1. Wstęp...str Podstawowe pojęcia i definicje str Czynności doradcze.str Zakres audytu wewnętrznego..str. 6

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr Or-IV Prezydenta z dnia KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Spis treści 1. Wstęp...str Podstawowe pojęcia i definicje str Czynności doradcze.str Zakres audytu wewnętrznego..str Cele audytu wewnętrznego..str Organizacja audytu wewnętrznego..str Zasady planowania i sprawozdawczości.str Przygotowanie audytu.str Dokumenty audytu..str Ocena jakości pracy audytora wewnętrznego.str Postanowienia końcowe..str.19

2 1. Wstęp Urzędu stanowi podstawowe źródło informacji dla komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta Jastrzębie Zdrój, obejmujące zagadnienia związane zarówno z organizacją komórki audytu wewnętrznego, jak i prowadzeniem audytu wewnętrznego. Celem Księgi Procedur Audytu Wewnętrznego jest dostarczenie Prezydentowi, kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych oraz audytorowi wewnętrznemu, a także innym zainteresowanym osobom, zasad i wskazówek, mających służyć im w ich bieżącej działalności. Podstawy prawne funkcjonowania audytu wewnętrznego dla Miasta określają: Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157,poz. 1240); Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego ( Dz.U. Nr 21, poz. 108); Inne regulacje: Komunikat nr 8 Ministra Finansów z dnia 20 kwietnia 2010 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 5, poz. 24); Kodeks etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Karta audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych - ogłoszone Komunikatem Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie ogłoszenia Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 9, poz.70); Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Jastrzębie Zdrój Zarządzenie Nr Or-IV Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia 14 lutego 2011r. (z późn. zm.). umożliwia realizowanie zadań audytu wewnętrznego w sposób standardowy. Procedury są sposobem na określenie wymagań wobec audytu wewnętrznego oraz jednostek audytowanych w trakcie przeprowadzania audytu. Ilekroć w niniejszym opracowaniu używa się określenia: 1. Miasto rozumie się przez to Miasto Jastrzębie - Zdrój 2. Urząd - rozumie się przez to Urząd ; 3. Prezydent rozumie się przez to Prezydenta ; 4. audytor wewnętrzny rozumie się przez to audytora wewnętrznego zatrudnionego na stanowisku Audytora Wewnętrznego w Urzędzie ; 5. jednostka audytowana- rozumie się Urząd, jego komórki organizacyjne i inne jednostki organizacyjne objęte audytem wewnętrznym; 6. kierownik jednostki audytowanej rozumie się przez to osobę kierującą jednostką audytowaną, jak również osobę pełniącą jego obowiązki;

3 7. zadanie audytowe rozumie się przez to określony tematycznie zakres działań i czynności prowadzonych przez audytora; 8. obszar audytu rozumie się przez to każdy obszar działania jednostki audytowanej, w obrębie którego audytor wyodrębnił obszary ryzyka do przeprowadzenia zadania audytowego; 9. plan audytu rozumie się przez to roczny plan audytu wewnętrznego; 10. racjonalne zapewnienie jest to satysfakcjonujący poziom zaufania przy danych kosztach, korzyściach i stopniu ryzyka; 11. ustawa o finansach publicznych rozumie się przez to ustawę z dnia ustawę z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157,poz. 1240) 12. Standardy Audytu Wewnętrznego- rozumie się przez to Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego - ogłoszone Komunikatem Nr 8. Ministra Finansów z dnia 20 kwietnia 2010 r. w sprawie Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 5, poz. 24); 13. Kodeks Etyki rozumie się przez to Załącznik Nr 1 do Komunikatu Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie ogłoszenia Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 9 poz. 70); 14. Karta Audytu Wewnętrznego rozumie się przez to Załącznik Nr 2 do Komunikatu Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie ogłoszenia Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 9, poz. 70); 15. Karta Audytu Wewnętrznego w Urzędzie załącznik nr 1 do Zarządzenia nr Or IV Prezydenta Miasta Jastrzębie Zdrój z dnia r.; 16. Rozporządzenie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz.U. Nr 21, poz. 108). 2. Podstawowe pojęcia i definicje Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena kontroli zarządczej dotyczy w szczególności jej adekwatności, skuteczności i efektywności w jednostce, w której prowadzony jest audyt wewnętrzny. Audyt wewnętrzny obejmuje czynności dające racjonalne zapewnianie, że jednostka działa prawidłowo oraz czynności doradcze. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego. Czynności zapewniające polegają na niezależnej i obiektywnej ocenie systemów zarządzania i kontroli funkcjonujących w jednostce. Dostarczają kierownikowi jednostki racjonalne

4 zapewnienie, że systemy te działają prawidłowo. W wyniku tych działań, Prezydent i kierownicy jednostek organizacyjnych Miasta uzyskują obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów pod względem: legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości, jawności. Legalność -badaniu podlega: zgodność funkcjonowania Miasta i jego jednostek organizacyjnych z obowiązującymi przepisami prawa; prawidłowość stanowienia przepisów wewnętrznych; zgodność z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądów, umowami cywilnoprawnymi i innymi normami; zaniechanie działania mimo prawnie określonego obowiązku. Gospodarność badaniu podlega: zapewnienie oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków; uzyskanie właściwej relacji nakładów do efektów; zapobieganie lub ograniczanie wysokości szkód. Celowość badaniu podlega: zgodność działań z celami statutowymi Miasta; optymalizacja zastosowanych metod i środków, ich adekwatność dla osiągnięcia założonych celów; zakres przyjętych przez kierownictwo kryteriów oceny realizacji celów i zadań. Rzetelność badaniu podlega: staranność, sumienność i terminowość wypełniania obowiązków; należyte wypełnianie zadań; zgodne z rzeczywistością dokumentowanie działań i stanów faktycznych. Przejrzystość badaniu podlega: klasyfikowanie dochodów i wydatków publicznych; stosowanie obowiązujących zasad rachunkowości; prowadzenie sprawozdawczości. Jawność badaniu podlega: udostępnianie sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności Miasta ;

5 udostępnianie innych informacji dotyczących funkcjonowania Miasta i podejmowanych decyzji. 3. Czynności doradcze Audytor wewnętrzny wykonuje czynności doradcze jako: część zadań zapewniających lub na wniosek Prezydenta na wniosek kierownika komórki organizacyjnej Urzędu lub jednostki organizacyjnej; z własnej inicjatywy. W wyniku czynności doradczych audytor wewnętrzny może przedstawić opinie lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki. Kierownik jednostki i kierownik komórki organizacyjnej nie są związani tymi zaleceniami i opiniami oraz wnioskami składanymi z własnej inicjatywy audytora wewnętrznego. Audytor wewnętrzny może odmówić wykonywania czynności doradczych jeżeli uzna, że zakres lub cel tych czynności nie jest zgodny z celami audytu wewnętrznego. W szczególności audytor wewnętrzny nie powinien podejmować czynności doradczych, których wykonywanie prowadziłoby do przyjęcia przez niego zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką. O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach, audytor wewnętrzny zawiadamia pisemnie kierownika jednostki wnioskującego o wykonanie czynności doradczych oraz Prezydenta. Prezydent może wydać pisemne polecenie wykonania czynności doradczych. 4. Zakres audytu wewnętrznego Audyt wewnętrzny może objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary działania Miasta. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. Zakres audytu nie może być ograniczany. Prezydent powinien być niezwłocznie powiadomiony o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest badanie i identyfikowanie zakresu obszaru podlegającego audytowi wewnętrznemu oraz podejmowanie działań do poszerzenia tego obszaru w razie potrzeby. Audytor wewnętrzny jest uprawniony do przeprowadzania audytów finansowych, systemowych, działalności, informatycznych, zarządzania, gospodarności, wydajności, efektywności i innych. 5. Organizacja audytu wewnętrznego a) Komórka Audytu Wewnętrznego. W Urzędzie wyodrębniono w strukturze organizacyjnej Urzędu Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego. W Wydziale jest jednoosobowe stanowisko audytora wewnętrznego, które podlega bezpośrednio Prezydentowi. W Wydziale funkcjonuje stanowisko asystent ds. audytu w randze inspektora. b) Podstawowe obowiązki i zadania audytora wewnętrznego. Działalność audytu wewnętrznego obejmuje przede wszystkim: przegląd, ocenę,

6 weryfikację stopnia przestrzegania, stopnia efektywności oraz adekwatności mechanizmów kontroli. Dokonuje oceny sprawności Urzędu i jednostek organizacyjnych w zakresie zapobiegania, wykrywania i korygowania błędów i nieprawidłowości. Powinien również wskazywać na rozwiązania pozytywne przynoszące dobre efekty. Stanowisko Audytora Wewnętrznego nie dysponuje uprawnieniami władczymi wobec innych osób w strukturze organizacyjnej Miasta - nie ustanawia, ani nie wdraża zasad i procedur. Osoba zatrudniona na stanowisku Audytora Wewnętrznego może dokonywać jedynie przeglądu zasad, planów, procedur oraz innych mechanizmów kontroli wewnętrznej w zakresie kompetencji danej jednostki oraz składać sprawozdania z ustaleniami dotyczącymi ich możliwych ulepszeń. Obiektywizm audytora wewnętrznego nie jest naruszony, jeśli rekomenduje on pewne standardy procedur kontrolnych lub zarządczych lub też dokonuje przeglądu tych procedur zanim zostaną one wdrożone. Jednakże należy pamiętać, że decyzję o wdrożeniu danej procedury podejmuje kierownik jednostki albo upoważniony przez niego pracownik i nie jest przy tym związany opinią audytora. Może się zdarzyć, że procedura, która uzyskała pozytywną opinię audytora wewnętrznego okaże się w praktyce nieskuteczna lub nieefektywna. Pozytywna albo negatywna opinia audytora wewnętrznego dotycząca projektowanej procedury nie zwalnia kierownika jednostki lub pracownika na innym szczeblu zarządzania od odpowiedzialności za zarządzanie i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w danym obszarze działalności jednostki. Relacje z kierownikami i personelem innych komórek organizacyjnych Audytor wewnętrzny przeprowadzając analizę ryzyka lub zadanie audytowe może zwrócić się o opinię, wskazówki i pomoc do innych pracowników zatrudnionych w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Miasta. Audyt wewnętrzny w żaden sposób nie zwalnia innych osób zatrudnionych w strukturze organizacyjnej Urzędu i jego jednostek organizacyjnych z obowiązków im przypisanych. Audytor wewnętrzny może pomagać, o ile to potrzebne, pracownikom w zrozumieniu faktu, że sami pracownicy są odpowiedzialni za mechanizmy kontroli i nie powinni polegać jedynie na ustaleniach audytu w kwestii tworzenia mechanizmów kontrolnych. Stosunki z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi Postawa współdziałania i współpracy to najlepsze określenie relacji występujących pomiędzy audytem wewnętrznym, a audytorami i kontrolerami zewnętrznymi. Koordynacja działań powinna polegać zasadniczo na wzajemnym sprawdzaniu i wzajemnej współpracy, celem zapewnienia: uzyskania pokrycia maksymalnego zakresu spraw przez działania audytu, wymiany informacji, unikania dublowania wysiłków i kosztów poświęcanych na rutynowe etapy pracy, w zakresie audytu. Ze względu jednak na występujące różnice celów miedzy wspomnianymi instytucjami nie można dopuścić do tego, aby audyt wewnętrzny wykonywał wyłącznie zadania usługowe wobec audytora czy kontrolera zewnętrznego. Audytor wewnętrzny powinien porozumiewać

7 się z NIK i innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem lub w porozumieniu z Prezydentem. Dokumentacja audytowa, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, powinny być udostępniane audytorom i kontrolerom zewnętrznym za pośrednictwem Prezydenta. Przegląd sprawdzający, reakcja na sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego Podczas prowadzenia audytu należy dążyć do osiągnięcia porozumienia, co do prawdziwości stwierdzonych faktów związanych z ustaleniami audytu, przed rozpowszechnieniem sprawozdania z audytu wewnętrznego. Tam, gdzie jest to właściwe i możliwe, należy ustalić działania korygujące, jakie należałoby podjąć i uwzględnić je w sprawozdaniu. W przypadkach, gdy osiągnięcie w/w porozumienia staje się niemożliwe, ustalenia zadania audytowego, które mają być zamieszczone w sprawozdaniu poddawane są przeglądowi sprawdzającemu z udziałem Prezydenta lub wyznaczonych przez niego osób. Otrzymują oni następnie egzemplarz projektu sprawozdania z przeprowadzenia audytu do sprawdzenia przed jego podpisaniem. Po upewnieniu się przez audytora wewnętrznego, że sprawozdanie uwzględniające wyniki przeglądu sprawdzającego, jest adekwatne do występujących okoliczności, następuje jego podpisanie i ostateczna dystrybucja. 7. Zasady planowania i sprawozdawczości Planowanie prac w zakresie audytu wewnętrznego powinno opierać się o ocenę ryzyka wystąpienia istotnych błędów w obszarach działalności Miasta i jego jednostek organizacyjnych, które mają być poddane audytowi wewnętrznemu. Ryzyko jest to prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku Miasta, co może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań. Istotność pojęcie istotności ma podstawowe znaczenie w analizie ryzyka. Istotność jest miarą: możliwych bezpośrednich i pośrednich konsekwencji finansowych w przypadku zajścia zdarzenia (w tym kosztów działań naprawczych), znaczenia poszczególnych celów realizowanych przez organizację (skutkiem zajścia zdarzenia jest nie zrealizowanie tych celów), strat, które nie mają wymiaru finansowego, np. utrata dobrego imienia (reputacji). Ograniczenie ryzyka w zakresie działalności Miasta jest podstawowym celem audytu wewnętrznego. W procesie ryzyka można wyróżnić dwa podstawowe etapy: 1) identyfikacja obszarów ryzyka, 2) analiza ryzyka wykonywana w celu ustalenia kolejności przeprowadzania zadań audytowych, z uwzględnieniem wagi poszczególnych obszarów ryzyka. Audytor wewnętrzny dokonuje identyfikacji ryzyka według własnej zawodowej oceny obszarów ryzyka czyli procesów, zjawisk lub problemów, które wymagają przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

8 Przy identyfikowaniu i ocenie obszarów ryzyka audytor wewnętrzny powinien wziąć pod uwagę w szczególności: 1. cele i zadania Miasta i jego jednostek organizacyjnych; 2. przepisy prawne dotyczące działania Miasta, w tym jego jednostek organizacyjnych; 3. wyniki wcześniej przeprowadzonego audytów i kontroli; 4. wyniki wcześniej dokonanej oceny adekwatności, efektywności, skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej; 5. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu; 6. wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów jednostki; 7. uwagi pracowników jednostki; 8. liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych; 9. możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy; 10. liczbę i kwalifikacje zatrudnionych pracowników; 11. działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną; Proces analizy obszarów ryzyka powinien być udokumentowany. W celu właściwej identyfikacji obszarów ryzyka, audytor wewnętrzny ma stały dostęp (z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej) do istotnych źródeł informacji o wszystkich sprawach dotyczących jednostki, w tym prawo do: 1. przeglądania i kopiowania bez odrębnego upoważnienia wszelkiej dokumentacji i korespondencji, a także protokółów spotkań i narad; 2. otrzymywania sprawozdań z pracy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta; 3. wglądu do dokumentów z kontroli zewnętrznych i wewnętrznych przeprowadzanych w Urzędzie i w jednostkach organizacyjnych Miasta. Analiza ryzyka Audytor wewnętrzny decyduje o zasadach nadawania znaczenia poszczególnym obszarom ryzyka w postaci ujednoliconych kryteriów oraz nadawania im określonych wag. Wszelkie istotne obszary ryzyka powinny zostać uszeregowane pod względem stopnia ich priorytetu na potrzeby strategicznego (długookresowego) planu audytu oraz rocznego planu audytu. Prezydent może jednak niektóre ryzyka zaakceptować w całości lub do pewnego poziomu, przyjmując, że ich wystąpienie nie zagraża w istotny sposób funkcjonowaniu Miasta i wykonywaniu zadań, a zapobieżenie im pochłonęłoby zbyt wiele środków finansowych lub nakładu pracy. Audytor wewnętrzny może wykorzystywać przy ocenie ryzyka wszelkie znane metody, w szczególności: matematyczna metoda analizy ryzyka;

9 szacunkowa metoda analizy ryzyka metoda delficka (grupa ekspercka); mieszana metoda analizy ryzyka; mapa ryzyka w analizie ryzyka; czynniki ryzyka w analizie ryzyka; kwestionariusz oceny ryzyka. Preferowaną jednak metodą analizy ryzyka do sporządzania rocznego planu audytu wewnętrznego dla Miasta jest Matematyczna metoda analizy ryzyka. Oceny ryzyka wg zalecanej metody powinna być kontynuowana w kolejnych latach, co umożliwi porównanie i jej coroczną aktualizację. Wybór zadania audytowego Rezultatem przeprowadzonej analizy ryzyka jest ranking zadań audytowych uszeregowanych według malejącego ryzyka. W Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Miasta wyboru zadań audytowych dokonuje się głównie na podstawie metody opartej na analizie ryzyka. Stosując tę metodę należy uszeregować zadania audytowe według ryzyka malejąco, a następnie wybrać do planu rocznego tyle zadań, ile audytor jest w stanie przeprowadzić posiadanymi zasobami. Audytor wewnętrzny, ustala kolejność zadań audytowych, biorąc pod uwagę stopień ich ważności oraz czynniki organizacyjne: czas niezbędny dla przeprowadzenia zadań audytowych; czas niezbędny dla przeprowadzenia czynności organizacyjnych; czas przeznaczony na szkolenie audytora, dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe, szacunkowe koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego, rezerwę czasową na nieprzewidziane działania. Proces analizy obszarów ryzyka powinien być udokumentowany. Plan audytu Audyt wewnętrzny powinien być prowadzony według rocznego planu audytu i opierać się na ocenie ryzyka. Sporządza się jeden plan audytu dla wszystkich jednostek organizacyjnych Miasta. Plan audytu sporządza się zgodnie z rozporządzeniem. Do zadań wymagających szczególnych kwalifikacji audytor wewnętrzny może wnioskować o zatrudnienie ekspertów z zewnątrz. Jeżeli potrzebne kwalifikacje fachowe posiadają pracownicy w komórkach organizacyjnych Urzędu, należy najpierw zwrócić się o wsparcie tych specjalistów zanim sięgnie się po wynajęcie ekspertów z zewnątrz. Wniosek w sprawie powołania rzeczoznawcy składa audytor zgodnie z rozporządzeniem. Powołany na podstawie wniosku ekspert po wykonaniu zadania przedstawia dokument zawierający co najmniej: zakres podjętych prac; charakter wykonanych czynności;

10 wykorzystane techniki badania wraz z przedstawieniem dokumentów oraz innych źródeł informacji, które podlegały badaniu; opinię rzeczoznawcy w zleconym zakresie. Opinia sporządzona przez eksperta jest przekazywana audytorowi wewnętrznemu, który w razie potrzeby może żądać jej uzupełnienia. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę nie jest wiążąca dla audytora. Audytor wewnętrzny przygotowując roczny plan audytu dokonuje analizy potrzeb szkoleniowych dotyczących nie tylko metodologii audytu wewnętrznego, ale także poszczególnych obszarów działalności jednostki. W celu wyliczenia planowanego czasu pracy audytora wewnętrznego przeznaczonego na przeprowadzanie audytów, należy z ogólnej liczby dni roboczych w całym roku wydzielić dni robocze, które będą przeznaczone na inne działania, przykładowo: szkolenia; urlopy; nieplanowane nieobecności, w tym choroby i urlopy okolicznościowe; wymiana doświadczeń z innymi audytorami wewnętrznymi; współpraca z audytem i kontrolą zewnętrzną; Należy również zabezpieczyć rezerwę czasową na działania nieprzewidziane planem audytu. Wyniki przeprowadzonych wyliczeń należy uwzględnić przy sporządzaniu planu audytu. Audytor wewnętrzny przedstawia Prezydentowi plan audytu na rok następny do końca każdego roku. Plan audytu podpisuje audytor wewnętrzny oraz Prezydent. Plan audytu po jego zatwierdzeniu jest przesyłany pocztą elektroniczną do jednostek organizacyjnych Miasta, które przewidziane są w planie audytu na dany rok. Jeżeli w trakcie realizacji planu audytu, audytor wewnętrzny stwierdzi, że przeprowadzenie wszystkich zaplanowanych zadań audytowych nie jest możliwe lub realizacja określonego zadania jest niecelowa, uzgadnia w formie pisemnej z Prezydentem zakres realizacji planu audytu. O zmianach w zakresie realizacji planu audytu audytor wewnętrzny informuje kierowników jednostek organizacyjnych objętych planem audytu na dany rok. W razie zmiany celów i zadań jednostki, wystąpienia innych zmian, które generują pojawienie się ryzyka, a także w innych uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny przeprowadza audyt wewnętrzny poza planem audytu na wniosek Prezydenta lub z własnej inicjatywy w uzgodnieniu z Prezydentem. Na początku roku objętego planem audytu Prezydent wystawia dla audytora wewnętrznego upoważnienie na dany rok do przeprowadzenia audytu zgodnie z planem audytu. W celu przeprowadzenia zadania audytowego poza planem audytu upoważnienie wystawia się odrębnie dla każdego zadania. Wzór upoważnienia określa rozporządzenie. Sprawozdanie z wykonania planu audytu Do końca marca każdego roku, audytor wewnętrzny przedstawia Prezydentowi sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego. Sprawozdanie podpisuje audytor wewnętrzny.

11 Plan strategiczny audytu W rocznym planie audytu należy wskazać, które obszary będą objęte działaniami audytu w kolejnych latach. Na polecenie Prezydenta audytor wewnętrzny może opracować bardziej szczegółowy - strategiczny plan audytu, obejmujący m.in.: cele długookresowe i krótkookresowe dla komórki audytu wewnętrznego. opis działań komórki audytu wewnętrznego; plany rozwoju funkcji audytu; wszelkie planowane sfery audytu, które mają być poddane audytowi, uszeregowane według stopnia priorytetu ze względu na ocenę ryzyka; częstotliwość audytów w poszczególnych sferach. Plan strategiczny audytu jest zalecany, lecz nie jest wymagany przez przepisy prawa. Plan taki powinien nakreślać funkcje i obszary pracy komórki audytu wewnętrznego w perspektywie średniookresowej i długookresowej. Powinien być sporządzony na co najmniej trzy lata i powinien podlegać corocznemu przeglądowi oraz aktualizacji w miarę potrzeb. Powinien brać pod uwagę relacje pomiędzy dostępnymi zasobami i zidentyfikowanymi priorytetami audytu, wyniki audytu oraz nowe systemy i inne zmiany dotyczące Miasta i jego jednostek organizacyjnych. Plan strategiczny audytu zatwierdza Prezydent. 8. Przygotowanie audytu Audyt należy przygotować zgodnie z planem audytu. Przygotowanie audytu obejmuje opracowanie programu zadania audytowego. Przed przystąpieniem do prac związanych z opracowaniem programu zadania audytowego należy dokonać wstępnego przeglądu. Cele wstępnego przeglądu: zrozumienie badanej działalności, wyodrębnienie istotnych obszarów, wymagających szczególnej uwagi w trakcie zadania audytowego, identyfikacja istniejących mechanizmów kontroli wewnętrznej, pozyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego, ustalenie, czy konieczne jest przeprowadzenie zadania audytowego w danym obszarze. Wstępny przegląd można przeprowadzić z zastosowaniem m.in. następujących technik: 1) rozmów z pracownikami jednostki audytowanej, 2) rozmów z osobami, na które audytowana działalność wywiera wpływ, np. współpracowników i odbiorców wyników pracy jednostki audytowanej, 3) obserwacji i oględzin na miejscu, 4) analizy sprawozdań i innych dokumentów przygotowywanych dla kierownictwa komórki, 5) procedur analitycznych, 6) schematów, wykresów, diagramów procesu,

12 7) kwestionariuszy kontroli wewnętrznej przekazywanych do wypełnienia kierownikom i pracownikom jednostek audytowanych, Zebrane na tym etapie informacje stanowią dla audytora wewnętrznego podstawę do opisania procesu, który ma być poddany badaniu w trakcie zadania audytowego. W trakcie dokumentowania wszystkich procesów zachodzących w danej organizacji oraz opisywania systemu kontroli wewnętrznej można posługiwać się Ścieżką Audytu. Ścieżka Audytu to złożony dokument, który powinien zawierać przejrzysty opis przepływów finansowych, ich dokumentacje i kontrole, a jednocześnie umożliwiać śledzenie kolejnych faz rejestrowania pojedynczej transakcji. Program zadania audytowego Po zakończeniu planowania danego zadania audytowego, a przed przystąpieniem do jego realizacji, audytor wewnętrzny opracowuje program zadania audytowego uwzględniając w szczególności: 1) cele zadania; 2) zadnia jednostki w obszarze objętym zadaniem; 3) wyniki analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem; 4) wyniki analizy systemu zarządzania i kontroli w obszarze objętym zadaniem; 5) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów i kontroli; 6) wnioski i spostrzeżenia wynikające z przeprowadzonych czynności doradczych; 7) wyniki badań analitycznych określonych problemów; 8) opinie naukowe i specjalistyczne; 9)doświadczenie zawodowe audytora i jego kwalifikacje; 10) dostępność dowodów; 11) potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu; 12) datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania. W programie zadania zamieszcza się w szczególności: 1) oznaczenie zadania ze wskazaniem jego tematu, 2) cele zadania, 3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego, 4) wskazówki metodyczne, w tym: a) planowane techniki przeprowadzania zadania, b) problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach, c) rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania, 5) założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania. Planowane techniki przeprowadzania zadania mogą obejmować w szczególności: zapoznawanie się z dokumentami; uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników jednostki;

13 obserwacje wykonywania zadań przez pracowników jednostki; przeprowadzenie oględzin; rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń; sprawdzanie rzetelności informacji przez porównywanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła; porównywanie określonych zbiorów danych; graficzną analizę procesów; rozpoznawcze badanie próbek polegające na pobieraniu próbek losowych oraz stosowaniu testów W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może dokonać zmian w programie zadania w trakcie jego przeprowadzania. Zmiany programu powinny być udokumentowane. Cele i zakres czynności doradczych powinny być przez audytora udokumentowane. Programy zadań doradczych wykonywanych na wniosek kierownictwa powinny dokumentować: 1) oznaczenie zadania ze wskazaniem jego tematu, 2) cele zadania, 3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego, 4) metodologię realizacji celów. Narada otwierająca Przed rozpoczęciem audytu audytor wewnętrzny zawiadamia kierownika jednostki audytowanej o przedmiocie i czasie trwania audytu. Audytor wewnętrzny uzgadnia termin narady otwierającej z kierownikiem jednostki audytowanej. Przed przystąpieniem do przeprowadzania audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny przedstawia imienne upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego wraz z dokumentem tożsamości. Przystępując do realizacji zadania audytor przeprowadza naradę otwierającą z udziałem kierownika komórki audytowanej lub wyznaczonego przez niego pracownika. Podczas narady otwierającej należy omówić w szczególności tematykę, cel i założenia organizacyjne dotyczącego przeprowadzanego zadania audytowego. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń w jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania audytowego. Kierownik jednostki audytowanej zapewnia audytorowi wewnętrznemu warunki niezbędne do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, przedstawia żądane dokumenty oraz ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników tej komórki. Z przeprowadzonej narady sporządza się protokół, który podpisuje audytor wewnętrzny oraz kierownik jednostki audytowanej lub osoba przez niego wskazana. W razie odmowy podpisania protokołu, czyni się o tym wzmiankę w protokole, zaś osoba odmawiająca podpisu powinna niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy. Czynności audytowe Czynności audytowe wykonywane są przez audytora wewnętrznego podczas realizacji zadania audytowego w jednostce audytowanej. Audyt powinien być przeprowadzany

14 w normalnych godzinach pracy jednostki audytowanej. Realizacja czynności audytorskich poza godzinami pracy i w dni wolne od pracy wymaga uzgodnienia z kierownictwem jednostki audytowanej oraz Prezydentem i uzyskanie ich akceptacji. W trakcie wykonywania czynności audytowych audytor wewnętrzny jest uprawniony w szczególności do: wstępu do wszystkich pomieszczeń komórki audytowanej, bezpośredniego sprawdzenia stanu rzeczowego i pieniężnego składników majątkowych komórki audytowanej, wglądu niezbędnych dokumentów, umów, faktur, dokumentów księgowych, zezwoleń i innych, otrzymania niezbędnych kopii (potwierdzonych za zgodność z oryginałem), odpisów i wyciągów z badanych dokumentów, zabezpieczenia dokumentów i innych dowodów, odbierania stosownych wyjaśnień od kierownictwa i pracowników komórki audytowanej, uzyskania niezbędnych danych w zakresie struktury organizacyjnej, w szczególności: schematu organizacyjnego, opisu stanowisk, regulaminów wewnętrznych, uzyskania niezbędnych danych dotyczących zatrudnienia, przykładowo: stanu zatrudnienia, kwalifikacji i stopień wykształcenia poszczególnych pracowników, zakresu obowiązków, uzyskania informacji na temat polityki finansowej. Kierownictwo i pracownicy komórki audytowanej są zobowiązani do udzielania audytorowi ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu audytu. Odmowa udzielenia wyjaśnień wymaga pisemnego podania przyczyn odmowy. Oświadczenie o odmowie dołączane jest do dokumentów roboczych audytu. W trakcie realizacji zadania audytowego audytor wewnętrzny może odbywać narady z kierownikiem lub z pracownikami komórki, w której jest przeprowadzane zadanie audytowe. W naradzie z pracownikami komórki może brać udział kierownik tej komórki. Ocena systemu kontroli wewnętrznej Ocena systemu kontroli wewnętrznej powinna dostarczyć rozsądnego zapewnienia, że podstawowe elementy systemu są wystarczające do osiągnięcia celów. Badania i oceny powinny być wystarczająco udokumentowane oraz poparte wynikami testów, obserwacji i badań. Badając system kontroli wewnętrznej audytor wewnętrzny może posłużyć się przygotowanymi przez niego kwestionariuszami kontroli lub listami kontrolnymi. Stanowią one dla audytora pomoc do uzyskiwania potrzebnych informacji od pracowników badanej komórki na temat mechanizmów kontroli wewnętrznej. Narzędziami wspomagającymi pracę

15 audytora na tym etapie są notatki opisowe oraz graficzna analiza procesów, opracowywane na etapie wstępnego przeglądu. Oceniając system kontroli wewnętrznej należy wziąć pod uwagę następujące czynniki: 1) typy błędów i nieprawidłowości, które mogą występować, 2) procedury mechanizmów kontroli, służące zapobieganiu i wykrywaniu takich błędów i nieprawidłowości, 3) fakt, czy zostały przyjęte stosowne procedury i czy są one przestrzegane w stopniu zadowalającym, 4) słabe strony, które mogłyby umożliwić wymykanie się błędów i nieprawidłowości istniejących mechanizmów kontroli, 5) wpływ tych słabych stron na charakter, rozłożenie w czasie i stopień technik audytu, które trzeba zastosować. Dokumenty robocze dostarczają uzasadnień wniosków, uwag i zaleceń do których doszedł audytor w zakresie badania i oceny mechanizmów kontroli wewnętrznej. Mogą stanowić one załączniki, które potwierdzają ustalenia opisane w sprawozdaniu z audytu. Załącznikami mogą być również dowody źródłowe i inne dokumenty potwierdzające dokonane ustalenia i wyniki audytu. Próbkowanie Dobór próby do audytu jest stosowany wówczas, gdy w trakcie zadania audytowego nie ma możliwości zbadania wszystkich jednostek i informacji dotyczących przedmiotu audytu. W takim przypadku konieczne jest wyciagnięcie wniosków na podstawie wyników badań dokonanych na reprezentatywnej próbce populacji. Dobór próby może dotyczyć zarówno wyboru obszaru jak i operacji czy dokumentów w audytowanym obszarze. Wybranie reprezentatywnej próby losowej pozwala na wyciągnięcie wniosków dotyczących całej populacji. Do doboru próby stosuje się najczęściej metody statystyczne oraz metodę systematycznego doboru próby. Procedury analityczne Procedury analityczne w postępowaniu audytowym polegają na dokonywaniu porównań, analizie znaczących wskaźników i tendencji. Audytor może stosować procedury analityczne na etapie planowania i przygotowania audytu w celu lepszego zrozumienia audytowanej komórki lub przy wykonywaniu czynności audytowych. Narada zamykająca Po zakończeniu zadania, w celu przedstawienia jego wstępnych wyników, audytor wewnętrzny przeprowadza narade zamykającą z udziałem kierownika jednostki audytowanej. W naradzie tej mogą uczestniczyć także osoby sprawujące nadzór nad działalnością audytowanej jednostki oraz pracownicy wskazani przez jej kierownika. Z przeprowadzonej narady sporządza się protokół, który podpisuje audytor wewnętrzny oraz kierownik jednostki audytowanej lub osoba przez niego wskazana. W razie odmowy podpisania protokołu, czyni się o tym wzmiankę w protokole, zaś osoba odmawiająca podpisu powinna niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy.

16 Sprawozdanie z audytu Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie audytu. Szczegółowe cechy jakie powinno zawierać sprawozdanie określa rozporządzenie. Sprawozdanie audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki audytowanej. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi jednostki audytowanej tylko te fragmenty sprawozdania, które dotyczą działalności kierowanej przez niego komórki. Kierownik jednostki audytowanej może zgłosić na piśmie w terminie określonym przez audytora, nie krótszym niż 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania. Audytor po dokonaniu analizy wyjaśnień i zastrzeżeń w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie. W przypadku stwierdzenia ich zasadności audytor zmienia lub uzupełnia część lub całość sprawozdania. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, w części lub w całości, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko kierownikowi jednostki audytowanej. Dokumentację dotycząca wyjaśnień lub zastrzeżen dołącza się do akt zadania audytowego. Audytor wewnętrzny przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania Prezydentowi lub kierownikowi jednostki organizacyjnej Miasta oraz kierownikowi jednostki audytowanej. Kierownik jednostki audytowanej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, może zgłosić na piśmie Prezydentowi lub kierownikowi jednostki organizacyjnej Miasta swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania. Prezydent lub kierownik jednostki organizacyjnej, w której było przeprowadzane zadanie audytowe, podejmuje na podstawie sprawozdania działania mające na celu usunięcie uchybień lub wprowadzenie usprawnień, wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń zawartych w sprawozdaniu i wskazuje termin ich realizacji oraz informuje audytora wewnętrznego. Czynności sprawdzające Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu z audytu. Z przeprowadzonych czynności sprawdzających sporządza się notatkę informacyjną, którą przekazuje się kierownikowi jednostki oraz kierownikowi jednostki audytowanej. 9. Dokumenty audytu Audytor wewnętrzny dokumentuje wszystkie czynności i zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń audytu wewnętrznego. Dokumenty audytu stanowią dowody dla ustaleń audytu oraz sformułowanych w nich ocen, uwag i wniosków. Audytor prowadzi: stałe akta audytu, które obejmują: a. wykaz aktów normatywnych oraz innych aktów prawnych związanych z zakresem działania jednostki oraz regulujących jej funkcjonowanie, b. wykaz dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli, w tym procedur kontroli finansowej,

17 c. plany audytu wewnętrznego i sprawozdania z tych planów, d. inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka. bieżące akta audytu, które obejmują dokumenty związane z przeprowadzaniem zadań audytowych, w tym analizą ryzyka, przygotowaniem zadania, wykonaniem czynności audytowych, sporządzeniem sprawozdania i czynnościami sprawdzającymi. wymienia tylko podstawowe wzory dokumentów audytu, w tym dokumentów roboczych.. Audytor wewnętrzny może posługiwać się dowodami roboczymi nie wymienionymi w niniejszym opracowaniu, jednak każdy dokument audytu powinien: być oznaczony nazwą jednostki organizacyjnej Miasta; posiadać numer nadany zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną; datę sporządzenia dowodu; określać nazwę dowodu roboczego; wyjaśnienie użytych symboli i skrótów, posiadać nazwę i numer zadania audytowego, jeżeli dotyczą konkretnego zadania w przypadku, gdy sporządzone przez audytora wewnętrznego dowody robocze składają się z kilku stron, powinny być one przez niego ponumerowane oraz zaparafowane w dolnym rogu. Każdy dokument audytu powinien być podpisany przez osobę, która go wypełnia. 10. Ocena jakości pracy audytora wewnętrznego Audytor wewnętrzny w ramach swoich obowiązków dąży do zachowania należytej staranności oraz efektywności wykonywanej pracy. W celu zapewnienia i stałego podnoszenia efektywności i jakości audytu wewnętrznego można przeprowadzić okresowe oceny wewnętrzne (oceny lub samooceny). Oceny wewnętrzne mogą mieć postać: bieżących przeglądów funkcjonowania audytu wewnętrznego; okresowych przeglądów dokonywanych w drodze samooceny; analizy opinii o pracy audytora wewnętrznego, wyrażanych przez kierowników jednostek audytowanych w ankietach. Z przeprowadzonej oceny wewnętrznej (przeglądu okresowego lub bieżącego) audytor wewnętrzny sporządza krótką notatkę informacyjną, którą włącza do akt bieżących. 11. Postanowienia końcowe W pozostałych sprawach nie objętych Księgą Procedur Audytu Wewnętrznego obowiązują unormowania zawarte w przepisach prawnych, regulaminach i instrukcjach, o których mowa w punkcie 1 niniejszego opracowania.