ZARZĄDZENIE NR 128/07

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 128/07 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 21 listopada 2007r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Sądzie Okręgowym w Warszawie. Na podstawie art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz z późn. zm.) oraz art. 4 i 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.) zarządzam, co następuje : 1 Zatwierdzam i wprowadzam do użytku wewnętrznego następujące instrukcje regulujące gospodarkę finansową w Sądzie Okręgowym w Warszawie: 1) Załącznik Nr 1 Instrukcja obiegu dowodów finansowo - księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym w Warszawie, 2) załącznik Nr 2 Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej w Sądzie Okręgowym w Warszawie, 3) - załącznik Nr 3 Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Sądzie Okręgowym w Warszawie, 4) załącznik Nr 4 Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym jednostki, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Sądzie Okręgowym w Warszawie, 5) załącznik Nr 5 Instrukcja ewidencji należności w Sądzie Okręgowym w Warszawie 6) załącznik Nr 6 Wykaz obowiązujących przepisów stanowiących podstawę do prowadzenia gospodarki finansowej Sądu Okręgowego w Warszawie. 2 Sprawy nie objęte instrukcjami, o których mowa w 1 zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi w zakresie gospodarki finansowej obowiązującymi w Sądzie Okręgowym w Warszawie Za prawidłowe przestrzeganie Instrukcji, o których mowa w 1, odpowiedzialni są Przewodniczący Wydziałów Sądu Okręgowego, Zastępca Dyrektora Sądu Okręgowego, Kierownicy Oddziałów i Koordynatorzy Referatów. 2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych zobowiązani są do zapoznania wszystkich pracowników z postanowieniami niniejszej instrukcji oraz odpowiedzialni są za jej przestrzeganie w zakresie powierzonych obowiązków służbowych.. 1

2 4 Traci moc zarządzenie Nr 47/06 Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 6 marca 2006 r. w sprawie Instrukcji obiegu dowodów finansowo-księgowych i ich kontroli wewnętrznej w Sądzie Okręgowym w Warszawie. 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor Sądu Okręgowego w Warszawie Jolanta Chajneta 2

3 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie Nr128/07 z dnia r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Sądzie Okręgowym w Warszawie I N S T R U K C J A Obiegu dowodów finansowo-księgowych i procedury ich kontroli w Sądzie Okręgowym w Warszawie. Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Instrukcję niniejszą opracowano na podstawie obowiązujących przepisów ogólnych oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie: 1) Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694, z późn. zm.); 2) Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.); 3) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020); 4) Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58); 5) Innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień Przestrzeganie i ścisłe stosowanie postanowień Instrukcji ma na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania gospodarki finansowej Sądu Okręgowego w Warszawie. 2. Pracownicy Sądu Okręgowego w Warszawie z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią Instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w Instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu, stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji. 3. Nieprzestrzeganie postanowień Instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych, za które w stosunku do osób winnych będą wyciągane wnioski służbowe i dyscyplinarne przewidziane w ustawie Kodeks Pracy oraz ustawie o finansach publicznych. 4. Pracownicy odpowiedzialni za skuteczne sprawowanie kontroli wewnętrznej, w wyniku której zaniechają dochodzenia roszczeń od osób winnych, ponoszą również odpowiedzialność w drodze regresu, w przypadku dopuszczania do przedawnienia wszelkich należności i roszczeń (odsetki za zwłokę). 5. Wszelkie operacje z wykorzystaniem dokumentacji finansowo-księgowej powinny być wykonywane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz.926 z późn. zm.), a w szczególności należy zagwarantować przetwarzanym w nich danym osobowym: 1

4 1) poufność właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie są udostępniane nieupoważnionym podmiotom lub osobom fizycznym; 2) integralność właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany; 3) rozliczalność właściwość zapewniającą wykonanie obowiązku informacyjnego przez Administratora Danych Osobowych Sądu Okręgowego w Warszawie. 3 Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) Sądzie oznacza to Sąd Okręgowy w Warszawie; 2) Prezesie oznacza to Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie ; 3) Dyrektorze Sądu oznacza to Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie; 4) Głównym Księgowym oznacza to Głównego Księgowego Sądu Okręgowego w Warszawie. 4 Instrukcja określa podstawowe zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych a w szczególności: 1) sposób i terminy oraz komórki organizacyjne zobowiązane do wystawiania i osoby upoważnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych; 2) komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz celowości, gospodarności i legalności dokonywanych operacji; 3) sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych; 4) sposób oznaczenia poszczególnych rodzajów dowodów księgowych własnych i obcych, umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym; 5) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do księgowości po ich opracowaniu i skontrolowaniu; 6) sposób przechowywania i archiwizowania dokumentacji finansowo-księgowej. Rozdział II Dowody księgowe dane ogólne 5 1. Wszystkie operacje gospodarcze w Sądzie powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi. 2. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji. 3. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych gotówkowych lub bezgotówkowych, w postaci: wpłat, wypłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych. 4. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty zapisów księgowych. 2

5 6 1. Dowód księgowy winien spełniać: 1) funkcję dokumentu prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa (dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów); 2) funkcję dowodową opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym jest to dowód w sensie prawa materialnego; 3) funkcję księgową jest podstawą do księgowania; 4) funkcję kontrolną pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych. 2. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować: 1) dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub w czasie); 2) trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu); 3) rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący); 4) kompletność danych (dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające co najmniej dane wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości); 5) jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne); 6) chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych); 7) systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego); 8) identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (dowody podłączone np. pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym); 9) poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą Instrukcją); 10) poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar); 11) poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki); 12) podmiotowość dowodu księgowego (tj. określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, przez podanie na dowodzie pełnej nazwy dostawcy i nabywcy. Wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy) Dowód księgowy powinien zawierać: 1) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu; 2) opis operacji przez umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej. Treść dowodów powinna być pełna i zrozumiała, ale dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczy operacji gospodarczej z 3

6 kontrahentem zagranicznym. W takim przypadku do dowodu załącza się jego tłumaczenie na język polski; 3) wartość operacji, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w danych, wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską, zgodnie z kursem obowiązującym w dniu przeprowadzenia danej operacji gospodarczej. Przeliczenia na walutę polską dokonuje się bezpośrednio na dowodzie księgowym, umieszczając dane o zastosowanym kursie przeliczeniowym; 4) wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług na fakturach VAT. 2. Ponadto, dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, do którego ma być zaksięgowany oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. 2. W zależności od rodzaju operacji gospodarczej i jednostek wystawiających dowody księgowe dzieli się na: 1) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów; 2) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom; 3) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 3. Podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 1) zbiorcze zestawienia dowodów księgowych służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być wymienione pojedynczo w dowodzie zbiorczym; 2) korygujące noty księgowe służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych; 3) zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody pro forma ); 4) rozliczeniowe ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.). 4. Jako dowody właściwe dla udokumentowania operacji gospodarczych, w przypadku braku możliwości uzyskania z przyczyn uzasadnionych obcych dowodów księgowych, Dyrektor Sądu może uznać - za właściwe - dowody wystawione przez pracowników dokonujących operacji gospodarczych w imieniu jednostki. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT). 5. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą być dokonywane również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem, że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu. 6. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, powinien wskazać, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu. 4

7 9 1. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne oraz w zakresie legalności, gospodarności i celowości powinny być uwidocznione w dowodzie lub załączniku do dowodu wskazanym w treści dowodu oraz podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu. 2. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Poprawianie błędów w dokumentach księgowych dokonuje się z zastosowaniem poniższych zasad: 1) błędy w dowodach księgowych źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (tj. dowodu korygującego) wraz ze stosownym uzasadnieniem; 2) błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury VAT, koryguje się przez wystawienie faktury korygującej; 3) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb (nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr). Rozdział III Obieg dokumentów dokumentowanie operacji księgowych W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych komórek organizacyjnych, na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do Sądu aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu. 2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby jego obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych: 1) zasada terminowości przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa; 2) zasada systematyczności wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek; 3) zasada częstotliwości przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności; 4) zasada odpowiedzialności indywidualnej imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia; 5) zasada samokontroli obiegu poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy. 3. Obowiązujący w Sądzie Terminarz obiegu dokumentów księgowych, stanowi załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji. 4. Pracownicy uczestniczący w obiegu poszczególnych dokumentów odpowiadają za terminowe przekazywanie ich pomiędzy poszczególnymi komórkami. 5

8 Rozdział IV Wystawianie i kontrola dowodów księgowych Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały. Czytelny podpis na dowodach składa się odręcznie. 2. Pracownik wystawiający dowód powinien przestrzegać następującego trybu postępowania: 1) przygotować i poznać materiały źródłowe stanowiące podstawę wystawienia dowodu księgowego; 2) wypełnić w sposób staranny i czytelny wszystkie rubryki i pozycje przewidziane formularzami, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami i przepisami; 3) podpisać dowód na okoliczność jego prawidłowego wystawienia. 3. Jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, dowód należy wystawić po dokonaniu operacji gospodarczej w terminie określonym w załączniku Nr 2 do niniejszej Instrukcji. Po sporządzeniu i podpisaniu dowodu, wystawiający przedkłada go niezwłocznie do podpisania osobie odpowiedzialnej za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie, a następnie dostarcza w określonym terminie wg rozdzielnika określonego w Załączniku Nr 2 do niniejszej Instrukcji 4. Każdy dowód stanowiący podstawę księgowania operacji gospodarczych podlega kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej Kontrola merytoryczna, polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami. 2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 polega w szczególności na sprawdzeniu: 1) czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot; 2) czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione; 3) czy planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego; 4) czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana; 5) czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa zgodnie z procedurą zamówień publicznych. 3. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Opis ten jest zamieszczony na odwrocie dokumentu i potwierdzony czytelnym podpisem pracownika odpowiedzialnego za dokonanie wydatku. 4. Kontrolujący, na dowód dokonania kontroli merytorycznej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę: Sprawdzono pod względem merytorycznym oraz datę i własnoręczny podpis Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, czy operacja gospodarcza została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych. 2. Kontrola, o której mowa w ust. 1 polega w szczególności na sprawdzeniu: 1) czy dowód posiada cechy wymagane ustawą o rachunkowości (art. 21); 6

9 2) czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami stron biorących udział w zdarzeniu; 3) czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym; 4) czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych. 3. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dokumentu posiadającego wady formalne i merytoryczne. 4. Kontrolujący, na dowód dokonania kontroli formalno-rachunkowej, zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym oraz datę i własnoręczny podpis. 5. Do kontrolującego należy również przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wprowadzenie do klauzuli zatwierdzającej, kwoty (na którą opiewa dowód) wyrażonej liczbowo i słownie oraz zadbanie o to, żeby dowód księgowy został zakwalifikowany i zatwierdzony (przed zaksięgowaniem) do ujęcia w księgach rachunkowych przez Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną. 6. Osoba przeprowadzająca kontrolę formalną ustala także, jakiej podziałki klasyfikacji budżetowej dana operacja dotyczy. W przypadku trudności z jednoznacznym przypisaniem danej operacji gospodarczej lub finansowej do konkretnej części, działu, rozdziału czy paragrafu, pracownik dokonujący klasyfikacji jest zobowiązany do skonsultowania się z Głównym Księgowym, który winien jest wskazać podziałkę klasyfikacji i potwierdzić to swoim podpisem. W przypadku nieobecności Głównego Księgowego zatwierdzenia mogą dokonać osoby przez niego upoważnione, zgodnie z zakresem czynności lub na podstawie upoważnienia na piśmie Po sprawdzeniu merytorycznym i formalno - rachunkowym dowód podlega kontroli wstępnej, którą przeprowadza w ramach obowiązków wynikających z odrębnych przepisów 1. Kontrola ta obejmuje kontrolę w zakresie zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kontrolę kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 2. Złożenie podpisu przez Głównego Księgowego na dowodach księgowych, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że: 1) nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem; 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji; 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie wydatków, a Sąd posiada środki finansowe na ich pokrycie. 3. w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas dokonywania oceny dokumentu, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach zawiadamia na piśmie Dyrektora Sądu, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. 4. W celu realizacji swoich zadań ma prawo: 1) żądać od pracowników innych komórek organizacyjnych Sądu udzielenia, w formie ustnej lub pisemnej, niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń, będących źródłem tych informacji; 1 (art.45 ust 1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.); 7

10 2) wnioskować do Dyrektora Sądu o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki, niezbędne prace w celu zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów oraz sprawozdawczości budżetowej i finansowej W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: 1) zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom organizacyjnym z wnioskiem o dokonanie odpowiednich zmian lub uzupełnień; 2) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami i zawiadamia o tym niezwłocznie bezpośredniego przełożonego. 2. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli bieżącej lub następnej, osoba odpowiedzialna za kontrolę jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć kroki zmierzające do usunięcia nieprawidłowości. 3. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zabezpiecza dokumenty oraz przedmioty stanowiące dowód przestępstwa i zawiadamia o tym Dyrektora Sądu, a Dyrektor Prezesa Sądu. 4. Prezes Sądu zawiadamia organy ścigania o popełnieniu czynu mającego znamiona przestępstwa. 5. W każdym przypadku ujawnienia czynu, o którym mowa w ust. 3, powinien: 1) ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu; 2) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków; 3) po wydaniu orzeczenia przez sąd, iż czyn stanowił przestępstwo, wyciągnąć konsekwencje służbowe; 4) przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości powstaniu podobnych zaniedbań; 5) wystąpić z powództwem cywilnym o naprawienie szkody w majątku przeciwko osobom bezpośrednio winnym powstaniu szkody oraz przeciwko osobom winnym zaniechania obowiązku sprawowania skutecznej kontroli. Rozdział V Dekretacja dokumentów księgowych Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji. 2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji, co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. 3. Dekretacja obejmuje następujące etapy: 1) segregację dokumentów; 2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów; 3) właściwą dekretację (oznaczenie sposobu księgowania). 4. Segregacja dokumentów polega na: 8

11 1) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych i nie są ich zapowiedzią); 2) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według poszczególnego rodzaju działalności jednostki (dochody, wydatki, koszty sądowe, inwestycje, fundusze itp); 3) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, dekadę). 5. Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, czy są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności Sądu. W wypadku stwierdzenia braku podpisu, należy dowód zwrócić do właściwej komórki w celu uzupełnienia. 6. Właściwa dekretacja polega na: 1) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane; 2) umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany; 3) do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć; 4) wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach (na kontach) analitycznych; 5) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany jeżeli ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia (dot. dowodów własnych) lub data otrzymania (dot. dowodów obcych); 6) podpisaniu przez Głównego Księgowego lub osobę upoważnioną przez Głównego Księgowego do dekretacji. 7. Dla usprawnienia pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią. 8. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych takich, jak zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, jeżeli techniki dokumentowania zapisów księgowych umożliwiają uzyskiwanie tych danych bezpośrednio ze stosowanego systemu informatycznego (art. 21 ustawy o rachunkowości). Rozdział VI Bankowe dowody księgowe 17 Bankową obsługę budżetu Sądu prowadzi się z wykorzystaniem rachunków bankowych bieżących i pomocniczych, w tym również w walutach obcych, zgodnie z rozdziałem 6 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej i działalności inwestycyjnej sądów powszechnych (Dz. U. Nr 247, poz.1814 ). Wykaz rachunków otwartych dla Sądu stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji. 18 Podstawą do ujęcia poszczególnych operacji bankowych w księgach rachunkowych są następujące dowody księgowe: 1. Bankowy dowód wpłaty dokumentuje wpłatę gotówki do banku na rachunki własne dokonywane na specjalnym druku. Dowód wypełnia osoba dokonująca wpłaty (kasjer) w wymaganej przez bank liczbie egzemplarzy. Dowodem na dokonanie operacji bankowej jest uznanie rachunku bankowego Sądu. Pracownicy Oddziału Finansowego odpowiedzialni za księgowanie obrotów bankowych na poszczególnych rachunkach bankowych są zobowiązani do kontrolowania zgodności zapisów na dowodach wpłaty i 9

12 wyciągach bankowych. Bankowy dowód wpłaty potwierdzony stemplem bankowym załącza się do raportu kasowego, gdzie stanowi kasowy dowód księgowy. 2. Polecenie przelewu stanowi udzieloną bankowi dyspozycję obciążenia rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego. Podstawą do wystawienia polecenia przelewu winien być oryginał dokumentu podlegającego zapłacie. Polecenie przelewu sporządza upoważniony pracownik Oddziału Finansowego na podstawie kompletnego sprawdzonego dokumentu źródłowego. Polecenie przelewu może być sporządzone w formie papierowej lub elektronicznej. Polecenie przelewu podpisują osoby upoważnione w karcie wzorów podpisów zatwierdzając jednocześnie dowody do wypłaty. Wykaz osób upoważnionych do sporządzania, podpisywania i wysyłania drogą elektroniczną do banku stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej Instrukcji. 3. Czek gotówkowy 1) czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, który ewidencjonuje się po pobraniu go z banku. Czeki wystawiane są na wydawanych przez bank blankietach zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego; 2) podstawą wydania czeku gotówkowego jest dowód źródłowy uzasadniający wydanie czeku (lista płac, rachunek uproszczony, rozliczenie z zaliczki, delegacja służbowa, faktura VAT, polecenie księgowania, itp.). Wszystkie dowody źródłowe stanowiące podstawę wydania czeku gotówkowego muszą być opisane przez osobę upoważnioną oraz muszą uzyskać akceptację wypłaty w postaci podpisu Głównego Księgowego bądź osób upoważnionych; 3) czek wypełnia upoważniony pracownik Oddziału Finansowego w jednym egzemplarzu, zgodnie z obowiązującą w tym zakresie instrukcją bankową; 4) czeki wypełnia się atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treści czeku nie można przerabiać, wycierać lub usuwać w inny sposób; 5) w razie pomyłki w wypisywaniu czeku (kwot, nazwisk itp.), czek anuluje się przez ukośne przekreślenie i umieszczenie adnotacji ANULOWANO wraz z datą i podpisem osoby, która go anulowała; 6) prawidłowo wypełniony druk podpisywany jest przez osoby do tego upoważnione. Wzory podpisów osób upoważnionych oraz ich nazwiska podawane są do wiadomości banku na karcie wzorów podpisów, która złożona jest w banku finansującym; 7) osoba otrzymująca czek, celem złożenia i realizacji w banku, kwituje jego odbiór w kontrolce prowadzonej przez pracownika wypełniającego czek; 8) czek jest ważny 10 dni od daty wystawienia, z tym, że do obliczenia liczby dni ważności czeku nie wlicza się dnia wystawienia czeku; 9) dowodem księgowym jest załącznik (wtórnik) do wyciągu bankowego, potwierdzający wypłatę gotówki z banku. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty gotówki. 4. Czek rozrachunkowy 1) czek rozrachunkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym po pobraniu go z banku. Stanowi on dyspozycję Sądu (wystawcy czeku) udzieloną bankowi, aby obciążył jego rachunek bankowy kwotą, na jaką czek rozrachunkowy został wystawiony; 2) czek rozrachunkowy jest wypełniany na blankietach czeków gotówkowych (blankiety uniwersalne ), a sposób wypełniania i anulowania jest identyczny jak dla czeków gotówkowych; 10

13 3) wręczony wierzycielowi czek na określoną w rachunku kwotę musi być potwierdzony na określoną kwotę, w miejscu do tego przeznaczonym. Procedura potwierdzania czeków rozrachunkowych jest odmienna dla środków gromadzonych dla różnych banków i tak: wraz z czekiem rozrachunkowym do NBP składa się dyspozycję o potwierdzenie czeku i zablokowanie środków na rachunku na kwotę czeku (załącznik Nr 5 do niniejszej Instrukcji), w celu zablokowania środków na realizację czeku dotyczącego środków w Banku BPH SA, pracownik Oddziału Finansowego sporządza przelew na kwotę czeku z rachunku depozytowego na wydzielony rachunek, wpisując w rubryce tytułem : potwierdzenie czeku nr upoważniony do odbioru.. (imię i nazwisko i nr dowodu identyfikacyjnego osoby upoważnionej do odbioru); 4) czek ten służy do rozliczeń bezgotówkowych, pomiędzy Sądem a osobami nie posiadającymi rachunku bankowego. Za pomocą czeku Sąd dokonuje następujących płatności: wypłat uposażeń sędziom w stanie spoczynku i ich rodzinom nie posiadającym rachunku bankowego, dla których dowodem źródłowym jest lista uposażeń, zwrotów kwot dochodów dokonywanych na podstawie zarządzeń Sądu, zwrotów depozytów i niewykorzystanych zaliczek; 5) podstawą wystawienia czeku rozrachunkowego jest polecenie księgowania sporządzone na podstawie dowodów źródłowych, którymi są listy płac i zarządzenia zwrotu dochodów. Polecenie księgowe jest zatwierdzane przez Głównego Księgowego lub osobę pisemnie upoważnioną, natomiast dowody źródłowe muszą być zatwierdzone w sposób przewidziany dla poszczególnych dowodów księgowych; 6) wydanie czeku do użytku osobie upoważnionej do zakupów i innych operacji następuje wyłącznie za pokwitowaniem; 7) w przypadku utraty czeku należy postępować zgodnie z instrukcją bankową, a w szczególności zawiadomić bank oraz pisemnie wyjaśnić okoliczności, w jakich nastąpiła jego utrata. 5. Nota bankowa memoriałowa dokumentuje pobraną przez bank prowizję za dokonane czynności bankowe. Jednostka otrzymuje kopię lub wydruk komputerowy, sporządzony przez bank. Pracownik księgowy sprawdza zasadność obciążenia i zgodność z umową zawartą pomiędzy jednostką a bankiem. 6. Wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych otrzymywane z banku wyciągi rachunków bankowych oryginał sporządzony na druku lub wydruk komputerowy - sprawdza pracownik Oddziału Finansowego z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności, należy je pisemnie uzgodnić z oddziałem banku finansującego. 7. Umowa lokaty terminowej kopia lub wydruk komputerowy umowy podpisanej przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku, z którym zawarto umowę lokaty terminowej. Lokatę można założyć dla środków zgromadzonych na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz dla kwot złożonych w postępowaniu sądowym na koncie depozytowym. Lokat środków depozytowych dokonuje się zgodnie z postanowieniem sądu. 8. Wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej oryginał sporządzony przez bank lub wydruk komputerowy. Pracownik Oddziału Finansowego sprawdza zgodność kwot na wyciągu z zawartą umową, a po upływie okresu lokaty, sprawdza zgodność naliczonych odsetek z zawartą umową (wzory i symbole dowodów określają banki). 11

14 Rozdział VII Kasowe dowody księgowe Zasady obrotu gotówkowego w Sądzie uregulowane są w Instrukcji Kasowej stanowiącej załącznik Nr 2 do zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie Nr128/07 z dnia r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Sądzie Okręgowym w Warszawie. 2. Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych powinny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego. Występowanie obrotu gotówkowego powinno być ograniczone do niezbędnego minimum i może dotyczyć tylko wydatków bieżących. 20 Podstawą do ujęcia poszczególnych operacji kasowych w księgach rachunkowych są następujące dowody księgowe: 1. Kwitariusze przychodowe 1) kwitariusz przychodowy jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania K- 103; 2) bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania; 3) kwitariusz wystawiany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach, z których: oryginał dołączony jest do raportu kasowego, pierwsza kopia jest wręczana wpłacającemu - jako dowód wpłaty, druga kopia pozostaje w bloku do rozliczenia i kontroli; 4) pobierając opłatę kasjer wpisuje: datę wpłaty, nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby dokonującej wpłaty, dokładne określenie tytułu wpłaty, kwotę wpłaty cyframi i słownie; 5) w przypadku dokonania pomyłki, należy wszystkie egzemplarze anulować przez ukośne przekreślenie i umieszczenie adnotacji ANULOWANO wraz z datą i podpisem osoby, która go anulowała i pozostawić w bloku formularzy. 2. Dowód wpłaty Pokwitowanie KP - kasa przyjmie 1) dowód KP jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym niezwłocznie po jego otrzymaniu, ostemplowaniu i ponumerowaniu; 2) dowód KP jest stosowany jako zastępczy dowód wpłaty jedynie do dokumentowania wpływu gotówki do kasy, pobranej z banku na podstawie czeku; 3) wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, z których: oryginał dołączony jest do raportu kasowego, kopia pozostaje w bloku druków; 4) w przypadku dokonania pomyłki należy wszystkie egzemplarze anulować przez ukośne przekreślenie i umieszczenie adnotacji ANULOWANO wraz z datą i podpisem osoby, która go anulowała i pozostawić w bloku druków; 5) przyjęcie gotówki do kasy kasjer potwierdza swoim podpisem na dowodzie wpłaty. Dowód podlega sprawdzeniu przez osobę, której powierzono obowiązek sprawdzania i księgowania raportów kasowych. 12

15 3. Dowód wypłaty - KW Kasa wypłaci 1) dowód KW jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym niezwłocznie po jego otrzymaniu, ostemplowaniu i ponumerowaniu; 2) dowód KW wystawiany jest przez kasjera bądź pracownika Oddziału Finansowego jako dowód zastępczy w przypadku nie podjętych należności na podstawie dowodów źródłowych, zatwierdzonych przez upoważnione osoby; 3) dowód wystawia się w trzech egzemplarzach oryginał dołączony jest do raportu kasowego, pierwsza kopia wręczana jest osobie, której wypłaca się należność, druga kopia pozostaje w bloku druków; 4) osoba wystawiająca dowód KW wpisuje następujące dane: datę wypłaty; nazwisko i imię (nazwę) oraz adres osoby, na rzecz której dokonuje się wypłaty, tytuł wypłaty, kwotę wypłaty cyframi i słownie; 5) oryginał zastępczego dowodu KW podpisują: kasjer jako osoba wypłacająca oraz osoba, która należność pobiera. 4. Raport kasowy 1) raport kasowy jest znormalizowanym drukiem powszechnego użytku, prowadzonym z podziałem dla poszczególnych obrotów kasowych, o którym mowa w Instrukcji Kasowej wprowadzonej zarządzeniem Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie Nr128/07 z dnia r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Sądzie Okręgowym w Warszawie; 2) raport kasowy sporządza kasjer w następujący sposób: w lewym górnym rogu raportu zamieszcza odcisk pieczątki z nazwą i adresem sądu, po prawej stronie, w górnej rubryce, wpisuje numer raportu kasowego; numer ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla danego rodzaju obrotów kasowych (na przykład: RK 9/07 Odszkodowania, RK 1/07 Zaliczka budżetowa), w części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje dowody kasowe na bieżąco, w układzie chronologicznym, w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce treść określa rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce dowód symbol dokumentu wraz z jego numerem, w dolnej części raportu, w przeznaczonych do tego celu rubrykach, wpisuje ilość dowodów wpłaty oraz wypłaty i łączne kwoty operacji gotówkowych. Każdą stronę raportu kasowego podlicza oddzielnie, a łączną sumę obrotów objętych raportem kasowym wpisuje w wierszu obroty dnia na ostatniej stronie raportu kasowego; 3) raport kasowy wypełniany jest przez kasjera w dwóch egzemplarzach: oryginał przekazywany wraz z dowodami wpłat i wypłat do Oddziału Finansowego za pokwitowaniem, kopia przechowywana jest w teczkach w układzie chronologicznym dla danego rodzaju obrotów kasowych; 4) szczegółowe zasady sporządzania raportów kasowych nie omówione w niniejszej Instrukcji, zawarte są w Instrukcji Kasowej 2. 2 Instrukcja Kasowa stanowiąca Załącznik Nr 2 do zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie Nr 128/07 z dnia r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Sądzie Okręgowym w Warszawie. 13

16 5. Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek. 1) zaliczki są udzielane na dokonanie bieżących zakupów materiałów, sprzętu i usług przez pracowników Sądu, w ramach powierzonych obowiązków; 2) zakupy dokonywane z zaliczek powinny być ograniczone do niezbędnego minimum, jedynie w nagłych przypadkach lub w sytuacji gdy należność musi być dokonana w formie gotówkowej; 3) zaliczki wypłacane są na podstawie prawidłowo wypełnionego, sprawdzonego i zaakceptowanego wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Druk wniosku o zaliczkę stanowi załącznik Nr 6 do niniejszej Instrukcji; 4) zaliczki jednorazowe podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania, natomiast zaliczki stałe nie później niż do 20 grudnia danego roku budżetowego; 5) zaliczki stałe są wypłacane: na realizowanie opłat pocztowych przez pracowników Biura Podawczego Sądu; na zakupy realizowane przez pracowników sekretariatów Prezesów Sądu; 6) wniosek o zaliczkę oraz rozliczenie zaliczki jest sprawdzane i zatwierdzane zgodnie z wymogami dla innych dowodów księgowych, a dokonane czynności są potwierdzone podpisami upoważnionych osób wraz ze wskazaniem daty dokonania czynności; 7) do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki; 8) udzielone zaliczki stałe i jednorazowe na zakupy podlegają księgowaniu na koncie 234 pozostałe rozrachunki z pracownikami, a wydatek poniesiony w związku z wypłatą kwalifikuje się do 4210 (konto analityczne zaliczki). Przeksięgowanie na poszczególne paragrafy dokonuje się przy rozliczaniu zaliczki poprzez przeksięgowanie z paragrafu, na którym zaksięgowana była zaliczka na paragraf zgodny z rzeczywiście dokonanym wydatkiem; 6. Rozliczenie wyjazdu służbowego 1) rozliczenie wyjazdu sporządza się na znormalizowanych drukach powszechnego użytku Polecenie wyjazdu służbowego. Nosi cechy druku ścisłego zarachowania wobec obowiązku rejestracji i nadania kolejnego numeru; 2) osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w Oddziale Kadr zarejestrowany (nadany kolejny numer) blankiet polecenie wyjazdu służbowego. Uzyskują podpis osoby delegującej Prezesa (Wiceprezesa Sądu) z określeniem również środka komunikacji. Zezwolenie na odbycie podróży samochodem własnym wydaje Prezes Sądu. W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek druku, na którym uzyskuje akceptację kierownika jednostki oraz księgowego lub ich pełnomocników i na tej podstawie otrzymuje gotówkę. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 7 dni od daty zakończenia podróży służbowej; 3) zwrot kosztów dojazdu sędziów dokonywany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami, na podstawie rozliczenia kosztów przejazdu złożonego przez sędziego. Druk rozliczenia kosztów podróży stanowi załącznik Nr 7 do niniejszej Instrukcji. 4) w przypadku nie występowania kosztów podróży (np. koszty przejazdu autokarem pokryte przez organizatora), przejazdy innym środkiem lokomocji czy samochodem prywatnym odbywa się na koszt osoby delegowanej. W drodze wyjątku zgodę na zmianę środka lokomocji wydaje Prezes Sądu; 5) w przypadku wystawienia delegacji, w których nie występują żadne rozliczenia kosztów winny być przekazane do Oddziału Kadr, jak również delegacje nieodbyte; 14

17 7. Bankowy dowód wpłaty 1) Bankowy dowód wpłaty jest dowodem kasowym w zakresie potwierdzenia przekazywania gotówki z kasy do banku; 2) Sposób sporządzania i warunki uznawania bankowego dowodu wpłaty za dowód księgowy opisany został w 18 ust. 1. Rozdział VIII Dokumentacja wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych Wypłata wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych następuje zgodnie z Regulaminu Pracy w Sądzie Okręgowym w Warszawie oraz uregulowań wewnętrznych wskazanych w załączniku nr 6 do zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie Nr128/07 z dnia r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Sądzie Okręgowym w Warszawie 2. Podstawowymi dowodami księgowymi dotyczącymi wypłaty wynagrodzeń są: 1) lista płac pracowników oryginał; 2) lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego oryginał; 3) lista wynagrodzeń za czas choroby oryginał; 4) lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych oryginał; 5) rachunek za wykonaną pracę zleconą oryginał; 6) zlecenie wypłaty zaliczkowej oryginał. 3. Listy płac sporządza pracownik Oddziału Finansowego komórka Płac w jednym egzemplarzu, na podstawie odpowiednio sporządzonych (przez odpowiedzialnych za to pracowników jednostki) i sprawdzonych dowodów źródłowych. Listy płac powinny zawierać, co najmniej następujące dane: 1) okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie; 2) nazwisko i imię pracownika; 3) sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki; 4) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły; 5) sumę zasiłków z podziałem na poszczególne rodzaje; 6) łączną sumę wynagrodzenia netto do wypłaty; 7) pokwitowanie odbioru wynagrodzenia (podpis i datę). Pokwitowanie nie jest konieczne, gdy wynagrodzenie przekazywane jest na konto bankowe pracownika. Pracownicy, którzy wynagrodzenie otrzymują przelewem, są obowiązani do odbioru z kasy utajnionej koperty, która jest dołączana do list wynagrodzeń, spełniając jednocześnie funkcję Informacji ZUS RMUA. Nieodebrane koperty po dokonaniu wypłat są zwracane wraz z listami płac do Oddziału Finansowego i przechowywane z dokumentacją płacową. 4. Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac są: 1) akt powołania; 2) umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę; 3) rozwiązanie umowy o pracę; 4) wnioski premiowe, pisma określające wysokość dodatków specjalnych, pisma określające wysokość nagród; 5) zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych lub, potwierdzone przez kierownika komórki organizacyjnej, zestawienia przepracowanych godzin nadliczbowych; 6) rachunek za wykonaną pracę; 7) inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia (np. zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy itp.). 15

18 5. Dokumenty, stanowiące podstawę do sporządzenia list płac, odpowiedzialni pracownicy przekazują do Oddziału Finansowego w terminach wskazanych w załączniku Nr W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: 1) należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, egzekucji administracyjnej oraz na podstawie innych tytułów mających klauzule wykonalności; 2) innych potrąceń, na które została wyrażona pisemna zgoda pracownika. 7. Lista płac powinna być podpisana przez: 1) osobę sporządzającą; 2) osobę sprawdzającą pod względem merytorycznym pracownika Oddziału Kadr; 3) osobę sprawdzającą pod względem formalnym i rachunkowym pracownik Oddziału Finansowego; 4) Głównego Księgowego lub jego zastępcę; 5) Dyrektora Sądu, jego zastępcę lub osobę upoważnioną. 8. Jeżeli sporządzane jest więcej list płac do wypłaty w jednym terminie, sporządzane jest zestawienie list płac, które podlega jako dowód będący podstawą wypłaty, sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym na ogólnych zasadach i podpisaniu przez osoby wskazane w ust Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w ust. 7, pracownik Oddziału Finansowego sporządza zestawienie wynagrodzeń netto i dokonuje przelewu na konta bankowe dla pracowników mających założone rachunki oszczędnościoworozliczeniowe; dla pozostałych, wypłaty dokonuje upoważniony pracownik. Potwierdzone przez bank polecenie dokonania przelewu, zgodnie z kwotą wynikającą z zestawienia stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty wynagrodzeń. 10. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w ustawach i rozporządzeniach dotyczących tej tematyki. 11. Należności z tytułu np: wykładów, udziału w komisjach, przeniesienia służbowego, rozłąki z rodziną, zaliczek do rozliczenia, zwrotu kosztów za okulary i inne, wypłacane są na podstawie pisemnego wniosku komórki merytorycznej albo zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego. Wniosek sprawdza upoważniony pracownik Oddziału Finansowego pod względem formalnym i rachunkowym oraz przygotowuje realizację i przedstawia do zatwierdzenia Głównemu Księgowemu i Dyrektorowi Sądu lub osobie upoważnionej. Zatwierdzony wniosek stanowi podstawę do wypłaty. Rozdział IX Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego Ewidencja składników majątku trwałego prowadzona jest w Sądzie oddzielnie dla: 1) środków trwałych z podziałem na: - podstawowe środki trwałe - o wartości powyżej tys. zł, - pozostałe środki trwałe (wyposażenie) - o wartości do tys. zł, - przedmioty niskocenne podlegające ewidencji ilościowej; 2) wartości niematerialnych i prawnych z podziałem na: - podstawowe wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej tys. zł, - pozostałe wartości niematerialne i prawne o wartości do tys. zł, - wartości niematerialne i prawne o niskiej wartości podlegające ewidencji ilościowej; 3) zbiorów bibliotecznych z podziałem na: 16

19 - księgozbiór biblioteki Sądu Okręgowego w Warszawie, - księgozbiór B - książki dla wydziałów i do użytku służbowego. 2. Sposób kwalifikowania poszczególnych składników majątku, szczegółowo został omówiony w Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym jednostki, gospodarki magazynowej i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Sądzie Okręgowym w Warszawie, stanowiącej załącznik Nr 4 do zarządzenia Dyrektora Sądu Okręgowego w Warszawie Nr 128/07 z dnia r. w sprawie wprowadzenia przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Sądzie Okręgowym w Warszawie. 3. Składniki majątku trwałego spełniające wszystkie kryteria zaliczenia do środków trwałych, przyjmuje się do ewidencji księgowej środków trwałych, rozróżniając ich grupy i rodzaje zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych 3. Składniki majątkowe niekompletne, z brakami, nadające się do używania dopiero po dokonaniu ich naprawy, remontu bądź uzupełnienia nie są zaliczane do środków trwałych. 4. Ewidencja środków trwałych i pozostałych środków o charakterze wyposażenia, a także ewidencja przedmiotów niskocennych, prowadzona jest systemem komputerowym w Oddziale Gospodarczym (Sekcja Inwentarza) na podstawie otrzymanych dokumentów dotyczących ruchu majątku tj. zakupu, sprzedaży, likwidacji, przyjęcia środka trwałego z inwestycji, nieodpłatnego przyjęcia lub przekazania środka trwałego itd. 5. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest przez Oddział Informatyczny. 6. Dla zbiorów bibliotecznych prowadzona jest ewidencja ilościowo wartościowa w książce inwentarzowej, przez pracownika Biblioteki Sądu Okręgowego W Sądzie stosowane są następujące dowody księgowe dokumentujące ruch środków trwałych: 1) przyjęcie środka trwałego w używanie z inwestycji lub na skutek zakupu gotowego składnika majątkowego (symbol OT); 2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego (symbol MT); 3) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego (symbol PT); 4) aktualizacja wyceny środka trwałego (symbol AT); 5) przekwalifikowanie pozostałego środka trwałego na środek trwały (symbol PK); 6) likwidacja środka trwałego (symbol LT); 7) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu (symbol OT); 8) obcy środek trwały w użytkowaniu (symbol PT); 9) oddanie w administrowanie środka trwałego (symbol PT); 10) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego (symbol PK); 11) protokół szkodowy środka trwałego oryginał; 12) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego oryginał. 2. Kierownik Oddziału Gospodarczego jest zobowiązany do wyznaczenia pracownika odpowiedzialnego za sporządzanie dokumentów księgowych związanych z ruchem środków trwałych (Sekcja Inwentarza). 3. Zmiany stanu środków trwałych następują głównie w związku z: 1) przyjęciem do użytkowania nowych obiektów w wyniku zakupów lub robót inwestycyjnych, 3 Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2004 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych ( KŚT) / Dz. U. Nr 260, poz z późn. zm. 17

20 2) postawienia w stan likwidacji w związku z ich zużyciem, sprzedażą, zaginięciem lub zniszczeniem, 3) nieodpłatnym przekazaniem i nieodpłatnym otrzymaniem. 4. Wszystkie dowody w zakresie ruchu środków trwałych sporządza się na ogólnie stosowanych drukach z tym, że mogą być one sporządzane ręcznie, maszynowo lub stanowić wydruki z zatwierdzonego do stosowania w Sądzie systemu informatycznego do ewidencji środków trwałych. 5. Prawidłowo sporządzone dokumenty podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym przez Kierownika Oddziału Gospodarczego lub osobę pisemnie upoważnioną. 6. Dla dowodów wymienionych w ust.1 obowiązuje numeracja ciągła w ciągu roku dla danego rodzaju dokumentów. (np. : OT 1/07, OT 2/07; PT 1/07; PT 2/07 itd.). Niedopuszczalne jest nadawanie dwóch takich samych numerów dla danego rodzaju dowodów. Komplet dokumentów anulowanych pozostaje w zbiorze dokumentów. 7. Poszczególne dowody dokumentujące ruch składników majątku mające być podstawą do zaksięgowania sporządza się z zachowaniem następującej zasady: 1) dowody dokumentujące ruch majątku w Sądzie dwa egzemplarze z przeznaczeniem: oryginał - dla Oddziału Finansowego, kopia - dla Oddziału Gospodarczego; 2) Dowody dokumentujące ruch składników pomiędzy Sądem a innymi jednostkami cztery egzemplarze z przeznaczeniem po dwa egzemplarze dla każdej ze stron Na potwierdzenie przyjęcia do używania środka trwałego, pracownik Oddziału Gospodarczego, prowadzący ewidencję majątku trwałego, wystawia dokument OTprzyjęcie środka trwałego w dwóch egzemplarzach, przy czym: 1) oryginał - przekazywany jest do Oddziału Finansowego; 2) kopia - pozostaje w aktach Oddziału Gospodarczego. 2. W przypadku ulepszenia posiadanego obiektu, w wyniku remontu lub zakupu dodatkowego wyposażenia, jeśli wartość tego doposażenia przekracza kwotę zł również wystawia się dowód OT. 3. Dokument OT dla środków trwałych o wartości powyżej zł wystawia się: 1) przy przyjęciu środka trwałego w wyniku zakończenia zadania inwestycyjnego na roboty budowlane. Dowód OT wystawiany jest na wniosek Kierownika Oddziału Inwestycji i Remontów. Podstawą wystawienia dowodu OT jest protokół odebrania zadania inwestycyjnego wraz z rozliczeniem poniesionych wydatków inwestycyjnych. Jeżeli dane zadanie inwestycyjne realizowane jest w zakresie informatyki, odpowiedzialność za zgłoszenie rozliczenia do Oddziału Inwestycji i Remontów spoczywa na Kierowniku Oddziału Informatycznego. Dalsza procedura wystawiania dokumentu OT jest taka sama jak przy pozostałych zadaniach inwestycyjnych; 2) przy przyjęciu środka trwałego pochodzącego z zakupu sfinansowanego ze środków inwestycyjnych podstawą wystawienia dowodu OT jest faktura zakupu. Na odwrocie faktury, pracownik ewidencjonujący przychód środka trwałego, wpisuje numer inwentarzowy środka trwałego oraz numer dowodu OT. Obowiązek dostarczenia faktury do Oddziału Gospodarczego celem zaewidencjonowania i wystawienia dowodu OT spoczywa na upoważnionym pracowniku Oddziału Inwestycji i Remontów, z wyjątkiem zakupów informatycznych. Faktury dokumentujące zakupy realizowane przez Oddział Informatyczny, po opisaniu są 18