@4 Okresia sie zasady prowadzenia dokumentacji Rady Gminy Bralin stanowiace zatacznik nr 15.

Transkrypt

1 W Zarzadzenie nr 17/2011 Wojta Gminy Bralin z dnia 12 kwietnia 2011r. w sprawie: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji dotyczacej organizacji i zakresu dziatania archiwum zaktadowego Urzedu Gminy Bralin. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r o samorzadzie gminnym (tj. z 2001r. Dz. U. 142, poz z pozn. zm.) i art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983r.o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. z 2006r. Dz. U. Nr. 97. poz. 673 z pozn. zm.) oraz Rozporzadzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziatania archiwow zaktadowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), zarzadzam co W celu usprawnienia i ujednolicenia pracy kancelaryjnej wprowadzam do stosowania w Urzedzie Gminy Bralin zataczniki Nr 1, Nr 2 i Nr 6 do Rozporzadzenia Prezesa Rady Ministrow z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziatania archiwow Wskazuje sie, dia Urzedu Gminy Bralin, jako podstawowy sposob dokumentowania przebiegu zatatwiania i rozstrzygania spraw - tradycyjny system wykonywania czynnosci kancelaryjnych z elementami wspomagania informatycznego w postaci elektronicznego obiegu dokumentow Okresia sie wytyczne w zakresie wykonywania czynnosci kancelaryjnych w Urzedzie Gminy Bralin: 1) zasad przyjmowania i wysytania korespondencji oraz przesytek przez sekretariat, stanowiace zat. nr 1. 2) rejestracji i zatatwiania spraw, stanowiace zat. nr 2. 3) wzorow pieczeci nagtowkowych i podpisowych, stanowiace zat. nr 3. 4) okreslenia elementow pisma, stanowiace zat. nr 4. 5) Wprowadzam do uzytku w Urzedzie Gminy Bralin nastepujace wzory formularzy: a) spis spraw - zat. nr 5 b) spis zdawczo-odbiorczy akt - zat. nr 6 c) wzoru opisu teczek aktowych - zat. nr 7 d) wzoru opisu teczek akt osobowych - zat. nr 8 e) wykaz spisow zdawczo-odbiorczych - zat. nr 9 f) karta udostepnienia akt - zat. nr 10 g) protokot zagubienia/zniszczenia/uszkodzenia akt wypozyczonych z archiwum zaktadowego - zat. nr 11 h) protokot wycofania dokumentacji z archiwum zaktadowego - zat. nr 12 i) spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulature lub zniszczenie - zatacznik nr 13 j) protokot dokumentacji niearchiwalnej - zatacznik nr Okresia sie zasady prowadzenia dokumentacji Rady Gminy Bralin stanowiace zatacznik nr 15.

2 1. Nadzor nad wykonanie Zarzadzenia powierzam Sekretarzowi Gminy. 2. Wykonanie Zarzadzenia powierzam kierownikom referatow Urzedu Gminy Bralin. -, 1. Zarzadzenie wchodzi w zycie z dniem podjecia. 2. Przepisy Zarzadzenia maja zastosowanie do dokumentacji powstajacej i wptywajacej do Urzedu Gminy Bralin od dnia 18 stycznia 2011 r. ^^-@@~^

3 Zafacznik nr 1 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. Zasady przyjmowania i wysytania korespondencji oraz przesytek przez sekretariat. Przyjmowanie 1. Zaadresowane imiennie z podanym adresem Bralin ul. Rynek 3) adresowane na Urzad Pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesytki o charakterze' stuzbowym (rowniez Gminy Bralin lub Gmine Bralin za wyjatkiem : 1) opatrzonych dopiskiem,,do rak lub majacych charakter przesytek prywatnych ktore przekazuje adresatom, 2) adresowanych do Wojta Gminy lub Przewodniczacego Rady Gminy pochodzacych z nadrzednych jednostek kontrolnych (NIK, RIO, WOJEWODA) 3) oznaczonych klauzulq tajemnicy stuzbowej, do ktorych nalezy stosowac odrebne przepisy o ochronie informacji niejawnych, 4) oznaczonych jako,,oferta" w ramach prowadzonych w Urzedzie procedur zamowien publicznych, zapytan ofertowych, naborow, konkursow, 5) adresowanych do jednostek organizacyjnych Gminy Bralin tj. GOPS, Biblioteki Publicznej jednostek oswiatowych. 2. Ujawnione przy przesytkach lub pismach nieoznaczonych jako wartosciowe, pieniadze lub inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilosci i wartosci oraz wpisaniu do ksiazki depozytowej, sktada sie do kasy urzedu, a pismo opatruje sie odpowiednia adnotacja i przesyta do wtasciwej komorki organizacyjnej, ktora zarzadzi dalsze postepowanie z depozytem. 3. Po otwarciu koperty przez punkt kancelaryjny (sekretariat) sprawdza sie: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy Sc} dotaczone wymienione w pismie zataczniki. 4. Brak zatacznikow lub otrzymanie samych zatacznikow bez pisma przewodniego odnotowuje sie na danym pismie lub zataczniku w obrebie pieczeci wptywu. 5. Na poziomie wptywu Sekretariat dotacza do wszystkich pism koperty (jesli pismo zostato nadestane w kopercie) z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym), natomiast osoba zatatwiajaca sprawe pozostawia przedmiotowa koperte w aktach sprawy w przypadku pism: 1) wartosciowych, poleconych, priorytetowych, za dowodem doreczenia, 2) dia, ktorych istotna jest data nadania ( stempla pocztowego) np: skargi odwotania itp 3) mylnie skierowanych, 4) zatqcznikow nadestenych bez pisma przewodniego, 5) w razie niezgodnosci zapisow na kopercie z ich zawartoscia. 6. Sekretariat wptywajqca korespondencje rejestruje w dzienniku Na kazdej wptywajacej na nosniku papierowym korespondencji umieszcza sie w gornym lewym rogu pierwszej strony ( na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczatke wptywu okreslajaca date otrzymania, wchodzacy numer ewidencyjny z rejestru wptywu korespondencji oraz podaje liczbe zatacznikow poprzez okreslenie ilosci 1. Sekretariat przekazuje Wojtowi Gminy catosc korespondencji celem dekretacji.

4 2. Wojt dekretacje korespondencji moze powierzyc swojemu Zastepcy lub Sekretarzowi 1. Sekretariat jest statym punktem wymiany korespondencji do obiegu wewnetrznego. 2. Wewnetrzne przesytki wymagajace natychmiastowego doreczenia, referaty przekazuja sobie na posrednictwem sekretariatu za Korespondencje z Sekretariatu odbieraja za pokwitowaniem Kierownicy Referatow pracownicy na samodzielnych stanowiskach lub osoby ich zastepujace podczas Sekretariat przyjmuje od interesantow urzedu korespondencje i niezwtocznie rozpoczyna czynnosci jak z przesytkami wptywajacymi przez Poczte. Wysytenie i doreczanie 1. W Urzedzie Gminy Bralin prowadzi sie rejestr przesytek wychodzacych w postaci papierowej. 2. Korespondencje do wysytki z komorek organizacyjnych urzedu dostarcza sie do Sekretariatu. 3. Warunkiem przekazania przesytek pocztowych Poczcie Polskiej tego samego dnia jest doreczenie korespondencji do Kancelarii: 1) do godziny przesytki pocztowe wymagajace sporzadzenia ksiazki nadawczej (polecone, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru), 2) do godziny listy zwykte, priorytetowe. 4. Przesytki dostarczone do Sekretariatu po wyznaczonych godzinach beda wystane dnia nastepnego. 5. W przypadku przesytek pilnych przekazujacy korespondencje do wystania informuje o tym Sekretariat. 6. "Przesytka pilna" to przesytka, ktora nalezy wystac w dniu przekazania jej przez komorke organizacyjna urzedu do Korespondencja moze bye przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysytaneao- 1) przesytka listowa, 2) faksem, 3) na nosniku informatycznym wysytanym przesytka listowa, 4) droga elektroniczna poprzez pismo z kwalifikowanym podpisem, poprzez 5) za posrednictwem gonca, Pisma przeznaczone do wystania przez Sekretariat: 1. Sekretariat potwierdza wysytke pisma pieczecia "wystano" z data wystania (dotyczy to pism przyjetych do godz ),

5 2. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyta sie w jednej kopercie, 3. Adresatem moze bye tyiko jedna osoba fizyczna lub prawna badz jednostka organizacyjna nieposiadajaca osobowosci prawnej. Wobec powyzszego zabrania sie adresowania korespondencji dia kilku adresatow pozostajacych pod tym samym adresem. 4. Wysytajacy zobowiazany jest do prawidtowego przygotowania korespondencji urzedowej do wystania, w sposob nastepujacy: 1) czesc adresowa musi znajdowac sie w prawej dolnej cwiartce koperty ( nie na catej dtugosci koperty), 2) oznaczenie sprawy wraz z pieczecia urzedu znajduje sie w gornej lewej czesci koperty, 3) miejsce w gornej prawej czesci koperty pozostawiamy puste (miejsce na pieczec "skredytowano"), 4) wszelkie informacje o trybie wysytki (polecony, priorytet, polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru) umieszcza sie w dolnej lewej czesci koperty (wyzej pozostawiajac miejsce na naklejenie przez Poczte numeru R), listy bez takich adnotacji traktowane sa jako przesytki zwykte, 5) Druk zwrotnego potwierdzenia odbioru powinien bye przyklejony do koperty tak, aby druk nie odklejat sie w trakcie prac zwiazanych z przygotowaniem i dostarcza'niem korespondencji. Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru nalezy kazdorazowo umiescica) pieczec urzedu gminy, b) znak sprawy, c) imi? i nazwisko adresata lub nazwa osoby prawnej, instytucji, d) doktadny adres z kodem pocztowym. 5. Przesytki nieprawidtowo przygotowane do wysytki beda zwracane komorce organizacyjnei Komorki organizacyjne Urzedu informuja Sekretariat najpozniej w dniu ogtoszonego przetargu, konkursu, naboru, etc. o mozliwym wptywie ofert. Sekretariat nie otwiera ofert (koperta musi bye odpowiednio oznaczona). Na kopercie sekretariat zaznacza date (pieczecia wptywu) i godzine wptywu w obrebie pieczeci wptywu. Powiadamia niezwtocznie odpowiedzialna komorke organizacyjna i przekazuje za pokwitowaniem. W dniu otwarcia ofert przetargowych, konkursowych, naboru, etc. przewodniczacy danej komisji po otwarciu kopert rejestruje oferty poprzez przekazanie icttdfl-tuura obstugi mieszkahca i wprowadzeniu do systemu obiegu PROTON..^^^^\

6 Zatacznik nr 2 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. Rejestracja i zaiatwianie 1. Pracownicy Urzedu Gminy Bralin otrzymujac fizycznie pismo papierowe i rownolegle to samo pismo zeskanowane, ktore wczesniej zostato wprowadzone do informatycznego systemu pn.,,proton" wszczynaja postepowanie poprzez zatozenie danej sprawy. 2. Pracownicy Urzedu Gminy Bralin stosuja zgodnie z instrukcja obstugi systemu "PROTON" wszystkie zasady odnoszace sie od rejestrowania i zatatwiania spraw. 3. Sprawe rejestruje sie tyiko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnatrz lub sporzadzonego wewnatrz urzedu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje sie do spisu spraw, lecz dotacza sie do akt sprawy w porzadku 1. Pracownicy zatatwiaja sprawy wedtug kolejnosci ich wptywu i stopnia pilnosci. 2. Kazda sprawe zatatwia sie oddzielnym pismem bez taczenia jej z inna sprawa nie majaca z nia bezposredniego Pracownik, ktoremu powierzono zatatwienie sprawy opracowuje projekt pisma, ktory wraz z aktami sprawy przedktada bezposredniemu przetozonemu do aprobaty. Po uzyskaniu aprobaty przygotowuje sie czystopis i przedstawia sie go do 1. Pismo przekazywane do podpisu Wojta Gminy, Zastepcy Wojta, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy i Kierownika Referatu z upowaznienia nie powinny miec komputerowo wstawionej daty ( oznaczenia dnia). Date odrecznie wstawia osoba podpisujaca pismo ( Bralin, dnia...kwietnia 2011 r.). 2. W przypadku przesytania przy pismie zatacznikow, nalezy pamietac, ze wymienia sie je ponizej podpisu ztozonego przez osobe upowazniona do podpisania pisma. 3. Powyzsza zasada dotyczy rowniez stosowania okresleh: "do wiadomosci", Za zgodnosc z oryginatem potwierdza sie jedynie dokumenty, ktorych oryginaty znajduja sie w urzedzie lub ktore niezbedne sa do zatatwienia sprawy, a sa przynoszone do wgladu przez interesantow Przy sporzadzaniu kopii pisma lub dokumentu nalezy umiescic pod tekstem klauzule "Za zgodnosc z oryginatem", a takze date, podpis i stanowisko stuzboweos'ody'slwterdzajacej zgodnosc tresci oraz pieczec nagtowkowa Urzedu. /r \

7 Zatacznik nr 3 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. Wzory pieczeci nagtowkowych i 1. Wszystkie pisma wychodzace na zewnatrz Urzedu musza zawierac pieczeci podpisowe osob upowaznionych do ich podpisania. 2. Podstawa uprawniajaca do korzystania z takiej pieczeci jest pisemne upowaznienie Wojta Gminy do podpisywania w okreslonym zakresie z upowaznienia Wojta 1. Nadawanie decyzjom klauzuli "ostatecznosci" nalezy do pracownikow, ktorzy uprawnieni sq do wydawania decyzji. 2. Na ostatniej stronie egzemplarza ad akta ( pozostajacego w aktach sprawy urzedu) stawia sie pieczatke nastepujacej tresci: "Decyzja niniejsza jest ostateczna. Bralin, dnia..." W miejsce kropek wpisuje sie dzieh, w ktorym decyzja stata sie ostateczna (tj dzien nastepny po uptywie 14 dni od dnia doreczenia stronom) po czym uprawniona osoba, ktora podpisata decyzje, sktada swoj podpis i stawia pieczec 1. Jezeli przepis szczegolny nie stanowi inaczej pieczec urzedowa ( tzw. okragta) lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza sie tyiko na dokumentach szczegolnej wagi, stanowiacych podstawe do podjecia okreslonych czynnosci prawnych: decyzja, zaswiadczenie, licencja, swiadectwo. 2. Odcisku pieczeci tzw.okragtej nie umieszcza sie na innych pismach wysytanych z urzedu, chyba ze przepisy stanowia 1. Wzory pieczeci nagtowkowych oraz pieczeci podpisowych stosowanych w sprawach nalezacych do kompetencji Rady Gminy: 1) nagtowkowe: RADA GMINY BRALIN ul. Rynel< Bralin lub 2) nagtowkowe: RADA GMINY BRALIN 3) podpisowe : Przewodniczacy Rady (imi^ i nazwisko) lub 4) podpisowe : PRZEWODNICZACY Rady Gminy Bralin (\m\q i nazwisko) lub 5) podpisowe: Wiceprzewodniczacy Rady Gminy Bralin (imi^ i nazwisko)

8 2. Wzory pieczeci nagtowkowych oraz pieczeci podpisowych stosowanych w sprawach nalezacych do kompetencji Wojta: 1) nagtowkowe: 2) podpisowe: WOJT GMINY BRALIN ul.rynek Bralin WOJT (imi^ i nazwisko) 3. Wzory pieczeci nagtowkowych oraz pieczeci podpisowych stosowanych w sprawach zatatwianych z upowaznienia Wojta: 1)nagtowkowe: 2)podpisowe: 3)podpisowe: 4)podpisowe: WOJT GMINY BRALIN ul.rynek Bralin ZAST^PCA W 6 J TA (imi^ i nazwisko) Wz. W 6 J TA (imiq i nazwisko) ZAST^PCA WOJTA Z up. W 6 J TA (imiq i nazwisko) SEKRETARZ GMINY 5) podpisowe: Z up. W 6 J TA (imi^ i nazwisko) Kierownik Referatu 6) podpisowe: Z up. W 6 J TA GMINY BRALIN (imi^ i nazwisko) (stanowisko stuzbowe ) 4. Poza wymienionymi powyzej wzorami pieczeci nagtowkowych i podpisowych waznosc swoja zachowuja pozostate pieczecie zewidencjonowane w rejestrze pieczeci Urzedu Gminy Bralin.

9 Zaiacznik nr 4 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. Okreslenie elementow Pismo zatatwiajace sprawe powinno bye pod wzgledem formy zewnetrznej dostosowane do blankietow korespondencyjnych formatu A-4 lub A-5 w uktadzie pionowym lub poziomym i powinno zawierac: 1) nagt6wek zawierajacy logo gminy i dane adresowe organu gminy lub pieczec nagtowkowa, 2) znak sprawy ( okreslony w lewej gornej czesci pisma), 3) data sporzadzenia (podpisania) pisma ( okreslona z prawej gornej strony pisma), z zastrzezeniem jak w zat. 4 ust.1. 4) okreslenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem ( z prawej strony pisma), 5) tresc pisma, 6) podpis wraz z pieczecia podpisowa ( z prawej strony pod trescia pisma), 7) list? adresatow otrzymujacych pismo do wiadomosci (z lewej strony pod trescia Kopia pisma zatatwiajacego powinna ponadto zawierac: 1) inicjaty osoby przygotowujacej pismo, paraf? przetozonego (np. kierownika referatu), dat? sporzadzenia pisma (z lewej strony pod trescia pisma), 2) w postepowaniach administracyjnych, jezeli sprawa tego wymaga termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dotaczenia jej do akt sprawy pod tresciq pisma w lewej dolnej czesci Dodatkowo na pismie ad akta powinno sie znalezc sie: 1) wskazowki co do sposobu wystania pisma: "polecony"," za zwrotnym potwierdzeniem odbioru", "priorytet" itp. 2) pod trescia pisma (z lewej strony) wykaz przesytanych zatacznikow, 3) jezeli tresc pisma ma bye poza adresatem podana do wiadomosci innym instytucjom lub osobom przez przestanie im kopii pisma - adresy tych instytucji lub osob umieszcza sie pod trescia pisma z lewej strony pod klauzula : "Do wiadomosci", 4) termin wyznaczony do zatatwienia spraw ("do dnia..."); okreslenia tego uzywa si? wytacznie gdy charakter sprawy tego wymaga. Po uptywie terminu wyznaczonego do zatatwienia sprawy pracownik podejmuje dziatania w celu ponaglenia i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy.

10 Zatacznik nr 5 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. SPIS SPRAW 20 (rok) IP. freferpnn(symbol(oznacz (referent)^^^^^ SPRAWA ODKOGOWPtYN^tA (krotkatresc) znakpisma zdnia (tytutteczkiwgwykazuakt) wszcz^cia sprawy DATA ostateczne zatatw. UWAGI (sposob zatatwienia)

11 Zatqcznik nr 6 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. Lp. Znakteczki Tytutteczkilubtomu Datyskrajneod-do Kat. arch. Liczba teczek Miejsce przechowywaniaaktw sktadnicy Data zniszczenia lub przekazania

12 Zatacznik nr 7 do Zarzqdzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011 r. Znak akt Kategoria (symbol kom6rki org. i znak klasyfikacyjny wedtug rzeczowego wykazu akt) Archiwalna Nazwa jednostki organ izacyjnej Nazwa komorki organizacyjnej ( Nazwa hasta klasyfikacyjnego wedtug rzeczowego wykazu akt) Sygnatura akt (miejsce przechowywania)

13 Zatqcznik nr 8 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 zdnia 12 kwietnia 2011r. (OPIS TECZ Znak akt Kategoria (symbol Archiwalna i znak klasyfikacyjny wedtug rzeczowego wykazu akt) komorkiorg. Nazwa jednostki organizacyjnej Nazwa komorki organ izacyjnej Nazwisko i imi^ I mi? ojca Daty zatrudnienia oraz zwolnienia Sygnatura akt (miejsce przechowywania)

14 k Zatqcznik nr 9 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. Nr spisu Data przyjqda akt Nazwakomorkiprzekazujacejakta spisu Liczba tecze Uwagi

15 Zatqcznik nr 10 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. ^"TiF ste ( Nazwa i adresjednostki organizacyjnej) data termin zwrotu akt Prosze o udostepnienie akt powstatych w komorce organizacyjnej... z lat... oznakach... Upowazniam do korzystania z nich Pania/Pana... Zezwalam na udostepnienie w/w akt Podpis kierownika lub archiwis Data i podpis Wypelnia archiwum zaktadowe Potwierdzam odbior wymienionych wyzej akt-tomow... kart... data Adnotacje o zwrocie akt: podpis Akta zwroeono Podpis oddajacego Data

16 Zatqcznik nr 11 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. PROTOKOt ZAGUBIENIA/ZNISZCZENIA/USZKO PROTOKOLZAGUBIENIA/ZNISZCZENIA/USZKODZENIA AKT WYPOZYCZONEYCH Z ARCfflWUM ZAKLADOWEGO \ Nazwa i adresjednostki organizacyjnej; Stwierdza si? brak, uszkodzenie lub zniszczenie nast^pujacych akt: Nr spisu... Sygnatura wg jednolitego rzeczowego wykazu akt... Kategoria archiwalna... Nazwa teczki... Rodzaj spraw Datyskrajne., Udost^pnionych Pracownik archiwum zakladowego Wypozyczajacy Bezposredni zwierzchnik wypozyczajacego

17 Zatqcznik nr 12 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. PROTOKOt WYCOFANIA DOKUMANTACJI Z ARCHIWUM ZAKtAD /nazwa jednostki organizacyjnej/ wycofania akt z ewidenq'i archiwum zaktadowego w zwiazku z ponownym wszczeciem sprawy w komorce organizacyjnej sporzadzony dnia r. W zwiazku z ponownym wszczeciem sprawy w... /nazwa komorki organizacyjnej/... z dniem...wycofuje sie z ewidencji archiwum zaktadowego nastepujace teczki Spraw zakoriczonych /podac znak sprawy, tytut sprawy, sygnatur? archiwalna/: ujetych w protokole zdawczo - odbiorczym nr. Archiwista zaktadowykierownik komorki organizacyjnej /Podpis//podpis/

18 Zaiacznik nr 13 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. SPIS DOKUMANTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURE LUB ZNISZCZE (pieczatka zaktadu) przeznac^onej na makulatur^ lyb zniszczenie Nr i Ip. spisu zdawczo - odbiorczego z wykazu akt Tytui teczki LiezbaUwagi

19 Zatacznik nr 14 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. / nazwa i adres jednostki organizacyjnej/ Znak: Data: Archiwum Panstwowe w Kaliszu PROTOKOt BRAKOWANIA AKT KomJSJ'a W Sktedzie: (imiona, nazwiska i stanowisko sfuzbowe czfonkow komisji) dokonata oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulature lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilosci... mb. i stwierdzita, ze stanowi ona dokumentacje niearchiwalna nieprzydatna dia celow praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz ze uptynety terminy jej przechowywania okreslone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. (podpisy cztonkow komisji:) Zat.... kartspisu

20 Zatacznik nr 15 do Zarzadzenia Wojta Gminy Bralin nr 17/2011 z dnia 12 kwietnia 2011r. Zasady prowadzenia dokumentacji Ra 1. Sprawy zwiazane z organizacja sesji Rady Gminy, posiedzen, komisji rejestruje sie w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 2. Protokoty sesji Rady Gminy, posiedzeh komisji otrzymuja w ciagu kadencji kolejne numery, poczawszy od numeru jeden. 3. Protokoty sesji numerowane sa cyframi rzymskimi. 4. Protokoty komisji rady numerowane sa cyframi arabskimi tamanymi przez cztery cyfry roku kalendarzowego (np. 3/2011). 5. Oryginaty protokotow przechowuje sie w zbiorach protokotow. 6. Protokoty winny bye utozone chronologicznie i posiadac sporzadzony spis: 1) sesjeradygminy(s ), 2) posiedzenia komisji, zespotow i innych organow kolegialnych gminy (S ) Po zakohczeniu kadencji protokoty oprawia sie w formie ksiazkowej lub przechowuje w opisanym segregatorze. 7. Uchwaty Rady Gminy numerowane sa cyframi rzymskimi tamanymi przez cyfry arabskie i tamanymi przez cyfry roku kalendarzowego, w sposob nastepujacy: 1) cyfra rzymska, oznacza kolejna sesje rady Gminy, 2) cyfra arabska, oznacza kolejny numer uchwaty wpisany do rejestru uchwat rady, 3) cztery cyfry roku kalendarzowego, w ktorym uchwata zostata podjeta. 8. Uchwaty winy bye utozone chronologicznie i posiadac sporzadzony spis (zawierajacy: liczbe porzadkowa, numer uchwaty, date uchwalenia, tresc, daty wysytki do organu kontroli i nadzoru tj. RIO i WUW, (kto?) realizuje, oraz przebieg realizacji). Po zakohczeniu kadencji uchwaty oprawia sie w formie ksiazkowej lub przechowuje w opisanym segregatorze. 9. Na stanowisku, w zakresie ktorego jest obstuga rady gminy, niezaleznie od spisow spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, powinny bye zatozone na okres kadencji rejestry: 1) uchwat Rady Gminy (S ), 2) wnioskow i interpelacji radnych (S ), 3) realizacji uchwat rady gminy (S ).