Odliczanie VAT. od samochodów. wyjaśnienia praktyczne. Nowe zasady

Transkrypt

1 P O L E C A Nowe zasady Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne Praktyczne aspekty stosowania nowych przepisów Stanowiska organów podatkowych Odpowiedzi ekspertów na pytania

2 Nowości VAT PIT CIT Inne podatki Ordynacja i KKS Rachunkowość Kadry Płace ZUS Szkolenia Video Zapewnij sobie stały, niczym nieograniczony dostęp do indywidualnych konsultacji z ekspertami! NOWOŚĆ: Szkolenia Video! Ponadto skorzystaj z: bieżących informacji o zmianach przepisów, kalkulatorów i wskaźników, które są na bieżąco uaktualniane oraz wzorów umów, dokumentów, deklaracji i formularzy, które obowiązują obecnie lub niebawem wejdą w życie. Internetowy serwis dla księgowych

3 Odliczanie VAT od samochodów WYJAŚNIENIA PRAKTYCZNE

4 Autorzy: Praca zbiorowa Redakcja: Rafał Kuciński Korekta: Zespół Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Sulejówek, ul. Konopnickiej 46 Druk: Miller Druk sp. z o.o. Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2014 Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, przedrukowywanie i rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej pracy bez zgody wydawcy zabronione. ISBN: Wydawca: Norbert Pawlikowski Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa Dystrybucja: tel.: faks: cok@wip.pl Publikacja Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne chroniona jest prawem au torskim. Przedruk opublikowanych materiałów, bez zgody wydawcy, jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

5 SPIS TREŚCI Rozdział I Odliczanie VAT od aut od 1 kwietnia 2014 r... 5 Nowelizacja wprowadziła nowe ograniczenia w odliczaniu VAT... 5 Prywatny użytek... 6 Nieodpłatne udostępnianie... 7 Nabycie przed 1 kwietnia... 8 Odliczenie VAT od wydatków związanych z autem jest limitowane... 9 Pełne odliczenie VAT nie dla wszystkich pojazdów... 9 Sposób wykorzystywania auta decyduje o wysokości odliczenia Warunkiem pełnego odliczenia jest prowadzenie ewidencji Konieczna informacja Konstrukcja pojazdu decyduje o odliczeniu Zmieniły się zasady korekty wieloletniej Leasing korzysta z zasady ochrony praw nabytych Odliczanie VAT od wydatków na paliwo zostało odłożone w czasie Sankcja za brak informacji o pojazdach Podsumowanie Rozdział II Praktyczne aspekty stosowania nowych przepisów Leasing finansowy to dostawa towarów, a operacyjny to usługa Ograniczone odliczanie VAT Rodzaj leasingu decyduje o skutkach podatkowych Przeniesienie własności Obowiązek podatkowy w PCC powstaje z chwilą zakupu auta Możliwe wyłączenia Podatnikiem podatku akcyzowego jest podmiot dokonujący czynności prawnej.. 43 Przepisy przewidują liczne zwolnienia podatkowe Rozdział III Interpretacje podatkowe Prawo do odliczenia VAT od nabycia paliw silnikowych Odliczanie VAT od wydatków eksploatacyjnych Rozliczenie nieodpłatnego wykorzystania leasingowanego auta na cele prywatne pracownika Odliczanie VAT od samochodów demonstracyjnych Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu... 78

6 Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne Rozdział IV Odpowiedzi ekspertów Niektóre pojazdy z homologacją ciężarową pozwalają odliczać VAT od paliwa Prowadzenie działalności w domu nie pozwala na pełne odliczenie VAT od aut osobowych Motorower kupiony na firmę z pełnym prawem do odliczenia VAT Podatnik odliczy VAT z biletu za przejazd autostradą VAT od rat leasingowych odliczamy na zasadach ogólnych O wielkości odliczenia decyduje sposób wykorzystania pojazdu Obowiązek złożenia informacji VAT-26 nie dla wszystkich pojazdów Pojazdu konstrukcyjnie przeznaczonego do przewozu ładunków nie ujmujemy w deklaracji VAT Można odliczyć VAT z faktury za parking Nie wszystkie zaświadczenia o przeprowadzonym przed 1 kwietnia 2014 r. badaniu auta są ważne O prawie do odliczenia VAT od aut osobowych decyduje sposób ich wykorzystania Do ewidencji przebiegu pojazdu nie trzeba dołączać innych dokumentów Pełne odliczenie VAT od aut osobowych tylko po spełnieniu kilku warunków Badanie techniczne wykonane po terminie nie wywołuje wstecznych skutków Do odliczenia VAT od pojazdów do 3,5 tony konieczna jest ewidencja przebiegu Odliczenie VAT od auta z kratką tylko na podstawie homologacji Liczba siedzeń może decydować o wysokości odliczenia VAT Okres korekty VAT od auta o wartości ponad zł wynosi pięć lat Wykorzystanie samochodu determinuje prawo do odliczenia podatku Sprzedaż pojazdu może wymagać korekty odliczonego VAT

7 ROZDZIAŁ I ODLICZANIE VAT OD AUT OD 1 KWIETNIA 2014 R. Nowelizacja ustawy o VAT, która weszła w życie 1 kwietnia 2014 r., wprowadziła ograniczenia w odliczaniu podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków dotyczących pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Dotyczy to jednak tylko aut przeznaczonych do użytku mieszanego. Pełne odliczenie od pozostałych pojazdów wymaga jednak spełnienia dodatkowych warunków. Przyjęta w bardzo szybkim tempie ustawa z 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (ustawa zmieniająca) stanowi realizację decyzji wykonawczej Rady Europy z 17 grudnia 2013 r. Rada upoważniła Polskę do zastosowania odstępstwa od art. 26 ust. 1 lit. a i art. 168 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (2013/805/UE). Prawo do zastosowania odstępstw dotyczy: po pierwsze opodatkowania nieodpłatnego świadczenia usług polegającego na nieodpłatnym udostępnieniu pojazdów samochodowych pracownikom bądź innym wykorzystaniu ich na cele niezwiązane z działalnością podatnika, a po drugie prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT z tytułu nabycia towarów i usług. Nowelizacja wprowadziła nowe ograniczenia w odliczaniu VAT Zgodnie z decyzją Rady w drodze odstępstwa od art. 168 dyrektywy 2006/112/WE Polska została upoważniona do ograniczenia do 50% prawa do odliczenia VAT od zakupu, nabycia wewnątrzwspólnotowego, przywozu, wynajmu lub leasingu silnikowych pojazdów drogowych, a także VAT 5

8 Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne naliczanego od wydatków związanych z tymi pojazdami, jeśli pojazd nie jest używany wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Zgodnie z decyzją ograniczenie to nie ma jednak zastosowania do: pojazdów silnikowych o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony, pojazdów silnikowych posiadających łącznie z siedzeniem kierowcy więcej niż dziewięć miejsc siedzących, wydatków, które są w całości związane z działalnością gospodarczą podatnika. Jednocześnie w drodze odstępstwa od art. 26 ust. 1 lit. a dyrektywy 2006/112/ WE Polska została upoważniona do nietraktowania jako świadczenia usług za wynagrodzeniem prywatnego wykorzystania przez podatnika lub jego pracowników, lub bardziej ogólnie wykorzystania do celów innych niż prowadzona przez podatnika działalność pojazdu, do którego zastosowanie ma ograniczenie do wysokości 50%. W ramach realizacji tej decyzji od 1 kwietnia 2014 r. zmieniło się brzmienie poszczególnych przepisów ustawy o VAT. Do słowniczka zawartego w art. 2 ustawy o VAT wprowadzona została nowa definicja pojazdów samochodowych, którymi są pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. W świetle przepisów o ruchu drogowym pojazdem samochodowym jest pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h, przy czym określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego. Ponadto pojazdem samochodowym nie są np. motorowery, ale już motocykle są tak kwalifikowane. Prywatny użytek Kolejna zmiana dotyczy art. 8 ustawy o VAT, do którego wprowadzono wyłączenie opodatkowania tzw. nieodpłatnego prywatnego użytku pojazdów samochodowych. Generalnie art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT przewiduje, że odpłatnym świadczeniem usług jest również użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych m.in. podatnika lub jego pracowników, byłych pracowników, wspólników itd., jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Przepis ten dotyczy więc wprost wyłącznie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika, co należałoby traktować w kategoriach składników majątku podatnika. 6

9 Odliczanie VAT od aut od 1 kwietnia 2014 r. Z kolei w art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT przewidziano, że VAT podlega również nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste m.in. podatnika lub jego pracowników, byłych pracowników, wspólników itp. oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika. Nieodpłatne udostępnianie Analizując nowe ust. 5 i 6, które zostały wprowadzone do art. 8 ustawy o VAT, wskazać należy, że wyłączenie z zakresu opodatkowania dotyczy wyłącznie nieodpłatnego świadczenia usług, o którym mowa w art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, a więc nieodpłatnego udostępnienia bądź wykorzystania pojazdów samochodowych, które zostały nabyte przez podatnika. Błędem byłoby jednak sądzić, iż w takim razie samochody, które są wykorzystywane przez podatnika na podstawie umów najmu czy leasingu, a które udostępnione zostaną nieodpłatnie pracownikom również do ich celów prywatnych, będą skutkowały opodatkowaniem świadczonych przez podatnika usług. Jak bowiem wynika z ust. 6 art. 8 ustawy o VAT, za nabycie towarów uznaje się również używanie ich na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Fikcja ta dotyczy jednak specyficznie rozumienia pojęcia nabycie na potrzeby art. 8 ustawy o VAT. Wracając jednak do samego wyłączenia z VAT nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, ma ono zastosowanie w przypadku użycia pojazdów samochodowych do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku naliczonego, obliczonego zgodnie z art. 86a ust. 1, z tytułu: nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów albo nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do tych pojazdów, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Konsekwentnie ten ww. przepis wyłączający opodatkowanie nieodpłatnego prywatnego użytku pojazdów ma zastosowanie zarówno wtedy, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia (importu lub wytworzenia) w części bądź w całości lub gdy prawo takie w ogóle nie zaistniało. Taka regulacja jest bezpośrednio skorelowana z nową zasadą, zgodnie z którą pełne prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia (w tym używania na podstawie umów najmu, leasingu i umów o podobnym 7

10 Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne charakterze) przysługuje podatnikowi w stosunku do pojazdów samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do celów działalności gospodarczej. W takim przypadku w naturalny sposób nie pojawi się zagadnienie opodatkowania prywatnego użytku, gdyż taki nie będzie istniał. Jego zaistnienie oznacza natomiast utratę pełnego prawa do odliczenia VAT i konieczność dokonania jego bieżącej korekty, począwszy od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana przeznaczenia pojazdu na wykorzystanie mieszane. Konsekwentnie również wtedy nie zaistnieje opodatkowanie prywatnego użytku, lecz stosowna bieżąca korekta poziomu odliczenia (przewidziana w art. 90b ustawy o VAT). Powyższe wyłączenie dotyczy jedynie udostępnienia pracownikom (bądź innym osobom wymienionym w przepisie) pojazdów samochodowych do ich celów prywatnych w sposób nieodpłatny. Każde udostępnienie pojazdu za pobraniem wynagrodzenia pozostaje natomiast opodatkowane VAT jako odpłatne świadczenie usług. Za nabycie towarów uznaje się też używanie ich na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze Nabycie przed 1 kwietnia Nowe przepisy art. 8 ust. 5 i 6 oraz art. 90b ustawy o VAT z pewnymi wyjątkami, o których mowa poniżej znajdują zastosowanie do pojazdów nabytych od 1 kwietnia 2014 r. Pojawia się w związku z tym pytanie: co z pojazdami samochodowymi, w tym samochodami osobowymi i ciężarowymi, kupionymi przed tą datą? Odpowiedzi na to pytanie dostarcza art. 7 ustawy nowelizującej, który przewiduje, że w przypadku pojazdów samochodowych nabytych (importowanych lub wytworzonych) przez podatnika przed 1 kwietnia 2014 r., w związku z którymi podatnikowi przysługiwało ograniczone prawo do odliczenia VAT, nie stosuje się przepisu art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT. Jednocześnie na potrzeby tego przepisu nabycie jest rozumiane także jako przyjęcie do używania pojazdu na podstawie umowy najmu, leasingu bądź innej o podobnym charakterze. Co więcej, na podstawie art. 16 ustawy zmieniającej powyższe wyłączenie ma zastosowanie już do rozliczenia VAT za styczeń 2014 roku i kolejne okresy. Konsekwentnie podatnicy już od stycznia 2014 roku nie są w sposób wsteczny zobowiązani do naliczania należnego VAT od nieodpłatnego przekazania do celów prywatnych pojazdów, przy nabyciu (bądź używaniu) których przysługiwało im ograniczone prawo do odliczenia VAT. 8

11 Odliczanie VAT od aut od 1 kwietnia 2014 r. Odliczenie VAT od wydatków związanych z autem jest limitowane Sam art. 86a ustawy o VAT zawiera ogólny przepis mówiący o tym, że w odniesieniu do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (zgodnie z nową definicją zawartą w słowniczku) kwotę podatku naliczonego, podlegającego odliczeniu, stanowi 50% kwoty podatku wynikającego z faktury, dokumentu celnego, WNT itp. Wydatki związane z pojazdami samochodowymi są rozumiane bardzo szeroko i obejmują wydatki dotyczące nie tylko nabycia, importu, wytworzenia tych pojazdów bądź ich części składowych, używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, ale także nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów. Ograniczenie dotyczy również wszelkich innych towarów i usług związanych z eksploatacją pojazdów stworzony przez ustawodawcę katalog wydatków jest więc nadal otwarty pomimo pominięcia w zdaniu wstępnym sformułowania w szczególności. Należy pamiętać, że wszelkie kontrowersje istniejące dotychczas w zakresie rozumienia sformułowania wydatki związane z używaniem na gruncie podatków dochodowych przeniosły się na VAT. W szczególności dotyczy to sporów co do uznania za wydatek związany z używaniem pojazdu wydatków na opłaty parkingowe, jak też opłaty za autostrady. Mimo że opłaty te są związane z wykorzystaniem dróg, autostrad i przestrzeni miejskiej, nie zaś pojazdu, orzecznictwo sądowe kwalifikuje takie opłaty jako opłaty związane z eksploatacją samego pojazdu. Oznacza to, że również na gruncie VAT wydatki takie objęte są jedynie częściowym odliczeniem VAT. Pełne odliczenie VAT nie dla wszystkich pojazdów Ustawa o VAT przewiduje sytuacje, w których ograniczenie prawa do odliczenia VAT z tytułu nabycia, jak też używania pojazdów samochodowych, nie ma zastosowania. Po pierwsze, pełne prawo do odliczenia VAT przysługuje w przypadku, gdy pojazdy samochodowe będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Wykorzystanie pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika jest rozumiane dwojako, tj. w jednym 9

12 Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne przypadku uzależnione jest od obiektywnych zasad wykorzystywania pojazdu, a w drugim od samej konstrukcji tego pojazdu. Po drugie, podatnicy mają prawo do odliczenia pełnej kwoty VAT w przypadku nabycia i wykorzystywania pojazdów samochodowych konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu, co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie. Wreszcie, po trzecie, podatnik ma pełne prawo do odliczenia VAT w przypadku nabycia towarów montowanych w pojazdach samochodowych oraz nabycia związanych z tym usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Klasycznym przykładem takiego towaru, powoływanym zarówno przez Komisję Europejską, jak i Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do ustawy zmieniającej, jest taksometr, który obiektywnie rzecz biorąc, nie może być wykorzystany do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika. Wymagana zawartość ewidencji przebiegu auta jest uzależniona od tego, kto jest kierowcą używającym dany pojazd samochodowy. Sposób wykorzystywania auta decyduje o wysokości odliczenia Przede wszystkim w świetle art. 86a ustawy o VAT z wykorzystaniem pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej będziemy mieć do czynienia, gdy sposób wykorzystywania tego pojazdu przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach jego używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tego pojazdu ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Tym samym, by odliczyć 100% VAT od wszelkich wydatków związanych z danym pojazdem samochodowym (do 3,5 tony dopuszczalnej masy całkowitej), niezależnie od jego konstrukcji, konieczne jest spełnienie dwóch warunków, tj.: wprowadzenie zasad używania pojazdów firmowych, które same w sobie wykluczać będą użytek prywatny tych pojazdów, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzającej wyłącznie służbowy charakter wykorzystywania pojazdu. Z obowiązku prowadzenia ewidencji zwolnione są pojazdy samochodowe przeznaczone wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży (w przypadku 10

13 Odliczanie VAT od aut od 1 kwietnia 2014 r. pojazdów wytworzonych przez podatnika) bądź oddania ich w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji ma zastosowanie, pod warunkiem że odsprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowić będą przedmiot działalności podatnika. Zaznaczyć przy tym należy, iż mowa tu o faktycznym przedmiocie działalności, a nie wyłącznie o fakcie wprowadzenia takiej działalności np. do opisu działalności w KRS. Konsekwentnie, w odniesieniu do pojazdów przeznaczonych wyłącznie do sprzedaży (lub odsprzedaży) bądź oddania ich w odpłatne używanie, ma zastosowanie pełne prawo do odliczenia VAT bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Z tej perspektywy największe kontrowersje budzi stanowisko Ministerstwa Finansów wyrażone w uzasadnieniu do ustawy zmieniającej, zgodnie z którym sam fakt rejestracji pojazdu oznacza, iż może on być wykorzystywany potencjalnie również do innych celów niż działalność gospodarcza podatnika. Ministerstwo odniosło się w szczególności do samochodów demonstracyjnych, które są pojazdami służącymi do odsprzedaży, przy czym zanim do niej dojdzie, pełnią dodatkową funkcję wspierającą tę sprzedaż. Należy przypomnieć, że w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) z 19 grudnia 2013 r. (sygn. akt I FSK 169/13) sąd (wypowiadając się o samochodach demonstracyjnych) stwierdził, że: Dopóki nie zostanie zmienione przeznaczenie samochodów, dopóty będą one traktowane jak towar handlowy, nawet jeśli w pewnym zakresie, przejściowo, będą służyć jakimś czynnościom o dodatkowym charakterze w stosunku do działalności podstawowej, dotąd podatnik będzie korzystał z pełnego odliczenia VAT. Odnosząc się do takich pojazdów, a także stanowiska wyrażonego w tym ww. wyroku, należałoby uznać, że w stosunku do pojazdów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży w tym samochodów demonstracyjnych brak jest obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, niezależnie od faktu, że pojazd jest zarejestrowany i może się poruszać po drogach. Od razu jednak zaznaczyć należy, iż na podstawie stanowiska ministra finansów wyrażonego w uzasadnieniu do ustawy zmieniającej organy podatkowe twierdzą inaczej. Fakt rejestracji pojazdu, jako podnoszona przez ministra finansów przesłanka wskazująca na potencjalne wykorzystywanie pojazdu do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, jest całkowicie nieadekwatny 11

14 Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne w przypadku pojazdów oddawanych do używania na podstawie umów najmu, leasingu i innych tego rodzaju umów. Nie istnieje możliwość oddania do używania pojazdu, który nie będzie zarejestrowany i nie będzie mógł się poruszać po drodze. Dodatkowo ewidencja przebiegu pojazdu nie musi być prowadzona w odniesieniu do tych pojazdów, w przypadku których podatnik sam zdecyduje o zastosowaniu ograniczonego odliczenia VAT (mimo że np. wykorzystuje dany pojazd wyłącznie do działalności gospodarczej) lub gdy podatnikowi w ogóle nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z danym pojazdem (np. podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od VAT). Warunkiem pełnego odliczenia jest prowadzenie ewidencji Przepisy szczegółowo specyfikują zawartość ewidencji przebiegu pojazdu, przy czym zakres wymaganych danych jest uzależniony od tego, kto jest kierowcą używającym danego pojazdu. Ewidencja ta powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu, datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji, a także wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu. Wpis taki powinien obejmować kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem. Jednocześnie wpis taki powinien być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem. W powyższym przypadku zakres wymaganych danych budzi wiele wątpliwości związanych przede wszystkim z opisem celu wyjazdu nie jest bowiem jednoznaczne, czy istnieje konieczność wskazania podmiotu (np. klienta, kontrahenta), którego się odwiedza, czy też może wystarczające jest wprowadzenie do ewidencji kilku standardowych celów wyjazdu (np. zebranie zamówień, pozyskanie nowego klienta, obsługa reklamacji, serwis reklamacyjny itp.). Z perspektywy elektronicznego prowadzenia ewidencji 12

15 Odliczanie VAT od aut od 1 kwietnia 2014 r. oraz zazwyczaj ustandaryzowanych w danej branży celów wyjazdu druga opcja wydaje się bardziej racjonalna. Kolejne wątpliwości budzi konieczność potwierdzania wpisów do ewidencji przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Założeniem tych przepisów było, że ewidencja będzie mogła być prowadzona elektronicznie, nie zaś papierowo. To założenie stało u podstaw usunięcia w toku prac sejmowych wymogu podpisywania ewidencji przez kierowcę pojazdu. Stąd też pojawia się słuszna wątpliwość co do formy potwierdzania takiej ewidencji przez podatnika. Jeśli ustawodawca miał na myśli potwierdzenie poprzez podpis, to de facto i tak ewidencja prowadzona np. przez każdego z kierowców podatnika musiałaby być centralnie drukowana i podpisywana. Nie wydaje się, by taki był jednak cel zmian wprowadzonych w toku prac sejmowych, dlatego też powinna istnieć możliwość elektronicznego zatwierdzenia wpisów dokonanych przez poszczególnych kierowców. Uwaga Z obowiązku prowadzenia ewidencji zwolnione są auta przeznaczone wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży (w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika) bądź oddania ich w używanie, np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu. Przepisy przewidują też wymagany zakres ewidencji, gdy pojazd jest oddawany do używania osobie, która nie jest pracownikiem podatnika. Ta możliwość została stworzona ewidentnie na potrzeby samochodów uznawanych za samochody zastępcze w stacjach dealerskich i serwisach samochodowych. W takim przypadku wpis wymagany w ewidencji, jako że nie można wymagać od osoby biorącej taki samochód do używania, by uzupełniała ewidencję w tym zakresie, powinien być dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd. Wpis ten musi obejmować kolejny numer wpisu, datę i cel udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu oraz imię i nazwisko osoby, której pojazd został udostępniony. Ograniczenie zakresu wpisu w tym przypadku pozwoli serwisom i stacjom dealerskim na spełnienie wymogów w zakresie prowadzenia ewidencji przede wszystkim w odniesieniu do samochodów zastępczych. 13

16 Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne Wzory ewidencji: Dane podatnika za okres EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU nr rejestracyjny Data: rozpoczęcia prowadzenia ewidencji: zakończenia prowadzenia ewidencji: Stan licznika: na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji: na koniec każdego okresu rozliczeniowego: na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji: Liczba przejechanych kilometrów w okresie rozliczeniowym: lp. Data wyjazdu Cel wyjazdu Opis trasy (skąd dokąd) Liczba przejechanych kilometrów Stan licznika na dzień zwrotu pojazdu Imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem Imię i nazwisko osoby dokonującej wpisu 14

17 Odliczanie VAT od aut od 1 kwietnia 2014 r. lp. Data wyjazdu Cel wyjazdu Opis trasy (skąd dokąd) Liczba przejechanych kilometrów Stan licznika na dzień zwrotu pojazdu Imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem Imię i nazwisko osoby dokonującej wpisu Suma: Potwierdzenie przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem 15

18 Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne Dane podatnika za okres EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU Pojazd samochodowy jest udostępninay osobie niebędącej pracownikiem podatnika nr rejestracyjny Data: rozpoczęcia prowadzenia ewidencji: zakończenia prowadzenia ewidencji: Stan licznika: na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji: na koniec każdego okresu rozliczeniowego: na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji: Liczba przejechanych kilometrów w okresie rozliczeniowym: lp. Data udostępnienia pojazdu Cel udostępnienia pojazdu Stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu Liczba przejechanych kilometrów Stan licznika na dzień zwrotu pojazdu Imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd Podpis, imię i nazwisko osoby dokonującej wpisu 16

19 Odliczanie VAT od aut od 1 kwietnia 2014 r. lp. Data udostępnienia pojazdu Cel udostępnienia pojazdu Stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu Liczba przejechanych kilometrów Stan licznika na dzień zwrotu pojazdu Imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd Podpis, imię i nazwisko osoby dokonującej wpisu Suma: Potwierdzenie przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem 17

20 Odliczanie VAT od samochodów wyjaśnienia praktyczne Konieczna informacja W przypadku pojazdów, dla których podatnik deklaruje ich wykorzystanie wyłącznie do działalności gospodarczej i dla których jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu, podatnik jest zobowiązany złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego stosowną informację (według wzoru, który określił minister finansów deklarcja VAT-26). Informację taką trzeba złożyć w terminie 7 dni od dnia, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z danym pojazdem. Jeśli jednak podatnik spóźni się i złoży taką informację w późniejszym terminie, pojazd samochodowy będzie uznawany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej dopiero od dnia złożenia tej informacji. I w tym przypadku ujawni się nowy art. 90b ustawy o VAT, który przewiduje bieżącą korektę podatku naliczonego VAT. 18

21 Odliczanie VAT od aut od 1 kwietnia 2014 r. 19