Zarządzenie nr 275/09 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 14 grudnia 2009 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 275/09 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 14 grudnia 2009 r. w sprawie ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy Zbrosławice. Na podstawie art. 33 ust. 1 z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) w związku z art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz w związku z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne słuŝące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024) Wójt Gminy Zbrosławice zarządza, co następuje: 1 Wyznaczyć wyszczególnione w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia zbiory danych osobowych, które objęte są ochroną na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą. 2 KaŜdy ze zbiorów wyszczególnionych w załączniku nr 1 zawiera nazwę zbioru, podstawę prawną upowaŝniającą do prowadzenia zbioru, zakres i cel przetwarzanych danych KaŜdy z pracowników przetwarzających dane osobowe oraz osoba dokonująca serwisu oprogramowania otrzyma pisemne upowaŝnienie Wójta Gminy, jako Administratora Danych Osobowych (ADO); /wzór załącznik nr 2/. 2. KaŜdy upowaŝniony pracownik składa pisemne oświadczenie, Ŝe zachowa w tajemnicy dane osobowe, z którymi zapozna się w trakcie przetwarzania, równieŝ po ustaniu zatrudnienia /wzór załącznik nr 3/. 3. Ewidencja osób biorących udział w przetwarzaniu danych osobowych oraz złoŝone oświadczenia przechowywane są w Referacie Organizacyjnym UpowaŜniony pracownik przetwarzający dane osobowe przygotowuje zgłoszenie do rejestracji kaŝdego przetwarzanego przez siebie zbioru danych osobowych oraz zgłoszenia zmian w sposób określony w ustawie i rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 20 marca 2003 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia wzorów wniosku o udostępnienie danych osobowych, zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz imiennego upowaŝnienia i legitymacji słuŝbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. z 2003 r. Nr 61, poz. 545) 2. Przygotowane zgłoszenia przekazywane są do Referatu Organizacyjnego, który dokonuje zgłoszenia do rejestru prowadzonego przez Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. 5 Strona podająca dane osobowe w związku z załatwianą sprawą powinna zostać poinformowana o celu zbierania danych osobowych oraz przysługujących jej prawach zgodnie z art. 24 ustawy Udostępnienie danych osobowych osobom trzecim i innym podmiotom moŝe być dokonywane w sposób zgodny z art. 29 ustawy po uprzednim złoŝeniu wniosku o udostępnienie danych osobowych. 2. UpowaŜniony pracownik prowadzi ewidencję takich udostępnień.

2 7 UpowaŜniony pracownik przetwarzający dane osobowe w systemach kartotek, skorowidzów, ksiąg, wykazów itp., wdroŝy środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych, a w szczególności ich zabezpieczenie przed udostępnieniem osobom nieupowaŝnionym, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 8 Administratorem Systemów Informatycznych (ASI) słuŝących do przetwarzania danych osobowych wyznaczam Informatyka Urzędu Gminy. 9 Do zadań administratora systemów informatycznych słuŝących do przetwarzania danych osobowych naleŝą zadania wynikające z ustawy oraz aktów wykonawczych, a w szczególności: 1) zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych w tym: a/ przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu, w którym przetwarzane są dane, b/ podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń, 2) wyposaŝenie systemu informatycznego w mechanizm uwierzytelniania uŝytkownika oraz kontroli dostępu do danych oraz nadzór nad funkcjonowaniem w/w mechanizmów. 10 Budynki i pomieszczenia tworzące obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe z uŝyciem stacjonarnego sprzętu komputerowego, to: 1. Budynek przy ul. Oświęcimskiej 2 w Zbrosławicach, 2. Budynek przy ul. Wolności 109 a w Zbrosławicach, pomieszczenia wynajmowane przez Urząd Gminy; 3. Budynek przy ul. Batorego 4 w Zbrosławicach, pomieszczenia wynajmowane przez Urząd Gminy; 4. Budynek przy ul. Tarnogórskiej 4 a w Kamieńcu: a/ pokój pracownika ds. przeciwdziałania alkoholizmowi, b/ pokoje StraŜy Gminnej. 11 Przebywanie w pokojach, o których mowa w 10 osób nieuprawnionych do dostępu do danych osobowych jest dopuszczalne tylko w obecności osoby upowaŝnionej do przetwarzania danych osobowych. 12 Budynki i pokoje, w których przetwarzane są dane osobowe powinny być zamykane na czas nieobecności w nich osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych w sposób uniemoŝliwiający dostęp do nich osób trzecich. 13 Urządzenia słuŝące do przetwarzania danych osobowych zasilane energią elektryczną są zabezpieczone przed utratą danych osobowych spowodowanych awarią zasilania: - urządzenia pracujące w sieci komputerowej są zabezpieczone zasilaniem awaryjnym; - urządzenia wolnostojące, a przetwarzające dane osobowe są zabezpieczone zasilaczami awaryjnymi o mocach wystarczających do bezpiecznego ich wyłączenia w przypadku awarii zasilania, - serwis sieciowy jest zabezpieczony urządzeniami chroniącymi przed wyładowaniami atmosferycznymi Urządzenia zawierające dane osobowe, przeznaczone do likwidacji, pozbawiania się wcześniej zapisu tych danych, jeśli nie jest to moŝliwe dokonuje się zniszczenia urządzenia w sposób uniemoŝliwiający odczytanie zawartych w nim informacji.

3 2. Urządzenia zawierające dane osobowe, przeznaczone do przekazania innemu podmiotowi, pozbawia się wcześniej zapisu tych danych. 3. Urządzenia zawierające dane osobowe, przeznaczone do naprawy, pozbawia się wcześniej zapisu tych danych lub naprawia pod nadzorem osoby upowaŝnionej przez administratora danych. 4. Wydruki przeznaczone do usunięcia i zawierające dane osobowe niszczy się w sposób uniemoŝliwiający odczytania zawartych na nich informacji. 15 Sposób postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych określa Instrukcja postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych stanowiąca załącznik nr Sposób zarządzania systemem informatycznym określa Instrukcja zarządzania systemem informatycznym słuŝącym do przetwarzania danych osobowych stanowiąca załącznik nr Sprawy nieuregulowane niniejszym zarządzeniem regulują przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz przepisy wykonawcze do w/w ustawy. 18 Nadzór nad przestrzeganiem zasad i bezpieczeństwem danych osobowych przetwarzanych w zbiorach danych osobowych w Urzędzie Gminy Zbrosławice powierzam Sekretarzowi Gminy jako Administratorowi Bezpieczeństwa Informacji (ABI). 19 Traci moc Zarządzenie Wewnętrzne nr 3/99 Wójta Gminy z dnia 15 kwietnia 1999 r. w sprawie ochrony danych osobowych w Urzędzie Gminy Zbrosławice oraz Zarządzenie nr 117/2003 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 7 sierpnia 2003 r. w sprawie zmiany Zarządzenia o ochronie danych osobowych w Urzędzie Gminy Zbrosławice. 20 Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. 21

4 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 275/09 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 14 grudnia 2009 r. Lp. Nazwa zbioru danych osobowych 1. Rejestr podatników podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od środków transportowych rejestry komputerowe, informacje/deklaracje podatkowe Podstawa prawna upowaŝniająca do prowadzenia zbioru Art. 7 ustawy z dnia r. o podatkach i opłatach lokalnych /Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 ze zm./ Ustawa z dnia r. o podatku rolnym /Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 ze zm./ Ustawa z dnia r. o podatku leśnym /Dz. U. z 2002 r. Nr 200, poz ze zm./ Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r. w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości /Dz. U. z 2004 r. Nr 107, poz.1138/ 2. Dzienniki opłat lokalnych Ustawa z dnia r. o podatkach i opłatach lokalnych /Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 ze zm./ 3. Rejestr osób posiadających psy uznane za Art. 39 ust. 1 z dnia r. o samorządzie agresywne gminnym oraz art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 4. Rejestr umów dzierŝawy gruntów mienia komunalnego 5. Rejestr postanowień o podziale nieruchomości r. o ochronie zwierząt Art. 30 ust. 2 ustawy z dnia r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) Art KPA /Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 z późn. zm./ art. 93 ust ustawy z dnia r. o gospodarce nieruchomościami /Dz. U. Nr 115, poz. 741/ 4 ust. 1 Rozp. Rady Min r. w sprawie trybu dokonywania podziałów nieruchomości oraz sposobu sporządzania i rodzaju dokumentów /Dz. U. Nr 25, poz. 130/ Zakres Imiona, nazwiska, nazwa firmy, adres zamieszkania /siedziby, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer ewidencyjny PESEL, numer REGON, data urodzenia, imiona rodziców podatnika Imiona, nazwiska, adres zamieszkania Nazwisko, imię, adres zamieszkania lub pobytu Nazwisko, imię, adres zamieszkania lub pobytu Nazwisko, imię, adres zamieszkania lub pobytu Cel 6. Rejestr o decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu 7. Rejestr uŝytkowników wieczystych gruntów mienia komunalnego Art. 104 KPA art. 40 ust. 1 i 3, art. 42 ustawy z dnia r. o zagospodarowaniu przestrzennym /Dz. U. z 1999 r. Nr 15, poz. 139/ Art. 27, 29, 71 ustawy o gospodarce nieruchomościami /Dz. U. Nr 115, poz. 741 z późn. zm./ Nazwiska i imiona, adres zamieszkania Imiona, nazwiska, adres zamieszkania

5 8. Rejestr wniosków o zmianę planu zagospodarowania przestrzennego 9. Rejestr mieszkańców budynków komunalnych i osób oczekujących na mieszkania 10. Rejestr umów dzierŝawy za emerytury rolników indywidualnych 11. Ewidencja wydanych i uniewaŝnionych dowodów osobistych Art. 18 ust. 2 pkt. 4 oraz. art. 22 ust. 1,2 ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym z dnia r. /Dz. U. Nr 15, poz. 139/ Ustawa z dnia r. o najmie lokali mieszkalnych i dodatków mieszkaniowych /Dz. U. Nr 105, poz. 509 z późn. zm./ Art. 8 ustawy z dnia r. o samorządzie (t. j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) art. 117 ustawy z dnia r. o ubezpieczeniu społecznym rolników indywidualnych /Dz. U. Nr 7, poz. 24/ Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) 12. Ewidencja Ludności Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) Art. 44a ust. 2 pkt 20 zmieniony przez art. 84 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz. U. z 2006 r. Nr 144, poz.1043) z dniem 26 sierpnia 2006 r. Nazwiska, imiona, adres zamieszkania Nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, miejsce pracy Nazwiska i imiona, adres zamieszkania, seria i numer dowodu osobistego Imiona i nazwisko, nazwisko rodowe, imię ojca, imię i nazwisko rodowe matki, data i miejsce urodzenia, PESEL, płeć, wzrost w centymetrach i kolor oczu, wizerunek twarzy, adres miejsca pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące na terytorium RP, seria i numer aktualnego i poprzednich dowodów osobistych, daty ich wydania, daty odbioru przez posiadacza, daty waŝności, oznaczenie organu, który je wydał, daty i przyczyny uniewaŝnienia poprzednich dowodów osobistych Imiona i nazwiska, nazwisko rodowe i poprzednie, imiona i nazwiska rodowe rodziców, imiona i nazwisko rodowe małŝonka oraz jego PESEL, data i miejsce urodzenia, małŝeństwa, rozwodu, zgonu oraz numery aktów i oznaczenie USC sporządzających akty, sygnatura akt i oznaczenie sądu, który rozwiązał małŝeństwo, stan cywilny, płeć, PESEL, obywatelstwo, adresy i daty zameldowania i wymeldowania na pobyt stały, czasowy, stopień wojskowy, nazwa, seria i nr wojskowego dokumentu seria i numer aktualnego i przepisów praw

6 13. Rejestr wyborców Ustawa z dnia 12 kwietnia 2001 r. Ordynacja wyborcza do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 190, poz z późn. zm.) 14. Rejestr Urzędu Stanu Cywilnego Ustawa z dnia 29 września 1986 r. prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz z późn. zm.) Art. 67 ust. 1 pkt 1- zmieniony przez art. 5 ustawy z dnia 24 sierpnia 2007 r. o zmianie ustawy - Prawo o notariacie oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz.1287) z dniem 2 października 2008 r.- zmieniony przez art. 2 ustawy z dnia 3 października 2008 r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2008 r. Nr 195, poz.1198) z dniem 31 października 2008 r. poprzednich dowodów osobistych, daty ich wydania, daty waŝności oraz oznaczenie organów wydających, seria i numer karty pobytu, karty stałego pobytu członka rodziny obywatela UE, dokumentu potwierdzającego prawo stałego pobytu, zaświadczenia o zarejestrowaniu pobytu obywatela UE, tymczasowego zaświadczenia toŝsamości cudzoziemca, data wydania, data waŝności oraz oznaczenie organu, który go wydał Nazwisko i imiona, imię ojca, datę urodzenia, numer ewidencyjny PESEL i adres zamieszkania wyborcy, obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, numer paszportu lub innego dokumentu stwierdzającego toŝsamość Imiona i nazwisko, nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, małŝeństwa, separacji, rozwodu, zgonu, znalezienia zwłok, stan cywilny, imiona i nazwisko, nazwisko rodowe małŝonka osoby zmarłej, miejsce zamieszkania, zameldowania na pobyt stały, PESEL, wykształcenie, źródło utrzymania, płeć, cięŝar i długość dziecka urodzonego, seria i numer dowodu osobistego, oznaczenie organu wydającego, nazwisko, imię i miejsce zamieszkania zgłaszającego urodzenie lub zgon, nazwiska i imiona świadków małŝeństwa, dotyczy rodziców: imiona i nazwiska, nazwiska rodowe, data i miejsce urodzenia, PESEL, stan cywilny, miejsce stałego zameldowania, wykształcenie, źródło utrzymania

7 15. Rejestr osób dla których wydano decyzję na zajęcie pasa drogowego 16. Rejestr osób niepodłączonych do kanalizacji sanitarnej 17. Rejestr osób uczestniczących w Programie Ograniczenia Niskiej Emisji 18. Rejestr ochrona poŝytku i spokoju publicznego Ustawa z dnia r. o drogach publicznych /Dz. U. z 2007 r./ Uchwała nr XII/216/04 Rady Gminy Zbrosławice z dnia 6 lutego 2004 r. Ustawa z dnia r. - Prawo Ochrony Środowiska Ustawa z dnia r. o straŝach gminnych /Dz. U. z 1997 r. Nr 123 z późn. zm./ 19. Rejestr osób korzystających z pomocy z zakresu profilaktyki alkoholowej Ustawa z dnia r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi 20. Rejestr zezwoleń na sprzedaŝ alkoholu Art. 107 i 104 KPA /Dz. U z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm./ art. 18 ust. 1 ustawy z dnia r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi /Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 z późn. zm./ 21. Rejestr danych osobowych, osób Art. 73a ust. o promocji zatrudnienie i instytucjach wykonujących prace społecznie - uŝyteczne rynku pracy z dnia r. /Dz. U. Nr 69, poz. 415 z późn. zm./ Rozporządzenie Ministra Gosp. Pracy z dnia r. w sprawie: trybu organizowania prac społecznie uŝytecznych /Dz. U. z 2005 r. Nr 210, 22. Rejestr danych osobowych pracowników, osób ubiegających się o zatrudnienie, emerytów i rencistów poz / Ustawa o pracownikach samorządowych z dnia r. /Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458/ Kodeks pracy Nazwiska, imiona, adres zamieszkania Nazwiska, imiona, adres zamieszkania Nazwiska, imiona, adres zamieszkania Nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, zawód, wykształcenie, seria i nr dowodu osobistego, nt telefonu, nr i seria prawa jazdy, nr rejestracyjny marka pojazdu, stan majątkowy, dochody Imię, nazwisko, adres zamieszkania Nazwiska, imiona, adres zamieszkania Nazwiska i imiona, data urodzenia, adres zamieszkania, numer ewidencyjny PESEL Nazwiska i imiona, imiona rodziców, data urodzenia, adres zamieszkania lub pobytu, numer ewidencyjny PESEL, miejsce pracy, zawód, wykształcenie, seria i nr dowodu osobistego, nt telefonu, nr i seria prawa jazdy, nr rejestracyjny marka pojazdu, stan majątkowy, dochody

8 23. Rejestr umów i zleceń zawieranych przez Gminę Zbrosławice Nazwiska, imiona, adres zamieszkania 24. Rejestr skarg i wniosków Kodeks postępowania administracyjnego Nazwiska, imiona, adres zamieszkania

9 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 275/09 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 14 grudnia 2009 r. Zbrosławice, dnia. UpowaŜnienie Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) w związku z art. 268a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.) oraz art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) upowaŝniam Panią/Pana. (imię i nazwisko oraz stanowisko słuŝbowe i referat) do przetwarzania danych osobowych w zakresie pełnionych obowiązków słuŝbowych zgodnie z indywidualnym zakresem czynności ze szczególnym uwzględnieniem zadań zawartych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne słuŝące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) UpowaŜnienie niniejsze nie upowaŝnia do udzielania dalszych upowaŝnień i wygasa z dniem ustania stosunku pracy, a ponadto moŝe być w kaŝdym czasie zmienione lub odwołane. Z dniem podpisania niniejszego upowaŝnienia traci moc upowaŝnienie udzielone Pani/Panu...

10 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 275/09 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 14 grudnia 2009 r. Zbrosławice, dnia.... (imię i nazwisko pracownika oraz stanowisko słuŝbowe) Oświadczenie Oświadczam, Ŝe zachowam w tajemnicy dane osobowe, z którymi zapoznałam/em/ się w trakcie trwania stosunku pracy w Urzędzie Gminy Zbrosławice, jak równieŝ po jego ustaniu. /podpis pracownika/ Oświadczenie Oświadczam, Ŝe zapoznałam/em/ się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a w szczególności: 1. Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); 2. Rozporządzeniem MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne słuŝące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024); 3. Zarządzeniem nr 275/09 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 14 grudnia 2009 r. /podpis pracownika/ Oświadczenie Oświadczam, Ŝe przyjęłam /przyjąłem/ do wiadomości, iŝ ponoszę odpowiedzialność za ochronę danych osobowych przed niepowołanym dostępem, modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem w/w danych przez osoby trzecie. /podpis pracownika/

11 Załącznik nr 4 do Zarządzenia nr 275/09 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 14 grudnia 2009 r. Instrukcja postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych 1 W przypadku stwierdzenia naruszenia zabezpieczenia systemu informatycznego osoba, która je stwierdziła zobowiązana jest do niezwłocznego zabezpieczenia danych osobowych oraz natychmiastowego poinformowania o tym fakcie administratora systemów informatycznych słuŝących do przetwarzania danych osobowych. 2 W przypadku stwierdzenia awarii komputera, sieci komputerowej, zasilania naleŝy niezwłocznie powiadomić o tym fakcie administratora systemów informatycznych słuŝących do przetwarzania danych osobowych. 3 Administrator systemów informatycznych słuŝących do przetwarzania danych osobowych powinien w trybie natychmiastowym zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych oraz w przypadku wystąpienia szkód lub wydostania się informacji z systemu określić rodzaj i ilość tych informacji.

12 Załącznik nr 5 do Zarządzenia nr 275/09 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 14 grudnia 2009 r. Instrukcja zarządzania systemem informatycznym słuŝącym do przetwarzania danych osobowych 1 1. Identyfikatory uŝytkowników są im przydzielane przez administratora systemów informatycznych słuŝących do przetwarzania danych osobowych. Za zmianę haseł dla uŝytkowników odpowiedzialni są oni sami. Zmiana jest dokonywana raz na miesiąc (osoby pracujące w sieci komputerowej są zmuszane do zmiany hasła przez system, natomiast osoby pracujące na stanowiskach wolnostojących są zobowiązane do samodzielnej zmiany hasła). 2. Procedura rozpoczęcia pracy polega na: - określeniu sprawności sprzętu, - włączeniu komputera oraz podaniu identyfikatora i hasła. 3. Procedura zakończenia pracy polega na prawidłowym wylogowaniu, wyłączeniu komputera i ewentualnym zabezpieczeniu danych przechowywanych w komputerze. 4. Kopie awaryjne są wykonywane w zaleŝności od stopnia wraŝliwości danych. System finansowo - księgowy jest archiwizowany codziennie, pozostałe dane zapisane na dyskach sieciowych raz na tydzień. Backup wykonuje się automatycznie po zakończeniu pracy w pomieszczeniu zabezpieczonym. Serwer plików NAS jest zabezpieczony przed utratą danych z powodu sprzętowej awarii dysku za pomocą macierzy RAID 5, kwartalnie jest takŝe wykonywana kopia zapasowa całego serwera NAS na odrębnym nośniku. 5. Za wykonywanie kopii zapasowych danych nie zapisywanych do baz danych lub dysków sieciowych serwerów (wszystkie dane na dyskach lokalnych) odpowiadają uŝytkownicy komputerów. 6. Wirusy komputerowe są wykrywane w czasie rzeczywistym zarówno w sieci komputerowej jak i na komputerach wolnostojących. Do wykrywania i usuwania wirusów stosowany jest program Eset NOD32, aktualizowany w kaŝdy dzień roboczy. 7. Kopie awaryjne zawierające dane osobowe są przechowywane przez pół roku, a następnie są nadpisywane nowszymi kopiami. 8. Wykonuje się comiesięczne konserwacje systemu polegające na kontroli stanu technicznego stacji roboczych oraz serwera sieciowego (wentylatory, dyski, baterie, zasilanie oraz inne elementy wpływające na pracę komputerów). Awarie są usuwane w trybie natychmiastowym przez osoby upowaŝnione. 9. Zarządzanie uŝytkownikami systemu informatycznego odbywa się z wykorzystaniem sieci komputerowej i jest nadzorowane przez system Active Directory, na zasadzie ścisłego określenia praw poszczególnych uŝytkowników sieci do jej zasobów Kopie awaryjne są przechowywane w serwerowni na wydzielonym serwerze plików NAS, kopie kwartalne w szafie metalowej w pok. nr 5, w budynku przy ul. Oświęcimskiej 2 w Zbrosławicach oraz na nośnikach danych w szafie metalowej pomieszczenia CEPiK StraŜy Gminnej w Kamieńcu przy ul. Tarnogórskiej 4a. 2. Kopie awaryjne są sprawdzane automatycznie bezpośrednio po ich wykonaniu. 3. Przedawnione kopie awaryjne są usuwane w przypadku stwierdzenia ich nieuŝyteczności. 3 Nośniki informacji nie przeznaczone do udostępnienia są przechowywane w zamykanych szafach metalowych Systemy informatyczne przetwarzające dane osobowe dokonują identyfikacji uŝytkownika oraz udostępniają mu tylko te dane, do których przydzielono mu prawa. 2. KaŜdy uŝytkownik posiada indywidualny identyfikator oraz hasło zmieniane, co miesiąc. Identyfikatory są przydzielane przez administratora systemów informatycznych słuŝących do

13 przetwarzania danych osobowych oraz wpisywane do prowadzonej ewidencji pracowników przetwarzających dane osobowe. 3. Hasła uŝytkownika są utrzymywane w tajemnicy. 4. Osoba, która utraciła uprawnienia do przetwarzania danych osobowych jest niezwłocznie wyrejestrowywana z sytemu informatycznego przez wyłączenie konta AD. 5 Na stanowiskach posiadających odpowiednie moŝliwości stosuje się czasowe "wygaszacze ekranu", które zabezpieczają przed odczytaniem informacji znajdujących się na ekranie monitora. 6 System informatyczny umoŝliwia odnotowanie następujących informacji dotyczących przetwarzanych danych dla konkretnej osoby: - daty pierwszego wprowadzenia danych tej osoby, - sprzeciwu, o którym mowa w art.32 ust. 1 pkt. 7 ustawy, po jego uwzględnieniu oraz sprzeciwu określonego w art.32 ust. 1 pkt. 8 ustawy. 7 System informatyczny umoŝliwia udostępnienie na piśmie treści danych o kaŝdej osobie, której dane są przetwarzane.