Wzór umowy o przekazanie srodków pienieznych. UMOWA nr. zawarta w dniu.. w Warszawie pomiedzy

Transkrypt

1 Wzór umowy o przekazanie srodków pienieznych UMOWA nr. zawarta w dniu.. w Warszawie pomiedzy Fundacja Fundusz Wspólpracy z siedziba w Warszawie, ul. Górnoslaska 4a, Warszawa, zarejestrowana w Sadzie Rejonowym dla M. St. Warszawy, XIX Wydzial Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego, w Rejestrze Stowarzyszen, Innych Organizacji Spolecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakladów Opieki Zdrowotnej, pod numerem KRS: , zwana dalej Fundacja, reprezentowana przez Pana Lecha Witeckiego Prezesa Zarzadu oraz Pania Malgorzate Sidowska Czlonka Zarzadu a... z siedziba w..., zarejestrowana w... pod numerem KRS:... zwana dalej Beneficjentem reprezentowana przez... zwanymi niekiedy dalej lacznie Stronami 1 Definicje W rozumieniu niniejszej umowy Fundacja oznacza Fundacje Fundusz Wspólpracy, (bedaca dysponentem srodków bezzwrotnej pomocy zagranicznej); Beneficjent oznacza ; UKIE oznacza Urzad Komitetu Integracji Europejskiej lub jego nastepce prawnego; Program Agro-Smak 2 oznacza Program Rozwoju Rynku Produktów Regionalnych i Lokalnych zlecony Fundacji przez UKIE na podstawie Umowy z dnia 16 marca 2007 r.; CPF sektorowe oznacza fundusze zlotowe Komisji Europejskiej (sectoral counterpart funds) w ramach Memorandum of Understanding z 1997 r., bedace srodkami bezzwrotnej pomocy zagranicznej; projekt oznacza realizowany przez Beneficjenta projekt pt. opisany w zalacznikach 1 i 2 do niniejszej Umowy; srodki finansowe oznacza srodki, pochodzace z bezzwrotnej pomocy zagranicznej (CPF sektorowe), przedstawione Beneficjentowi przez Fundacje do wykorzystania wylacznie dla realizacji projektu. 1

2 2 Przedmiot umowy Przedmiotem niniejszej umowy jest regulacja praw i obowiazków stron, zwiazanych z przekazaniem Beneficjentowi przez Fundacje srodków finansowych w kwocie nie wiekszej niz (slownie zlotych: ), pochodzacych ze srodków Programu Agro-Smak 2, finansowanego ze srodków CPF sektorowych, a przeznaczonych wylacznie na realizacje projektu. Warunkiem skutecznego nabycia wlasnosci wskazanych srodków przez Beneficjenta bedzie przyjecie przez Fundacje sprawozdan, o których mowa w 10 pkt 1 niniejszej umowy. 3 Pozycja prawna Fundacji 1. UKIE zlecil Fundacji zarzadzanie srodkami CPF sektorowymi (counterpart funds) na podstawie Umowy z dnia 16 marca 2007 r. 2. Strony uzgadniaja, iz niniejsza umowa stanowi prawa na rzecz Fundacji, a takze naklada na nia zobowiazania. 3. Fundacja odpowiedzialna jest za szkody wynikle w zwiazku z wykonaniem niniejszej umowy wylacznie z jej winy umyslnej. 4 Oswiadczenia, zapewnienia i zobowiazania Beneficjenta 1. Beneficjent zapewnia niniejszym i oswiadcza, co nastepuje: wszelkie zapewnienia i oswiadczenia, zlozone przez niego w ramach projektu a w szczególnosci dotyczace: jego statusu prawnego, srodków wlasnych na finansowanie projektu oraz dotyczace doswiadczenia Beneficjenta w zakresie organizacji i finansowania projektów zblizonych lub analogicznych do projektu bedacego przedmiotem niniejszej umowy sa nadal w pelni prawdziwe i wiazace, a dane zawarte w tych oswiadczeniach i zapewnieniach oraz we wszelkiego rodzaju dokumentach, dostarczonych przez Beneficjenta Fundacji przed zawarciem niniejszej umowy sa nadal prawdziwe i aktualne, jak równiez, iz te oswiadczenia i zapewnienia pozostana w mocy przez caly czas obowiazywania niniejszej umowy i Fundacja zostanie powiadomiona niezwlocznie przez Beneficjenta o zmianach, dotyczacych tych danych. 2. Beneficjent zobowiazuje sie do zrealizowania projektu zgodnie z Opisem Projektu, stanowiacym zalacznik nr 1 do niniejszej umowy oraz do finansowania go zgodnie z Budzetem Projektu, stanowiacym zalacznik nr 2 do niniejszej umowy. Wszelkie zmiany sposobu realizacji projektu i jego finansowania wymagaja uzyskania uprzedniej pisemnej zgody Fundacji. Nadto Beneficjent zobowiazuje sie do niezwlocznego powiadamiania Fundacji o wszelkich zdarzeniach, majacych wplyw na realizacje projektu, w tym równiez dotyczacych sposobu finansowania projektu. W szczególnosci Beneficjent zobowiazany jest do przekazania informacji o uzyskaniu dodatkowych srodków na finansowanie projektu, niezaleznie od zródla ich pochodzenia, jak tez o podwyzszeniu kwoty finansowania ze zródel wskazanych w Budzecie Projektu. 3. Beneficjent oswiadcza, iz zapoznal sie z Ogólnymi Zobowiazaniami, stanowiacymi zalacznik nr 3 do niniejszej umowy i oswiadcza, iz przyjmuje je do wykonania na równi z obowiazkami wynikajacymi z niniejszej umowy. 2

3 4. Beneficjent zobowiazuje sie do wykorzystania srodków finansowych wraz z odsetkami wyniklymi z umowy rachunku bankowego jedynie i wylacznie na sfinansowanie projektu, i zapewnia, ze wszystkie czynnosci zwiazane z finansowaniem projektu odbywac sie beda zgodnie z warunkami niniejszej umowy. 5. Beneficjent oswiadcza, ze jest jedynym wlascicielem wydzielonego konta bankowego nr w banku.. Beneficjent zobowiazuje sie do wykorzystywania wskazanego powyzej konta wylacznie celem dokonywania obslugi finansowej projektu ze srodków finansowych, ustalenia z bankiem prowadzacym korzystnego oprocentowania zgromadzonych na koncie srodków finansowych oraz zobowiazuje sie w okresie obowiazywania niniejszej umowy do zaniechania korzystania ze wskazanego konta przy realizacji innych niz projekt przedsiewziec oraz utrzymywania na nim wylacznie srodków finansowych przekazanych mu na mocy niniejszej umowy. Beneficjent zobowiazuje sie do utrzymania wskazanego powyzej konta co najmniej do chwili dokonania ostatecznych rozliczen z Fundacja, wynikajacych lub mogacych wyniknac z niniejszej umowy. 6. Beneficjent zobowiazuje sie do przedstawiania kazdorazowo na zadanie UKIE lub Fundacji pelnej dokumentacji ksiegowej dotyczacej realizacji projektu osobom wskazanym przez UKIE lub Fundacje. Nadto Beneficjent zobowiazuje sie do przechowywania wszystkich dokumentów zwiazanych z realizacja i finansowaniem projektu przez okres 5 lat, poczawszy od daty rozliczenia projektu. 7. Beneficjent zobowiazuje sie do udzielania kazdorazowo na pisemna prosbe UKIE lub Fundacji wyjasnien na pismie co do wszelkich dzialan podejmowanych przez Beneficjenta w zwiazku z realizacja projektu. Wyjasnienie takie winno zostac przedstawione UKIE lub Fundacji w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia przekazania Beneficjentowi zapytania, chyba ze w zapytaniu ustalony zostanie inny termin na udzielenie wyjasnien. REALIZACJA PROJEKTU 5 Terminy 1. Beneficjent zobowiazany jest do zakonczenia realizacji projektu w nieprzekraczalnym terminie do dnia. 2. Po zakonczeniu realizacji projektu Beneficjent przekaze Fundacji listem poleconym lub przesylka kurierska, z poswiadczeniem odbioru, sprawozdanie merytoryczne i sprawozdanie finansowe w terminie 30 dni od zakonczenia projektu. Rozstrzygajaca dla ustalenia, czy Beneficjent dochowal terminu, bedzie data poswiadczenia odbioru przez Fundacje. 6 Warunki realizacji projektu 1. Beneficjent zobowiazany jest do realizacji projektu zgodnie z zasadami i warunkami, zawartymi w niniejszej umowie, oraz w jej zalacznikach. 2. Beneficjent obowiazany jest do realizowania projektu zgodnie z obowiazujacym prawem. 3

4 ZAGADNIENIA FINANSOWE 7 Przekazanie srodków 1. Beneficjent uprawniony jest, poczawszy od dnia wejscia niniejszej umowy w zycie, do zwrócenia sie na pismie do Fundacji z wnioskiem o wyplacenie srodków finansowych. 2. W terminie 14 dni od daty otrzymania wniosku Beneficjenta o wyplacenie srodków finansowych, Fundacja dokona przelewu srodków finansowych, z zastrzezeniem pkt. 3 ponizej, na wskazane w 4 pkt 5 niniejszej umowy konto Beneficjenta, przy czym dla uznania terminu tego za dochowany decydujaca bedzie data zlozenia zlecenia przelewu przez Fundacje. 3. Strony ustalaja, iz srodki finansowe przekazywane beda w nastepujacym trybie: pierwsza platnosc:. (slownie zlotych: ), nastapi po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w 7 pkt 1; druga platnosc: nie wiecej niz (slownie zlotych:..), zostanie uruchomiona na pisemny wniosek Beneficjenta o wyplacenie srodków finansowych i po zaakceptowaniu przez Fundacje sprawozdan, o których mowa w 10 niniejszej umowy z zastrzezeniem wynikajacym z 8 niniejszej umowy. 8 Rozliczenia finansowe po zakonczeniu realizacji projektu 1. W przypadku, gdy Fundacja przyjmie sprawozdania, o których mowa w 10 niniejszej umowy, Strony niezwlocznie dokonaja rozliczen zwiazanych z niniejsza umowa w sposób wskazany ponizej. 2. O ile wykazana w sprawozdaniu koncowym suma wydatków poniesionych przez Beneficjenta na realizacje projektu a finansowanych na warunkach okreslonych niniejsza umowa okaze sie byc nizsza niz kwota wskazana w 2 niniejszej umowy, Beneficjent zwróci Fundacji kwote stanowiaca róznice pomiedzy kwota okreslona w 2 niniejszej umowy, powiekszona o odsetki narosle na wyodrebnionym koncie bankowym Beneficjenta przez okres realizacji niniejszej umowy a wskazanymi powyzej wydatkami. 3. Zwrot wskazanej kwoty na rzecz Fundacji winien nastapic z dniem sporzadzenia sprawozdania finansowego i merytorycznego, o którym mowa w 10 niniejszej umowy. Zwrot dokonany winien byc z adnotacja: dotyczy umowy nr. na konto bankowe Fundacji nr w banku PEKAO S.A. V Oddzial w Warszawie. 9 Podatki i ciezary publicznoprawne 1. Beneficjenci srodków finansowych przekazanych przez Fundacje w ramach niniejszej Umowy moga korzystac ze zwrotu podatku VAT lub zastosowania 0% stawki VAT. Dochody pochodzace z tych srodków sa wolne od podatku dochodowego. Odpowiedzialnosc za dokonanie wszelkich formalnosci umozliwiajacych skorzystanie z przyslugujacych zwolnien podatkowych spoczywa na Beneficjencie. 2. Beneficjent zobowiazuje sie ponosic wszelkie podatki oraz inne ciezary publicznoprawne, zwiazane z realizacja projektu, nalezne obecnie oraz mogace powstac w przyszlosci. 4

5 3. Beneficjent zobowiazuje sie do pokrywania wszelkich naleznosci podatkowych oraz innych ciezarów publicznoprawnych, zwiazanych z realizacja projektu, ze srodków Beneficjenta, z wylaczeniem srodków finansowych, otrzymanych zgodnie z niniejsza umowa. Wszelkie kwoty wydatkowane przez Beneficjenta na pokrycie naleznych podatków lub ciezarów publicznoprawnych nie beda uwzgledniane przez Fundacje przy rozliczeniach wynikajacych z niniejszej umowy. SPRAWOZDAWCZOSC 10 Sprawozdania finansowe i merytoryczne 1. Beneficjent zobowiazany jest do przedstawienia Fundacji po zakonczeniu projektu w terminie wskazanym w 5 niniejszej umowy sprawozdan finansowego i merytorycznego. Beneficjent obowiazany jest do sporzadzenia sprawozdan zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez Fundacje. Instrukcja dotyczaca sprawozdania merytorycznego stanowi zalacznik nr 4 do niniejszej umowy, zas wzór formularza i zasady sporzadzenia sprawozdania finansowego stanowia odpowiednio zalacznik nr 5 i zalacznik nr 6 do niniejszej umowy. 2. Beneficjent obowiazany jest do dolaczenia do sprawozdania finansowego potwierdzonych za zgodnosc z oryginalem kopii rachunków, faktur, innych dokumentów finansowych, kopii odcinków przelewów oraz wyciagów bankowych, potwierdzajacych dokonanie platnosci i stan salda rachunku bankowego. 3. Sprawozdanie merytoryczne i finansowe winno byc podpisane przez osobe lub osoby uprawnione do reprezentowania Beneficjenta. Ponadto sprawozdanie finansowe winno byc dodatkowo podpisane przez glównego ksiegowego Beneficjenta 4. Uzyskanie pisemnej akceptacji Fundacji oznacza spelnienie warunku wskazanego w 2 niniejszej umowy i powoduje wskazane tam skutki, przy czym za date ziszczenia sie warunku strony przyjmuja date otrzymania przez Beneficjenta wskazanego pisma Fundacji. 5. W przypadku niezaakceptowania któregokolwiek ze sprawozdan, Fundacja wezwie Beneficjenta w terminie 4 tygodni od daty otrzymania sprawozdania/sprawozdan do dokonania w sprawozdaniu/sprawozdaniach poprawek i uzupelnien, wskazujac jednoczesnie przyczyny, które spowodowaly niezaakceptowanie sprawozdania/sprawozdan. Wezwanie Fundacji winno zostac sporzadzone w formie pisemnej. 6. Beneficjent winien w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania wskazanego powyzej wezwania Fundacji przekazac Fundacji poprawione sprawozdanie/sprawozdania, sporzadzone z uwzglednieniem zgloszonych przez Fundacje uwag i zastrzezen. 7. Naruszenie przez Beneficjenta wskazanego powyzej terminu zlozenia uzupelnionego/ych i poprawionego/ych sprawozdania/sprawozdan i/lub nieuwzglednienie w nim/nich uwag i zastrzezen Fundacji skutkowac moze dokonaniem rozliczenia projektu przez Fundacje bez uznawania wydatków, co do których zglosil on uprzednio swoje zastrzezenia. Postanowienie niniejsze nie wylacza uprawnienia Fundacji wynikajacego z 11 pkt 2 niniejszej umowy. 5

6 POSTANOWIENIA KONCOWE 11 Rozwiazanie umowy Umowa niniejsza moze zostac rozwiazana w nastepujacych przypadkach: 1. Na mocy porozumienia stron. 2. W drodze wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym przez Fundacje w przypadku powaznego naruszenia obowiazków Beneficjenta wynikajacych z niniejszej umowy. Za powazne naruszenie obowiazków uwaza sie m. in.: - gdy Beneficjent odmówi udzielenia wyjasnien na zapytanie lub udostepnienia dokumentacji dotyczacej realizacji projektu i/lub wykorzystania srodków finansowych, - gdy Beneficjent nie przedstawi w terminie sprawozdania lub sprawozdan lub tez gdy nie dokona w terminie poprawek i uzupelnien w sprawozdaniu lub sprawozdaniach niezaakceptowanych przez Fundacje, - gdy Beneficjent zaprzestanie realizacji projektu, przy czym nie dotyczy to sytuacji, gdy zaprzestanie bedzie skutkiem dzialania sily wyzszej, - gdy którekolwiek z zapewnien lub oswiadczen zlozonych przez Beneficjenta omówionych w 4 niniejszej umowy okaze sie nieprawdziwe w chwili jego skladania lub w razie, gdy którekolwiek z zawartych tam zobowiazan Beneficjenta nie zostanie w pelni wykonane, - gdy Beneficjent zaniecha powiadomienia Fundacji o okolicznosciach mogacych miec istotny wplyw na mozliwosc realizacji projektu, - prowadzenie przez Beneficjenta dzialalnosci sprzecznej z prawem lub zasadami wspólzycia spolecznego, - gdy Beneficjent dopusci sie innego niz wskazane powyzej powaznego naruszenia swoich zobowiazan podczas wykonywania jakiegokolwiek zobowiazania wynikajacego z niniejszej umowy. 12 Rozliczenia zwiazane z rozwiazaniem umowy 1. W przypadku odstapienia Beneficjenta od realizacji projektu wskazana w 2 niniejszej umowy kwota wraz z odsetkami z tytulu umowy rachunku bankowego winna zostac zwrócona na konto Fundacji w terminie nie dluzszym niz 14 dni od daty odstapienia od realizacji projektu. 2. W przypadku, gdy Beneficjent odstapi od realizacji projektu z przyczyn od niego niezaleznych, zas renegocjowanie warunków niniejszej umowy okaze sie niemozliwe z przyczyn finansowych lub organizacyjnych, lezacych po stronie Beneficjenta, bedzie on zobowiazany do zwrotu wskazanej 2 niniejszej umowy kwoty na konto Fundacji wraz z odsetkami wyniklymi z umowy rachunku bankowego w terminie 14 dni od daty odstapienia od realizacji projektu. 3. W przypadku rozwiazania umowy z przyczyn wskazanych w 11 pkt 2. niniejszej umowy Beneficjent zobowiazany jest do zwrotu kwoty wskazanej w 2. niniejszej umowy wraz z odsetkami jak dla zaleglosci podatkowych, naliczonymi od dnia przekazania Beneficjentowi wskazanej kwoty, w terminie 30 dni od daty rozwiazania umowy. Termin ten uznany zostanie za dochowany wylacznie w przypadku wplywu wskazanej kwoty na konto bankowe Fundacji. 6

7 13 Arbitraz 1. Spory o prawa majatkowe, które moga wyniknac pomiedzy Stronami w zwiazku z niniejsza Umowa strony poddaja rozstrzygnieciu Sadu Arbitrazowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie, a w przypadku utraty mocy przez zapis na Sad polubowny przez Sad wlasciwy dla siedziby Fundacji. 2. W postepowaniu stosuje sie zasady obowiazujace przed Sadem Arbitrazowym przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie. 14 Zmiana umowy Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagaja dla swej waznosci formy pisemnej i stanowic beda jako zalaczniki integralna czesc niniejszej umowy. 15 Prawo wlasciwe Do umowy niniejszej ma zastosowanie prawo polskie. 16 Porozumiewanie sie stron 1. Strony ustalaja, ze wszelkie zawiadomienia, zapytania oraz informacje odnoszace sie lub wynikajace z realizacji projektu wymagac beda formy pisemnej. Wszelkie dokumenty i pisma przekazywane lub kierowane do drugiej ze stron winny zawierac numer umowy oraz nazwe projektu. 2. Strony wskazuja nastepujace osoby upowaznione do kontaktowania sie z druga strona niniejszej umowy jak tez adresy, pod które kierowana ma byc wskazana w pkt 1 korespondencja: Do Fundacji Fundusz Wspólpracy Do Beneficjenta 17 Zmiana formy realizacji projektu 1. Fundacja moze wyrazic zgode na zmiane w formie realizacji projektu w trakcie obowiazywania niniejszej umowy. 2. W przypadku, gdy wprowadzane zmiany nie spowoduja zwiekszenia calkowitej kwoty srodków finansowych wskazanej w 2oraz w zadnej z pozycji wydatków przedstawionych w Budzecie projektu stanowiacym zalacznik nr 2 do niniejszej umowy o wiecej niz 10% pierwotnie zaplanowanej kwoty, dokonywane zmiany nie beda wymagaly sporzadzenia i podpisania aneksu do niniejszej umowy. Osoba upowazniona do pisemnego zaakceptowania 7

8 dokonania przez Beneficjenta w takim zakresie zmian organizacyjnych lub merytorycznych przedstawionych w Opisie projektu stanowiacym zalacznik nr 1 do niniejszej umowy oraz w Budzecie projektu stanowiacym zalacznik nr 2 do niniejszej umowy jest Kierownik Programu Agro-Smak Wszelkie inne niz opisane powyzej zmiany dotyczace sposobu wydatkowania srodków finansowych wymagaja sporzadzenia aneksu do niniejszej umowy. Wskazany aneks winien zostac podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania odpowiednio Fundacji i Beneficjenta. 18 Zalaczniki 1. Zalacznikami do niniejszej umowy sa: Zal nr 1 Opis projektu Zal nr 2 Budzet projektu Zal nr 3 Zobowiazania ogólne Zal nr 4 Instrukcja do sporzadzenia sprawozdania merytorycznego Zal nr 5 Wzór formularza do sporzadzenia sprawozdania finansowego Zal nr 6 Zasady sporzadzania sprawozdania finansowego 2. Strony ustalaja, iz wszelkie dokumenty dolaczone lub mogace zostac dolaczone w przyszlosci do niniejszej umowy jako zalaczniki i stanowiace jej integralna czesc, winny zostac parafowane przez Fundacje i Beneficjenta. 19 Wejscie w zycie Umowa wchodzi w zycie z chwila jej podpisania. Umowa sporzadzona zostala w trzech jednobrzmiacych egzemplarzach, dwa dla Fundacji, a jeden dla Beneficjenta. Fundacja Beneficjent 8

9 Zalacznik nr 1 do Umowy nr. z dnia.. Opis projektu 1. Tytul projektu 2. Uzasadnienie przeprowadzenia projektu (Opis (nie wiecej, niz ½ strony) sytuacji, problemów, potrzeb lub barier, z których wynika potrzeba przeprowadzenia projektu. Uzasadnienie powinno powolywac sie na wyniki badan (wlasnych lub obcych) lub inne miarodajne zródla informacji.) 3. Cele projektu (Opisac wartosci lub stan rzeczy, które maja byc osiagniete dzieki realizacji projektu, odnoszac sie zwlaszcza do sytuacji, problemów i potrzeb przedstawionych poprzednim punkcie.) 4. Grupa odbiorców (Podac, jakie osoby lub instytucje beda adresatem / beneficjentem projektu, jaka jest ich przewidywana liczba, kryteriach doboru lub selekcji (o ile beda stosowane), z jakiego terenu pochodza, czy i jaki bedzie ich wklad w realizacje projektu.) 5. Szczególowy opis dzialan (Wnioskodawca powinien w tym punkcie podac wszystkie informacje niezbedne do tego, aby dac pelne wyobrazenie o planowanym projekcie. Powinna tu byc miedzy innymi: informacja o tym, gdzie (na jakim obszarze) bedzie realizowany projekt, informacja o zadaniach i dzialaniach, które beda wykonywane w ramach projektu i szczególowy opis wszystkich aspektów merytorycznych i organizacyjnych kazdego z nich) 6. Wykonawcy projektu (Okreslic, kto (osoby lub instytucje) i jakie zadania bedzie wykonywal. Jezeli wykonawca dokonal juz wyboru bezposrednich wykonawców, podac kryteria dokonanych wyborów i krótka charakterystyke kazdego wykonawcy (w aspekcie przewidzianych dla niego zadan), jezeli wykonawcy nie zostali jeszcze wybrani, podac kryteria i sposób, w jaki beda wybrani. 7. Harmonogram projektu (W zwiazku z tym, ze projekt powinien byc realizowany dopiero po podpisaniu umowy o przekazanie srodków pienieznych, zaleca sie, by harmonogram przedstawial kolejnosc i czas wykonania poszczególnych czynnosci, poczynajac od daty podpisania umowy, przyjmowanej jako punkt 0 harmonogramu.) 8. Relacja w stosunku do innych dzialan (Wskazac, czy i jak projekt wykorzystuje doswiadczenia innych, juz zakonczonych lub jeszcze prowadzonych programów i dzialan dostosowujacych do czlonkostwa w Unii Europejskiej, czy i jak projekt uzupelnia inne tego typu projekty i dzialania.) 9. Spodziewane efekty (Wymienic konkretne i mierzalne efekty, które beda rezultatem przeprowadzenia projektu.) 10. Trwale rezultaty (Podac informacje o trwalych rezultatach projektu, na przyklad dotyczacych tworzenia stabilnych i dlugotrwalych dzialan lub struktur, przewidywanej kontynuacji dzialan rozpoczetych przez projekt itp.) 11. Wewnetrzne procedury ewaluacji (Podac informacje, czy i jakie beda stosowane sposoby oceny przebiegu projektu i jego efektów.) 12. Sposób upowszechnienia informacji o projekcie i jego efektach 9

10 Zalacznik nr 2 do Umowy nr. z dnia. 1. Calkowity budzet projektu wraz z kalkulacja poszczególnych pozycji kosztów i wskazaniem zródel ich finansowania (Budzet powinien byc sporzadzony w postaci zapisu tabelarycznego wedlug podanego nizej wzoru. Przy sporzadzaniu budzetu wnioskodawca powinien uwzglednic okolicznosc, ze z dofinansowania udzielonego przez Program Agro-Smak2 moga byc finansowane tylko wydatki, które wnioskodawca moze udokumentowac fakturami lub rachunkami za zakupione towary lub uslugi. Budzet powinien byc skalkulowany w kwotach netto (bez VAT i podatku dochodowego) oraz szczególowo rozpisany wiersze powinny zawierac dane dotyczace poszczególnych tytulów wydatków.) Rodzaj wydatku (kosztu) Wartosc calkowita wydatku (kosztu) 1 netto brutto z dofinansowania Programu Agro-Smak2 Sposób sfinansowania wydatku (kosztu) ze srodków wlasnych z pobieranych oplat 2 inne 3 RAZEM 1 kalkulacje wydatków nalezy podac w punkcie 2 2 informacje o pobieranych oplatach nalezy podac w punkcie 3 3 informacje o innych zródlach sfinansowania wydatków nalezy podac w punkcie 4 2. Kalkulacja poszczególnych pozycji wydatków (kosztów) (Podac - w kwotach netto - kalkulacje do kazdej pozycji wydatków (kosztów). W kalkulacji nalezy podac przewidywana cene jednostkowa za towary lub uslugi zuzyte na potrzeby projektu (np. cena za 1 sztuke, stawka za 1 godz. cena za 1 km), oraz ich ilosc i ogólna kwote netto dotyczaca tej pozycji wydatków. Jezeli wnioskodawca przewiduje wklady rzeczowe lub inne niepieniezne powinien to wyraznie zaznaczyc. Wklady te nalezy podac w ilosci, która bedzie faktycznie przeznaczona na potrzeby projektu, wyceniajac je wedlug ich realnej wartosci.) 3. Pobierane oplaty (Podac informacje o oplatach, które beda pobierane - od kogo, rodzaj oplat, ich wysokosc itp.) 4. Inne dotacje na realizacje projektu (Podac, czy i z jakich zródel poza Programem Agro-Smak2 - wnioskodawca uzyskal lub stara sie o uzyskanie dofinansowania na realizacje projektu.) 10

11 Zalacznik nr 3 do Umowy nr.. z dnia. Zobowiazania ogólne 1. Beneficjent podawac bedzie zródlo finansowani a projektu uzywajac sformulowania finansowane przez Fundacje Fundusz Wspólpracy ze srodków Programu Agro-Smak 2 realizowanego na zlecenie Urzedu Komitetu Integracji Europejskiej w nastepujacych przypadkach: przy kazdej okazji wystapien publicznych i niepublicznych (jak np.: w trakcie kursów, seminariów, konferencji prasowych, przemówien itd.). w kazdym publicznym i niepublicznym dokumencie, na materialach lub sprzecie (jak np.: artykuly prasowe, ogloszenia, plakaty, publikacje, inne materialy drukowane, filmy, programy telewizyjne, programy radiowe, filmy video itd.). Beneficjent zobowiazany jest takze do zamieszczania pokazanego powyzej logo Programu Agro-Smak2 i Fundacji w materialach drukowanych w zwiazku z projektem. 2. Beneficjent jest zobowiazany do przekazania przynajmniej trzech egzemplarzy publikacji, w której ukazaly sie materialy wspólfinansowane przez Fundacje lub dokumentacje fonograficzna audycji radiowych, które powstaly w wyniku otrzymanej dotacji. 3. Beneficjent udzieli Fundacji licencji na nieodplatne korzystanie z utworu (artykulu lub audycji radiowej, która zostala dofinansowana ze srodków Programu Agro-Smak 2 na nastepujacych polach eksploatacji: utrwalenie za pomoca wlasciwego dla danego utworu srodka technicznego, zwielokrotnienie technika, wlasciwa dla danego utworu, wprowadzenie do obrotu, wprowadzenie do pamieci komputera, publiczne odtworzenie, nadanie utworu przez inna organizacje radiowa. 4. Beneficjent zachowa calkowita niezaleznosc w stosunku do wszystkich indywidualnych organizacji i agencji rzadowych. 5. Beneficjent przestrzegac bedzie calkowitej neutralnosci wobec pogladów i opinii, szczególnie w dziedzinie polityki i religii. 6. Beneficjent bedzie respektowac wszelkie prawa i przepisy obowiazujace w Polsce. 7. Beneficjent zapewni, aby dobra i uslugi nabywane w ramach niniejszej umowy - w miare ich dostepnosci na rynku oraz ich konkurencyjnosci (cena/jakosc), pochodzily z krajów - odbiorców pomocy Phare (obecnie Bulgaria, Rumunia, Albania) badz z krajów - czlonków Unii Europejskiej. 8. Przy wyborze wykonawców lub dostawców dóbr i uslug finansowanych ze srodków niniejszej dotacji, które sa srodkami publicznymi, Beneficjent, który objety jest przepisami ustawy o zamówieniach publicznych zobowiazany jest do stosowania tej ustawy, natomiast Beneficjent, który nie jest objety przepisami tej ustawy zobowiazany jest do stosowania zasad tej ustawy. 9. Beneficjent przedstawi Fundacji wszelkie informacje zwiazane z realizacja niniejszej umowy, których ten moze zazadac. 11

12 Zalacznik nr 4 do Umowy nr z dnia... Instrukcja do sporzadzenia sprawozdania merytorycznego Sprawozdanie merytoryczne z realizacji projektu powinno byc sporzadzone zgodnie z podanym nizej schematem. Pismem pochylym podane sa uwagi dotyczace tresci poszczególnych punktów sprawozdania. 1. Tytul realizowanego projektu (Tytul projektu nalezy podac zarówno w jez. polskim jak i jez. angielskim) 2. Pelna nazwa wnioskodawcy 3. Numer umowy na mocy której przyznano dofinansowanie i data jej podpisania 4. Grupa odbiorców (krótki opis do kogo skierowany jest projekt) 5. Uzasadnienie przeprowadzenia projektu Opis sytuacji, problemów, potrzeb lub barier, z których wynikla potrzeba przeprowadzenia projektu. Uzasadnienie powinno powolywac sie na wyniki badan (wlasnych lub obcych) lub inne miarodajne zródla informacji 6. Osiagniete zamierzone cele projektu Opisac wartosci lub stan rzeczy, zostaly osiagniete dzieki realizacji projektu. 7. Adresaci / beneficjenci projektu Podac, jakie osoby lub instytucje byly adresatem / beneficjentem projektu, jaka byla ich liczba, wedlug jakich kryteriów byli okreslani, z jakiego terenu pochodzili, czy i jaki byl ich wklad w realizacje projektu. 8. Szczególowy opis dzialan Szczególowo opisac przeprowadzone dzialania, zarówno ich aspekty merytoryczne, jak i organizacyjne. Na przyklad: jesli projekt ma charakter szkoleniowy, podac szczególowy program szkolenia, liste szkoleniowców, liste wykladowców, opisac metodyke i zalozenia organizacyjne, w tym sposób rekrutacji uczestników. 9. Wykonawcy projektu Okreslic, kto (osoby lub instytucje) i jakie zadania wykonywal. 10. Harmonogram projektu Harmonogram powinien przedstawiac kolejnosc i czas wykonania poszczególnych czynnosci, poczynajac od daty podpisania umowy do daty zakonczenia projektu. 11. Relacja w stosunku do innych dzialan Wskazac, czy i w jaki sposób projekt wykorzystywal doswiadczenia innych, juz zakonczonych lub jeszcze prowadzonych programów i dzialan, czy i jak projekt uzupelnil inne tego typu projekty i dzialania. 12. Spodziewane efekty i trwale rezultaty Wymienic konkretne i mierzalne efekty, które osiagnieto w wyniku przeprowadzenia projektu. Podac informacje o trwalych rezultatach projektu, na przyklad dotyczacych tworzenia stabilnych i dlugotrwalych dzialan lub struktur, przewidywanej kontynuacji dzialan rozpoczetych przez projekt itp. 13. Wewnetrzne procedury ewaluacji Podac informacje, czy i jakie byly stosowane sposoby oceny przebiegu projektu i jego efektów. 14. Sposób upowszechnienia informacji o projekcie i jego efektach 12

13 (pieczec organizacji) Zalacznik nr 5 do Umowy nr z dnia... Wzór formularza do sporzadzenia rozliczenia finansowego 2007 R O Z L I C Z E N I E dofinansowania przyznanego ze srodków Programu Agro-Smak2 na realizacje projektu zatytulowanego:. Umowa nr.... z dnia... Termin realizacji projektu:... lp. 1. rodzaj wydatków (pozycje jak w preliminarzu budzetu) dokument finansowoksiegowy kwota platnosci w tym z przyznanej dotacji srodki wlasne 1 srodki wlasne netto brutto netto netto brutto numer z dnia w PLN w PLN w PLN w PLN w PLN 2. Suma czastkowa Suma czastkowa SUMA A 2 KWOTA NAROSLYCH ODSETEK B OPLATY I PROWIZJE BANKOWE C 3 PRZEKAZANE ZALICZKI D DO SFINANSOWANIA PRZEZ FUNDUSZ WSPÓLPRACY E 4 DO ZWROTU/DO DOPLATY F= E D Limit przyznanej dotacji (L)... Data Podpisy dotyczy przypadków, gdy tylko czesc platnosci pokrywana jest z dofinansowania; prosimy o podanie pod tabela, z jakich zródel (np. srodki wlasne, inne dotacje, pobierane oplaty) byly wspólfinansowane koszty wykazane w danej pozycji rozliczenia kwota A nie moze byc wieksza, niz limit przyznanego dofinansowania L kwota C nie moze przekraczac kwoty B kwota E = A-B+C lecz nie wiecej niz limit przyznanego dofinansowania L podpisy osób uprawnionych wg statutu Beneficjenta do zarzadzania majatkiem i funduszami organizacji oraz ksiegowego (jesli organizacja go posiada); podpisy musza byc czytelne 13

14 Zalacznik nr 6 do Umowy nr. z dnia.. Zasady sporzadzenia sprawozdania finansowego 1. Wszelkie wydatki finansowane z dotacji udzielonej na mocy niniejszej umowy musza byc udokumentowane stosownym dokumentem finansowo-ksiegowym (faktury, rachunki, umowy itd. wraz z dowodami uregulowania platnosci), zgodnie z obowiazujacymi przepisami. Dokumenty te musza byc wystawione na Beneficjenta. Beneficjent zobowiazany jest do opisania oryginalu dokumentu finansowo-ksiegowego uzywajac w opisie sformulowania finansowane przez Fundacje Fundusz Wspólpracy ze srodków Programu Agro-Smak zgodnie z umowa nr. 2. Przy wszelkich kosztach osobowych musi byc podane kryterium naliczania odnosnej kwoty kosztów (np. przy wynagrodzeniach stawka x wymiar czasu). Wykazywane w sprawozdaniu koszty projektu, zalezne od liczby uczestników (np. materialy szkoleniowe, wyzywienie, noclegi) musza byc zgodne z faktyczna liczba uczestników potwierdzona listami obecnosci. 3. Formularz rozliczenia nalezy wypelnic w podany nizej sposób. w kolumnie rodzaj wydatków nalezy pod kolejnymi numerami wyszczególnic, w ten sam sposób jak w Zalaczniku nr 2, wszystkie pozycje wydatków, poniesionych w zwiazku z realizacja projektu, finansowanych calkowicie lub czesciowo ze srodków przyznanej dotacji. W nastepnej kolumnie w kolejnych wierszach nalezy wymienic rachunki i faktury dokumentujace wydatki dotyczace danej pozycji preliminarza podajac skrócona nazwe dokumentu finansowo-ksiegowego (FV = faktura VAT, RK = rachunek), jego numer i date wystawienia. W nastepnej kolumnie nalezy podac kwoty brutto i netto kazdej dokonanej platnosci. Jezeli wydatki dotyczace danej pozycji preliminarza udokumentowane sa dwoma lub wiecej dokumentami finansowo-ksiegowymi, to w ostatnim wierszu odnoszacym sie do tej pozycji preliminarza nalezy wpisac sume czastkowa wszystkich rachunków i faktur. Jezeli tylko czesc danej pozycji wydatków byla finansowana z dotacji Fundacji, nalezy w kolumnie kwota platnosci wpisac cala kwote (brutto i netto) faktury lub rachunku, natomiast w kolumnie w tym z przyznanej dotacji podac kwote finansowana z dotacji, zas w kolumnie z innych zródel kwote finansowana z innych zródel (pod tabela nalezy podac informacje o tych zródlach). Kwota danej platnosci, finansowana z dotacji, nie moze byc wieksza, niz wartosc netto tej platnosci. W oznaczonych miejscach tabeli nalezy wpisac kwote B odsetek, naroslych w trakcie realizacji projektu na wydzielonym koncie Beneficjenta, przeznaczonym na przyjecie srodków dotacji Fundacji oraz kwote C lacznych kosztów zwiazanych z oplatami i prowizjami bankowymi poniesionymi w trakcie realizacji Projektu za prowadzenie tego konta, przy czym kwota C nie moze przekraczac kwoty uzyskanych odsetek B. Jezeli laczne koszty oplat i prowizji bankowych przekraczaja kwote B, to w rubryce C nalezy wpisac kwote równa kwocie B, a róznice wpisac obok, w kolumnie inne zródla finansowania. W rubryce oznaczonej E nalezy wpisac kwote kosztów do sfinansowania przez Fundacje, wyliczona wedlug podanego wzoru: A-B+C. Kwota ta nie moze byc wyzsza, niz okreslony w Artykule 4 limit przyznanej dotacji L. 14

15 4. Do sprawozdania finansowego nalezy zalaczyc czytelne kopie dokumentów finansowoksiegowych odnoszacych sie do wydatków finansowanych przez Fundacje oraz Beneficjenta, okreslonych w Zalaczniku nr 2 niniejszej umowy. Kopie musza byc poswiadczone za zgodnosc z oryginalem przez osobe lub osoby uprawnione do reprezentowania Beneficjenta i ulozone w porzadku odpowiadajacym kolejnosci, w jakiej dokumenty wpisane sa do tabeli rozliczen. 5. Do sprawozdania finansowego nalezy równiez zalaczyc oswiadczenie Beneficjenta, potwierdzone przez bank prowadzacy nalezace do niego wydzielone konto przeznaczone na przyjecie srodków dofinansowania z Fundacji, dotyczace calkowitej kwoty odsetek naroslych na tym koncie w trakcie realizacji projektu oraz lacznej kwoty oplat i prowizji bankowych pobranych przez bank w trakcie realizacji projektu za prowadzenie tego konta. 15