ZAPYTANIE OFERTOWE. Szerszy opis przedmiotu zamówienia oraz opis projektu znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

Transkrypt

1 Poznań, r. EasySolar Sp. z o.o. ul. Obornicka Poznań ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu pt. EasySolar Sp. z o.o. wdrożenie systemu automatyzującego współpracę biznesową w branży fotowoltaicznej. w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu Państwa w ramach Działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, oś priorytetowa 8. Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki (nr Projektu WND- POIG /14). Przedmiot zapytania: Usługi eksperckie i informatyczne: 1. Zakup usługi eksperckiej - analiza procesu, analiza technologiczna systemu B2B 1 szt.. 2. Zakup usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej - Instalacja i konfiguracja środowiska serwerowego systemu B2B 1 szt. 3. Zakup licencji modułu silnika danych systemu B2B - 1 szt. 4. Zakup licencji modułu autoryzacji użytkowników - 1 szt. 5. Zakup licencji modułu ofertowania - 1 szt 6. Zakup licencji modułu zamówień - 1 szt. 7. Zakup interfejsu użytkowników - 1 szt. Szerszy opis przedmiotu zamówienia oraz opis projektu znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Kryteria wyboru: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierować się będzie następującym kryterium - cena netto 100% Punkty w ramach kryterium ceny będą przyznawane wg następującej formuły: C min A n = x 100 C r C min - cena minimalna w zbiorze

2 C r - cena oferty rozpatrywanej A n - ilość punktów przyznana ofercie Informujemy, że każdy przedmiot zapytania będzie oceniany oddzielnie. Zastrzegamy, że w związku z tym na każdy przedmiot zapytania może być zawarta osobna umowa. Termin dostarczenia ofert: r. Szacowany termin wykonania zadań: do r. Dokładny termin realizacji poszczególnych usług będzie uzgadniany z wykonawcami przy podpisywaniu umów. Adres nadsyłania ofert: ul. Obornicka 330, Poznań Wymagania formalne: Sporządzenie oferty na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego i uzupełnienie wszystkich miejsc oznaczonych jako obligatoryjne, Złożenie oświadczeń zawartych w formularzu ofertowym wskazanym wyżej, W wypadku, gdy oferta nie odnosi się do wszystkich zadań wskazanych w zapytaniu, proszę o skreślenie pozostałych zadań lub wpisanie w odpowiednim polu nie dotyczy. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełni wszystkie wymagania przedstawione w powyższym zapytaniu oraz uzyska najwięcej punktów.

3 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z r. na usługi eksperckie i informatyczne: 1. Zakup usługi eksperckiej - analiza procesu, analiza technologiczna systemu B2B 1 szt.. 2. Zakup usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej - Instalacja i konfiguracja środowiska serwerowego systemu B2B 1 szt. 3. Zakup licencji modułu silnika danych systemu B2B - 1 szt. 4. Zakup licencji modułu autoryzacji użytkowników - 1 szt. 5. Zakup licencji modułu ofertowania - 1 szt 6. Zakup licencji modułu zamówień - 1 szt. 7. Zakup interfejsu użytkowników - 1 szt. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Analiza procesu, analiza technologiczna systemu B2B - 1 szt. Planowany czas realizacji 140 roboczogodzin. Szczegółowa analiza pod kątem wszelkich skrajnych sytuacji mogących wystąpić w czasie współpracy z partnerami w relacjach B2B oraz podstawowych i prawidłowych ścieżek przebiegów procesów. Przeprowadzenie analizy procesu, wymagań systemowych ma za zadanie precyzyjnie określić zakres konfiguracji i modyfikacji tworzonej platformy, w celu dopasowania jej do przebiegu procesów biznesowych przedsiębiorstwa oraz uwzględnienia wymagań związanych z wymianą informacji między partnerami. Przeprowadzenie analizy wymagań systemowych jest konieczne do określenia zakresu informatyzacji procesów biznesowych firmy. Z zebranych wewnętrznie danych wynika, że analizie zostaną poddane 4 procesy biznesowe. Analiza będzie dotyczyła również procesów, w ramach których będzie zachodziła komunikacja EDI między partnerami. Prace będą polegały na analizie dotychczasowych wewnętrznych procedur przedsiębiorstwa w zakresie prowadzenia dokumentacji z partnerami, możliwości oraz sposobu jej implementacji w wybranym systemie informatycznym. Analiza przeprowadzona zostanie w poszczególnych obszarach odpowiadającym rozwiązaniom informatycznym, jakie składać się będą na system B2B. W wyniku przeprowadzonej analizy procesu i analizy technologicznej powstanie koncepcja rozwiązania stanowiąca szczegółowy opis całego wdrożenia. Między innymi: szczegółowe opisy przebiegów procesów biznesowych objętych wdrożeniem, opisy rozwiązań implementacji procesów biznesowych w strukturze oprogramowania, specyfikację wymagań funkcjonalnych całego systemu, listy osób odpowiedzialnych za przebieg danego procesu oraz role użytkowników realizujących poszczególne zadania w danym procesie, szczegółowy zakres prac informatycznych niezbędnych do wdrożenia nowego systemu B2B. 2. Usługi informatyczne i techniczne związane z instalacją infrastruktury technicznej - instalacja i konfiguracja środowiska serwerowego systemu B2B 1 szt. Planowany czas realizacji 60 roboczogodzin. Instalacja i konfiguracja serwera to usługa polegająca na prawidłowym ustawieniu środowiska pracy systemu informatycznego w zakresie serwera sprzętowego oraz instalacji i konfiguracji

4 oprogramowania serwerowego. Wymienić tutaj należy przede wszystkim wszelkie operacje z zakresu fizycznej lokalizacji serwera, odpowiedniego przyłącza do sieci firmy, konfiguracji sieci ze specjalnym uwzględnieniem dostępności serwera w firmie i poza nią. Duży nacisk będzie położony na bezpieczeństwo serwera i danych które on przechowuje i przetwarza. W zakresie konfiguracji wykonana zostanie również odpowiednia konfiguracja serwisów serwera począwszy od dostępności jego zasobów, współdzielenia danych po konfigurację kont użytkowników i odpowiednie wydzielenie serwisów do zarządzania. Wydatek ten zakłada również instalację odpowiedniego oprogramowania na nabywanym w ramach projektu serwerze. Instalowane będzie oprogramowanie opensource owe (darmowe), niezbędne do działania i dostępu do serwerów i tym samym systemu B2B: Apache, Mysql, PHP, ProFTPd, Java virtual machine (JVM) 3. Licencja modułu silnika danych systemu B2B - 1 szt. Planowany czas realizacji 300 roboczogodzin. Budowa efektywnie działającego systemu B2B musi zawierać w sobie implementację odpowiednich struktur bazodanowych, które będą przechowywać wszelkie dane potrzebne do prawidłowego działania systemu. Dane przechowywane będą w odpowiednim formacie, tak aby udostępnianie ich było zoptymalizowane pod kątem wydajności całego systemu W zakresie tego modułu powstanie implementacja struktur bazodanowych, które w sposób optymalny w kontekście prowadzonych procesów będą przechowywać dane, a jednocześnie będą pozwalały na swobodny dostęp. Silnik systemu B2B będzie stanowił główne miejsce przechowywania danych oraz procedur zarządzających danymi. Silnik systemu B2B będzie odpowiedzialny za zarządzanie danymi, ich agregacją, archiwizacją, zarządzaniem kontami użytkowników, przechowywaniem danych produktów. Od strony technologicznej silnik systemu B2B będzie zespołem procedur i funkcji operujących na gromadzonych danych w bazie danych. Silnik będzie również zawierał pełen zestaw uprawnień dla użytkowników końcowych i zarządzających systemem oraz dla innych modułów współpracujących. Jest to zarówno system bazodanowy uzbrojony w mechanizmy agregacji danych oraz zespół funkcjonalności pozwalających na zarządzanie danymi według ustalonych reguł. Zakup silnika danych jest niezbędny dla osiągnięcia celu szybkości działania i efektywności całej platformy, automatyzacji wszystkich procesów biznesowych zachodzących pomiędzy Wnioskodawcą, a jego partnerami biznesowym Planowany do wdrożenia system B2B opiera się w głównej mierze o wymianę informacji poprzez bazy danych, ta wymiana będzie odpowiednio i efektywnie zarządzana dzięki modułowi silnika danych. 4. Licencja modułu autoryzacji użytkowników - 1 szt. Planowany czas realizacji 200 roboczogodzin. Moduł autoryzacji użytkowników pozwoli na uzyskiwanie bezpiecznego dostępu do danych przez uprawnionych użytkowników i zabezpieczy dane dostępem przez niepowołane osoby. Moduł będzie

5 odpowiednio wykorzystywać logiki i procedury zawarte w innych modułach systemu oraz zgromadzone dane w strukturach bazodanowych. Zostanie on wykonany z wykorzystaniem najnowszych procedur bezpieczeństwa użytkowników (takich jak szyfrowanie danych wrażliwych, monitoring danych dotyczących nr IP użytkownika logującego się, wymaganie odpowiedniego hasła, czyli trudnego do złamania, czy w razie takiej potrzeby dwuetapowa rejestracja wymagające dodatkowego potwierdzenia tożsamości) i ich danych w sieci, dzięki czemu dane firmy, które potencjalnie są danymi wrażliwymi i tajnymi będą odpowiednio zabezpieczone. Każdy pracownik korzystający z systemu posiadać będzie konto, a do jego użycia konieczna będzie autoryzacja i autentykacja. Zalogowany użytkownik jest w stanie pracować z dostępnymi dla niego funkcjonalnościami (ograniczenie poziomu użytkowników - użytkownicy będą mogli korzystać z funkcji przeznaczonych wyłącznie dla nich, to znaczy będą podzieleni na różne poziomy dostępu, w zależności od tego czy są to instalatorzy czy producenci). Ponadto moduł autoryzacji zawierać będzie wdrożoną instrukcję bezpiecznego logowania, autoryzacji użytkowników oraz bezpiecznego przechowywania danych dotyczących użytkowników w bazach danych na serwerze. 5. Licencja modułu ofertowania - 1 szt. Planowany czas realizacji 160 roboczogodzin. Moduł do obsługi procesu ofertowania będzie umożliwiać pozyskiwanie oraz udostępnianie danych z i do platformy B2B. Moduł pozwoli Partnerom instalatorom na automatyczne wygenerowanie ustandaryzowanego zapytania ofertowego zawierającego wszystkie dane potrzebne do przygotowania oferty m.in. rodzaj wybranych urządzeń,.ich ilość, porządny termin realizacji. Moduł odpowiedzialny będzie za analizę warunków i parametrów zamówienia oraz za stworzenie adekwatnej oferty. W sytuacji gdy dany produkt będzie znajdować się w ofercie kilku dostawców, moduł rozdzieli zapytanie na osobne dokumenty i prześle indywidualnie do każdego z nich. Moduł według zebranych od Partnerów informacji dotyczących cen ich usług/produktów, terminów możliwości zrealizowania zlecenia itp. stworzy indywidulaną ofertę. W ofercie znajdzie się kilka wariantów realizacji z danymi od wszystkich dostawców, tak aby Partner Zleceniodawca miał możliwość wyboru. Moduł będzie odpowiedzialny za: obieg dokumentów, w tym zakresie będzie mógł przyjąć formę zapytania ofertowego oraz oferty(stanowiącej podstawę do tworzenia zlecenia). Moduł umożliwi całościową realizację procesu ofertowani. Funkcjonalność modułu będzie pozwalała na automatyczną wymianę elektronicznych dokumentów zapytań ofertowych, ofert pomiędzy systemem B2B a systemami partnerów (za pośrednictwem modułu Elektronicznej Wymiany Danych). Wdrożone w tym module rozwiązania będą kluczowe dla wydajnego funkcjonowania całego systemu, ponieważ będzie on odpowiadał za jeden z najważniejszych z punktu widzenia współpracy Wnioskodawcy z Partnerami proces, jakim jest agregowanie wszystkich informacji dotyczących spływających zapytań ofertowych i odpowiedzi na nie. Proces w swej budowie polega głównie na uzyskaniu a następnie przetworzeniu informacji od Partnerów biznesowych Wnioskodawcy. Wytworzone w ten sposób dane należy w prawidłowy sposób wprowadzić do systemu i/lub zmodyfikować istniejące już wpisy. Proces wykonywany w sposób manualny jest bardzo podatny na błędy ludzkie. Jest również bardzo zasobożerny. Wprowadzenie modułu do obsługi ofertowania pozwoli na automatyzację najważniejszego procesu biznesowego zachodzącego pomiędzy Partnerami a Wnioskodawcą i podniesienie wydajności pracy. 6. Licencja modułu zamówień - 1 szt. Planowany czas realizacji 240 roboczogodzin.

6 Zakup modułu w ramach realizacji projektu jest niezbędny w celu automatyzacji jednego z najważniejszych procesów biznesowych realizowanych między Wnioskodawcą ja jego partnerami. Moduł zamówień będzie pokrywać funkcjonalności z zakresu procesu składania i realizacji zamówień. Będzie on zestawem procedur i definicji pozwalających na przeprowadzenie procesu obsługi zlecenia począwszy od przyjęcia zamówienia od Zleceniodawcy poprzez koordynację Partnerów nad pracami, monitorowanie, po zamknięcie procesu. Na każdym kroku postępu procesu będą generowane odpowiednie wymagane dane i dokumenty. Proces obejmuje odpowiednie prace po stronie Wnioskodawcy (weryfikacja zamówienia, informacje dla osób nadzorczych, wykluczenia produktów, odpowiednie zestawienie zamówienia pod kątem późniejszego transportu) i po stronie Partnera- Zleceniobiorcy (m.in. potwierdzenie przyjęcia, stan realizacji). Moduł zamówień obejmuje całość procesu realizacji zamówienia weryfikacja zamówienia, jego akceptacja, weryfikację płatności i weryfikację procesu logistycznego. Moduł będzie również odpowiedzialny za sprawdzanie poprawność zamówienia, a w przypadku jakichkolwiek błędów wysyłanie monit z prośbą o korektę do Partnera. Moduł też pozwoli na zbieranie danych potrzebnych do generowania odpowiednich dokumentów elektronicznych, przechowywanie i udostępnianie danych w odpowiednim formacie, dotyczących procesu zamówienia i jego realizacji. Dzięki temu modułowi współpraca z partnerami zostanie w pełni zsynchronizowana, możliwe będzie efektywne i sprawne realizowanie zleceń. Moduł ten zagwarantuje szybką, zautomatyzowaną wymianę informacji dotyczącą ofert, cen i pozwoli na dużą oszczędność czasu pracowników. Wpłynie to bezpośrednio na możliwość realizacji większej liczby zleceń dla Wnioskodawcy jak również jego partnerów. 7. Interfejs użytkowników - 1 szt. Planowany czas realizacji 150 roboczogodzin. Moduł interfejsu będzie odpowiedzialny za obsługą urządzeń wejścia/wyjścia przeznaczonych dla interakcji z użytkownikiem. Interfejs zapewni dostęp do podstawowych funkcjonalności które będą realizowane w poszczególnych modułach systemu B2B. Moduł interfejsu jest elementem systemu który umożliwia Wnioskodawcy definiowanie i zmiany w konfiguracji oraz działaniu systemu B2B. Interfejs umożliwia wprowadzenie w ramach procesów biznesowych zmian m.in. takich jak zmiany wzorników dokumentów, zmiany w słownikach systemowych, zmiany w odstępach czasowych pomiędzy działaniami. Interfejs służyć będzie również do okresowej pracy administracyjnej związanej z obserwacją nieprawidłowości w działaniu systemu. Ponadto interfejs umożliwi dostęp do zapisów z działania systemu, których niekoniecznie można uzyskać bezpośrednio z innych miejsc systemu. Dzięki niemu każdy użytkownik będzie posiadał możliwość użycia interfejsu do prowadzenia procesów biznesowych w zależności od poziomu dostępu. Interfejs użytkownika jest niezbędnym warunkiem prowadzenia systemu B2B. Interfejs trudny w użyciu w najlepszym wypadku doprowadzi do wielu pomyłek użytkowników. W najgorszym wypadku użytkownicy po prostu odmówią używania systemu oprogramowania niezależnie od jego funkcjonalności. Jeśli informacja jest przedstawiona w sposób zagmatwany i mylący, użytkownicy muszą źle rozumieć znaczenie systemu. Mogą wykonać ciągi poleceń, które uszkodzą dane lub doprowadzą do awarii systemu. Moduł od strony technologicznej jest zbiorem interfejsów dostępnych dla zautoryzowanego i zautentyfikowanego użytkownika. Interfejs pozwala na pracę w czasie rzeczywistym a zmiany wprowadzone poprzez ten interfejs mogą spowodować całkowite wstrzymanie pracy systemu

7 Opis projektu: Głównym celem realizowanego projektu jest wdrożenie innowacyjnego systemu B2B do automatycznej komunikacji biznesowej pomiędzy EasySolar Sp. z o.o., a jej Partnerami - instalatorami systemów (zleceniodawcy) oraz producentami sprzętu fotowoltaicznego (zleceniobiorcy). Wdrożony system stanowić będzie niezbędne ogniwo realizowanych w ramach systemu procesów biznesowych. W wyniku realizacji inwestycji możliwa stanie się kooperacja miedzy odrębnymi podmiotami gospodarczymi na nierealizowanym dotychczas poziomie, eliminująca tradycyjny obieg dokumentów w wyniku wdrożenia elektronicznej wymiany danych w trzech procesach biznesowych objętych systemem B2B (ofertowanie, składanie i realizacja zamówień, rozliczanie). Ponadto Zamawiający zaoferuje Partnerom innowacyjną usługę w formule Software as a Service pozwalającą na tworzenie różnego rodzaju raportów dotyczących efektywności ekonomiczno-energetycznej inwestycji fotowoltaicznych. Dzięki realizacji projektu usprawnione i zautomatyzowane zostaną następujące procesy biznesowe pomiędzy Zamawiającym a jego Partnerami: 1.Proces ofertowania. 2.Proces składania i realizacji zamówień. 3.Proces rozliczania. 4.Proces zarzadzania informacja i raportowania. W skład systemu B2B wejdą następujące elementy: - Moduł autoryzacji użytkowników, - Moduł silnika danych systemu B2B, - Moduł rejestracji i zarzadzania dostawcami i instalatorami, - Moduł ofertowania, - Moduł zamówień, - Moduł EDI, - Moduł rozliczeń, - Moduł analizy danych, - Moduł raportowania, - Moduł SaaS, - Interfejs dla dostawców do zarzadzania baza urządzeń, - Interfejs użytkowników.

8 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego z r. na usługi eksperckie i informatyczne: Formularz ofertowy..., dn... Miejscowość i data* Nazwa oferenta i dane adresowe* Oferta dla EasySolar Sp. z o.o. ul. Obornicka Poznań W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące usług eksperckich i informatycznych przedkładam ofertę: 1. Zakup usługi eksperckiej - analiza procesu, analiza technologiczna systemu B2B 1 szt. - zł netto*, 2. Zakup usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej - Instalacja i konfiguracja środowiska serwerowego systemu B2B 1 szt. - zł netto*, 3. Zakup licencji modułu silnika danych systemu B2B - 1 szt. - zł netto*, 4. Zakup licencji modułu autoryzacji użytkowników - 1 szt. - zł netto*, 5. Zakup licencji modułu ofertowania - 1 szt. - zł netto*, 6. Zakup licencji modułu zamówień - 1 szt. - zł netto*, 7. Zakup interfejsu użytkowników - 1 szt. zł netto*.

9 Oferta jest ważna do (najkrócej do 31 marca 2015 r.)*... Podpis wystawcy oferty* Jednocześnie składam następujące oświadczenia: 1) Znam i akceptuję warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu ofertowym oraz nie wnoszę żadnych zastrzeżeń i uwag w tym zakresie. 2) Posiadam niezbędną wiedzę dotyczącą przedmiotu zamówienia. 3) Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.... Podpis wystawcy oferty* *element obligatoryjny.