U ywanie i dostosowywanie programu Outlook Express

Transkrypt

1 Rozdzia³ 21 Pocz¹tki pracy z programem Outlook Express 602 Zarz¹dzanie to samoœciami 610 Zarz¹dzanie kontaktami 611 Wysy³anie wiadomoœci 618 Czytanie i porz¹dkowanie poczty 622 Korzystanie z poczty Hotmail i innych systemów opartych na serwerach 629 Korzystanie z grup dyskusyjnych 630 Utrzymanie programu Outlook Express 632 U ywanie i dostosowywanie programu Outlook Express Czêœæ V: Korzystanie z internetu Rozdzia³ 21: U ywanie i dostosowywanie programu OutlookExpress Dlaczego OutlookExpress? Najprawdopodobniej posiadasz ju co najmniej jeden pakiet programów biurowych, w którego sk³ad wchodzi równie program do odbierania poczty elektronicznej. Dlaczego wiêc masz korzystaæ z Outlook Expressu tym bardziej, e jego nazwa sugeruje, e jest on okrojon¹ wersj¹ programu Microsoft Outlook (zarz¹dzaj¹cego kalendarzem, kontaktami i poczt¹)? Nazwy mog¹ wprowadzaæ w b³¹d. Outlook Express mo e nie mieæ pe³nego zestawu mo liwoœci Outlooka, ale trudno nazwaæ jego mo liwoœci ograniczonymi. Jeœli odrzuciliœmy Outlook Express z powodu przyzwyczajenia do odbierania i wysy³ania i przy u yciu innego programu, oto kilka powodów dla których warto ponownie rozwa yæ tê decyzjê: To samoœci To samoœci OutlookExpressu pozwalaj¹ wielu u ytkownikom odbieraæ pocztê z oddzielnych kont. Jeœli ca³a twoja rodzina korzysta z jednego ³¹cza z Internetem, mo esz pozwoliæ ka demu z u ytkowników zarz¹dzaæ w³asn¹ poczt¹ za pomoc¹ OutlookExpressu. Choæ funkcja prze³¹czania u ytkowników w Windows XP uczyni³a korzystanie z to samoœci OutlookExpressu mniej przydatnym ni dotychczas, nadal jest to sposób zarz¹dzania rodzinn¹ poczt¹ elektroniczn¹, o którym warto wiedzieæ choæby z tego powodu, e ró ne to samoœci mog¹ w prosty sposób korzystaæ z jednej ksi¹ ki adresowej. Ksi¹ ka adresowa Windows, aplikacja zintegrowana z Outlook Expressem, pozwala ka dej to samoœci utrzymy-

2 602 Czêœæ V: Korzystanie z internetu waæ w³asn¹ listê kontaktów. Jednak wszystkie to samoœci mog¹ równie dodawaæ kontakty do folderu Udostêpnione kontakty, do którego maj¹ dostêp wszystkie to samoœci. Wiêcej informacji na temat udostêpniania kontaktów znajduje siê w podrozdziale Zarz¹dzanie kontaktami na stronie 611. Grupy dyskusyjne Outlook Express jest klientem poczty elektronicznej i grup dyskusyjnych. Jeœli korzystasz z ogromnego zasobu grup dyskusyjnych dostêpnych w Internecie, mo esz u ywaæ tej samej aplikacji do obs³ugi kont i grup. W ten sposób mo esz zbieraæ wiadomoœci pocztowe i grupowe w folderach tematycznych. Hotmail Z darmowej us³ugi Microsoft Hotmail mo esz korzystaæ za poœrednictwem jakiegokolwiek ³¹cza internetowego. Do obs³ugi konta Hotmail nie potrzebujesz klienta poczty elektronicznej. Jednakza pomoc¹ OutlookExpressu mo esz korzystaæ z Hotmailu bardziej efektywnie. Jeœli posiadasz konto Hotmail tak e u innego dostawcy us³ug, Outlook Express doskonale poradzi sobie z obs³ug¹ obu tych kont, wyœwietlaj¹c ka de w oddzielnej strukturze katalogów. Program ten pozwala równie pracowaæ z wiadomoœciami Hotmail w trybie offline. Mo esz go u ywaæ do czytania listów i odpowiadania na nie, gdy jesteœ z dala od swojego ³¹cza. Po ponownym nawi¹zaniu po³¹czenia OutlookExpress zsynchronizuje wyniki twojej pracy w trybie offline z serwerem Hotmail, wysy³aj¹c odpowiedzi i powiadamiaj¹c siê o ewentualnych nowych wiadomoœciach. Pocz¹tki pracy z programem Outlook Express Zaczynanie pracy z Outlook Expressem wi¹ e siê z przejœciem kilku kroków: podawaniem informacji o kontach, ustawianiem okna programu, tak by wa ne informacje nie ginê³y w t³oku niepotrzebnych szczegó³ów i podjêciem kilku decyzji, czemu dasz wyraz w oknie Opcje. Ustawianie kont Okno Konta internetowe (dostêpne po klikniêciu Narzêdzia, Konta) to miejsce, w którym dodajesz, przegl¹dasz, edytujesz i usuwasz konta. Konta te s¹ pogrupowane w trzy kategorie, nazwane Poczta, Grupy dyskusyjne i Us³uga katalogowa. Ka da kategoria ma swoj¹ kartê w oknie Konta internetowe. Wszystkie ustawione konta s¹ wyœwietlone równie razem, na karcie Wszystko (pokazanej na rysunku 21-1). Konta pocztowe i grup dyskusyjnych nie potrzebuj¹ raczej objaœnieñ. Pozwalaj¹ na wysy³anie i odbieranie wiadomoœci pocztowych i grupowych. Konta us³ug katalogowych s¹ nieco inne w³aœciwie lepiej opisuje je termin po³¹czenia ni konta. Us³uga katalogowa to zbiór informacji o ludziach i firmach. Jeœli nie znasz czyjegoœ adresu , mo esz spróbowaæ znaleÿæ go w us³ugach katalogowych. Mo esz równie tak ustawiæ OutlookExpress, by sprawdza³ niekompletne adresy w wychodz¹cych wiadomoœciach w jednej lub kilku us³ugach katalogowych. Wiêcej informacji na temat us³ug katalogowych znajdziesz siê w podrozdziale Tworzenie konta us³ugi katalogowej, na stronie 604.

3 Rozdzia³ 21: U ywanie i dostosowywanie programu Outlook Express 603 Rysunek Karta Wszystko w oknie Konta internetowe pokazuje zbiorcz¹ listê obs³ugiwanych kont. Tworzenie konta poczty elektronicznej Jeœli uruchomisz Outlook Express bez uprzedniego konfigurowania konta pocztowego, pojawi siê Kreator po³¹czeñ internetowych, który poprowadzi ciê przez proces za³o enia pierwszego konta. Jeœli chcesz skonfigurowaæ nastêpne konto lub jeœli anulowa³eœ dzia³anie kreatora, gdy pierwszy raz siê pokaza³, kliknij Narzêdzia, Konta. W oknie Konta internetowe kliknij przycisk Dodaj, a nastêpnie polecenie Poczta. Powita ciê pierwsza strona Kreatora: Imiê i nazwisko. Kreator zna oczywiœcie te dane, ale pozwala ci wpisaæ je w formie, w jakiej maj¹ byæ prezentowane adresatom wiadomoœci pocztowych. Jeœli na przyk³ad dane te to Hippollita Kwass, a wolisz, by odbiorcy dostawali listy podpisane Hippollita (bez nazwiska), wpisz tutaj tylko to, co ma byæ wyœwietlane. Po wype³nieniu pierwszej strony kliknij przycisk Dalej, by przejœæ do nastêpnej strony okna. WSKAZÓWKA Proste jest piêkne Mo esz ulec pokusie dopisywania do swojego nazwiska na stronie Imiê i nazwisko ró nych dodatków na przyk³ad tytu³u naukowego. Nale y jednak pamiêtaæ, e to, co tu wpiszesz, bêdzie wyœwietlane w ksi¹ kach adresowych odbiorców twoich wiadomoœci. Jeœli chcesz prezentowaæ siê w pe³nej formie, lepiej to zrobiæ w formie podpisu (Narzêdzia, Opcje, karta Podpisy) ni na stronie Imiê i nazwisko. Umo liwi to póÿniejsze zmiany podpisów i u ywanie ró nych podpisów dla ró nych typów odbiorców. Nastêpna strona Kreatora to Internetowy adres . Tutaj podaj adres, który bêdzie dodawany do ksi¹ ek adresowych twoich odbiorców, jeœli u yj¹ oni polecenia Dodaj nadawcê do ksi¹ ki adresowej w swoim programie pocztowym. Jest to równie adres, na który bêd¹ oni wysy³aæ wiadomoœci po klikniêciu polecenia Odpowiedz. Jeœli odpowiedzi maj¹ trafiaæ pod inny adres, bêdziesz musia³ zmieniæ w³aœciwoœci konta po zakoñczeniu pracy Kreatora. Na stronie Kreatora zatytu³owanej Nazwy serwerów bêdziesz musia³ podaæ adresy serwerów poczty wychodz¹cej i przychodz¹cej. Jeœli nie wiesz, co tu wpisaæ, musisz siê skontaktowaæ z dostawc¹ us³ug internetowych lub z administratorem sieci. OutlookExpress obs³uguje trzy protoko³y poczty przychodz¹cej: POP3, IMAP i HTTP. Jeœli twój serwer poczty przychodz¹cej korzysta z POP3 lub IMAP, bêdziesz musia³ podaæ oddzielny adres serwera poczty wychodz¹cej (korzystaj¹cego z protoko³u SMTP). Jeœli twój serwer pocztowy korzysta z protoko³u HTTP (jak na przyk³ad Hotmail), bêdziesz podawaæ tylko jeden adres. W takim przypadku pole adresu ser-

4 604 Czêœæ V: Korzystanie z internetu wera poczty wychodz¹cej bêdzie niedostêpne, za to pojawi siê nowe pole, pozwalaj¹ce podaæ dostawcê us³ug HTTP. Jeœli wybierzesz Hotmail, pozosta³e pole zostanie wype³nione automatycznie. Po wybraniu pozycji Inne bêdziesz musia³ sam je wype³niæ. Na stronie Kreatora Logowanie poczty internetowej podaj dane do identyfikacji nazwê twojego konta, podan¹ ci przez dostawcê us³ug internetowych, i has³o dostêpu. Pole wyboru Zapamiêtaj has³o bêdzie pocz¹tkowo zaznaczone. Jeœli nie chcesz, by ktoœ inny móg³ uzyskaæ dostêp do twojego konta, musisz wyczyœciæ to pole. Przy ka dym logowaniu do serwera pocztowego bêdziesz proszony o podanie has³a. Po podaniu informacji potrzebnych do logowania kliknij Dalej, a nastêpnie Zakoñcz. Program jest gotowy do wspó³pracy z kontem. WSKAZÓWKA Eksportuj kopiê ustawieñ konta Jeœli nie chcesz ju nigdy przechodziæ przez kroki potrzebne do ustawienia konta pocztowego, kliknij Narzêdzia, Konta, zaznacz nazwê konta i kliknij przycisk Eksportuj. Outlook Express zapisze informacje o koncie w pliku.iaf. Jeœli bêdziesz potrzebowa³ odtworzyæ konto na tym lub innym komputerze mo esz importowaæ ustawienia z tego pliku. Has³o równie jest przechowywane w pliku, wiêc warto u yæ sposobu zapisywania gwarantuj¹cego jego bezpieczeñstwo. Tworzenie konta grup dyskusyjnych Tworzenie konta grup dyskusyjnych to proces podobny do tworzenia konta pocztowego. Zamiast podawania adresu serwera POP3 czy IMAP podajesz adres serwera grup dyskusyjnych NNTP. Kliknij Narzêdzia, Konta, Dodaj, Grupy dyskusyjne. Na pierwszych dwóch stronach Kreatora podaj swoje nazwisko lub pseudonim (czyli to, co inni u ytkownicy grup dyskusyjnych maj¹ widzieæ jako opis nadawcy twoich wiadomoœci) i adres . Na trzeciej stronie podajesz dane serwera. Jeœli serwer ten nie wymaga logowania (jakwiele serwerów grup dyskusyjnych), nie zaznaczaj pola Serwer grup dyskusyjnych wymaga logowania. Jeœli serwer wymaga logowania, zaznacz tê opcjê i podaj dane potrzebne do logowania na nastêpnej stronie Kreatora. Tworzenie konta us³ugi katalogowej Domyœlnie Outlook Express posiada dostêp do Active Directory i kilku serwerów dzia³aj¹cych wed³ug protoko³u LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). (Active Directory to us³uga daj¹ca dostêp do informacji i obiektów dostêpnych w sieci opartej na domenie. W sieci opartej na grupie roboczej lub w pojedynczym komputerze Outlook Express ignoruje konto Active Directory). Dziêki kontom katalogowym mo esz szukaæ firm i ludzi w Internecie (lub w twoim Active Directory), naciskaj¹c [Ctrl+E] (lub klikaj¹c przycisk ZnajdŸ i wybieraj¹c polecenie Osoby z rozwiniêtego menu). Jakpokazuje rysunek21-2, okno Znajdowanie osób zawiera listê rozwijan¹ dostêpnych us³ug katalogowych (na tej liœcie jest równie twoja ksi¹ ka adresowa). Jeœli posiadasz informacje potrzebne do zalogowania siê na innym serwerze, mo esz uzyskaæ do niego dostêp, klikaj¹c Narzêdzia, Konta, Dodaj, Us³uga katalogowa.

5 Rozdzia³ 21: U ywanie i dostosowywanie programu Outlook Express 605 Rysunek Okno dialogowe Znajdowanie osób pozwala szukaæ kontaktów w dowolnym z dostêpnych serwerów us³ug katalogowych. Podczas pisania wiadomoœci pocztowej OutlookExpress sprawdza zgodnoœæ wpisywanych adresów z ksi¹ k¹ adresow¹. Jeœli wiêc wpiszesz w polu Do has³o, pod którym adresat figuruje w twojej ksi¹ ce adresowej, Outlook wyœle wiadomoœæ pod odpowiedni adres, równie pobrany z ksi¹ ki adresowej. Gdy wpiszesz czêœæ takiego has³a, a Outlooknie bêdzie móg³ zdecydowaæ, pod jaki adres wiadomoœæ ma zostaæ wys³ana, wyœwietli listê pasuj¹cych adresów. Program nie sprawdza adresów pod wzglêdem zgodnoœci z wpisami na serwerze LDAP, jednak mo esz nakazaæ mu tak¹ formê weryfikacji: 1. Kliknij Narzêdzia, Konta. 2. Na karcie Us³uga katalogowa (lub Wszystko) w oknie Konta internetowe wska nazwê us³ugi i kliknij W³aœciwoœci. 3. Na karcie Ogólne okna w³aœciwoœci us³ugi zaznacz pole wyboru Wysy³aj¹c pocztê sprawdÿ nazwy na tym serwerze. Zmiana informacji o koncie Po utworzeniu konta za pomoc¹ Kreatora po³¹czeñ internetowych mo esz korzystaæ z okna w³aœciwoœci konta, by zmieniaæ wszelkie informacje podane Kreatorowi. Aby otworzyæ to okno, kliknij Narzêdzia, Konta, zaznacz nazwê konta, którego w³aœciwoœci chcesz zmieniæ, i kliknij przycisk W³aœciwoœci. Dostosowywanie wygl¹du programu Outlook Express Rysunek 21-3 pokazuje wszystkie dostêpne elementy okna programu Outlook Express. Jeœli nie u ywasz du ego monitora pracuj¹cego w wysokiej rozdzielczoœci, prawdopodobnie nie bêdziesz chcia³ mieæ wszystkich tych elementów na ekranie. Wszystko, co wyœwietla Outlook Express, mo na ukryæ (oprócz paska tytu³u, paska menu i listy wiadomoœci). Aby wskazaæ elementy, które chcesz widzieæ, kliknij Widok, Uk³ad i zaznacz pola wyboru odpowiednich elementów ekranu w oknie W³aœciwoœci: uk³ad okna. Podgl¹d wiadomoœci Okienko podgl¹du wyœwietla zawartoœæ aktualnie zaznaczonej wiadomoœci. Gdy przegl¹dasz pocztê lub wiadomoœci z grupy dyskusyjnej, mo esz oszczêdziæ wiele czasu, czytaj¹c kilka pierwszych linii wiadomoœci w okienku podgl¹du zamiast otwieraæ ka d¹ wiadomoœæ w oddzielnym oknie. Okienko podgl¹du mo e byæ ukry-

6 606 Czêœæ V: Korzystanie z internetu te, wyœwietlone pod list¹ wiadomoœci lub oboktej listy. Mo esz tez zdecydowaæ, czy nag³ówek okienka podgl¹du ma byæ wyœwietlany. Jak widaæ na rysunku 21-3, nag³ówek nie podaje adnych informacji, których nie mo na uzyskaæ w okienku listy wiadomoœci, wiêc jeœli brakuje ci miejsca na ekranie, mo esz go ukryæ. Pasek Outlook Pasek widoków Lista folderów Pasek narzêdzi Nag³ówek okienka podgl¹du Okienko podgl¹du Pasek folderów Lista wiadomoœci Kontakty Pasek stanu Rysunek Wszystko, co widaæ w tym oknie, oprócz paska tytu³u, paska menu i listy wiadomoœci, mo e byæ ukryte. Nawigacja w liœcie folderów OutlookExpress u ywa folderów do porz¹dkowania wiadomoœci. Program pocz¹tkowo tworzy jeden zestaw folderów. Nazywa siê on Foldery lokalne i jest u ywany do obs³ugi kont POP3. Zawiera miêdzy innymi foldery Skrzynka nadawcza i Kopie robocze, które s³u ¹ do obs³ugi wszystkich kont. Oprócz Folderów lokalnych Outlook Express tworzy oddzielny zestaw folderów dla ka dego skonfigurowanego konta HTTP i IMAP oraz dla ka dego konta grup dyskusyjnych. Na przyk³ad na rysunku 21-3 widaæ Foldery lokalne. Przewiniêcie listy w dó³ odkry³oby foldery kont grup dyskusyjnych. Wszystkie te zestawy folderów s¹ zebrane pod jednym nag³ówkiem, nazwanym OutlookExpress. Rysunek 21-3 pokazuje trzy elementy okna, którymi mo esz siê pos³u yæ do nawigowania w zbiorze folderów listê folderów, pasekfolderów i pasekoutlook. Spoœród tych elementów najmniej przydatny jest pasek Outlook, poniewa daje dostêp tylko do kilku folderów (pocz¹tkowo s¹ to foldery najwy szego poziomu zestawu Foldery lokalne; mo esz dodawaæ tu inne foldery, klikaj¹c je prawym przyciskiem myszy i wskazuj¹c polecenie Dodaj do paska Outlook. (Pasek Outlook ma swoje korzenie

7 Rozdzia³ 21: U ywanie i dostosowywanie programu Outlook Express 607 w programie Microsoft Outlook, gdzie zawiera wiêcej przydatnych skrótów na przyk³ad Kontakty, Kalendarz, Notatki, Zadania). Lista folderów daje ci znane ju urz¹dzenia do obs³ugi folderów i podfolderów. Podobnie jakpasekfolderów w Eksploratorze Windows, ma ona wygodny przyciskzamknij, wiêc mo esz j¹ szybko zlikwidowaæ, gdy potrzebujesz mieæ wiêcej miejsca na ekranie. (Aby j¹ ponownie wyœwietliæ, kliknij Widok, Uk³ad, Lista folderów). Pasekfolderów nie jest zbyt przydatny, gdy wyœwietlona jest lista folderów. Jednak gdy j¹ ukryjesz, zmienia siê on w porêczn¹ listê rozwijan¹. Klikniêcie nag³ówka powoduje rozwiniêcie ca³ej struktury katalogów, co pozwala na ³atw¹ nawigacjê. Jeœli wiêc wyœwietlisz pasek folderów, a ukryjesz listê folderów, masz szeroki widok na swoje wiadomoœci i szybki dostêp do struktury folderów. Jeszcze bardziej ekonomiczny uk³ad ekranu uzyskasz po ukryciu paska Outlook, listy folderów i paska folderów. Gdy zechcesz przejœæ do innego folderu, naciœnij [Ctrl+Y]. Pojawi siê okno Przechodzenie do folderu, pokazane na rysunku Pozwala ono szybko zmieniæ bie ¹cy folder. Rysunek Jeœli wolisz ukryæ listê folderów, mo esz u yæ do nawigacji tego okna, przywo³ywanego naciœniêciem [Ctrl+Y]. Wyœwietlanie kontaktów Jeœli za yczysz sobie wyœwietliæ Kontakty, Outlook Express przedstawi listê wszystkich pozycji twojej ksi¹ ki adresowej obok okienka podgl¹du wiadomoœci. Wyœwietlanie listy kontaktów mo e czasami uproœciæ adresowanie wiadomoœci. Wystarczy dwukrotnie klikn¹æ has³o, pod którym figuruje na liœcie adresat, a Outlook Express otworzy okno Nowa wiadomoœæ z wiadomoœci¹ zaadresowan¹ do wskazanej osoby. Z drugiej strony, lista kontaktów mo e zas³aniaæ czêœæ listy folderów, wiêc wielu u ytkowników woli jej nie wyœwietlaæ. Jeœli ukryjesz listê kontaktów, mo esz pos³ugiwaæ siê Ksi¹ k¹ adresow¹ (dostêpn¹ po naciœniêciu [Ctrl+Shift+B], klikniêciu przycisku Adresy na pasku narzêdzi lub wskazaniu polecenia Narzêdzia, Ksi¹ ka adresowa).

8 608 Czêœæ V: Korzystanie z internetu WSKAZÓWKA Wysy³anie b³yskawicznych wiadomoœci z wykorzystaniem ksi¹ ki adresowej Jeœli korzystasz z programów Windows Messenger i Outlook Express, kontakty programu Windows Messenger s¹ wyœwietlane na górze listy kontaktów w okienku Kontakty Outlook Expressu. Obok kontaktów do osób, które s¹ aktualnie po³¹czone z Internetem, pojawia siê zielona ikona. Mo esz wtedy rozpocz¹æ rozmowê z wykorzystaniem szybkich wiadomoœci dwukrotnie klikaj¹c kontakt. Wiêcej informacji na temat programu Windows Messenger znajduje siê w podrozdziale Przedstawiamy program Windows Messenger na stronie 664. Ustawianie podstawowych opcji Okno dialogowe Opcje (dostêpne po klikniêciu Narzêdzia, Opcje) oferuje wiele funkcji. Z niektórych powinieneœ skorzystaæ od razu, inne mo esz od³o yæ na póÿniej lub ca³kiem zignorowaæ. Sprawdzanie poczty w regularnych odstêpach czasu Domyœlnie OutlookExpress sprawdza, czy nie nadesz³y nowe wiadomoœci pocztowe, co 30 minut. Mo esz zmieniæ ten okres (lub wy³¹czyæ automatyczne sprawdzanie poczty) na karcie Ogólne okna Opcje. Niezale nie od tego, czy sprawdzasz pocztê regularnie, czy nie, mo esz zrobiæ to w dowolnym momencie, naciskaj¹c [Ctrl+M]. Ten skrót klawiaturowy powoduje sprawdzenie wszystkich kont pocztowych. Aby sprawdziæ tylko wybranie konto, kliknij Narzêdzia, Wyœlij i odbierz i wska konto, które chcesz sprawdziæ. OutlookExpress sprawdza zawartoœæ kont równie podczas uruchamiania programu. Odtwarza te dÿwiêk, gdy nadejd¹ nowe wiadomoœci. Funkcje te mo esz wy³¹czyæ, czyszcz¹c pola wyboru na karcie Ogólne okna Opcje. Jeœli chcesz byæ powiadamiany dÿwiêkiem, ale wolisz inn¹ melodyjkê, musisz wybraæ DŸwiêki i urz¹dzenia audio w Panelu sterowania (przy widoku kategorii ikona ta jest ukryta w kategorii DŸwiêki, mowa i urz¹dzenia audio). Kliknij kartê DŸwiêki i wybierz dÿwiêk skojarzony ze zdarzeniem Powiadomienie o nowej poczcie. Minimalizacja czasu po³¹czenia z kontami telefonicznymi Jeœli odbierasz pocztê elektroniczn¹, korzystaj¹c z ³¹cza telefonicznego z Internetem, powinieneœ sprawdziæ kilka ustawieñ, by upewniæ siê, e Outlook Express bêdzie siê zachowywa³ tak, jak sobie tego yczysz. Na karcie Ogólne okna Opcje znajdziesz opcjê Jeœli mój komputer nie jest w danej chwili po³¹czony. Decyduje ona o tym, co ma robiæ OutlookExpress, gdy up³ynie ustalony czas od ostatniego sprawdzenia, a nie jesteœ akurat pod³¹czony do Internetu. Zak³adaj¹c, e nie zawsze bêdziesz pod³¹czony do linii telefonicznej (na przyk³ad w przypadku komputera przenoœnego), Outlook Express wybiera pocz¹tkowo pozycjê Nie ³¹cz. Jeœli komputer zazwyczaj jest pod³¹czony do linii telefonicznej, mo esz wybraæ pozycjê Po³¹cz tylko wtedy, gdy nie jest ustawiona praca w trybie offline. Gdy zabierasz komputer przenoœny daleko od ³¹cza telefonicznego, powinieneœ wybraæ z menu Plik w Outlooku Express polecenie Pracuj w trybie offline, by komputer nie próbowa³ bezcelowo nawi¹zaæ po³¹czenia. Niezale nie od tego, czy komputer jest stacjonarny czy przenoœny, jeœli korzystasz z tej samej linii telefonicznej do rozmów i po³¹czeñ internetowych, a rachunki zale ¹

9 Rozdzia³ 21: U ywanie i dostosowywanie programu Outlook Express 609 od czasu po³¹czeñ, powinieneœ przejœæ do karty Po³¹czenie w oknie Opcje i zaznaczyæ opcjê Roz³¹cz po wys³aniu i odebraniu. Ustalanie formatu wiadomoœci wychodz¹cych Wiêkszoœæ dzisiejszych programów-klientów poczty elektronicznej potrafi odczytaæ kod HTML. Wiêkszoœæ programów do obs³ugi grup dyskusyjnych tego nie potrafi. Z tego powodu OutlookExpress pocz¹tkowo wysy³a wiadomoœci w formacie HTML, a wiadomoœci grup dyskusyjnych jako zwyk³y tekst. Ustawienia te mo esz zmieniæ na karcie Wysy³anie okna Opcje. Jeœli wiêkszoœæ twoich odbiorców ma programy pocztowe potrafi¹ce odczytywaæ HTML, a niektórzy nie, mo esz skonfigurowaæ Outlook, tak by wysy³a³ listy jako zwyk³y tekst do tych, którzy nie mog¹ odczytywaæ innych formatów. Aby sprawiæ, e okreœlona osoba bêdzie dostawaæ wiadomoœci zapisane jako zwyk³y tekst, otwórz jej zapis w Ksi¹ ce adresowej dwukrotnie go klikaj¹c lub klikaj¹c go prawym przyciskiem myszy i wskazuj¹c polecenie W³aœciwoœci. Kliknij kartê Nazwa w oknie w³aœciwoœci kontaktu i zaznacz pole wyboru Wyœlij pocztê u ywaj¹c tylko zwyk³ego tekstu. Pamiêtaj, e jeœli wyœlesz wiadomoœæ w formacie HTML do osoby, która nie bêdzie mog³a jej odczytaæ, bêdziesz siê musia³ t³umaczyæ. Wiêcej informacji o Ksi¹ ce adresowej znajduje siê w podrozdziale Zarz¹dzanie kontaktami na stronie 611. WSKAZÓWKA Wy³¹czanie HTML podczas pisania wiadomoœci Jeœli zapomnisz wy³¹czyæ formatowanie HTML w kontakcie Ksi¹ ki adresowej, mo esz dokonaæ tego podczas pisania wiadomoœci. W oknie Nowa wiadomoœæ nale y klikn¹æ Format, Zwyk³y tekst. Ustawianie programu Outlook Express jako domyœlnego klienta poczty i grup dyskusyjnych Na dole karty Ogólne okna Opcje znajduj¹ siê opcje s³u ¹ce do ustawiania Outlook Expressu jako domyœlnego programu do obs³ugi poczty i grup dyskusyjnych. Oznacza to, e zawsze gdy wybierzesz polecenie Poczta lub Grupy dyskusyjne w przegl¹darce, zostanie uruchomiony w³aœnie Outlook Express. Jeœli wiêc klikniesz na pasku Internet Explorera przycisk Poczta, a nastêpnie wska esz polecenie Nowa wiadomoœæ, zostanie wyœwietlone okno Nowa wiadomoœæ Outlook Expressu. Domyœlny program pocztowy budzi siê do ycia równie wtedy, gdy klikniesz ³¹cze typu mailto na stronie WWW lub w innym dokumencie. Jeœli nie ustawisz OutlookExpressu jako domyœlnego programu obs³ugi poczty i grup dyskusyjnych, ale nie bêdziesz mia³ adnego innego programu wykonuj¹cego te zadania, Windows potraktuje Outlooka jako domyœlny program (choæ mo e tego nie uwidoczniæ w oknie Opcje). Jeœli najpierw wska esz Outlook Express jako domyœlny program, a potem zdecydujesz, e chcesz korzystaæ z innego programu, bêdziesz musia³ skorzystaæ z poleceñ tego drugiego programu Outlook nie posiada polecenia nakazuj¹cego mu zaprzestanie bycia domyœlnym programem pocztowym.

10 610 Czêœæ V: Korzystanie z internetu Ustawianie opcji zabezpieczeñ Zanim zaczniesz u ywaæ Outlook Expressu, powinieneœ klikn¹æ Narzêdzia, Opcje i kartê Zabezpieczenia, by przejrzeæ ustawienia dotycz¹ce bezpieczeñstwa. Nale y siê upewniæ, e w³¹czone s¹ nastêpuj¹ce funkcje: Strefa witryn z ograniczeniami (wiêksze bezpieczeñstwo) Ostrzegaj mnie, kiedy inne aplikacje próbuj¹ wys³aæ pocztê w moim imieniu Obie te funkcje s¹ od razu zaznaczone, ale warto siê upewniæ. OutlookExpress dzia³a wed³ug ustawieñ dwóch najbardziej restrykcyjnych stref bezpieczeñstwa Strefy internetowej i Strefy witryn z ograniczeniami. Ustawiaj¹c program do pracy wed³ug zasad Strefy witryn z ograniczeniami, otrzymujesz maksymalny stopieñ bezpieczeñstwa, wed³ug ustawieñ poczynionych w Internet Explorerze. Ustawienie takie daje du y stopieñ ochrony przed wirusami i koñmi trojañskimi. Jeœli coœ przedrze siê przez tê liniê obrony, opcja Ostrzegaj mnie... pozwoli zatrzymaæ rozmna anie tych wirusów, które rozsy³aj¹ siê same do wszystkich kontaktów z Ksi¹ ki adresowej. Zarz¹dzanie to samoœciami Aby dostosowaæ Outlook Express do u ytku przez wiele osób, zacznij od klikniêcia Plik, To samoœci, Zarz¹dzaj to samoœciami. Jak pokazuje rysunek 21-5, Outlook Express pocz¹tkowo pos³uguje siê jedn¹ to samoœci¹, zwan¹ To samoœci¹ g³ówn¹. Mo esz tê nazwê zast¹piæ dowoln¹ inn¹ na przyk³ad w³asnym nazwiskiem. Aby to uczyniæ, zaznacz To samoœæ g³ówn¹ w oknie Zarz¹dzanie to samoœciami i kliknij przyciskw³aœciwoœci. W oknie W³aœciwoœci to samoœci, oprócz zmiany nazwy, mo esz przypisaæ jej has³o, aby umo liwiæ tylko upowa nionym osobom jej otwarcie lub usuniêcie po otwarciu. Rysunek Outlook Express pocz¹tkowo posiada jedn¹ to samoœæ, zwan¹ To samoœci¹ g³ówn¹. Tego okna mo esz u yæ, by dodawaæ inne to samoœci i zmieniaæ ich nazwy.

11 Rozdzia³ 21: U ywanie i dostosowywanie programu Outlook Express 611 DLA EKSPERTÓW Zabezpieczenie to samoœci has³em mo e uniemo liwiæ przegl¹danie twójej poczty, ale nie zatrzyma zdecydowanego intruza. Aby sprawiæ, by twoja poczta by³a niedostêpna dla innych, powinieneœ zabezpieczyæ has³em swoje konto w Windows XP i uczyniæ twój folder przechowywania poczty folderem prywatnym. Nale y pamiêtaæ, e zawartoœæ twojej Ksi¹ ki adresowej pozostanie widoczna dla innych nawet wtedy, gdy zabezpieczysz has³em konto. Informacje na temat folderu przechowywania poczty znajduj¹ siê w podrozdziale Przenoszenie magazynu wiadomoœci w celu u³atwienia archiwizacji, na stronie 634. Informacja na temat folderów prywatnych znajduje siê w podrozdziale Zachowania prywatnoœci w³asnych plików, na stronie 422. Aby stworzyæ now¹ to samoœæ, kliknij Nowa, wpisz nazwê (i has³o, jeœli chcesz). To wszystko. Przy uruchamianiu Outlooka zawsze przechodzi on do tej to samoœci, z któr¹ by³ ostatnio zamykany niezale nie od sposobu wype³nienia okna Zarz¹dzanie to samoœciami. Aby wczytaæ inn¹ to samoœæ, kliknij Plik, Prze³¹cz to samoœæ. WSKAZÓWKA Scalanie to samoœci Zmieni³eœ zdanie o u ywaniu to samoœci? Mo esz skorzystaæ z polecenia Importuj w Outlook Expressie, by importowaæ jedn¹ to samoœæ do innej. Kliknij Plik, Importuj, Wiadomoœci, Microsoft Outlook Express 6 i podaj to samoœæ, któr¹ chcesz importowaæ. Po w³¹czeniu wiadomoœci innych to samoœci do To samoœci g³ównej mo esz skasowaæ niepotrzebne to samoœci. Zarz¹dzanie kontaktami Outlook Express jest œciœle powi¹zany z Ksi¹ k¹ adresow¹, oddzieln¹ aplikacj¹ przeznaczon¹ do u ywania równie przez inne programy, które potrzebuj¹ informacji o kontaktach, takie jak programy faksowe, telekonferencyjne itp. Mo esz otworzyæ Ksi¹ kê adresow¹ z Outlook Expressu, klikaj¹c przycisk Adresy na pasku narzêdzi. Zamkn¹æ ksi¹ kê mo na, naciskaj¹c [Esc]. (Jeœli pasek narzêdzi nie jest widoczny, kliknij Narzêdzia, Ksi¹ ka adresowa). Mo esz te uruchomiæ Ksi¹ kê, korzystaj¹c z menu Start. Znajdziesz j¹ w Akcesoriach. Mo esz równie wskazaæ polecenie Uruchom i wpisaæ wab. Rysunek 21-6 pokazuje Ksi¹ kê adresow¹. Jak widaæ, program wyœwietla cztery kolumny informacji, poczynaj¹c od nazwiska i adresu . Mo esz zmieniaæ kolejnoœæ, w jakiej wyœwietlane s¹ kolumny, przeci¹gaj¹c je w prawo lub w lewo. Porz¹dek sortowania informacji zmieniasz, klikaj¹c nag³ówek kolumny, wed³ug którego chcesz u³o yæ dane. Nale y zwróciæ uwagê na kolejnoœæ wyœwietlania imion i nazwisk w Ksi¹ ce adresowej. Przy kontaktach pobieranych bezpoœrednio z przychodz¹cych wiadomoœci mo esz mieæ ba³agan niektóre kontakty na pierwszym miejscu bêd¹ wyœwietlaæ nazwisko, inne imiê. Ksi¹ ka Adresowa nie zwraca równie uwagi na formatowanie numerów telefonów jeœli chcesz zachowaæ tu spójnoœæ, musisz zadbaæ o ni¹ sam.

12 612 Czêœæ V: Korzystanie z internetu Rysunek Cztery kolumny Ksi¹ ki adresowej s¹ pocz¹tkowo posortowane wed³ug Nazwy. Porz¹dkowanie kontaktów w folderach Ksi¹ ka adresowa pokazana na rysunku 21-6 zawiera dwa okienka. Lewe okienko pokazuje folder Udostêpnione kontakty (s¹ w nim przechowywane kontakty dostêpne dla wszystkich to samoœci Outlook Expressu) i folder zawieraj¹cy kontakty aktualnie wczytanej to samoœci, które s¹ widoczne tylko dla niej. Jeœli twój system nie wyœwietla lewego okienka, kliknij Widok, Grupy i foldery. WSKAZÓWKA Obejrzyj kontakty innych to samoœci Ksi¹ ka adresowa zazwyczaj pokazuje tylko kontakty aktualnej to samoœci i kontakty wspólne dla wszystkich. Jest to œrodek maj¹cy poprawiæ komfort, nie bezpieczeñstwo. Mo esz zobaczyæ kontakty nale ¹ce do wszystkich innych to samoœci zdefiniowanych w Outlook Expressie, uruchamiaj¹c Ksi¹ kê adresow¹ z wiersza polecenia wpisuj¹c polecenie wab /a. (Jeœli Ksi¹ ka adresowa nie wyœwietli od razu nazw to samoœci w lewym okienku, kliknij Widok, Grupy i foldery). Jeœli nie chcesz, by inni u ytkownicy widzieli twoje kontakty, nie korzystaj z to samoœci. Wpisy w lewym okienku Udostêpnione kontakty i Kontakty To samoœæ g³ówna to foldery. W celu lepszej organizacji twoich kontaktów mo esz dodawaæ w³asne foldery do któregokolwiek z nich. Aby to zrobiæ, nale y klikn¹æ folder nadrzêdny prawym przyciskiem myszy i wskazaæ polecenie Nowy, Nowy folder. Aby przesun¹æ kontakt z jednego folderu do innego, zaznacz kontakt w prawym okienku i przeci¹gnij do odpowiedniego folderu w lewym okienku. Aby uczyniæ osobisty kontakt widocznym dla innych to samoœci, zaznacz go w prawym okienku i przeci¹gnij do folderu Udostêpnione to samoœci.

13 Rozdzia³ 21: U ywanie i dostosowywanie programu Outlook Express 613 UWAGA Nie mo na kopiowaæ kontaktów, przytrzymuj¹c [Ctrl] w czasie przeci¹gania. Wielokrotne wpisy w Ksi¹ ce adresowej wprowadzaj¹ zak³ócenia, wiêc kopiowanie nie jest u³atwione. (Mo esz jednak skopiowaæ kontakt, klikaj¹c go prawym przyciskiem myszy i wybieraj¹c polecenie Kopiuj, a nastêpnie przechodz¹c do odpowiedniego folderu, klikaj¹c ponownie prawym przyciskiem myszy i wybieraj¹c polecenie Wklej). Udostêpnianie kontaktów dla programu Microsoft Outlook Wczeœniejsze wersje Ksi¹ ki adresowej dawa³y mo liwoœæ korzystania z listy kontaktów Outlooka w Outlook Expressie. Po zaakceptowaniu odpowiedniej opcji Ksi¹ ka adresowa stawa³a siê czêœci¹ Outlooka, widoczn¹ dla Outlook Expressu i innych programów korzystaj¹cych z niej. Kontakty dodawane w jednym z programów stawa³y siê widoczne równie w innych. Taka integracja z Outlookiem wci¹ jest mo liwa w Ksi¹ ce adresowej 6 (wersji dostarczanej z Windows XP), ale tylko przez dodanie nieudokumentowanego wpisu do Rejestru. Aby korzystaæ w Outlooku z kontaktów zawartych w Ksi¹ ce adresowej, nale y otworzyæ Edytor rejestru i przejœæ do klucza HKCU\Software\Microsoft\WAB\WAB4. Tam nale y dodaæ wartoœæ DWORD UseOutlook(jeœli jej tam nie ma) i ustawiæ j¹ na 1. Aby powróciæ do stanu sprzed integracji, nale y usun¹æ ten klucz lub ustawiæ jego wartoœæ na 0. Kompromisem wynikaj¹cym z integracji Ksi¹ ki adresowej z Outlookiem jest zast¹pienie w okienku Grupy i foldery folderów Udostêpnione kontakty i innych z ksi¹ ki folderami Outlooka w miejsce folderów Outlook Expressu. Dodawanie pojedynczych kontaktów i list wysy³kowych Aby dopisaæ kogoœ do swojej Ksi¹ ki adresowej, kliknij prawym przyciskiem myszy folder, w którym ma siê znaleÿæ nowy kontakt i wska polecenie Nowy, Nowy kontakt. (Zamiast tego mo esz klikn¹æ folder, a nastêpnie polecenie Plik, Nowy kontakt). Zostanie wyœwietlone okno zawieraj¹ce siedem kart. Mo esz tam wpisaæ tyle (tak du o lub takma³o) informacji, ile potrzebujesz. Mo esz te dodawaæ grupy do swojej Ksi¹ ki adresowej. Przy wysy³aniu wiadomoœci do grupy, OutlookExpress rozbija nazwê grupy na poszczególne adresy, które siê w niej znajduj¹, i wysy³a wiadomoœæ pod ka dy adres. Aby utworzyæ grupê: 1. Kliknij folder nadrzêdny prawym przyciskiem myszy i wska polecenie Nowy, Nowa grupa. Zostanie otwarte okno w³aœciwoœci nowej grupy, pokazane na Rysunku Wpisz nazwê grupy (któr¹ bêdziesz podawaæ przy wysy³aniu wiadomoœci do grupy). 3. Dodaj nazwy do grupy. Mo na to zrobiæ na kilka sposobów: Aby dodaæ kontakty, które ju s¹ w Ksi¹ ce adresowej, kliknij Wybierz cz³onków. Aby dodaæ nowy kontakt do grupy i nowy wpis do Ksi¹ ki adresowej, kliknij Nowy kontakt. Aby dodaæ do grupy nowy kontakt bez dodawania oddzielnego wpisu, wype³nij pola Nazwa i Adres , po czym kliknij przycisk Dodaj.