Wniosek o płatność w ramach PO KL PORADNIK. Listopad, 2010 r. WOJEWÓDZTWO KUJAWSKO-POMORSKIE

Transkrypt

1 Wniosek o płatność w ramach PO KL PORADNIK Listopad, 2010 r. WOJEWÓDZTWO KUJAWSKO-POMORSKIE Publikacja współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Publikacja opracowana przez Regionalne Ośrodki EFS w Bydgoszczy i Toruniu na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego Regionalny Ośrodek EFS w Bydgoszczy prowadzony przez Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział w Bydgoszczy ul. Długa Bydgoszcz Telefon: informacja@pte.bydgoszcz.pl Regionalny Ośrodek EFS w Toruniu prowadzony przez Europejskie Centrum Współpracy Młodzieży Plac Św. Katarzyny Toruń Telefon: roefs@ecwm.org.pl WOJEWÓDZTWO KUJAWSKO-POMORSKIE Publikacja bezpłatna - współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2

3 SPIS TREŚCI 1. Sprawozdawczość w projektach Europejskiego Funduszu Społecznego Wnioski o płatność w ramach PO KL po co i dla kogo? Cechy dobrego sprawozdania Wnioski o płatność w ramach PO KL kiedy? Wyodrębniona ewidencja wydatków Opiekun projektu Dokumenty dotyczące sprawozdawczości w PO KL Rozliczanie projektu Postęp finansowy we wniosku o płatność a wniosek o dofinansowanie Zmiany w projekcie Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków Postęp rzeczowy we wniosku o płatność a wniosek o dofinansowanie Wniosek o płatność Specyfika pracy z Generatorem Wniosków Płatniczych (uruchamianie, zapisywanie, walidacja) Struktura wniosku o płatność i kolejność wypełniania pól Załączniki do wniosku o płatność Korekta wniosku o płatność Wniosek o płatność - postęp finansowy Dokumenty księgowe dotyczące projektu Załącznik nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki Przygotowanie Załącznika nr Postęp finansowy realizacji projektu Źródła finansowania wydatków Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego Wskazywanie uzyskanego przychodu Korekty finansowe Dokumentowanie wkładu prywatnego w postaci wynagrodzeń Dokumentowanie wkładu własnego niepieniężnego Wniosek o płatność - postęp rzeczowy Załącznik nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Wypełnianie punktu 5 Postęp rzeczowy Planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku Informacja na temat trudności związanych z realizacją projektu Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych Oświadczenie Beneficjenta PEFS Przekazanie formularza PEFS wraz z hasłem dostępowym Dostęp do formularza PEFS ochrona danych osobowych Jakie dane należy gromadzić w formularzu PEFS? Zgoda na przetwarzanie danych Przekazywanie formularza PEFS 64 3

4 CZEŚĆ I Sprawozdawczość w projektach Europejskiego Funduszu Społecznego 4

5 1. Sprawozdawczość w projektach Europejskiego Funduszu Społecznego Każdy projekt realizowany przy dofinansowaniu Europejskiego Funduszu Społecznego jest autorskim pomysłem konkretnego projektodawcy. Jednocześnie jego realizacja możliwa jest dzięki wsparciu ze środków publicznych (nierzadko obok własnych środków finansowych projektodawcy). Dlatego też projekty, na które środki te przyznano, wymagają swoistego nadzoru, którego jedną z form jest obowiązek monitorowania projektu poprzez m.in. przygotowywanie i terminowe składanie sprawozdań z jego realizacji. W ramach sprawozdań, realizator projektu informuje o podejmowanych przez siebie działaniach zarówno w wymiarze rzeczowym (tzw. merytorycznym), jak i o wydatkach ponoszonych w związku z tymi działaniami (wymiarze finansowym). Ważne jest więc szczegółowe i precyzyjne dokumentowanie przebiegu projektu realizowanych zadań, ponoszonych wydatków oraz osiąganych rezultatów, a co za tym idzie również osiągania zaplanowanych w projekcie celów. W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) sprawozdawczość realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych (instytucji wdrażających, pośredniczących itd.) oraz przez wszystkich projektodawców (beneficjentów) PO KL. Tym samym sprawozdawczość odbywa się na czterech poziomach: z realizacji projektu sprawozdania składa Beneficjent do Instytucji Pośredniczącej; z realizacji konkretnych Działań i Priorytetów PO KL dokumenty sprawozdawcze składają właściwe Instytucje Pośredniczące do Instytucji Zarządzającej PO KL (IZ PO KL). Dokumenty sprawozdawcze z realizacji Programu opracowuje oczywiście IZ PO KL, które to podsumowanie po akceptacji właściwych organów monitorujących trafia do Komisji Europejskiej. Sprawozdawczość na poziomie projektu opiera się o rozliczenia na podstawie Wniosku beneficjenta o płatność. Wniosek ten służy wykazaniu postępu finansowego i rzeczowego realizacji projektu, tj. przekazania informacji z realizacji założonych w projekcie zadań i poniesionych w związku z ich realizacją wydatków (zakłada się, więc, że postęp rzeczowy koresponduje z postępem finansowym). 1.1 Wnioski o płatność w ramach PO KL po co i dla kogo? Sprawozdanie (wniosek o płatność) obejmuje pewien etap projektu i jego celem jest próba uzyskania odpowiedzi na pytania dotyczące projektu: Co zostało w projekcie zrobione? Co zostanie zrobione? Ile środków wydatkowano? Ile środków zostanie wydatkowanych? Co utrudnia realizację? Tak, więc, proces sprawozdawczości (składanie w określonych terminach sprawozdań okresowych czy końcowych w formie tzw. wniosków o płatność) układa się w swoisty dziennik projektu. Jednocześnie konstrukcja wniosków o płatność powoduje, że są one przydatne nie tylko dla instytucji, która przyznała projektodawcy dofinansowanie, ale także dla samego projektodawcy. 5

6 Warto w tym kontekście pamiętać, że sprawozdawczość (wnioski o płatność) pełni trzy podstawowe funkcje: przede wszystkim funkcję kontrolną, co oznacza, że wniosek o płatność jest podstawowym narzędziem weryfikacji realizacji projektu w odniesieniu do Umowy o dofinansowanie projektu; dalej funkcję dokumentacyjną - wniosek o płatność potwierdza wykonywanie zaplanowanych w harmonogramie działań w projekcie; oraz funkcję informacyjną dane opisowe i liczbowe zawarte we wniosku o płatność pozwalają na ocenę sytuacji projektodawcy w danym momencie realizacji projektu. 1.2 Cechy dobrego sprawozdania Aby wniosek o płatność spełnił powyższe funkcje, bardzo istotne jest, aby realizator projektu przygotowywał swoje sprawozdanie, pamiętając o czterech podstawowych cechach dobrze skonstruowanej informacji sprawozdawczej: Przydatność. Oczywiście przydatności nie należy rozumieć, jako cechy ważnej wyłącznie z punktu widzenia instytucji, do której trafia sprawozdanie. Opracowywanie zestawień danych czy tekstów opisujących postęp realizacji projektu okaże się jałowe i zbędne, jeżeli realizator projektu przygotowywać je będzie wyłącznie z obowiązku. Dobrze przygotowane sprawozdanie będzie takim, z którego korzystać będzie również realizator projektu, choćby dla potrzeb wewnętrznej sprawozdawczości czy nawet promocji, gdy wykorzysta wyliczenia i opisy powstałe na potrzeby sprawozdawczości w swoich materiałach promocyjnych, czy na stronie internetowej, podsumowując kolejny etap realizacji projektu. Zrozumiałość. Język dokumentów programowych, a konsekwentnie także język używany przez realizatora projektu we wniosku aplikacyjnym i sprawozdaniu, jest bardzo specyficzny. W wielu miejscach niezrozumiały dla osoby z zewnątrz. Przygotowując sprawozdanie, realizatorzy projektów słusznie zakładają, że ten swoisty język jest jasny dla osób weryfikujących ich sprawozdanie. Jednak bardzo często zapominają, że również każdy projekt ma swój język. Realizatorzy projektu używają często skrótów czy wewnętrznych określeń na różne działania czy rezultaty w projekcie. Zastosowanie (najczęściej nieumyślne) tych określeń we wniosku o płatność doprowadzi do niezrozumienia i licznych pytań uszczegóławiających, przesłanych do projektodawcy z instytucji weryfikującej wniosek. Dlatego też warto w sprawozdaniu wrócić po raz kolejny do treści i określeń zawartych we wniosku aplikacyjnym i konsekwentnie te określenia stosować, dodatkowo je uszczegóławiając poprzez jasne i zrozumiałe opisy. 6

7 Wiarygodność. Wszelkie informacje, które przekazujemy w sprawozdaniu muszą być zgodne z prawdą. Dlatego też wszelkie niezgodności czy nieścisłości w różnych miejscach sprawozdania nie świadczą najlepiej o naszej wiarygodności. W związku z tym warto np. uważnie przeczytać gotowy i wydrukowany już wniosek o płatność. Szkoda bowiem, aby przez proste błędy, jak choćby zwykłe pomyłki pisarskie, pojawiły się pytania ze strony instytucji wdrażającej o zgodność informacji przekazanych w różnych częściach sprawozdania. Porównywalność. Dane zawarte w sprawozdaniach muszą korespondować z informacjami przedstawionymi przez projektodawcę we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Dzięki temu możliwa będzie m.in. weryfikacja czy udało się projektodawcy zrealizować założone rezultaty. Tak więc we wniosku o płatność odnosimy się do wniosku o dofinansowanie i używamy tych samych określeń i miar. Nadanie przedstawionych powyżej cech wnioskom o płatność pozwoli realizatorowi projektu na zaprezentowanie prawdziwego i rzetelnego obrazu sytuacji finansowej projektu, jego przebiegu i wyników działalności, w tym ewentualnych zmian w realizacji. Takie podejście do opracowywania wniosków o płatność jest istotne zarówno dla instytucji, do której sprawozdanie jest kierowane, jak i dla podmiotu przygotowującego wniosek. Użytkownicy informacji sprawozdawczej będą z niej również korzystali przy podejmowaniu (często kluczowych) decyzji. Przede wszystkim informacja ta będzie dla nich przydatna przy formułowaniu prognozy uzyskania przyszłych rezultatów. Na pewno będzie miała zastosowanie jako potwierdzenie wcześniejszych prognoz. Na dalszym etapie, dla samego projektodawcy stanowić będzie podstawę decyzji o realizacji podobnych projektów w przyszłości. Planując działania projektowe warto już na początku realizacji projektu szczegółowo przejrzeć wzór wniosku o płatność (wraz z załącznikami) i niejako przez cały czas trwania projektu przygotowywać się do okresowych i końcowego sprawozdania, zbierając niezbędne, wymagane we wnioskach o płatność dane. Pomóc w tym mogą m.in. sporządzane na bieżąco notatki z przebiegu projektu czy prowadzenie swoistego rejestru zdarzeń w projekcie. Natomiast podczas wypełniania wniosku o płatność nie tylko należy opierać się na instrukcji wypełnienia wniosku, ale także na informacjach publikowanych przez instytucje wdrażające (IP), jak np. zestawienia najczęściej popełnianych błędów w sprawozdaniach poprzez ich pryzmat można, bowiem w pewnym stopniu zweryfikować swój wniosek o płatność. Bardzo ważne, a może i najistotniejsze jest jednak postrzeganie sprawozdania jako źródła informacji również dla realizatora projektu oraz osób zarządzających jego instytucją czy organizacją. 7

8 1.3 Wnioski o płatność w ramach PO KL kiedy? Wnioski o płatność składane są zgodnie z Harmonogramem płatności, który projektodawca w porozumieniu z instytucją pośredniczącą (IP) przygotowuje przed podpisaniem umowy, a który jest załącznikiem do Umowy o dofinansowanie realizacji projektu. Harmonogram płatności wskazuje zakładane wartości zaliczek dla Beneficjenta w poszczególnych okresach rozliczeniowych, jak też okresy ich rozliczenia (okresy sprawozdawcze). Okres sprawozdawczy nie powinien być dłuższy niż trzy kolejne miesiące realizacji projektu. Wyjątkiem od tej zasady może być np. wydłużenie pierwszego okresu sprawozdawczego o miesiące sprzed podpisania Umowy o dofinansowanie. Jednak sytuacje takie są stosunkowo rzadkie. Wielką zaletą Harmonogramu płatności jest możliwość jego aktualizacji w dowolnym momencie realizacji projektu (jednak nie później niż 30 dni przed planowanym końcem okresu realizacji projektu) lub we wniosku o płatność, pod warunkiem akceptacji zmienionego harmonogramu przez instytucję będącą stroną umowy (IP). Co dla Beneficjenta najistotniejsze, zmiana harmonogramu w tym trybie nie wymaga formy aneksu do Umowy o dofinansowanie projektu. Na bazie Harmonogramu płatności Beneficjent otrzymuje kolejne transze środków dofinansowania. Co do zasady, dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki i wypłacane jest na rzecz Beneficjenta w ramach dwóch równoległych strumieni, tj. w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS oraz w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu. Środki wpływają na wyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzony dla danego projektu, wskazany w umowie o dofinansowanie. Pierwsza transza środków wypłacana jest w wysokości określonej w Harmonogramie płatności (w przypadku projektów krótkich lub o bardzo niskiej wartości, zaliczkowo wypłacana jest całość dofinansowania). Przekazanie kolejnej (kolejnych) transzy uzależnione jest od rozliczenia we wnioskach o płatność, co najmniej 70% kwoty wszystkich dotychczas otrzymanych środków. Oznacza to, że aby otrzymać kolejną transzę środków dofinansowania należy wykazać we wniosku o płatność wydatki kwalifikowalne sfinansowane z dofinansowania, co najmniej w ww. wysokości, a instytucja weryfikująca wniosek musi wydatki te zatwierdzić. Oczywiście Beneficjent składa wniosek o płatność zgodnie z Harmonogramem płatności, przy czym musi go złożyć maksymalnie w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego. Od tej zasady zdarzają się jednak odstępstwa Beneficjent, który np. otrzyma przelew kolejnej transzy w ostatnich dniach okresu rozliczeniowego, może (jeszcze przed zakończeniem tego okresu) wystąpić do IP o przedłużenie okresu rozliczeniowego o 14 dni kalendarzowych. Dzięki temu wydłuży czas na ponoszenie wydatków również ze środków ostatnio przekazanej transzy i osiągnie wymagany poziom rozliczeń (min. 70%). 8

9 Natomiast końcowy wniosek o płatność musi wpłynąć do IP do 30 dnia kalendarzowego od dnia zakończenia okresu realizacji projektu (czyli daty zakończenia realizacji projektu wskazanej w polu 1.8 wniosku o dofinansowanie realizacji projektu). 1.4 Wyodrębniona ewidencja wydatków Projektodawcy EFS (lider i partnerzy projektu) mają obowiązek prowadzić odrębny system księgowy (albo wprowadzić odpowiedni kod księgowy) dla wszystkich transakcji związanych z każdym konkretnym projektem. Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej projektodawcy EFS dzielą się na dwie grupy: A. beneficjentów prowadzących pełną księgowość, Wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej, nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych. Beneficjent dokonuje odpowiednich zmian w polityce rachunkowości polegających na wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, w układzie umożliwiającym uzyskanie informacji wymaganych w zakresie sprawozdawczości finansowej projektu i kontroli (opis tych wymagań jest załącznikiem do Umowy o dofinansowanie projektu w ramach PO KL). Beneficjent prowadzący wyodrębnioną ewidencję księgową projektu spełniającą wymienione kryteria załącza do wniosku beneficjenta o płatność zestawienie z komputerowego systemu księgowego (więcej na ten temat w części 3. Poradnika). Możliwe jest też wprowadzenie wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje związane z projektem oraz obejmujących przynajmniej następujący zakres danych: nr dokumentu źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, datę wystawienia dokumentu, kwotę brutto, kwotę netto dokumentu, kwotę kwalifikowalną dotycząca projektu. Beneficjent stosując rozwiązanie polegające na wprowadzeniu kodu księgowego zobowiązany jest przy składaniu wniosku o płatność do sporządzania techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (więcej na ten temat w części 3. Poradnika). B. pozostałych beneficjentów nieprowadzących pełnej księgowości, Dla tej grupy wymóg zapewnienia wyodrębnionej dla projektu ewidencji może być spełniony poprzez comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego Kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca. Zestawienie kumulatywne obejmuje wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego i sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz kosztów pośrednich (w przypadku kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków). Kumulatywne zestawienie należy sporządzać w oparciu o wzór załącznika do wniosku o płatność Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte 9

10 wnioskiem. Po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą oraz dołączone do dokumentacji projektu potwierdzającej poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana lub konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie w okresie późniejszym danych według stanu na koniec poszczególnych minionych miesięcy kalendarzowych. Beneficjent zobowiązany jest jednocześnie do sporządzania przy składaniu wniosku o płatność arkusza kalkulacyjnego (oraz załączania wydruku) Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem za okres, którego dotyczy wniosek (więcej na ten temat w części 3. Poradnika). 1.5 Opiekun projektu Instytucja będąca stroną umowy wyznacza opiekuna projektu, czyli osobę, która nie tylko zna treść wniosku o dofinansowanie, ale przede wszystkim w trakcie realizacji projektu dokonuje weryfikacji kolejnych wniosków o płatność zarówno w zakresie postępu rzeczowego, jak i postępu finansowego. Jednocześnie opiekun projektu jest dla Beneficjenta osobą wyznaczoną do kontaktu w zakresie wszelkich wątpliwości dotyczących realizacji projektu, w tym planowanych w jego realizacji zmian w stosunku do wniosku o dofinansowanie. W praktyce opiekun projektu jest osobą, która jako pierwsza zaznajamia się z wszelką korespondencją, składaną przez Beneficjenta do instytucji będącej stroną umowy. Wskazany jest, więc stały kontakt z opiekunem projektu w sprawach dotyczących realizacji projektu, a nastręczających projektodawcy problemów bądź wątpliwości. Zwłaszcza, że każdy z projektów EFS (również tych realizowanych w tym samym Działaniu czy Poddziałaniu PO KL) ma swój wyjątkowy charakter i kontekst. 1.6 Dokumenty dotyczące sprawozdawczości w PO KL Wytyczne w zakresie sprawozdawczości w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego) Dokument zawiera wytyczne dotyczące sprawozdawczości prowadzonej w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia, w tym w odniesieniu do programów współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach Nie zawiera praktycznych wskazówek, co do sprawozdawczości projektowej PO KL. Zasady systemu sprawozdawczości Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Prezentują główne założenia systemu sprawozdawczości, a adresowane są przede wszystkim do instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO KL. Z punktu widzenia Beneficjenta najważniejszym elementem Zasad jest zamieszczony w nich wzór Załącznika nr 2 do wniosku o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia (załącznik ten projektodawca będzie wypełniać przy kolejnych wnioskach o płatność), jak również Podręcznik wskaźników PO KL Podręcznik wskaźników PO KL

11 Stanowi element Zasad systemu sprawozdawczości. Zawiera odrębną Część dla projektodawców, w której zamieszczono Wskazówki dotyczące doboru wskaźników we wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL oraz sposób pomiaru wskaźników w podziale na Priorytety. Ważne jest, aby znać i poprawnie interpretować wskaźniki dla swojego Działania PO KL trzeba, bowiem odnosić się do nich w kolejnych wnioskach o płatność. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego) Określają zasady dotyczące kwalifikowania wydatków w projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Priorytetów I-IX PO KL. Znajomość dokumentu jest niezbędna zarówno dla tych, którzy przygotowują wniosek o dofinansowanie, jak i dla tych, którzy projekty realizują i rozliczają. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Najobszerniejsze i dla Beneficjenta najbardziej praktyczne opracowanie dotyczące kwestii sprawozdawczych. Zawiera m.in. odrębny rozdział poświęcony monitorowaniu i rozliczaniu wydatków w ramach PO KL, jak też wzór wniosku o płatność, instrukcję wypełnienia wniosku o płatność oraz wzór minimalnego zakresu listy kontrolnej do weryfikacji wniosku o płatność. Wszystkie powyższe dokumenty (w ich aktualnych, obowiązujących wersjach) dostępne są na stronie internetowej w zakładce Dokumenty i wytyczne. 11

12 CZEŚĆ II Rozliczanie projektu 12

13 2. Rozliczanie projektu WNIOSEK O PŁATNOŚĆ W RAMACH PO KL PORADNIK Beneficjent zobowiązany jest realizować projekt zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu - wniosek ten stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie. Tak jak zostało to powiedziane w części 1.1 Poradnika, we wniosku o płatność Beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu, przy czym co do zasady postęp rzeczowy powinien korespondować z przedstawionymi wydatkami (postępem finansowym). 2.1 Postęp finansowy we wniosku o płatność a wniosek o dofinansowanie Rozliczając poniesione wydatki we wnioskach o płatność Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, z uwzględnieniem procedury wprowadzania zmian do projektu. Należy jednak zaznaczyć, że poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym i weryfikowanym na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest, bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań. Beneficjent może, zatem ponosić i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie projektu pod warunkiem, że są one niezbędne dla realizacji zadań wskazanych w budżecie projektu oraz są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. W przeciwnym razie IP może odrzucić wymienione wydatki lub w przypadku wątpliwości zażądać dodatkowych wyjaśnień. Tabela 1 Przykład pozycji budżetowych ze szczegółowego budżetu projektu 13

14 W trakcie realizacji projektu okazało się, że konieczne jest zorganizowanie transportu dla uczestników szkolenia. Wnioskodawca pokrył ten koszt ze środków dofinansowania dzięki oszczędnościom w Zadaniu. Tabela 2 Wyciąg z zestawienia wydatków we wniosku o płatność Wnioskodawca poniósł wydatek związany z przewozem uczestników na bieżąco, tzn. bez informowania IP, bowiem wydatek ten był niezbędny dla projektu, związany z realizacją Zadania oraz ten typ wydatku nie figuruje na liście wydatków niekwalifikowalnych. Beneficjent konsekwentnie więc wykazał ten wydatek w rozliczeniu Zadania we Wniosku o płatność. Co bardzo ważne, powyższego rozwiązania nie można jednak zastosować do wszystkich rodzajów wydatków zaplanowanych w ramach projektu np. w stosunku do wydatków ponoszonych w ramach cross-financingu (czyli np. zakupu większej niż zaplanowano jednostek sprzętu i/lub za łącznie wyższą kwotę niż wynika to z wniosku o dofinansowanie realizacji projektu) szerzej na ten temat w punkcie 2.2 Poradnika. 2.2 Zmiany w projekcie Dokonywanie zmian w projekcie może odnosić się zarówno do kwestii finansowych, jak i merytorycznych. Zasadniczo wszelkie zmiany o charakterze merytorycznym oraz część zmian o charakterze finansowym wymagają zgody IP. Zmiany te możliwe są pod warunkiem ich zgłoszenia w formie pisemnej IP nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu oraz przekazania aktualnego wniosku o dofinansowanie i uzyskania pisemnej akceptacji IP. 14

15 Akceptacja ta przekazywana jest Beneficjentowi w terminie 15 dni roboczych, ale nie wymaga formy aneksu do umowy. Istnieje jednak część zmian o charakterze finansowym, których wprowadzenie nie wymaga informowania IP w drodze odrębnej korespondencji, a ich dokonanie wskazywane jest jedynie w bieżącym wniosku o płatność. Do zmian niewymagających akceptacji IP należy dokonywanie przesunięć środków finansowych między zadaniami do 10% wartości zadania, z którego przesuwane są środki jak i w odniesieniu do zadania, na które przesuwane są środki (w stosunku do zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie). Przy czym zmiany te muszą być racjonalne i zasadne ich wprowadzenie musi służyć osiąganiu celów projektu. Jednak w kilku sytuacjach Beneficjent nie może zastosować tej zasady bez otrzymania zgody IP: 1. Gdy przesunięcia zwiększają łączną kwotową wysokość wydatków dotyczących crossfinancingu w ramach projektu: Tabela 3 Przykład pozycji budżetowych ze szczegółowego budżetu projektu Dla tego projektu cross-financing w kosztach ogółem wyniósł: Tabela 4 Wyciąg z budżetu projektu Oznacza to, że w trakcie realizacji projektu, Beneficjent może ponieść wydatki na sprzęt dla potrzeb projektu maksymalnie w wysokości ,00 PLN. Zakupionych może zostać tyle jednostek sprzętu, ile zostało zaplanowanych. Jednocześnie projektodawcy nie obowiązuje już limit procentowy zakupów sprzętu (w przykładzie 1,45%), bowiem limit ten istotny jest wyłącznie na etapie aplikowania o dofinansowanie. 2. Gdy przesunięcia zwiększają łączną wartość zadania odnoszącego się do zarządzania projektem czyli całkowitej wartości tego zadania zaplanowanej na okres realizacji projektu, 15

16 a nie np. w odniesieniu do konkretnych lat kalendarzowych, w których realizowany jest projekt; Tabela 5 Wyciąg z budżetu projektu Zgodnie z powyższym przykładem, zwiększeniu nie może ulec kwota ,35 PLN. 3. Gdy przesunięcia zwiększają łączną kwotę przeznaczoną na wynagrodzenia personelu w ramach zadania odnoszącego się do zarządzania projektem. Sytuacja tu jest o tyle specyficzna, że Generator Wniosków Aplikacyjnych nie daje możliwości podsumowania łącznej wartości planowanych wydatków związanych z wynagrodzeniami personelu, natomiast Generator Wniosków Płatniczych obliguje Beneficjenta do monitorowania poziomu wydatków w każdym z zadań (szerzej na ten temat w punkcie 4.4 Poradnika). 4. Gdy przesunięcia wpływają na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej Beneficjentowi w ramach projektu; 5. Gdy przesunięcia dotyczą kosztów rozliczanych ryczałtowo np. w odniesieniu do kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, czy zadań, które zostały zaplanowane we wniosku o dofinansowanie jako rozliczane ryczałtowo. 2.3 Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków Zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków, opisane w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowalności wydatków w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki dotyczą przede wszystkim etapu realizacji i rozliczania projektu. Kwalifikowalny wydatek to przede wszystkim taki wydatek, który jest niezbędny dla realizacji projektu (ma bezpośredni związek z celami projektu) oraz racjonalny i efektywny (nie jest zawyżony i pozwala uzyskać jak najlepszą jakość za w miarę możliwości jak najniższą cenę). Dodatkowo, aby mógł zostać rozliczony w ramach wniosków o płatność musi zostać faktycznie poniesiony, a Beneficjent musi posiadać dokumenty poświadczające jego poniesienie oraz podstawę jego poniesienia (za wyjątkiem wydatku ponoszonego w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, gdzie dla potrzeb sprawozdawczości i kontroli w ramach PO KL nie wymaga się dokumentowania wydatku). Wreszcie też wydatek kwalifikowalny to wydatek zgodny z zatwierdzonym budżetem projektu (tzn. przewidziany w tym budżecie, z zastrzeżeniem informacji wskazanych w punktach 2.1 oraz 2.2 Poradnika) i poniesiony w okresie realizacji projektu. W PO KL stworzona została lista wydatków, których rozliczenie nie jest możliwe w ramach realizacji projektów EFS tzw. wydatków niekwalifikowanych: 16

17 podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe; zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury; zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu; odsetki od zadłużenia; koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut; wydatki poniesione na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie projektu; koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych, z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej, oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd; wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe; wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu. 2.4 Postęp rzeczowy we wniosku o płatność a wniosek o dofinansowanie Zakres poszczególnych zadań w ramach projektu (wskazywanych w Szczegółowym budżecie projektu i Harmonogramie realizacji projektu) zależy oczywiście od typu projektu i rodzaju wsparcia jakie Beneficjent planuje zaoferować grupie docelowej. Jednak każde z zadań zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie ma określony czas trwania, koszt łączny oraz (najczęściej) również rezultaty wynikające z jego realizacji. Zgodnie z tym, co zostało wskazane w punkcie 2.1, w ramach kolejnych wniosków o płatność Beneficjent jest rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu. W kolejnych okresowych wnioskach o płatność wykazuje więc stan realizacji poszczególnych zadań w ramach projektu na danym etapie realizacji. Jednocześnie wskazuje ewentualne rozbieżności między założeniami wskazanymi we wniosku, a stanem realizacji. W podanym w punkcie 2.1 przykładzie dotyczącym poniesienia wydatku, który nie był zaplanowany w Szczegółowym budżecie projektu, Beneficjent powinien fakt ten odnotować również w opisie postępu rzeczowego (punkt 5 Wniosku o płatność). Co bardzo ważne, nie jest możliwe zmniejszanie wielkości grupy docelowej, jaką Beneficjent założył na etapie ubiegania się o dofinansowanie i wskazał w polu Wniosku o dofinansowanie. 17

18 Tabela 6 Przykład zapisu w tabeli Wniosku o dofinansowanie: Powyższy przykład oznacza, że w projekcie musi wziąć udział 100 osób, z której to grupy 35 osób stanowić będą osoby zatrudnione, a 65 osób stanowić będą osoby nieaktywne zawodowo. Nie jest możliwe np. odwrócenie tych proporcji. Ewentualne zmiany zapisów w tabeli wymagają zgody IP. Podobnie nie jest możliwe zmienianie poziomu zaplanowanych do osiągnięcia rezultatów projektu. Co do zasady, Beneficjent musi osiągnąć wszystkie rezultaty założone w pkt. 3.4 wniosku aplikacyjnego. W razie stwierdzenia nieosiągnięcia na danym etapie projektu założonych rezultatów projektu, IP ma prawo renegocjować umowę z Beneficjentem, o ile w wyniku analizy wniosków o płatność i przeprowadzonych kontroli zachodzi podejrzenie nieosiągnięcia ww. rezultatów. W trakcie renegocjacji IP może zaproponować obniżenie/zmianę rezultatów do poziomu, który zagwarantuje pełne wykonanie zadań w projekcie, pod warunkiem stosownego obniżenia kwoty dofinansowania lub zaproponowania przez Beneficjenta dodatkowych form wsparcia. W trakcie realizacji projektu, ale tylko za zgodą IP, może również nastąpić korekta rezultatów twardych, o ile wskazane w pkt. 3.4 wniosku aplikacyjnego nie spełniają wymogów wskazanych w Podręczniku przygotowywania wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w ramach POKL. W sytuacji rażącego nieuzyskania założonych rezultatów, który może skutkować nieosiągnięciem założonego celu projektu, IP ma prawo rozwiązać Umowę o dofinansowanie projektu. 18

19 Dokonywanie przez Beneficjenta zmian w zakresie wielkości grupy docelowej, bądź też poziomu osiągania rezultatów, możliwe jest pod warunkiem uzyskania zgody IP po uprzednim zgłoszeniu tych zmian w formie pisemnej do IP, nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu oraz przekazania aktualnego wniosku o dofinansowanie i uzyskania pisemnej akceptacji IP akceptację taką sporządza się w formie pisemnej i nie wymaga ona formy aneksu do umowy. Każde odstępstwo od Harmonogramu realizacji projektu oraz każda trudność z nim związana, które mają wpływ na obniżenie poziomu rezultatów lub liczby BO, winna na bieżąco być wykazywana we wniosku o płatność (punkt 12 - więcej na ten temat w rozdziale 5.4) lub zgłaszana odrębną korespondencją do IP. 19

20 CZEŚĆ III Wniosek o płatność 20

21 3. Wniosek o płatność WNIOSEK O PŁATNOŚĆ W RAMACH PO KL PORADNIK 3.1 Specyfika pracy z Generatorem Wniosków Płatniczych Generator Wniosków Płatniczych (GWP) jest narzędziem służącym do przygotowywania wniosków o płatność przez beneficjentów przy rozliczaniu projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Generator umożliwia tworzenie, edycję i drukowanie wniosków o płatność, jak również jest wsparciem dla beneficjentów w prawidłowym przygotowaniu i późniejszej walidacji poprawności wniosku o płatność. Rysunek 1 Generator wniosków płatniczych Instalacja GWP Aby przygotować wniosek o płatność należy pobrać aplikację Generator Wniosków Płatniczych ze strony (zakładka Generatory wniosków > Generator Wniosków Płatniczych ), a następnie zainstalować na komputerze. Aktualizacja GWP Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o płatność należy sprawdzić czy aplikacja GWP, którą mamy zainstalowaną na komputerze, jest aktualna. Numer wersji GWP zainstalowanego na komputerze wyświetlany jest na górnej belce programu w nawiasie [gdy powstawał niniejszy Poradnik obowiązywała wersja 2.1.6]. Aktualna wersja GWP dostępna jest pod adresem 21

22 w zakładce Generatory wniosków > Generator Wniosków Płatniczych. Na stronie internetowej znajdziemy dwa rodzaje plików do pobrania: wersja pełna niezbędna do zainstalowania GWP na komputerze po raz pierwszy, wersja aktualizująca służąca do aktualizacji wcześniej zainstalowanego GWP. Wniosek o płatność należy zawsze przygotowywać w aktualnie obowiązującej wersji Generatora Wniosków Płatniczych. Korzystanie z GWP: 1. W przypadku przygotowywania pierwszego wniosku o płatność w danym projekcie wczytaj do GWP wersję elektroniczną (xml lub zip_pokl) zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu dzięki temu zaimportują się podstawowe dane dotyczące projektu: tytuł, numer i nazwa priorytetu, działania, poddziałania, nazwy zadań, wartość projektu i ewentualnego wkładu własnego lub wkładu prywatnego, wartość poszczególnych zadań, informacje o beneficjencie, itp. W celu wczytania do GWP wniosku o dofinansowanie należy nacisnąć przycisk Otwórz- Import, a następnie Import z Generatora Wniosków Aplikacyjnych Rysunek 2 Generator wniosków płatniczych import z GWA i wybrać na dysku elektroniczną wersję zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Rysunek 3 Generator wniosków płatniczych import z GWA 22

23 GWP umożliwia również ręczne tworzenie nowych wniosków beneficjenta o płatność. W celu utworzenia nowego wniosku należy po uruchomieniu aplikacji wybrać część Projekt z bocznego menu. Aplikacja umożliwi ręczne wypełnienie nowego wniosku o płatność, jednak wczytanie danych do wniosku o płatność z zatwierdzonego wniosku aplikacyjnego utworzonego przy pomocy Generatora Wniosków Aplikacyjnych minimalizuje liczbę błędów, które powstają m.in. w trakcie przepisywania treści wniosku o dofinansowanie do GWP. 2. Sporządź wniosek o płatność zgodnie z instrukcją (dostępna pod przyciskiem Pomoc > Instrukcja ) oraz niniejszym Poradnikiem (w trakcie wypełniania wniosku pojawiać się będzie pomoc kontekstowa po naciśnięciu przycisku Pomoc > Pomoc kontekstowa w postaci dymków zawierających krótkie komentarze przy danym punkcie). 3. Dokonaj walidacji przyciskiem Sprawdź nastąpi weryfikacja wprowadzonych do tworzonego wniosku płatniczego danych. Opcja ta wyświetli nieprawidłowości we wniosku o płatność z podziałem na błędy i ostrzeżenia. Wykrycie przez aplikację GWP błędów we wniosku powoduje pojawienie się w tle drukowanego wniosku napisu Wydruk próbny. Tymczasem lista uwag w zakładce Ostrzeżenia nie blokuje wydruku przygotowywanego wniosku, ma jedynie za zadanie zwrócenie uwagi Beneficjenta na popełnione błędy. W celu przejścia do miejsca wystąpienia błędu należy kliknąć na wybranym komunikacie o błędzie - aplikacja ustawi się w miejscu wymagającym poprawy. Po poprawieniu błędnych, bądź uzupełnieniu brakujących danych należy ponownie nacisnąć przycisk Sprawdź. Czynność sprawdzenia należy powtarzać, aż do momentu gdy nie będą się wyświetlały błędy i ostrzeżenia. Należy jednak pamiętać o tym, że niewykrywanie błędów przez generator po naciśnięciu przycisku Sprawdź nie gwarantuje tego, że wniosek o płatność wypełniony jest poprawnie pod względem formalnym lub merytorycznym. Sprawdzeniu podlegają jedynie pola objęte walidacją. Po sprawdzeniu wniosku poprzez funkcję Sprawdź zalecane jest samodzielne sprawdzenie poprawności wypełnienia wniosku o płatność. 4. Zapisz dane do pliku XML, wydrukuj wniosek o płatność za pomocą przycisku Drukuj lub użyj przycisku Eksport do PDF, a następnie wydrukuj wniosek z formatu PDF. Pamiętaj o tym, że składany wniosek o płatność do IP nie może być wydrukiem próbnym (informacja wydruk próbny nie może pojawić się w tle dokumentu). Wyeksportowanie wniosku o płatność do formatu PDF pozwala na otwieranie i odczytywanie jego treści poza aplikacją GWP. 5. Porównaj sumę kontrolną wersji papierowej wniosku z wersją elektroniczną sumy kontrolne muszą się zgadzać w przeciwnym wypadku Beneficjent otrzyma informację o konieczności ponownego złożenia poprawnego wniosku o płatność. Suma kontrolna to 16-znakowy symbol znajdujący się w lewym dolnym rogu wniosku o płatność, pozwala na stwierdzenie, czy wszystkie strony wydruku pochodzą z jednego pliku oraz na stwierdzenie zgodności wydruku (tzw. wersji papierowej) z wersją w postaci pliku XML, który jest przekazywany do instytucji weryfikującej wniosek (tzw. wersja elektroniczna). Zmiany i edycja wniosku o płatność powodują zmianę sumy kontrolnej - po wydrukowaniu wniosku, a następnie zmianie dowolnego znaku w generatorze wniosków o płatność należy ponownie wydrukować całość wniosku (niemożliwa jest podmiana jednej lub kilku stron w całym wniosku), w przeciwnym razie sumy kontrolne na poszczególnych stronach nie będą ze sobą zgodne. 23

24 6. Wersję elektroniczną w pliku XML razem z wersją papierową i załącznikami dostarcz do IP, która zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu rozlicza Twój projekt 3.2 Struktura wniosku o płatność i kolejność wypełniania pól Generator Wniosków Płatniczych podzielony jest na następujące części: Projekt, Beneficjent, Finanse, Harmonogram, Informacje, Załączniki, Suma kontrolna, Instytucje Pośredniczące. Poruszanie się po poszczególnych częściach Generatora odbywa się z wykorzystaniem bocznego menu. Przygotowanie wniosku o płatność należy rozpocząć od części Projekt i Beneficjent (punkty 2.9 i 2.10 uzupełnione zostaną automatycznie po wypełnieniu części finansowej wniosku o płatność). Następnie należy przejść do części Finanse i wypełnić Załącznik nr 1 lub przygotować wydruk z komputerowego systemu księgowego projektu obejmujący wszystkie wydatki związane z projektem rozliczane aktualnym wnioskiem o płatność. Po przygotowaniu Załącznika nr 1 (lub wydruku z systemu księgowego) należy wypełniać po kolei następujące części wniosku: Punkt 4 > Punkt 8 > Punkt 9 > Harmonogram płatności. Wypełnienie części Finanse po wypełnieniu Załącznika nr 1 (Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem), pozwala wyeliminować pomyłki w tabelach finansowych, gdyż część kwot do punktów nr 4, 8 i 9 zostanie przekopiowanych automatycznie. W przypadku korzystania z wydruku z systemu księgowego wszystkie kwoty do punktów nr 4, 8 i 9 trzeba przepisać ręcznie na podstawie danych z wydruku. Po opracowaniu części finansowych wniosku o płatność należy przejść do opisu postępu rzeczowego i wypełnić: Załącznik nr 2 > Punkt 5 > Punkt 11 > Punkt 12 > Punkt 13 > Oświadczenie. Aplikacja GWP umożliwia powrót do poszczególnych części wniosku poprzez przełączanie się pomiędzy jego częściami. Wypełnianie wniosku można przerwać w dowolnym momencie i wrócić do niego w dowolnej chwili. Aby nie stracić już wprowadzonych danych, należy wniosek zapisać jako plik XML na dysku lokalnym i wczytać go ponownie korzystając z przycisku Otwórz. 3.3 Załączniki do wniosku o płatność Wniosek o płatność składa się z wydruku z GWP, a także z następujących załączników: Załącznik 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem w formie Załącznika nr 1 wypełnianego w GWP (element wydruku z GWP) lub w postaci zestawienia z komputerowego systemu księgowego, Załącznik 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia (szerzej w części 5.1 Poradnika). Dodatkowo zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do przekazania wraz z wnioskiem o płatność informacji o wszystkich uczestnikach projektu (formularz PEFS szerzej w części 6 Poradnika). 24

25 Rysunek 4 Generator wniosków płatniczych - załączniki Instytucja Pośrednicząca dla Priorytetu VIII i IX PO KL na podstawie pisma IZ nr DZF-IV RP/10 z dnia 22 marca 2010 r. podjęła decyzję o zwolnieniu wszystkich beneficjentów z obowiązku załączania kserokopii wyciągów bankowych/raportów kasowych/zestawień wypłat gotówkowych do wniosków o płatność składanych do IP od dnia 22 marca 2010 r. W praktyce oznacza to, że większa odpowiedzialność za bieżące monitorowanie wydatkowania oraz rozliczania środków w ramach PO KL spoczywać będzie na projektodawcy, bowiem Instytucja Pośrednicząca weryfikująca wniosek o płatność dokona jego akceptacji wyłącznie na podstawie listy wydatków zamieszczonej w formie Załącznika nr 1 oraz na podstawie oświadczenia zawartego w pkt. 14 Wniosku beneficjenta o płatność. Powyższa zmiana nie zwalnia beneficjentów z obowiązku gromadzenia kompletu dokumentów finansowych wykazanych w Załączniku nr 1 do Wniosku beneficjenta o płatność wraz z wszystkimi dowodami zapłaty. Beneficjent zobowiązany jest posiadać (w miejscu przechowywania dokumentacji projektowej) następujący komplet oryginalnych dokumentów, tj.: Wniosek o płatność; Załącznik nr 1; Załącznik nr 2; PEFS; wyciągi bankowe/raporty kasowe/zestawienia wypłat gotówkowych; faktury/rachunki/listy płac/noty księgowe oraz wszelkie inne dokumenty potwierdzające kwalifikowalność wydatków rozliczanych w danym wniosku o płatność. Zgodność danych wykazanych we wnioskach o płatność z wyciągami bankowymi/raportami kasowymi/zestawieniami wypłat gotówkowych weryfikowana będzie w trakcie kontroli projektu. 25

26 3.4 Korekta wniosku o płatność W sytuacji stwierdzenia błędów lub braków w złożonym wniosku o płatność, instytucja weryfikująca wniosek zwraca się do Beneficjenta z prośbą o poprawę wniosku, przesłanie brakujących informacji lub udzielenie niezbędnych wyjaśnień. Ponadto instytucja weryfikująca wniosek może w przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w projekcie zażądać od Beneficjenta przesłania kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, uwzględnionych we wniosku o płatność. W przypadku składania do IP skorygowanego wniosku o płatność, sporządzonego zgodnie z uwagami, nie należy do korekty wniosku o płatność wprowadzać zmian innych niż wskazane w uwagach przesłanych przez IP. Jeżeli jednak takie zmiany są konieczne (wynikają one z uwag IP, są ich konsekwencją, bądź zauważono błąd we wniosku) należy o tym poinformować w piśmie przewodnim składanym wraz ze skorygowanym wnioskiem o płatność. Dokument, który w wyniku weryfikacji nie musiał zostać zmieniony, nie musi być składany ponownie (np. jeżeli w uwagach do wniosku o płatność IP nie zgłasza zastrzeżeń do Załącznika nr 2 do wniosku o płatność to wspomniany załącznik nie musi być składany ponownie). 26

27 CZEŚĆ IV Wniosek o płatność - postęp finansowy 27

28 4. Wniosek o płatność - postęp finansowy 4.1 Dokumenty księgowe dotyczące projektu Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym, związane z realizacją projektu. Wydatki powinny być realizowane z otrzymanych środków dofinansowania oraz w ramach wkładu własnego. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z zakładanym harmonogramem i zmuszony jest finansować podejmowane działania z własnych środków z uwagi na nieotrzymanie kolejnych transz dofinansowania na realizację projektu (lub pierwszej transzy przed upływem pierwszego okresu sprawozdawczego), we wniosku o płatność mogą być wykazywane wydatki sfinansowane z własnych środków Beneficjenta. Podstawą do opracowania wniosku o płatność są poprawnie opisane, zaksięgowane i zapłacone dokumenty księgowe. Zgodnie z Zasadami finansowania POKL wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem (nie dotyczy kosztów rozliczanych ryczałtowo). Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu (numer umowy podpisanej z IP); informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego (nie oznacza to konieczności umieszczania w opisie dokumentów księgowych logotypów); nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony; kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej. Tabela 7 Przykład opisu dokumentu finansowego Wydatek w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego pt. Szkolenia komputerowe dla pracowników przedsiębiorstw z sektora MSP realizowanego na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu nr: PRC.I 1 Numer i nazwa zadania: 1 Szkolenia komputerowe Kwota kwalifikowalna: 500,00 zł Data i podpis Kierownika projektu:... Sprawdzono pod względem merytorycznym: Data:. Podpis:.. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym: Data:. Podpis:.. 1 Jest to numer umowy podpisanej między Beneficjentem a IP 28

29 W przypadku dokonywania zakupów zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zgodnie z zasadą konkurencyjności na opisie dokumentu finansowego powinny znaleźć się dodatkowe informacje. W przypadku gdy dokument dotyczy: zamówienia publicznego również odniesienie do Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności również odniesienie do zastosowania zasady. Na podstawie tak opisanych dokumentów księgowych można przygotować zestawienie wydatków w postaci Załącznika nr 1 do wniosku o płatność. Wcześniej należy pogrupować dokumenty księgowe zgodnie z zadaniami wykazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, oddzielnie grupując koszty pośrednie, w przypadku gdy są rozliczane na podstawie wydatków faktycznie poniesionych. 4.2 Załącznik nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki Zakładka Załącznik nr 1: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki jest możliwa do edycji w powiązaniu z częścią Załączniki GWP, kiedy zaznaczone jest pole wyboru Tabela. W celu usprawnienia pracy związanej z wprowadzaniem dokumentów księgowych do Załącznika nr 1 warto skorzystać z możliwości eksportu/importu załącznika do programu Excel. Przygotowanie załącznika należy rozpocząć od Eksportu zestawienia do Excela. Do tego celu służy przycisk: Przed wyeksportowaniem pliku do Excela niezbędne jest: wprowadzenie zadań w Zakładce 4 Postęp finansowy realizacji projektu, zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu, które dokonuje się poprzez wczytanie do GWP wersji elektronicznej zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, w Zakładce Załącznik 1: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dodanie wierszy przy każdym z zadań (minimum jednego wiersza przy każdym zadaniu). Tak przygotowany, a następnie uzupełniony plik Excela możliwy będzie do ponownego wczytania, jeśli tylko jego struktura zgodna będzie z wcześniej wyeksportowaną (nie można w żaden sposób zmieniać właściwości komórek, robić dodatkowych obliczeń, sumowań, blokować ani ukrywać komórek arkusza, itp.). Należy pamiętać o zachowaniu odpowiedniego formatowania arkusza, w tym w szczególności w zakresie formatowania dat (separator w postaci kropek) i kwot (format liczba a nie waluta), a także wpisywania odpowiednich skrótów przy wypełnianiu kolumny 11 Źródła finansowania. Należy stosować skróty BP (gdy wydatek finansowany jest z budżetu państwa standardowa sytuacja), JST (gdy wydatek finansowany jest z budżetu jednostek samorządu terytorialnego), FP (gdy wydatek finansowany jest z Funduszu Pracy), PFRON (gdy wydatek finansowany jest ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych), prywatne (gdy wydatek finansowany jest z wkładu prywatnego przedsiębiorstw) lub inne (gdy wydatek finansowany jest z innych krajowych środków publicznych). 29

30 W celu zaimportowania zestawienia z Excela do GWP należy użyć przycisku: Alternatywnym sposobem wprowadzania danych jest uzupełnianie Załącznika nr 1 w GWP. Dodawanie kolejnych pozycji dokumentów księgowych następuje wówczas poprzez zaznaczenie wiersza z nazwą zadania, którego dokument dotyczy i wciśnięcie przycisku Dodawanie dokumentów. Usuwanie pozycji odbywa się analogicznie - zaznaczamy wiersz, który ma zostać usunięty i wciskamy przycisk Usuwanie dokumentów. Taki sposób uzupełniania Załącznika nr 1 jest rozwiązaniem bardziej czasochłonne i może powodować wystąpienie większej liczby błędów w zestawieniu. 4.3 Przygotowanie Załącznika nr 1 Załącznik nr 1 jest zestawieniem wszystkich poniesionych (zapłaconych) wydatków dotyczących projektu w okresie obejmującym okres sprawozdawczy (najczęściej kwartał). Większość kolumn w Załączniku nr 1 stanowi tzw. identyfikację dokumentu, a więc dotyczy przepisania elementów jego treści (kolumny 1, 2, 3, 7, 8), pozostałe kolumny (4, 5, 6, 9, 10, 11) dotyczą rozliczenia konkretnego wydatku. Podstawowe zasady dotyczące przygotowania Załącznika nr 1. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem: Wydatki poniesione - do zestawienia należy wprowadzać wydatki poniesione (decyduje data uregulowania należności, a nie data powstania zobowiązania) w okresie, który obejmuje wniosek o płatność; Wydatki kwalifikowalne - do zestawienia należy wprowadzać wydatki, które zostały poniesione na realizację projektu i są kwalifikowalne (zgodnie z Wytycznymi o kwalifikowalności wydatków ) Faktury korygujące - w zestawieniu nie należy wykazywać kwot ujemnych, faktur korygujących nie należy umieszczać w osobnym wierszu Załącznika nr 1. W przypadku gdy wydatek został poniesiony w danym okresie rozliczeniowym i jednocześnie w tym samym okresie został skorygowany (korekta faktury) w kolumnie nr 1 (Nr dokumentu) należy wpisać numer faktury i numer faktury korygującej, a w kolumnach nr 7 i 8 kwoty już po korekcie. Jednocześnie, jeżeli w wyniku korekty nastąpiła konieczność dopłaty za fakturę w kolumnie nr 4 (data zapłaty) należy wpisać obie daty zapłaty za dokument. W pozostałych przypadkach, tj. gdy korekta wartości wydatku kwalifikowalnego odnosi się do wydatków ujętych we wcześniej złożonych wnioskach o płatność, powinna ona zostać ujęta w pkt. 7 wniosku Korekty finansowe (szerszy opis w pkt. 4.8 korekty finansowe). Wszystkie pola wypełnione - wypełniając Załącznik nr 1 nie należy pozostawiać żadnego pustego pola. Wskazówki dotyczące wypełniania poszczególnych kolumn Załącznika 1 do wniosku o płatność: Numer dokumentu (kolumna 1) należy wpisać numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków, wniesienie wkładu prywatnego w postaci wynagrodzeń (oświadczenie pracodawcy o wkładzie prywatnym więcej w pkt. 4.9 Poradnika), wniesienie wkładu własnego niepieniężnego (więcej w pkt. 4.10) lub numer dokumentu, na podstawie którego rozliczana jest 30

31 amortyzacja. W przypadku wydatków dotyczących prowadzenia rachunku bankowego należy wskazać w kolumnie 1 numer wyciągu bankowego. W sytuacji, gdy Beneficjent dla danego wydatku posiada fakturę oraz fakturę korygującą to wówczas należy w kolumnie 1 wpisać numery obydwu faktur. W przypadku refundacji dowodem poniesienia wydatku jest rzeczywista płatność z tytułu danego wydatku (w tytule operacji widnieje numer dokumentu potwierdzającego dany wydatek), bowiem refundacja świadczy jedynie o dokonaniu przeksięgowania środków, nie zaś o fakcie dokonanej płatności. Dokumentem finansowym może być każdy dokument, który dotyczy wydatku związanego z realizacją projektu, pod warunkiem, iż będzie on zgodny z prawem krajowym oraz polityką rachunkowości Beneficjenta. UWAGA! Należy pamiętać o tym, że zgodnie z Ustawą o rachunkowości i instrukcją wypełniania wniosków o płatność każdy dokument finansowy powinien posiadać numer. Dotyczy to również rachunków przyjmowanych od osób zatrudnionych w ramach projektu na umowy cywilnoprawne. Numer księgowy lub ewidencyjny (kolumna 2) należy wpisać numer nadany dla potrzeb prowadzenia ewidencji księgowej projektu; Data wystawienia dokumentu (kolumna 3) należy wpisać datę zgodną z datą widniejącą na dokumencie księgowym (wypełniając Załącznik 1 w pliku Excel datę należy wpisać w formacie rrrr.mm.dd szerzej na ten temat wypełniania Załącznika nr 1 w pliku Excel w punkcie 4.3 Poradnika); Data zapłaty (kolumna 4) należy wpisać datę uregulowania płatności, zgodną z datą faktycznie dokonanej transakcji (przelewu, zapłaty gotówką), widniejącej w załącznikach do wniosku np. na wyciągu bankowym, raporcie kasowym. W przypadku wkładu niepieniężnego pole nie jest wypełniane. Przed złożeniem wniosku o płatność należy dokładnie sprawdzić Załącznik nr 1 z wyciągami bankowymi i fakturami opłaconymi gotówką pod kątem poprawności dat płatności za dany wydatek. W kolumnie 4 winny być wykazane wszystkie daty zapłaty - w szczególności w odniesieniu do kosztów wynagrodzeń, gdy płatność (płaca netto, składki ZUS, zaliczka na podatek) następuje w kilku terminach. W zestawieniu przy jednym dokumencie finansowym może być kilka dat zapłaty, natomiast co do zasady nie mogą być wykazywane przedziały czasowe (np ) za wyjątkiem oświadczeń dotyczących wkładu prywatnego w postaci wynagrodzeń. W przypadku dokonania płatności z konta podstawowego Beneficjenta (spowodowane brakiem środków z dotacji lub przy płatnościach za dokumenty finansowe, które tylko w części dotyczą projektu, np. ZUS, podatek), a następnie refundacji wydatku z konta projektowego w kolumnie data zapłaty powinna pojawiać się data płatności za towar/usługę kontrahentowi, nie zaś data refundacji. Nazwa towaru i usługi (kolumna 5) należy wpisać czego dotyczy dokument finansowy tj. nazwa towaru, usługi, wynagrodzenie, delegacja itp., przy czym towary i usługi co do zasady powinny być nazywane zgodnie z kategoriami wydatków wykazanych w szczegółowym budżecie projektu. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju towaru/usługi, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możemy podać zbiorczą nazwę bez przepisywania wszystkich pozycji z dokumentu księgowego, np.: 31

32 - Podręczniki dla uczestników szkolenia Techniki komputerowe grupa II - Artykuły spożywcze - Drukarka Co do zasady jeden dokument należy w Załączniku nr 1 wykazać w jednym zadaniu tylko jeden raz (w jednym wierszu). Wyjątkiem są tu dokumenty: a. sfinansowane z różnych źródeł finansowania (w części z dofinansowania i w części z wkładu własnego lub wkładu prywatnego) wówczas w jednym wierszu wpisujemy dokument na kwotę sfinansowaną z wkładu własnego lub wkładu prywatnego, a w kolejnym wierszu ten sam dokument na kwotę sfinansowaną z dotacji, b. obejmujące w części wydatki związane z cross-financingiem - np. gdy na jednej fakturze znajdą się wydatki na zakup komputera (które rozliczane są w ramach cross-financingu) oraz na tonery do drukarki, dokument ten umieszczamy w tabeli w dwóch wierszach: w jednym wierszu pokazujemy kwotę w ramach cross-finacingu, w drugim pozostałą kwotę faktury, c. obejmujące wydatki o różnych stawkach VAT, a ujęte na jednej fakturze np. jeżeli na jednej fakturze znajdują się pozycje: podręczniki i materiały biurowe, ten sam dokument księgowy należy wykazać w dwóch osobnych wierszach (oddzielnie dla stawki VAT 22% - materiały biurowe i stawki 0% - podręczniki), podając w kolumnie 9 i 10 odpowiednią wartość wydatku dotyczącą danej części dokumentu finansowego. Tabela 8 Przykład prawidłowo wprowadzonych opisów faktur. Poz. 2 i 3 zestawienia dotyczą jednej faktury, na której wystąpiły pozycje o dwóch różnych stawkach podatku VAT. Szczególnym przypadkiem opisu w kolumnie 5 są koszty osobowe związane z zatrudnieniem personelu projektu, wykładowców czy doradców. W przypadku personelu zarządzającego projektem w kolumnie 5 należy ujmować nazwę stanowiska zajmowanego przez pracowników, których wynagrodzenia są rozliczane, okres za jaki 32

33 wynagrodzenie zostało wypłacone oraz wszystkie zawarte w rozliczeniu składniki wynagrodzenia. W przypadku trenerów, wykładowców, nauczycieli itp. w kolumnie 5 należy wskazać stanowisko, w przypadku umowy o pracę lub zlecenia wskazać okres za jaki jest wypłacone wynagrodzenie lub liczbę przepracowanych godzin, a w przypadku umowy o dzieło rodzaj wykonanego dzieła (w przypadku gdy jako koszty osobowe rozliczane są rachunki/faktury wystawiane są przez firmy informacja, że rachunek/fakturę wystawiła osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą niezatrudniająca pracowników. Zlecenie wykonania usługi, w ramach wydatków związanych z personelem, możliwe jest tylko i wyłącznie osobie samozatrudnionej niezatrudniającej pracowników). W kolumnie 5 należy wskazać składniki wynagrodzenia (netto, ZUS, podatek). Wynagrodzenie może zostać ujęte i rozliczone we wniosku o płatność o ile zostało w całości opłacone (tzn. wraz z pochodnymi wynagrodzenia składki ZUS, zaliczka na podatek). Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy usunięcie z rozliczenia wynagrodzenia, od którego w okresie rozliczeniowym nie odprowadzono należnych składek skutkowałoby nieosiągnięciem 70% rozliczenia dotychczas otrzymanych transz dotacji. W przypadku pracowników etatowych wszystkie składowe wynagrodzenia pracownika za dany miesiąc (wynagrodzenie netto, składki ZUS, zaliczka PIT) powinny być wykazywane w jednej pozycji Załącznika nr 1, przy czym należy pamiętać o podaniu w kolumnie 4 dat zapłaty wszystkich składowych wynagrodzenia. Wyjątek stanowi rozliczanie wynagrodzeń nauczycieli w projektach realizowanych w ramach Priorytetu IX, gdzie możliwe jest rozliczanie w 1 pozycji Załącznika nr 1 wynagrodzeń kilkorga nauczycieli (np. wynagrodzeń wszystkich nauczycieli finansowanych w ramach danego zadania za dany miesiąc). 33

34 Tabela 9 Przykładowe zapisy we wniosku o płatność dotyczące wynagrodzenia trenerów oraz personelu projektu. Tabela 10 Przykładowe zapisy we wniosku o płatność dotyczące wynagrodzenia trenerów oraz personelu projektu. W przypadku rozliczania delegacji należy podać, co najmniej informację kogo dotyczyło polecenie wyjazdu służbowego. Zapis w kolumnie 5 powinien zawierać, co najmniej informację w postaci: Delegacja, stanowisko (np. koordynator projektu). 34

35 Cross financing (kolumna 6) należy zaznaczyć, czy dany wydatek dotyczy cross-financingu; Kwota dokumentu brutto (kolumna 7) należy wpisać kwotę dokumentu zgodną z dokumentem księgowym potwierdzającym poniesiony wydatek (faktura, rachunek, lista płac); Kwota dokumentu netto (kolumna 8) należy wpisać kwotę netto przedstawioną na dokumencie potwierdzającym poniesiony wydatek. UWAGA! Różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 7 (kwota dokumentu brutto) i kolumnie 8 (kwota dokumentu netto) może wynikać wyłącznie z podatku VAT. W przypadku wykazywania wynagrodzeń kwoty w kolumnie 7 i 8 są tożsame. W przypadku wynagrodzeń dokumentowanych listą płac, zawierającą naliczenia dla więcej niż jednego pracownika danej jednostki, kolumna 7 Załącznika nr 1 wykazuje wartości brutto całej listy płac (odpowiadające sumie wszystkich wynagrodzeń wraz z narzutami pracodawcy). W kolumnie 7 i 8 zawsze należy uwzględniać kwoty wynikającą z całego dokumentu księgowego nawet w sytuacji, gdy tylko część wydatku jest kwalifikowalna w ramach projektu lub gdy dokument księgowy jest wykazywany w kilku wierszach zestawienia wydatków. Natomiast kolumna 9 kwota wydatków kwalifikowalnych jest właściwą komórką do uwzględniania kwot wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu w poszczególnych zadaniach. Kwota wydatków kwalifikowalnych (kolumna 9) należy wpisać kwotę wydatków kwalifikowalnych odnoszących się do wydatków wykazanych w kolumnie 7; W tym VAT (kolumna 10) należy wpisać kwotę VAT uwzględnioną w kwocie wskazanej w kolumnie 9, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. W przeciwnym razie należy wpisać 0. Ogólna kwota VAT wykazana w ostatnim wierszu Załącznika nr 1 musi być zgodna z wartością przedstawioną we wniosku o płatność w pkt.4 kolumnie 3 w wierszu 3.1. Należy pamiętać, aby uwzględnić w osobnych wierszach w Zestawieniu poszczególne wydatki wg stawek VAT dotyczy to sytuacji, gdy dokument księgowy wskazuje pozycje o różnych stawkach VAT, które są rozliczane we wniosku o płatność. Należy mieć jednak na uwadze, że wartość brutto i netto tego samego dokumentu w kolumnach 7 i 8 we wszystkich pozycjach będzie identyczna Źródła finansowania (kolumna 11) należy wskazać źródło finansowania wydatku: BP (budżet państwa), JST (budżet jednostek samorządu terytorialnego), FP (Funduszu Pracy), PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych), prywatne, inne. Źródło prywatne należy wybrać wówczas, gdy realizowany jest projekt z pomocą publiczną a wydatek sfinansowany został z wkładu prywatnego gotówkowego pobranego od przedsiębiorców delegujących uczestników na szkolenie lub gdy dotyczy wkładu prywatnego w postaci wynagrodzeń uczestników szkoleń. Źródło prywatne dotyczy również sytuacji, gdy projekt zakłada częściową odpłatność uczestników projektu za udział w szkoleniach lub gdy Beneficjent wnosi wkład prywatny do projektu z własnych środków. Sumy wartości poszczególnych źródeł finansowania wydatków są zgodne z danymi przedstawionymi w pkt. 8 Wniosku o płatność w kolumnie w okresie rozliczeniowym (PLN). Koszty pośrednie w przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków do zestawienia należy wpisać poszczególne wydatki stosując analogiczne zasady jak w przypadku wydatków w ramach kosztów bezpośrednich. Należy pamiętać o tym, że w składanym wniosku o płatność wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem powinna wynikać z limitu kosztów pośrednich (procentu) określonego w umowie o dofinansowanie w stosunku do wydatków bezpośrednich (pomniejszonych o cross-financing) wykazywanych za dany okres rozliczeniowy. 35

36 Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem nie są wykazywane w Załączniku nr 1. W związku z tym wystąpi różnica, pomiędzy sumą wydatków wykazanych w Załączniku nr 1, a pkt 4 i 8, 9 Wniosku o płatność o wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. Należy pamiętać o tym, aby w pkt 4, 8 i 9 doliczyć koszty pośrednie rozliczane w danym wniosku o płatność. Szczególnie uważnie należy przeliczyć i sprawdzić wartości w pkt 9, gdyż nie wszystkie komórki GWP wyliczy automatycznie. Odpowiednio wyliczoną kwotę kosztów pośrednich rozliczaną wnioskiem o płatność należy wpisać w pkt 4 w wierszu 2 (koszty pośrednie) i kolumnie 3 (wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym) na przykładzie pole to zaznaczone jest na niebiesko. Rysunek 5 Punkt 4 z zaznaczonym miejscem, w którym należy wpisać kwotą rozliczanych ryczałtem kosztów pośrednich Rysunek 6 Punkt 4 z uzupełnioną kwotą rozliczanych ryczałtem kosztów pośrednich Następnie w pkt 8 do wydatków bezpośrednich przeniesionych z Załącznika nr 1 należy w odpowiednim wierszu (źródło finansowania) skorygować wysokość rozliczanych kwot z podziałem na źródła finansowania o wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. 36

37 Poniżej zamieszczono przykład, w którym koszty bezpośrednie wynoszą ,00 PLN, a koszty pośrednie ,79 PLN (razem ,79 PLN) przykład dotyczy projektu, w którym nie występuje wkład własny i wniosek o płatność jest składany po raz pierwszy. Rysunek 7 Punkt 8 w Generatorze Wniosków o Płatność z doliczonymi kosztami pośrednimi W pkt 9 należy pamiętać o tym, że suma kwot znajdujących się w wierszu 4 (poza kolumną ogółem) musi sumować się do wartości z wiersza 3 i kolumny 3 (wydatki ogółem rozliczane niniejszym wnioskiem) z tabeli 4. Jest to o tyle istotne, że szare pole w wierszu 4 poniższej tabeli jest wartością przenoszoną z tabeli 4 Wniosku o płatność, nie jest natomiast sumą wartości z wiersza 4 w ramach poszczególnych źródeł finansowania projektu. Po wypełnieniu Załącznika 1 do wniosku o płatność i punktów 4 i 8, w pkt 9 niezbędne jest doliczenie do odpowiednich źródeł finansowania projektu wartości kosztów pośrednich rozliczanych w ramach wniosku o płatność. Poniżej zamieszczono przykład, w którym koszty bezpośrednie wynoszą ,00 PLN, a koszty pośrednie finansowane w ramach dofinansowania ,79 PLN (razem ,79 PLN) przykład dotyczy projektu, w którym nie występuje wkład własny i wniosek o płatność jest składany po raz pierwszy. Rysunek 8 Punkt 9 w Generatorze Wniosków o Płatność z doliczonymi kosztami pośrednimi rozliczania niniejszym wnioskiem 4.4 Postęp finansowy realizacji projektu Tabelę 4 Postęp finansowy realizacji projektu należy wypełniać po wpisaniu wszystkich wydatków w Załączniku 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem 37

38 (w przypadku opracowywania pierwszego wniosku o płatność po zaimportowaniu danych z Generatora Wniosków Aplikacyjnych). Wówczas do tabeli nr 4 zostaną przekopiowane dane wyjściowe automatycznie, co ograniczy możliwość popełnienia błędu. Jednocześnie obowiązkiem Beneficjenta jest zweryfikowanie wprowadzonych danych, a zwłaszcza uzupełnienie: a. kosztów personelu w kolumnie 2 należy przedstawić dane o wydatkach dotyczących personelu (zatrudnionych na podstawie umów o pracę, umów cywilno-prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą niezatrudniających pracowników), jakie zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, stanowiącym załącznik do zawartej Umowy o dofinansowanie projektu, powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań. W kolumnie 3 należy wypełnić koszty personelu objęte danym wnioskiem o płatność (ujęte w Załączniku nr 1) z podziałem na zadania, b. kosztów rozliczonych w poprzednich okresach rozliczeniowych w kolumnie 4 należy wykazać kumulatywnie wydatki projektu w podziale na kategorie określone w kolumnie 1, uznane za kwalifikowalne zgodnie z dotychczas otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność bez wydatków rozliczanych danym wnioskiem, c. kosztów objętych pomocą publiczną w kolumnie 2 należy wpisać kwotę wydatków objętych pomocą publiczną z wniosku o dofinansowanie projektu (informacja znajduje się w szczegółowym budżecie za cały okres realizacji projektu, natomiast w kolumnie 3 należy wpisać sumę wydatków objętych pomocą publiczną rozliczanych w danym wniosku), d. kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem należy wyliczyć odpowiednią wartość i wpisać ją do wiersza 2. W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków pozycja wypełni się automatycznie po wypełnieniu Załącznika nr 1 (beneficjenci załączający wydruk z ewidencji księgowej wprowadzają ręcznie kwotę kosztów pośrednich). Tabela 4 obejmuje wszystkie wydatki kwalifikowalne (łącznie z wkładem własnym) poniesione w ramach projektu w danym okresie rozliczeniowym oraz narastająco od początku realizacji projektu. Kolumna 1 nazwy zadań zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie (generowane automatycznie w przypadku importowania do GWP wniosku o dofinansowanie), Kolumna 2 wydatki określone we wniosku o dofinansowanie projektu o sumie kontrolnej wskazanej w umowie lub ewentualnie zmienionej w aneksie (generowane automatycznie w przypadku importowania do GWP wniosku o dofinansowanie poza kosztami personelu, wkładem niepieniężnym i wydatkami objętymi pomocą publiczną gdy dotyczy należy je wpisać ręcznie zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu o sumie kontrolnej wskazanej w umowie lub ewentualnie zmienionej w aneksie). Kolumna 3 należy wypełnić kwoty wydatków objętych danym wnioskiem o płatność; w przypadku wydatków bezpośrednich oraz wydatków pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków kwoty powinny być zawsze zgodne z Załącznikiem nr 1 lub zestawieniem wydatków z systemu księgowego (w zależności od wybranego sposobu rozliczania wydatków) w przypadku wypełniania Załącznika nr 1 kwoty zadań przenoszone są automatycznie po wypełnieniu Załącznika, pozostałe pozycje należy wyliczyć i wpisać ręcznie (wydatki personelu, koszty pośrednie rozliczane ryczałtem, wkład niepieniężny, wydatki objęte pomocą publiczną); w przypadku załączania do wniosku o płatność zestawienia z systemu księgowego wszystkie wymagane pozycje w kolumnie 3 trzeba przenieść z wygenerowanego z systemu księgowego wydruku. 38

39 W przypadku wydatków pośrednich rozliczanych ryczałtem - powinna być to odpowiednia wartość wynikająca z przeliczenia procentu wydatków pośrednich w stosunku do rozliczanych wydatków bezpośrednich pomniejszonych o wydatki w ramach cross-financingu. Kolumna 4 należy wykazać kumulatywnie wydatki projektu w podziale na kategorie określone w kolumnie 1, uznane za kwalifikowalne zgodnie z dotychczas otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność bez wydatków rozliczanych danym wnioskiem. Kolumna 5 Procentowa relacja zsumowanych wartości z kolumny 3 i 4 w stosunku do wartości z kolumny 2 (obliczana automatycznie przez GWP) 4.5 Źródła finansowania wydatków W tabeli 8 wniosku o płatność Źródła finansowania wydatków należy wskazać źródła finansowania wydatków w podziale na kwoty źródeł w okresie rozliczeniowym oraz narastająco, tj. od początku realizacji projektu bez wydatków w okresie rozliczeniowym, którego dotyczy składany wniosek, przy czym wartości narastające powinny wynikać z otrzymanych przez Beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność (w piśmie od IP zatwierdzającym wniosek o płatność). W przypadku, gdy Beneficjent otrzymuje dofinansowanie na realizację projektu w wysokości 100% wartości projektu, wszystkie wydatki należy wykazać w wierszu budżet państwa [wartość wydatków przenoszona jest automatycznie z zestawienia wydatków, jeśli wypełniony jest Załącznik nr 1]. W sytuacji, gdy dofinansowanie nie stanowi 100% wartości projektu, należy w wierszu budżet państwa wskazać odpowiednią wysokość wydatków sfinansowanych z dotacji rozwojowej. [wartość wydatków przenoszona jest automatycznie z zestawienia wydatków, jeśli wypełniony jest Załącznik nr 1]. W przypadku projektów realizowanych przez JST zakładających wkład własny odpowiednia wysokość wydatków w ramach wkładu własnego wykazana winna być w wierszu 1.2. [wartość wkładu przenoszona jest automatycznie z zestawienia wydatków, jeśli wypełniony jest Załącznik nr 1]. W przypadku projektów, w których występuje pomoc publiczna lub wnoszony jest wkład prywatny przez beneficjentów (taka sytuacja może wystąpić np. w projektach w ramach poddziałania POKL) lub beneficjentów ostatecznych w wierszu 2.1 należy określić wartość wydatków sfinansowanych z wkładu prywatnego [wartość wkładu przenoszona jest automatycznie z zestawienia wydatków, jeśli wypełniony jest Załącznik nr 1]. W przypadku wnoszenia do projektu wkładu własnego, Beneficjent wskazuje wydatki w odpowiedniej wysokości w zależności od źródła ich sfinansowania, np. budżet JST, Fundusz Pracy. W przypadku załączania do wniosku wydruku z systemu księgowego: tabelę 8 należy wypełnić zgodnie z zapisami w systemie księgowym uwzględniającym przyporządkowanie wydatków do odpowiednich źródeł finansowania. W przypadku wypełniania Załącznika nr 1: wartości w tabeli 8 wniosku o płatność w kolumnie w okresie rozliczeniowym (PLN) przenoszone są z Załącznika nr 1. Stanowią one sumy wartości poszczególnych źródeł finansowania wydatków zgodnie z kolumną 11 Załącznika nr 1. W związku z tym, że koszty pośrednie rozliczane ryczałtem nie są wykazywane w Załączniku nr 1 do wniosku o płatność, wystąpi różnica pomiędzy wartościami wykazanymi w Załączniku nr 1 w kolumnie 11, a tabelą 8 wniosku o płatność, o wartość kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. 39

40 Należy pamiętać o tym, aby w tabeli 8 doliczyć koszty pośrednie rozliczane w danym wniosku o płatność. Tabelę 8 należy wypełniać po tabeli 4 i uwzględnić wpisaną tam wartość kosztów pośrednich. UWAGA! Należy zwrócić uwagę, że tabela 8 nie aktualizuje się po wprowadzeniu jakiejkolwiek zmiany w Załączniku nr 1 lub w tabeli 4. Przed wydrukiem wniosku o płatność należy sprawdzić czy kwoty w tabeli 8 są właściwe. UWAGA! IP zalecają aby jednostki sektora finansów publicznych księgowały wydatki w ramach projektów wg proporcji 85% wydatków wg paragrafów z czwartą cyfrą 7 oraz 15% wg paragrafów z czwartą cyfrą Rozliczenie kwoty dofinansowania i wkładu własnego Tabelę 9 należy wypełnić w podziale na kwotę dofinansowania oraz jeśli dotyczy na poszczególne źródła wkładu własnego (w przypadku projektów z wkładem własnym budżetu państwa, JST lub wkładem własnym pochodzących z innych krajowych środków publicznych, wkładem prywatnym). W sytuacji wystąpienia wkładu własnego należy zwrócić uwagę, że całkowita wartość projektu jest wówczas sumą kwoty dofinansowania i wkładu własnego. Poszczególne pozycje tabeli 9 należy wypełnić w następujący sposób: 1. Całkowita wartość projektu należy uzupełnić zgodnie z zawartą Umową o dofinansowanie projektu; w przypadku gdy w ramach projektu przewidziany jest wkład własny należy wskazać wartości tego wkładu w odpowiednich kolumnach zgodnie z zawartą Umową o dofinansowanie / wydaną decyzją. 2. Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki łączna kwota otrzymanych przez Beneficjenta transz dotacji rozwojowej na dzień sporządzania wniosku wraz z ostatnią transzą; w przypadku dokonywania korekty wniosku o płatność, należy wpisać wysokość otrzymanych transz według stanu na dzień sporządzenia pierwotnej wersji wniosku. W przypadku wkładu własnego pola nie są wypełniane. 3. Kwota dotychczas rozliczonych środków łączna kwota rozliczonych środków (narastająco) wykazanych w złożonych i zatwierdzonych wnioskach o płatność w ramach projektu (zgodnie z przekazanymi przez instytucję weryfikującą wniosek informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność za poprzednie okresy rozliczeniowe); w pozycji tej nie uwzględnia się kwoty, która rozliczana jest danym wnioskiem; w przypadku rozliczania projektu przewidującego wkład własny należy dokonać odpowiedniego rozbicia na dotychczas rozliczone wydatki sfinansowane z kwoty dofinansowania oraz poszczególnych źródeł wkładu własnego. 4. Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem należy wypełnić zgodnie z sumą wydatków w tabeli 8 wniosku w podziale na kwotę dofinansowania i wkład własny (w przypadku gdy jest wnoszony do projektu). Należy pamiętać o tym, że w przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem ich wartość, w zależności od źródła ich sfinansowania, należy doliczyć do odpowiedniej kolumny w wierszu 4 Kwota rozliczania niniejszym wnioskiem ; 5. Procent rozliczenia wyliczany automatycznie; w celu uniknięcia płacenia odsetek karnych należy zadbać, aby procent rozliczenia był wyższy niż 70%; 6. Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku wyliczana automatycznie. 40

41 Rysunek 9 Punkt 9 w Generatorze Wniosków Płatniczych 4.7 Wskazywanie uzyskanego przychodu Tabela 6 Uzyskany przychód możliwa jest do edycji, kiedy pole wyboru Uzyskany przychód zostanie zaznaczone (pole to ma wartość domyślną, co oznacza, że jest zaznaczone). Jeśli w okresie sprawozdawczym przychód w projekcie nie wystąpił, należy odhaczyć to pole. Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów (tj. wpływu środków finansowych w ramach projektu pochodzących ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat nie będących wkładem własnym w projekcie), które powstaną w związku i w okresie realizacji projektu PO KL. W tabeli 6 należy wskazać każdy przychód uzyskany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem. Następnie należy wskazać sumę ogółem uzyskanego przychodu w okresie objętym wnioskiem. Kwestię przychodu w projekcie opisują Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zgodnie z tym dokumentem w ramach projektów PO KL mogą występować przychody związane z: szkoleniami, usługami doradczymi, kursami, zajęciami praktycznymi, praktykami, stażami symboliczne opłaty wpisowe lub równoważne opłaty, sprzedaż dóbr i usług wytworzonych w ramach wymienionych zajęć, o ile nie stanowią wpłaty beneficjenta na poczet wkładu własnego; zakupem, leasingiem, wynajmem, amortyzacją sprzętu i wyposażenia wynajem, opłaty za korzystanie ze sprzętu, sprzedaż zakupionego sprzętu. Przychód stanowią również kary umowne z tytułu nieprawidłowej realizacji umowy zawartej z wykonawcą lub innej umowy związanej z realizacją projektu (np. umowy z uczestnikami projektu) w przypadku, gdy są zwracane na rachunek beneficjenta. Przychód podlega zwrotowi przez beneficjenta na wskazany przez Instytucję Pośredniczącą rachunek bankowy, przy czym zwrot dokonywany jest w całości lub proporcjonalnie w zależności od tego, w jakim stopniu do osiągnięcia przychodu przyczynił się projekt. Zwrot uzyskanego przychodu dokonywany jest na koniec roku budżetowego (wraz ze zwrotem niewykorzystanej dotacji). 4.8 Korekty finansowe Zakładka Korekty finansowe możliwa jest do edycji, kiedy pole wyboru Korekty finansowe będzie zaznaczone (wartość domyślna). 41

42 W tabeli 7 korekty finansowe w kolejnych kolumnach (wypełnianej przez beneficjentów w przypadku, gdy dostrzegli niekwalifikowalność wydatków wykazanych w złożonych już wcześniej i rozliczonych przez właściwą instytucję wnioskach o płatność) należy wykazać nr wniosku o płatność, w ramach którego rozliczony został wydatek będący przedmiotem korekty, nr dokumentu księgowego, którego korekta dotyczy (w przypadku gdy jest to możliwe należy podać również liczbę porządkową w zestawieniu załączonym do wniosku), rodzaj wydatku niekwalifikowalnego, datę wykrycia korekty, wyjaśnienie powodu zaistnienia korekty, wysokość korekty oraz źródło, z którego zostały sfinansowane wydatki w ramach korekty uznane następnie przez beneficjenta za niekwalifikowalne. UWAGA! W przypadku wystąpienia korekt finansowych i wykazania ich w tabeli 7 wniosku o płatność nie należy korygować we wniosku o płatność danych narastających w zakresie wydatków kwalifikowalnych o kwoty wykazane w tabeli 7 (dotyczy tabel: 4, 8 i 9). W sytuacji stwierdzenia niekwalifikowalności wydatków na etapie weryfikacji wniosku o płatność lub wynikającej z kontroli projektu, niezależnie od faktu czy wydatek był finansowany ze środków dotacji roku bieżącego czy roku ubiegłego, instytucja będąca stroną umowy, określa czy dany przypadek należy uznać za korektę finansową czy nieprawidłowość. Należy pamiętać, że korekty finansowe, czyli wydatki niekwalifikowalne nie stanowiące nieprawidłowości, które zostały dotychczas rozliczone w ramach projektu (w zatwierdzonych wnioskach o płatność) mogą podlegać zwrotowi. Przykładowo korektą finansową mogą być: wydatki podlegające zwrotowi od uczestników projektu (korekta finansowa wykazywana jest w momencie stwierdzenia konieczności zwrotu środków przez uczestnika projektu bez względu na to, czy środki zostały odzyskane od uczestnika czy nie); wydatek zgłoszony przez Beneficjenta jako omyłkowo dwukrotnie ujęty we wnioskach o płatność; wydatek omyłkowo ujęty przez Beneficjenta we wniosku o płatność w zawyżonej wysokości (w stosunku do dokumentu księgowego). 42

43 4.9 Dokumentowanie wkładu prywatnego w postaci wynagrodzeń W przypadku realizacji projektów, w ramach, których wnoszony jest wkład prywatny przez przedsiębiorców w formie wynagrodzeń pracowników uczestniczących w szkoleniach, należy rozliczać go na podstawie oświadczenia składanego przez podmioty wypłacające wynagrodzenia. Rysunek 10 Wzór oświadczenia o wkładzie prywatnym Wypełniając oświadczenie należy stosować zasady określone przez IP: 1. Dokument wypełniany jest przez Beneficjenta pomocy publicznej i powinien być podpisany przez osobę wypełniającą go u Beneficjenta pomocy oraz osobę uprawnioną do reprezentowania przedsiębiorcy (Beneficjenta pomocy publicznej), 2. Dokument powinien przed wykazaniem go we wniosku o płatność zostać zweryfikowany przez beneficjenta projektu (co zostanie potwierdzone podpisem) i jeżeli będzie poprawny ujęty we wniosku o płatność w zadaniu, w którym wykazano wkład prywatny w formie wynagrodzeń (w kolumnie 11 załącznika nr 1 do wniosku o płatność Źródło finansowania w przypadku wkładu prywatnego należy wybrać z listy rozwijanej opcję PRYW czyli prywatne ), 3. Dokument jest załącznikiem do wniosku o płatność i jest weryfikowany na etapie weryfikacji wniosku, 4. Numer dokumentu sporządza się następująco kolejny numer dokumentu/nr miesiąca/rok np. pierwsze oświadczenie składane w maju 2009 będzie miało numer 1/05/2009, kolejne oświadczenie składane w czerwcu 2009 będzie miało numer 2/06/2009. W przypadku projektów otwartych należy dodatkowo wprowadzić jako ostatni element numeru oznaczenie Beneficjenta pomocy publicznej (np. nazwę skróconą - przykładowo: 1/05/2009/PKP). 43

44 5. Jeden dokument dotyczy jednego szkolenia bądź cyklu szkoleniowego realizowanego w danym miesiącu tj. jeżeli grupa uczestników szkoleń pracowników przedsiębiorcy (Beneficjenta pomocy publicznej) uczęszcza na zajęcia jednego cyklu szkoleniowego przez 5 miesięcy, przedsiębiorca przedstawia oświadczenie za każdy miesiąc udziału pracowników w szkoleniu. 6. Kolumna 3 należy wpisać liczbę godzin zegarowych spędzonych w danym miesiącu na szkoleniu. Jako uczestnictwo w szkoleniu rozumiany jest całkowity czas trwania szkolenia tj. jeżeli danego dnia szkolenie trwa od godz. 9 do godz. 16, a w jego czasie zaplanowano dwie przerwy piętnastominutowe oraz jedną przerwę półgodzinną, to niezależnie od przerw jako czas udziału w szkoleniu rozliczany jest okres 7 godzin. Czasem uczestnictwa w szkoleniu jest jedynie czas faktycznej obecności Beneficjenta Ostatecznego tj. w razie nieobecności na szkoleniu (niezależnie od jej przyczyn) czas ten nie może być wykazywany jako kwalifikowany w oświadczeniu. Oświadczenia o wkładzie prywatnym będą na etapie kontroli na miejscu weryfikowane z listami obecności na szkoleniach. 7. Kolumna 4 należy wykazać liczbę godzin, jaką zgodnie z angażem pracownik skierowany na szkolenie powinien przybywać w pracy w danym miesiącu (tj. jeżeli miesiąc ma 21 dni roboczych, to pracownik zatrudniony na pełny etat powinien przepracować 168 godzin, zaś pracownik zatrudniony na pół etatu 84 godziny). 8. Kolumna 7 należy wskazać datę (daty) zapłaty całości wynagrodzenia (wraz z oznaczeniem które daty dotyczą zapłaty wynagrodzenia netto, ZUS, US). 9. Kolumny 8 i 9 wartości należy obliczyć zgodnie z wzorem. 10. Kolumna 10 wartość wskazana w kolumnie 10 nie może być wyższa od wartości wskazanej w kolumnie 9. Beneficjent może jednak kwalifikować w projekcie kwotę niższą niż wynikająca z wyliczenia. Dodatkowo należy pamiętać, iż zgodnie z rozporządzeniem kwota ta nie może przekroczyć pozostałych kosztów kwalifikowalnych objętych pomocą publiczną (warunek ten nie musi być spełniony w każdym wniosku o płatność, ale na zakończenie realizacji projektu). Rysunek 11 Przykład wyliczenia wkładu Należy pamiętać o tym, że zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL wysokość wkładu wynikającego z dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników projektu w ramach PO KL musi wynikać z dokumentacji księgowej podmiotu wypłacającego i może podlegać kontroli. W związku z tym Beneficjent projektu zobowiązany jest uzyskać od Beneficjenta pomocy publicznej pisemne zapewnienie, że na potrzeby kontroli IP 44

45 udostępni dokumenty potwierdzające zatrudnienie i wypłatę wynagrodzeń pracownikom wykazanym w ww. oświadczeniu, w tym umowy o pracę, listy płac, wyciągi bankowe, a także potwierdzenia zapłaty pochodnych od tych wynagrodzeń (składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy). UWAGA! W przypadku wprowadzania oświadczenia o wkładzie prywatnym z tytułu wynagrodzeń do Załącznika nr 1 do wniosku o płatność należy w kolumnie 4 (data zapłaty) wpisać jako datę zapłatę dzień, w którym odbywało się szkolenie. Można również w kolumnie 4 wpisać przedziały czasowe, jeżeli szkolenia odbywały się przez kilka dni w ciągu Dokumentowanie wkładu własnego niepieniężnego W przypadku realizacji projektów, w ramach których wnoszony jest wkład własny niepieniężny Instytucja Pośrednicząca nałożyła na Beneficjentów obowiązek przedkładania wraz z wnioskami o płatność, wypełnionego oświadczenia dotyczącego wysokości wniesionego w danym okresie rozliczeniowym wkładu własnego niepieniężnego. Należy przy tym dokonać podziału wkładu na zadania projektu, w ramach których został wniesiony. Oświadczenie dokumentujące wkład własny niepieniężny należy umieścić w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (Załącznik nr 1 do wniosku o płatność). Rysunek 12 Wzór oświadczenia wysokości wkładu własnego niepieniężnego 45

46 Rysunek 13 Wzór wypełnionego oświadczenia wysokości wkładu własnego niepieniężnego W celu ułatwienia weryfikacji sposobu wyliczenia wkładu własnego niepieniężnego IP zaleca opisanie we wniosku o płatność w pkt 5 Postęp rzeczowy metodologii wyliczenia wkładu w ramach poszczególnych zadań. Należy pamiętać o tym, że wkład niepieniężny powinien być rozliczany w okresie, w którym rzeczywiście został wniesiony. 46

47 CZEŚĆ V Wniosek o płatność postęp rzeczowy 47

48 5. Wniosek o płatność - postęp rzeczowy Postęp rzeczowy realizacji projektu wykazywany jest poprzez punkty 5 i 12 we wniosku o płatność, Załącznik nr 2 do wniosku oraz dane przekazywane do Podsystemu Monitorowania EFS (PEFS). 5.1 Załącznik nr 2 - Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Załącznik nr 2 ma za zadanie wskazywać, komu (jakim osobom/instytucjom) udzielono wsparcia w ramach realizacji projektu, jak też, jaki jest poziom osiągania przez projekt założonych we wniosku o dofinansowanie rezultatów (w tym wskaźników przyjętych dla poszczególnych Działań i Poddziałań PO KL, wskazanych w Podręczniku wskaźników ). Pomiar wskaźników jest dokonywany z chwilą rozpoczęcia udziału w projekcie jego uczestników, tj. z chwilą podpisania przez każdego z nich deklaracji uczestnictwa w projekcie (najlepiej, aby deklaracja ta podpisana została przez uczestnika w pierwszym dniu jego udziału w pierwszej formie wsparcia, np. w pierwszym dniu spotkań z doradcą). Do Załącznika nr 2 wpisywane są więc dane, które uczestnik projektu przekazuje Beneficjentowi w momencie przystąpienia do projektu (składając deklarację przystąpienia do projektu i przekazując dane niezbędne dla potrzeb PEFS). Wskazówki dotyczące sposobu wypełniania poszczególnych tabel monitorujących realizację projektu w Załączniku nr 2 znajdują się bezpośrednio nad tymi tabelami. We wnioskach o płatność w Załączniku nr 2, beneficjenci wskazują dane w podziale na dwie podstawowe kategorie: Mr wartość wskaźnika osiągnięta w danym okresie rozliczeniowym (wg stanu na koniec tego okresu) oraz Mp wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu. Tym samym w pierwszym wniosku o płatność wartości w kategoriach Mr oraz Mp będą takie same. Kolejne tabele (zakładki) w ramach Załącznika nr 2: Tab. 1. Przepływ uczestników projektu; W tabeli tej wskazywane są dane w podziale na: osoby, które rozpoczęły udział w projekcie w okresie rozliczeniowym (liczba osób, które podpisały deklarację uczestnictwa w projekcie); osoby, które powróciły do projektu (liczba osób, które w przeszłości były objęte wsparciem w ramach projektu i zakończyły w nim udział/przerwały w nim udział, a w bieżącym okresie sprawozdawczym powróciły do udziału w projekcie; osoby, które zakończyły udział w projekcie w okresie rozliczeniowym (liczba osób, które programowo zakończyły uczestnictwo w formie/formach wsparcia); osoby, które przerwały udział w projekcie w okresie rozliczeniowym (liczba osób, które nie ukończyły formy wsparcia realizowanej w ramach projektu zgodnie z określonym dla nich programem oraz odstąpiły od dalszego uczestnictwa w projekcie); 48

49 kontynuują udział w projekcie na koniec okresu rozliczeniowego (liczba osób, które nie zakończyły i nie przerwały udziału w projekcie w danym okresie rozliczeniowym i jednocześnie planują kontynuowanie udziału w projekcie w następnym okresie rozliczeniowym). 49

50 Tabela 11 Przykład wypełnienia Tabeli 1 w Załączniku nr 2 w pierwszym Wniosku o płatność Okres rozpoczęły udział w projekcie po zakończonym udziale w powróciły do projektu Liczba osób, które: po przerwanym udziale w zakończyły udział w projekcie przerwały udział w projekcie K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K rozliczeniowego. M Ogółem Mr Mp Komentarz kontynuują udział w projekcie na koniec okresu W okresie rozliczeniowym w projekcie rozpoczęło udział łącznie 36 osób, w tym 15 kobiet. Nie doszło jeszcze do zakończenia udziału w projekcie przez żadnego z uczestników, ani też do rezygnacji z uczestnictwa. Tabela 12 Przykład wypełnienia Tabeli 1 w Załączniku nr 2 w drugim Wniosku o płatność Okres rozpoczęły udział w projekcie powróciły do projektu Liczba osób, które: po zakończonym udziale w po przerwanym udziale w zakończyły udział w projekcie przerwały udział w projekcie kontynuują udział w projekcie na koniec K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K okresu M Ogółem Komentarz Mr Mp W drugim okresie sprawozdawczym dwie osoby zakończyły udział w projekcie (zgodnie z zaplanowaną dla nich ścieżką uczestnictwa), sześć osób przerwało udział w projekcie, a kolejne cztery osoby przystąpiły do udziału w projekcie. 50

51 Tabela 13 Przykład wypełnienia Tabeli 1 w Załączniku nr 2 w trzecim Wniosku o płatność Okres rozpoczęły udział w projekcie Liczba osób, które: powróciły do projektu po zakończonym udziale w po przerwanym udziale w zakończyły udział w projekcie przerwały udział w projekcie kontynuują udział w projekcie na koniec projekcie projekcie okresu K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem K M Ogółem Komentarz Mr Mp W trzecim okresie sprawozdawczym nie doszło do rezygnacji z udziału w projekcie, ani też do zakończenia udziału przez żadną z osób uczestniczących w projekcie. Natomiast dwie osoby, które zakończyły udział w projekcie w drugim okresie sprawozdawczym (w tym 1 kobieta), powróciły do udziału w projekcie. Podobnie dwie osoby, które przerwały udział w projekcie w drugim okresie sprawozdawczym (w tym 1 kobieta), również powróciły do udziału w projekcie. 51

52 W sytuacji, w której uczestnik projektu podpisał deklarację przystąpienia do projektu, ale nie wziął udziału w pierwszej formie wsparcia, osobę taką należy wycofać z udziału w projekcie i nie wykazywać jej w zestawieniach. O ile nie zostały poniesione żadne wydatki w związku z uczestnictwem tej osoby w projekcie. Tab. 2. Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projekcie Tabela 2 stanowi uszczegółowienie informacji przekazanych w ramach tabeli 1. Należy w niej uwzględnić każdą osobę, która rozpoczęła udział w projekcie. Wskazane w tej tabeli trzy kategorie główne (Bezrobotni Osoby nieaktywne zawodowo Zatrudnieni) zgodne są z punktem Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu. Jedna osoba może być wykazana tylko w ramach jednej z kategorii głównych (kategorie główne są rozłączne). Tab. 3. Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie, znajdujące się w dwóch grupach wiekowych i lata Informacje uwzględniane w niniejszej tabeli stanowią uszczegółowienie informacji przedstawionych w tabeli 1. W wierszu Osoby młode lata należy uwzględnić uczestników projektu, którzy w dniu rozpoczęcia udziału w projekcie mieli skończone 15 lat i jednocześnie nie ukończyli 24 lat. W wierszach Osoby w wieku starszym lata oraz Pracownicy w wieku starszym lata należy uwzględnić uczestników projektu, którzy w dniu rozpoczęcia udziału w projekcie mieli skończone 55 lat i jednocześnie nie ukończyli 64 lat. Wiek osoby objętej wsparciem należy określić w chwili rozpoczęcia jej udziału w projekcie (w chwili tzw. przystąpienia do projektu), jeżeli wiek tej osoby zmieni się w trakcie trwania projektu nie należy aktualizować wartości w tej tabeli. Warto zwrócić uwagę, że w samym PO KL często promuje się (poprzez np. przyznawanie punktów za spełnienie kryteriów strategicznych) projekty adresowane do osób powyżej 45 roku życia. Jednocześnie Tabela 3 w Załączniku nr 2 dotyczy pracowników w wieku starszym lata. W projekcie, w którym wnioskodawca zdecydował się na zaadresowanie oferty projektowej do osób powyżej 45 roku życia, konsekwentnie musi zrealizować swoje zobowiązanie w tym zakresie, ale jednocześnie wykazywać dane dotyczące części jego grupy docelowe osób pomiędzy 55 a 64 rokiem życia. Tab. 4. Osoby, które rozpoczęły udział w projekcie ze względu na wykształcenie Wykształcenie uczestników projektu należy określić w chwili rozpoczęcia ich udziału w projekcie, biorąc pod uwagę ostatni zakończony formalnie etap edukacji. Jeżeli wykształcenie 52

53 zmieni się w trakcie uczestnictwa konkretnej osoby w projekcie, nie należy aktualizować danych w tej tabeli. Tab. 5. Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w projekcie Liczba przedsiębiorstw, które przystąpiły do udziału w projekcie dotyczy wyłącznie tych projektów, które adresowane są do przedsiębiorstw. Dane w tej tabeli wykazywane są w podziale na mikro, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa. Tab. 6. Wartość udzielonej i wypłaconej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis na rzecz mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) w ramach projektu W Tabeli tej wskazywana jest wartość wypłaconej pomocy publicznej oraz pomocy de minimis, czyli wartość środków zakwalifikowanych jako pomoc publiczna oraz pomoc de minimis wypłaconych w ramach Programu (tj. przekazanych na rachunki beneficjentów). Informację tą sporządza się w podziale na mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Tab. 7. Osiągnięte wartości wskaźników W tabeli tej należy monitorować wszystkie wskaźniki, które Beneficjent określił we wniosku o dofinansowanie oraz wskaźniki określone dla Działania, w ramach którego realizowany jest projekt. Dotyczy to również sytuacji, w której Beneficjent nie określił we wniosku o dofinansowanie wartości docelowych dla wszystkich wskaźników przypisanych dla danego Działania. W jednej z kolumn tej tabeli (kolumnie nr 10 Stopień realizacji wskaźnika ) należy wyliczyć stopień realizacji ww. wskaźników, a uzyskaną wartość podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (wskaźnik obliczany jest według formuły Mp Ogółem/Wartość docelowa wskaźnika * 100 ). Jeśli dane dotyczące wskaźników w okresie składania wniosku o płatność nie są dostępne, należy pod tabelą zamieścić komentarz, w jakim terminie będą mogły zostać przedstawione. 53

54 Tabela 14 Przykład wskaźniki określone dla Działania 9.1 w załączniku nr 2 bez uzupełnienia L.p. Nazwa wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika Mr Mp K M Ogółem K M Ogółem Stopień realizacji wskaźnika PRIORYTET IX Działanie Liczba ośrodków wychowania przedszkolnego, które uzyskały wsparcie w ramach projektu Liczba dzieci w wieku 3-5 lat, które uczestniczyły w różnych formach edukacji przedszkolnej na obszarach wiejskich Liczba szkół (podstawowych, gimnazjów i ponadgimnazjalnych prowadzących kształcenie ogólne), które zrealizowały projekty rozwojowe w ramach projektu Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy - w tym na obszarach miejskich Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy - w tym na obszarach wiejskich Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy 54

55 Zadaniem Beneficjenta jest wypełnienie jego wskaźników, czyli właściwych dla Poddziałania, w którym realizuje projekt (w Działaniu 9.1 będą to odpowiednio Poddziałanie oraz Poddziałanie 9.1.2). I tak realizator projektu w ramach Poddziałania 9.1.1, który realizuje projekt w zakresie tworzenia ośrodków wychowania przedszkolnego (postanowił stworzyć 10 takich ośrodków dla łącznie 185 dzieci), w pierwszym wniosku o płatność wskaże np.: Tabela 15 Przykład wskaźniki określone dla Działania 9.1 w załączniku nr 2 uzupełniony L.p. Nazwa wskaźnika Wartość docelowa wskaźnika Mr Mp K M Ogółem K M Ogółem Stopień realizacji wskaźnika PRIORYTET IX Działanie Liczba ośrodków wychowania przedszkolnego, które uzyskały wsparcie w ramach projektu Liczba dzieci w wieku 3-5 lat, które uczestniczyły w różnych formach edukacji przedszkolnej na obszarach wiejskich Liczba szkół (podstawowych, gimnazjów i ponadgimnazjalnych prowadzących kształcenie ogólne), które zrealizowały projekty rozwojowe w ramach projektu 10 Nie dotyczy Nie dotyczy 10 Nie dotyczy Nie dotyczy % ,01% 0 Nie dotyczy Nie dotyczy 0 Nie dotyczy Nie dotyczy w tym na obszarach miejskich 0 Nie dotyczy Nie dotyczy 0 Nie dotyczy Nie dotyczy w tym na obszarach wiejskich 0 Nie dotyczy Nie dotyczy 0 Nie dotyczy Nie dotyczy 0 0 Wskazane w tabeli dane pokazują, że po pierwszym okresie sprawozdawczym, Beneficjent uruchomił 100% z planowanych do otwarcia ośrodków wychowania przedszkolnego, jak też do udziału w projekcie przystąpiło już 91,01% planowanej do objęcia grupy uczestników (162 osoby z planowanych 178 osób). Warto też w kontekście powyższego przykładu dodać, że uczestnicy projektów, którzy nie ukończyli 12 roku życia nie są wykazywani ani w PEFS (w 55

56 PEFS wskazujemy jedynie łączną liczbę dzieci w wieku przedszkolnym objętych projektem), ani też w Załączniku nr 2 w Tabelach od 1 do 5. Natomiast liczbę tych uczestników w podziale kobiety/mężczyźni należy wykazać w Tabeli 7 Załącznika nr 2. 56

57 W tej samej Tabeli 7 w punkcie Inne wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie Beneficjent ma obowiązek przedstawić wszystkie wskaźniki, które ujął w pkt. 3.4 Rezultaty i produkty we Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu PO KL. Oznacza to, że należy wprost przepisać rezultaty twarde z wniosku o dofinansowanie wraz z zaplanowanym poziomem ich osiągnięcia i konsekwentnie wykazywać postęp w osiąganiu tych wartości. Dane wykazywane w Załączniku nr 2 (dotyczące liczby osób, ich statusu na rynku pracy itp.) muszą być zgodne z danymi wykazywanymi w formularzu PEFS. Przykład: Wypełniając dane poszczególnych uczestników (tzw. metryczkę uczestnika ) w formularzu PEFS wskazaliśmy przy 20 uczestniczkach, że należą one do kategorii nieaktywnych zawodowo : Rysunek 14 Fragment formularza PEFS Konsekwentnie liczba ta musi być zgodna z zapisami Tabeli 2 w Załączniku nr 2, gdzie określamy status osoby na rynku pracy w podziale kobiety/mężczyźni: Tabela 16 Tabela 2 w załączniku nr 2 do Wniosku o Płatność Wymagana jest więc zgodność wszystkich danych PEFS z tabelami 1-6 Załącznika nr 2. 57

58 5.2 Wypełnianie punktu 5 Postęp rzeczowy Zgodnie z Instrukcją wypełnienia wniosku o płatność w polu tym: Należy w kilku zdaniach opisać stan realizacji poszczególnych zadań określonych w pkt zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu, w odniesieniu do których zostały wykazane wydatki w pkt 4 wniosku o płatność. W przypadku zadań rozliczanych etapami na bieżąco należy przedstawiać informacje dotyczące postępu rzeczowego w odniesieniu do prezentowanego postępu finansowego, w tym wydatków rozliczanych na podstawie zapłaconych faktur. Jeżeli w bieżącym wniosku o płatność beneficjent nie rozlicza zadania, na realizację którego uprzednio otrzymał zaliczkę, zobowiązany jest przedstawić informację o stanie zaawansowania realizacji zadania. W tym punkcie należy również szczegółowo wskazać zrealizowane zadania/usługi, które są rozliczane ryczałtowo wraz z opisem dokumentów, które dokumentują ww. zadania/usługi. Instrukcja jest więc w tym miejscu bardzo pobieżna, a w rzeczywistości informacje wskazywane w punkcie 5 to opis postępów realizacji projektu i tak naprawdę jest to jedyne miejsce we wniosku o płatność, w którym postęp ten jest opisywany. Jednocześnie zgodnie ze wskazanym wyżej założeniem postęp rzeczowy we wniosku o płatność korespondować musi z postępem finansowym. Prawidłowe opisanie postępu rzeczowego jest więc tak samo ważne, jak poprawne wypełnienie części poświęconej kwestiom finansowym. W punkcie 5 znaleźć się, więc powinny odniesienia do każdego z zadań, do stanu ich bieżącej realizacji. I tak np. opis zadania może mieć następujący kształt: Tabela 17 Przykładowy opis zadania w punkcie 5 Wniosku o Płatność Beneficjent uwzględnia więc w opisie wszelkie elementy, które zaplanował w harmonogramie realizacji zadania: kwestie organizacji warsztatu (zakupu materiałów szkoleniowych, zapewniania cateringu i noclegów), jego przeprowadzenia (tematyki), liczby uczestników oraz ewaluacji szkolenia. W przypadku opisywaniu Zadania 1 Zarządzanie projektem, opis może mieć następujący kształt (na przykładzie opisu z trzeciego Wniosku o płatność): 58

59 Tabela 18 Przykład opisu postępu rzeczowego realizacji projektu Zadanie zarządzanie projektem Ponieważ wiele czynności (etapów) Zadania Zarządzanie projektem realizowanych jest najczęściej w pierwszym okresie sprawozdawczym projektu (zakupy sprzętu w ramach cross-financingu, podpisanie umowy z biurem rachunkowym tytułem obsługi księgowej projektu, założenie rachunku bankowego dla potrzeb projektu itp.), w opisie w punkcie 5 Wniosku o płatność powinny również znaleźć się informacje dotyczące zrealizowania tych czynności. Wówczas też we Wniosku o płatność znajdą się m.in. następujące informacje: Tabela 19 Przykład opisu postępu rzeczowego realizacji projektu Zadanie zarządzanie projektem W opisach stanu realizacji poszczególnych zadań w ramach projektu nie można jednak ograniczać się wyłącznie do wskazywania dokonanych zakupów i zawartych umów z pracownikami i podwykonawcami. Projekty EFS są bowiem oparte na zadaniach i z realizacji tych zadań rozliczany jest Beneficjent. 59

60 5.3 Planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku W punkcie tym należy zwięźle opisać planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność, w szczególności uwzględniając informacje o planowanym terminie rozliczenia kosztów związanych z realizacją zadania/zadań rozliczanych etapami oraz zadania/zadań, których realizacja opóźnia się. Tabela 20 Przykład opisu w punkcie 11 Planowany przebieg realizacji do czasu złożenia kolejnego wniosku 5.4 Informacja na temat trudności związanych z realizacją projektu Punkt ten należy wypełnić w przypadku problemów w realizacji projektu. Należy tu opisać istotę problemów i podjęte środki naprawcze. W punkcie tym Beneficjent wyjaśnia również przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie. Tabela 21 Przykład zapisu w punkcie 12 Informacja na temat trudności związanych z realizacją projektu 5.5 Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnotowych, do przestrzegania których Beneficjent jest zobowiązany (zgodnie z Umową o dofinansowanie realizacji projektu). Dotyczy to zagadnień rozwoju lokalnego, rozwoju społeczeństwa informacyjnego, zrównoważonego rozwoju oraz równości szans. W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnotowych (tj. wyboru pola Nie ) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk UE (o ile takie kontrole miały miejsce w odniesieniu do projektu). 60