1. Pytania do rozdziału 4 dla Stowarzyszeń

Transkrypt

1 Nazwa i adres organizacji: Audyt / samokontrola z dnia: nr Zespół audytowy/ dokonujący samokontroli: Audytowany: 1. Pytania do rozdziału 4 dla Stowarzyszeń No ( ) Czy stowarzyszenie liczy 1 przynajmniej 15 członków? ( ) Czy stowarzyszenie 2 posiada uchwalony statut? ( ) Czy statut jest 3 aktualizowany? ( ) Czy walne zebranie 4 członków/delegatów jest zwoływane zgodnie ze statutem? ( ) Czy skład zarządu jest 5 zgodny ze statutem? ( ) Czy w stowarzyszeniu powołano organ kontroli 6 wewnętrznej (komisje rewizyjne) w składzie określonym w statucie? ( ) Czy stowarzyszenie jest 7 zarejestrowane w KRS? Czy dane w KRS są aktualne? ( ) Czy stowarzyszenie 8 posiada numer REGON? Czy dane w REGON są aktualne? ( ) Czy stowarzyszenie 9 posiada numer NIP? Czy dane w NIP są aktualne? ( ) Czy składniki majątku 10 gromadzone są zgodnie z ustawą? ( ) Czy dotrzymywana jest określona forma składania 11 oświadczenia woli w sprawach majątkowych? ( ) Czy sporządzane są 12 sprawozdania z kadencji zarządu? ( ) Czy sporządzane są 13 sprawozdania merytoryczne? 14 ( ) Czy sporządzane są Strona 1 z 13

2 sprawozdania z projektów? ( ) Czy dokumentowane są walne zebrania (protokoły, uchwały)? ( ) Czy dokumentowana jest praca zarządu (protokoły, uchwały)? ( ) Czy dokumentowana jest praca organu kontroli wewnętrznej (protokoły, uchwały)? (4.3.7/1) Czy organizacja dokumentuje w formie pisemnej relacje z personelem w formie: umowy o pracę, cywilnej lub porozumienia? (4.3.7/2) Czy są zgromadzone dodatkowe dokumenty związane z zawarciem umowy (wskazane z SNGO-L rozdz.4.3)? (4.3.7/3) Czy są realizowanie obowiązki nałożonych na organizację przepisami prawa (np. wypłata wynagrodzenia, przestrzeganie podstawowych zasad czasu pracy, udzielanie urlopów i inne)? (4.3.7/3) Czy terminowo realizowane są decyzje i wystąpienia pokontrolne (ZUS, US, PIP, PIS)? (4.4.2/1) Jeżeli w zakresie zakupów nie narzucono zasad z zewnątrz, to czy wypracowano własne zasady, uwzględniające: a) szczegółowe sprecyzowanie przedmiotu zamówienia, b) dokonywanie wyboru najlepszej oferty i podpisanie umowy, c) dla zakupów istotnych, o znacznej wartości wybór najlepszej spośród co najmniej 3 ofert d) dla zakupów od jednego producenta, wykonawcy, dostawcy wybór jedynej dostępnej oferty, e) dla zakupów powtarzające się wybór najlepszej oferty na Strona 2 z 13

3 23 24 określony dłuższy okres, f) dla zakupów o niskiej wartości wybór oferty według uznania organizacji. (4.4.2/2) Jeżeli procedura dokonywania zakupów została narzucona - zgodnie z przepisami prawa (np. zamówienia publiczne) czy też innymi zasadami, wytycznymi ustalonymi przez dany podmiot (np. zasady dokonywania zakupów realizowanych w ramach projektu dofinansowanego z funduszy Unii Europejskiej) czy wymagania te są spełniane? (4.5.6) Czy w zakresie danych osobowych organizacja przestrzega następujących zasad: a) posiadanie podstawy przetwarzania, np. zgoda osoby, w postaci pisemnego oświadczenia, b) w sytuacji, gdy organizacja jest administratorem danych osobnych, realizowanie obowiązków : informacyjnego wobec osób, których dane podlegają przetwarzaniu, rejestracyjnego oraz ochrony danych osobowych, c) poddanie się kontroli Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), gdy zgłosił takie żądanie? 2. Pytania do rozdziału 4 dla Fundacji No 1 ( ) Czy organizacja posiada akt notarialny powołujący Strona 3 z 13

4 fundację ze statutem określonym przez fundatora? ( /1) Czy fundacja posiada uchwalony statut? ( /2) Czy statut jest aktualizowany? ( ) Czy fundacja posiada zarząd w składzie i kompetencjach określonych w statucie? ( ) Czy fundacja jest zarejestrowana w KRS? Czy dane w KRS są aktualne? ( ) Czy fundacja posiada numer REGON? Czy dane w REGON są aktualne? ( ) Czy fundacja posiada numer NIP? Czy dane w NIP są aktualne? ( ) Czy sporządzane są sprawozdania z kadencji zarządu? ( ) Czy sporządzane są sprawozdania merytoryczne? ( ) Czy sporządzane są sprawozdania z projektów? ( ) Czy dokumentowana jest praca zarządu (protokoły, uchwały)? (4.3.7/1) Czy organizacja dokumentuje w formie pisemnej relacje z personelem w formie: umowy o pracę, cywilnej lub porozumienia? (4.3.7/2) Czy są zgromadzone dodatkowe dokumenty związane z zawarciem umowy (wskazane z SNGO-L rozdz.4.3)? (4.3.7/3) Czy są realizowanie obowiązki nałożonych na organizację przepisami prawa (np. wypłata wynagrodzenia, przestrzeganie podstawowych zasad czasu pracy, udzielanie urlopów i inne)? (4.3.7/3) Czy terminowo realizowane są decyzje i wystąpienia pokontrolne (ZUS, US, PIP, PIS)? Strona 4 z 13

5 (4.4.2/1) Jeżeli w zakresie zakupów nie narzucono zasad z zewnątrz, to czy wypracowano własne zasady, uwzględniające: g) szczegółowe sprecyzowanie przedmiotu zamówienia, h) dokonywanie wyboru najlepszej oferty i podpisanie umowy, i) dla zakupów istotnych, o znacznej wartości wybór najlepszej spośród co najmniej 3 ofert j) dla zakupów od jednego producenta, wykonawcy, dostawcy wybór jedynej dostępnej oferty, k) dla zakupów powtarzające się wybór najlepszej oferty na określony dłuższy okres, l) dla zakupów o niskiej wartości wybór oferty według uznania organizacji. (4.4.2/2) Jeżeli procedura dokonywania zakupów została narzucona - zgodnie z przepisami prawa (np. zamówienia publiczne) czy też innymi zasadami, wytycznymi ustalonymi przez dany podmiot (np. zasady dokonywania zakupów realizowanych w ramach projektu dofinansowanego z funduszy Unii Europejskiej) czy wymagania te są spełniane? (4.5.6) Czy w zakresie danych osobowych organizacja przestrzega następujących zasad: a) posiadanie podstawy przetwarzania, np. zgoda osoby, w postaci pisemnego oświadczenia, b) w sytuacji, gdy organizacja jest administratorem danych osobnych, realizowanie obowiązków : informacyjnego wobec osób, których dane podlegają przetwarzaniu, Strona 5 z 13

6 rejestracyjnego oraz ochrony danych osobowych, c) poddanie się kontroli Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), gdy zgłosił takie żądanie? 3. Pytania do rozdziału 4 dla Organizacji pożytku publicznego No ( /1) Czy organizacja posiada aktualny statut lub inny dokument wewnętrzny (dalej zwany: Statut) zawierający wyodrębnioną działalność odpłatną i nieodpłatną? ( /2) Czy Statut zawiera uregulowania prowadzenia działalność pożytku publicznego na rzecz ogółu społeczności, lub określonej grupy podmiotów, pod warunkiem że grupa ta jest wyodrębniona ze względu na szczególnie trudną sytuację życiową lub materialną w stosunku do społeczeństwa? ( /3) Czy Statut zawiera uregulowania o możliwości prowadzenia działalności gospodarczej wyłącznie jako dodatkowej w stosunku do działalności pożytku publicznego? ( /4) Czy Statut zawiera uregulowania o nadwyżce przychodów nad kosztami przeznaczanej na działalność pożytku publicznego? 1 ( /5) Czy Statut zabrania: a) udzielania pożyczek lub Strona 6 z 13

7 zabezpieczania zobowiązań majątkiem organizacji w stosunku do jej członków, członków organów lub pracowników oraz osób, z którymi członkowie, członkowie organów oraz pracownicy organizacji pozostają w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, zwanych dalej "osobami bliskimi", b) przekazywania ich majątku na rzecz ich członków, członków organów lub pracowników oraz ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich, w szczególności, jeżeli przekazanie to następuje bezpłatnie lub na preferencyjnych warunkach, c) wykorzystywania majątku na rzecz członków, członków organów lub pracowników oraz ich osób bliskich na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich, chyba że to wykorzystanie bezpośrednio wynika z celu statutowego, d) zakupu towarów lub usług od podmiotów, w których uczestniczą członkowie organizacji, członkowie jej organów lub pracownicy oraz ich osób bliskich, na zasadach innych niż w stosunku do osób trzecich lub po cenach wyższych niż rynkowe uregulowania o nadwyżce Strona 7 z 13

8 przychodów nad kosztami przeznaczanej na działalność pożytku publicznego? ( ) Czy organizacja jest zarejestrowana w KRS? Czy dane w KRS są aktualne? ( ) Czy organizacja posiada numer NIP? Czy dane w NIP są aktualne? ( ) Czy członkowie organu zarządzającego nie byli skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe? ( ) Czy w organizacji funkcjonuje statutowy, kolegialny organ kontroli lub nadzoru, odrębnego od organu zarządzającego i niepodlegający mu w zakresie wykonywania kontroli wewnętrznej lub nadzoru, którego członkowie: a) nie mogą być członkami organu zarządzającego ani pozostawać z nimi w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości służbowej, b) nie byli skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe, c) mogą otrzymywać z tytułu pełnienia funkcji w takim organie zwrot uzasadnionych kosztów lub wynagrodzenie w wysokości nie wyższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Strona 8 z 13

9 Statystycznego za rok poprzedni? ( ) Czy sporządzane są sprawozdania merytoryczne? ( ) Czy sporządzane są sprawozdania z projektów? ( ) Czy dokumentowane są walne zebrania (protokoły, uchwały)? ( ) Czy dokumentowana jest praca zarządu (protokoły, uchwały)? ( ) Czy dokumentowana jest praca organu kontroli wewnętrznej (protokoły, uchwały)? (4.3.7/1) Czy organizacja dokumentuje w formie pisemnej relacje z personelem w formie: umowy o pracę, cywilnej lub porozumienia? (4.3.7/2) Czy są zgromadzone dodatkowe dokumenty związane z zawarciem umowy (wskazane z SNGO-L rozdz.4.3)? (4.3.7/3) Czy są realizowanie obowiązki nałożonych na organizację przepisami prawa (np. wypłata wynagrodzenia, przestrzeganie podstawowych zasad czasu pracy, udzielanie urlopów i inne)? (4.3.7/3) Czy terminowo realizowane są decyzje i wystąpienia pokontrolne (ZUS, US, PIP, PIS)? (4.4.2/1) Jeżeli w zakresie zakupów nie narzucono zasad z zewnątrz, to czy wypracowano własne zasady, uwzględniające: m) szczegółowe sprecyzowanie przedmiotu zamówienia, n) dokonywanie wyboru najlepszej oferty i podpisanie umowy, o) dla zakupów istotnych, o znacznej wartości wybór najlepszej spośród co najmniej 3 ofert p) dla zakupów od jednego producenta, wykonawcy, Strona 9 z 13

10 20 21 dostawcy wybór jedynej dostępnej oferty, q) dla zakupów powtarzające się wybór najlepszej oferty na określony dłuższy okres, r) dla zakupów o niskiej wartości wybór oferty według uznania organizacji. (4.4.2/2) Jeżeli procedura dokonywania zakupów została narzucona - zgodnie z przepisami prawa (np. zamówienia publiczne) czy też innymi zasadami, wytycznymi ustalonymi przez dany podmiot (np. zasady dokonywania zakupów realizowanych w ramach projektu dofinansowanego z funduszy Unii Europejskiej) czy wymagania te są spełniane? (4.5.6) Czy w zakresie danych osobowych organizacja przestrzega następujących zasad: a) posiadanie podstawy przetwarzania, np. zgoda osoby, w postaci pisemnego oświadczenia, b) w sytuacji, gdy organizacja jest administratorem danych osobnych, realizowanie obowiązków : informacyjnego wobec osób, których dane podlegają przetwarzaniu, rejestracyjnego oraz ochrony danych osobowych, c) poddanie się kontroli Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), gdy zgłosił takie żądanie? Strona 10 z 13

11 4. Pytania do rozdziału 5 No 1 (5.1.2/1) Czy ustalono weryfikowalne cele zgodne ze statutem organizacji? (5.1.2/2) Czy ustalono plan realizacji celów wraz z określeniem terminów 2 ich osiągania, osób odpowiedzialnych za cele i zasobów koniecznych do realizacji celów? (5.1.2/3) Czy prowadzone są w ustalonych terminach zapisy z 3 monitorowania celów; czy są one (zapisy) komunikowane zainteresowanym stronom? (5.1.2/4) Czy są prowadzone zapisy z 4 weryfikacji tego, czy ustalone cele zostały zrealizowane? (5.2.2/1) Czy zidentyfikowano 5 zainteresowanych komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną? (5.2.2/2) Czy dokonano uzgodnień o zakresie, terminach i sposobach 6 komunikacji wraz z ustaleniem kompetencji osób za nią odpowiedzialnych? (5.2.2/3) Czy uwzględniono w ustaleniach komunikację z: a) organami nadzoru zewnętrznego 7 i kontrolne b) podmiotami zainteresowanymi działaniami prowadzonymi przez organizację. (5.3.2/1) Czy ustalono, jakie dokumenty i zapisy są wymagane prawem, wynikają z podjętych 8 zobowiązań lub potrzeba dokumentowania została zgłoszona przez zainteresowane strony? (5.3.2/2) Czy ustalono uprawnienia dostępu do dokumentów i do 9 sporządzania zapisów oraz sposoby udostępniania tych dokumentów uprawnionym? (5.3.2/3) Czy ustalono sposoby 10 zabezpieczenia dokumentacji przed nieuprawnionymi oraz przed Strona 11 z 13

12 przypadkowym zniszczeniem lub utraceniem? (5.3.2/4) Czy określono w jakiej formie dokumenty i zapisy będą sporządzane, dystrybuowane i przechowywane - z uwzględnieniem wymagań p.8 (5.3.2/1)? Czy zasady te są przestrzegane? (5.3.2/5) Czy ustalono jak będzie oznaczana i zabezpieczana dokumentacja archiwalna tak, aby nie pomieszała się z dokumentacją aktualną - stosowaną w bieżącej działalności? Czy zasady te są przestrzegane? (5.3.2/6) Czy ustalono okresy przechowywania dokumentów i zapisów? Czy zasady te są przestrzegane? (5.3.2/7) Czy ustalono jak będą dokonywane zmiany w dokumentach? Czy zasady te są przestrzegane? (5.3.2/8) Czy określono zasady likwidacji dokumentów i zapisów nieaktualnych? Czy zasady te są przestrzegane? (5.3.2/9) Czy prowadzony jest rejestr dokumentów wchodzących i wychodzących? (5.3.2/10) Czy zapewniono ochronę dokumentów powierzonych organizacji przed utratą, dostępem osób nieuprawnionych i zniszczeniem? (5.4.2/1) Czy określono wymagane kompetencje osób odpowiedzialnych za realizację działań i osiąganie celów w organizacji oraz stopnia ich spełnienia? (5.4.2/2) Czy określono udokumentowany plan doskonalenia kompetencji osób wymienionych w p. 18 (5.4.2/1)? (5.5.2/1) Czy prowadzone są zapisy zidentyfikowanych problemów i Strona 12 z 13

13 działań podjętych dla ich rozwiązania? (5.5.2/2) Czy ustalana jest skuteczność przyjętych rozwiązań? (5.6.2/1) Czy prowadzone są zapisy z planowania audytów w ustalonym okresie? (5.6.2/2) Czy prowadzone są zapisy z audytu, w tym ustalenia dowodów i nie? (5.6.2/3) Czy prowadzone są zapisy z ustaleń z audytu, w szczególności dotyczących poziomu audytowanego zakresu? (5.6.2/4) Czy prowadzone są zapisy z ustaleń zarządu dotyczących audytu? (5.6.2/5) Czy w zapisach dotyczących rozwiązywania problemów ujmowane są wszystkie, stwierdzone nie (w szczególności w czasie audytów)? Strona 13 z 13