SILESIA BEAUTY TARGI URODY I KONGRES BRANŻY KOSMETOLOGICZNEJ REGULAMIN

Transkrypt

1 SILESIA BEAUTY TARGI URODY I KONGRES BRANŻY KOSMETOLOGICZNEJ REGULAMIN z dnia 18 stycznia 2016 Miejsce t[rgów Silesi[ Be[uty: Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach ul. Olimpijska Termin i godziny otwarcia T[rgów Silesia Beauty dl[ odwiedz[j\cych: Sobota 22 października 2016, godz Niedziela 23 października 2016, godz I. Post[nowieni[ ogólne 1 1. Postanowienia niniejszego Regulaminu obowiązują każdy podmiot (zwany dalej Wystawcą ) biorący udział w targach Silesia Beauty (zwanych dalej Targami ), organizowanych przez firmę Invest Expo Sp. Z O.O. wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla miasta Gliwice, X Wydział Gospodarczy pod numerem KRS , NIP , REGON , kapitał zakładowy: PLN (zwaną dalej Organizatorem ). 2. Wszelkie uzgodnienia, zgody i zezwolenia udzielane przez Organizatora wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. 3. Wszyscy uczestnicy Targów zobowiązani przedstrzegania niniejszego Regulaminu oraz przepisów porządkowych, regulaminu i instrukcji obiektu MCK w Katowicach, wydanego przez Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Katowicach. 4. Niniejszy Regulamin dostępny jest w Biurze Organizatora oraz na stronie internetowej 5. Niniejszy Regulamin, Cennik oraz Formularz Zgłoszeniowy Online nie stanowią oferty w rozumieniu art.66 i następnych Kodeksu Cywilnego. II. Zawarcie umowy uczestnictwa w Targach 2 1. Zgłoszenie Wystawcy na Targi następuje poprzez wysłanie Formularza Zgłoszeniowego Online dostępnego na stronie Prawidłowo wypełniony Formularz zawiera: dane do faktury, kategorie działalności, typ i wielkość zamawianej powierzchni wystawienniczej, wyposażenie i usługi dodatkowe. Podanie niekompletnych informacji skutkuje nieważnością zgłoszenia Wystawcy. 2. Osoby dokonujące zgłoszenia jednocześnie oświadczają i gwarantują, że są należycie umocowane do zawarcia umowy w imieniu Wystawcy. 3. Wysłanie Zgłoszenia oznacza zapoznanie się i akceptację niniejszego Regulaminu oraz Cennika, które tym samym stanowią integralną część umowy o uczestnictwo w Targach. 4. Zawarcie umowy między Organizatorem, a Wystawcą następuje w chwili mailowego potwierdzenia przez Organizatora udziału w imprezie, pod warunkiem dokonania wpłaty zadatku w terminie i wysokości określonej w Cenniku. 5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania przyczyny. W takim 1

2 przypadku nie dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy Stronami. 6. Wystawca zawierając umowę oświadcza, że posiada pełną zdolność do czynności prawnych. III. Przedmiot Umowy 3 1. Przedmiotem Umowy jest najem powierzchni wystawienniczej podczas Targów Silesia Beauty o metrażu i rodzaju określonym zgodnie z Formularzem Zgłoszeniowym Online. 2. Najem powierzchni następuje za uiszczeniem opłat zgodnie z Cennikiem. 3. Prezentowana działalność Wystawcy winna być spójna z tematyką Targów Organizator (w miarę możliwości) wynajmuje powierzchnię wystawienniczą uwzględniając preferencje Wystawcy i warunki organizacyjno-techniczne. 2. Organizator ma prawo do zmiany lokalizacji stoiska i/lub numeracji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w Targach i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń pod względem Organizatora. 3. Wystawca bez zgody Organizatora nie może dokonywać żadnych zmian w zakresie lokalizacji stoiska, ani też dokonywać zamiany stoisk. 4. Organizator dysponuje powierzchnią wystawienniczą o powierzchni ~3000 m2, natomiast minimalną powierzchnię wystawienniczą określa na 4 m2. Ilość Wystawców jest ograniczona, o przydziale wynajmowanej powierzchni decyduje kolejność zgłoszeń. 5. Na wyraźne życzenie Organizatora, Wystawca umożliwia przeprowadzenie przez własne stoisko wszelkich instalacji technicznych. 6. Organizator zastrzega sobie prawo do ewentualnego zagospodarowania ścian zewnętrznych stoiska Wystawcy, dotyczy to powierzchni zabudowanej przez Organizatora Organizator przekaże Wystawcy powierzchnię wystawienniczą, określoną w Formularzu Zgłoszeniowym Online pod warunkiem uregulowania do dnia 30 września 2016 r. na rzecz Organizatora całości kosztów zgodnie z Cennikiem. W przypadku nieuregulowania całkowitej należności, Organizator zastrzega sobie prawo do nieudostępnienia powierzchni wystawienniczej. IV. W[runki pł[tności 6 1. Wszelkie informacje dotyczące cen wynajmu powierzchni wystawienniczej, usług dodatkowych, sposobów i terminów płatności określone są w dokumencie Cennik. 2. Ostateczny termin zgłaszania zmian w wyposażeniu dodatkowym upływa 30 września 2016 r. Wszelkie zmiany dokonywane po tym terminie będą realizowane wg kolejności ich zgłaszania i możliwości Organizatora. 3. Faktura zostanie wystawiona przez Organizatora zgodnie z przepisami ustawy o podatku od torwarów i usług oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeń. V. Promocj[ Wyst[wców 7 1. Zawarcie Umowy oznacza wyrażenie zgody na udostępnienie Organizatorowi materiałów informacyjnych na temat Wystawcy celem publikacji ich na stronie internetowej Targów w mediach społecznościowych, a także na innych drukowanych materiałach promujących Wydarzenie Silesia Beauty. 2. Wystawca zobowiązuje się przekazać Organizatorowi materiały informacyjne dotyczące wpisu do drukowanego Katalogu Targowego Inspiracje Silesia Beauty za pomocą Formularza Zgłoszeniowego Online. 2

3 3. W przypadku zakupu którejkolwiek z usług promocji Wystawcy wyszczególnionych w Cenniku, Wystawca zobowiązuje się do przekazania wybranych materiałów w terminie 14 dni od daty zakupu Wystawca oświadcza, że wszelkie przekazywane Organizatorowi materiały informacyjne nie będą naruszały jakichkolwiek praw podmiotów trzecich, praw autorskich, licencji i są zgodne z przepisami prawa polskiego. 2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść jakichkolwiek dostarczonych do niego materiałów informacyjnych, które Organizator opublikuje w związku z organizacją Targów. 3. Organizator może odmówić publikacji przekazanych mu materiałów infomacyjnych przez wystawcę jeżeli uzna, że materiały te naruszają słuszny interes organizatora, lub innych uczesników Targów, prawa osób trzecich, powszechnie obowiązujące normy prawne lub dobre obyczaje. 4. Organizator zastrzega sobie możliwość skrócenia lub korekty materiałów informacyjnych przesłanych do publikacji. 5. Wystawca wyraża zgodę na nieodpłatne wykorzystywanie przez Organizatora wszelkich przesłanych materiałów informacyjnych w celu organizacji i promocji Targów. 6. Organizator oświadcza, iż dołoży wszelkich starań by przekazane mu materiały informacyjne przez Wystawcę zostały wykorzystane w sposób profesjonalny i z najwyższą dbałością o wizerunek Wystawcy. 7. Jeżeli prezentacja na stoisku prowadzona jest z wykorzystaniem jakichkolwiek utworów, Wystawca zobowiązany jest do uregulowania we własnym zakresie kwestii praw autorskich i pokrewnych do tych utworów. 8. W przypadku wystąpienia przez podmioty trzecie z jakimikolwiek roszczeniami względem Organizatora lub nałożenia na Organizatora lub podmioty związane z Organizatorem jakichkolwiek sankcji w związku z nieprawdziwością oświadczeń i zapewnień, o których mowa w ust. 1, choćby sankcje wynikały z nieprawomocnych orzeczeń lub decyzji, Wystawca będzie według wyboru Organizatora zobowiązany do zapłaty Organizatorowi określonej sumy pieniężnej na pokrycie roszczeń, sankcji i związanych z nimi kosztów lub innych uszczerbków poniesionych przez Organizatora, bądź do podjęcia innych działań mających na celu usunięcie skutków negatywnych dla Organizatora, w tym bezpośrednio na rzecz podmiotów występujących z roszczeniami lub żądających nałożenia sankcji Wystawca udziela licencji na nieodpłatne korzystanie z materiałów informacyjnych Wystawcy, które są przedmiotem majątkowych praw autorskich lub stanowią wykorzystanie znaków towarowych. 2. Zgodna na wykorzystanie powyższych materiałów udzielona jest na czas nieoznaczony, jednakże nie krótszy niż na czas trwania Targów w którym to czasie wszelkie zgody oraz licencje nie mogą zostać wycofane. 3

4 VI. Organizacja pracy na stoisku Harmonogram prac montażowych/demontażowych Rodzaj prac Data i godz. rozpoczęcia Data i godz. zakończenia Uwagi Odbiór powierzchni za protokołem Pt r. godz Sb r. godz Montaż A Czw/Pt r. godz Montaż B Czw/Pt r. godz Sb r. godz Uzupełnianie ekspozycji Sb r. godz A prace brudne powodujące zapylenie B prace czyste niepowodujące zapylenia Demontaż Nd r. godz Pon r. godz Zdanie powierzchni za protokołem Pon r. godz Termin ostateczny 2. Osoby / Firmy zatrudnione przez Wystawcę do montażu/demontażu stoiska zobowiązane są do noszenia w widocznym miejscu identyfikatorów Wykonawca Montażu/Demontażu, które należy pobrać nieodpłatnie od Organizatora, przy wejściu na teren hali. 3. Identyfikatory Wykonawca Montażu/Demontażu, upoważniają do przebywania na terenie hali MCK w Katowicach, tylko i wyłącznie w czasie montażu i demontażu stoiska. Ekipa montażowa ma obowiązek zwrotu identyfikatorów po zakończeniu montażu i demontażu stoiska, przy wyjściu z terenu hali. 4. Wystawca może rozpocząć prace montażowe na stoisku od dnia r. godz (z czwartku na piątek zaraz po północy), i zakończyć najpóźniej do godziny 8.00 w sobotę tj r. Po upływie tego terminu Wystawca będzie mógł wykonywać prace związane jedynie z uzupełnieniem ekspozycji. 5. Przekazanie powierzchni wystawienniczej następuje za podpisaniem protokołu przekazania powierzchni, przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wystawcy, zgodnie z jawnym rejestrem, bądź na podstawie pisemnego pełnomocnictwa. 6. W przypadku niestawienia się Wystawcy do godz w dniu r. i braku kontaktu z jego strony Organizator ma prawo zadysponować powierzchnią w dowolny sposób. 7. Wystawca otrzymuje idetyfikatory Wystawca w ilości wg zapotrzebowania zgłoszonego w Formularzu Zgłoszeniowym Online, w Biurze Obsługi Targów Wystawca zobowiązuję się do organizacji stoiska targowego zgodnie z tematyką Targów. 2. Podczas montażu i demontażu zabronione jest naruszanie konstrukcji lub powłok ścian, podłóg i innych elementów obiektu MCK w Katowicach oraz wyposażenia Organizatora. 3. Zakazane jest również wykonywanie prac uznawanych za roboty budowlane, w rozumieniu ustawy 4

5 z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane. 4. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania odpowiednich norm prawnych, technicznych, budowlano-montażowych, BHP, sanitarnych i przeciwpożarowych itp. 5. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia po montażu i demontażu ze stoiska wszelkich pozostałości. 6. Wystawca zobowiązany jest przez cały okres dysponowania powierzchnią wystawienniczą do dbania o porządek na stoisku i wzdłuż ciągów komunikacyjnych w obrębie stoiska. 7. Zabronione jest zastawianie ciągów komunikacyjnych, dróg ewakuacyjnych oraz dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych. 8. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania regulacji porządkowych, wydawanych przez Organizatora w trakcie trwania imprezy, a także podczas montażu i demontażu. 9. Wystawca zobowiązany jest do udostępnienia stoiska dla zwiedzających w dniach i godzinach otwarcia Targów, zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom Targów przez cały czas trwania imprezy, w obrębie swojego stoiska, a także na przylegających ciągach komunikacyjnych. 10. Wymiana lub uzupełnianie ekspozycji zakłócające pracę oraz sprzątanie stoiska w sposób uciążliwy mogą się odbywać wyłącznie poza godzinami otwarcia Targów dla zwiedzających. 11. Organizator może nakazać Wystawcy natychmiastowe usunięcie ze stoiska elementów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia, albo w inny sposób zakłócających przebieg Targów. 12. Wszelkie działania promocyjne Wystawcy mogą odbywać się wyłącznie w obrębie stoiska i nie mogą zakłócać przebiegu Targów oraz pracy innych wystawców, a także blokować ciągów komunikacyjnych. Zabrania się bez uzgodnienia z Organizatorem zawieszania i przyklejania do elementów konstrukcyjnych Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach (takich jak: stropy, ściany, okna, poręcze, balustrady itd.) jakichkolwiek elementów stoisk, transparentów, flag, reklam i dekoracji. 13. Zamknięcie stoiska przez Wystawcę w godzinach otwarcia Targów dla odwiedzających wymaga zgody Organizatora. Samowolne opuszczenie stoiska skutkuje nałożeniem na Wystawcę kary umownej w wysokości zł netto. 14. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Wystawcy pozostawione na stoisku Po zakończeniu Targów, w czasie wyznaczonym przez Organizatora na demontaż stoisk, Wystawca zobowiązany jest przywrócić udostępnioną mu powierzchnię wystawienniczą, do stanu, w jakim została przekazana Wystawcy (z uwzględnieniem normalnego zużycia.) 2. W przypadku niezastosowania się do harmonogramu prac montażowych/demontażowych opisanych powyżej Organizator nałoży każdorazowo na Wystawcę karą umowną w wysokości 5000 zł netto. 3. W przypadku powstania szkód związanych z użytkowaniem powierzchni wystawienniczej lub w mieniu Organizatora, Organizator obciąży Wystawcę poniesionymi kosztami związanymi z dokonaniem niezbędnej naprawy. 4. Wystawca wynajmujący powierzchnię wystawienniczą zabudowaną zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska i ścianek (tj. plakaty, naklejki firmowe, zdjęcia, banery) i pozostawi zabudowę w stanie, w jakim ją otrzymał do użytku. Wystawca, który nie spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości 1000 zł netto za stoisko. 5. Zdanie powierzchni wystawienniczej następuje za podpisaniem protokołu zdania powierzchni, przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wystawcy, zgodnie z jawnym rejestrem, bądź na podstawie pisemnego pełnomocnictwa. VII. Odpowiedzi[lność Stron Wystawca i osoby reprezentujące jego prawa zobowiązani są do noszenia w widocznym miejscu identyfikatorów wydanych przez Organizatora oraz do poddawania się procedurom kontrolnym, prowadzonym na zlecenie Organizatora przez licencjonowaną agencję ochrony osób i mienia, czuwającą nad bezpieczeństwem Targów. 5

6 2. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osoby działające w jego imieniu, albo reprezentujące jego prawa. 3. Wyłącznie Wystawca jest odpowiedzialny za eksponaty, szkody wyrządzone przez eksponaty oraz odpowiednie zabezpieczenie eksponatów przez cały czas ich przechowywania oraz użytkowania na terenie Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach. 4. O zaistnieniu każdego zdarzenia wywołującego szkodę lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Organizatora. 5. Organizator ponosi odpowiedzialność tylko za szkody wyrządzone Wystawcy lub innemu uczestnikowi Targów z umyślnej winy Organizatora. 6. Organizator zaleca Wystawcy zawarcie stosownych umów ubezpieczeń majątkowych w zakresie ryzyk związanych z Targami oraz ubezpieczenie się od odpowiedzialności cywilnej za ewentualne szkody wyrządzone w związku z udziałem w Targach. Ubezpieczenie powinno obejmować cały okres trwania Targów, w tym czas montażu i demontażu. 7. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody i ubytki w mieniu Wystawców, spowodowane przez osoby trzecie, z winy poszkodowanego, spowodowane siłą wyższą, lub niezależną od Organizatora przerwą w dostawie wody, prądu, gazu. 8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pojazdy pozostawione na terenie parkingów MCK w Katowicach w trakcie trwania Targów. 9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść dostarczonych do niego materiałów reklamowych, promocyjnych lub informacyjnych, które Organizator lub Wystawca opublikował lub umieścił na terenie hali w związku z organizacją lub promocją Targów. VIII Warunki reklamy Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje produkty (towary i/lub usługi) wyłącznie na przydzielonej powierzchni wystawienniczej pod warunkiem, że jego eksponaty nie zasłonią sąsiednich ekspozycji oraz nie zakłócą normalnego toku pracy innych Wystawców. Wystawca nie ma prawa do używania urządzeń nagłaśniających, dodatkowego oświetlenia (itp.), które mogą zakłócić normalny tok pracy innych Wystawców. 2. Umieszczanie reklam Wystawcy poza obrębem wykupionego stoiska jest możliwe tylko po uzgodnieniu z Organizatorem i otrzymaniu od niego pisemnej zgody. IX. Dane osobowe Organizator oświadcza, że wszelkie dane osobowe, które otrzyma od Wystawców w związku z realizacją Targów, będą przetwarzane zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych. X. Post[nowieni[ końcowe Przy wykonywaniu Umowy Organizator może posługiwać się podmiotami trzecimi zapewniającymi jej należyte wykonanie Organizator zastrzega sobie prawo do wyproszenia z Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach osoby naruszające postanowienia Regulaminu lub dobre obyczaje W przypadku, gdy z wyłącznej winy Organizatora uczestnictwo Wystawcy w Targach okaże się 6

7 niemożliwe, Organizator zwróci Wystawcy całość wpłaconych należności w terminie 30 dni kalendarzowych, od daty podania tej informacji do wiadomości Wystawcy. 2. W przypadku, gdy Targi nie odbędą się z przyczyn losowych, niezależnych od Organizatora, nie jest on zobowiązany do zwrotu należności wpłaconych przez Wystawców Wszelkie reklamacje powinny być zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej, przed rozpoczęciem demontażu stoisk. Reklamacje zgłoszone po tym terminie uznaje się za niezasadne Wystawca wyraźnie potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień, ani gwarancji dotyczących wyników ekonomicznych, jakie Wystawca osiągnie na skutek udziału w Targach i nie będzie miał z tego tytułu do Organizatora jakichkolwiek roszczeń Zmiana Umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności Umowa o uczestnictwo w Targach podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. 2. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy rozstrzygać będzie Sąd Powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora. Zatwierdzono w dniu 18 stycznia 2016 Prezes Zarządu Łukasz Gacek Invest Expo Sp. z o.o. 7