INFORMACJA DOTYCZĄCA OCENY PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim 1 w Białymstoku w 2015 r.

Transkrypt

1 Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku INFORMACJA DOTYCZĄCA OCENY PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim 1 w Białymstoku w 2015 r. 1 Informacja obejmuje również skargi i wnioski, które w okresie sprawozdawczym zostały załatwione przez Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego 1

2 Białystok, czerwiec 2016 r. I. CZĘŚĆ OGÓLNA 1. Przepisy regulujące zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i ewidencjonowania skarg i wniosków w Urzędzie Organizacja i tryb przyjmowania, rozpatrywania i ewidencjonowania skarg i wniosków w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku (dalej PUW lub Urząd) odbywa się w oparciu o następujące przepisy: ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23); rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67); zarządzenie Nr 204/2015 Wojewody Podlaskiego z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku; zarządzeniem tym zmieniono zarządzenie Nr 166/2014 Wojewody Podlaskiego z dnia 30 grudnia 2014 r. w tej samej sprawie; Regulamin Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego wprowadzony zarządzeniem Nr 203/2015 Wojewody Podlaskiego z dnia 28 grudnia 2015 r. wraz ze zm. 2. Organizacja komórki realizującej zadania w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i ewidencjonowania skarg i wniosków. Czy w strukturze Urzędu została wyodrębniona komórka organizacyjna, która koordynuje przyjmowanie i załatwianie skarg/wniosków? W PUW rozpatrywanie i merytoryczne załatwianie skarg i wniosków należy do komórek organizacyjnych Urzędu właściwych ze względu na przedmiot sprawy w ramach realizacji zadań regulaminowych, na zasadach określonych w k.p.a. Załatwianie skarg i wniosków w PUW polega na rozpatrzeniu wszystkich okoliczności sprawy, jej rozstrzygnięciu, wydaniu poleceń lub dokonaniu odpowiednich wystąpień, usunięciu stwierdzonych uchybień i przyczyn ich powstania oraz zawiadomieniu osób zainteresowanych o sposobie załatwienia. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisują upoważnieni przez Wojewodę dyrektorzy wydziałów lub pracownicy. Organizację przyjmowania i koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji zapewnia Wydział Nadzoru i Kontroli. Zgodnie z 37 Regulaminu PUW do zadań Wydziału Nadzoru i Kontroli należy: sprawowanie nadzoru nad Centralnym Rejestrem Skarg, Wniosków i Petycji wpływających do Urzędu; 2

3 opracowywanie ocen przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i petycji przez wydziały, jednostki rządowej administracji zespolonej i jednostki organizacyjne podległe Wojewodzie; przygotowywanie ocen sposobu przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez jednostki samorządu terytorialnego. 3. Terminowość rozpatrywania skarg/wniosków W PUW w 2015 r. w 3 przypadkach przekroczono termin przy załatwianiu skarg. Przekroczenie terminu w 2 przypadkach nastąpiło przy przekazywaniu skarg wg właściwości, a w 1 przypadku przy załatwianiu skargi we własnym zakresie. W PUW w 2015 r. w 1 przypadku przekroczono termin przy przekazywaniu wniosku wg właściwości. Przyczyny niedotrzymania terminów przy rozpatrywaniu skarg/wniosków Przyczyny przekroczenia terminów przy rozpatrywaniu skargi we własnym zakresie: W jednym przypadku udzielenie odpowiedzi skarżącemu nastąpiło z uchybieniem terminu wynikającego z przepisów k.p.a. Zgodnie z art. 237 k.p.a., załatwienie skargi powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W analizowanej sprawie, przekroczenie miesięcznego terminu na załatwienie sprawy było wynikiem niewłaściwego jego obliczenia, tj. błędnego zastosowania reguły, iż przy obliczaniu terminu miesięcznego nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło tj. dnia wpływu do urzędu skargi. Analiza jednak obowiązującego orzecznictwa wykazała, iż w przypadku obliczania terminu określonego w miesiącach, nie ma zastosowania reguła, iż przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło, gdyż znajduje ona zastosowanie jedynie przy obliczaniu terminów określanych w dniach (np. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 3 grudnia 2010 r. II SA/Go 748/10, LEX nr ). Błędne określenie początku biegu terminu w konsekwencji doprowadziło do sytuacji, iż udzielenie odpowiedzi skarżącemu nastąpiło z jego uchybieniem (jeden dzień). Przyczyny przekroczenia terminów przy przekazywaniu skarg zgodnie z właściwością: 1) Skarga dotycząca nieprawidłowości w realizacji przez Gminę programu Pomoc państwa w dożywianiu dzieci na lata została załatwiona z przekroczeniem 7-dniowego terminu wyznaczonego na przekazanie wg właściwości. Niedotrzymanie terminu przekazania skargi nastąpiło w wyniku wstępnego błędnego zakwalifikowania sprawy jako załatwianej bezpośrednio, dla której termin rozpatrzenia wynosi miesiąc. 2) Pismo przekazujące skargę na lekarza pracującego na Oddziale Neurochirurgii Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Białymstoku oraz na Dyrektora Szpitala zostało podpisane w ustawowym 7-dniowym terminie, jednakże z przyczyn technicznych skarga została przekazana następnego dnia roboczego. 3

4 Przyczyny przekroczenia terminów przy przekazywaniu wniosku zgodnie z właściwością: Wniosek dotyczący zasad lokowania produkcji artykułów tekstylnych na potrzeby służb mundurowych i wojska został przekazany po upływie ustawowego terminu, ponieważ z przyczyn niezależnych od pracownika wpłynął na jego stanowisko dopiero w ostatnim dniu terminu. 4. Czy w każdym przypadku dopełniono obowiązku informowania skarżącego/ wnioskodawcy o sposobie załatwienia skargi/wniosku? W każdym przypadku skarżący/wnioskodawcy byli informowani o sposobie załatwienia skargi/wniosku. 5. Czy podjęto działania naprawcze mające na celu usunięcie nieprawidłowości sygnalizowanych w skargach? W sytuacji, gdy potwierdziła się słuszność zarzutów wskazanych w skardze, podejmowane były odpowiednie czynności naprawcze w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, tj.: występowano do właściwych organów o podjęcie określonych działań celem doprowadzenia zaistniałej sytuacji do stanu zgodnego z prawem; występowano do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego o podjęcie uchwał; prowadzono postępowania nadzorcze w stosunku do aktów prawnych organów samorządu terytorialnego kończące się stwierdzeniem nieważności uchwały, czy zarządzenia podjętego z naruszeniem prawa. Ponadto, kwestie poruszane w rozpatrywanych skargach były wykorzystywane jako materiał do omówienia na spotkaniach z przedstawicielami organów I instancji administracji architektoniczno budowlanej organizowanych przez PUW. Nieprawidłowości sygnalizowane w skargach były również tematem kontroli przeprowadzanych przez pracowników PUW. 6. W jaki sposób wykorzystano zgłoszone wnioski? W okresie sprawozdawczym do PUW wpłynęło 57 wniosków, z których 6 rozpatrzono i załatwiono we własnym zakresie. Wnioski załatwione we własnym zakresie dotyczyły: Pięć skierowanych do organu nadzoru wniosków zainicjowało przeprowadzenie przez organ postępowań wyjaśniających, których przedmiotem była analiza podniesionych we wnioskach problemów. Organ nadzoru poddał szczegółowej analizie zapisy kwestionowanych uchwał w korelacji z przepisami prawa oraz obowiązującą linią orzeczniczą, jak też celem ustalenia 4

5 stanu faktycznego, zwracał się o szczegółowe wyjaśnienia do właściwych organów jednostek samorządu terytorialnego. W jednym przypadku w wyniku rozpatrzenia wniosku, dotyczącego nieprecyzyjnych informacji dla bezrobotnych na stronach internetowych jednego z powiatowych urzędów pracy nastąpiło dostosowanie treści informacji do obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. 7. Zestawienie skarg i wniosków załatwionych według problematyki Zestawienie skarg: a) Działalność jednostek samorząd terytorialnego 70, b) Ochrona zdrowia oraz pomoc społeczna 4, c) Sprawy mieszkaniowe oraz gospodarka nieruchomościami 0, d) Geodezji i kartografia 32, e) Ochrona środowiska 0, f) Działalność straży miejskiej/gminnej oraz straży pożarnej 0, g) Sprawy obywatelskie oraz z zakresu stanu cywilnego 6, h) Organizacja ruchu, transport drogowy oraz inwestycje drogowe 2, i) Oświata i nauka 0, j) Budżet oraz sprawy finansowe 0, k) Działalność pracowników urzędu 5, l) Działalność jednostek podległych 4, m) Inne - 9. Zestawienie wniosków: a) Wnioski o stwierdzenie nieważności uchwały 3, b) Wnioski o przeprowadzenie kontroli funkcjonowania organu 2, c) Działalność powiatowych urzędów pracy w zakresie upowszechniania informacji dla osób bezrobotnych na temat trybu rejestracji Zestawienie skarg, w których potwierdzone zostały zarzuty przedstawione przez skarżącego W okresie sprawozdawczym w przypadku 17 skarg zarzuty przedstawione przez skarżących potwierdziły się i dotyczyły one: 1. Działalności organów samorządu terytorialnego oraz aktów prawnych tych organów (13 skarg). Skargi te dotyczyły przede wszystkim bezczynności ww. organów bądź podejmowania uchwał przez organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego. Skarżący kwestionowali również sposób obsadzania stanowiska sekretarza gminy, obowiązujący w radzie powiatu sposób składania interpelacji oraz udzielania odpowiedzi na nie, brak zapewnienia warunków tajności głosowania w trakcie posiedzenia organu stanowiącego. 5

6 W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w trakcie badania skarg podjęto następujące działania: występowano do organów wykonawczych o podjęcie określonych działań celem doprowadzenia zaistniałej sytuacji do stanu zgodnego z prawem, występowano do organów stanowiących j.s.t. o podjęcie uchwał, prowadzono postępowania nadzorcze w stosunku do aktów prawnych organów samorządu terytorialnego kończące się stwierdzeniem nieważności uchwały, czy zarządzenia podjętego z naruszeniem prawa, występowano ze skargami do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego o stwierdzenie nieważności uchwały. W każdym przypadku, niezależnie od poinformowania skarżącego o zasadności jego skargi, organ nadzoru informował również właściwy organ o stwierdzonych uchybieniach i zobowiązywał do podjęcia stosownych czynności w omawianym zakresie celem wyeliminowania nieprawidłowości. 2. Spraw obywatelskich oraz zakresu stanu cywilnego 2 skargi. Skargi uznane za zasadne związane były z realizacją przez organy gmin zadań dotyczących dowodów osobistych. W jednym przypadku skarga dotyczyła odmowy wydania dowodu osobistego przez Wójta Gminy Dziadkowice w terminie wyznaczonym do jego odbioru. Skarga została uznana za częściowo zasadną z uwagi na fakt, że jakkolwiek organ faktycznie zobowiązany był odmówić skarżącemu wydania dowodu osobistego, to jednak powinno to nastąpić w formie decyzji administracyjnej. Uchybienie zostało skorygowane i organ wydał decyzję o odmowie wydania dowodu osobistego. W drugim przypadku skarga dotyczyła faktycznej odmowy wydania dowodu osobistego przez Prezydenta Miasta Łomża. Skarga uznana za częściowo zasadną z uwagi na fakt, że jakkolwiek przy odbiorze nowego dowodu osobistego winien być okazany poprzedni dowód osobisty w celu jego unieważnienia (co jest zgodne z obowiązującym w tym zakresie przepisami), to jednak w sytuacji, gdy stary dowód był już nieważny w momencie składania wniosku o wydanie nowego dowodu osobistego, to zaniechanie przedłożenia starego dowodu osobistego przez wnioskodawcę w chwili odbioru nowego dowodu osobistego (chociaż stanowi naruszenie przepisów) nie może jednak stanowić podstawy do odmowy wydania nowego dokumentu. Organ został zobowiązany do wydania nowego dowodu osobistego wnioskodawcy, z zastrzeżeniem, że jeżeli wnioskodawca nie okaże starego dowodu osobistego, to winno to być udokumentowane np. w formie notatki służbowej dołączonej do koperty dowodowej. 3. Działalności jednostek podległych 1 skarga. Skarga dotyczyła naboru na wolne stanowisko pracy w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Białymstoku. W wyniku skargi PUW przeprowadził kontrolę doraźną w wyniku której, zostały wydane zalecenie w celu poprawy procedury naboru w Inspektoracie. Skarga została uznana za zasadną. 4. Funkcjonowania Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku 1 skarga. 6

7 W związku ze skargą zostało przeprowadzone postępowanie wyjaśniające. W jego wyniku Biuro Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych na podstawie logów systemowych, zweryfikowało przyczyny niedostępności strony internetowej PUW w zakresie spraw obywatelskich, co podnoszono między innymi w skardze. Przyczyny niedostępności zostały przeanalizowane, tak aby nie wystąpiły w przyszłości. II. REJESTRACJA I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI W URZĘDZIE 1. Opis systemu rejestracji skarg i wniosków, ze wskazaniem czy jest to odrębna ewidencja? Skargi i wnioski wpływające do PUW rejestrowane są w Centralnym Rejestrze Skarg, Wniosków i Petycji (CRSWiP) oraz we właściwych teczkach aktowych (zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną). CRSWiP obsługiwany jest przez system informatyczny Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD). Dyrektorzy wydziałów zobowiązani są do zapewnienia należytej organizacji przyjmowania, ewidencjonowania i załatwiania skarg i wniosków. Rejestrowanie skarg i wniosków dyrektorzy wydziałów powierzają imiennie wyznaczonym pracownikom. 2. Informacja, czy sposób rejestracji i przechowywania dokumentacji ułatwia kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków? Skargi i wnioski wpływające do PUW są rejestrowane i przechowywane w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. W Urzędzie całość akt skargowych prowadzona jest w systemie informatycznym EZD, dlatego też, w każdym czasie istnieje możliwość sprawdzenia, przez pracowników oraz ich przełożonych, przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. III. PRZYJĘCIA KLIENTÓW W SPRAWACH SKARG I WNIOSKÓW Zasady organizacji przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków zostały określone w Regulaminie organizacyjnym PUW. Zgodnie z Regulaminem interesantów przyjmują: Wojewoda, Wicewojewoda, Dyrektor Generalny oraz Podlaski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego - w każdy wtorek, w godzinach od do 16.00; Dyrektorzy wydziałów, pracownicy Urzędu i Delegatury Urzędu - codziennie w godzinach pracy. Przyjęcia interesantów przez kierownictwo Urzędu odbywają się po uprzednim ustaleniu szczegółowego terminu spotkania z pracownikiem Wydziału Nadzoru i Kontroli, który zajmuje się obsługą oraz ustaleniem kolejności przyjęć interesantów. 7

8 W PUW rejestr przyjęć przez kierownictwo Urzędu interesantów w sprawach skarg i wniosków prowadzony jest przez pracownika Wydziału Nadzoru i Kontroli. W czasie przyjęć, klientom Urzędu udzielane są informacje m.in. o sposobie rozpatrzenia ich spraw, o organach właściwych do rozpatrzenia poruszanych przez nich kwestii, o zakresie kompetencji należących do Wojewody. W przypadku konieczności podjęcia dodatkowych działań lub udzielenia wyjaśnień na piśmie, skargi i wnioski w trakcie przyjęć interesantów przyjmowane są do protokołu. Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z k.p.a., w widocznym miejscu w siedzibie Urzędu, znajduje się pełna informacja wizualna w sprawie przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków. Informacja ta, jest również opublikowana na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu. W PUW ocena przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków dokonywana jest corocznie. Ponadto, informacje dotyczące np. liczby skarg wpływających do Urzędu, sposób oraz terminowość ich rozpatrywania przygotowywane są w ciągu roku, w zależności od potrzeb kierownictwa Urzędu. Sporządził: Janusz Pełkowski Starszy inspektor wojewódzki Wydział Nadzoru i Kontroli Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku tel. (85) Białystok, r. 8