Producent autorskiego oprogramowania CRM istniejący na rynku od 2002 roku. Firma od

Transkrypt

1 1

2 bs4 business solutions sp. z o.o. Producent autorskiego oprogramowania CRM istniejący na rynku od 2002 roku. Firma od początku swojej działalności koncentruje się na dostarczaniu najwyższej jakości rozwiązań w zakresie systemów CRM. Główny produkt firmy - system bs4 ultra (wcześniej bs4 Intranet) to oprogramowanie przeznaczone przede wszystkim dla przedsiębiorstw posiadających powyżej 10 stanowisk pracowniczych. Dotychczas wdrożono go już w ponad 300 firmach na terenie całego kraju, należących do różnych branż m.in. handlowej, szkoleniowej, IT, budowlanej, przemysłowej, wydawniczej oraz reklamowej. Każdy klient to dla firmy odrębny projekt, a elastyczność i konfigurowalność oprogramowania oraz wszechstronne doświadczenie pracowników firmy, pozwalają na odpowiednie dopasowanie go do specyfiki i wymagań danego przedsiębiorstwa. Program bs4 ultra: rozwiązanie dopasowane do indywidualnych potrzeb Twojej firmy, rozbudowany system zarządzania uprawnieniami, narzędzie do modelowania procesów i zarządzania obiegiem dokumentów, ogromne możliwości analityczne program posiada wbudowany generator raportów i wykresów, współpraca z programami ERP (m.in.: SAP, Comarch Optima, Comarch XL, Sage Handel, Sage Forte, Subiekt GT, Simple ERP, Graffiti.ERP, WF-MAG itp.), wymiana danych z dowolną zewnętrzną bazą dzięki bs4 API oraz mechanizmowi konektorów, możliwość współpracy z hurtownią danych, rozwiązanie webowe dostęp do programu jest możliwy z dowolnej lokalizacji, rozwiązanie wielomodułowe bs4 ultra to więcej niż powszechnie rozumiany CRM, to całościowa platforma wspomagająca zarządzanie firmą. 2

3 Twoja firma potrzebuje systemu CRM, jeśli: W celu znalezienia interesujących danych na temat kontrahenta, przełączasz się między kilkoma aplikacjami (programem księgowym, arkuszem kalkulacyjnym, pocztą itp.). bs4 ultra umożliwia gromadzenie wszystkich informacji o kontrahencie i historii kontaktów w jednym miejscu. Synchronizuje się także z różnymi programami zewnętrznymi za pomocą bs4 API. W momencie odejścia pracownika lub grupy pracowników, pojawiają się kłopoty z utrzymaniem ciągłości kontaktów z kontrahentami, a część danych zostaje utracona. Poprzez archiwizację danych, bs4 ultra chroni firmę przed ich znikaniem wraz z rotacją pracowników. Program może także blokować możliwość usuwania danych przez użytkowników. Brakuje Ci informacji, którzy klienci są najbardziej, a którzy najmniej zyskowni dla Twojej firmy. W bs4 ultra można prowadzić ewidencję kosztów i przychodów, powiązanych z danym klientem lub zleceniem, oraz obliczać ich opłacalność. Chciałbyś posiadać łatwy dostęp do wyników i prognoz sprzedażowych całej firmy oraz poszczególnych handlowców. b4 ultra pozwala analizować zarówno sprzedaż bieżącą (na podstawie faktur), jak również sprzedaż potencjalną (obliczaną w oparciu o ewidencję szans sprzedażowych). Twoja firma ma strukturę wielooddziałową lub pracownicy są rozproszeni po całym kraju, przez co pojawiają się problemy z przekazywaniem informacji. bs4 ultra wraz z całą bazą danych może być zainstalowany na firmowym serwerze lub w chmurze. W obu przypadkach dostępny jest z dowolnej lokalizacji, a wszyscy użytkownicy pracują na jednej bazie danych (w ramach swoich uprawnień). 3

4 W Twojej firmie brakuje narzędzia do współdzielenia ważnych plików i dokumentów. Pracownicy posiadają ich różne wersje, często już nieaktualne. bs4 ultra umożliwia współdzielenie plików i dokumentów pomiędzy pracownikami. Znajdują się tam zawsze najbardziej aktualne wersje cenników, szablonów ofert, dokumentów ISO itp. Twoja firma nie posiada sprawnego narzędzia do regularnego mailingu oraz wysyłki ofert i informacji do większej grupy odbiorców. bs4 ultra umożliwia wysyłkę cyklicznych mailingów. Każdy mailing jest generowany ze stworzonego uprzednio w systemie szablonu. Sprzedawcy chcieliby mieć łatwiejszy dostęp do posiadanych w ofercie produktów oraz znacznie skrócić czas generowania ofert. bs4 ultra umożliwia tworzenie bazy wiedzy o oferowanych produktach. Wszystkie dane opisujące produkty mogą być automatycznie zamieszczane w ofertach (szablony html, pdf, docx), co zdecydowanie skraca czas ich przygotowania i wysyłki. Pracownicy komunikują się między sobą za pomocą i, co zabiera im sporo czasu oraz powoduje przepełnienie ich skrzynek wiadomościami wewnętrznymi. bs4 ultra posiada wbudowany komunikator, umożliwiający szybką komunikację pomiędzy pracownikami. Można wymuszać potwierdzenie przeczytania danego komunikatu, dołączać do niego pliki, oraz powiązywać wiadomości np. z kontrahentem, projektem lub em. W Twojej firmie brakuje narzędzia do wielowymiarowej analizy działań, zarówno klientów jak i pracowników. bs4 ultra posiada rozbudowane narzędzie analityczne w postaci konfigurowalnych raportów. Wiele z nich może być przedstawianych w formie graficznej. 4

5 Najważniejsze funkcje i narzędzia bs4 ultra: Zarządzanie sprzedażą Zarządzanie sprzedażą to jedno z podstawowych zastosowań oprogramowania klasy CRM. Praca przy tematach sprzedażowych opiera się na ewidencjonowaniu sprzedaży potencjalnej. Każda wysłana oferta zostaje wprowadzona do programu CRM i powiązana z danym klientem. Na tej podstawie tworzone są prognozy i monitorowane są szanse sprzedażowe, które w firmach określane są często jako: oferty, zamówienia, przetargi, kontrakty, leady. W programie bs4 ultra każdy temat sprzedażowy nazywany jest transakcją. Podstawowe korzyści: Manager posiada lepszą wiedzę o portfelu potencjalnych zamówień i efektywności działań sprzedażowych pracowników, firma potrafi szybciej przewidzieć potencjalne załamanie lub wzrost sprzedaży, ustalić przyczyny sytuacji i odpowiednio zareagować, Handlowiec jest bardziej efektywny i posiada lepszą wiedzę o historii klienta, zmniejsza się także ryzyko pomyłek i przeoczeń w działaniach sprzedażowych, dzięki wprowadzeniu narzędzia do skutecznej kontroli działań pracowników, podnosi się ogólna niezawodność funkcjonowania firmy. Zarządzanie cenami W zakresie zarządzania cenami program bs4 ultra umożliwia m. in.: tworzenie wielu rubryk cenowych w różnych walutach, wskazywanie domyślnego rabatu % dla klienta oraz wyjątków rabatowych na poszczególne kategorie produktowe, definiowanie cen stałych na poszczególne produkty dla wybranych klientów, definiowanie rabatów volume pricing zależnych od ilości produktów kupowanych przez klientów, definiowanie cen minimalnych, cen zakupu i obliczanie marży dla transakcji, dokonywanie windykacji należności i zarządzanie kredytem kupieckim. 5

6 Zarządzanie zleceniami Zarządzanie różnymi typami zleceń (m.in. serwisowymi, graficznymi, projektowymi, marketingowymi) jest jednym z podstawowych zastosowań oprogramowania CRM. Podstawowe korzyści: szybki podgląd aktualnie realizowanych zleceń wraz z ich historią, automatyczne alarmy generowane przez system, raporty ukazujące opłacalność zleceń, monitorowanie postępów realizacji (faz) zlecenia, wysyłanie komunikatów pomiędzy pracownikami, powiązanych ze zleceniami, możliwość automatycznego powiadomienia klienta o zmianie statusu zlecenia, szablony pism i i, usprawniające komunikację, możliwość powiązania przychodzących i od klientów ze zleceniami. Zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów (DMS) Moduł bs4 DMS służy do zarządzania obiegiem dokumentów pojawiających się w firmie. Głównym celem modułu jest zarządzanie dokumentami, w celu ich opisania, zatwierdzenia przez upoważnione osoby oraz przypisania do klientów, zleceń, transakcji, projektów itp. Rejestrowane e-dokumenty mogą zawierać skan oryginału, oraz kwoty, terminy płatności, powiązanie z produktem i kontrahentem z bazy CRM, itp. W programie może być zdefiniowanych wiele typów e-dokumentów. E-dokumenty przechodzą przez szereg zdefiniowanych etapów, w których poszczególni użytkownicy mogą m.in.: kwalifikować zawartość dokumentu (np. według rodzaju kosztów lub powiązania z kontrahentami, transakcjami, zleceniami, projektami itp.), akceptować lub odrzucać zawartość danego e-dokumentu, dodawać komentarze. 6

7 Zarządzanie kontem Moduł bs4 mail pozwala zarządzać korespondencją mailową bezpośrednio w programie CRM. Umożliwia on automatyczną archiwizację w kartotekach poszczególnych kontrahentów, zarówno i przychodzących, jak i wychodzących. Podstawowe korzyści: Kontrola. Moduł informuje, które e pozostały bez odpowiedzi. Wsparcie kontroli dla Managerów. Uprawnione osoby w firmie mogą weryfikować maile pracowników. Mobilność. Poczta jest dostępna przez przeglądarkę z dowolnej lokalizacji, na dowolnym urządzeniu (laptop, tablet, smartphone). Wygoda. Maile można czytać w powiązaniu z innymi informacjami z CRM: historią kontaktów z klientem, zaplanowanymi zadaniami, prowadzonymi negocjacjami handlowymi itp. Bezpieczeństwo. Treść maili jest archiwizowana na jednym serwerze, nie można jej ukraść lub wynieść z firmy. Komunikator Komunikator umożliwia przesyłanie krótkich wiadomości tekstowych pomiędzy pracownikami firmy. Poza komunikatami wymienianymi przez użytkowników, istnieją również komunikaty systemowe. Program może automatycznie informować np. o pojawieniu się nowego zadania/spotkania zleconego przez inną osobę. Użycie komunikatora optymalizuje w znaczący sposób przepływ informacji między pracownikami i przyczynia się do lepszego współdzielenia wiedzy. Podstawowe korzyści: Kontekstowe powiązywanie wiadomości - do konkretnego klienta, transakcji, zlecenia i in. Adresat wraz z treścią komunikatu zobaczy link do powiązanego klienta lub tematu sprzedażowego. Usprawnienie komunikacji pomiędzy pracownikami (znacznie szybsze niż wymiana i). Archiwizacji wiadomości umożliwia powrót do danego komunikatu i jego załączników. Możliwość przypominania o różnych zadaniach czy wydarzeniach. Opcja ponownego wyświetlenia komunikatu za określony czas (przydatna, gdy w danym momencie pracownik nie ma czasu odczytać wiadomości). 7

8 Zestawienia i raporty Program bs4 ultra posiada nowoczesne i rozbudowane narzędzie raportujące: dostępne z dowolnego miejsca na świecie przez przeglądarkę internetową, dzięki technologii Ajax, minimum danych przesyłanych jest przez Internet, co znacznie przyśpiesza pracę zdalną, łatwe zarządzanie zestawieniami - konfiguracja kolumn oraz kryteriów wyszukiwania, skonfigurowane przez administratora nowe pola kartotek są automatycznie dostępne, jako kolumny w zestawieniach lub kryteria wyszukiwania, możliwość eksportu zestawień (w zależności od posiadanych uprawnień). Projektowanie własnych wskaźników agregujących Wiele zestawień w programie umożliwia tworzenie tzw. agregatów. Po wybraniu interesujących nas kryteriów wyszukiwania, program może potraktować ilość wyświetlonych wierszy lub liczbę będącą sumą wybranej kolumny, jako nowy agregat. Podstawowe korzyści: duża elastyczność i dowolność w konfiguracji efekt dostępny natychmiast, bez konieczności programowania przez producenta systemu, szybkość działania przeliczanie cykliczne (np. w nocy), a następnie już tylko wyświetlanie, bez obciążania bazy danych, możliwość zastosowania, jako kryteria w innych zestawieniach np. znajdź kontrahentów, którzy mają niezapłacone faktury od 2 do 100 szt. możliwość wyświetlania, jako kolumny w innych zestawieniach (np. przy każdym handlowcu - sprzedaż jaką osiągnął w poprzednim miesiącu), w kartotekach (np. w karcie kontrahenta przeliczone najważniejsze agregaty dotyczące danego kontrahenta). Wykresy Do raportów statystycznych można generować wykresy. Możliwe są wykresy jedno- i dwuwymiarowe, uwzględniające wszystkie dane raportu lub wybrane kolumny/wiersze. 8

9 Automatyczne alarmowanie o niekorzystnych trendach Program bs4 ultra posiada funkcję monitoringów. Dla wszystkich kluczowych zestawień w systemie można ustawić opcję alarmowania, jeżeli wybrane liczby w danym zestawieniu osiągną wartości niekorzystne dla firmy. Przykłady: za niska sprzedaż w ostatnich 7 dniach, za mało wizyt handlowych w ostatnich 30 dniach, brak aktywności handlowca w danym temacie sprzedażowym itp. Podstawowe korzyści: użytkownik może indywidualnie konfigurować alarmy dostosowane do jego potrzeb, brak konieczności cyklicznego tworzenia i analizowania raportów oszczędność czasu, prosta konfiguracja i brak obciążania bazy danych, jako kryteria do monitoringu można ustawiać wszystkie filtry dostępne w zestawieniach. Raporty statystyczne Oprócz zestawień, które wyświetlają określone rekordy z bazy danych (faktury, transakcje, zlecenia, zdarzenia, produkty, kontrahentów itp.), program bs4 ultra oferuje ponadto szereg raportów statystycznych, które zawierają już zsumowane i zgrupowane według wybranych kryteriów dane. Przykładowe raporty: struktura procentowa i ilościowa klientów według wybranej cechy - np. według ważności, opiekuna handlowego (lub dowolnego innego pola z kartoteki kontrahenta), trendy w ilościach zdarzeń - jak zmieniała się w kolejnych miesiącach ilość ofert wysyłanych przez handlowców, ilość spotkań itp., konwersja spotkań sprzedażowych dla poszczególnych handlowców. 9

10 Pulpit managera To konfigurowalna strona startowa programu, na której każdy użytkownik może samodzielnie umieszczać takie elementy jak, m.in.: (skróty) do wybranych zestawień i raportów statystycznych, aktualne podsumowania generowane przez interesujące nas zestawienia, całościowe zestawienia, wybrane przez użytkownika - wygenerowane w momencie wyświetlania strony, według zapamiętanych kryteriów - przykłady: wizyty u klientów do wykonania w ciągu najbliższych 7 dni; zestawienie klientów dodanych w bieżącym tygodniu; zestawienie przeterminowanych zleceń serwisowych itp. wykresy raportów statystycznych dane do wykresu generowane są w czasie rzeczywistym, w momencie wyświetlania strony. Przykładowy pulpit managera: 10

11 Dostępne moduły programu: Moduł bazowy bs4 ultra Produkty+ Zlecenia Baza Wiedzy bs4 mail Dostawy Egzemplarze produktów Faktury Komunikacja SMS Procedury Synchronizacja z programem ERP (jednym lub wieloma) bs4 API bs4 banki bs4 DMS bs4 Skype Billingi Integracja z Allegro Plany sprzedaży Premie i prowizje Raporty zewnętrzne Replikator Umowy długoterminowe Zarządzanie wysyłkami 11

12 12