Województwo Warmińsko - Mazurskie. Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy. ZAMAWIAJĄCY: Olsoft Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Województwo Warmińsko - Mazurskie Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy ZAMAWIAJĄCY: Olsoft Sp. z o.o. Adres siedziby: Ul. Nowoursynowska 45F/ Warszawa Adres biura i do korespondencji: Al. Marsz. J. Piłsudskiego 77 lok Olsztyn ZAPYTANIE OFERTOWE Na wykonanie dedykowanego systemu informatycznego w ramach projektu: "Zwiększenie efektywności i konkurencyjności Olsoft Sp. z o.o. poprzez informatyzację przedsiębiorstwa oraz wdrożenie nowych e-usług." Olsztyn, dnia 24 października 20 r.

2 . INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM Zamawiającym jest: Olsoft Sp. z o.o. Adres siedziby: Ul. Nowoursynowska 45F/55, Warszawa Adres biura i do korespondencji: Al. Marsz. J. Piłsudskiego 77 lok 2,0-449 Olsztyn telefon/ fax 89 / Godziny urzędowania biura: od 7.30 do 5.30 www, piotr.nowak@olsoft.pl Numer postępowania: Postępowanie, którego dotyczy niniejszy dokument jest oznaczone numerem Olsoft/20/2. Wykonawcy we wszystkich kontaktach z Zamawiającym powinni powoływać się na ten znak. 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA. Zamawiający nie podlega przepisom ustawy prawo zamówień publicznych oraz nie jest zobowiązany do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. 2. Postępowanie jest prowadzone w oparciu o zasady procedury Zapytania ofertowego 3. Miejsce publikacji ogłoszenia o postępowaniu: - strona internetowa Zamawiającego - tablica ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Zamówienie ofertowe na wykonanie dedykowanego systemu informatycznego w ramach projektu: "Zwiększenie efektywności i konkurencyjności Olsoft Sp. z o.o. poprzez informatyzację przedsiębiorstwa oraz wdrożenie nowych e-usług.". Rodzaj zamówienia: wykonanie oprogramowania zgodnie ze specyfikacją Zamawiającego. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 2 do zapytania - Opis przedmiotu zamówienia. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń między zamawiającym a wykonawcą w walutach obcych. Rozliczenie nastąpi w PLN. 5. Zamawiający informuje, że przedmiot zamówienia jest przedsięwzięciem, na które otrzymał dofinansowanie z Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury w ramach osi priorytetowej: 7 - Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego, poddziałanie Usługi i aplikacje dla MŚP. 4. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: r. 5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy dysponują niezbędną wiedzą, doświadczeniem i zasobami do realizacji przedmiotu zamówienia. Za spełnienie warunku posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia uznawany jest udział Wykonawcy w projektach z użyciem technologii opisanych w załączniku nr. 2 do Zapytania Ofertowego. Zalecane jest aby opis doświadczenia z przykładami projektów został dołączony do oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji warunku posiadania niezbędnej wiedzy, doświadczenia i zasobów do realizacji przedmiotu zamówienia w drodze osobistych wywiadów z Wykonawcą, jego pracownikami i jego dotychczasowymi klientami. -2-

3 6. OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU, WYKAZ WYMAGANYCH OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH SPEŁNIENIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą następujących oświadczeń i dokumentów: a) wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy formularz oferty według wzoru stanowiącego załącznik nr do zapytania; 2. Forma dokumentów: a) wszystkie dokumenty muszą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy na każdej zapisanej stronie poświadczanego dokumentu, b) gdy przedstawiona kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości a zamawiający nie może sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób, może on zażądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu, c) dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 7. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. 2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub faksem lub w postaci poczty elektronicznej. 3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pomocą faksu, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 4. W przypadku, gdy na żądanie Zamawiającego dotyczące niezwłocznego potwierdzenia faktu otrzymania wiadomości przez Wykonawcę (np. pisma, zawiadomienia itp.), Wykonawca nie potwierdza otrzymania wiadomości, uznaje się iż pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu Wykonawcy zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się przez Wykonawcę z jego treścią. 5. Korespondencję pisemną związaną z niniejszym postępowaniem, należy przekazać osobiście osobie uprawnionej do kontaktów z Wykonawcami lub kierować na adres: Olsoft Sp. z o.o. Al. Marsz. J. Piłsudskiego 77 lok Olsztyn z podaniem numeru sprawy: Olsoft/20/2 6. Korespondencję w formie faksu związaną z niniejszym postępowaniem, należy kierować na numer faksu: (89) z podaniem numeru sprawy: Olsoft/20/2 7. Korespondencję w formie poczty elektronicznej związaną z niniejszym postępowaniem, należy kierować na adres: piotr.nowak@olsoft.pl 8. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTÓW Z WYKONAWCAMI W SPRAWACH FORMALNYCH W sprawach formalnych: Piotr Nowak Prezes Zarządu, W sprawach dotyczących rozwiązań technicznych i technologicznych Piotr Borawski Członek Zarządu, w godzinach pracy biura poniedziałek - piątek w godz OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT Oferta powinna być przygotowana z uwzględnieniem poniższych zasad: a) Wykonawca może złożyć jedna ofertę. b) Ofertę należy sporządzić w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności. -3-

4 c) Wymaga się by oferta była przygotowana na piśmie, w formie zapewniającej pełną czytelność treści. d) Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. e) Oświadczenia i dokumenty składające się na ofertę muszą być podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji Wykonawcy zgodnie z informacjami zawartymi w dokumentach rejestrowych Wykonawcy lub przez osobę/y posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnej, udzielone przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji Wykonawcy. f) Do oferty powinny być dołączone wszystkie dokumenty i oświadczenia wymagane postanowieniami zawartymi w zapytaniu ofertowym. g) Oferta oraz załączniki do oferty winny być przygotowane zgodnie z treścią formularzy stanowiących integralną część zapytania ofertowego. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty i załączników do oferty na formularzach sporządzonych przez wykonawcę pod warunkiem, że ich treść a także opis kolumn i wierszy odpowiadać będą formularzom określonym przez Zamawiającego. 0. MIEJSCE, TERMIN i SPOSÓB SKŁADANIA OFERT. Termin składania ofert: do dnia r. do godz Oferty należy przekazać osobiście, lub przesyłać na adres: Olsoft Sp. z o.o. Al. Marsz. J. Piłsudskiego 77 lok 2,0-449 Olsztyn. MIEJSCE I TERMIN WYBORU OFERT. Termin wyboru ofert: dnia r. godz Miejsce: Olsoft Sp. z o.o. Al. Marsz. J. Piłsudskiego 77 lok 2 3. Wybór ofert jest jawny i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania. 4. Bezpośrednio przed wyborem ofert zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 5. Podczas wyboru ofert zamawiający podaje nazwy (firmy) oraz adresy dostawców. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 2. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY. Wykonawca obliczy cenę na podstawie własnej kalkulacji. W zapytaniu należy podać cenę netto oraz kwotę podatku VAT o ile występuje. Podana w ofercie cena musi być wyrażona w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2. W w/w cenie należy pomieścić wszystkie koszty własne Wykonawcy. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia. Cena zawierać musi również wynagrodzenie Wykonawcy za przeniesienie autorskich praw majątkowych do oprogramowania, kodów źródłowych oraz przekazanych przez Wykonawcę ewentualnych licencji i sublicencji. 3. KRYTERIA WYBORU OFERTY. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu z zastosowaniem następujących kryteriów oceny: LP Nazwa kryterium oceny oferty Wartość punktowa wagi w % Cena netto 60 2 Kompatybilność rozwiązań technicznych i technologicznych projektowanego systemu z innymi systemami funkcjonującymi w Olsoft 40-4-

5 2. Ocena będzie dokonywana według skali punktowej, przy założeniu, że maksymalna punktacja wynosi 500 punktów (wartość punktowa oferty x wartość punktowa wagi), w następujący sposób: i. Cena netto. Ocenie podlega cena całkowita netto wynikająca ze zsumowania wszystkich pozycji kosztowych formularza cenowego wyrażona w złotych. Oceniana jest całkowita wartość netto zakupu systemu informatycznego, a więc po potrąceniu o wartość podatku od towarów i usług, jeśli taki podatek występuje. Punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w skali od do 5 w następujący sposób: - oferta z najniższą ceną netto otrzymuje 5 punktów - pozostałe oferty są punktowane liniowo wedle następującej formuły arytmetycznej: Wartość punktowa = 5 x (Cmin / Cb), gdzie: Cmin - najniższa cena netto spośród złożonych ofert, Cb - cena netto oferty badanej. ii. Kompatybilność rozwiązań technicznych i technologicznych projektowanego systemu z innymi systemami funkcjonującymi w Olsoft. W ramach kryterium Kompatybilność rozwiązań technicznych i technologicznych projektowanego systemu z innymi systemami funkcjonującymi w Olsoft punkty (wartość punktowa oferty) przyznaje się w skali od do 5 w następujący sposób: - oferta, w której wykonawca wykorzysta jako wiodącą platformę programistyczną z pełnym wsparciem programowania obiektowego.net (C#) otrzymuje 5 punktów. - oferta, w której wykonawca wykorzysta jako wiodącą platformę programistyczną z pełnym wsparciem programowania obiektowego J2EE (JAVA)otrzymuje 2 punkty. - oferta, w której wykonawca wykorzysta inne platformy programistyczne niż wymienione powyżej otrzymuje punkt. 3. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Za ofertę najkorzystniejszą będzie uznana oferta, która przy uwzględnieniu powyższych kryteriów i ich wag otrzyma najwyższą punktację. Jeśli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą punktację, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. 4. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadamia oferentów za pośrednictwem poczty Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru. 2. Informacje, o których mowa powyżej zostaną również zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego i tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 5. INFORMACJE DOTYCZĄCE UMOWY W SPRAWIE NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA. Wykonawca składa oświadczenie i zobowiązuje się, w przypadku wyboru jego oferty, do zawarcia umowy dostawy na określonych w ofercie warunkach w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, nie później niż do 8 listopada 20 r. 2. Wykonawca wyraża zgodę na zawarcie w umowie na budowę systemu zapisów gwarantujących przeniesienie całości majątkowych praw autorskich do systemu, w takim zakresie, aby Zleceniodawca uzyskał prawo do swobodnej rozbudowy i modyfikacji systemu informatycznego. W szczególności Wykonawca wyraża zgodę na przeniesienie na wyłączność na Zleceniodawcę z chwilą powstania oprogramowania wchodzącego w skład -5-

6 systemu autorskie prawa majątkowe do tego oprogramowania, w tym kodów źródłowych, a w szczególności prawo do korzystania z niego oraz nieograniczonego nim rozporządzania na wszelkich znanych polach eksploatacji (np. uprawniające zamawiającego do modyfikacji oprogramowania, jego kodów źródłowych itp.). 3. Wykonawca zobowiąże się w umowie do wydania kodów źródłowych oraz pełnej dokumentacji technicznej systemu; 4. Wykonawca udzieli 2 miesięcznej gwarancji na wykonany przez niego system informatyczny, przy czym modyfikacja oprogramowania, jego kodów źródłowych prowadzona niezależnie od pierwotnego wykonawcy nie powinna mieć wpływu na uprawnienia Zamawiającego wynikłe z gwarancji udzielonej przez Wykonawcę na niezmodyfikowaną część systemu informatycznego; 5. W zawieranej umowie Wykonawca zobowiązuje się do ewentualnego przeniesienia na zamawiającego praw do licencji lub sublicencji oprogramowania użytego do budowy systemu i niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania zamawianego systemu. 6. ZAŁĄCZNIKI Załącznikami do niniejszego zapytania ofertowego są: Załącznik nr Formularz oferty Załącznik nr 2 Opis przedmiotu zamówienia -6-

7 Województwo Warmińskoo - Mazurskie Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy Załącznik Nr do zapytania ofertowego (dane Wykonawcy) Zamawiający: Olsoft Sp. z o.o. O F E R T A Odpowiadając na ogłoszenie: na wykonanie dedykowanego systemu informatyczni nego w ramach projektu: "Zwiększenie efektywności i konkurencyjności Olsoft Sp. z o.o. poprzez informatyzację przedsiębiorstwa oraz wdrożenie nowych e-usług." " oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia, z zgodnie z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym za cenęę ryczałtową w wysokości: L.p. Wyszczególnienie Ilość Cena jednostkowa netto Cena netto. 2 Zakup analizy funkcjonalności oprogramowania wykonanej przez analityków i projektantów wykonawcy dla modułów dedykowanych 3 4 3*4 2 Zakup dedykowanego oprogramowan nia Portalu internetowego z systemem zarządzania treścią (ang. CMS) 3 Zakup dedykowanego oprogramowania: moduł do zarządzania e-usługami udostępnionymi w modelu SaaS 4 Zakup dedykowanego oprogramowania e- usługi: repozytorium dokumentów on-line. 5 Zakup dedykowanego oprogramowania e- usługi: książka przychodów i rozchodów on- line. 6 Zakup dedykowanego oprogramowania e- usługi: Obsługa fakturowania on-line. 7 Zakup dedykowanego oprogramowan nia e- usługi: ewidencja środków trwałych on-line. 8 Zakup dedykowanego oprogramowania e- usługi: Ewidencja kadrowa on-line. 9 Zakup dedykowanego oprogramowania e- usługi: Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) on-line. Razem cena netto w złotych X X - -

8 Razem cena netto słownie VAT X Stawka.. % Razem cena brutto z złotych X X Razem cena brutto słownie a. Oświadczamy, iż zapoznaliśmy się z warunkami wykonania przedmiotu zamówienia oraz w cenie ofertowej zostały uwzględnione wszystkie koszty i ryzyka związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. b. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego i nie wnosimy do niego zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. c. Oświadczamy, że realizując projekt wiodącą platformą programistyczną z pełnym wsparciem programowania obiektowego będzie (wybrać tylko jedną z trzech opcji):.net (C#) J2EE (JAVA) Inna platforma d. Oświadczamy, że wszelką korespondencję należy prowadzić na adres:..... oraz adres poczty elektronicznej.:... e. Okres ważności oferty. dni. Oferta zawiera 2 ponumerowane strony. (miejscowość, data) (podpis Wykonawcy) -2-

9 Województwo Warmińskoo - Mazurskie Warmia i Mazury regionem zjednoczonej Europy Załącznik Nr 2 do zapytania ofertowego OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA A na wykonanie dedykowanego systemu informatycznego w ramach projektu: "Zwiększenie efektywności i konkurencyjności Olsoft Sp. z o.o. poprzez informatyzację przedsiębiorstwa oraz wdrożenie nowych e-usług." " System dedykowany (custom software) Minimalne wymagania techniczne wszystkich modułów ujętych jako system dedykowany: Publikowanie treści w postaci stron WW WW oraz dokumentów zapisanych w popularnych formatach takich jak PDF, RTF oraz dokumentów pakietu MS Office. Możliwość korzystania z modułów oprogramowania dedykowanego niezależnie od systemu operacyjnego i platformy sprzętowej (tzn.. Windows, Unix, MacOs). Warunek ten spełniony będzie dzięki oparciu oprogramowania o najbardziejj popularne przeglądarki internetowe. Obsługa nielimitowanej ilości podmiotów oraz nielimitowanej ilości użytkownikóww systemu informatycznego. Warunek ten zostaniee spełniony dzięki wykorzystaniu w procesie realizacji systemuu dedykowanego architektury umożliwiającej skalowalność ć wdrożonego systemu (obsługa mechanizmó ów klastrowania, load-balancing, cache owanie itp.) Ilość, zarówno obsługiwanych podmiotów jak i użytkowników pracujących w systemie informatycznym, determinowanaa być powinna jedynie poprzez wydajność infrastruktury technicznej w postaci sieci oraz serwera. Przyjęta architektura zapewnić powinna możliwość dołączania kolejnych serwerów obsługujących portal wraz z e-usługami, w miarę rosnących potrzeb. Wymagania technologiczne dedykowanego systemu informatycznego: Architektura dedykowanego oprogramowania powinna spełniać następujące warunki: Wykorzystanie platformy programistycznej z pełnym p wsparciem programowaniaa obiektowego, np. J2EE (JAVA) lub.net (C#) Wykorzystanie adekwatnych do potrzeb projektowanego o systemu bibliotek i frameworków, np. ASP.net MVC, EJB, Spring itp. - -

10 Realizację systemu zgodnie z wzorcami projektowymi, zakładającymi oddzielenie logiki biznesowej (tzw. modelu) od warstwy prezentacji np. wzorzec Model View Controller. Wsparcie bibliotek mapowania relacyjno - obiektowego (ang. Object-Relational Mapping), np. LINQ, Hibernate (NHibernate). Wykorzystanie w budowie interfejsu użytkownika narzędzi umożliwiających kompleksowe działania na obiektach DOM, np. jquery Wykorzystanie w budowie interfejsu użytkownika asynchronicznych żądań podczas komunikacji klientów z serwerem (AJAX). Wykorzystanie silników bazodanowych, na których oparta będzie aplikacja, obsługujących m.in. standardowy język zapytań SQL, tzw. procedury składowane, transakcje, np. Microsoft SQL Server, PostgreSQL, Oracle. Komunikacja z pozostałymi komponentami systemu poprzez usługi sieciowe (Web Services) z wykorzystaniem zdefiniowanych standardów. Wdrożenie systemu e-usług przewiduje zbudowanie go od podstaw. Ma to na celu osiągnięcie pełnej kompatybilności między elementami wchodzącymi w skład systemu, oraz spełnienie specyficznych wymogów Wnioskodawcy. Obecnie, na rynku nie istnieją rozwiązania w pełni zaspokajające potrzeby opisane w studium. Wnioskodawca zakłada intensywny rozwój zakupionych aplikacji: ciągłe doskonalenie oraz zwiększanie oferowanej funkcjonalności. Dodatkowym czynnikiem wpływającym na budowę systemu od podstaw jest również fakt, iż Wnioskodawca planuje uruchomić licencjonowanie poszczególnych modułów zakupionego dedykowanego produktu innym podmiotom. Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności konieczne jest przeniesienie przez wykonawcę pełnych praw autorskich na rzecz Wnioskodawcy. W ramach systemu dedykowanego wyróżnić można następujące elementy: a) Portal internetowy wraz z systemem zarządzania treścią (ang. CMS). Olsoft Sp. z o.o. planuje intensywne działania marketingowe związane z pozyskiwaniem klientów poprzez kanał, jakim jest Internet. Kanał ten wykorzystywany będzie również jako główne medium służące komunikacji obsługiwanych już przez biuro klientów. To właśnie poprzez portal klient biura będzie miał możliwość bieżącej analizy danych księgowych, wymiany informacji czy przesyłania dokumentów księgowych. Minimalne parametry i główne funkcjonalności portalu to: Zapewnienie standardów wymaganych do skutecznego pozycjonowania organicznego w wyszukiwarkach internetowych. Obsługa adresów URL przyjaznych optymalizacji. Możliwość edycji znaczników META na każdej ze stron. Obsługa kont użytkowników o różnym zakresie uprawnień Tworzenie stron / podstron w hierarchii (kategorie / podkategorie) -2-

11 Biblioteka plików do pobrania Biblioteka multimediów do publikacji (foto, video, dźwięk) Zintegrowany moduł wysyłania wiadomości do użytkowników Zintegrowany moduł forum internetowego Opracowanie identyfikacji wizualnej portalu b) Moduł do zarządzania e-usługami udostępnionymi w modelu SaaS. Moduł obsługi e-usług jest niezbędny do wdrożenia i świadczenia każdej z planowanych do uruchomienia usług elektronicznych. Minimalne parametry i główne funkcjonalności modułu zarządzania e-usługami to: Zapewnienie zautomatyzowanego dostępu podmiotom korzystającym z oprogramowania w modelu SaaS. Autentykacja i autoryzacja użytkowników związanych z powyższymi podmiotami. Weryfikacja dokonania opłat abonamentowych przez podmioty (usługobiorców) względem usługodawcy. Generowanie faktur proforma z tytułu oferowanego dostępu do poszczególnych e-usług. Generowanie faktur VAT z tytułu płatności. Definiowanie / edycja abonamentów, promocji i cenników na poszczególne e- usługi i pakiety e-usług. Obsługa płatności online za wykupione abonamenty c) Moduł Repozytorium dokumentów on-line, stanowiący e-usługę. Repozytorium dokumentów jest miejscem, w którym są magazynowane wszystkie dokumenty, które biorą udział w komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym a klientem. Najczęściej będą to wersje elektroniczne dokumentów lub skany dokumentów papierowych klienta np. faktury kosztowe przesyłane do biura rachunkowego celem ich wprowadzenia do systemu przez pracownika biura. Repozytorium to rodzaj biblioteki dokumentów, do której dostęp jest restrykcyjnie limitowany przez wewnętrzne procedury i reguły obowiązujące każdego użytkownika odwiedzającego bibliotekę. Oprogramowanie to użytkownik będzie mógł również wykorzystać jako własne repozytorium dokumentów niezwiązanych z obsługą rachunkową, np. umowy, dokumenty wewnętrzne itp. Dzięki kopiom bezpieczeństwa sporządzanym przez usługodawcę, repozytorium dokumentów stanowić będzie bezpieczną alternatywę dla systemu plików lokalnych komputerów klientów. Oprogramowanie to będzie udostępnione również w modelu Software as a Service, w postaci e-usługi. Minimalne parametry i główne funkcjonalności modułu: Pełna integracja z danymi klienta zapisanymi w innych modułach systemu. Ewidencja, wyszukiwanie i listowanie dokumentów. Obsługa wersjonowania składowanych dokumentów. -3-

12 Nadawanie przez użytkowników dokumentom atrybutów w celu łatwej identyfikacji. Grupowanie dokumentów w zbiory Na żądanie integracja dokumentu z obsługą księgową biura rachunkowego. d) Moduł Książka przychodów i rozchodów on-line, stanowiący e-usługę. Moduł będzie pozwalał na dostęp klienta do ewidencji przychodów i rozchodów poprzez Internet. Oprogramowanie to będzie udostępnione w modelu Software as a Service, w postaci e-usługi. Dostęp do niego będzie świadczony przez moduł zintegrowany z portalem, opisany powyżej. Wnioskodawca planuje świadczyć tę e-usługę w dwóch modelach. Pierwszy zakłada całkowitą samodzielność użytkownika usługobiorcy. Aplikacja wówczas umożliwi samodzielną obsługę księgi przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą, którzy nie wykazują potrzeby korzystania z pracowników biura rachunkowego. Drugi model świadczenia usługi, umożliwi powierzenie wprowadzania do księgi danych rachunkowych pracownikom biura. Dzięki temu, odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg przejdzie na biuro rachunkowe. Aplikacja będzie udostępniona w ramach stałego abonamentu, różniącego się m.in. w zależności od wybranego modelu, przy czym zaznaczyć należy, iż użytkownik będzie mógł w każdej chwili zmienić model korzystania z usługi zachowując przy tym ciągłość i spójność rejestrowanych w księdze operacji. Minimalne parametry i główne funkcjonalności modułu: Pełna integracja z danymi klienta zapisanymi w innych modułach systemu. Możliwość powiązania dokumentów w repozytorium z dowodami księgowymi ujętymi w książce przychodów i rozchodów. Obsługa rejestrów VAT Obsługa rozrachunków z kontrahentami. e) Moduł Obsługa fakturowania on-line, stanowiący e-usługę. Obsługa fakturowania, to kolejny element systemu informatycznego biura rachunkowego, który równocześnie będzie udostępniony online w modelu SaaS. Moduł ten będzie udostępniał abonentom aplikację do wystawiania faktur / faktur proforma. Dane wprowadzane w tym module będą mogły być wykorzystywane przez inne moduły e- usług, np. Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) lub Książka przychodów i rozchodów on-line. Minimalne parametry i główne funkcjonalności modułu: Pełna integracja z danymi klienta zapisanymi w innych modułach systemu. Wystawianie (edycja) faktur VAT / faktur proforma / rachunków przez abonenta f) Moduł Ewidencja środków trwałych on-line, stanowiący e-usługę. -4-

13 Ten moduł systemu informatycznego, podobnie jak Książka przychodów i rozchodów, również będzie udostępniony jako e-usługa w modelu SaaS. Podstawowe parametry i funkcjonalności jakie moduł będzie zapewniał, to: Pełna integracja z danymi klienta zapisanymi w innych modułach systemu. Prowadzenie ewidencji środków trwałych. Prowadzenie odrębnej ewidencji środków trwałych o niskiej wartości. Prowadzenie ewidencji wartości niematerialno-prawnych; Obsługa inwentaryzacji; Możliwość generowania tabel amortyzacyjnych. g) Moduł Ewidencja kadrowa on-line, stanowiący e-usługę. Ten element zintegrowanego systemu informatycznego umożliwi jego obsługę zarówno przez pracowników biura rachunkowego, prowadzącego obsługę kadr na zlecenie innych podmiotów, jak i pracowników danego podmiotu, będącego klientem biura. Dane będą udostępnione online. Dostęp będzie uzależniony od przyznanych danemu użytkownikowi uprawnień. Podstawowe parametry i funkcjonalności modułu ewidencji kadrowej to: Pełna integracja z danymi klienta zapisanymi w innych modułach systemu. Kartoteki pracowników (dane osobowe, umowy, aneksy). Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa. Kalendarz pracowników (choroby, urlopy, zasiłki, badania lekarskie itp.) h) Moduł Zarządzanie relacjami z klientami (CRM), stanowiący e-usługę. Realizacja projektu zakłada udostępniony w modelu Software as a Service moduł informatyczny tzw. CRM, czyli narzędzie, którego podstawowymi zadaniami będzie wspomaganie zarządzania relacjami i kontaktami z klientami oraz wspomaganie obsługi jego sprzedaży. System ten będzie więc wspierał działalność klientów biura (wartość dodana i zarazem przewaga konkurencyjna oferty Wnioskodawcy w stosunku do obecnych na rynku rozwiązań księgowości on-line). Niektóre dane wprowadzone do CRM będą wykorzystywane przez inne moduły np. dane o kontrahentach. W ramach podstawowych elementów projektowany system będzie posiadał m.in. następujące parametry i funkcjonalności: Zarządzanie prawami dostępu do systemu poprzez przypisanie użytkowników do konkretnych grup, a tym samym rozróżnienie prezentowanych im treści Kalendarz Definiowanie zadań (użytkownik będzie miał możliwość zdefiniować zadania do wykonania sobie i - w zależności od nadanych uprawnień - innym użytkownikom) System powiadomień o zadaniach i planowanych zdarzeniach zintegrowany z kalendarzem Zarządzanie kontaktami (wyszukiwanie, edycja danych, grupowanie, klasyfikowanie i nadawanie statusu); -5-

14 Obsługa mailingu (zarządzanie listą mailingową, ustawienie cyklu wysyłki itp.). Podstawowym założeniem projektowanego modułu będzie jego dostępność on-line, co spowoduje, iż abonent (pracownik abonenta) nie będzie ograniczony do korzystania z systemu jedynie w biurze, lecz będzie miał możliwość korzystania z niego będąc nawet na spotkaniu u klienta. -6-