Zakres wymiany danych z systemem Finansowo-Księgowym CDN OPT!MA

Transkrypt

1 Zakres wymiany danych z systemem Finansowo-Księgowym CDN OPT!MA Integra Software Integra Software wersja 2.01 Beta z dn

2 Zakres wymiany danych systemu Integra Truck 7 z oprogramowaniem Finansowo-Księgowym CDN OPT!MA I. Zakres eksportu danych dotyczący dokumentów magazynowych do systemu FK: 1. Podstawowe dokumenty rozchodowe RW, WZ 2. Korekty dokumentów rozchodowych RWK, WZK 3. Dokumenty przychodowe PZ, PW 4. Korekty dokumentów przychodowych PZK, PWK 5. Dokumenty inwentaryzacyjne RI + / RI - 6. Bilans otwarcia BO 7. Dokumenty dot. przesunięć miedzy magazynowych MM-, MM+ 8. Dane dotyczące kontrahentów (Nazwa, Nip, Adres) - dotyczy tylko dokumentów magazynowych zawierających dane kontrahenta II. Zakres eksportu danych dotyczący dokumentów sprzedaŝy do systemu FK : 1. Podstawowe dokumenty sprzedaŝy F, P (Faktury VAT, Paragony Fiskalne) z podziałem na towary, usługi i stawki podatku VAT 2. Korekty dokumentów sprzedaŝy FK, PK z podziałem na towary, usługi i stawki podatku VAT. 3. Wewnętrzne dokumenty sprzedaŝy (niefiskalne) N (dok. dla wewnętrznych rozliczeń firmy np. bez marŝy na towarach, ew. z zerową stawką VAT) 4. Korekty wewnętrzne dokumentów sprzedaŝy NK 5. Eksport dokumentów zaliczkowych i końcowych dokumentów sprzedaŝy 6. Dokumenty typu Faktura Unijna FU 7. Korekty dokumentów typu Faktura Unijna FUK 8. Dane dotyczące kontrahentów (Nazwa, Nip, Adres) III. Zakres eksportu danych dotyczący dokumentów kasowych do systemu FK : 1. Dokumenty dot. rozliczeń gotówkowych KP, KW 2. Dokumenty dot. rozliczeń bezgotówkowych BP, BW 3. Eksport rejestrów dot. transakcji bezgotówkowych z podziałem na formę płatności (karta płatnicza, przelew bankowy) 4. Dane dotyczące kontrahentów (Nazwa, Nip, Adres) IV. Zakres eksportu danych dotyczący dokumentów zakupu do systemu FK: 1. Dokumenty zakupu FZ z podziałem na: towary na magazyn i koszty pozostałe 2. Korekty dokumentów zakupu FZK z podziałem na: towary na magazyn i koszty pozostałe V. Zakres importu danych dotyczący dokumentów kasowych do systemu Integra 7: 1. Dokumenty dot. rozliczeń gotówkowych KP, KW 2. Dokumenty dot. rozliczeń bezgotówkowych BP, BW VI. Inne funkcjonalności dot. wymiany danych z systemem FK CDN OPT!MA 1. Kontrola poprawności eksportowanych dokumentów - dot. weryfikacji statusu wysłanych dokumentów 2. Export danych do modułu Kadry i Płace dot. rozliczeń pracowników (ilość rbh przypisanych serwisantowi za wykonane usługi) VII. Wymiana danych z systemem Kadrowo-Płacowym CDN OPT!MA 1. Eksport danych dotyczący przerobu serwisantów wg przyporządkowanych Rbh

3 Przykłady interfejsu uŝytkownika dot. wymiany danych z oprogramowaniem CDN OPT!MA 1. Interfejs eksportu danych w zakresie Rejestru dok. sprzedaŝy, dok. magazynowych, kasowych, zakupu Funkcja eksportu dok. księgowych jest dostępna w module MenadŜer, w menu Administracja -> Eksport dok. Rys pokazuje okno pokazuje okno Eksport dokumentów, w którym naleŝy wybrać wedle potrzeb: wymagany format (rodzaj systemu, do którego eksportujemy dane), zakres dat, rejestr dok. sprzedaŝy, magazyn, kasę oraz rodzaje dokumentów i wcisnąć przycisk Eksportuj, po czym wskazać lokalizację dla pliku wymiany na dysku. Plik wymiany moŝna będzie wówczas zaimportować w programie finansowo-księgowym. NaleŜy równieŝ pamiętać o odpowiedniej konfiguracji eksportu dokumentów (przycisk Konfiguracja) tak, aby wygenerowane w ten sposób dane mogły być prawidłowo wczytane w systemie Błąd! Nie moŝna odnaleźć źródła odwołania. Okno eksportu dokumentów 2.. Interfejs dot. konfiguracji rejestrów dokumentów Zarówno w oprogramowaniu Integra 7 jak i w programie CDN OPT!MA należy wprowadzić powiązania dla: - nazw określonych rejestrów, - nazw kategorii dokumentów - nazw magazynów - form płatności - stawki VAT

4 3. Interfejs eksportu danych dotyczących przerobu serwisantów Import dokumentów Funkcja importu dokumentów do systemu Integra 7 jest dostępna w module Menadżer, w menu Administracja -> Import dokumentów. Rys pokazuje okno Import dokumentów, w którym należy wybrać: wymagany format (rodzaj systemu, z którego importujemy dane) oraz rodzaje dokumentów do importu i wcisnąć przycisk Importuj, po czym wskazać lokalizację pliku wymiany na dysku (wyeksportowanego uprzednio z programu finansowo-księgowego). Rys. 12-2

5 Import danych w programie CDN OPT!MA Krok 1 (Wybieramy z menu Narzędzia/Praca rozproszona biuro rach. /dział sprzedaŝy import ) Krok 2 (Otwiera się nam Okno importu danych z Integry)

6 Krok 3 Wskazujemy plik do importu w (optima-przykład.xml) i rozpoczynamy import W zaleŝności co chcemy zaimportować zaznaczamy odpowiednie opcje w okienku przy kolejnym imporcie te ustawienia zostaną zapamiętane.

7 Następnie klikamy na ikonkę błyskawicy aby wykonać eksport

8 Roboczy Fragment dokumentacji dot. - Konfiguracji pracy rozproszonej w programie CDN OPT!MA Do celów ustawienia parametrów pracy w modelu rozproszonym została utworzona sekcja w konfiguracji programu (Konfiguracja >> Firma >> Ogólne >> Praca rozproszona). Sekcja Praca rozproszona słuŝy do określenia charakteru pracy w wybranej bazie danych: - nie (ustawiony domyślnie) oznacza, Ŝe dana baza nie pracuje w modelu rozproszonym - dział sprzedaŝy w danej bazie wystawia się dokumenty handlowe i magazynowe - księgowość w danej bazie prowadzi się księgowość w modelu rozproszonym

9 Rys. 1 Konfiguracja pracy rozproszonej W polu Identyfikator księgowości i Identyfikator działu sprzedaŝy wprowadzamy 5-znakowy symbol, po którym będzie następowała identyfikacja tych działów. Istotne jest, aby był wprowadzony taki sam Identyfikator księgowości w obu bazach operacyjnej i księgowej. Program weryfikuje w ten sposób, czy dany plik XML zawierający dane wygenerowane w dziale sprzedaŝy jest przeznaczony dla tej właśnie bazy księgowej. PoniŜej określamy nazwy rejestrów dla dokumentów handlowych. Sekcja ta jest widoczna tylko wtedy, gdy ustawimy w konfiguracji: dział sprzedaŝy. Nazwy rejestrów innych niŝ domyślne moŝna zdefiniować w konfiguracji w sekcji: Konfiguracja >> Firma >> Księgowość. Po ustawieniu parametrów konfiguracyjnych w menu Narzędzia pojawia się dodatkowa pozycja Praca rozproszona, umoŝliwiająca import i eksport danych.

10 Import danych W dziale księgowym moŝna importować: słowniki: definicje dokumentów, kategorie (ogólne i szczegółowe), banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowo/bankowe, formy płatności, kontrahenci, waluty, kursy walut, notowania walut. dokumenty: faktury sprzedaŝy i zakupu do rejestru VAT, dokumenty inne przychodowe (RW, WZ), dokumenty inne kosztowe (PW, PZ, MM), raporty kasowe, płatności, rozliczenia. Okno uruchomienia importu pozwala dodatkowo na określenie parametrów importu: Importowane dane wybranie opcji Tylko nowe spowoduje zaimportowanie tylko tych pozycji do słowników, które nie występują w bazie danych (np. zostaną dodani tylko nowi kontrahenci). Wybranie opcji Nowe i zmienione spowoduje zaimportowanie zarówno nowych pozycji do słowników jak i aktualizację istniejących danych (np. zostaną dodani nowi kontrahenci oraz zostaną uwzględnione zmiany w danych juŝ istniejących kontrahentów). W przypadku dokumentów są importowane zawsze tylko nowe pozycje (eksport nie przewiduje moŝliwości automatycznego przeniesienia zmian dokonanych na juŝ wyeksportowanych dokumentach) Zakres dat umoŝliwia ograniczenie importowanie dokumentów tylko do tych, które zostały wystawione w zadanym przedziale czasowym. Parametr ten nie ma wpływu na import danych słownikowych.

11 Informacje dotyczące oprogramowania Finansowo- Księgowego CDN OPT!MA CDN OPT!MA Księga Handlowa - moduł pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o Rachunkowości oraz przepisami związanymi z integracją europejską. Podstawowe funkcje modułu to: moŝliwości tworzenia wielopoziomowego planu kont podział na dzienniki cząstkowe zestawienie obrotów i sald za dowolny okres (przeglądanie kont syntetycznych i analitycznych) moŝliwość wykorzystania schematów księgowych dowolne definiowanie oraz wydruk zestawień, w tym bilansu, rachunku zysku i strat oraz sprawozdania z przepływu środków pienięŝnych, raporty rozbudowane o prefiks kraju w numerze NIP kontrahenta prowadzenie ewidencji VAT deklaracje VAT-7, PIT-5 oraz CIT-2 Kwartalna Deklaracja Podsumowująca (VAT-UE A i B) pokazująca, z jakim kontrahentem w Unii Europejskiej polski podatnik przeprowadził w danym kwartale transakcje handlowe. Oprócz funkcji opartych na ogólnych zasadach prowadzenia rachunkowości moduł dostarcza szeroki wachlarz informacji z zakresu analizy finansowej firmy. Program został przygotowany specjalnie dla biur rachunkowych oraz przedsiębiorstw, których forma prawna lub wielkość obrotów zobowiązują do prowadzenia ksiąg handlowych. Program umoŝliwia kompleksową obsługę księgowości. Większość parametrów programu moŝe być modyfikowana i dostosowana do potrzeb UŜytkownika. DuŜa elastyczność powoduje, Ŝe jest on otwarty na wiele sugestii operatora. Posiada jeszcze jedną waŝną cechę - jest na bieŝąco aktualizowany w stosunku do zmieniających się przepisów. CDN OPT!MA Księga Handlowa Plus moduł rozszerzony zawierający dodatkowo: obsługę kont walutowych moŝliwość wprowadzenia do systemu Bilansu Otwarcia w walucie dla kont walutowych. dołoŝony został dodatkowy parametr pozwalający na przeliczenie obrotówki w konkretnej walucie obcej oraz sporządzenie wydruków w zadanej walucie. z poziomu obrotówki jest dostępna funkcja Kontroli sald kont rozrachunkowych. Funkcja ta, w przypadku włączonego modułu Księga Handlowa Plus, została rozbudowana o moŝliwość podglądnięcia zapisów równieŝ w walucie obcej dodano test na sprawdzenie poprawności waluty na koncie księgowym i dekretach. jeśli uŝytkownik korzysta z tego modułu to posiada moŝliwość uzyskania informacji o obrotach i saldach danego konta w walucie moŝliwość wprowadzania dokumentów w walutach do rejestrów VAT i rozliczanie podatku VAT przeliczanego po ustalonym kursie. CDN OPT!MA Księga Podatkowa - obejmuje funkcjonalnie obsługę księgową firmy, rozliczającą się z Urzędem Skarbowym na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub prowadzącą ewidencje przychodów objętych zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Płatnikom podatku od towarów i usług moduł ten pozwala na prowadzenie podstawowych ewidencji księgowych: Rejestr VAT, Księga Przychodów i Rozchodów, Ewidencji Ryczałtowej oraz ewidencji pomocniczych: wynagrodzeń, spis z natury, rozliczenie samochodów. Moduł ten pozwala na drukowanie deklaracji podatkowych: VAT-7, VAT-7K, PIT-5, PIT- 5L, PIT-4. CDN OPT!MA Księga Podatkowa to: pełna zgodność z Rozporządzeniem w Sprawie Prowadzenia KsiąŜki Przychodów i Rozchodów i Rozchodów moŝliwość księgowania do bufora (bufor stanowi wstępne ujęcie zapisów bez konieczności dokonywania korekt) moŝliwość walidowania dostępu do poszczególnych funkcji programu współpraca z modułem Analiz pełna integracja z pozostałymi modułami

12 CDN OPT!MA Płace i Kadry - moduł przeznaczony do pełnej obsługi działu kadr i rachuby płac. Zapewnia wszystkie rozliczenia z ZUS w pełni współpracując z najnowszą wersją programu Płatnik. CDN OPT!MA umoŝliwia przygotowanie raportów, deklaracji INF-D i INF-D-P do Narodowego Funduszu Zdrowia, takŝe w postaci elektronicznej oraz zaimportowanie tych deklaracji do programu SOD Offline. Program dostępny jest w dwóch wersjach: CDN OPT!MA Płace i Kadry moduł podstawowy skierowany dla mniejszych firm, pozwalający na prowadzenie kadr i płac w podstawowym zakresie. CDN OPT!MA Płace i Kadry Plus moduł rozszerzony zawierający dodatkowo: obsługę firm mających rozbudowaną strukturę organizacyjną (drzewiasta struktura wydziałów) skomplikowane systemy wynagrodzeń dla wypłat liczonych wg 12 algorytmów, uwzględniające: o dowolny wybór składników wynagrodzenia do postawy oraz wskazanie okresu z jakiego mają być brane pod uwagę o definiowanie róŝnorodnych podstaw obliczeniowych, konstruowanie rozbudowanych wzorów wyliczających dodatki. Do wyboru mamy zastosowanie dowolnej liczby wzorców płacowych, stałych okresowych, operatorów matematycznych, współczynników liczbowych i funkcji warunkowych automatyczne okresowe naliczanie składników wynagrodzenia oraz rozliczanie nadgodzin (kontrola częstotliwości wypłacania składników wynagrodzenia naleŝnych rzadziej niŝ co miesiąc, takich jak premie kwartalne, czy trzynastki; dowolne ustalanie długości okresu rozliczeniowego nadgodzin (liczby miesięcy) dla poszczególnych grup zatrudnionych) odnotowanie w kalendarzu obecności pracownika do 6 wejść/wyjść w obrębie doby (wersja podstawowa PiK umoŝliwia rejestrację tylko jednego wejścia/wyjścia) definiowanie stref dla kalendarzy (jakościowe zróŝnicowanie czasu pracy mające odzwierciedlenie równieŝ podczas naliczania wynagrodzenia) ścisłe powiązanie listy płac z wybranym wydziałem (domyślne filtrowanie pracowników z listy płac uwzględniające wydział oraz symbol wydziału uŝyty w numeracji) opis analityczny - bardzo szczegółowy opis listy płac tworzony automatycznie w oparciu o predefiniowane w kadrach schematy, z moŝliwością dodatkowej edycji w elementach wypłaty. UmoŜliwia predekretowanie kosztów wynagrodzeń wg róŝnych kryteriów moŝliwość wykorzystania opisu analitycznego w schematach księgowych modułu Księga Handlowa CDN OPT!MA oraz w module Controlling systemu CDN XL atrybuty czyli cechy, za pomocą, których moŝna opisywać pracowników wprowadzając dowolna liczbę dodatkowych informacji. MoŜliwość opisania pracownika dowolnymi niestandardowymi atrybutami (cechami) i zastosowanie ich przy definiowaniu składników wynagrodzenia pozwoli na odpowiednie sparametryzowanie naliczania wynagrodzeń i ułatwia konfigurowanie płac. Wprowadzenie atrybutów zwiększa dodatkowo moŝliwości systemu w zakresie raportowania i filtrowania pracowników. dodatkowe parametry: o Opis analityczny dopłat do nadgodzin zgodny z opisem czasu pracy o Ostrzeganie w płacach o niezgodności wydziału z wybraną listą płac CDN OPT!MA Środki Trwałe - moduł pozwala na prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Automatycznie generuje dokumenty OT i LT. Na podstawie wprowadzonych informacji o poszczególnych środkach UŜytkownik automatycznie generuje odpisy amortyzacyjne (metoda liniowa, degresywana jednorazowa) oraz plan amortyzacyjny. Program uwzględnia szczególne przypadki amortyzacji: amortyzacja sezonowa, ulgi inwestycyjne, ograniczenie wartości środka trwałego. Moduł pozwala na prowadzenie i drukowanie ewidencji wyposaŝenia, która wymagana jest rozporządzeniem w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Program posiada kompletną księgę inwentarzową, umoŝliwiającą m.in.: prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych rejestrację "historii" środka trwałego, związaną ze zmianami jego wartości tworzenie planu amortyzacji środka oraz księgowanie odpisów amortyzacyjnych do księgi ujęcie amortyzacji w aspekcie bilansowym i podatkowym dla środków trwałych i wartości materialnych i prawnych