Kosztorysy i zlecenia w programie Integra 7

Transkrypt

1 Str Kosztorysy napraw Tworzenie kosztorysów pozwala na przygotowanie klientom wstępnej wyceny naprawy. WaŜne jest, aby informacja dotycząca kosztów została przekazana klientowi szybko i rzetelnie. Pomyłka związana z niedoszacowaniem kosztów naprawy moŝe narazić serwis na straty, natomiast zawyŝenie ceny moŝe zniechęcić klienta. Uzgadniając koszty napraw moŝemy korzystać z róŝnych źródeł: w przypadku towarów: Integra Katalog, TecDoc, ESI[tronic]; natomiast w przypadku usług ze słownika usterek, usług oraz dostępnych w systemach serwisowych informacji dotyczących czasów napraw (AuDaCon, Autodata, ESI[tronic], VIVID). JeŜeli klient zdecyduje się na naprawę, na podstawie wcześniejszych ustaleń zawartych w kosztorysie moŝna szybko i sprawnie utworzyć zlecenie. W tym przypadku koszty i zakres naprawy na zleceniu będą zgodne z ustaleniami zawartymi w kosztorysie. Kosztorysy i zlecenia w programie Integra 7 2. Zlecenia napraw Zlecenie jest otwierane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim wszelkie informacje dotyczące naprawy. Ze względu na duŝą ilość otwieranych kaŝdego dnia zleceń niezwykle waŝne jest, aby czynność ta przebiegała szybko i sprawnie. Dlatego teŝ zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji. Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis pojazdów. Nowe zlecenie moŝna otworzyć na trzy sposoby: za pomocą ikony Nowe zlecenie wybierając Dodaj z paska edycji wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz myszy). Wszystkie aktualnie realizowane zlecenia naprawy są widoczne na liście zleceń (Rys. 2-1). Lista pozwala na kontrolowanie bieŝącej sytuacji i nadzorowanie pracy serwisu. Domyślnie wyświetlane są otwarte zlecenia, natomiast w kaŝdej chwili moŝna wyświetlić listę wszystkich zleceń (takŝe zamkniętych). Rys. 2-1 Lista zleceń 1

2 Str Szybkie zlecenie Program Integra 7 umoŝliwia otwarcie szybkiego zlecenia, które zawiera tylko podstawowe dane niezbędne do rozpoczęcia naprawy, natomiast pozostałe informacje uzupełniane są w dogodnym dla klienta momencie. Dzięki temu moŝna szybko i sprawnie obsłuŝyć klientów, którzy się spieszą. Przy tworzeniu tego rodzaju zleceń moŝna korzystać z bazy kontrahentów i pojazdów oraz z gotowych słowników usterek i usług. Na zleceniu widoczny jest wstępny koszt usługi. Czas wystawienia szybkiego zlecenia to około 30 sekund. Kartę szybkiego zlecenia przedstawiono na Rys Zlecenie pełne Rys. 2-2 Karta szybkiego zlecenia Rysunek 2-3 przedstawia kartę nowego zlecenia, bardziej rozbudowaną niŝ w przypadku szybkiego zlecenia. JeŜeli klient naprawiał juŝ pojazd w danym serwisie moŝna wprowadzić nr rejestracyjny lub jego część i pozostałe dane na temat pojazdu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Jeśli klient jest w serwisie po raz pierwszy, naleŝy wypełnić pola danych zleceniodawcy oraz pojazdu. Kolejny krok to określenie zakresu zlecenia, który moŝna uzupełnić przy pomocy dostępnego w programie słownika usterek oraz usług lub dopisując nowe pozycje. Wstępny zakres naprawy jest automatycznie przenoszony do zakresu usług na zakładce Towary/Usługi. Dzięki temu Ŝe widoczny jest koszt poszczególnych usług, moŝna przedstawić klientowi wstępną informację dotyczącą kosztów naprawy. Przy otwieraniu zlecenia istnieje moŝliwość szybkiego opisu ewentualnych uszkodzeń pojazdu, dzięki czemu w zleceniu znajdą się informacje o ewentualnych uszkodzeniach lub brakach. Uszkodzenia opisywane są z wykorzystaniem interfejsu graficznego zawierającego najpopularniejsze rodzaje nadwozi (Rys. 2-4). Funkcja ta jest szczególnie przydatna w przypadku serwisów blacharsko-lakierniczych. W celu zaznaczenia uszkodzenia wystarczy nacisnąć lewy przycisk myszy na wybranym elemencie pojazdu, po czym wybrać z listy rodzaj uszkodzenia. Wybrane pozycje pojawią się w sekcji Uwagi dodatkowe Rys. 2-3 Karta zlecenia pełnego Rys. 2-4 Moduł uszkodzeń 2

3 Str Dodawanie towarów do zlecenia Podczas naprawy pojazdu wprowadzamy do zlecenia pozycje dot. części zamiennych oraz wykonanych usług. Towary i usługi wprowadzane są z domyślną ceną dla wybranego kontrahenta, jednakŝe podczas dodawania poszczególnych pozycji do zlecenia cena ta moŝe zostać zmieniona. Automatycznie są równieŝ uwzględniane stałe rabaty przyznane klientowi oraz przynaleŝność do konkretnej grupy cenowej (np. cena promocyjna, sezonowa, itp.), określona w karcie kontrahenta. Rys. 2-5 Zlecenie zakładka Towary/Usługi Szybkie dodawanie towaru Podczas dodawania towaru do zlecenia moŝna skorzystać z funkcji Szybkiego dodawania towaru (przycisk Dodaj>>). Wyświetlone okno pozwala na wpisanie informacji dot. danego towaru i dodanie go do zlecenia (tzw. dodanie z ręki ). W przypadku funkcji szybkiego dodawania nie jest konieczne zakładanie karty towaru w kartotece, co znacznie przyspiesza proces obsługi zleceń i dokumentów sprzedaŝy. Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla uŝytkowników programu, którzy nie prowadzą ścisłej kontroli magazynu. Rys Szybkie dodawanie towaru do zlecenia Rys. 2-7 Lista towarów Dodawanie towaru z listy Po wciśnięciu klawisza Dodaj na zakładce zlecenia w obszarze towarów, wyświetlona zostanie lista towarów. Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia za pomocą lewego przycisku myszy i klawisza Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym klawiszem myszy. MoŜliwy jest równieŝ wybór wielokrotny (kilku towarów naraz) z uŝyciem klawisza CTRL. W tym przypadku wybrane z listy towarów pozycje są dodawane do zlecenia (domyślnie po jednej sztuce), bez wyświetlania okna pośredniego przy kaŝdym towarze. 3

4 Str. 4 Po wybraniu towaru który chcemy dodać do zlecenia, wyświetla się okno pośrednie, w którym określamy ilość towaru dodawanego do zlecenia (Rys. 2-8). Z poziomu tego okna dostępne są cztery opcje: wybranie innego towaru (Wybierz ), utworzenie nowej pozycji w magazynie (Dodaj), podgląd informacji o towarze (Info) oraz edycja karty wybranego towaru (Edytuj). Zarówno w przypadku towarów, jak i usług, moŝna przypisać określony udział procentowy poszczególnym pracownikom. W tym celu wybieramy przycisk Dołącz w obszarze Serwisanci. Z wyświetlonej listy pracowników wybieramy nazwisko pracownika (pracowników) i określamy udział procentowy. Rys Okno Towar Edycja Dodawanie usług do zlecenia Następny krok w obsłudze zlecenia to uzupełnienie listy usług. Po wciśnięciu klawisza Dodaj w obszarze usług, wyświetlona zostaje odpowiednia lista. Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia podobnie jak towary: za pomocą lewego przycisku myszy i klawisz Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym klawiszem myszy. MoŜliwe jest takŝe szybkie dodawanie usług - podobnie jak w przypadku towarów nie jest wymagane załoŝenie karty usługi w kartotece. Rys Okno Usługa Edycja Dodatkowo istnieje moŝliwość importu usług z systemu ESI[tronic] oraz korzystanie z bazy czasów napraw zaimportowanej z programu AuDaCon. DuŜym ułatwieniem jest fakt, Ŝe usługi wpisane wcześniej w zakresie zlecenia przenoszone są automatycznie na listę usług w zleceniu. RównieŜ w przypadku usług, moŝna przypisać określony udział procentowy poszczególnym pracownikom, poprzez wciśnięcie klawisz Dołącz w obszarze Serwisanci. Do jednej usługi moŝna dodać kilku pracowników z róŝnym udziałem w danej naprawie. Takie informacje stanowią podstawę do prowizyjnego wynagradzania mechaników. Rys Dołączanie serwisanta do usługi 4

5 Str Komplety grupowanie towarów i usług do jednej pozycji Dzięki funkcji Kompletacji w trakcie tworzenia dokumentu moŝna decydować o pozycjach, które zostaną wydrukowane na rozliczeniu zlecenia lub fakturze czy paragonie. Funkcja ta umoŝliwi zastąpienie wielu pozycji wchodzących w zakres danej naprawy czy usługi jedną pozycją, np. Przegląd pojazdu po km, MontaŜ instalacji gazowej, itp. Rys Tworzenie kompletów Rozliczenie zlecenia Kolejna zakładka zlecenia jest związana z rozliczeniem naprawy. Do kaŝdego zlecenia moŝna dołączyć dokument sprzedaŝy typu: faktura, paragon fiskalny. MoŜna równieŝ rozliczyć zlecenie wystawiając dokument wewnętrzny (w tym przypadku nie jest naliczany podatek VAT; dokument wykorzystywany do wewnętrznych rozliczeń w firmie, np. przy naprawie samochodu słuŝbowego). Do zlecenia moŝna nie wystawiać dokumentu sprzedaŝy taka funkcja jest przydatna dla firm rozliczających się ryczałtowo. Rys Rozliczenie zlecenia Informacje dotyczące kontrahenta związane z zakończeniem zlecenia (np. grupa cenowa, rabat, forma i termin płatności) są automatycznie pobierane z karty kontrahenta, co znacznie skraca czas obsługi zlecenia. MoŜna je ewentualnie zmienić, np. gdy klient kolejny raz korzysta z usług serwisu i nalega na udzielenie większego rabatu. MoŜliwa jest takŝe zmiana kontrahenta widniejącego na dokumencie sprzedaŝy, jeŝeli ma on być inny niŝ w zleceniu (np. gdy naprawę pojazdu zleca pracownik, a dokument sprzedaŝy ma zostać wystawiony na firmę). Rys Zmiana kontrahenta na dokumencie sprzedaŝy 5

6 Str. 6 Jeśli istnieje taka potrzeba, moŝna podzielić naleŝność za wykonanie zlecenia i określić dwie róŝne formy oraz dwa terminy płatności. Integra 7 umoŝliwia takŝe eksport dokumentu sprzedaŝy do pliku. Funkcja ta moŝe być wykorzystywana do rozliczeń gwarancyjnych, obsługi flot, czy do wysyłania na Ŝyczenie klienta faktury pocztą elektroniczną. Na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaŝy moŝna takŝe określić które informacje mają być wydrukowane na dokumencie rozliczeniowym, np. dane pojazdu, udzielony klientowi rabat, itp. Program posiada wbudowane mechanizmy pozwalające automatycznie kontrolować sprzedaŝ poszczególnym kontrahentom. KaŜdy kontrahent moŝe mieć ustaloną domyślną formę płatności, termin płatności, maksymalny kredyt kupiecki. Program kontroluje te parametry podczas tworzenia dokumentu i w przypadku przekroczenia któregokolwiek z parametrów (np. zbyt długi termin płatności) moŝliwe jest zablokowanie sprzedaŝy Rys Karta kontrahenta Dokument sprzedaŝy wystawiony przy rozliczaniu zlecenia jest z nim ściśle powiązany. Numer zlecenia jest widoczny na liście dokumentów sprzedaŝy, a dostęp do zlecenia jest moŝliwy takŝe z poziomu dokumentu sprzedaŝy. Dzięki temu w moŝliwe jest szybki podgląd zlecenia, które zostało rozliczone danym dokumentem (Rys. 2-15). Rys Powiązanie dokumentu sprzedaŝy ze zleceniem Zakładka Inne Ostatnia zakładka Zlecenia to zakładka Inne (Rys. 2-16), z poziomu której moŝliwa jest m.in. obsługa dokumentów powiązanych ze zleceniem (dok. kasowych, magazynowych oraz innych, np. kosztorysu na podstawie którego utworzono zlecenie). W zakresie tych dokumentów program umoŝliwia ich dołączanie i odłączanie od zlecenia oraz podgląd i edycję. Na ostatniej zakładce zlecenia znajduje się takŝe pole Uwagi, w którym moŝna wpisać wszelkie dodatkowe informacje dot. zlecenia (m.in. naprawy które naleŝałoby wykonać ze względu na stan techniczny pojazdu, a na które klient nie wyraził zgody, np. wymiana podzespołów układy hamulcowego). 6

7 Str. 7 Rys Zlecenie zakładka Inne Z poziomu zakładki Inne moŝliwe jest takŝe tworzenie raportów: Historia pojazdu wyświetla wszystkie wykonane w danym pojeździe naprawy i uŝyte do nich części; takie informacje są przydatne np. przy weryfikacji usterki, zgłaszaniu przez klienta reklamacji, itp. Raport kontrahenta wyświetla informacje dot. sprzedaŝy towarów i usług danemu kontrahentowi, przydatne np. przy ustalaniu rabatu czy innych warunków płatności danego klienta Moduł - Dane serwisowe KaŜdy szanujący się serwis wykorzystuje systemy zawierające dane techniczne oraz instrukcje serwisowe. Korzystanie z tego typu programów jest bardzo pomocne lub często nawet niezbędne przy naprawie róŝnych nowoczesnych układów stosowanych w pojazdach. Podczas wyboru części bardzo pomocne są Elektroniczne Katalogi, które juŝ na dobre zadomowiły się w firmach motoryzacyjnych. W ostatnich latach samochody są coraz bardziej skomplikowane i częściej wprowadza się zmiany w konstrukcjach poszczególnych układów więc cięŝko w takiej sytuacji zawsze trafnie wyceniać usługi. Przy niedoszacowaniu kosztów moŝe taka pomyłka narazić nas straty a w przypadku zawyŝenia ceny moŝemy odstraszyć klienta. Uzgadniając koszty napraw moŝemy korzystać z dostępnych w systemach serwisowych informacji dot. czasów napraw, które w wielu przypadkach mogą pomóc uniknąć błędów związanych z wyceną usługi. Ze względu na to iŝ coraz częściej warsztaty i sklepy korzystają z powyŝej wymienionych rozwiązań program Integra 7 zintegrowano z branŝowymi systemami zewnętrznymi, m.in. z Katalogami części zamiennych (TecDoc, ecatalogue, ESI[tronic]) oraz Systemami dla warsztatów, które oprócz danych technicznych zawierają instrukcje serwisowe oraz czasy napraw. (AuDaCon, VIVID Workshop, ESI[tronic], Autodata,) Rys Moduł Dane serwisowe 7

8 Str. 8 Baza pojazdów w programie Integra 7 zawiera specjalne identyfikatory, umoŝliwiające automatyczny wybór pojazdu w Katalogach i Systemach serwisowych. Dzięki temu moŝliwy jest dostęp do danych technicznych związanych z dokładnie tymi pojazdami, które są zapisane w zleceniach. Z poziomu programu Integra 7 moŝna wywoływać konkretne informacje serwisowe dotyczące danego pojazdu np. Dane Regulacyjne, Schematy elektryczne, Rozmieszczenie podzespołów, Czasy napraw, Zakres okresowych przeglądów, itp. Po wybraniu pozycji dot. czasów napraw w programach ESI [tronic] oraz Autodata moŝna te dane importować bezpośrednio do zleceń napraw lub kosztorysów. Ta sama sytuacja ma miejsce w przypadku Katalogu części zamiennych TecDoc. Takie rozwiązanie pozwala o wiele łatwiej i szybciej korzystać z programów branŝowych a przede wszystkim nie wymaga od uŝytkownika nauki obsługi tych programów. Zlecenie lub kosztorys zawiera dane naprawianego pojazdu. Dzięki temu,ŝe informacje te są wykorzystywane przy współpracy z branŝowymi programami zewnętrznymi pojazd w systemach branŝowych jest identyfikowany automatycznie, bez konieczności ponownego wyboru w programach zewnętrznych. Rys Dane pojazdu na zleceniu 8