŝności dotyczące wielkości zysków w zaleŝności od typów transakcji, grup klientów itp., moŝna przeprowadzać analizy typu co jeśli. WdroŜenie hurtowni jest specyficznym projektem, który praktycznie nigdy się nie kończy. System MIS wraz z DW wymaga ciągłej modyfikacji związanej ze zmianami w innych systemach, wprowadzaniem nowych produktów, modyfikacją struktury organizacyjnej itp. Zmianom podlegają oprogramowanie zasilania hurtowni ETL, struktury danych samej hurtowni oraz algorytmy przetwarzania w MIS. Podsumowanie W bankowości controlling posiada specyficzne potrzeby, które zazwyczaj nie są zaspokojone przez transakcyjne systemy informatyczne, poniewaŝ systemy te zorientowane są na wspomaganie bieŝących operacyjnych procesów biznesowych i sprawozdawczość zewnętrzną. Przed wdroŝeniem wyspecjalizowanego systemu klasy MIS bezwzględnie nale- Ŝy rozwiązać problemy metodologiczne, związane przede wszystkim z opracowaniem modelu alokacji wyników finansowych. Ze względu na wielowymiarowy charakter analiz prowadzonych na potrzeby zarządzania organizacją oraz potrzebę dostępu do danych historycznych, wskazane jest wykorzystanie hurtowni danych, która moŝe być następnie podstawą do zastosowania zaawansowanych rozwiązań klasy Business Intelligence.

10 Literatura [Chmi05] [Gosp02] [Kimb02] [Kuli03] [Iwan05] [Ryzn98] [Todm02] [Zale07] Chmielarz W.: Systemy elektronicznej bankowości, Difin, Warszawa 2005 Gospodarowicz A. (red.): Technologie informatyczne w bankowości, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu 2002 Kimball R., Ross M., The Data Warehouse Toolkit, Wiley Computer Publishing, New York 2002 Kulińska-Sadłocha E., Controlling w banku, PWN, Warszawa 2003 Iwanicz-Drozdowska M., Zarządzanie finansowe bankiem, PWE, Warszawa 2005 Ryznar Z., Informatyka bankowa, Wyd. WyŜszej Szkoły Bankowej, Poznań 1998 Todman Ch., Projektowanie hurtowni danych, WNT, Warszawa 2003 Zaleska M.: Współczesna bankowość, Difin, Warszawa 2007 Mgr Jędrzej Wieczorkowski Katedra Informatyki Gospodarczej Szkoła Główna Handlowa al. Niepodległości Warszawa Polska Numer telefonu +48/22/ jedrzej.wieczorkowski@sgh.waw.pl