Regulamin gromadzenia i przetwarzania danych osobowych System Informacji Oświatowej w Szkole Podstawowej nr 8 im. Jana Brzechwy w Bełchatowie

Transkrypt

1 Regulamin gromadzenia i przetwarzania danych osobowych System Informacji Oświatowej w Szkole Podstawowej nr 8 im. Jana Brzechwy w Bełchatowie Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych ( Dz.U. Nr 100 poz. 1024), Ustawa z dnia r. o ochronie danych osobowych, tekst jednolity Dz.U. z 2002r. nr 101 poz.926 z późniejszymi zmianami, Ustawa z dnia r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. Nr 49, poz. 463) Rozdział I Postanowienia ogólne 1. Niniejszy regulamin określa wewnętrzną organizację gromadzenia i przetwarzania danych o szkole, danych osobowych pracowników i byłych pracowników Szkoły Podstawowej nr 8 im. Jana Brzechwy w Bełchatowie, danych o uczniach, ich rodzicach i wychowankach, w zakresie Systemu Informacji Oświatowej służącego do gromadzenia i przetwarzania danych niezbędnym do realizacji zadań szkoły, a także organizację gromadzenia i przetwarzania danych osobowych uczniów w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji zadań szkoły z wykorzystaniem aplikacji: Arkusz Organizacyjny Optivum Hermes Świadectwa szkolne Optivum Płace Optivum PABS projekt budżetu PEFRON 2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o: a) systemie informatycznym (SIO) należy przez to rozumieć system przetwarzania danych osobowych, który gromadzi i przetwarza dane osobowe pracowników b) danych należy przez to rozumieć zasoby informatyczne przetwarzane przez komputer i podlegające ochronie zgodnie z Ustawą z dnia r. o ochronie danych osobowych c) szkole należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową nr 8 im. Jana Brzechwy w Bełchatowie d) dyrektor - należy przez to rozumieć dyrektora Szkoły Podstawowej nr 8 e) kadry i sekretariat należy przez to rozumieć specjalistę ds. kadrowoekonomicznych i sekretarza w Szkole Podstawowej nr 8 f) płace - należy przez to rozumieć specjalistę ds. ekonomicznych w Szkole Podstawowej nr 8 g) księgowa - należy przez to rozumieć główną księgową w Szkole Podstawowej nr 8 h) wicedyrektorzy w należy przez to rozumieć wicedyrektorów w Szkole Podstawowej nr 8

2 Rozdział II Uprawnienia i odpowiedzialność za gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych 1. Gromadzeniu i przetwarzaniu podlegają: a) Dane osobowe pracowników szkoły w zakresie niezbędnym do tworzenia SIO zgodnie z Ustawą z dnia r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U.Nr 49, poz.463 z dnia r.), b) Dane osobowe pracowników szkoły w zakresie niezbędnym do realizacji zadań szkoły gromadzone w teczkach osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i aplikacji Arkusz Organizacyjny Optivum, Płace Optivum, PABS c) Dane osobowe uczniów i ich rodziców w zakresie niezbędnym do realizowania zadań szkoły, a w szczególności: Miejsce i data urodzenia dziecka Imiona i nazwiska rodziców lub prawnych opiekunów Stały i tymczasowy adres zamieszkania rodziców lub prawnych opiekunów Telefon rodziców i prawnych opiekunów Numery PESEL dziecka, jego rodziców i prawnych opiekunów gromadzone w księdze ewidencji uczniów, arkuszach ocen uczniów, aplikacji Hermes. d) Opinie i orzeczenia dzieci z Publicznej lub niepublicznej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej, a dotyczące sposobu kształcenia, a także na wniosek rodzica orzeczenia lekarskie dotyczące stanu zdrowia dziecka gromadzone w dokumentacji pedagoga szkolnego i kancelarii szkoły. e) Wyniki oceniania wewnątrzszkolnego i wyniki egzaminów zewnętrznych gromadzone w dziennikach lekcyjnych, arkuszach ocen. f) Dane o szkole, a w szczególności powierzchni gruntów i pomieszczeń, wyposażeniu, kosztach, wydatkach majątkowych, wydatkach na wynagrodzenia, remonty, zobowiązaniach, 2. Dyrektor szkoły pisemnie upoważnia pracowników do dostępu do danych osobowych (załącznik nr 2) zgodnie z zakresem ich obowiązków i odpowiedzialności: a) Do dostępu do danych osobowych pracowników szkoły w zakresie niezbędnym do tworzenia SIO zgodnie z Ustawą z dnia r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U.Nr 49, poz.463) sekretarza szkoły, specjalistę ds. kadr, specjalistę ds. ekonomicznych. b) Do dostępu do danych osobowych pracowników szkoły w zakresie niezbędnym do realizacji zadań szkoły, gromadzonych w teczkach osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami - specjalistę d/s kadr oraz dyrektora szkoły w zakresie niezbędnym do podejmowania decyzji kadrowych. c) Do dostępu do danych osobowych uczniów i ich rodziców w zakresie niezbędnym do realizowania zadań szkoły, a w szczególności: Miejsce i data urodzenia dziecka Imiona i nazwiska rodziców lub prawnych opiekunów Stały i tymczasowy adres zamieszkania rodziców lub prawnych opiekunów Telefon rodziców i prawnych opiekunów Numery PESEL dziecka, jego rodziców i prawnych opiekunów 2

3 gromadzonych w aplikacji Hermes sekretarza szkoły, dyrektor szkoły. 3. Upoważnieni pracownicy szkoły składają pisemne oświadczenie o znajomości przepisów Ustawy z dnia r. o ochronie danych osobowych (załącznik nr1). 4. Bez pisemnego upoważnienia dyrektora, upoważnieni do dostępu do danych osobowych uczniów i ich rodziców, w zakresie niezbędnym do realizowania zadań szkoły są: a) Do dostępu do danych osobowych uczniów i ich rodziców w zakresie niezbędnym do realizowania zadań szkoły, a w szczególności: Miejsce i data urodzenia dziecka Imiona i nazwiska rodziców lub prawnych opiekunów Stały i tymczasowy adres zamieszkania rodziców lub prawnych opiekunów Telefon rodziców i prawnych opiekunów Numery PESEL dziecka, jego rodziców i prawnych opiekunów gromadzonych w arkuszach ocen uczniów nauczyciele wychowawcy i nauczyciele realizujący proces dydaktyczno-opiekuńczo wychowawczy zatrudnieni w szkole; b) Do dostępu do opinii i orzeczeń dziecka z Publicznej lub niepublicznej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej, a dotyczących sposobu kształcenia, a także na wniosek rodzica orzeczeń lekarskich dotyczących stanu zdrowia dziecka gromadzonych w dokumentacji pedagoga szkolnego pedagog szkolny i nauczyciele realizujący proces dydaktyczno-opiekuńczo-wychowawczy; c) Do dostępu do wyników oceniania wewnątrzszkolnego i wyników egzaminów zewnętrznych gromadzonych w dziennikach lekcyjnych, arkuszach ocen i aplikacji Statystyka Szkolna pedagog szkolny i nauczyciele realizujący proces dydaktyczno-opiekuńczo-wychowawczy. 5. Bezwzględnie zabrania się pozyskiwania innych danych osobowych uczniów i ich rodziców, jeżeli potrzeba ich pozyskania nie wynika z procesu dydaktycznoopiekuńczo-wychowawczego szkoły. 6. Specjalista itp. kadr, sekretarz szkoły udostępnia dane specjaliście itp. Płac i głównemu księgowemu w zakresie niezbędnym do realizacji ich zakresu obowiązków. 7. Dane, gromadzone i przetwarzane w formie papierowej, przechowywane są w zamkniętych szafach i odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Za prawidłowe zabezpieczenie danych odpowiadają pracownicy upoważnieni do dostępu zgodnie z Rozdziałem II pkt. 3 i 5 niniejszego Regulaminu. 8. Dane gromadzone i przetwarzane w formie elektronicznej zabezpieczone są i gromadzone zgodnie z Instrukcją Zarządzania Systemem Informatycznym, w którym przechowywane są dane osobowe (materiały niejawne) w Szkole Podstawowej nr 8 im. Jana Brzechwy w Bełchatowie 9. Dostęp osób nieupoważnionych do danych gromadzonych i przetwarzanych zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej możliwy jest jedynie na podstawie pisemnego upoważnienia dyrektora. 10. Dane mogą być przekazane organom kontrolującym lub innym podmiotom na podstawie pisemnego upoważnienia 3

4 przełożonego osoby kontrolującej, Prezydenta Miasta itp., zgodnie z przepisami Ustawy z dnia r. o ochronie danych osobowych, przedstawionego dyrektorowi szkoły wraz z zakresem kontroli. Pracownik upoważniony do udostępnienia danych innym podmiotom, zobowiązany jest do udostępnienia tylko tych danych, które są przedmiotem kontroli. 11. Osoba udostępniająca dane organom kontrolującym lub innym podmiotom na podstawie pisemnego upoważnienia przełożonego osoby kontrolującej, Prezydenta Miasta itp., zgodnie z przepisami Ustawy z dnia r. o ochronie danych osobowych, każdorazowo odnotowuje fakt udostępnienia z adnotacją dotyczącą: a) daty udostępnienia, b) nazwy podmiotu, któremu dane zostały udostępnione, c) znaku sprawy, d) zakresu kontroli, d) stanowiska, imienia i nazwiska osoby udostępniającej dane. 12. Dane uznane za tajne lub poufne przechowywane są w szafie metalowej w gabinecie dyrektora szkoły, po uprzednim opatrzeniu ich klauzulą tajne lub poufne, pieczęcią szkoły, etykietą z nazwą dokumentu, imieniem i nazwiskiem osoby, która odpowiadała za ich przygotowanie i jest upoważniona do dostępu. ROZDZIAŁ III Wykaz budynków i pomieszczeń, w których przetwarzane są i przechowywane dane osobowe 1. Dane, o których mowa w Rozdziale II pkt 1 niniejszego Regulaminu gromadzone są, przetwarzane i przechowywane Szkole Podstawowej nr 8 im. Jana Brzechwy, os. Dolnośląskie 112A w sekretariacie szkoły i w gabinecie głównego księgowego i dziale płac. 2. Dane, o których mowa w Rozdziale II pkt d gromadzone są, przechowywane os. Dolnośląskie 112A w gabinecie pedagoga szkolnego. 3. Dane, o których mowa w Rozdziale II pkt e gromadzone są, przechowywane os. Dolnośląskie 112A w gabinecie wicedyrektorów i sekretariacie szkoły. 4. Dane, o których mowa w Rozdziale II pkt f gromadzone są, przechowywane os. Dolnośląskie 112A w gabinecie głównego księgowego i gabinecie kierownika gospodarczego. 5. Dane uznane za tajne lub poufne przechowywane są w szafie metalowej w sekretariacie szkoły w Szkole Podstawowej nr 8 im. Jana Brzechwy w Bełchatowie, os. Dolnośląskie 112A. 4

5 Rozdział IV Postanowienia końcowe 1. Wprowadza się bezwzględny zakaz udostępniania danych osobom nieupoważnionym. 2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników szkoły do przestrzegania niniejszego Regulaminu. 3. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. 5